Kravspecifikation

Kravspecifikation
NY KOMMUNIKATIONSPLATTFORM
KATRINEHOLMS KOMMUN
2011-08-19
OM DETTA DOKUMENT
Denna kravspecifikation anger krav för en ny kommunikationsplattform för
Katrineholms kommun. Dokumentet är en bilaga till ”Förstudierapport ny
kommunikationsplattform” och är skrivet av Kicki Strandh, Sigma IT & Management
Sweden AB.
För mer information om kommunikationsplattformen och förstudien, se
förstudierapporten.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1
1.1
INLEDNING ......................................................................................................... 1
Rekommendationer till anbudsförfrågan.............................................................. 1
2
2.1
2.2
PRODUKTER OCH LICENSER.......................................................................... 3
Offererade produkter samt produktutveckling ..................................................... 3
Licenser och källkod ............................................................................................ 3
3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
TEKNISKA KRAV ............................................................................................... 5
Plattform och teknisk förvaltning.......................................................................... 5
Rättigheter och inloggning ................................................................................... 6
Standarder ........................................................................................................... 7
Prestanda och säkerhet....................................................................................... 7
Säkerhet .............................................................................................................. 8
Integration (steg 1 och kommande steg) ............................................................. 8
Informationsutbyte med den externa webbplatsen .............................................. 9
Metadata............................................................................................................ 10
Presentation ...................................................................................................... 11
4
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
REDAKTIONELLA KRAV................................................................................. 12
Vem som kan publicera ..................................................................................... 12
Nyheter/artiklar .................................................................................................. 12
Bilder och multimedia ........................................................................................ 13
Editering och publicering ................................................................................... 14
Mallar ................................................................................................................. 16
5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
FUNKTIONER ................................................................................................... 18
Virtuella samarbetsytor ...................................................................................... 18
Bloggar .............................................................................................................. 19
Wikis .................................................................................................................. 20
Personinformation och nätverk .......................................................................... 21
Chat /Snabbmeddelanden ................................................................................. 23
Sök .................................................................................................................... 24
RSS-flöden ........................................................................................................ 24
Funktioner för kommande steg .......................................................................... 25
6
6.1
6.2
6.3
ÖVRIGT ............................................................................................................. 27
Dokumentation .................................................................................................. 27
Utbildning........................................................................................................... 27
Service och support ........................................................................................... 27
Bilaga 1: Tillgänglighetskrav
1
INLEDNING
Denna kravspecifikation innehåller krav på en ny kommunikationsplattform som ska
underlätta informationshantering, kommunikation, samarbete och kunskapsdelning i
Katrineholms kommun.
Den baseras vad som kommit fram i den förstudie som genomfördes juni 2011 samt
även på skribentens erfarenheter av liknande system.
Det återstår ett antal frågetecken som behöver besvaras innan denna
kravspecifikation skickas ut som en del av en anbudsförfrågan. Till en del krav har
därför en kommentar skrivits för att visa att detta krav behöver diskuteras vidare inom
Katrineholms kommun.
1.1
Rekommendationer till anbudsförfrågan
Nedan ges ett antal rekommendationer om vad anbudsförfrågan bör innehålla,
förutom denna kravspecifikation.
1.1.1
Mål och intentioner
I anbudsförfrågan bör det anges Katrineholms kommuns intentioner och
målsättningar med den nya plattformen (se förstudierapport).
Ange även att det inte är nödvändigt att inköpt system själv kan svara upp mot alla
behov, utan att det är möjligt att ta in tredjepartsprodukter. Dock ska systemet kunna
integreras på ett tydligt sätt med de olika produkterna. Exempel på funktioner som
kan lösas med tredjepartsprodukter är sök, dokumenthantering, samarbetsytor, chat.
1.1.2
Implementationstakt
Det bör också framgå i vilken ordning ni avser genomföra hela implementationen och
vilken del som denna upphandling avser, ex:
1. Driftsättning av inköpt system, migrering av innehåll från det gamla innehållet,
andra system blir tillgängliga som länkar, koppla mot AD för möjlighet till
rollbaserad information, införande av funktioner för samarbete och
kunskapsdelning (samarbetsytor, nätverk). Även nödvändig dokumenthantering
som krävs i samarbetsytorna samt införande av sökfunktion.
2. Integrering av webbaserade system enligt särskilda utredningar och prioriteringar,
införande av dokument- och ärendehantering. Denna punkt sker troligen i flera
steg, beroende på vad utredningarna kommer fram till.
1.1.3
Upphandlingens omfattning
I anbudsunderlaget bör det tydligt framgå vad kommunen vill att anbuden ska
omfatta. I punklistan nedan ges en rekommendation kring vad anbuden bör omfatta.
Punkter markerade med * kan utföras av kommunen själva eller i samarbete med
annan leverantör.
UNDERTITEL 1(28)
1.1.4
1.1.5
•
Produkt/produkter inkl ev moduler som behövs för att uppnå de ställda kraven
•
Implementation av funktioner enligt denna kravspecifikation
•
Leverans och driftsättning
•
Dokumentation
•
Utbildning
•
Support
•
Målgruppsanalys *
•
Framtagning av struktur och interaktionsdesign *
•
Framtagning av förvaltningsorganisation *
•
Migrering *
•
Råd och stöd avseende intranätrelaterade frågor (ex sök, förankring och
kommunikation, förvaltning) *
Krav på leverantören
I anbudsförfrågan ska även anges krav på leverantör, kompetens, erfarenheter,
projektgenomförande etc. Flera tankar kring detta har kommit fram i förstudien och de
anges kortfattat här:
•
Flera leverantörer ska kunna tekniken/produkten för att undvika beroende till en
viss leverantör
•
Det är viktigt att sträva efter att leverantören blir en samverkanspartner där man
har ett dynamiskt samarbete,
•
Leverantören bör ha erfarenhet av liknande implementationer för att kunna ge råd
och stöd
•
Leverantören ska också kunna tillhandahålla organisationskonsulter
specialiserade på kultur- och verksamhetsförändringsarbete
Teknisk miljö
Ange i anbudsunderlaget den tekniska miljön som kommunen har som påverkar
införandet av produkten, ex att ni använder Microsoft AD, men håller på att utveckla
en metakatalog, vilka webbläsare som används av de anställda, e-postsystem,
version på windows på klienter etc.
UNDERTITEL 2(28)
2 PRODUKTER OCH LICENSER
2.1 Offererade produkter samt produktutveckling
Leverantören ska ange vilka produkter som offereras. För Katrineholms kommun är det
viktigt att produkten utvecklas ständigt och snabbt utifrån nya influenser och trender i
omvärlden.
2.1.1
Leverantören ska ange vilka produkter som offereras och även vilka av kraven
som respektive produkt uppnår (om det är flera produkter)
Ja
Nej
Beskriv:
2.1.2
Leverantören ska ange hur produktutveckling bedrivs, hur ofta nya versioner
släpps, och på vilket sätt Katrineholms kommun kan påverka
produktutvecklingen
Ja
Nej
Beskriv:
2.1.3
Det ska vara enkelt för varje medarbetare att utföra de vanligaste uppgifterna i
kommunikationsplattformen, ex uppdatera sin egen sida, skriva
statusmeddelande. Ange hur detta uppfylls.
Ja
Nej
Beskriv:
2.2 Licenser och källkod
Licensmodellen ska beskrivas.
2.2.1
Leverantören ska beskriva licensmodellen för produkten/erna, där det framgår
vad licenskostnaden blir för Katrineholms kommun, inklusive utvecklings, test- och driftmiljö
Ja
Nej
Beskriv:
UNDERTITEL 3(28)
2.2.2
Katrineholms kommun ska ha tillgång till dokumentation och källkod för
kommunikationsplattformens samtliga delar inklusive för kommunen specifikt
utvecklade tillägg.
Ja
Nej
Ev kommentar:
UNDERTITEL 4(28)
3 TEKNISKA KRAV
3.1 Plattform och teknisk förvaltning
Kommunikationsplattformen ska baseras på en plattform som är öppen och som
möjliggör utveckling.
3.1.1
Det upphandlade systemet ska baseras på standardteknik som är öppen för
integrationer av andra system, där systemen öppnas inom ramen för
kommunikationsplattformen, helst med SSO. Ange hur öppet systemet är och
hur integrationer görs tekniskt med den produkt som ni offererar.
Ja
Nej
Beskriv:
3.1.2
Föreslagen produkt ska hostas hos kommunen med följande krav:
• Ska kunna installeras på MSSQL 2005/2008 (ifall databas)
• Ska kunna installeras på Windows server 2008 R2
• Ska fungera med Klient Windows 7
• Ska vara en Webbaserad klient som inte kräver några plugins eller tillägg
• Bör vara en Webbaserad klient för administration som inte kräver några plugins
eller tillägg
• Klienten ska vara kompatibel med Office 2007 och/eller Office 2010
• Integration via LDAP ska vara möjlig, ex till AD (om möjligt LDAPS)
Ja
Nej
Kommentar:
3.1.3
Leverantören ska beskriva hur driftsmiljö bör sättas upp med föreslagen
produkt/er, ange även vilken hårdvara som krävs.
Ja
Nej
Beskriv:
3.1.4
Leverantören ska beskriva vilken kompetens som krävs för att förvalta
produkten tekniskt (konfiguration, uppdateringar och drift).
Ja
Nej
Beskriv:
Sigmas kommentar: ev lägga till krav på att kommunen själv ska kunna bedriva
utveckling och vad som då krävs (med egna systemutvecklare)
UNDERTITEL 5(28)
3.2 Rättigheter och inloggning
Det ska gå att anpassa innehållet på intranätet till en specifik roll men också till en
specifik individ. Vi vill också att medarbetarna ska kunna komma åt intranätet utifrån.
3.2.1
Rättigheter ska tilldelas både enskilda användare och grupper som hämtas från
Microsoft AD, i framtiden en metakatalog.
Ja
Nej
Ev kommentar:
3.2.2
Det ska finnas funktion för personalisering av sidor, så att önskad information
matchas mot den användarprofil som loggat in på sidan, alltså möjlighet att
variera utseende och information för olika användare och grupper
Ja
Nej
Ev kommentar:
3.2.3
Externa användare ska kunna logga in på intranätet och se vissa delar.
Ja
Nej
Ev kommentar:
Sigmas kommentar: detta med tanke på ev samarbete med externa intressenter
3.2.4
Det ska gå att få direktinloggning vid systemstart, om man befinner sig i
nätverket.
Ja
Nej
Ev kommentar:
3.2.5
Det ska gå att få extern åtkomst (medarbetare kan logga in utanför nätverket).
Beskriv hur det kan lösas med ex e-id inloggning externt från och LDAP internt
Ja
Nej
Beskriv:
Sigmas kommentar: är det ett ska-krav att man ska logga in med e-id externt från bör
kravet formuleras om.
UNDERTITEL 6(28)
3.3 Standarder
Katrineholms kommun är en offentlig organisation och är därmed skyldiga att följa de
standarder som finns för att nå tillgänglighet för alla medborgare.
3.3.1
Produkten ska uppnå de krav som beskrivs i bilaga 1 ”Tillgänglighetskrav”.
Eventuella avsteg ska skriftligen överenskommas med Katrineholms kommun.
Beskriv ev avsteg från kraven.
Ja
Nej
Beskriv:
Sigmas kommentar: tillgänglighetskraven bör gås igenom och ev arbetas in direkt i
detta dokument. Har kommunen samma ambitionsnivå när det gäller tillgänglighet på
intranätet som den externa webben och i så fall till vilken kostnad? Ev rådfråga
FunkaNu kring detta.
3.3.2
Produkten ska stödja vanligt förekommande publiceringskanaler såsom RSS
och mobil, Ipad och möjliggöra påbyggnad för nya, kommande
publiceringskanaler. Beskriv hur.
Ja
Nej
Beskriv:
3.4 Prestanda och säkerhet
Det nya intranätet måste upplevas snabbt av medarbetarna.
3.4.1
Implementation för Katrineholms kommun ska vara dimensionerad för x antal
användare varav y samtidiga.
Ja
Nej
Ev kommentar:
Kommentar från Sigma: detta måste diskuteras vidare
UNDERTITEL 7(28)
3.4.2
Produkten ska vara skalbar för att följa utvecklingen av organisationen i antalet
medarbetare samt även externa användare.
Nej
Ja
Ev kommentar:
3.5
Säkerhet
Sigmas kommentar. Vilka krav ska ställas på säkerhet?
3.6 Integration (steg 1 och kommande steg)
I kommunikationsplattformen ska det gå att integrera/koppla ihop befintliga system och
arbetsstöd. Målet är att det ska gå att öppna externa system/sidor i intranätet som
presenteras i kommunikationsplattformens design. Användaren ska inte märka att det är
en annan produkt/ett annat system som används. Dock kommer detta att göras stegvis.
I steg 1, som denna upphandling omfattar, kommer de att öppnas som nya fönster och i
kommande steg integreras vissa av dem eftersom inom ramen för
kommunikationsplattformen och dess design. Single-sign-on är önskvärt så långt det är
möjligt. Nedan framgår också krav som ska säkerställa framtida integrationer.
3.6.1
Följande system ska i steg 1 gå att nå via kommunikationsplattformen (ikoner
eller länkar, vid klick startas programmen/öppnas i nya fönster).
• Självservice
•
Telesök
•
Proceedo avtalsdatabas
•
TroINT (förtroendevalda)
•
Esmaker (enkätverktyg)
•
ViaCompetence (söka kurser)
•
Lokalbokningar
•
E-post (outlook)
•
Kompetensportalen
•
EpiServer
•
Siteseeker
•
ImageVault
•
Ekonomisystem:
•
Personalsystem:
Ja
Nej
Ev kommentar:
UNDERTITEL 8(28)
3.6.2
Det bör gå att integrera Outlook-kalender samt mail i systemet (steg 1).
Ja
Nej
Ev kommentar:
Sigmas kommentar: är detta nåt för steg 1 eller kommande steg?
3.6.3
Produkten ska kunna integreras mot en extern sökmotor (steg 1).
Ja
Nej
Ev kommentar:
3.6.4
I kommande steg ska ett dokument- och ärendehanteringssystem kunna
integreras i kommunikationsplattformen. Ange hur detta krav kan nås och ev
begränsningar på dessa system.
Ja
Nej
Beskriv:
3.6.5
I kommande steg ska en lärplattform kunna integreras i
kommunikationsplattformen. Lärplattformen används av personal, elever och
föräldrar på skolor. Målet är att ex lärare enbart ska behöva logga in på ett
ställe och där komma åt såväl kommungemensamma funktioner som att
kommunicera med elever och föräldrar. Idag används produkten Ping Pong
som lärplattform. Ange hur detta krav kan nås och ev. begränsningar på detta
system.
Ja
Nej
Beskriv:
3.7 Informationsutbyte med den externa webbplatsen
Den information som ska finnas både internt på kommunikationsplattformen och externt
på www.katrineholm.se ska bara behöva publiceras en gång. Därför måste det finnas en
integration mellan den interna och den externa plattformen. På den externa webben
används EpiServer versionsnr
UNDERTITEL 9(28)
3.7.1
Det ska gå att publicera information som ska finnas både på den interna
plattformen och den externa plattformen enbart på ett ställe. Det ska därför
finnas en kommunikation mellan de två plattformarna. Beskriv hur information
utbyts mellan dessa plattformar
Ja
Nej
Ev kommentar:
3.8 Metadata
Sökbarheten på intranätet är av högsta vikt, därför vill vi att det ska finnas bra stöd för
att hantera metadata, genvägar och etiketter i produkten.
3.8.1
Det ska gå att koppla metadata till en viss sida i systemet.
Ja
Nej
Ev kommentar:
3.8.2
Det bör finnas stöd för att automatgenerera visst metadata. Beskriv vilka
metadata som automatgenereras.
Ja
Nej
Beskriv:
3.8.3
Det bör gå att skapa etikettmoln utifrån mest lästa sidor.
Ja
Nej
Ev kommentar:
Sigmas kommentar: detta är ett förslag från oss, något för er att ta ställning till.
3.8.4
Vem som helst ska kunna skapa etiketter på innehållet och dela med sig av
dem.
Ja
Nej
Ev kommentar:
Sigmas kommentar: detta är ett förslag från oss, något för er att ta ställning till.
UNDERTITEL 10(28)
3.8.5
Det ska gå att skapa genvägar till visst innehåll på intranätet eller till en extern
webbsida.
Ja
Nej
Ev kommentar:
Sigmas kommentar: detta är ett förslag från oss, något för er att ta ställning till.
3.9 Presentation
Katrineholms kommun vill att intranätet och kommande webbplatser ska fungera i de
vanligast förekommande webbläsarna samt i mobiler.
3.9.1
Innehållet i sidor skapade med verktyget ska kunna visas i samtliga på
marknaden förekommande webbläsare för både PC och Mac
Ja
Nej
Ev kommentar:
3.9.2
Administration av webbplatser (editering av innehåll, konfiguration av struktur
etc) ska kunna ske från Internet Explorer 8 samt Firefox 4.X
Ja
Nej
Ev kommentar:
3.9.3
Lösningen ska stödja visning av sidor i mobila enheter, ex mobiltelefon,
läsplattor.
Ja
Nej
Ev kommentar:
UNDERTITEL 11(28)
4 REDAKTIONELLA KRAV
Sigmas kommentar: i förstudien har vi inte diskuterat redaktionella krav, detta baseras på
vår erfarenhet om vad som man bör ha när det gäller det redaktionella arbetet. Ni måste
gå igenom detta och ta ställning till förslagen. Ta gärna lärdom av vad ni tycker är bra
resp dåligt med EpiServer som ni använder idag,
4.1 Vem som kan publicera
På vissa delar av intranätet ska alla anställda kunna publicera information, medan på
andra ska enbart redaktörer kunna publicera information.
4.1.1
Det ska gå att styra vem som kan publicera information på olika sidor.
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.2 Nyheter/artiklar
4.2.1 Det ska gå att publicera nyheter med olika riktning, exempelvis; alla, avdelning,
grupp osv.
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.2.2
Det ska finnas möjlighet för användaren att kommentera en artikel. Det ska vara
valbart vilka artiklar som är möjliga att kommentera.
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.2.3
Artikelskaparen, eller en av Katrineholms kommun utsedd administratör, ska få
ett mejl så snart en kommentar har kommit in till artikeln.
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.2.4
Det ska gå att RSS-prenumerera på nya kommentarer.
Ja
Nej
Ev kommentar:
UNDERTITEL 12(28)
4.2.5
Det bör gå att publicera innehåll på ett obegränsat antal språk.
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.2.6
Systemet ska kunna administreras på svenska.
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.3 Bilder och multimedia
4.3.1 Det ska finnas en bildbank i produkten där bilder laddas upp och arkiveras.
Beskriv produktens bildbank.
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.3.2
Det bör finnas möjlighet att redigera bilderna i produktens bildbank. Beskriv
produktens bildredigeringsfunktion.
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.3.3
Bilder ska kunna publiceras på alla sidor
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.3.4
Det ska gå att enkelt publicera multimediafiler (film, ljud, Flash osv). Beskriv ev
begränsningar gällande filformat etc.
Ja
Nej
Beskriv:
UNDERTITEL 13(28)
4.4 Editering och publicering
4.4.1 Innehållet ska skapas och redigeras med inbyggd texteditor WYSIWYG, där de
vanligast förekommande formateringarna ska gå att göra (fetstil, kursiv stil,
indrag, listor). Beskriv vad som går att göra i er editor.
Ja
Nej
Beskriv:
4.4.2
Det ska finnas stöd för versionshantering, ex kunna spara ett utkast samt
kunna ta tillbaka tidigare versioner.
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.4.3
Det ska gå att flytta innehåll och objekt till andra delar i webbplatsen och ev till
en annan webbplats. Beskriv hur.
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.4.4
Det ska gå att skapa förståeliga webbadresser, ex intra.katrineholm.se/policy.
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.4.5
Det ska vara möjligt att skapa tabeller med valfritt antal rader och tabeller.
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.4.6
Det ska vara möjligt att ange ALT-text för bilder och andra multimediaobjekt.
Ja
Nej
Ev kommentar:
UNDERTITEL 14(28)
4.4.7
Det bör gå att göra svensk rättstavningskontroll vid inmatning av text.
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.4.8
Det ska gå att göra länkar till andra sidor inom samma webbplats, till andra
webbplatser samt sk ankarlänkar.
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.4.9
Det ska gå att styra om en länk ska öppnas i ett nytt eller i samma fönster.
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.4.10 Det ska gå att ange en TITLE-text på länkar.
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.4.11 Det ska gå att kontrollera och indikera brutna länkar.
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.4.12 Det ska finnas stöd för att mäta antalet unika besökare per sida, via produkten
eller tredjeparts produkt. Beskriv er statistikfunktion.
Ja
Nej
Beskriv:
UNDERTITEL 15(28)
4.4.13 Det bör finnas stöd i produkten som gör det möjligt att ta ut besöksstatistik för
bearbetning i externt statistiskt analysverktyg.
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.4.14 Det ska gå att förhandsgranska en sida innan publicering i det sammanhang
sidan kommer att publiceras i (inklusive navigation och andra element).
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.4.15 Det ska gå att tidsstyra publiceringen av webbsidor med start- och sluttid
(datum och tid).
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.4.16 Det bör gå att skapa datumstyrd mejlnotifiering på en sida. När tiden går ut
notifieras skaparen att denne har en ”utgången” sida på
kommunikationsplattformen.
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.4.17 Det bör finnas en behörighetsstyrd möjlighet att redigera sidkoden.
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.5 Mallar
4.5.1 På varje sida genererad av produkten ska status framgå: senast uppdaterad,
granskad, av vem.
Ja
Nej
Ev kommentar:
UNDERTITEL 16(28)
4.5.2
Det ska gå att välja vilken typ av navigeringsstruktur man vill ha på
webbplatsen (ex horisontell, vänstermeny) samt kombinera såväl topp som
vänstermeny på flera nivåer. Beskriv ev begränsningar i val av
navigeringsstruktur i mallarna.
Ja
Nej
Beskriv:
4.5.3
Det ska gå att skapa utskriftsvänliga sidor.
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.5.4
Det ska gå att skapa ett A-Ö-index automatiskt utifrån webbplatsens
informationsstruktur.
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.5.5
Det bör vara möjligt att skapa och anpassa mallar direkt i produkten, utan att ha
programmeringskunskaper.
Ja
Nej
Ev kommentar:
4.5.6
Det ska skapas brödsmulor/länkstigar automatiskt på alla sidor på en
webbplats.
Ja
Nej
Ev kommentar:
UNDERTITEL 17(28)
5
FUNKTIONER
Kommunikationsplattformen ska innehålla olika funktioner, främst stöd för
kommunikation och samarbete av olika slag. Dessa kan vara tredjepartsprodukter,
om så är fallet ska det beskrivas.
5.1 Virtuella samarbetsytor
Katrineholms kommun vill ha en funktion för virtuella samarbetsytor där man kan dela
dokument, anteckna, diskutera osv. Om denna funktion inte finns som standard i
produkten är det ok med en tredjepartsprodukt, men det ska tydligt vara specificerat en
kostnad för att integrera detta i så fall.
5.1.1
Det ska finnas stöd för virtuella samarbetsytor. Om ni väljer att lösa denna del
med hjälp av tredje partsprodukt, beskriv vilken och till vilken kostnad.
Ja
Nej
Beskriv:
5.1.2
I ytan ska det gå att dela dokument, göra egna anteckningar, diskutera samt
skapa uppgiftslistor. Beskriv ev ytterligare funktionalitet som finns i er produkt.
Ja
Nej
Beskriv:
5.1.3
Skaparen av varje yta ska kunna bjuda in deltagare och bestämma vilka som
släpps in.
Ja
Nej
Ev kommentar:
5.1.4
Notifiering bör utgå till skaparen/ägaren och systemadministratör när ytan varit
inaktivt en tid och kanske bör kastas.
Ja
Nej
Ev kommentar:
UNDERTITEL 18(28)
5.1.5
Det ska gå att arkivera innehållet i ett ytan.
Ja
Nej
Ev kommentar:
5.1.6
Alla ska kunna se vilka ytor som finns och vem som ansvarar för det.
Ja
Nej
Ev kommentar:
5.2 Bloggar
Katrineholms kommun vill kunna införa obegränsat antal bloggar i
kommunikationsplattform, såväl fristående som kopplat till en samarbetsyta. Om denna
funktion inte finns som standard i produkten är det ok med en tredjepartsprodukt, men
det ska tydligt vara specificerat en kostnad för att integrera detta i så fall.
5.2.1
Det ska finnas stöd för bloggar, i ett obegränsat antal. Om ni väljer att lösa
denna del med hjälp av tredje partsprodukt, beskriv vilken och till vilken
kostnad.
Ja
Nej
Beskriv:
5.2.2
Det ska gå att kommentera blogginlägg.
Ja
Nej
Ev kommentar:
5.2.3
Bloggskribenten ska få ett mejl så snart en kommentar gjorts i hans/hennes
blogg. Detta ska vara valbart för bloggskribenten.
Ja
Nej
Ev kommentar:
UNDERTITEL 19(28)
5.2.4
Det ska gå att prenumerera på blogginlägg.
Ja
Nej
Ev kommentar:
5.2.5
Det ska gå att ladda upp dokument och/eller bilder till ett blogginlägg.
Ja
Nej
Ev kommentar:
5.2.6
En redaktör ska kunna se samtliga kommentarer till alla blogginlägg och ta bort
enskilda kommentarer.
Ja
Nej
Ev kommentar:
Sigmas kommentar: är detta relevant för er? Kanske i bloggar som alla ser, ex
chefsbloggar?
5.3 Wikis
Katrineholms kommun vill införa en eller flera wikis på sitt intranät, d v s sidor där vem
som helst kan lägga till, ändra eller ta bort information (ex i en begreppslista), såväl
fristående som kopplat till en samarbetsyta. Om denna funktion inte finns som standard i
produkten är det ok med en tredjepartsprodukt, men det ska tydligt vara specificerat en
kostnad för att integrera detta i så fall.
5.3.1
Det bör finnas stöd för wikis i produkten. Om ni väljer att lösa denna del med
hjälp av tredje partsprodukt, beskriv vilken och till vilken kostnad.
Ja
Nej
Beskriv:
5.3.2
Det bör gå att se statistik på gjorda ändringar på en wiki-genererad sida.
Beskriv på vilket sätt detta kan ske.
Ja
Nej
Ev kommentar:
UNDERTITEL 20(28)
5.4 Personinformation och nätverk
Det ska vara enkelt för alla medarbetare att bilda nätverk för att enkelt kunna
kommunicera med varandra. Här ingår också kontaktkort/personlig information om alla
medarbetare där man bjuder in personer till sitt nätverk.
5.4.1
Det ska finnas kontaktkort/personlig sida där information om den enskilde
medarbetaren läggs in: traditionella kontaktuppgifter kompletteras med bild,
”CV”, specialkunskaper, anställningsform, arbetsuppgifter. Beskriv vad som
ingår i er funktion.
Ja
Nej
Beskriv:
5.4.2
Så många uppgifter som möjligt ska hämtas ifrån AD:et, ex telefonnummer och
adress, organisationstillhörighet.
Ja
Nej
Ev kommentar:
Sigmas kommentar: specificera vad som kan hämtas från AD:et
5.4.3
I framtiden ska uppgifterna kunna hämtas från kommunens metakatalog.
Ja
Nej
Ev kommentar:
5.4.4
Vissa av personens uppgifter ska vara redigeringsbara av aktuell person och
redaktör/systemadministratör. Beskriv vilka.
Ja
Nej
Beskriv:
5.4.5
Varje person ska kunna bjuda in andra till sitt personliga nätverk.
Ja
Nej
Beskriv:
UNDERTITEL 21(28)
5.4.6
Det ska gå att skriva statusmeddelanden liknande Facebook som personerna i
det personliga nätverket kan se och kommentera och gilla.
Ja
Nej
Beskriv:
5.4.7
Det ska vara enkelt att starta en dialog med personerna i det personliga
nätverket, ex via chat eller mail. Beskriv ev andra dialogmöjligheter som kan
startas från detta läge.
Ja
Nej
Beskriv:
5.4.8
Det bör gå att integrera ett flöde från sitt Facebookkonto så att det syns även i
denna vy i kommunikationsplattformen, eller tvärtom – det bör gå att se flödet
från det interna nätverket på Facebook.
Ja
Nej
Beskriv:
Sigmas kommentar: Detta är ett krav som ni bör diskutera mer internt. Kanske ange
det som ett framtidskrav?
5.4.9
Användargränssnittet ska följa det dominerande sociala mediet.
Ja
Nej
Beskriv:
UNDERTITEL 22(28)
5.5 Chat /Snabbmeddelanden
För att stödja daglig kommunikation mellan medarbetare ska det finnas en chat-funktion
i det nya intranätet. Om denna funktion inte finns som standard i produkten är det ok
med en tredje parts produkt, men det ska tydligt vara specificerat en kostnad för att
integrera detta i så fall.
5.5.1
Det bör finnas stöd för chat/snabbmeddelanden. Om ni väljer att lösa denna
del med hjälp av tredjepartsprodukt, beskriv vilken och till vilken kostnad.
Ja
Nej
Ev kommentar:
5.5.2
Alla ska kunna se vilka som är inloggade/tillgängliga för att kunna starta chat
Ja
Nej
Ev kommentar:
UNDERTITEL 23(28)
5.6
Sök
En enkel och effektiv sökfunktion är mycket prioriterat i den nya
kommunikationsplattformen. Om denna funktion inte finns som standard i produkten
är det ok med en tredje parts produkt, men det ska tydligt vara specificerat en
kostnad för att integrera detta i så fall.
5.6.1
Det ska finna stöd för en sökfunktion med nedanstående funktionalitet. Om ni
väljer att lösa denna del med hjälp av tredjepartsprodukt, beskriv vilken och till
vilken kostnad. Ange ev begränsningar i er produkt gällande nedanstående
krav.
• Söka på personer och allt innehåll på den personliga sidan/kontaktkortet (se krav
5.5.1)
•
Trunkeringsmöjligheter - både höger och vänstertrunkering. Automatiskt eller med
jokertecken.
•
Rättstavning - inkl. förslag på sökningar som ger träffar
•
Statistik från sökmotorn. Sökningar som gav träff, inte träff, vanligaste sökord osv.
•
Indexerar även dokument
•
Möjlighet att göra egna viktningar
•
Ämnesord/metadata på sidor
•
Kategoriindelningar - träffar i bloggar, samarbetsytor, olika avdelningar
•
Kunna betygssätta sökningar (Bör-krav)
•
Tar hänsyn till vilka du haft mest kontakt med på och innehåll från dessa listas
med högre relevans än övrigt innehåll
Sigmas kommentar. Detaljkrav på sökfunktionen har vi inte hunnit gå igenom i denna
förstudie, det bör göras.
Ja
Nej
Beskriv:
5.6.2
Sökfunktionen ska vara kopplad till behörighetsfunktionen så att man inte får
träffar på innehåll som man inte har behörighet till.
Ja
Nej
Ev kommentar:
5.7 RSS-flöden
Katrineholms kommun vill utnyttja RSS-tekniken så mycket som möjligt.
UNDERTITEL 24(28)
5.7.1
Det ska finnas en funktion för att prenumerera på RSS-flöden, både interna och
externa.
Ja
Nej
Ev kommentar:
5.7.2
Allt som publiceras bör kunna göras till RSS (ex även bloggar, inlägg i forum)
Ja
Nej
Ev kommentar:
5.8
Funktioner för kommande steg
Nedanstående funktioner har identifierats som troliga att implementeras i kommande
steg. Ange per funktion om det ingår i produkten eller inte och ev kommentar kring
möjligheten att utveckla/implementera den i produkten.
Avisering om viktiga händelser för mig
Ja
Nej
Ev kommentar:
Videomöten
Ja
Nej
Ev kommentar:
Beslutsstöd
Ja
Nej
Ev kommentar:
Följa föreläsningar i efterhand
Ja
Nej
Ev kommentar:
UNDERTITEL 25(28)
Gemensamt kalendarium
Ja
Nej
Ev kommentar:
Funktioner för e-lärande
Ja
Nej
Ev kommentar:
Sigmas kommentar: detta är en lista utifrån vad som kom fram i workshopparna, gå
igenom listan och ta bort/lägg funktioner
UNDERTITEL 26(28)
6 ÖVRIGT
6.1 Dokumentation
6.1.1 Det ska ingå en generell användardokumentation av produkten på svenska.
Ja
Nej
Beskriv:
6.1.2
Det ska ingå en driftsdokumentation anpassad till Katrineholms kommuns
driftsmiljö.
Ja
Nej
Beskriv:
6.1.3
Det ska ingå systemdokumentation som beskriver systemarkitektur,
systemsamband, kod etc.
Ja
Nej
Beskriv:
6.2 Utbildning
6.2.1 Anbudet ska omfatta utbildning. Lämna förslag på utbildning, dela in i lämpliga
användarkategorier (t ex driftspersonal, redaktörer, förvaltare,
systemadministratörer) med förslag på utbildningsplan för respektive kategori.
Ja
Nej
Beskriv:
6.3 Service och support
6.3.1 Det ska ingå 2nd line support på vardagar. Beskriv hur er support är
organiserad, vad som ingår i den samt kostnad för detta.
Ja
Nej
Beskriv:
UNDERTITEL 27(28)
6.3.2
Uppgraderingar av produkten bör ingå i supportavtalet.
Ja
Nej
Beskriv:
UNDERTITEL 28(28)