Serviceförvaltningen
Verksamhetsområde upphandling
PM
Dnr 3.3.3-168/2014-3.3.3-172/2014
Sida 1 (12)
2014-11-17
Tillämpningsanvisningar för ramavtal avseende
Persontransporter
Inledning
Dessa anvisningar syftar till att underlätta för er som beställer
persontransporter samt till att kort informera om vad som gäller
kring tjänstens utförande.
För att ta del av avtalen och fördjupa sig i vilka krav som ställs
såväl på leverantören som på stadens beställare m.m., hänvisas till
avtalsdatabasen på stadens intranät där samtliga avtalsunderlag
finns;
http://avtalsdatabas.stockholm.se/Pages/Apps/ProcurementService/
Search.aspx?id=30483&epslanguage=sv
I ”Avtalsbilaga 1-Förfrågningsunderlag” och dess kapitel 3
återfinns de krav som ställs på tjänstens utförande.
På www.samtrans.se och stadens egna ingång ”Stockholms stad”
återfinns också information kring persontransporter.
Omfattning
Ramavtal avseende persontransporter omfattar resor för personer
med funktionsnedsättning, från elever i grundskola till vuxna inom
daglig verksamhet och äldre inom dagverksamhet såväl inom staden
som över kommungränsen.
Avtal har tecknats med SAMTRANS Skol- och
Handikapptransporter Stockholm AB (Samtrans) inom följande fem
avtalsområden:
Serviceförvaltningen
Verksamhetsområde upphandling
Palmfeltsvägen 5
Box 7005
Telefon 08-508 11 852
Växel 08-508 11 000
Fax 08-508 11 443
E-post: [email protected]
www.stockholm.se

Avtalsområde 1 – Innerstaden
(Kungsholmen, Norrmalm, Södermalm, Östermalm)

Avtalsområde 2 – Nordväst
(Bromma, Hässelby-Vällingby, Spånga-Tensta, RinkebyKista)

Avtalsområde 3 – Sydväst
PM
Dnr 3.3.3-168/2014 - 3.3.3172/2014
Sida 2 (12)


(Hägersten-Liljeholmen, Skärholmen, Älvsjö)
Avtalsområde 4 – Sydost
(Enskede-Årsta-Vantör, Fasta, Skarpnäck)
Avtalsområde 5 – Skolskjuts
(Utbildningsförvaltningen)
Avtalen gäller från 2014- 07-01 till och med 2016-06-30, med
möjlighet att förlänga avtalen ett plus ett år till, som längst till och
med 2018-06-30.
Persontransporter är som regel turbundna resor och resorna beställs
vanligtvis för en längre tidsperiod, såsom läsår/år. Transporterna
utförs med personbil eller specialfordon.
Samtrans har förbundit sig att under hela avtalsperioden
tillhandahålla persontransporter för samtliga resenärer inom staden,
så de kan inte neka köra någon av stadens resenärer.
Priser 14-07-01 – 15-06-30, gäller samtliga avtalsområden och
exklusive mervärdeskatt
Fel! Ingen text med angivet format i
dokumentet.
Utförande/tjänst
Pris/km
Framkörningsavgift
(inkl. en resenär)
Tillägg per resenär
(utöver en resenär)
Medföljning till/från
bostad/enhet
Tillägg för väntetid
utöver 5 minuter, vid
extraordinära
händelser
Trappklättrare
Dubbelbemanning
Liggande transport
Beslut om
ensamåkning
Tillägg för resa som
påbörjas utöver
ordinarie tid (mån-fre
18.30-06.00 samt lör
och sön).
Personbil
11,38 kr
Specialfordon
12,80 kr
91,04 kr
170,70 kr
34,14 kr
34,14 kr
17,07 kr
17,07 kr
11,38 kr per
påbörjad fem
minuters period
170 kr
500 kr
750 kr
12,80 kr per
påbörjad fem
minuters period
170 kr
500 kr
750 kr
150 kr
150 kr
15 %
15 %
PM
Dnr 3.3.3-168/2014 - 3.3.3172/2014
Sida 3 (12)
Pris/km = Taxa för varje km fordonet kör
Framkörningsavgift (inkl. en resenär) = startavgift vid första
hämtningsadressen. En resenär i fordonet ingår i
framkörningsavgiften.
Tillägg per resenär (utöver en resenär) = ett belopp som Samtrans
får för varje person, utöver den första resenären, som kliver in i
fordonet. Detta är ett samåkningspris som ger en morot till
samplanering och miljövinster.
Det finns fyra olika sätt för hämtning/överlämning av en resenär:
1) Hand till hand vid bildörren
2) Lämnas själv vid bildörren (Ok lämnas ensam)
3) Medföljning, hand till hand i hemmet (Medföljning)
4) Medföljning, lämnas ensam i hemmet (Medföljning + OK
lämnas ensam)
För skolskjutselever är det nr 1 som gäller och eventuellt nr 2 om
eleven ska börja träna på att klara sig själv. Medföljning är inte
aktuellt för skolornas del då det enligt stadens skolskjutsanvisningar
är vårdnadshavarens och skolans ansvar att möta upp/följa eleven
till fordonet.
Medföljning till/från bostad/enhet = resenären har behov av att
föraren hämtar/följer med och lämnar resenären i
hemmet/verksamheten. Detta måste då tydligt anges i
beställningsblanketten, annars utförs inte medföljning. Medföljning
är inte aktuellt för skolornas del då det enligt stadens
skolskjutsanvisningar är vårdnadshavarens och skolans ansvar att
möta upp/följa eleven till fordonet.
Medgivande att lämna resenären ensam, utan hand till hand
- Att lämna resenär ensam vid fordonet (på trottoaren) nr 2 ovan
I beställningen ska beställaren kryssa Ja i rutan ”OK att lämna
resenären ensam” om resenären kan lämnas av föraren utan att
någon tar emot (dvs. kräver inte hand till hand överlämning).
Det innebär att resenären lämnas vid fordonet (på trottoaren)
utan att någon tar emot.
Fel! Ingen text med angivet format i
dokumentet.
PM
Dnr 3.3.3-168/2014 - 3.3.3172/2014
Sida 4 (12)
- Att lämna resenär ensam i hemmet (inte vid fordonet/på
trottoaren) nr 4 ovan
I beställningen ska beställaren kryssa Ja i rutan ”OK att lämna
resenären ensam” och samtidigt kryssa i rutan ”Medf” i veckorutan.
Det innebär att föraren ska följa med resenären in till
hemmet/verksamheten men kan sedan lämna resenären utan att
någon tar emot resenären (dvs. kräver inte hand till hand
överlämning). Det kan vara fallet om en resenär kan lämnas ensam
hemma en kort stund till dess vårdnadshavare/närstående kommer
hem.
Tillägg för väntetid utöver 5 minuter, vid extraordinära händelser =
vid hämtning och lämning ingår att fordonet stannar i fem minuter
Om resenären vägrar lämna fordonet eller om mottagare till
resenären inte finns och fordonet tvingas stå kvar utöver 5 minuter
så utgår en ersättning för varje 5 minuters period därefter. T.ex. om
fordonet blir stående 15 minuter så debiteras för 10 minuter.
Trappklättrare = hjälpmedel för att förflytta en rullstol i trappor
Dubbelbemanning = resenären har behov av att någon extra person
från Samtrans åker med i bilen.T.ex. kan det röra sig om personer
som utan uppsikt spänner loss sig, förstör inredning, attackerar
förare.
Liggande transport = resenären har behov av liggande transport
eller behov av att lyftas såsom t.ex. nerför en trapp i hemmet (som
kräver specialutbildad personal).
Beslut om ensamåkning = resenären har ett beslut om att endast åka
ensam. Detta innebär att Samtrans förbjuds samplanera resenären
och går miste om samåkningsintäkten.
Tillägg för resa som påbörjas utöver ordinarie tid (mån-fre 18.3006.00 samt lör och sön) = resor som påbörjas efter ordinarie
arbetstid utgår en form av ob-ersättning för.
Beställning
Fel! Ingen text med angivet format i
dokumentet.
Beställning av persontransport ska göras direkt i Samtrans
kundwebb www.samtrans.se (sker direkt i bokningssystemet) eller
PM
Dnr 3.3.3-168/2014 - 3.3.3172/2014
Sida 5 (12)
på stadens egen beställningsblankett via e-post eller fax. Om
beställning sker i Samtrans kundwebb måste ni säkerställa att alla
delar av stadens beställningsblankett går att fylla i. Stockholms stad
har en egen ingång på Samtrans hemsida samt en egen
beställningsmeny i kundwebben. I kundwebben kan ni också se
planerade resor flera veckor framåt, statistik etc.
För praktisk beställning av persontransport – se stadens
beställningsblankett samt ”Instruktion för beställning”, som
återfinns i avtalsdatabasen alternativt på Samtrans hemsida.
Behörig beställare
Beställning av persontransport får endast göras av beställare inom
utbildningsförvaltningen och stadsdelsförvaltningarna. Om
Samtrans utför en resa som inte är beställd av beställare och som
inte heller godkänns i efterhand, utgår ingen ersättning till
Samtrans.
Observera att beställaren endast anger vid vilken tid resenären ska
vara på plats på verksamheten på morgonen och vid vilken tid
resenären ska hämtas på verksamheten på eftermiddag. Det vill
säga, verksamhetens tider styr och anhöriga kan inte påverka vid
vilken tid resenären lämnar hemmet på morgonen eller kommer
hem på eftermiddagen.
Tidsfrister för beställning
För turbundna resor för stadsdelarna (daglig verksamhet och
dagverksamhet) ska beställning och justeringar lämnas till Samtrans
senast tre arbetsdagar före önskad resdag. Vid akuta behov kan
resor beställas omgående.
Avseende utbildningsförvaltningen och skolskjuts ska:
- en grundbeställning per resenär som sträcker sig över en hel
termin eller läsår, lämnas till Samtrans senast sex veckor
innan höstterminens början
- justering av grundbeställningarna samt beställning av
tillkomna resenärer göras under terminens första två veckor
- tillfälliga förändringar i det fasta köruppdraget meddelas tre
arbetsdagar innan
- beställning av resor inför lov normalt göras två veckor innan
- beställning av enstaka resor eller för kortvarigare
tidsperioder, såsom till exempel vid praoperiod, normalt
göras senast tre arbetsdagar före önskad resdag
- vid akuta behov resor kunna beställas omgående
Fel! Ingen text med angivet format i
dokumentet.
PM
Dnr 3.3.3-168/2014 - 3.3.3172/2014
Sida 6 (12)
Vid lov och klämdagar gäller inte den ordinarie beställningen av
skolskjuts utan särskild lovbeställning måste göras. Samtrans
tillämpar Stockholms stads läsårsdata för lov- och klämdagar.
Studiedagar måste särskilt meddelas Samtrans. Detta gäller även för
fristående skolor inom staden.
För kommunala skolor och fristående skolor i andra kommuner så
gäller den aktuella kommunens läsårsdata avseende lov- och
klämdagar.
Samtrans beställningscentral, öppettider och kontaktvägar:
Måndag – fredag: 06:30-19:30
Lördag – söndag: 08:00 -19:30
Internet/
Kundwebb
www.samtrans.se
Personlig inloggning, dygnet runt.
Telefon
08-522 500 00
Med PIN-kod kan man avbeställa resor själv.
App/
minaresor.samtrans.se (internetadress i mobilen)
Smartphone Personlig inloggning, dygnet runt.
E-post
[email protected]
E-post klagomål: [email protected]
Fax
08-720 57 50
Avbeställning (permanent avslut av grundbeställning)
Avbeställning av persontransport får endast göras av beställare
inom utbildningsförvaltningen och stadsdelsförvaltningarna.
Avbeställning kan göras 24 timmar om dygnet via telefonnummer
(dagtid) och telefonsvarare (övrig tid), e-post, kundwebb och fax.
Maximal väntetid vid påringning får vara högst 5 minuter.
Resor som har beställts för en tidsperiod om minst en termin har en
uppsägningstid om tre arbetsdagar.
Avbokning och påbokning
Beställare får göra alla typer av av- och påbokningar (en tillfällig
förändring av en beställning). Föräldrar, enhetspersonal eller
Fel! Ingen text med angivet format i
dokumentet.
PM
Dnr 3.3.3-168/2014 - 3.3.3172/2014
Sida 7 (12)
kontaktpersoner får endast göra av- och påbokningar på grund av
sjukdom eller ledighet.
Av- och påbokning kan göras 24 timmar om dygnet via
telefonnummer (dagtid) och telefonsvarare (övrig tid), sms, e-post,
kundwebb och app. Maximal väntetid vid påringning får vara högst
5 minuter.
App för av- och påbokning
Beställare, föräldrar, närstående, verksamhetspersonal etc. kan
ladda ner en app för av- och påbokning. Detta för att underlätta och
snabbt kunna avboka och påboka resor. Inloggning till appen
beställs från Samtrans. Samma inloggning gäller också i
kundwebben. Läs mer om appen på www.samtrans.se/resor/minaresor
Resa som avbokas senast 45 minuter före planerad
hämtningstidpunkt ska inte debiteras. Resa som avbokas 0-45
minuter före planerad hämtningstidpunkt eller efter planerad
hämtningstidpunkt debiteras som om resan har utförts.
Om hämtningen blir en bomkörning ska returresan samma dag
automatiskt avbokas av Samtrans. Observera att om anhörig väljer
att själv föra resenären till verksamheten på morgonen (t.ex. till
följd av avsevärd försening) så måste Samtrans meddelas detta
(avboka morgonresan så det inte blir en onödig
kostnad/bomkörning) samt meddelas att resenären ska resa hem på
eftermiddagen med Samtrans. Annars avbokas hemresan
automatiskt. Att påboka hemresa i dessa fall kan både verksamhet
och anhörig göra.
Samplanering och ensamåkning
De skolelever som åker skolskjuts och där resorna är beställda av
utbildningsförvaltningen får endast samplaneras med andra elever.
Stadsdelsförvaltningarnas resenärer får samplaneras ihop. Samtrans
ska i sin samplanering ta hänsyn till resenärens individuella behov,
som framgår av beställningen.
Beställaren ska samverka med Samtrans kring samplaneringen och
ska då kunna påverka vilka personer som reser tillsammans.
Beställaren kan gärna lämna förslag på slingor till Samtrans.
Beställaren har rätt att begära ut slingorna från Samtrans.
Fel! Ingen text med angivet format i
dokumentet.
PM
Dnr 3.3.3-168/2014 - 3.3.3172/2014
Sida 8 (12)
Ensamåkning
Om en resenär inte kan samåka med andra krävs ett beslut om
ensamåkning och att beställaren kryssar i rutan Ja ”Beviljad
ensamåkning” i beställningsblanketten.
Kvalitet och utförande kring transporten och förseningar
Samtrans ska se till att resenärerna har en fast chaufför. Samtrans
ska, minst 14 dagar i förväg, informera beställare och resenär om
bestående förändringar av förare.
Föraren ska, efter överenskommelse, ringa 5 minuter före beställd
hämtningstid och meddela att bilen är på väg.
Vid vetskap om minst 10 minuters försening ska
resenär/mottagande verksamhet/annan företrädare för resenären
informeras, minst 10 minuter före beställd hämtningstidspunkt, om
förseningen samt meddelas när fordonet istället förväntas komma.
Föraren ska vänta minst 5 minuter efter överenskommen
hämtningstid. Har inte resenären anlänt efter 5 minuter ska
telefonkontakt alltid tas med resenär/vårdnadshavare/
verksamhetspersonal innan fordonet får lämna platsen. Om förare
inte får kontakt ska Samtrans kundtjänst lämna godkännande innan
föraren får lämna platsen.
Tiden i fordonet ska vara rimlig i förhållande till färdvägens längd.
Notera att Samtrans har en skyldighet att samplanera då detta är
möjligt, och att resenären då får acceptera en längre tids resa än om
man skulle ha åkt raka spåret ensam.
Se sidan 24 i Förfrågningsunderlaget för en detaljerad beskrivning
av samtliga krav som ställts på resans utförande.
Klagomål och avvikelser
Fel! Ingen text med angivet format i
dokumentet.
Om Samtrans och dess förare inte följer det som vi har avtalat ska
ni kontakta Samtrans och påtala detta (det räcker inte med att prata
med föraren). Både klagomål och avvikelser bör, men måste inte,
skickas till Samtrans skriftligen, [email protected]. Ange
datum, klockslag, händelse och namn på den ni varit i kontakt med
på Samtrans. Meddela Samtrans helst samma dag eller dagen därpå,
för att Samtrans ska kunna ta itu med frågan och snabbt rätta till vad
PM
Dnr 3.3.3-168/2014 - 3.3.3172/2014
Sida 9 (12)
som blivit fel. Man kan även meddela senare än så men det är inte
att föredra.
Allvarligare klagomål eller avvikelser ska också rapporteras direkt
till aktuell kontaktperson inom er förvaltning (se förteckning sista
sidan) samt eventuellt till ansvarig upphandlare/avtalsförvaltare på
serviceförvaltningen, Åsa Backholm.
Det är dem som möter persontransporterna dagligen samt
beställarna som har skyldigheten att påtala brister i tjänstens
utförande och fel i faktureringen.
Vite
Om Samtrans utför transporten på ett felaktigt sätt eller om
transporten avsevärt försenas eller helt uteblir har
beställare/vårdnadshavare/verksamhetspersonal etc. rätt att utföra
transporten med eget eller andras fordon. Dock måste man först
kontakta Samtrans och meddela detta. Samtrans betalar då
ersättning för dessa kostnader.
Om Samtrans inte utför transporten enligt ramavtalen, och bristen
beror på Samtrans, så har beställaren rätt till vite, mellan 2 000 kr 5 000 kr beroende på förseelse. Det rör sig då om fordonens
utrustning, hur föraren är klädd och uppför sig mot resenären samt
om föraren avviker från instruktionerna i beställningen, säkerheten i
bilarna kring fastspänning av hjälpmedel, olika trafikbrott och om
Samtrans inte meddelar när olyckor har hänt.
Se vidare i Avtalet och 26 § Vite.
Vite ska begäras av beställaren och krediteras beställande enhet vid
nästkommande fakturatillfälle. Meddela ansvarig avtalsförvaltare på
serviceförvaltningen, Åsa Backholm, om vitesgrundande situation
uppstår.
Fakturering och redovisning av utförda transporter
Samtrans har övergått till elektronisk fakturering, Svefaktura, vilket
gör att fakturorna ser ut på ett särskilt, begränsat sätt. För att
kontrollera vad varje resenär har kostat totalt så kan ni exportera
Svefakturan till excel och där sortera och filtrera såsom ni önskar.
Fel! Ingen text med angivet format i
dokumentet.
PM
Dnr 3.3.3-168/2014 - 3.3.3172/2014
Sida 10 (12)
Man måste då stå nere i själva rutmönstret när man väljer att
exportera till excel (inte överst i kontaktuppgifterna).
För att möjliggöra och säkerställa stadens ekonomiska kontroll
avseende utförda resor och dess debitering ska Samtrans en gång
per månad, till stadens kontaktpersoner (se lista längst bak i detta
dokument), skicka en sammanställning över samtliga utförda resor
inom staden. Denna information kommer sedan att vidarebefordras
inom respektive förvaltning, till personer som godkänner och
betalar Samtrans fakturor. (För vidare information, se s. 16 i
förfrågningsunderlaget).
Kontrollera beställning mot faktura för att säkerställa att betalning
endast sker för det som är beställt. Det är den fordonstyp som är
beställd som styr vilken taxa som gäller – om personbil är beställt
men Samtrans väljer att transportera i specialfordon på grund av
samåkning, ska ändå personbilstaxa debiteras.
Resa som avbokas senast 45 minuter före planerad
hämtningstidpunkt ska inte debiteras. Resa som avbokas 0-45
minuter före planerad hämtningstidpunkt eller efter planerad
hämtningstidpunkt får debiteras som om resan har utförts. Ingår
resenären som en del av en slinga får endast dennes andel av slingan
debiteras.
Vid dubbelbemanning ska kostnaden fördelas lika mellan de
resenärer som i aktuell samresa har beställt dubbelbemanning. Om
endast en resenär har beställt dubbelbemanning ska denne betala
hela kostnaden själv.
När flera resenärer reser tillsammans ska transportens
sammanslagna kostnad fördelas och debiteras procentuellt utifrån
respektive resenärs andel av transporten. Se exempel på nästa sida.
Fel! Ingen text med angivet format i
dokumentet.
PM
Dnr 3.3.3-168/2014 - 3.3.3172/2014
Sida 11 (12)
T.ex. A åker 10 km, B åker 5 km och C åker 3 km.
Framkörningsavgift och samåkningsavgift (tillägg per resenär)
delas, 33, 3 % mellan A, B och C. A betalar 100 % av kmkostnaden för de första 5 km 50 % av kommande 2 km och 33,3 %
av de sista 3 km. B betalar 50 % av sina första 2 km och 33,3 % av
sina 3 sista km. C betalar 33,3 % av sina 3 km.
A
B
C
Se vidare i Avtalet och 17 § ”Betalning” och 19 § ”Fakturakrav” för
detaljerad beskrivning över krav på fakturainformation m.m.
Frågor?
Har ni några frågor kring avtalet och dess tillämpning är ni
välkomna att kontakta ansvarig upphandlare på
serviceförvaltningen:
Åsa Backholm
e-post: [email protected]
tel. 508 11 852
Se nästa sida för förteckning över kontaktpersoner för detta
avtal inom respektive förvaltning, som ni i första hand ska
kontakta vid frågeställningar och reklamationer kring detta
avtal.
Fel! Ingen text med angivet format i
dokumentet.
PM
Dnr 3.3.3-168/2014 - 3.3.3172/2014
Sida 12 (12)
Kontaktpersoner för persontransporter inom respektive
förvaltning:
Förvaltning
Kungsholmen
Norrmalm
Södermalm
Östermalm
Bromma
Hässelby-Vällingby
Spånga-Tensta
Rinkeby-Kista
HägerstenLiljeholmen
Skärholmen
Älvsjö
Enskede-ÅrstaVantör
Enskede-ÅrstaVantör
Farsta
Farsta
Skarpnäck
Utbildningsförvaltningen
Utbildningsförvaltningen
Utbildningsförvaltningen
Fel! Ingen text med angivet format i
dokumentet.
Namn
Erik Andersson Vidalve - funk
Helena Stridfeldt – ä.o
Vivianne Sterner
Annelie Unosson-Weis–ä.o.
Hanna Jakhammer - funk
Berit Jansson – ä.o.
Gisela-Palm-Lamerstedt-funk
Nina Grönblad – ä.o.
Ann Lavin - funk
Helene Söderberg – ä.o.
Marie Nilsson - funk
Linda Höök – ä.o.
Elisabeth Jonsson - controller
Faniel Zerai – controller
Mejladress
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Karin Manneteg - administratör
Robin Rahman - ekonom
Leena Andersson (funk)
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Åsa Munkestam - funk
[email protected]
Liselott Montgomery – ä.o.
Kristina Eriksson
Annika Danielsson – ä.o.
Bengt Staaf – controller
Ulla Ronkainen – kommunala
grundskolor
Pia Marin – kommunala
gymnasieskolor
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Planerings- och resursenheten fristående skolor och
kommunala skolor i andra
kommuner
[email protected]
[email protected]
[email protected]