Powerpoint-utbildning
Tim Högnelid 110920
Byt till engelska ppt så att vi alla pratar samma språk!
• 
Use the English version of PowerPoint!
• 
Switch to English:
Start/All programs/Microsoft Office/Microsoft Office
Tools/Language Settings
2012-03-28
PPT-träning UE
2
Två typer av PPT – viktigt att tänka på vad du vill
använda den för
•  Rapporter
–  Mer text
–  Mer informativa
–  “köttiga”
•  Presentationer
–  Luftigare
–  Budskap snarare än info
–  Sammanfattande
2012-03-28
PPT-träning UE
3
Dagens agenda
2012-03-28
1
Grundläggande text och layout
2
Grafiska element
3
Slutföra presentationen
4
Tips & tricks
PPT-träning UE
4
Basic shapes and formatting
• 
Shapes and tools to alter colors, outlines etc are found in the menu ”Drawing”
2012-03-28
PPT-träning UE
5
Några knappfunktioner
•  Shift = håller formen / markera grupper
•  Alt = duplicerar
•  Ctrl/cmd = markera enskilda
2012-03-28
PPT-träning UE
6
Text boxes (1/2)
• 
• 
Always write text in a shape – do not add a text box on top!
Adjust the text by right-clicking on the shape → Format AutoShape → Text Box
2012-03-28
PPT-träning UE
7
Text boxes (2/2)
UE 2011 + Always write text in a shape – do not add a text box on top! Fortsä<er skriva så här så utökas rutan + 2012-03-28
•  Wrap text in Shape
Ø  Resize Shape to fit text
PPT-träning UE
→ → UE 2011 Always write text in a shape – do not add a text box on top! 8
Adding bullets to a text box
Bullets 2012-‐03-‐28 • 
• 
• 
• 
• 
Start by placing a text box
Choose the Bullets button
Choose bullet type (Use the EY standard in all cases applicable!)
Start by adding the text. Make sure there is NO space!
Go to the Ruler and drag the lower arrow to move the start of the text.
Drag the upper arrow to move the bullets. Drag the square for both.
PPT-‐träning UE 9 Adding connectors
• 
• 
• 
Via ”Home” → ”Drawing” you can create connectors between shapes
If a shape with a connector is moved, the connector will follow
If a connected shape is removed the connector will remain
2012-03-28
PPT-träning UE
10
Align and distribute objects
• 
Use “Arrange” in the Format toolbox in order to align objects to each other
–  Align
–  Distribute
2012-03-28
PPT-träning UE
11
Group objects
• 
Use ”Group” to group objects. It is found under ”Arrange” in the ”Format” toolbox
–  Mark all objects that you want to group / ungroup / regroup
–  Press
or
to group / ungroup
–  Another possibility is to right-click
2012-03-28
PPT-träning UE
12
Copy/Paste objects
• 
Use Ctrl+C and Ctrl+V
Or…
• 
Ctrl+Shift+drag (To copy in the same height or width)
To arrange objects
• 
Use ”Arrange” to sort objects. It is found under ”Drawing” in the tool box ”Home”…
• 
…Or mark the object, right-click and choose ”Bring to Front” or ”Send to back”
Dagens agenda
2012-03-28
1
Grundläggande text och layout
2
Grafiska element
3
Slutföra presentationen
4
Tips & tricks
PPT-träning UE
15
En kolumn
•  Text nivå 1 – Arial 16 pt
–  Text nivå 2 – Arial 14 pt
•  Text nivå 3 – Arial 12 pt
En textbox
En textbox
•  Text nivå 1 – Arial 16 pt
–  Text nivå 2 – Arial 14 pt
•  Text nivå 3 – Arial 12 pt
Callouts
Textbox
•  Text nivå 1 – Arial 16 pt
–  Text nivå 2 – Arial 14 pt
•  Text nivå 3 – Arial 12 pt
► 
Text nivå 1 – Arial 16 pt ► 
Textbox
Text nivå 2 – Arial 14 pt ► 
Textbox
► 
Text nivå 3 – Arial 12 pt Text nivå 1 – Arial 16 pt ► 
Text nivå 2 – Arial 14 pt ► 
Text nivå 3 – Arial 12 pt Stapeldiagram 1
En textbox
200
180
100
80
50
0
2004
2005
2006
• 
Text nivå 1 – Arial 16 pt
–  Text nivå 2 – Arial 14 pt
• 
140
150
50
En textbox
2007
Text nivå 3 – Arial 12 pt
Projektplan
September 36 37 38 39 Oktober 40 41 42 43 November 44 45 46 47 Projektstart Process 1 Process 2 Process 3 Process 4 Process 5 Milestones Workshops Datum Datum Datum Datum Datum Datum Datum Datum Organisationsschema
Styrgrupp Namn, Roll Namn, Roll Projektledning Namn, Roll Namn, Roll Referensgrupp Namn, Roll Namn, Roll Ström 1 Ström 2 Ström 3 Namn, Roll Namn, Roll Namn, Roll Namn, Roll Namn, Roll Namn, Roll Flödesschema
Text
► 
► 
► 
Text Text Text Text
► 
► 
► 
Text Text Text Text
► 
► 
► 
Text Text Text Text
► 
► 
► 
Text Text Text Text
► 
► 
► 
Text Text Text Dagens agenda
2012-03-28
1
Grundläggande text och layout
2
Grafiska element
3
Slutföra presentationen
4
Tips & tricks
PPT-träning UE
23
Completing the presentation
• 
• 
• 
• 
Start with a spell check! Review - Spelling
Make sure that the document name is correct
Change document properties under the Office Button
Print
–  Office button, Print…
Some writing rules
•  Words and concepts
–  Known concepts start with capital letters, i.e. Corporate Finance,
Working Capital etc.
–  På svenska: Använd inte den engelska pluraländelsen s. Det
heter flera partner, inte flera partners; flera senior manager,
inte flera senior managers och flera policyer inte flera policies.
•  Numbers
–  Numbers are written in letters up to twelve, after that in figures.
–  With currency, percent, interest rates, time and date figures are
always used.
–  We write seven days, six companies but $ 8 000 and 6 percent.
•  Ernst & Young
–  Always write Ernst & Young in free text. If the abbreviation is
Dagens agenda
2012-03-28
1
Grundläggande text och layout
2
Grafiska element
3
Slutföra presentationen
4
Tips & tricks
PPT-träning UE
26
Tips och tricks – först några allmäna punkter
•  Uppfinn inte hjulet igen! (som alltid)
–  Mycket av denna är taget från EY-utbildningen i våras
–  Gör templates!
•  Death by slides
–  Åhöraren ska komma ihåg vad som sägs
2012-03-28
PPT-träning UE
27
Formatpenseln sparar sjukt mycket tid!
• 
Use the format painter to copy
formats from one place to another
2012-03-28
PPT-träning UE
28
Useful tips & tricks
• 
Shift+f3 – switch case on marked text between uppercase, lowercase and …
• 
Ctrl+M or Enter (in the left field) – Insert new slide
• 
Ctrl+arrow – Move and object a short step
• 
Alt+Shift+arrow – Move bullets and their text
• 
Ctrl+Scroll – Zoom in/out
• 
Right click + Format Background + Hide background graphics + Apply –
Removes the slide master background from the page
Some shortcuts
Ctrl+N
Ctrl+O
Alt+Tab
F12
Ctrl+s
Ctrl+w (F4)
Alt+F4
Tab
Shift+tab
Ctrl+B
Ctrl+I
Ctrl+A
Ctrl+P
Ctrl+C
New presentation
Open presentation
Switch to other open
program or PPT file
Save as
Save
Close document
Exit PowerPoint
Next object
Previous object
Bold
Italic
Mark all
Print
Copy
Ctrl+V
CTRL+Alt+V
Ctrl+X
Ctrl+Z
Ctrl+Y
F4
Ctrl+shift+G
Ctrl+shift+H
Ctrl+F
Ctrl+M
Ctrl+T
Ctrl+E
Ctrl+L
Ctrl+R
Ctrl+´
Paste
Paste special
Cut
Undo
Redo
Repeat
Group
Ungroup
Search
Add new slide
Switch font
Center text
Align text left
Align text right
Increase font size
Ctrl+Å
F7
Ctrl+Shift
Decrease font size
Spell check
Copy/Paste object
During slide shows
• 
During a slide show
–  B = Black screen
–  W = White screen
• 
• 
• 
F5: Start slide show
SHIFT + F5: Start slide show from the current slide
F1 while in a slide show: Open slide show help menu
Some usable tips for text editing…
• 
Ctrl+arrow forward/backward makes the cursor
jump word by word
• 
Switch between UPPER CASE, lower case,
Sentence case etc with the “Change Case” button
–  Or use Shift+F3
2012-03-28
PPT-träning UE
32
Syftet med dagen är att lämna över så mycket
kunskap som möjligt till förtroendevalda HT-11
Agenda
• 
• 
• 
• 
UE
Orföranderi
10/11
LUNCH
Diskussion
FUN! FUN!
FUN! FUN!
Syftet med kick-off
Schema och upplägg
Dagens schema
Än en gång – vilka är vi?
–  Hur funkar uppsalaekonomerna?
•  Ansvarsområden
–  Ekonomi
2012-03-28
PPT-träning UE
33
Så styrs den löpande verksamheten I UE
Stadgar
Projekt
UTSKOTT
Styrelse
Projekt
Ordf
Projekt
2012-03-28
UG
PPT-träning UE
34
För att förtydliga…
Vad ska vi göra/vad ska
vi inte göra?
Vilka gör det I
verksamheten?
Hur gör vi det?
• 
Styrelse
• 
Ordföranderi
• 
Projektgrupper
• 
Stadgar
• 
Utskottsordförande
• 
Projektgrupper
• 
UG
& vice
• 
Projektgrupper
2012-03-28
PPT-träning UE
35
Dagens agenda
2012-03-28
1
Grundläggande text och layout
2
Grafiska element
3
Slutföra presentationen
4
Tips & tricks
PPT-träning UE
36
Finansutskottetsmål
Var befinner ni er
nu?
•  Finns en grundportfölj av
projekt inom utskottet.
•  Finns projekt för personer
på olika nivåer.
•  Utskottet fortfarande i lite
av en mognadsfas.
•  Växer fortfarande sett till
antal medlemmar och
projekt.
2012-03-28
MÅL
Ø  Genomföra kursen i
algoritmisk handel.
Ø  Genomföra pubrunda och
en idrottsaktivitet.
Ø  Genomsnittligt
mötesdeltagande: 20 st.
Ø  Se till att hålla uppsatta
mötestider och vara
konsistenta i tiden för
möten. (jämn tors 15-16)
PPT-träning UE
Vart vill vi
komma?
•  Projektledare sköter sitt
ansvar med rapporter etc.
•  God respons och stämning
på mötena.
•  Medlemmar i utskottet ska
genomgå en tydlig
utveckling både som person
och kunskapsmässigt
(mognad, teoretiska
kunskaper, ödmjukhet,
etc.).
•  Projekten motsvarar de
förväntningar som finns.
37