Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning
Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor December 2011 Koucky & Partners AB på uppdrag av Trafikverket Region Väst Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor Titel: Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor Författare: Johanna Kleberg, Koucky & Partners AB Uppdragsgivare: Trafikverket Region Väst Kontaktpersoner: Trafikverket: Per Schillander Koucky & Partners AB: Johanna Kleberg Datum: 2011-12-06 2 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor Innehållsförteckning INLEDNING 4 METOD OCH AVGRÄNSNING 4 FUNKTIONER OCH BEGREPP 4 VAD ÄR ETT ADMINISTRATIVT FORDONSSYSTEM? 5 Kategorier 6 Sammanställning 6 Systemens funktioner 7 SYSTEMBESKRIVNINGAR 10 System med hårdvara i fordonet 10 Fordonssystem med endast programvara 16 Övriga program för bokning och administration 25 DISKUSSION 30 KÄLLOR OCH KONTAKTUPPGIFTER 31 Referenser 32 3 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor Inledning Kommuner som äger eller leasar ett större antal fordon behöver system för att administrera dessa. Denna rapport ska ge en översyn över vilka stödsystem för att administrera fordonsflottor som finns på marknaden samt beskriva vilka egenskaper de olika systemen har. Hållbar Utveckling Väst har 2011 kartlagt vilka system som används i en rad västsvenska kommuner. Den kartläggningen samt ett examensarbete från 2007, där alla Sveriges kommuner och landsting tillfrågades om vilka system de använder för administration av sina fordonsflottor, är underlag för sammanställningen. Rapporten är framtagen av Koucky & Partners AB på uppdrag av Trafikverket Region Väst. Metod och avgränsning Utgångsmaterial för kartläggningen är de ovan nämnda rapporterna samt telefonintervjuer med sakkunniga inom området och leverantörer av system. Främst har webbsökningar och informationshämtning från leverantörernas hemsidor gjorts. Uppgifterna från inventeringen sammanställs i tabellform och med beskrivningar av varje system. Undersökningen fokuserar på system för administration av personbilar, inte lastbils- eller bussflottor. Beskrivningen av systemens egenskaper bygger på uppgifter från tillverkarna själva. Denna sammanställning gör inte anspråk på att vara fullständighet, men strävan har varit att få med de system som kan vara aktuella för en kommuns behov av fordonsadministration. De olika systemtillverkarna beskriver sina system och funktioner olika utförligt. Detta kan göra att jämförbarheten försvåras då information om vissa funktioner inte går att finna i deras officiella kundinformation. Funktioner och begrepp Nedan följer förklaringar av begrepp och funktioner som kan ingå i ett administrativt fordonssystem. Alkolås – möjligt tillval till vissa system som används för att kontrollera nykterhet innan bil eller nyckelskåp låses upp. Användaridentifiering – genom smart card, körkort eller rfid-tagg kan ett system med telematik göra att endast den som bokat bilen kan använda den. Bildator/bilmodul – hårdvara som installeras i bilen för insamling av data och direkt återkoppling på körningen. Bokning – bokning av kommunens bilar kan ske i enklare kalenderprogram eller i program som kommunicerar med bilen och identifierar föraren vid upplåsning. 4 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor Förarstöd – hjälper föraren att köra bränslesnålt antingen genom att skicka data om körningen för senare uppföljning eller att ge instruktioner live på bilmodulen. ISA – intelligent stöd för anpassning av hastighet, ISA, talar om för föraren vilken hastighetsgräns som gäller och signalerar om den överskrids. Kördata – kan vara bland annat körjournal (se nedan), eller information om bränsleförbrukning, hastighet etc. Körjournal – anger körda sträckor och aktuell mätarställning. Kan föras manuellt eller registreras automatiskt genom hårdvara i bilen. Nyckelskåp – förvarar nycklar eller nyckelkort till fordonen och kan låsas upp elektroniskt eller med en vanlig nyckel. RFID-tagg – RFID är en teknik för att läsa information på avstånd från små minnen eller sändare som kallas för taggar. Tekniken används för identifiering och även i bland annat i busskort. Service- och verkstadshantering – visar och förvarnar när det är dags för service eller verkstadsbesök. Uppgifter om detta skrivs in manuellt och visas i programmet vid inloggning eller i bilens datorenhet. Smartcard – plastkort med ett chip som kan används för identifiering, tekniken används även i bankkort. Telematik – genom mätutrustning i bilen överförs data om bränsleförbrukning, position och körsträcka kontinuerligt via telenätet till det administrativa programmet. Vad är ett administrativt fordonssystem? De system som beskrivs i denna sammanställning är sådana som har en eller flera funktioner som kan behövas för att hantera en fordonsflotta när det gäller översikt och tillgänglighet till bilar, bokningar, nyckelhantering, rapportering av kördata och fakturering. Systemen kan bestå av endast programvara eller även av hårdvara som installeras i fordonet. Många kommuner använder idag program med kalenderfunktion för bokning, kalkylprogram som Excel för uppföljning av fordonen och det ekonomisystem som finns tillgängligt för fakturering. Dessa räcker i många fall långt. Körjournal kan föras i Excel med hjälp av en egengjord eller en inköpt mall som fylls i av förare eller administratör. Användaren kan programmera egna mallar för uppföljning och statistik av bokningar och kördata. Ekonomisystemet hanterar uppgifter om förvaltningar och användare och faktureringen får göras manuellt baserad på körjournalen till berörda förvaltningar och användare. Sedan finns det system som har ett flertal ytterligare funktioner och är speciellt utvecklade för att hantera olika delar av fordonsadministrationen. 5 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor Kategorier En övergripande uppdelning av systemen efter deras tekniska attribut följer nedan: Fordonssystem med hårdvara i fordonet Telematiska lösningar med hårdvara i bilen mäter körd sträcka, position mm och samlar fordonsdata för att antingen skicka över den automatiskt till administrationsprogrammet eller genom manuell överföring av data med en minnesmodul. Som tillval finns ofta funktioner som navigering, förarstöd för minskad bränsleförbrukning etc. De flesta system inom denna kategori hanterar även bokning av fordonen. Fordonssystem med endast programvara Kan vara webbaserade eller nås via Intranät för bokning och administration. Dessa kräver att användarna eller en administratör tar ansvar för uppföljning och manuellt fyller i uppgifter om körningar. Den manuellt ifyllda körjournalen används sedan som underlag för fakturering och bokföring. Denna lösning kan fungera bra om fordonsflottan inte är så stor. Några system i denna kategori erbjuder inte körjournal som funktion utan är endast inriktade på bokning av fordon. Övriga program för bokning eller administration Det finns enkla program med kalender- och mejlfunktioner som även kan fungera som system för bokning av fordon. Det finns även kalkyleringsprogram där uppföljning av fordon kan hanteras manuellt. Sammanställning För att se väsentliga skillnader i de kartlagda systemen är de införda i tabellen nedan efter hur de hanterar bokning av fordon respektive loggning av kördata. Kördata Bokning Kördata registreras ej Manuell inmatning Elektronisk – kopplad till bilen eller nyckelskåp Manuell – specialiserad på bokning av fordon och andra objekt Manuell – övriga program som kan användas för bokning Ingen bokning Arkiw32 EZ-booking FRI4 Sitevision Interbook FirstClass GroupWise Lotus Notes Outlook Elektronisk överföring COCOS Mobilsystem Pilotfish Zenit 2MA Boka KomMa Excel FRIDA Fordonskontroll Tabell 1. Gruppering av olika system efter egenskaper. 6 Triplog Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor Systemens funktioner System med hårdvara i fordonet Hantering av bokningar Hanterar serviceintervall, besiktning etc påminnelse Kördata kan registreras i systemet Överföring av kördata till systemet Kan skapa rapporter o statistik från kördata Kan kopplas till ekonomisystem för fakturering Kan generera egna fakturor Funktioner som GPS, alkolås, förarstöd COCOS Automatiskt Mobilsystem Automatiskt, minneskort eller manuellt Pilotfish Automatiskt ISA, alkolås, förarstöd mm. Minneskort el. dyl. Alkolås Triplog Zenit Minneskort el. dyl. 2MA Minneskort el. dyl. ISA, alkolås, GPS mm. ISA, alkolås till nyckelskåp mm. Tabell 2. Sammanställning av egenskaper för system med hårdvara i fordonet. Samtliga system i denna kategori har någon form av identifiering av föraren i form av ett smartcard, körkort och/eller en personlig kod för åtkomst till bil/nycklar. 7 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor System med endast programvara Hantering av bokningar Arkiw32 Boka EZ-booking Hanterar serviceintervall, besiktning etc påminnelse Kördata kan registreras i systemet Överföring av kördata till systemet Kan skapa rapporter o statistik från kördata Kan kopplas till ekonomisystem för fakturering Manuell inmatning Endast över bokningar, ej kördata Fordonskontroll FRIDA FRI4 Interbook KomMa Sitevision Kan generera egna fakturor Automatiskt och manuellt Manuellt Endast över bokningar, ej kördata Endast över bokningar, ej kördata Endast över bokningar, ej kördata Tabell 3. Sammanställning av egenskaper för system med endast programvara. 8 Funktioner som GPS, alkolås, förarstöd Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor Övriga program Hantering av bokningar Hanterar serviceintervall, besiktning etc påminnelse Kördata kan registreras i systemet Excel FirstClass GroupWise Lotus Notes Outlook Överföring av kördata till systemet Manuellt Kan skapa rapporter o statistik från kördata Tabell 4. Sammanställning av egenskaper för övriga system för bokning eller administration. 9 Kan kopplas till ekonomisystem för fakturering Kan generera egna fakturor Funktioner som GPS, alkolås, förarstöd Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor Systembeskrivningar System med hårdvara i fordonet COCOS från INVERS COCOS är ett system för fordonsadministration som sköter allt från bokning till betalningar. Programmet är tillgängligt via Internet där bokningar och övrig administration sköts. När en bil bokas förs den informationen över till bildatorn automatiskt. För att få tillgång till nyckelskåpet eller för att låsa upp bilen direkt används smartcards för identifiering. Vid godkänt kort och PIN-kod låses nyckelskåpet upp och endast den bokade bilen kan låsas upp och startas. Samma princip kan användas då själva bilen låses upp med smartcard och nycklarna finns i bilens handskfack. Systemet använder sig av en dator i fordonen som är integrerad med en GSM-modul för att samla in data till elektroniska körjournaler. Tider och körsträcka registreras och det går att göra ett tillval om man vill att fordonets exakta position ska synas. När bilen återlämnas skickas all data automatiskt till systemets server. Systemet kan kopplas till ekonomiprogram och skicka underlag för fakturering till användaren. Nyckelskåp som manövreras med hjälp av smartcard. Bilen låses upp genom en modul som läser av smartcard i bilens vindruta. 10 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor Mobilsystem från Innova AB Mobilsystem är ett webbaserat fordonsbokningssystem med olika lösningar i flera nivåer. Det går själv att välja hur automatiserat systemet ska vara. Systemet har en bokningsfunktion som även kan användas för bokning av lokaler och andra objekt. Nyckelhantering sker med hjälp av nyckelskåp eller placering av nyckeln i bilen som i sin tur öppnas genom att bokarens körkort, mobil eller RFID-tagg läses av. Det är endast personen som bokat och som har ett giltigt körkort som kan få tillgång till bilen. Det finns flera lösningar att välja på för insamling av kördata. En GPS-logg eller handterminal kan användas separat. GPS-loggen är en liten modul som läggs in löst i bilen och registrerar data som sedan överförs genom USB eller Bluetooth-funktionen. Med en handterminal kan man antingen mata in data manuellt eller koppla den till GPS så registreras kördata automatiskt. Både handterminalen och GPS-loggen kräver viss manuell hantering när registrerad data ska överföras till datasystemet. Administratören av systemet kan se hur olika fordon har använts i form av körsträckor, körtider och stopp och skapa rapporter av insamlad data. Fakturor kan skapas direkt i systemet eller för export till annat ekonomisystem. Det går även att koppla på bl.a. GPS, navigator, ISA och alkolås. Ett annat tillval är sensorer som bl. a. kan varna för höga vibrationer i bilen och mäta bränslevolym. Olika alternativ för hur Mobilsystem kan användas. Mobil GPS-logg samlar kördata och överför via USB eller Bluetooth, kräver ingen installation i fordonet. 11 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor Pilotfish från Pilotfish Networks AB Pilotfish vänder sig till alla organisationer och verksamheter som hanterar fordonsflottor. Bokning av fordonen sker via Internet eller mobiltelefon. Pilotfish använder sig av en telematiklösning, MIVEO, som dels består av en box inne i bilen, dels av själva systemet. En modul som installeras i fordonet är synkroniserad och skickar automatiskt data om fordonet till systemet. Kommunikationen sker trådlöst och enstaka bilar eller hela flottan kan övervakas. Information om bilen som går att få fram är bl.a. positionering, körjournal och bränsleförbrukning och det går även att koppla alkolås eller ISA till systemet. Systemuppbyggnad för Pilotfish. 12 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor Triplog från Opus Group I TriplogPRO sker kommunikation mellan dator och bilen. Systemet har ingen bokningsfunktion och kan användas även med privatfordon. På bilminnet, som kan sättas på nyckelringen, går det att välja om det är ett privat ärende eller en tjänsteresa som görs. TriplogPRO använder GPS för att bestämma bilens position och hur långt den har kört. Av detta skapas en körjournal som visar exakt rutt med start- och stoppadress, start- och stopptid, sträcka och mätarställning. Signaler skickas från en bilmodul som är installerad i fordonet till bilminnet och lagras på minnet då bilen stannat. Minnet tas ur bilen och data överförs trådlöst till en dator. Visar hur data från körningen överförs trådlöst genom signaler från bilminnet till dator. Bilminne Triplog, bilmodul I körjournalen från Triplog kan man se alla resor som gjorts med valt fordon eller grupp av fordon. 13 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor Zenit från IT-kontoret Zenit Bilpool består av två delar, dels en bokningsdel som är webbaserad, dels ett Windowsprogram för att sköta administreringen av bilarna. Systemet har tagits fram specifikt för att användas av kommuner och landsting men fungerar även för andra användare. När en bokning gjorts i programmet kan nyckel hämtas ut i nyckelskåp med personlig kod. Kördata och information om tankning, fordonsskada etc kan registreras manuellt efter avslutad körning eller som ett tillval göras automatiskt. Det fungerar genom att systemet integreras med hårdvaran Triplog från Opus. Då hårvaran är installerad kan kommunikation med nyckelmodul och loggning av körsträcka och mätarställning ske automatiskt. I Windowsprogrammet kan en administratör ta fram rapporter, underlag och exportera data från bokningar till ett ekonomisystem för fakturering. Bokning i Zenit. 14 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor 2MA från 2MA Tecnology 2MA-bilbokning är ett webbaserat system där bokning och administration görs via Internet. Bokningen kan även göras via mobil eller kalender. För att få tillgång till nyckeln används terminal med nyckelskåp och kortavläsare. Nedladdning av data sker automatiskt genom en GSM-modul eller ett SD-kort. 2MA tillhandahåller fyra olika hårdvarusystem som innefattar ISA och automatisk körjournal. Körjournal kan skapas för vald tidsperiod och valt fordon, förare eller för hela förvaltningen. Ett webbanalysverktyg kan följa upp körbeteende och bränsleförbrukning för flottan. Framställning av detaljerad bokningshistorik, beläggningsstatistik, alkolås till nyckelskåpet och hantering av service på fordonsflottan är andra funktioner som systemet tillhandahåller. Funktioner i olika system från 2MA. 15 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor Fordonssystem med endast programvara Arkiw32 från DataInformation BE Arkiw32-Bokning är ett enkelt system som hanterar bokning av olika objekt, t ex lokaler eller bilar, upp till 99 stycken. Programmet fungerar i Windows och kräver ingen inloggning utan är öppet för alla inom nätverket att se bokningar och skriva in nya. För att ändra eller ta bort en bokning behövs dock ett lösenord. Varje objekt kan förses med en digital bild samt en beskrivning av dess egenskaper, som för ett fordon kan vara registreringsnummer och bilmodell. Bokningsschema i Arkiw32. 16 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor Boka från Eurosys Boka är ett webbaserat system anpassat för bokning av bilar, lokaler och tjänster. Boka vänder sig till kommuner, privatpersoner och föreningar. Systemet kan hantera både interna och externa kunder och visar när en nyckel är uthämtad och till vilken bil. När bilen återlämnas fylls körsträckor in i en manuell körjournal. Boka bevakar samtliga bilar vad gäller servicecykler, alkolåskalibrering, försäkringshistorik etc. Systemet meddelar när det är dags för service och verkstadsbesök. Det går fritt att bestämma hur mycket det skall kosta för en avdelning att hyra bilen, med debitering per körd km, per timme eller med en fast startavgift. Data kan överföras till kommunens ekonomisystem för att möjliggöra fakturering. Översikt i Boka över bokningar som gjorts och vilka nycklar som lämnats ut. 17 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor EZ-booking från Artologik EZ-booking är ett helt webbaserat program som samlar alla bokningsbara objekt inom en organisation på samma ställe. Beskrivningarna av objekten kan skrivas in i några få fält eller göras så utförliga som önskas. Behörighetsgrad, användare och organisationer kan ställas in och en användarprofil kan delas av flera personer med ett gemensamt lösenord och användarnamn. Det går att söka efter lediga tider eller objekt samt boka via kalender. Informationen kring alla bokningar i EZ-booking kan sammanställas i rapportform för uppföljning och urval kan göras för statistik över fordonens bokningar. Fakturaunderlag för kategori, objekt, organisation eller användare kan tas fram. Fakturaunderlag för EZ-booking 18 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor Fordonskontroll från Fordonskontroll Sverige AB Fordonskontroll är webbaserat och har en rad funktioner för administration av fordonsflottor. Bokning finns inte som funktion och systemet används idag främst inom företag. Systemet kan kopplas ihop med Vägtrafikregistret, VTR, och därifrån hämta information om fordonets tekniska egenskaper samt information om leasing, besiktning, kredit etc. Detta betyder att aktuella uppgifter om fordonen hämtas kontinuerligt och behöver inte föras in manuellt. Det går också att få en överblick över fordon som är i behov av åtgärd av något slag. I Fordonskontroll kan uppföljning av bränsleförbrukning ske genom att data importeras från bensinstationen varje gång bilen tankas. Förare kan själva rapportera in fel på fordonen till systemet via Internet eller sms. Importering av Vägtrafikregistret till Fordonskontroll. 19 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor FRIDA från Nordic Port FRIDA är en webbaserad databas som består av ett antal moduler för fordonsadministration. Systemet kan lagra, sammanställa och följa upp data och information om fordonen i en flotta. FRIDA är utvecklat i samarbete med Sveriges trafikhuvudmän och används idag inom kollektivtrafiken. Grundmodulen i FRIDA samlar in fordonsdata som körsträckor och utsläppsdata samt skapar rapporter och grafer av informationen. Systemet kan också ge en överblick över de avtal som finns samt redovisa insamlad miljödata. En av modulerna följer upp om fordonen fått skador av något slag tills den är åtgärdad, en annan följer kontinuerligt upp kvaliteten på fordonen eller fordonens tillbehör. Diagram och grafer kan skapas från inrapporterade data i FRIDA. 20 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor FRI4 från Idavall Data AB FRI4 är ett bokningssystem som används av såväl kommuner och fritidsanläggningar samt sjukhus. Bokningar kan göras av olika typer av enheter som fordon eller lokaler. Det finns 50 olika bokningstyper samt en sökfunktion för att hitta lediga tider. I FRI4 går det att sköta bokningar och annat genom e-tjänsten webb-bokning och data kan presenteras på både intranät och Internet. Bokningen kan integreras med passersystem så endast den som bokat kan kvittera ut nycklar med hjälp av passerkort eller tagg. Underlaget från bokningarna kan skrivas ut som en färdig faktura direkt från FRI4 eller exporteras till ett ekonomisystem. Bokning i FRI4 (t.v.) och presentation av bokningar på Internet eller intranät (t.h.) 21 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor Interbook från Argentum AB Interbook är ett bokningssystem främst anpassat för myndigheter och organisationer. Interbook hanterar administrationen kring bokning av olika typer av objekt, som bilar eller apparatur. Systemet är uppbyggt av moduler som går att bygga på efter de behov som finns. Som basfunktioner ingår bl a bokningsöversikt, kundregister, medlemsuppgifter, nyckelkvittens samt bokningsstatistik. Det finns inga begränsningar för hur många objekt som kan hanteras. Det finns möjlighet att själv söka och boka lediga tider. För att underlätta fakturering finns en filöverföringsfunktion som fungerar ihop med ett ekonomisystem. Faktureringen sker sedan från ekonomisystemet. Statistik kan tas fram ur databasen och redovisas grafiskt eller numeriskt och kan även utformas av administratören i kalkyleringsprogram som Excel eller Access. Interbook på Östersunds hemsida. 22 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor KomMa uthyrning från Fristad Konsult AB KomMa är ett system som innehåller olika funktioner för teknisk förvaltning och annan kommunal verksamhet. Det består av ett antal moduler som kan köpas var för sig eller byggas på varandra och integreras. Modulerna behandlar bl a uthyrning, transport och leasing. Leasingmodulen innehåller ett flertal rapporter som t ex leverantörskataloger, service eller besiktningsbevakning. Det är möjligt att integrera med ett ekonomisystem så att bokföringsfiler förs över direkt. Funktionsmoduler i KomMa. 23 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor Sitevision bokning från Sitevision Sitevision är en plattform för olika färdiga verktyg att använda för att bygga en webbplats. Det finns en mängd olika moduler, däribland en speciell modul för hantering av bokningar. Där kan information om fordonet och var bilen finns matas in samt tidgränser för bokningar bestämmas. Bokningar kan exporteras till Excel för uppföljning. Administration av bokningar i Sitevision 24 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor Övriga program för bokning och administration Excel från Microsoft Excel från Microsoft är ett kalkylprogram som kan användas för uppföljning av bokningar och kördata. Efter de formler och funktioner som användaren ställer in kan det göra beräkningar och analyser. Tabeller och diagram kan användas för att redovisa inmatad kördata. I Excel kan data omvandlas till tabeller och diagram. 25 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor GroupWise från Novell Inc. GroupWise är ett webbsystem för att skicka och ta emot meddelanden, bokningar, anteckningar och bifogade filer. Det är inte i första hand ett bokningssystem men kan användas för schemaläggning och för att söka lediga tider för bokning av personer eller objekt. Kalenderöversikt i GroupWise. 26 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor FirstClass från Open Text FirstClass Collaboration Suite är en samling program och funktioner som används för kommunikation inom utbildning, företag och kommuner. En av funktionerna är bokning av lokaler och andra objekt, vilken kan kopplas ihop med kalenderfunktionen. Det går att se tillgänglighet på objekt och boka resurser samtidigt som man skapar en händelse i kalendern. Resurserna kan delas in i kategorier och det går att bestämma hur länge man får boka varje objekt. Bokningarna kan sedan exporteras till Excel eller skrivas ut. Bokning i FirstClass 27 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor Lotus Notes från IBM Lotus Notes är en programvara med kalenderfunktioner samt hantering av e-post och snabbmeddelanden. Användare av programmet är ofta kommuner eller större företag. Programmet är inte främst till för bokning och fordonshantering men kalendern kan användas för bokning. Epostvy i Lotus Notes 28 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor Outlook från Microsoft Outlook är ett program för e-post och delning av kalender. Programmet kan användas för att göra bokningar men är inte i första hand anpassat för bokning av bilar. Epostvy i Outlook 29 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor Diskussion I sökningarna på webben har det visat sig svårt att hitta utförlig information om de administrativa system som finns. Jämförelser mellan systemen försvåras av att deras kvaliteter och egenskaper beskrivs olika utförligt och att tillverkarna gör olika urval av information på hemsidor och i informationsfoldrar. Rådet som kan ges till de kommuner som överväger att skaffa ett administrationssystem för sin bilflotta är att först titta på vad man redan har i programväg och hur det kan användas. Ett enkelt bokningssystem, Excel och kommunens eget ekonomiprogram kan i många fall räcka långt. Om det visar sig att det inte räcker och ytterligare behov finns är det viktigt att tänka igenom vilka de behoven är. På så sätt kan sökandet efter lämpligt system göras målinriktat och det är inte lika troligt att valet faller på ett system som är onödigt avancerat. 30 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor Källor och kontaktuppgifter Arkiw32 - från DataInformation BE http://www.datainfo.se/bokning.asp (hämtad 2011-11-17) BOKA från Eurosys http://www.eurosys.se/visa_underkategori2.asp?newsid=26 (hämtad 2011-11-09) COCOS från INVERS http://www.invers.com/en/index.html (hämtad 2011-11-16) Excel från Microsoft http://office.microsoft.com/sv-se/excel (hämtad 2011-12-05) EZ-booking från Artologik http://www.artologik.com (hämtad 2011-11-09) FirstClass från Open Text http://www.firstclass.se/Divisions/FAV10003B720/FirstClass%20Collaboration%20Suite/?Plugin=FC (hämtad 2011-11-17) Fordonskontroll från Fordonskontroll Sverige http://www.fordonskontroll.se (hämtad 2011-11-30) FRIDA från Nordic Port http://web.port.se/?id=26&sid=28&lid=2 (hämtad 2011-11-30) FRI4 från Idavall Data http://www.idavall.se/Bokning.htm (hämtad 2011-11-30) GroupWise från Novell Inc. http://www.novell.com/sv-se/products/groupwise (hämtad 2011-11-16) Interbook från Argentum http://www.argentum.se/sv/offentlig-service/Interbook (hämtad 2011-11-09) KomMa uthyrning från Fristad Konsult http://www.fristadkonsult.se/Produkter.aspx (hämtad 2011-11-16) Lotus Notes från IBM http://www-01.ibm.com/software/se/lotus/email (hämtad 2011-11-09) Mobilsystem från Innova http://www.mobilsystem.se (hämtad 2011-11-09) Outlook från Microsoft http://office.microsoft.com/sv-se/outlook (hämtad 2011-11-30) Pilotfish från Pilotfish Networks http://www.pilotfish.se/index.php?id=talk&subPage=1&language=en (hämtad 2011-11-16) 31 Kartläggning av system för bokning, administration och uppföljning av fordonsflottor Sitevision bokning från Sitevision http://www.sitevision.se (hämtad 2011-11-15) Triplog från Opus Group http://www.triplog.eu/index.php?option=com_content&view=article&id=3&Itemid=2&la ng=sv (hämtad 2011-11-30) Zenit från IT-kontoret http://www.zenitbilpool.se/start/default.asp?page=590 (hämtad 2011-11-30) 2MA från 2MA Tecnology http://2ma.se (hämtad 2011-11-09) Referenser Abosh, Mellat & Petursson, Orri: Bilpool. Chalmers tekniska högskola, Examensarbete, Göteborg, 2007 Hållbar Utveckling Väst, muntlig information, 2011 32
© Copyright 2024