1. No category

Uppdaterad: 2014-05-07
Lathund
Varukorgen avgifter
1
1
Skriv ej ut manualen! För att alltid ha aktuell information och slippa dyra utskriftskostnader ber vi dig att ladda hem manualen som en PDF från vår hemsida när du behöver den. Då har du alltid den senaste versionen till hands.
Inledning
IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och utvecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbpubliceringsverktyget EPiServer, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Den grundversion föreningarna erbjuds innehåller standardfunktioner i EPiServer och är helt kostnadsfri.
Två versioner av IdrottOnline förbund
Förbunden har möjlighet att välja mellan två versioner av lösning för hemsida och administration,
IdrottOnline förbund standard och IdrottOnline förbund anpassad. Båda varianterna har samma
bas. Skillnaden är att förbundet med en anpassad version får en egen driftmiljö med möjlighet att
vidareutveckla och anpassa systemet efter sitt eget behov. Med en anpassad version kommer inte
uppdateringar av IdrottOnline ske automatiskt utan detta måste hanteras av det aktuella förbundet.
Kostnad
IdrottOnline är alltid helt kostnadsfritt för alla föreningar och förbund.
Utbildning
SISU Idrottsutbildarna erbjuder introduktionsutbildningar för IdrottOnline i varje distrikt. I tillägg till
det utarbetas en lärgruppsplan som kan laddas hem, antingen från SISU Idrottsutbildarnas
hemsida, www.sisuidrottsutbildarna.se eller under fliken Utbildning på www.idrottonline.se.
Lathund
Använd innehållsförteckningen för att länkas till rätt område och läs mer. För lathundar ber vi dig
besöka vårt bibilotek på www.idrottonline.se/support
Operativsystem och webbläsare
Administration av IdrottOnline sker bäst i PC-miljö och med webbläsare Internet Explorer 10, Firefox
och Google Chrome.
Hjälp och support
På www.idrottonline.se finns Support. Där har vi samlat all information och hjälp du som användare
av IdrottOnline kan behöva. Där hittar du frågor och svar samt alla manualer för respektive
avdelning.
2
2
Rollista avgifter
Administrera avgifter - Hantera avgifter - Betala föreningsavgift
SKAPA, TILLSÄTTA, AKTIVERA NY BETALNING OCH TA BORT AVGIFT
Huvudadministratör
Ordförande
Kassör
Administrera avgifter
TILLSÄTTA, AKTIVERA NY BETALNING OCH SKRIVA UT BETALSTATUS
Klubbadministratör
Förbundsadministratör
Idrottsansvarig
REDIGERA AVGIFT ÄNDRA SUMMA ELLER RABATT
Huvudadministratör
Ordförande
Kassör
Administrera avgifter
KONTAKT FÖR SPEEDLEDGER LÄSES UT UNDER ”VÅR REFERENS” PÅ FÖRENINGENS FAKTURA
E-bokföringskontakt
BETALA FÖRENINGSAVGIFT
Ordförande
Kassör
Huvudadministratör
3
3
Förberedelser
SKAPA FAMILJER
Om ni har rabatter kopplade till era avgifter. Te.x att en familj med två eller flera medlemmar endast
betalar en totalsumma. Så behöver ni skapa dessa familjer samt lägga in medlemmarna i dessa
innan ni kan koppla dem till avgifterna.
SKAPA GRUPP
Ska en avgift vara kopplad till en specifik grupp behöver gruppen vara skapad innan.
SKAPA ROLL
Om ni vill ge en speciell rabatt till ex. Ständig medlem eller hedersmedlem behöver ni själva skapa
den rollen och tillsätta på personen innan ni kan skapa en rollrabatt.
Observera!
Tillsätt avgift betyder att en markering görs i systemet.
Avgiften är i detta läge ännu inte aktiv.
För att aktivera avgiften behövs en Ny betalning göras. Detta visar vi
under Betalstatus.
Vid medlemsurval ALLA behöver tillsättningen inte ske. Men observera att
NY BETALNING måste göras! Innan detta går det inte att markera
avgiften som betald eller se vilka avgifter som förfallit.
4
4
Stegföljd för respektive avgiftshantering
Varukorgen
1. Skapa avgift
2. Skapa rabatter om de ska finnas
3.1 Vid medlemsurval ALLA - gör Ny betalning under Betalstatus
3.2 Vid medlemsurval INGET (MANUELL HANTERING) - Tillsätt avgift
4. Gå till Betalstatus och gör Ny betalning
5. Avgiften markeras automatiskt som betald eller förfallen
5
5
Skapa avgift (1)
Första steget är att skapa de avgifter som ska finnas i föreningen. Ni ska skapa generella avgifter
och inte döpa dem efter en specifik period. Detta skrivs in i ett senare skede.
Klicka på AVGIFTER. Klicka på SKAPA.
Skriv in NAMN på avgiften.
Observera att det ska vara ett generellt namn, och ingen bestämd tid eller annan benämning.
Du skapar avgifterna en gång och återanvänder dem år efter år.
6
6
GÖR ETT MEDLEMSURVAL
Medlemsurvalet indikerar vem denna avgift ska tillsättas på.
UNDERLÄTTA ARBETET GENOM ATT VÄLJA AUTOMATISK TILLSÄTTNING, ALLA
MEDLEMMAR.
Detta betyder att när en ny medlem läggs till i registret så tillsätts avgiften automatiskt. Detta
passar bra när det är en avgift som alla ska betala. Gäller det specifika avgifter som inte alla ska
betala väljer du inte detta alternativ.
Alla medlemmar- Avgiften tillsätts automatiskt på alla medlemmar.
Medlemmar i idrott Medlemmar i vald idrott får denna avgift tillsatt automatiskt
Medlemmar i grupp/lag- Grupper/Lag som väljs i listan får denna avgift tillsatt automatiskt
Inget (Manuell tillsättning)- Gå in på varje medlem en och en och tillsätt avgifterna.
SKRIV IN GRUNDAVGIFTEN.
Grundavgiften är den avgift som alla utan rabatter betalar. Det är utifrån den summan som sedan
rabatterna skapas. Det går att redigera denna summa om avgiften skulle höjas till kommande år.
7
7
SKRIV IN HUR AVGIFTEN SKA BETALAS.
Betalning genom varukorgen
Personen får avgiften skickad till sin personliga varukorg. Medlemmen behöver
inlogg för att kunna betala avgifterna via detta val. De med kontokort eller genom
bankgiro, som vilken räkning som helst. Föreningen behöver ha en registrerad
ordförande med e-postadress, bank/postgiro samt organisationsnummer angivet.
Manuell betalning
Föreningen skickar ut en avi eller får betalning direkt vid medlemskapets start och betalning
sker kontant eller via bank/postgiro. E-postmeddelande med betalinfo kan skickas direkt från
avgiftshanteringen.
SpeedLedger E-bokföringstjänst genom Swedbank där återrapportering sker automatiskt.
Avtal med banken måste göras samt uppläggning av avgifterna även i SpeedLedger. För att
läsa mer besök deras hemsida: http://www.speedledger.se/
Om inga rabatter ska finnas kopplade till avgiften klicka på Spara. Finns rabatter fortsätt till nästa
steg innan du sparar.
8
8
Skapa rabatter på grundavgiften (2)
Nästa steg är att lägga in eventuella rabatter kopplade till den skapade avgiften. Rabatt kan tillsättas
för FAMILJ, ROLL OCH ÅLDER.
Det går att skapa fler rabatter för samma avgiftstyp. Systemet känner då själv av vem/vilka som har
kriteriet att få respektive rabatt.
FAMILJERABATT
Familjeavgiften måste tillsättas och markeras som betald samtidigt på alla
familjemedlemmar. Använder ni Varukorgen som hantering av betalningar så kommer
avgiften att skickas till den personen i familjen som är markerad som Gruppadministratör i sin familj.
Använd familjerabatter för att exempelvis kunna ge syskonrabatt eller att ge ett totalpris för en familj.
Det går bara att använda en typ av familjerabatt för en avgift. Du kan välja mellan tre olika varianter
på rabatt.
PRIS PER PERSON - PRISSTEGE - TOTALPRIS FAMILJ
Pris per person
Varje person i familjen får den angivna summa i rabatt på den totala avgiften.
KLICKA PÅ FAMILJ. KLICKA PÅ PRIS PER PERSON.
9
9
Ange minimum antal familjemedlemmar som måste ingå i familjen för att rabatten ska gälla.
Ange belopp som ska dras av på avgiften för varje person.
Du kan även välja att ange rabatten i %.
Totalt att betala med rabatt syns till höger.
10
10
Prisstege
Ju fler personer som ingår i familjen ju mer rabatt ges. Klicka på PRISSTEGE. Ange hur mycket
rabatt som ges om det är en person i familjen. Klicka på LÄGG TILL RAD.
Ange rabatt för den andra personen osv. Totala priset för hela familjen är summan av allas avgifter
med rabatt, i detta exempel 900:-
Är det fler medlemmar än de som är inlagda för rabatt så får de samma rabatt som den sist tillagda.
Summan kommer då att tillsammans för alla medlemmar vara slutsumman.
11
11
Totalpris familj
Ange en summa på den totala avgiften som ska gälla för hela familjen oavsett hur många
medlemmar den har.
Klicka på TOTALPRIS FAMILJ.
Fyll i summan som ska delas lika på alla familjemedlemmar.
Om inga övriga rabatter ska skapas så klicka här på SPARA AVGIFT.
12
12
ROLLRABATT
Om en utvald roll i medlemsregistret ska ha rabatt på medlemsavgiften klicka på ROLL.
Välj vilken roll rabatten ska gälla för.
Skriv in rabatten. Slutsumman syns då under Avgift med rabatt.
Rabatten kan skrivas i kr eller i %.
13
13
Om fler roller ska ha rabatt klicka på Lägg till rad. Fyll i rabatt för den andra rollen.
Om inga övriga rabatter ska skapas så klicka här på spara avgift.
ÅLDERSRABATT
Om en viss åldersgrupp i medlemsregistret ska ha rabatt på medlemsavgiften klicka på ÅLDER.
14
14
Skriv in en beskrivning samt ange ålderspannet.
Ange summa på rabatten.
Slutsumman för avgiften som personer med denna rabatt ska betala syns nu till höger under
AVGIFT MED RABATT.
Vill du ange ytterligare åldersspann för denna avgift så klickar du på LÄGG TILL RAD.
Klicka på spara när du är helt klar med avgiftsskapandet.
15
15
För att se de avgifter som finns skapade i föreningen klicka på den vita rubriken AVGIFTER.
Tillsätt avgift - Endast vid manuellt medlemsurval (3.2)
Om ALLA har valts som medlemsurval vid skapande
av avgiften behöver detta steg inte utföras.
Observera!
Tillsätt avgift betyder att en markering görs i systemet.
Avgiften är i detta läge ännu inte aktiv.
För att aktivera avgiften behövs en Ny betalning göras. Detta visar vi
under Betalstatus.
KLICKA PÅTILLSÄTT.
16
16
SÖK UPP ÖNSKAD PERSON ELLER FAMILJ MED HJÄLP AV SÖKMOTORN.
Du behöver inte fylla i alla sökkriterier utan välj några få. SÖK.
Klicka i rutan framför varje medlem som ska ha avgiften tillsatt. Klicka på TILLSÄTT AVGIFT.
Är det en familjeavgift behöver du klicka i rutan framför alla namn på de medlemmar som finns i
familjen. Är det en enskild avgift klickar du i rutan framför det namnet.
Eller så kan du klicka direkt på TILLSÄTT AVGIFT och där skriva in namnen på de personer som du
vill tillsätta en avgift på.
VANLIGA FEL
Man tror att TILLSÄTT betyder att avgiften är aktiverad. Detta är dock fel. Tillsätt är en markering
för dig som sköter avgiftshanteringen i föreningen och för systemet att denna avgift ska skickas ut
eller notifieras till medlemmen. För att göra detta inom systemet behövs en Ny betalning utföras.
17
17
VÄLJ ÖNSKADE AVGIFT/AVGIFTER OCH KLICKA PÅ TILLSÄTT AVGIFTER.
Efter att du har valt medlem/medlemmar så tillsätter du avgift/avgifter på den medlemmen, klicka
TILLSÄTT.
Här syns de avgifter som är skapade med Medlemsurval Inget
(manuell tillsättning)
Avgiften är nu tillsatt men inte aktiverad. För att aktivera avgiften klicka på BETALSTATUS. Se
kommande steg.
18
18
Betalstatus Ny betalning - Avgiften aktiveras steg 1 av 2 (3)
För att systemet ska veta att en avgift väntar på att bli betald behöver en ny
betalning göras.
KLICKA PÅ BETALSTATUS.
Klicka på NY BETALNING.
19
19
Använd sökmotorn under Medlemmar för att söka fram den eller de personer som avgiften ska
aktiveras för.
Här kan du söka på namn, grupp, lag, familjer eller alla.
Ska alla personer i medlemsregistret ha denna avgift aktiverad så skriv ALLA.
Är det så att en ny medlem har lagts till under säsongen och avgiften endast ska aktiveras på den
personen skriv in personens namn i fältet.
Är det fler personer med samma namn så skiljer dem sig åt med
födelsenumret efter namnet.
20
20
VANLIGA FEL
Det blir dubbla betalningar av samma avgift till en person.
Detta betyder att du gjort en ny betalning och valt ALLA varje gång. Då får personen den avgiften
aktiverad igen. Systemet känner inte av att avgiften redan finns.
Lösning: Plocka bort de överföldiga betalningarna genom att ta bort det. Här får status inte vara
betald. Om så är fallet ändra först till obetald/förfallen status och sedan tar du bort avgiften.
Du kan lägga till fler mottagare till samma utskick. Blanda personer med familjer och grupper. Helt
fritt.
Välj vilka avgifter eller vilken avgift som ska aktiveras.
Du kan välja flera avgifter som ska aktiveras samtidigt.
Det går ej att skriva in Alla under avgifter och då markera att alla avgifter som
finns tillsätts. Du måste söka upp dem en och en.
21
21
Status är per default inställt på UTSKICKAD.
Det kan vara så att ni får pengar kontant eller på ert konto. VÄLJ ATT KLICKA I BETALD.
Då kommer aktivering och markering ske samtidigt.
22
22
Ange förfallodatum.
Förfallodatum är obligatoriskt!
Efter detta datum kommer avgiften att markeras som Förfallen i systemet.
Ingen påminnelse kommer automatiskt att skickas till medlemmen.
Det är endast en markering i systemet.
ANGE BENÄMNING. Här specificerar du året eller exempelvis terminen som avgifterna avser.
NÄSTA.
23
23
Ny betalning steg 2 av 2
Här ser du vilka val du gjort och kan redigera innan du klickar på SKICKA om något skulle vara
felaktigt. Du kan ta bort avgifter eller lägga till. För att ta bort klicka på X på respektive avgift.
För att lägga till, ställ markören i textfältet och skriv in namnet på avgiften.
Du kan skicka ett e-postmeddelande till alla mottagare om du vill.
Klicka i rutan SKICKA E-POST.
24
24
Skriv in valfritt meddelande. SKICKA.
Det skickas aldrig ut något automatiskt meddelande oavsett vilken hantering ni har valt.
Du behöver alltid klicka i rutan framför Skicka e-post för att skicka meddelande till
mottagaren.
SÅ HÄR SER MEDDELANDET UT.
SYMBOLFÖRKLARING
MANUELL HANTERING
VARUKORGEN
SPEEDLEDGER
25
25
Markera avgiften som betald (5)
VARUKORGEN
När avgiften är betald av medlemmen så markeras det automatiskt i avgiftshanteringen att avgiften
är betald. Ingen manuell markering behöver göras.
26
26