Manual del Exhibidor 9 – 10 NOVIEMBRE 2014
9 – 10 NOVIEMBRE 2014 Manual del Exhibidor Tel. (787) 756-8019 (787) 632-9587 (939) 628-8662 Fax. (787) 758-3744 www.sanjuanbeautyshow.net [email protected] Indice Itinerario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Fechas Límites Servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Suplidores Autorizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Equipo Básico del Booth. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 “Badges” Exhibidores / Modelos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-10 Regulaciones de Sonido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Auspicios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Presentaciones en Salones Educativos y en Tarimas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Oferta de Hotel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Actividades Especiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Itinerario MONTAJE ESTRUCTURAS GRANDES (Zona de carga /parte posterior Centro de Convenciones) ANTES DE MONTAR, FAVOR PASAR AL COUNTER DE REGISTRO (LOCALIZADO EN EL LOBBY) PARA RECOGER SU PERMISO DE MONTAJE Jueves 6 noviembre 8:00 a.m. - 8:00 p.m.* *Se apagarán las luces a las 8:00 p.m. *Exhibidores no deben llegar después de las 3:00 p.m. Todo Booth debe estar completamente instalado el sábado 8 de noviembre a las 8:00 p. m. MONTAJE (Zona de carga / parte posterior Centro de Convenciones) ANTES DE MONTAR, FAVOR PASAR AL COUNTER DE REGISTRO (LOCALIZADO EN EL LOBBY) PARA RECOGER SU PERMISO DE MONTAJE Viernes 7 noviembre 8:00 a.m. - 8:00 p.m.* Sábado 8 noviembre 8:00 a.m. - 8:00 p.m.* *Se apagarán las luces a las 8:00 p.m. *Exhibidores no deben llegar después de las 3:00 p.m. Todo Booth debe estar completamente instalado el sábado 8 de noviembre a las 8:00 p.m. HORA DE ENTRADA DE EXHIBIDORES Domingo 9 noviembre 7:00 a.m. Con “badge” exhibidor (entrada principal Hall B) Lunes 10 noviembre 7:00 a.m. Con “badge” exhibidor (entrada principal Hall B) (Domingo y Lunes re-entrada de mercancía por la zona de carga con “badge” de exhibidor) DIAS Y HORAS DE SHOW Domingo Lunes 9 noviembre 10 noviembre 9:00 a.m. - 6:00 p.m 9:00 a.m. - 6:00 p.m. DESMONTAJE (zona de carga /parte posterior Centro de Convenciones) Lunes 10 noviembre 6:00 p.m. *Ningún Exhibidor podrá desmontar ni pasar carros de carga antes de las 6:00 p.m. Según reglamento del Centro de Convenciones ningún menor de 18 años es permitido durante el montaje. Para poder montar su booth debe tener lo siguiente 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Contrato Firmado Registro de Comerciante Temporero Copia del Certificado de Compras Exentas (Modelo SC2916) Seguro de Responsabilidad Pública con los endosos requeridos – se sugiere contenido Saldo Total del Espacio Cuadre de Taquillas Permiso de Montaje Fechas Límites Servicios MAYO Al momento de efectuar su pago inicial Copia del Certificado de Compras Exentas (Modelo SC 2916) San Juan Beauty Show Presentaciones en Tarima Presentaciones en Salones Sheraton PR Hotel & Casino San Juan Beauty Show (787) 756-8019 San Juan Beauty Show (787) 756-8019 Sheraton PR Hotel & Casino (787) 993-3500 Concesión de Boletos San Juan Beauty Show Limpieza Carga Marítima, Carga Aérea, Almacenaje Sheraton PR Hotel & Casino JV Cleaning Group Magic Transport Pago Final Booth Rotulación Centro Conv. Registro Comerciante Temporero San Juan Beauty Show San Juan Beauty Show San Juan Beauty Show “Badges” Staff y Modelos Seguro San Juan Beauty Show (787) 756-8019 Insurance 4 Exhibitors www.insurance4exhibitors.com (787) 756-8019 AGOSTO 1 agosto 1 agosto 31 agosto 5:00pm $129.00 SEPTIEMBRE 5 septiembre (787) 756-8019 OCTUBRE 3 octubre 3 octubre 15 octubre 5:00pm (787) 975-3150 (787) 780-4020 ext. 235 Sheraton PR Hotel & Casino (787) 993-3500 $139.00 17 octubre 17 octubre 17 octubre 17 octubre 24 octubre (787) 756-8019 (787) 756-8019 (787) 756-8019 Al momento de efectuar su depósito inicial deberá presentar Copia del Certificadode Compras Exentas modelo SC 291, en unión a su número de Seguro Social Patronal. A partir del 9 de octubre de 2014 podrá solicitar su Registro de Comerciante Temporero. San Juan Beauty Show debe recibir el Registro Temporero en o antes del 17 de octubre de 2014. De no recibirlo en esta fecha SJBS procederá a solicitarlo, teniendo usted un costo de gestoría de $25.00. Si usted tramita su seguro favor de incluir los siguientes endosos: 1.San Juan Beauty Show Calle Las Marías 873 Hyde Park, San Juan, PR 00927 2. SMG/11 LP, PRCDA,PR CONVENTION CENTER 100 Convention Center Boulevard San Juan, PR 00907 3.Expo Display’s Caribbean Inc. Industrial Minillas 304 Calle D Suite 1 Bayamón, PR 00957 Tipo de Seguro: General Liability Límite de Seguro: $1,000.000.00 (se sugiere contenido) Fecha de cubierta: 6 al 11 de noviembre 2014 24 octubre 31 octubre 31 octubre 31 octubre Orden de Comida y Bebida Aerial Rigging Servicios Audiovisual Cuadre de Venta de Taquillas por Exhibidores Centro de Convenciones (787) 641-7722 ext. 2188 PSAV Presentation Services (787) 300-6937 PSAV Presentation Services (787) 300-6937 San Juan Beauty Show (787) 756-8019 Suplidores Autorizados Internet, Network Services Audiovisual Services, Aerial Rigging PSAV Presentation Services Tel. (787) 300-6937 Cel. (787) 363-6798 Fax. (787) 300-6922 www.psav.com [email protected] Business Center Centro de Convenciones (787) 641-7722 ext. 2051 www.prconvention.com Comida y Bebida Beatriz Colón – Sales & Marketing Administrative Assistant Puerto Rico Convention Center / Managed by SMG 100 Convention Blvd. San Juan PR 00907 [email protected] 787-641-7722 ext. 2188 Carga Marítima, Carga Aérea, Almacenaje Magic Transport (787) 780-4020 ext. 235 Limpieza JV Cleaning Group (787) 975-3150 [email protected] Seguro Insurance 4 Exhibitors www.insurance4exhibitors.com Seguridad (De tener seguridad privada en su espacio que no sea la contratada por San Juan Beauty Show, tiene que entregar copia de la licencia y el endoso del seguro de la compañía de seguridad para permitirle entrada al Centro de Convenciones en o antes del viernes 24 de octubre de 2014 Servicios a Exhibidores San Juan Beauty Show (787) 756-8019 [email protected] Electricidad, Agua, Mesas, Sillas, Manteles, Alfombras, Tarimas, Rotulación Equipo Básico Booth Vence viernes 3 octubre _______________________________________________________________________________________ Espacio 10’ x 10’ incluye: SI NO Cortina de fondo 8’ x 10’ ________ ________ Una mesa sin mantel* ________ ________ Dos sillas* ________ ________ Manual del Exhibidor _________ ________ Seguridad General “Badges” entrada* *Los espacios con acuerdos promocionales no incluyen ni mesas, ni sillas, ni boletos extras de exhibidor y/o modelos. Ningún espacio incluye electricidad (ver contrato) IMPORTANTE: Comunicarse con el suplidor exclusivo de electricidad que dará servicio a SJBS, para solicitar su servicio y su consumo eléctrico. Las concesiones de boletos pueden ser enmendadas por arreglo especial entre las partes, como productos de intercambio promocional o auspicios en o antes del viernes 5 de septiembre de 2014. No habrá boletos de cortesía. Tamaño del espacio: 10’ x 10’. Los espacios no podrán ser compartidos con otro exhibidor. Cualquier espacio en medida adicional al espacio subarrendado será pagado a $50.00 el pie cuadrado, no sin antes ver la disponibilidad del mismo. El Exhibidor nunca podrá formar espacio adicional en pasillos o accesos determinados por SJBS, so pena de cancelación inmediata del contrato y no devolución del dinero pagado. El exhibidor no podrá levantar paredes, techos, letreros, adornos, etc., de más de 8’ en el fondo y frente del booth, ni más de 3’ en los laterales. Por seguridad bajo ninguna circunstancia las bases de las estructuras de su espacio tocarán ni obstruirán los pasillos. El exhibidor no podrá utilizar los espacios de tránsito para exhibir, demostrar, y repartir sus mercancías o servicios en ningún momento ni bajo ninguna circunstancia. Nombre Compañía________________________________________ Booth Núm.________________________________ Teléfono________________________________________________ Fax.______________________________________ Celular_________________________________________________ Email____________________________________ Nombre_________________________________________________ Firma____________________________________ Fecha___________________________________________________ POLITICA DE OTORGACION DE “BADGES” FAVOR DE ENVIAR LOS NOMBRES DE SU PERSONAL (EXHIBIDORES, STAFF, EDUCADORES Y MODELOS) CORRESPONDIENTES POR ESPACIOS EN O ANTES DEL VIERNES 17 DE OCTUBRE DE 2014 NO SE ENTREGARAN BOLETOS, SOLO “BADGES” De necesitar “badges id” adicionales se venderán Boletos (NO “badges”) por exhibidor y los mismos tendrán un costo de Quince Dólares ($15.00) c/u SI PIERDE SU “BADGE ID” TENDRA QUE OBTENER UN BOLETO A $15.00 DOLARES SJBS NO REEMPLAZARA “BADGE ID” DEL PERSONAL AUSENTE, EL EXHIBIDOR TENDRÁ QUE COMPRAR BOLETO A $15.00 PARA EL REEMPLAZO DE STAFF SE ENTREGARÁN A LOS EXHIBIDORES LOS SIGUIENTES “BADGES ID” CON LA CANTIDAD DE BOLETOS DE EXHIBIDOR PERMITIDA PARA PERSONAL ADICIONAL Booths 1 2 3a5 6 a 10 11 a 18 19 ó más “Badges ID” 5 8 12 18 25 30 Boletos de exhibidor adicionales para Staff a $15.00 c/u 4 Boletos permitidos adicionales para los dos días 4 Boletos permitidos adicionales para los dos días 8 Boletos permitidos adicionales para los dos días 10 Boletos permitidos adicionales para los dos días 14 Boletos permitidos adicionales para los dos días 20 Boletos permitidos adicionales para los dos días Nunca deberá usar los “Badge ID” de exhibidores para el público o invitados, solamente se usarán para el personal que trabajará en su espacio. (Los “Badge ID” serán asignados y cada EXHIBIDOR tendrá la cantidad correspondiente a su booth). El exhibidor es responsable de entregar la lista de su personal para los “Badge ID” en o antes del viernes, 17 de octubre 2014. Los “Badges ID” se entregarán en el Área de Registro en el Centro de Convenciones de Puerto Rico, San Juan. Las concesiones de boletos pueden ser enmendadas por arreglo especial entre las partes, como productos de intercambio promocional o auspicios en o antes del viernes 5 de septiembre de 2014. No habrá boletos de cortesía. SAN JUAN BEAUTY SHOW 2014 9 – 10 NOVIEMBRE 2014 CENTRO DE CONVENCIONES DE PUERTO RICO Por favor complete la siguiente información: Fecha Límite: viernes 17 de octubre 2014 Nombre Compañía (Exhibidor) Números de booth____________________________________________________________________________ Nombre Contacto Principal Apellido Dirección Física Compañía Ciudad Teléfono Compañía Ext. Estado Zip Celular Contacto Principal Favor de completar las listas de su personal según antes detallado. Un booth (5 Badges ID) Nombre 1. Nombre 2. Apellido Nombre 5. Apellido Nombre 4. Apellido Nombre 3. Apellido Apellido Dos booth (8 Badges ID) continúe aquí Nombre 6. Nombre 7. Apellido Nombre 8. Apellido Apellido Cont: Favor de completar las listas de su personal según antes detallado. Fecha Límite: viernes 17 de octubre 2014 Nombre Compañía (Exhibidor) Números de booth: __________________________________________________________________________ Tres a cinco booth (12 Badges ID) continúe aquí Nombre Apellido 9. Nombre 10. Nombre 11. Apellido Nombre 12. Apellido Apellido Seis a diez booth (18 Badges ID) continúe aquí Nombre Apellido 13. Nombre Apellido 14. Nombre Apellido 15. Nombre Apellido 16. Nombre Apellido 17. Nombre 18. Apellido Once a dieciocho booth (25 Badges ID) continúe aquí Nombre Apellido 19. Nombre Apellido 20. Nombre Apellido 21. Nombre Apellido 22. Nombre Apellido 23. Nombre Apellido 24. Nombre 25. Apellido Cont: Favor de completar las listas de su personal según antes detallado. Fecha Límite: viernes 17 de octubre 2014 Nombre Compañía (Exhibidor) Números de booth: __________________________________________________________________________ Diecinueve o más booth (30 Badges ID) continúe aquí Nombre Apellido 26. Nombre Apellido 27. Nombre Apellido 28. Nombre 29. Apellido Nombre 30. Apellido De necesitar “Badges ID” adicionales se venderán Boletos (NO “Badges ID”) por exhibidor y los mismos tendrán un costo de Quince Dólares ($15.00) c/u SOLO POR SI NECESITA COMPRAR BOLETOS ADICIONALES CANTIDAD DE BOLETOS________________ Total $ _______________________ Autorización de Pago Nombre Compañía (Exhibidor) Números de booth: _______________________________________________________________________ Visa _________ Master Card ________ Número Cheque Total A Pagar Por Boletos Adicionales $ ______________________________________________________ Núm Tarjeta: Exp : Firma _________________________________________________________ Fecha: ______________________ Regulaciones de Sonido No se permitirá sistema de sonido en el área de exhibición y venta, excepto en el espacio educativo. Se denominará espacio educativo aquel que tenga un artista de estilismo contratado, con una tarima demostrando técnicas y formas en cabello, uñas, maquillaje, estética. Bajo ningún concepto se aceptará música en el área de exhibición y venta. El sonido permitido micrófonos y el volumen será regulado por personal de seguridad de San Juan Beauty Show, Inc. a menos de cinco (5) decibeles. No se permitirá sonido mayor de esta escala que interrumpa los trabajos de los exhibidores adyacentes. El espacio educativo deberá someter información del artista y evidencia de contratación para permitirle utilizar sistema de sonido adecuado. EL EXHIBIDOR deberá informar a su compañía de sonido, las regulaciones existentes. SAN JUAN BEAUTY SHOW, INC., se reserva el derecho de suspender el sistema de sonido por violación a cualquiera de estos acuerdos. SAN JUAN BEAUTY SHOW REGULARA EL SISTEMA DE SONIDO “ACEPTABLE” EN LOS BOOTH Y TOMARA LA ACCION PARA REDUCIR O SUSPENDER EL MISMO DE SER NECESARIO. (VER CONTRATO) PROCEDIMIENTO PRIMERA ADVERTENCIA: VERBAL SEGUNDA ADVERTENCIA: ESCRITA TERCERA ADVERTENCIA: DESCONECTAR SISTEMA POR EL RESTO DEL DIA El exhibidor instalará las bocinas mirando hacia adentro del booth Auspicios Auspicios Guía Informativa Guía Informativa Guía Informativa Guía Informativa Contraportada Contraportada Contraportada portada 1 página ½ página ¼ página 1 página ½ página logo Precio Regular Oferta hasta 11 julio $1,700.00 $1,200.00 $ 800.00 $ 550.00 $ 500.00 $ 300.00 $ 350.00 $ 175.00 $1,015.00 $ 900.00 $ 600.00 $415.00 $ 500.00 $400.00 Guia Informativa añadir .25 bleed alrededor $ 400.00 $325.00 Banner información SJBS (incluye logo de su compañía) Billboards un mes exclusividad Billboards un mes compartido con otros Flyers Posters Periódico Radio Rotulación dentro Centro Convenciones Reunión Escuelas Conferencia de Prensa Red Carpet Latin American Awards Competencias Taquillas Cantidad / Tamaño logo 7.5 wide 7.5 wide 7.5 wide 7.5 wide 7.5 wide logo (25) X X X X X 9.5 high 4.5 high 3.75 high 9.5 high 4.5 high 3’ x 5’ 1,000.00 $650.00 $900.00 $500.00 10’ x 20’ 10’ x 20’ $1.000.00 $3,700.00 $1,500.00 $800.00 $800.00 -----------------$1,000.00 ------------------ (2,500) logo (5,000) logo 17” x 22” (1) logo full color (40) 15 seg. pregunte por oferta de auspicios pregunte por oferta de auspicios pregunte por oferta de auspicios pregunte por oferta de auspicios pregunte por oferta de auspicios pregunte por oferta de auspicios $1,000.00 Web Banner size: 1,034 W x 200 H – pixels $400.00 un mes $350.00 mensual con contrato de 3 meses $300.00 mensual con contrato de 6 meses $800.00 logo y dirección Web Baner size: 300 W x 300 H – pixels $300.00 un mes $250.00 mensual con contrato de 3 meses $200.00 mensual con contrato de 6 meses Web Banner size: 300 W x 138 H $250.00 un mes $200.00 mensual con contrato de 3 meses $150.00 mensual con contrato de 6 meses Digital format, PDF, TIFF, PSD, JPG, Word Format Text Email: [email protected] Autorización de Pago Compañía ________________________________________________ Núm.Booth___________________________ Teléfonos ________________________________________________ Fax__________________________________ Número Cheque _______________ Visa______ Master Card______ Total$________________________________ Número Tarjeta: ____________________________________________ Fecha Expiración:_______________________ Pago Total $_____________________________________________________________________________________ Depósito___________________________________________________ Balance______________________________ Firma_____________________________________________________Fecha________________________________ Presentaciones en Salones Educativos y Tarima Fecha Límite para información viernes 1ro. agosto Clase, Seminario, Charla que ofrecerá su Compañía en San Juan Beauty Show 2014 NOMBRE CLASE Y EDUCADORES DOMINGO / LUNES HORA Presentación en Tarima, que ofrecerá su Compañía en San Juan Beauty Show 2014 NOMBRE PRESENTACION Y EDUCADORES DOMINGO / LUNES HORA Seminarios que ofrecerá su Compañía durante el 2014-2015 NOMBRE SEMINARIO LUGAR FECHA HOTEL Sheraton Puerto Rico at Convention Center Hotel & Casino 200 Convention Boulevard San Juan, PR 00907 Teléfono (787) 993-3500 $129.00 + Tax por noche doble/sencilla Reservaciones en o antes del domingo 31 de agosto de 2014 antes de las 5:00 p.m. $139.00 + Tax por noche doble/sencilla Reservaciones desde el lunes 1ro. de septiembre hasta el miércoles 15 de octubre antes de las 5:00 p.m. Después de esta fecha a precios y disponibilidad del hotel Actividades Especiales REUNION DE ESCUELAS Miércoles 17 septiembre 2014 / 10:00 a.m. Centro de Convenciones de Puerto Rico CONFERENCIA DE PRENSA Miércoles 29 octubre 2014 / 10:00 a.m. Centro de Convenciones de Puerto Rico RED CARPET Domingo 9 noviembre 2014 / 4:00 p.m. Centro de Convenciones de Puerto Rico LATIN AMERICAN AWARDS Domingo 9 noviembre 2014 / 6:00 p.m. Centro de Convenciones de Puerto Rico Auspicio de Actividades Especiales [email protected] (787) 756-8019
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