MANUAL DE PROGRAMACIÓN CUADRO DE NECESIDADES 2014 MANUAL PARA EL REGISTRO DEL CUADRO DE NECESIDADES POR CENTRO DE COSTO 2014 La programación del Cuadro de Necesidades, es un proceso técnico mediante el cual, se prevé, en forma racional y sistemática, la satisfacción de las necesidades de bienes y servicios para el cumplimiento de las metas asignadas a las diferentes unidades o dependencias de la Institución. La programación es un proceso complementario del planeamiento integral que la entidad debe ejecutar para el mejor logro de sus objetivos, donde debe enmarca los requerimiento y necesidades mediante la adquisición de bienes y/o contratación de servicios. La Programación es una responsabilidad compartida por todas las unidades o dependencias responsables del cumplimiento de metas mediante la ejecución de tareas. Para realizar estas tareas se necesitan bienes y servicios en cantidad, calidad, lugar y oportunidad que deben ser definidas en la programación. 1 MANUAL DE PROGRAMACIÓN CUADRO DE NECESIDADES 2014 INDICE I. INGRESO AL SIGA ……………….……………………………….……………………… 03 II. REGISTRO DE TAREAS…………………………………………….……………………. 05 III. PROGRAMACION DE BIENES Y SERVICIOS………………………………………….. 06 IV. MODIFICACIÓN DE LOS BIENES Y SERVICIOS PROGRAMADOS………………… 08 V. ELIMINACIÓN DEL REGISTRO PROGRAMADO……………………………………….. 09 VI. CONSULTAS Y REPORTES……………………………………………………………….. 10 2 MANUAL DE PROGRAMACIÓN CUADRO DE NECESIDADES 2014 I. INGRESO AL SIGA 1. . En la pantalla de su escritorio, se visualizará el icono del acceso directo al sistema SIGA Ícono acceso al SIGA 2. Damos doble clic e ingresamos el código de usuario (código NSA – Número de Serie Aeronáutico) y la clave asignada por el Administrador del SIGA 1. Ingresar el código de usuario asignado por el Administrador del SIGA 2. Ingresar la clave de acceso 3 MANUAL DE PROGRAMACIÓN CUADRO DE NECESIDADES 2014 3. Luego seleccionar del Menú principal, el Submódulo Programación / Cuadro de Necesidades y luego la opción Registro de CN por Centro de Costo. Esta Opción le permitirá registrar sus requerimientos de bienes y servicios para un año determinado. 4. Seleccionada la opción se les presentará la siguiente pantalla: donde verificarán el Centro de Costo y el Responsable, para el Ejemplo hemos ingresado el Centro de Costo del Servicio de Informática. Verificar en los recuadros el Nombre del Centro de Costo y el Responsable El campo TAREA, me permite registrar las actividades específicas a desarrollar por cada Centro de Costo 4 MANUAL DE PROGRAMACIÓN CUADRO DE NECESIDADES 2014 II. REGISTRO DE TAREAS 1. Presionar el botón TAREA y se les presentará una pantalla con las Tareas asignadas al Centro de Costo, si desea insertar una nueva tarea hacer click derecho sobre la pantalla y aparecerá unas opciones de insertar o eliminar tarea ahí seleccionará la opción insertar tarea y registrará los datos de la actividad, el tipo, tipo de presupuesto y uso. Presionar el botón TAREA Sobre esta pantalla, hacer un click derecho de botón del mouse y seleccionar la opción INSERTAR TAREA 2. Registrar los datos de la tarea que insertará en el ejemplo se muestra: IMPLEMENTACION DE SISTEMAS DE INFORMACION DEL AREA FUNCIONAL DE OPERACIONES, cuyo presupuesto se ejecutará con financiamiento de la INSTITUCIÓN y su uso de los bienes y servicios que se requerirán para ejecutar esta actividad será de CONSUMO, tal como se muestra en la pantalla siguiente: Registra descripción de la tarea, tipo de tarea, presupuesto y tipo de uso Luego grabar el registro ingresado, presionando el botón 5 MANUAL DE PROGRAMACIÓN CUADRO DE NECESIDADES 2014 Después de haber registrado los datos de la tarea y grabar presionamos el botón Salir registrar los bienes y servicios requeridos por cada tarea creada o asignada. III. . y estamos listos para PROGRAMACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 1. Para iniciar el registro de los bienes y servicios solicitado, deberá de presionar el botón CARGA DE DATOS, luego aparecerá una pantalla con el listado de bienes y servicios, así como de la META Y LISTA DE TAREAS, que deberá de seleccionar para la programación respectiva. Presionar el botón Carga de Datos para que aparezca la pantalla con el listado de ítems En el ejemplo se está seleccionando la META 02 que está relacionada con la Fuente de Financiamiento (FF) 1-00 y la TAREA IMPLEMENTACION DE SISTEMAS DE INFORMACION DEL AREA FUNCIONAL DE OPERACIONES Tarea Fuente de Financiamiento 2. Para realizar una búsqueda de un ítems de un bien o servicio deberá de seleccionar: 6 MANUAL DE PROGRAMACIÓN CUADRO DE NECESIDADES 2014 1) 2) 3) 4) Botón Tipo de Ítem Botón de búsqueda Ingresar el nombre de ítem a buscar Luego presionar el botón con la imagen del binocular para que procese la búsqueda solicitada. 3. Registrar el nombre de ítem a buscar y luego presionar el botón para que inicie la búsqueda 1. Tipo de ítems: Activo Fijo 2. Presionar el botón de búsqueda 3. Luego seleccione como se realizará la distribución programada de los ítems: En un mes determinado o si su distribución se realizará mensualmente durante todo el año en cantidades enteras, luego seleccione el ítem o los ítems requeridos y registre la cantidad solicitada, si fuera un servicio deberá de registrar el valor o monto que asciende el servicio. Ejemplo: Se ha registrado para la búsqueda el ítem Monitor y se ha seleccionado Monitor plano LCD de 17”, cuya cantidad solicitada es 48 y su distribución deberá ser prorrateada durante todo el año. 1. Seleccionar por distribución mensual 3. Registrar la cantidad requerida 2. Seleccionamos el ítem, haciendo un click en el campo sel. Una vez terminado, se procederá a grabar dando clic en el icono presionará el botón aceptar: 7 y aparecerá el siguiente mensaje, donde MANUAL DE PROGRAMACIÓN CUADRO DE NECESIDADES 2014 Inmediatamente visualizará la pantalla inicial, donde aparecerá el registro del ítem que programó, con cantidad, clasificador de gasto, fuente de financiamiento y tarea. IV. ÓN DE LOS BIENES Y SERVICIOS PROGRAMADOS 1. Para realizar modificaciones de las cantidades programadas, solo presionará el botón con la imagen de la carpeta , y aparecerá una pantalla con la distribución mensual de la cantidad programada: Realice la modificación requerida: Ejemplo se requiere 48 monitores en el mes de junio 2011, en este caso eliminaremos los datos registrados en cada mes y solo registramos en el mes de junio los 48 monitores requeridos y luego grabamos las modificaciones presionando el botón grabar . 8 M MANUAL DE PROGRAMACIÓN CUADRO DE NECESIDADES 2014 Editar la cantidad y el mes en el que se requiere el ítem y luego grabar. V. ELIMINACIÓN DEL REGISTRO PROGRAMADO 1. Para realizar una eliminación del registro, deberá de posicionarse sobre el registro realizar un click derecho y seleccionar la opción eliminar ítem Seleccionar la opción: Eliminar Ítem 2. Para continuar insertando bienes y servicio seguir los pasos del numeral III. del presente manual. 9 MANUAL DE PROGRAMACIÓN CUADRO DE NECESIDADES 2014 VI. CONSULTAS Y REPORTES 1. Para realizar consulta del techo presupuestal programado de su centro de costo deber{a presionar el botón que se encuentra en la pantalla principal de programación, ver ejemplo: Seleccionar la opción: Resumen Presupuestal y seleccione si desea ver la consulta por Tarea Luego visualizará la siguiente pantalla: 10 MANUAL DE PROGRAMACIÓN CUADRO DE NECESIDADES 2014 2. Para imprimir el Cuadro de Necesidades deberá de seleccionar el ícono donde mostrar{a una pantalla con las siguientes opciones que les permitirá emitir y validar la información registrada del Cuadro de Necesidades programado a nivel mensual, trimestral o por tareas, etc., Ejemplo: Emitir reporte de Cuadro de Necesidades Mensualizado. 2. Seleccionar el tipo de reporte 1. Seleccionar la opción: Imprimir Luego aparecerá una pantalla con diversos campos, donde el usuario deberá de ingresar datos de acuerdo al tipo de información solicitada, para el ejemplo solo registraremos: Emitir cuadro de necesidades de bienes: 1. Seleccionar tipo bien: BIEN 1. Seleccionar Impresora 11 MANUAL DE PROGRAMACIÓN CUADRO DE NECESIDADES 2014 Luego visualizará el siguiente reporte: Seleccionar Impresora para imprimir el reporte. 12