Protokoll fört vid koloniföreningen Brytstugans Årsmöte den 15 februari 2013 Plats Ringstorps fritidsgård Kurirgatan 1 Tid kl 10 Antal närvarande 82 st fördelat på 61 kolonier =antal röstberättigade 61 st 01 Mötets öppnande Ordförande Gun Bjelkholm öppnade Årsmötet och hälsade alla välkomna. 02 Godkännande av kallelse Kallelse, dagordning, verksamhetsberättelse samt budgetförslag skickades ut till samtliga medlemmar den 29 januari 2013. Mötet godkände kallelsen. 03 Fastställande av dagordning Föreslagen dagordning godkändes. 04 Val av ordförande att leda dagens förhandlingar samt sekreterare vid Årsmötet Styrelsen föreslår vice ordförande Jan Söderberg som mötesordförande. Mötet godkände förslaget. Till sekreterare valdes Ewa Wikner. 05 Val av justerare samt rösträknare Peter Hammarstig koloni126 samt Bengt Tallinger koloni 107 06 Föredragande av verksamhetsberättelsen Ordförande gick kort igenom verksamhetsberättelsen. Resultat och balansräkning är inte färdigställd. Mötet godkände verksamhetsberättelsen 07 Ekonomisk berättelse samt revisorernas utlåtande Revisionsberättelsen uppdelad i två delar. Den första sträcker sig från 1 jan 2012 till och med 21 november 2012. Den andra delen från 22 november till 31 december 2012. Anledningen till uppdelningen beror på att kassören lämnade styrelsen på egen begäran och med omedelbar verkan. Revisionsberättelsen delades ut till de närvarande. Förslag från revisorerna till styrelsen är att en utomstående redovisningsbyrå sköter bokföringen fram till att ny kassör kan väljas. Kravet på en ny kassör är att kunna arbeta i bokföringsprogrammet Visma. Resultatet presenteras på Sommarmötet och fram till dess fortgår revisorernas arbete. Koloni 4 krävde att resultat och balans skall redovisas senast under mars månad och inte vid Sommarmötet. Beräknat överskott 54.062 kr Den avgångne kassören begärde ordet och förklarade att siffrorna inte stämmer. Vid sammanställningen till Sommarmötet 2012 beräknade kassören en förlust den 31 mars 2013. Kassören meddelar också att allt material lämnats till styrelsen, samt lösenord till programvaran, men att ny användare måste registreras samt att styrelsen hade kunnat be om 08 09 10 11 hjälp. Koloni 4 ifrågasätter hela förfarandet och menade att styrelsen omedelbart den 22 november skulle aktiverat valberedningen för att hitta en kassör som kunde färdigställa årsbokslutet. Efter framförda åsikter godkände mötet den ekonomiska berättelsen och revisorernas utlåtande. Beviljande av ansvarsfrihet under verksamhetsåret 2012 Mötet beviljade styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2012. Förslag till budget 2013 Stora posten är Mark och bygg på 150.000 kr som avser underhåll av byggnader och mark. Den föreslagna budgeten kräver en höjning av arrendet med 50 öre kvm. Förslaget godkändes. Beslut om budget Mötet ifrågasatte posten Mark och bygg på 150.000 kr och ville ha den specificerad. Underlaget för budgeten är framtaget i samarbete med områdesansvarig. Eftersom styrelsen och områdesansvarig fick besked om att det saknades pengar utfördes enbart nödvändigt underhållsarbete under 2012 som t ex gräsklippning och akuta lagningar. Specificerade arbeten finns i den bifogade rapporten från områdesansvarig. Där ingår bl a byte av vindskivor, fönster och dörrar på klubbstugan. Återplantering av häckarna vid körgrind tre. Målning av stora förrådet. Budgeten för Mark och bygg är tänkt att räcka över en längre period. I områdesansvarigs rapport nämns också att styrelsen lägger en motion i samband med att fönstren skall bytas i klubbstugan. Mötet krävde att motionen som styrelsen ämnar lägga skall läsas upp innan beslut om budget kan fattas. Motion från styrelsen är uppdelad i tre etapper. Etapp 1 innefattar byte av fönster, dörrar och vindskivor på klubbstugan och i samband med detta bygga ett mindre styrelserum. Denna fråga har varit uppe ett flertal gånger. Styrelsen är i stort behov av ett avskilt rum för sammanträden, förvaring av arkivmaterial mm. Etapp 2 ombyggnad av toaletter till tre gemensamma toaletter varav en skall vara handikappanpassad. Etapp 3 spolanläggning för kemtoaletter samt tvättstuga. Motioner om detta har funnits sedan 2007 och är beslutade om att gå vidare med. Efter uppläsning av motionen kunde mötet inte enas om ett beslut för eller emot eftersom styrelsen inte kan specificera exakt hur de 150.000 kr kommer att disponeras dvs material och inhyrd utrustning. Ordförande begärde därför röstning. Röstning utföll 34 ja röster och 20 nej röster. Mötesbeslut om att budgeten godkändes. Val Ordförande på två år avgående Gun Bjelkholm. Omval av Gun Bjelkholm. Kassör, fyllnadsval på ett år, avgående Inger Wittfjord. Nyval av Zihno 12 13 Zekovic som ordinarie ledamot. Sekreterare, fyllnadsval på ett år, avgående Ewa Wikner. Omval av Ewa Wikner Två ordinarie ledamöter på två år, avgående Ingemar Nilsson och Jan Söderberg. Omval av Jan Söderberg nyval av Lars (Walle)Holmberg. Två suppleanter på ett år, avgående Morgan Ahlgren. Omval av Morgan Ahlgren samt nyval av Peter Mårtensson. Två revisorer på ett år avgående, Hans-‐Åke Hansson och Peter André. Omval av Hans-‐Åke Hansson nyval av Finn Nielsen. En revisorssuppleant, avgående Finn Nielsen. Nyval av Eldana Selmanovic. Styrelsen bad mötet om att få utse ordinarie ledamot samt suppleant till Samorganisationen. Mötet godkände styrelsens begäran. Valberedning helst tre ledamöter, avgående Christian Johansen och Peter André. Omval av Christian Johansen och nyval av Eva Pålsson. Inkomna motioner Inga motioner har inkommit förutom den motion som styrelsen lämnat. Se punkt 10. Ordet fritt Information av sekreteraren angående ett projekt som Skattemyndigheten har startat. Projektet går ut på att styrelsen skall lämna uppgifter på vilka kolonister som sålt stugor under 2011 och 2012. Styrelsen har svarat att föreningarnas styrelser enbart förmedlar arrenden som är knutet till ett medlemskap i föreningen. Styrelsen ser aldrig ett köpekontrakt rörande priser på stugor och föreningens avtal med kommunen omöjliggör en försäljning av nyttjanderätten. Skattemyndighetens frågeställning samt föreningens sva kommer att läggas ut på hemsidan. Nöjeskommitténs program läggs under sista veckan i februari. Klart är tipsrunda och Midsommarfirande. Ett samarbete med Tornet pågår. Alla som har idéer är välkomna såväl som nya i Nöjeskommittén. Kontakta ordförande. Information av Jan Söderberg angående ettans parkering. Under våren kommer vägen till Tornet att breddas och två meter av Brytstugans gräsmatta kommer att tas i anspråk. Föreningen får nytt staket, ny sopstation med infart från matargatan till Tornet, samt ett antal nya parkeringsplatser. De översta parkeringsplatserna kommer att övertas av Tornet. Dessa kommer att separeras från Brytstugan med staket. Ytterligare frågor om parkeringsplatsen besvaras av Jan Söderberg. Styrelsen passade på att avtacka Ingemar Nilsson efter ett långt och träget arbete. Blommor och en liten överraskning överlämnades av ordförande.