Manual del Exhibidor 9 – 10 NOVIEMBRE 2014

9 – 10 NOVIEMBRE 2014
Manual del Exhibidor
Tel. (787) 756-8019 (787) 632-9587 (939) 628-8662 Fax. (787) 758-3744
www.sanjuanbeautyshow.net
[email protected]
Indice
Itinerario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3
Fechas Límites Servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4
Suplidores Autorizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5
Equipo Básico del Booth. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6
“Badges” Exhibidores / Modelos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7-10
Regulaciones de Sonido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11
Auspicios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12
Presentaciones en Salones Educativos y en Tarimas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13
Oferta de Hotel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14
Actividades Especiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15
Itinerario
MONTAJE ESTRUCTURAS GRANDES
(Zona de carga /parte posterior Centro de Convenciones)
ANTES DE MONTAR, FAVOR PASAR AL COUNTER DE REGISTRO (LOCALIZADO EN EL LOBBY)
PARA RECOGER SU PERMISO DE MONTAJE
Jueves 6 noviembre
8:00 a.m. - 8:00 p.m.*
*Se apagarán las luces a las 8:00 p.m.
*Exhibidores no deben llegar después de las 3:00 p.m.
Todo Booth debe estar completamente instalado el sábado 8 de noviembre a las 8:00 p. m.
MONTAJE
(Zona de carga / parte posterior Centro de Convenciones)
ANTES DE MONTAR, FAVOR PASAR AL COUNTER DE REGISTRO (LOCALIZADO EN EL LOBBY)
PARA RECOGER SU PERMISO DE MONTAJE
Viernes 7 noviembre
8:00 a.m. - 8:00 p.m.*
Sábado 8 noviembre
8:00 a.m. - 8:00 p.m.*
*Se apagarán las luces a las 8:00 p.m.
*Exhibidores no deben llegar después de las 3:00 p.m.
Todo Booth debe estar completamente instalado el sábado 8 de noviembre a las 8:00 p.m.
HORA DE ENTRADA DE EXHIBIDORES
Domingo
9 noviembre 7:00 a.m. Con “badge” exhibidor (entrada principal Hall B)
Lunes
10 noviembre 7:00 a.m. Con “badge” exhibidor (entrada principal Hall B)
(Domingo y Lunes re-entrada de mercancía por la zona de carga con “badge” de exhibidor)
DIAS Y HORAS DE SHOW
Domingo
Lunes
9 noviembre
10 noviembre
9:00 a.m. - 6:00 p.m
9:00 a.m. - 6:00 p.m.
DESMONTAJE
(zona de carga /parte posterior Centro de Convenciones)
Lunes 10 noviembre 6:00 p.m.
*Ningún Exhibidor podrá desmontar ni pasar carros de carga antes de las 6:00 p.m.
Según reglamento del Centro de Convenciones ningún menor de 18 años es permitido durante el montaje.
Para poder montar su booth debe tener lo siguiente
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Contrato Firmado
Registro de Comerciante Temporero
Copia del Certificado de Compras Exentas (Modelo SC2916)
Seguro de Responsabilidad Pública con los endosos requeridos – se sugiere contenido
Saldo Total del Espacio
Cuadre de Taquillas
Permiso de Montaje
Fechas Límites Servicios
MAYO
Al momento de
efectuar su
pago inicial
Copia del Certificado de Compras
Exentas (Modelo SC 2916)
San Juan Beauty Show
Presentaciones en Tarima
Presentaciones en Salones
Sheraton PR Hotel & Casino
San Juan Beauty Show
(787) 756-8019
San Juan Beauty Show
(787) 756-8019
Sheraton PR Hotel & Casino (787) 993-3500
Concesión de Boletos
San Juan Beauty Show
Limpieza
Carga Marítima, Carga
Aérea, Almacenaje
Sheraton PR Hotel & Casino
JV Cleaning Group
Magic Transport
Pago Final Booth
Rotulación Centro Conv.
Registro Comerciante
Temporero
San Juan Beauty Show
San Juan Beauty Show
San Juan Beauty Show
“Badges” Staff y Modelos
Seguro
San Juan Beauty Show
(787) 756-8019
Insurance 4 Exhibitors www.insurance4exhibitors.com
(787) 756-8019
AGOSTO
1 agosto
1 agosto
31 agosto 5:00pm
$129.00
SEPTIEMBRE
5 septiembre
(787) 756-8019
OCTUBRE
3 octubre
3 octubre
15 octubre 5:00pm
(787) 975-3150
(787) 780-4020 ext. 235
Sheraton PR Hotel & Casino (787) 993-3500
$139.00
17 octubre
17 octubre
17 octubre
17 octubre
24 octubre
(787) 756-8019
(787) 756-8019
(787) 756-8019
Al momento de efectuar su depósito inicial deberá
presentar Copia del Certificadode Compras Exentas
modelo SC 291, en unión a su número de Seguro
Social Patronal. A partir del 9 de octubre de 2014
podrá solicitar su Registro de Comerciante Temporero.
San Juan Beauty Show debe recibir el Registro
Temporero en o antes del 17 de octubre de 2014. De
no recibirlo en esta fecha SJBS procederá a solicitarlo,
teniendo usted un costo de gestoría de $25.00.
Si usted tramita su seguro favor de incluir los
siguientes endosos:
1.San Juan Beauty Show Calle Las Marías 873
Hyde Park, San Juan, PR 00927
2. SMG/11 LP, PRCDA,PR CONVENTION CENTER
100 Convention Center Boulevard San Juan, PR
00907
3.Expo Display’s Caribbean Inc. Industrial Minillas 304
Calle D Suite 1 Bayamón, PR 00957
Tipo de Seguro: General Liability
Límite de Seguro: $1,000.000.00 (se sugiere contenido)
Fecha de cubierta: 6 al 11 de noviembre 2014
24 octubre
31 octubre
31 octubre
31 octubre
Orden de Comida y Bebida
Aerial Rigging
Servicios Audiovisual
Cuadre de Venta de Taquillas
por Exhibidores
Centro de Convenciones (787) 641-7722 ext. 2188
PSAV Presentation Services (787) 300-6937
PSAV Presentation Services (787) 300-6937
San Juan Beauty Show
(787) 756-8019
Suplidores Autorizados
Internet, Network Services
Audiovisual Services, Aerial Rigging
PSAV Presentation Services
Tel. (787) 300-6937
Cel. (787) 363-6798
Fax. (787) 300-6922
www.psav.com
[email protected]
Business Center Centro de Convenciones
(787) 641-7722 ext. 2051
www.prconvention.com
Comida y Bebida
Beatriz Colón – Sales & Marketing Administrative Assistant
Puerto Rico Convention Center / Managed by SMG
100 Convention Blvd. San Juan PR 00907
[email protected]
787-641-7722 ext. 2188
Carga Marítima, Carga Aérea, Almacenaje
Magic Transport
(787) 780-4020 ext. 235
Limpieza
JV Cleaning Group
(787) 975-3150
[email protected]
Seguro
Insurance 4 Exhibitors
www.insurance4exhibitors.com
Seguridad
(De tener seguridad privada en su espacio
que no sea la contratada por San Juan Beauty Show,
tiene que entregar copia de la licencia y el endoso
del seguro de la compañía de seguridad para permitirle
entrada al Centro de Convenciones en o antes del viernes 24 de octubre de 2014
Servicios a Exhibidores
San Juan Beauty Show
(787) 756-8019
[email protected]
Electricidad, Agua, Mesas, Sillas, Manteles, Alfombras, Tarimas, Rotulación
Equipo Básico Booth
Vence viernes 3 octubre
_______________________________________________________________________________________
Espacio
10’ x 10’ incluye:
SI
NO

Cortina de fondo 8’ x 10’
________
________

Una mesa sin mantel*
________
________

Dos sillas*
________
________

Manual del Exhibidor
_________
________

Seguridad General

“Badges” entrada*
*Los espacios con acuerdos promocionales no incluyen ni mesas, ni sillas, ni boletos extras de exhibidor
y/o modelos. Ningún espacio incluye electricidad (ver contrato)
IMPORTANTE: Comunicarse con el suplidor exclusivo de electricidad que dará servicio a SJBS,
para solicitar su servicio y su consumo eléctrico.
Las concesiones de boletos pueden ser enmendadas por arreglo especial entre las partes,
como productos de intercambio promocional o auspicios en o antes del viernes 5 de septiembre de 2014.
No habrá boletos de cortesía.
Tamaño del espacio: 10’ x 10’. Los espacios no podrán ser compartidos con otro exhibidor. Cualquier espacio en
medida adicional al espacio subarrendado será pagado a $50.00 el pie cuadrado, no sin antes ver la
disponibilidad del mismo. El Exhibidor nunca podrá formar espacio adicional en pasillos o accesos determinados por
SJBS, so pena de cancelación inmediata del contrato y no devolución del dinero pagado.
El exhibidor no podrá levantar paredes, techos, letreros, adornos, etc., de más de 8’ en el fondo y frente del booth,
ni más de 3’ en los laterales. Por seguridad bajo ninguna circunstancia las bases de las estructuras de su espacio
tocarán ni obstruirán los pasillos. El exhibidor no podrá utilizar los espacios de tránsito para exhibir, demostrar, y
repartir sus mercancías o servicios en ningún momento ni bajo ninguna circunstancia.
Nombre Compañía________________________________________
Booth Núm.________________________________
Teléfono________________________________________________
Fax.______________________________________
Celular_________________________________________________
Email____________________________________
Nombre_________________________________________________
Firma____________________________________
Fecha___________________________________________________
POLITICA DE OTORGACION DE “BADGES”
FAVOR DE ENVIAR LOS NOMBRES DE SU PERSONAL
(EXHIBIDORES, STAFF, EDUCADORES Y MODELOS)
CORRESPONDIENTES POR ESPACIOS
EN O ANTES DEL VIERNES 17 DE OCTUBRE DE 2014
NO SE ENTREGARAN BOLETOS, SOLO “BADGES”
De necesitar “badges id” adicionales se venderán Boletos (NO “badges”) por exhibidor
y los mismos tendrán un costo de Quince Dólares ($15.00) c/u
SI PIERDE SU “BADGE ID” TENDRA QUE OBTENER UN BOLETO A $15.00 DOLARES
SJBS NO REEMPLAZARA “BADGE ID” DEL PERSONAL AUSENTE, EL EXHIBIDOR TENDRÁ
QUE COMPRAR BOLETO A $15.00 PARA EL REEMPLAZO DE STAFF
SE ENTREGARÁN A LOS EXHIBIDORES LOS SIGUIENTES “BADGES ID”
CON LA CANTIDAD DE BOLETOS DE EXHIBIDOR PERMITIDA
PARA PERSONAL ADICIONAL
Booths
1
2
3a5
6 a 10
11 a 18
19 ó más
“Badges ID”
5
8
12
18
25
30
Boletos de exhibidor adicionales para Staff a $15.00 c/u
4 Boletos permitidos adicionales para los dos días
4 Boletos permitidos adicionales para los dos días
8 Boletos permitidos adicionales para los dos días
10 Boletos permitidos adicionales para los dos días
14 Boletos permitidos adicionales para los dos días
20 Boletos permitidos adicionales para los dos días
Nunca deberá usar los “Badge ID” de exhibidores para el público o invitados,
solamente se usarán para el personal que trabajará en su espacio.
(Los “Badge ID” serán asignados y cada EXHIBIDOR tendrá la cantidad
correspondiente a su booth). El exhibidor es responsable de entregar la lista de su
personal para los “Badge ID” en o antes del viernes, 17 de octubre 2014. Los
“Badges ID” se entregarán en el Área de Registro en el Centro de Convenciones
de Puerto Rico, San Juan. Las concesiones de boletos pueden ser enmendadas por
arreglo especial entre las partes, como productos de intercambio promocional o
auspicios en o antes del viernes 5 de septiembre de 2014. No habrá boletos de
cortesía.
SAN JUAN BEAUTY SHOW 2014
9 – 10 NOVIEMBRE 2014
CENTRO DE CONVENCIONES DE PUERTO RICO
Por favor complete la siguiente información: Fecha Límite: viernes 17 de octubre 2014
Nombre Compañía (Exhibidor)

Números de booth____________________________________________________________________________
Nombre Contacto Principal
Apellido


Dirección Física Compañía


Ciudad

Teléfono Compañía
Ext.
Estado
Zip


Celular Contacto Principal
      
Favor de completar las listas de su personal según antes detallado.
Un booth (5 Badges ID)
Nombre
1.
 
Nombre
2.
Apellido
 
Nombre
5.
Apellido
 
Nombre
4.
Apellido
 
Nombre
3.
Apellido
Apellido
 
Dos booth (8 Badges ID) continúe aquí
Nombre
6.
 
Nombre
7.
Apellido
 
Nombre
8.
Apellido
Apellido
 
Cont: Favor de completar las listas de su personal según antes detallado. Fecha Límite: viernes 17 de octubre 2014
Nombre Compañía (Exhibidor)

Números de booth: __________________________________________________________________________
Tres a cinco booth (12 Badges ID) continúe aquí
Nombre
Apellido
 
9.
Nombre
10.
 
Nombre
11.
Apellido
 
Nombre
12.
Apellido
Apellido
 
Seis a diez booth (18 Badges ID) continúe aquí
Nombre
Apellido
 
13.
Nombre
Apellido
 
14.
Nombre
Apellido
 
15.
Nombre
Apellido
 
16.
Nombre
Apellido
 
17.
Nombre
18.
Apellido
 
Once a dieciocho booth (25 Badges ID) continúe aquí
Nombre
Apellido
 
19.
Nombre
Apellido
 
20.
Nombre
Apellido
 
21.
Nombre
Apellido
 
22.
Nombre
Apellido
 
23.
Nombre
Apellido
 
24.
Nombre
25.
Apellido
 
Cont: Favor de completar las listas de su personal según antes detallado. Fecha Límite: viernes 17 de octubre 2014
Nombre Compañía (Exhibidor)

Números de booth: __________________________________________________________________________
Diecinueve o más booth (30 Badges ID) continúe aquí
Nombre
Apellido
 
26.
Nombre
Apellido
 
27.
Nombre
Apellido
 
28.
Nombre
29.
Apellido
 
Nombre
30.
Apellido
 
De necesitar “Badges ID” adicionales se venderán Boletos (NO “Badges ID”) por exhibidor y los
mismos tendrán un costo de Quince Dólares ($15.00) c/u
SOLO POR SI NECESITA COMPRAR BOLETOS ADICIONALES
CANTIDAD DE BOLETOS________________ Total $ _______________________
Autorización de Pago
Nombre Compañía (Exhibidor)

Números de booth: _______________________________________________________________________
Visa _________
Master Card ________
Número Cheque

Total A Pagar Por Boletos Adicionales $ ______________________________________________________
Núm Tarjeta:

Exp :

Firma _________________________________________________________ Fecha: ______________________
Regulaciones de Sonido
No se permitirá sistema de sonido en el área de exhibición y venta, excepto en el espacio educativo.
Se denominará espacio educativo aquel que tenga un artista de estilismo contratado, con una tarima
demostrando técnicas y formas en cabello, uñas, maquillaje, estética. Bajo ningún concepto se aceptará
música en el área de exhibición y venta. El sonido permitido micrófonos y el volumen será regulado por
personal de seguridad de San Juan Beauty Show, Inc. a menos de cinco (5) decibeles. No se permitirá sonido
mayor de esta escala que interrumpa los trabajos de los exhibidores adyacentes. El espacio educativo deberá
someter información del artista y evidencia de contratación para permitirle utilizar sistema de sonido
adecuado. EL EXHIBIDOR deberá informar a su compañía de sonido, las regulaciones existentes.
SAN JUAN BEAUTY SHOW, INC., se reserva el derecho de suspender el sistema de sonido por violación
a cualquiera de estos acuerdos.
SAN JUAN BEAUTY SHOW REGULARA EL SISTEMA DE SONIDO “ACEPTABLE”
EN LOS BOOTH Y TOMARA LA ACCION PARA REDUCIR O SUSPENDER
EL MISMO DE SER NECESARIO. (VER CONTRATO)
PROCEDIMIENTO
PRIMERA ADVERTENCIA:
VERBAL
SEGUNDA ADVERTENCIA:
ESCRITA
TERCERA ADVERTENCIA:
DESCONECTAR SISTEMA POR EL RESTO
DEL DIA
El exhibidor instalará las bocinas
mirando hacia adentro del booth
Auspicios
Auspicios
Guía Informativa
Guía Informativa
Guía Informativa
Guía Informativa
Contraportada
Contraportada
Contraportada
portada
1 página
½ página
¼ página
1 página
½ página
logo
Precio
Regular
Oferta hasta
11 julio
$1,700.00
$1,200.00
$ 800.00
$ 550.00
$ 500.00
$ 300.00
$ 350.00
$ 175.00
$1,015.00
$ 900.00
$ 600.00
$415.00
$ 500.00
$400.00
Guia Informativa añadir .25 bleed alrededor
$ 400.00
$325.00
Banner información SJBS
(incluye logo de su compañía)
Billboards
un mes exclusividad
Billboards
un mes compartido con otros
Flyers
Posters
Periódico
Radio
Rotulación dentro Centro Convenciones
Reunión Escuelas
Conferencia de Prensa
Red Carpet
Latin American Awards
Competencias
Taquillas
Cantidad / Tamaño
logo
7.5 wide
7.5 wide
7.5 wide
7.5 wide
7.5 wide
logo
(25)
X
X
X
X
X
9.5 high
4.5 high
3.75 high
9.5 high
4.5 high
3’ x 5’
1,000.00
$650.00
$900.00
$500.00
10’ x 20’
10’ x 20’
$1.000.00
$3,700.00
$1,500.00
$800.00
$800.00
-----------------$1,000.00
------------------
(2,500) logo
(5,000) logo 17” x 22”
(1) logo full color
(40) 15 seg.
pregunte por oferta de auspicios
pregunte por oferta de auspicios
pregunte por oferta de auspicios
pregunte por oferta de auspicios
pregunte por oferta de auspicios
pregunte por oferta de auspicios
$1,000.00
Web Banner size: 1,034 W x 200 H – pixels
$400.00 un mes
$350.00 mensual con contrato de 3 meses
$300.00 mensual con contrato de 6 meses
$800.00
logo y dirección
Web Baner size: 300 W x 300 H – pixels
$300.00 un mes
$250.00 mensual con contrato de 3 meses
$200.00 mensual con contrato de 6 meses
Web Banner size: 300 W x 138 H
$250.00 un mes
$200.00 mensual con contrato de 3 meses
$150.00 mensual con contrato de 6 meses
Digital format, PDF, TIFF, PSD, JPG, Word Format Text
Email: [email protected]
Autorización de Pago
Compañía ________________________________________________ Núm.Booth___________________________
Teléfonos ________________________________________________ Fax__________________________________
Número Cheque _______________
Visa______ Master Card______ Total$________________________________
Número Tarjeta: ____________________________________________ Fecha Expiración:_______________________
Pago Total $_____________________________________________________________________________________
Depósito___________________________________________________ Balance______________________________
Firma_____________________________________________________Fecha________________________________
Presentaciones en Salones Educativos y Tarima
Fecha Límite para información viernes 1ro. agosto
Clase, Seminario, Charla que ofrecerá su Compañía en San Juan Beauty Show 2014
NOMBRE CLASE Y EDUCADORES
DOMINGO / LUNES
HORA
Presentación en Tarima, que ofrecerá su Compañía en San Juan Beauty Show 2014
NOMBRE PRESENTACION Y EDUCADORES
DOMINGO / LUNES
HORA
Seminarios que ofrecerá su Compañía durante el 2014-2015
NOMBRE SEMINARIO
LUGAR
FECHA
HOTEL
Sheraton Puerto Rico at Convention Center Hotel & Casino
200 Convention Boulevard
San Juan, PR 00907
Teléfono (787) 993-3500
$129.00 + Tax por noche doble/sencilla
Reservaciones en o antes del domingo 31 de agosto de 2014 antes de las 5:00 p.m.
$139.00 + Tax por noche doble/sencilla
Reservaciones desde el lunes 1ro. de septiembre hasta el miércoles 15 de octubre antes de las 5:00 p.m.
Después de esta fecha a precios y disponibilidad del hotel
Actividades Especiales
REUNION DE ESCUELAS
Miércoles 17 septiembre 2014 / 10:00 a.m.
Centro de Convenciones de Puerto Rico
CONFERENCIA DE PRENSA
Miércoles 29 octubre 2014 / 10:00 a.m.
Centro de Convenciones de Puerto Rico
RED CARPET
Domingo 9 noviembre 2014 / 4:00 p.m.
Centro de Convenciones de Puerto Rico
LATIN AMERICAN AWARDS
Domingo 9 noviembre 2014 / 6:00 p.m.
Centro de Convenciones de Puerto Rico
Auspicio de Actividades Especiales [email protected] (787) 756-8019