1. No category

Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Analys av nuvarande leverans och framtida
behov och krav
Projekt
Kravfångst 2.0
Förvaltning/avdelning
Utbildningsförvaltningen
Version
4 (4)
Dnr
13-007/6524
Sida
1 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Innehållsförteckning
1.
Sammanfattning _____________________________________________ 4
1.1 Bakgrund..................................................................................................................... 4
1.2 Verksamhetens behov ............................................................................................. 4
1.3 Utbildningsförvaltningens inriktningsförslag och rekommendationer
avseende upphandling och förvaltning av GS-IT 2.0......................................... 6
2.
Projektbakgrund ___________________________________________ 13
3.
Målbild och behovsanalys _____________________________________ 14
3.1 Målbild .......................................................................................................................14
3.1.1 Trender som förändrar behoven av it i skolan ...............................14
3.1.2 Vad forskning och styrdokument säger om behovet av
it i skolan ..................................................................................................17
3.1.3 Nyttor med it i skolan...........................................................................19
3.1.4 Utbildningsförvaltningens målbild med it i skolan...........................19
3.1.5 Hur detta projekt skapar förutsättningar för att nå målbilden ...20
3.2 Verksamhetens framtida behov ..........................................................................21
3.2.1 Användningsområden för it inom utbildningsförvaltningens
verksamhet .............................................................................................................21
3.2.2 Verksamhetens behov ...........................................................................23
3.2.3 Skillnader i behov mellan pedagogisk och administrativ miljö .....26
3.2.4 Orsaker till skillnader i behov mellan målgrupper inom
utbildningsförvaltningen ........................................................................28
3.2.5 Hur detta projekt skapar förutsättningar för att uppfylla
verksamhetens behov ............................................................................29
4.
Kartläggning av nuvarande leverans ______________________________ 30
4.1 Utbildningsförvaltningen står för en stor del av dagens avtal ......................30
4.2 Positiva aspekter för utbildningsförvaltningen i nuvarande leverans..........31
4.3 Ursprungliga tjänster i avtalet samt åtgärder för att förbättra
leveransen ................................................................................................................32
4.4 Användarnas upplevda brister i dagens leverans ............................................32
5.
Inriktningsförslag och övergripande krav för GS-IT 2.0 ________________ 34
5.1 Utgångspunkt och angreppssätt ..........................................................................35
5.2 Inriktningsförslag för att uppfylla behoven .......................................................35
5.2.1 Tjänster, programvara och applikationer .........................................37
5.2.2 Nivå av managering ................................................................................38
5.2.3 Digitala enheter ......................................................................................40
5.2.4 Åtkomst, säkerhet och tillgänglighet..................................................42
5.2.5 Administrativt it-stöd ............................................................................43
5.2.6 Administration ........................................................................................45
5.3 Kostnad vs nytta i utbildningsförvaltningens inriktningsförslag ...................46
5.4 Erfarenheter från nationell och internationell benchmark ...........................47
5.4.1 Lyckad it-satsning i Botkyrka kommun .............................................52
6.
Utbildningsförvaltningens rekommendationer avseende upphandling och
förvaltning av GS-IT 2.0 ______________________________________ 55
6.1 Förslag avseende genomförandet av upphandling av GS-IT 2.0 ..................55
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
2 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
6.2
6.3
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
6.1.1 Hantering av den pedagogiska verksamhetens behov och krav ..56
6.1.2 Avtalsmekanismer ..................................................................................56
6.1.3 Upphandlingens genomförande ...........................................................57
Styrning av avtalet ..................................................................................................58
6.2.1 Förvaltningsorganisation och samverkansmodell............................58
Sammanfattning av utbildningsförvaltningens förslag till inriktning
för GS-IT 2.0 ...........................................................................................................58
7.
Källförteckning ____________________________________________ 61
8.
Appendix ________________________________________________ 62
8.1 Projektbeskrivning..................................................................................................62
8.1.1 Projektbakgrund .....................................................................................62
8.1.2 Projektmål ................................................................................................63
8.1.3 Tidsplan.....................................................................................................63
8.1.4 Organisation ............................................................................................64
8.1.5 Projektets omfattning och avgränsningar .........................................65
8.1.6 Arbetssätt.................................................................................................65
8.1.7 Kontinuerlig förankring och kommunikation...................................66
8.1.8 Kontinuerlig justering ............................................................................67
8.1.9 Projektets beroende och samverkan med andra projekt
och initiativ inom utbildningsförvaltningen .......................................67
8.2 Orsaker till skillnader i behov mellan målgrupper inom
utbildningsförvaltningen ........................................................................................69
8.3 Beskrivning av positiva aspekter för utbildningsförvaltningen i
nuvarande leverans ................................................................................................73
8.4 Ursprungliga tjänster i avtalet samt åtgärder för att förbättra
leveransen ................................................................................................................74
8.4.1 Analys ursprungliga tjänster i avtalet .................................................75
8.4.2 Analys av genomförda ändringar ........................................................78
8.4.3 Analys av genomförda undantag från GS-IT-leveransen ...............82
8.4.4 Analys av pågående förbättringsinitiativ ............................................83
8.5 Beskrivning av problem och brister i nuvarande leverans ............................84
8.5.1 Beskrivning av användares upplevda brister i nuvarande
leverans .....................................................................................................85
8.5.2 Rotorsaker till låg it-tillgång och it-användning ...............................97
8.5.3 Bruttolista med problem och brister i GS-IT leveransen .......... 100
8.6 Genomförda externa intervjuer ...................................................................... 106
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
3 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
1.
SAMMANFATTNING
1.1
Bakgrund
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
It spelar en allt större roll i vårt samhälle och är ett viktigt redskap för att elever ska
kunna ta till sig kunskap på bästa sätt och vara förbereda sig för livet efter sin skoltid. It
ska bidra till ett lärande i världsklass för att uppnå Stockholms stads vision för 2030. En
väl fungerande it-miljö är också viktigt för att den enskilda skolan ska vara ett attraktivt
val för både elever och lärare. För att skapa en bra it-miljö krävs att it-lösningen är
anpassad till den pedagogiska verksamhetens behov och att den därigenom möjliggör för
elever och skolor att uppnå sina mål.
Detta projekt har sin bakgrund i en upphandling av gemensam it-service (GS-IT) för
stadens stadsdelsnämnder, facknämnder och bolag som genomfördes 2008-2009.
Projektets övergripande mål har varit att kartlägga och beskriva behov och ta fram
övergripande krav utifrån den pedagogiska verksamheten samt föreslå hur dess behov
och krav bäst uppfylls i en ny upphandling (GS-IT 2.0). De framtagna förslagen utgår från
framtida behov för att möjliggöra hållbara och framåtsyftande lösningar som stödjer ett
bra lärande utifrån elevens individuella förutsättningar. Projektet tar utgångspunkt i
forskning, lagar (Skollagen), styrande dokument (läroplaner), It-strategi för ett bättre
lärande samt visionen om ett Stockholm i världsklass.
Slutsatserna i denna rapport har tagits fram genom en noggrann kartläggning av analyser
och utredningar av behov och brister som sedan har förädlats i nära dialog med
skolorna. Analysen och slutsatserna bygger bland annat på en genomgång av över 250
dokument med tidigare utredningar och synpunkter på GS-IT samt nya aspekter från
över 15 genomförda workshops med olika målgrupper från verksamheten. Dessutom
har intervjuer hållits med både interna och externa experter och en enkät med över 190
svar har genomförts. En beskrivning av bakgrund, organisation och process finns i kapitel
2 och 3.1 samt appendix 8.1.
1.2
Verksamhetens behov
Den pedagogiska verksamheten har behov av att använda it på ett kreativt sätt som
stödjer lärare i sin undervisning och som underlättar för elever att kunna ta till sig
kunskap och förbättra sina resultat. Elever behöver bland annat använda it för att
hantera information, kommunicera, utveckla innehåll och lösa problem. För att kunna
göra detta på ett bra sätt behöver ett antal behov för den pedagogiska verksamheten
vara uppfyllda. Projektet har tillsammans med verksamheten definierat följande sex
övergripande behov.
 Det ska vara möjligt för lärare och elever att oberoende av tid, rum och val av
digital enhet (t.ex. dator eller surfplatta) kunna komma åt skolans digitala
resurser (t.ex. personlig och delad lagring, skrivare och applikationer) snabbt,
enkelt och effektivt.
 Utbudet av digitala enheter, operativsystem och konfiguration, behöver ge
förutsättningar för skolan att leverera en tidsenlig utbildning som möter eleverna
utifrån deras förmåga och kompetens. Utbudet behöver också ge möjlighet till
att använda digitala enheter som är branchstandard i arbetslivet (t.ex. Mac för
bild och musik).
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
4 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN




PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
De digitala enheterna behöver tillåta en flexibel och individanpassad användning
bland annat genom att elever och lärare själva ges möjlighet att installera
applikationer och kringutrustning.
Tjänster, programvaror och applikationer som tillhandahålls inom avtalet
behöver vara valbara och möjliggöra en flexibel och kreativ användning av it i
skolan.
Verksamhetsnära administrativt it-stöd behöver finnas för att säkerställa att it
kan integreras i undervisningen på ett innovativt sätt och att tekniska fel som
uppstår kan lösas på ett sätt som minimerar påverkan på undervisningen.
För att säkerställa en god och effektiv leverans behövs en tydlig styrning och
organisation kombinerat med processer och rutiner. Det behöver även finnas
tydliga incitament och samverkansformer som möjliggör uppföljning och
förbättring av kostnadseffektivitet och leveransens kvalitet för enskilda skolor.
Analysen visar att behoven inom utbildningsförvaltningens verksamheter är
differentierade. Det finns tydliga skillnader mellan den pedagogiska och den
administrativa verksamheten som främst beror på olika förutsättningar och mål med itanvändandet. Även inom den pedagogiska verksamheten skiljer sig behoven på grund av
faktorer som exempelvis skolors it-mognad, årskurs, användarens roll, ämne och
inriktning, situation samt extra stödbehov och anpassningar för elever i behov av särskilt
stöd. En beskrivning av verksamhetens behov finns i kapitel 3.2.
Utbildningsförvaltningen är en stor verksamhet inom Stockholms stad och inom
befintligt avtal, inte minst när det kommer till antal användare. Hela 75 % av alla
registrerade användarkonton och 65 % av antalet datorer inom staden tillhör
utbildningsförvaltningen vilket innebär att majoriteten av de som berörs av GS-IT och
leveransen av it-stöd finns i skolorna. Andelen förväntas dessutom att öka i eftersom
antalet elever beräknas öka under de kommande åren.
Införandet av GS-IT har inneburit många fördelar för staden som helhet och även för
utbildningsförvaltningen. Bland annat har datortätheten ökat och datorbeståndet har gått
från stationära till betydligt fler bärbara (datorer och iPads), vilket har bidragit till en mer
mobil arbets- och undervisningsmiljö. Staden har även erhållit en stabil och driftsäker
gemensam plattform för arbetsplatssystem. Med GS-IT-avtalet har alla anställda
dessutom tillgång till support dygnet runt och det har införts en övergripande
kontrollfunktion för licensiering.
Kartläggningen visar samtidigt att det finns gap mellan behov och nuvarande leverans för
den pedagogiska verksamheten trots de positiva aspekterna och trots att det har
genomförts ett antal åtgärder för att förbättra leveransen. Detta styrks av en
enkätundersökning som har besvarats av över 190 personer på skolorna som har
rollerna behöriga beställare och godkännare för tjänster i nuvarande leverans. Cirka 65%
av de som svarat anser att dagens leverans tillgodoser deras behov endast i mycket liten
eller i liten utsträckning. Några exempel på brister/gap är:
 Låg tillgänglighet i form av långa inloggnings- och utloggningstider samt störningar
under lektionstid i form av uppdateringar.
 Begränsad åtkomst till delade resurser när eleven befinner sig utanför skolan
samt begränsad funktionalitet för de elever som har med sig egna digitala
enheter till skolan (till exempel utskriftsmöjlighet saknas).
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
5 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN






PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Låg kvalitet och begränsat utbud av digitala enheter för utbildningar och ämnen
som är inriktade mot exempelvis bild, musik och datorteknik inte alltid får
tillgång till ändamålsenlig hårdvara.
En låst datormiljö medför begränsningar för elever och lärare att installera eller
uppdatera programvara när det behövs.
Dagens supportmodell kräver att lärare hanterar supportärenden för såväl sig
själva som för eleverna vilket medför administrativt arbete och stör
undervisningen.
Användare får inte tillräckligt med stöd, utbildning och information om hur
programvara kan användas i pedagogiken och hur it-verktygen ska användas för
att uppnå bättre resultat.
Brister i processer och rutiner för bland annat beställningar, fakturering,
applikationshantering och kontohantering.
Svårigheter att följa upp kostnader på grund av otydliga fakturor och bristande
möjlighet att kunna följa upp leveransen på enhetsnivå.
Ovanstående punkter är några exempel. En genomgripande kartläggning av nuvarande
leverans och dess positiva aspekter samt brister finns i kapitel 4.
1.3
Utbildningsförvaltningens inriktningsförslag och rekommendationer
avseende upphandling och förvaltning av GS-IT 2.0
Den pedagogiska verksamheten har en differentierad behovsbild där behov, och därmed
även krav på leveransen, skiljer sig mellan administrativ personal, lärare och elever.
Behoven skiljer sig betydligt även mellan olika skolor samt inom samma skola på grund
av bland annat it-mognad, elever i olika åldrar, elever med olika behov och utbildningar
med olika inriktning.
Kraven på en kommande leverans av GS-IT behöver därför utformas för att kunna möta
de sammanlagda behoven för användarna i den pedagogiska verksamheten såväl som för
de administrativa användarna på skolorna och centralt. It-miljön för lärare och elever
behöver designas och hållas ihop utifrån behoven i den pedagogiska verksamheten – med
ett sammanhållet koncept där avtal, teknikval och supportalternativ samt administration
och processer bildar en helhetslösning, i vilken man tar stor hänsyn till undervisningssituationen och som bidrar till en minskad administration för lärare. Den renodlat
administrativa personalen bör hanteras i samma avtal och koncept som övriga
förvaltningar och bolag. Grundläggande infrastrukturtjänster bör i grunden vara samma
där det bedöms lämpligt vara gemensamma för den pedagogiska och administrativa itmiljön.
Utöver en hög och jämn tillgänglighet så behövs en större valbarhet för skolorna när det
gäller exempelvis tjänster, nivå av öppenhet, digitala enheter och support för att hantera
de betydande skillnaderna i behov inom den pedagogiska miljön. Projektets
inriktningsförslag bygger vidare på existerande lösning och flera av de förbättringsinitiativ
som genomförts, men tar utgångspunkt i den pedagogiska miljön med lärare och elever.
Förslagen syftar till att öka användningen av IKT i undervisningen för att förbättra
elevers resultat och dessutom minska lärarnas administrativa börda.
Inriktningsförslag för GS-IT 2.0 sammanfattas nedan:
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
6 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Tjänster, programvaror och applikationer
GS-IT 2.0 behöver innehålla en större valbarhet avseende tjänster och applikationer och
det behöver tas fram en pedagogisk tjänstekatalog för att hantera tjänster som är
specifika för den pedagogiska miljön. Utbildningsförvaltningen har fattat följande
inriktningsbeslut för GS-IT 2.0 avseende tjänster, programvaror och applikationer:
 Central distribution av mjukvara för den pedagogiska miljön behöver vara valbar,
det kan till exempel vara skillnader mellan hur man vill hantera
mjukvarudistribution för olika plattformar (ex Mac och PC) utan att
kompromissa med krav på att skolorna ska vara korrekt licensierade.
 Utbildningstjänster som stödjer skolan i ett effektivt användande av it behöver
kunna avropas inom ramen för avtalet t.ex. innovativt lärande, pedagogiskt
metodstöd och komma-igång-hjälp avseende de digitala enheter som man har i
sitt utbud.
 Det behöver vara möjligt för elever och lärare att ta med sin egen digitala enhet
till skolan och där få utökad åtkomst till t.ex. Internet, utskrift, gemensam och
personlig lagring samt av utbildningsförvaltningen utvalda applikationer.
 Avtalet behöver tillåta leverantören att erbjuda tjänster för digitala enheter med
låg manageringsnivå samt åtkomst till tjänster via digitala enheter som inte
beställs via avtalet (exempelvis kunna erbjuda installation av Antivirus via en
självserviceportal).
Öppenhet
Grad av öppenhet (”managering från leverantör”) behöver vara valbar och det ska vara
möjligt för de användare som har detta behov att installera och uppdatera program på
datorn. Projektet har intervjuat 14 kommuner och alla bekräftar behovet av olika nivåer
av managering och öppenhet för olika digitala enheter och användare. Öppenhet är
viktigt i den pedagogiska miljön bland annat eftersom elever och lärare har behov av att
kunna installera applikationer med kort framförhållning. Att kunna installera program
under lektionstid möjliggör en kollaborativ lärmiljö där elever kan bidra och integreras i
undervisningen genom att exempelvis komma med tips på programvara som direkt kan
användas vilket stimulerar kreativitet och elevernas lust att lära. Utbildningsförvaltningen
har fattat följande inriktningsbeslut för GS-IT 2.0 avseende öppenhet/ nivå av
managering:
 Det ska, om behov finns, vara möjligt för användaren att ta bort, installera och
uppdatera program på datorn, som komplement till den centrala
applikationsleveransen utan att göra avkall på kravet på korrekt licensiering.
 Varje skolas rektor ska besluta om vilken grad av centralt fördefinierade nivåer
av öppenhet som ska kunna ges till elever och lärare för skolans datorer och
andra digitala enheter.
Kravet på korrekt licensiering kan exempelvis uppnås genom en kombination av åtgärder
som exempelvis automatisk inventering av vad som är installerat med rapportering till
utbildningsförvaltningen centralt och till rektorer, möjlighet att centralt lägga till vissa
program som ej möjliga att installera samt utökade manuella rutiner genom att
utbildningsförvaltningen på regelbunden basis utför stickprovskontroller.
Utbildningsförvaltningen och stadens licensåterförsäljare ska erhålla rapporter över vad
skolorna har installerat. Skolpersonal behöver utbildas och informeras om sitt ansvar,
och rektorns övergripande ansvar för sin verksamhet tydliggöras. Dessutom behöver det
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
7 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
detaljeras hur ansvarsfördelningen bör vara mellan leverantören, utbildningsförvaltningen
och skolan för respektive nivå av öppenhet så att alla aktörer känner till och kan sitt
ansvar.
Utbud av digitala enheter
För att möta de differentierade behoven inom den pedagogiska verksamheten behöver
utbudet av datorer och digitala enheter vara tids- och ändamålsenligt, kompletteras med
vissa nya plattformar (ex. Mac) samt kunna uppdateras över tid. Utbildningsförvaltningen
har fattat följande inriktningsbeslut för GS-IT 2.0 avseende utbud av digitala enheter:
 Utbudet av datorer och andra digitala enheter som erbjuds behöver vara
tidsenligt och ändamålsenligt och uppdateras löpande, med en livscykelhantering
som där det bedöms lämpligt medger att leverantören kan tillhandahålla
uppgradering av komponenter för att bibehålla hög prestanda även för befintlig
utrustning.
 Avtalet behöver göra det möjligt att komplettera dagens utbud med vissa nya
plattformar (idag finns behov av PC/Mac/Surfplattor) men även tillåta en
flexibilitet att uppdatera utbudet över tid.
 Leverantören ska vara drivande och utbildningsförvaltningen ansvarar för
bedömning vid urvalet av digitala enheter för den pedagogiska verksamheten.
 Det bör undersökas om det går att erbjuda finansierings-/avtalsformer som, där
utbildningsförvaltningen bedömer att det är lämpligt, ger en möjlighet att köpa ut
datorer och andra digitala enheter, till exempel efter avslutad
gymnasieutbildning.
Åtkomst, säkerhet och tillgänglighet
För att skapa förutsättningar för en ökad it-användning behöver tekniklösningen klara
krav på hög och jämn tillgänglighet till skolans system och resurser vid arbete i och
utanför skolans lokaler. Leverantören behöver också ta ett större ansvar för tjänsternas
tillgänglighet på enskilda skolor. Utbildningsförvaltningen har fattat följande
inriktningsbeslut för GS-IT 2.0 avseende åtkomst, säkerhet och tillgänglighet:
 Tekniklösningen behöver klara krav på hög och jämn tillgänglighet i skolans
system och resurser vid arbete i och utanför skolans lokaler.
 Leverantören behöver ges möjlighet att ta ett större ansvar för tjänsternas
tillgänglighet på enskilda skolor ex. genom att leverantören ges åtkomst för att
kunna övervaka och felsöka i de lokala nätverken.
I framtiden förväntas antalet elever och lärare som har med sig sina egna digitala enheter
till skolan öka. Kommande avtal behöver i större utsträckning jämfört med idag erbjuda
tjänster som är plattformsoberoende och även tillhandahållas för egna digitala enheter,
till exempel tillgång till internet, utskrifter och viss annan grundläggande funktionalitet.
Verksamhetsnära administrativt it-stöd
Den pedagogiska verksamheten har i och med det stora antalet elever, och då särskilt
yngre användare och de direkta problem som kan uppstå i undervisningssituationen, ett
unikt behov av verksamhetsnära administrativt it-stöd med pedagogisk kompetens.
Stödbehovet innefattar både mer funktionellt tekniknära it-stöd för digitala enheter och
kringutrustning men även stöd för hur it kan användas i pedagogiken. När trettio elever i
början av en lektion samtidigt ska starta och komma igång att arbeta med sina datorer
eller andra digitala enheter, ställs höga krav på att allt fungerar som det ska. När något
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
8 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
fallerar kan inte läraren bedriva undervisning och samtidigt bistå elever med it-stöd. Det
är vanligen inte heller möjligt för läraren att kontakta och ha en pågående dialog med
Service Desk under lektionstid.
Att elever själva har kontakt med leverantören kan vara en lösning för äldre elever med
personliga digitala enheter, en lösning som används till exempel för 1:1-satsningen för
gymnasiet. Det bedöms dock inte vara lämpligt eller tillräckligt för exempelvis yngre
elever, elever i behov av särskilt stöd eller för opersonliga/delade datorer och digitala
enheter generellt. Avtalet bör därför låta skolorna avropa olika fördefinierade nivåer av
support från leverantören, för att komplettera med administrativt it-stöd från skolans
personal i gränssnittet mellan användaren och leverantören.
På skolorna finns redan idag ett antal roller som är utpekade att hantera olika delar av
administrationen kring nuvarande leverans av GS-IT – till exempel behöriga
beställare/godkännare, it-kontaktpersoner samt den nyetablerade rollen som tagits fram i
1:1-satsningen för gymnasiet – ”utökad skoladministratörsroll”.
I GS-IT 2.0 föreslås en utveckling av dessa roller där utpekade personer, efter
godkännande från leverantören, i den pedagogiska it-miljön med elever och lärare ska
kunna ges möjlighet att utföra enklare administrativt stöd och även ha tillgång till
hjälpmedel och verktyg för att kunna avlasta läraren vid behov av stöd under lektioner.
Det administrativa stödet behöver vara verksamhetsnära samt en integrerad del av
skolans rutiner och processer.
Exempel på åtgärder som kan behöva utföras lokalt är:
 Hantera lösenord för både anställda och elever.
 Ominstallera datorer/digitala enheter (vissa elever ska kunna göra detta själva)
och grupper av datorer i datorsalar/vagnar.
 Installera mjukvara lokalt.
 Beställa applikationer till de digitala enheterna för central distribution.
 Bistå användarna med uppdateringar av digitala enheter utanför lektionstid,
exempelvis genom att schemalägga uppdateringar till tider när det passar den
egna verksamheten.
 Tilldela skrivare till digitala enheter eller grupper av digitala enheter.
 Enklare hårdvarusupport, exempelvis byta trasiga tangentbord.
 Avlasta läraren i klassrummet med akut felavhjälpning för aktuella tekniska
problem, med metoder som tagits fram av leverantören (exempel från dagens
leverans kan vara ”profilrensning” och ”bitlockeråterställning”).
 Kunna se och följa upp alla ärenden som skolans personal och elever har lagt
hos Service Desk, för att identifiera övergripande problem och
fortbildningsbehov.
Vad som är lämpligt att möjliggöra för skolan själv att hantera utvärderas och beslutas
löpande tillsammans mellan utbildningsförvaltningen och leverantör i nära dialog med
SLK/IT. Leverantören behöver när så överenskommes ta fram lösningar med processer
och verktyg som fungerar både för distanssupport och så att skolan kan använda befintlig
personal. Vilka verktyg som bör tas fram, detaljeras förslagsvis under 2014 i
kravspecifikationsarbetet tillsammans med SLK/IT.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
9 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen har fattat följande inriktningsbeslut för GS-IT 2.0 avseende
verksamhetsnära administrativt it-stöd:
 Avtalet bör låta skolorna avropa olika nivåer av support från leverantören, för
att komplettera med administrativt it-stöd från skolans personal i gränssnittet
mellan användaren och leverantören.
Administration
Förutom tekniska lösningar behöver administrativa processer och rutiner kring avtalet
tas fram. Kvalitet i leveransen (SLA) behöver kunna följas upp på skolnivå och
prismodellen behöver återspegla valbarheten avseende enheter och tjänster.
Utbildningsförvaltningen har fattat följande inriktningsbeslut för GS-IT 2.0 avseende
administration:
 Prismodellen behöver innefatta en årlig process som säkerställer
konkurrenskraftiga priser på digitala enheter och tjänster samt uppdatering av
tjänstekataloger, sortiment och prislistor.
 SLA:er behöver kunna följas upp på skolnivå och leverantören behöver ha ett
åtagande att säkerställa att leveransen uppfyller dessa krav för varje enskild
skola.
Utbildningsförvaltningens ansvar
För att säkerställa att verksamheten har det it-stöd som krävs för skolans utveckling
samt att It-strategi för ett bättre lärande kan realiseras har utbildningsförvaltningen fattat
följande inriktningsbeslut för GS-IT 2.0:
 Ansvarar för arbetet med att fördjupa och detaljera kraven på GS-IT 2.0 för den
pedagogiska verksamheten (elever och lärare) i nära samverkan med skolorna
och med SLK/IT. Den renodlade administrativa personalen bör hanteras i samma
koncept som övriga förvaltningar och bolag.
 Tar en aktiv roll i förberedelser och genomförande av upphandling av GS-IT 2.0
t.ex. genom att ingå i utvärderings- och förhandlingsteamet för områden
relevanta för den pedagogiska verksamheten.
 Tar ett ägandeskap och huvudansvar för förvaltning av den pedagogiska it-miljön
inklusive digitala enheter och för den pedagogiska verksamheten gemensamma
tjänster och applikationer. En tjänstekatalog för den pedagogiska verksamheten
införs och förvaltas av utbildningsförvaltningen.
 Skapar en förvaltningsorganisation för den pedagogiska miljön med resurser för
sitt uppdrag i enlighet med stadens arbete med förvaltningsmodellerna
PM3/Fguide för att säkra en verksamhetsnära utveckling.
 Ansvarar för projektledning av migreringen till ny(a) leverantör(er) avseende
utbildningsförvaltningens del av leveransen av det som idag omfattas av
tjänstekatalog A (arbetsplatssystem) och C (Service-Desk).
Kostnad vs nytta i utbildningsförvaltningens inriktningsförslag
I takt med den förväntade ökningen av tillgång och användning av it inom den
pedagogiska verksamheten kommer även kostnaderna för it påverkas. Utgångspunkten i
denna rapport har därför varit att kostnader måste skapa tydlig nytta för skolorna. Stor
vikt har även lagts vid att ge kostnadseffektiva förslag som syftar till att minska de
indirekta kostnaderna förknippade med dagens GS-IT leverans, framförallt de
administrativa kostnader som uppstår när lärartid och lektionstid för elever går åt till att
hantera it-support.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
10 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Inriktningsförslagen har utformats för att möta verksamhetens behov utan att driva
onödig komplexitet och kostnad samt eliminera kostnadsdrivare i dagens avtal. Det finns
flera element i dagens leverans som är kostnadsdrivande utan tydlig koppling till nytta.
Den begränsade valbarheten innebär att skolor får betala även för tjänster och
funktioner som de inte använder. Ett exempel på detta är de kostnader för konton som
inte används som idag belastar utbildningsförvaltningen samt kostnader för datorer och
annan utrustning med en låg användning.
Utbildningsförvaltningens inriktningsförslag stödjer en ökad valbarhet även för digitala
enheter, antalet fördefinierade valmöjligheter har dock anpassats för att hålla nere
kostnader och komplexitet. Utbudet kommer att innehålla såväl billigare
standardmodeller som de senaste kraftfulla modellerna. Med möjlighet till lokalt
administrativt it-stöd som kan ta ett större ansvar och får möjlighet att lösa vissa typer
av problem lokalt, förväntas många problem kunna avhjälpas på ett mer kostnadseffektivt
sätt, särskilt i undervisningssituationen.
Det behöver göras prioriteringar och avvägningar mellan vilka krav som ska ställas i
kommande upphandling och vilka kostnader kraven medför. Innan det är möjligt att göra
en väl underbygd prioritering behöver det dock i ett nästa steg först utredas hur den
pedagogiska verksamhetens behov kan uppfyllas på ett så kostandseffektivt sätt som
möjligt. Den föreslagna valbarheten kommer göra det möjligt för skolor att välja
lösningar utifrån sina behov och resurser, inklusive en möjlighet att i större utsträckning
endast avropa de tjänster de har behov av och välja bort tjänster de inte nyttjar, vilket
förväntas ge en positiv effekt på prisbilden för den enskilda skolan.
Projektets inriktningsförslag har jämförts med lösningar i andra kommuner och analysen
visar att flertalet förslag som exempelvis olika nivåer av öppenhet och lokalt
administrativt it-stöd används av andra kommuner med goda resultat och utan att
upplevas som kostnadsdrivande. En beskrivning av benchmarkanalysen samt
rekommendationer gällande projektets inriktning och utbildningsförvaltningens ansvar
finns i kapitel 5 och 6.
Nästa steg
I nästa fas av arbetet med GS-IT 2.0 behöver inriktningsförslagens utformning och
konsekvenser utredas vidare. Exempel på utredningsområden är:
 Vilka specifika tjänster och funktioner som ska vara obligatoriska respektive
valbara, olika lösningar för applikationshantering och licenshantering, innehåll
och konsekvenser av den föreslagna pedagogiska tjänstekatalogen samt vilka
typer av utbildningstjänster som ska kunna erbjudas inom ramen för GS-IT 2.0.
 Hur manageringsnivåerna bör utformas och vilka som bör erbjudas för
respektive typ av digital enhet samt exakt vilka möjligheter användaren får vid
respektive nivå av managering. Ansvarsfördelning mellan leverantören,
utbildningsförvaltningen och den enskilda skolan behöver också detaljeras och
fastställas.
 Hur utbudet av digitala enheter ska utformas och hur ofta det ska uppdateras
samt lämpliga finansierings- och avtalsformer.
 Supportmodeller, inklusive vilken ansvarsfördelning och vilka supportflöden som
är mest lämpade för den pedagogiska verksamheten.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
11 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN

PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Vilka administrativa processer och rutiner som behöver justeras i ett kommande
avtal.
Parallellt med det detaljerade kravställningsarbetet bör utbildningsförvaltningen göra en
översyn av befintliga åtkomstmetoder för verksamhetssystem inklusive förslag till
anpassningar samt analysera påverkan på it-säkerhet. Det bör också utredas vilken
åtkomst användaren ska få till stadens it-miljö med sin egna digitala enhet samt hur
tillgängligheten kan förbättras i ett kommande avtal.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
12 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
2.
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
PROJEKTBAKGRUND
Projektet Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst har sin bakgrund i en upphandling av gemensam itservice för stadens stadsdelsnämnder, facknämnder och bolag som genomfördes 20082009.
Stockholms kommunfullmäktige beslutade i september 2008 att gemensam it-service
skulle realiseras genom att verksamheten konsolideras och läggs till extern leverantör
avseende tjänsterna: arbetsplatssystem, applikationsserverdrift och support. Avtal skrevs
mellan Stockholms stad och Volvo IT i juni 2009. Från hösten 2009 fram till december
2011 genomfördes 226 införandeprojekt i stadens förvaltningar, bolag och skolor. Det
nuvarande avtalet löper fram till sista december 2014, med två möjliga förlängningsoptioner om två år vardera, innan ny upphandling måste göras, det vill säga som längst
till 2018-12-31.
Kommunfullmäktige beslutade den 27 maj 2013 att utnyttja den första förlängningsoptionen, till och med 2016-12-31, och gav kommunstyrelsen i uppdrag att genomföra
en detaljerad krav- och behovsanalys avseende avtalets ändamålsenlighet samt fatta
beslut om nyttjande av den andra optionsperioden, alternativt genomföra ny upphandling
och teckna avtal. Stadsledningskontorets it-avdelning har initierat projektet GS-IT 2.0
som syftar till att fullgöra kommunstyrelsens uppdrag enligt ovan.
Utbildningsförvaltningen har drivit projektet Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst i nära samarbete
med Stadsledningskontoret för att belysa krav och behov för grund-, gymnasie- och
särskolan.
På utbildningsförvaltningen har GS-IT:s arbetsplatssystem fått generellt positiva
omdömen från medarbetare med administrativt arbete och som har en personlig dator.
De tjänster, avseende framförallt arbetsplatssystem och servicedesk som avtalats mellan
Stockholms Stad och Volvo IT, har inte helt anpassats till den pedagogiska verksamhetens behov. Detta har lett till att GS-IT hittills inte haft en önskvärd positiv effekt på
it-användningen i skolorna och vissa fall har leveransen upplevts av verksamheten ha en
negativ effekt. För att detta projekt ska kunna bidra till att verksamhetens behov och
krav säkerställs i framtiden har projektmålen nedan formulerats.
En utförlig projektbeskrivning återfinns i appendix 8.1.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
13 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
3.
MÅLBILD OCH BEHOVSANALYS
3.1
Målbild
En konkretisering av verksamhetens målbild syftar till att skapa förutsättningar för
utbildningsförvaltningen att nå målet att eleverna med stöd av it ska få möjlighet till ett
bättre och fördjupat lärande. Då varje nämnd har ansvar för att deras verksamhet har
det it-stöd som krävs, enligt Stockholm stads it-program 2013-2018, har utbildningsförvaltningen via forskning, riktlinjer och styrdokument tagit fram och konkretiserat
målbilden med it i skolan, med utgångspunkt i It-strategi för ett bättre lärande. Detta
medför att krav och behov från verksamheten kan beskrivas och förankras på ett tydligt
sätt för att bidra till måluppfyllelse. Detta projekt utgår ifrån målbilden för att ta fram
verksamhetens behov och krav.
3.1.1
Trender som förändrar behoven av it i skolan
Sedan det nuvarande avtalet för gemensamt it-stöd upphandlades år 2008-2009, har den
samlade kraften av dessa trender fortsatt skapa beteendemässiga och strukturella
förändringar som har revolutionerat sättet hur människor lever, kommunicerar med
varandra, handlar, identifierar smak och preferenser, bygger förståelse, utbyter
information och inte minst lär sig.
Enligt EU-kommissionens rapport om framtida lärande har utvecklingen inom
Informations- och kommunikationsteknologi (IKT) skapat ett paradigmskifte från industri
till informationssamhället. Inom lärandet förutspås att individualisering, samarbete och
informationstillgänglighet kommer utgöra kärnan i framtidens lärande1. Figur 1
sammanfattar hur dessa tre parametrar förändrar lärandet genom nya kunskaper och
nya vägar till lärande.
Förankring
Digitalisering
E-learning
Mobilitet
Molntjänster
Nya kunskaper
• Personliga färdigheter
Individualisering inom utbildning möjliggör
att nya personliga färdigheter kan utvecklas
med hjälp av IKT-trenderna
Demokratisering av teknologi
Portabla smarta
terminaler
Sociala medier
IKT-trender
Utbildning och
träning
Individualisering
• Sociala färdigheter
Nya färdigheter inom t.ex. sociala nätverk
som följer av IKT-trenderna möjliggör en
högre grad av samarbete
Samarbete
• Inlärningsfärdigheter
Nya inlärningskunskaper möjliggör
hantering och organisering av det växande
informationsflödet
Informationstillgänglighet
Källa: EU Joint Research Centre, 2011, ”The Future of Learning: Preparing for change”
E-böcker
Nya vägar till
lärande
• Elevfokuserad
Genom individualisering blir utbildning mer
skräddarsydd och anpassad för varje individ
• Socialt lärande
Samarbete i utbildningen i grupper och
mellan individer medför ett lärande som
bygger på effektiv kunskapsdelning
• Livslångt lärande
Ständig uppdatering av information gör att
kunskaper måste utvecklas kontinuerligt
vilket innebär ett livslångt lärande
Figur 1: IKT-trender skapar ett paradigmskifte där individualisering, samarbete och
informationstillgänglighet utgör kärnan av framtidens lärande
1
EU Joint Research Centre, 2011, ”The Future of Learning: Preparing for change”
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
14 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Enligt rapporten, är individualisering en av de tre viktigaste förändringsmekanismerna
som innebär ett skräddarsytt och anpassat lärande bland annat genom diversifiering av
undervisningssätt och läromedel, tillhandahållande av digitala lärresurser, verktyg för att
underlätta bedömning (t.ex. prov) och flerspråkiga miljöer. Emellertid, samarbete i
skolan innebär enligt studien ett öppet kunskapsutbyte som främjar både elever, lärare
och övrig personal. Dagens höga informationstillgänglighet medför också en förändrad
roll för skolan. Förr förmedlades information och kunskap via skolan men idag tar elever
en mer aktiv roll i att söka, kritiskt granska och hantera information och skolan lär ut
hur eleven ska kunna ta tillvara på det stora informationsflödet.2
En betydelsefull konsekvens av dessa förändringar är att tekniken har integrerats
närmare pedagogiken och pedagogisk innehåll3. (Se figur 2). Detta har skett även i
Sverige som, i linje med andra nationer, har insett vikten av att använda teknik som stöd
för att förbättra lärandet och därför fastslagit behovet av tillgång och användning av it i
den pedagogiska miljön i lagar (Skollagen) och styrdokument (Läroplaner). IKT bidrar till
att utveckla nya sätt att utveckla ett personligt lärande, delta i lärmiljöer, synliggöra,
reflektera och mäta kunskap; en betoning av den kommunikation som it möjliggör.
Ett exempel som illustrerar hur tekniken integreras med pedagogik och innehåll är
konceptet MOOC (Massive Online Open Course) som innebär att distanskurser kan
läsas av tusentals deltagare gratis via internet. Detta betyder att innehållet har
digitaliserats och pedagogiken har anpassats för att distribueras via digitala kanaler med
exempelvis integration och samarbete mellan deltagare i interaktiva videochattar i realtid
vilket möjliggör distribution av utbildning på ett storskaligt sätt utan geografiska
begräsningar.
Många skolor arbetar även med att utveckla så kallade ”open badges”, som är ett av flera
sätt att synliggöra kunskap. En ”badge” är ett ”märke” som är kopplat till en viss
färdighet som elever kan tillgodogöra sig. I framtiden kommer skolor eventuellt sätta
ihop egna ”local badges” där de kan koppla ett ”märke” till kursplan, färdigheter och
även projekt utanför skolan. Elever ska exempelvis kunna gå en MOOC, få en badge, och
även eventuellt poäng i en gymnasiekurs de ville gå på egen tid. Cirka1600 lärare,
skolbibliotekarier, skolledare deltar just nu i en MOOC, en öppen digital
fortbildningskurs som heter ”Det utvidgade kollegiet” som är ett digitalt lärarlyft. 4
Stora amerikanska universitet som MIT och Harvard5 samt svenska universitet som
exempelvis KTH har lanserat MOOC kurser6.
2
EU Joint Research Centre, 2011, ”The Future of Learning: Preparing for change”
Skolinspektionen, 2011, ”Litteraturöversikt för IT-användning i undervisningen”, baserat på
modellen av Mishra och Koehler (2006)
4
Kaya, A., Thydell, G., Mörtsell, S., & Falk, P. (den 29 6 2013). Kurs för "Det utvidgade kollegiet"
5
Svd opinion, 2013-09-23, ”Universiteten som försvann”, tillgängligt
http://www.svd.se/opinion/brannpunkt/universiteten-som-forsvann_8186640.svd
6
Boussard, Johanna, 2013-10-07, ”MOOC kommer till Sverige”, tillgängligt
http://allastudier.se/artiklar/1109-mooc-kommer-till-sverige/
3
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
15 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Teknologi
Teknisk kunskap
Pedagogik
Pedagogisk
kunskap
Innehåll
Innehållskunskap
Figur 2: Teknologin integreras med pedagogik och innehåll
Det är dock inte bara IKT-trender som har förändrat lärandet. Samtidigt genomförs nu
ett mycket omfattande reformpaket i svensk skola med stora förändringar för
huvudmän, skolor och elever. Det omfattar bl.a. en ny skollag och nya läroplaner med
tillhörande ämne-/kursplanen samt ett nytt betygssystem och tillhörande nationella prov.
Nya gymnasieprogram har införts och en gymnasial lärlingsutbildning har inrättades. Det
individuella programmet har ersatts med fem introduktionsprogram. Spetsutbildningar
pågår på försök i flera ämnen, både i grund- och gymnasieskolan. Skolhuvudmännen kan
få statligt stöd till nya karriärtjänster för lärare - förstelärare och lektorer. Även
lärarutbildningen har reformerats och nya krav ställs på lärares behörighet och
legitimation. Omfattande fortbildningssatsningar med statligt stöd pågår och planeras för
bl.a. lärare i matematik, naturvetenskap och svenska samt för rektorer.
Utöver skolreformer råder numera ökad konkurrens om resurser, elever och lärare för
stadens skolor eftersom vårdnadshavare har, i viss mån, möjlighet att välja grundskola för
sina barn. Gymnasielever har möjlighet att välja gymnasieskola, kommunal eller
fristående. En it-miljö i framkant är viktig för de kommunala skolornas möjlighet att
attrahera elever och personal samt att behålla förtroendet för den kommunala
skolformen. En god it-miljö är nödvändig för en institution som fostrar och förbereder
elever för ett allt mer digitaliserat samhälle och näringsliv vilket bekräftas i Stockholms
stads budgetförslag för 2014-2016; ”Skolan har ett viktigt uppdrag att lära eleverna att
använda it som en resurs”.
Utbildningsförvaltningen inser att dessa trender, som leder till en djupare integrering av
teknologi samt till en förändring i den pedagogiska verksamhetens förutsättningar, ställer
nya och ständigt förändrande krav på it i skolan. Därför ämnar denna rapport att belysa
de framåtsyftande behoven för den pedagogiska verksamheten och tydliggöra krav på
tekniken för att säkerställa en ändamålsenlig och tidsenlig tillgång till it i skolan.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
16 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
3.1.2
Vad forskning och styrdokument säger om behovet av it i skolan
Under de senaste åren har ett antal studier tydliggjort att it i skolan ger bättre resultat
för eleverna. Jan Hylén skriver i sin rapport att ”Många internationella studier påvisar att
elever som har tillgång till egen dator får höjda resultat”7. Exempelvis hade elever i
Kalifornien som haft tillgång till datorer bättre resultat på delstatens engelskaprov8 .
Dessutom stödjer it elevernas språkutveckling i allmänhet, särskilt i yngre åldrar9. OECD
har även rapporterat tydliga statistiska samband mellan it-användningen i hemmet och
15-åringars resultat i matematik10. Höjd motivation och ökat elevengagemang är ett av
de vanligaste resultaten i studier av it:s effekter på lärande. Liknande fördelar, som att
elevernas motivation, färdigheter, självständighet och även utveckling av arbete i grupp,
lyfts fram i en rapport av Myndigheten för Skolutveckling11. Detta innebär att skolarbete
uppfattas som roligare med datorer vilket bidrar till att elever lägger mer tid på
skoluppgifter som i sin tur bidrar till bättre resultat12.
Vikten av tillvaratagande av de digitala verktygen fastställs även på EU-nivå. Exempelvis
beslutade EU-kommissionen, år 2006, att digital kompetens skulle vara en av åtta
nyckelkompetenser i riktlinjerna för ett livslångt lärande där ”Digital kompetens
innefattar säker och kritisk användning av, samt grundläggande färdigheter i,
informations- och kommunikationsteknik (IKT)”13.
I den svenska digitala agendan från 2011 uppges målet vara att ”Sverige ska vara bäst i
världen på att använda digitaliseringens möjligheter” och ett kapitel i denna behandlar
skola och undervisning. Där nämns att strategiska utmaningar utgörs av frågor om
elevers tillgång till datorer och hur de kommer till användning i undervisningen samt
användning av it som hjälpmedel för en effektiv administration av skolan14. Utmaningarna
adresseras bland annat i skolans styrdokument dvs. skollagen, läroplaner samt ämnesoch kursplaner.
Dessa befäster att elever ska ha tillgång till it i skolan, vilket i skollagen och gymnasiets
läroplan uttrycks som ”tillgång till tidsenliga lärverktyg”. Det finns därmed ett krav på
skolorna att förse elever med modern och funktionell it-utrustning.
”Eleverna ska utan kostnad ha tillgång till
lärverktyg som behövs för en tidsenlig
utbildning”
– Skollagen kap.10 §10
” ..eleverna får tillgång till lärverktyg för en
tidsenlig utbildning, bl.a. bibliotek, datorer
och andra tekniska hjälpmedel”
– Läroplan Gymnasiet kap. 2.6
7
Hylén, Jan, 2011, Digitalisering i skolan- en kunskapsöversikt”,
Suhr et al., 2010 (från rapporten ”Digitalisering i skolan- en kunskapsöversikt” av Jan Hylén)
9
Condie et al, 2007 (från rapporten ”Digitalisering i skolan- en kunskapsöversikt” av Jan Hylén)
10
OECD, 2011, “PISA 2009 Results: Students on Line: Digital Technologies and Performance”
11
Myndigheten för skolutveckling, 2007, ”Effektivt användande av IT i skolan”
12
Hylén, Jan, 2013, Digitalisering i skolan- en kunskapsöversikt”
13
EU-kommissionen, 2007, ”Nyckelkompetenser för ett livslångt lärande – en europeisk
referensram”, http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/pdf/ll-learning/keycomp_sv.pdf
14
Regeringskansliet, 2011, ”IT i människans tjänst – en digital agenda för Sverige”,
8
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
17 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Grundskolans läroplan och flera ämnesplaner fastställer även att eleverna ska kunna
använda datorer och modern- eller digital teknik för att tillgodogöra sig kunskaper och
utveckla förmågor.
” …stöd för att själva kunna söka och
utveckla kunskaper, t.ex. datorer och andra
hjälpmedel”
”…använda modern teknik som ett verktyg
för kunskapssökande, kommunikation,
skapande och lärande”
– Läroplan grundskolan kap.2.8
– Läroplan grundskolan kap. 2.2
” …möjlighet att utveckla sin förmåga att
använda digital teknik, digitala medier och
även andra verktyg som kan förekomma
inom karaktärsämnena”
– Syfte, Matematikämnet
” …att modern teknik används som ett
redskap för informationssökning,
presentation och kommunikation”
– Examensmål, Ekonomiprogrammet
I skollagen fastställs även att "Utbildningen inom skolväsendet ska vara likvärdig..." (1 kap
9§) och att "... det särskilda stödet ska ges på det sätt och i den omfattning som behövs
för att eleven ska ha möjlighet att nå de kunskapskrav som minst ska uppnås” (3 kap
10§). Detta innebär att behovsanpassning av it-utrustning och andra digitala verktyg för
olika målgrupper inom skolan rättfärdigas, exempelvis för elever i behov av särskilt stöd,
för att alla ska ha möjlighet att använda tidsenliga lärverktyg. Dessutom ska, enligt
Stockholm stads budget 2014-2016, ”lämplig teknik finns att tillgå för elever som är i
behov av detta”.
Skolans styrdokument och stadens budgetförslag fastställer att modern it-utrustning ska
finnas på skolorna och att denna ska användas, på ett tidsenligt sätt, i lärandet eftersom
”It som används på ett genomtänkt sätt gör skillnad i skolan”15. I en förenklad form
bekräftas detta även av forskningen som bevisar ett starkt samband mellan både tillgång
till it och en högre användningsnivå för att skapa förbättrade resultat i skolan16.
Bättre tillgång till it
Mer användning av
IT i lärandet
Bättre resultat för
elever
Figur 3: Förenklat samband mellan tillgång till it, användning och resultat
Sverige, och Stockholm stad, har generellt sett en relativt hög it-tillgång men
användandet är lägre än i våra grannländer vilket betyder att en hög tillgång till it inte
automatiskt skapar en hög it-användning17. Detta stöds av skolverkets studie som visar
att trots att tillgången till it har ökat kraftigt för både lärare och elever sedan 2008 har
15
Finansborgarrådet Stockholms stad, 2013-10-16, ”Budgetförslag 2014-2016”
Hylén, Jan, 2013, Digitalisering i skolan- en kunskapsöversikt”
17
Hylén, Jan, 2013, Digitalisering i skolan- en kunskapsöversikt”
16
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
18 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
användningen inte ökat i samma utsträckning utan är ”i stort sett lika låg i flera ämnen
som den var för tre år sedan”.18
Skolinspektionen har konstaterat att inköp av it-utrustning i många fall inte åtföljts av
satsningar på att utveckla användningen av it19. Orsaker till den bristande användningen
är enligt forskningen bristande utbildning av, och kompetens (och självförtroende) hos
lärarna, krånglande it-utrustning, otillräcklig teknisk support och bristfällig
styrning/organisation av skolledningen.
Både internationella och nationella studier bekräftar att kompetensutveckling är ett stort
behov vid integrering av it-utrustning för att öka användandet. Dessutom beskrivs
tekniska problem i ett flertal studier, exempelvis ”på vissa håll ligger bristerna i tillgång
till relevant och fungerande utrustning”20, ”43 procent av grundskolelärarna (31 procent
i gymnasieskolan) anser att krånglande it-utrustning alltid eller ofta begränsar deras
användning av it i undervisningen eller i den övriga rollen som lärare”21 och ”tekniska fel
och förväntningar om att fel uppkommer under lektionstid medför att lärare undviker
att använda IKT”22.
Analys av den pedagogiska verksamhetens synpunkter på GS-IT bekräftar att
ovanstående problem existerar även i Stockholm. Detta innebär att det finns ett flertal
kritiska framgångsfaktorer för att möjliggöra måluppfyllelse med it i skolan.
3.1.3
Nyttor med it i skolan
Det övergripande målet med i it i skolan är enligt EU att skapa digital kompetens, och att
använda digitaliseringens möjligheter enligt regeringens digitala agenda. Utbildningsförvaltningens ambition, i linje med Stockholms Stads vision 2030, är ”en skola i
världsklass” och att vara ”en ledande kunskapsregion”. Därmed finns även en strävan att
skapa följande nyttor med it i skolan:
 Minska arbetsbelastning och öka lusten att lära hos lärare och elever.
 Utveckla nya arbetsformer, metoder och innehåll.
 Öka samverkan, kommunikation och engagemang mellan elever, lärare och
vårdnadshavare.
 Ge bättre möjligheter till individualisering för alla.
 Motverka skillnader mellan olika kulturer, kön och social bakgrund.
 Ge en enklare och mer kostnadseffektiv administration.
Dessa nyttor fångas i arbetet med att ta fram utbildningsförvaltningens målbild som
beskrivs i avsnittet nedan.
3.1.4
Utbildningsförvaltningens målbild med it i skolan
Kommunfullmäktige fattade beslut om ”It-strategi för ett bättre lärande” under 2011 och
enligt denna ska it-verktyg användas för att förbättra och utveckla lärande, samarbete,
kommunikation och administration för att verksamheten ska nå en högre måluppfyllelse.
18
Skolverket, 2013, Rapport 386, ”it-användning och it-kompetens i skolan”
Skolinspektionen, 2012, ”Satsningarna på IT används inte i skolornas undervisning”
20
Skolverket, 2013, Rapport 386, ”it-användning och it-kompetens i skolan”
21
Skolverket, 2013, Rapport 386, ”it-användning och it-kompetens i skolan”
22
Scrimshaw, P., 2004, Becta, ”Enabling teachers to make successful use of ICT”
19
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
19 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Det övergripande målet innefattar ett bättre lärande och att möjliggöra bättre resultat
för eleverna.
Utifrån denna it-strategi samt forskning, riktlinjer, skolans styrdokument och Stockholms
stads it-program har detta projekt, tillsammans med närliggande projekt, tagit fram och
konkretiserat en målbild med it. I denna rapport har målbilden analyserats i förhållande
till olika målgruppers behov och beaktats för att kunna tydliggöra behoven. Målbilden
omfattar fem målområden inklusive delmål som beskrivs nedan.
1
•
•
•
Tillgången till IKT-infrastruktur och hårdvara fyller
skolans behov för en tidsenlig och framåtsyftande
utbildning utan kostnad för eleven1)
IKT-infrastrukturen och hårdvaran tillåter flexibel
användning i och utanför skolan
IKT-infrastrukturen och hårdvaran är välfungerande
och vid problem ges snabbt och kvalificerat stöd
Uppföljning
5
•
Infrastruktur för ökad
tillgänglighet
Uppföljning, återkoppling och genomförande av
åtgärder sker kontinuerligt med tydlig
ansvarsfördelning inom:
- Infrastruktur
- Digital kompetens
- Samarbete och kommunikation
- Digitalt innehåll
4
•
•
•
Förbättrad digital
kompetens hos alla
2
•
Målbild för skolans
it-mognad
•
Följer styrdokument för
skolan och tillhörande
värdegrund, mål och riktlinjer
för en skola i världsklass
Samarbete och
kommunikation
3
Digitalt innehåll
Tillgången till digitala och anpassade lärresurser är
mycket hög
Innehållet och dess användning utvecklas
kontinuerligt. Lärare medverkar i denna utveckling.
Samverkan med andra aktörer är hög i utveckling
och användning av det digitala innehållet
•
Digital kompetens används effektivt för att stödja,
utveckla och anpassa det pedagogiska
Skolan har en väl förankrad och planerad
kontinuerlig fortbildning för lärarna
Skolans digitala kompetens och tillämpning utgör
lärande exempel för andra skolor och utgår från
aktuell forskning
•
•
Skolans kommunikation sker effektivt via lämpliga
digitala kanaler anpassat utifrån målgrupp och syfte
Elever och alla som arbetar i skolan använder
effektivt stadens it-stöd för samarbete, uppföljning
och administration
Figur 4: Målbildens fem dimensioner inklusive delmål
Målbilden fångar ett flertal framgångsfaktorer och aspekter med it i skolan. Därför har
den varit ledstjärna i projektets arbete med att ta fram behov och krav för den
pedagogiska verksamheten. Projektet har tagit fasta på relevanta delar av målbilden för
att definiera en välgrundad behovsbild inför GS-IT 2.0.
3.1.5
Hur detta projekt skapar förutsättningar
för att nå målbilden
För att uppnå bättre resultat för eleverna krävs
ett fungerande samband mellan it-tillgång och itanvändning och därmed att flera
framgångsfaktorer samverkar istället för, som
beskrivits ovan, hindrar eller begränsar elevers
och lärares användning. Detta projekt påverkar
enbart några av dessa framgångsfaktorer. För att
lyckas höja it-användningen har målbild och itstrategi en stor betydelse som utgör en av
framgångsfaktorerna. För att främja it-användning,
snarare än begränsa, behövs även ett behovsanpassat
avtal och en framgångsrikt implementerad leverans av
it-stöd vilket behöver gå hand i hand med utbildning
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
Målbild och
strategi
Styrning
och
uppföljning
Avtal och
leverans
Framgångsfaktorer
Processer
och rutiner
Vilja och
beteende
Utbildning
och
kompetens
Resurser
och tid
Figur 5: Framgångsfaktorer för att
uppnå målbilden
20 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
och kompetens. Det är inte bara den tekniska kompetensutvecklingen som är viktig utan
även it-kompetens gällande pedagogik och innehåll, dvs. hur it kan användas som ett
verktyg i utbildning för att tillgodogöra sig relevant innehåll.
För att lyckas uppnå en hög it-användning krävs att tid och resurser avsätts på både
central- och lokal nivå och att det finns en tydlig styrning och uppföljning som underlättar
detta. Processer och rutiner bidrar sedan till att styrning och uppföljning genomförs samt
att it-leveransens kvalitet säkerställs och utvecklas över tid. Sist men inte minst är kultur,
vilja och beteende, viktigt för att skolans personal och elever ska ta till sig och vilja
använda it, eftersom det medför förändringar på bland annat ansvarsområden och
arbetssätt. Sammantaget innebär detta att framgångsfaktorerna är sammanlänkade och
att samverkan mellan dessa är nödvändig för att nå de positiva effekterna med it i skolan.
Projektets övergripande mål är att definiera den
pedagogiska verksamhetens behov och krav på GS-IT 2.0
och har därmed en direkt påverkan på framgångsfaktorn
avtal och leverans. Avtalet adresseras genom kravställning
inom teknik, support och administration av leveransen.
Teknik innefattar bland annat arbetsplatssystem,
applikationsserverdrift, drift för lokala system. Support
innefattar det som benämns som Service Desk i dagens
avtal och Administration av leveransen inkluderar styrning
och organisation, processer och rutiner samt pris- och
SLA-modell.
Indirekt påverkar projektet även framgångsfaktorerna
styrning och uppföljning på en mer central nivå samt
processer och rutiner inom hela utbildningsförvaltningens
verksamhet. Dessa framgångsfaktorer påverkas indirekt
via samarbete med andra initiativ och projekt inom
utbildningsförvaltningen (se appendix 8.1.9).
Direkt påverkan genom
kravställning
Teknik
Support
Administration
Indirekt påverkan
Samordning med andra
initiativ från
utbildningsförvaltningen
Figur 6: Projektets direkta och
indirekta påverkan
Sammanfattningsvis utgör målbilden, som underbyggs av forskning och styrdokument,
och framgångsfaktorerna en viktig grundpelare i att formulera behov och krav från den
pedagogiska verksamheten.
3.2
Verksamhetens framtida behov
För att nå målbilden är det nödvändigt att utgå från utbildningsförvaltningens behov och
säkerställa att de uppfylls på bästa sätt givet de prioriteringar som behöver göras. I detta
kapitel kartläggs vad it kan användas till i skolan, hur verksamhetens behov ser ut samt
hur och varför behoven skiljer sig mellan målgrupper inom utbildningsförvaltningen.
Dessutom beskrivs hur detta projekt skapar förutsättningar för att identifierade behov
ska kunna tillgodoses.
3.2.1
Användningsområden för it inom utbildningsförvaltningens verksamhet
It kan användas till en mängd olika ändamål men det finns några användningsområden
som är gemensamma för både de pedagogiska och de administrativa delarna av
utbildningsförvaltningen. Detta projekt syftar till att fånga detaljerade behov som skapar
förutsättningar för att en it-leverans kan möjliggöra dessa användningsområden.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
21 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Hantera information
• Ta fram, söka och filtrera
information
• Källkritiskt granska
information
• Lagra och hämta
information
• Komma åt och dela
information
Kommunicera
Utveckla innehåll
• Kommunicera genom
flera olika digitala
kanaler
• Skapa innehåll
• Publicera och skriva ut
innehåll
• Dela och utbyta
information och innehåll
• Samarbeta genom
digitala kanaler
• Ta fram modeller som
beskriver verkligheten
Lösa problem
• Lösa problem med hjälp
av teknik och it
• Identifiera mönster och
använda teknologi på ett
kreativt sätt
• Utvärdera och bedöma
prestationer och resultat
• Styra sin digitala
identitet på ett säkert
sätt
It-säkerhet
Figur 7: Övergripande användningsområden för it inom utbildningsförvaltningens verksamhet
Hantera information
It möjliggör tillgång till stora mängder information från många olika källor och fungerar
som ett verktyg för att kritiskt granska, söka, samköra, filtrera och sammanställa
information. It-verktyg används också för att lagra information på ett sätt som gör det
enkelt att arbeta vidare vid ett senare tillfälle via en annan digital enhet.
Kommunicera
It kan användas för att kommunicera på ett effektivt sätt. Det är möjligt att använda flera
kanaler (e-post, webbsidor, intranät, sociala medier etc.) och det gäller att använda rätt
kanal beroende på målgrupp och syfte. Med dagens teknik går det också att
kommunicera med hela världen på ett sätt som tidigare inte var möjligt. Kommunikation
är en förutsättning för samarbete både inom och mellan målgrupper, vilket är viktigt
både i pedagogiken och i arbetslivet. Inom kommunikation är det också viktigt att kunna
styra sin digitala identitet på ett säkert sätt i exempelvis sociala medier och e-post.
Utveckla innehåll
It ger möjlighet att skapa innehåll som kan distribueras vidare, återanvändas och skrivas
ut. It kan användas för att skapa, strukturera och åskådliggöra modeller av verkligheten
vilket sedan kan användas i exempelvis undervisningssituationen. It utgör också ett
verktyg vid utvärderingar och bedömningar av personers resultat och prestationer.
Lösa problem
Ett område där it kan användas och där det finns en stor potential, är vid problemlösning. Problemlösning kan ske i många olika former som exempelvis att kunna hantera
information och bearbeta den för att sedan åskådliggöra resultatet. It kan också användas
för att lösa matematiska och naturvetenskapliga problem som inte hade varit möjligt,
eller hade tagit alltför lång tid utan digitala resurser. Ett ytterligare användningsområde
för problemlösning är att använda it-hjälpmedel för att identifiera mönster i information
och sedan använda it-verktyg på ett kreativt sätt för att presentera resultatet.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
22 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Säkerhet
Ett område inom it som är viktigt för alla användningsområden är säkerhet. Det är viktigt
att skydda utrustning mot digitala hot genom antivirusprogram, brandväggar etc. Det är
också nödvändigt att skydda personlig data dels från att spridas men också från att
förstöras eller förändras utan användarens vetskap. För att kunna uppnå en god itsäkerhet krävs policys och rekommendationer, utbildning och tydlig information till
användare.
När it används är det viktigt att skydda hälsan genom att it-användingen sker på ett
ergonomiskt sätt som minskar skador och förslitningar. Arbetsmiljöverket har
uppmärksammat att nya arbetsmiljörisker uppkommer i skolmiljön när datoranvändningen ökar och understryker vikten av att barn och ungdomar inte grundlägger
datorrelaterade besvär redan i skolåldern. Studier på barn och ungdomar i bl.a. Sverige,
Japan och USA visar att datorarbetsplatserna i skolan inte har varit anpassade till
eleverna.23
3.2.2
Verksamhetens behov
It-användning inom utbildningsförvaltningen möjliggörs av kategorierna teknik, support
och administration. Genom en grundlig analys av olika datakällor och i kontinuerlig
dialog och förankring med verksamheten, har projektet definierat sex kategorier av
behov. Teknik har brutits ner i kategorierna tillgänglighet, valfrihet, öppenhet och
gemensamma tjänster vilket ger totalt sex behovskategorier som GS-IT kan påverka.
Samtliga kategorier och definitioner visas i bilden nedan.
Kategori
Definition
Tillgänglighet
• Med tillgänglighet avses att det ska vara möjligt att oberoende av tid, rum och val av digital enhet kunna
komma åt skolans it-miljö och digitala resurser snabbt, enkelt och effektivt
Valfrihet
• Med valfrihet avses att infrastukturen i form av tidsenlig digitala enheter, operativsystem och valbar
konfiguration, ska ge förutsättningar för skolan att leverera en tidsenlig utbildning som möter användarna
utifrån deras förmåga och kompetens
Öppenhet
• Med öppenhet avses att de digitala enheter som tillhandahålls av leverantören ska tillåta en flexibel och
individanpassad användning i och utanför skolan
Gemensamma
tjänster
• Med gemensamma tjänster avses att tjänsterna som tillhandahålls inom avtalet ska möjliggöra en flexibel
användning av it i skolan
Support
• Med support avses tjänster som tillhandahålls för att digitala enheter och annan utrustning ska fungera på
det sätt som de är avsedda för med minimal resursåtgång för elever och personal samt tjänster som stödjer
skolan hur it kan användas i pedagogiken
Administration
• Med administration avses att (i) det finns en tydlig styrning, organisation, processer och rutiner som
säkerställer att leveransen av utrustning och tjänster är smidig och effektiv, (ii) att det finns tydliga SLA:er
och samverkansformer som möjliggör uppföljning och förbättring av leveransensen, (iii) samt att det finns
incitament för såväl leverantör som kund att skapa förutsättningar för kostnadseffektivitet och en hög kvalitet
i leveransen
Figur 8: Definition av behovskategorier
Inom respektive kategori har ett antal behov identifierats och en förenklad
sammanfattning av dessa behov visas i bilden nedan. Varje kategori och samtliga
identifierade behov kommer även att presenteras var för sig längre ner i detta kapitel.
23
Arbetsmiljöverket, Arbetsmiljöverket om Datorer i skolan
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
23 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Exempel på behov inom de olika kategorierna
Administration
• Samverkan och incitament som
säkerställer god leverans
• Ändamålsenlig process för beställning,
kontohantering och fakturering
• SLA:er som möjliggör uppföljning och
förbättring av leveransen
Support
• Snabbt stöd genom ändamålsenliga
kanaler som minimerar arbete för
personal
• Utbildningstjänster för elever och
personal
Tillgänglighet
• Hög tillgänglighet till skolans resurser
oavsett tid, plats och digital enhet
• Digitala verktyg startar snabbt och
fungerar utan avbrott
Identifierade
behov
Gemensamma tjänster
• Utbud av tjänster som stödjer
utveckling av innehåll, kommunikation,
samarbete samt administration
• Uppdaterat utbud som är anpassat för
olika situationer och ämnen
Valfrihet
• Möjlighet att välja digitala enheter, OS
och konfiguration anpassad till
individens behov och vanor
• Digitala enheter förnyas och är
anpassade till ämne och situation
Öppenhet
• Använda digitala enheterna på ett sätt
anpassat till situation samt individens
behov och intresse
• Installera nya pedagogiska resurser
samt enkelt ansluta tillbehör
Figur 9: Förenklad sammanfattning av behov per kategori
Tillgänglighet
Med tillgänglighet avses att ”det ska vara möjligt att oberoende av tid, rum och val av
digital enhet kunna komma åt skolans it-miljö och digitala resurser snabbt, enkelt och
effektivt”. Bilden nedan visar vad behoven avseende tillgänglighet är.
Kategori
Behov
• Alla elever och alla som arbetar i skolan ska ha hög tillgänglighet till digitala resurser och tjänster så
att it-användningen i och utanför skolan upplevs användarvänlig och problemfri
• Tillgång till digitala resurser ska ges vid olika situationer i skolan såväl vid arbete enskilt som i grupp,
på personliga eller delade digitala enheter
• Möjlighet ska finnas att nå samma innehåll/resurser från olika enheter och oberoende av tid och rum
för att möjliggöra användning av it utanför skolan
Tillgänglighet
• Digitala enheter ska starta snabbt och fungera utan avbrott, användare ska snabbt få tillgång till den
mjukvara som används på skolan
• Det ska ges möjlighet att ansluta till nätverk och Internet i och utanför skolan
• Elever och personal ska kunna logga in på ett användarvänligt sätt, anpassat efter individens behov
och förutsättningar
• Elever och lärare ska kunna komma åt skolans digitala resurser med egna digitala enheter
Figur 10: Behov vad gäller tillgänglighet
Valfrihet
Med valfrihet avses att ”infrastukturen i form av tidsenliga digitala enheter,
operativsystem och valbar konfiguration, ska ge förutsättningar för skolan att leverera en
tidsenlig utbildning som möter användarna utifrån deras förmåga och kompetens”. Bilden
nedan visar vad behoven avseende valfrihet är.
Kategori
Valfrihet
Behov
• Elever och alla som arbetar i skolan ska ges möjlighet att nyttja tidsenliga och framåtsyftande
verktyg genom att erbjudas tillgång till ändamålsenliga digitala enheter, operativsystem och
konfigurationer
• Digitala enheter ska kunna förnyas kontinuerligt så att de är användarvänliga och tidsenliga samt
svarar upp mot skolans föränderliga uppdrag och behov
Figur 11: Behov vad gäller valfrihet
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
24 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Öppenhet
Med öppenhet avses att ”de digitala enheter som tillhandahålls av leverantören ska tillåta
en flexibel och individanpassad användning i och utanför skolan”. Bilden nedan visar vad
behoven avseende öppenhet är.
Kategori
Behov
• Elever, och alla som arbetar i skolan ska kunna använda de digitala enheterna på ett sätt som är
anpassat till situationen samt den enskilde individens behov och intresse
Öppenhet
• Det ska ges möjlighet att välja grad av öppenhet så att de användare som önskar själva kan
installera, testa och använda nya pedagogiska resurser som tillvaratar pedagogers/elevers
nyfikenhet och intresse
• Det ska ges möjlighet att koppla ihop den digitala enheten med tidsenliga och situationsanpassade
tillbehör
Figur 12: Behov vad gäller öppenhet
Gemensamma tjänster
Med gemensamma tjänster avses att ” tjänsterna som tillhandahålls inom avtalet ska
möjliggöra en flexibel användning av it i skolan”. Bilden nedan visar vad behoven
avseende gemensamma tjänster är.
Kategori
Behov
• Gemensamma tjänster ska stödja användning av IKT på ett naturligt och kreativt sätt för att hämta,
producera, bearbeta och kritiskt utvärdera information för sin kunskapsutveckling
• Tjänsteutbudet ska i hög utsträckning vara valbart och avtalets utformning ska tillåta en
ändamålsenlig differentiering på skol/enhetsnivå utifrån skolans val av inriktning för sin it-miljö
• Tjänsterna ska stödja kommunikation inom målgrupper, mellan målgrupper och med övriga
förvaltningar och bolag
Gemensamma tjänster
• Tjänsterna ska stödja samarbete, uppföljning och administration för att uppnå ett effektivare arbete
• Centralt tillhandahållna certifierade applikationer ska innehålla program och applikationer anpassade
för olika situationer och ämnen
• Det ska ges möjlighet att program och applikationer enkelt uppdateras i takt med att behoven
förändras och uppdateringarna ska ske vid tillfällen då uppdateringar inte stör arbete eller
undervisning
• En användare ska kunna välja att skriva ut på valfri skrivare som den har behörighet till
Figur 13: Behov vad gäller gemensamma tjänster
Support
Med support avses ”tjänster som tillhandahålls för att digitala enheter och annan
utrustning ska fungera på det sätt som de är avsedda för med minimal resursåtgång för
elever och personal samt tjänster som stödjer skolan hur it kan användas i pedagogiken”.
Bilden nedan visar vad behoven avseende support är.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
25 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Kategori
Behov
Support
• Vid händelse av problem med utrustning eller tjänster ska det ges snabbt och kvalificerat stöd, både
vid enklare och mer kvalificerade problem
• Support ska ges till användare genom ändamålsenliga kanaler såsom chatt, telefon och online och
om nödvändigt på plats samt vara anpassad till användarens förkunskaper inom it för att minska
administrativt arbete för lärare samt minimera påverkan på lektioner
• Erforderliga behörigheter för att kunna utföra support och enklare it-stöd på plats ska kunna ges till
utpekade anställda och elever på skolan
• Supporttjänsten ska kunna differentieras och avropas i varierande omfattning mellan olika
skolor/enheter
• Utbildningstjänster anpassade för individens och situationens specifika behov ska kunna
tillhandahållas vid förfrågan
• Det ska finnas en transparant sammanställning av inkomna supportärenden så att personal på
skolan ska kunna bedöma omfattningen av olika typer av problem
• Det ska erbjudas en lösning för verksamhetsnära it-stöd som innefattar både teknisk support och
stöd för pedagogisk verksamhetsutveckling genom användning av it
Figur 14: Behov vad gäller support
Administration
Med administration avses att ”(i) det finns en tydlig styrning, organisation, processer och
rutiner som säkerställer att leveransen av utrustning och tjänster är smidig och effektiv,
(ii) att det finns tydliga SLA:er och samverkansformer som möjliggör uppföljning och
förbättring av leveransensen, (iii) samt att det finns incitament för såväl leverantör som
kund att skapa förutsättningar för kostnadseffektivitet och en hög kvalitet i leveransen”.
Bilden nedan visar vad behoven avseende administration är.
Kategori
Behov
Administration
• Det ska finnas en tydlig styrning och organisation som säkerställer att leveransen av utrustning och
tjänster är smidig och effektiv
• Samverkan ska ske på olika nivåer för att säkerställa såväl en strategisk utveckling av leveransen
som en operativt smidig leverans till slutanvändaren
• Leverantören ska samverka med beställare och de leverantörer som ingår i stadens totala it-stöd i
syfte att säkerställa en smidig leverans till slutanvändaren
• En ändamålsenlig process för beställning och leverans av utrustning och tjänster ska finnas och
användare ska ha möjlighet att hantera konton på ett enkelt och användarvänligt sätt i samband
med aktivering, avslut och flytt
• Utbildningsförvaltningen centralt såväl som skolorna ska enkelt kunna få information om leveransen
och dess kvalitet samt på ett användarvänligt sätt följa upp beställnings- och fakturaärenden
• Prismodellen ska utformas så att kostnader för utrustning och tjänster förblir konkurrenskraftiga
under avtalets tid
• Det ska finnas möjlighet att se var i verksamheten kostnader uppstår
• SLA och incitamentsmodell (ev. bonus och viten) ska vara ändamålsenlig samt tillämpbar för
enskilda skolor och användare
• Det ska vara möjligt att behörighetsstyra tillgång till skrivare och användaren ska sedan kunna välja
vilken av de utpekade skrivarna de vill gå till och plocka ut sin utskrift
Figur 15: Behov vad gäller administration
3.2.3
Skillnader i behov mellan pedagogisk och administrativ miljö
Även om behoven är relativt generiska och applicerbara för alla typer av användare
skiljer de sig mellan målgrupper inom utbildningsförvaltningen. Det finns framförallt flera
tydliga skillnader i behov mellan en pedagogisk miljö och en administrativ miljö som
beror på olika förutsättningar. Den pedagogiska miljön karaktäriseras av en begränsad
lektionstid, en större grupp av användare och ett större behov av att kunna använda
tekniken på ett kreativt och individanpassat sätt. I en administrativ miljö är det ofta mer
repetitiva uppgifter och de it-verktyg som nyttjas används mer kontinuerligt. Skillnader
för respektive behovskategori visas i bilden nedan.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
26 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Kategori
Skillnad i
behov
Förutsättningar
Pedagogisk miljö
Administrativ miljö
Tillgänglighet
• Mycket begränsad lektionstid
• Problem att logga in för någon påverkar samtliga
• Lärare behöver ha tillgång till både pedagogiska
och administrativa system
• 8 timmars arbetsdag
• Problem påverkar oftast endast individen
• Användare har i de flesta fall endast en roll och
behöver då endast tillgång till viss typ av system
Valfrihet
• Personal och elever i olika åldrar och med olika
förutsättningar ger olika behov gällande hårdvara
• Skillnader mellan olika teoretiska- och
yrkesutbildningar på gymnasiet
• Mer liknande och repetitiva arbetsuppgifter vilket
ger likartade krav på hårdvara
Öppenhet
• Snabb it-utveckling och en grupp av individer i olika • Mer liknande och repetitiva arbetsuppgifter vilket
åldrar och med olika förutsättningar ger ett stort
ger ett begränsat behov
behov av att själv installera applikationer
av att själv installera program
Gemensamma
tjänster
• Snabb utveckling inom it ger höga krav på ett brett
och uppdaterat utbud av valbara gemensamma
tjänster
Support
• Elever kan inte själva anmäla fel och följa upp egna • Alla kan anmäla fel och följa upp egna
supportärenden och lärare har ej tid
supportärenden
• Om datorer delas så saknas en ansvarig ägare
• Alla är ansvariga för sin egen dator
• Behöver både teknisk och pedagogisk it-support
• Behöver endast teknisk support
Administration
• Diversifierad verksamhet med ett stort antal
enheter försvårar central styrning samt gör
uppföljning på enhetsnivå komplex
• Oftast inte en användare per terminal vilket ställer
krav på en anpassad prismodell
• Mer liknande arbetsuppgifter medför inte ett lika
stort behov av brett utbud av tjänster
• Färre enheter underlättar central styrning och
förenklar uppföljning på enhetsnivå
• Ofta en användare per dator gör det enklare att
applicera en mer traditionell prismodell
Stor skillnad i behov
Liten skillnad i behov
Figur 16: Skillnad i behov mellan en pedagogisk och administrativ miljö
Tillgänglighet
I en pedagogisk miljö är behovet av hög tillgänglighet större än i en mer administrativ
miljö. Lektionstiden är begränsad vilket gör att en lång uppstartstid riskerar att avsevärt
försvåra hela lektionstillfället jämfört med en användare i en administrativ miljö som kan
utföra andra arbetsuppgifter under uppstartstiden och har en arbetsdag på 8 timmar.
När det är drygt 30 elever i en lektionssal är sannolikheten att någon får problem hög.
Drabbas någon får samtliga elever vänta eftersom läraren inte kan komma igång med
undervisningen då den först behöver supportera och eventuellt ta hand om felanmälan.
En långsam uppstart medför också ofta att elevens koncentration försvinner. Lärarens
dubbla roller som både pedagog och administratör ställer krav på hög tillgänglighet till
resurser som krävs för båda rollerna till skillnad mot en administrativ miljö där
användaren oftast endast har en mer renodlad roll.
Valfrihet
I en pedagogisk miljö är behovet av digitala enheter differentierat. Elever är olika gamla,
har olika ämnen samt olika behov av stöd vilket medför skilda behov gällande prestanda,
skärmstorlek, tillbehör etc. På gymnasiet finns dessutom viktiga skillnader i behov mellan
teoretiska och praktiska utbildningar. Dessutom finns specifika behov gällande digitala
enheter och tillbehör för vissa specialiserade utbildningar som exempelvis inom musik,
film, datorteknik och konstruktion. Eftersom behoven är så differentierade behövs en
flexibilitet inte bara för val av digitala enheter och dess konfigurationsmöjligheter utan
även för längden på avtalsperioden för de digitala enheterna. Det finns också behov av
valbarhet i form av specialklienter för exempelvis skolbiblioteken.
I en administrativ miljö är arbetsuppgifterna oftast mer repetitiva och likartade och
därigenom skiljer sig behoven inte lika mycket som i den pedagogiska miljön.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
27 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Öppenhet
I den pedagogiska miljön sker en snabb utveckling av nya applikationer och hjälpmedel
och det finns ett stort behov för lärarna att kunna prova och utvärdera nya pedagogiska
programvaror på sin dator eller annan digital enhet, för att sedan dagen efter inkludera
dem i undervisningen med eleverna som då behöver kunna installera samma program.
Pedagoger som undervisar i olika ämnen kräver olika programvaror och kringutrustning
beroende på vad de är vana vid. Att den pedagogiska miljön ska stimulera kreativitet och
ge möjlighet att experimentera gör att det finns ett större behov av att själv kunna
installera programvaror utan att de är centralt paketerade. Inom utbildningar på
gymnasiet med inriktning mot exempelvis datorteknik finns behov av att kunna ändra
säkerhetsinställningar på datorn och kunna exekvera programkod vilket kräver högre
grad av behörighet och öppenhet. I en administrativ miljö med mer likartade och
rutinmässiga arbetsuppgifter där de installerade applikationerna används mer regelbundet finns inte lika stora behov av att själv installera icke-certifierade/paketerade
programvaror eller att kunna ändra inställningar på datorn.
Gemensamma tjänster
Den snabba utvecklingen av applikationer inom den pedagogiska miljön ger större behov
av att ha tillgång till ett brett, valbart och uppdaterat utbud av gemensamma tjänster är
anpassat till skolan. På samma sätt som skolorna har behov av öppenhet har de å andra
sidan behov av en tjänst för att kunna begränsa funktionalitet under kortare perioder vid
exempelvis nationella prov.
Support
Eleverna och lärare har ett behov av att kunna erhålla support och stöd kring både hur it
kan användas på ett kreativt sätt inom pedagogiken samt teknisk support såsom
felavhjälpning. Samtidigt finns ett behov för lärare att minska sin administrativa börda för
att få möjlighet att fokusera på undervisningen. I en administrativ miljö kan varje
användare anmäla och följa upp sina egna supportärenden vilket inte alla elever har
möjlighet till. I en administrativ miljö är det vanligare att användarna har en egen dator
vilket leder till att användaren snabbare felanmäler problem än om det vore en delad
dator vilket är vanligt i en pedagogisk miljö.
Administration
Den pedagogiska miljön karaktäriseras av ett stort antal olika skolor vilket försvårar
central styrning eftersom det är svårt att få en samlad bild av hur det ser ut på de
individuella skolorna. Det behöver vara möjligt att få ut information nedbruten på
IKB/enhet/skol nivå likväl som aggregerat för gymnasiet, grundskolan eller hela
förvaltningen. Att användare ofta inte disponerar en egen digital enhet ställer andra krav
på prismodellen än om omvänt förhållande råder. I en administrativ miljö, framförallt
utanför utbildningsförvaltningen, finns ett mindre antal verksamheter vilket förenklar
central styrning och uppföljning på enhetsnivå.
3.2.4
Orsaker till skillnader i behov mellan målgrupper inom
utbildningsförvaltningen
Inom utbildningsförvaltningen skiljer sig behoven mellan användare av flera orsaker. De
främsta är skolors it-mognad, årskurs, roll, ämne och inriktning, situation och särskilda
behov. En sammanfattning av de viktigaste orsakerna till skillnader i behov mellan
målgrupper inom utbildningsförvaltningen kan ses i bilden nedan.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
28 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Orsak
Skillnad i behov
IT-mognad
• En skola med hög it-mognad har andra behov än en skola med låg it-mognad
• Dessutom kan it-mognad variera mellan olika områden (exempelvis infrastruktur, digital kompetens)
Årskurs
• Under de första åren kan alla elever inte läsa och skriva ordentligt medan de i slutet av gymnasiet behöver
avancerat it-stöd
Roll
• Elevers behov skiljer sig stort jämfört med administrativ personal
• Lärare har dubbla roller både som pedagog och som administrativ personal
• Roller som it-beställare, it-pedagog och it-tekniker har mer specifika behov
Ämne och
inriktning
• Specialiserade inriktningar som bild, musik och datorteknik har andra behov än vanligare utbildningar som
naturvetenskap och samhällskunskap
• Även behov av it-lösningar för praktiska ämnen är specifika
Situation
• Specifika behov finns exempelvis vid laborationer, nationella prov, grupparbeten, redovisningar, deltagande
i högskolekurser och arbete utanför skolan jämfört med en traditionell klassrumssituation
Särskilda behov
• Elever med exempelvis läs- och skriv svårigheter, funktionsnedsättning, koncentrationssvårigheter och
elever med ringa kunskaper i svenska har specifika behov gällande it
Figur 17: Orsaker till skillnad i behov
En detaljerad beskrivning av orsaken till skillnader i behov inom utbildningsförvaltningen
utifrån ovan nämnda orsaker återfinns i appendix 8.2.
3.2.5
Hur detta projekt skapar förutsättningar för att uppfylla verksamhetens
behov
Projektet skapar förutsättningar att uppfylla verksamhetens behov genom att problemet
angrips från två perspektiv. Utifrån forskning och styrdokument, trender inom it, Itstrategi för ett bättre lärande samt målbilden härleds behov för verksamheten och
dessutom för respektive målgrupp. En analys av olika scenarier har också gjorts för att
se hur behov skiljer sig mellan olika målgrupper, situationer och roller. Projektet
analyserar också problemet genom att utgå från befintlig leverans, genomförda
förbättringsåtgärder, rådande brister samt projektets beroenden och begränsningar för
att på så vis komma fram till vilka nya krav.
Genom att projektet inte bara utgår från nuvarande problem utan även från
verksamhetens behov undviks ett alltför stort fokus på att genomföra små förbättringar i
dagens leverans utan istället möjliggörs en framåtblickande behov- och kravfångst. En
beskrivning av projektets angreppssätt syns i bilden nedan.
Forskning och
styrdokument
Trender inom it
It-strategi för ett
bättre lärande
Målbild med it i
skolan
Behov och nya krav
Dagens
leverans
Genomförda
förbättringsåtgärder
Upplevda
brister
Beroenden och
begränsningar
Figur 18: Illustration av projektets angreppssätt för att ta fram behov och krav
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
29 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
4.
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
KARTLÄGGNING AV NUVARANDE LEVERANS
I kapitel 4 redovisas och analyseras nuvarande leverans. Utbildningsförvaltningens andel
av dagens avtal kartläggs och positiva aspekter med nuvarande leverans analyseras.
Vidare analyseras ursprungliga tjänster i nuvarande avtal med hög bäring för
utbildningsförvaltningens verksamhet och upplevda gap mellan behov och dagens
leverans. Därutöver redovisas resultatet av den genomförda enkätundersökningen som
skickats ut till den pedagogiska verksamheten.
Sammanfattningsvis kan sägas att:
 Utbildningsförvaltningen står för en stor andel av leveransens nyttjande både
avseende användare (75%) och datorer (65%). Andelen kommer fortsättningsvis
att öka i och med den ökning av elever som väntas närmaste åren fram till 2021
(kapitel 4.1).
 Flera positiva aspekter finns med GS-IT (kapitel 4.2) som exempelvis driftsäker
it-miljö och snabb 24/7 distanssupport men fördelarna går främst att hänföra till
den administrativa miljön.
 Ett stort antal förbättringsinitiativ har genomförts (kapitel 4.3) vilket indikerar
att det har funnits brister. Utfallet har varit positivt för utbildningsförvaltningen
men alla behoven är fortfarande inte uppfyllda.
 Verksamheten upplever fortfarande tydliga gap mellan behov och dagens
leverans för samtliga behovskategorier och de viktigaste adresseras och
analyseras i kapitel 4.4.
4.1
Utbildningsförvaltningen står för en stor del av dagens avtal
Utbildningsförvaltningen är en stor verksamhet inom Stockholms Stad och inom
befintligt avtal, inte minst när det kommer till antal användare. Hela 75 % av alla
registrerade användarkonton inom staden tillhör utbildningsförvaltningen vilket innebär
att majoriteten av de som berörs av GS-IT och leveransen av it-stöd finns i skolorna.
Fördelningen av användarkonton mellan utbildningsförvaltningen och stadens övriga
förvaltningar och bolag har varit jämn över åren och pendlat mellan 74-78 %.
Utbildningsförvaltningen omfattar inte bara många användare utan har även högst andel
datorabonnemang eftersom 65 % av stadens datorer (inklusive surfplattor) återfinns
inom utbildningsförvaltningen. Anledningen till att förhållandet ser annorlunda ut jämfört
med användarkonton är att alla elever inte har tillgång till egen dator. Det är mycket
vanligt med delade datorer i klassrum, datorvagnar och datorsalar. För gymnasieelever
finns beslut om att varje elev ska förses med en egen dator eller surfplatta. Utbildningsförvaltningens storlek jämfört med övriga stadens verksamheter (förvaltningar och bolag)
visas i bilderna nedan.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
30 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Fördelning av
användarkonton
Andel användarkonton
tillhörande Utbf över tid
Fördelning av
datorabonnemang
%
100
Övriga
25%
78
80
Övriga
75
74
35%
60
40
75%
65%
Utbf
20
Utbf
0
2011
2012
2013
Figur 19: Fördelning av användarkonton och datorabonnemang inom Stockholm stad
Utbildningsförvaltningens andel av antalet datorer förväntas att öka under de kommande
åren på grund av att antalet elever förväntas öka med i genomsnitt 2 % per år. Bilderna
nedan visar förväntad tillväxt fram till 2021.
Prognos antal elever i grundskolan
Prognos antal elever i gymnasieskolan
80 000
19 000
75 000
18 000
70 000
17 000
65 000
16 000
0
0
2012
2014
2016
2018
2020
2022
2012
2014
2016
2018
2020
2022
Figur 20: Förväntat antal elever i grund- och gymnasieskolor inom Stockholm stad
I och med 1:1 projektet, som innebär att varje gymnasieelev ska få tillgång till en dator,
kommer utbildningsförvaltningens andel av datorabonnemang fortsätta öka ytterligare.
4.2
Positiva aspekter för utbildningsförvaltningen i nuvarande leverans
Införandet av GS-IT har inneburit många fördelar för staden som helhet och även för
utbildningsförvaltningen. Bland annat har datortätheten ökat och datorbeståndet har gått
från stationära till betydligt fler bärbara (datorer och iPads), vilket har bidragit till en mer
mobil arbets- och undervisningsmiljö. Staden har även erhållit en stabil och driftsäker
gemensam plattform för arbetsplatssystem. Med GS-IT-avtalet har alla anställda
dessutom tillgång till support dygnet runt och det har införts en övergripande
kontrollfunktion för licenser. En utförligare beskrivning av positiva aspekter finns i
appendix 8.3
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
31 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
4.3
Ursprungliga tjänster i avtalet samt åtgärder för att förbättra
leveransen
Sedan introduktionen av GS-IT har ett stort antal åtgärder genomförts i syfte att
förbättra kvaliteten i leveransen. En sammanställning av de viktigaste ursprungliga
tjänsterna i avtalet, ändringsbegäran, undantagen och förbättringsinitiativen återfinns i
Appendix 8.4.
4.4
Användarnas upplevda brister i dagens leverans
Trots de positiva aspekterna med nuvarande tjänsteutbud och genomförda initiativ,
ändringar och undantag finns det upplevda gap eller brister mellan behov och dagens
leverans. De identifierade gapen har delats in i de sex definierade behovskategorierna
vilket visas i bilden nedan.
Tillgänglighet
Gap
1. Långsam och problematisk uppstart och inloggning gör att en stor del av lektionstiden riskerar att gå förlorad. Exempelvis
uppdateringar, avsaknad av gruppinloggning och oladdade batterier är faktorer som påverkar inloggningsprocessen negativt
2. Begränsad åtkomst till gruppdiskar, hemkatalog och delade resurser när eleven befinner sig utanför skolan eller när egna terminaler
används
3.Störningar under pågående användning av terminaler i form av uppdateringar, hängningar och krypteringsrelaterade problem vid
omstart, kort batteritid och programdistribution och uppdateringar som skolan inte kan schemalägga
Valfrihet
1. Nuvarande avtal och bristande processer ger små möjligheter för utbildningsförvaltningen och enskilda skolor att införskaffa,
utvärdera, använda och vid behov tjänstefiera nya digitala enheter, skrivare och pedagogiska verktyg
2. Begränsat utbud av digitala enheter och tillbehör gör att utbildningar och ämnen som är inriktade mot exempelvis bild, musik och
datorteknik inte alltid får tillgång till ändamålsenlig hård- och mjukvara som används i arbets-livet eller som användarna är vana vid
3. Begränsat utbud av digitala enheter och tillbehör för elever i behov av särskilt stöd
4. Begränsningar avseende möjliga konfigurationer gör att individers, skolors och specifika utbildningars diversifierade behov inte kan
tillgodoses
Öppenhet
1. En låst datormiljö upplevs av användarna medföra begränsningar för att kunna installera och testa nya och specifika pedagogiska
verktyg både för elever och pedagoger. Detta medför även problem för exempelvis elever i behov av särskilt stöd och vid
genomförande av PISA-prov
2. Användarna upplever en begränsning i möjligheterna att använda molnbaserade tjänster
3. Det saknas en helhetslösning för elever som har behov av högre behörighet på datorer, exempelvis elever med personliga bärbara
datorer (1:1), elever som går programmeringskurser och elever i behov av särskilt stöd. För vissa av dessa grupper innefattar det
även möjlighet att kunna ändra systemkonfiguration och säkerhetsinställningar på en djupare nivå
Support
Gemensamma tjänster
4. Möjligheten till internetkontroll finns i avtalet men funktionaliteten är begränsad och medger inte den grad av kontroll som krävs för
ex nationella provet
1. Befintliga gemensamma tjänster för pedagoger och elever uppfyller inte efterfrågad funktionalitet som att exempelvis enkelt kunna
lagra i molntjänster och få tillgång till dessa både för pedagoger och elever
2. Brister inom applikationshantering avseende exempelvis paketering, certifiering, möjlighet att versionshantera, terminera och
utfasning av gamla applikationer. Stadens olika verksamheter har behov av olika versioner av exempelvis applikationer vilket inte
sällan innebär att de som har behov av att arbeta med senaste versionerna upplever att så inte är möjligt
3. Brister i kontohantering när det gäller exempelvis krångliga användarnamn för yngre barn, möjlighet att ändra användarnamn och
byta lösenord för en hel klass, samt kunna skapa grupper av användare (idag endast datorgrupper)
4. Brist på rekommendationer kring applikationshantering ute på skolorna genererar ett stort och diversifierat utbud av applikationer
(”alla applikationer på alla datorer”) som riskerar att förlänga inloggningstider och försämra datorns prestanda
1. Dagens supportmodell där läraren förväntas hantera support både för sig själv men också vara ombud för sina elever gentemot
Service Desk medför mycket administtivt arbete och stör lektionerna.
2. Ominstallation tar lång tid och dessutom är återinstallation av programvaror tidsödande och problematisk
3. Användarna får inte tillräckligt stöd, utbildning och information om hur program kan användas i pedagogiken samt hur it-verktygen
ska hanteras för att nå bästa möjliga resultat
Administration
1. Befintlig prismodell innebär att kostnader för utrustning och tjänster inte upplevs som konkurrenskraftiga över tid
2. SLA:er och prismodeller upplevs inte vara ändamålsenliga samt tillämpbara för enskilda skolor och användare
3. Brister i interna administrativa processer för exempelvis applikationshantering, kontohantering, förändringar i leveransen samt byte
av dator och arbetsplats
4. Verksamheten upplever brister på tydlig information gällande datorer, användare, utrustning och tjänster
5. Svårighet att följa upp sina kostnader på grund av krånglig fakturahantering, otydliga fakturor och bristande möjligheter att följa upp
sin leverans ned på enhetsnivå
Figur 21: Sammanfattning av gap
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
32 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
En mer detaljerad beskrivning av gapen och konsekvenser för verksamheten finns i
appendix 8.5.1. I appendix 8.5.2 finns en analys av rotorsaker till låg it-tillgång och itanvändning och i appendix 8.5.3 finns detaljerad lista med fler exempel på upplevda
problem och brister.
För att verifiera och kvantifiera de gap som framkommit i intervjuer och workshops har
en enkät genomförts under november där över 190 personer inom
utbildningsförvaltningens verksamheter har svarat. Enkäten beskrev de definierade
behoven per kategori och respondenterna fick ge sin syn på i hur stor utsträckning
behoven tillgodoses med dagens leverans. Bilden nedan visar att majoriteten av de
tillfrågade både inom grundskolan och inom gymnasieskolan anser att dagens leverans
endast uppfyller behoven i mycket liten eller liten utsträckning. Bilden baseras på ett
genomsnitt för samtliga sex behovskategorier.
Enkätfråga: I vilken utsträckning tillgodoses de definierade behoven?
Svar från grundskolan
50
Svar från gymnasieskolan
50
45
Procent av svar
40
30
20
Procent av svar
40
30
23
19
36
28
24
20
7
10
6
10
5
2
0
3
3
Mycket
stor
Vet ej
0
Mycket
liten
Liten
Ganska
stor
Stor
Mycket
stor
Vet ej
Mycket
liten
Liten
Ganska
stor
Stor
35%
36%
64%
65%
Behov uppfyllda i liten eller mycket liten utsträckning
Behov uppfyllda i liten eller mycket liten utsträckning
Behov uppfyllda i stor, ganska stor utsträckning
Behov uppfyllda i stor, ganska stor utsträckning
Figur 22: Uppfyllnad av behov för grund- och gymnasieskolan
Svarsbilden är ungefär den samma för samtliga kategorier vilket visas i bilden nedan.
Enkätfråga: I vilken utsträckning tillgodoses de definierade behoven?
50
43
Procent av svar
40
30
23
21
20
6
10
2
4
0
Mycket liten
Liten
Ganska stor
Stor
Mycket stor
Vet ej
Tillgänglighet
27%
45%
20%
5%
3%
0%
Valfrihet
23%
47%
23%
4%
1%
3%
Öppenhet
34%
45%
12%
4%
1%
4%
Gemensamma
tjänster
12%
47%
28%
5%
2%
6%
Support
14%
35%
31%
13%
6%
2%
Administration
17%
39%
24%
9%
1%
10%
Figur 23: Uppfyllnad av behov per behovskategori
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
33 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
5.
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
INRIKTNINGSFÖRSLAG OCH ÖVERGRIPANDE KRAV
FÖR GS-IT 2.0
Utbildningsförvaltningens förslag till inriktning och beskrivning av övergripande krav på
GS-IT 2.0 utgår från att i ett nytt avtal på ett kostnadseffektivt sätt skapa förutsättningar
att uppfylla verksamhetens behov (som kartlagts i kapitel 3) och eliminera de gap och
brister som finns i dagens leverans (som identifierats i kapitel 4).
Den pedagogiska verksamheten har som beskrivits i tidigare kapitel en mycket
differentierad behovsbild där behov, och därmed även krav på leveransen, skiljer sig
mellan administrativ personal, lärare och elever. Behoven skiljer sig betydligt även mellan
olika skolor samt inom samma skola på grund av bland annat it-mognad, elever i olika
åldrar, elever med olika behov och utbildningar med olika inriktning som beskrivs i
kapitel 3.2.
Kraven på en kommande leverans av GS-IT behöver därför utformas för att kunna möta
de sammanlagda behoven för användarna i den pedagogiska verksamheten såväl som för
de administrativa användarna på skolorna och centralt. Leverantören behöver även ta
ansvar för att nuvarande gap elimineras samt att undantag inkluderas i ett framtida avtal.
It-miljön för lärare och elever behöver designas och hållas ihop utifrån behoven i den
pedagogiska verksamheten – med ett sammanhållet koncept där avtal, teknikval och
supportalternativ samt administration och processer bildar en helhetslösning där man tar
stor hänsyn till undervisningssituationen och även medför en minskad administration för
lärare. Den renodlat administrativa personalen bör hanteras i samma avtal och koncept
som övriga förvaltningar och bolag. Grundläggande infrastrukturtjänster bör i grunden
vara samma men bör, där det bedöms lämpligt, delas mellan miljöerna.
I detta kapitel beskrivs utbildningsförvaltningens förslag till inriktning och grundläggande
krav. Inriktningsförslagen kan sammanfattas i följande punkter:
 En pedagogisk tjänstekatalog tas fram för att hantera den pedagogiska miljön.
Katalogen införs och förvaltas av utbildningsförvaltningen.
 Varje skola behöver kunna välja bland fyra grader av öppenhet.
 Utbudet av datorer och andra digitala enheter som erbjuds (i samråd mellan
utbildningsförvaltningen och leverantören) behöver vara tidsenligt och
ändamålsenligt samt uppdateras löpande.
 Avtalet behöver låta skolor avropa olika fördefinierade nivåer av support från
leverantören, för att komplettera med administrativt it-stöd från skolans
personal i gränssnittet mellan användaren och leverantören.
I takt med den förväntade ökningen av tillgång och användning av it inom den
pedagogiska verksamheten kommer även kostnaderna för it påverkas. Utgångspunkten i
denna rapport har därför varit att kostnader måste skapa tydlig nytta för skolorna. Stor
vikt har även lagts vid att ge kostnadseffektiva förslag som syftar till att minska de
indirekta kostnaderna förknippade med dagens GS-IT leverans, framförallt de
administrativa kostnader som uppstår när lärartid och lektionstid för elever går åt till att
hantera it-support.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
34 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Inriktningsförslagen har utformats för att möta verksamhetens behov utan att driva
onödig komplexitet och kostnad samt eliminera kostnadsdrivare i dagens avtal. Det finns
flera element i dagens leverans som är kostnadsdrivande utan tydlig koppling till nytta.
Den begränsade valbarheten innebär att skolor får betala även för tjänster och
funktioner som de inte använder. Ett exempel på detta är de kostnader för konton som
inte används som idag belastar utbildningsförvaltningen samt kostnader för datorer och
annan utrustning med en låg användning-.
Utbildningsförvaltningens inriktningsförslag stödjer en ökad valbarhet även för digitala
enheter, antalet fördefinierade valmöjligheter har dock anpassats för att hålla nere
kostnader och komplexitet. Utbudet kommer att innehålla såväl billigare
standardmodeller som de senaste kraftfulla modellerna. Med möjlighet till lokalt
administrativt it-stöd som kan ta ett större ansvar och får möjlighet att lösa vissa typer
av problem lokalt, förväntas många problem kunna avhjälpas på ett mer kostnadseffektivt
sätt, särskilt i undervisningssituationen. Många av lösningsförslagen används dessutom av
flera intervjuade kommuner utan att vara kostnadsdrivande.
I nästa fas när krav och inriktningsförslag ska detaljeras, förslagsvis i samarbete med
SLK/IT, bör inriktningsförslagens konsekvenser utredas vidare. För inriktningsförslagen
finns en mer utförlig beskrivning av vidare utredningsbehov avseende lösningarnas
utformning under respektive avsnitt.
Projektets inriktningsförslag har jämförts med lösningar i andra kommuner och analysen
visar att flertalet förslag som exempelvis olika nivåer av öppenhet och möjlighet till
verksamhetsnära it-stöd används av andra kommuner med goda resultat.
Konsekvenserna av projektets inriktningsförslag avseende upphandling och förvaltning av
GS-IT 2.0 beskrivs i kapitel 6.
5.1
Utgångspunkt och angreppssätt
Dagens leverans har tagit utgångspunkt i den administrativa situationen och sedan
anpassat tjänster för att tillfredsställa behoven till den pedagogiska miljön. GS-IT 2.0 bör
istället ta utgångspunkt i att lärare och elever befinner sig i en och samma miljö i större
utsträckning än separerat från varandra. Därför bör en ny leverans utgå från att lärare
och elever ska vara i samma miljö och ha tillgång till likadana digitala enheter, samma
tjänster, resurser och samarbetsytor men att läraren även behöver kunna komma åt
administrativa funktioner, tjänster och resurser på ett användarvänligt och säkert sätt.
Alla tjänster, funktioner och stöd (support, administration) som återfinns i den
pedagogiska miljön bör hanteras i den pedagogiska tjänstekatalogen för att enkelt kunna
följas upp och förvaltas. Den pedagogiska tjänstekatalogen behöver förvaltas av
utbildningsförvaltningen i samarbete med leverantören och SLK/IT.
5.2
Inriktningsförslag för att uppfylla behoven
Utifrån behov och gap har utbildningsförvaltningen definierat ett antal inriktningsförslag
och krav för en kommande leverans samt konsekvenser för dessa. Utgångspunkten för
framtagande av krav och inriktningsförslag har vidare varit att identifiera vilka tjänster,
programvara och applikationer som behöver finnas för att användarens behov avseende
it ska kunna tillgodoses (block 1 i bilden nedan). Dessa tjänster behöver tillhandahållas
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
35 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
för olika former av digitala enheter (block 2 i bilden nedan). För att säkerställa att
tjänsterna och de digitala enheterna uppfyller användarens behov krävs att lösningarna
för support och administrativa processer anpassas till inriktningsförslagen (block 3 i
bilden). Bilden nedan sammanfattar byggstenarna i inriktningsförslagen som beskrivs i
detta avsnitt.
Användarens behov och förutsättningar
Skolan
1
Tjänster , programvara och applikationer
Nivå av managering
Full
Tillfälligt låg
Delvis
Låg
Digitala enheter
2
Tidsenliga
Ändamålsenliga
Elever och lärare
Övrig personal
Datacenter, applikationsserverdrift
Beställnings- &
leveransprocesser
Tillgång till infrastruktur
3
Administration
Utbildningsförvaltningen
Valbar
SLA
Leverantör
Standard/Valbar
Prismodell
Support
Standard/Obligatorisk
Organisation
& styrning
Teknik
3
Figur 24: Förenklad illustration av inriktningsförslag för GS-IT 2.0
Inriktningsförslag och krav på GS-IT 2.0 adresserar de behov och gap som beskrivs i
kapitel 3 och 4. I avsnitt 3.1.5 definieras områdena teknik, support och administration
som kravområden för GS-IT 2.0 och 3.2.2 beskrivs kopplingen till de behovskategorier
som återfinns i kapitel 3 och 4.
Inriktningsförslag under rubriken teknik i bilden ovan (nr 2 tjänster och 3 digitala
enheter) adresserar därmed följande behov:
 Behovet av en hög tillgänglighet till skolans resurser oavsett tid, plats och
digital enhet samt att tjänster och applikationer startar snabbt och fungerar utan
avbrott.
 Behovet av möjlighet att välja bland ett urval digitala enheter, operativsystem
och konfiguration som kontinuerligt ses över och är anpassat till skolans och
individens behov (valfrihet).
 Behovet av att kunna använda digitala enheter på ett sätt anpassat till situation,
individens behov och intresse samt att kunna installera program och
tillbehör(öppenhet).
 Behovet av ett utbud av tjänster (gemensamma tjänster) som är innovativa
och som stödjer utveckling av pedagogiskt innehåll, kommunikation, samarbete
samt administration som är uppdaterat och anpassat för olika situationer och
ämnen.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
36 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Inriktningsförslag under rubriken support och administration i bilden ovan (nr 4)
adresserar därmed följande behov:
 Behovet av ett snabbt stöd genom ändamålsenliga kanaler som minimerar
arbete för personal samt av utbildningstjänster som höjer kompetens hos lärare
och elever (support).
 Behovet av samverkan och incitament som säkerställer en god leverans,
ändamålsenliga processer för beställning, konto- och behörighetshantering och
fakturering samt tydliga och enkla SLA:er som möjliggör uppföljning och
förbättring av leveransen (administration).
5.2.1
Tjänster, programvara och applikationer
De tjänster som ingår i den pedagogiska tjänstekatalogen behöver i hög grad vara valbara
för den enskilda skolan. Vilka tjänster som är obligatoriska, ”tvingande” att använda,
behöver kunna variera mellan olika plattformar, till exempel Mac och PC, men även
mellan olika koncept såsom 1:1-lösningar eller delade datorer. Alla tjänster behöver
heller inte vara tillgängliga för alla plattformar. En ökad valbarhet i tjänsteutbudet
behöver också återspeglas i prisbilden för den enskilda skolan.
Distributionsmodell och hantering av applikationer och programvara behöver kunna
variera mellan olika plattformar. I den pedagogiska miljön finns behov av att ligga i
framkant avseende versioner av exempelvis webbläsare och Officepaket, där den
administrativa verksamheten behöver vänta in hela stadens systemägare för anpassning
och test av alla verksamhetssystem innan till exempel webbläsare kan uppgraderas i en
gemensam plattform.
Trenderna pekar generellt mot en ökad webbifiering av programvara med ökad mobilitet
och därmed förväntas ett mindre behov av traditionell applikationspaketering, även om
ett paketeringskoncept och central distributionsmetod kommer att behövas i någon
form och omfattning under överskådlig tid.
Även om ökad valbarhet och valfrihet avseende tjänster och applikationer lämnar större
ansvar till den enskilda skolan och även ibland till individen, så behöver de lösningar som
tas fram erbjuda en tillfredsställande nivå av säkerhet och licenskontroll för
utbildningsförvaltningen.
Exempel på övriga tjänster som idag inte är valbara men skulle kunna innehålla en högre
grad av valbarhet är exempelvis inloggningskonton för yngre elever och lagring i moln
kontra lagring i stadens infrastruktur.
Den pedagogiska tjänstekatalogen föreslås innehålla tre kategorier/nivåer av valbarhet (se
bilden nedan) medan de tjänstekataloger som tillgängliggörs för den renodlat
administrativa personalen inte bedöms ha samma behov av valbarhet.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
37 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Pedagogisk miljö med elever och lärare
Standard/obligatorisk
• Tjänster med en förutbestämd standard som är
obligatorisk för respektive typ av tjänst
• Exempel: Identifieringstjänster, lagring
Standard/valbara
• Tjänster med förutbestämda standarder där
användaren kan välja andra alternativ
• Exempel: Kommunikationstjänster, webbläsare,
internetkontroll
Valbara
• Applikationer som inte är paketerade, som
användaren kan installera via exempelvis webben
• Exempel: Ämnesrelaterade program, add-ins
Figur 25: Kategorier av tjänster, programvara och applikationer
Vilka specifika tjänster och funktioner som ska vara obligatoriska respektive valbara
behöver definieras i kommande arbete tillsammans med SLK/IT. Även
applikationshantering och licenshantering behöver utredas mer i detalj. För den
pedagogiska tjänstekatalogen bör innehåll och konsekvenser av en renodlad pedagogisk
it-miljö utredas och detaljeras. Vidare bör det utredas vilka typer av utbildningstjänster
som ska kunna erbjudas inom ramen för GS-IT 2.0.
5.2.2
Nivå av managering
Nivå av managering innebär hur mycket leverantören kan göra med den digitala enheten
medan nivå av öppenhet innebär hur mycket användaren kan göra. Det finns en tydlig
relation mellan dessa begrepp som innebär att ju högre nivå av managering desto lägre
nivå av öppenhet.
För att uppfylla verksamhetens behov av högre behörighet för att exempelvis kunna
installera applikationer krävs valbara nivåer av managering och öppenhet. Som beskrivs i
kapitel 3.2 är en ökad öppenhet viktigt i den pedagogiska miljön bland annat eftersom
elever och lärare har behov av att kunna installera applikationer med kort
framförhållning. Att kunna installera program under lektionstid möjliggör en kollaborativ
lärmiljö där elever kan bidra och integreras i undervisningen genom att exempelvis
komma med tips på programvara som direkt kan användas. Detta stimulerar kreativitet
och elevernas lust att lära.
En möjlighet att endast installera utpekade applikationer uppfyller inte den pedagogiska
verksamhetens behov men kan vara ett alternativ för den administrativa verksamheten.
Projektet har definierat fyra nivåer för att uppfylla behovet av högre och mer valbara
nivåer av öppenhet vilket kan ses i bilden nedan.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
38 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Valbarhet vad gäller nivå av managering och öppenhet
Managering:
Hur mycket leverantören kan göra med den digitala
enheten
Nivå av
managering
Leverantörens ansvar
Full managering • Fullt ansvar
Öppenhet:
Hur mycket användaren kan göra med den digitala enheten
Nivå av
öppenhet
Användarens möjligheter
Låg öppenhet
• Installera förpaketerade applikationer
och uppdateringar
Tillfälligt låg
managering
• Ansvar endast för förpaketerade
applikationer och hårdvara
Tillfälligt hög
öppenhet
• Tillfälligt installera, uppdatera och ta
bort applikationer och kringutrustning
som inte är certifierade
Delvis
managering
• Ansvar endast för förpaketerade
applikationer och hårdvara
Hög öppenhet
• Möjlighet att installera, köra
uppdatera och avinstallera
applikationer icke-certifierad
programvara och kringutrustning
Låg managering
• Ansvar endast för förpaketerade
applikationer och hårdvara efter
överenskommelse mellan parterna
Fullständig
öppenhet
• Permanent installera, uppdatera
mjukvara och hårdvara, ändra
inställningar på den digitala enheten
Figur 26: Nivåer av managering och öppenhet
Full managering innebär att den digitala enheten är fullt managerad som idag och att det
inte går att modifiera applikationer eller inställningar på datorn utöver det som är
definierat som godkänt att göra. Med tillfälligt låg managering kan en auktoriserad person
kunna erhålla temporära behörigheter och exempelvis installera en applikation på en
digital enhet till en elev.
Delvis managering innebär att användaren har möjlighet att installera, köra, uppdatera
och avinstallera icke-certifierad programvara och kringutrustning men i övrigt ska den
fungera mot de gemensamma tjänsterna. Låg managering innebär att det även går att
installera, avinstallera både applikationer och kringutrustning men att det även finns
möjlighet att förändra inställningar på den digitala enheten till en viss nivå som
överenskommes med utbildningsförvaltningen.
Öppnare datorer behövs inte bara för programinstallationer, det krävs också för att
kunna förändra vissa inställningar för att kunna köra exempelvis PISA-provet. Vissa
utbildningar på ett fåtal skolor har även behov av att kunna modifiera datorns
inställningar på en djupare nivå samt kunna öppna och montera isär och ihop datorer i
undervisningssyfte.
Nivå av managering och öppenhet behöver kunna variera mellan olika plattformar och
digitala enheter. Det ska inte finnas krav på att alla enheter ska vara managerade eller
kunna leverera alla gemensamma tjänster. I dagens miljö är en PC exempelvis mer
managerad än vad en iPad är. I framtiden kanske det finns andra digitala enheter som inte
är managerade mer än som en inventarie men som i övrigt endast kan få åtkomst till
vissa av utbildningsförvaltningen bestämda tjänster i den pedagogiska tjänstekatalogen.
Därutöver behöver det dessutom vara möjligt att välja olika grader av managering och
öppenhet inom en och samma verksamhet. Behov kring öppenhet kan också vara det
omvända – att datorerna vid ett givet tillfälle istället behöver låsas ned, till exempel vid
nationella prov.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
39 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Valet av nivå av managering ska göras av skolans rektor eller av denne utpekad person
på verksamheten/skolan och det behöver vara möjligt att ändra efter tid och vid behov.
Vald nivå av managering påverkar ansvarsfördelningen mellan leverantören,
utbildningsförvaltningen och den enskilda skolan. Ju högre nivå av managering desto
större blir leverantörens ansvar. Vid en lägre nivå av managering blir leverantörens
kontroll och därigenom ansvar lägre och utbildningsförvaltningens samt den enskilda
skolans ansvar större. Det är viktigt att denna ansvarsfördelning görs tydlig så att skolan
vet vad som gäller för de olika alternativen och det är viktigt att det trots en låg grad av
managering finns förutsättningar att på ett enkelt och snabbt sätt återgå till en högre
grad av managering.
Under det detaljerade kravställningsarbetet bör det i samarbete med SLK/IT utredas hur
manageringsnivåerna bör utformas och vilka som bör erbjudas för respektive typ av
digital enhet samt exakt vilka möjligheter användaren får vid respektive nivå av
managering. Ansvarsfördelning mellan leverantören, utbildningsförvaltningen och den
enskilda skolan behöver också detaljeras och fastställas.
5.2.3
Digitala enheter
Utbudet av digitala enheter behöver vara tidsenligt och ändamålsenligt för att uppfylla
verksamhetens behov. För att uppfylla dessa behov och samtidigt hålla nere kostnader
och komplexitet behöver ett anpassat utbud tas fram.
För att utbudet ska vara tidsenligt och uppfylla differentierade behov av tillgång till såväl
prisvärda standardmodeller som de senaste kraftfulla modellerna har tre kategorier
definierats som kan användas i diskussionerna kring och som underlag till en
kravställning. Innovatör är modeller som är nya och befinner sig i framkant på
marknaden, marknadsledare är de som för tillfället säljs mest på marknaden och
efterföljare är tidigare marknadsledare. Avtalet behöver göra det möjligt att komplettera
dagens utbud med vissa nya plattformar (idag finns behov av PC/Mac/Surfplattor) men
även tillåta en flexibilitet att uppdatera utbudet över tid. Utbildningsförvaltningen och
inte den enskilda skolan fattar beslut om vilket utbud av digitala enheter och plattformar
som ska erbjudas.
Utbudet behöver inte bara vara tidsenligt utan även ändamålsenligt. För att säkerställa
detta har tre kategorier definierats. Ultralätt digital enhet, lätt digital enhet samt digital
enhet med hög prestanda. Utöver dessa tre kategorier ska det även vara möjligt att lägga
till framtida innovativa typer av digitala enheter. Det behöver dessutom, där det bedöms
lämpligt, vara möjligt att komplettera med enskilda komponenter och tillbehör för att få
tillgång till hårdvara som är anpassad till den enskilde användarens behov.
Komponenttillägg och tillbehör medför också att mer specifika behov för elever i behov
av särskilt stöd kan tillgodoses. Strukturen på utbudet samt några modeller för att
illustrera hur det skulle kunna se ut idag finns i bilden nedan.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
40 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Ändamålsenlig
Ultralätt digital enhet
Lätt digital
enhet
Digital enhet
med hög
prestanda
Framtida
innovativ
digital enhet
Komponenttillägg och
tillbehör
Illustrativa bilder
iPad 3
Tidsenlig
Efterföljare
+ RAM
+ processor
+ grafikkort
+ tillbehör
+…
iPad 4
Marknadsledare
iPad Air
Inkl.
komponenter
och tillbehör
för elever i
behov av
särskilt stöd
Innovatör
Not: Illustration av dagsläget, uppdateras vid avtalets början och därefter årligen
Figur 27: Utbud och inriktningsförslag för digitala enheter
Utbudet behöver uppdateras löpande för att säkerställa att det är tids- och
ändamålsenligt. Leverantören ska vara drivande och utbildningsförvaltningen ansvara för
bedömning vid urvalet av digitala enheter för den pedagogiska verksamheten samt för en
livscykelhantering som medger att skolorna, där det bedöms lämpligt, kan uppgradera
komponenter löpande för att bibehålla hög prestanda även för befintlig utrustning.
Genom att använda definitionerna för tidsenliga kategorier som uppdateras i takt med
marknaden säkerställs ett utbud som är konkurrenskraftigt över tid. Vid uppdateringen
av utbudet behöver det även vara möjligt att lägga till och ta bort kategorier i takt med
teknikutvecklingen för att säkerställa ett ändamålsenligt utbud.
Utbildningstjänster som stödjer skolan i ett effektivt användande av it behöver också
kunna avropas inom ramen för avtalet t.ex. pedagogiskt metodstöd och komma-igånghjälp avseende de digitala enheter som man har i sitt utbud. Förutom valbarheten för
modeller i utbudet bör det även vara möjligt att välja finansierings/avtalsformer. Där
utbildningsförvaltningen bedömer att det är lämpligt, bör det erbjudas möjlighet att köpa
ut datorer och andra digitala enheter, till exempel efter avslutad gymnasieutbildning. På
detta sätt ges möjlighet till elever att köpa ut sin 1:1 dator efter avslutade studier. På
skolor där elever idag har möjlighet att köpa ut sin dator tar de ofta bättre hand om sin
dator eftersom det finns tydliga incitament. Centrala rekommendationer kring
användande av gammal digitala enheter behöver tas fram och rutiner och processer för
att säkerställa en modern datormiljö behöver också ske. Denna uppföljning kopplas
förslagsvis till självskattningsverktyget om it-mognad.
Under det detaljerade kravställningsarbetet bör det i samarbete med SLK/IT utredas
mer i detalj hur utbudet ska utformas och hur ofta det ska uppdateras. Även
finansierings- och avtalsformer bör utredas vidare under kravställningsarbetet.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
41 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
5.2.4
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Åtkomst, säkerhet och tillgänglighet
Dagens pedagogiska it-miljö utgår från en grundplattform med tillhörande tjänsteutbud
som primärt designades för den administrativa verksamheten, för att sedan anpassas i
efterhand till skolans förutsättningar. Den separering som till viss del redan påbörjats i
befintlig it-miljö genom att ta fram olika klienttyper för pedagogisk kontra administrativ
miljö, bör i GS-IT 2.0 fullbordas genom att låta lärare och elever arbeta i pedagogiska itmiljön och låta lärare ha säker åtkomst till administrativa tjänster efter behov. Lärare
och elever bör ha samma klientplattform och tillhöra ett och samma nät, eller
åtminstone behöver eventuella nätskillnader vara omärkbara för användarna. Säker
åtkomst för lärarna behöver ges till nödvändiga verksamhetssystem oavsett placering i
infrastrukturen eller hos extern part.
Ett syfte med att särskilja lärarna från den administrativa miljön och istället skapa en
sammanhållen plattform för lärare och elever är att det då förväntas vara enklare att
göra anpassningar av den pedagogiska plattformen utan att vara beroende av att ta
hänsyn till övriga förvaltningar och bolag avseende operativsystem och
programvaruversioner.
Staden behöver även tillhandahålla möjlighet att anslutna egna privata digitala enheter,
där åtkomst kan ges till Internet, utskrifter, personlig och delad lagring samt av
utbildningsförvaltningen utvalda applikationer (ett utvecklat BYOD-koncept). Detta
behöver ske på ett enkelt och lättillgängligt sätt som inte skapar alltför stort
administrativt arbete eller supportbehov.
Som konstaterats i gapanalysen upplever många skolor långa inloggningstider både till
datorerna och till nätverket. Förslaget om ett tidsenligt utbud med snabbare diskar, mer
minne och kraftfullare processorer kommer till viss del åtgärda tillgänglighetsproblemen
men det är viktigt att angripa problemet ur ett helhetsperspektiv genom att utgå från
vilka behov som användarna har.
För att förenkla inloggningen för elever bör det finnas större flexibilitet än i nuläget. En
form av differentierad inloggning bör tas fram som utgår från vilka resurser användaren
avser att nyttja. Det bör exempelvis ges möjlighet till olika nivåer av inloggning som ger
användaren åtkomst till en varierande mängd tjänster och applikationer. När elever
exempelvis inte använder internet utan endast ett fåtal program behöver det vara möjligt
att slippa att logga in alternativt kunna logga in på ett betydligt enklare sätt än idag.
Elever ska exempelvis inte behöva logga in för att rita en bild som de sedan skriver ut
men om de vill spara dokumentet ska de logga in. Ett alternativ är också att nyttja gruppinloggningar för yngre elever som endast behöver komma åt datorn.
Allting går inte lösa med teknik utan det kommer vara nödvändigt att se över och
anpassa policies och processer för att åstadkomma en högre tillgänglighet som
exempelvis krav på inloggning, lösenordspolicies, utbildning hur användaren bäst
hanterar sin dator etc. Lösenord bör kunna bytas ut mer sällan än 90 dagar och det bör
ges möjlighet att byta till enklare typer av lösenord och användarnamn för att underlätta
för framförallt yngre elever och elever i behov av särskilt stöd.
För att förbättra inloggningstider och minska störningar under pågående arbete bör
skolan och användaren kunna styra när en uppdatering sker så den inte påverkar datorns
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
42 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
tillgänglighet när användaren behöver ha åtkomst till den. Uppdateringar bör också i
större utsträckning annonseras för att ge verksamheten möjlighet att förbereda sig.
Utbildningsförvaltningen bör tillsammans med leverantören ta fram information,
processer och rutiner i kombination med utbildning för att säkerställa att användaren
agerar på ett sätt som reducerar inloggningstider. De långa inloggningstiderna med
dagens leverans är viktiga att åtgärda eftersom de leder till att it-användandet sjunker
eller att användare väljer vägar som inte alltid är tillåtna och säkra.
För att upprätthålla önskvärd it-säkerhetsnivå bör användarnas ansvar och skyldigheter i
en gemensam öppnare it-miljö tydliggöras. I de fall avsteg görs från stadens itsäkerhetspolicy bör utbildningsförvaltningen ta fram riktlinjer och information till
verksamheten. Ett sådant arbete har påbörjats av utbildningsförvaltningen det tagits fram
handlingsplaner med aktiviteter som gör att avsteg kan göras men att man fortfarande
upprätthåller en acceptabel och rimlig säkerhetsnivå för den öppnare lösning som
önskats. En organisation behöver finnas på utbildningsförvaltningen för att underhålla
alternativa riktlinjer och kontrollera att de följs.
Parallellt med det detaljerade kravställningsarbetet bör utbildningsförvaltningen göra en
översyn av befintliga åtkomstmetoder för verksamhetssystem. Förslag till anpassningar
och dess påverkan på it-säkerhet bör även ges. Det bör också utredas vilken åtkomst
användaren ska få till stadens it-miljö med sin egna digitala enhet. Vidare bör det utredas
hur tillgängligheten kan förbättras i ett kommande avtal.
5.2.5
Administrativt it-stöd
Dagens supportmodell innebär problem för skolorna i den pedagogiska situationen. Den
pedagogiska verksamheten har i och med det stora antalet yngre användare och de
direkta problem som kan uppkomma i undervisningssituationen ett unikt behov av
verksamhetsnära it-stöd med pedagogisk kompetens. Stödbehovet innefattar både mer
funktionellt tekniknära it-stöd för digitala enheter och kringutrustning men även stöd för
hur it kan användas i pedagogiken. När trettio elever i början av en lektion samtidigt ska
starta och komma igång att arbeta med sina datorer eller andra digitala enheter, ställs
höga krav på att allt fungerar som det ska. När något fallerar kan inte läraren bedriva
undervisning och samtidigt bistå elever med it-stöd. Det är vanligen inte heller möjligt
för läraren att kontakta och ha en pågående dialog med Service Desk under lektionstid.
För att kunna avlasta lärare och minska störningsmoment under lektioner behöver
skolor få möjlighet att använda lokalt it-stöd som ges möjlighet att utföra ex.:
 Hantera lösenord för anställda och elever.
 Ominstallera datorer/digitala enheter (vissa elever ska kunna göra detta själva)
och grupper av datorer i datorsalar/vagnar.
 Installera mjukvara lokalt.
 Beställa applikationer till de digitala enheterna för central distribution.
 Bistå användarna med uppdateringar av digitala enheter utanför lektionstid,
exempelvis genom att schemalägga uppdateringar till tider när det passar den
egna verksamheten.
 Tilldela skrivare till digitala enheter eller grupper av digtiala enheter.
 Enklare hårdvarusupport, exempelvis byta trasiga tangentbord.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
43 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN



PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Avlasta läraren i klassrummet med akut felavhjälpning för aktuella tekniska
problem, med metoder som tagits fram av leverantören (exempel från dagens
leverans kan vara ”profilrensning” och ”bitlockeråterställning”).
Kunna se och följa upp alla ärenden som skolans personal och elever har lagt
hos Service Desk, för att identifiera övergripande problem och
fortbildningsbehov.
Tillgång till Second Line-support direkt (för 1-2 personer per skola).
Detta ger skolan möjlighet att både lösa problem när de uppstår men dessutom att
genomföra proaktiva åtgärder som göra att problem undviks och underlättar läraren i
undervisningssituation. Det finns också politiska incitament för att se över nuvarande
supportmodell som skapar merarbete för lärarna. Utbildningsnämnden har i
verksamhetsplanen för 2013 gett förvaltningen i uppdrag att se över lärarnas
arbetsbelastning, särskilt administrativa arbetsuppgifter. Dessutom lade
Arbetsmiljöverket i februari 2013 ett föreläggande till utbildningsförvaltningen att vidta
åtgärder angående lärares arbetsmängd.
En ny supportmodell behöver även hantera behovet av support för elever, vilket
kommer att öka med införande av 1:1 på gymnasiet samt hitta en mer kostnadseffektiv
lösning för lokalt it-stöd än den som kan levereras av leverantörer genom tekniker på
plats eftersom den lösningen är kostnadsdrivande. It-stödet behöver vara
verksamhetsnära samt en integrerad del av skolans rutiner och processer. It-stödet
behöver vara tillgängligt när behov uppstår vilket gör tekniker-på-platskonceptet med
personal från leverantör svårplanerat, komplext och kostnadsdrivande. En anledning till
detta är att behovet av ex. felavhjälpning till elever ofta uppkommer utan förvarning
vilket innebär att resursbehovet är ojämnt fördelat över tid (när ska teknikern finnas ute
på skolan, vilken utrustning ska de supportera, hur ska leverantörskontakter hanteras
utanför GS-IT avtalet etc.). Genom att ge användare tillgång till självhjälp i form av
exempelvis möjlighet till egen ominstallation och lätt tillgänglig information genom
FAQ:er och kunskapsdatabaser kan tillgängligheten till support öka och kostnaden för
serviceärenden samtidigt sänkas då användaren själv åtgärdar problem som idag kräver
kontakt med personal på Service Desk.
Utgångspunkten bör vara att användaren alltid ska vara berättigade till någon form av
support och att supportmodellen är anpassad till en pedagogisk verksamhet.
Supportkoncept med olika supportåtaganden från leverantören behöver utarbetas för
GS-IT 2.0 som stödjer Stockholms stads skolors differentierade behov av tjänster och
funktioner. Dessa bör definieras i den pedagogiska tjänstekatalogen utifrån aspekter som
val av digital enhet, manageringsnivå, behov av öppenhet, delad/personlig dator samt
användarkategori.
Vad som är möjligt för skolan själv att hantera avseende felavhjälpning och tekniskt stöd
bör utvärderas och beslutas löpande tillsammans mellan utbildningsförvaltningen, SLK/IT
och leverantör. Leverantören behöver ta fram supportlösningar med processer och
verktyg som fungerar både för distanssupport och för att kunna användas på skolan.
Fokus läggs på samspel och dialog mellan skolans it-personal och leverantörens
supportorganisation, att man jobbar tillsammans för att lösa de problem som uppstår.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
44 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
För att driva utvecklingen av ”It-strategi för ett bättre lärande” behöver skolorna med
stöd från utbildningsförvaltningen centralt se över och utveckla sin befintliga it-stödorganisation lokalt. Denna organisation behöver ta ett helhetsansvar för sin strategiska
utvecklingsplan samt ansvara för att utveckla och stödja it användandet på skolan. Detta
bör bl.a. innefatta att hantera beställarstöd till lärare och elever, it-stöd för utrustning
som ej ingår i GS-IT leveransen (ex. Smartboards), administrativt it-stöd till lärare inför
och under lektionen samt visst tekniskt stöd enligt ovan.
På skolorna finns redan idag ett antal roller som är utpekade att hantera olika delar av
administrationen kring nuvarande leverans av GS-IT – till exempel behöriga beställare/
godkännare, it-kontaktpersoner samt den nyetablerade rollen som tagits fram i 1:1satsningen för gymnasiet – ”utökad skoladministratörsroll”. Utbildningsförvaltningen
avser vidareutveckla denna organisation och dessa roller parallellt med
kravspecifikationsarbetet för GS-IT 2.0.
Under det detaljerade kravställningsarbetet bör det i samarbete med SLK/IT göras en
utredning av supportmodeller, inklusive vilken ansvarsfördelning och vilka supportflöden
som är mest lämpade för den pedagogiska verksamheten.
5.2.6
Administration
Administration och dess olika delar organisation & styrning, prismodell, SLA samt
beställnings- och leveransprocesser behöver anpassas till inriktningsförslagen och den
nya leveransen i GS-IT 2.0. De viktigaste anpassningarna syns i bilden nedan.
Organisation & styrning
• Lokal support för skolor som
väljer en lägre grad av
managering
• Utbildningsförvaltningen bör
ansvara för samordning av
lokal it-personal på skolorna
samt för kompetensutveckling
• Utbildningsförvaltningen
behöver också stötta skolor
som väljer lägre grad av
managering
• Utbildningsförvaltningen bör
ha ansvar för att upprätthålla
utbudet av digitala enheter
Prismodell
• En prismodell för hårdvara
som skapar incitament för
konkurrenskraftiga priser
under hela avtalsperioden
• Enkelt att följa upp kostnader
och se vart de uppstår
SLA
Beställnings- och
leveransprocessr
• Anpassas till en pedagogisk
verksamhet och kunna
tillämpas av enskilda skolor
• Interna processer och rutiner
för att stödja samtliga valbara
alternativ
• Behöver skapa incitament för
leverantören att utföra arbete
så effektivt som möjligt
• Tydliga processer för
beställning och paketering av
tjänster samt
applikationstilldelning
• Priset för supportnivåer
behöver kopplas tydligt till de
resultat som supporten
uppnår
• Lokal support ska har
ändamålsenlig behörighet till
att supporta och administrera
• Egenutförd support och
behörighetsadministration ska
vara kostnadsfri
• Det bör finnas tydlig styrning
och samverkan mellan
leverantör och beställare
Figur 28: Anpassning av administration för att möta nya leveransen
Organisation & styrning
Utbildningsförvaltningen önskar ta sitt ansvar för leveransen av GS-IT 2.0 genom att
bland annat bistå med att ta fram och därefter ansvara för förvaltning den pedagogiska
tjänstekatalogen. Detta ställer krav på att utbildningsförvaltningens organisation som
förvaltar tjänstekatalogen, stöttar skolorna både med samordning och beställarstöd samt
styr och följer upp leveransen (se även kapitel 6.2).
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
45 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Prismodell
Utbildningsförvaltningen önskar att prismodellen för support i högre grad baseras
pånyttjandeoch att det behöver vara valbart att använda sig av egen personal för
administrativt it-stöd och då samtidigt ha möjlighet att välja bort delar av supporten som
tillhandahålls av leverantören. Skolan betalar efter nyttjande av leverantörssupporten
och behöver alltså kunna välja att använda egen personal för administrativt it-stöd för att
på så sätt kunna hålla nere kostnaderna.
Priserna på digitala enheter bör justeras genom benchmarking på minst årlig basis för det
utbud som bestäms av utbildningsförvaltningen och leverantören tillsammans. Det
behöver vidare vara möjligt att följa upp kostnaderna på ett enkelt sätt och det behöver
vara enkelt att se var i verksamheten kostnader uppstår. Utbildningsförvaltningen önskar
vidare att självbetjäning och behörighetsadministration är kostnadsfri.
Servicenivåer/SLA:er
Utbildningsförvaltningen vill att servicenivåer/SLA:er anpassas för den pedagogiska
verksamheten och att det är möjligt att erhålla uppföljning och SLA-statistik på
förvaltningsnivå, skolnivå och IKB-nivå. Vidare önskar utbildningsförvaltningen att SLA:er
och viteshantering utformas på ett sådant sätt att det finns incitament för leverantören
att leva upp till SLA:er på skolnivå.
Beställnings och leveransprocesser
Beställnings- och leveransprocesser i GS-IT 2.0 behöver göras mer användarvänliga och
det behöver vara enkelt att följa upp sina beställningar till leverans och fakturering.
Vidare önskar utbildningsförvaltningen att de regelverk som byggts upp kring
kontogenerering, kontoövertagande, autoaktivering, dynamiska grupper,
verksamhetsnära tilldelning och distributionslistor även i fortsättningen behöver finnas
kvar men att det inte får vara en kostnadsdriven användning eller transaktionsdriven
kostnad eftersom incitamentet till användning då minskar kraftigt.
En mer detaljerad beskrivning av organisation & styrning samt förslag till
avtalsmekanismer återfinns i kapitel 6.
I samband med kravställningsarbetet behöver det utredas vilka administrativa åtgärder
som behöver justeras i ett kommande avtal.
5.3
Kostnad vs nytta i utbildningsförvaltningens inriktningsförslag
I takt med den förväntade ökningen av tillgång och användning av it inom den
pedagogiska verksamheten kommer även kostnaderna för it påverkas. Utgångspunkten i
denna rapport har därför varit att kostnader måste skapa tydlig nytta för skolorna. Stor
vikt har även lagts vid att ge förslag som syftar till att minska de indirekta kostnaderna
förknippade med dagens GS-IT leverans, framförallt de administrativa kostnader som
uppstår när lärartid och lektionstid för elever går åt till att hantera it-support.
Inriktningsförslagen har utformats för att möta verksamhetens behov utan att driva
onödig komplexitet och kostnad samt att minimera kostnadsdrivare i dagens avtal. Det
finns flera element i dagens leverans som är kostnadsdrivande utan tydlig koppling till
nytta. Den begränsade valbarheten innebär att skolor får betala även för tjänster och
funktioner som de inte använder. Exempelvis betalar utbildningsförvaltningen ca 17
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
46 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
MSEK för konton som inte används. Genom att erbjuda gruppinloggning eller möjlighet
till användning utan inloggningskonto för vissa digitala enheter och användargrupper som
till exempel yngre elever förväntas behovet av konton minska och kostnadsbesparingar
uppnås24. Upplevda begränsningar i dagens avtal påverkar it-användingen negativt och
skapar kostnader för datorer och annan utrustning som inte används i den utstäckning
som vore möjligt.
Dagens utbud av digitala enheter uppfyller i många fall inte verksamhetens behov vilket
har gjort att vissa digitala enheter som exempelvis Mac varit nödvändiga att undanta från
leveransen vilket även till viss del driver administrativa kostnader. Projektet har kommit
fram till att utbudet av digitala enheter i ett kommande avtal behöver vara tidsenligt och
ändamålsenligt för att uppfylla verksamhetens behov. I inriktningsförslagen har befintliga
undantag inkluderats men samtidigt har antalet valmöjligheter anpassats för att hålla nere
kostnader och komplexitet. Utbudet kommer att innehålla såväl billigare
standardmodeller som de senaste kraftfulla modellerna.
Med möjlighet till lokalt administrativt it-stöd som kan ta ett större ansvar och får
möjlighet att lösa vissa typer av problem lokalt, förväntas många problem kunna
avhjälpas på ett mer kostnadseffektivt sätt, särskilt i undervisningssituationen. It-stödet
behöver vara tillgängligt när behov uppstår vilket gör ett tekniker-på-platskonceptet med
personal från leverantören svårplanerat, komplext och kostnadsdrivande.
Utbildningsförvaltningen föreslår att de roller som finns idag inom nuvarande leverans
såsom behörig beställare, godkännare och it-kontaktperson samt den kommande rollen
utökad skoladministratör kan renodlas och utvecklas i kommande leverans. Många
skolor har redan idag personal på skolorna med varierande grad av it-kompetens. De
skolor som har, eller väljer att ha, egen it-personal för utökat administrativt stöd, bör
kunna få en lägre kostnad för central support från leverantören. Projektets
inriktningsförslag har jämförts med lösningar i andra kommuner (se avsnitt 5.4 nedan)
och analysen visar att flertalet förslag som exempelvis olika nivåer av öppenhet och
lokalt administrativt it-stöd används av andra kommuner med goda resultat och utan att
upplevas som kostnadsdrivande.
En fördjupad analys av inriktningsförslagens konsekvenser på kostnader behöver
genomföras i samband med detaljeringen av krav samt nedan i utredningarna beskrivna i
respektive avsnitt ovan.
5.4
Erfarenheter från nationell och internationell benchmark
En benchmarkingstudie har genomförts där representanter från 12 olika kommuner har
intervjuats om deras it-miljö. Därutöver har en internationell benchmark genomförts
med representanter från Norge och Danmark. En komplett lista med samtliga
representanter finns i appendix 8.5.
Avsnittet syftar till att belysa olika lösningsmodeller som kommuner i Sverige och andra
länder använder för it i skolan att kunna jämföra dessa med projektets inriktningsförslag.
Intervjuerna har utformats för att kunna ta in olika lösningsperspektivperspektiv för
projektets inriktningsförslag. Utöver att jämföra inriktningsförslag har
24
Det finns idag ett beslut om att varje elev ska erbjudas en E-postadress, hur detta ska uppfyllas
på ett mer kostnadseffektivt sätt utreds under kommande arbete tillsammans med SLK/IT.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
47 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
benchmarkanalysen skapat insikt om vilka kommuner som kan kontaktas för en
detaljerad dialog under kravställningsarbetet 2014.
Generellt finns exempel på lyckade lösningar som är i linje med flera av projektets
inriktningsförslag. Ett flertal kommuner erbjuder flera nivåer av managering av digitala
enheter beroende på skolform, plattform och om det är ett 1:1 koncept eller delade
datorer. Många av de intervjuade kommunerna betonar vikten av och ger möjlighet till
lokal support samt tillhandahåller ett bredare utbud av digitala enheter anpassat till en
pedagogisk miljö. En detaljering av perspektiv fångade i benchmarkanalysen presenteras i
avsnitten nedan.
Tjänster
Distribution av tjänster och applikationer sker på olika sätt i de tillfrågade kommunerna.
Valda distributionskanaler är starkt kopplade till nivå av managering av de digitala
enheterna. För fullt managerade enheter kan program skjutas ut centralt och användares
möjligheter att installera egen programvara är kraftigt begränsad. Vid fullt managerade
enheter ansvarar leverantören för att programvara hålls uppdaterad. Skolor i några av de
intervjuade kommunerna har dock möjlighet att påverka och komplettera utbudet
utifrån behov genom att kravställa centralt.
Till omanagerade digitala enheter ingår ofta ett paketerat basutbud av tjänster, inklusive
vissa licensprodukter, som kan uppdateras av användaren själv genom nedladdning.
Dessa program kan också kompletteras enkelt genom nedladdning av nya program efter
användarens behov. Skolor kan trots en låg nivå av managering ofta köpa in
licensprogramvara centralt. I Danmark ges skolor möjlighet att testa program gratis i 1
år för att sedan börja betala. Detta underlättar för skolor att prova nya program.
Nivå av managering
De kommuner som ingått i benchmarkinganalysen har haft två olika manageringsnivåer.
De har antingen haft fullt managerade digitala enheter, omanagerade digitala enheter
eller en kombination med digitala enheter från båda kategorier. Nivå av managering är
starkt kopplad till typ av digital enhet där exempelvis produkter från Apple generellt sett
är omanagerade. Datorer i 1:1-satsningar är dessutom generellt sett omanagerade,
medan delade datorer ofta är fullt managerade.
Flera kommuner uttrycker att en hög nivå av managering hämmar elever i deras
användande och väljer därför omanagerade digitala enheter framförallt på gymnasiet.
Argumentet är att elever behöver lägre nivå av managering än administrativ personal
eftersom de har större behov av flexibilitet och anpassningsbarhet. Alla kommuner som
intervjuats bekräftar behovet av olika nivåer av managering och öppenhet. En
sammanfattning av kommentarer angående öppenhet beskrivs i figuren nedan.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
48 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Öppenhet
Citat
• Kommuner erbjuder antingen managerade eller
omanagerade digitala enheter eller en kombination med
båda sorters digitala enheter
”Elever är ibland busiga, men att ha
helt låsta datorer är inget vi föredrar”
• Skolor upplever främst behov av att installera/uppdatera
programvara snabbt lokalt
”Vi har prioriterat att infrastruktur ska finnas tillgänglig
när den behövs och har
därför helt öppna digitala
enheter i vår 1:1-satsning”
• Behovet av låga nivåer av managering bedöms extra stort
i pedagogisk verksamhet
”Totala arbetsmängden
för support verkar ha
minskat sedan
datorerna öppnades
upp” /Falkenberg
/Karlstad
/Botkyrka
”Datorn i skolan är ett utvecklingsverktyg, man måste
kunna prova sig fram” /Nacka
Fördelar med låg nivå av managering
• Utökad flexibilitet i användning främst inom pedagogisk
verksamhet
• Kortare av inloggningstider
• Minskat supportbehov i och med ökad öppenhet
Nackdelar med låg nivå av managering
• Försvårad informationssäkerhet
• Minskade möjligheter till kontroll av etiskt användande
Case: Gävle
• Konceptet med managerade datorer visade sig fungera
ganska bra för lärare, men inte för elever som led av långa
synktider och låg flexibilitet
• Utrullningen av 13000 datorer stoppades när hälften av
datorerna hade bytts ut och ett omtag gjordes där alla
gymnasieelever tilldelades en öppen dator
Figur 29: Sammanfattning av kommuners behov av öppenhet
I Gävle har det konstaterats att deras lösning med hög nivå av managering för användare
fungerade ganska bra för lärare, men sämre för elever som istället led av långa synktider
och låg flexibilitet. Därför stoppades utrullningen av 13000 datorer och ett omtag
gjordes där alla gymnasieelever tilldelades en öppen dator. Botkyrka kommun har tagit
fasta på att digitala enheter ska kunna användas när de behövs, utan inloggningsstrul, och
har därför valt en omanagerad miljö i sin 1:1-satsning. Nacka kommun genomförde först
en upphandling för låsta datorer, men när datorerna skulle ut i verksamheten uppstod
stora problem med långsamma nätverk, otillräcklig support och problem med paketering
av program i form av hög kostnad och långa ledtider. Programmet stoppades under 2013
för att få ordning på kostnaderna. Kommunen ändrade då upplägget från stängda till
öppna datorer och kom på så sätt runt delar av problemen. I Täby kommun kan
grundskolor bara kan välja bland fullt managerade digitala enheter om de köper via
kommunen men nu planeras en 1:1-satsning med omanagerade enheter.
Digitala enheter
Skolornas valmöjlighet när det kommer till digitala enheter varierar mycket mellan
kommuner. Det går dock att se en trend av ökade krav på anpassningsbarhet och därför
har många kommuner infört eller planerar att införa 1:1-satsningar i framförallt högre
årskurser. Detta är i linje med utvecklingen i Norge och Danmark.
Vid anskaffning av digitala enheter finns en varierande nivå av valbarhet. Några
kommuner har endast ett fåtal modeller att välja på medan andra har ett stort utbud.
Utbudet bestäms antingen centralt av utbildningsförvaltningen, av it-enheten eller av den
enskilda skolan. I vissa kommuner får skolor välja mellan att anskaffa digital utrustning via
ett centralt avtal eller utanför avtalet. Täby använder denna modell och har ambitionen
att gå mot större valfrihet för skolor i framtiden.
I Alingsås, liksom i Stockholms stad, används ett så kallat skoldatatek och det finns en
resursperson som är anställd för att se till att olika barns särskilda behov tillgodoses. I
Botkyrka får skolor välja fritt från ett utbud som revideras årligen, och får vid behov
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
49 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
stöd av utbildningsförvaltningen i sina val. I Nacka beställs produkter utifrån en
produktkatalog som tydligt beskriver prestanda och annan information om produkterna.
I Partille ges skolor möjlighet att i samråd med förvaltningsledning välja ut produkter från
ett utbud av digitala enheter som bland annat inkluderar PC, Mac och olika surfplattor.
Alla enheter kategoriseras utifrån olika nivåer av prestanda.
Val av finansieringsmodell för anskaffning av digitala enheter skiljer sig åt, men
kommuner och förvaltningar erbjuder i de flesta fall bara ett alternativ till skolor. I
kommuner som Botkyrka och Öckerö erbjuds endast köp av digitala enheter av rent
ekonomiska skäl. Den mest utbredda finansieringsmodellen är dock leasing, där skolor
bara använder digitala enheter under en begränsad tid innan de byts ut. Leasingavtalens
längd och olika villkor skiljer sig dock åt mellan kommuner. Skolan försäkrar de digitala
enheterna i 1:1 satsningar för att skydda elever och vårdnadshavare om datorn blir
stulen eller går sönder. Försäkringar beskrivs som extra viktigt i 1:1-satsningar eftersom
dessa digitala enheter transporteras i en större utsträckning än delade och slits hårdare.
Åtkomst
Olika typer av användare ges olika åtkomst främst på grund av it-säkerhet. Några
kommuner, exempelvis Alingsås, ger elever tillgång till ett skolnät som är separerat med
brandvägg från sekretessbelagd information. När det gäller elevers lagringsmöjligheter
och åtkomst till hemkataloger använder kommuner framförallt lärportaler, men även
molnbaserade lösningar i vissa fall.
Det finns flera säkerhetslösningar för hantering av sekretessbelagd information. Botkyrka
och Karlstad delar upp skolmiljön genom att använda två olika lärportaler. I den ena
hanteras omdömen och annan känslig information som elever inte har tillgång till men
där kan lärare logga in. Den andra portalen används för pedagogiska ändamål och
kommunikation och den har både elever och lärare tillgång till. I Täby och Botkyrka finns
planer på att övergå från två till en lärportal om regeringens proposition som syftar till
att reducera lärarnas administrativa arbete genom att bland avskaffa individuella
utvecklingsplaner för elever i årskurs 6–9 går igenom.
Vissa kommuner som exempelvis Partille är skeptiska till förtjänsterna med
kommunikation via lärportaler, och lärare söker istället upp de forum och arenor som
elever befinner sig på såsom exempelvis sociala medier för framförallt interaktion.
Partilles lösning bygger därför på god kompetens och medvetenhet hos lärarna.
Kommunen arbetar med it-säkerhet inte bara utifrån ett tekniskt perspektiv utan i
kombination med tydliga processer och rutiner samt utbildning av framförallt lärare. I
Norge erbjuds skolor en stor mängd olika kurser inom detta område, och det finns även
kunskapsmål för elevers medvetenhet och kunskap om personsäkerhet samt nätetikett.
När det gäller funktionalitet med egen digital enhet (BYOD) finns en tydlig trend som
innebär fler webbaserade lagrings- och kommunikationsmöjligheter. I dagsläget erbjuder
de flesta intervjuade kommuner internetåtkomst via skolans trådlösa nätverk efter
inloggning. Viktiga beaktanden är säkerhetsfrågor och likvärdighetsaspekter vid BYODlösningar. I Haparanda och Kungälv har konstaterats att BYOD kan leda till
överbelastning av allmänna nätverk. Kungälv har därför begränsat åtkomsten och tillåter
enbart åtkomst för digitala enheter som tillhandahållits till användare i kommunens 1:1satsning.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
50 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Support
Supportmodeller skiljer sig åt mellan kommuner i stor utsträckning men lösningarna är
generellt sett kopplade till vald nivå av managering. Med en högre nivå av managering
ges support centralt av leverantören, av ett annat företag och/eller på förvaltningsnivå.
En supportmodell med lägre nivå av managering kan i alla fall till en början kräva mer
resurser av den enskilda skolan. I Falkenberg har det dock noterats att den totala
arbetsmängden verkar ha minskat sedan datorer öppnades upp. I de exempel där skolor
köper in digitala enheter själva, ges de större valfrihet när det gäller supportmodell.
Lokal support är möjligt i flertalet kommuner, men lösningar skiljer sig åt vad gäller
utformning och uppbyggnad. Den lokala supportfunktionen består av skolpersonal som
har teknisk kompetens sedan tidigare eller som vidareutbildas för uppdraget och hjälper
främst elever och lärare med problem relaterade till hanteringen av digitala enheter och
ominstallation. Mer avancerade problem löses ofta via it-enheten inom kommunen, via
upphandlat företag eller via leverantören. Den lokala supportfunktionen sköter då
hanteringen av beställning hos denna aktör. Även om de flesta kommuner har möjlighet
till lokal support har vissa kommuner enbart centralt hanterad support. Som illustreras i
figuren nedan ser dock många kommuner ett starkt behov för skolors möjligheter att
erbjuda support lokalt på skolorna.
Support lokalt på skolor
• Lokalt ansvariga på skolor som främst ger användarstöd
• Används främst i 1:1-satsningar med omanagerade
digitala enheter
• Återställningsdiskar finns tillgängliga vid behov
• Supportansvariga sköter administration för eventuell 2ndline support
Citat
”Vi har lokala supportfunktioner på skolorna och en
leverantör som för ytterligare
behov hämtar datorer och
återlämnar inom 5 arbetsdagar. Det fungerar väldigt
bra” /Botkyrka
”Det finns återställningsdiskar
på skolorna, så det gäller att
elever sparar data på rätt sätt ”
/Haparanda
”Generellt kan sägas att ju mer
man satsar på supportfunktionen,
desto mer får man” /Täby
Fördelar med lokal supportfunktion
• Snabbare och mer effektiv problemlösning
• Tillgång till direkt stöd för elever, vilket minskar börda för
lärare och reducerar negativ påverkan på undervisningen
Case: Alingsås
• Större möjliget för support om hur it kan integreras i
undervisningen på ett kreativt sätt
• Lokal supportfunktion på skolorna som fungerar mycket bra
Nackdelar med lokal supportfunktion
• Gratis inskickningsservice till leverantören som kör runda
varje dag och som sällan tar mer än en vecka på sig
• Svårigheter att ha spetskompetens på alla skolor
• It-pedagog på varje enhet med återställningsdiskar
• Supporten blir mer beroende av enskilda personer
• Eventuellt ökade kostnader på skolor
”Vi har väldigt lite
problem med
elevdatorer”
”Det tar en kvart att installera om en digital
enhet på skolan, vilket hjälpt oss till kortare
driftstörningar och mindre
lektionspåverkan”
Figur 30: Beskrivning av lokal supportfunktion på skolan
Ett flertal kommuner lägger stor vikt vid kompetensutveckling och fortbildningsinsatser
inom it-användning i skolan. Dessa insatser organiseras i huvudsak på tre olika sätt:
centralt på kommun- eller förvaltningsnivå, av leverantör eller annan upphandlad
organisation, eller på de enskilda skolornas initiativ. Partille och Nacka är två kommuner
som valt att samordna fortbildningsinsatser inom utbildningsförvaltningen. I dessa
kommuner arbetar utbildningsförvaltningen för att fånga upp behov och ser till att
lämpliga fortbildningsinsatser genomförs. Partille och Nacka är nöjda med upplägget och
ser detta som en långsiktig lösning för att samla upp kompetens inom kommunen i så
stor utsträckning som möjligt. Botkyrka har upphandlat både utbildningsinsatser och
omvärldsanalys från leverantören av it-systemet där skolor får välja innehåll till ett
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
51 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
förutbestämt antal fortbildningstillfällen. Denna lösning har fungerat bra och har lett till
att skolor genom leverantören utbildas inom aktuella områden.
Administration
De flesta kommuner har lyft fram att lärarnas administrativa börda måste reduceras och
det kan göras på olika sätt. Flertalet kommuner arbetar med att anpassa it-systemens
funktionalitet, exempelvis har Öckerö förenklat formuläret där elevomdömen fylls i. I
Alingsås framhålls att det behöver vara lätt att göra rätt och därför anpassas tjänsterna
till att bli oberoende av digital enhet och webläsare. Ett annat sätt för att öka
möjligheterna till effektivt arbete är att minska antalet applikationer och system som
lärarna måste hantera i sitt löpande arbete. Denna ambition har uttryckts i bland annat
Botkyrka och Täby.
För att säkerställa konkurrenskraftiga prismodeller arbetar flera kommuner främst med
förnyade konkurrensutsättningar kontinuerligt. Många poängterar dock att de inte vill
fokusera enbart på pris i upphandlingar utan snarare på kvalitet, eftersom det kan leda
till brister i områden som service, kvalitet, support och utbildning.
5.4.1
Lyckad it-satsning i Botkyrka kommun
Botkyrka kommun inledde 2011 en 1:1-satsning för elever i årskurs 7-9. Upphandlingen
av omanagerade digitala enheter för pedagogisk verksamhet skedde parallellt med
kommunens centrala upphandling av arbetsplatssystem. Botkyrka har fokuserat mycket
på partnerskap och en dynamisk kravställning gentemot leverantören. Den dynamiska
kravställningen i kombination med omvärldsanalys säkerställer ändamåls- och tidsenliga
leveranser till verksamheten. Preliminära resultat från utvärderingar i skolan visar på ett
gott utfall av 1:1-satsningen. Botkyrka kommuns 1:1-satsning sammanfattas i figuren
nedan.
Preliminära resultat från satsning1)
Lösningar
• 1:1-satsning i separat upphandling med bara omanagerade digitala
enheter
• 66% av lärare upplever att datorn underlättar det pedagogiska
arbetet
• Möjlighet för användare att ladda ner program själva efter behov
• 83% av eleverna upplever nytta av datorn när de gör läxor
• Basutbud av tjänster tillhandahålls och licensierade program kan
köpas in via central enhet
– Elever skriver på ansvarsförbindelse och
utbildningsförvaltningen genomför slumpmässiga kontroller för
att säkerställa att elever följer gällande lagar och regler
• 74% av eleverna tycker att skolarbetet blivit mer motiverande
• Skolor väljer själva vilka digitala enheter de vill köpa in från ett
utbud innehållande enheter med olika prestanda
• Eleverna tycker att det är lättare att hålla reda på läxor och
undervisningsmaterial
• 63% av eleverna säger att de är mer aktiva under lektionerna
• 47% av eleverna instämmer i påståendet att man ”arbetar på fler
och olika sätt när man använder datorerna”
• Två lärportaler: en för interaktion mellan lärare och elever, en skild
innehållandes känslig information som bara lärare har tillgång till
• Lokal supportfunktion med SLA kring att leverantören ska återlämna
dator inom 5 arbetsdagar efter inlämning
• Dynamisk kravställning för bland annat fortbildningstillfällen
”Vi prioriterade tillgänglighet - att infrastrukturen ska
finnas där när man behöver den. Tillgänglighet
begränsas av exempelvis långa inloggningstider i en
managerad miljö”
”Vi krävde att leverantören skulle ha
pedagogiskt kunnande och vikten låg
på kvalitet - inte bara på pris”
”Leverantören blir lika bra
som sin partner”
”Fungerar väldigt bra med lokal support
– jag har ingen data, men troligtvis
behöver omanagerade digitala enheter
mindre support än andra”
Figur 31: Sammanfattning av Botkyrka kommuns 1:1-satsning
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
52 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Lösningar
I Botkyrka levereras1:1-lösningens digitala enheter med en förutbestämd grundimage.
Leverantörer ser därefter till att tillgängliggöra programuppdateringar av köpta program
så att användare själva kan ladda ner dessa. Därutöver kan användare själva ladda ner
ytterligare program. Alla obligatoriska program kan dessutom nås via en Citrix-lösning,
som mest är till för elever som inte har tillgång till programen sen tidigare. Skolor kan
välja bland centralt inköpt licensierad programvara, samt om de vill köpa in licenser till
ytterligare program. Utbildningsförvaltningen försöker samordna inköp av
licensprogramvara i största möjliga mån.
För elevers it-användning har Botkyrka fokuserat på tillgänglighet - att digitala enheter
kan användas när det behövs, eftersom detta upplevs ge pedagogisk effekt. Omanagerade
digitala enheter, utan inloggningskrav, har en fördel i att dessa kräver mindre
förberedelser av infrastrukturen. Elever kan börja arbeta direkt när de kommer till
skolan vilket ger möjliggör fokus på undervisning och lärande i större utsträckning.
Tillgänglighetsfrågan var central i beslutet att köpa in omanagerade digitala enheter.
För att säkerställa att elever följer gällande lagstiftning skriver dessa på
ansvarsförbindelse. Därutöver utför Botkyrka kommun slumpmässiga kontroller av
utdelade digitala enheter.
När det gäller digital digitala enheter kan skolor välja ur ett standardutbud som
innehåller både Mac/PC och olika sorters läsplattor: iPad och Samsung bland annat. Vid
val av datorer, Mac eller PC, kan skolorna välja på tre prestanda: ”liten”, ”standard” och
”prestanda” där prestanda är mest kraftfull. Skolorna köper sedan in ett datorpaket som
förutom digitala enheter innehåller: utbildningspaket för personal och elever, försäkring i
tre år, support på plats i tre år och garanti i tre år. Skolor kan däremot inte välja
finansieringsmodell själva, utan måste köpa in alla datorer. Beslut kring
finansieringsmodell togs centralt av rent ekonomiska skäl.
Botkyrka använder två webbaserade lärportaler. En lärportal, Vklass, är till för
interaktion mellan lärare, elever och vårdnadshavare. Den andra lärportalen, Unikum
hanterar mer känslig information inklusive skriftliga individuella utvecklingsplaner för
elever.
Support till digitala enheter sker i ett första skede lokalt på skolan. Det är främst lärare
på skolan som utbildas och därefter agerar lokalt it-stöd. Dessa har bland annat en
återställningsdisk till förfogande. Vid mer allvarliga problem hämtar leverantören upp den
digitala enheten inom 24 timmar och återlämnar inom 5 arbetsdagar efter upphämtning.
Ersättningsdatorer finns också tillgängliga i begränsad omfattning. Vissa skolor har till och
med utvecklat konceptet med lokal supportfunktion genom att involvera elever i att
agera användarstöd i utbyte mot biobiljetter el dyl.
I upphandlingen kravställdes leverantörens pedagogiska kunnande och att denne
levererar, utöver digitala enheter och programvara, omvärldsanalys och
fortbildningsaktiviteter. Den leverantörsledda fortbildningen sker framförallt på tre sätt:
1. Stor anpassad utbildningsinsats riktad till lärare på varje skola. Innehållet vid
dessa fortbildningstillfällen bestäms av skolan. Detta sker enligt avtal vid 3
halvdagar per halvår och skola.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
53 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
2. Utbildning av ett begränsat antal personer i aktiviteter såsom att återställa
datorn, ladda ner program, vem de ska kontakta vid fel osv. Detta sker vid ett
tillfälle a’ 3h om året per skola.
3. Utbildning av elever när de får sin enhet, a’ ca 1h.
Kommunen är väldigt nöjda med denna modell, mycket för att utbildningsinsatser i itanvändning integreras i läsåret och inte kan prioriteras bort.
Resultat av satsningen
En delutvärdering av 1:1-satsningen finns publicerad på kommunens hemsida och visar på
goda omdömen. Underlaget till utvärderingen består av intervjuer med elever, föräldrar
och lärare, samt en digital enkät riktad till skolledare, lärare och elever vid en skola i den
södra kommundelen. Den digitala enkäten besvarades av 18 lärare och 107 elever.
Ett urval av publicerade resultat från denna utvärdering:
 66 % av lärare upplever att datorn underlättar det pedagogiska arbetet.
 83 % av eleverna upplever nytta av datorn när de gör läxor.
 74 % av eleverna tycker att skolarbetet blivit mer motiverande.
 63 % av eleverna säger att de är mer aktiva under lektionerna.
 47 % av eleverna instämmer i påståendet att man ”arbetar på fler och olika sätt
när man använder datorerna”.
 Eleverna tycker att det är lättare att hålla reda på läxor och
undervisningsmaterial.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
54 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
6.
UTBILDNINGSFÖRVALTNINGENS
REKOMMENDATIONER AVSEENDE UPPHANDLING
OCH FÖRVALTNING AV GS-IT 2.0
Enligt Stockholm stads it-program 2013-2018 har varje nämnd ansvar för att deras
verksamhet har det it-stöd som krävs. Det är därmed utbildningsförvaltningens ansvar
att säkerställa att GS-IT 2.0 upphandlas och förvaltas på ett sådant sätt att
verksamhetens behov kan uppfyllas och It-strategi för ett bättre lärande kan realiseras.
Som tidigare beskrivits så skiljer sig behov och lösningar för lärare och elever i den
pedagogiska verksamheten från den renodlat administrativa (där man är nöjd med dagens
leverans). Fördjupning och detaljering av krav på GS-IT 2.0 för den pedagogiska
verksamheten (elever och lärare) behöver ske i nära samverkan med skolorna och
SLK/IT. Utbildningsförvaltningen är även beredd att ta ett ägandeskap och huvudansvar
för förvaltning av den pedagogiska it-miljön inklusive digitala enheter och för den
pedagogiska verksamheten gemensamma tjänster och applikationer.
6.1
Förslag avseende genomförandet av upphandling av GS-IT 2.0
Utifrån hur dagens leverans upplevs samt den kritik som framfördes i samband med
upphandlingen av nuvarande leverans av GS-IT är det en avgörande framgångsfaktor för
utbildningsförvaltningen att man tar en aktiv roll och ett tydligt ansvar för
genomförandet av upphandling av GS-IT 2.0 likväl som under avtalets fortgående. I bilden
nedan beskrivs för utbildningsförvaltningen viktiga frågeställningar under respektive fas
under upphandlingen.
”Vad ska upphandlas?”
Övergripande mål,
principer och
prioriteringar
avseende
upphandlingen
Upphandlingsstrategi
•
•
Strategiska
frågeställningar
för Utbildningsförvaltningen
Vad ska strategin
för upphandlingen vara?
Hur kan Utbf
säkerställa att
verksamhetens
krav uppfylls i ett
nytt avtal?
”Hur ska objektet upphandlas?"
Upphandlingens
omfattning
•
•
Vad ska
upphandlingen
omfatta?
Vilka nya tjänster
behöver
inkluderas i ett
nytt avtal?
Upphandlingens
utformning
•
•
Hur ska
upphandlingen
utformas?
Hur kan Utbf
säkerställa att rätt
förutsättning
(ökad flexibilitet)
skapas vid
utformning av
upphandlingen?
Upphandlingens
genomförande
•
•
Hur ska
upphandlingen
praktiskt
genomföras?
Hur kan Utbf
aktivt medverka
till ett för den
pedagogiska
verksamheten
ändamålsenligt
avtal upphandlas?
Implement
ering av
nytt avtal
och
överföring
till ny
leverantör/
leverans
Förvaltning av
nytt avtal
Figur 32: Illustration av aspekter som ett inriktningsbeslut om upphandling bör innefatta
Dessa frågeställningarna kan sammanfattas i fem punkter:
1. Hantering av den pedagogiska verksamhetens behov och krav i upphandling och
utformning av avtal (upphandlingsstrategi),
2. Behov av förändring avseende upphandlingens omfattning,
3. Leverantörens åtagande för leveransen samt avtalslängd (upphandlingens
utformning),
4. Behov av förändringar avseende avtalsmekanismer i GS-IT 2.0
(upphandlingens utformning) samt
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
55 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
5. Organisation, process och styrning avseende upphandlingens
genomförande.
I avsnitt 6.2 redogörs för kritiska frågeställningar för utbildningsförvaltningen avseende
styrning av avtalet/-en.
6.1.1
Hantering av den pedagogiska verksamhetens behov och krav
Frågan kring hur de unika behov och krav som finns i den pedagogiska verksamheten ska
kunna hanteras i en gemensam upphandling för GS-IT 2.0 är komplex. I en gemensam
upphandling riskerar Stockholms stad att tvingas till prioriteringar som innebär att
utbildningsförvaltningens verksamhets behov och krav inte kan uppfyllas i tillräcklig
utsträckning för att de övergripande målen med it i skolan ska kunna uppnås. För att på
ett effektivt sätt hantera de grundläggande skillnaderna i behov/krav mellan de
administrativa och pedagogiska verksamheterna så krävs en uppdelning av leveransen i
en pedagogisk och en administrativ miljö i enlighet med vad som beskrivs i kapitel 5.
Upphandlingsstrategin behöver skapa rätt förutsättningar för en ökad differentiering
mellan olika verksamheter i GS-IT 2.0. En ökad differentiering och en ökad flexibilitet i
det kommande avtalet är viktiga förutsättningar för att upphandlingen av GS-IT 2.0 ska
kunna uppfylla den pedagogiska verksamhetens behov och krav.
Denna ökade differentiering kan uppnås genom att göra en verksamhetsuppdelning
avseende de tjänstekataloger som idag omfattas av tjänstekatalog A (arbetsplatssystem)
och C (Service-Desk). Utbildningsförvaltningen föreslår att ansvaret formaliseras genom
att man tillsammans med SLK/IT och leverantören etablerar en pedagogisk tjänstekatalog
som ägs och förvaltas av utbildningsförvaltningen. Områden som kan ingå i den
pedagogiska tjänstekatalogen är bland annat:
 Tillhandahållande av pedagogiska tjänster och applikationer.
 Tillhandahållande av en gemensam klientplattform för elever och lärare (inkl.
livscykelhantering av klienten).
 Supportmodell inkl. processer för felanmälan, beställningar och ändringsbegäran.
 Uppföljning av leveransen (inkl. SLA).
För att säkerställa en konkurrenskraftig leverans till samtliga skolor kan vissa digitala
enheter behöva kunna upphandlas i en separat upphandling alternativt utgöra en
fristående option i avtalet. Det skulle möjliggöra för nischleverantörer att konkurrera
med helhetsleverantörer på vissa delar av avtalet. Många nischleverantörer erbjuder
utöver hårdvara intressanta tjänster såsom utbildningstjänster som stödjer skolan i ett
effektivt användande av it t.ex. pedagogiskt metodstöd samt komma-igång-hjälp avseende
de digitala enheter som man har i sitt utbud.
6.1.2
Avtalsmekanismer
Dagens avtal medför en relativt låg flexibilitet och gör det svårt att möta den
pedagogiska verksamhetens differentierade behov. Utbildningsförvaltningen ser ett behov
att skapa avtalsmekanismer som medför en större flexibilitet och som ger skolorna fler
valmöjligheter när det gäller tjänster, nivå av managering samt användning av tids- och
ändamålsenliga enheter. Skolor behöver ha möjlighet att välja digitala enheter från ett
utbud som uppdateras kontinuerligt och som är tids- och ändamålsenligt. En konsekvens
av de differentierade funktionella krav som finns i verksamheten är att även support-
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
56 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
modellen behöver anpassas. Olika skolor har behov av olika supportkoncept från
leverantören och det behöver ges möjlighet för de skolor som vill att själva ta ett större
ansvar för att ge verksamhetsnära it-stöd till administrativ personal, lärare och elever.
Prismodellen i GS-IT 2.0 bör utformas så att det finns incitament för såväl leverantör
som avropande enhet att skapa förutsättningar för kostnadseffektivitet och hög kvalitet i
leveransen. Prismodellen behöver anpassas så att konkurrenskraftiga priser erhålls under
hela avtalsperioden samt utformas så att avropande enhet i högre utsträckning kan välja
vilka tjänster som man vill avropa. Det innebär att prismodellen behöver innefatta:
 En årlig process som säkerställer konkurrenskraftiga priser på digitala enheter
och tjänster samt uppdatering av tjänstekataloger, sortiment och prislistor.
 En ökad flexibilitet avseende finansierings-/avtalsformer som, där
utbildningsförvaltningen bedömer att det är lämpligt, att erbjuda en möjlighet att
köpa ut datorer och andra digitala enheter, till exempel efter avslutad
gymnasieutbildning.
 En prislista med ökad valbarhet avseende gemensamma tjänster och
servicenivåer där prisnivåerna anpassas till det värde leverantören skapar i
respektive tjänst.
 En tydlig rapportering av vilka tjänster som har avropats som enkelt kan
sammanställas på relevanta nivåer (utbildningsförvaltningen, skola, kostnadsställe,
användare).
 En tydlig rapportering av uppfyllnad av SLA:er och administrativa uppgifter (t.ex.
inloggningstider, faktura, behörigheter) på relevanta nivåer enligt ovan.
För att möta skolans krav på hög tillgänglighet behöver erbjudna supportkoncept
möjliggöra ett snabbt stöd genom ändamålsenliga kanaler som exempelvis chatt och
telefon. Det är viktigt att konceptet utformas så att den administrativa bördan avseende
supporthantering för framförallt lärare minskar. SLA:er behöver kunna följas upp på
skolnivå och leverantören behöver ha ett åtagande att säkerställa att leveransen uppfyller
dessa krav för varje enskild skola.
6.1.3
Upphandlingens genomförande
Upphandlingen av GS-IT 2.0 kommer att vara tidskrävande och komplex. Detaljering och
prioritering behöver genomföras i samklang med berörda verksamheter och skolor. För
att säkerställa att verksamhetens behov uppfylls i den kommande upphandlingen behöver
utbildningsförvaltningen:
 Ansvara för arbetet med att fördjupa och detaljera kraven på GS-IT 2.0 för den
pedagogiska verksamheten (elever och lärare) i nära samverkan med skolorna
och med SLK/IT.
 Ta en aktiv roll i förberedelser och genomförande av upphandling av GS-IT 2.0
t.ex. genom att ingå i utvärderings- och förhandlingsteamet för områden
relevanta för den pedagogiska verksamheten.
 Ansvara för projektledning av migreringen till ny(a) leverantör(er) avseende
utbildningsförvaltningens del av leveransen av det som idag omfattas av
tjänstekatalog A (arbetsplatssystem) och C (Service-Desk).
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
57 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
6.2
Styrning av avtalet
Utbildningsförvaltningen behöver få en mer aktiv roll i uppföljning och utveckling av först
och främst de tjänster som ingår i den pedagogiska tjänstekatalogen men även för den
administrativa delen som påverkar skolorna. Skolorna behöver få en aktiv roll i
uppföljning och utveckling av de olika delarna i leveransen. Förvaltningsmodellen bör
återspegla tydliga gränssnitt avseende ansvar mellan utbildningsförvaltningen och SLK/IT.
6.2.1
Förvaltningsorganisation och samverkansmodell
Idag förvaltas avtalet och de i avtalet ingående förvaltningsobjekten av SLK/IT. En större
differentiering i kommande avtal mellan framförallt den administrativa och den
pedagogiska verksamheten behöver återspeglas i en kommande förvaltningsmodell.
Utbildningsförvaltningen är beredd att ta ett ägandeskap och huvudansvar för förvaltning
av den pedagogiska it-miljön inklusive digitala enheter och för den pedagogiska
verksamheten gemensamma tjänster och applikationer. Förvaltningsansvaret definieras
tillsammans med SLK/IT och kommande leverantör och innefattar hela livscykeln inkl.
införande, förvaltning och avveckling av tjänster under avtalets löptid.
För att möta detta behov kommer utbildningsförvaltningen skapa en
förvaltningsorganisation. Utbildningsförvaltningen behöver utöver ansvaret för den
pedagogiska tjänstekatalogen även ansvara för styrning och samordning av lokalt
administrativt it-stöd på skolorna. Stödet behöver bestå i beställarstöd men även att
stödja skolornas it-organisation med utbildning, best practice och säkerhetsrelaterade
frågor.
Ett större ansvar, mandat och möjligheter kommer även att läggas på skolans egen itpersonal framförallt för att ge stöd till elever och personal, särskilt för datorer och
digitala enheter med lägre manageringsnivå än dagens.
6.3
Sammanfattning av utbildningsförvaltningens förslag till inriktning för
GS-IT 2.0
I tabellen nedan sammanfattas de inriktningsbeslut som utbildningsförvaltningen har fattat
avseende GS-IT 2.0 och som beskrivits i kapitel 5 och 6 i denna rapport.
Kategori
Utbildningsförvaltningens
ansvar
Prio
Inriktningsbeslut GS-IT 2.0
För att säkerställa att verksamheten har det it-stöd som krävs för skolans utveckling
samt att It-strategi för ett bättre lärande kan realiseras bör utbildningsförvaltningen
ansvara för kravställning samt utveckling och förvaltning av den pedagogiska it-miljön
för GS-IT 2.0 (t.ex. för egen tjänstekatalog). Utbildningsförvaltningen bör också ingå i
utvärderings- och förhandlingsteamet för områden relevanta för den pedagogiska
verksamheten
Utbildningsförvaltningen ansvarar för arbetet med att fördjupa och detaljera
kraven på GS-IT 2.0 för den pedagogiska verksamheten (elever och lärare) i
1
nära samverkan med skolorna och med SLK/IT. Den renodlade administrativa
personalen bör hanteras i samma koncept som övriga förvaltningar och bolag.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
58 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Kategori
Prio
1
1
1
2
Kategori
Prio
Inriktningsbeslut GS-IT 2.0
Utbildningsförvaltningen tar en aktiv roll i förberedelser och genomförande av
upphandling av GS-IT 2.0 t.ex. genom att ingå i utvärderings- och
förhandlingsteamet för områden relevanta för den pedagogiska verksamheten.
Utbildningsförvaltningen tar ett ägandeskap och huvudansvar för förvaltning av
den pedagogiska it-miljön inklusive digitala enheter och för den pedagogiska
verksamheten gemensamma tjänster och applikationer. En tjänstekatalog för
den pedagogiska verksamheten införs och förvaltas av utbildningsförvaltningen.
Utbildningsförvaltningen skapar en förvaltningsorganisation för den
pedagogiska miljön med resurser för sitt uppdrag i enlighet med stadens
arbete med förvaltningsmodellerna PM3/Fguide för att säkra en
verksamhetsnära utveckling.
Utbildningsförvaltningen ansvarar för projektledning av migreringen till ny(a)
leverantör(er) avseende utbildningsförvaltningens del av leveransen av det som
idag omfattas av tjänstekatalog A (arbetsplatssystem) och C (Service-Desk).
Inriktningsbeslut GS-IT 2.0
Tekniklösningen behöver klara krav på hög och jämn tillgänglighet till skolans system
och resurser vid arbete i och utanför skolans lokaler samt att leverantören behöver ta
ett större ansvar för tjänsternas tillgänglighet på enskilda skolor
Tillgänglighet
Öppenhet
Valfrihet
1
Tekniklösningen behöver klara krav på hög och jämn tillgänglighet i skolans
system och resurser vid arbete i och utanför skolans lokaler.
Leverantören behöver ges möjlighet att ta ett större ansvar för tjänsternas
tillgänglighet på enskilda skolor ex. genom att leverantören tecknar avtal med
2
stadens kommunikationsleverantör för att kunna övervaka och felsöka i de
lokala nätverken
Grad av öppenhet (”managering från leverantör”) behöver vara valbar och det ska vara
möjligt för de användare som har detta behov att installera och uppdatera program på
datorn.
Varje skolas rektor ska besluta om vilken grad av centralt fördefinierade
1
nivåer av öppenhet som ska kunna ges till elever och lärare för skolans
datorer och andra digitala enheter.
Det ska, om behov finns, vara möjligt för användaren att ta bort, installera och
1
uppdatera program på datorn, som komplement till den centrala
applikationsleveransen utan att göra avkall på kravet på korrekt licensiering.
Utbudet av datorer och digitala enheter behöver vara tids- och ändamålsenligt, utbudet
uppdateras kontinuerligt och olika idag kända (ex. Mac) och okända plattformar ska
kunna erbjudas
Utbudet av datorer och andra digitala enheter som erbjuds behöver vara
tidsenligt och ändamålsenligt och uppdateras löpande, med en
1
livscykelhantering som där det bedöms lämpligt medger att leverantören kan
tillhandahålla uppgradering av komponenter löpande för att bibehålla hög
prestanda även för befintlig utrustning.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
59 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Kategori
Tjänster,
programvaror och
applikationer
Support
Prio
Inriktningsbeslut GS-IT 2.0
Avtalet behöver göra det möjligt att komplettera dagens utbud med vissa nya
1
plattformar (behov finns av PC/MAC/Surfplattor) men även tillåta en
flexibilitet att uppdatera utbudet över tid.
Leverantören ska vara drivande och utbildningsförvaltningen ansvarar för
2
bedömning vid urvalet av digitala enheter för den pedagogiska verksamheten.
Det bör erbjudas finansierings-/avtalsformer som, där utbildningsförvaltningen
2
bedömer att det är lämpligt, ger en möjlighet att köpa ut datorer och andra
digitala enheter, till exempel efter avslutad gymnasieutbildning.
GS-IT 2.0 behöver innehålla en större valbarhet avseende tjänster och det behöver tas
fram en pedagogisk tjänstekatalog för att hantera tjänster som är specifika för den
pedagogiska miljön.
Central distribution av mjukvara för den pedagogiska miljön behöver vara
valbar, det kan till exempel vara skillnader mellan hur man vill hantera
1
mjukvarudistribution för olika plattformar (ex Mac och PC) utan att
kompromissa med krav på att skolorna ska vara korrekt licensierade.
Utbildningstjänster som stödjer skolan i ett effektivt användande av it behöver
kunna avropas inom ramen för avtalet t.ex. innovativt lärande, pedagogiskt
1
metodstöd och komma-igång-hjälp avseende de digitala enheter som man har i
sitt utbud.
Det behöver vara möjligt för elever och lärare att ta med sin egen digitala
enhet till skolan och där få utökad åtkomst till t.ex. Internet, utskrift,
2
gemensam och personlig lagring samt av utbildningsförvaltningen utvalda
applikationer.
Avtalet behöver tillåta leverantören att erbjuda tjänster för digitala enheter
med låg manageringsnivå samt åtkomst till tjänster via digitala enheter som
2
inte beställs via avtalet (exempelvis kunna erbjuda installation av Antivirus via
en självserviceportal).
Avtalet bör låta skolorna avropa olika nivåer av support från leverantören, för
1
att komplettera med administrativt it-stöd från skolans personal i gränssnittet
mellan användaren och leverantören
Kvalitet i leveransen (SLA) behöver kunna följas upp på skolnivå och prismodellen
behöver återspegla valbarheten avseende enheter och tjänster
Administration
1
2
Prismodellen behöver innefatta en årlig process som säkerställer
konkurrenskraftiga priser på digitala enheter och tjänster samt uppdatering av
tjänstekataloger, sortiment och prislistor.
SLA:er behöver kunna följas upp på skolnivå och leverantören behöver ha ett
åtagande att säkerställa att leveransen uppfyller dessa krav för varje enskild
skola.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
60 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
7.
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
KÄLLFÖRTECKNING
Arbetsmiljöverket. (2011). Datorer i skolan. Stockholm, Sverige.
Boussard, J. (den 07 10 2013). MOOC kommer till Sverige. Allastudier.se, ss.
http://allastudier.se/artiklar/1109-mooc-kommer-till-sverige/.
Centre, E. J. (2011). The Future of Learning: Preparing for change.
Condie, M. S. (2007). The impact of ICT in schools - a landscape review. Becta Research.
Finansborggarrådet Stockholms stad. (den 16 10 2013). Budget 2014-2016 Finansborgarrådets förslag. Stockholm: stockholm.se.
GD Utbildning och Kultur. (2007). Nyckelkompetenser för ett livslångt lärande - en
europeisk referensram. EU-kommissionen.
Generic. (2013). Konsekvenser av införandet av GS-IT på skolnivå – en utvärdering baserat på
fallstudier. Stockholm: Utbildningsförvaltningen Stockholms Stad.
Hylén, J. (2011). Digitalisering i skolan - en kunskapsöversikt. ifous; Kommunförbundet
Skåne.
Jacquet, E. (2012). Rapport: Delutvärdering ett, en-till-en i Botkyrka. Utvecklingsenheten,
Barn- och ungdomsförvaltningen, Botkyrka kommun.
Karlsson, G., Janson, S., Wolk, S., Ödling, P., & Black-Schaffer, D. (den 23 09 2013).
Universiteten som försvann. Svenska Dagbladet, ss.
http://www.svd.se/opinion/brannpunkt/universiteten-som-forsvann_8186640.svd.
Kaya, A., Thydell, G., Mörtsell, S., & Falk, P. (den 29 6 2013). Kurs för "Det utvidgade
kollegiet" . Hämtat från skollyftet.se: http://skollyftet.se/2013/06/29/kursen-detutvidgade-kollegiet/ den 20 11 2013
Lärarnas Riksförbund. (2011). Arbetsmiljöundersökning 2011. Lärarnas Riksförbund.
Näringsdepartementet. (2011). It i människans tjänst - en digital agenda för Sverige.
Regeringskansliet.
OECD. (2011). PISA 2009 Results: Students on Line: Digital Technologies and Performance.
OECD.
Scrimshaw, P. (2004). Enabling teachers to make successful use of ICT. Becta ICT Research.
Skarin, T. (2007). Effektivt användande av IT i skolan: Analys av internationell forskning.
Skolverket.
Skolinspektionen. (2011). Litteraturöversikt för IT-användning i undervisningen - baserat på
modellen av Mishra och Koehler (2006).
Skolinspektionen. (2012). Satsningarna på IT används inte i skolornas undervisning.
Skolverket. (2011). Läroplan för grundskolan och förskoleklassen och fritidshemmet 2011.
skolverket.se.
Skolverket. (2013). Rapport 386 - It-användning och it-kompetens i skolan . skolverket.se.
Suhr, H. G. (2010). Laptops and Fourth-grade Literacy: Assisting the Jump over the
Fourth-Grade Slump. The Journal of Technology, Learning and Assessment,
http://escholarship.bc.edu/cgi/viewcontent.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
61 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
8.
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
APPENDIX
I detta appendix återfinns fördjupningar avseende projektbeskrivning, analys av behov
och dagens leverans samt en dokumentation av genomförda externa intervjuer.
Appendix är uppdelat i följande avsnitt:
 Projektbeskrivningen i dess helhet (se avsnitt 8.1).
 Beskrivning av orsaker till skillnader i behov mellan målgrupper inom
utbildningsförvaltningen (se avsnitt 8.2).
 Beskrivning av positiva aspekter för utbildningsförvaltningen i nuvarande leverans
(se avsnitt 8.3).
 En beskrivning av ursprungliga tjänster i avtalet samt åtgärder för att förbättra
leveransen (se avsnitt 8.4).
 En beskrivning av problem och brister i nuvarande leverans (se avsnitt 8.5).
 En dokumentation av genomförda externa intervjuer (se avsitt 8.6).
8.1
Projektbeskrivning
I kapitel 2 ges en kort bakgrund till projektet. I detta avsnitt ges en mer detaljerad
bakgrund med syfte att ge en ökad förståelse för projektets leveranser och arbetssätt.
Avsnittet innehåller:
 Projektbakgrund (8.1.1)
 Projektmål (8.1.2)
 Tidsplan (8.1.3)
 Organisation (8.1.4)
 Projektets omfattning (8.1.5)
 Arbetssätt (8.1.6)
 Kontinuerlig förankring och kommunikation (8.1.7)
 Kontinuerlig justering (8.1.8)
 Projektets beroenden och samverkan med andra projekt och initiativ inom
utbildningsförvaltningen (8.1.9)
8.1.1
Projektbakgrund
Projektet Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst har sin bakgrund i en upphandling av gemensam itservice för stadens stadsdelsnämnder, facknämnder och bolag som genomfördes 20082009.
Stockholms kommunfullmäktige beslutade i september 2008 att gemensam it-service
skulle realiseras genom att verksamheten konsolideras och läggs till extern leverantör
avseende tjänsterna: arbetsplatssystem, applikationsserverdrift och support. Avtal skrevs
mellan Stockholms stad och Volvo IT i juni 2009. Från hösten 2009 fram till december
2011 genomfördes 226 införandeprojekt i stadens förvaltningar, bolag och skolor. Det
nuvarande avtalet löper fram till sista december 2014, med två möjliga förlängningsoptioner om två år vardera, innan ny upphandling måste göras, det vill säga som längst
till 2018-12-31.
Kommunfullmäktige beslutade den 27 maj 2013 att utnyttja den första förlängningsoptionen, till och med 2016-12-31, och gav kommunstyrelsen i uppdrag att genomföra
en detaljerad krav- och behovsanalys avseende avtalets ändamålsenlighet samt fatta
beslut om nyttjande av den andra optionsperioden, alternativt genomföra ny upphandling
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
62 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
och teckna avtal. Stadsledningskontorets it-avdelning har initierat projektet GS-IT 2.0
som syftar till att fullgöra kommunstyrelsens uppdrag enligt ovan.
Utbildningsförvaltningen har drivit projektet Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst i nära samarbete
med Stadsledningskontoret för att belysa krav och behov för grund-, gymnasie- och
särskolan.
På utbildningsförvaltningen har GS-IT:s arbetsplatssystem fått generellt positiva
omdömen från medarbetare med administrativt arbete och som har en personlig dator.
De tjänster, avseende framförallt arbetsplatssystem och servicedesk som avtalats mellan
Stockholms Stad och Volvo IT, har inte helt anpassats till den pedagogiska verksamhetens behov. Detta har lett till att GS-IT hittills inte haft en önskvärd positiv effekt på
it-användningen i skolorna och vissa fall har leveransen upplevts av verksamheten ha en
negativ effekt. För att detta projekt ska kunna bidra till att verksamhetens behov och
krav säkerställs i framtiden har projektmålen nedan formulerats.
8.1.2
Projektmål
Projektets övergripande mål är att definiera behov och ta fram krav på GS-IT 2.0 utifrån
den pedagogiska verksamhetens nuvarande och framtida krav på it-lösningar, så att
eleverna på bästa sätt kan uppnå målbilden med it i skolan. Projektet ska också föreslå
huruvida dessa behov och krav bäst uppfylls i en ny upphandling. Det övergripande målet
kan brytas ned i fyra projektmål:
1. Ta fram och konkretisera målbilden med it i skolan samt kartlägga nuvarande
leverans som kommer att utgöra underlag för de efterföljande två målen.
2. Ta fram och analysera behov per målgrupp samt utreda övergripande krav på it-stöd
i framtida avtal för utbildningsförvaltningens verksamhet.
3. Ta fram underlag för kommande upphandling genom rekommendation av
upphandlingsinriktning samt preliminär projektplan.
4. Skapa en tydlig förankring av projektets resultat och process gentemot
verksamheten genom information, dialog och arbetsmöten.
8.1.3
Tidsplan
Denna rapport utgör resultatet av projektets fas 1-3 som pågår 2013-08-05–2013-12-23.
2014
2013
1
2
3
Aktiviteter
Fastställande av projektplan och
säkerställande av projektresurser
•
Kartläggning och analys av
pågående/planerade initiativ,
relevanta strategiska och styrande
dokument samt intressenter
•
•
Resultat
•
•
•
•
Beskrivning och detaljering av
målbild
Kartläggning av nuvarande
leverans, närliggande avtal,
ändringsbegäran och undantag
Sammanställning av användarnas
upplevelser av dagens leverans
Etablerat projekt
Konkretiserad målbild
Nulägesanalys
Underlag för
kommande
upphandling
Framtagning av behov
och krav
Målbild och
nulägesanalys
•
4
•
Intervjuer med experter
angående nationell/ internationell
benchmark best practice
•
Definition och prioritering av
målgrupper
•
Kartläggning av behov utifrån
genomförda analyser
•
Utveckling, prioritering och
förankring av behov genom
fokusgrupper och intervjuer
•
Sammanställning av behov till
krav
•
Genomförande av risk- och
konsekvensanalys
•
Analys av best
practice/benchmark
Pedagogiska verksamhetens
behov och krav
•
•
•
Krav på leverantören
(ekonomisk ställning /
teknisk förmåga)
•
Detaljering av
kravspecifikation (gällande
tjänsten)
– Styrning av avtalet
•
Framtagning av
upphandlingsstrategi och plan
Utvärderingsgrund (inkl.
utvärderingskriterier)
•
Administrativa
bestämmelser
•
Kommersiella villkor (avtal)
•
Förfrågningsunderlag
Framtagning av
rekommendationer avseende:
– Strategiska vägval
– Avtalsmekanismer och
tjänsteinnehåll
•
•
•
Framtagande av
FFU
Underlag med
rekommendationer för
kommande upphandling
Preliminär upphandlingsstrategi och plan
Figur 33: Projektets faser
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
63 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Inför fas 4, i samband med slutleverans av fas 1-3, fattar utbildningsförvaltningens
ledningsgrupp separat beslut om projektform för fortsatt arbetet med detaljering av
krav, framtagande av förfrågningsunderlag samt upphandling. Fas 1-3 är detaljerade i
tidsplanen nedan.
Aug
32
33
34
Sep
35
36
37
38
Oct
39
40
41
42
Nov
43
44
45
46
47
Dec
48
49
50
51
1.
OCH NULÄGESANALYS
1. PROJEKTSTART
PROJEKTSTART OCH
NULÄGESANALYS
1.1 Projektstart
1.2 Analys och konkretisering av Utbf:s målbild
1.3 Nulägesanalys
2. FRAMTAGNING AV BEHOV OCH KRAV
2.1 Best practice/benchmark analys
2.2 Ta fram den pedagogiska verksamhetens behov och krav
3. UNDERLAG FÖR KOMMANDE UPPHANDLING
3.1 Ta fram Utbf:s inriktningsförslag
3.2 Leverans av krav- och behovsbild samt inriktning till SLK
AVSTÄMNINGSMÖTEN OCH FÖRANKRINGSMÖTEN
Kontinuerlig förankring
Figur 34: Tidsplan för fas 1-3
8.1.4
Organisation
Projektet har organiserats enligt bilden nedan. Tidigt i projektet etablerades en mindre
arbetsgrupp bestående av både interna (från utbildningsförvaltningen) och externa
resurser (från Arthur D. Little) för att säkerställa en leverans med hög kvalitet.
Styrgrupp/Projektkontor
Referensgrupper
•
•
•
•
Facklig referensgrupp
Grundskolechefer
Gymnasieskolechefer
Utbildningsförvaltningens it-råd
Experter från
utbildningsförvaltningen
•
•
•
Fokusgrupp grundskolan
Fokusgrupp gymnasieskolan
Behöriga GS-IT-beställare
Experter inom IKT
•
•
•
•
•
•
Mattias Olsson - Utbf
Katrin Wiberg - Utbf
Mahad Botan - Utbf
Mirko Peric - Utbf
Patrik Eidenstam - Utbf
Rickard Werge - Utbf
•
Stadsledningskontoret, Förvaltningar och Bolag
•
•
Utbildningsförvaltningens ledningsgrupp
Ann Hellenius, projektbeställare
Styrgrupp
Projektstöd från ADL (utifrån
behov)
•
•
Anders Johansson, expert
Bengt Johansson, expert
Projektgrupp
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Maria Wester, TF it-chef
Martin Glaumann ADL
Agron Lasku ADL
Carl Reiman ADL
Louise Karlsson ADL
Linus Nygren
Eric Flyxe
Pär Hörenius
Claes Johannesson
Charlotte Dingertz
P-M Andersson
Per Frithiofson
Jessica Rendert-Forsberg
Nationella och internationella
nätverk
• Nätverk och informationskanaler på
olika nivåer nationellt och
internationellt för aktuellt
utredningsarbete, utvecklingsarbete
och forskning
Figur 35: Organisationsschema
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
64 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
8.1.5
Projektets omfattning och avgränsningar
Projektet Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst omfattar kommunal grundskola, grundsärskola,
gymnasieskola och gymnasiesärskola som förvaltas av utbildningsförvaltningen. Därmed
är behov och krav på GS-IT i förskola och VUX exkluderade från projektets omfattning.
Då projektets utgångspunkt är omfattningen i dagens leverans av it-stöd innefattar denna
rapport verksamhetens behov av it-stöd avseende arbetsplatssystem,
applikationsserverdrift och support och administration.
8.1.6
Arbetssätt
Projektets övergripande arbetssätt bygger på
tillvaratagande av tidigare utredningar och synpunkter
på GS-IT1.0 och det finns en tydlig koppling till Itstrategi för ett bättre lärande. Det sker även
förankring med verksamheten för att fånga nya och
framtida behov och krav på GS-IT 2.0.
Input från flera källor
Som figur 36 visar har input från diverse källor varit en
utgångspunkt för vidare bearbetning och analys, och
dessa beskrivs i figur 37.
Analys och bearbetning
Kontinuerlig förankring
Projektrapport
Figur 36: Övergripande arbetssätt
Vision 2030
Stadens itprogram
Digitala agendan
Verksamhetsplan 2013
Konferenser
Forskning
Experter
Skollag, Lärooch kursplaner
Benchmarks
Utbf It-strategi
EU/OECD/
UNESCO
Utbf analyser
och utredningar
IKT i matematikundervisningen
Andra relevanta
styrdokument
IT på riksdag och
regeringsnivå
It-kommunen
Stockholm
Skolporten
It vid statliga
skolmyndigheter
It vid Sveriges
kommuner och
landsting, SKL
Figur 37: Ett urval av källor som använts för informationsinsamling
Till exempel har tidigare utvärderingar och rapporter, forskning, styrdokument, målbild
och intervjuer legat till grund för ett preliminärt utkast av behov och krav. Detta har
under projektets gång analyserats och bearbetats genom aktiviteter och kontinuerlig
förankring för att sedan mynna ut i ett underlag för beslut, det vill säga denna slutgiltiga
rapport.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
65 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
8.1.7
Kontinuerlig förankring och kommunikation
Kontinuerlig förankring har genomförts
via ett antal kommunikationsaktiviteter
med syfte, att sprida information om och
Politiker
förankra projektet samt att inhämta viktig
information från personer i
Fackförbund
verksamheten.
För att uppnå en god förankring med
verksamheten har projektets intressenter
kartlagts. Information om projektet har
kommunicerats med projektteamet eller
utbildningsförvaltningen som avsändare och
samordnats med andra projekt inom
utbildningsförvaltningen.
Stadsledningskontoret
Utbildningsförvaltningen
Skolor (ledning
och lärare)
Intressenter
GS-IT 2.0
Infrastrukturleverantörer
Elever
Volvo IT
Vårdnadshavare
Skolverket
Figur 38: Intressenter
Följande kommunikationsaktiviteter, har via olika kanaler, med varierande frekvens och
till diverse intressenter, använts för såväl förankring som datainsamling:
Mottagare
Kommunikationskanal
Frekvens
Kommunikation via e-mail till utvalda målgrupper
Flera gånger under projektet
Sammarbetsyta på stadens intranät för feedback
Löpande (700 personer inbjudna till samarbetsytan)
Workshops med fokusgrupper från grund-, gymnasieoch särskolan
8 workshops under oktober – november
Digitala enkäter
Några små enkäter och en omfattande i november
Samverkan med SLK/ITs GS-IT
kommunikationsansvarige
Månadsvis
Stadsledningskontoret /IT
Avstämningsmöte med SLK/ITs GS-IT 2.0 projektteam
Två gånger per månad
Politiker
Samverkan med SLK/ITs GS-IT 2.0
kommunikationsansvarige
Stående punkt i möten med SLK/IT GS-IT 2.0 team
Facklig
referensgrupp
Möte med representanter från respektive fackförbund
Vid tre tillfällen under hösten
Nära sammarbete med utbf:s projektgrupp
Veckovis
Workshops med ledningsgruppen, IKT-enheten (inkl.
medioteket) och it-rådet
8 workshops under september - december
Statusrapportering via Utbf programkontor
Veckovis
Utbildningsförvaltningens IT-ledningsgrupp
Två gånger per månad
Skolor
Utbildningsförvaltningen
Figur 39: Kommunikationsöversikt
E-post och intranät
Syftet med utskick av information kring projektet via e-post har varit att informera och
skapa en realistisk förväntansbild från verksamheten. 700 personer inom verksamheten
har blivit inbjudna till en samarbetsyta på stadens intranät för att underlätta diskussion
och inkommande synpunkter från verksamheten där dessutom information om projektet
publicerats.
Enkät
Enkäter har skickats ut för att involvera verksamheten i framtagandet av behov och krav.
Utskicken har bestått av en huvudenkät och ett antal mindre enkäter riktade till specifika
målgrupper. Huvudenkäten skickades under november ut till alla behöriga beställare och
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
66 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
godkännare med syfte att få verksamhetens syn på nuvarande leverans samt förankra
identifierade behov och hantera förväntningarna. Enkäten besvarades av 192 personer.
Workshops
Över 15 workshops har genomförts med olika intressenter. Målet med dessa har varit
att involvera verksamheten, ta fram och kalibrera specifika behov och krav samt skapa
en känsla av positiv förändring med realistiska förväntningar på projektet. I dessa
workshops har såväl positiva aspekter som förbättringsområden i nuvarande leverans
fångats. Deltagande representanter på respektive workshop har varit utbildningsförvaltningens ledningsgrupp, it-råd, IKT-enhet (inkl. medioteket), representanter från
grund-, gymnasie- och särskolorna samt gymnasie- och grundskolechefer. Workshop har
även genomförts med elever från både grundskolan och gymnasieskolan för att få deras
syn på framtidens it i skolan.
Möten och intervjuer
Inom ramen för projektet har ett femtiotal riktade möten och intervjuer med både
interna och externa nyckelpersoner genomförts med syfte att få värdefull information
samt för att påverka beslut och förankra projektets rekommendationer och leveranser.
En lista med externa intervjuer presenteras i appendix 8.5.
Samverkan med Stadsledningskontoret (SLK/IT)
Löpande möten mellan projektteamen för Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst och SLK/IT:s
projekt GS-IT 2.0 har möjliggjort ett nära samarbete som har inneburit en kontinuerlig
avstämning för att förankra projektets tidsplan och leveranser, rekommendationer och
beslut. Samverkan har även bidragit till definition av detaljnivå och fokusområde för att
undvika överlapp samt synkronisering av mallar och rapportstruktur.
8.1.8
Kontinuerlig justering
Det arbetssätt (se 2.2.1) som använts under projektets gång har möjliggjort kontinuerlig
justering och förbättring. Under avstämningsmöten och nära samarbete med projektgruppen, styrgruppen, SLK/IT och utbildningsförvaltningens programkontor har projektet
löpande tagit tillvara på input som förändrat och uppdaterarat arbetssätt, tidsplan och
resultatet. Projektet har även beaktat och samarbetat med relaterade projekt inom
utbildningsförvaltningen som beskrivs nedan för att undvika överlappande
utredningsområden. Även andra arbetsmöten, intervjuer och workshops med
verksamheten har givit viktiga perspektiv som har format projektet och dess leveranser.
Denna rapport har justerats och förädlats enligt processen nedan med hjälp av
kontinuerlig återkoppling från flera intressenter, däribland skolorna,
utbildningsförvaltningen och SLK/IT.
8.1.9
Projektets beroende och samverkan med andra projekt och initiativ inom
utbildningsförvaltningen
Ett flertal projekt pågår parallellt inom utbildningsförvaltningen som bidrar till att uppnå
ett bättre lärande med hjälp av it. Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst utgör ett av dessa och både
påverkas av och påverkar andra projekt i olika grad. Därför har Utbf GS-IT 2.0
Kravfångst verkat aktivt för samarbete och synkronisering med andra projekt i strävan
mot det gemensamma målet. Samarbetet har skett via utbildningsförvaltningens
programkontor (PMO) samt genom kunskapsdelning och intervjuer med nyckelpersoner
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
67 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
inom de olika projekten. I bilden nedan listas ett urval av pågående projekt inom
utbildningsförvaltningen.
2013
Projekt
2014
2015
2016
1 2 3 4 5 6 7 8 9 101112 1 2 3 4 5 6 7 8 9 101112 1 2 3 4 5 6 7 8 9 101112 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011
Direkt påverkan
It-strategi bättre lärande
Verktyg för självskattning
1:1 Gymnasiet
SIKTET
SITS
Indirekt påverkan
IKT-transformation
Skolplattform Sthlm
Ipad-satsning
Appar och e-tjänster
PM3 Förv. etablering
Tidigarelagt utbyte av datorer, Grundskolan
Upphandling – dok system för elevhälsa
KOLL
Upphandling infosäkerhetstjänst
Avtalsdatabas med processer
RBS (Resultatbaserad styrning)
Pågående projekt
Figur 40: Pågående och framtida projekt inom utbildningsförvaltningen
Utbildningsförvaltningen arbetar med att implementera It-strategi för ett bättre lärande
utifrån beslut i kommunfullmäktige genom projektet Verktyg för självskattning. Projektet
syftar till att skapa ett verktyg för att skolor ska kunna gradera sin it-mognad samt
identifiera vilka initiativ och åtgärder som bör prioriteras. Graderingen sker utifrån
målbilden för it i skolan, som i linje med utbildnings-förvaltningens it-strategi för
pedagogiska verksamheter, består av dimensionerna infrastruktur, digital kompetens,
samarbete och kommunikation, digitalt innehåll och uppföljning. Skillnader i it-mognad
används i detta projekt för att beskriva skillnader mellan olika skolors behov och krav på
it och säkerställa att alla skolor, oavsett it-mognad, får tillgång till it-stöd utifrån deras
situation och för att möjliggöra deras utveckling mot en högre it-mognad. Kravfångst 2.0
och verktyg för självskattning utförs i nära samarbete med regelbunden kommunikation
och avstämningar mellan projekten.
Detta projekt har även samarbetat med 1:1 Gymnasiet, som innebär att varje
gymnasieelev ska få tillgång till en egen dator eller surfplatta, och innefattar därmed
arbetsplatssystem som GS-IT-avtalet tillhandahåller. Flera projektmedlemmar har varit
involverade i båda projekten vilket har möjliggjort ett effektivt kunskapsutbyte. Bland
annat har den scenario- och målgruppsanalys som genomförts inom 1:1-projektet
tillvaratagits och vidareutvecklats för att även passa grund- och särskolor inom detta
projekt. 1:1-projektets kravanalys har också varit en viktig input till detta projekt. För att
möjliggöra lyckade 1:1-implementeringar i framtiden är det viktigt att detta projekt tar
fasta på de förändrade behov som uppkommer i och med att 1:1 införs eftersom det kan
ha en påverkan på framtida volymer av datorer och surfplattor samt administration av
dessa.
SIKTET är ett projekt som drivs av SLK/IT och innefattar bland annat upphandling av
surfplattor, support och centrala och gemensamma system. Därför krävs kontinuerlig
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
68 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
synkronisering vad det gäller avtalstider och tydlig uppdelning av vad som innefattas av
respektive projekt/avtal för att uppnå en optimal lösning för staden.
Inom SITS-projektet har behov för elever i behov av särskilt stöd dokumenterats vilka
blir relevanta för detta projekt att beakta i en framtida kravställning för att kunna
tillgodose dessa elevers behov.
Tidigarelagt utbyte av datorer är ett projekt som berör 117 grundskolor där totalt ca 6500
datorer ska bytas ut i förtid och beroende på avtalet och dess löptid kan det få en effekt
på GS-IT 2.0. Synkronisering med detta projekt är relevant för att möjliggöra stora
volymer vid ett eventuellt införande av ett nytt GS-IT-avtal. Detta kan öka avtalets
attraktivitet för leverantörer vilket kan innebära ett bättre avtal för Stockholms stad.
IKT-transformationen kan medföra ändrade arbetssätt för utbildningsförvaltningen som gör
att roller och processer kan komma att se annorlunda ut inför en kravställning av GS-IT
2.0. Dessutom kan projektet PM3, som syftar till att etablera en ny
förvaltningsorganisation centralt för utbildningsförvaltningen, få en inverkan om det
exempelvis beslutas att utbildningsförvaltningen ska få större ansvar i
leverantörsstyrningen. Behoven som rör administration (styrning, organisation,
processer och rutiner) i GS-IT-avtalet behöver därför synkroniseras med både IKTtransformationen och PM3-projektet för att möjliggöra en effektiv hantering av avtalet
och dess leveranser.
Skolplattform Stockholm är uppbyggt av moduler och i nuläget finns inga överlappande
tjänster och funktioner som innefattas av GS-IT. Personer som varit involverade i
Skolplattform Stockholm har bidragit med sin expertis när det gäller t.ex. itsäkerhetsaspekter. Appar och e-tjänster har mindre påverkan på GS-IT 2.0 då det främst
gäller hantering och upphandling av appar för icke överlappande funktioner. Ipadsatsningen berör inte GS-IT i någon större utsträckning då det har med implementation
att göra.
8.2
Orsaker till skillnader i behov mellan målgrupper inom
utbildningsförvaltningen
Som beskrivs i avsnitt 3.2.4 skiljer sig behoven mellan användare inom
utbildningsförvaltningen av flera orsaker. De främsta är skolors it-mognad, årskurs, roll,
ämne och inriktning, situation och särskilda behov. Skolor ska själva kunna gradera sin itmognad utifrån ett verktyg för självskattning som håller på att utarbetas av
utbildningsförvaltningen för att börja användas under 2014. Graderingen sker utifrån
målbilden och beslutad It-strategi för ett bättre lärande på dimensionerna infrastruktur,
digital kompetens, samarbete och kommunikation, digitalt innehåll och uppföljning.
Förutom att gradera it-mognad får skolor rekommendationer på vilka initiativ och
åtgärder som bör prioriteras för att höja skolans it-mognad. En sammanfattning av de
viktigaste orsakerna till skillnader i behov mellan målgrupper inom
utbildningsförvaltningen kan ses i bilden nedan.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
69 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Orsak
Skillnad i behov
IT-mognad
• En skola med hög it-mognad har andra behov än en skola med låg it-mognad
• Dessutom kan it-mognad variera mellan olika områden (exempelvis infrastruktur, digital kompetens)
Årskurs
• Under de första åren kan alla elever inte läsa och skriva ordentligt medan de i slutet av gymnasiet behöver
avancerat it-stöd
Roll
• Elevers behov skiljer sig stort jämfört med administrativ personal
• Lärare har dubbla roller både som pedagog och som administrativ personal
• Roller som it-beställare, it-pedagog och it-tekniker har mer specifika behov
Ämne och
inriktning
• Specialiserade inriktningar som bild, musik och datorteknik har andra behov än vanligare utbildningar som
naturvetenskap och samhällskunskap
• Även behov av it-lösningar för praktiska ämnen är specifika
Situation
• Specifika behov finns exempelvis vid laborationer, nationella prov, grupparbeten, redovisningar, deltagande
i högskolekurser och arbete utanför skolan jämfört med en traditionell klassrumssituation
Särskilda behov
• Elever med exempelvis läs- och skriv svårigheter, funktionsnedsättning, koncentrationssvårigheter och
elever med ringa kunskaper i svenska har specifika behov gällande it
Figur 41: Orsaker till skillnad i behov
8.2.1.1.
It-mognad
Det faktum att skolor har olika it-mognad medför att behoven skiljer sig. Som beskrivs
ovan har utbildningsförvaltningen i sitt arbete med verktyg för självskattning definierat
fem olika nivåer av it-mognad: elementär, påbörjad, grundläggande, drivande och
ledande. En illustration av dessa olika nivåer av it-mognad och målbildens delområden
visas i bilden nedan. Trianglarna i bilden visualiserar hur en skola kan ha olika it-mognad
för de olika dimensionerna.
Preliminär
Elementär
Påbörjad
Grundläggande
Drivande
Ledande
Låg
Infrastruktur
Hög
Låg
Digital kompetens
Hög
Låg
Samarbete och kommunikation
Hög
Låg
Digitalt innehåll
Hög
Låg
Uppföljning
Hög
Figur 42: Nivåer och kategorier i den senaste versionen av verktyget för självskattning
En skola som är på en elementär nivå har helt andra behov än en skola som befinner sig
på en ledande nivå. Skolor på en elementär nivå har ett större behov av användarvänlighet medan skolor på en ledande nivå har större behov av öppenhet för att kunna
experimentera med datorn genom att exempelvis installera nya program, ändra i datorns
inställningar samt ansluta olika former av kringutrustning.
För att kunna tillgodose de differentierade behoven kan leveransen inte endast erbjuda
it-stöd som passar den genomsnittliga skolan utan det behöver finnas flexibilitet för
skolor att få tillgång till it-verktyg anpassade efter sin it-mognad. Ytterligare en faktor att
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
70 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
ta hänsyn till är att skolor kan befinna sig på olika nivåer inom respektive kategori.
Förutom att stödja nuvarande behov behöver leveransen dessutom ha en flexibilitet att
stödja skolors ökade it-mognad samt flexibilitet för att stödja användning av framtida itstöd.
Elementär
Påbörjad
Flexibilitet
Grundläggande
Drivande
Leverans
Ledande
Flexibilitet
Figur 43: Illustration av behövd flexibilitet i leveransen beroende på it-mognadsnivå
8.2.1.2.
Årskurs
Ett stort åldersspann mellan förskoleklass och tredje året på gymnasiet gör att behoven
är differentierade. En elev i årskurs ett som inte har lärt sig läsa och skriva har inte
samma behov av öppenhet och avancerade it-verktyg som en elev i gymnasiet som
genomför laborationer, beräkningar samt deltar i högskolekurser och tar del av
internationella webbaserade utbildningar. Vissa äldre elever kan i större utsträckning lösa
tekniska problem vilket påverkar nivån av it-stöd från läraren.
8.2.1.3.
Roll/målgrupper
Skillnader i behov finns inte bara mellan de pedagogiska och de administrativa delarna av
utbildningsförvaltningen utan även mellan målgrupper inom respektive kategori. De
målgrupper som har identifierats i projektet är elever, lärare, skolledning och
administrativ personal samt it-support. Målgrupper inom utbildningsförvaltningens
verksamhetet kan delas in på flera olika sätt. Den främsta anledningen till den
uppdelningen som är gjord är att de identifierade målgrupperna har olika mål med it och
därigenom också olika behov.
Elever
• Elever delas in i följande
underkategorier:
Lärare
• Lärare delas in följande
underkategorier:
– Åk F-3
– Lärare åk F-3
– Åk 4-9
– Lärare åk 4-9
– Gymnasiet 1-3
– Lärare gymnasiet 1-3
– Särskolan
– Lärare särskolan
• Målet med it är att ta till sig
kunskap på bästa sätt och
därigenom höja sina resultat
• It kan förbättra lärandet
genom att ta vara på
elevers intresse samt
förenkla kommunikation och
samarbete
• It-stöden behöver vara
anpassade till
kunskapsnivån hos
eleverna samt till olika
situationer när it används
– It-pedagog
• Lärarens dubbla roller som
både pedagog och
administratör gör att det
också finns dubbla mål med
it
Skolledning och
administrativ personal
• I gruppen administrativ
personal ingår
It-support
• I gruppen It-support ingår
bland annat:
– Rektorer och biträdande
rektorer
– It-beställare på skolor
– Övriga som arbetar på
skolan
– It-tekniker och Itsamordnare anställda
centralt
– Personal centralt på
Utbildningsförvaltningen
• Målet med it är
huvudsakligen att minska
administrativt arbete samt
kunna styra, planera och
följa upp verksamheten
• I sin pedagogiska roll
behöver läraren kunna
använda it för att hjälpa
elever att höja sina resultat
– It-tekniker på skolor
• Målet med it är att på ett
enkelt sätt ta emot och följa
upp supportärenden
• För It-beställaren behöver
det finnas möjlighet att
enkelt kunna testa ny
utrustning och program
samt beställa nytt It-stöd
• I sin administrativa roll
behöver it bidra till minskad
administrativ börda
Figur 44: Beskrivning av målgrupper inom den pedagogiska verksamheten
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
71 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Elever
Även om elever är definierat som en målgrupp finns stora skillnader beroende på
årskurs och därför har elever delats in i årskurs F-3, årskurs 4-9, gymnasiet samt
särskolan. Inom samtliga årskurser finns även elever i behov av särskilt stöd. Särskolan
har lagts som en egen underkategori eftersom behoven är specifika och dessutom har de
en egen läroplan.
Förutom att behov skiljer sig mellan elever på grund av årskurs så finns det flera andra
faktorer som genererar skillnader. Olika stor tillgång till dator och it utanför skolan gör
att behoven skiljer sig även mellan elever i samma årskurs. En elev med möjlighet att
arbeta med it i hemmet bygger upp kompetens vilket skapar en annan typ av behov än
för elever utan möjlighet att använda it utanför skolan. De elever som ligger i framkant
behöver stöd för att säkerställa en ständig utmaning medan elever som har svårigheter
med it har behov av stöd främst för att nå målen.
Målet med it för alla elever är optimera sitt lärande för att på så vis höja sina resultat.
För att lyckas behöver it-stöden vara utformade på ett sätt som gör att elevens intresse
tas tillvara på bästa sätt så att nyfikenheten och lusten att lära driver utvecklingen.
Hårdvara och mjukvara behöver också vara anpassad till elevens kunskapsnivå och förutsättningar eftersom det finns stora skillnader mellan olika grupper av elever.
Lärare
Lärare har delats in efter årskurser på samma sätt som elever. Dessutom finns itpedagog som har till uppgift att stötta lärare hur de kan använda it i undervisningen med
som en underkategori. Det är en viktig roll eftersom undersökningar visar att användningen i Sverige är relativt låg i förhållande till tillgången på it och en stor orsak är
bristande kompetensstöd. För kategorin lärare är det viktigt att it stödjer både den
pedagogiska rollens mål att underlätta för elever att ta till sig kunskap och den administrativa rollens mål att reducera, planera samt strukturera administrativa uppgifter.
Lärarnas Riskförbunds (RFs) arbetsmiljöundersökning från 2011 visar på en kraftig
ökning av lärares administrativa uppgifter vilket försvårare deras arbete. I undersökningen svarade ca 90% att de administrativa uppgifterna har ökat under de senaste fem
åren utan att övriga arbetsuppgifter har minskat.25 Utbildningsförvaltningen har fått ett
föreläggande om ett vite på 2 miljoner SEK från Arbetsmiljöverket på grund av
otydlighet kring lärares omfattning och prioritering av arbetsuppgifter. Ett väl utformat
it-stöd kan bidra till att minska lärarnas administrationsbörda och därmed omfattning av
arbetsuppgifter.
Skolledning och administrativ personal
I gruppen skolledning och administrativ personal ingår rektor, biträdande rektor, övriga
som arbetar på skolan samt centrala funktioner på utbildningsförvaltningen. Målet med it
för denna målgrupp är främst att hjälpa till att minska administrativt arbete,
kommunicera med verksamheten samt möjliggöra styrning, planering och uppföljning.
25
Lärarnas riksförbund, 2011, Arbetsmiljöundersökning
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
72 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
It-organisation på skolorna
I gruppen It-organisation på skolorna ingår it-beställare och it-tekniker på skolor samt ittekniker och it-samordnare anställda centralt på utbildningsförvaltningen. De främsta
målen med it för dessa är att stödja elever och lärare hur de kan integrera it i skolan och
på ett enkelt sätt ta emot och följa upp supportärenden samt kommunicera med
verksamheten. För it-beställaren är det viktigt att enkelt kunna testa nya digitala enheter,
tillbehör och program för att kunna avgöra vad som är mest lämpligt för skolan att
beställa.
8.2.1.4.
Ämne och inriktning
Olika ämnen och inriktningar på studier gör att behoven skiljer sig, speciellt under
gymnasiet. Specialiserade inriktningar som exempelvis bild, musik och datorteknik har
andra behov än andra utbildningar såsom naturvetenskap och samhällskunskap.
Dessutom har praktiska utbildningar som exempelvis fordonsteknik mer specifika behov
av att kunna integrera it-stöd i den praktiska undervisningen. Skillnader i behov gäller
både hårdvara och mjukvara.
8.2.1.5.
Situation
De situationer elever ställs inför under första delen av grundskolan liknar varandra och
därigenom också behovet gällande it. Under de sista åren i grundskolan och under
gymnasieskolan ställer dock olika situationer specifika krav på it. Några situationer där
behoven gällande it skiljer sig från en vanlig klassrumssituation är laborationer, nationella
prov, grupparbeten, redovisningar, deltagande i högskolekurser och arbete utanför
skolan.
8.2.1.6.
Särskilda behov
Elever med särskilda behov som exempelvis läs- och skrivsvårigheter, funktionsnedsättning, koncentrationssvårigheter och elever med ringa kunskaper i svenska har
specifika behov av it. Dessa användare behöver exempelvis specifika applikationer och
program men kan också behöva specifika digitala enheter och tillbehör.
8.3
Beskrivning av positiva aspekter för utbildningsförvaltningen i
nuvarande leverans
Som beskrivs i avsnitt 4.2 har införandet av GS-IT inneburit många fördelar för staden
som helhet men även för utbildningsförvaltningen. Innan GS-IT var it-miljön
differentierad med skiftande kapacitet på infrastruktur (datorer och nätverk) ute på
skolorna och det fanns ett beroende till den lokala it-organisationens förmåga. I
dagsläget, efter GS-IT och den WLAN utbyggnad som skett ute på skolorna är det en
mer homogen it-miljö, med en jämnare kvalitet och högre lägstanivå men det finns
fortfarande ett beroende till den lokala it-organisationens förmåga även om det har
minskat i flera fall.
Sedan GS-IT introducerades har datortätheten inom utbildningsförvaltningens
verksamhet ökat. Från att ha haft ca 23 000 datorer till att ha ca 30 500 datorer och
7500 surfplattor26, en total ökning med 65 %, medan antalet elever och anställda inte har
26
Utbf uppgift om antal PC och iPads beräknat i juli 2013
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
73 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
ökat nämnvärt27. Datorbeståndet har gått från stationärt till en betydligt större andel
bärbara. Bärbara datorer och surfplattor har bidragit till en mer mobil arbets- och
undervisningsmiljö.
Inom staden fanns tidigare ett stort antal it-avdelningar ute i verksamheten och även om
många it-avdelningar finns kvar så har antalet ärendesystem och lokala Help Desk/Service
Desk för arbetsplatssystem i staden som helhet reducerats från cirka 40 till 1. Antalet
serverrum med servrar ute i verksamheten har minskat stort. Antalet personer som
arbetar med it har förändrats på skolorna och många har fått förändrade titlar och
arbetsuppgifter.
Antalet servers har minskat i staden med 42 % tack vare virtualisering och konsolidering
vid övergången till Volvo IT. Även om ingen exakt siffra finns för hur stor del
utbildningsförvaltningen står för kan det konstateras att antalet servrar reducerats
kraftigt och de fåtal som återstår hanterar styr-och reglersystem såsom larm och
inpasseringssystem eller lokala informationssystem.
Staden har erhållit en gemensam plattform för arbetsplatssystem (inklusive e-post och
konferensfunktioner) vilket upplevs som stabilt och driftsäkert av den administrativa
personalen. De som är verksamma i den pedagogiska miljön upplever dock inte att
miljön är stabil och driftsäker.
Anställda har idag tillgång till support dygnet runt alla dagar i veckan mot tidigare endast
vardagar och dagtid vilket upplevs som positivt. Därutöver finns det möjlighet till
självbetjäning av applikationer och behörighetsbeställningar för utpekade behöriga
beställare via Serviceportalen.
Staden har fått en övergripande kontroll på licenser vilket även utbildningsförvaltningen
tagit del av och har möjliggjort att utbildningsförvaltningen kunnat bygga upp en effektiv
hantering av licenser både vad gäller administration och ur en kostnadssynpunkt med
möjligheten att managera och distribuera ut applikationer. Skolorna har även fått ta del
av ett större centralt utbud än tidigare i och med den programbank som byggts upp
centralt.
GS-IT har inneburit stora tidsbesparingar vid skolstart kring konto- och behörighetsadministration samt vid applikationsdistribution. I dagsläget återfinns 98 000 grupper
med elev-användare som kan användas för att koppla till gruppdiskar eller andra
behörigheter. Samtliga grupper är också möjliga att använda som sändlistor i e-postsystemet. Det finns i dagsläget ca 700 applikationer paketerade och möjliga att
distribuera. Möjligheten att koppla applikationer och gruppdiskar till verksamhetsgrupper
underlättar administrationen generellt men även särskilt vid skolstart.
8.4
Ursprungliga tjänster i avtalet samt åtgärder för att förbättra
leveransen
Som beskrivs i avsnitt 4.3 finns det ursprungliga tjänster i GS-IT-avtalet som är framtagna
främst för utbildningsförvaltningens verksamheter. Dessutom finns ett stort antal
27
För grund- och gymnasieskolorna har antalet elever ökat med 236 och antalet lärare (beräknat
på heltidsanställda) minskat med 362 mellan åren 2008-2012
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
74 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
ändringar, genomförda undantag samt pågående förbättringsinitiativ som syftar till att
förbättra leveransen för utbildningsförvaltningens verksamheter. Dessa beskrivs i detalj i
kommande avsnitt.
8.4.1
Analys ursprungliga tjänster i avtalet
Tillgänglighet
Möjligheten till distansarbete för personal har förbättrats jämfört med innan GS-IT. All
personal kan från sin egen, privata dator logga in på stadens fjärrarbetsplats
(start.stockholm.se) och där arbeta med Officepaketet och komma åt hemkatalog och
gruppdiskar som om man satt på jobbet. Tidigare fanns e-skrivbordet men den tjänsten
var ej tillgänglig för alla.
Från alla datorer tillhandahållna av Volvo IT kan personal arbeta direkt mot
verksamhetssystem, gruppdiskar och hemkataloger som om man satt på jobbet. Detta är
möjligt genom tjänsten VPN (Virtual Private Network) som skapar en säker tunnel över
Internet mot stadens nätverk. Det är dock inte möjligt för elever att nyttja denna tjänst.
För att underlätta anslutning av iPads men även användarnas personliga mobila digitala
enheter har lösningar tagits fram som gör det möjligt att ansluta iPads till stadens nät,
samt att möjliggöra för användare att lägga in stadens e-post även i sin privata mobila
digitala enhet.
Enkel tillgång till och information om pedagogiska applikationer har utökats genom
central paketering, licenshantering och utbildningsförvaltningens programbank med
applikationsinformation.
Valfrihet
En åtgärd som vidtagits för att öka valfriheten i avtalet är att iPad har integrerats i avtalet
som ”bärbar tunn klient”. I nuläget har utbildningsförvaltningen cirka 7500 iPads. När
valfriheten inte kunnat tillgodoses inom avtalet har det i vissa fall godkänts undantag för
att tillgodose specifika behov.
Mac-datorer används på ett antal skolor undantagna från GS-IT. Globala gymnasiet har
en 1:1-lösning med Mac och är helt undantaget GS-IT, utöver att de får konton
genererade för åtkomst till verksamhetssystem (Fronter). Snösätraskolan är en
grundskola som använder Mac i den pedagogiska verksamheten och därför har även
dessa datorer undantagits. Ett flertal skolor har undantag för Mac-datorer som används
vid utbildningar och lektioner i bild/grafisk design/musik, där Mac anses vara
branschstandard.
Några skolor och utbildningar i avancerad datorteknik har behov av specialiserade
digitala enheter, som också är tillåten att plockas isär och monteras ihop. Dessa
datorsalar har datorer utanför sortimentet från GS-IT och är undantagna från avtalet.
Vid övergången till GS-IT använde ett par skolor enklare datorer utan inloggning som
hjälpmedel vid läs- och skrivinlärning (”Trageton-metoden”). Även dessa datorer, ett
fåtal, blev undantag. Vissa datorer för elever i behov av särskilt stöd undantogs
leveransen på grund av flera faktorer – exempelvis behovet av att använda ett flertal
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
75 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
äldre applikationer på CD/DVD som inte var lämpliga att paketera (pga. att licenserna är
knutna till respektive fysisk skiva), mångfalden av applikationer och kringutrustning,
individuellt anpassade datorer med särskilda hårdvarukrav samt ibland behov av
individanpassade hjälpmedel, till exempel för att möjliggöra enklare inloggning.
Öppenhet
Ett antal tjänster och funktioner i avtalet kan användas för att uppnå varierande grad av
öppenhet.
Avtalet fastställer att det ska vara möjligt att erhålla utökade ”lokala administratörsbehörigheter” för utpekade personer på utpekade datorer. För de datorer där
personer har denna utökade behörighet ges ingen support och inga SLA:er är
applicerbara för datorn. Behörigheten upphör automatiskt efter 6 månader och då
erhålls support för datorn igen. I dagsläget har utbildningsförvaltningen ca 640 datorer
med utökade lokala administratörsbehörigheter (totalt i staden 1380).
Tjänsten ”labbklient” fungerar på samma sätt som ”lokal administratörsbehörighet”
men ger samtliga användare på datorn högre behörighet. Användningsområdet för en
labklient kan vara att testa egna klient/server-lösningar mot egna verksamhetssystem.
Det ingår ingen support för labklienter.
Tjänsten ”Virtuell arbetsstation” är en programvara som installeras på datorn som
medger att en eller flera virtuella datorer kan startas separat i fönster eller i helskärm på
en i övrigt låst dator. Man får ”flera datorer i en”. Den egna datorn har fortfarande full
support från leverantören, medan den virtuella kan vara helt öppen och osupporterad.
Tjänsten virtuell arbetsstation används idag på 338 datorer på utbildningsförvaltningen
(totalt i staden 1120 st.)
Under etableringen av GS-IT togs en särskild konfiguration för skolan fram som kan
användas av både elever och personal. Med konfiguration avses inte digital enhet utan
hur datorn mjukvarumässigt är inställd. Denna konfiguration, som också
benämns ”klienttyp”, fick namnet ”skolarbetsplats”. På en dator som är konfigurerad
som ”skolarbetsplats” kan användarna erbjudas en öppnare datormiljö.
För skolarbetsplatsen togs det succesivt fram ett antal funktioner som syftade till att
erbjuda varierande nivåer av öppenhet. Till exempel genomfördes en ändring som
medger att användaren kan nyttja CD/DVD-skivor som ej kräver installation av program
från skivan eller där programmet på skivan redan är installerat på datorn. En annan
ändring innebar att en extra konfigurering kan beställas till datorn som gör att
programmeringselever kan köra den kod de skrivit. En ändring genomfördes som gjorde
det möjligt att öka skärmsläckartid och energisparläge så att inte datorn stänger ner när
läraren visar en film eller en presentation för eleverna på datorn/projektorn.
Tjänsten ”anpassningsbar skolarbetsplats” innebär att utpekad skolpersonal på
datorer som konfigurerats på detta sätt tillfälligt kan höja sin behörighet för att installera
exempelvis programvara eller plugins i webbläsaren lokalt på datorn. Cirka 100 skolor
har idag beställt tjänsten till minst några datorer på skolan men den används frekvent på
cirka 35 skolor.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
76 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Gemensamma tjänster
”Grupplösning för undervisning” är en tjänst som ingick i avtalet från början. Den
innebär att pedagogen i klassrums-/ datasalssituationen på olika sätt kan styra och
hantera elevernas datorer. Programvaran som används heter ”LanSchool”. Läraren kan
med den till exempel stänga av eller begränsa elevdatorernas tillgång till Internet,
begränsa åtkomst till vissa applikationer på datorn, ta över och kontrollera enskild
elevdator fjärr ifrån eller visa skärmbilden från lärardatorn på enskild elevdator eller
samtliga elevdatorer i en grupp.
Under etableringen togs specialklienten ”Skolbiblioteks-PC” fram för att tillgodose
behoven för skolbiblioteken avseende att ha datorer utan inloggning, begränsat internet
till ett antal utvalda webbplatser, möjlighet att söka i bibliotekskatalogerna samt att låna
och lämna igen böcker.
Tjänsten ”Utskriftskvotering” innebär att antalet utskrifter per månad och elev kan
begränsas för att hålla nere utskriftskostnaderna och minska risken för
okynnesutskrifter.
Tillfälligt undantag från obligatorisk inloggning med tjänstekort
Staden drev tidigare ett projekt vid namn OTIS (Obligatorisk Tjänstekortsinloggning I
Staden) där målet var att all personal ska använda tjänstekort för att logga in på
arbetsplatssystemet. Skolorna uttryckte en oro för att detta skulle kunna medföra
negativa konsekvenser i den pedagogiska verksamheten, varefter SLK/IT i samråd med
utbildningsförvaltningen beslöt att undanta lärarna från obligatoriet tills situationen
analyserats och eventuell åtgärder vidtagits. Det betyder att skolpersonal fortfarande kan
logga in med användarnamn och lösenord.
Support
I GS-IT leveransen är det endast anställd skolpersonal och vikarier som får kontakta
Service Desk och erhålla teknisk support. I de fall en elev behöver komma i kontakt med
Service Desk sker det via anställd personal.
Användarstöd och felsökning hanteras i möjligaste mån via telefon och med hjälp av
fjärrstyrning av användarens dator. Om det inte går att hjälpa användaren skickar
leverantören ut en tekniker för vidare hantering. I de fall en användare har erhållit
utökade behörigheter på datorn och blivit lokal administratör på datorn ges ingen
support på datorn och datorn undantas från SLA-hantering.
Om tjänsten anpassningsbar skolarbetsplats är beställd till datorn görs felsökning på
datorn i maximalt tjugo minuter, därefter föreslår Service Desk en ominstallation. Vill
användaren ha ytterligare support, debiteras detta enligt konsulttaxa och om problemet
uppstått på grund av otillbörligt användande debiteras kunden. Vissa restriktioner finns
även avseende servicenivåer då flera klientrelaterade SLA:er inte gäller dessa datorer.
Administration
Avtalet säger att staden ska ha en beställarorganisation och en it-beställarorganisation.
Med stadens beställarorganisation avses de behöriga beställarna och godkännare samt
utpekade behörighetsadministratörer som finns ute på respektive verksamheter. Med
stadens it-beställarorganisation avses den centrala organisation som hanterar leveransen
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
77 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
utifrån ett leverantörsstyrnings- och avtalsperspektiv vilket regleras i Bilaga 3
samverkansmodell i GS-IT avtalet.
Inom kategorin administration har olika initiativ gjorts främst kring beställarorganisation
och beställningshantering men även kring it-beställarorganisationen avseende att kunna
följa upp leveransens omfattning, servicenivåuppfyllnad och beställarstöd kring
behörighetsadministration.
Beställarorganisation och beställningshantering
Nödvändiga roller har identifierats och införts i organisationen såsom behöriga
godkännare, (avtalet beskriver endast behöriga beställare och behörighetsadministratörer initialt), behöriga beställare, grupp(disk)ägare (GÄ), it-kontaktpersoner
(ITKP), Verksamhetsansvariga (VA) samt en tjänstekortsadministration med
huvudtjänste- och tjänstekorts administratörer (HTKA resp. TKA).
Vidare har ett antal projekt genomförts i syfte att förbättra beställningshanteringen.
Flertalet av dessa har bestått av ändringar i Serviceportalen där olika användarvänlighetshöjande åtgärder genomförts såsom exempelvis möjligheter att styra utbudet i
serviceportalen på verksamhetsnivå, tydligare och enklare beställar-/godkännarflöden,
vikariehantering av BG och GÄ men även flera effektiviseringsinitiativ såsom möjlighet
att beställa många datorer, behörigheter och applikationer vid ett och samma tillfälle
eller möjlighet att administrera fakturareferenser och möjlighet att beställa applikationer
till grupper har genomförts.
Stadens it-beställarorganisation och statistikuppgifter
Initialt i leveransen fanns det ingen möjlighet att följa upp leveransen ur ett
volymperspektiv eller avseende hantering av beställningar och behörigheter utan endast
utifrån uppfyllnad av SLA:er. Ett arbete har genomförts där ett stort antal rapporter
tagits fram som sedan stadens it-beställarorganisation förädlar och tillhandahåller till
beställarorganisationen i serviceportalen eller på andra överenskomna ytor. Stadens
beställarorganisation och stadens it-beställarorganisation fick 2011 tillgång till
leverantörens faktureringssystem (Fakturaportalen) för att kunna följa upp kostnader
och underlätta fakturahanteringen. Fakturarapporter skickas av Volvo IT till
utbildningsförvaltningens centrala ekonomiavdelning som i sin tur publicerar dessa varje
månad till samtliga skolor så att de kan följa upp och hantera sina kostnader.
8.4.2
Analys av genomförda ändringar
Nedan återfinns en matris som visar ändringsbegäran som genomförts under GS-IT.
Samtliga har kategoriserats enligt tillgänglighet, valfrihet, öppenhet, gemensamma
tjänster, support och administration. Under beskrivning redovisas (om möjligt) i vilken
utsträckning de används samt om behoven är täckta eller om något gap återstår.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
78 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
CR no.
Ändringsnamn
Beskrivning
Kategorier
T
CR
Enklare åtkomst till
En tjänst för hela staden som möjliggör
380/398 stadens nät från mobila åtkomst från mobile enheter såsom
SCEP
enheter
smarta telefoner, surfplattor samt
X
BYOD enheter. Ca 15% av de anställda
på utbildningsförvaltningen använder
denna tjänst.
CR 409 Autentisering med
En tjänst som ger möjlighet att
användarcertifikat med autentisera sig med tjänstecertifikat mot
Active Sync
Exchange vilket används av Mobile Iron
och skjuts ut till den mobila enheten.
Denna tjänst hänger ihop med CR 380 X
och 389 och är en förutsättning för att
kunna tillgodose behovet av att kunna
komma åt resurser såsom e-post och
kalender på de mobila enheterna.
CR 389 Aktivering av mailsync Denna tjänst var tidigare beställningsbar
men numer är tjänsten beställd till
samtliga anställda i staden för att
X
undvika att användaren glömmer att
beställa denna tjänst.
CR 394 iPAD3
Denna ändring hanterar att Volvo IT ska
tillhandahålla iPad3 istället för iPad 2 vid
nybeställningar.
CR 350 Lärares åtkomst till PC Denna tjänst togs fram för att kunna
i klassrumssituationen hantera ett obligatoriskt
tjänstekortskrav. Tjänsten möjliggör att
läraren kan lämna klassen utan att
avbryta undervisningen när denne drar
ut sitt tjänstekort. I och med att OTIS
inte implementerats har inte tjänsten
kommunicerats ut och används därför
inte. Inväntar besked från OTIS
projektet innan lanseringen av tjänsten
sker.
CR 332 Flexibel skolarbetsplats Möjliggör att en lärare kan hjälpa en
i skolmiljön
elev att installera en applikation genom
att läraren loggar in och godkänner
installationen. Denna tjänst används i
större skala(>10 datorer) på drygt 40
skolor. Behovet att kunna installera
applikationer är inte fullt ut tillgodosett
men i och med denna tjänst kan en
lärare hjälpa en elev vid en akut
situation, exempelvis att kunna installera
en webapplikation under pågående
lektion etc.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
V
Ö
GT
S
X
X
X
X
79 (108)
A
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
CR no.
CR 27
CR 91
CR156
Ändringsnamn
Möjlighet att köra CD
och DVD applikationer
direkt på digitala
enheter utan
föregående paketering
Kompilera och köra
egen datakod
Anpassning av
skärmsläckare och
energisparfunktioner
CR 190 Licenshantering
CR
168E
CR
170AB
C
Kontoövertagande
Multipel beställning av
behörigheter,
applikationer och
arbetsplatsabonnemang
Beskrivning
Kategorier
T
En tjänst som togs fram i syfte att kunna
köra applikationer från CD och DVD.
Tjänsten tillgodoser endast delar av
behovet eftersom det finns begränsningar i funktionalitet då det fortfarande
krävs en paketering av applikationen.
Möjliggör för elever som läser
programmering att kompilera och köra
sin egen kod. Tjänsten används i
begränsad omfattning.
Funktion som förlänger skärmsläckartiden vid exempelvis filmvisning.
Behovet är till viss del tillgodosett fast
X
användarna upplever det som krångligt
att beställa om funktionen efter
omstarter och ominstallationer.
Denna tjänst syftade till att få in Stadens
licensåterförsäljare i applikationsbeställningsprocessen i syfte att
säkerställa att staden alltid ska vara
korrekt licensierad. Tjänsten används i
samtliga beställningar som görs till
enskilda datorer men ej när beställning
sker till grupp vilket gör att behovet
inte fullt ut är tillgodosett. Det behovet
hanteras i CR 432 som ännu ej är
levererad.
Möjliggör att konton kan tas flyttas över
kostnadsmässigt samt behörighetsmässigt mellan verksamheter. Tjänsten
är inte fullt ut implementerad på
utbildningsförvaltningen i och med att
rollen ITKP inte är på plats. Behovet
kommer då vara tillgodosett men en hel
del återstår att göra avseende
användarvänlighet i avslutsprocessen för
behörigheter vilket adresseras i CR 404
som ännu ej är levererad.
Möjliggör att verksamheterna kan
beställa flera arbetsplatser, applikationer
och behörigheter vid ett och samma
tillfälle till en dator/användare. Denna
tjänst används i väldigt hög utsträckning
av skolorna och tillgodoser framförallt
behovet kring applikations- och
behörighetsbeställningar.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
V
Ö
GT
S
A
X
X
X
X
X
X
X
X
X
80 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
CR no.
Ändringsnamn
Beskrivning
CR 187 Ändringsbegäran
beträffande kurs- och
vikariekonton
Kategorier
T
Möjliggör att vikarier kan erhålla konton
för användning under vikariatet. Denna
tjänst används frekvent av skolorna och
tillgodoser stora delar av behoven även
om beställningsförfarandet upplevs som
komplext.
CR 299 Testkonton i
Möjlighet för behöriga beställare att
Live@EDU för
testa Live@EDU tjänsten för att kunna
behöriga beställare
hjälpa eleverna. Behovet att kunna
hjälpa elever med hantering av
live@Edu ligger bakom denna tjänst.
X
Tjänsten löser till viss del behovet men
det är väldigt svårt att utvärdera
tjänsten när inga kopplingar mot
eleverna finns varför behovet endast till
viss del tillgodoses.
CR
Vikariehantering av BG I och med denna tjänst kan Behöriga
168F
och gruppdiskägare
godkännare och gruppägare tillsätta
vikarier som hanterar godkännandeflödena när de är lediga. Denna tjänst
X
tillgodoser behovet. Dock finns det flera
roller som det borde finnas möjlighet
att vikariehantera såsom exempelvis
ITKP, TKA etc.
CR 354 Delegerad
It-kontaktpersoner kan i och med
administrativ
denna tjänst ge andra verksamheter
behörighet
behörighet beställare möjlighet att
administrera verksamhetens användare
och datorer. Denna tjänst används
väldigt frekvent på skolorna där samma
tekniker är verksam på flera skolor och
är en förutsättning för att de ska kunna
utföra sitt arbete.
CR 11 Filtrering av tjänster i Skolans it-kontaktperson kan med
serviceportalen
denna tjänst styra vad behörig beställare
på skolan ska kunna beställa för tjänster
i serviceportalen. Denna tjänst är inte
implementerad på utbildningsförvaltningen. Planerad implementation
är dec 2013.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
V
Ö
GT
S
A
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
81 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
CR no.
Ändringsnamn
Beskrivning
CR 164 Dynamiska roller/
Hanna- och Boskoinformation kring
grupper och tilldelning elevers klass, ämne, mentorstillhörighet
etc. läses ned och generar upp grupper i
katalogtjänsten som är möjliga att
behörighetsadministrera och nyttja för
kommunikation. Denna tjänst sparar
enormt mycket tid för verksamheterna
och används väldigt frekvent av
skolorna. Dessvärre saknas möjlighet
att skapa användargrupper vilket är en
förutsättning för att en enklare
behörighetsadministration ska fungera.
Detta behov ska hanteras i CR 433 som
ännu ej är levererad.
CR 327 Tillkommande
Staden fick tillgång till faktura-portalen
beställningsbara
för att kunna följa upp kostnaderna och
artiklar i och med
för en enklare fakturahantering.
införande av Faktura- Utbildningsförvaltningen har endast ett
portalen inom staden fåtal licenser som hanteras av
ekonomienheten på förvaltningen.
Dessa tar i sin tur ut rapporter till
samtliga verksamheter månadsvis. Visst
behov av flera licenser kan finnas från
centrala verksamheter på
utbildningsförvaltningen.
CR 401 Utökad
Dessa ändringar syftar till att stadens itoch 410 applikationsinventering beställarorganisation ska kunna beställa
/Etablering av Software monitorering och få fram statistik kring
inventory
faktiskt nyttjande av applikationer.
Denna tjänst har ännu ej nyttjats av
utbildningsförvaltningen men behovet av
att kunna mäta faktiskt användande är
stort.
8.4.3
Kategorier
T
V
Ö
GT
S
X
X
X
X
Analys av genomförda undantag från GS-IT-leveransen
Styr- och reglersystem är enligt avtal undantagna från GS-IT leveransen men då flera
skolor har undervisning som bygger på speciella pedagogiker eller undervisningsformer
som inte passar GS-IT avtalet har ett antal undantag godkänts av staden och
leverantören Volvo IT. De mest relevanta från utbildningsförvaltningen redovisas nedan.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
A
82 (108)
X
X
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Skola/
verksamhet
Beskrivning av undantag
Snösätraskolan
Snösätraskolan bygger sin pedagogiska verksamhet på
Mac. Admin personal ligger i Volvo IT miljön
Globala
gymnasiet
Flertal skolor
Globala gymnasiet är undantagna GS-IT leveransen. 1:1
Macdatorer till elever
Undantag för macdatorer för bild/film/musik
utbildningar
Thorildsplans gymnasium har it-tekniknära utbildningar
där datorerna i sin mjukvarukonfiguration behöver vara
öppna men de behöver också kunna plockas isär och
sättas ihop i utbildningssyfte
Thorildsplans
gymnasium
Fåtal skolor
Flertal skolor
Samtliga skolor
8.4.4
CR no.
CR
415
CR
416
CR
417
CR
423
CR
425
Kategorier
T
V
Ö
GT
S
A
X
X
X
Några skolor hade speciella Trageton-datorer för läsoch skrivövningar som undantogs från GS-IT
Elever med behov av särskilt stöd har ofta behov av
specialutrustning eller egna datorer
Skolpersonal har ett tillfälligt undantag från obligatorisk
tjänstekortsinloggning
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Analys av pågående förbättringsinitiativ
För tillfället pågår det ett antal ändringar och projekt som har bäring på GS-IT 2.0
kravställningen. Dessa initiativ åskådliggörs i matrisen nedan.
Ändringsnamn
Beskrivning
Kategorier
T
SITS Förenklad
inloggning för elever i
behov av särskilt stöd
SITS-Åtkomst till vissa
VIT-tjänster från icke
Volvo datorer
Förenklad WLANaktivering
Denna ändring avser förenkla
inloggningen för elever med behov av
X
särskilt stöd.
Möjlighet för elever i behov av särskilt
stöd att komma åt vissa it-tjänster inom X
GS-IT från privata (icke-Volvo).
Verksamheterna ska inte behöva
beställa WLAN till bärbara utan dessa
X
ska vara aktiverade från början.
Ändring avseende
införande av staden
övergripande Windows
7 64-bit version
Åtkomst till filerna från
smartphone och tablets
Staden önskar etablera en 64-bitars
plattform på alla pc-konfigurationer i
leveransen.
Möjliggör att komma åt och redigera
dokument från hemkatalog och
samarbete.stockholm.se för anställda.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
V
Ö
GT
S
A
X
X
X
X
X
83 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
CR no.
Ändringsnamn
1:1
1:1-projektets krav
Projektet
Beskrivning
Ett antal krav och föreslagna lösningar
som berör 1:1-satsningen relaterade till
digitala enheter, support. Flera av dessa
krav härstammar från Taskforce och
KVITS projektet.
Exempelvis
•
•
•
Taskfo Ett antal kvalitetsrce/
höjande projekt har
KVITS genomförts. Först en
taskforce som löste en
del problem i it miljön.
Senare genomfördes
KVITS projektet för att
höja kvaliteten i
leveransen mot
skolorna.
CR
Kravställning för
434
nyttjande av datorer
vid nationella provet
CR430 Fastställande av
verksamhetstill. Via
fakturareferens
CR
432
CR
404
8.5
Licenshantering för
gruppbeställningar av
applikationer
Multipel avbeställning
av applikationer och
behörigheter
Kategorier
T
X
•
•
Ö
GT
X
S
A
X
SSD disk
Icke störande applikations-distributioner
Lösenordsbyte för hel/delar av klass
Slutrapport från KVITS är ännu ej är
levererad. Flera av slut-satserna från
projektet är adresserade i ovan nämnda
1:1 projekt men det finns eventuellt
övriga punkter att utreda såsom
X
exempelvis:
•
V
X
X
Inloggningstider Wake on LAN
installationer
Tysta installationer av applikationer
Utbildning
Syftar till att erbjuda möjlighet att
tillfälligt stänga av samtlig funktionalitet
som krävs för att tillåta skolor/elever
att genomföra nationella provet på
dator.
Många datorer ligger fel ute på skolorna
rent fysiskt i AD:t på grund av att
datorerna flyttats runt utan uppdatering
av datorobjektet. Denna ändring pekar
om datorn till den som betalar den för
tillfället.
Syftar till att involvera stadens
licensåterförsäljare i beställningsprocessen för beställning av
applikationer till datorgrupper för att
säkerställa att staden har kontroll på
licenshanteringen.
Syftar till att möjliggöra avinstallation av
flera applikationer och behörigheter vid
ett och samma tillfälle.
X
X
X
X
X
X
X
X
Beskrivning av problem och brister i nuvarande leverans
Som beskrivs i avsnitt 4.4 finns ett antal upplevda brister i dagens leverans som skapar
gap mellan behov och dagens leverans. Dessa gap och brister beskrivs i detta avsnitt
innefattar tre delar. Det första beskriver och detaljerar användares upplevda brister i
dagens leverans för respektive behovskategori, det andra analyserar rotorsaker till låg it-
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
84 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
tillgång och it-användning och det sista redovisar en bruttolista med problem i dagens
leverans.
8.5.1
Beskrivning av användares upplevda brister i nuvarande leverans
Avsnittet nedan beskriver användarnas upplevda brister i nuvarande leverans mer i detalj
samt vilka av de definierade behoven som inte uppfylls för respektive gap. Dessutom
presenteras svar från enkäten för respektive behovskategori.
Tillgänglighet
Inom tillgänglighet finns det framförallt tre upplevda gap mellan behov och nuvarande
leverans. Dessa är långsam uppstart, begränsad åtkomst till gemensamma resurser samt
olika typer av störningar under användning.
Tillgänglighet
Gap
Exempel på behov som ej uppfylls
1. Långsam och problematisk uppstart och
inloggning gör att en stor del av lektionstiden
riskerar att gå förlorad. Exempelvis uppdateringar,
avsaknad av gruppinloggning och oladdade
batterier är faktorer som påverkar
inloggningsprocessen negativt
•
Alla elever och alla som arbetar i skolan ska ha hög tillgänglighet till digitala
resurser och tjänster så att it-användningen i och utanför skolan upplevs
användarvänlig och problemfri
•
Digitala enheter ska starta snabbt och fungera utan avbrott, användare ska
snabbt få tillgång till den mjukvara som används på skolan
•
Elever och personal ska kunna logga in på ett användarvänligt sätt, anpassat
efter individens behov och förutsättningar
2. Begränsad åtkomst till gruppdiskar, hemkatalog •
och delade resurser när eleven befinner sig utanför
skolan eller när egna terminaler används
Alla elever och alla som arbetar i skolan ska ha hög tillgänglighet till digitala
resurser och tjänster så att it-användningen i och utanför skolan upplevs
användarvänlig och problemfri
•
Möjlighet ska finnas att nå samma innehåll/resurser från olika enheter och
oberoende av tid och rum för att möjliggöra användning av it utanför skolan
•
Alla elever och alla som arbetar i skolan ska ha hög tillgänglighet till digitala
resurser och tjänster så att it-användningen i och utanför skolan upplevs
användarvänlig och problemfri
•
Digitala enheter ska starta snabbt och fungera utan avbrott, användare ska
snabbt få tillgång till den mjukvara som används på skolan
3.Störningar under pågående användning av
terminaler i form av uppdateringar, hängningar och
krypteringsrelaterade problem vid omstart, kort
batteritid och programdistribution och
uppdateringar som skolan inte kan schemalägga
Figur 45: Gap och exempel på behov som ej uppfylls inom tillgänglighet
Ovanstående gap bekräftas i den enkät som skickats till behöriga beställare och
godkännare:
Tillgänglighet
Enkätfråga: I vilken utsträckning tillgodoses de definierade behoven?
50
45
Procent av svar
40
30
27
20
20
10
5
3
0
Mycket liten
Liten
Ganska stor
Stor
Mycket stor
0
Vet ej
28%
72%
Behov uppfyllda i liten eller mycket liten utsträckning
Behov uppfyllda i stor, ganska stor utsträckning
Not: Resultatet är liknande för både grundskolan och gymnasieskolan
Figur 46: Resultat från enkäten angående gap inom tillgänglighet
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
85 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Problemen som finns relaterade till inloggningar medför stor negativ påverkan på
skolorna eftersom undervisningen blir lidande i flera avseenden. Inloggningstiden för
elever och personal är lång. Statistiken som redovisas nedan visar att inloggningstiden är
markant längre för utbildningsförvaltningens verksamheter än för andra förvaltningar och
bolag.
Inloggningstid (sek)
median
Inloggningstid (sek) medelvärde
200
150
150
100
100
50
50
0
Dec
2011
0
Dec
2012
Maj
2013
Okt
2013
Dec
2011
Dec
2012
Maj
2013
Skolor
Skolor
Förvaltningar
Förvaltningar
Bolag
Bolag
Okt
2013
Figur 47: Inloggningstider för skolor, förvaltningar och bolag inom Stockholm stad
Som synes i graferna ovan har inte inloggningstiderna förändrats i någon större
utsträckning över tid trots att flera insatser genomförts för att förbättra dem. Skillnaden
mellan medelvärde och medianen beror på att det finns inloggningar som tar avsevärt
mycket längre tid än normalt vilket höjer medelvärdet.
Vad gäller behovet av att kunna logga in på ett användarvänligt sätt anpassat efter
individens behov och förutsättningar upplevs dagens lösenordspolicy, trots genomförda
förenklingar, vara onödigt komplex för elever. Även avsaknad av möjlighet till gruppinloggning försvårar it-användningen i framförallt de lägre årskurserna och för grupper av
elever i behov av särskilt stöd, där ett stort antal elever beroende på funktionshinder
kan behöva hjälp att logga in. Med gruppinloggning ges möjlighet för läraren att förbereda
lektionen bättre genom att kunna logga in på alla datorer innan lektionen börjar. Många
lägre årskurser efterfrågar också en möjlighet att komma in i datorerna utan att behöva
logga in, eftersom de ofta bara vill använda datorn eller digitala enheten för att kanske
rita eller använda en programvara på CD/DVD utan behov av autentisering för åtkomst
till Internet eller nätverk. Behoven varierar dock från gång till annan, så att erbjuda en
digital enhet utan inloggning som permanent saknar åtkomst till nätverk uppfyller inte
behovet.
Inte bara inloggning och uppstartstider utan även utloggningstider är långa, delvis på
grund av programinstallationer. Långa utloggningstider skapar problem för elever som
ofta har ont om tid tills nästa lektion börjar vilket ibland resulterar i att datorn stängs av
utan att en fullständig utloggning skett. En ofullständig utloggning kan bidra till att nästa
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
86 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
användare får problem att logga in samt att ofullständiga uppdateringar startar om på
nytt.
Angående behovet av att kunna komma åt gruppdiskar, hemkataloger och delade
resurser utanför skolan är det flera behov som inte tillgodoses i dagens leverans.
Exempelvis finns det ingen möjlighet att komma åt personlig eller delad lagring eller att
skriva ut från iPads eller egna digitala enheter (BYOD).
Gemensamma arbetsytor i avtalet såsom gruppdiskar är svåra att komma åt utanför
stadens nätverk och Office 365 erbjuder i dagsläget enbart e-post för elever, ingen
molnlagring. En uppgradering är planerad för att ge elever även molnlagring i Microsofts
tjänst Skydrive. Lärarna har dock ingen åtkomst till Office 365 eller Skydrive, vilket gör
det svårt för lärare och elever att samarbeta och dela filer. Brister i tillgänglighet och
åtkomst för elever och lärare, tillsammans med att erbjudna lösningar inte uppfattas som
tidsenliga, gör att både elever och lärare använder andra samarbetstjänster såsom
exempelvis Google Apps och Facebook.
Elever i behov av särskilt stöd kan inte på ett tillfredsställande sätt inkludera sin
personliga eller av stödorganisation förskriven individanpassade dator i skolans it-miljö –
till exempel har de inte möjlighet att komma åt hemkatalog, gemensam datalagring på
gruppdiskar, applikationer eller utskrift. Konsekvensen av det upplevda gapet är att
elever har svårt att (sam)arbeta utanför skolan eller använda egen utrustning i skolan
vilket hämmar lärandet.
Dagens metodik för leverans av applikationer och systemuppdateringar orsakar
störningar under pågående användning i och med att applikationer och uppdateringar
oannonserat distribueras i samband med lektionstid, och i vissa fall gör datorerna
tillfälligt obrukbara. Möjlighet för både skolan och individen av att kunna skjuta upp
installationen och att kunna styra/schemalägga när installationer och uppdateringar ska
ske är en brist som kvarstår. Uppdateringar av operativsystem och program som avbryts
av eleven, exempelvis när lektionen slutar eller om eleven behöver datorn till annat, kan
få problem att komma igång igen. I de fall eleven stänger av datorn mitt i en uppdatering
resulterar det i att datorn tar längre tid att starta nästa gång.
Krypteringstekniken Bitlocker upplevs av skolorna som en återkommande problemkälla
när den felaktigt låser datorn att skolpersonal kontaktar Service Desk för att få en lång
kod som måste matas in för att datorn ska gå att använda igen. Låg batterikapacitet för
vissa bärbara datorer gör att de behöver laddas under lektionen. Det finns även
bristande möjligheter för eleverna att rent praktiskt (inga lediga eluttag) och logistiskt
hinna och kunna ladda batterierna både under och mellan lektionerna.
Det finns ett beslut om att all personal ska logga in med tjänstekort. För skolpersonal
finns dock ett beslut om undantag tills frågan om påverkan för skolorna är utredd.
Problembeskrivningen i detta stycke gäller alltså inte i dagens situation utan bara om
undantaget upphävs. Ett upphävande av undantaget och ett obligatorium bedöms dock få
konsekvenser för den pedagogiska verksamheten, varför följande beskrivning ändå finns
med som ett illustrativt exempel: Tjänstekortskrav för lärare skulle skapa problem när
läraren behöver lämna lektionssalen med en film eller presentation för eleverna igång på
projektorn, för att exempelvis hämta utskrifter eller gå på toaletten eftersom kortet då
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
87 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
måste lämnas kvar i datorn för att inte skärmen ska låsas. Även för it-personal finns
behov av att kunna logga in på flera datorer samtidigt för att kunna utföra administrativa
uppgifter på en stor mängd datorer samtidigt på begäran av leverantören eller
utbildningsförvaltningen. Detta behov är extra stort vid terminsstarter.
Valfrihet
För kategorin valfrihet finns det tre huvudsakliga gap i dagens leverans och dessa berör
begränsat utbud av digitala enheter, begränsad valfrihet för elever i behov av särskilt stöd
samt begränsat utbud av konfigurationer.
Gap
Exempel på behov som ej uppfylls
• Elever och alla som arbetar i skolan ska ges möjlighet att nyttja tidsenliga och
framåtsyftande verktyg genom att erbjudas tillgång till ändamålsenliga digitala
enheter, operativsystem och konfiguration
Valfrihet
1. Nuvarande avtal och bristande processer ger
små möjligheter för utbildningsförvaltningen och
enskilda skolor att införskaffa, utvärdera, använda
och vid behov tjänstefiera nya digitala enheter,
skrivare och pedagogiska verktyg
2. Begränsat utbud av digitala enheter och tillbehör • Elever och alla som arbetar i skolan ska ges möjlighet att nyttja tidsenliga och
gör att utbildningar och ämnen som är inriktade mot
framåtsyftande verktyg genom att erbjudas tillgång till ändamålsenliga digitala
exempelvis bild, musik och datorteknik inte alltid får
enheter, operativsystem och konfiguration
tillgång till ändamålsenlig hård- och mjukvara som
används i arbets-livet eller som användarna är
vana vid
3. Begränsat utbud av digitala enheter och tillbehör • Elever och alla som arbetar i skolan ska ges möjlighet att nyttja tidsenliga och
för elever i behov av särskilt stöd
framåtsyftande verktyg genom att erbjudas tillgång till ändamålsenliga digitala
enheter, operativsystem och konfiguration
4. Begränsningar avseende möjliga konfigurationer • Elever och alla som arbetar i skolan ska ges möjlighet att nyttja tidsenliga och
gör att individers, skolors och specifika
framåtsyftande verktyg genom att erbjudas tillgång till ändamålsenliga digitala
utbildningars diversifierade behov inte kan
enheter, operativsystem och konfiguration
tillgodoses
Figur 48: Gap och exempel på behov som ej uppfylls inom valfrihet
Ovanstående gap bekräftas i den enkät som skickats till behöriga beställare och
godkännare:
Valfrihet
Enkätfråga: I vilken utsträckning tillgodoses de definierade behoven?
47
50
Procent av svar
40
30
23
23
20
10
4
1
0
Mycket liten
Liten
Ganska stor
Stor
Mycket stor
3
Vet ej
30%
70%
Behov uppfyllda i liten eller mycket liten utsträckning
Behov uppfyllda i stor, ganska stor utsträckning
Not: Resultatet är liknande för både grundskolan och gymnasieskolan
Figur 49: Resultat från enkäten angående gap inom valfrihet
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
88 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Begränsningar avseende att införskaffa, utvärdera, använda och vid behov tjänstifiera nya
digitala enheter och pedagogiska verktyg hindrar den it-pedagogiska utvecklingen på
skolan. De skolor som drabbas främst upplever att de hindras i sin utveckling hårdast är
de som är de ledande och drivande skolorna samt de lärare som ligger i framkant
avseende användande av it.
Ett begränsat utbud av digitala enheter försvårar för elever och lärare att kunna använda
det it-stöd som de är vana vid och som används i arbetslivet. Elever och lärare inom bild,
musik, grafisk design, webb digitalt skapande och webutveckling och multimedia
medieämnen behöver exempelvis använda digitala enheter från Apple för vissa moment,
vilket inte är möjligt att tillgodose i nuvarande avtal.
Prestanda för datorer som finns i utbudet upplevs som för låg för vissa grupper av elever
och lärare. Inriktningar Tekniska inriktningar mot exempelvis konstruktion och CAD
använder programvara med höga prestandakrav som nuvarande datorer inte har. Vid
körning av vissa applikationer upplevs även ljud-och grafikkort som alltför svaga och ett
stort behov av större diskar finns för att undvika problem med att för små hårddiskar
blir fulla och gör datorn långsam. I dagens utbud finns inte heller digitala enheter med
grundläggande komponenter såsom exempelvis aktiverad inbyggd webkamera och
blåtand. Vissa skolor med utbildning inom datorteknik behöver också ha tillgång till mer
avancerade datorer samt möjlighet att montera isär och sedan sätta ihop dem.
Konsekvensen är att användare inte får förutsättningar att välja och använda tidsenliga
och optimala verktyg som används på arbetsmarknaden och som eleverna är vana. Detta
vid riskerar att hämma lärandet och försvåra för eleverna i en framtida arbetssituation.
Skolor upplever en begränsad tillgång till konfigurationer och operativsystem som är
anpassade efter individens behov vilket ger konsekvensen att kunna bedriva en effektiv
undervisning och försvårar att nå målen och de kunskaper som efterfrågas i ett framtida
arbetsliv.
Öppenhet
Inom öppenhet finns det huvudsakligen fyra upplevda gap mellan behov och dagens
leverans. Det finns problem att själv installera program, använda molntjänster, brist på
koncept för att styra behörigheter samt begränsad möjlighet att kontrollera åtkomst till
Internet.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
89 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Öppenhet
Gap
Exempel på behov som ej uppfylls
1. En låst datormiljö upplevs av användarna
medföra begränsningar för att kunna installera och
testa nya och specifika pedagogiska verktyg både
för elever och pedagoger. Detta medför även
problem för exempelvis elever i behov av särskilt
stöd och vid genomförande av PISA-prov
•
Elever, och alla som arbetar i skolan ska kunna använda de digitala
enheterna på ett sätt som är anpassat till situationen samt den enskilde
individens behov och intresse
•
Det ska ges möjlighet att välja grad av öppenhet så att de användare som
önskar själva kan installera, testa och använda nya pedagogiska resurser
som tillvaratar pedagogers/elevers nyfikenhet och intresse
2. Användarna upplever en begränsning i
möjligheterna att använda molnbaserade tjänster
•
Elever, och alla som arbetar i skolan ska kunna använda de digitala
enheterna på ett sätt som är anpassat till situationen samt den enskilde
individens behov och intresse
3. Det saknas en helhetslösning för elever som har •
behov av högre behörighet på datorer, exempelvis
elever med personliga bärbara datorer (1:1), elever
som går programmeringskurser och elever i behov
av särskilt stöd. För vissa av dessa grupper
innefattar det även möjlighet att kunna ändra
systemkonfiguration och säkerhetsinställningar på
en djupare nivå
Elever, och alla som arbetar i skolan ska kunna använda de digitala
enheterna på ett sätt som är anpassat till situationen samt den enskilde
individens behov och intresse
4. Möjligheten till internetkontroll finns i avtalet men •
funktionaliteten är begränsad och medger inte den
grad av kontroll som krävs för ex nationella provet
Elever, och alla som arbetar i skolan ska kunna använda de digitala
enheterna på ett sätt som är anpassat till situationen samt den enskilde
individens behov och intresse
Figur 50: Gap och exempel på behov som ej uppfylls inom öppenhet
Ovanstående gap bekräftas i den enkät som skickats till behöriga beställare och
godkännare:
Öppenhet
Enkätfråga: I vilken utsträckning tillgodoses de definierade behoven?
50
40
45
Procent av svar
34
30
20
12
10
4
1
4
0
Mycket liten
Liten
Ganska stor
Stor
Mycket stor
Vet ej
21%
79%
Behov uppfyllda i liten eller mycket liten utsträckning
Behov uppfyllda i stor, ganska stor utsträckning
Not: Resultatet är liknande för både grundskolan och gymnasieskolan
Figur 51: Resultat från enkäten angående gap inom öppenhet
I den managerade datormiljön i dagens leverans hindras användaren generellt från att
själv kunna installera och testa nya pedagogiska programvaror på ett enkelt och snabbt
sätt vilket upplevs som en stor brist. Ett exempel på behov är att en lärare hittar en
programvara eller en webbplats som kräver installation av en plugin, som han/hon vill
använda i undervisningen med eleverna nästkommande dag. Det finns heller ingen
möjlighet att ansluta icke certifierade tillbehör som kräver att drivrutiner installeras
såsom exempelvis skrivare, mobilt bredband eller digitalkameror.
Det finns tjänster i avtalet som i varierande omfattning ger användaren en öppnare
datormiljö och därmed möjliggör att det går att installera och testa mjukvara (labklient,
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
90 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
virtuell PC, local admin, Anpassningsbar skolarbetsplats) men nackdelen är att flera av
tjänsterna reducerar möjligheten att erhålla support på datorn och detta, tillsammans
med att tjänsterna upplevs som komplexa, gör att tjänsterna inte används i större
utsträckning. I dagens leverans finns ingen molnbaserad lagringstjänst som möjliggör
delning av filer mellan elever och lärare.
Bristen på möjlighet att få utökad behörighet till datorn skapar framförallt problem för
användare som har personliga datorer eller för användare som studerar eller undervisar
i specialiserade utbildningar. Konsekvensen av begränsad behörighet för användare är att
elever och lärare inte kan använda sin it-utrustning fullt ut.
Det finns brister i dagens lösningar när det gäller möjligheten att kontrollera åtkomst till
internet och behovet av att kunna använda digitala enheter på ett sätt anpassat till
situationen uppfylls inte. Konsekvensen är att det uppstår problem vid exempelvis
nationella prov där elever inte får ha tillgång till Internet eller hjälpmedel som
rättstavning och grammatikkontroll. Det uppstår också problem i situationer där vissa
elever har rätt till exempelvis rättstavning medan andra inte har det. Även
genomförandet av PISA-provet är problematiskt då det kräver
administratörsbehörigheter på datorn för att kunna installeras.
Gemensamma tjänster
Inom gemensamma tjänster har fyra huvudsakliga gap identifierats. Dessa berör brister i
befintligt utbud av tjänster, applikationshantering, kontohantering samt brister i central
kontroll och styrning.
Gap
Gemensamma tjänster
1. Befintliga gemensamma tjänster för pedagoger och
elever uppfyller inte efterfrågad funktionalitet som att
exempelvis enkelt kunna lagra i molntjänster och få
tillgång till dessa både för pedagoger och elever
Exempel på behov som ej uppfylls
•
Tjänsterna ska stödja kommunikation inom målgrupper, mellan
målgrupper och med övriga förvaltningar och bolag
•
Tjänsterna ska stödja samarbete, uppföljning och administration för att
uppnå ett effektivare arbete
•
Centralt tillhandahållna certifierade applikationer ska innehålla program
och applikationer anpassade för olika situationer och ämnen
2. Brister inom applikationshantering avseende
•
exempelvis paketering, certifiering, möjlighet att
versionshantera, terminera och utfasning av gamla
applikationer. Stadens olika verksamheter har behov
•
av olika versioner av exempelvis applikationer vilket
inte sällan innebär att de som har behov av att arbeta
med senaste versionerna upplever att så inte är möjligt
Gemensamma tjänster ska stödja användning av IKT på ett naturligt och
kreativt sätt för att hämta, producera, bearbeta och kritiskt utvärdera
information för sin kunskapsutveckling
Det ska ges möjlighet att program och applikationer enkelt uppdateras i
takt med att behoven förändras och uppdateringarna ska ske vid tillfällen
då uppdateringar inte stör arbete eller undervisning
•
Centralt tillhandahållna certifierade applikationer ska innehålla program
och applikationer anpassade för olika situationer och ämnen
4. Brist på rekommendationer kring
•
applikationshantering ute på skolorna genererar ett
stort och diversifierat utbud av applikationer (”alla
applikationer på alla datorer”) som riskerar att förlänga
inloggningstider och försämra datorns prestanda
Centralt tillhandahållna certifierade applikationer ska innehålla program
och applikationer anpassade för olika situationer och ämnen
3. Brister i kontohantering när det gäller exempelvis
krångliga användarnamn för yngre barn, möjlighet att
ändra användarnamn och byta lösenord för en hel
klass, samt kunna skapa grupper av användare (idag
endast datorgrupper)
Figur 52: Gap och exempel på behov som ej uppfylls inom gemensamma tjänster
Ovanstående gap bekräftas i den enkät som skickats till behöriga beställare och
godkännare:
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
91 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Gemensamma tjänster
Enkätfråga: I vilken utsträckning tillgodoses de definierade behoven?
47
50
Procent av svar
40
28
30
20
12
10
5
2
6
0
Mycket liten
Liten
Ganska stor
42%
Stor
Mycket stor
Vet ej
58%
Behov uppfyllda i liten eller mycket liten utsträckning
Behov uppfyllda i stor, ganska stor utsträckning
Not: Resultatet är liknande för både grundskolan och gymnasieskolan
Figur 53: Resultat från enkäten angående gap inom gemensamma tjänster
Dagens leverans erbjuder ingen molntjänst där elever och lärare enkelt kan dela
information med varandra. Tjänsten Office 365 erbjuder möjlighet för elever att dela
information med varandra men lärare har i dagsläget inte tillgång till Office 365 varför de
inte kan samarbeta på ett enkelt sätt. Konsekvensen av brist på ett enkelt stöd för
molnlagring försämrar samarbete mellan elever och lärare vilket hämmar undervisningen
samt medför användning av tjänster som inte är tillåtna eller stöds i avtalet.
En annan tjänst som skolorna använder i hög utsträckning är applikationer som arbetar
mot en serveryta. Detta är inte någon tjänst som finns med i avtalet utan den togs fram
under övergången till GS-IT. I och med att det inte är en avtalad tjänst som är
sammanhållen av leverantören finns det ett problem med ansvarsfördelningen och
tjänstens utformning. Leverantören tar endast ansvar för att tillhandahålla funktionen
men har inte paketerat tjänsten så den blir användarvänlig vilket försvårar för den
enskilda skolan eftersom beställningsprocessen är väldigt komplex och tvingar skolan att
beställa applikation, serveryta och behörighet separat både för användare och ibland
datorer. Detta skapar en stor administration vilket gör att vissa skolor valt bort att
använda dessa applikationer trots att de kanske har behov av det.
Ovan nämndes att det inte var möjligt att skriva ut från iPads men det finns flera
utskriftsrelaterade problem ute på skolorna. Att inte kunna styra vilka skrivare som ska
finnas tillgängliga via ordinarie behörighetshantering (är separat från AD:t idag) försvårar
för skolorna och likaså efterfrågas en Follow Me tjänst där användarna kan välja vilken
skrivare de önskar ta ut sin utskrift på.
Utbildningsförvaltningens behov kring applikationer och hur dessa ska hanteras är en
komplex fråga. Utbildningsförvaltningen ser stora fördelar med att använda centrala
paketerings- och distributionstjänster men det finns också som tidigare nämnts ett
utbrett behov av att kunna testa, utvärdera men även spontant kunna installera och
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
92 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
använda applikationer, ”plugins” och tillbehör i undervisningen utan att först paketera
dem.
Vidare upplevs paketeringen och även uppdateringar av redan befintligt gjorda
paketeringar som dyrt och i och med att behovet uppstår i situationen så kan man inte
vänta på en paketering utan behovet finns vid det tillfället och då är man inte intresserad
av att vänta tills den är paketerad. Behovet av att använda de gemensamma tjänsterna
paketering av applikation och distribution av applikation är stort och upplevs underlätta
en effektiv hantering men det behöver finnas utrymme att installera applikationer lokalt
på en dator i den pedagogiska situationen annars förloras intresset vilket hämmar
undervisningen.
Utbildningsförvaltningen ser även stora fördelar med den gemensamma paketeringstjänsten eftersom den underlättar utifrån ett licensperspektiv, men behovet av att
övervaka hela beståndet av datorerna utifrån ett licensperspektiv, alltså även de som har
tillåtits lokala installationer är inte tillgodosett i dagens leverans. Detta försvårar
utbildningsförvaltningens och stadens ambition att vara korrekt licensierade.
Centralt på utbildningsförvaltningen har det byggts upp en programbank och en
förvaltningsorganisation kring ett stort antal applikationer. Förvaltningsorganisationen
har behov av att kunna styra vilka applikationer som behöver finnas tillgängliga utifrån ett
livcykel- och licensperspektiv vilket idag saknas stöd för i avtalet. Detta gör att det krävs
specialbeställningar gång för gång istället för att det finns som en paketerad tjänst vilket
skapar mer administration än nödvändigt och dyra konsultarvoden för tjänster som
borde ingått i avtalet.
Utbildningsförvaltningens verksamheter har behov av att kunna köra senare versioner av
exempelvis webbläsare och Adobe mjukvara än vad som finns paketerad och ingår i
grundutbudet för en dator/användare i den administrativa verksamheten. Leverantören
tillåter inte att utbildningsförvaltningen går före andra verksamheter och uppdaterar
grundutbudet eftersom det endast finns en grundmall för hela staden och de
applikationer som ingår i den får ej finnas i flera versioner eftersom de riskerar påverka
andra bolag och förvaltningars åtkomst till sina webbaserade verksamhetssystem.
Utbildningsförvaltningen får anpassa sig till övriga bolag och förvaltningar, istället för att
ligga i framkant, vilket hämmar den pedagogiska situationen i hög utsträckning eftersom
de inte kan använda önskade resurser på Internet. Utbildningsförvaltningen har
förståelse för denna problematik men menar att det behöver vara valbart på
verksamhetsnivå att gå före med att anamma nyare standarder och versioner.
Det finns ett flertal upplevda problem gällande kontohantering, trots många genomförda
förbättringar som varit viktiga för skolans verksamhet. Användarnamnen som används
vid inloggning upplevs vara komplicerade speciellt för elever i lägre årskurser och för
vissa elever med särskilda behov. Det borde vara möjligt att själv byta användarnamn till
något enklare och mer användarvänligt men det är inte möjligt i dagens leverans.
Konsekvenserna av de komplexa användarnamnen är att undervisningssituationen
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
93 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
påverkas i negativ bemärkelse eftersom inloggningar försvåras när elever inte minns sina
användarnamn, vilket tar lektionstid i anspråk.
En annan brist i dagsläget är att det inte finns någon möjlighet att byta lösenord för en
hel klass eller för flera personer samtidigt vilket skulle underlätta i undervisningssituationen då personalen inte skulle behöva beställa flera gånger vilket de tvingas till idag
vilket gör att undervisningen blir lidande eftersom det tar längre tid innan lektionen
startar. Detta behov är extra stort vid terminsstarter då många elever glömt sina
lösenord.
Brister på tydlig information och rekommendationer till skolor angående
applikationshantering medför ibland att vissa skolor har ett mycket stort antal
applikationer på samtliga datorer på skolan, vilket riskerar att generera längre
inloggningstider och sämre prestanda på datorerna, vilket hämmar it-användningen.
Utbildningsförvaltningen driver ett projekt för applikationskonsolidering som syftar till
att minska antalet applikationer och därmed förbättra dagens prestanda.
Support
Inom support finns tre upplevda gap i dagens leverans och dessa berör supportmodell,
ominstallationer, samt bristande pedagogiskt it-stöd.
Support
Gap
Exempel på behov som ej uppfylls
1. Dagens supportmodell där läraren förväntas
hantera support både för sig själv men också vara
ombud för sina elever gentemot Service Desk
medför mycket administtivt arbete och stör
lektionerna.
•
Support ska ges till användare genom ändamålsenliga kanaler såsom chatt,
telefon och online och om nödvändigt på plats samt vara anpassad till
användarens förkunskaper inom it för att minska administrativt arbete för
lärare samt minimera påverkan på lektioner
2. Ominstallation tar lång tid och dessutom är
återinstallation av programvaror tidsödande och
problematisk
•
Vid händelse av problem med utrustning eller tjänster ska det ges snabbt och
kvalificerat stöd, både vid enklare och mer kvalificerade problem
3. Användarna får inte tillräckligt stöd, utbildning
•
och information om hur program kan användas i
pedagogiken samt hur it-verktygen ska hanteras för
att nå bästa möjliga resultat
•
Det ska erbjudas en lösning för pedagogisk it-support som innefattar både
teknisk support och stöd för pedagogisk verksamhetsutveckling genom
användning av it
Utbildningstjänster anpassade för individens och situationens specifika
behov ska kunna tillhandahållas vid förfrågan
Figur 54: Gap och exempel på behov som ej uppfylls inom support
Ovanstående gap bekräftas i den enkät som skickats till behöriga beställare och
godkännare:
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
94 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Support
Enkätfråga: I vilken utsträckning tillgodoses de definierade behoven?
35
35
30
31
Procent av svar
25
20
15
10
14
13
6
5
0
2
Mycket liten
Liten
Ganska stor
51%
Stor
Mycket stor
Vet ej
49%
Behov uppfyllda i liten eller mycket liten utsträckning
Behov uppfyllda i stor, ganska stor utsträckning
Not: Resultatet är liknande för både grundskolan och gymnasieskolan
Figur 55: Resultat från enkäten angående gap inom support
Dagens avtal tillåter inte elever att kontaktar support och dessutom krävs ofta en
person på plats som hjälper till att lösa problemet. Detta medför att lärare får hjälpa
eleven med felanmälan och dessutom assistera Service Desk-personal för att lösa
problemet vilket inte bara påverkar undervisningssituationen utan orsakar stress och en
hög arbetsbelastning för läraren. Läraren har oftast heller inte tjänstemobil eller tillgång
till annan telefon i klassrummet för att kunna ringa Service Desk.
En vanlig åtgärd för att lösa uppkomna problem är att datorn installeras om. Generellt
sett så rekommenderas kontinuerliga ominstallationer för att datorn ska fungera så
snabbt som möjligt. En ominstallation tar dock lång tid och kräver en del aktiviteter för a
att fungera så enkelt som möjligt. En ominstallation tar ofta 6-12 timmar vilket gör att
datorn blir obrukbar under en längre period och därmed hämmar it-användningen på
skolorna. Att ominstallera datorer kräver även att datorerna är anslutna till nätverksuttag (fungerar ej trådlöst), lämnas påslagna och har tillgång till el vilket gör att datorerna
behöver administreras i personalutrymmen och av personal som har tid att hantera
datorerna, något som inte alltid finns att tillgå ute på skolan. Det innebär att det är
ganska vanligt att datorer aldrig installeras om vilket genererar långsammare datorer än
nödvändigt.
Ett annat problem är trasiga elevprofiler vilket gör att eleven loggas in och sedan ut
direkt. Eleven vet dock ofta inte vad problemet är utan testar igen på andra datorer. När
problemet identifierats behöver Service Desk rensa profilen men elevens trasiga profiler
ligger fortfarande kvar på alla de datorer där eleven försökt att logga in och testar han
eller hon att logga in där igen uppstår samma problem igen.
Verksamheten upplever brist på tillräcklig information om produkter och tjänster samt
hur de kan användas i undervisningen. Personal på skolorna efterfrågar också mer
lättförståelig information om hur it-utrustningen kan användas på ett optimalt sätt. De
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
95 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
efterfrågar information hur datorer bör hanteras och hur ansvar behöver fördelas för att
exempelvis datorer alltid ska vara fullt laddade när en lektion börjar.
Bristen på information om hur datorer och utrustning ska hanteras medför att de inte
används på ett optimalt sätt. Sammantaget medför bristen på tydlig information och
utbildning att de inköpta it-resurserna inte utnyttjas på ett sätt som det finns potential
för.
Administration
Inom administration upplevs fem huvudsakliga gap i dagens leverans. Dessa innefattar
prismodell, SLA:er, administrativa processer, brister i information samt svårigheter för
verksamheten att följa upp.
Administration
Gap
Exempel på behov som ej uppfylls
1. Befintlig prismodell innebär att kostnader för
utrustning och tjänster inte upplevs som
konkurrenskraftiga över tid
•
Prismodellen ska utformas så att kostnader för utrustning och tjänster förblir
konkurrenskraftiga under avtalets tid
2. SLA:er och prismodeller upplevs inte vara
ändamålsenliga samt tillämpbara för enskilda
skolor och användare
•
Det ska finnas möjlighet att se var i verksamheten kostnader uppstår
•
SLA och incitamentsmodell (ev. bonus och viten) ska vara ändamålsenlig
samt tillämpbar för enskilda skolor och användare
3. Brister i interna administrativa processer för
exempelvis applikationshantering, kontohantering,
förändringar i leveransen samt byte av dator och
arbetsplats
•
Det ska finnas en tydlig styrning och organisation som säkerställer att
leveransen av utrustning och tjänster är smidig och effektiv
•
En ändamålsenlig process för beställning och leverans av utrustning och
tjänster ska finnas och användare ska ha möjlighet att hantera konton på ett
enkelt och användarvänligt sätt i samband med aktivering, avslut och flytt
4. Verksamheten upplever brister på tydlig
•
information gällande datorer, användare, utrustning
och tjänster
Utbildningsförvaltningen centralt såväl som skolorna ska enkelt kunna få
information om leveransen och dess kvalitet samt på ett användarvänligt sätt
följa upp beställnings- och fakturaärenden
•
Utbildningsförvaltningen centralt såväl som skolorna ska enkelt kunna få
information om leveransen och dess kvalitet samt på ett användarvänligt sätt
följa upp beställnings- och fakturaärenden
5. Svårighet att följa upp sina kostnader på grund
av krånglig fakturahantering, otydliga fakturor och
bristande möjligheter att följa upp sin leverans ned
på enhetsnivå
Figur 56: Gap och exempel på behov som ej uppfylls inom administration
Ovanstående gap bekräftas i den enkät som skickats till behöriga beställare och
godkännare:
Administration
Enkätfråga: I vilken utsträckning tillgodoses de definierade behoven?
39
40
Procent av svar
30
20
24
17
10
9
10
1
0
Mycket liten
Liten
Ganska stor
44%
Stor
Mycket stor
Vet ej
56%
Behov uppfyllda i liten eller mycket liten utsträckning
Behov uppfyllda i stor, ganska stor utsträckning
Not: Resultatet är liknande för både grundskolan och gymnasieskolan
Figur 57: Resultat från enkäten angående gap inom administration
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
96 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Verksamheten upplever att många delar i avtalet inte är konkurrenskraftiga. En kostnad
på ca 9000 SEK för certifiering och paketering samt andra kostnader för exempelvis
iPads och biblioteksanpassade datorer uppfattas som alltför höga. Konsekvensen är att
kostnaden utgör ett hinder för att prova nya pedagogiska programvaror.
De flesta SLA:er är nedbrytbara på användare, dator eller servernivå men eftersom
SLA:erna aggregeras till en stadennivå krävs det relativt stora volymer av brister för att
ett SLA inte ska uppfyllas. Om en skola har problem med exempelvis installationer av en
programvara så uppmärksammas det inte när resultatet aggregeras för hela avtalet och
för samtliga applikationer. Därutöver saknas det ett flertal SLA:er inom
behörighetshantering, ”assethantering” och fakturaadministration.
Skolorna har idag inte full kännedom om SLA:er och vilka som berör deras verksamhet,
vilket beror på brister i information och utbildning men också beroende på att den
information som tillhandahålls till skolorna ofta är komplex och svår att ta till sig.
En upplevd brist är att det är svårt att se var kostnaderna uppstår. Detta beror på delvis
på att fakturor är svårtydda och svåra att följa upp men det finns även brist på
information och kunskap i de verktyg som finns framtagna. Det är även svårt att på ett
användarvänligt sätt följa upp fakturering vilket leder till att uppföljningsarbetet ofta inte
utförs vilket riskerar innebära att utbildningsförvaltningen kan betala för utrustning som
inte används och att kostnader konteras fel.
Verksamheten upplever flera brister gällande administrativa processer både vad gäller
kontohantering (exempelvis krångligt att hantera avslut av konton och flytt mellan
skolor), applikationsavbeställningar(kan endast avinstallera en applikation på en dator i
taget) men även avseende hantering av datorabonnemang (byte av primäranvändare,
fakturareferens och placering).
Ytterligare en brist är att det inte levereras statistik som visar hur mycket en applikation
används utan applikationsförvaltarna kan endast se hur många installationer som finns.
Detta försvårar styrningen av den gemensamma applikationsportföljen samt försvårar
möjligheten att fatta rätt beslut om framtida inköp av licenser. Ytterligare problem med
licenser är att vid beställning av verksamhetsnära tilldelning så hoppas steget med
behörig godkännare över vilket leder till minskad kontroll.
8.5.2
Rotorsaker till låg it-tillgång och it-användning
GS-IT-avtalet och leveransen är inte de enda faktorerna som har lett till upplevda gap
inom den pedagogiska verksamheten, utan det finns flera rotorsaker som visas i bilden.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
97 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Rotorsak
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Påverkan
Avtal och
leverans
Utbildning och
kompetens
Tid och resurser
Vilja och
beteende
Processer och
rutiner
Styrning och
uppföljning
Policies
Stor påverkan
Liten påverkan
Figur 58: Rotorsaker
Avtal och leverans
Avtal och en fungerande leverans är en förutsättning för att få en hög tillgång och
användning av it. Utbildningsförvaltningen ser att det finns flera brister främst i den
pedagogiska miljön vilka redovisats tidigare i kapitlet varför vi har en rotorsak i
avtalsbristerna och dess leverans.
Utbildning och kompetens
För att nå en hög it-användning krävs inte bara en god tillgång till it utan även utbildning
som hjälper pedagoger och elever att använda utrustningen i undervisningen. I befintligt
avtal ingår viss teknisk utbildning men enligt gapanalysen upplevs den av användare inte
som tillräcklig. Det är dock inte bara leverantören som bör erbjuda utbildning utan det
bör även utredas om utbildning ska ges av utbildningsförvaltningen centralt. Den tidigare
identifierade avsaknaden av tillräcklig information och utbildning om avtalets tjänster
innebär att en del användare upplever brister i dagens leverans trots att det finns
tjänster och lösningar som i många fall åtminstone delvis uppfyller behovet. Gapanalysen
visar att ytterligare en faktor som minskar it-användningen är att användare inte får
tillräcklig information och utbildning om hur datorer och annan utrustning hanteras på
ett bra sätt, vilket gör att utrustning och tjänster inte nyttjas till sin fulla potential.
Tid och resurser
Tid och resurser krävs för att tillgänglig utrustning ska kunna användas i pedagogiken.
Lärare har dock mycket administrativa uppgifter och har därför inte tillräckligt med tid
för att kunna integrera it i undervisningen. I gapanalysen identifierades att en konsekvens
är att det skapas mer administrativt arbete för enskilda pedagoger. Ökat arbete skapar i
en del fall ett motstånd mot it vilket ytterligare minskar it-användningen i
undervisningen. Det faktum att inte alla skolor har tillräckligt med it-personal i form av
exempelvis it-pedagoger och lokal it-support upplevs hämma användandet av it i hög
utsträckning.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
98 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Vilja och beteende
Vilja och beteende är viktigt för att kunna öka it-tillgång och it-användning. Som
konstaterats i gapanalysen upplevs delar i avtalet som dyrt vilket påverkar viljan att
investera i och använda it-verktyg. Eftersom befintlig leverans inte upplevs vara anpassad
till respektive skolas it-mognad minskar viljan hos pedagoger att använda it i
undervisningen ytterligare. Ett sätt att främja vilja och beteende är att ha ett avtal som
innehåller incitament som uppmuntrar investeringar i it och är anpassat till den specifika
skolans it-mognad.
Processer och rutiner
För att kunna öka användningen av it i skolan behövs tydliga och effektiva processer som
främjar it-användning. I gapanalysen konstaterades att delar av dagens processer skapar
osäkerhet och administrativt arbete för enskilda lärare vilket bidrar till minskad itanvändning i skolan.
Styrning och uppföljning
För att kunna säkerställa en god leverans är det nödvändigt med en noggrann styrning
och uppföljning. Identifierade gap som gäller svårigheten att följa upp nuvarande SLA:er
och kostnader resulterar i svårigheter att fastställa leveransens omfattning och
måluppfyllnad.
Policies och riktlinjer
Policies och riktlinjer för it-miljön är nödvändiga men är också något som ibland upplevs
begränsa it-tillgång och it-användning. Policies och riktlinjer kan komma från staden och
utbildningsförvaltningen, men även från extern part som Datainspektionen. I gapanalysen
identifierades att policies för säkerhet och PUL skapar hinder för att använda vissa
molnbaserade lösningar för datalagring som exempelvis Google Apps och Dropbox.
Acceptansen för policyn ute i verksamheten är låg, då man på flera skolor använder
dessa tjänster i brist på alternativ eller för att man tycker att tjänsterna är bäst lämpade
att uppfylla ett behov.
Hur utbildningsförvaltningen och detta projekt angriper rotorsaker
Ett avtal kan inte ensamt skapa en ökad it-tillgång och it-användning i skolan utan flera
faktorer måste samverka för att uppnå ett lyckat resultat. Avtalet är dock en viktig del
som dessutom påverkar andra faktorer som exempelvis vilja, processer och möjlighet till
uppföljning. För att lyckas fullt ut krävs förutom ett bra avtal dessutom mer åtgärder
initierade av utbildningsförvaltningen centralt. Det krävs exempelvis utökad utbildning
och information om hur it kan användas i undervisningen samt hur riktlinjer som
beskriver hur it ska användas i framtiden. Dessutom behöver det finnas tydliga processer
och rutiner för att skapa en effektiv leverans som minskar administrativt arbete för
enskilda lärare.
Utbildningsförvaltningen adresserar flera rotorsaker genom de många initierade projekt
som faller under paraplyprojektet ”It-strategi för ett bättre lärande” beskrivna tidigare i
rapporten. Målet med initiativen är att öka it-användningen i skolan och därigenom
uppnå en ökad nytta med it. En del i arbetet har varit att ta fram en tydlig målbild.
Dessutom pågår projektet verktyg för självskattning som beskrivits tidigare i rapporten.
Med hjälp av en tydlig utvärdering kommer det bli lättare för utbildningsförvaltningen
centralt att få en tydligare bild av it-mognaden i stadens skolor och underlätta för den
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
99 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
enskilda skolan att få ett it-stöd anpassat efter sin it-mognad. Under 2014 planeras
projekt för applikationskonsolidering som syftar till att ytterligare förbättra it-miljön i
skolan.
8.5.3
Bruttolista med problem och brister i GS-IT leveransen
Följande avsnitt innehåller en lista med användares upplevda brister för respektive
behovskategori.
Tillgänglighet
Område
Upplevda problem/gap
•
•
Långsam och
komplicerad
uppstart
•
•
•
•
•
•
•
•
Åtkomst
•
•
•
Inloggnings-, uppstarts- och avlutningstiderna upplevs som långa på grund bland annat på
grund av problematisk profilhantering. Statistik och mätningar visar en situation som
uppmätts utan applikationer, ute i verksamheten upplevs längre tider, kanske pga.
mängden applikationer, nätbelastning etc.
It-systemet med dess profilhantering är inte anpassat efter elevernas beteende exempelvis scenariot där eleven ska vidare från en lektion till en annan utan tidsmässig
möjlighet att vänta på att en dator under en längre tid ska loggas ut och stängas av
korrekt
Extra lång inloggningstid när en person använder en dator för första gången. Synka
datorn med servern tar lång tid och ibland blir det fel vilket gör att det ser ut som
dokument försvunnit
Avsaknaden av möjlighet till gruppinloggning försvårar användandet av it i
särskoleklasser samt i de lägre stadierna generellt när ett stort antal elever i klassen
behöver hjälp att logga in (glömt lösenord, tidskrävande för läraren, lektionen går åt till
att hjälpa eleverna igång). Med gruppinlogg kan läraren logga in på datorerna innan
lektionen startar)
Uppstart och avstängningstider förlängs av programinstallationer
Leverantörens implementering av GPO:er och roaming profiles bidrar till problemet
med långa inloggningstider, alternativa lösningar borde ha tagits fram då problemen varit
kända under lång tid
Elever utanför skolan kommer inte åt gruppdiskar med delade filer (har ej VPN-lösning)
Stadens BYOD-koncept för iPad erbjuder inte utskriftsmöjlighet och fildelning
elev/lärare (Arbete pågår, lösning på gång?)
Problem att ansluta till trådlösa nät, nu hittas ofta inte inloggningsserver pga. tappad
kontakt. Måste då ansluta med kabel
Lokala profiler för elever ställer till det när man har en lånedator eftersom man då inte
kan komma åt all information
Elever i behov av särskilt stöd kan inte inkludera sin (av externa intressenter, ex
Landstinget) personliga dator i skolans it-miljö med åtkomst till exempelvis gemensam
datalagring och utskriftsmöjlighet (ÄB finns, pågående arbete)
Endast programvaruinstallationer där allt data måste laddas ner på klienten för att
exekveras lokalt erbjuds, inga client-server-installationer som skulle kunna minska
mängden data som behöver skjutas ut med SCCM
I dag är det inte möjligt att ansluta och använda elevernas privata smartphones och
datorer i skolans it – miljö
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
100 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Område
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Upplevda problem/gap
•
•
Störningar
•
•
•
Applikationsdistribution som sker under lektionstid gör datorer långsamma och i vissa
fall obrukbara
Programvaruuppdateringar saknar en passande lösning och utgör ett problem både för
basprogramvaran och beställda programvaror. Skolorna eller användarna har inte
kontroll över när programvaruuppdateringarna sker på skolans datorer utan det styrs av
Volvo IT. Effekten blir därmed att förändringar kan ske vid känsliga tidpunkter som stör
undervisningen. Alla uppdateringar sker inte problemfritt. Tidigare under GS-IT hade
användare i den pedagogiska verksamheten möjlighet att skjuta upp uppdateringen, men
resultatet blev att datorerna i vissa fall aldrig blev uppdaterade då, varför beslut tog att
ta bort denna möjlighet
Oladdat batteri medför att datorn måste laddas
Låg batterikapacitet på vissa bärbara datorer innebär att datorerna måste laddas, vilket
stör lektionen. Skoldatorerna har nu long-life batterier som delvis ska avhjälpa
problemet
Tjänstekortskrav för lärare är inte lämpligt i en undervisningssituation, då läraren
behöver lämna klassrum/datorsal med datorn påslagen under lektionen - ett undantag
från tjänstekortskravet har utfärdats men bör permanentas
Valfrihet
Område
Upplevda problem/gap
•
•
Smalt utbud av
digitala
•
enheter
•
•
•
•
Smalt utbud av •
konfigurationer
Det finns behov av att använda annan utrustning än det man idag "får" köpa, begränsat
utbud. T.ex. bild- och musiklärare kan inte erbjuda eleverna en Mac-miljö i sin
undervisning, vilket man anser begränsande då det ofta är bransch-standard. Även inom
grafisk design/webb/multimedia behöver man Mac eftersom det används i arbetslivet (Se
ÄB/Undantag)
Elever i behov av särskilt stöd kan inte inom dagens avtal erbjudas anpassad hårdvara,
utan kan enbart välja mellan de datorer som finns i Volvos utbud. (Har behov av olika
storlek på skärm, ultralätt dator för personer med rörelsehinder etc.)
Hårddiskarna som sitter i datorerna som levereras är för små för de skolor som har ett
större antal applikationer. Att diskarna blir fulla av profildata är också ett problem
Det finns inte möjlighet att skriva ut trådlöst från iPad exempelvis genom att välja
trådlösa skrivare
Skolor som har avancerade it-utbildningar behöver tillgång till mer avancerade datorer,
som också får monteras isär och sättas ihop igen (Koppling ÄB Thorildsplan)
Utbildningsförvaltningen centralt såväl som skolor/övrig verksamhet har behov av att
kunna köpa in, prova och utvärdera ny teknisk utrustning (datorer, "devices",
kringutrustning) - Koppling ÄB Classmate, Mac
Nuvarande utbud av datorer i avtalet uppfyller inte prestandakrav för vissa applikationer
avseende exempelvis grafikkort och ljudkort
De erbjudna Windows-datormodellerna saknar aktiverad blåtand
Avtalet minskar antalet konfigurationer av arbetsplatssystem för att sänka kostnaderna
vilket går emot skolans behov av anpassade lösningar för en diversifierad verksamhet
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
101 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Öppenhet
Område
Upplevda problem/gap
•
•
•
•
•
Installation av
•
program och
•
utrustning
•
•
•
•
Information
och riktlinjer
Stadens riktlinjer och policies för it-säkerhet upplevs som begränsande av skolorna när
det gäller nyttjande av vissa webbtjänster
Låsning av datorkonfigurationerna är ett hinder för att med kort varsel använda nya
programvaror eller ansluta icke-certifierad kringutrustning för lektionsplanering eller
användande av nya digitala resurser i undervisningen
Användare kan på en låst dator inte installera skrivare och kringutrustning (ex mobilt
bredband) hemma (ej åtkomst till drivrutinsdatabasen hemma)
Det är problematiskt att installera och använda videokameror på en låst dator, eftersom
det inte går att installera codecs
Det går inte att lägga till nya typsnitt på låsta datorer, vilket är ett krav vid utbildningar i
webbdesign, vilket gör att alla kursmål inte kan uppnås i dessa kurser
Det går inte, eller är problematiskt, att använda krypterade USB-enheter
Låsningen av datorerna gör att skolorna inte utan specialinsatser/kostnader kan
genomföra PISA-prov eller kommande nationella prov som i framtiden kommer vara
datorbaserade
Svårt att få program till elever behov av särskilt stöd. Kan t.ex. inte ladda ner böcker från
TPB (Tal- och punktskriftsbiblioteket) i Volvomiljön
Utbildningar inom framförallt datorteknik har behov av att arbeta i datorns grundläggande
systemfunktioner och ändra säkerhetsinställningar
iPad - om läraren ska ha e-post i sin iPad krävs det att läraren har ett automatiskt
skärmlås (Mobile Iron) som går igång efter 2 minuter - det gör att det inte går att visa upp
presentationer i andra appar än Apples egen Keynote utan att skärmlåset går igång. Det
gör att många lärare inte kan/vill lägga in sin e-post i iPaden (från Utbfs utvärdering av den
centrala iPad-satsningen)
Två övergripande mjukvarukonfigurationer ("klienttyper") finns att välja på för skolans
personal - den lite mer låsta "standardarbetsplats" och den lite mer öppna
"skolarbetsplats". Det saknas en tydlig rekommendation om vilken klienttyp pedagogerna
ska använda - stor variation mellan skolor
Gemensamma tjänster
Område
Upplevda problem/gap
•
Brister i
funktionalitet
•
•
•
Riktlinjer för nationella provet kräver att datorer inte har tillgång till internet och
hemkatalog/delade mappar, grammatik/stavningskontroll etc. - uppfylls endast till viss del
med tilläggstjänsten Grupplösning för undervisning/LAN-School. Kan även behöva stänga
av internet för elever som behöver arbeta/skriva och inte surfa, samt stänga av ljud på
datorernas högtalare från en central plats
Låsningen av datorerna gör att skolorna inte utan specialinsatser/kostnader kan
genomföra PISA-prov. PISA-provet kommer att utökas och beräknas 2014 omfatta 60
skolor i staden.
Personal och elever kan inte dela filer på ett enkelt sätt (inget tydligt molntjänstalternativ
finns för både lärare och elever, lärare har ej Office 365)
Personal kan inte dela filer med personer utanför staden på ett enkelt sätt för
pedagogiskt utvecklingsarbete, ex mellan kommunala skolor och friskolor
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
102 (108)
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Område
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Upplevda problem/gap
•
•
•
•
•
•
•
Brister i
•
uppdateringar
och utfasning
•
Gruppinloggning för yngre elever saknas (ex F-4), klass/gruppinloggning behövs, eller
ingen inloggning
Applikationer som kräver serveryta t ex resultat som sparas på serveryta, finns inte med i
avtalet som en sammahållen tjänst
Det finns fler applikationer än "core" som är förvaltningsöverskridande som borde
hanteras av staden i ett helhetsperspektiv avseende livscykel etc.
Stora (till datamängd) och komplexa (plugins, krav på hårdvarulås etc.) program är inte
lämpliga att distribuera med SCCM (paketering), exempelvis musikprogram med eller
utan krav på särskild hårdvara
Brist i datakvalitet gör det svårt för utbildningsförvaltingen centralt att få garanterad
leverans till rätt datorer inom specificerad verksamhet då leverantören inte kan se vilka
datorer som finns på respektive enhet (skolan kan i vissa fall ha skapat egna datorgrupper
men det är ingen garanti för att detta är korrekt och det går inte att förlita sig på detta
vid centrala utrullningar)
En stor del av skolans specialprogramvaror är inte webbaserade och kan bara utnyttjas i
windowsmiljö, dvs. inte på en iPad
Eftersläpning i uppgradering av webbläsare medför att vissa webbtjänster/applikationer
inte går att använda vilket hindrar det pedagogiska arbetet
Applikationer som kräver kontinuerlig uppdatering t ex Adobeprodukter, webbläsare m
fl. idag är statiskt paketerade. Det innebär att användarna ofta stöter på problem med för
gamla versioner som i sin tur försvårar eller mer vanligt hindrar skolarbete med en tänkt
programvara
Livscykelhantering och processer/rutiner för att fasa ut applikationer saknas
Support
Område
Upplevda problem/gap
•
•
•
Bristande
supportmodell
•
•
•
Supporttjänsten i GS-IT tillåter inte samtal från elever samtidigt som upplägget kräver en
fysisk person på plats. Lärarna får lägga tid på supportsamtal och administration gällande
elevdatorer och elevkonton, i stor utsträckning på undervisningstid. Upplägg med support
från annan plats och via telefon passar inte lärare och elever och ökar administration för
lärare. Lärare har oftast inte tillgång till tjänstemobil och har inte heller kompetensen
eller uppdraget att felsöka krånglande datorer och konton
Icke fungerande datorer blir liggande/stående obrukbara för att ingen på skolan upplever
sig hinna felanmäla och bistå ServiceDesk per telefon
Det saknas en tydlig rollbeskrivning för vad som ska utföras lokalt på skolan kring GS-ITleveransen, och av vem (Främst förhållandet mellan Behörig beställare vs it-kontaktperson
vs läraren/eleven)
Feltänk i processen med motringning och återuppringning från Service Desk till
skolan/pedagogen eftersom läraren oftast är på lektion när Service Desk återkopplar.
En felanmälan av 10 datorer som har samma fel på till exempel Office genererar 10
separata ärenden vilket skapar onödig administration men också genererar kostnader för
staden
Support till slutanvändaren om hur de paketerade applikationerna ska användas ingår inte
i avtalet och ställer till problem för skolorna när Service Desk inte kan hantera problem
relaterade till ex lösenord inuti applikationen eller behörighetshantering för applikationer
som har en koppling till en lagringsyta på en server, och ingen lokalt på skolan har
möjlighet att lösa problemet pga. avsaknad av behörighet.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
103 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Område
Upplevda problem/gap
•
Ominstallation
och trasiga
profiler
•
•
•
Brister i
utbildning
•
•
En vanlig supportåtgärd är att datorn installeras om. Den processen tar lång tid, i
synnerhet processen att få beställda programvaror ominstallerade. Det är vanligt att det
tar flera dagar och att problem uppstår på vägen med enskilda program. Ominstallation av
datorerna och särskilt återinstallation av vissa programvaror är tidsödande och
problematisk. Det går inte heller att beställa ominstallation till datorgrupper
(verksamhetsnära tilldelning)
Vid ominstallation av dator krävs att datorn är ansluten till trådat nät, fungerar ej över
trådlöst
Användarna behöver utbildning i att hantera it-utrustningen på ett optimalt sätt
Brist på utförlig stödinformation om produkter och tjänster. Mer information och
utbildning hur man kan använda digitala resurser för att fånga elevens intresse och
förbättra pedagogiken
När bärbara datorer delas av flera användare eller används i "datorvagnar" under en hel
dag, hinner de inte laddas eller ingen tar ansvar för laddning
Utskriftstjänsten är beroende av att läraren vet vilket nät (ADM/EDU) som både dator
och skrivare är uppkopplad på - varierar mellan olika lokaler och skrivare på skolan
Administration
Område
Brister i
kontohantering
Upplevda problem/gap
•
•
•
•
•
Saknas enkel rutin för att byta lösenord för en hel klass (kolla ÄB och 1:1)
Saknas möjlighet att enkelt att skapa dynamiska grupper av användare eller datorer
Brist på möjlighet att välja manuell aktivering av elevkonton
Möjlighet att låta skolan välja vilka konton som ska aktiveras.
Yngre eleverna och en del elever i behov av särskilt stöd, förväntas klara komplicerade
användarnamn t ex ac86597 samt ett lösenord
•
Avtalet upplevs som dyrt utifrån vad skolan får. Det upplevs dyrt med extrabatteri och
skolbiblioteksanpassade datorer. Mycket dyrt att köpa in iPads och dessutom tillkommer
en hyreskostnad. Hög kostnad för elevkonto speciellt när många används relativt sällan.
Trots högre kostnad behöver lärare ta ett allt större tekniskt ansvar när lokala tekniker
försvunnit
Otydliga underlag och brister i fakturahantering ger verksamheten felaktig kostnadsbild
samt kostnader bokförs felaktigt
Mycket av egensupporten användarna utför i Serviceportalen kostar pengar, all självhjälp
bör vara kostnadsfri
Många små administrativa uppgifter som utförs ofta medför en liten kostnad, vilket skapar
en stor administration för "lite pengar"
Prissättningen av dynamiska distributionslistor motsvarar inte nyttjandegraden, många
listor finns men en stor del används aldrig (hypotes)
Central samordnare av Bibliotekstjänster förmedlar att specialklienten Biblioteks-PC
upplevs som dyr och därför inte har fått spridning, trots att tjänsten är bra
Att paketera en applikation är förknippad med en paketeringskostnad på ca 9000 SEK.
Detta gäller även gratisprogram. Kostnaden tas centralt för tillfället men för den enskilde
läraren blir detta avskräckande. Kostnaden gäller även för enskilda programversioner
vilket gör att även uppdateringar kostar
•
•
Kostnadsmodell
•
•
•
•
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
104 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Område
Upplevda problem/gap
•
•
•
•
•
•
•
•
Brister i
processer
•
•
•
•
•
•
Det finns ingen möjlighet för den enskilda skolan att gruppmanagera iPads på skolan
(tilldela applikationer, distribuera inställningar etc.)
Tjänstekortskrav är inte lämpligt för den/de personer på skolan som administrerar
skolans datorer, eftersom man då behöver logga in och vara inloggad samtidigt på ett
flertal datorer samtidigt för att ex initiera applikationsdistribution, det är inte möjligt då
man har "ett" tjänstekort
Avinstallation av program kan inte ske i batch på ~100 datorer vilket gör att många väljer
att inte avinstallera program som inte längre används
Brister i processerna för applikationstilldelning innebär att applikationer måste
avinstalleras en och en och inte i grupp
Med en central programpaketering riskerar och upplever man en eftersläpning i
versionsbyten och uppgraderingar, i motsats till lokala installationer som kan göras direkt
när behovet uppstår på skolan eller i klassrummet
Ramverket ITIL (IT Infrastructure Library) ska tillämpas enligt avtal men det upplevs att
denna problemprocess saknas, både mot serviceförvaltningen och mot
utbildningsförvaltningen. Många frekventa incidenter identifieras inte och återkommer
Förändringsprocessen mellan Volvo IT och serviceförvaltningen upplevs ur
utbildningsförvaltningens perspektiv som tidsödande och oklar då det är brist på insyn i
ärendegången efter att en önskan om ändring har lämnats in. Genom att
förändringsbehov från samtliga förvaltningar samordnas genom serviceförvaltningen
upplever UtbF att de inte alltid får prioritet.
Problem när en användare byter till annan arbetsplats. Processen tar oftast lång tid och
ibland glömmer mottagande skola att anmäla övergången vilket gör att den anställde
fortfarande dyker upp på fakturan på den gamla skolan
Datorer ska beställas i den nyanställdes namn, annars måste ägarbyte göras senare vilket
kostar pengar och kräver administration
Ägarskap av datorer är kopplat till en person och inte en roll vilket gör att ägarbyten blir
onödigt kostsam
Den standardiserade miljön fungerar inte optimalt för applikationer som kräver serveryta
och där varje skola behöver en skolunik katalog för sin verksamhet. Det är en komplex
behörighetshantering där skolan har det egna ansvaret och där det på många skolor inte
finns den typen av teknisk kompetens. Felsökning är omöjlig, då utbildningsförvaltningen
inte har tillgång till VITs miljö, vilket vi heller inte ska, men då måste tjänsten finnas att
avropa och processer och rutiner måste finnas som beskriver hur leverantörer ska utföra
tjänsten. Det som fungerar är applikationer som har en gemensam katalog för alla
verksamheter s.k. applikationer som endast kräver läs/kör- rättigheter
Felanmälningar från slutanvändare kring paketerade applikationer skickas tillbaka till "lokal
support" som betyder "skolan", som oftast inte har behörigheter eller uppdraget att rätta
till problemet
Volvo IT har, utöver för basapplikationerna som staden paketerat, inget ansvar för att
applikationer ska fungera tillsammans på klienten. När basapplikationer uppdateras kan
utbildningsförvaltningens paketerade applikationer sluta fungera.
Det levereras ingen statistik för hur väl använd en applikation är. Det applikationsförvaltarna kan se är enbart hur många "installationer" det finns. Man kan inte vare sig på
skolnivå eller centralt på utbildningsförvaltningen se statistik över användandet (ex hur
många som startat applikationerna). Detta är en förutsättning för att kunna hålla en
attraktiv applikationsportfölj uppdaterad. Vi behöver också se hur frekvent
applikationerna används för att t ex fatta beslut om framtida kommunlicenser eller inte.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
105 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Område
Upplevda problem/gap
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Brister i
information
•
•
•
8.6
Vid beställning av applikation via verksamhetsnära tilldelning så ”hoppar” den över steget
behörig godkännare, vilket får konsekvenser på ex inköp av rätt antal licenser till en
applikation som kräver detta.
”Kontrollfunktionen” att beställningen av en applikation först går till stadens
licensadministratör (i dagsläget Comparex) för kontroll att skolan har licens för det de
beställer, förbigås när skolorna använder verksamhetsnära tilldelning.
Eskaleringsvägar för applikationer saknas, felanmälningar från verksamheten till
ServiceDesk förs inte vidare till applikationsägaren
Svårt att ta in nya digitala enheteri avtalet som inte levereras av Dell (exempelvis Intel
Classmate, Android-enheter, Mac-datorer)
Centrala applikationsägare/förvaltare har behov av att kunna beställa en utrullning av en
applikation "per verksamhet" - det är inte möjligt idag pga. avsaknad av processer och
bristande datakvalitet i AD
Det finns ingen hårdvaru-/kringutrustningsförvaltning och den förteckning över certifierad
kringutrustning som Volvo tillhandahåller är inte uppdaterad, det ställer till problem för
skolorna när de inte vet vilken hårdvara som fungerar i Volvos system innan de gör inköp
Det finns inget helhetskoncept för 1:1 i nuvarande avtal som omfattar öppna datorer,
support, ominstallation initierad av eleven etc.
På grund av krånglig hantering av ärenden har chefer har fått ökad administrativ börda
som tar mycket av deras tid, t ex när BB måste skicka underlag till BG som i sin tur
vidarebefordrar underlaget till SD eftersom BB inte har rättbehörighet. Detta är en
krånglig hantering av ärenden i SP
Brist på tydlig registerinformation om grupper, användare, utrustning och tjänster
Vem som har informationsansvaret för it-relaterad information från staden/Utbf på skolan
och vidare till slutanvändarna är otydligt
Brist på tydlig ärendehantering och register avseende beställningar gör det svårt att följa
upp vad som beställts. Detta gäller även flödet
Brist på tydlig fakturainformation gör det svårt att kontrollera om informationen är
korrekt. Flera kan faktureras dubbelt
Information hämtas från många olika källor (ex statiska listor, SAP, AD, LISA, Hanna,
Bosko, SCCM, "licensagent" etc.) och leverantören lämnar på samma fråga olika
information vid olika tillfällen - ibland upp till 40% felaktigt i vissa leveranser av
information
Brister i informationen i AD. Det är ibland fel elever registrerade för respektive skola
vilket gör att fakturor hamnar fel
Sökfunktionen i Serviceportalen upplevs inte som användarvänlig
Genomförda externa intervjuer
Nedan återfinns en lista på de externa (utanför Stockholm stad) intervjuer som
genomförts under projektet.
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
106 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Område
Belgien – Bryssel
Namn
Lionel Frankfort
Roll
Avdelning
Intervjufokus
Arthur D. Littles expertnätverk
Internationell best practice
Danmark – Köpenhamn Anna Barbara Bach Pædagogisk konsulent
Pedagogisk IT
Internationell best practice
Danmark – Köpenhamn Claus Christensen Senior handläggare för bl.a. MNT-frågor
Danmark – Köpenhamn Henrik Schneider Emu.com projektledare
Danska undervisningsministeriet
Danska undervisningsministeriet
Internationell best practice
Internationell best practice
Danmark – Köpenhamn Kristine Herning
Pædagogisk konsulent
KØBENHAVNS KOMMUNE, Børne- og
Internationell best practice
Ungdomsforvaltningen, Pædagogisk IT
Danmark – Köpenhamn Mads Poulsen
Bestyrelseformand
MaCom
Internationell best practice
Danmark
Direktör
MaCom
Internationell best practice
Danmark – Köpenhamn Merete Arent
Seniorkonsulent
KØBENHAVNS KOMMUNE, Børne- og
Internationell best practice
Ungdomsforvaltningen, Pædagogisk IT
Danmark – Köpenhamn Søren Vagner
IT-Center for uddanelse og forskning (UNI-C) Danska undervisningsministeriet
Ministry of Economy and
Leading specialist in Information Society Unit
Communication
Internationell best practice
Martin Holböll
Partner Arthur D. Little
Estland – Tallinn
Ave Lauringson
Estland – Tallinn
Jüri Kurvits
Chair of Mathematical analysis
University of Tarty, Tallinn University
Internationell best practice
Estland – Tallinn
Kristel Rillo
Adviser of the Structural Funds Department
Ministry of Education and Research
Internationell best practice
Estland – Tallinn
Kristjan Korjus
Ph.D. Student
University of Tarty, Tallinn University
Internationell best practice
Estland – Tallinn
Kätlin Kalde
Tallinn City Government
Internationell best practice
Estland – Tallinn
Mart Laanpere
Tallinn University
Internationell best practice
Estland – Tallinn
Meelis Kond
Senior It-specialist
Head of the Centre for Educational
Technology
Director of Education Service
Tallinn City Government
Internationell best practice
Område
Namn
Forskning
Marcelo Milrad
Forskning
Per Jönsson
Roll
Professor Media teknologi, finansierad av
vetenskapsrådet
Professor, skrivit boken IKT i grund- och
gymnasieskolans matematikundervisning
Avdelning
Internationell best practice
Intervjufokus
Linnéuniversitetet
Målbild, kriterier, åtgärder
Malmö Högskola
Målbild, kriterier, åtgärder
Målbild, kriterier, åtgärder
Forskning
Roger Säljö
Professor och föreståndare för LinCS
The Linnaeus Centre for Research on
Learning
Friskola
Håkan Johansson
Koncernchef
Fridaskolan (~400 anställda)
Målbild, kriterier, åtgärder
Friskola
Malin Johansson
Verksamhetsutvecklare
Fridaskolan
Målbild, kriterier, åtgärder
GR utbildning
Lars Björn
GR utbildning – sekreterare för IKTchefsnätverk för 13 kommuner i VGR
GR utbildning
Nationell best practice
Göteborgs universitet
Günther Dippe
It-ansvarig
Nationellt centrum för matematik
Målbild, kriterier, åtgärder
Halland
Mikael
Alexandersson
Rektor
Högskolan Halmstad
Internationell best practice
Karlstads kommun
Göran Isberg
Karlstads kommun
Nationell best practice
Kommuner/Landsting
Johan Wahlström
SKL
eSamhället Skola - målbild
Kommuner/Landsting
Per-Arne
Andersson
SKL
Främjande av digitalisering/eBlomlådan
Område
Skoldirektör, Ordförande i föreningen
Sveriges skolchefer
Programansvarig för området Skola inom
Centrum för eSamhället
Chef för avdelningen för lärande och
arbetsmarknad
Namn
Roll
Avdelning
Intervjufokus
Norge – Oslo
Frode Löbersli
Projektledare – Den virtuelle
matematikskolan
Nationellt IKT center
Internationell best practice
Norge – Oslo
Jan Peter
Stromshein
Senior handläggare för IKT-frågor
Norska Kunnskapsdepartementet
Internationell best practice
Norge – Oslo
Morten Søby
Avdelingsdirektør
Nasjonalt Senter for IKT i Utdanningen Internationell best practice
Norge – Oslo
Randi Heneide
Senior handläggare för bl.a. MNT-frågor
Norska Kunnskapsdepartementet
Internationell best practice
Norge – Oslo
Torill Roeggen
Rektor
Kastellet Skole
Internationell best practice
Norge – Oslo
Trond Ingebretsen Direktör
Nationellt IKT center
Internationell best practice
Skolverket
Anita Wester
Skolverket
Internationell best practice
Spanien – Madrid
Alejandro Gonzales Partner Arthur D. Little
Arthur D. Littles expertnätverk
Internationell best practice
Statliga
skolmyndigheter
Statliga
skolmyndigheter
Undervisningsråd/PISA-projektet
Christina Szekely
Projektledare och samordnar området it i
skolan
Skolverkets Utvecklingsavdelning
Mikael Iselow
Samordnar området IT i skolan
Skolverkets Utvecklingsavdelning
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
Vilket stöd ges/planeras+
målbild
Vilket stöd ges/planeras+
målbild
107 (108)
PROJEKTRAPPORT
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst
Utbildningsförvaltningen
IKT-ENHETEN
Område
Namn
Statliga
skolmyndigheter
Roll
Avdelning
Peter Karlberg
Samordnar området it i skolan
Stefan Pålsson
Frilansskribent driver Omvärldsbloggen kring
Skolverket
IT i skolan
Målbild, kriterier, åtgärder
Jan Hylén
Fristående konsult
Ivar H Konsult AB
Målbild, kriterier, åtgärder
Mats Östling
IT-strateg/Konsult
Sverige
Implementeringserfaren
Sydkorea – Seoul
Arum Lee
Lärare grundskola
Shinyongsan elementary school
Internationell best practice
Sydkorea – Seoul
Daesoon Hong
Partner Arthur D. Little
Arthur D. Littles expertnätverk
Internationell best practice
Sydkorea – Seoul
Sungho Wong
Manager Arthur D. Little
Arthur D. Littles expertnätverk
Internationell best practice
Tyskland – Frankfurt
Michael Zintel
Principal Arthur D. Little
Arthur D. Littles expertnätverk
Internationell best practice
Tyskland – München
Volker Pfirsching
Partner Arthur D. Little
Arthur D. Littles expertnätverk
Internationell best practice
Universitet
Magnus Oskarsson Mittuniversitetet Nationell projektledare PISA Mittuniversitetet
Internationell best practice
Uppsala kommun
Jens Persson
Implementeringserfarenheter
Statliga
skolmyndigheter
Forskning och
utvärdering av IKT
Sverige
Område
IT strateg vård och bildning Uppsala
Namn
Skolverkets Utvecklingsavdelning
Intervjufokus
Vilket stöd ges/planeras+
målbild
Uppsala kommun
Roll
Avdelning
Intervjufokus
Kommun
Hans Nilsson
It-strateg på grundskolan
Täby kommun
Nationell best practice
Kommun
Tony McCarrick
Projektledare 1:1-satsning 6-9
Botkyrka kommun
Nationell best practice
Kommun
Lars Ekelöw
IT-strateg Nacka kommunala skolor
Nacka kommun
Nationell best practice
Kommun
Torbjörn Stråhle
Verksamhetsarkitekt Gävle
Gävle kommun
Nationell best practice
Kommun
Anders Störby
It-pedagog
Falkenberg kommun
Nationell best practice
Kommun
Slavko Blazevic
Upphandlare GBG
Göteborgs kommun
Nationell best practice
Kommun
Bengt Randén
Förvaltningschef Utbildningsförvaltningen
Partille kommun
Nationell best practice
Kommun
Susanne Bergqvist
IKT-samordnare
Alingsås kommun
Nationell best practice
Kommun
Magnus Kvist
Skol-It-ansvarig
Kungälv kommun
Nationell best practice
Kommun
Ola Henningsson
It-pedagog
Karlstad kommun
Nationell best practice
Kommun
Rolf Sannebjörk
It-chef
Haparanda kommun
Nationell best practice
Kommun
Niklas Carlén
Verksamhetsutvecklare IKT
Härryda kommun
Nationell best practice
Kommun
Torben Ferm
Utredare
Öckerö kommun
Nationell best practice
Kommun
Lennart Florén
It-utvecklare
Västerås kommun
Nationell best practice
Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst: Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav
108 (108)