Erfaringer med prosessorientert arkiv i Stockholms kommun Christina Moberg Stockholms stadsarkiv The Capital of Scandinavia Stockholms stad i siffror •  Ca 860 000 invånare •  Totalt 49 förvaltningar och bolag inklusive stadsledningen •  14 stadsdelar •  17 fackförvaltningar •  17 bolag •  Ca 40 000 anställda och ca 10 000 i utförande verksamheter 17.10.14 Sid 2 Stockholms stadsarkiv •  7,5 mil pappershandlingar •  10 terabyte digital information •  4 000 arkivbildare •  130 000 böcker •  3,5 miljoner kartor och ritningar •  25 000 besökare •  220 000 webbesökare •  25 000 besvarade frågor •  70 medarbetare 17.10.14 Sid 3 Stockholms stadsarkivs arbete med tillsyn •  En central resurs i stadens informationsförsörjning •  Vi arbetar för en effektiv och ändamålsenlig informationshantering för hela staden •  Vi har ett tillsynsuppdrag •  Vi fattar beslut om: - arkivförvaring - bevarande - gallring (kassasjon) - redovisningsstruktur 17.10.14 Sid 4 Upprinnelsen till ny arkivredovisning •  Allmänna arkivschemat upplevdes som föråldrat •  Samarbete mellan Riksarkivet och Stockholms stadsarkiv ledde till en ny redovisningsmodell •  Ny föreskrift om verksamhetsbaserad redovisning, RA-FS 2008:4 •  Nya arkivregler för Stockholms stad, Kfs 2007:26 •  PIR, processorienterad informationsredovisning 17.10.14 Sid 5 Implementering av regelverket •  Övergångsbestämmelser fastställdes i de nya arkivreglerna •  Pilotprojekt med några av stadens förvaltningsarkivarier •  Utbildningar och workshops •  Praktisk vägledning för processkartläggning och informationsredovisning •  Inriktade insatser och kampanjarbete •  Erbjudande om konsultarkivarier 17.10.14 Sid 6 Klassificeringsstruktur – verksamhetsområden och processer •  Klassificeringsstruktur - verksamhetsområde - processgrupp - process •  Styrande processer, verksamhetsområde 1 •  Stödjande processer, verksamhetsområde 2 •  Kärnverksamhet, verksamhetsområde 3-- 17.10.14 Sid 7 Standardförslag för styrande processer 01 STYRA, PLANERA OCH FÖLJA UPP 01.01 Utföra politiskt ledningsarbete 01.02 Planera och följa upp verksamheten 01.03 Utföra internt ledningsarbete 01.04 Hantera revision och granskning 01.05 Utveckla verksamheten 01.06 Besvara remisser 17.10.14 Sid 8 Standardförslag för stödjande processer 02 GE VERKSAMHETSSTÖD 02.01 Administrera anställning och löner 02.01.01 Rekrytera 02.01.02 Hantera anställning 02.01.03 Beräkna och betala ut löner och arvoden 02.04 Köpa in och upphandla 02.04.01 Köpa in och beställa 02.04.02 Upphandla i konkurrens 02.04.03 Förvalta ingångna avtal 02.02 Hantera personalfrågor 02.02.01 Kompetensutveckla 02.02.02 Hantera personsociala frågor 02.02.03 Hantera fysisk och psykisk arbetsmiljö 02.05 Administrera gemensamma funktioner 02.05.01 Hantera och förvalta IT och telefoni 02.05.02 Hantera och redovisa allmänna handlingar 02.05.03 Hantera lokaler och säkerhet 02.05.04 Kommunicera och omvärldsbevaka 02.03 Administrera ekonomi 02.03.01 Hantera intäkter 02.03.02 Hantera kostnader 02.03.03 Hantera löpande ekonomiredovisning 02.03.04 Hantera skatteredovisning 17.10.14 Sid 9 PIR-paketet •  Klassificeringsstruktur •  Hanteringsanvisningar (dokumenthanteringsplan) •  Bevarandeförteckning (arkivförteckning) •  Registreringsplan (diarieplan) 17.10.14 Sid 10 Hur har det gått? •  Idag har 46 av totalt 49 verksamheter (93 %) inom kommunen kartlagt sina processer och tagit fram en klassificeringsstruktur. •  Vårt mål är 100 % till årsskiftet. 17.10.14 Sid 11 Våra verktyg för framgång •  Tillsynsuppdraget kompletteras med konsulttjänster och samverkan •  Samarbete med stadens verksamheter – Stadsarkivet är en del av Stockholms stad •  Godkännande av klassificeringsstrukturer 17.10.14 Sid 12 Frågor? [email protected] 17.10.14 Sid 13