1. No category

Outlook Web App 2013
Boka
egen tid
Vyer
Boka
Boka
möten
egen
tid
Gruppkalender
Schemaläggning
Dela
kalender
Semester
Anställd i Kumla kommun? Har du frågor och funderingar?
Hör av dig till:
Britt Tågmark
019-58 82 13 eller 070-55 88 260
[email protected]
Senast ändrad 2013-08-02
Innehåll
Öppna Outlook Web App ..................................................................................................... 1
Privat dator ....................................................................................................................................1
Logga ut .........................................................................................................................................1
Öppna kalendern.................................................................................................................. 2
Vyer ...................................................................................................................................... 2
Datumöversikt ...............................................................................................................................2
Dagens datum och tid ....................................................................................................................2
Kalenderfärg ..................................................................................................................................2
Olika typer av bokningar ...................................................................................................... 3
Skapa händelse ..............................................................................................................................3
Mötesförfrågan .............................................................................................................................3
Avtalad tid (Boka egen tid) ............................................................................................................3
Heldagsaktivitet (händelser) ..........................................................................................................3
Bokningsstatus...............................................................................................................................3
Visning av tiden i Kalendern ..........................................................................................................4
Färga bokningar .............................................................................................................................4
Skapa Avtalad tid (Boka egen tid) ........................................................................................ 5
Privat bokning ................................................................................................................................6
Bokning över flera dagar ...................................................................................................... 6
Återkommande bokningar ................................................................................................... 7
Ta bort bokningar ................................................................................................................. 8
Radera en enstaka bokning ...........................................................................................................8
Radera enstaka återkommande bokning ......................................................................................8
Boka ett möte ...................................................................................................................... 9
Schemaassistenten ......................................................................................................................10
Godkänna en inbjudan ....................................................................................................... 11
Hantera svar på inbjudan ................................................................................................... 12
Radera en mötesbokning ................................................................................................... 12
Flytta mötestid ................................................................................................................... 12
Dela kalendrar .................................................................................................................... 13
Behörighetsnivåer .......................................................................................................................13
Öppna en kollegas kalender via mottagen e-post .......................................................................14
Lägga till en kollegas kalender från kalendervyn .........................................................................14
Ändra delningsbehörigheter ........................................................................................................15
Delningen upphör ........................................................................................................................15
Gruppkalender ................................................................................................................... 15
Skapa gruppkalender ...................................................................................................................15
Kalenderinställningar ......................................................................................................... 16
Arbetstid ......................................................................................................................................16
Påminnelser .................................................................................................................................16
Veckonummer .............................................................................................................................16
Index................................................................................................................................... 17
Britt Tågmark
Kumla kommun
Öppna Outlook Web App
Outlook – kalender
I kalendern lägger du in dina bokade tider, återkommande möten och evenemang.
Kalendern är också ett mycket kraftfullt hjälpmedel att planera in lämpliga tider för
gemensamma möten.
Öppna Outlook Web App
Du kan använda ditt e-postkonto, läsa e-post och använda kalendern på alla datorer som
har en internetuppkoppling.
Skriv in adressen: epost.kumla.se i adressfältet i webbläsaren och tryck på tangenten Enter.
Adressen i adressfältet kompletteras med https://. Det kommer alltså att stå
https://epost.kumla.se/owa/ i adressfältet.
Första gången du loggar i
Outlook Web App får du
välja språk. Välj Svenska
Skriv in samma
användarnamn och
lösenord som du fyller i
när du loggar in på
datorn på jobbet.
OBS!
Tänk på att skydda ditt
lösenord!!!
Privat dator
Om du använder en privat dator kan du markera det alternativet vid inloggningsrutan. Då
kan du arbeta betydligt längre tid med e-posten utan att du blir utloggad.
Logga ut
När du är klar med e-post loggar du ut.
1. Klicka till höger om ditt namn
längst upp i listen
2. Välj logga ut
3. Stäng alla webbläsarfönster annars
är du fortfarande inloggad
1
Öppna kalendern
Öppna kalendern
Du öppnar Kalendern genom att klicka
på Kalender uppe till höger
Vyer
I kalendern kan du välja olika vyer dag,
arbetsvecka, vecka eller månad, allt efter vad
som passar dig bäst för tillfället. Du väljer
genom att klicka på respektive länk.
Till vänster visas en översiktskalender med
aktuell månad som standard.
I översikten markeras aktuell vecka med färg
och dagens datum görs tydligt med en ram. De
dagar du har bokade tider är markerade med
fetstil.
Läs på sidan 16 hur du kan lägga till
veckonummer.
Datumöversikt
Klickbar datumöversikt visas i överkant. Utseendet varierar beroende på vilken vy du visar.
Du kan snabbt växla till dagens datum genom att klicka på gå till idag längst till höger
Dagens datum och tid
Dagens datum markeras med avvikande färg i
Kalendern (standard är blå färg).
Aktuell tid visas med ett streck på tidsaxeln.
Kalenderfärg
Du kan ändra färg på kalendern genom att
högerklicka på kalendern till vänster i menyn och
välja färg.
2
Olika typer av bokningar
Olika typer av bokningar
Skapa händelse
Klicka på länken ny händelse. Den innebär
mötesförfrågan, avtalade tid eller
heldagsaktivitet
Mötesförfrågan
Mötestid är en gemensamt avsatt tid för dig och andra personer. Du kan boka möte med
dina kollegor eller så bokar arbetskamrater möte med dig.
Avtalad tid (Boka egen tid)
Det är en tid som bara berör dig. Tiden visas dock i Kalendern, så dina kollegor kan se att du
är upptagen när de vill ordna ett möte.
Heldagsaktivitet (händelser)
Heldagsaktivitet är till exempel en notering om födelsedagar. Den tiden visas som standard
somledig tid. Bokningsstatusen går givetvis att ändra.
Bokningsstatus
Ledig
Bokningen visas i din kalender, men den markeras inte som Upptagen i
sökningen efter lediga tider. Detta är praktiskt för användare som vill få
kännedom om när en viss händelse inträffar, men som ändå är lediga att
bokas till ett möte. Ledig är också användbart för alla som av
säkerhetsskäl inte vill att deras mötestider ska vara synliga i sökningen
efter lediga tider.
Arbeta på annan
plats
Du arbetar, men är inte tillgänglig på ordinarie arbetsplats
Preliminär
Du kommer antagligen att delta i mötet, men beroendeförhållanden
eller andra faktorer kan förhindra deltagandet
Upptagen
Du är inte ledig för att bokas in för ett annat möte
Inte vid datorn
Du kan inte bokas och kan troligen inte heller nås.
Skillnaden mellan Upptagen och Inte vid datorn är att du med Upptagen
fortfarande kan nås i akutsituationer. Om du inte befinner dig på
kontoret måste personer som försöker nå dig kontrollera ditt schema
för att ta reda på var du är innan de försöker ringa dig.
Bokningsstatusen kallas Frånvarande i programmet Outlook
3
Olika typer av bokningar
Visning av tiden i Kalendern
Beroende på hur du anger bokningsstatus visas tiderna
med olika färger eller nyanser i kanten. Detta är en
information till dina kollegor om de kan boka dig, eller
om du upptagen eller frånvarande.
I tur och ordning uppifrån visas:
1. Heldagshändelse
2. Arbeta på annan plats
3. Ledig
4. Upptagen
5. Preliminärt
6. Inte vid datorn
Färga bokningar
För att poängtera vissa bokningar kan
du färgmarkera dessa.
1. Öppna en bokning eller ett
möte
2. Klicka på ikonen för utökade
menyn
3. Välj kategorisera
4. Välj en lämplig kategori och
färg. Kategorierna är
redigeringsbara
4
Skapa Avtalad tid (Boka egen tid)
Skapa Avtalad tid (Boka egen tid)
1. Klicka på ny händelse eller dubbelklicka direkt i kalendern där du vill boka en tid
2. Skriv in en
rubrik i rutan
Händelse
3. Fyll eventuellt i
Plats
4. Fyll i
Startdatum
och Starttid
5. Välj något av de förvalda alternativen för Varaktighet eller välj Anpassad för fler
val
6. Klicka på
pilarna till
höger och
vänster om
månaderna för
att byta
månad.
Markera sedan
datum.
5
Bokning över flera dagar
7. Du får en
standardpåminnelse 15
minuter innan avtalad tid.
Klicka på listpilen och ändra
tid om du så önskar. Om du
har ljud installerat på datorn
kan du även få en
ljudpåminnelse
8. Klicka på Spara uppe till vänster
Privat bokning
1. Om du markerar bokningen som Privat kan dina kollegor,
som har rättigheter i din kalender inte se innehållet i
bokningen.
2. Ett litet hänglås” låser” bokningen. I ämnesrutan står
”Privat möte”.
Bokning över flera dagar
När du bokar in flera dagar i sträck får du välja Varaktighet Anpassad
Bokningen visas längst upp under datumlisten. Om en kollega vill boka dig framgår det att
du är upptagen.
6
Återkommande bokningar
Återkommande bokningar
En bokning som återkommer med jämna intervall behöver du inte skriva in mer än en gång.
Det kan till exempel vara regelbundet återkommande planeringsmöten.
1. Skapa en ny händelse
2. Klicka vid Upprepa
3. Gör önskade inställningar
4. Återkommande bokningar visas med en särskild
symbol i kalendern
Öppna återkommande bokningar
När du öppnar en
återkommande bokning för
att göra en ändring, får du
frågan om du vill öppna
hela serien eller denna
förekomst.
Om du ändrar tid på en enstaka återkommande bokning ritas
ett streck över symbolen för att visa att tiden avviker från
standardmötestiden
7
Ta bort bokningar
Ta bort bokningar
Radera en enstaka bokning
Det finns många olika sätt att radera bokningar.

Markera bokningen genom att klicka på den. Tryck sedan på tangenten Delete

Högerklicka på bokningen och välj Ta bort i snabbmenyn

Markera bokningen och klicka på
Ta bort
Radera enstaka återkommande bokning
När du väljer att ta bort en återkommande
bokning får du frågan om du vill ta bort förekomst
eller ta bort serie.
8
Boka ett möte
Boka ett möte
Till ett möte i Outlook bokar du in dina kollegor. Den som skickar inbjudan till mötet är
mötesorganisatör, och ”äger” mötet. Det är endast den personen som kan ändra
förutsättningarna för mötet i Outlook.
1. Klicka på ny händelse
2. Fyll i önskade uppgifter
3. Skriv in Deltagare på
liknande sätt som när du
adresserar e-post
4. Klicka eventuellt på fliken Schemaassistenten, se beskrivning nedan
5. Skicka efter att ha kontrollerat att alla uppgifter är korrekta
9
Boka ett möte
Schemaassistenten
1. I visningsläget Schemaassistenten kan du kontrollera om dina mötesdeltagare
redan är bokade den önskade tiden.
2. Området som avgränsas med en blå linje är den föreslagna mötestiden.
10
Godkänna en inbjudan
Godkänna en inbjudan
Du behöver inte godkänna din egen kallelse, den visas direkt i din kalender som Upptagen
tid.
När en kollega sänder en mötesförfrågan till
dig skickas den via mailsystemet och lägger sig
i din Inkorg.
Du kan i meddelandet se om inbjudan är i
konflikt med befintliga bokningar och visa vilka
krockar som finns.
Tiden visas som preliminärbokad i din kalender
till dess du godkänner eller avslår tiden.
När du accepterar eller avslår inbjudan visas
alternativ där du har möjlighet att
kommentera svaret eller avstå från att svara.
Obs! Om du tar bort inbjudan utan att svara
försvinner bokningen i kalendern.
11
Hantera svar på inbjudan
Hantera svar på inbjudan
När någon godkänner eller tackar nej till ett möte får du
ett meddelande om detta i Inkorgen.
Då du markerar mötesbokningen i
kalendern visas hur många som har
accepterat bokningen. Genom att klicka
på länken Accepterat kan du kontrollera
vilka deltagare som har accepterat eller
tackat nej till inbjudan. Det kan ta lite
tid innan svaren är ”behandlade” och
visas här.
Det är enbart mötesorganisatören som kan kontrollera deltagarnas svarsstatus.
Radera en mötesbokning
1. Markera mötesbokningen
2. Högerklicka och välj avboka möte i
snabbmenyn
3. Du får en automatisk förfrågan om
att Skicka en uppdatering om att
mötet är inställt
4. Mötesdeltagarna får ett meddelande
i Inkorgen
5. Klicka på länken Ta bort från
kalender för att radera bokningen
Flytta mötestid
Ifall mötestiden eller andra förutsättningar ändras
kan du som mötesorganisatör öppna
mötesbokningen, göra förändringarna och skicka
en uppdatering till deltagarna genom att klicka på
Skicka. Deltagarna får ett meddelande om
uppdateringen i sin Inkorg.
12
Dela kalendrar
Dela kalendrar
Du kan dela ut din kalender till kollega som då får tillgång till din kalenderinformation.
1. Länken Dela
2. Lägg till en
eller flera
medarbetare.
3. Välj vilka
rättigheter
kollegan ska
ha tillgång till,
se nedan
4. Knappen
Skicka
Behörighetsnivåer
All information
Kan se all information om bokningar i kalendern, utom de som
är markerade som privata
Begränsad information
Kan se ämne och plats
Endast tillgänglighet
Ser bokningstid, men ingen ytterligare information. Innebär i
praktiken samma visning som när en kalender utan rättigheter
läggs till
13
Dela kalendrar
Öppna en kollegas kalender via mottagen e-post
1. Klicka på Lägg till kalender i mailet du har fått med delningsinbjudan
2. Bestäm om du vill Dela min kalender
3. Växla till kalendervyn, kollegans kalender visas
Lägga till en kollegas kalender från kalendervyn
1. Högerklicka på kalender till vänster i menyn
2. Välj öppna kalender
3. Välj rutan Från katalog och sök reda på
person
4. Klicka på Öppna
5. Nu visas kalendrarna i samma vy. Du kan
bocka i och ur rutorna till vänster om
namnen för att styra visningen av
kalendrarna Varje kalender tilldelas en färg
på bokningarna, färgen visas vid namnet
6. Ändra färg genom att högerklicka på
namnet, välj färg
Du kan öppna många kalendrar. Däremot kan du visa maximalt fem kalendrar samtidigt. Du
får markera de mest de för tillfället mest relevanta kalendrarna.
14
Gruppkalender
Ändra delningsbehörigheter
Du kan öka och minska behörigheter till din kalender. Du kan däremot inte ändra
delningsbehörigheter som har tilldelats via programmet Outlook.
1. Högerklicka på
kalendern till
vänster i menyn
2. Välj behörigheter
3. Ändra
behörigheter eller
ta bort ett namn
4. Spara
Delningen upphör
Om delning av kalender upphör försvinner inte namnet hos dig. Du tar bort person i listan
genom att högerklicka på namnet och välja ta bort.
Gruppkalender
Med en gruppkalender kan du snabbt visa dina kollegors bokade tider.
Skapa gruppkalender
1. Högerklicka på Mina kalendrar eller
Personers kalendrar och välj
ny kalendergrupp
2. Namnge gruppen
3. Högerklicka på gruppnamnet
4. Välj Öppna kalender
5. Välj Från katalog och lägg medlemmar
6. Om du har rättigheter i kollegornas kalendrar visas innehållet i bokningarna.
15
Kalenderinställningar
Kalenderinställningar
I kalenderinställningar kan du stänga av påminnelser, ändra arbetstid, lägga till
veckonummer och klockikonen vid bokningar med påminnelse.
1. Knappen Inställningar (kugghjulet) längst upp till höger
2. Välj gå till Alternativ
3. Välj inställningar till vänster i menyn
4. Alternativ för Kalender
Arbetstid
Ange din normala arbetstid
Påminnelser
Ändra eller ta bort Visa påminnelser
Veckonummer
Det finns möjlighet att Visa veckonummer
i vyn Månad
16
Index
Index
A
arbeta på annan plats .................................... 3
arbetstid ....................................................... 16
avtalad tid .................................................. 3, 5
B
boka egen tid ............................................. 3, 5
boka möte ...................................................... 9
bokningar ....................................................... 3
bokningsstatus ........................................... 3, 4
D
dagens datum ................................................ 2
dela kalender ............................................... 13
E
egen tid .......................................................... 3
F
flera dagar ...................................................... 6
flytta mötestid .............................................. 12
frånvarande .................................................... 3
färg kalendern ................................................ 2
färga bokningar .............................................. 4
G
godkänna inbjudan ...................................... 11
gruppkalender .............................................. 15
H
helgdagsaktivitet ............................................ 3
händelse ......................................................... 3
händelse, skapa .............................................. 3
I
inställningar i kalendern ............................... 16
inte vid datorn ................................................ 3
K
kalender, öppna .............................................2
kalenderfärg ...................................................2
kalenderinställningar ....................................16
L
ledig ................................................................3
M
möte ...............................................................9
mötesförfrågan...............................................3
P
preliminärt ......................................................3
privat bokning ................................................6
påminnelser ..................................................16
R
radera bokningar ............................................8
radera mötesbokning ...................................12
S
schemaassistenten .......................................10
skapa händelse ...............................................3
T
ta bort bokningar............................................8
U
upptagen ........................................................3
V,W
veckonummer...............................................16
vyer .................................................................2
Å
återkommande bokningar ..............................7
Ö
öppna kalender ..............................................2
öppna Outlook Web App ................................1
17