Verksamhetsplan(pdf) - Fair Trade Shop Globalen
Fair Trade Shop Globalen Uppsala Verksamhetsplan 2014 Verksamhetsplan INNEHÅLLSFÖRTECKNING Kort om Fair Trade och nuläget.................................................................................................. 3 Utveckling av Fair Trade Shop Globalen .................................................................................... 3 Föreningens organisation ........................................................................................................... 4 Syfte, mål och uppföljning.......................................................................................................... 5 Mål: Stärka föreningens ekonomi och omsättning .................................................................... 6 Finansiella perspektivet.......................................................................................................... 6 Kortsiktigt mål .................................................................................................................... 6 Långsiktigt mål.................................................................................................................... 6 Kund- och informationsperspektivet ..................................................................................... 7 Kortsiktigt mål .................................................................................................................... 7 Långsiktigt mål.................................................................................................................... 7 Mål: Stärka engagemanget i föreningen av medlemmar och volontärer.................................. 8 Utvecklings- och effektiviseringsperspektivet ....................................................................... 8 Kortsiktigt mål .................................................................................................................... 8 Långsiktigt mål.................................................................................................................... 8 Internperspektivet.................................................................................................................. 9 Kortsiktigt mål .................................................................................................................... 9 Långsiktigt mål.................................................................................................................... 9 Bilaga 1. .................................................................................................................................... 10 Uppdragsbeskrivningar ........................................................................................................ 10 ”Denna verksamhetsplan antogs av årsmötet 2014-03-16” 2 Kort om Fair Trade och nuläget Fairtrade är en utvecklad produktmärkning, certifiering, för producenter i utvecklingsländer. Globalt finns det runt 1,2 miljoner Fairtrade-odlare och anställda. Av dessa återfinns 58 procent på den afrikanska kontinenten, 17 procent i Asien medan 25 procent av dessa odlare och anställda lever i Latinamerika och Karibien. Fairtrade International har globalt en stor marknad. Organisationen har sedan 2006 expanderat kontinuerligt i Europa och ökat handeln med målet att utrota fattigdom och förbättra producenternas arbetsförhållanden.1 Strategin för att uppnå detta mål är att stärka producenternas egenmakt och självbestämmande. Detta sker genom stöd till utbildning, möjlighet att utkräva ansvar, stöd att organisera sig lokalt och att Fairtrades kriterier anpassas till odlarnas egen verklighet. En studie från Storbritannien 2009 visar att Fairtrade i 22 av 33 studerade fall resulterar i ökad utbildningsnivå, större kunskap om marknads- och exportfrågor, bättre tillgång till utbildning samt förbättrat självförtroende bland producenter och anställda. Undersökningar av Fairtrade Sverige visar att konsumenters kunskap om Fairtrade ökar. En studie från 2013 visar att 76 procent av de intervjuade har kunskap om Fairtrade-märkningen.2 I början av 2009 fanns cirka 500 varor märkta med Fairtrade i Sverige och idag är de över 1400 i antal. År 2012 slog Fairtrade rekord då försäljningen av Fairtrade-märkta varor ökade nationellt med 28 procent. Nuläget är gynnsamt för Fairtrade! Utveckling av Fair Trade Shop Globalen Fair Trade Shop Globalen Uppsala har under flera år gått med förlust, vilket fått föreningen att se över organisationens fördelning av resurser och marknadsföring. Nettoresultatet 2013 är dock positivt, vilket ger energi till föreningen att vidareutvecklas och ta tag i viktiga frågor. En enkät som sändes ut bland föreningens aktiva 2013 visade att det finns ett starkt engagemang för Globalen. Föreningsaktiva visade sig ha en stark vilja att driva utvecklingen framåt, men påtalade att det finns en hög arbetsbörda. Hög omsättning av ansvariga i styrelsen i synnerhet, men även av volontärer, kan vara ett resultat av detta. En otydlig ansvarsfördelning, mellan grupper inom föreningen, tar tid och kraft från utveckling av verksamheten. Väl medveten om dessa utmaningar har föreningen arbetat med att se över 1 2 Se Förenta Nationernas Milleniemål 1 om att utrota extrem fattigdom och hunger i världen till år 2015. Se Kännedomsundersökning 2013 av opinionsföretaget TNS Sifo på www.fairtrade.se 3 organisationsfrågor samt ekonomi under hösten 2013 och våren 2014. Föreningen konstaterar att om Globalen ska utvecklas måste den våga satsa, utveckla marknadsföringen och gärna engagera nya målgrupper som exempelvis ungdomar. Ett konkret resultat av förändringsarbetet 2013-14 är denna verksamhetsplan. Dokumentet, som vidareutvecklats med tydliga mål, roller och ansvar, är ett årsmötesdokument och ger det fokus föreningen kan prioritera emot. Vid initiativ ska föreningen med utgångspunkt från planen kunna avgöra hur mycket en viss aktivitet är värd. Planen återger tydligt föreningens mål, roller och ansvar för Globalens olika grupper, mått och strategi för att uppnå målen och aktiviteterna som ska ta oss dit. Föreningens organisation Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ. Globalen består av en styrelse om minst fem ledamöter som väljs på ett års uppdrag. Därtill finns en av styrelsen tillsatt arbetsgivargrupp med butiksanställda, ekonomigrupp, marknadsföringsgrupp, revisorer och valberedning. Utförlig beskrivning av föreningens organisation och kontakter för respektive grupp återges på webbplatsen www.uppsala.fairtradeshop.org3 Styrelse Ordförande Kassör Ekonomigrupp Sekreterare Arbetsgivaransvarig Arbetsgivargrupp Personal Vice ordf. Volontäransvarig Volontärer Representant från mf-grupp Medlemsansvarig Marknadsföringsgrupp Webmaster Butik 3 En beskrivning av gruppernas ansvar återges i bilaga 1. Mer info finns på http://uppsala.fairtradeshop.se 4 Syfte, mål och uppföljning Föreningens stadgar klargör föreningens uppdrag med följande beskrivning: Världsbutiken Globalen är en ideell förening med uppgift att sälja varor, som inhandlats i solidaritet med producenterna, och varor som bidrar till att skapa opinion för en rättvisare fördelning och bättre hushållning av jordens resurser, samt att genom information bidra till att skapa opinion för detsamma Syftet med Globalens verksamhet är att genom Fairtrade erbjuda livsmedel och unikt hantverk från småskaliga producenter i Afrika, Asien och Latinamerika. För att lyckas med detta ska Globalens verksamhet drivas med följande övergripande mål som fokus: ● Att stärka föreningens ekonomi och omsättning ● Att stärka engagemanget i föreningen av medlemmar och volontärer De övergripande målen har i denna plan brutits ned i långsiktiga mål på 3 år samt kortsiktiga mål på 1 år. De kortsiktiga målen återges tillsammans med identifierade åtgärder, aktiviteter, tidsplan och ansvariga som visar hur målen ska uppnås. Verksamhetsplanen ska följas upp minst två gånger per år; i början av hösten under augusti/ september samt inför årsmötet under februari/ mars. Kontinuitet i uppföljningen stärker dialog och kommunikation kring föreningens verksamhet och mål. Samtliga grupper, inklusive butiksanställda, ska delta i denna process och styrelsen ansvarar för att uppföljningen sker. 5 Mål: Stärka föreningens ekonomi och omsättning Finansiella perspektivet Ansvarig: Ekonomigruppen Kortsiktigt mål Vinst på 50 000 kr efter räkenskapsåret 2014 Långsiktigt mål Bygga upp ett eget kapital om 200 000 kr till år 2017 Mål Mått Strategi Aktiviteter Kort sikt: Ekonomigruppens resultat- och balansrapporter Öka omsättningen Vidareutveckla ekonomigruppen, göra finansiella analyser, analysera effekter av särskilda insatser. Återkoppla kontinuerligt till styrelse och butikspersonal. Söka föreningsbidrag om möjligt (ev. möjliggöra månatliga donationer) Vinst på 50 000 kr efter räkenskapsåret 2014 Lång sikt: Bygga upp ett eget kapital om 200 000 kr till år 2017 Se över kostnaderna 6 Kund- och informationsperspektivet Ansvarig: Butikschef, marknadsföringsgruppen, informationsansvarig och evenemangsansvarig Kortsiktigt mål Öka antalet kunder (köp) med 15 procent under år 2014 Långsiktigt mål Dubblera antalet kunder (köp) till år 2017 Mål Mått Strategi Aktiviteter Öka antalet köp med 15 procent Antal köptillfällen Exponera organisationen och informera befintliga såväl som nya konsumenter om Globalen och Fairtrade Skapa marknadsföringsplan och budget. Ha enkel enkät vid kassan i form av en A4 för att se hur kunder hittat till butiken. Marknadsföra via sociala medier (2 gr/ vecka), flygblad (2-3 gr./år), mässor, samarbete med liknande organisationer samt tidningsartiklar och insändare. Öka försäljning per köptillfälle Köpesumma per köptillfälle Exponera varor bättre i butiken Omforma produktplacering och utvärdera effekt med hjälp av ekonomiska analyser. Öka kundernas engagemang Ha information om FT o Globalen hos föreningar. Program om producenter, FT, m.m. Väcka intresse för våra varor och bibehålla det (kontinuitet) Tipsa om nya varor i medlemsbrev, (“Månadens vara”) ha medlemsveckor med särskilda erbjudanden. Öka antalet medlemmar som handlar Antalet utnyttjade medlemsrabatter 7 Mål: Stärka engagemanget i föreningen av medlemmar och volontärer Utvecklings- och effektiviseringsperspektivet Ansvarig: Styrelsen Kortsiktigt mål Minska administrationsbördan för aktiva och butikspersonal under 2014 Långsiktigt mål Expandera butikens sortiment och verksamhet till år 2017 Mål Mått Strategi Aktiviteter Minska tid för administration Upplevd arbetsbörda pga. onödig administration i styrelse och arbetsgrupper Identifiera tidstjuvar Åtgärda förslag. Tydlig rollfördelning Styrelsen inventerar, identifiera utvecklingsområden och delegerar att göra förbättringar. Ex redovisningen och fördelar ekonomiarbete. Berörda beskriver processer/rutiner inkl. förbättringsförslag. Detta ges till styrelsen för beslut Programmera kassan för rabatter Sorterade och organiserade föreningsdokument Antal sorterade och rensade pärmar Samla alla dokument och uppgifter på ett ställe Gå igenom pärmar i kontor och källare Uppdaterade register (datum angivet, namn) Tydliggöra ansvariga Skapa en gemensam plattform i molnform Fler bör kunna flera funktioner Antal personer på varje funktion (ex…) Varje person ska kunna minst en funktion utöver ens huvuduppgift Kartläggning av kompetenser och fråga aktiva vad mer de vill lära sig. Behåll gammal kompetens Antal f.d. aktiva som deltagit i någon aktivitet under året Utnyttja Globalens kontaktnät av f.d. aktiva Kontakta personer utanför styrelse och grupper för tillfälliga uppdrag. Uppdaterade kontaktuppgifter och medlemsregister 8 Internperspektivet Ansvarig: Arbetsgivargruppen, volontäransvarig och medlemsansvarig Kortsiktigt mål Öka antalet medlemmar och volontärer med 15 procent under år 2014 Långsiktigt mål Dubblera antalet medlemmar och volontärer till år 2017 Mål Mått Strategi Aktiviteter Öka kompetensnivån vad gäller försäljning och Fair Trade bland anställda och volontärer Upplevd kännedom om Fair Trade samt försäljningssum ma per köptillfälle Öka säljkunskap och kompetens bland dem som jobbar i butik Föreningen betalar en kurs eller annan fortbildande aktivitet/år för anställda och aktiva volontärer (t.ex. ambassadörsutbildning) Uppmuntra medlemmar att åka på Fairtrade Forum till självkostn. Program om producenter, FT, m.m. Öka kompetensnivån vad gäller produkter och producenter bland anställda, volontärer och medlemmar Upplevd kännedom om butikens produkter Göra det enkelt att hitta och ta del av information om produkter Skapa en lista (i molnform) med länkar till leverantörer, i samband med reklam för månadens vara bifoga en kort text om produkten Öka styrelsens kunskap om butiken Antalet praktiktillfällen i butiken Öka förståelsen i styrelsen om hur butiken fungerar Samtliga styrelsemedlemmar bör “praktisera” minst två gånger per år Antal medlemmar, totalt antal volontärer (inkl. styrelse och grupper) Få fler att vilja ta steget till ett ökat engagemang. Få kunder och medlemmar att klättra på engagemangstrappan Volontärer som blir aktiva/ invalda i styrelsen Utse ansvarig utbildare Öka kontakt mellan styrelse och volontärer Ge utrymme för medlemmar/ grupper att göra det som de har lust att göra. Skapa delaktighet. Skapa social gemenskap. Engagerande aktiviteter för nya och befintliga medlemmar, göra brev till medlemmar och vänner mer inspirerande. Program som nämnts två ggr tidigare. Förutom ekonomiskt kapital är de aktivas engagemang ett helt avgörande kapital i en ideell förening. Det måste förvaltas och växa om Globalen ska överleva och växa 9 Bilaga 1. Uppdragsbeskrivningar Ordförande Ordförande har det övergripande ansvaret för att veta vad som händer i verksamheten och följer upp beslut som tagits på tidigare möten. Sammankallar till styrelsemöten och utfärdar förslag på dagordning senast tre dagar före det planerade styrelsemötet. Eventuella beslutsunderlag ska bifogas dagordningen. Firmatecknare Det är brukligt att ha tre firmatecknare. Dessa brukar då utgöras av kassör, ordförande och butikschefen. Man kan även ha två. Det är viktigt att ange om firmateckning kan ske var för sig eller i förening. Revisorerna rekommenderar att det är två i förening. Kassör Kassören ska till styrelsemötena ta med aktuell månatlig resultatrapport och månatlig balansrapport samt en ekonomisk rapport.4 Kassören fungerar också som en länk mellan ekonomigruppen och styrelsen. Ekonomigruppen sköter den löpande bokföringen för butiken. Sekreterare Den främsta uppgiften som sekreterare är att skriva protokoll under styrelsemötena. Protokollet inklusive ev. bilagor ska vara justerat och renskrivet och uppladdat på hemsidan en vecka efter avslutat möte. Protokollet skrivs även ut och hängs upp på Globalen och de undertecknade och godkända protokollen skall även sättas in i protokollpärmen på kontoret. Protokollen bör dateras, och numreras i löpande ordning. Det finns en mall för hur protokollen ska se ut i datorn på Globalen.5 Även årsmötesprotokoll med tillhörande handlingar, undertecknade och i sin ordning, behöver hanteras av sekreteraren. Arbetsgivaransvarig I varje styrelse utses en person som tillsammans med en annan (som ej behöver vara styrelseledamot) har huvudansvaret för arbetsgivarfrågorna. Det handlar om att se till att vi är en god arbetsgivare, att vi följer lagstiftning och att arbetssituationen är god. Arbetsgivar-gruppen ska ha regelbundna medarbetarsamtal med personalen, gärna efter varje styrelsemöte. Det är 4 Den ekonomiska rapporten kan innehålla hur försäljningen har gått den senaste månaden, oförutsedda (större) kostnader eller inkomster och hur mycket pengar styrelsen har att röra sig med för tillfället. Den ska fungera som en indikator för om styrelsen har råd att satsa på investeringar, extra personalvård eller något annat, eller om det behövs besparingar av något slag. 5 Så småningom också på hemsidan. 10 arbetsgivargruppen som ansvarar för att den löpande informationen mellan de anställda och styrelsen fungerar. Volontäransvarig Den som är volontäransvarig ansvarar för att det finns en god tillgång på volontärer i föreningen. Volontäransvarig sköter också schemaläggning i butiken samt vid externa och interna evenemang och ser till att hålla volontärregistret med kontaktuppgifter och annan information uppdaterad. Volontäransvarig kan ge förslag om hur föreningens volontärer att vilja stanna och att öka sitt engagemang i föreningen. Marknadsföringsgruppen Marknadsföringsgruppen arbetar självständigt med marknadsföring och informationsspridning utifrån den budget som avsätts för marknadsföring i varje årsbudget. Gruppens olika aktiviteter bör stämmas av och vid behov diskuteras med styrelse och butikschef. En representant för marknadsföringsgruppen bör alltid vara närvarande på styrelsemöten, antingen genom en ledamot eller en adjungerad. En webmaster ska ingå i marknadsföringsgruppen. Denna ansvarar för att hemsidan kontinuerligt hålls uppdaterad med information och erbjudanden. Gruppen ser till att Facebook-sidan uppdateras kontinuerligt, med nyheter och erbjudanden, vilket bör skötas av någon med insikt om varorna, producenterna och det som är aktuellt i butiken. Medlemsansvarig Medlemsansvarig ansvarar för kontakten mellan föreningen och dess medlemmar. Utskick med medlemsinformation (medlemsbrev) bör utgå åtminstone tre gånger årligen, där kallelsen till årsmötet är medräknad. Brev som är av informativ natur kan skickas till både medlemmar och Globalens vänner. Utskick med inbetalningskort för den årliga medlemsavgiften skall skickas med en påminnelse till dem som inte betalat denna medlemsavgift. Medlemsansvarig ger förslag på hur föreningen kan öka sitt medlemsantal och hur befintliga medlemmar fördjupar sitt engagemang i föreningen. 11 12
© Copyright 2024