Elektronisk Fakturahantering
20120308
Your product is our mission
www.orbitone.se
Elektronisk Fakturahantering på Orbit One
•
Kort presentation Orbit One AB
•
Varför elektronisk fakturahantering?
•
Varför Medius?
•
Implementeringen
•
Erfarenheter
•
Basfakta
•
Flöde Inköpsorderbaserade fakturor
•
Sammanfattning
Your product is our mission
www.orbitone.se
Turnover Growth
ORBIT ONE
KSEK
600 000
500 000
400 000
300 000
200 000
100 000
14%
0
1996
1998
2000
2002
2004
2006
2008
2010
20%
6%
12%
24%
24%
Medical
Your product is our mission
Industry
Media / Photo
Telecom
Transport
www.orbitone.se
Others
KUNDSEGMENT
Medicin
Telecom / IT
Your product is our mission
Media
Industri
www.orbitone.se
Organisationsschema
Mats Johansson 38%
Christer Malm 38%
Prime Bridge 24%
RONNEBY
FÖRETAGSUTVECKLING
2 anställda / totalt 469
100 %
85 %
ORBIT ONE AB
ORBITA 1 OOO
Stockholm
Kalix
103 anställda
52 anställda
(Sverige)
324 anställda
Ronneby/
Karlskrona
169 anställda
100 %
Your product is our mission
(Ryssland)
60 anställda
ORBIT ONE Sp z.o.o.
(Polen)
85 anställda
www.orbitone.se
5
Historik
•
2011 Samarbetsavtal NetControl OY genom övertagande av inkråm Radius AB
•
2011 Förvärv av Distatic AB i Stockholm (20100901)
•
2010 Förvärv av Siemens BT produktionsanläggning i Stockholm
•
2009 Förvärv av Wega Electronics i Polen
•
2008 Entrepreneur of the year (Ernst & Young)
•
2008 Investering elektronisk fakturahantering
•
2006 Invigning ny fabrik i Ryssland
•
2005 Förvärv av Mici Electronics i Stockholm och Kalix
•
2004 HGL i Ronneby byter namn till Orbit One AB
•
2003 Nuvarande företagsledning blir nya ägare av HGL Ronneby
•
1964 -1995 Ericsson, Nokia, ICL och HGL
Your product is our mission
www.orbitone.se
6
Varför elektronisk fakturahantering?
•
Ökat antal leverantörsfakturor
•
Utspridd organisation
•
Automatisk matchning inköpsorder- faktura
•
Förbättrad faktura och internkontroll samt ett överskådligt fakturaflöde
- Var är fakturan?
- Vem har attesterat den?
- När registrerades/attesterades den?
•
Utvecklingsmöjligheter
- Avtalsmatchning
- Ökade möjligheter till faktura och budgetuppföljning
Your product is our mission
www.orbitone.se
Varför Medius?
•
Klarade vår kravspecifikation
•
Användarvänligt program
•
Goda kundreferenser
•
Gav ett pålitligt och ambitiöst intryck
•
Goda utvecklingsmöjligheter
Your product is our mission
www.orbitone.se
Implementeringen
Några punkter att tänka på:
- Identifiera era största leverantörer när det gäller fakturavolym, det är här
man direkt kan se tidsbesparingen. Fokusera på dessa!
- Bearbeta era leverantörer och säkerställ att de anger korrekta
referenser som tex. ordernummer och ert artikelnummer på sina fakturor.
- Be leverantörerna sända sina fakturor via e-post istället för vanlig post.
- Inte alla papper är möjliga att skanna/tolka.
Vattenstämplar, stora logotyper tryckta på fakturan, rispappers kvalité
eller extra tjockt papper kan vara en utmaning.
- Skapa fakturamallar i Readsoft.
Kan uppfattas som ett tidskrävande arbete men om det görs för alla
större leverantörer lönar det sig varje dag framöver.
Your product is our mission
www.orbitone.se
Erfarenheter
•
Upphandlingen.
- Tydligt förankrat vem som ansvarar för vad.
•
Noggrann förstudie med en väl genomtänkt kravspecifikation.
- Vad vill man använda EFH till?
•
Översyn av attestreglementet.
- Vilken modell vill man ha?
•
Avsätt tid initialt för Readsofts programvara.
Det kommer garanterat att resultera i en högre tolknings och
matchningsprocent!
Your product is our mission
www.orbitone.se
Basfakta
•
Leverantörsfakturavolym
2008
19 700 / år
2009
21 400 / år
2010
29 600 / år
2011
30 000 / år
2012
32 000 / år?
•
Antal inköpsorderbaserade leverantörer.
2008
900st
2009
1000st
2010
1200st
2011
1400st
•
2011 gjordes inköp av ca 18 000 artiklar.
I vår databas finns det ca 55 000 artiklar.
Your product is our mission
www.orbitone.se
Basfakta
•
2008 mottogs 30%, dvs. ca 5 900 st av våra leverantörsfakturor via pdf.
2010 var siffran 40%.
2011 var siffran 55%
Målet för 2012 är 65%
•
Idag matchas ca 80% av de inköpsorderbaserade leverantörsfakturorna
med automatik.
Your product is our mission
www.orbitone.se
Flöde inköpsorderbaserade fakturor
Inköp
Inköpsorder
Leverantör
Leverans
Faktura
Ekonomi
Scanning
Registrering
Manuell koppling
Distributionslista
Bevakning inleverans
Inköp
Ekonomi
Analys av
avvikelse
Grunddata
Attest
Slutattest
Bevakning kredit
Betalning
Inköp
Inköp
Leverantör
Ekonomi
Ekonomi
Medius
Inköpsorder
Leverans
Faktura
Analys
avvikelse
Grunddata
Attest
Medius
Scanning
Kontroll
Prel. kontering
Matchning inköpsorder
Your product is our mission
Slutkontering betalning
Bevakning kredit
www.orbitone.se
Slutattest
Uppdatering av
senaste
inköpspris samt
betalning
ERP
Sammanfattning
•
När vi 2008 gjorde en pay off kalkyl på investeringen av Readsofts
tolkningsprogramvara och Medius fakturahanteringsprogram estimerade
vi pay off till tre år.
•
Då Orbit One vuxit en hel del senaste åren och fakturavolymen ökat med
ca 35% sedan driftstart så känner vi att investeringsbeslutet var helt rätt.
•
2008 gick det åt en heltidsresurs för att hantera hela
leverantörsfakturaflödet och tre år senare med denna ökade fakturavolym
så klarar fortfarande en heltidsresurs arbetet.
Linda Håkansson Lantz
Controller Orbit One AB
Your product is our mission
www.orbitone.se