Hule vägförening, kallelse till årsstämma söndagen 2014-07-13, kl. 11:00 Plats: Glommens samlingslokal Kaffe serveras från kl. 10:30 Medlemmarna i Hule vägförening kallas härmed till ordinarie årsstämma. Tid och plats: Se ovan. Debiteringslängd och övriga handlingar från verksamhetsåret 2013/14 finns tillgängliga från 30 juni hos ordföranden Gunnar Axelsson, Junkers väg 4 och kassören Kent Andersson, Pannebovägen 8. Se också vägföreningens hemsida www.hulevf.se. Dagordning vid stämman: 1. Årsstämmans öppnande 2. Val av ordförande för stämman 3. Val av sekreterare för stämman 4. Stämmans behöriga utlysande- enligt stadgarna genom brev senast 2 veckor innan stämman 5. Godkännande av dagordningen 6. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare 7. Fullmakter 8. Styrelsens verksamhetsberättelse inkl. ekonomisk rapport för verksamhetsåret 2013/14 9. Revisorernas berättelse för verksamhetsåret 2013/14 10. Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen för verksamhetsåret 2013/14 11. Motioner, se bilaga 1. 12. Information och framställningar från styrelsen, se bilaga1 13. Styrelsens förslag till åtgärder att utföras under verksamhetsåret 2014/15. Se bilaga 2, avsnitt A-C. - Avseende verksamhetsgrenen Hule vägförening (Digesgård ga:4) - Avseende verksamhetsgrenen Digesgård samfällighet (Digesgård ga:1-3) - Avseende verksamhetsgrenen Fyrklöverns samfällighet (Galtås ga:1) 14. Styrelsens förslag till kostnader för övrig gemensam förvaltning samt arvoden till styrelse, revisorer och valberedning. Arvodet var föregående period 70 % av det prisbasbelopp som gäller vid utbetalningstillfället att fördela sinsemellan. Se i övrigt bilaga 2, punkt D. 15. Beslut om styrelsens förslag till inkomst- och utgiftsstat för verksamhetsåret 2014/15 (se bilaga 2) samt information om den på stämman framlagda debiteringslängden 16. Fastställande av betalningsansvar för avgifter och procedur vid avisering av avgifter. Förslag: Se hemsidan, "bakgrund hule vf", sista avsnittet. 17. Val av 3 styrelserepresentanter på två år 18. Val av ordförande för verksamhetsåret 2014/15 19. Val av en revisor på två år och två revisorssuppleanter på ett år 20. Val av valberedning för verksamhetsåret 2014/15 21. Övriga frågor (OBS att beslut ej kan fattas) 22. Protokollet hålls efter justering tillgängligt hos ordföranden samt kommer att läggas ut på vägföreningens hemsida 23. Stämmans avslutande Bilaga 1: Information och framställningar från styrelsen Bilaga 2: Förslag till inkomst/utgiftsstat för perioden 2014/15 Bilaga 1 till kallelse till Hule vägförenings stämma 2014-07-13, sammanfattning av motioner med mera. För fullständig motionstext hänvisas till föreningen hemsida www.hulevf.se eller till ordföranden, Gunnar Axelsson, Junkers väg 4. 1. Motion om anordnande av gupp på Rönnhagavägen, samt komplettering med skyltar om tillåten hastighet, från Thomas Mildenstam Gärdesgårdsvägen 2. Motionären önskar att skyltar om gällande hastighet 30 km/tim kompletteras med fler skyltar och att ytterligare ett gupp anordnas. På årsstämman 2010 beslöts att medlemmar, efter samråd med styrelsen och enligt fastlagda principer, på egen bekostnad kan få anordna s.k. blomsterlådor. I föreningens uppgifter ingår inte, enligt gällande anläggningsförrättningar, att vidta hastighetsbegränsande åtgärder eller övervakning av att fastställda hastighetsbegränsningar efterlevs. Styrelsen föreslår att motionen avslås. 2. Motion om avverkning av tallar för begränsning av besvären från råkkolonien, från Hans Krefors Västra Tvärvägen 5. Motionären önskar att samtliga tallar inom den sk råkskogen tas bort. Under vinternvåren har bla stormen Sven, samt vissa närboende med stöd av tidigare fattade beslut inom Fyrklöversamfälligheten reducerat tallbeståndet. Tidigare stämma har beslutat att föreningen inte skall genomföra skötselåtgärder i ”råkskogen” som inte är betingade av personsäkerhetsskäl. Styrelsen föreslår att motionen avslås. 3. Motion om genomförande av underhåll, samt asfaltering av Stättens väg, från en grupp fastboende längs vägen. Motionärerna önskar förändringar av underhållsplanen och att beslut om asfaltering av Stättens väg skall tas inom ett år. På inrådan från entreprenören sköts, pga den torra hösten, det planerade underhållet av grusvägarna till våren. Betr önskan om asfaltering av Stättens väg är det styrelsens uppfattning att en sådan åtgärd bör omfatta alla fem grusvägarna. Kostnaden för detta är beräknad till ca Kr 275000:-. Fonderat kapital innehåller inte medel för detta. Styrelsen föreslår att aktuell underhållsplan skall gälla även fortsättningsvis och att motionen avslås. 4. Kommunens förslag till avtal med anledning av projektet Kattegattleden, avtalet med bilaga finns tillgängligt på hemsidan hulevf.se . Avtalet ger huvudmannen för Kattegattleden rätt att anvisa cykeltrafik till vissa av föreningens vägar, samt anordnandet av viss skyltning vid dessa. Avtalet innebär en viss ersättning till föreningen. Styrelsen föreslår att avtalet accepteras. Bilaga 1 till kallelse, sid 1 av 1 Bilaga 2 Hule Vägförening, förslag till inkomst/utgiftsstat verksamhetsåret 2014/15 A Specifika kostnader, vägföreningen (Digesgård ga:4, VF nedan) Snöröjning Arrenden, cykelbana Avgifter till lantmäteriet för ändring av andelstal Kantklippning, körvägar Underhåll, övrigt Summa specifika kostnader för vägföreningsdelen : 30 000 1 000 3 000 4 000 35 000 73 000 B Specifika kostnader, Digesgårds samf (Digesgård ga:1-3, Dig nedan) Snöröjning parkeringsplatser Klippning, den stora allmänningen, 2 ggr Övrigt underhåll Summa specifika kostnader för Digesgårds samf: 8 000 8 000 10 000 26 000 C Specifika kostnader, Fyrklöverns samf (Galtås ga:1, Fyr nedan) Snöröjning körvägar Åtgärder lekplats Övrigt underhåll Summa specifika kostnader för Fyrklöverns samf: D Gemensamma administrationskostnader Arvoden Arbetsgivaravgifter Administration inkl administrativa tjänster Resekostnader Bank, porto och PG-utbetalningskostnader Försäkring, REV Lokalhyra, stämmokostnader Diverse, övrigt Summa gemensamma administrationskostnader: 8 000 6000 5 000 19 000 32 000 5 000 8 000 4 000 6 000 3 000 4 000 5 000 67 000 E Kostnader per gemensamhetsanläggning Specifika kostnader enligt ovan: Andel av gemensamma administrationskostnader: Föreslagen fondering: Summa kostnader: VF 73 000 45 560 80 000 198 560 F Finansiering Statliga bidrag (vägverket) Kommunala bidrag, vägunderhåll Räntor, SBAB Räntor, Företagskonto, Nordea Från fonderat kapital (eget kapital) Återstår att finansiera via avgifter: VF 16 000 4 000 6 000 200 0 172 360 G Avgiftsberäkningar Summa andelstal per gemensamhetsanläggning: Avgift per andel, avrundad uppåt till nästa femkrona: Total avgift per fastighet ingående i ... Dig 26 000 18 090 140 000 184 090 Dig 5000 75 3000 176 015 Fyr 19 000 3 350 3 000 25 350 Fyr 2000 25 4900 18 425 VF 913 190 Dig 109 1615 Fyr 22 840 ... VF enbart ... VF och Dig ... VF och Fyr 760 570 190 2 375 2 185 1 805 1 600 1 410 1 030 Fastighetskategori i vägföreningen: Helår, andelstal 4 Fritid, andelstal 3 Obebyggd, andelstal 1 Bilaga 2 till kallelse, sid 1 av 1