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MANUAL DE CARTELERAS INSTITUCIONALES
PROCESO: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA COMUNICACIÓN
CÓDIGO
GC-MA-3
VERSIÓN
1
FECHA
16/04/2014
MANUAL DE CARTELERAS
INSTITUCIONALES
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PROCESO: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA COMUNICACIÓN
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16/04/2014
APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
ELABORA:
REVISA:
APRUEBA:
DESCRIPCION DE LA
MODIFICACION
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
1
Elaboración del documento
24/03/2014
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TABLA DE CONTENIDO
APROBACIÓN DEL DOCUMENTO .......................................................................................................... 2
CONTROL DE CAMBIOS ........................................................................................................................... 2
1.
INFORMACION GENERAL DEL DOCUMENTO ............................................................................ 4
1.1
OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 4
1.2
ALCANCE .......................................................................................................................................... 4
1.3
A QUIÉN VA DIRIGIDO ................................................................................................................... 4
1.4
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ........................................................................................... 4
1.5
NORMATIVIDAD .............................................................................................................................. 4
1.6
GLOSARIO ........................................................................................................................................ 5
1.7
SIGLAS .............................................................................................................................................. 5
2.
DESARROLLO DEL MANUAL ........................................................................................................... 6
2.1 INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 6
2.2.
UTILIDAD DE LAS CARTELERAS INSTITUCIONALES ............................................... 6
2.3.
TIPOS DE MENSAJES........................................................................................................ 6
2.4.
PRINCIPIOS BÁSICOS ....................................................................................................... 7
2.5.
UBICACIÓN........................................................................................................................... 7
2.6.
CLASIFICACIÓN O TIPOS DE CARTELERAS............................................................... 8
2.7.
ELEMENTOS DE LAS CARTELERAS ........................................................................... 11
2.8.
PERIODICIDAD .................................................................................................................. 12
2.9.
CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE LA INFORMACIÓN ..................................... 12
3.
DOCUMENTOS RELACIONADOS ................................................................................................. 12
3.1
DOCUMENTOS DEL SIG RELACIONADOS ............................................................................ 12
3.2
DOCUMENTOS EXTERNOS RELACIONADOS ...................................................................... 13
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INFORMACION GENERAL DEL DOCUMENTO
1.1 OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Establecer y definir las normas para el uso óptimo y adecuado de las carteleras institucionales, y
clasificarlas de acuerdo con las necesidades comunicacionales.
1.2 ALCANCE
Inicia desde la clasificación de las carteleras institucionales en comunicación interna, externa y de
servicio al ciudadano, seguida por la socialización de la estructuración y ubicación de la información en
las mismas a la comunidad hospitalaria, la definición de los responsables de su administración, la
definición de las fechas para su actualización y su ejecución efectiva hasta el registro fotográfico y en un
formato de las mismas.
Éste documento aplica para todo los procesos configurando en el modelo de operación del Hospital San
Cristóbal I Nivel ESE.
1.3 A QUIÉN VA DIRIGIDO
A todos los colaboradores de la E.S.E. San Cristóbal I Nivel que intervienen en la comunicación
institucional mediante el manejo de la información dispuesta en las carteleras de la entidad.
1.4 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Profesional Especializado de Comunicaciones- Oficina Asesora de Planeación
1.5 NORMATIVIDAD
o Decreto 1011 de 2006: “Por el cual se establece el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la
Atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud”.
o Decreto 1599 de 2005: “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado
Colombiano”.
o Decreto 4485 de 2005: “Por medio de la cual se adopta 1a actualización de la Norma Técnica de
Calidad en la Gestión Pública, versión 2009”.
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1.6 GLOSARIO
Imagen Corporativa: Definimos la imagen corporativa, como la estructura mental de la organización que
se forman los públicos, como resultado del procesamiento de toda la información relativa a la
organización. Es indispensable tener en cuenta que la imagen debe ser presentada siempre de la misma
forma, no se puede estar cambiando de color, hay que respetar al máximo las características que la
componen porque así el público identifica a la organización.
1.7 SIGLAS
SIG: Sistema Integrado de Gestión.
ESE: Empresa Social del Estado
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2. DESARROLLO DEL MANUAL
2.1 INTRODUCCIÓN
La cartelera es un medio de divulgación interna, de gran importancia para la ESE San Cristóbal,
puesto que permite mantener informados a todos los miembros de la comunidad hospitalaria
acerca de las diferentes acciones, campañas, eventos y programas relacionados con los
procesos y estrategias institucionales, el Sistema Integrado de Gestión y el proceso de
Acreditación. Su efectividad está dada en la forma como se presenta la información, ubicación e
iluminación. Este tipo de canal comunicacional exige un contenido ordenado para lectura rápida,
actualización constante y nombre del emisor del mensaje.
2.2. UTILIDAD DE LAS CARTELERAS INSTITUCIONALES
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Informar a los públicos sobre los planes, programas y proyectos del hospital.
Impactar a los públicos por su diseño y su organización.
Mantener una permanente atención del público creando recordación en los
mensajes que allí permanecen.
Posibilitar la ilustración y la lectura rápida de la información.
Servir de canal de comunicación entre los líderes de proceso, colaboradores,
usuarios y demás públicos de interés.
Promover campañas institucionales.
Fortalecer la identidad corporativa y cultura organizacional, a través de
la promoción de los servicios y campañas y la divulgación de eventos
y estrategias institucionales.
Informar sobre decisiones y cambios que vayan a ocurrir en el hospital.
Orientar a los miembros de la comunidad hospitalaria en aspectos y temas
relacionados con su área de interés.
2.3. TIPOS DE MENSAJES
o
o
o
o
o
o
o
Información institucional
Campañas institucionales
Convocatorias
Seminarios
Eventos institucionales
Afiches de otras instituciones o entidades que promuevan la participación social.
Noticias de interés para la comunidad hospitalaria.
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2.4. PRINCIPIOS BÁSICOS
o
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o
o
o
o
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o
o
o
o
o
o
El formato de las carteleras debe atraer y persuadir la atención del público.
La letra de los textos debe ser grande para ser visible a los lectores.
Todas las hojas de información deben montarse en el espacio de la cartelera y no
sobresalir fuera de ella.
No se permite la ubicación de recortes de periódico, ya que por su tamaño y fuente, el
lector pierde interés.
La organización y distribución de los elementos debe caracterizarse por su color,
armonía, orden y limpieza.
Toda información que allí se exhibe debe ser actual, por lo tanto la información se
cambiara la primera y tercera semana de cada mes (cada 15 días) y teniendo en cuenta
la cantidad de información generada.
La información publicada en las carteleras no debe atentar contra la moral, la ética o el
buen nombre del hospital ni tampoco irrespetar a los demás.
El orden y limpieza de las carteleras estará a cargo de los coordinadores de centro, los
gestores SIG y el personal de servicios generales.
La publicación y desmonte de la información solo se podrá previa autorización del
referente de comunicaciones.
El material adecuado para fijar los afiches y la publicidad impresa son chinches, por
ningún motivo se utiliza cosedoras o cintas adhesivas.
Las carteleras son responsabilidad de todos los miembros del hospital, por tal motivo
cualquier irregularidad o publicación de información que vaya en contra vía de las
políticas institucionales es necesario comunicarlo al referente de Comunicaciones por
correo
electrónico
a
[email protected]
o
[email protected].
Se sugiere que el tamaño de los afiches oscile entre Tabloide y ¼ de pliego. Máximo
Medio Pliego.
En caso de que se requiera publicar información de carácter urgente y no se alcance a
realizar la gestión para la impresión, la información debe imprimirse en hojas de papel
Iris. Esto con el objetivo de hacer la cartelera más atractiva para los lectores. El papel es
suministrado por el referente de comunicaciones.
2.5. UBICACIÓN
Las carteleras deben estar ubicadas en sitios donde haya buen tránsito de las personas y de los
sitios de descanso. El lugar debe garantizar la visibilidad e iluminación. Las carteleras estarán
protegidas por un vidrio para proteger la información de la humedad, el polvo y garantizar la
durabilidad de los mensajes fijados.
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2.6. CLASIFICACIÓN O TIPOS DE CARTELERAS
Las carteleras deben tener una tamaño de 1, 60 metros de ancho por 1metro de alto. La base
inferior debe estar a una altura no menor de 1.20 metros.
 Cartelera de Comunicación Interna (Servidores Públicos y Contratistas)
Tiene por objetivo mantener informados a los servidores públicos, contratistas y personal
administrativo sobre eventos institucionales y académicos (Rendición de cuentas, seminarios
congresos) actividades culturales, recreativas, campañas institucionales y noticias de interés
para los miembros del sector salud. Esta cartelera es de manejo único y exclusivo del proceso
de Comunicaciones. Su actualización depende de la información generada por los diferentes
procesos institucionales tales como: gestión para personas, direccionamiento estratégico,
gestión de recursos, gestión del conocimiento y la comunicación, gestión jurídica y acciones
intramurales.
UPA PRIMERO DE MAYO
COMUNICACIÓN INTERNA
INSTITUCIONAL
DE INTERÉS
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 Cartelera de Comunicación Externa ( Usuarios y demás Públicos de Interés)
Tiene por objetivo mantener informados a los usuarios y demás públicos de interés sobre
eventos institucionales (Rendición de cuentas, Jornadas de vacunación) actividades culturales,
campañas institucionales y noticias de interés para los usuarios. Esta cartelera es de manejo
único y exclusivo del proceso de Comunicaciones. Su actualización depende de la información
generada por los siguientes procesos: Acciones extramurales, Servicio al ciudadano y
Participación Social, Secretaria Distrital de Salud y demás entidades del sector salud y sector
público.
UPA PRIMERO DE MAYO
COMUNICACIÓN EXTERNA
CONVOCATORIA
SALUD
CURSOS
@e s e s a nc ris toba l
Fa c e book /ESEHos pita lSa nCris toba l
Recuerda confirm ar tu asistencia
www. esesancrist obal. gov. co
 Cartelera Servicio al Ciudadano (Usuarios)
Tiene por objetivo mantener informados a los usuarios sobre las estrategias implementadas por
el proceso de Servicio al ciudadano y Participación Social y publicar las respuestas de los
derechos de petición. La cartelera es de manejo único y exclusivo del proceso de servicio al
ciudadano y Participación Social, los coordinadores de centro y orientadores. Su actualización
depende de la información generada por los siguientes procesos: Servicio al ciudadano y
Participación Social.
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UPA PRIMERO DE MAYO
SERVICIO AL CIUDADANO Y PARTICIPACIÓN SOCIAL
ENTÉRATE
RESPUESTA DERECHOS DE PETICIÓN
 Carteleras de Misión y Visión
Tiene por objetivo socializar la plataforma estratégica a los colaboradores de la institución. La
cartelera es de manejo único y exclusivo del proceso de comunicaciones. Su material debe ser
en acrílico transparente.
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2.7. ELEMENTOS DE LAS CARTELERAS
A. CABEZOTE: Es el letrero que identifica el tipo de cartelera y el centro al que pertenece.
Estos se encuentran ubicados en el extremo superior de la cartelera de extremo a
extremo.
B. RÓTULOS DE SECCIÓN: Son utilizados para clasificar la información de acuerdo a su
contenido, a través de un título.
CONVOCATORIA
DE INTERÉS
CURSOS
C. ÁREA DE INFORMACIÓN: Espacio para montar afiches y hojas informativas.
D. ESPECIFICACIONES DE LAS PIEZAS DE COMUNICACIÓN: Los afiches y hojas
informativas deben tener las siguientes características:
o
o
El tamaño de los afiches debe ser mínimo doble carta y máximo medio pliego y su
material debe ser esmaltado brillante de 150 y 240 gramos preferiblemente.
El tamaño de las hojas informativas puede ser carta u oficio y su material debe
ser papel iris.
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2.8. PERIODICIDAD
Los contenidos para la actualización de las carteleras son responsabilidad del referente de
comunicaciones en coordinación con los líderes de proceso. Las carteleras se actualizan cada
15 días, dependiendo de la información que generen los diferentes líderes de proceso y
entidades externas. La información que se pública en las carteleras debe ser entregada al
referente de comunicaciones, cuando se trate de afiches ya elaborados. En caso de requerirse el
diseño e impresión de un afiche debe solicitarse a través del aplicativo de Ayuda On Line con
mínimo 8 días de anticipación, dependiendo de la cantidad. Si la cantidad supera las 50
unidades debe solicitarse con 15 días de antelación, teniendo en cuenta que la impresión iría por
la Imprenta Distrital. Es importante señalar que de acuerdo al Manual de Comunicaciones es
deber de cada líder de proceso diligenciar la matriz de necesidades de productos de
Comunicación, de acuerdo a su plan de acción. Esta matriz se envía al finalizar el año o a
principios de Enero con el objetivo de planear las cantidades y tipos de materiales requeridos
para la impresión de las diferentes piezas de comunicación por la Imprenta Distrital, establecer el
presupuesto necesario e incluirlo en el Plan de Compras de la vigencia.
2.9. CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
Los mensajes que se elaboren para actualizar y publicar en las carteleras, deberán responder al
interés del público, por tanto el manejo del idioma y la disposición de espacios elegidos para este
medio, deberán acomodarse a las características del lector y sus necesidades.
La información y temas que se publican en las carteleras de la institución, serán seleccionados
por el referente de comunicaciones y se hará una planeación previa de los temas que se
publicarán durante el año con base en los planes de acción de cada uno de los procesos
institucionales y las necesidades de comunicación.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
3.1 DOCUMENTOS DEL SIG RELACIONADOS
CÓDIGO
DOCUMENTO
GC-PR-1
Procedimiento de comunicación institucional
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3.2 DOCUMENTOS EXTERNOS RELACIONADOS
CÓDIGO
DOCUMENTO
No aplican
No aplican
BIBLIOGRAFÍA

Manual
de
carteleras
de
la
universidad
cooperativa
de
http://www.ucc.edu.co/administrativos/Documents/Manual_Carteleras.pdf

Manual
de
carteleras
de
la
fundación
universitaria
Luis
http://www.funlam.edu.co/uploads/documentosjuridicos/691_manual_carteleras.pdf

Protocolo
de
carteleras
Flota
Occidentalhttp://www.flotaoccidental.com/archivosphp/documentos/calidad/Otros/PROTOCOLOCAR.pdf
Colombia
-
amigo-
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