Fair Trade Shop Globalen Uppsala
Verksamhetsplan 2014
Verksamhetsplan
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
Kort om Fair Trade och nuläget.................................................................................................. 3
Utveckling av Fair Trade Shop Globalen .................................................................................... 3
Föreningens organisation ........................................................................................................... 4
Syfte, mål och uppföljning.......................................................................................................... 5
Mål: Stärka föreningens ekonomi och omsättning .................................................................... 6
Finansiella perspektivet.......................................................................................................... 6
Kortsiktigt mål .................................................................................................................... 6
Långsiktigt mål.................................................................................................................... 6
Kund- och informationsperspektivet ..................................................................................... 7
Kortsiktigt mål .................................................................................................................... 7
Långsiktigt mål.................................................................................................................... 7
Mål: Stärka engagemanget i föreningen av medlemmar och volontärer.................................. 8
Utvecklings- och effektiviseringsperspektivet ....................................................................... 8
Kortsiktigt mål .................................................................................................................... 8
Långsiktigt mål.................................................................................................................... 8
Internperspektivet.................................................................................................................. 9
Kortsiktigt mål .................................................................................................................... 9
Långsiktigt mål.................................................................................................................... 9
Bilaga 1. .................................................................................................................................... 10
Uppdragsbeskrivningar ........................................................................................................ 10
”Denna verksamhetsplan antogs av årsmötet 2014-03-16”
2
Kort om Fair Trade och nuläget
Fairtrade är en utvecklad produktmärkning, certifiering, för producenter i utvecklingsländer.
Globalt finns det runt 1,2 miljoner Fairtrade-odlare och anställda. Av dessa återfinns
58 procent på den afrikanska kontinenten, 17 procent i Asien medan 25 procent av dessa
odlare och anställda lever i Latinamerika och Karibien.
Fairtrade International har globalt en stor marknad. Organisationen har sedan 2006
expanderat kontinuerligt i Europa och ökat handeln med målet att utrota fattigdom och
förbättra producenternas arbetsförhållanden.1 Strategin för att uppnå detta mål är att stärka
producenternas egenmakt och självbestämmande. Detta sker genom stöd till utbildning,
möjlighet att utkräva ansvar, stöd att organisera sig lokalt och att Fairtrades kriterier
anpassas till odlarnas egen verklighet.
En studie från Storbritannien 2009 visar att Fairtrade i 22 av 33 studerade fall resulterar i
ökad utbildningsnivå, större kunskap om marknads- och exportfrågor, bättre tillgång till
utbildning samt förbättrat självförtroende bland producenter och anställda. Undersökningar
av Fairtrade Sverige visar att konsumenters kunskap om Fairtrade ökar. En studie från 2013
visar att 76 procent av de intervjuade har kunskap om Fairtrade-märkningen.2 I början av
2009 fanns cirka 500 varor märkta med Fairtrade i Sverige och idag är de över 1400 i antal.
År 2012 slog Fairtrade rekord då försäljningen av Fairtrade-märkta varor ökade nationellt
med 28 procent. Nuläget är gynnsamt för Fairtrade!
Utveckling av Fair Trade Shop Globalen
Fair Trade Shop Globalen Uppsala har under flera år gått med förlust, vilket fått föreningen
att se över organisationens fördelning av resurser och marknadsföring. Nettoresultatet 2013
är dock positivt, vilket ger energi till föreningen att vidareutvecklas och ta tag i viktiga frågor.
En enkät som sändes ut bland föreningens aktiva 2013 visade att det finns ett starkt
engagemang för Globalen. Föreningsaktiva visade sig ha en stark vilja att driva utvecklingen
framåt, men påtalade att det finns en hög arbetsbörda. Hög omsättning av ansvariga i
styrelsen i synnerhet, men även av volontärer, kan vara ett resultat av detta. En otydlig
ansvarsfördelning, mellan grupper inom föreningen, tar tid och kraft från utveckling av
verksamheten.
Väl medveten om dessa utmaningar har föreningen arbetat med att se över
1
2
Se Förenta Nationernas Milleniemål 1 om att utrota extrem fattigdom och hunger i världen till år 2015.
Se Kännedomsundersökning 2013 av opinionsföretaget TNS Sifo på www.fairtrade.se
3
organisationsfrågor samt ekonomi under hösten 2013 och våren 2014. Föreningen
konstaterar att om Globalen ska utvecklas måste den våga satsa, utveckla marknadsföringen
och gärna engagera nya målgrupper som exempelvis ungdomar.
Ett konkret resultat av förändringsarbetet 2013-14 är denna verksamhetsplan. Dokumentet,
som vidareutvecklats med tydliga mål, roller och ansvar, är ett årsmötesdokument och ger
det fokus föreningen kan prioritera emot. Vid initiativ ska föreningen med utgångspunkt från
planen kunna avgöra hur mycket en viss aktivitet är värd. Planen återger tydligt föreningens
mål, roller och ansvar för Globalens olika grupper, mått och strategi för att uppnå målen och
aktiviteterna som ska ta oss dit.
Föreningens organisation
Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ. Globalen består av en styrelse om minst
fem ledamöter som väljs på ett års uppdrag. Därtill finns en av styrelsen tillsatt
arbetsgivargrupp med butiksanställda, ekonomigrupp, marknadsföringsgrupp, revisorer och
valberedning. Utförlig beskrivning av föreningens organisation och kontakter för respektive
grupp återges på webbplatsen www.uppsala.fairtradeshop.org3
Styrelse
Ordförande
Kassör
Ekonomigrupp
Sekreterare
Arbetsgivaransvarig
Arbetsgivargrupp
Personal
Vice ordf.
Volontäransvarig
Volontärer
Representant från
mf-grupp
Medlemsansvarig
Marknadsföringsgrupp
Webmaster
Butik
3
En beskrivning av gruppernas ansvar återges i bilaga 1. Mer info finns på http://uppsala.fairtradeshop.se
4
Syfte, mål och uppföljning
Föreningens stadgar klargör föreningens uppdrag med följande beskrivning:
Världsbutiken Globalen är en ideell förening med uppgift att sälja varor,
som inhandlats i solidaritet med producenterna, och varor som bidrar till
att skapa opinion för en rättvisare fördelning och bättre hushållning av
jordens resurser, samt att genom information bidra till att skapa opinion
för detsamma
Syftet med Globalens verksamhet är att genom Fairtrade erbjuda livsmedel och unikt
hantverk från småskaliga producenter i Afrika, Asien och Latinamerika. För att lyckas med
detta ska Globalens verksamhet drivas med följande övergripande mål som fokus:
● Att stärka föreningens ekonomi och omsättning
● Att stärka engagemanget i föreningen av medlemmar och volontärer
De övergripande målen har i denna plan brutits ned i långsiktiga mål på 3 år samt kortsiktiga
mål på 1 år. De kortsiktiga målen återges tillsammans med identifierade åtgärder,
aktiviteter, tidsplan och ansvariga som visar hur målen ska uppnås.
Verksamhetsplanen ska följas upp minst två gånger per år; i början av hösten under augusti/
september samt inför årsmötet under februari/ mars. Kontinuitet i uppföljningen stärker
dialog och kommunikation kring föreningens verksamhet och mål. Samtliga grupper,
inklusive butiksanställda, ska delta i denna process och styrelsen ansvarar för att
uppföljningen sker.
5
Mål: Stärka föreningens ekonomi och omsättning
Finansiella perspektivet
Ansvarig:
Ekonomigruppen
Kortsiktigt mål
Vinst på 50 000 kr efter räkenskapsåret 2014
Långsiktigt mål
Bygga upp ett eget kapital om 200 000 kr till år 2017
Mål
Mått
Strategi
Aktiviteter
Kort sikt:
Ekonomigruppens
resultat- och
balansrapporter
Öka omsättningen
Vidareutveckla
ekonomigruppen, göra
finansiella analyser,
analysera effekter av
särskilda insatser.
Återkoppla kontinuerligt
till styrelse och
butikspersonal. Söka
föreningsbidrag om
möjligt (ev. möjliggöra
månatliga donationer)
Vinst på 50 000 kr efter
räkenskapsåret 2014
Lång sikt:
Bygga upp ett eget
kapital om 200 000 kr till
år 2017
Se över kostnaderna
6
Kund- och informationsperspektivet
Ansvarig:
Butikschef, marknadsföringsgruppen, informationsansvarig och
evenemangsansvarig
Kortsiktigt mål
Öka antalet kunder (köp) med 15 procent under år 2014
Långsiktigt mål
Dubblera antalet kunder (köp) till år 2017
Mål
Mått
Strategi
Aktiviteter
Öka antalet köp
med 15 procent
Antal köptillfällen
Exponera
organisationen och
informera befintliga
såväl som nya
konsumenter om
Globalen och Fairtrade
Skapa marknadsföringsplan och budget.
Ha enkel enkät vid kassan i form av en A4
för att se hur kunder hittat till butiken.
Marknadsföra via sociala medier (2 gr/
vecka), flygblad (2-3 gr./år), mässor,
samarbete med liknande organisationer
samt tidningsartiklar och insändare.
Öka försäljning
per köptillfälle
Köpesumma per
köptillfälle
Exponera varor bättre i
butiken
Omforma produktplacering och utvärdera
effekt med hjälp av ekonomiska analyser.
Öka kundernas
engagemang
Ha information om FT o Globalen hos
föreningar. Program om producenter, FT,
m.m.
Väcka intresse för våra
varor och bibehålla det
(kontinuitet)
Tipsa om nya varor i medlemsbrev,
(“Månadens vara”) ha medlemsveckor
med särskilda erbjudanden.
Öka antalet
medlemmar
som handlar
Antalet utnyttjade
medlemsrabatter
7
Mål: Stärka engagemanget i föreningen av medlemmar och
volontärer
Utvecklings- och effektiviseringsperspektivet
Ansvarig: Styrelsen
Kortsiktigt mål
Minska administrationsbördan för aktiva och butikspersonal under 2014
Långsiktigt mål
Expandera butikens sortiment och verksamhet till år 2017
Mål
Mått
Strategi
Aktiviteter
Minska tid för
administration
Upplevd arbetsbörda
pga. onödig
administration i styrelse
och arbetsgrupper
Identifiera tidstjuvar
Åtgärda förslag.
Tydlig rollfördelning
Styrelsen inventerar,
identifiera
utvecklingsområden och
delegerar att göra
förbättringar. Ex
redovisningen och
fördelar ekonomiarbete.
Berörda beskriver
processer/rutiner inkl.
förbättringsförslag.
Detta ges till styrelsen för
beslut
Programmera kassan för
rabatter
Sorterade och
organiserade
föreningsdokument
Antal sorterade och
rensade pärmar
Samla alla dokument och
uppgifter på ett ställe
Gå igenom pärmar i
kontor och källare
Uppdaterade register
(datum angivet, namn)
Tydliggöra ansvariga
Skapa en gemensam
plattform i molnform
Fler bör kunna flera
funktioner
Antal personer på varje
funktion (ex…)
Varje person ska kunna
minst en funktion utöver
ens huvuduppgift
Kartläggning av
kompetenser och fråga
aktiva vad mer de vill
lära sig.
Behåll gammal
kompetens
Antal f.d. aktiva som
deltagit i någon aktivitet
under året
Utnyttja Globalens
kontaktnät av f.d. aktiva
Kontakta personer
utanför styrelse och
grupper för tillfälliga
uppdrag.
Uppdaterade
kontaktuppgifter och
medlemsregister
8
Internperspektivet
Ansvarig: Arbetsgivargruppen, volontäransvarig och medlemsansvarig
Kortsiktigt mål
Öka antalet medlemmar och volontärer med 15 procent under år 2014
Långsiktigt mål
Dubblera antalet medlemmar och volontärer till år 2017
Mål
Mått
Strategi
Aktiviteter
Öka kompetensnivån
vad gäller försäljning
och Fair Trade bland
anställda och
volontärer
Upplevd
kännedom om
Fair Trade samt
försäljningssum
ma per
köptillfälle
Öka säljkunskap och
kompetens bland dem som
jobbar i butik
Föreningen betalar en kurs eller
annan fortbildande aktivitet/år för
anställda och aktiva volontärer (t.ex.
ambassadörsutbildning) Uppmuntra
medlemmar att åka på Fairtrade
Forum till självkostn. Program om
producenter, FT, m.m.
Öka kompetensnivån
vad gäller produkter
och producenter
bland anställda,
volontärer och
medlemmar
Upplevd
kännedom om
butikens
produkter
Göra det enkelt att hitta och
ta del av information om
produkter
Skapa en lista (i molnform) med
länkar till leverantörer, i samband
med reklam för månadens vara
bifoga en kort text om produkten
Öka styrelsens
kunskap om butiken
Antalet
praktiktillfällen i
butiken
Öka förståelsen i styrelsen
om hur butiken fungerar
Samtliga styrelsemedlemmar bör
“praktisera” minst två gånger per
år
Antal
medlemmar,
totalt antal
volontärer (inkl.
styrelse och
grupper)
Få fler att vilja ta steget till
ett ökat engagemang.
Få kunder och
medlemmar att
klättra på
engagemangstrappan
Volontärer som
blir aktiva/
invalda i
styrelsen
Utse ansvarig utbildare
Öka kontakt mellan styrelse
och volontärer
Ge utrymme för
medlemmar/ grupper att
göra det som de har lust att
göra. Skapa delaktighet.
Skapa social gemenskap.
Engagerande aktiviteter för nya och
befintliga medlemmar, göra brev
till medlemmar och vänner mer
inspirerande.
Program som nämnts två ggr
tidigare.
Förutom ekonomiskt kapital
är de aktivas engagemang
ett helt avgörande kapital i
en ideell förening. Det
måste förvaltas och växa om
Globalen ska överleva och
växa
9
Bilaga 1.
Uppdragsbeskrivningar
Ordförande
Ordförande har det övergripande ansvaret för att veta vad som händer i verksamheten och följer upp
beslut som tagits på tidigare möten. Sammankallar till styrelsemöten och utfärdar förslag på
dagordning senast tre dagar före det planerade styrelsemötet. Eventuella beslutsunderlag ska
bifogas dagordningen.
Firmatecknare
Det är brukligt att ha tre firmatecknare. Dessa brukar då utgöras av kassör, ordförande och
butikschefen. Man kan även ha två. Det är viktigt att ange om firmateckning kan ske var för sig eller i
förening. Revisorerna rekommenderar att det är två i förening.
Kassör
Kassören ska till styrelsemötena ta med aktuell månatlig resultatrapport och månatlig balansrapport
samt en ekonomisk rapport.4 Kassören fungerar också som en länk mellan ekonomigruppen och
styrelsen. Ekonomigruppen sköter den löpande bokföringen för butiken.
Sekreterare
Den främsta uppgiften som sekreterare är att skriva protokoll under styrelsemötena. Protokollet
inklusive ev. bilagor ska vara justerat och renskrivet och uppladdat på hemsidan en vecka efter
avslutat möte. Protokollet skrivs även ut och hängs upp på Globalen och de undertecknade och
godkända protokollen skall även sättas in i protokollpärmen på kontoret.
Protokollen bör dateras, och numreras i löpande ordning. Det finns en mall för hur protokollen ska se
ut i datorn på Globalen.5 Även årsmötesprotokoll med tillhörande handlingar, undertecknade och i
sin ordning, behöver hanteras av sekreteraren.
Arbetsgivaransvarig
I varje styrelse utses en person som tillsammans med en annan (som ej behöver vara
styrelseledamot) har huvudansvaret för arbetsgivarfrågorna. Det handlar om att se till att vi är en
god arbetsgivare, att vi följer lagstiftning och att arbetssituationen är god. Arbetsgivar-gruppen ska
ha regelbundna medarbetarsamtal med personalen, gärna efter varje styrelsemöte. Det är
4
Den ekonomiska rapporten kan innehålla hur försäljningen har gått den senaste månaden, oförutsedda
(större) kostnader eller inkomster och hur mycket pengar styrelsen har att röra sig med för tillfället. Den ska
fungera som en indikator för om styrelsen har råd att satsa på investeringar, extra personalvård eller något
annat, eller om det behövs besparingar av något slag.
5
Så småningom också på hemsidan.
10
arbetsgivargruppen som ansvarar för att den löpande informationen mellan de anställda och
styrelsen fungerar.
Volontäransvarig
Den som är volontäransvarig ansvarar för att det finns en god tillgång på volontärer i föreningen.
Volontäransvarig sköter också schemaläggning i butiken samt vid externa och interna evenemang
och ser till att hålla volontärregistret med kontaktuppgifter och annan information uppdaterad.
Volontäransvarig kan ge förslag om hur föreningens volontärer att vilja stanna och att öka sitt
engagemang i föreningen.
Marknadsföringsgruppen
Marknadsföringsgruppen arbetar självständigt med marknadsföring och informationsspridning
utifrån den budget som avsätts för marknadsföring i varje årsbudget. Gruppens olika aktiviteter bör
stämmas av och vid behov diskuteras med styrelse och butikschef. En representant för
marknadsföringsgruppen bör alltid vara närvarande på styrelsemöten, antingen genom en ledamot
eller en adjungerad.
En webmaster ska ingå i marknadsföringsgruppen. Denna ansvarar för att hemsidan kontinuerligt
hålls uppdaterad med information och erbjudanden. Gruppen ser till att Facebook-sidan uppdateras
kontinuerligt, med nyheter och erbjudanden, vilket bör skötas av någon med insikt om varorna,
producenterna och det som är aktuellt i butiken.
Medlemsansvarig
Medlemsansvarig ansvarar för kontakten mellan föreningen och dess medlemmar. Utskick med
medlemsinformation (medlemsbrev) bör utgå åtminstone tre gånger årligen, där kallelsen till
årsmötet är medräknad. Brev som är av informativ natur kan skickas till både medlemmar och
Globalens vänner.
Utskick med inbetalningskort för den årliga medlemsavgiften skall skickas med en påminnelse till
dem som inte betalat denna medlemsavgift. Medlemsansvarig ger förslag på hur föreningen kan öka
sitt medlemsantal och hur befintliga medlemmar fördjupar sitt engagemang i föreningen.
11
12