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Dpto. de Organización y Sistemas
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DE REGISTROS CONTABLES
Fecha de Emisión:
28/01/14
Código: GPHMS001
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PARA LOS REGISTROS CONTABLES
VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S.A.
Elaborado por:
T.S.U Joel Méndez
Coordinador de Contabilidad
Revisado Por:
Lic. Jairo Morales
Gerente de Contabilidad
Autorizado Por:
Lic. Ricardo Villamizar
Director de Administración y
Finanzas
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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ÍNDICE
Contenido
Pág.
Índice ........................................................................................................................................ 2
INTRODUCCION ...................................................................................................................... 3
Objetivo..................................................................................................................................... 4
Alcance ..................................................................................................................................... 5
Marco jurídico ........................................................................................................................... 6
Normas Generales .................................................................................................................... 8
COORDINACIÓN DE CONTABILIDAD .................................................................................. 11
Procedimiento de registro de Ingresos de Plantas ................................................................. 14
Procedimiento de registro de Ingresos de Arepera y Abasto .................................................. 16
Procedimiento de registro de Cobranzas ................................................................................ 18
Procedimiento de registro de Cuentas por Pagar ................................................................... 20
Procedimiento de registro de Compensaciones ..................................................................... 22
Procedimiento de registro de Egresos (Sede y Fondos Descentralizados) ............................ 24
Procedimiento de Registro de Nómina ................................................................................... 26
Procedimiento de Registro de los Inventarios de Materia Prima, Productos Terminados,
Materiales e Insumos y Productos Comerciales en el Sistema Contable. .............................. 28
Procedimiento para el registro y análisis de las depreciaciones de activos fijos .................... 30
Procedimiento para elaboración y preparación de los Estados Financieros ........................... 32
Procedimiento de Revisión y Archivo de Documentación Contable ....................................... 33
Diagrama de flujo .................................................................................................................... 34
Formatos................................................................................................................................. 49
Glosario .................................................................................................................................................. 62
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INTRODUCCIÓN
El presente Manual tiene como propósito establecer definiciones y procedimientos
básicos que orienten a Venezolana de Alimentos la Casa, S.A., en el registro económico
financiero de los Fondos provenientes del Estado así como los procedentes de Ingresos
Propios.
Es importante señalar, que las acciones a seguir contenidas en el presente Manual de
Normas y Procedimientos podrán optimizarse a medida que los procesos sean cada vez más
prácticos, lo cual permitirá la flexibilidad adecuada en la búsqueda permanente de alcanzar la
eficiencia y eficacia de la gestión administrativa.
En tal sentido, este Manual contiene los elementos fundamentales que permiten
identificar y describir la operatividad de los procesos contables, que permitan apoyar a la
Dirección de Administración y Finanzas en los principios de racionalidad económica a fin de
garantizar el máximo aprovechamiento de estos recursos.
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OBJETIVO
Corresponderá a la Gerencia de Contabilidad coordinar la información contable, fiscal
y determinar los efectos económicos financieros de Venezolana de Alimentos La Casa S.A.,
a los fines de reflejar los resultados de su gestión y situación patrimonial.
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ALCANCE
Este documento, controla, promueve y describe las políticas, programas y acciones
estratégicas de la Gerencia de Contabilidad, a fin de optimizar los procedimientos contables
que afecten la gestión económica de Venezolana de Alimentos la Casa, S.A.
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MARCO JURÍDICO
 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
 Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Caracas, martes 27
de marzo de 2012
 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de
Control Fiscal. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela No. 6.013
Extraordinario del 23 de diciembre de 2010.
 Ley Contra la Corrupción. Gaceta Oficial Extraordinaria Nro. 5637 de fecha 07 de abril
de 2003.
 Código de Comercio, con la reforma parcial del Código de Comercio de fecha 26 de
junio de 1955.
 Reglamento Nro. 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del sector
Publico, sobre el sistema Presupuestario de fecha 27 de junio de 2002 gaceta oficial
5.592.
 Reglamento Nro. 3 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del sector
Público sobre el Sistema de Tesorería de fecha 22 de Marzo de 2002.
 Reglamento parcial Nro. 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del
Sector Público, sobre el Sistema de Contabilidad Pública. Decreto N° 4.099 21 de
noviembre de 2005
 Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos Gaceta Oficial Nro. 2.818
Extraordinaria de 1 de Julio de 1981
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 Ley del Impuesto al Valor Agregado. Gaceta Oficial N° 38.632 de fecha 26 de febrero
de 2007.
 Providencia Administrativa 0056-A mediante la cual se designan a los Contribuyentes
Especiales como Agentes de retención del Impuesto al Valor Agregado. de fecha 27
de Enero de 2005
 Providencia Administrativa Nro. 0071 emitida en Gaceta Oficial Nro. 39.795 de fecha
08 de noviembre del año 2011. Normativa general de emisión de facturas y
documentos fiscales.
 Providencia de las cuentas patrimoniales de la Oficina Nacional de Contaduría Publica
(ONCOP). Gaceta Oficial Nº 39.979 de fecha 06 de agosto de 2012.
 Ley de Impuesto Sobre la Renta, Gaceta Nº 38.628 de fecha 16 de febrero de 2007.
 Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre La Renta. 24 septiembre de 2003, Gaceta
Extraordinaria 5.662
 Reglamento Parcial de Ley de Impuesto Sobre la Renta, Decreto 1.808 12 de mayo de
1997, Gaceta 36.203. rige en materia de retenciones.
 Gaceta Nº013 fecha 13 de Agosto de 2009, Ley de Timbre Fiscal del Gobierno de
Distrito Capital.
 Código Orgánico Tributario, Gaceta Oficial Nº 37.305 de fecha 17/10/2001.
 Gaceta nº 39.503 de fecha 06 se septiembre 2010. Ley de Contrataciones Públicas.

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NORMAS GENERALES
NORMAS GENERALES:
1. Todas las operaciones de Venezolana de Alimentos La Casa S.A. deberán ser
registradas de acuerdo a los principios de contabilidad del sector público dictadas por la
Contraloría General de la República y los principios de contabilidad generalmente
aceptados y la presentación de los Estados Financieros basada en los mismos.
2. Todas las operaciones contables deberán ser realizadas y registradas de acuerdo con
las disposiciones previstas por las leyes venezolanas y sus reglamentos.
3. La Gerencia de Contabilidad deberá preparar los siguientes Estados Financieros
o Balance General
o Flujo de Efectivo
o Estado de Resultado
o Estado de Cuentas de Patrimonio
4. Reportes de Análisis:
o Balance de Comprobación
o Mayor Analítico
o Diario General
o Auxiliar por Cuentas
5. Los Estados Financieros y sus anexos deberán ser preparados Mensualmente y
anualmente. Excepto a solicitud de las autoridades.
6. Las conciliaciones bancarias deben ser preparadas y revisadas mensualmente con el
objeto de establecer las partidas que difieren entre los registros contables y la
información contenida en los estados de cuentas y de esta manera podemos dar fe de
los Controles Internos.
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7. Mensualmente deben hacerse los asientos de ajustes necesarios, a fin de mostrar en
los Estados Financieros los saldos reales de las cuentas.
8. Será de absoluta obligatoriedad que la Gerencia de Contabilidad preste todo tipo de
ayuda técnica y administrativa a las Direcciones, Gerencias,
Departamentos y
Plantas, de forma tal que se garantice el mejor desempeño de las funciones de
registro, procesamiento de información y el manejo contable general.
9. El envío de la información y cierres mensuales por las Direcciones, Gerencias,
Coordinaciones
y Plantas deberá hacerse de forma controladas y estas deberán
remitir la documentación a la Gerencia de Contabilidad los cinco (5) días (hábiles) de
cada mes, a fin de garantizar que el proceso de registro, verificación, ajustes y
consolidación contable se desarrolle dentro de los próximos días hábiles luego de su
recepción.
10. Los Estados Financieros serán presentados considerando los saldos de cada cuenta
según el balance de comprobación. Cuando ocurran variaciones de importancia en los
diferentes rubros que conforman los Estados Financieros, se deberá anexar notas
explicativas a dichos Estados.
11. Las cuentas contables, según Balance de Comprobación, deberán agruparse de
acuerdo a la presentación de los Estados Financieros; así como considerarse las
reclasificaciones efectuadas tales como sobregiros, etc.
12. Debe explicarse las principales variaciones y se debe tomar en cuenta los índices e
indicadores financieros que se deriven, así como la antigüedad de los saldos.
13. La estructura de la cuenta contable está definida de acuerdo a lo determinado por la
Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), a los efectos de unificar la información
del sector público en un Plan Único de Cuenta que funge de esencia al Sistema
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Integrado de Información Contable Presupuestario de Administración Financiera del
Sector Público (SICOP) y el plan de Cuentas Patrimoniales emitido por la Oficina
Nacional de Contabilidad Pública (ONCOP).
14. El Plan Único de Cuentas están integrado por Seis (6) grupos de cuentas:
1.00.00.00.000 ACTIVOS
2.00.00.00.000 PASIVOS
3.00.00.00.000 PATRIMONIO
4.00.00.00.000 INGRESOS
5. 00.00.00.000 COSTOS
6. 00.00.00.000 GASTOS
15. Cada grupo de cuentas básicas, a su vez, tiene Cinco (5) niveles de segregación
identificados por códigos numéricos y por la clasificación, denominación y descripción
de las respectivas cuentas.
16. Debe mantenerse respaldos de toda la información contable generada tanto física
como a nivel de sistema a los fines de su posterior auditoría o cualquier consulta que
sea requerida por algún ente externo como interno.
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COORDINACIÓN DE CONTABILIDAD
NORMAS ESPECÍFICAS
1. Sólo se registrará el movimiento contable siempre y cuando se tengan los documentos
que soporten la operación.
2. las Gerencias de Finanzas, Administración y las Coordinaciones de los Fondos
Descentralizados deberán remitir la documentación que haya generado movimiento
mercantil a la Gerencia de Contabilidad de manera semanal o al culminar el mes, los
Cinco (5) días siguientes los soportes de todas las transacciones financieras que
hayan generado, para ser registradas en la contabilidad de la empresa.
3. Las transacciones económicas financieras deben registrarse en el Sistema de
Contabilidad a fin de generar los comprobantes contables, dicho comprobante deberá
ser ingresado indicando la siguiente información:
3.1 Año de Operación
3.2 Mes de Operación
3.3 Tipo de Comprobante
3.4 Numero de Comprobante
Ejemplo: 1301IG01, 1301EG01, 1301AJ01.
3.5 Nomenclatura para comprobantes
3.5.1 EG - Egresos (cheques)
3.5.2 IG - Ingresos
3.5.3 AJ - Ajustes
3.5.4 TR –Transferencias
3.5.5 CB – Cobranzas
3.5.6 NO – Nominas
3.5.7 CP – Cuentas por Pagar
3.5.8 CR – Cruces o Compensaciones
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3.5.9 IP – Impuestos
4. Debe consultarse en el sistema de contabilidad, en asientos contabilizados y en
asientos temporales, el último comprobante generado, con el fin de registrar el
consecutivo que corresponde al transcribir un nuevo movimiento contable.
5. Debe recibirse Mensualmente
de la Gerencia de Inventario y Suministro, los
inventarios valorados (cantidad en toneladas y en Bolívares), de Materia Prima,
Productos Terminados, Inventario e insumos. Firmados y sellados por la gerente del
área ya que es el soporte para realizar los movimientos de Inventario en la
contabilidad de la empresa.
6. Debe recibirse Mensualmente
de la Gerencia de Red Venezuela, los inventarios
valorados (cantidad en toneladas y en Bolívares), de Productos Comerciales Firmados
y sellados por la gerente del área ya que es el soporte para realizar los movimientos
de Inventario en la contabilidad de la empresa.
7. Solamente se podrán realizar ajustes en el mes o año contable no cerrado.
8. Los ajustes se realizarán por los siguientes motivos:
8.1.
Montos y fechas que no se corresponden con los datos contemplados en los
soportes.
8.2.
Saldo que no se corresponde con la naturaleza de la cuenta.
8.3.
El auxiliar contable no corresponde con la cuenta contable empleada para el
registro, de acuerdo a los soportes.
8.4.
El auxiliar contable no corresponde con los soportes ni con la cuenta asociada.
8.5.
Ajustes recomendados por Auditoría Interna y Externa.
9. Los Estados Financieros deberán ser emitidos Mensualmente y anualmente con corte en
el caso de ser emitido de forma anual de cierre al 31 de Diciembre y con fecha de
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presentación a los entes externos interesados antes del 31 de Marzo del siguiente año.
Excepto petición de las máximas autoridades del organismo.
10. Los Estados Financieros deberán contener los siguientes documentos:
Balance General
Estado de Resultado
Estado de Flujo del Efectivo
Estado de Cuentas de Patrimonio.
Notas de los Estados Financieros
Cualquier otra documentación vinculada a la generación de los Estados
11. Los Estados Financieros indicados en la norma anterior deben ser remitidos a las
siguientes entidades externas:
Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) - Copia
Oficina Nacional de Contabilidad Pública - Copia
Corporación Casa - Copia
Banco Central - Copia
Ministerio del Poder Popular para La Alimentación - Copia
12. Los Estados Financieros deberán estar firmados y sellados por el Gerente de
Contabilidad, Director de Administración y Finanzas y Presidente del organismo.
13. Toda la documentación recibida deberá ser archivada de acuerdo a los comprobantes de
diario ingresados en un mes.
14. Mensualmente la coordinación se encarga de emitir un consolidado de ingresos, el cual
discrimina por rubros los ingresos mensuales de las plantas, areperas y abastos.
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PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE INGRESOS DE
PLANTAS
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PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE INGRESOS DE PLANTAS
COORDINADOR DE CONTABILIDAD
1.1 Recibe la relación de facturas emitidas y anuladas por la Gerencia. Facturación, por cada
Planta y verifica la veracidad de la relación vs físico, de existir irregularidad, se remite a la
unidad de origen.
ANALISTA CONTABLE
1.2
Recibe la relación de facturas por el coordinador, verifica nuevamente la veracidad de
la información. Ordena por correlativo de las facturas.
1.3
Asigna comprobante contable según año y mes de la facturación.
1.4
Procede a realizar el registro de la factura, se selecciona la Cuenta Contable según
Plan de Cuentas del sistema Phoenix en la sección Cuentas por Cobrar Comerciales o
relacionadas según sea el caso, se le asigna centro de costo según Relación de
Series de Factura, se registra numero de factura, indicando la letra “F” como factura
seguido de la serie de la planta y numero de factura separado de un guión (-).
Ejemplo: “FA-0001”.
Luego se coloca un breve resumen del contenido de la factura, se detalla la operación
(Venta o Servicio), nombre del cliente, cantidad y precio unitario, finalmente fecha de
emisión.
Ejemplo: Venta a Pedro Pérez / 400 x 3,00 / 01/01/2013
1.5
Luego se indica el importe del total de la factura, si tiene IVA se registra la cuenta de
impuesto (Debito Fiscal), el centro de costo es el de Sede Administrativa, como
referencia el número de factura, en la descripción se coloca a la factura que afecta y
se ingresa el importe.
Ejemplo: IVA por venta de fact. FA-0001 / Pedro Pérez / 01/01/2013
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Posteriormente se registra la Venta, si la misma refleja más de un producto, se le
asigna una cuenta contable de la sección de ventas del Plan Contable a cada rubro
que muestre la factura, centro de costo, como referencia el número de factura y en
descripción se detalla el producto.
Ejemplo: Azúcar / Pedro Pérez / 0101/2013.
1.7
Una vez transcrita la relación de facturas recibida, se imprime el comprobante
contable, se firma y se archiva en carpeta de lomo ancho.
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PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE INGRESOS DE
AREPERA Y ABASTO
2
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE INGRESOS DE AREPERA Y ABASTO
COORDINADOR DE CONTABILIDAD
2.1
Recibe la relación de reporte Z por la Gerencia de Control de Ingresos, por cada
Arepera y Abasto, verifica la veracidad de la relación vs físico, de existir irregularidad,
se remite a la unidad de origen.
ANALISTA CONTABLE
2.2
Recibe la relación de reporte Z por el coordinador, verifica nuevamente la veracidad de
la información.
2.3
Asigna comprobante contable según año y mes de la facturación.
2.4
Asigna cuenta bancaria según información del Boucher, luego asigna centro de costo
según relación de Series de Abastos y Areperas, se registra número de Boucher,
Utilizando la denominación DP (Deposito) y los cinco últimos numero de la referencia.
Ejemplo: Dp-00001
Luego se coloca un breve resumen del documento bancario seguido de la fecha, del
reporte Z y la descripción de la unidad de ingreso (Abasto o Arepera)
Ejemplo: DP-01/01/2013 RZ-0001 Arepera Macarao
Posteriormente se registra el importe del Boucher.
2.5
Registra la venta, indicando la cuenta según el Plan Contable, centro de costo, en la
Ref. Se coloca RZ seguido de los cuatro dígitos del reporte.
Ejemplo: RZ-0001
En el resumen se coloca RZ seguido de la fecha del depósito y la descripción de la
unidad de ingreso (Abasto o Arepera)
Ejemplo: RZ-01/01/2013 Arepera Macarao.
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Registra el impuesto (IVA), el centro de costo es el de Sede Administrativa, como
referencia el número de reporte Z, en la descripción se mantiene igual que la venta y
se ingresa el importe.
2.7
Registra Ticket de Alimentación según reporte de cuadre de caja en la cuenta contable
de Cuentas por Cobrar comerciales, centro de costo, en la referencia se coloca la
palabra “TICKETS”, en la descripción se coloca Tickets de alimentación del día de la
relación del reporte Z y el monto global de todos los tickets mientras que los mismos
no se encuentren efectivos en banco.
2.8
Posteriormente si aplica, registra los Gastos de la Arepera o Abasto, primero analiza la
factura, luego ingresa cuenta de Plan Contable en la sección Gastos Operacionales,
centro de costo de series de Arepera o Abasto, en la referencia se coloca “NF”
(numero de factura) seguido de un guion y los últimos 5 números de la factura Ej.: NF00001 en la descripción se coloca Gasto por concepto de compra del producto, se
incurre en el gasto de areperas y abastos cuando exista una contingencias y es
autorizada por el Gerente de la red Venezuela emitiendo una carta explicativa del
caso.
2.9
Registros de Tickets de alimentación efectivos en banco: una vez se haya hecho
efectivo en banco se procede a disminuir las cuentas por cobrar transitoria, aumentado
banco y registrando el gasto por comisión de banco por el servicio prestado.
2.9
Para finalizar dado el caso, si existe sobrante o faltante se informa de forma verbal y
escrita a las áreas responsables para que tomen las acciones pertinentes y poder
realizar los ajustes correspondientes
2.10 Una vez transcrita la relación del Reporte Z, se imprime el comprobante contable, se
firma y se archiva en carpeta de lomo ancho.
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PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE COBRANZAS
3
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE INGRESOS DE COBRANZAS
COORDINADOR DE CONTABILIDAD
3.1
Recibe la relación de facturas emitidas y depósitos por la Gerencia de Control de
Ingresos, por cada Planta y verifica la veracidad de la relación vs físico, de existir
irregularidad, se remite a la unidad de origen.
ANALISTA CONTABLE
3.2
Recibe la relación de facturas y depósitos por el coordinador, verifica nuevamente la
veracidad de la información. Ordena según el mes del depósito.
3.3
Asigna comprobante contable según año y mes del depósito.
3.4
Asigna cuenta bancaria según información del Boucher o Transferencia, luego asigna
centro de costo según relación de Series de facturas, se registra número de Boucher,
utilizando la denominación DP (Deposito) o TR (Transferencia) y los cinco últimos
numero de la referencia.
Ejemplo: DP-00001
Luego se coloca un breve resumen del documento bancario seguido de la fecha del
depósito o transferencia, numero de factura y nombre del cliente.
Ejemplo: DP.01/01/2013 FA-0001 Pedro Pérez
Posteriormente se registra el importe del Boucher.
3.5
Registra el reporte de operaciones del Punto de venta, se busca en el estado de
cuenta del banco la transacción por el numero de afiliado que aparece en el
comprobante y se transcribe el monto total del cierre del punto que aparece en dicho
estado de cuenta, ya que va existir una diferencia entre el Boucher y el estado de
cuenta que es la comisión bancaria y la misma se registra como gastos de comisión
por porcentaje que el banco resta a las transacciones por punto de venta, como
referencia se coloca el numero del afiliado que aparece en el recibo, el centro de costo
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se mantiene y en la referencia se coloca DP y los últimos cinco números de afiliado,
seguido del numero de factura y nombre del cliente.
3.6
Asigna cuenta contable según Plan de Cuentas, sección Cuentas por Cobrar
Comerciales o Empresas relacionadas, se mantiene el centro de costo, como
referencia se registra numero de factura, indicando la letra “F” como factura seguido
de la serie de la planta y numero de factura separado de un guión (-) Ejemplo: (FJ0001), se mantiene el mismo concepto.
3.7
Una vez transcrita la relación de facturas recibida, se imprime el comprobante
contable, se firma y se archiva en carpeta de lomo ancho.
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PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR
4 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR
COORDINADOR DE CONTABILIDAD
4.1
Recibe el lote quincenal de bases de cálculo y copias de puntos de cuenta y de la
Coordinación de Servicios Tributarios, de cada dirección o fondo descentralizado y
verifica que la cuenta por pagar este en completo orden, de existir irregularidad, no se
procesa aquella que no contenga o punto de cuenta o factura.
ANALISTA CONTABLE:
4.2
Recibe el lote de cuentas por pagar por el coordinador, verifica nuevamente la
veracidad de la información.
4.3
Asigna un comprobante contable y asigna una cuenta contable de acuerdo a la
imputación presupuestaria a través del clasificador presupuestario o por la información
del punto de cuenta, si es un gasto para plantas se llevan a la Sección Costos
Indirectos y si es gasto a la sede administrativa se lleva a la sección del plan contable
Gastos Operacionales, el centro de costo se asigna mediante la relación de series de
plantas, se registra el numero de factura utilizando la denominación FT (factura) y el
numero de factura separado de un guion (-), luego se coloca un breve resumen de la
factura que contiene, Nombre del Proveedor / y lo que se compro o el servicio que se
realizo. Ejemplo: Gento-Flex, c.a. / Servicio de Impresión y Corte y luego se registra el
importe de la factura.
4.4
Transcribe las retenciones que aplica la coordinación de servicios tributarios, en la
sección (2.01.01.04) Impuestos Retenidos el cual de acuerdo a las características de
los rubros que contenga la factura de compras y los montos que la misma refleje
aplicaran impuesto 1*1000, retención de impuesto al Valor Agregado (IVA). Retención
de Impuesto Sobre la Renta y Retención de Responsabilidad Social. Asignando
cuenta contable seguido del centro de costo a sede administrativa (0001), la referencia
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es en cuanto al número de factura afectada (ej.: FT-0100) y se mantiene el mismo
concepto agregándole la denominación de la retención que se registrara
Ejemplo: Retención 1*1000 a Gento-Flex, c.a./Servicio de Impresión y Corte.
Nota: Las retenciones solo se registraran al momento en el que el cálculo del impuesto
corresponda al mes de emisión de la factura.
4.5
Asigna Cuenta Contable según plan de cuentas en la sección cuentas por pagar
comerciales o Empresas relacionadas, mantiene el centro de costo que aplica en la
línea de registro del gasto o costo indirecto, se registra como referencia el número de
factura, se mantiene el concepto de la línea de registro del gasto y se registra el
importe.
4.5
Una vez transcrita las cuentas por pagar, se imprime el comprobante contable, se
firma y se rotula la carpeta de lomo ancho con el número del comprobante y se
archiva.
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PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE COMPENSACIONES
5
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE COMPENSACIONES
COORDINADOR DE CONTABILIDAD
5.1
Recibe la relación de Expedientes y las facturas de ventas de la Gerencia de
Finanzas, de cada ente a compensar y verifica la veracidad de la relación vs físico, de
existir irregularidad, se remite a la unidad de origen.
ANALISTA CONTABLE
5.2
Recibe la relación de la compensación por el coordinador, verifica nuevamente la
veracidad de la información.
5.3
Asigna un comprobante contable y Corrobora de que las facturas de compras que
contienen los expedientes a compensar estén registradas como cuentas por pagar en
el sistema contable, de no estar registradas procede a realizar su registro según el
procedimiento de cuentas por pagar que describe este manual.
5.4
Corrobora que las facturas de ventas estén registradas en el sistema contable como
cuentas por cobrar, de no estar registradas se procede a realizar su registro según el
procedimiento de registro de ingresos por plantas descrito en este manual.
5.5
Transcribe las facturas de compras que contienen los expedientes con la finalidad de
rebajar las cuentas por pagar, asignándole una cuenta contable en la sección de
cuentas por pagar comerciales o relacionadas, asigna centro de costo de sede
administrativa (0001), se registra el numero de factura utilizando la denominación FT
(factura) y el numero de factura separada de un guion
Ejemplo: FT-0100
Se hace un breve resumen del concepto de la factura indicando la palabra
compensación Luego el nombre de los entes que se compensan
Ejemplo: Compensación Corporación CASA y Venalcasa.
5.6
Transcribe las retenciones que aplica la coordinación de servicios tributarios, en la
sección (2.01.01.04) Impuestos Retenidos el cual de acuerdo a las características de
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los rubros que contenga la factura de compras y los montos que la misma refleje
aplicaran impuesto 1*1000, retención de impuesto al Valor Agregado (IVA). Retención
de Impuesto Sobre la Renta y Retención de Responsabilidad Social. Asignando
cuenta contable seguido del centro de costo a sede administrativa (0001), la referencia
es en cuanto al número de factura afectada (ej.: FT-0100) y se mantiene el mismo
concepto agregándole la denominación de la retención que se registrara
Ejemplo: Retención 1*1000 a compensación Corporación CASA y Venalcasa.
5.7
Asigna cuenta contable según Plan de Cuentas, sección Cuentas por Cobrar
Comerciales o relacionadas con la finalidad de rebajar las mismas, se mantiene el
centro de costo, como referencia se registra numero de factura, indicando la letra “F”
como factura seguido de la serie de la planta y numero de factura separado de un
guión (-) Ejemplo: (FJ-0001), se mantiene el mismo concepto de compensación.
5.8
Asigna cuenta contable según plan de cuentas, sección Activos diferidos el cual tiene
los impuestos retenidos por los clientes y en la sección de gastos el impuesto 1*1000
retenido por clientes, como referencia se registra el numero de comprobante de
retención del cliente bajo la denominación CR Comprobante de Retención y los cinco
últimos números del comprobante separado de un guion (-) Ejemplo: (CR-8521) y se
mantiene el mismo concepto de la compensación.
5.9
Una vez transcrita la compensación recibida, se imprime el comprobante contable, se
firma y se rotula la carpeta de lomo ancho con el número del comprobante y se
archiva.
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PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE EGRESOS (SEDE Y
FONDOS DESCENTRALIZADOS)
6
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE EGRESOS
COORDINADOR DE CONTABILIDAD
6.1
Recibe la relación de Expedientes en carpetas de lomo ancho de la Gerencia de
Finanzas y verifica si los expedientes están en completo orden, de existir irregularidad,
se remite a la unidad de origen.
ANALISTA CONTABLE
6.1
Recibe la relación de Expedientes pagados por el coordinador, verifica nuevamente la
veracidad de la información.
6.2
Asigna comprobante contable y verifica que las facturas de compras, servicios y
Honorarios profesionales, arrendamientos y otros gastos con su expedientes
debidamente conformado estén registradas como cuentas por pagar, si no están
registradas procede a realizar su registro de acuerdo al procedimiento de registro de
cuentas por pagar que se describe en este manual.
6.3
De acuerdo a lo verificado registra la cuenta por pagar asignando cuenta contable
según el plan de cuentas en la sección cuentas por pagar comerciales de acuerdo a la
planta de la cual proviene el compromiso de pago, se le asigna un numero de centro
de costo de acuerdo al cuadro de series de plantas, se registra la referencia bajo la
denominación de FT (factura) luego el numero de factura separado de un guion (-)
Ejemplo: FT-0001, como concepto se coloca el nombre del proveedor y el producto o
servicio que se está adquiriendo y por último se registra el importe de la cuenta por
pagar.
6.4
Registra las retenciones aplicadas por la coordinación de servicios tributarios,
asignando una cuenta contable por cada retención aplicada de acuerdo al plan
contable en la sección Impuestos Retenidos, se le asigna como centro de costo
(0001), la referencia es el numero de factura, y el concepto se mantiene al de la
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factura pero anteponiéndole la denominación del impuesto a registrar, ejemplo:
1x1000 Gento-Flex, c.a. / Servicio de impresión y corte, y registra el importe.
Nota: Solo se hará registro de las retenciones cuando al momento del registro de las
cuentas por pagar no se haya procesado
6.5
registra el cheque emitido por la Gerencia de Finanzas, asignándole una cuenta
contable de acuerdo a la entidad bancaria, según el plan contable en la sección de
Bancos, se le asigna el centro de costo de acuerdo al cuadro de series por plantas,
registra la referencia utilizando la denominación CH (cheque) seguido de los cuatro (4)
últimos números del documento separados de un guion (-) ejemplo: CH-4545, registra
el concepto el cual detalla el nombre del proveedor, el nombre del producto o servicio
que se adquiere y se registra el importe del cheque.
6.6
Registra diferencia (de existir) se remite a la Gerencia de Finanzas, Coordinaciones de
Fondos descentralizados según sea el responsable de origen para subsanar el error y
proceder a su registro correcto.
6.7
Los pagos referentes a la cuenta de responsabilidad social, son ejecutados haciendo
transferencias interbancarias desde la cuenta recaudadora (Banesco 2085) a la cuenta
asignada para el fondo de responsabilidad social (Banco del Tesoro 1866), una vez
hecha la solicitud por la Coordinación de Servicios Tributarios. La metodología para
disminuir el monto de dicha cuenta se hace únicamente mediante los pagos por
concepto de Ayudas Económicas o Contribuciones a la Comunidad, se carga directo la
cuenta de retención y se contrarresta con el documento bancario (cheque) únicamente
de la cuenta asignada para el fondo.
6.8
Una vez transcrita la documentación recibida, se imprime el comprobante contable, se
firma y se rotula la carpeta de lomo ancho con el número del comprobante y se
archiva.
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PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE NÓMINA
7 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE NOMINA (SABANA)
COORDINADOR DE CONTABILIDAD
7.1
Recibe la Nómina (sabana, el cual es el desglose de los gastos por empleados), de la
gerencia de Nomina y Compensaciones verifica que este en completo orden, de existir
alguna irregularidad remite a la unidad de origen.
ANALISTA CONTABLE
7.2
Recibe la Sabana del Coordinador de Contabilidad y verifica nuevamente la
información.
7.3
Asigna Comprobante contable y asigna centro de costo a cada planta, arepera o
abasto en la parte superior en lápiz de grafito.
7.4
Registra Las asignaciones de acuerdo al plan contable en la sección de Costos Mano
de Obra si se refiere a una planta y de la sección Gastos Operativos de Administración
Si se refiere a la sede administrativa.
7.5
Registra asignando la cuenta contable de acuerdo al plan de cuentas en la sección
Pasivos Laborales.
7.6
Las denominaciones que se mencionan a continuación van insertas en la cuenta
Sueldos Por Pagar: Sueldos y salarios, prima por responsabilidad, Descuentos por
Manutención, Permiso No Remunerado, Días de Inasistencia injustificado.
7.7
Las cuentas especiales Aporte al Fondo Comunal se clasifica en la cuenta Otros
Gastos Acumulados y Mercado Virtual se clasifica en la Cuenta por Pagar Corporación
CASA.
7.8
Analista entrega esta información de las cuentas al coordinador de contabilidad para
su cotejo.
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COORDINADOR DE CONTABILIDAD
7.9
Recibe expediente con probatorios de la Gerencia de Finanzas, verifica que la
Sabana, Los probatorios de pago y el expediente, cuadren en la totalidad del pago de
la nomina, de existir alguna disparidad en los montos será remitida a la unidad de
origen para su modificación.
ANALISTA CONTABLE
7.10 Ubica estados de cuentas que impliquen el pago de nomina y chequea que las
transacciones estén efectivamente en los documentos bancarios, los resalta y los
anexa al expediente.
7.11 Asigna cuenta contable según plan de cuentas en la sección Pasivos Laborales,
centro de costo (0001) y la referencia indica la quincena que se está registrando
Ejemplo: 1ºquinc ene, el concepto hace resumen de la nomina, Ejemplo: Pago de
Nomina 1ºquinc enero 2014. Y se registra el importe de los sueldos por pagar.
7.12 Registra asignándole cuenta contable de la sección de banco de acuerdo a la entidad
con la cual se emitió el pago, como centro de costo se mantiene (0001), la referencia
se indica usando la quincena a pagar, el concepto se mantiene y se va registrando el
importe de acuerdo a la transacción.
Nota: los probatorios de la entidad bancaria de Banesco se cargan los débitos y luego
los rechazos como créditos, en el caso del Banco del Tesoro se carga el neto de la
operación.
7.13 Una vez transcrita la documentación recibida, se imprime el comprobante contable, se
firma y se rotula la carpeta de lomo ancho con el número del comprobante y se
archiva.
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PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE LOS INVENTARIOS
DE MATERIA PRIMA, PRODUCTOS TERMINADOS,
MATERIALES E INSUMOS Y PRODUCTOS COMERCIALES EN
EL SISTEMA CONTABLE.
8
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE LOS INVENTARIOS DE MATERIA PRIMA,
PRODUCTOS TERMINADOS, MATERIALES E INSUMOS Y PRODUCTOS
COMERCIALES EN EL SISTEMA CONTABLE.
COORDINADOR DE CONTABILIDAD
8.1
Recibe de la Gerencia de Inventario y Suministro memorando anexo los Inventarios de
Materias Primas, Inventarios de Materiales de Insumos e Inventarios de Productos
Terminados.
8.2
Recibe de la Gerencia de Red Venezuela memorando anexo los Inventarios del
Centro de Acopio (Productos comerciales), donde se encuentra productos terminados
tanto producido en la empresa como productos comprados para su venta.
8.3
Verifica que la documentación recibida corresponda con lo indicado en el memorando
relacióna y le entrega un ejemplar sellado y firmado en señal de recibido.
8.4
Una vez verificada la documentación por el coordinador es enviada al analista contable.
ANALISTA CONTABLE
8.5
Analiza las cuentas de Inventarios ubicada en el activo, por concepto de materia
prima, Inventario de Materiales de Insumos e Inventarios, Productos Terminados y
productos Comerciales con los reportes generados por el sistema contable de las
compras realizadas en el mes.
8.5
Determina la diferencia entre los auxiliares suministrados por la Gerencia de Inventario
e Insumos y la Gerencia de Red Venezuela vs el Balance de Comprobación
y
registra los ajustes de movimientos de inventarios en el sistema contable los montos
por concepto de Inventarios de Materias Primas, Inventarios de Materiales de Insumos
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e Inventarios de Productos Terminados y productos Comerciales con el objeto que los
Estados Financieros manejen las cifras de Inventario actualizadas con dichas
Gerencias.
8.5
Imprime los comprobantes contables realizados.
8.7
Anexa soporte remitido sellado y firmado de los Inventarios Valorados y los anexa al
comprobante contable.
8.8
Entrega el Comprobante y anexos al Coordinador de Contabilidad para su revisión.
COORDINADOR DE CONTABILIDAD
8.9
Recibe y revisa el Comprobante Contable y lo entrega al Analista Contable para su
archivo y resguardo temporal que será por Tres meses, los cuales transcurrido ese
tiempo lo entregara a la sección de archivo para su custodia y resguardo permanente.
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PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO Y ANÁLISIS DE
LAS DEPRECIACIONES DE ACTIVOS FIJOS
9
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO Y ANÁLISIS DE LAS DEPRECIACIONES
DE ACTIVOS FIJOS
COORDINADOR DE CONTABILIDAD
9.1
Para la depreciación de activos fijos, se toma en cuenta 6 años, lo que equivale a 72
meses para su depreciación total entrega coordinador cuadro de depreciación al
analista contable
ANALISTA CONTABLE
9.2
Clasifica por cuenta contable los activos fijos a depreciar, en el cuadro control se carga
el concepto y descripción del bien, cuenta contable, adquisición, valor, fecha de retiro,
total activo ajustado, mes a depreciar, depreciación mensual, depreciación acumulada,
vida útil restante y valor histórico, se realiza el mismo de forma mensual reflejado en
un cuadro consolidado en el cual muestra los montos hasta un periodo de un año, el
método a depreciar es de línea recta y se entrega al Coordinador de contabilidad para
su revisión.
COORDINADOR DE CONTABILIDAD
9.3
Una vez hecha la revisión del cuadro de control se remite al Analista Contable
ANALISTA CONTABLE
9.4
Registra las Depreciaciones de los activos fijos seleccionando la cuenta de gastos de
depreciación por tipo de bien, aumentando la misma y se disminuye la cuenta
depreciación de activo fijo que se encuentra en el activo arrojando como resultado el
saldo neto del activo fijo después de la depreciación.
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Coteja el monto total de los gastos de depreciación con el monto total de las
depreciaciones de las cuentas de activo para que las cifras sean iguales.
9.6
Una vez realizado el proceso de registro se envía al coordinador del área revisa y
archiva en carpetas de lomo ancho con respectivo cuadro de control como soporte.
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PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN Y PREPARACIÓN DE
LOS ESTADOS FINANCIEROS
10
PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN Y PREPARACIÓN DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS
ANALISTA CONTABLE:
10.1 Ingresa al menú Reportes opción Estados Financieros del sistema de contabilidad
para generar el Balance de Comprobación, Balance General y Estado de Resultados.
Una vez que se haya analizado las cuentas por parte del personal asignado a esta
actividad.
10.2 Ordena y transcribe los montos de los Estados Financieros a los formatos, instructivos
o modelos establecidos para los Estados Financieros, por parte de los Órganos que
rigen el organismo.
10.3 Imprime los Estados Financieros bajo los formatos, instructivos o modelos
establecidos y los remites al Coordinador de Contabilidad.
COORDINADOR DE CONTABILIDAD
10.4
Revisa y verifica que la información esté registrada correctamente.
De realizar los análisis financieros, costos y de ser necesario transcripción alguno de
los comprobantes.
10.5 Verificación de igual manera los registros fiscales, para comparar con los movimientos
contables para el cuadre del mismo.
GERENTE DE CONTABILIDAD
10.6 Recibe, revisa, firma y sella los Estados Financieros y los remite a la oficina del
Director de Administración y Finanzas.
10.7 Gira instrucciones para la emisión de los oficios para la distribución de los Estados
Financieros y envió de los mismos a la Oficina de la Presidencia del organismo.
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PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN Y ARCHIVO DE
DOCUMENTACIÓN
CONTABLE.
11
PROCEDIMIENTO DE REVISION Y ARCHIVO DE DOCUMENTACION CONTABLE
COORDINADOR DE CONTABILIDAD
11.1 Rectifica que la información registrada por los analistas este en correcto orden, de
existir irregularidad en el registro procede a su modificación inmediata, una vez hecho
esto se procede a la reimpresión del comprobante contable dejando como soporte el
comprobante original. Firma el comprobante y da visto bueno al conjunto de
documentos una vez revisados. Entrega documentación al Alista contable para su
archivo.
ANALISTA CONTABLE
12.2 Resguarda las carpetas de lomo ancho una vez revisadas por el coordinador en cajas
de archivo, Cuatro (4) Unidades por Caja y envía a la unidad de Archivo y Registro
para su conservación.
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DIAGRAMA DE FLUJO
Procedimiento de registro de Ingreso de Plantas
Coordinador de Contabilidad
inicio
Recibe la relación
de las facturas por
parte del
coordinador
Recibe la relación
de facturas emitidas
y anuladas por la
gerencia.
Verifica la veracidad
de la relación y
físico
Ser remite la
relación a la
unidad de
origen.
Analista Contable
Verifica de nuevo la
veracidad de la
información
Ordena por orden
correlativo las
facturas
Procede a realizar el
registro de la
factura y selecciona
el plan de cuentas
según sea el caso.
si
Existe alguna
irregularidad?
Se indica el importe
de la factura, si
tiene IVA se registra
en la cuenta de
impuesto.
no
Se entrega la
relación al analista
contable.
Se registra la venta
La factura refleja
mas de un
producto?
si
Se le asigna
una cuenta
contable de la
sección del
plan contable
de cada rubro
no
Transcrita la
relación de facturas
se imprime el
comprobante
contable, se firma y
se archiva.
fin
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DIAGRAMA DE FLUJO
Procedimiento de registro de Ingreso de Areperas y Abastos
Coordinador de Contabilidad
inicio
Recibe la relación Z
por parte de la
gerencia de control
de ingreso por cada
arepera y abasto.
Analista Contable
Recibe la relación
por parte del
coordinador de
contabilidad
Verifica nuevamente la
veracidad de la
informacion.
Asigna comprobante
contable según año y mes
de facturacion
Verifica la veracidad
de el físico y la
factura
Se remite a la
unidad de
origen
Coloca un breve
resumen del
documento bancario
con fecha, reporte Z y
unidad de ingreso
Asigna cuenta bancaria
según información del
Bouche
Registra venta según
plan contable, centro de
costo en la REF.
si
Existe alguna
irregularidad?
Registra impuesto el
centro de costo de la
sede administrativa
como referencia de
reporte Z
no
Se entrega la
relación al analista
de contable
Registra tickets de
alimentación en la
cuenta contable de
cuentas por cobrar
comerciales
Registra los tickets de
alimentación una vez
que sean efectivo,
procede a disminuir las
cuentas
Si aplica
registra los
gastos de
areperas y
abastos.
Existe sobrante
o faltante?
Se notifica de forma
verbal y escritas a
las unidades
responsables para
que tomen acciones
si
no
Transcrita la
relación del reporte
Z se imprime
comprobante, se
firma y se archiva
fin
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DE REGISTROS CONTABLES
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DIAGRAMA DE FLUJO
Procedimiento de registro de Cobranzas
Coordinador de Contabilidad
Analista recibe la
relación y depósitos del
coordinador
Inicio
Recibe la relación
de las facturas
emitidas y depósitos
de la gerencia de
control de ingreso
por cada planta.
Verifica la veracidad
de la relacion vs el
físico
Se remite a la
unidad de
origen
si
Analista Contable
Existe alguna
irregularidad?
Verifica nuevamente la
información y ordena
según mes de deposito
Asigna comprobante
según año y mes de
deposito
Se asigna a cuenta
bancaria según
información del bouche
o transferencia, luego
asigna centro de costo
por factura y se registra
bauche por numero
Se coloca un breve resumen
del documento bancario con
seguido de la fecha de
deposito o transferencia,
numero de factura y nombre
del cliente.
Se registra el reporte de
operaciones del punto
de venta.
Se busca en el estado de
cuenta la transacción por el
numero afiliado que aparece
en el comprobante y se
transcribe monto total del
cierre del punto.
no
Entrega la relación y
depósitos al analista
de contable
Asigna cuenta contable
según plan de cuentas,
sección cuentas por
cobrar comerciales o
empresas relacionadas.
Transcrita la relación de
facturas se recibidas
imprime comprobante
contable, se firma y se
archiva.
fin
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DIAGRAMA DE FLUJO
Procedimiento de Cuentas por Pagar
Coordinador de Contabilidad
Analista recibe lote de
cuentas por parte del
coordinador
inicio
Recibe lote de quincenal de
bases de calculo, copias de punto
de cuentas y servicio tributarios.
Verifica que las cuentas por pagar
estén en perfecto orden.
No se procesa
aquella que no
contenga punto de
cuenta o factura.
si
Analista Contable
Existe alguna
irregularidad?
Verifica nuevamente la
información suministrada
Asigna comprobante
contable y asigna cuenta
contable de acuerdo de la
imputación o la información
del punto de cuenta.
Si es un gasto de planta se
llevan a la sección de costos
indirectos y si es de sede
administrativa se lleva al plan
contable de gastos
operacionales
Transcribe las retenciones
que aplican la coord. De
servicios tributarios en la
sección 2.01.01.04
no
Entrega lote de
cuentas al analista
contable.
Asigna cuenta contable
según plan de cuentas en la
sección de cuentas por pagar
comerciales o empresas
relacionadas.
transcritas las cuentas por
pagar, se imprime
comprobante contable, se
firma, se rotula en la carpeta
con el numero del
comprobante y se archiva
fin
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DIAGRAMA DE FLUJO
Procedimiento de registro de Compensaciones
Coordinador de Contabilidad
Recibe la relación de
compensaciones por parte
del coordinador de
contabilidad
Inicio
Recibe la relación de
expedientes y las facturas de
ventas de la Gcia. de
finanzas para compensar de
cada ente.
Verifica la veracidad de la
relación vs físico
Se remite a la
unidad de
origen
si
Analista Contable
Verifica nuevamente la
veracidad de la información
suministrada
Asigna comprobante
contable y corrobora que las
facturas de compras
contengan los expedientes a
compensar y estén
registradas en cuentas por
pagar
De no estar registradas
se procede a su
registro ejecutando el
procedimiento de
cuentas por pagar
Verifica que las facturas de
ventas estén registradas en
cuentas por cobrar
De no estar registradas
se procede a ejecutar
el procedimiento de
ingreso de planta
Transcribe las facturas de
compras que contienen los
expedientes con la finalidad
de rebajar las cuentas por
pagar.
Se le asigna una
cuenta contable en la
sección de cuentas por
pagar comerciales o
relacionadas
Existe alguna
irregularidad?
no
Entrega la relación de la
compensación al analista
contable
Realiza un breve resumen de
la factura indicando la
palabra COMPENSACION,
luego los entes que se
compensan
A
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A
Analista transcribe las
retenciones que aplica la
coord. De servicios
tributarios en la sección
2.01.01.04
Asigna cuenta contable
según plan de cuentas,
sección cuentas por
cobrar comerciales y o
relacionadas con la
finalidad de rebajar las
mismas.
Asigna cuenta contable según plan
de cuentas, sección Activos
diferidos el cual tiene los
impuestos retenidos por los
clientes y el la sección de gastos el
impuesto
Ya transcrita la compensación
recibida, imprime el comprante
contable, se firma y se rotula la
carpeta con el numero de
comprobante y se archiva.
fin
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DIAGRAMA DE FLUJO
Procedimiento de registro de Egresos (Sede y Fondos Descentralizados)
Coordinador de Contabilidad
Analista recibe los
expedientes pagados del
corrdinador de
contabilidad
Inicio
Recibe la relación de
expedientes en carpetas de
lomo ancho de la Gcia. de
Finanzas.
Verifica si los expedientes se
encuentran en perfecto
orden.
Se remite a la
unidad de
origen
si
Analista Contable
Verifica nuevamente la
información
suministrada
Asigna comprobante
contable y verifica la
facturas de compras,
servicios profesionales,
arrendamientos y otros
gastos con sus
expedientes.
De no estar registradas
como cuentas por pagar
se procede a ejecutar el
procedimiento de
registro de cuentas por
pagar
De acuerdo al lo antes
verificado registra
cuenta por pagar
asignando cuenta
contable según el plan
de cuentas en la sección
de cuentas pagar
comerciales de acuerdo
a la planta
Existe alguna
irregularidad?
no
Entrega la relación
de expedientes
pagados al analista
contable.
Registra las retenciones
aplicadas por la
coordinación de
servicios tributarios
asignando a una cuenta
contable por cada
retencion
Solo se hará registro de
las retenciones cuando al
momento del registro de
las cuentas por pagar no
se haya procesado
Registra el cheque
emitido de la Gcia. de
finanzas se le asigna una
cuenta contable según la
entidad bancaria.
En caso de existir diferencia
remite a la Gcia de finanzas
o según sea el responsable
para subsanar el error
A
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A
Los pagos a la cuenta de
responsabilidad social los ejecuta
haciendo las transferencias
interbancarias de la cuenta
recaudadora a la cuenta de
responsabilidad social
Este proceso se realiza
una vez hecha la
solicitud de la coord. De
servicios tributarios.
Ya transcrita la documentación
recibida imprime comprobante
contable, se firma y se rotula en
la carpeta con el numero del
comprobante y se archiva.
Fin
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DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE NOMINA (SABANA)
Coordinador de Contabilidad
Recibe la nomina de
sabana del coordinador
de contabilidad
Inicio
Recibe la nomina
(SABANA) de la Gcia de
nomina y
compensaciones.
Verifica que la nomina
este en perfecto orden
Se remite a su
unidad de
origen
si
Analista Contable
Existe alguna
irregularidad?
Verifica nuevamente la
nomina suministrada
Asigna comprobante
contable y asigna centro
de costo de cada de
planta, abasto o arepera
en lapiz grafito
Registra las asignaciones
de acuerdo al plan
contable
Si se refiere a una planta se
asigna a la sección de costos de
mano de obra y si es sede
administrativa se asigna a la
sección gastos operativos de
administracion
no
Entrega la información
al analista contable
Registra la cuenta
contable de acuerdo al
plan de cuentas en la
sección de pasivos
laborales
Ingresa en la cuenta de
sueldos por pagar
sueldos y salarios y de
mas datos que las
acarren
Las cuentas especiales aporte al
fondo comunal en la cuenta.
Otros gastos y mercado virtual
se clasifica en la cuenta CASA
Analista entrega la
información de las
cuentas la coordinador
de contabilidad para
su cotejo
A
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A
Recibe expediente con
probatorios de la Gcia.
de Finanzas
Analista contable recibe la
información del
coordinador de
contabilidad
Verifica que la sabana,
los probatorios de pago
y el expediente cuadren
en la totalidad del pago
de nomina.
Se remite a la
unidad de
origen
si
Ubica los estados de
cuenta que impliquen el
pago de nomina y
chequea que estén
efectiva las transacciones
Asigna cuenta contable
según plan de cuentas en
la sección de pasivos
laborales
Existe alguna
disparidad en los
montos?
no
Registra asignándole
cuenta contable de la
sección de banco de
acuerdo a la entidad con
la cual se emitió el pago.
Coordinador
entrega el cuadre
del pago al analista
contable
Los probatorios de la entidad bancaria de
Banesco se cargan los débitos y luego los
rechazos como créditos, en el caso del
Banco del Tesoro se carga el neto de la
operación.
Ya transcrita la
documentación recibida,
imprime el comprobante
contable, se firma y se rotula
con el numero del
comprobante y se archiva.
fin
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DIAGRAMA DE FLUJO
Procedimiento de Registro de los Inventarios de Materia Prima, Productos
Terminados, Materiales e Insumos y Productos Comerciales en el Sistema
Contable.
Coordinador de Contabilidad
Analista Contable
Inicio
Analista recibe la documentación
Recibe de la Gcia de
inventario y suministro
memorándum anexo a los
inventarios de la materia
prima y de la Gcia de Red
Venezuela memorándum
anexo los inventarios de
centro de acopio.
Analiza las cuentas de inventario
ubicada en el activo, por
concepto de materia prima,
inventarios de materiales de
insumos e inventarios, productos
terminados y productos
comerciales
Determina la diferencia entre los
auxiliares suministrados por la
Gcia. de Inventario e Insumos y la
Gcia. Red Venezuela
Verifica que la
documentación recibida en
los memorándums sea la
correcta
Registra los ajustes de
movimiento de inventarios en el
sistema contable
Relaciona y entrega un
ejemplar a las dos gerencias
sellado y firmados en señal
de recibidos.
Este proceso se hace con el
objeto que los Estados
Financieros manejen las cifras
de Inventarios actualizadas con
dichas gerencias
Imprime los comprobantes
contables realizados.
La documentación es
entregada al analista
contable.
Anexa soportes remitido sellado
y firmado de los Inventarios
Valorados y los anexa al
comprobante contable
Coordinador recibe
y revisa el
comprobante
contable
Entrega comprobante y anexos al
coordinador de contabilidad para
su revisión
Analista recibe y archiva
Entrega el
comprobante
contable al analista
de contable
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fin
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DIAGRAMA DE FLUJO
Procedimiento para el registro y análisis de las depreciaciones de activos fijos
Coordinador de Contabilidad
Analista Contable
Analista recibe
cuadro de
depreciacion del
coordinador de
contabilidad
Inicio
Coordinador
entrega cuadro de
depreciación al
analista contable
Analista clasifica por
cuenta contable los
activos fijos a
depreciar.
En el cuadro de control carga el
concepto y descripción del
bien, cuenta contable,
adquisición, valor, fecha de
retiro, total activo ajustado,
mes a depreciar, depreciación
mensual, depreciacion
acumulada, vida util restante y
valor historico
Coordinador y Gerente
de contabilidad revisa
cuadro de control
Ya actualizado el cuadro de
control lo envía al coordinador
de contabilidad para su
revision
Remiten cuadro al
analista contable.
Analista registra las
depreciaciones de los activos
fijos seleccionando la cuenta
de gastos de depreciación
por tipo de bien
Se realiza el
mismo de forma
mensual reflejado
en un cuadro
consolidado
Analista carga la misma por
el debe cuenta de
depreciación de gasto y el
mismo valor por el haber
disminuyendo la cuenta de
depreciación de activo
A
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Coordinador de Contabilidad
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A
Analista coteja el monto
total de los gastos de
depreciación con el monto
total de las depreciaciones
de las cuentas de activo para
que la cifras queden iguales
Coordinador revisa,
imprime y archiva
en carpetas de lomo
ancho con cuadro
de control como
soporte
Ya realizado el proceso de
registro se entrega al
coordinador del area
fin
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DIAGRAMA DE FLUJO
Procedimiento para elaboración y preparación de los Estados Financieros
Analista Contable
Una vez que se
haya analizado
las cuentas por
parte del
personal
asignado a
esta actividad
Coordinador de
Contabilidad
Inicio
Coordinador recibe
la informacion del
analista contable
Ingresa al menú de Reportes
opción Estados Financieros
del sistema de contabilidad
para generar el Balance de
comprobación, Balance
General y Estados de
Resultados
Coordinador revisa
y verifica que la
información este
registrada
correctamente
Ordena y transcribe los
montos Financieros a los
formatos, instructivos o
modelos establecidos para
los Estados Financieros
Realiza los análisis
financieros, costos
de ser necesario
transcripción alguno
de los
comprobantes
Imprime los Estados
Financieros bajo los
formatos, instructivos o
modelos establecidos
T.S.U Joel Méndez
Coordinador de Contabilidad
Gerente recibe,
revisa, firma y sella
los Estados
Financieros
Gerente los
remite a la
oficina del
Director de
Administración
y Finanzas
Gerente gira instrucciones
para la emisión de los oficios
para la distribución de los
Estados Financieros y envió a
la Oficina de la Presidencia
del Organismo
Verifica los registro
fiscales, para
comparar con los
movimientos
contables
Entrega la
información al
Gerente de
Contabilidad
Analista los remites
al Coordinador de
contabilidad
Elaborado por:
Gerente de Contabilidad
Revisado Por:
Lic. Jairo Morales
Gerente de Contabilidad
Autorizado Por:
Lic. Ricardo Villamizar
Director de Administración y
Finanzas
fin
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48 de 66
DIAGRAMA DE FLUJO
Procedimiento de Revisión y Archivo de Documentación Contable
Coordinador de Contabilidad
Analista Contable
Inicio
Analista recibe la
documentación
Coordinador
rectifica la
información
registrada por los
analistas este en
correcto orden.
Procede a su
modificación
inmediata
si
Resguarda las carpetas
de lomo ancho revisadas
por el coordinador en
cajas de archivo.
fin
Existe alguna
irregularidad?
no
Procede a la
reimpresión del
comprobante
contable dejando
como soporte
comprobante
original
Firma el
comprobante y da
visto bueno al
conjunto de
documentos una
vez revisados
Entrega los
documentos al
analista contable
para su archivo
Elaborado por:
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Revisado Por:
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DE REGISTROS CONTABLES
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Página:
49 de 66
FORMATOS
COORDINACION DE CONTABILIDAD
CONSOLIDADO DE INGRESOS PLANTAS
ALIMENTACION… MISIÓN SOCIALISTA
Rif. G-20008504-5
VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S.A.
CONSOLIDADO DE INGRESOS
Al 31 de Mayo de 2013
(PRELIMINAR)
MES
INGRESOS
OPERACIONALES
VENTAS
VENTA DE PRODUCTO
Durazno
Parchita
Mango
Fresa
Vital Boys
Otros Materiales
Productos Varios
TOTAL VENTAS DE PRODUCTOS
VENTA DE MATERIALES Y SUMINISTRO
Bolsas negras para basura
Bolsas de Papel
Cerdo crecimiento
ENERO
Elaborado por:
T.S.U Joel Méndez
Coordinador de Contabilidad
MARZO
ABRIL
MAYO
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
22.693.370,89
22.693.370,89
26.514.939,96
26.514.939,96
38.348.304,20
38.348.304,20
33.680.682,56
33.680.682,56
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
TOTAL VENTA DE MATERIALES Y SUMINISTROS
INGRESOS POR SERVICIOS
VENTA POR SERVICIOS Y EMPAQUETADO
Servicios de Empaquetados
Servicios de Transporte
Servicios de Almacenamiento
TOTAL INGRESOS POR SERV.Y EMPAQ.
OTROS INGRESOS
Otros Ingresos Ejercicios
Otros Ingresos
DEVOLUCIONES EN VENTA
Devoluciones en venta
TRANSFERENCIAS Y DONACIONES
Transferencias Internas del estado
INGRESOS EJERCICIOS AÑO ANTERIOR
TOTAL INGRESOS EJERCICIO AÑO ANTERIOR
TOTAL INGRESOS
FEBRERO
TOTAL
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
31.011.749,40
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
152.249.047,01
31.011.749,40
152.249.047,01
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
26.514.939,96
0,00
38.348.304,20
0,00
33.680.682,56
0,00
31.011.749,40
0,00
152.249.047,01
22.693.370,89
Revisado Por:
Lic. Jairo Morales
Gerente de Contabilidad
Autorizado Por:
Lic. Ricardo Villamizar
Director de Administración y
Finanzas
Aprobado por:
Dpto. de Organización y Sistemas
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DE REGISTROS CONTABLES
Fecha de Emisión:
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Página:
50 de 66
CONSOLIDADO DE INGRESOS ABASTOS
VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S.. A
ALIMENTACION… MISIÓN SOCIALISTA
Rif. G-20008504-5
VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S.A.
CONSOLIDADO DE INGRESOS
Al 30 de Septiembre de 2012
(PRELIMINAR)
MES
INGRESOS ABASTOS
VENTAS
Abasto Achaguas
Abasto Arenales
Abasto Barinas
Abasto Bravo Cacique
Abasto Caicara
Abasto Calabozo
Abasto Catia
Abasto Chaguaramas
Abasto Guacara
Abasto Guanare
Abasto La Paragua
Abasto Quibor
Abasto La Veguita
Abasto Maturin
Abasto El Tigre
Abasto Turen
Abasto Chivacoa
Abasto Zamora Vive
TOTAL INGRESO DE ABASTOS
INGRESO ABASTOS AÑOS ANTERIORES
Abasto Barinas
TOTAL INGRESOS ABASTOS AÑOS ANTERIORES
TOTAL INGRESOS DE ABASTOS
Elaborado por:
T.S.U Joel Méndez
Coordinador de Contabilidad
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
TOTAL
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
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0,00
0,00
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0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Revisado Por:
Lic. Jairo Morales
Gerente de Contabilidad
Autorizado Por:
Lic. Ricardo Villamizar
Director de Administración y
Finanzas
Aprobado por:
Dpto. de Organización y Sistemas
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DE REGISTROS CONTABLES
Fecha de Emisión:
28/01/14
Código: GPHMS001
Página:
51 de 66
CONSOLIDADO DE INGRESOS AREPERAS
Rif. G-20008504-5
VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S. .A
ALIMENTACION… MISIÓN SOCIALISTA
VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S.A.
CONSOLIDADO DE INGRESOS
Al 30 de Septiembre de 2012
(PRELIMINAR)
MES
ENERO
FEBRERO
MARZO
TOTAL
INGRESOS AREPERAS
VENTAS
Caracas La Guaira
Parque Central
Ciudad Caribia
Patarata
Arepera Perez Bonalde
Arepera Pomagas
Macarao
Calabozo
TOTAL INGRESO DE ABASTOS
INGRESO AREPERAS AÑOS ANTERIORES
Abasto Barinas
TOTAL INGRESOS AREPERAS AÑOS ANTERIORES
TOTAL INGRESOS DE AREPERAS
Elaborado por:
T.S.U Joel Méndez
Coordinador de Contabilidad
Revisado Por:
Lic. Jairo Morales
Gerente de Contabilidad
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Autorizado Por:
Lic. Ricardo Villamizar
Director de Administración y
Finanzas
Aprobado por:
Elaborado por:
T.S.U Joel Méndez
Coordinador de Contabilidad
Revisado Por:
Lic. Jairo Morales
Gerente de Contabilidad
ANTONIO CHACIN
FJ-0001
TOTAL
CLIENTE
ELABORADO POR:__________________________________
DIFERENCIA: XXXXXX
CARLOS MAYORCA
AREPERA IPSFA
FJ-0001
FJ-0001
MERCEDES SOSA
FJ-0001
JUSTO GAMEZ
MARIA CASTRO
FJ-0001
FJ-0001
JOSE LOPEZ
FJ-0001
Nº Factura
xxxxx
xxxxx
xxxxx
xxxxx
xxxxx
xxxxx
xxxxx
xxxxx
FJ-0001
FJ-0001
FJ-0001
FJ-0001
FJ-0001
FJ-0001
FJ-0001
MONTO Nº Factura
TOTAL
REVISADO POR:________________________________
CARLOS MAYORCA
JUSTO GAMEZ
ANTONIO CHACIN
AREPERA IPSFA
MERCEDES SOSA
MARIA CASTRO
JOSE LOPEZ
CLIENTE
CUADRO COMPARATIVO DE VENTAS TRIBUTOS VS CONTABILIDAD
xxxxx
xxxxx
xxxxx
xxxxx
xxxxx
xxxxx
xxxxx
xxxxx
MONTO
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DE REGISTROS CONTABLES
Dpto. de Organización y Sistemas
Fecha de Emisión:
Código: GPHMS001
Autorizado Por:
Lic. Ricardo Villamizar
Director de Administración y
Finanzas
28/01/14
Página:
52 de 66
Aprobado por:
Dpto. de Organización y Sistemas
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DE REGISTROS CONTABLES
Fecha de Emisión:
28/01/14
Código: GPHMS001
Página:
53 de 66
CUADRO DE PLANIFICACION PARA TOMA FISICA DE INVENTARIO
VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S.A.
DPTO. DE CONTABILIDAD
CRONOGRAMA DE INVENTARIO
SEMANA:
DEL
HASTA
PLANTA
FECHA
ACTIVIDADES
FECHA
8:00A 9:00 10:00 11:00 12:00 1:00 2:00P 3:00P 4:00 5:00P 6:00 8:00 9:00 10:00 11:00 12:00 1:00 2:00 3:00 4:00 5:00 6:00
M
AM AM AM PM PM M M PM M PM AM AM AM AM PM PM PM PM PM PM PM
Pre Toma Fisica
Traslado a la Planta
Revision de Documentos
Toma Fisica Y Comparacion
Emision de Informe
Traslado a caracas
GERENTE DE CONTABILIDAD
Elaborado por:
T.S.U Joel Méndez
Coordinador de Contabilidad
Revisado Por:
Lic. Jairo Morales
Gerente de Contabilidad
Autorizado Por:
Lic. Ricardo Villamizar
Director de Administración y
Finanzas
Aprobado por:
Dpto. de Organización y Sistemas
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DE REGISTROS CONTABLES
Fecha de Emisión:
28/01/14
Código: GPHMS001
Página:
54 de 66
VENEZOLANA DE ALIMENTO LA CASA, S. A.
FORMATO DE TOMA FISICA PLANTA
FECHA:
INFORMACION DEL PRODUCTO
DESCRIPCION
NOMBRE DEL PRODUCTO
MARCA
PRESENTACION UNIDAD DE
FECHA DE
(GRANEL-SACOS- PRESENTACION
VENCIMIENTO
FARDOS)
(Kg.)
RESULTADOS DE CONTEO (Kg.)
PROCEDENCIA
(NACIONALIMPORTADA)
UBICACIÓN EN
PLANTA
CAPACIDAD DE
ALMACENAMIENTO
GRUPO Nº1
GRUPO Nº2
AJUSTE DE INVENTARIO (Kg.)
EXISTENCIA EN
FISICO
EXISTENCIA EN
KARDEX
DIFERENCIA
VALORACION DE EXISTENCIAS (Bs.)
AJUSTE EN
KARDEX
COSTO UNITARIO
COSTO TOTAL
0,00
0,00
MATERIA PRIMA
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
TOTAL MATERIA PRIMA
0,00
0,00
0,00
PRODUCTOS TERMINADO
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
TOTAL PRODUCTO TERMINADO
0,00
INSUMOS
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
TOTAL INSUMOS
0,00
MERMAS
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
DEVOLUCIONES Y
REPROCESOS
TOTAL MERMAS
TOTAL DEVOLUCIONES Y REPROCESOS
Elaborado por:
T.S.U Joel Méndez
Coordinador de Contabilidad
Revisado Por:
Lic. Jairo Morales
Gerente de Contabilidad
Autorizado Por:
Lic. Ricardo Villamizar
Director de Administración y
Finanzas
Aprobado por:
Elaborado por:
T.S.U Joel Méndez
Coordinador de Contabilidad
Revisado Por:
Lic. Jairo Morales
Gerente de Contabilidad
FABRICA DE EQUIPOS EN ACERO ALROD C.A.
RODRIGURZ HERNANDEZ, C.A.
vtm maquinarias, c.a.
RESPUESTOS MAYORES DE MAQ. Y EQUIPo de Contruccion 1.02.05.01.001
tumontacarga, c.a.
Otros Equipos de Transporte, Tracciòn y Elevaciòn 1.02.04.04.004
Valor de
Fecha de Retiro
adquisicion
51.000,00
9.500,00
150.000,00
201.000,00
Fecha de
adquisicion
mar-12
mar-12
oct-12
Fecha de Retiro
Valor de
Fecha de Retiro
adquisicion
3.500,00
3.500,00
52.360,00
52.360,00
405.549,64
Valor de
adquisicion
29.600,00
Valor de
Fecha de Retiro
adquisicion
29.600,00
Fecha de
adquisicion
may-12
jul-12
may-12
DELFIN MOTORS,C.A./ASIGANDO AL TCNEL.JOHAN HERNANDEZ
REEMPLAZO DE MOTOR UNID FORD-150 AMBULANCIA PLAC 25WLAH 06/07
Fecha de
adquisicion
Fecha de
adquisicion
jun-12
Vehiculo de Traccion y Elevacion 1.02.04.04.001
INSTALAC / PTOS ELECTRICOS / SEDE 21/06/12
Instalaciones 1.02.03.01.001
Venezolana de Alimentos La Casa, SA
G-20008504-5
Depreciacion de Activos Fijos
2012
Retiros
Retiros
Retiros
Retiros
Total Activo
Ajustado
Total Activo
Ajustado
Total Activo
Ajustado
Total Activo
Ajustado
0
0
Meses a
depreciar
72
72
72
Meses a
depreciar
72
72
72
Meses a
depreciar
Meses a
depreciar
72
2.877,78
26.722,22
5
7
3.636,11
3.636,11
39.428,44
67
65
48.723,89
48.723,89
366.121,20
Depreciacion
Meses
Depreciacion Vida util
Valor historico
mensual
Depreciados acumulada restante
708,33
9
6.375,00 63
44.625,00
131,94
9
1.187,50 63
8.312,50
2.083,33
2
4.166,67 70
145.833,33
2.791,67
10.541,67
190.458,33
Depreciacion
Meses
Depreciacion Vida util
Valor historico
mensual
Depreciados acumulada restante
48,61
7
340,28 65
3.159,72
48,61
340,28
3.159,72
727,22
727,22
5.632,63
Depreciacion
Meses
Depreciacion Vida util
Valor historico
mensual
Depreciados acumulada restante
411,11
Depreciacion
Meses
Depreciacion Vida util
Valor historico
mensual
Depreciados acumulada restante
411,11
7
2.877,78 65
26.722,22
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DE REGISTROS CONTABLES
Dpto. de Organización y Sistemas
Fecha de Emisión:
Autorizado Por:
Lic. Ricardo Villamizar
Director de Administración y
Finanzas
28/01/14
Código: GPHMS001
Página:
55 de 66
CUADRO DEPRECIACION DE ACTIVOS FIJOS
Aprobado por:
Dpto. de Organización y Sistemas
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DE REGISTROS CONTABLES
Fecha de Emisión:
Código: GPHMS001
28/01/14
Página:
56 de 66
ANALISIS DE CUENTAS POR PAGAR
RELACION GLOBAL DE LAS CUENTAS POR PAGAR
PROVEEDOR
MONTO
AGROINSUMOS RR, C.A.
xxxxx
ASOC COOP REMOLQUES TIUNA, R.L.
xxxxx
ASOCIACION COOPERATIVA HERMANOS DEL SOL, R.L
xxxxx
COMERCIALIZADORA PC, C.A.
xxxxx
DISTRIBUIDORA MACK CENTRO, C.A.
xxxxx
POLIVENSA, S.A.
xxxxx
TRANSPORTE GRAN ACARIGUA, C.A.
xxxxx
TOTAL
Elaborado por:
T.S.U Joel Méndez
Coordinador de Contabilidad
Revisado Por:
Lic. Jairo Morales
Gerente de Contabilidad
xxxxx
Autorizado Por:
Lic. Ricardo Villamizar
Director de Administración y
Finanzas
Aprobado por:
Dpto. de Organización y Sistemas
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DE REGISTROS CONTABLES
Fecha de Emisión:
Código: GPHMS001
28/01/14
Página:
57 de 66
ANALISIS DE CUENTAS POR COBRAR
RELACION GLOBAL DE LAS CUENTAS POR COBRAR
CLIENTE
PLANTA EMPAQUETADORA DE ARROZ (SERIE A)
PLANTA PROCESADORA DE PULPAS (SERIE B)
PLANTA DE ALIMENTOS BALANCEADOS (ABA) (SERIE C)
PLANTA EMPAQUETADORA DE LECHE CATIA (SERIE D)
PLANTA EMPAQUETADORA DE GRANOS QUIBOR (SERIE E)
CLIENTES DE EMPRESAS PRIVADAS (COMERCIALIZACION) (SERIE F)
GRANJA EXPERIMENTAL CHIVACOA (SERIE G)
AGROTIENDA GUACARA (SERIE H)
PLANTA EMPAQUETADORA DE AZUCAR MAMPOTE (SERIE J)
PLANTA BRAVO CACIQUE (SERIE K)
AGROTIENDA ABA (ALTAGRACIA) (SERIE L)
ABASTO BARINAS (SERIE M)
PLANTA SAN FRANCISCO "LA PARAGUA" (SERIE N)
ABASTO MATURIN (SERIE O)
PLANTA "CHAGUARAMAS" (SERIE Q)
PLANTA "FRANCISCO DE MIRANDA" (CALABOZO) (SERIE R)
PLANTA "GUANARE" (SERIE S)
PLANTA "TUREN" (SERIE T)
PLANTA "ZAMORA VIVE" (SERIE U)
AGROTIENDA BARINAS (SERIE V)
AGROTIENDA CENTRAL (SERIE Y)
PLANTA "LA VEGITA" (SERIE Z)
C.A.S.A.
LOGICASA
MERCAL
P.D.V.A.L.
LACTEOS LOS ANDES
INDUSTRIAS DIANA
CORPORACION VENEZOLANA DE ALIMENTOS (CVAL)
SEDE ADMINISTRATIVA
ERRORES EN TRANSCRIPCIÓN
XXXXXXX
TOTAL PENDIENTE
Elaborado por:
T.S.U Joel Méndez
Coordinador de Contabilidad
Revisado Por:
Lic. Jairo Morales
Gerente de Contabilidad
MONTO
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
Autorizado Por:
Lic. Ricardo Villamizar
Director de Administración y
Finanzas
Aprobado por:
Elaborado por:
T.S.U Joel Méndez
Coordinador de Contabilidad
Revisado Por:
Lic. Jairo Morales
Gerente de Contabilidad
OBSERVACIONES:
06:00 - 06:30
05:30 - 06:00
04:30 - 05:30
03:30 - 04:30
02:30 - 03:30
01:30 - 02:30
12:30 - 01:30
11:30 - 12:30
10:30 - 11:30
09:30 - 10:30
08:30 - 09:30
HORA
Firma del Analista
25/03/2013
LUNES
ALMUERZO
VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S.A.
GERENCIA DE CONTABILIDAD
DISTRIBUCION DE ACTIVIDADES SEMANALES
Analista Contable
26/03/2013
27/03/2013
28/03/2013
MARTES
MIÉRCOLES
JUEVES
Firma del Gerente
29/03/2013
VIERNES
30/03/2013
SÁBADO
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DE REGISTROS CONTABLES
Dpto. de Organización y Sistemas
Fecha de Emisión:
Código: GPHMS001
Autorizado Por:
Lic. Ricardo Villamizar
Director de Administración y
Finanzas
28/01/14
Página:
58 de 66
Aprobado por:
Dpto. de Organización y Sistemas
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DE REGISTROS CONTABLES
Fecha de Emisión:
Código: GPHMS001
28/01/14
Página:
59 de 66
VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S.A.
BALANCE GENERAL
AL 31 DE MARZO DE 2013
(Preliminar)
Activo
Efectivo y Equivalente de Efectivo
0,00
Cuentas por Cobrar
Cuentas por Cobrar Comerciales
0,00
Cuentas por Cobrar Empresas (Afiliadas)
0,00
Cuentas por Cobrar Empleados
0,00
Total Cuentas por Cobrar
0,00
Realizables
Inventario de Materia Prima
0,00
Inventario de Productos Comerciales
0,00
Inventario de Materiales y Suministros
0,00
Inventario de Productos Terminados
0,00
Total Activos Realizables
0,00
Gastos Prepagados
Seguros Prepagados (Neto)
Retenciones de Impuestos
0,00
0,00
Total Cargos Diferidos
0,00
TOTAL ACTIVO CIRCULANTE
0,00
Activos Fijos
Terreno
0,00
Edificaciones y Construcciones (Neto)
0,00
Maquina y Equipos de (Neto)
0,00
Instalaciones
0,00
Equipos de Transporte Traccion y Elevacion
0,00
Repuestos Mayores
0,00
Equipo Científico y Laboratorio (Neto)
0,00
Equipos de Comunicación y Señalamientos
0,00
Maq muebles y demás Eq de Oficina
0,00
Paquetes de Programas de Contabilidad (Neto)
0,00
Otros Activos Fijos
0,00
0,00
Total Activo Fijo
TOTAL ACTIVO
0,00
Pasivo
Pasivo Circulante
Cuentas por Pagar
Cuentas por Pagar Proveedores
0,00
Cuentas por Pagar Empresas Filiales
0,00
Impuestos Retenidos
0,00
Total Cuentas por Pagar
0,00
Obligaciones Laborales
Obligaciones Laborales
0,00
Retenciones Laborales
0,00
Total Obligaciones Laborales
0,00
Total Pasivo
0,00
Patrimonio
Capital
Elaborado por:
T.S.U Joel Méndez
Coordinador de Contabilidad
Capital Suscrito y Pagado
0,00
Aporte por Capitalizar
0,00
Reserva Legal
0,00
Utilidad (Déficit) Acumulada
0,00
Utilidad (Deficit) del Ejercicio
0,00
Total Patrimonio
0,00
Total Pasivo y Patrimonio
0,00
Revisado Por:
Lic. Jairo Morales
Gerente de Contabilidad
Autorizado Por:
Lic. Ricardo Villamizar
Director de Administración y
Finanzas
Aprobado por:
Dpto. de Organización y Sistemas
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DE REGISTROS CONTABLES
Fecha de Emisión:
Código: GPHMS001
28/01/14
Página:
60 de 66
VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S.A.
ESTADO DE RESULTADO
AL 31 DE MARZO DE 2013
(Preliminar)
INGRESOS OEPERACIONALES
Ventas de Productos
0,00
Ingresos Abastos
0,00
Ingresos Areperas
0,00
Ingresos por Empaquetado
0,00
TOTAL INGRESOS OPERACIONALES
0,00
TOTAL INGRESOS
0,00
COSTO
Costo de Ventas
0,00
Productos Comerciales
0,00
Mano de Obra
0,00
Costo de Materiales y Suministros
0,00
Carga Fabril
0,00
Servicios Basicos
0,00
Servicios de Flete
0,00
Mantenimiento
0,00
TOTAL COSTO
0,00
GASTOS ADMINISTRATIVOS
Sueldos
0,00
Asistencia Socio-Economica
0,00
Gastos Operacionales
0,00
Impuestos Municipales
0,00
Gastos Bancarios
0,00
TOTAL GASTOS ADMINISTRATIVOS
0,00
TOTAL GASTOS
0,00
UTILIDAD (DEFICIT) DEL EJERCICIO
0,00
Elaborado por:
T.S.U Joel Méndez
Coordinador de Contabilidad
Revisado Por:
Lic. Jairo Morales
Gerente de Contabilidad
Autorizado Por:
Lic. Ricardo Villamizar
Director de Administración y
Finanzas
Aprobado por:
Dpto. de Organización y Sistemas
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DE REGISTROS CONTABLES
Fecha de Emisión:
Código: GPHMS001
28/01/14
Página:
61 de 66
GLOSARIO
-AActivos: Conjuntos de bienes y derechos, dinero y créditos contra terceros de que dispone
una persona, una entidad lucrativa o no lucrativa, para realizar su proceso productivo o de
servicios.
Activos Fijos: Son ciertos bienes de naturaleza permanente necesarios para desarrollar las
funciones de una empresa, la misma presenta un cuadro de depreciación de línea recta
(momentáneamente), la cual se determina la vida útil del bien adquirido.
Administración: A.adj. Relativo a la administración. Acto administrativo (DER.), cualquier
acto de los órganos del estado en ejercicio de funciones administrativas sujetas al derecho
público.
Agentes de Retención: La Administración
Tributaria podrá designar como pago del
impuesto, en calidad de agentes de retención, a los compradores o adquirientes de
determinados bienes muebles y receptores de ciertos servicios gravados. En efecto, se han
designado los siguientes agentes de retención.
Amortizaciones: Empleamos este nombre para indicar la disminución de nuestro derecho
sobre el activo intangible (no tiene materia) por la acción del tiempo.
-BElaborado por:
T.S.U Joel Méndez
Coordinador de Contabilidad
Revisado Por:
Lic. Jairo Morales
Gerente de Contabilidad
Autorizado Por:
Lic. Ricardo Villamizar
Director de Administración y
Finanzas
Aprobado por:
Dpto. de Organización y Sistemas
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DE REGISTROS CONTABLES
Fecha de Emisión:
Código: GPHMS001
28/01/14
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62 de 66
Balance General: Es el estado financiero que muestra la situación financiera en que se
encuentra la empresa en una fecha determinada mediante la descripción de los conceptos de
activo, pasivo y de capital contable, identificados y valuados. Precisamente, a la fecha a que
corresponde el balance.
Base Imponible:
Es el elemento cuantitativo sobre el cual se aplica la alícuota tributaria
para determinar el impuesto.
-CConciliación Bancaria: Consiste en la comparación de nuestros registros contables con las
instituciones bancarias, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten los
bancos, para proceder hacer las correcciones y hacer los seguimientos necesarios.
Contribuyentes formales: Son contribuyente formales del IVA aquellos sujetos que realicen
exclusivamente actividades u operaciones
exentas o exoneradas del impuesto, deberán
cumplir con los deberes formales establecidos por la Administración Tributaria mediante
Providencia Nro. SNAT/2002/1.677 DE FECHA 14/03/2003 publicada en gaceta Oficial
Nro.37.677, de fecha 25 de abril de 2003.
Contribuyentes ordinarios: Son contribuyentes ordinarios del IVA los importadores
habituales de bienes y servicios y los industriales, comerciantes, prestadores habituales de
servicios demás personas que como parte de su giro objetivo u ocupación, realicen las
actividades, negocios
u operaciones, que constituyen hechos imponibles gravados. Se
entiende como industriales a los fabricantes, los productores, a los ensambladores, los
embotelladores y los que habitualmente realizan actividades de transformación de bienes.
Elaborado por:
T.S.U Joel Méndez
Coordinador de Contabilidad
Revisado Por:
Lic. Jairo Morales
Gerente de Contabilidad
Autorizado Por:
Lic. Ricardo Villamizar
Director de Administración y
Finanzas
Aprobado por:
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DE REGISTROS CONTABLES
Fecha de Emisión:
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Contribuyentes Ocasionales: En el IVA también existe la figura contribuyente ocasionales
son aquellos sujetos que realizan importaciones habituales de bienes y cancelan el impuesto
en las aduanas correspondientes por cada importación realizada.
-DDesgravámenes o Deducciones: Son todos aquellos gastos o costos considerados por el
estado como de necesidad para el desarrollo de las actividades normales de una empresa y
por eso se permite su deducción o rebaja.
-IInventario: Representa la existencia de Bienes Muebles e Inmuebles que tiene la empresa
para comerciar con ellos, comprándolos y vendiéndolos tal cual o procesándolos primero
antes de venderlos, en un período económico determinado. Deben aparecer en el grupo de
Activo Circulante.
Inventario de Mercancías: Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la
empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos. En
esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta. Las que tengan
otras características y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas
separadas, tales como las mercancías en camino (las que han sido compradas y no recibidas
aún), las mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas que son
propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha
sido recibido en efectivo u otros bienes).
Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos bienes adquiridos por las
empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos
como productos elaborados.
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Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: Lo integran todos aquellos bienes
adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en
proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de
obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.
Inventario de Suministros de Fábrica: Son los materiales con los que se elaboran los
productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos,
lubricantes, etc.)
Inversiones a Corto Plazo: Denominadas también transitorias o temporales, son las
realizadas con carácter eventual en valores de gran seguridad y de fácil convertibilidad en
efectivo.
Inversiones a Largo Plazo: Las inversiones en títulos valores u otros bienes, hipotecas,
terrenos, edificios, etc., realizadas para obtener beneficios, adquiridas con la intención de no
desprenderse de ellas en un plazo no menor a un año o por tiempo indefinido, deben
considerarse como inversiones a largo plazo.
Inversiones Temporales a Largo Plazo: Son las realizadas con la intención de que en un
futuro mayor a un año sea posible convertirlas en efectivo u otros bienes, sin perjudicar la
eficiencia de las operaciones de la empresa. Estas suelen estar representadas por bonos o
acciones de cualquier sociedad incluyendo las que pudiéramos considerar como asociado,
hipotecas terrenos y edificios.
Inversiones Permanentes: Las inversiones que por su naturaleza e intención se han
realizado como requisito necesario para mantener o mejorar la eficiencia de las operaciones
presentes o futuras del ente inversor.
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I.S.R.L: El impuesto sobre la renta como su nombre lo indica, grava la renta, es decir la
ganancia que produce una inversión o rentabilidad del capital. También puede ser el
producto del trabajo bajo relación de dependencia o lo producido por el ejercicio de una
profesión determinada. Este impuesto se rige por la Ley de Impuesto sobre La Renta
(LISLR); publicada en la Gaceta Oficial N° 5.566 Extraordinario de fecha 28/12/2001.
IVA El impuesto al valor agregado es un gravamen indirecto al consumo, que se aplica a
todas las transacciones del proceso de producción y circulación de bienes y servicios.
-NNorma: Ordenamiento imperativo de acción que persigue un fin determinado con la
característica de ser rígido en su aplicación. Regla, disposición o criterio que establece una
autoridad para regular acciones de los distintos agentes económicos; se traduce en un
enunciado técnico que a través de parámetros cuantitativos y/o cualitativos sirve de guía para
la acción. Generalmente la norma conlleva una estructura de sanciones para quienes no la
observen.
-PPasivo: son las aportaciones de los acreedores, deudas u obligaciones contraídas por
nuestra empresa por compras de mercancía u otros bienes y servicios.
Planeación:
Es
un
proceso
administrativo
que
permite
fijar
políticas,
objetivos,
procedimientos, para ejecutar lo planeado.
Presupuesto: Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en
valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la
organización.
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Proceso Administrativo: Conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que
conforman la función de administración e involucra diferentes actividades tendientes a la
consecución de un fin a través del uso óptimo de recursos humanos, materiales, financieros y
tecnológicos.
-RRecursos: Conjunto de personas, bienes materiales, financieros y técnicos con que cuenta y
utiliza una dependencia, entidad, u organización para alcanzar sus objetivos y producir los
bienes o servicios que son de su competencia.
Responsables: La obligación de pago recae sobre los adquirientes de bienes muebles y
receptores de servicios, cuando el vendedor o prestador de servicio, no tenga domicilio en el
País así como los adquirientes de bienes muebles exentos o exonerados, cuando se utilicen
con un fin distinto
-SSistema: Conjunto de procesos o elementos interconectados e interdependientes que
forman un todo complejo.
Sistema Administrativo Contable: Es el sistema computarizado empleado por la
Contraloría General del Estado Vagas para agilizar los proceso administrativos, éste incluye
diversos programas de administración entre os cuales se cortejan los procesos de pago y
cobro a proveedores, presupuesto, conciliaciones bancarias y compras requeridas por la
institución.
-UUnidad Tributaria: La unidad tributaria es la medida de valor creada a los efectos tributarios
como una medida que permite equiparar y actualizar a la realidad inflacionaria, los montos de
las bases de imposición, exenciones y sanciones, entre otros, con fundamento en la
variación del índice de Precios al Consumidor (I.P.C.). Una (1) unidad tributaria equivalente a
Bs. 107,00.
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