1. No category

DETTA INGÅR I CEMIS FASTIGHETSSKÖTSEL ÅT EN BOSTADSRÄTTSFÖRENING
ANSVARIG TEKNISK FÖRVALTARE
Den tekniske förvaltaren arbetar med den tekniska administrativa förvaltningen av
fastigheten (TAF). Förvaltaren fungerar som rådgivare åt föreningens styrelse och ser
till att styrelsens beslut blir genomförda. Den erfarenheten av att förvalta bostadsrättsfastigheter ska bidra till att:
 Förvaltningsobjektets livslängd blir optimal.
 Trivsel och trygghet upprätthålls.
 Förvaltningsobjektens avsedda funktioner upprätthålls.
 Skador på förvaltningsobjekten undviks.
Det är mycket viktigt att detta arbete utförs i nära dialog med beställaren (styrelsen)
och att det är en tydlig transparens i beslut om och uppföljning av utförda arbeten
samt kostnader för dessa.
Vår rekommendation är att styrelsen utser minst en fastighetsansvarig som vår ansvarige tekniska förvaltare och fastighetsskötare i huvudsakligen kommunicerar med.
Vår erfarenhet är att ett fast pris (vid uppdragets start) för hela den tekniska administrativa förvaltningen tenderar att bli betydligt dyrare för föreningen än ett delvis
löpande pris. Eftersom det, innan ett uppdrag påbörjats, är i princip omöjligt för den
tekniske förvaltaren att göra en exakt bedömning av hur mycket tid som kommer att
behöva avsättas för uppdraget. Varje fastighet är unik, byggnadsår, fastighetens status, underhålls behov mm skiljer sig avsevärt från fastighet till fastighet. Det fasta
priset tenderar därför att baseras på ett högre behov än vad fastigheten kräver. Vid
önskemål från er sida offererar vi självklart även ett fast pris för fler delar av den
tekniska administrativa förvaltningen.
ANSVARIG FASTIGHETSSKÖTARE
Fastighetsskötseln består av tre delar:
 Tillsyn
 Skötsel
 Felavhjälpande underhåll
Skötseln sker lokalt, baserat på fastighetsskötarens lokala kännedom och eget initiativ. Fastighetsskötarens arbetsdag styrs upp av ronderingsscheman och felanmälningar från boende och styrelsen.
www.cemi.se
sid 1 (9)
KUNDSUPPORT OCH FELANMÄLAN
Cemi Support tar emot felanmälningar och erbjuder kundservice för styrelse och
boende via webb, mail och telefon.
Felanmälan sker oftast på telefon. Oavsett hur felanmälan görs ska anmälningarna
hanteras på samma sätt. Det innebär att ett ärende skapas så att våra tekniska förvaltare, fastighetsskötare och kundtjänst alltid har koll på om ärendet är pågående
eller avslutat.
KONTROLL OCH UPPFÖLJNING
Övergripande fastighetsgenomgång
En gång per år genomförs en övergripande tillsyn av byggnad, och installationer i
syfte att uppdaga och rapportera åtgärdsbehov, säkerhetsbrister och dylikt. Genomgången görs tillsammans med representant från uppdragsgivaren och utförs under
ordinarie arbetstid mellan kl 07.00-16.00.
Utförs efter avrop från uppdragsgivaren.
Uppföljning av leverens och utförda arbeten
Vi arbetar fortlöpande med att effektivisera och förbättra våra processer och att
införa nya rutiner som minimerar fel i leveransen till våra kunder. Våra viktigaste
stöd för process- och kvalitetsstöd är våra IT baserade fastighetsdriftsystem. Systemen är uppbyggda enligt AFF-strukturen, vilket hjälper oss att säkra fastigheternas
tillsyn, skötsel och löpande underhåll.
Instruktioner, checklista och avvikelsehantering
Fastighetsskötaren dokumenterar all tillsyn, skötsel och felavvikelser i checklista anpassad till förvaltningsobjektet. Skötselinstruktioner och checklistor anpassas för
aktuellt uppdrag. Ifyllda checklistor kan följas upp av beställaren genom egen BRFinlogg på www.cemi.se, eller i uppdragspärm hos beställaren.
Kontroll av leveranser och underentreprenörer
Cemi kontrollerar att leveranser av material och varor avseende förvaltningsobjektens drift som beställs av Cemi uppfyller ställda krav på kvalitet, kvantitet och leveranstid.
Kontroll av leverantörsfakturor
Cemi utför kontroll av fakturauppgifter och leverensgodkännande av underentreprenörer och material som beställts av Cemi.
Drift- och underhållsstatistik
Felanmälningar, avvikelser, felavhjälpande underhållsarbeten, ärenden och projekt
registreras, avslutas, dokumenteras och statistikförs i våra fastighetsdriftsystem.
www.cemi.se
sid 2 (9)
Driftrapport
Driftrapporten mailas till uppdragsgivaren månadsvis eller enligt överenskommelse. I
rapporten redovisas statistik av fastighetsåtgärder och förbrukning av el, vatten och
värme.
Driftmöte
Driftmöten med styrelsens representant genomförs två till fyra gånger per år enligt
beställarens önskemål. Mötena sammankallas av ansvarig förvaltare tillsammans
med beställaren och förväntas ske under ordinarie besöksdag och beräknas pågå i 12 timmar.
Cemi samarbetspartners
Cemis nätverk av underentreprenörer är omfattande. Vi ställer samma krav på dem
som våra kunder ställer på oss. Med de flesta av våra underentreprenörer har vi ramavtal.
FASTIGHETSSKÖTSEL LEVERENSPLAN




Skötselplanen avser tillsyn, skötsel och felavhjälpande underhåll.
Nedanstående koder läggs in i anpassad checklista för förvaltningsobjektet.
Tillsyn och skötsel sker i samband med rondering.
Felavhjälpande underhåll sker vid behov och efter godkännande av uppdragsgivaren.
ALLMÄNT
Instruktioner, checklista, avvikelsehantering och rapportering
Fastighetsskötaren dokumenterar tillsyn och skötsel i checklista anpassad till förvaltningsobjektet. Instruktioner och checklistor anpassas för aktuellt uppdrag. Behov av
och förslag till underhållsåtgärder rapporteras till uppdragsgivaren.
UTEMILJÖ
Inhägnader och inpasseringsanordningar
Tillsyn av fast utrustning som inhägnader, inpasseringsanordningar, papperskorgar
och askkoppar kontrolleras så att de fungerar på avsett sätt.
Skyltar på tomt och fasader
Tillsyn att skyltar inte är skadade eller rubbade ur sitt läge.
BYGGNAD UTVÄNDIGT
Yttertak, skärmtak o d
Rapporterar till uppdragsgivaren om risk för nedfallande snö eller is föreligger.
www.cemi.se
sid 3 (9)
Takbrunnar, takrännor
 Takbrunnar, takrännor och silar på platta tak och inom givna säkerhetsföreskrifter rengörs.
 Lövbortagning, efter lövfällningsperiod, inom givna säkerhetsföreskrifter. Utförs under ordinarie ronderingstid.
Behövs rengöring göras utanför ordinarie ronderingstid debiteras detta enligt gällande á-prislista.
Fasader
Klotter noteras och rapporteras till uppdragsgivaren för beslut om eventuell åtgärd.
Entréer, portar, ytterdörrar mm
 Funktionskontroll av lås och dörrstängare.
 Smörjning av gångjärn och låsanordningar, justering av dörrstängare vid behov
 Skötsel av maskindrivna portar/dörrar ingår ej.
BYGGNAD INVÄNDIGT
Driftutrymmen
Avser undercentraler för fjärrvärme, fläktrum, centraler för elserviceledningar.
 Kontroll av lås och belysning.
 Kontroll av allmän ordning.
 Eventuellt behov av städning/bortforslingen utförs mot särskild ersättning.
Driftrum för installationssystem
 Kontroll av lås och belysning.
Avfallsrum
Avfallsrum för hushållssopor, grovsopor och återvinningsprodukter.
 Kontroll av lås och belysning.
 Löst liggande skräp på golv läggs i avsedda behållare.
Gemensamma utrymmen
Fri passage och allmän ordning i utrymningsvägar kontrolleras i samband med rondering.
Trapphus
Trapphusen ska ge ett välvårdat intryck. Avvikelse meddelas uppdragsgivaren.
www.cemi.se
sid 4 (9)
Namnbyte lägenhetsdörr och anslagstavla
Efter avrop från beställaren eller dennes ekonomiska förvaltare görs namnbyte på
lägenhetsdörr och anslagstavla i entré i samband med inflyttning.
Material debiteras separat.
Tvättstugor
Tillsyn av vatten- och avloppsanslutningar samt allmän ordning.
Eventuella avvikelser meddelas uppdragsgivaren.
Bostäder och kommersiella lokaler
Tillsyn och skötsel samt felavhjälpande underhåll.
 Felavhjälpande underhåll avropas enligt upprättad rutin av uppdragsgivaren.
Åtgärder i lägenheter och lokaler, som inte åligger föreningen, utföres mot särskild
ersättning och debiteras den boende eller hyresgäst.
VA, VVS, KYL OCH PROCESSMEDIESYSTEM
VA -, fjärrvärme -, fjärrkylnät m m i mark
Vattenledningsnät
 Tillsyn av serviceledningar och avstängningsanordning.
Dagvattennät
 Funktionen hos pumpar, givare och larmanordningar i avskiljare och pumpstationer kontrolleras.
 Brunnsgaller och silar kontrolleras och rensas.
 Kontroll att lock och galler för brunnar ligger på avsedd plats.
Grundvattennät
Funktionen hos grundvattenpumpar, givare och larmanordningar Kontrolleras.
Tappvattensystem i byggnad
Tillsyn av tappvattensystemets tryck.
Cirkulationspumpar för tappvarmvatten
Tillsyn av cirkulationspumpar för tappvarmvatten med avseende på funktion, lagertäthet och lagerljud.
Reglerutrustning för tappvarmvatten
Tillsyn av reglerutrustning för tappvarmvatten med avseende på att avläst är-värde
motsvaras av på reglercentralen inställt börvärde.
www.cemi.se
sid 5 (9)
Kontroll av tryckstegringspumpar
Tillsyn av tryckstegringspumpar till tappkallvatten.
Rörledningar för tappvatten skall kontrolleras
Tillsyn av synliga rörledningar för tappvatten.
Tappvattensystem skall stängas av och tappas ur
Efter avrop via mail till Cemis ansvarige förvaltare från uppdragsgivaren ombesörjer
Cemi att stänga de delar av tappvattensystemet som kan utsättas för frysrisk, t ex
ledningar i kalla utrymmen och i mark samt ledningar till vattenutkastare.
När frysrisk inte längre föreligger på våren skall de öppnas de avstängda enheterna
åter.
Detta förutsätter att uppdragsgivaren överlämnar en förteckning på de tappställen
där frysrisk kan förekomma.
Avloppsvattensystem i byggnad
Avloppsledningar skall kontrolleras
Synliga avloppsledningar kontrolleras med avseende på läckage och infästning i
byggnadskonstruktion.
Värmesystem i byggnad
Radiatorer i allmänna utrymmen
Kontroll av täthet och att de avger värme under värmesäsong.
Ompackning av läckande radiatorventiler utförs mot särskild ersättning.
Driftdator
Vid förekomst av driftdator kontrolleras larm, är- och börvärden.
Primärsida värmebärartemperatur i tillopps- och returledning
Tillsyn av värmebärartemperatur i tillopps- och returledningar under uppvärmningssäsongen.
Primärsida styrventilernas täthet
Styrventilernas täthet kontrolleras.
Primärsida läckage från avstängningsventiler
Läckage från avstängningsventiler kontrolleras..
Sekundärsida styr- och reglerfunktioner
 Styr- och reglerfunktionerna kontrolleras.
 Cirkulationspumpar för värmesystemet kontrolleras med avseende på funktwww.cemi.se
sid 6 (9)
ion, täthet i packboxar samt ev. lagerljud.
Sekundärsida Expansionskärls täthet och funktion
 Tillsyn av täthet och funktion.
Sekundärsida Ledningar för värmevatten
Tillsyn av synliga ledningar för värmevatten med avseende på upphängning, täthet
och isolering.
Sekundärsida Vattennivå och tryck i systemet
Tillsyn av vattennivå och tryck i systemet och vatten fylls på vid behov.
Funktion givare, mätare, styr- och övervakningsutrustning
Tillsyn av funktionen hos givare, mätare och styr- och övervakningsutrustning i värmedistributionssystemet.
Ventilers, temperaturmätares, pumpars funktion
Tillsyn och skötsel av ventilers, temperaturmätares och pumpars funktion.
Röranslutningar i shuntgrupp
Tillsyn av röranslutningar i shuntgrupp.
Röranslutningar
Tillsyn av rörliga röranslutningar.
Anordningar för tryckhållning
Tillsyn och skötsel av anordningar för tryckhållning (pumpar eller kompressorer).
Luftbehandlingssystem
Tillsyn och skötsel av luftbehandlingssystemet utförs enligt erhållna driftinstruktioner.
Frånluftsventilation
Tillsyn och skötsel av luftbehandlingssystemet med motordriven frånluft utförs enligt
erhållna driftinstruktioner.
Luftfilter skall bytas eller rengöras
Vid förekomst av luftfilter byts eller rengöres dessa två gånger på år eller vid behov.
Arbete och material utförs mot särskild ersättning.
Hjul, motor, rem, kåpa och anslutningsdetaljer
www.cemi.se
sid 7 (9)
Fläkthjul, fläktmotor, drivrem, fläktkåpa och anslutningsdetaljer kontrolleras.
Lagerljud från fläkt, motorer och kilrep
Lagerljud från fläktar, fläktmotorer och kilrepsspänningar kontrolleras.
Spjälls stängnings- och öppningsfunktion
Tillsyn och justering av spjälls stängnings- och öppningsfunktion.
ELSYSTEM
Driftrum/elcentral
Elcentraler i allmänna utrymmen ronderas och fylls i förekommande fall på
med säkringar.
Belysning i gemensamma utrymmen, entréer, trapphus, källare, vind, cykel- och barnvagnsrum, garage, driftutrymmen och dylikt
 Glödlampor, lysrör, lysrörslampor och tändare, på höjder upp till 3
meter, byts vid rondering.
 Trasiga armaturer byts ut och debiteras separat.
 Tillsyn av nödbelysning i trapphus och hissar i samband med
rondering.
Belysning utomhus inkl. entré-, nummer- och skyltbelysning
 Tillsyn under perioden november – mars.
 Glödlampor, lysrör, lysrörslampor och tändare byts vid rondering.
 Trasiga armaturer byts ut och debiteras separat.
Lampbyten utförs på höjder upp till 3 meter ovan mark. Arbeten som av
säkerhetsskäl kräver skylift eller extra personal utförs efter beställning av
styrelsen mot särskild ersättning.
TELE- OCH DATASYSTEM
System för entré- och passerkontroll
Kodlås förses med ny kod i samband med rondering.
Frekvens: 1 gång per år eller vid behov efter beställning från uppdragsgivaren.
STYR- OCH ÖVERVAKNINGSSYSTEM
Tillsyn utförs enligt anläggningens driftinstruktioner. Förutsätter att det finns korrekta driftinstruktioner.
www.cemi.se
sid 8 (9)
RÄTTELSE OCH KLAGOMÅLSHANTERING
Hur Cemi arbetar för att bli bättre – Tillsammans med Uppdragsgivaren
Relationen mellan en bostadsrättsförening och leverantören prövas emellanåt av
olika utmaningar. Med rätt inställning och med samma grundsyn på leverensen erbjuder dessa utmaningar bra tillfällen till lärande och utveckling. Några av de situationer som erfarenhetsmässigt testar relationen är:
 Leveransen fungerar inte, till synes enkla saker åtgärdas inte.
 En underentreprenör har inte levererat enligt beställning.
 Förvaltningen dras med för långa svars- och leveranstider.
Inom Cemi har vi valt att se alla utmaningar i våra kundrelationer som möjligheter att
bli bättre och stärka vår leverens till våra kunder. Viktigt i situationer som kräver extra uppmärksamhet är att Cemis ansvarige förvaltare kontaktas så snart som möjligt.
www.cemi.se
sid 9 (9)