Pixbo Vägförening ga:2 Organisationsnummer 852000-3123 Protokoll för Pixbo Vägförenings ordinarie föreningsstämma 2012 Tid 19 mars 2012 klockan 19.00 Plats Pixbo Montessori Skola (vid järnvägsviadukten, bottenvåningen) Närvarolista upprättas. (bilaga 1) Dagordning §1 Stämmans öppnande och godkännande av dagordning Föreningens ordförande hälsar alla välkomna och förklarar mötet öppnad. Den föreslagna dagordningen godkänns. §2 Val av ordförande för stämman Lars Brive väljs till mötesordförande §3 Val av sekreterare för stämman Olavi Paldán väljs till mötessekreterare §4 Val av två justeringsmän Till justeringsmän för mötet väljs Michael McMahon (Ängsvägen 20) Juris Purens (Kullavägen 15) §5 Fråga om kallelsen till föreningsstämman behörigen har skett Kallelse distribuerades till vägföreningens medlemmarna 3 Mars samt gjordes allmänt tillgänglig i Härryda kommuns reception den 29 Februari och på föreningens hemsida www.pixbo-vf.se. Materialet som fanns tillgänglig på kommunkontoret samt på hemsidan var: 1) Kallelsen & dagordningen 2) Verksamhetsberättelsen 3) Revisionsberättelsen 4) Resultat/balansräkningen 5) Budget förslaget 2011 6) Debiteringslängden, endast på kommunens reception Mötet godkänner kallelsen till föreningsstämman §6 Styrelsens och revisorernas berättelse Mötes ordförande presenterade verksamhetsberättelsen för 2011 år (se bilaga 2). 1 Pixbo Vägförening ga:2 Organisationsnummer 852000-3123 Föreningens revisor Philip Hillard läste upp revisorernas berättelse (bilaga 2). § 7 Frågan om ansvarsfrihet för styrelsen Mötet beslutade ge styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2011. § 8 Framställningar från styrelsen och motioner från medlemmarna. Då inga motioner inkommit till årsstämman fanns det inget att avhandla § 9 Ersättning till styrelsen och revisorerna Styrelsens förslag: Ordförande arvode 10 000 sek Resterande budgeterade belopp får styrelsen disponera enligt eget beslut. Arvode till revisorer 1000 sek vardera (separat budget post). Årsstämman beslutar att bifalla styrelsens förslag. § 10 Styrelsens förslag på budget och underhållsplan samt debiteringslängden. a) Presentation och fastställande utgifts- och inkomstat. Elin Carlsson-Ahlberg presenterade budgetförslaget (bilaga 5) med tillhörande utdebiteringsförslag samt debiteringslängd. Mötet beslutar godkänna styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat. . Mötet beslutade också att ge styrelsen tillstånd att förflytta pengar mellan budget posterna. b) Presentation och fastställande debiteringslängden och betalningsdag. Mötesordförande presenterar och visar upp debiteringslängden. Mötet beslutar att bifalla styrelsens förslag till utdebitering samt sista betalningsdag enligt nedan Utdebitering 1800 kr per andel Sista betalningsdag 2012-04-30 § 11 Val av styrelseledamöter a) Val av styrelseledamöter. Valberedningen föreslår följande val av styrelse ledamöter: Michael McMahon (Ängsvägen) (Väljs på 2 år) Elin Carlsson (Tjäderstigen) (Väljs på 1 år) Sven Ingwar Winberg (Kullavägen) (Väljs på 2 år) Thomas Elebring (Kullavägen) (Väljs på 2 år) b) Val av styrelseordförande på ett år Till föreningens ordförande väljs Michael McMahon (väljs på 1 år) c) Val av styrelsesuppleanter på ett år Tills styrelsesuppleanter väljs Suppleant 1 Lars Brive, Björnvägen) (väljs på 1 år) Suppleant 2 Peter Johansson (Sågvägen) (väljs på 1 år) 2 Pixbo Vägförening ga:2 Organisationsnummer 852000-3123 Styrelsen för Pixbo vägförening består alltså av följande personer Ordförande Michael McMahon Ängsvägen 20 (Vald på 1 år som ordförande) Michael McMahon Ängsvägen 20 (Vald på 2 år) Elin Carlsson Ahlbeck Tjäderstigen 15 (Vald på 1 år) Olavi Paldan Ängsvägen 3 (Återstår 1 år av ordinarie period) Tomas Elebring Heymansväg 4B (vald på 2 år) Sven-Ingvar Winberg Herrgårdvägen 16 (vald på 2 år) Björnvägen (Vald på 1 år) Sågvägen (Vald på 1 år) Övriga Styrelseledamöter Styrelse suppleanter Suppleant 1 Lars Brive Suppleant 2 Peter Johansson Adjungerad styrelseledamot till adjungerad styrelseledamot 1utses till stöd gällande praktiska frågor och i dialog med kommunen Anders Huvstig § 12 Roger Moberg Ängsvägen Stig Adamsson Solvägen 6, 438 34 Landvetter Val av revisorer och revisorsuppleanter Till revisor väljs Stefan Carlsson (väljs på 1 år) Till revisorssuppleant väljs Gunnar Granberg (väljs på 1 år) Karin Nilsson (Väljs på 1 år) Revisorer för föreningen är alltså Philip Hillard Björnvägen 6 (Återstår 1 år av ordinarie valperiod) Stefan Carlsson Kullavägen 10 B (Väljs på 1 år) Revisorssuppleanter Karin Nilsson Ängsvägen (Återstår 1 år av ordinarie valperiod) Gunnar Granberg Tjäderstigen ? (Vald på 1 år) 1 Biträdande ledamot 3 Pixbo Vägförening ga:2 Organisationsnummer § 13 852000-3123 Val av valberedning Till valberednings väljs § 14 Christine Bjärkby Kullavägen 18 A (väljs på 1 år) Reino Wikström Kullavägen 3 B (väljs på 1 år) Information om kommunens eventuella övertagande av vägföreningens vägar. Mötesordförande berättade om vägföreningens arbete och kontakter med kommunen avseende kommunens planerade övertagande av Pixbo vägföreningens vägar. Styrelsens ståndpunkt i diskussionerna har varit att vägföreningen skall hållas intakt under hela processen för att göra det möjligt att driva föreningen med krympande medlems antal och ekonomi, Tyvärr har vi inte fått gehör för detta från kommunen. Vidare beskrevs kommunens plan på att ge riktad stöd till vägföreningar för att höja standarden på föreningens vägar inför kommunalt övertagande. a) Stämman gav styrelsen till uppdrag att sammanställa utförda åtgärder som bekostats, detta som underlag vid diskussioner med kommunen. b) Stämman gav styrelsen till uppdrag att sammanställa en mall som medlemmarna kan använda när man framför synpunkter till kommunen. Mallen skall delas ut tillsammans med inbetalnings avi för vägföreningsavgift. c) Stämman gav styrelsen uppdrag att sammanställa synpunkterna som framfördes i samband med informationsmöte med kommunen i Januari. § 15 Övriga frågor a) Peter Johanson Frågade vem är ansvarig för vägbelysningen och stolparna. Svar: Vem som är ansvarig beror på var man bör vissa vägar är det Mölndals energi vissa andra delar ansvaras av Härryda energi. Det kan också vara olika ägare till stolpen den som levererar elen. Men det är inte vägföreningen på någon väg. b) Krister Trane Informerade att dräneringen på Vällsjövägen fungerar inte utan det samlas mycket vatten med fara för trafik olyckor. Svar; Styrelsen kommer att undersöka problemet. och återkommer med åtgärdsplan c) Krister Trane Berättade att vägbulorna på Vällsjövägen behöver underhåll. Svar: Styrelsen undersöker. d) Tomas Elebring Frågade vem ansvarar för underhålla av vägdiken. Svar: Det generella svaret troligen är ansvaret vägföreningens för att säkerställa dräneringen av vägen. Dräneringen av vägen är specifikt utpekat av kommunen som ett område som avgör vägens standard vid kommunalt övertagande. e) Mickael McMahon Berättade att kantstenen på Ängsvägen är trasig. Svar: Roger har ringt och informerat kommunen. 4 Pixbo Vägförening ga:2 Organisationsnummer 852000-3123 Bilaga 1 (Närvarolista) 6 Pixbo Vägförening ga:2 Organisationsnummer 852000-3123 7 Pixbo Vägförening ga:2 Organisationsnummer 852000-3123 Bilaga 2 (Verksamhetsberättelse) 8 Pixbo Vägförening ga:2 Organisationsnummer 852000-3123 9 Pixbo Vägförening ga:2 Organisationsnummer 852000-3123 Bilaga 3 (Revisionsberättelse) 10 Pixbo Vägförening ga:2 Organisationsnummer 852000-3123 Bilaga 4 (Balansräkning) Pixbo vägförening 2011-12-31 Organisationsnummer 852000-3123 Budget Utfall 2011-01-01- 2011-01-012011-12-31 2011-12-31 Resultaträkning Intäkter Medlemsavgifter Ränteintäkter Övriga intäkter Ianspråktagande av underhållsfond Summa intäkter: Kostnader Sommarunderhåll/beläggningsarbeten Vinterunderhåll (plogning o halkbekämpning) Styrelsearvoden Revisorsarvoden Sociala avgifter Övriga omkostnader Avsättning underhållsfond Summa kostnader: Årets resultat: Utfall 2010-01-01 2010-12-31 Not 1 2 351 000 3 000 0 20 000 374 000 351 610 6 734 1 633 90 000 449 977 282 517 819 0 0 283 336 -128 000 -258 887 -12 204 -145 000 -50 000 -2 000 -16 000 -23 000 -10 000 -374 000 -147 351 -50 000 -2 216 -10 046 -24 962 -10 000 -503 462 -144 864 -43 700 -3 000 -12 712 -21 431 -20 000 -257 911 0 -53 485 25 425 2011-01-01- 2010-01-012011-12-31 2010-12-31 Balansräkning Tillgångar Omsättningstillgångar Interimsfordringar Bank Summa tillgångar: 1 633 55 735 57 368 0 191 445 191 445 Skulder och eget kapital Kortfristiga skulder Interimsskulder Skattekonto Summa kortfristiga skulder: -3 500 -38 818 -42 318 -5 040 -37 870 -42 910 Eget kapital Underhållsfond Balanserad behållning Summa eget kapital: -10 000 -5 050 -15 050 -90 000 -58 535 -148 535 Summa skulder och eget kapital: -57 368 -191 445 11 Pixbo Vägförening ga:2 Organisationsnummer 852000-3123 Not 1. Revisorsarvoden Avseende 2011 Bortboknng avseende tidigare år Summa: -2 000 -216 -2 216 2. Övriga omkostnader Konsultarvode Stig Adamsson Hemsida och övriga datakostnader Avgift Riksförbundet Enskilda Vägar, REV Deltagande REVs årsstämma inkl transport Bankkostnader Lantmäteriet Vägkonor Mötesomkostnader Bilersättning Utskick Summa: -13 120 -1 474 -628 -3 496 -777 -422 -1 070 -291 -1 408 -2 276 -24 962 12 Pixbo Vägförening ga:2 Organisationsnummer 852000-3123 Bilaga 5 (Budget förslag) Förslag till budget 2012 för Pixbo vägförening Organisationsnummer 852000-3123 Budgetförslag 2012 Inkomster Medlemsavgifter, utdebitering 1 800 kr/andel (197 st) Räntor Ianspråktagande av eget kapital eller fond Summa: Utgifter Barmarksunderhåll, beläggningar Vintervägsunderhåll* Styrelsearvoden Revisionsarvoden Sociala avgifter Diverse omkostnader Avsättning till fond Summa: Resultat: 355 000 7 000 0 362 000 -130 000 -100 000 -50 000 -2 000 -15 000 -30 000 -35 000 -362 000 0 * Inkl Jouravgift, sand och flis, sopning, administration samt löpande timersättning 13