Omvårdnadsförvaltningen Kvalitets- och utvecklingsenheten 2013-03-05 Dnr:OMV0170/12 Kvalitetsrevision av hemtjänsten Bjursås/Sågmyra. Inledning Omvårdnadsförvaltningens kvalitet och utvecklingsenhet har genomfört en kvalitetsrevision av hemtjänsten Bjursås/Sågmyra den 12 och 13 november 2012. Kvalitetsrevision är ett av nämndens verktyg för att kunna säkerställa att kunden får rätt vård och omsorg. Syftet är att granska hur väl utföraren genomför sitt uppdrag enligt Omvårdnadsnämndens kvalitetskriterier. Den är dessutom ett underlag för förbättringsarbete i verksamheten. Omvårdnadsförvaltningen vill också lyfta fram goda exempel i syfte att få spridning av detta till andra enheter inom ordinärt boende. Utöver grundläggande kvalitetskriterier ska utföraren redovisa ambitioner för följande kriterier: - Verksamhetsidé - Självbestämmande/Delaktighet - Trygghet - Kontinuitet - Kompetens - Bemanning - Kvalitetsarbete - Utvecklingsområde Bakgrund Hemtjänst Bjursås/Sågmyra drivs av omvårdnadsförvaltningen i egen regi och har sina lokaler på Sandtäktsgården i Bjursås. Enhetschef sedan år 2000 är Lena Olsson och till sin hjälp har hon två gruppledare. Några av personalen ansvarar för Träffpunktens aktiviteter två dagar i veckan. Hemtjänst Bjursås/Sågmyra erbjuder enligt sin hemsida: hemtjänst, service, trygghetslarm, matdistribution, ledsagning och avlösarservice. Enheten har 96 kunder och 45 personal vid tiden för kvalitetsrevisionens besök. De är delade i två arbetslag, ytter- och inner grupp. Sågmyra tillhör yttergruppen. Metod Kvalitetsrevisionen vid Hemtjänst Bjursås/Sågmyra har utförts av Omvårdnadsförvaltningens Kvalitet och utvecklingsenhet. Den har utförts enligt Rutin för kvalitetsuppföljning av intern och extern verksamhet. Det material som använts i insamlandet av underlag till denna rapport är att betrakta som arbetsmaterial. 1 Omvårdnadsförvaltningen Kvalitets- och utvecklingsenheten 2013-03-05 Dnr:OMV0170/12 Underlag för rapporten        Styrande dokument Omvårdnadsnämndens kvalitetskriterier Kvalitetspolicy med ledningssystem för kvalitet Intervjuer med: Enhetschef Samordnare/Planerare Omvårdnadspersonal Falu hemsjukvård (LD) Specialiserad palliativ vård (LD) Biståndsenheten (Fk) Uppföljning av beslut i individärenden Granskning av sociala journaler förda enligt SoL Observation av grupplokal Enkätsvar från enhetschef vid enheten Redovisade dokument från enhetschef Resultat och sammanfattning Kvalitetsrevisionens rapport fokuseras på de punkter där det finns anledning att göra påpekanden eller lyfta fram goda exempel. Den individuppföljning som görs av biståndshandläggare dokumenteras enligt gällande rutiner i förvaltningens verksamhetssystem och förvaras i kundens sociala akt. Individuppföljning har genomförts per telefon med 10 kunder. Den visar att de flesta kunder är nöjda med insatserna och alla tillfrågade känner sig trygga med hemtjänsten. Möjligheten att påverka eller byta insatser utnyttjas inte i någon större omfattning. Kunderna uppger att de inte har behov och förklarar det med att personalen vet vad de ska göra och det behövs inte något annat. Resultatet av individuppföljningen stämmer överens med den undersökning som enhetschefen har initierat och som genomfördes i samband med kundsamtal i april 2012. Egenkontrollen visar att 97 % känner sig trygga med den hjälp de får av hemtjänsten och 90 % upplever att de har möjlighet att påverka hur insatserna blir utförda. Ledning och styrning av verksamheten Enheten har haft samma enhetschef i 13 år. Hon har alltid haft sitt kontor nära personalen. Två gruppledare tillsattes 2011. Kvalitetsrevisionen upplever att enheten styrs av en närvarande chef och en tydlig och engagerad ledare. Verksamhetsidé Enhetens verksamhetsidé är enligt verksamhetsplanen  omvårdnadsförvaltningens gemensamma värdegrund samt  att ge kunderna de insatser de beviljats på ett sådant sätt att de känner trygghet och delaktighet i sin vardag, bostad, situation och relation till personal. 2 Omvårdnadsförvaltningen Kvalitets- och utvecklingsenheten 2013-03-05 Dnr:OMV0170/12 Visionen är ”Vi ska skapa Sveriges bästa hemtjänst”. Verksamheten har ett måldokument där verksamhetsidén är nedbruten till flertalet konkret beskrivna handlingar i det dagliga arbetet som skapar förutsättningar för god omsorgskontinuitet. Kvalitetsrevisionen finner att enhetens verksamhetsidé genomsyrar deras förhållningssätt och arbete. Vid intervjuerna framkommer att personalen upplever stor delaktighet och att enhetschefen alltid finns tillgänglig för deras och kundernas behov. Goda exempel: Genom ett tydligt och engagerat ledarskap med stor delaktighet av personalgruppen har enhetschefen skapat en verksamhet som genomsyras av den gemensamma värdegrunden. Påpekande: Kvalitetsarbete För att säkerställa god kvalitet genomför enheten varje år en egenkontroll i samband med ordinarie kundsamtal. Svaren sammanställs och resultatet är underlag för fortsatt arbetet. Hemtjänst Bjursås/Sågmyra beskriver omsorgskontinuitet som en viktig kvalitetsaspekt. Det är viktigt att uppnå samma arbetssätt ute hos kund och att göra rätt ute hos kund. Om kunden ska känna trygghet måste vi medarbetare vara trygga i vad som ska göras. En annan kvalitetsaspekt som tydligt framkommer är bemötande och förhållningssätt. Enheten diskuterar vad som är god kvalitet samt värdegrunden och dess innehåll. Enhetschefen är noga vid introduktion av ny personal att informera om detta och poängterar att här bemöter vi våra kunder genom att vara lyhörd och visa respekt. Enheten har minskat på antal ombudsuppdrag. Ett tio-tal ombud finns, uppdragen är väl beskrivna och listan finns tillgänglig i personalutrymmet. Det finns möjlighet för ombuden att ta upp sina frågor vid varje arbetsplatsträff. På grund av det ekonomiska läget är enhetschefen tvungen att prioritera vilka ombud som kan gå på utbildning och nätverksträffar. Goda exempel: Enheten genomför varje år en egenkontroll i samband med ordinarie kundsamtal som ligger till grund för det fortsatta arbetet. Ombudsrollerna finns tydligt beskrivna, utformade som stöd för hela personalgruppen. Påpekande: Synpunkter, klagomål och förbättringsförslag. Det händer inte ofta att synpunkter och klagomål kommer in. Enhetschefen är medveten om att det kan vara svårt att framföra synpunkter när kund, anhörig och personal bor på samma ort. Därför har enheten beslutat att enhetschefen ska hantera dessa. När synpunkter och klagomål framförs till personalen förmedlas de alltid till enhetschefen och hon tar kontakt med kund eller anhörig. Det som framkommit diskuteras i gruppen och merparten löses direkt i vardagsarbetet. 3 Omvårdnadsförvaltningen Kvalitets- och utvecklingsenheten 2013-03-05 Dnr:OMV0170/12 Önskemål om bättre personkontinuitet förekommer och då rättas det till i planeringen. En synpunkt är registrerad i diariet, inskickad och dokumenterad av enhetschefen. Synpunkten är överlämnad till ansvarig chef enligt egen rutin. Synpunkten är dock också en avvikelse som inte är registrerad och hanterad enligt rutin. Ingen av de intervjuade nämner att de delar ut broschyren ”Säg vad du tycker”. Enheten hanterar synpunkter och klagomål enligt gällande rutin men saknar formell kompetens om densamma. Goda exempel: Påpekanden: Säkerställ att gällande rutiner för hantering av synpunkter och klagomål är kända i verksamheten. Hantering av avvikelser En avvikelse finns registrerad i förvaltningens verksamhetssystem av hemtjänst Bjursås/Sågmyra under efterfrågad period. Det framkommer att när personalen uppmärksammar fel kring mediciner och dosetter, kontaktar de primärvården direkt vid händelsen och dokumenterar händelse och åtgärd i arbetsanteckningarna. Personalen skriver även fallrapporter och dessa tas upp på teamträff enligt gällande rutin. Vid övriga avvikelser kontaktar personalen sin enhetschef. Enhetschefen delger personalgruppen och de diskuterar åtgärder. Hon dokumenterar men medger samtidigt att hon kan förbättra dokumentationen i verksamhetssystemet. Revisionen upplever att enheten hanterar avvikelser på rätt sätt men personalen inte vet vad enhetschefen gör och hur avvikelser enligt rutin ska hanteras på ett systematiskt sätt. Goda exempel: Påpekande: Alla avvikelser ska registreras i omvårdnadsförvaltningens verksamhetssystem. Säkerställ att detta sker och att kunskap om gällande rutiner för avvikelsehantering följs och är väl kända i verksamheten. Dokumentation Granskning har skett på 10 ärenden utifrån gällande lagstiftning för social dokumentation. Social dokumentation Granskning har gjorts med fokus på nedanstående punkter: - Finns löpande anteckningar så att ärendet kan följas - Används sociala sökord - Finns sammanfattningar av personalens anteckningar - Finns individuell plan Sociala arbetsanteckningar finns så att ärendet kan följas på de flesta kunder. Färre anteckningar förekommer på kunder med färre insatser, till exempel städ var tredje vecka. Ordvalet i anteckningar är mycket bra. Inget kan upplevas nedsättande eller kränkande. Sociala sökord saknas nästan lika ofta som de används. Personal uppger vid granskningen att det är svårt att hitta rätt sökord i en anteckning som ofta handlar om flera ämnen. 4 Omvårdnadsförvaltningen Kvalitets- och utvecklingsenheten 2013-03-05 Dnr:OMV0170/12 Arbetsplaner finns på majoriteten av kunderna, några saknar dock plan. Många av planerna är innehållsrika och detaljerade, samtidigt finns det planer som innehåller enbart tid och vilka insatser som ska utföras men inte hur de ska utföras. Arbetsplanerna är i vissa fall nyligen uppdaterade medan flera är daterade 2011. Enligt gällande rutiner ska arbetsplanerna uppdateras en gång i halvåret och kvalitetsrevisionen konstaterar att det inte är gjort. Enhetschefens dokumentation är delvis uppfyllt enligt enhetschefens egen uppfattning. Sociala sökord används till största del men ibland används ordet Åtgärd som sökord istället för de vedertagna sökorden. Sammanfattning i journal av personalens anteckningar finns fram till sommaren 2012. Efter sommaren syns ett mönster där anteckningarna minskar och till och med uteblir. Detta gör att det inte går att följa händelseförloppet i alla granskade journaler. Goda exempel: Påpekande: Det kan konstateras att den sociala dokumentationen inte fungerar fullt ut enligt gällande rutiner. Säkerställ att omvårdnadsförvaltningens rutiner för social dokumentation följs. Vård och omsorg Trygghet Kunden ska enligt enhetens verksamhetsplan bl.a. uppleva trygghet i sin vardag, bostad, situation och relation till personalen. Gruppen informerar kunden om dennes ”rättigheter” till inflytande och delaktighet och planerar arbetet så att kunden ska få behålla sina invanda rutiner och få bestämma själv. Personalen är lyhörd för kundens önskemål, frågar, ger tid och erbjuder kunden att byta insats. Brukartelefon, kundsamtal och arbetsplan är viktiga instrument. Genom kundtelefonen kan kund och anhöriga nå personalen mellan 7.00 – ca 21.30. Enheten jobbar aktivt med bemanning efter behov. Kontaktperson ansvarar för att beslut, behov och insatser stämmer överens. Insatser registreras i planeringsverktyget och planeras in för att uppnå bästa möjliga person- och tidskontinuitet enligt kundens önskemål. Sedan beslutas bemanningsgraf och schema därefter. Sedan januari 2012 är gruppen indelad i tre arbetsgrupper för att uppnå högre personkontinuitet och öka känslan av trygghet för kund. Det framkommer även att gruppen kommunicerar och tipsar varandra. Ambitionen är att kunden inte ska behöva berätta allt, att alla i personalen vet vad kunden förväntar sig och att alla i personalen hittar i kundens hem. Varannan arbetsplatsträff ägnas åt samtal kring kund. Vid sjukdom hos personal eller om ny kund kommer akut, kan gruppen planera om och personal ändrar sin arbetstid. ”Vi kan lösa situationen, vi är en bra grupp”. Rutin vid trygghetslarm finns i introduktionsmaterialet. Den som svarar på larmet gör en bedömning om vem som är lämplig att åka. Om det innebär försening av besök till nästa kund ringer personalen och meddelar. Det händer att extra besök sätts in hos kunden som larmat för att följa upp. Ibland kan konsekvensen bli att övriga besök kortas ned. Larm prioriteras alltid men enheten hjälps åt och alla kunder får sina planerade besök. 5 Omvårdnadsförvaltningen Kvalitets- och utvecklingsenheten 2013-03-05 Dnr:OMV0170/12 Hemtjänsten och nattpatrullen i området samarbetar på så sätt att nattpatrullen kommer till hemtjänstens lokal varje morgon och kväll. På kvällen anvisas vilka kunder nattpersonalen bör läsa om i dokumentationen inför arbetspasset och på morgonen dokumenterar de för att informera dagpersonalen. Om akuta besök eller åtgärder behöver utföras, kontaktar enheten nattens planerare, så att informationen kommer in i nattens planering. Nattpatrullen försöker även delta på teamträffar. Goda exempel: Kvalitetsrevisionen finner att Hemtjänst Bjursås/Sågmyra skapar mycket goda möjligheter för kunden att känna trygghet med både personal och med de insatser som utförs. Påpekande: Självbestämmande och delaktighet Hemtjänst Bjursås/Sågmyra ger kunden inflytande genom att hela personalgruppen jobbar efter konceptet ökat brukarinflytande. De informerar kunden vad brukarinflytande innebär så att kunden har möjlighet att påverka och bestämma. Oftast får kunden som han eller hon vill och det är sällan eller aldrig som gruppen inte kan tillmötesgå önskemål. Vid besök tillfrågas kunden alltid vad de vill ha hjälp med. Kontaktpersonens ansvar och uppdrag är väl känt i gruppen samtidigt som det vid intervjuerna framkommer önskemål om att diskutera funktionen och dess arbetsuppgifter lite oftare, förslagsvis på arbetsplatsträff. Vilken personal som blir kontaktperson utses av gruppledare och planerare områdesvis, i första läget tillfrågas inte kunden. Ibland avvaktar gruppen lite för att bedöma vilken personal som passar bäst för respektive kund som sedan också ges möjlighet att byta om han eller hon så önskar. Kontaktpersonen ska upprätta arbetsplanen och ha kontakt med anhöriga. Kunden vet att de alltid kan prata med sin kontaktperson. Anhöriga får även information om vem som är kontaktperson, vad uppdraget innebär och vad ökat brukarinflytande betyder. I dagsläget finns inga uttalade tidsintervall för kontakt med anhöriga men arbete pågår för att strukturera upp det. Goda exempel: Kvalitetsrevisionen ser positivt på arbetet för att skapa självbestämmande och delaktighet för kunden. Påpekande: Social aktivering Enligt omvårdnadsnämndens kvalitetskriterier ska arbetet bedrivas så att social isolering motverkas. Personalen uppger att många av enhetens kunder är på dagverksamhet. Vid behov kan personal följa med kunden första gången som en trygghet. Personalen initierar olika sociala behov till biståndshandläggare och upplever inga problem med att få sådana insatser beviljade. Det kan till exempel handla om behov av promenader och att kund behöver och önskar följa med till affären vid handling. Personalen berättar om flera exempel där de uppmuntrar kund till sociala kontakter och aktiviteter. Tre personal från enheten driver och organiserar Träffpunkten på Sandtäktsgården två eftermiddagar i veckan. Aktiviteterna är öppen för alla kunder. På tisdagar är det gymnastik och på onsdagar kommer präst eller diakon. Övriga dagar i veckan är lokalen öppen för vem som helst att gå dit, det är dock inga organiserade aktiviteter då. 6 Omvårdnadsförvaltningen Kvalitets- och utvecklingsenheten 2013-03-05 Dnr:OMV0170/12 Goda exempel: Kvalitetsrevisionen ser positivt på att Träffpunkten är en integrerad del av hemtjänstens verksamhet Påpekande: Kontinuitet Enhetens grundläggande värdering är att arbeta utifrån varje kunds önskemål. Tidskontinuitet är viktigt för många och att det är samma personal som kommer över dagen. Under intervjun framkommer att personalen upplever att insatserna är bra planerade utifrån kontinuitet för kund. För att skapa omsorgskontinuitet samtalar personalen kontinuerligt med varandra om vilka insatser kunden har och hur kunden vill ha det. ”Det är viktigt att vi medarbetare är trygga i vad som ska göras och vi vill vara säker på att vi gör rätt ute hos kund”. Enheten har endast ett fåtal vikarier vilket underlättar god kontinuitet. Goda exempel: Med ett medvetet och genomtänkt arbetssätt skapas goda förutsättningar för omsorgs-, tids- och personkontinuitet. Påpekande: Hälso- och sjukvård I intervjuerna framkommer att enhetschefen bedömer om personal ska delta på vårdplanering eller ej. Enhetschefen säger att personalen är med vid svårare ärenden. Personalen uppfattar att de är med på vårdplaneringar i hemmet när de själva initierat behov av sådan. Teamträffarna är på väg att ebba ut. Uppslutning från legitimerad personal har försämrats enligt enhetschef efter sommaren 2012. Personalgruppen representeras på teamträff av gruppledare/planerare då kravet på 66% direkt kundtid inte gör det möjligt för övrig personal att komma ifrån. Kontaktperson meddelar skriftligt gruppledare/planerare om sådant som ska tas upp och återkoppling från teamträffen sker genom dokumentationen. De intervjuade uppger att möjligheten att diskutera med olika professioner på teamträffen är något de saknar. Detta har fått till följd att mycket kontakter med distriktssköterska, sjukgymnast och arbetsterapeut sker via e-post och telefon istället. Hemtjänstpersonalen ringer upp, men tyvärr är inte rätt personal alltid tillgänglig när de återkommer. Personalen säger vid intervjun att personlig kontakt med distriktssköterskan är nästan obefintlig och hon gör nästa inga hembesök för närvarande. Enhetschefen uppger att detta behöver kvalitetssäkras. Som ett komplement till teamträffen har enheten avsatt en timme av arbetsplatsträffen varannan gång till diskussion om kunderna och deras behov. Samtidigt uppger de intervjuade att de får bra stöd och handledning av distriktssköterskorna när de efterfrågar sådan. Information om kundens hälso- och sjukvårdsbehov upplevs också vara god och i det stora hela upplever gruppledare och planerare att de är väl informerade. Det är hemsjukvården som ansvarar för delegation av hälso- och sjukvårdsuppgifter. Vid delegation av särskilda uppgifter består utbildningen av både teori och praktik. Vid intervjuerna framkommer att personalen upplever ett glapp mellan sig och Falu Hemsjukvård. ”De är längre ifrån oss och vet inte lika väl vad vi gör.” 7 Omvårdnadsförvaltningen Kvalitets- och utvecklingsenheten 2013-03-05 Dnr:OMV0170/12 Vid vård i livets slut får gruppen bra stöd av det specialiserade palliativa vårdteamet om kunden är inskriven där. Teamet stöttar personalen, ställer upp med utbildning och handledning. Vak kan ske dygnet runt, efter behov. Det är ordinarie personal som avsätts för uppgiften och ett fåtal personal utför insatserna som sker av personal som kunden känner igen. Enhetschefen har uppföljningssamtal med personalen efteråt. Goda exempel: Påpekande: Säkerställ forum för rådgivning och stöd i hälso- och sjukvårdsfrågor. Måltidssituationen Ett fåtal kunder har levererad mat från matdistributionen. Enheten uppger att de lagar mat åt de flesta och anpassar önskemål och måltider efter varje kunds behov och önskemål. Ibland stannar de när kunden äter medan andra behöver vara ensam under måltiden. Vi har tid att laga mat genom att vi kan förbereda lunchen vid morgonbesöket. Personalen beskriver att de lagar mat på spisen för att få matos, försöker piffa till måltiden, ha i extra grädde mm. Ibland försvåras situationen om det inte finns mat i skåpen och inga pengar att handla för. Goda exempel: Påpekanden: Samverkan, information och säkerhet Enheten jobbar enligt sin verksamhetsplan för att skapa ett fungerande samarbete med alla viktiga aktörer. Samarbetet kan bestå av möten, information, kommunikation och genom att vara lätt tillgängliga. Som exempel nämns dagverksamheter, enheter där kund har växelvård samt ett samarbete med olika intresseorganisationer. Enhetschefen deltar i Patientrådets möten fyra gånger per år och hon ser det som ett bra tillfälle att delge och få information. Falu hemsjukvård beskriver att de känner stort förtroende för Bjursås Sågmyra hemtjänst. Gott bemötande och ansvarsfull personal som tar kontakt när det behövs. Flexibla och lätta att samarbeta med. Biståndsenheten uppger att samarbetet fungerar bra, de kontaktas omgående då kundens behov förändras, och enheten påbörjar uppdrag inom 24 timmar enligt rutin. Enheten har nycklar inlåsta i skåp där in- och uttag registreras. Några av de intervjuade medger att de är osäkra på om de har en nedskriven rutin för nyckelhantering. Hantering av nycklar har minskat i samband med att nyckelfritt låstillbehör har införts. Enheten försöker undvika att hantera kundernas pengar. Vid handling får personalen handla i ortens butik på faktura för samtliga kunder. De flesta kunder har eget ansvar för sina pengar men en kund har god man och då hanteras medlen enligt rutin. Det händer att personal måste hjälpa kund att hämta pengar på banken och då är personalen alltid två. Enheten beskriver flera aktiviteter de genomfört i förebyggande säkerhetsarbete t.ex. för att förebygga fall. Rygg- ombudet har utbildning i förflyttningsutbildning två ggr/år samt introducerar vikarier. En egen psykosocial skyddsrond genomförs årligen förutom den kommunövergripande undersökningen Attityd. Åtgärdsplan är framtagen. Rutinpärm finns på enheten där bl.a. information vid brand ingår och uppsamlingsplats är väl känd. Enheten har gått igenom 8 Omvårdnadsförvaltningen Kvalitets- och utvecklingsenheten 2013-03-05 Dnr:OMV0170/12 krispärmen på planeringsdag hösten 2012. Däremot är förvaltningens krispocket inte känd av personalen. En checklista finns över vad varje medarbetare ska ha med sig i ryggsäcken samt viktiga telefonnummer. Utbildningar som är genomförda är t.ex. brandutbildning, förflyttningsutbildning och hjärt- lungräddning. Goda exempel: Kvalitetsrevisionen konstaterar att Bjursås/Sågmyra hemtjänst enligt sina samarbetspartners är mycket flexibla och lätta att samarbeta med. Påpekanden: Säkerställ att lokal rutin för hantering av nycklar nedtecknas och att förvaltningens Krispocket finns tillgänglig för alla medarbetare. Personal och bemanning Kompetens Bjursås/Sågmyra hemtjänst har 44 tillsvidareanställda varav 24 har formell kompetens motsvarande omvårdnadsprogrammet. För närvarande går två personer utbildningen. De beräknas bli klara till sommaren 2013. Vid nyanställning är formell kompetens alltid ett krav, men det händer att vårdbiträde tillsätts pga. LAS. Enheten har som mål att kompetensutveckling sker utifrån verksamhetens behov och att det sker innan nya arbetsuppgifter ska utföras. Utbildningar kan ske i olika nivåer utifrån medarbetarnas olika behov. Personalen tillfrågas via enkät vad de önskar eller behöver i kompetensutveckling och frågan tas även upp under medarbetarsamtalen. Enheten har ingen skriftlig kompetensutvecklingsplan. Vid kvalitetsrevisionens intervju säger personalen att enhetschefen är lyhörd för deras behov och att de får den utbildning och information de ber om. Även Kvalitetsveckan nämns som en möjlighet till kompetensutveckling. Trots att personliga kontakter med legitimerad personal har minskat, uppger enheten att de får utbildning, information och stöd av primärvården och andra aktörer när de ber om det. Bjursås Sågmyra har tagit fram en egen introduktionsmapp samt en checklista över vad som handledaren ska gå igenom med den nyanställda under introduktionen. Tre av personalen har till uppgift att vara handledare för både nyanställda och för elever under hela året förutom under semesterintroduktionen. Kvalitetsrevisionen konstaterar att materialet inte är helt uppdaterat och förmedlar den senaste versionen av förvaltningens introduktionsmaterial. Goda exempel: Kvalitetsrevisionen konstaterar att introduktionen för elever och nyanställda är kvalitetssäkrad då tre speciellt utvalda personer i personalgruppen alltid fungerar som handledare för dessa. Påpekanden: Bemanning Enheten har under våren 2011 varit med i projekt Årsarbetstid med lyckat resultat. Vid frånvaro bedöms först om behov av vikarie finns. Enheten kan sedan planera om insatser, någon medarbetare får jobba lite längre eller börja tidigare. Vid tillsättning är det disponibel ordinarie personal som bokas i första hand. Enheten har genom detta enbart ett fåtal vikarier förutom under sommarsemestrarna och har dessutom möjlighet att sälja tid till bemanningscentralen. Kvalitetsrevisionen konstaterar att enheten arbetar strukturerat med bemanning och har rutiner för hur man går till väga vid sjukdom och annan frånvaro men arbetssättet finns inte dokumenterat. 9 Omvårdnadsförvaltningen Kvalitets- och utvecklingsenheten 2013-03-05 Dnr:OMV0170/12 Goda exempel: Påpekande: Säkerställ att det finns skriftlig lokal rutin för hur man går tillväga vid sjukdom eller annan frånvaro så att kunden kan garanteras sina insatser. Verksamhetsprocesser Mottagande av ny kund Nya kunder kommer oftast via Biståndsenheten, antingen via handläggaren eller via kontaktsjuksköterskan. Det är enhetschef och samordnare/planerare som tar emot kunden i verksamhetssystemet, kontaktar kunden och gör en första planering med utgångspunkten från det som är beviljat. Det är inte alltid det är kontaktpersonen som gör det första besöket då denne inte brukar vara utsedd så tidigt. En personal väljs ut att ta hand om de första dagarnas insatser samt den första grundläggande informationen. När kontaktperson är utsedd ansvarar denne för att genomförandeplanen skrivs inom två veckor och för att all information lämnas till kunden. Det finns ett helt kit med information som lämnas ut successivt. Goda exempel: Påpekande: Vård- och omsorgsplanering Kundsamtal tillsammans med kommunikation, dokumentation och teamträff är grund för vård- och omsorgsplanering. Som tidigare beskrivits fungerar inte teamträffen optimalt men enheten har skapat nya arbetsformer för att få verksamheten att fungera. Som tidigare nämnts har enhetschefen t.ex. förlängt arbetsplatsträffen med 1 timme så att personalen får möjlighet att diskutera kund tillsammans. Utifrån kundsamtalen skrivs arbetsplanen och ADL-info och insatserna utförs sedan utifrån personalens dagliga samtal med kund. Vid akuta, nya eller utökade behov ordnar planerarna det så att kunden får hjälp, ofta redan samma dag. Hemtjänsten Bjursås/Sågmyra var tidigare med i projektet Rehabilitering i hemmiljö. Vid intervjuerna konstaterar personalen att trots att inte den arbetsmodellen finns kvar så arbetar enheten fortfarande med ett liknande fokus och känner stolthet över det. Verktyg för vård och omsorgsplaneringen i Bjursås/Sågmyra är TES planeringssystem och planerarna säkerställer insatser genom att skriva in uppgifter i TES mobil. Goda exempel: Påpekanden: Utvecklingsområde Enheten har inte en nedskriven utvecklingsplan. Det utvecklingsarbete som beskrivs i de olika styrdokumenten för 2012 är:     Temaår anhörigstöd Åtgärdsplanen för Attityd 2012 Kund- och anhörigundersökningar vid kundsamtalen varje halvår. Ständig förbättring och utveckling att göra rätt från början 10 Omvårdnadsförvaltningen Kvalitets- och utvecklingsenheten 2013-03-05 Dnr:OMV0170/12 Sammanfattning Det allmänna intrycket vid kvalitetsrevisionen av hemtjänsten Bjursås/Sågmyra var att enheten lever upp till sin ambition att ge kunderna de insatser de beviljats på ett sådant sätt att de känner trygghet och delaktighet i sin vardag, bostad, situation och i relation till personalen. All personal ger intryck av att vara mycket engagerade, intresserade och positiva till sitt arbete. Kvalitetsrevisionen gör i den här rapporten några påpekanden som Omvårdnadsförvaltningen förväntar sig att hemtjänsten Bjursås/Sågmyra kommer att åtgärda. Uppföljning kommer att ske 2013-05-22 med anledning av dessa påpekanden. Maria Skog Enhetschef Kvalitets- och utvecklingsenheten Inga-Lill Norman Verksamhetsutvecklare Kvalitets- och utvecklingsenheten 11