Boo KFUM IA Protokoll fört vid möte med Huvudstyrelsen Datum: Klockan: Plats: 19 augusti 2014 18,00-20,30 Rackethallen i Boo Närvarande: Peter Jansson, ordförande Karin Norman, ek.ansvarig, tennis Jessica Thorelius, bordtennis Jeanette Ericsson, innebandy Håkan Thorsell, budo Josefine Fors, adjungerad Grant Thornton Förhinder: Roger Jakobsson, dans Magnus Jahnson, badminton 1. Ordförande hälsade ledamöterna och Josefine Fors från revisionsföretaget Grant Thornton välkomna till dagens möte. 2. Val av sekreterare för dagens möte  Beslut: att utse Karin Norman 3. Val av justeringsperson  Beslut: att utse Jeanette Ericsson 4. Adjungering  Beslut: att adjungera Josefine Fors, Grant Thornton till dagens möte 5. Godkännande av föredragningslista  Beslut att godkänna föredragningslista 6. Josefine Fors presenterade upplägget av granskningsarbetet  Beslut: att notera informationen samt rekommendera dem att även träffa Jan Karlsson, ordf. i Stiftelsen Boo KFUM. 7. Rapport a. Ekonomi- och tennisrelaterade frågor – Karin Norman rapporterar  badminton indikerar ett underskott på 140 tkr (budget - 74 tkr)  ekonomiinfo. skickades ut i början av augusti till alla sektioner och styrelsen  budgetmall har skickats ut den 19 aug.  skrivelse som inkom till styrelsemöte 10 juni har delgetts tennissektionen. Sektionen har meddelat avsändarna, via Karin Norman, att de återkommer med svar i anslutning till att verksamheten startas igen vid teminens början. b. Jeanette Eriksson rapporterade att innebandysektionen avser att utse ekonomiansvarig i sektionsstyrelsen. Frågan återkommer för ev. beslut vid HS nästa styrelsemöte. c. Skrivelse från Stockholms Idrottsförbund ang. Föreningsdialog: Mer tider och ytor att träna på (bilaga utsänd separat)  Beslut: styrelsen noterar skrivelsen till protokollet. Stiftelsens ordförande Jan Karlsson har även delgetts skrivelsen. 8. Personfrågor inför årsmötet den 21 oktober  valkommittén/valberedningen är intresserade av vilka som står till förfogande för nästa mandatperiod. Ordf. uppmanade nuvarande ledamöter att fundera över sitt fortsatta engagemang i styrelsen och meddela detta till valkommittén  nomineringar av ledamöter till sektionsstyrelser m.m.  Beslut: Karin Norman påminner sektionerna  skrivelse från revisor Jörgen Sundqvist noterades, ang. fortsatt engagemang i styrelsen för Boo KFUM IA 9. Stiftelseärenden  information om diskussion i stiftelsens styrelse ang. återbetalning av hallhyra till Orminge TBK alt. bordtennissektionen.  Beslut: informationen noterades och eventuella ställningstaganden i HS aktualiseras efter att granskning avrapporterats. 10. Föreningssystem  Information noterades om att systemet Sportadm. har börjat användas i följande sektioner; bordtennis, badminton, innebandy. 11. LOK-stöd för våren 2014  Karin Norman rapporterade att alla sektioner är rapporterade till Nacka kommun, förutom badminton, som uppger att de rapporterat via RFs system. Kanslichefen har fått i uppdrag att undersöka hur vi kan hantera detta samt kontakta Nacka kommun om att sektionens rapportering är försenad och söka anstånd med rapportering av aktiviteter för nämnda sektion. 12. Vårt uppdrag – ”bruttolista”.  Inga nya punkter tillfördes  Beslut: att delge Josefine Fors denna som del av granskningsunderlag 13. Kommande sammanträden;  26 augusti - innehåll; sektionerna presenterar sina förslag till budget och verksamhet verksamhetsåret 2014/2015. Prognos om möjligt för övriga sektioner och HS inkl. idrottsskolan.  Beslut; Karin Norman kallar sektionerna  16 september - innehåll; utkast till förvaltningsberättelse, budget HS och idrottsskolan, medverkan av stiftelsens ordf. Jan Karlsson (alt. 25 sept.)  25 september - innehåll; fortsättning budget sammantaget hela föreningen, fastställande (om möjligt) av förvaltningsberättelse m.m. inför årsmötet 21 oktober. Avrapportering Grant Thornton prel.  7 oktober - innehåll; forts. förberedelser inför årsmötet. Medverkan av föreningens revisor om granskning är klar.  21 oktober, konstituerande sammanträde direkt efter årsmötet. 14. Övriga frågor  Inga övriga frågor anmäldes Peter Jansson ordförande Jeanette Ericsson justerare Karin Norman sekreterare