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MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE SERVICIOS
GENERALES
Dirección de Administración y Finanza
Fecha de Emisión:
Código:MNPSG002
20-01-2014
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MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
SERVICIOS GENERALES DE
VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA
CASA, S.A
Elaborado por:
Nelson Rivero.
Coordinador
de Servicios Generales
Revisado por:
Lic. Jhonder Rojas
Gerente de
Administración.
Autorizado por:
Aprobado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
Junta directiva Nº
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INDICE
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCION
3
GENERALIDADES
4
ASPECTOS GENERALES
5
OBJETIVO, ALCANCE, UNIDADES INVOLUCRADAS
6
MARCO JURÍDICO
8
NORMAS GENERALES
11
RESPONSABILIDADES Y NORMATIVAS
12
NORMAS ESPECÍFICAS
13
1.0 DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS
17
1.1 Procedimiento atender requerimiento
17
1.2 Procedimiento acondicionar espacios
18
2.0 MAPA GENERAL DE PROCESOS
19
3.0 FLUJOGRAMAS
20
3.1 Flujograma de procedimiento para atender el requerimiento
20
3.2 Flujograma de procedimiento para el acondicionamiento de espacios
21
4.0 FORMATOS Y FORMULARIOS
22
4.1.1 Formato SG-001. Conformidad de Servicio
22
4.1.2 Formato SG-002. Registro de Solicitud de Servicios Generales
23
GLOSARIO
27
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INTRODUCCIÓN
El presente manual proporciona los servicios requeridos por las diferentes áreas de
Venalcasa. S.A al Área de servicios generales cuya finalidad es detectar, planear, reparar y
mantener los bienes muebles e inmuebles del Instituto.
En tal sentido, la Dirección de Administración y Finanzas, la Gerencia de
Administración
y con el apoyo del Área de Servicios Generales han generado el presente
documento, el cual está orientado a establecer las normas y procedimientos necesarios para
atender, verificar, gestionar, acondicionar y remodelar la infraestructura de los bienes de la
empresa en todas las Gerencias, Agro Tiendas, Abastos, UPS, Areperas Venezuela de
administración directa, Planta y Empaquetadoras y todas aquellas dependencias de la
empresa.
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GENERALIDADES

Este Manual será publicado y distribuido a todas las Unidades Organizativas de la
Empresa Venezolana de Alimentos La Casa, S.A, ubicados en todo el ámbito Nacional de
la República Bolivariana de Venezuela, para proporcionar los servicios requeridos por las
diferentes áreas
los cuales constituyen un elemento formal de obligatorio cumplimiento,
para la ejecución de las actividades diarias de los mismos.

La persona que reciba el manual, será responsable del mismo ante la empresa de su
debida utilización.

Es una herramienta perfectible, susceptible a correcciones, por lo que se agradece
hacer llegar ante la Unidad de Organización y Sistemas adscrita a la Gerencia de
Tecnología de la Información y Comunicaciones, cualquier recomendación que contribuya a
su enriquecimiento.

El presente manual deja sin validez cualquier documento, norma ó procedimiento
establecido antes de su publicación.
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ASPECTOS GENERALES

El presente manual ha sido elaborado basado en la información suministrada por la
Unidad de Servicios Generales y el aporte de la Gerencia de Organización y Métodos.

Este Manual pertenece a la Gerencia de Administración / Área de Servicios Generales
y forma parte de un archivo disponible en la Unidad de Organización y Sistemas, para la
distribución de copias a las unidades organizativas internas que así lo requieran.
 El presente manual entrará en vigencia a partir de la fecha de aprobación por la Junta
Directiva de Venalcasa, S.A.
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OBJETIVO,ALCANCE,UNIDADES INVOLUCRADAS
1. Objetivo:
Establecer las normas y procedimientos de obligatorio cumplimiento y proporcionar
al personal de Venalcasa, S.A, instalaciones óptimas y funcionales con excelentes servicios
de iluminación, aire acondicionado, agua potable, aseo y limpieza.
2. Alcance
Por medio del presente manual se permitirá aplicar procedimientos que abarcan
desde el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones de Venalcasa S.A
hasta la atención de un servicio como ejecución de la obra en todas las Gerencias, Agro
Tiendas, Abastos, UPS, Areperas Venezuela de administración directa, Plantas y
Empaquetadoras, y todas aquellas dependencias de la empresa Venezolana de Alimento
La Casa, S.A.
3. Unidades involucradas
a) Dirección de Administración y Finanzas: Será la de velar por el cumplimiento
de los mantenimientos
preventivos y correctivos
de los bienes de Venezolana de
Alimentos La Casa, S.A.
b) Gerencia de Administración: Será la responsable de la supervisión directa de
todos los mantenimientos preventivos y correctivos y servicios básicos de los bienes de
Venezolana de Alimentos La Casa, S.A.
c) Unidad de Compras: Es responsable de registrar las contrataciones de bienes y
servicios, que se efectúen de acuerdo a las normas legales y administrativas.
d) Unidad de Contabilidad: Es responsable de realizar los asientos contables de los
bienes y servicios adquiridos de Venezolana de Alimentos La Casa, S.A.
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e) Gerencia de Planificación
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y Presupuesto: Deberá mantener actualizado el
presente manual a través de la sección de organización y sistema ó auditoría interna,
cuando así lo amerite.
f) Auditoría Interna: Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos
establecidos en este manual.
g) Consultoría Jurídica: Es el Asesor de la Institución en los Asuntos Legales.
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MARCO JURIDICO
Mediante Decreto Nº 2.359 del 09-04-2003, publicado en la Gaceta Oficial Nº 37.672
del 15-04-2003, se autoriza a la Corporación Venezolana Agraria para que proceda a la
creación de una Empresa bajo la forma de Sociedad Mercantil denominada “VENEZOLANA
DE ALIMENTOS LA CASA, S.A.. (Venalcasa, S.A.)”, cuyo Documento Constitutivo
Estatutario fue inscrito en el Registro Mercantil Cuarto de la Circunscripción Judicial del
Distrito Federal y Estado Miranda el 27 de junio de 2008, bajo el Nº 71, Tomo 65 – Acto.
Las normas relacionadas con el procedimiento de Servicios Generales tiene su
fundamento legal en una serie de instrumentos que deben cumplirse al momento
de
efectuarse la atención a un requerimiento, acondicionar un espacio, una remodelación y
gestionar una orden de servicio ó contrato de obra presentados a continuación:
Ley orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema de Control
Fiscal. Gaceta 37.347 del 17/12/2001.
Ley de Reforma parcial de la Ley de Contrataciones Públicas. Gaceta 39.503 08-2010
Decreto Nº 6.265, con rango, valor y fuerza de la Ley Orgánica de Simplificación de Trámites
Administrativos. Gaceta 5.891 del 31-07-2008.
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional
de Control Fiscal.
Artículo 82.
“Los funcionarios, empleados y obreros que presten
servicios en el Instituto,
responden penal, civil y administrativamente de los actos, hechos u omisiones contrarios a
norma expresa en que incurran con ocasión del desempeño de sus funciones.”
Articulo 91.
“Sin perjuicio de la responsabilidad civil ó penal y de lo que dispongan en otras leyes,
constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos u
omisiones que se mencionan a continuación:
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Numeral 29 cualquier otro acto, hecho u omisión contrario a una norma legal ó sublegal
al plan de organización, las políticas, normativa interna, los manuales de
sistemas y procedimientos que comprenden el control interno”.
Ley de Reforma Parcial de la Ley de Contrataciones Públicas.
Articulo 120. Entrega de bienes, servicios y obras.
“El órgano ó ente contratante velará por el cumplimiento de las obligaciones por parte
del contratista, particularmente de la fecha de entrega de la ejecución las obras, de lo cual
deberá dejar constancia que permita soportar el cierre administrativo del contrato. Esta
disposición también es aplicable en los casos de suministro de bienes y prestación de
servicios.”
Articulo 121. Terminación en caso de obra.
“En el caso de terminación de las obras el contratista notificará por escrito al ingeniero
Inspector ó a la Ingeniero Inspector, con diez días calendario de anticipación la fecha que
estime para terminación de los trabajos, en la cual el Ingeniero Inspector ó La Ingeniero
Inspector procederá a dejar constancia de la terminación satisfactoria de la obra, mediante
acta suscrita por el ingeniero inspector ó la ingeniero inspector, el ingeniero ó La ingeniero
residente y el contratista.”
Articulo 123. Aceptación Provisional.
“El contratista deberá solicitar por escrito la aceptación provisional de la obra dentro
del plazo de sesenta (60) días calendario, contado a partir de la fecha del Acta de
Terminación”.
Articulo 124. Garantía de Funcionamiento.
“En el documento principal del contrato se establecerá el lapso de garantía necesaria
para determinar si la obra no presenta defectos y si sus instalaciones, equipos y servicios
funcionan correctamente. Este lapso de garantía comenzará a contarse a partir de la fecha
del Acta de terminación.
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Articulo 125. Recepción Definitiva.
“Concluido el lapso de garantía señalado en el artículo que antecede, el contratista
deberá solicitar por escrito, al órgano ó ente contratante la recepción definitiva de la obra; y
dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de presentación de esa solicitud, al
órgano ó ente contratante, quien hará una inspección general de la obra. Si en la inspección
se comprueba que ha sido ejecutada en un todo conforme con lo estipulado en el contrato,
se procederá a su recepción definitiva y se levantará el acta respectiva suscrita por el
representante del órgano ó ente contratante, el Ingeniero Inspector ó La
Ingeniero
Inspector, el Ingeniero ó La Ingeniero Residente y el contratista.”
Articulo 126. Pagos y Liberación de Garantías.
“Efectuada la recepción definitiva, el órgano ó ente contratante deberá realizar los
pagos restantes al contratista, a la devolución de las retenciones que aún existieren y a la
liberación de las fianzas que se hubiesen
competente
del
órgano
ó
ente
constituido. A estos efectos, la Dirección
contratante
realizará,
cumplidos
los
requisitos
correspondientes, el finiquito contable.”
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NORMAS GENERALES
1. La actualización del presente manual será responsabilidad de la Gerencia de
administración, para lo cual deberán efectuar revisiones periódicas.
2. Las modificaciones sobre el contenido del manual deben ser propuestas por los
diferentes usuarios y aprobadas por los niveles jerárquicos superiores.
3. Es responsabilidad de la Gerencia de Organización y Métodos, la comunicación
inmediata a los usuarios involucrados, de los cambios que puedan generarse en las
normas y procedimientos descritos en el Manual.
4. El original de este Manual estará bajo guarda y custodia de la Gerencia de Organización
y Sistemas.
5. Es obligatorio para el personal de todas las dependencias de Venalcasa. S.A, la
aplicación de estos procedimientos y no podrán ser modificados sin la aprobación de la
Junta Directiva.
6. Queda terminantemente prohibida la reproducción y difusión del contenido de éste
manual sin previa autorización de la Junta Directiva.
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Nelson Rivero.
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RESPONSABILIDADES Y NORMATIVAS
1. Área de Compras, contratación de Servicios y Suministros:
a. Garantizar el stock de materiales ó insumos en almacén utilizados por el Área de
Servicios generales, para el mantenimiento preventivo en las instalaciones de Venalcasa,
S.A.
b. Informará al área de servicios Generales sobre los estatus del proceso de contratación
de bienes y servicios.
c. Remitir oportunamente al Área de Servicios Generales la orden aprobada de bienes ó
servicios.
d. Solicitar al Área de Servicios Generales la conformidad de Servicio ejecutado, con la
finalidad de asegurar el fiel cumplimiento de sus cláusulas, lapsos de ejecución y
especificaciones técnicas indicadas en los contratos.
2. Área Solicitante:
a. Solicitar al Área de Servicios Generales los servicios requeridos a través de la cuenta
de correo electrónico institucional ó vía memorando.
b. Remitir al Área de Servicios generales informe de justificación del servicio requerido
con su respectivo alcance y especificación.
3. Área de Servicios Generales:
a. Atender y procesar las solicitudes de servicio, mantenimiento, acondicionamiento y
remodelación por las diferentes Áreas del instituto.
b. Planificar y programar el mantenimiento preventivo y correctivo, a fin de garantizar el
correcto funcionamiento de las instalaciones de Venalcasa, S.A.
c. Velar por estricto y total cumplimiento de los contratos u órdenes de servicios vigentes
del área de su competencia.
d. Coordinar con la Cooperativa de Seguridad Interna el acceso del personal de la
empresa contratista que realizará los servicios en las instalaciones de Venalcasa.
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NORMAS ESPECÍFICAS
1. Autorización
a) Toda solicitud de remodelación de infraestructura debe ser autorizada por el Director
ó Gerente del Área.
b) Toda solicitud de remodelación de infraestructura debe contener informe de
justificación.
c) Todo acondicionamiento de espacio debe estar autorizado por el supervisor
inmediato.
d) Es responsabilidad de los Directores, Gerentes, Jefes de Áreas y Coordinadores, para
solicitar acondicionamiento de espacio ó ubicación de nuevo personal, anexar al
requerimiento realizado, el correspondiente organigrama funcional indicando cantidad
de funcionarios (activos y vacantes), que serán reubicados, de acuerdo a lo
establecido en las Normas de Higiene y Seguridad Industrial.
2. Restricción
a) El Área de Compras, Contratación de Servicios y Suministros debe:
b) Solicitar el apoyo al Área de servicios Generales para la evaluación y el análisis de los
aspectos técnicos de la oferta.
c) Recibir de la empresa contratista las valuaciones relativas a la ejecución de obras ó
servicios y debe enviar al Área de Servicios generales las valuaciones para
conformación mediante el ingeniero inspector con la finalidad de tramitar lo relativo al
pago.
d) Aprobar las valuaciones de las obras presentadas por las Empresas Contratistas,
conformadas previamente por el Jefe de Servicios Generales, con la finalidad de
conformar los trabajos, para posteriormente tramitar lo relativo al pago.
e) El Área de Servicios Generales suministrará la información técnica necesaria para la
contratación de los
servicios al
Área de Compras, Contratación de Servicios y
Suministros.
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3. Analista administrativo de servicios Generales
a) Elaborar y firmar el Acta de Inicio de los trabajos conjuntamente con el jefe de
Servicios Generales y el Contratista de la Obra.
b) Revisar que los proyectos en cuanto a cómputos métricos, memorias descriptivas,
especificaciones de acuerdo a lo establecido en las normas COVENIN, cálculos y
planos.
c) Supervisar la calidad de los materiales, los equipos y la tecnología que el Contratista
utilizará en la obra.
d) Conocer cabalmente las condiciones generales de contratación para la ejecución de
obras y el contrato que rija la obra inspeccionada.
e) Elaborar, firmar y tramitar conforme al procedimiento establecido en estas
condiciones las actas de paralización y reinicio de los trabajos y las que deban
levantarse en los supuestos de prórroga, conjuntamente con el Jefe de Servicios
Generales y el Contratista.
4. Obligatoriedad
a) El personal del Área de Servicios Generales debe mantener bajo su custodia y control
los servicios de Bombas de agua, Hidroneumático, Aire acondicionado, tableros de
electricidad, Área de Contenedores de basura, Servicio de Agua potable.
b) El Área de Servicios Generales debe: Identificar las tuberías que conduzcan fluidos,
según lo indicado en las normas COVENIN.
c) Conjuntamente con la Cooperativa de Seguridad Interna deben identificar las áreas
donde estén ubicados los hidroneumáticos, plantas de emergencia, bombas de agua,
tanques de agua, sala de máquinas de las plantas empaquetadoras de leche y
tableros de electricidad.
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d) Supervisará la calidad de los materiales, los equipos y la tecnología que el contratista
utilizará en la obra.
e) El Analista administrativo de Servicios Generales debe: Inspeccionar los trabajos que
ejecute el contratista y la buena calidad de las obras concluidas ó en proceso de
ejecución.
f) Exigir a la contratista el cumplimiento de la obligación de mantener al frente de la obra
de envergadura personal técnico especializado.
g) Mantener informado del avance técnico y administrativo de la obra al jefe de Servicios
Generales sobre cualquier paralización ó anormalidad que observe en su ejecución.
h) Elaborar y firmar el acta de terminación de la obra conjuntamente con el Jefe de
Servicios Generales y el contratista.
i) Velar por el estricto cumplimiento de las Normas sobre Seguridad e Higiene Industrial.
j) Registrar, organizar y conservar la documentación del proyecto (contratos,
levantamientos topográficos, registro fotográfico de obras ejecutadas y en ejecución)
en los respectivos expedientes, para preservar el histórico documental de las obras y
servicios efectuados.
5. Es responsabilidad del Área de Servicios Generales
a) El Área de Servicios Generales llevará el control y seguimiento de las requisiciones
de servicios solicitados, así como las órdenes de servicios aprobadas
para su
ejecución.
b) El Área de Servicios Generales debe velar por el correcto funcionamiento de las
instalaciones:
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Gerente de
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Autorizado por:
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o Eléctricas:
Circuitos
de
iluminación,
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tableros
eléctricos,
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circuitos
de
tomacorriente, etc.
o Sanitarias: Griferías varias, drenajes, fluxómetros, centros de piso, trampa
grasa, bombas de aguas blancas, servidas, lluvia, contenedores de basura y
servicio de agua potable permanente.
o Mecánicas: Aire acondicionado y ventilación forzada de los galpones
pertenecientes al Centro de Acopio Catia.
o Estructura: Revestimientos, impermeabilización y techos.
o Otras Actividades: Limpieza general áreas comunes, mantenimiento de áreas
verdes y plantas ornamentales, apoyo a las dependencias de Venalcasa, S.A
que lo ameriten, traslado de mobiliario y equipos, entre otras.
c) El Área de Servicios Generales debe procurar dirigir y coordinar los procesos de
obras, estudios, inspección y mantenimiento que deba realizar en la sede de
Venalcasa S.A y su dependencia.
d) El Área de Servicios Generales debe realizar seguimiento de obras y servicios
contratados, con la finalidad de asegurar el fiel cumplimiento de sus cláusulas, lapsos
de ejecución y especificaciones técnicas indicadas en los contratos.
e) El Analista Administrativo de Servicios Generales debe recibir las observaciones y
solicitudes que formule por escrito el contratista en relación con la ejecución de la
obra, e indicarle las instrucciones ó soluciones que estime convenientes dentro de los
plazos previstos en el contrato ó con la celeridad que demande la naturaleza de la
petición.
Elaborado por:
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Administración.
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DESCRIPCIÒN DEL PROCEDIMIENTO
1. PROCESO: UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES
PROCEDIMIENTO: ATENDER REQUERIMIENTO
1 AREA DE SERVICIOS GENERALES / JEFE DE
AREA
RECIBE REQUISICIÒN DE OBRA O
SERVICIO CON SUSRESPECTIVOS
ANEXOS.
REALIZA
EL
COMPROMISO PRESUPUESTARIO
EN LA APLICACIÒN. CONFORMA
REQUISICIÒN
DE
OBRA
O
SERVICIO EN LA APLICACIÒN
CORRESPONDIENTE. REMITE A
LA
GERENCIA
DE
ADMINISTRACIÒN REQUISICIÒN
DE OBRA O SERVICIO CON
SUSRESPECTIVOS ANEXOS.
REVISA A TRAVES
DE
LA
APLICACIÒN CORRESPONDIENTE
REQUISICIÒN
DE
OBRA
O
SERVICIO. CONFORMA Y FIRMA
REQUISICIÒN
DE
OBRA
O
SERVICIO EN LA APLICACIÒN
CORRESPONDIENTE.
REMITE
REQUISICIÒN
DE
OBRA
O
SERVICIO CON SUS RESPECTIVOS
SOPORTES A TRAVES DE NOTA DE
REMISIÒN A LA OFICINA DE
PLANIFICACIÒN Y PRESUPUESTO.
4
PRESIDENCIA
5
RECIBE REQUISICIÒN DE OBRA O
SERVICIO CON SUS RESPECTIVOS
SOPORTES.
REVISA
LA
REQUISICIÒN DE SERVICIO PARA SU
APROBACIÒN. EN EL CASO DE NO
APROBAR: REMITE A LA DIRECCIÒN
DE ADMINISTRACIÒN Y FINANZAS
LA REQUISICIÒN DE OBRA O
SERVICIO CON SUS RESPECTIVOS
SOPORTES PARA QUE SE REALICEN
LOS
AJUSTES
PERTINENTES.
INSTRUYE LAS CORRECCIONES DEL
CASO. EN EL CASO DE APROBAR:
APRUEBA Y FIRMA REQUISICIÒN DE
OBRA
O
SERVICIO.
REMITE
REQUISICIÒN DE OBRA O SERVICIO
CON SUSRESPECTIVOS SOPORTES A
LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACIÒN
Y FINANZAS.
7
2
OFICINA DE PLANIFICACIÒN Y
PRESUPUESTO
AREA DE
SERVICIOS
GENERALES /
JEFE DE AREA
GERENCIA DE
ADMINISTRACIÒN
Presupuestos
Unida
d de
Conta
bilidad
Sede
Centra
l
6
RECIBE REQUISICIÒN DE
OBRA
O
SERVICIO
APROBADA.
REMITE
REQUISICIÒN DE OBRA O
SERVICIO
CON
SUS
RESPECTIVOS SOPORTES Y
GIRA INSTRUCCIONES PARA
GESTIONAR
LA
CONTRATACIÒN AL AREA DE
COMPRAS CONTRATACIÒN DE
SERVICIOS Y SUMINISTROS.
8
3
AREA DE
SERVICIOS
GENERALES /
ANALISTA
ADMINISTRATIVO
DIRECCIÒN DE
ADMINISTRACIÒN Y FINANZAS.
GERENCIA DE
ADMINISTRACIÒN.
RECIBE REQUISICIÒN DE OBRA O SERVICIO
CON
SUS
RESPECTIVOS
SOPORTES.
CONFORMAN REQUISICIÒN DE OBRA O
SERVICIO. REMITE
PUNTO DE CUENTA
INFORMATIVO SOBRE LA REQUISICIÒN DE OBRA
O SERVICIO CON SUS RESPECTIVOS SOPORTES
A PRESIDENCIA PARA SU APROBACIÒN.
AREA DE COMPRAS, CONTRATACIÒN DE
SERVICIOS Y SUMINISTROS
RECIBE REQUISICIÒN DE OBRA O
SERVICIO CON SUSRESPECTIVOS
SOPORTES.
GESTIONA
CONTRATACIÒN
RESPECTIVA.
REMITE AL ÀREA DE SERVICIOS
GENERALES ORDEN DE COMPRA O
CONTRATO DE SERVICIO.
RECIBE ORDEN DE
COMPRA O
CONTRATO DE SERVICIO. REALIZA LA
EJECUCIÒN Y EL SEGUIMIENTO DE LA
ORDEN DE COMPRA O CONTRATO DE
SERVICIO. NOTIFICA
A LA UNIDAD
SOLICITANTE SOBRE LA EJECUCIÒN DE
LA ACTIVIDAD A REALIZAR.TRAMITA
ANTE LA COOPERATIVA DE SEGURIDAD
INTERNA EL ACCESO DEL PERSONAL DE
LA EMPRESA CONTRATADA QUE VA HA
EJECUTAR EL TRABAJO EN VENALCASA
S.A. REALIZA LA INSPECCIÒN Y
SUPERVISIÒN DEL TRABAJO A FIN DE
QUE CUMPLA CON LO ESTABLECIDO EN
EL CONTRATO. UNA VEZ FINALIZADO EL
TRABAJO, SI NO PRESENTA FALLAS
CONFORMA EL TRABAJO.
RECIBE ORDEN DE COMPRA O
CONTRATO DE SERVICIO.
INSTRUYE
AL
ANALISTA
ADMINISTRATIVO
DE
SERVICIOS GENERALES
FIN DE PROCESO
Elaborado por:
Nelson Rivero.
Coordinador
de Servicios Generales
Revisado por:
Lic. Jhonder Rojas
Gerente de
Administración.
Autorizado por:
Aprobado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
Junta directiva Nº
Director de Administración
y Finanza.
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PROCEDIMIENTOS DE SERVICIOS
GENERALES
Dirección de Administración y Finanza
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DESCRIPCIÒN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 PROCESO: UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES
PROCEDIMIENTO: ACONDICIONAR ESPACIOS
1
DIRECCIÒN DE
ADMINISTRACIÒN Y FINANZAS,
GERENCIA DE ADMINISTRACIÒN
2
UNIDADES SOLICITANTES
REMITE
MEMORANDUM
A
LA
DIRECCIÒN DE ADMINISTRACIÒN Y
FINANZAS
LA
SOLICITUD
DE
ACONDICIONAR ESPACIO.
3
Dependencia que
recibe el bien
1 copia
para
mueble
Auditoría
1 copia
Interna
para la
1 copia
Unidad
paradela
Unidad
Contabilida
de Bienes
de la
d Empresa
Sede
Sede
Central
Central
Elaborado por:
Nelson Rivero.
Coordinador
de Servicios Generales
RECIBE MEMORANDUM Y REMITE
LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS A LA
GERENCIA DE ADMINISTRACIÒN Y
AL AREA DE SERVICIOS GENERALES.
AREA DE SERVICIOS
GENERALES / JEFE DE AREA Y
ANALISTA ADMINISTRATIVO
RECIBE MEMORANDUM. REGISTRA SOLICITUD EN LA
APLICACIÒN CORRESPONDIENTE. INFORMA AL JEFE DE
AREA Y REMITE SOLICITUD CON SUS RESPECTIVOS
SOPORTES. EL JEFE DE AREA REVISA MEMORANDUM. REVISA
QUE LA SOLICITUD ESTE REGISTRADA EN LA APLICACIÒN
CORRESPONDIENTE. ASIGNA SOLICITUD DE SERVICIO A
TRVÈS DE LA APLICACIÒN CORRESPONDIENTE AL ANALISTA
ADMINISTRATIVO. EL ANALISTA REVISA EN LA APLICACIÒN
CORRESPONDIENTE QUE LA SOLICITUD ESTE REGISTRADA,
REMITE EMAIL A LA DEPENDENCIA SOLICITANTE PARA
PAUTAR UNA REUNIÒN E INSPECCIONAR EL AREA DONDE SE
VA A ACONDICIONAR, TOMA LAS MEDIDAS DEL ÀREA.
REVISA LA ESTRUCTURA FUNCIONAL A NIVEL DE ROLES
QUE REALIZA EL USUARIO. CON LA INFORMACIÒN
OBTENIDA REALIZADA EN LA INSPECCIÒN, GENERA DISEÑO
A TRAVES DE LA APLICACIÒN CORRESPONDIENTE.
PRESENTA DISEÑO A LA DEPENDENCIA SOLICITANTE. LA
UNIDAD
SOLICITANTE
REVISA
EL
DISEÑO
DE
ACONDICIONAMIENTOS DE ESPACIOS. VERIFICA SI ESTÀ DE
ACUERDO CONFORMA EL DISEÑO, DE LO CONTRARIO
MANIFIESTA AL ANALISTA ADMINISTRATIVO DEL AREA DE
SERVICIOS GENERALES POR QUE EL DISEÑO NO SE
ENCUENTRA ENMARCADO EN LO SOLICITADO. EL JEFE DE
AREA DE SERVICIOS GENERALES Y EL ANALISTA
ADMINISTRATIVO
COORDINAN
LA
LOGISTICA
CONJUNTAMENTE CON EL AREA DE BIENES NACIONALES
PARA REALIZAR LAS MOVILIZACIONES Y TRASLADOS A FIN
DE CUMPLIR CON EL DISEÑO APROBADO.
Revisado por:
Lic. Jhonder Rojas
Gerente de
Administración.
Autorizado por:
Aprobado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
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Director de Administración
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MAPA GENERAL DEL PROCESO
2.0
OBJETIVO:
PROPORCIONAR AL
PERSONAL DEL
INSTITUTO
INSTALACIONES
OPTIMAS Y
FUNCIONALES CON
EXCELENTES SERVICIOS
DE ILUMINACIÒN, AIRE
ACONDICIONADO, AGUA
POTABLE, ASEO Y
LIMPIEZA
ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA
DIRECCIÒN DE
ADMINISTRACIÒN Y
FINANZAS
GERENCIA DE
ADMINISTRACIÒN
AREA DE
SERVICIOS
GENERALES
ENTRADAS
ºSOLICITUD DE
REQUISICIÒN DE BIENES/
SERVICIOS/ EJECUCIÒN DE
OBRAS.
ºDISPONIBILIDAD
PRESUPUESTARIA.
ºVALUACIÒN DE OBRA.
Nº1. ATENDER
REQUERIMIENTO
Nª2.
ACONDICIONAR
ESPACIOS
REGULA: LEY ORGANICA
DE LA CONTRALORIA
GENERAL DE LA
REPUBLICA Y DEL SISTEMA
NACIONAL DE CONTROL
FISCAL, GACETA OFICIAL Nª
37.347 DE FECHA 17 DE
DICIEMBRE DE 2001.
LEY DE REFORMA PARCIAL
DE LA LEY DE
CONTRATACIONES
PÚBLICAS, GACETA
OFICIAL Nº 39.503 DE FECHA
06 DE SEPTIEMBRE DE 2010.
DECRETO Nº 6.265, CON
RANGO, VALOR Y FUERZA
DE LEY ORGANICA DE
SIMPLIFICACIÒN DE
TRÁMITES
ADMINISTRATIVOS.
GACETA OFICIAL DE LA
REPUBLICA BOLIVARIANA
DE VENEZUELA NUM. 5891.
31 DE JULIO DE 2008.
SALIDAS
ºCONFORMIDAD DEL
SERVICIO.
ºACTA DE ACEPTACIÒN
PROVISIONAL.
ºACTA DE ACEPTACIÒN
DEFINITIVA
Nº3.
REMODELACIÒN
ALCANCE
ESTE PROCEDIMIENTO APLICA
DESDE EL MANTENIMIENTO
PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LAS
INSTALACIONES DE VENALCASA, S.A.
HASTA LA ATENCION DE UN
SERVICIO COMO EJECUCIÒN DE
OBRA.
Elaborado por:
Nelson Rivero.
Coordinador
de Servicios Generales
Nº4. GESTIONAR
ORDEN DE
SERVICIO O
CONTRATO DE
OBRA
Revisado por:
Lic. Jhonder Rojas
Gerente de
Administración.
CLIENTES INTERNOS: AREAS DE
VENALCASA, S.A
CLIENTES EXTERNOS:
PROVEEDORES DE SERVICIOS.
Autorizado por:
Aprobado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
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FLUJOGRAMAS
3.1 Flujograma de procedimiento para atender el requerimiento
Área de
compras,
contratación
de servicios y
suministros
Área de
servicios
generales
Área de
planificación y
presupuesto
Dirección de
administración
y finanzas
Presidencia
Inicio
Revisa requisición
de obra o servicio
Resp:(Jefe de área)
Conforma, firma y remite con
respectivos soportes a través
de nota de remisión
Resp:(Jefe de área)
Recibe requisición de obra
o servicio y soportes
Realiza compromiso
presupuestario y conforma
requisición de obra o
servicio
Remite requisición de obra o
servicio con respectivos
soportes
Recibe requisición de obra o
servicio con respectivos
soportes
Conforma requisición de obra o
servicio
Remite punto de cuenta
informativo con respectivos
soportes para ser aprobado
Recibe requisición de
obra o servicio con
respectivos soportes
Gestiona contratación
respectiva y remite al área
de servicios generales
Recibe orden de compra o
contrato de servicio y
instruye al analista
Resp:(Jefe de área)
Realiza ejecución de
seguimiento de orden de
compra o contrato de servicio
Res:(Analista Adtvo)
Recibe y revisa
Aprobación
SI
Recibe requisición de obra o servicio
aprobada y remite con respectivos
soportes y envía instrucciones para
gestionar la contratación
Aprueba, firma y remite a
la dirección de
administración y finanzas
NO
Remite a la dirección de
administración y finanzas para que
realicen ajustes pertinentes y
instruye las correcciones del caso
Tramita ante cooperativa de
seguridad interna el acceso al
personal de la empresa
contratada que va ejecutar el
trabajo en Venalcasa S.A
Resp:(Analista Adtvo)
Realiza inspección,
supervisión de trabajo
y conforma
Fin
Elaborado por:
Nelson Rivero.
Coordinador
de Servicios Generales
Revisado por:
Lic. Jhonder Rojas
Gerente de
Administración.
Autorizado por:
Aprobado por:
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3.2 Flujograma de procedimiento para acondicionamiento de espacios
Dirección de
administración y
finanzas
Gerencia de
administración
Unidades solicitantes
Área de Servicios
Generales
(Analista
Administrativo)
Área de Servicios
Generales (Jefe
de Área)
Inicio
Recibe memorándum y remite
documentos recibidos a la
gerencia de administración y
el área de servicios generales
Remite memorándum a
la dirección de
administración y
finanzas, solicitud de
acondicionar el espacio
Recibe memorándum y
registra solicitud en la
aplicación
correspondiente
Informa y entrega
memorándum al jefe de
área y remite solicitud
con soportes
Dependencia que recibe
el bien mueble
1 Copia para la unidad
de contabilidad Sede
Recibe memorándum y
revisa que la solicitud este
registrada en la aplicación
correspondiente
1 Copia para auditoria
interna
1 Copia para la Unidad
de Bienes de la Empresa
Sede
Revisa en la aplicación
correspondiente que la
solicitud este registrada
Remite email a la
dependencia solicitante para
pautar reunión e inspección
de área a acondicionar
Recibe y revisa el diseño
de acondicionamiento
de espacios
Tomar medidas del área
Revisar estructura funcional
Realizar inspección a través
de aplicación
correspondiente
Aprobación
NO
Al no estar acuerdo manifiesta al
analista que el diseño no esta
enmarcado en lo acordado, para
que sea corregido
Asigna solicitud de servicio
a través de la aplicación
correspondiente al analista
SI
Aprobado conforma el
diseño y remite
Generar diseño y
presentar el diseño a la
dependencia solicitante
El analista y el jefe de área
coordinan logística en
conjunto con Bienes
nacionales para realizar el
traslado
Fin
Elaborado por:
Nelson Rivero.
Coordinador
de Servicios Generales
Revisado por:
Lic. Jhonder Rojas
Gerente de
Administración.
Autorizado por:
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FORMATOS Y FORMULARIOS
4.1.1 Formato SG-001. Conformidad de servicio.
CONFORMIDAD DE SERVICIO
PAG Nº
DE:
1.FECHA:
2.GERENCIA O DEPARTAMENTO DE TRABAJO QUE RECIBIO EL SERVICIO:
3.RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA PROVEEDORA O CONTRATISTA:
4.Nº DE REQUISICIÒN DE BIENES, SERVICIOS,
EJECUCIÒN DE OBRAS:
5.Nº DE ORDEN DE COMPRA, SERVICIO O
EJECUCIÒN DE OBRAS
6.Nº DE FACTURA:
7. DECLARACIÒN DE CONFORMIDAD
En atención al Servicio recibido por:
Yo,
en representación de la Unidad indicada anteriormente, notifico la conformidad
del Servicio recibido.
Se califica del 1 al 10 con una puntuación de:
8.DESCRIPCIÒN DEL SERVICIO RECIBIDO:
9. OBSERVACIONES (Describa brevemente si presenta inconformidad del Servicio recibido)
JEFE DE AMBIENTE
ELABORADO POR:
CONFORMADO POR:
APROBADO POR:
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
CARGO:
CARGO:
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
Elaborado por:
Nelson Rivero.
Coordinador
de Servicios Generales
Revisado por:
Lic. Jhonder Rojas
Gerente de
Administración.
SELLO:
Autorizado por:
Aprobado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
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4.1.2 Formato SG-002. Registro de Solicitud de Servicios Generales.
REGISTRO DE SOLICITUD DE SERVICIOS GENERALES
Nº
UNIDAD
SOLICITANTE
NOMBRE Y
APELLIDO DEL
SOLICITANTE
JEFE DE SERVICIOS
GENERALES
Elaborado por:
Nelson Rivero.
Coordinador
de Servicios Generales
CARGO DEL
SERVICIO
FECHA DE
SOLICITANTE SOLICITADO EJECUCIÒN
ANALISTA DE
SERVICIO
GENERALES
FIRMA DE
CERTIFICACIÒN DE LA
EJECUCIÒN DEL
SERVICIO REQUERIDO
POR EL SOLICITANTE
DIRECTOR DE
ADMINISTRACIÒN Y
FINANZAS
Revisado por:
Lic. Jhonder Rojas
Gerente de
Administración.
FIRMA CERTIFICADA
DEL EJECUTOR DEL
SERVICIO REQUERIDO
GERENTE DE
ADMINISTRACIÓN
Autorizado por:
Aprobado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
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I.
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Objetivo: Permite a cada Unidad Solicitante registrar su conformidad por prestación
del servicio recibido de parte de los diferentes Proveedores/Contratistas, a los efectos
de que se proceda a tramitar el correspondiente pago.
II.
Distribución: El formato deberá ser elaborado en original de acuerdo a la siguiente
distribución.
Original: para la Gerencia de Administración anexa a la Orden de Pago.
Copia Nº 1: para el Área de Servicios Generales.
Copia Nº 2: para la Unidad Solicitante.
III.
Instrucciones de llenado
1. Fecha de elaboración: Indique el día, mes y año en que se elabora el formato, por
parte de la unidad solicitante.
2. Unidad que recibió el servicio: Indique el nombre de la unidad solicitante que recibió
el servicio.
3. Razón social de la empresa proveedora a contratista: Identifique el nombre, tal como
aparece en la cotización presentada.
4. Nº de requisición de bienes, servicios, ejecución de obra: Indique el número que
identifica a la requisición de bienes, servicios, ejecución de obras.
5. Nº de orden de compra, servicio o ejecución de obras: Indique el número que
identifica a la orden, servicio o ejecución de obras.
6. Nº de factura: coloque el número que identifica a la factura que emite el
proveedor/contratista.
7. Descripción del servicio recibido: Indique brevemente la descripción.
8. Observaciones: describa brevemente si presenta inconformidad por el servicio
recibido.
Elaborado por:
Nelson Rivero.
Coordinador
de Servicios Generales
Revisado por:
Lic. Jhonder Rojas
Gerente de
Administración.
Autorizado por:
Aprobado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
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9. Declaración de conformación: Espacio para indicar la conformidad del servicio y la
puntuación que le da a la empresa por el servicio recibido. En caso de alguna
observación, indíquela de manera breve.
10. Firmas y Sellos: Indique el nombre, apellido y la firma autorizada por la unidad
solicitante que recibió el servicio.
Elaborado por:
Nelson Rivero.
Coordinador
de Servicios Generales
Revisado por:
Lic. Jhonder Rojas
Gerente de
Administración.
Autorizado por:
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GLOSARIO
Acta de Inicio.- Constancia de la apertura ó inicio de una obra ó trabajo contratado por
empresa de servicio en las diferentes áreas (construcción, mantenimiento eléctrico,
mantenimiento mecánico, etc.).
Acta de Terminación.- Constancia de la conclusión de los trabajos contratados
realizados por empresas de servicios, ya sea por la ejecución de una obra ó un trabajo
específico.
Bien.- Todas aquellas cosas que tiene entidad, ya sean corporales ó incorporales,
naturales ó artificiales, reales ó abstractas, y que desde el punto de vista jurídico se
dividen en Muebles e inmuebles.
Bienes Inmuebles.- Bienes no desplazables (inmuebles por naturaleza), ó que se
reputan como tales (inmuebles por destino). Los inmuebles por naturaleza son bienes que
se encuentran por sí mismos inmovilizados, no pueden desplazarse, tal como el suelo y
todas las partes sólidas ó fluidas que forman su superficie y profundidad.
Consulta de Precios.- Valor monetario solicitado a una empresa, ó cantidad en dinero
que se establece por parte de una empresa para el ofrecimiento de un bien ó servicio.
Contratista ó Empresa de Servicios.- Personas Naturales ó Jurídicas que ejecutan una
obra ó servicio por contrato.
Contrato u Orden de Servicios.- Documento que acredita a una persona natural ó
jurídica a ejecutar una obra ó un servicio en un tiempo determinado y en bajo condiciones
específicas. Contiene la identificación de los contratantes, el
objeto y los demás
elementos esenciales y específicos del contrato, en el que se señalan si las hubiere, las
Elaborado por:
Nelson Rivero.
Coordinador
de Servicios Generales
Revisado por:
Lic. Jhonder Rojas
Gerente de
Administración.
Autorizado por:
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Dirección de Administración y Finanza
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condiciones particulares ó especiales del mismo. Este contrato es elaborado en la
Consultoría Jurídica.
Conformación del Bien ó servicio.- Constancia de la ejecución parcial ó total de la
ejecución de un servicio u obra y recepción del bien.
Mantenimiento.- Preservación de la funcionalidad en el tiempo de los activos, equipos e
instalaciones.
Mantenimiento
Preventivo.-
Trabajos
planificados
de
rutina
que
se
realizan
periódicamente a los equipos, bienes e instalaciones en general, con la finalidad de
prever defectos que causen reparaciones mayores:
Mobiliario.- Se relaciona ó
refiere a Bienes Muebles; es decir, aquellos que por su
naturaleza se pueden desplazar de un lugar a otro.
Presupuesto ó Cotización.- Comprende la descripción de las partidas para la ejecución
de la obra y para su conservación y mantenimiento durante el lapso de garantía; las
unidades de medidas, las cantidades de obras por partidas, los precios unitarios y los
precios totales.
Remodelación.- Necesidad de modificar un área, edificación con base a un proyecto.
Acción de recuperar con la finalidad de alargar la permanencia y funcionalidad de una
obra ó bien en el tiempo.
Trabajo Mayor.- Mantenimiento de carácter correctivo en el que incurren elevados costos
por la magnitud de los daños y cuyo proceso debe adaptarse a las condiciones
establecidas en la Ley de Contrataciones Públicas.
Elaborado por:
Nelson Rivero.
Coordinador
de Servicios Generales
Revisado por:
Lic. Jhonder Rojas
Gerente de
Administración.
Autorizado por:
Aprobado por:
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y Finanza.
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GENERALES
Dirección de Administración y Finanza
Fecha de Emisión:
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Trabajo Menor.- Se diferencia del mantenimiento mayor en que el costo resulta inferior,
así como los daños son menores y puede ser realizado por personal de Venalcasa, S.A.
Requisición de Bienes, Servicios / Ejecución de Obra.- Formato diseñado a los
efectos de solicitar bienes materiales, bienes muebles, equipos ó solicitar la contratación
de un servicio.
Servicios de Apoyo.- Actividad ejecutada por el personal de mantenimiento en atención
a los requerimientos de las unidades de Venalcasa, S.A, tales como: usuarios, eventos,
etc.
Adecuación de Espacios.- Planear la mejor distribución y organización de oficinas
posible, de manera que haya flexibilidad completa, eficacia y economía, satisfacción de
todos los arreglos funcionales, comodidad para el empleado, impresión de amplitud en las
zonas más congestionadas y que se preste para un sistema de control del espacio de
oficinas.
Servicio.- Actividad llevada a cabo por una unidad especializada en el control y
mantenimiento de los bienes de la Organización. El servicio puede ser ofrecido por
personal profesional contratado por la Institución cuando sea requerido y de acuerdo a los
intereses de la misma.
Servicios Básicos.- Se consideran aquellos servicios como: Luz, Agua; Aseo Urbano.
Servicios Operativos.- Se consideran aquellos servicios de mantenimiento tales como:
los ornaméntales, limpieza, reparaciones de mobiliario y equipo, etc.
Servicios Profesionales: Son aquellas Personas Naturales o Jurídicas que generan un
servicio a la Institución para la ejecución de una determinada actividad.
Elaborado por:
Nelson Rivero.
Coordinador
de Servicios Generales
Revisado por:
Lic. Jhonder Rojas
Gerente de
Administración.
Autorizado por:
Aprobado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
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Director de Administración
y Finanza.
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PROCEDIMIENTOS DE SERVICIOS
GENERALES
Dirección de Administración y Finanza
Fecha de Emisión:
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Página: 29 de 29
Solicitudes Requisición de Servicio.- Acción de solicitar la contratación de un servicio u
obra detectada por el Área de Servicios Generales u otras unidades.
Servicio Urgente.- Condición inesperada que afecta ó puede afectar a corto plazo la
operatividad de Venalcasa, S.A., tales como: Interrupción del servicio eléctrico, falta de
aire acondicionado, fallas en los equipos, instalaciones eléctricas, sanitarias, por lo que
deben ser atendidas.
Servicio Ordinarios.- Es toda condición que no afecta la operación ó imagen de
Venalcasa, S.A, y el mismo se encuentra contemplado dentro de una programación, sea
esta anual , semestral ó mensual, entre otras.
Elaborado por:
Nelson Rivero.
Coordinador
de Servicios Generales
Revisado por:
Lic. Jhonder Rojas
Gerente de
Administración.
Autorizado por:
Aprobado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
Junta directiva Nº
Director de Administración
y Finanza.