Projekt Mätbara Effekter - Program för samverkan
Projekt Mätbara Effekter Ett delprojekt inom ramen för Program för Samverkan September 2011 Sammanfattning Ett antal projekt har initierats i Stockholms regionen i syfte att utveckla och stärka samverkan mellan utvalda delar av länets aktörer. Samverkansfunktionen och Samverkanscentralen är två av dessa. Projekt mätbara effekter har initierats av att deltagande parter i ovan nämnda initiativ har känt behov av att förväntade resultat och effekter av utvecklingsarbetet tydliggörs. Syftet med projekt mätbara effekter har därför varit att beskriva och bedöma effekter av samverkan och samlokalisering samt ge förslag till hur effekten av arbetet inom ramen för Samverkanscentralen och Samverkansfunktionen kan mätas. Deltagande parter kan bättre koordinera det gemensamma agerandet och stärka den gemensamma förmågan genom förbättrad tillgång på information och bättre informationskvalitet före, under och efter en händelse. På så sätt förbättras möjligheterna att hantera uppkomna händelser, vilket i förlängningen genererar positiva samhällseffekter. Utmaningar med att mäta effekterna/samhällsnyttan av samverkan består i att definiera/avgränsa vilken samverkan som ska mätas och följas upp samt att isolerat påvisa vilken nytta som samverkan bidrar med relaterat till andra faktorer, t.ex. effektivitet i deltagande parters utförande. Svårigheterna att mäta effekter gör att vi rekommenderar att framtida mätning och utveckling av samverkan bör fokusera på själva samverkansprocessen och inte effekterna av samverkan. En rimlig målsättning beträffande mätning och uppföljning rekommenderas före en ambitiös. Efterhand som rutinen för mätning fungerar och det anses ändamålsenligt kan ytterligare nyckeltal börja mätas. Mot den bakgrunden rekommenderas någon eller några av följande former för mätning av samverkan och dess effekter: Lista anledningar till att samverkan inte fungerar fullt ut idag och därefter metodiskt driva initiativ som tar bort dessa hinder Genomför frekventa fallstudier av inträffade händelser för att dra lärdom om hur parterna samverkade. På så vis skapas en lärandeprocess kring hur parterna ska agera för att mobilisera snabbt och rätt när det blir skarpt läge Skapa ett index över utvecklingen av samverkan, baserat på självvärderingar av deltagande parter. Resultaten från självvärderingarna bör leda fram till en åtgärdsplan för att lyfta områden med låga omdömen Redovisa och kommunicera operativa framsteg gällande samverkan, det bidrar till att upprätthålla ett högt engagemang bland deltagande parter. Rapporterade framsteg behöver inte ha karaktären av utfall, utan kan även innefatta genomförda initiativ Innehåll 1. Inledning ............................................................................................ 1 2. Former av samverkan ....................................................................... 4 3. Effekter av samverkan ...................................................................... 7 4. Förslag på mätning/uppföljning ......................................................... 9 5. Effekter av samverkanscentralen .................................................... 12 6. Rekommendationer ......................................................................... 15 7. Källor ............................................................................................... 18 8. Appendix ......................................................................................... 19 1. Inledning 1.1 Bakgrund Stockholm landets huvudstad är säte för Sveriges centrala ledning, kungahuset och många utländska beskickningar. Sveriges finansiella centra återfinns inom en mycket begränsad yta i centrala Stockholm. Många huvudkontor för samhällsviktig verksamhet samt centrala myndigheter finns i länet och mer än en femtedel av landets befolkning bor i länet. Storstadsregionen växer allt snabbare och har genom sin växande omfattning och komplexitet en särskild sårbarhet, där effekten av störningar är förknippade med stora samhällsekonomiska konsekvenser. Slutsatser från genomförda övningar och utvärderingar efter inträffade händelser visar på ett behov att utveckla och stärka samverkan mellan samhällsviktiga aktörer, i syfte att gemensamt hantera situationer ur ett helhetsperspektiv vid mer ansträngande situationer. Med anledning av detta har ett antal projekt initierats i regionen, i syfte att utveckla och stärka samverkan mellan utvalda delar av länets aktörer. Samverkansfunktionen, som drivs av Länsstyrelsen, och Samverkanscentralen, som drivs av Stockholms stad, är två av dessa. Projekt mätbara effekter har initierats av att deltagande parter i ovan nämnda initiativ har känt behov av att förväntade resultat och effekter av utvecklingsarbetet tydliggörs. 1.2 Syfte Syftet med projekt mätbara effekter har varit att Beskriva och bedöma effekter av samverkan och samlokalisering Ge förslag till hur effekten av arbetet inom ramen för Samverkanscentralen och Samverkansfunktionen kan mätas 1.3 Avgränsningar Uppdraget har inte innefattat faktisk mätning och uppföljning av mätetal Upprättande av kvantitativa mätetal har inte ingått i projektet, men har tagits fram i den mån det ansetts möjligt Kalkylering av nytta, risk och värde i förhållande till kostnaderna har inte ingått i projektet 1 1.4 Deltagare i projektet Denna rapport är ett försök att skildra projektgruppsdeltagarnas samlade syn på nyttor och effekter av samverkan och samlokalisering samt förslag på mätning av dessa. Projektdeltagarna har bestått av 1-3 personer (utsedda av beredningsrepresentanter) från vardera av organisationerna nedan. Figur 2. Deltagande parter i projekt mätbara effekter 2 1.5 Beskrivning av projektets kontext Projekt mätbara effekter är ett av flera projekt som drivs inom ramen för samverkansfunktionen och samverkanscentralen. Ett stort antal parter är representerade i de olika delprojekteten. Projektet mätbara effekters roll i förhållande till övriga delprojekt framgår av bilden nedan. Figur 1. Projekt mätbara effekter i förhållande till övriga projekt inom programmet 1.6 Inledande förväntningar på projektet Utifrån projektets syfte och avgränsningar diskuterades inledningsvis arbetsgruppsdeltagarnas förväntningar på projektet. Diskussionerna tydliggjorde att deltagande parters förväntningar varierade. Nedan framgår exempel på förväntningar som fördes fram: Etablera gemensamma nyckeltal för uppföljning av samverkan Ta fram indikatorer på att utvecklingen rör sig i rätt riktning vad gäller samverkan Mäta hur omvärlden bedömer att samverkan fungerar Ta fram indikatorer som pekar på förbättringsområden Ta fram indikatorer som pekar på hur det blir bättre för tredje man Definiera målbild/vision och baslinje för mätning Definiera samverkansfördelar Enas om vad som menas med samverkan samt mätpunkter 3 2. Former av samverkan Ett tidigare projekt inom ramen för samverkanscentralen behandlade samverkanscentralens målbild. Inledningsvis under detta projekt framkom emellertid att deltagarnas målbild avseende samverkan och samverkansfunktionen varierade samt att flera olika begrepp användes gällande samverkan. Vid upprättande av strukturer för mätning och uppföljning krävs att det som önskas mätas definieras, i det här fallet effekten av samverkan. Således var det viktigt att initialt definiera vems och vilka prestationer/handlingar som utgör samverkan. På följande sidor presenteras de tre samverkansformer som anses förekomma och vars prestationer önskas mätas. 2.1 Samverkansfunktion Stockholmsregionen Är ett relativt nytt, formaliserat samverkansforum för ett antal 1 organisationer i Stockholms län - Forumet är en plats för regelbunden informationsdelgivning - Ett annat syfte med forumet är att utveckla deltagande parters nätverk - Inom ramen för forumet drivs ett fåtal större projekt i syfte att utveckla och stärka samverkan - Deltagandet sker regelbundet vid inplanerade möten - Forumet kan även upprättas när som helst av samtliga deltagande parter, när behov uppstår Figur 3. Deltagande parter i samverkansfunktionen 1 AB Storstockholms Lokaltrafik, Polismyndigheten i Stockholms län, SOS Alarm AB, Stockholms stad, Stockholms läns landsting, Storstockholms brandförsvar, Södertörns brandförsvarsförbund, Trafik Stockholm, Trafikverket samt representanter från Stockholms läns kommuner 4 2.2 Samverkansgrupperingar Den mesta samverkan sker i form av olika samverkansgrupperingar, dvs. samverkan mellan ett begränsat antal parter som är färre i antal än vad som ingår i samverkansfunktionen - Samverkansgrupperingar förekommer i ett stort antal olika konstellationer (endast ett fåtal exempel är illustrerade i bilden) - De enskilda parterna kan samtidigt ingå i flera olika grupperingar - Deltagandet är ofta händelsestyrt och kan vara av temporär eller varaktig karaktär Figur 4. Gröna markeringar exemplifierar olika samverkansgrupperingar 2.3 Samverkanscentralen Är en fysisk plats dit vissa parter kommer att flytta hela eller delar av sin 2 verksamhet . - Förutom dagliga arbetsplatser (för administrativ så väl som operativ personal) för permanenta parter inkluderas även: • Ett gemensamt samarbetsutrymme för operativ hantering av vardagligt informationsutbyte mellan parterna i huset • En plats/utrymme för temporär krisledning och kommunikation vid allvarliga händelser. Utrymmet kommer ha plats för samtliga parter som deltar i samverkansfunktionen och vara utrustat med nödvändig teknik och kommunikation 2 Det är idag inte klart vilka parter som kommer flytta in med hela eller delar av sin verksamhet i samverkanscentralen 5 Figur 5. Exempel på deltagande parter i samverkanscentralen3 2.4 Projektets hantering av de olika formerna för samverkan De olika parterna samverkar således i olika samverkansgrupperingar samt inom samverkansfunktionen. En framtida samverkanscentral kommer inte ersätta dessa samverkansformer, då det inte är troligt att samtliga deltagande parter kommer att samlokaliseras fullt ut. Begreppet samverkan avser i denna rapport alla eller någon av formerna för samverkan beskrivna i föregående avsnitt. I de fall det uttryckligen står samverkansfunktionen, samverkanscentralen etc. avses endast denna form. 3 Ett exempel på ”andra aktörer” är SMHI 6 3. Effekter av samverkan 3.1 Förbättrade prestationer genom samverkan Det finns många exempel runt om i samhället där konsekvenserna av inträffade händelser har påverkats negativt av brist på samverkan. Arbetet med att hantera händelser kan ses som en process, där samverkan anses skapa värde vid följande tillfällen4: Förberedelser inför presumtiva eller förutsedda händelser Agerande under händelser Kunskapsåterföring efter inträffade händelser (input till nya förberedelser) Kommunikation till samhällsmedborgare inför, under eller efter händelser ”Före” Förberedelser ”Efter” Lärande organisation ”Under” Genomförande Extern kommunikation Figur 6. Beskrivning av situationer när samverkan skapar nytta Genom samverkan förbättras informationsdelgivningen mellan parterna. Därigenom erhåller parterna bättre och snabbare information vilket påverkar deras gemensamma prestationer positivt. Nyttan uppstår genom att: Förberedelser i samverkan möjliggör - bättre beslutsunderlag - bättre planeringsmöjligheter och scenario/ omfallsanalyser Samverkan i genomförandet/agerandet möjliggör - bättre beslutsunderlag - bättre koordinering av insatser Samverkan efter händelser/insatser bidrar till - bättre process för uppföljning/kunskapsåterföring in till ny förberedelsefas Alla parter ges möjlighet att ta del av en större mängd relevant information (än vad varje part själv insamlar), vilket skapar möjlighet att snabbt delge enhetlig och mer korrekt information till samhället 4 Arbetsgruppens samlade åsikter 7 3.2 Samhällsnytta till följd av bättre prestationer I föregående avsnitt beskrevs hur parterna genom förbättrad tillgång på information och bättre informationskvalitet före, under och efter en händelse bättre kan koordinera det gemensamma agerandet och stärka den gemensamma förmågan. Detta samband anses i sin tur leda till bättre möjlighet att hantera uppkomna händelser, vilket i förlängningen genererar positiva samhällseffekter. I figuren nedan redogörs för de operativa effekter som nås genom samverkan, samt de samhällsnyttor som genereras till följd av att det operativa agerandet ändras5. Figur 5. Beskrivning av samhällsnytta som uppnås genom samverkan 3.3 Forskning och erfarenheter inom området Under projektet genomfördes efterforskning av effekter/samhällsnytta till följd av samverkan, vilket gav följande resultat: Mjuka värden så som ökad personkännedom och möjlighet att ge snabb feedback lyfts fram som argument från medarbetare som har erfarenhet av att vara fysiskt samlokaliserade med andra verksamheter6 Studier har genomförts som visar på att olika typer av brister i samverkan förekommer och att detta kan få negativa samhällskonsekvenser. I kontakt med personer verksamma vid högskolor och forskningsinstitut har däremot ingen kunnat hänvisa till studier eller forskning avseende direkta samhällseffekter av samverkan7 5 Arbetsgruppens samlade åsikter Källa: Intervjuer med fyra operatörer med erfarenhet av att arbeta i en miljö där operatörer från räddningstjänsten och SOS Alarm är samlokaliserade, samt intervjuer med personer verksamma vid Certus i Östersund och JILL i Jönköping 7 Källa: Intervjuer med Linda Eliasson vid Mittuniversitetet i Sundsvall och Jonas Landgren vid Viktoria Institute,Göteborg, samt verifierat av CRISMART i litteraturstudie 2011 6 8 4. Förslag på mätning/uppföljning 4.1 Faktorer som påverkar mätbarheten Utmaningarna med att mäta direkta effekter/nyttor av samverkan består i att: Definiera/avgränsa vilken samverkan som ska följas upp/mätas - Mellanorganisatoriska (d.v.s. samverkan) och inomorganisatoriska insatser kan vara svåra att särskilja. - Samverkansgrupperingarna (beskrivna i avsnitt 2) varierar från tid till tid i antal och utformning Isolerat påvisa vilken samhällsnytta som samverkan bidrar med relaterat till andra påverkande faktorer, t.ex. effektivitet i deltagande parters utförande, stadens infrastrukturprojekt, etc. 4.2 Möjliga sätt att mäta samverkan Något kvantitativt nyckeltal som isolerat påvisar samhällseffekter av samverkan har inte identifierats medan följande två metoder för mätning och uppföljning av samverkan är möjliga Alternativ A. Mät ändamålsenligheten och effektiviteten i samverkan genom att mäta själva samverkansprocessen, d.v.s. hur väl samverkan fungerar och utvecklas - Att mäta själva processen är relevant eftersom det finns utvecklingsmöjligheter gällande hur samverkan bedrivs och enighet om att ökad samverkan genererar samhällsnytta. - Genom att mäta processen kan effekter av samverkan för deltagande parterna följas. Således är t.ex. möjligt att mäta hur ofta parters beteende ändras till följd av information som erhållits via samverkan med andra grupper. Mätningen kan göras ur ett medborgarperspektiv och/eller i form av självvärdering av deltagande parter Alternativ B. Studera utvecklingen av nyckeltal som indikerar värden i linje med målen med samverkan 4.2.1 Alternativ A - Mätning med hjälp av ett index Som tidigare nämnts är samverkan inte något självändamål utan det är effekterna av samverkan som är målet. Men eftersom det råder enighet om att samverkan genererar samhällsnytta anser vi det prioriterat att mäta och följa upp hur väl samverkan mellan parterna utvecklas, d.v.s. mäta själva processen för samverkan. Genom att indexera mätresultaten blir det möjligt att följa utvecklingen över tiden. 9 Det hade varit intressant att mäta medborgarnas upplevelse av hur väl samverkan fungerar, något som emellertid är svårt då erfarenheter visar att medborgarna har svårt att urskilja detta 8 Ett mer framkomligt alternativ är istället att mäta deltagande parters åsikter avseende ändamålsenlighet och effektivitet i samverkan. En metod som med fördel kan kompletteras med mätning av hur samverkan påverkat deltagande parters beteenden, t.ex. antal ändrade beteenden eller beslut till följd av informationsutbyte inom ramen för samverkan. Att samla in och sammanställa data är resurskrävande, varför det är viktigt att rätt ambitionsnivå sätts och att relevanta nyckeltal definieras. Således rekommenderas att ambitionsnivå och ändamålsenlighet avgör hur 9 samverkansindex ska tas fram. Nedan ges två förslag på samverkansindex : Medarbetarundersökningar Attitydundersökningar genomförs bland medarbetare på olika nivåer hos samtliga deltagande parter i syfte att mäta hur väl medarbetare upplever att samverkan med andra verksamheter fungerar och utvecklas Enkätundersökningar i samband med ordinarie möten I samband med ordinarie informationsdelningsmöten (”torsdagsmötena”) genomföra enklare enkätundersökningar i syfte att följa kvaliteten på den information som delas mellan parterna vid extrainsatta informationsdelningsmöten utifrån inträffade händelser 4.2.2 Alternativ B Nyckeltal i linje med målen med samverkan Styrkan med nyckeltal är att de mäter utfall, medan svårigheterna/riskerna är att det kan vara svårt att definiera lämpliga mått samt att mätetalen inte säger något om orsakerna/faktorerna till utfallet. Beträffande samverkan så har inget nyckeltal som isolerat påvisar effekter av samverkan identifierats, istället fokuserar de mest lämpliga nyckeltalen på att mäta själva processen. Nedan presenteras de nyckeltal som ansetts ligga 10 närmast till hands att följa upp : Vår rekommendation är dock att resurser inte bör läggas på att mäta och följa upp fler nyckeltal som fokuserar på utfall än vad organisationerna själva gör idag. Nyckeltal med fokus på process Tid till gemensam lägesbild Beskrivning Tid från det att larm inkommer tills dess att alla parter initialt delgivit sin bild av inträffad händelse (i informationsdelningsmöte) Korrelationen mellan behov av och Antalet händelser då gemensamma genomförda informations- informationsdelningsmöten har 8 9 Källa: Intervjuer med Linda Eliasson vid Mittuniversitetet i Sundsvall Mer utförlig information kring de olik alternativen framgår i appendix I tabellen framgår de nyckeltal som arbetsgruppen ansåg mest relevanta. En mer omfattande lista över tänkbara nyckeltal finns i appendix 10 10 delningsmöten initierats/antalet händelser då gemensamma informationsdelningsmöten borde ha initierats Antal händelser med samordnat Antalet händelser då berörda parter budskap gemensamt har tagit fram samordnat budskap till allmänheten Nyckeltal med fokus på utfall Tid till hjälpsökande får hjälp Beskrivning Tid från det att larm inkommer tills dess att hjälp är på skadeplats Tid till normalläge Tid från det att larm inkommer tills dess att normalläge är återställt Medelhastighet på prioriterade vägar Medelhastigheten för en specifik bil som kör mellan A och B vid fastställda tidpunkter på prioriterade vägar 11 5. Effekter av samverkanscentralen 5.1 Generella drivkrafter och effekter vid samlokalisering Organisationers drivkrafter för samlokalisering av verksamheter utgörs vanligtvis av en övertygelse om att uppnå ökad kvalitet, ökad kostnadseffektivitet och/eller stärkt kontroll över vissa funktioner. Erfarenheter visar att organisationer genom samlokalisering når avsedda effekter, t.ex. brukar förbättrad kostnadseffektivitet om 20-35% nås vid 11 samlokalisering . Vissa av effekterna är teoretiskt uppnåbara även utan samlokalisering men erfarenheter visar att organisationer har svårt att få ut 12 effekterna utan att verksamheter samlokaliseras . De förbättringar som vanligtvis uppnås kan härledas till: Processtandardisering/-effektivisering Möjligheter att anamma ”best practise” Möjligheter att bedriva förbättringsinitiativ Kritiska framgångsfaktorer för samverkan som lyfts fram av flera forskare är bl.a. tillit och personliga relationer, vilka väsentligt anses underlättas genom samlokalisering. Cook et al, 2001 skriver bl.a. ”Samlokaliseringen ökar tilliten till övriga organisationers förmåga och kan skapa en känsla av en stark gemensam kapacitet, vilket ökar robustheten och därmed ger utrymme för att ta något större risker i det gemensamma beslutsfattandet.” Andra starka argument för samlokalisering enligt Cook et al 2001, var att samverkande aktörer gick från en reaktiv till en proaktiv hantering av problem genom samlokalisering och att samlokalisering kan minska byråkratin i det gemensamma arbetet, då aktörerna i större utsträckning än tidigare finns tillgängliga för varandra och inte alltid behöver gå rundan via formella procedurer. 5.2 Samverkanscentralens fördelar Utöver de effekter som förväntas uppnås genom samverkan i olika samverkansgrupperingar och samverkansfunktionen anses en samverkanscentral medföra ytterligare positiva samhällseffekter. Förutom de allmänna positiva effekter som nämndes i föregående avsnitt stödjer följande argument en samverkanscental13: 11 12 13 Källa: Deloittes globala erfarenheter av effekter av samlokalisering Källa: Deloittes globala erfarenheter av effekter av samlokalisering Arbetsgruppens samlade åsikter 12 Samarbetet utvecklas snabbare och bättre i och med att personer som sitter samlokaliserade lär känna varandra Genom samlokaliserade verksamheter ges möjlighet till snabba överläggningar i samband med händelser, vilket skapar förutsättningar för bättre beslut Lärandeprocessen förbättras och snabbas på genom att kunskapsutbyte och frågor kan ställas informellt, t.ex. i samband med lunch Personal vid Certus i Östersund och JILL i Jönköping upplever att samarbetet fungerar bättre efter att deras verksamheter samlokaliserades och att detta kommer medborgarna till nytta. Även om verksamheterna inte är fullt jämförbara med den central som planeras i Stockholm torde motsvarande effekter vara uppnåeliga i Stockholm. Samtidigt finns inget som talar för att samverkan kommer utvecklas negativt till följd av en samlokalisering I syfte att utveckla samverkan finns behov av investeringar. En samverkanscentral antas leda till vissa kostnadsfördelar gällande dessa investeringar, jämfört med om investeringarna görs utan en samverkanscentral. Det finns t.ex. behov av ett rum utrustat med nödvändig teknik för hantering av allvarliga varaktiga händelser, dit andra parter än de som har sin normala arbetsplats i centralen kan ansluta. Ett sådant rum är tänkt att rymmas i samverkanscentralen, vilket torde kräva mindre investering än att upprätta ett separat utrymme på annan plats En samverkanscentral skapar förutsättningar för ökad koordinering och därmed möjligheter till mer enhetlig information till medborgarna. T.ex. planeras ett gemensamt pressrum i centralen 5.3 Reserverade åsikter kring samverkanscentralen Det finns även frågetecken kring nyttorna av en samverkanscentral14. Dessa består främst av att argumenten i föregående avsnitt (ur ett teoretiskt perspektiv) i stor utsträckning kan erhållas utan samlokalisering samt att antalet ärenden som parterna kommer att samverka kring i en samverkanscentral är få i förhållande till totalt antal ärenden. De monetära konsekvenserna av en samlokalisering är även de av stort intresse för parterna som överväger att flytta till samverkanscentralen. Vissa parter är öppna med att en eventuell flytt kommer att vara ett rent affärsmässigt beslut, där lokalutformning och hyresnivåer kommer att ställas mot befintliga kostnader och andra möjliga alternativ. 5.4 Summering Det är rimligt att tro att ytterligare positiva effekter av samverkan nås genom samlokalisering, något som delvis bekräftas av forskning och de intervjuer som under projektet genomförts med medarbetare som har erfarenhet av att vara fysiskt samlokaliserade med medarbetare från andra verksamheter. 14 Åsikter inom arbetsgruppen 13 Nivån av erhållen samhällsnytta till följd av samlokalisering kommer emellertid påverkas av flera faktorer, så som frekvens och karaktären på framtida händelser, medarbetares engagemang och handlingskraft för ökad samverkan samt antalet parter som väljer att flytta in i centralen. 14 6. Rekommendationer Den som vill, kommer alltid att kunna finna anledningar till att inte samverka fullt ut. Faktum är dock att befintliga och potentiella hinder för att utveckla samverkan är överkomliga. Framtida utveckling av samverkan kommer därför till största del bero på deltagande parters behov och engagemang. Resurser i form av tid och budget behövs för att fortsätta driva utvecklingsarbetet av samverkan och samverkanscentralen. Baserat på de nyttor av samverkan och samverkanscentralen som återgetts i denna rapport rekommenderas styrgruppen ta ställning till om föreslagen budget ska antas. Om budgeten antas, rekommenderas nedan ansvar och uppföljning av nyttorna. 6.1 Ansvar för framtida uppföljning För att säkerställa en effektiv hantering av rekommenderad uppföljning är det viktigt att det finns en funktion som ansvarar för mätning, uppföljning och rapportering av samverkan. I kraft av sitt ansvar och ställning gentemot övriga deltagande parter föreslås Länsstyrelsen som ansvarig part för att bereda ett förslag, baserat på denna rapport, till styrgruppen kring vad som ska mätas och följas upp. Länsstyrelsen föreslås även ansvara för framtida operativ mätning, uppföljning och rapportering av samverkan. 6.2 Rekommenderad uppföljning För att uppnå samhällseffekter är det viktigt att rikta arbetsinsatser mot att följa upp ökad samverkan. Detta eftersom: Det råder stor enighet kring att samverkan genererar ökad samhällsnytta Samhällsnyttan till följd av samverkan har visat sig mycket svårt att mäta Datainsamling och mätning är resurskrävande, ökad administration ska i möjligaste mån undvikas Således rekommenderas att arbetet med att mäta samverkan inledningsvis koncentreras till ett fåtal områden. Efterhand som rutinen för mätning fungerar och det anses ändamålsenligt kan ytterligare områden inkluderas. Följande former för att mäta och påskynda utvecklingen av samverkan anses lämpliga: Lista anledningar till att samverkan inte fungerar fullt ut idag och därefter metodiskt driva initiativ som tar bort dessa hinder Genomför frekventa fallstudier av inträffade händelser för att dra lärdom om hur parterna samverkade. På så vis skapas en lärandeprocess kring hur parterna ska agera för att mobilisera snabbt och rätt när det blir skarpt läge 15 Skapa ett index över utvecklingen av samverkan, baserat på självvärderingar av deltagande parter. Resultaten från självvärderingarna bör leda fram till en åtgärdsplan för att lyfta områden med låga omdömen Redovisa och kommunicera operativa framsteg gällande samverkan, det bidrar till att upprätthålla ett högt engagemang bland deltagande parter. Rapporterade framsteg behöver inte ha karaktären av utfall, utan kan även innefatta genomförda initiativ 6.3 Risker som kan påverka utvecklingen av samverkan Framdrift i utvecklandet av samverkan påverkar deltagande parters engagemang. Nedan framgår ett antal områden som tillsammans riskerar att bromsa utvecklingen av samverkan: Antalet deltagande parter är stort Olika frågor är olika angelägna för deltagande parter Deltagande parter har haft svårt att förhålla sig till en gemensam innebörd i begreppet samverkan Arbetet är tidskrävande för de individer som engagerar sig i arbetet Implementering av mätningar kommer att kräva resurser för att samla in och sammanställa data, rapportering och uppföljning 6.3.1 Kommentar/förslag till hantering Börja rapportera framdrift gällande utvecklingen av operativ samverkan på så sätt sprids en positiv anda bland deltagande parter Sträva efter tydligt ägandeskap för definierade aktiviteter inom ramen för programmet Enas inledningsvis kring en försiktig ambitionsnivå för mätning och uppföljning, före en ambitiös. Fortsatta ansträngningar bör göras i syfte att driva arbetet på ett sätt som inte uppfattas som administrativt tungt av deltagande parter. 6.4 Risker som kan påverkan framdriften för samverkanscentralen Det råder osäkerhet kring vilka parter som kommer att flytta in med hela eller delar av verksamheten i samverkanscentralen. Antalet parter som flyttar in i samverkanscentralen kommer att påverka effekten av att parter samlokaliseras. Osäkerheten kring vilka parter som kommer flytta in riskerar att påverka framdriften för projektet samverkanscentralen. En eventuell flytt till samverkanscentralen kan ha betydande monetär påverkan för deltagande parter. De parter som överväger att flytta in med hela eller delar av sin verksamhet i samverkanscentralen kommer med största sannolikhet att upprätta egna investeringsunderlag kring de monetära konsekvenserna av en flytt. Osäkerheten kring vilka som avser att flytta in kommer kvarstå till dess parterna ges förutsättningar för att upprätta investeringsunderlag. 16 6.4.1 Kommentar/förslag till hantering • Arbetet med att ta fram parternas villkor för att flytta in i samverkanscentralen bör prioriteras. Ges parterna tydliga villkor kan de göra sina egna kalkyler och beräkningar. På så sätt skulle osäkerheten och förväntningarna på vilka parter som förväntas flytta in i samverkanscentralen minska 17 7. Källor Intervjuer med beredningsgruppsrepresentanter från samtliga deltagande parter Intervjuer med operatörer med erfarenhet från SSBFs och SOS Alarms samlokalisering i Johannes Intervjuer med personer verksamma vid Certus i Östersund och JILL i Jönköping Kompletterande telefonintervjuer med projektdeltagare 3 genomförda workshops med representanter från deltagande parter Intervjuer med forskare inom samverkan vid räddningsinsatser vid Mittuniversitetet i Sundsvall (Linda Eliasson) och Viktoria Institute i Göteborg Jonas Landgren) CRISMART – Hur möjliggörs goda samverkansprocesser , En litteraturstudie, 2011 18 8. Appendix Appendix 1 - Listade nyttor i samband med workshopövning Typ av händelse Förutsedd händelse (exempelvis derbymatcher, evenemang, Toppmöte, snökaos, demonstrationer) Vardag/ Störningshändelse (exempelvis trafikolyckor, bränder) • Förbättrad information • Snabbare hjälp/åtgärd • Snabbare insats • Minskad störning vid lyckad samverkan • Snabbare insats/kortare avbrott • Korrekt bemötande • Händelser uteblir • Korrekt bemötande • Ökad kvalitet • Färre händelser • Ökad kvalitet • Minskad störning • Svea är informerad • Bättre information • Lindra konsekvenser • Svea drabbas inte • Minska och begränsa störning • Förkorta återställelse tid • Trygghet • Snabbare och effektivare väg Målgrupp ”Svea” (direkt och indirekt drabbad person eller materiellt • Smidighet Allvarlig händelse (exempelvis större dödsolycka, terrorism, pandemi, faror för allmänheten) avspärrningar • Förhindra att Svea uppkommer • Minskade konsekvenser • Färre störningar • Koordinerat bemötande • Genom att sitta tillsammans blir det enklare att korrigera fel Respektive parts interna organisation • Mentalt förberedda på händelse • Kortare insatstid • Kortare reaktionstid att starta samverkan • Tryggare – vet att andra är med på banan • Billigare att omfördela entreprenörer • Bättre beslutsunderlag • Högre beredskap • Förståelse för påverkan av vårt agerande • Högre nyttjandegrad av resurser • Resurser kan omfördelas och anpassas • Snabbt felkorrigera (optimera resurser) • Samplanerad med övriga aktörer • Samplanerad för det oförutsedda • Medvetenhet • ”Kloka beslut” • Förberedda • Koordinerat beslutsfattande • Bättre resursplanering (personal & material) 19 Positiva effekter av samverkan har identifierats och grupperats i 4 olika kategorier Dela information Grunden i samverkan är att information delas/görs tillgänglig för parterna så att deras agerade förändras. Identifierade fördelar genom samverkan Förberedelsefas Förberedelser i samverkan skapar förutsättningar för • Bättre beslutsunderlag och • Bättre planeringsmöjligheter och scenario/omfallsanalyser Vilket resulterar i: Vilket samhällseffekt/-nytta medför • Ökad säkerhet/trygghet för medborgare • Lägre samhällskostnader för vård och ersättning av materiella förluster • Bättre framkomlighet i trafiken • Bättre beslut • Förbättrad säkerhets/arbetsmiljö för involverad personal • Mer korrekt dimensionering av beredskap/insatsstyrkor (resurseffektivitet) • Resurseffektivitet • Snabbare inställelsetider • Påverkan på personer och materiella ting mildras/undviks • Tydligare ansvarsområden (minska dubbelarbete) 20 Identifierade fördelar genom samverkan Genomförandefas/ agerande Samverkan i genomförandet/agerandet möjliggör: • Bättre beslutsunderlag • Bättre koordinering av insatsstyrkor Vilket resulterar i: Vilket samhällseffekt/-nytta medför • Ökad säkerhet/trygghet för medborgare • Lägre samhällskostnader för vård och ersättning av materiella förluster • Bättre framkomlighet i trafiken • Bättre beslut • Förbättrad säkerhets/arbetsmiljö för involverad personal • Mer korrekt dimensionering av beredskap/insatsstyrkor (resurseffektivitet) • Resurseffektivitet • Ökad flexibilitet under insats • Snabbare utryckningstider • Påverkan på personer och materiella ting mildras/undviks • Kortare återställningstid • Tydligare ansvarsområden (minskat dubbelarbete) Lärandefas Samverkan efter händelser/insatser bidrar till • En upparbetad lärandeprocess/en strukturerad process för uppföljning/kunskapsåterföring in till ny förberedelsefas Vilket resulterar i: • Effektivare resursutnyttjande • Bättre framkomlighet i trafiken • Minskade utsläpp • Ökad kvalitet i deltagande parters agerande • Bättre förståelse för varandras uppdrag, resurser och agerande Att behov av förändrade beteenden i varandras organisationer identifieras och kan åtgärdas Genom samverkan och utvärderingar skapas förutsättningar för • Frekvent informationsutbyte och utvecklat nätverk • Ökad effektivitet i deltagande organisationers agerande • Förenklade kontaktvägar in i varandras organisationer (upparbetade relationer) • Ökad säkerhet/trygghet för medborgare • Att frågor med otydlig ansvarsfördelning identifieras tidigare (färre saker faller mellan stolar) Extern kommunikation Genom samverkan där alla ges möjlighet att ta del av en större mängd relevant • Ökad trygghet information (än vad varje part själv insamlar) skapas möjlighet: • Möjlighet att göra aktiva val • Att snabbt delge enhetlig och mer korrekt information till samhället • Bättre framkomlighet i trafiken 21 Appendix 2 - Identifierade hinder för samverkan samt lösningar I samband med workshops identifierades följande hinder för samverkan: Brist på kunskap kring: - Verksamheter, roller och uppdrag - Behov och möjligheter för samverkan Avsaknad av kontaktytor - Nätverk finns ej - Naturlig mötesplats saknas - Ej tillräckligt upparbetade kontaktytor - Person och inte funktionsberoende - Brist på bra och enkla informationsutbyteskanaler/plattform Sekretess Resurskrävande Samordning saknas - Ingen håller i taktpinnen Prestige Stort fokus på interna styrkort Gamla traditioner och rutiner Avsaknad av gemensamt kvalitetssäkringsarbete …lösningar på identifierade faktorer kan i mångt och mycket sammanfattas i: Öka kunskapen om varandras verksamheter och uppdrag Genomför gemensamma utvärderingar och uppföljningar av samverkansarbetet i syfte att skapa erfarenhetsåterföring Visa på framsteg beträffande förbättrad samverkan 1 Appendix 3 - Relevanta nyckeltal som framkommit i intervjuer och workshops Nedan presenteras en bruttolista över nyckeltal som diskuterats under projektet. Område Nyckeltal Beskrivning 1. Tid till hjälpsökande får Tid från det att larm inkommer tills hjälp dess att hjälp är på skadeplats Reaktionstid Framkomlighet i trafiknätet Gemensamma informationsdelningsmöten Extern kommunikation 2. Tid till gemensam lägesbild Tid från det att larm inkommer tills dess att alla parter initialt delgivit sin bild av inträffad händelse (i informationsdelningsmöte) 3. Tid till kontrollövertagande Tid från det att larm inkommer tills dess att parterna kan bemästra situationen 4. Tid till normalläge Tid från det att larm inkommer tills dess att sista resurs lämnar skadeplats 5. Tid för avvikelsehantering Tid från inrapporterade avvikelser till avvikelsen är åtgärdad 6. Tid att förflytta sig från A till B på prioriterade vägar i rusningstid Tid för en specifik bil att köra mellan A och B vid fastställda tidpunkter på prioriterade vägar 7. Medelhastighet i rusningstid på prioriterade vägar Medelhastigheten på bilen i ovan exempel 8. Utsläpp CO2 Bränsleförbrukning på bilen i ovan exempel 9. Antalet gemensamma informationsdelningsmöten Antalet händelser då gemensamma informationsdelningsmöten (mellan 2 eller flera parter) har initierats 10. Behov av antalet gemensamma informationsdelningsmöten Antalet händelser då gemensamma informationsdelningsmöten (mellan 2 eller flera parter) borde ha initierats 11. Antal händelser med samordnat budskap Antalet händelser då berörda parter gemensamt har tagit fram samordnat budskap till allmänheten 12. Samverkansindex Egenskattning av hur deltagande parter uppfattar att samverkan fungerar ur ett tredjemans perspektiv Kundundersökning för att mäta kvaliteten på genomförda insatser • Hur nöjd är man med helheten Index 13. Nöjdkundindex på insatsen • Hur väl uppfyller insatsen ens förväntningar 14. Medarbetarindex Egenskattning av hur medarbetare på olika nivåer anser att samverkan med övriga aktörer fungerar 2 Appendix 4 - Alternativa samverkansindex Två förslag på alternativ för att mäta den effekt som genereras av arbetet inom ramen för samverkansfunktionen och samverkanscentralen har tagits fram; medarbetarbaserad och informationsmötesbaserad ansats. Medarbetarundersökningar ger en mer heltäckande bild av samverkanseffekterna då den mäter upplevelsen av samverkan hos flera medarbetare på olika nivåer inom organisationerna. Mätningen är dock resurskrävande Enkätundersökningar vid ordinarie informationsdelningsmöten (”torsdagsmöten”) fokuserar på den informationsdelning som sker och konsekvenser av den. En enklare ansats att genomföra som dock baseras på ett relativt litet antal personers uppfattningar Medarbetarundersökning Förslag på omfattning Attitydundersökning som mäter medarbetarnas upplevelse av samverkan Undersökningen riktar sig till medarbetare på ledningsnivå, mellanchefssamt operativ nivå Undersökningen innefattar ett antal frågor där medarbetarna viktar på en skala 1-5 hur väl de anser att samverkan fungerar Utvecklingen av samverkan mäts genom sammanvägning av resultaten till ett index Undersökningen genomförs förslagsvis 2 gånger per år Resultatet av genomförda mätningar kommuniceras till beredningsgruppen Genomförande 1) Fastställ frågor som ska ingå i undersökning 2) Fastställ respondenter 3) Fastställ hur ofta undersökningen ska genomföras 4) Upprätta webbaserad enkätundersökning 5) Sammanställ och kommunicera resultat till beredningsgruppen Enkätundersökning i samband med ordinarie informationsdelningsmöten Förslag på omfattning Enkätundersökning som genomförs vid ordinarie informationsdelningsmöten (”torsdagsmöte”) Undersökningen bör innefatta frågor där respondenterna viktar hur de uppfattar värdet av informationsdelningsmötet samt konkretiserar på vilket sätt mötet har bidragit till ett förbättrat agerande Genomförs förslagsvis 4 gånger per år Resultatet av genomförda mätningar kommuniceras till beredningsgruppsrepresentanter 3 Genomförande 1) Fastställ frågor som ska ingå i undersökning 2) Fastställ hur ofta undersökningen ska genomföras 3) Upprätta och genomför enklare enkätundersökning 4) Sammanställ och kommunicera resultat till beredningsgruppen 4
© Copyright 2024