MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 1 INTRODUCCIÓN _________________________________________________________ 3 2 DEFINICIÓN DEL SARLAFT _______________________________________________ 3 3 DEFINICIONES ___________________________________________________________ 4 4 ETAPAS DEL SARLAFT __________________________________________________ 8 5 6 4.1 Identificación del Riesgo LA/FT ____________________________________________ 8 4.2 Medición del Riesgo LA/FT _______________________________________________ 11 4.3 Control del Riesgo LA/FT _________________________________________________ 16 4.4 Monitoreo del Riesgo LA/FT ______________________________________________ 20 ELEMENTOS DEL SARLAFT _____________________________________________ 22 5.1 Políticas _________________________________________________________________ 22 5.2 Procedimientos __________________________________________________________ 31 ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN CLIENTES __________________________ 39 6.1 7 Documentos Requeridos para Actualización de Información ________________ 39 SEÑALES DE ALERTA U OPERACIONES INUSUALES ____________________ 40 7.1 Procedimiento para detectar Operaciones Sospechosas ____________________ 42 8 CONSOLIDACIÓN MENSUAL DE OPERACIONES _________________________ 42 9 CONOCIMIENTO DEL MERCADO_________________________________________ 42 10 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. ______________________________________ 43 10.1 Junta Directiva ___________________________________________________________ 43 10.2 Representante Legal _____________________________________________________ 44 10.3 Oficial de Cumplimiento __________________________________________________ 45 10.4 Vicepresidencia Comercial ________________________________________________ 47 10.5 Vicepresidencia Jurídica __________________________________________________ 47 10.6 Vicepresidencia de Operaciones __________________________________________ 48 10.7 Vicepresidencia Financiera y Administrativa _______________________________ 48 10.8 Vicepresidencia de Negocios Especiales___________________________________ 48 10.9 Gerencia de Informática y Tecnología______________________________________ 48 MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 1 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 10.10 Gerencia de Riesgos ___________________________________________________ 49 10.11 Órganos De Control ____________________________________________________ 49 11 INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA ____________________________________ 50 12 DIVULGACION DE INFORMACION ___________________________________________ 50 13 CAPACITACIÓN _________________________________________________________ 52 14 CÓDIGO DE CONDUCTA ________________________________________________ 54 ANEXO UNO ________________________________________________________________ 61 GLOSARIO Y TERMINOS PARTICULARES ____________________________________ 61 ANEXO DOS ________________________________________________________________ 68 CATALOGO DE SEÑALES DE ALERTA Y OPERACIONES INUSUALES GENERALES ________________________________________________________________ 68 ANEXO TRES _______________________________________________________________ 75 RELACION DE TEXTOS LEGALES Y CONVENIOS RELACIONADOS CON EL LAVADO DE ACTIVOS _______________________________________________________ 75 ANEXO CUATRO ____________________________________________________________ 83 FORMATOS _________________________________________________________________ 83 MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 2 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO 1 VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 INTRODUCCIÓN El Sistema Financiero por su complejidad es utilizado como un mecanismo para el ocultamiento de bienes y recursos de origen ilícito o de origen legal que pueden ser utilizados para actividades terroristas, por tal motivo la Superintendencia Financiera de Colombia “SFC”, como órgano supervisor a nivel nacional, ha promovido la cultura de la administración de riesgos entre las diferentes entidades sometidas a su inspección y vigilancia, enfatizando en su importancia a través del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, en adelante SARLAFT. Las regulaciones existentes apuntan a neutralizar y analizar tales conductas delictivas, por tanto establecen parámetros para que las entidades vigiladas, desarrollen e implementen el SARLAFT, su mayor efectividad depende de la adaptación a la naturaleza, actividades, productos y características de cada entidad, sin perder de vista que se trata de un interés global que redunda en bien de toda la comunidad mundial. 2 DEFINICIÓN DEL SARLAFT El Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo- SARLAFT, es el conjunto integrado de elementos referidos como políticas, procedimientos, documentación, estructura organizacional, órganos de control, infraestructura tecnológica, divulgación y capacitación relacionados con el tema, a través de los cuales las instituciones vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, responden a las amenazas de ser utilizadas para la práctica de conductas delictivas por tales conceptos, con el objeto de disminuir las posibilidades de pérdidas por la exposición al riesgo de LA/FT. El SARLAFT debe ser instrumentado por las entidades vigiladas, para protegerse del LA/FT, a través de las etapas de Identificación, Medición, Control y Monitoreo del Riesgo y los elementos mencionados anteriormente, con una dinámica de permanente retroalimentación, teniendo en cuenta su actividad, en función de su objeto social. El objetivo del SARLAFT, principalmente es reducir la posibilidad que Fiducoldex pueda ser un instrumento para el ocultamiento o legalización de bienes producto de conductas delictivas o de aquellos que estuvieren asociados a las materialización de ilícitos, también tiene por objeto mitigar el riesgo de pérdida o daño que se puede obtener con los riesgos asociados (Legal, reputacional, de contagio y operacional). Debido a la integridad de este sistema, se debe involucrar la participación de todo el personal y la adopción de medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que en el desarrollo de cualquier operación en efectivo, de conocimiento de clientes, vinculación de MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 3 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 personal, o de cualquier servicio relacionado con la misión de la Institución y otras actividades propias de la entidad, sean utilizadas para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes de origen ilícito o para dar apariencia de legalidad a las transacciones vinculadas al ilícito. 3 DEFINICIONES RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (LA/FT): Es definido por la Superintendencia Financiera de Colombia como: “La posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad vigilada, por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. El riesgo de LA/FT se materializa a través de los riesgos asociados, éstos son: el legal, reputacional, operativo y de contagio, a los que se expone la entidad, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera cuando es utilizada para tales actividades.” LAVADO DE ACTIVOS: Está tipificado como delito contra el orden económico social, en el Capítulo Quinto del Título X del Código Penal, artículo 323, así: “El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de ocho (8) a veintidós (22) años y multa de seiscientos cincuenta (650) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales vigentes. La misma pena se aplicará cuando las conductas descritas en el inciso anterior se realicen sobre bienes cuya extinción de dominio haya sido declarada. El lavado de activos será punible aun cuando las actividades de que provinieren los bienes, o los actos penados en los apartados anteriores, se hubiesen realizado, total o parcialmente, en el extranjero. Las penas privativas de la libertad previstas en el presente artículo se aumentarán de una tercera parte a la mitad cuando para la realización de las conductas se efectuaren operaciones de cambio o de comercio exterior, o se introdujeren mercancías al territorio nacional. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 4 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 El aumento de pena previsto en el inciso anterior, también se aplicará cuando se introdujeren mercancías de contrabando al territorio nacional”. FINANCIACION DEL TERRORISMO: Por su parte, el artículo 16 de la Ley 1121 de 2006 modificó el artículo 345 de la Ley 599 de 2000, quedando así: “Financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas. El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece (13) a veintidós (22) años y multa de mil trescientos (1.300) a quince m mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes”. TIPOLOGIAS: Es la descripción de las técnicas o prácticas utilizadas por los delincuentes y las organizaciones criminales para dar apariencia de legalidad a los fondos de procedencia ilícita y transferirlos de un lugar a otro o entre personas para dar apariencia de legalidad o financiar sus actividades criminales. GAFI: Es el Grupo de Acción Financiera Internacional sobre el Blanqueo de Capitales (GAFI), organismo intergubernamental cuyo propósito es elaborar y promover medidas para combatir el blanqueo de capitales. GAFISUD: Es una organización intergubernamental de base regional que agrupa a los países de América del Sur para combatir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo, a través del compromiso de mejora continua de las políticas nacionales contra ambos temas y la profundización en los distintos mecanismos de cooperación entre los países miembros. Se creó formalmente el 8 de diciembre de 2000 en Cartagena de Indias, mediante la firma del Memorando de Entendimiento constitutivo del grupo por los representantes de los gobiernos de diez países: Argentina, Bolivia, Brasil, Chile, Colombia, Ecuador, México, Paraguay, Perú y Uruguay. UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO – UIAF: Es una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público que tiene como objetivo prevenir y detectar posibles operaciones de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo en diferentes sectores de la economía. AGENTES ECONOMICOS: Son todas las personas naturales o jurídicas que realizan operaciones económicas dentro de un sistema. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 5 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 BENEFICIARIO FINAL: Es toda persona natural o jurídica que, sin tener la condición de cliente, es la destinataria final de los bienes objeto del contrato. FACTORES DE RIESGO: Son los agentes generadores del riesgo de LA/FT. Para efectos del SARLAFT las entidades vigiladas deben tener en cuenta como mínimo los siguientes: Clientes/usuarios Productos, Canales de distribución Jurisdicciones. CLIENTE: Es toda persona natural o jurídica con la cual la entidad establece y mantiene una relación contractual o legal para el suministro de cualquier producto propio de su actividad. PRODUCTOS: Son los esquemas fiduciarios a través de los cuales los clientes se vinculan con la Fiduciaria. CANALES DE DISTRIBUCION: Son los conductos mediante los cuales la Fiduciaria distribuye sus servicios, siendo en la actualidad la oficina de Bogotá. JURISDICCIONES: Corresponde a las regiones donde se encuentran domiciliados los clientes y el lugar donde realizan las operaciones. RIESGOS ASOCIADOS AL LA/FT: Son los riesgos a través de los cuales se materializa el riesgo de LA/FT: estos son: reputacional, legal, operativo y contagio. RIESGO REPUTACIONAL: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales. RIESGO LEGAL: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. El riesgo legal surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones. RIESGO OPERATIVO: Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 6 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional, asociados a tales factores. RIESGO DE CONTAGIO: Es la posibilidad de pérdida que una entidad puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un vinculado. El vinculado es el relacionado o asociado e incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de ejercer influencia sobre la entidad. RIESGO INHERENTE: Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles. RIESGO RESIDUAL: Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles. SEGMENTACIÓN: Es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separación de elementos en grupos homogéneos al interior de ellos y heterogéneos entre ellos. La separación se fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus características (variables de segmentación). SERVICIOS: Son todas aquellas interacciones de las entidades sometidas a inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia con personas diferentes a sus clientes. USUARIOS: Son aquellas personas naturales o jurídicas a las que, sin ser clientes, la entidad les presta un servicio. TRANSFERENCIA: Es la transacción efectuada por una persona natural o jurídica denominada ordenante, a través de una entidad autorizada en la respectiva jurisdicción para realizar transferencias nacionales y/o internacionales, mediante movimientos electrónicos o contables, con el fin de que una suma de dinero se ponga a disposición de una persona natural o jurídica denominada beneficiaria, en otra entidad autorizada para realizar este tipo de operaciones. El ordenante y el beneficiario pueden ser la misma persona. OPERACION INUSUAL: Es aquella transacción que cumple, cuando menos con las siguientes características: 1) no guardar relación con la actividad económica o se sale de los parámetros adicionales fijados por la Fiduciaria y, 2) respecto de las cuales la Fiduciaria no ha encontrado explicación o justificación que se considere razonable. OPERACION SOSPECHOSA: Es aquella que después de analizada la información y comportamiento del cliente genera desconfianza en cuanto a que pueda utilizarse a la Fiduciaria para el lavado de activos y/o la financiación del terrorismo o cuando se cuenta con información externa que puede llegar a generar dicha desconfianza. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 7 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO 4 VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 ETAPAS DEL SARLAFT Las etapas del SARLAFT, se refieren a los siguientes pasos sistemáticos e interrelacionados a través de los cuales Fiducoldex administra el riesgo LA/FT. 4.1 Identificación del Riesgo LA/FT La etapa de identificación debe ser desarrollada previamente a que la fiduciaria decida: Lanzar un nuevo producto Modificar las características de productos existentes en aspectos que se consideren de impacto para riesgo LA/FT Incursionar en un mercado que aumente el riesgo LA/FT Abrir nuevas oficinas o agencias en ciudades diferentes a las existentes Crear nuevos canales de distribución para clientes. 4.1.1 Metodología de Segmentación Los segmentos serán creados con base en la distribución de clientes en los diferentes productos que ofrece la fiduciaria y de acuerdo con las siguientes variables de segmentación: - Personas Jurídicas Las personas jurídicas se clasificarán en tres grupos de acuerdo con lo siguiente: TAMAÑO PEQUEÑA MEDIANA GRANDE INGRESOS MENSUALES EGRESOS MENSUALES PATRIMONIO DE 0 A 200 SMMLV DE >200 A 1206 SMMLV MAYOR A 1206 SMMLV DE 0 A 200 SMMLV DE >200 A 1206 SMMLV MAYOR A 1206 SMMLV DE 0 A 3500 SMMLV DE >3500 A 21.000 SMMLV MAYOR A 21.000 SMMLV NÚMERO DE EMPLEADOS VOLUMEN TRANSACCIONES DE 0 A 50 DE 0 A 200 SMMLV DE 51 A 200 MAYOR A 200 DE >200 A 1206 SMMLV MAYOR A 1206 SMMLV Las anteriores empresas también serán clasificadas de acuerdo con la actividad económica del sector al cual pertenecen con base en el CIIU (CLASIFICACIÓN INTERNACIONAL DE INDUSTRIA UNIFORME). MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 8 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 Para el caso de empresas que no cumplan con algunos de los rangos de las variables mencionadas, se entenderán dentro del segmento si cumplen por lo menos con dos de los rangos establecidos, teniendo obligatoriamente que ser uno de ellos el de ingresos mensuales. - Personas Naturales Para las personas naturales se tendrán en cuenta las siguientes variables de clasificación de clientes: CLIENTE BAJO MEDIO ALTO INGRESOS MENSUALES EGRESOS MENSUALES PATRIMONIO DE 0 A 2 SMMLV DE >2 A 5 SMMLV MAYOR A 5 SMMLV DE 0 A 2 SMMLV DE >2 A 5 SMMLV MAYOR A 5 SMMLV DE 0 A 40 SMMLV DE >40 A 120 SMMLV MAYOR A 120 SMMLV VOLUMEN TRANSACCIONES DE 0 A 2 SMMLV DE >2 A 5 SMMLV MAYOR A 5 SMMLV Adicional, a lo anterior las personas naturales serán clasificadas de acuerdo con su ocupación en el CIUO adaptado a Colombia (Clasificación Internacional Uniforme de Ocupaciones Adaptada a Colombia). Previamente todas las ocupaciones han sido clasificadas dentro de los tipos de clientes de acuerdo con sus ingresos. Al igual que como en las personas jurídicas las personas naturales deberán cumplir por lo menos con dos de las variables del tipo de clientes para ubicarse dentro del mismo, y por lo menos una de ellas debe corresponder a los ingresos. Adicionalmente las personas naturales serán clasificadas de acuerdo con la zona de residencia, la zona de nacimiento y la zona de expedición del documento de identificación, las jurisdicciones dentro de la clasificación serán los departamentos del territorio colombiano y para el exterior los países de origen de los potenciales clientes. - Consideraciones Generales Para los productos actuales o futuros con los que cuente la fiduciaria no habrá modificaciones para la anterior segmentación, sin embargo se excluirán los tamaños de empresas o tipos de personas dentro de los productos cuyo mercado objetivo no aplique o no se encuentra dirigido a alguno de los segmentos. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 9 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 Al momento de la vinculación de acuerdo con las características de cada cliente, éstos serán asignados a alguno de los segmentos anteriormente citados, teniendo como base la información aportada en el formulario de vinculación así como en los anexos. El desarrollo de la segmentación se encontrará en una MATRIZ, donde serán clasificados los clientes en el momento de la vinculación, de acuerdo con las variables establecidas con anterioridad. Para el caso de los productos con los que cuenta la Fiduciaria se tienen en cuenta los definidos por la Superintendencia Financiera de Colombia así como las denominaciones especiales de aquellos productos que cuentan con características y estructuras que solamente son utilizadas por la entidad. - Resumen Segmentación FACTOR DE RIESGO CLIENTE PRODUCTO JURISDICCIÓN CANAL DE DISTRIBUCIÓN 4.1.2 INGRESOS MENSUALES Persona Jurídica: Ingresos, egresos, patrimonio, volumen de transacciones, número de empleados,CIIU. Persona Natural: Ingresos, egresos, patrimonio, volumen de transacciones, CIUO. Productos Circular 046 de 2008 Expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia. Departamentos del territorio nacional y países. Oficina Bogotá. Identificación de Tipologías de Riesgo y Asociación a) La primera instancia en la metodología de identificación de riesgos, consiste en revisar fuentes de información con eventos de riesgo, datos, señales de alerta u operaciones inusuales y sospechosas, enunciados y publicados por entidades u organismos de control en el tema de prevención de LA/FT. Los riesgos para lavado de activos y financiación del terrorismo corresponden a las tipologías de las cuales se tenga conocimiento para los diferentes productos, partiendo de las identificadas por la UIAF y de las cuales se tenga conocimiento en el sector fiduciario; se debe revisar la aplicabilidad de dichas tipologías en la entidad. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 10 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 b) Las noticias en prensa, radio, televisión y otras fuentes del sector, tanto de los clientes potenciales como de los vinculados, también aportarán información sobre nuevas tipologías en SARLAFT, las cuales deben ser analizadas en la identificación de los hechos que apliquen para la Fiduciaria. c) El análisis de la identificación de los riesgos se llevará a cabo a través de una reunión sostenida entre el Analista SARLAFT, el Coordinador de Cumplimiento y el Oficial de Cumplimiento. Discrecionalmente el Oficial de Cumplimiento podrá invitar a otros funcionarios para el desarrollo de la reunión con el fin de ahondar en temas que permitan cumplir de manera eficaz con el objetivo de la misma. Los riesgos se identifican con base en el método Delphi (juicios de expertos), basada en la experiencia propia y la recogida del sector. d) La periodicidad de las reuniones será semestral, dentro del monitoreo semestral, como resultado de la reunión deberán ser ajustados los riesgos existentes bien sea eliminando, modificando o incluyendo nuevas tipologías/riesgos dentro del sistema. En caso de incluir nuevas, dichas tipologías serán asociadas a la matriz SARLAFT para su posterior medición. 4.2 Medición del Riesgo LA/FT En esta etapa la Fiduciaria mide el riesgo LA/FT a partir de una metodología cuantitativocualitativa, teniendo en cuenta la distribución de los clientes en los diferentes segmentos, sus operaciones y los riesgos/tipologías identificados previamente. Las mediciones se construirán a partir de ciertos supuestos que llevarán a inferir un mayor o menor grado de exposición al riesgo LA/FT al que se puede enfrentar la Fiduciaria derivado de los diferentes factores de riesgo. Luego de la culminación de esta etapa la Fiduciaria establecerá el perfil de riesgo inherente LA/FT y las mediciones agregadas para cada factor de riesgo. 4.2.1 Metodología de medición La metodología de medición consiste en hallar la probabilidad de la materialización de los riesgos/tipologías utilizadas para lavar activos o financiar el terrorismo y a su vez el impacto o consecuencia que tendría para la Fiduciaria en términos legales y reputacionales. Para tal fin se describe la siguiente metodología cuyo resultado arrojará la medición del riesgo inherente de la Fiduciaria. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 11 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 4.2.1.1 Cálculo probabilidad Para determinar la probabilidad de ocurrencia se tendrán en cuenta los siguientes supuestos y requisitos: La base de datos de clientes de la fiduciaria y su distribución en los diferentes segmentos determinará la probabilidad que la entidad sea utilizada para lavar activos o financiar el terrorismo, es decir se asume que entre más clientes pertenezcan a un segmento determinado más riesgo tendrá la Fiduciaria que se materialicen algunos de los riesgos/tipologías asociados al segmento. Por lo anterior se deberán calcular los porcentajes de cada uno de los segmentos que sean definidos por la Fiduciaria. Las operaciones de los clientes servirán también para determinar el riesgo al cual se encuentra expuesta la Fiduciaria, es decir que entre mayor sea el número de operaciones realizadas por los clientes mayor será la probabilidad de ocurrencia de alguna de las tipologías asociadas a estas operaciones. Las anteriores mediciones se llevarán a cabo a través de la clasificación de la base de datos de clientes de la Fiduciaria y sus operaciones en los diferentes segmentos definidos. En este sentido será necesario analizar qué operaciones aplican a las tipologías/riesgos definidas para cada uno de los segmentos y de esta forma ponderar los resultados obtenidos de acuerdo con la siguiente ecuación: Probabilidad materialización Riesgo LA/FT Segmento = (0,3) (%Distribución segmento) + (0,7) (Distribución de operaciones segmento) Lo anterior indica que las probabilidades de ocurrencia se deben hallar para cada uno de los factores de riesgo, es decir para cada uno de los grupos segmentados por cada factor de riesgo. Las probabilidades deberán ser clasificadas una vez sean calculadas dentro de una escala que mida el nivel de las mismas. Dicha escala se construirá a partir del valor máximo y mínimo de que resulte de la probabilidad de la materialización del riesgo LA/FT resultante para cada segmento y se distribuirá en cinco rangos a partir de la siguiente fórmula: Rango =Valor máximo probabilidad segmento-Valor mínimo probabilidad segmento Longitud de clase = Rango / 5 La longitud de las clases corresponderá a los niveles de probabilidad para ser ajustados al modelo en una escala de valores numéricos que van del 1 al 5 con el nivel de clasificación correspondiente los cuales van de una probabilidad muy baja (valor mínimo resultante) a una MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 12 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 probabilidad muy alta (valor máximo obtenido) dichos valores se encontrarán distribuidos como se muestra en la siguiente tabla: Nivel/Rango Muy Baja Baja Moderada Alta Muy Alta Clasificación Probabilidad Valores Peso Modelo Probabilidad % Valor Mínimo Probabilidad 1 Segmento… Valores ubicados 2 rango bajo Valores ubicados 3 rango moderado Valores ubicados 4 rango alto …Valor Máximo Probabilidad 5 Segmento 4.2.1.2 Impacto Las consecuencias en materia de SARLAFT son muy difíciles de cuantificar en forma económica por lo cual se catalogan dentro de lo que se denomina como pérdidas blandas. Las pérdidas blandas corresponden a consecuencias reputacionales o legales, que si bien a la postre terminan en impactos económicos su cálculo es casi imposible de cuantificar de forma cuantitativa precisa. Sin embargo, es necesario crear una escala de clasificación de los posibles impactos que podrían acarrear las consecuencias de la materialización del riesgo LA/FT en relación con el riesgo reputacional y legal, los cuales aplican como consecuencia para este tipo de riesgo. La escala que servirá para calificar el impacto de la materialización del riesgo LA/FT contiene descripciones que estiman el posible impacto con el que la Fiduciaria podría verse afectada. De igual forma dicha escala tiene asociados valores numéricos a través de los cuales será medido el impacto dentro de la metodología de medición utilizada. El impacto será medido en función de los riesgos/tipologías que sean identificados en la etapa de identificación. La escala a utilizar para el impacto es la siguiente: MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 13 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO Peso Modelo Nivel de impacto 5 Muy Alto 4 Alto 3 Moderado 2 Bajo 1 Muy bajo Afectación de Imagen Publicación de noticias en medios masivos nacionales. (Prensa nacional, televisión nacional y radio nacional). Afectación de imagen a nivel nacional leve (un medio de comunicación). Afectación de imagen a nivel local (gremio y clientes). Afectación de la reputación de entes de control y/o supervisión. Afectación de imagen de uno o varios clientes por mal servicio. VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 Legales Acusaciones y multas significativas por el organismo regulador. Requerimiento formal o investigación por el organismo regulador. Requerimiento informal por el organismo regulador. Requerimiento informal del organismo regulador. Asuntos menores. legales 4.2.1.3 Riesgo inherente El riesgo inherente será calculado a partir de los valores resultantes de la probabilidad y el impacto con los respectivos pesos que los mismos tengan dentro del modelo. Los valores serán ubicados en una matriz 5 x 5 y cada uno de los cuadrantes tendrá asignado un nivel de riesgo inherente de acuerdo al resultado obtenido. El mayor valor posible para el riesgo inherente será de 25. El cálculo del riesgo inherente corresponderá a la siguiente fórmula: Riesgo Inherente = Valor Probabilidad * Valor Impacto De acuerdo con el resultado de los valores obtenidos en la ecuación anterior, serán ubicados en la matriz de riesgo inherente, donde se evaluará el nivel de riesgo de cada uno de los factores de riesgo. Dicho nivel de riesgo se clasifica a través de unas escalas de severidad, de acuerdo con las combinaciones obtenidas en la siguiente matriz de clasificación: MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 14 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO Muy alta 4 DE ABRIL DE 2014 A A E E E M A A E E B M A E E Baja B B M A E Muy baja B B M A A Muy bajo Bajo Moderado Alto Muy alto Alta PROBABILIDAD VERSIÓN: 13 Moderada IMPACTO Las casillas de color verde corresponden al nivel de severidad bajo, los cuadrantes de color amarillo corresponden a un nivel de severidad moderada, el naranja a un nivel de severidad alto y el rojo a un nivel de severidad extremo. Nivel de severidad extremo Nivel de severidad alto Nivel de severidad moderado Nivel de severidad bajo E A M B MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 15 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 4.3 Control del Riesgo LA/FT Los controles utilizados dentro del SARLAFT para mitigar los riesgos/tipologías, son idénticos en la mayoría de los casos. Dichos controles son ejercidos en diferentes momentos dentro del proceso de vinculación de clientes y en el monitoreo de operaciones pero no apuntan a mitigar alguna tipología en especial, sino que son aplicados a todas las vinculaciones. Este tipo de controles serán evaluados una sola vez con base en los criterios de evaluación establecidos por la metodología y aplicarán para todas las tipologías identificadas. No obstante lo anterior, de existir controles con el propósito especial de evitar que uno de los riesgos/tipologías se materialice, éstos serán tenidos en cuenta solamente para mitigar el nivel de riesgo de la tipología/riesgo asociada a dicho control. Los controles a identificar para mitigar los riesgos deben ser obtenidos de manuales y/o procedimientos relacionados con el SARLAFT, si en el momento del análisis se encuentra que existen controles que no se encuentran documentados éstos deberán ser incluidos en los diferentes procedimientos o manuales correspondientes, dicha tarea debe ser llevada a cabo por el Oficial de Cumplimiento. La identificación y evaluación de controles es responsabilidad del Oficial de Cumplimiento quien en conjunto con el Coordinador y el Analista de Cumplimiento deberán identificar todos los controles tendientes a mitigar los diferentes riesgos/tipologías, se encuentren o no documentados y serán quienes en la revisión semestral del sistema verifiquen que los controles evaluados se encuentren vigentes y que las calificaciones otorgadas a los mismos se encuentren acordes con la dinámica de los negocios administrados por la Fiduciaria. Los controles a identificar por el Oficial de Cumplimiento deberán ser clasificados de la siguiente manera: - Controles Preventivos: Son aquellos ejecutados con el fin de reducir la probabilidad de que el riesgo se materialice, es decir previniendo la materialización de la tipología/riesgo antes de su ocurrencia. - Controles Detectivos: Son aquellos ejecutados al finalizar un procedimiento o actividad, para verificar si cumplió o no con los parámetros establecidos. Pueden reducir tanto el impacto como la probabilidad, dentro de la metodología utilizada reducirán la probabilidad de ocurrencia. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 16 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO - VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 Control Correctivo: Son aquellos diseñados para mitigar el impacto que podría ocasionar la materialización del riesgo LA/FT, una vez que el mismo ha ocurrido. Orientado a reducir la pérdida una vez ésta se ha materializado. Los controles utilizados en SARLAFT serán evaluados a partir de los siguientes criterios en relación con la mitigación de la materialización del riesgo LA/FT: Implementación: Mide el grado de automatización del control en cuanto a si son los funcionarios que deben ejecutarlo o se cuenta con un software o máquina que lo ejecute por ellos, asumiendo que entre mayor participación de algún funcionario el control será más débil. Ejecución: Este factor mide cómo es ejecutado el control, si de forma discreta, es decir por muestreo, o de forma continua. Complejidad: Mide el grado de complejidad de aplicación del control, asumiendo que entre más complejo sea el mismo menor grado de cobertura tendrá sobre el riesgo identificado. Documentación: Mide si el control se encuentra documentado o es de aplicación discrecional por parte del funcionario responsable de su aplicación, o se encuentra incluido dentro de algún manual, instructivo o procedimiento; en el segundo caso se asume que el control es más fuerte frente a la reducción de la tipología/riesgo que aplique. Responsabilidad: Evalúa si la responsabilidad del control está claramente definida o si por el contrario hay vacíos en la aplicación del control, por lo cual, en algunos casos puede dejar de ejecutarse de manera adecuada o no ejecutarse en lo absoluto. Utilización: Factor que evalúa dentro de todas las veces que es aplicado el control, cuántas efectivamente éste es utilizado. Cada uno de los factores anteriores contará con una ponderación en cuanto a la importancia relativa de cada uno de los atributos del control frente a la mitigación del riesgo la cual va de 1 a 5, siendo 1 el factor de menor importancia y 5 el factor con mayor importancia. La ponderación dada a los factores anteriormente mencionados se presenta a continuación: MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 17 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO FACTOR EVALUADO CARACTERÍSTICA DE EFECTIVIDAD PUNTUACIÓN 4 DE ABRIL DE 2014 PONDERACIÓN Manual 1 Combinado 2 3 Automático 3 Discreto 1 EJECUCIÓN 5 Continuo 3 No documentado 1 Documentado DOCUMENTACIÓN 2 2 incompleto Documentado 5 Difícil de aplicar 1 COMPLEJIDAD De normal aplicación 2 3 Fácil de aplicar 3 No asignada 1 RESPONSABILIDAD Parcialmente asignada 1 2 Claramente asignada 3 No se utiliza 0 Algunas veces 1 UTILIZACIÓN 5 La mayoría de las veces 2 Siempre 3 TOTAL PUNTAJE MÁXIMO POSIBLE 100% EFECTIVIDAD IMPLEMENTACIÓN VERSIÓN: 13 PUNTAJE MÁXIMO POSIBLE 9 15 10 9 6 15 64 El total del puntaje máximo obtenido dentro del modelo corresponderá al 100% de la efectividad que podrá alcanzar un control frente el riesgo/tipología identificada. Es decir que para este caso el valor correspondiente al 100% de efectividad corresponde a 64/64= 100%. Del porcentaje de efectividad resultado de la evaluación realizada y con base en la clasificación del control se reducirá la probabilidad o el impacto del riesgo antes de controles para recalcular con la nueva probabilidad y/o impacto el riesgo residual. Si para un mismo riesgo se identifican que existen varios controles que apuntan a reducir tanto la probabilidad como el impacto, se reducirá en el porcentaje correspondiente ambos parámetros y en caso tal que existan varios controles que apunten a reducir un mismo parámetro, es decir, probabilidad o impacto se tomará el de mayor calificación para llevar a cabo el cálculo. 4.3.1 Riesgo Residual Luego de calcular la efectividad de los controles para reducir el impacto o la probabilidad es necesario recalcular el riesgo al cual se encuentra expuesta la fiduciaria luego de la aplicación de los mismos, es decir el riesgo residual. Dependiendo del tipo de control se disminuirá la probabilidad (control preventivo o detectivo) o el impacto (control correctivo) del riesgo de acuerdo con las siguientes ecuaciones: MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 18 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO - VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 Controles preventivos o detectivos: Riesgo Residual = Impacto * [Probabilidad * (1-% efectividad del control)] Controles correctivos: Riesgo Residual = Probabilidad * [Impacto * (1-%efectividad del control)] De acuerdo con los valores resultantes del cálculo de las ecuaciones anteriores la exposición al riesgo de los diferentes factores de riesgo y segmentos deberán ser ubicados nuevamente en la matriz de riesgo residual; allí se observarán el desplazamiento de los riesgos/tipologías por el efecto que ejercen los controles sobre los mismos. Dicha matriz se muestra a continuación: Muy alta A A E E E M A A E E B M A E E Baja B B M A E Muy baja B B M A A Muy bajo Bajo Moderado Alto Muy alto PROBABILIDAD Alta Moderada IMPACTO MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 19 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 Las casillas de color verde corresponden al nivel de severidad bajo, los cuadrantes de color amarillo corresponden a un nivel de severidad moderada, el naranja a un nivel de severidad alto y el rojo a un nivel de severidad extremo. Nivel de severidad extremo Nivel de severidad alto Nivel de severidad moderado Nivel de severidad bajo E A M B La diferencia con la matriz de riesgo inherente consiste en el efecto que los controles ejercen sobre los riesgos identificados y cómo éstos disminuyen el impacto y/o la probabilidad de los mismos. 4.4 Monitoreo del Riesgo LA/FT El monitoreo del riesgo LA/FT se lleva a cabo a través de diferentes frentes, los cuales incluyen los siguientes aspectos: 4.4.1 Monitoreo de operaciones clientes / usuarios Con una periodicidad mensual, la Fiduciaria deberá consolidar las operaciones de todos los clientes y usuarios, comparando los ingresos presentados en el momento de la vinculación Vs. las transacciones realizadas. La Fiduciaria establecerá los indicadores descriptivos y/o prospectivos que puedan alertar al Oficial de Cumplimiento la perpetración de operaciones inusuales y/o sospechosas. A través de un informe que será presentado al Oficial de Cumplimiento por parte del Coordinador o Analista de Cumplimiento sobre todas las operaciones de los clientes y usuarios de la Fiduciaria, se tomarán las decisiones a que haya lugar, en relación con la concordancia de las mismas frente a las actividades económicas, ingresos y egresos presentados por los clientes. 4.4.2 Monitoreo perfil de riesgo LA/FT Con una periodicidad trimestral y con base en la metodología descrita en el numeral 4.2.1.3 y 4.3.1 del presente Manual, se deberá medir el perfil de riesgo inherente y residual de la fiduciaria, por segmento (cliente), producto y jurisdicción, dicha medición será incluida dentro MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 20 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 del informe que debe presentar trimestralmente el Oficial de Cumplimiento a la Junta Directiva. Teniendo en cuenta las variaciones que resulten para los cortes de cada trimestre se tomarán las acciones pertinentes para reducir la exposición al riesgo LA/FT sobre los diferentes factores de riesgo. Las medidas que lleguen a ser definidas de acuerdo con cada caso, deberán tender a disminuir los niveles de riesgo a los cuales se expone la fiduciaria través de los diferentes factores de riesgo serán discrecionales con base en la información presentada acerca del perfil de riesgo, sin que lo anterior implique que la Junta Directiva o el Oficial de Cumplimiento deban comprometerse con mantener un perfil de riesgo determinado, sin embargo a partir de mediciones que se encuentren en nivel alto o extremo de severidad residual, se deberán tomar las medidas necesarias para que los mismos se encuentren en los niveles moderados o bajos o en algunos casos se deberá dejar constancia del motivo por el cual los riesgos migraron de un trimestre a otro hacia estos niveles. 4.4.3 Monitoreo en la actualización de información En el momento en que corresponda la actualización de información de clientes, la cual deberá efectuarse mínimo anualmente, se deberán calcular las variaciones que presenten dicha información (ingresos, egresos, activos, etc.) con relación a la información financiera anterior. El Oficial de Cumplimiento establecerá las variaciones por encima de las cuales el cliente será tenido en cuenta para hacer una evaluación más exhaustiva de la información y las operaciones que realice, dentro de un monitoreo especial que puede llegar hasta el reporte de operaciones sospechosas. Los umbrales a partir de los cuales serán tenidos en cuenta los clientes en el momento de la actualización serán establecidos por el Oficial de Cumplimiento y serán presentados a través de un informe que deberá realizar de forma mensual el Coordinador y/o el Analista de Cumplimiento. 4.4.4 Monitoreo General del SARLAFT Con una periodicidad mínima semestral el Oficial de Cumplimiento en conjunto con el Coordinador y el Analista de Cumplimiento, revisarán todas las etapas y elementos del sistema, identificando las posibles mejoras y/o ajustes a que haya lugar. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 21 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 Del análisis efectuado por el Oficial de Cumplimiento y su equipo se deberá dejar constancia escrita sobre la revisión efectuada, haciendo énfasis de manera especial sobre los resultados y conclusiones de la misma, adicionalmente éstas deben ser informadas a la Junta Directiva en el próximo informe a ser presentado por el Oficial de Cumplimiento. 5 ELEMENTOS DEL SARLAFT 5.1 Políticas Las siguientes son las políticas adoptadas por FIDUCOLDEX S.A. para el adecuado manejo del SARLAFT en lo referente a las etapas y elementos del Sistema, las cuales son de estricto cumplimiento por parte de los funcionarios de la entidad, adicional al cumplimiento de las normas legales, las que deben ser atendidas en el desarrollo de sus actividades. 5.1.1 Políticas de la Etapa de Identificación Surtir la etapa de identificación de los riesgos LA/FT previamente al lanzamiento de cualquier producto, a la modificación estructural de los existentes, la incursión en un nuevo mercado, la apertura de operaciones en nuevas jurisdicciones y el lanzamiento o modificación de los canales de distribución. Es importante aclarar que cuando los productos correspondan a aquellos desarrollados en la Fiduciaria no se requiere realizar la identificación cuando éstos ingresan a nuevas jurisdicciones. Cuando se desarrolle un nuevo producto que involucre operaciones que impliquen un cambio de fondo en los sistemas de control para el lavado de activos y la financiación del terrorismo, según lo descrito en el presente Manual, el nuevo producto deberá ser especialmente analizado por el Oficial de Cumplimiento. 5.1.2 Políticas de la Etapa de Monitoreo FIDUCOLDEX mantendrá monitoreo permanente a todos los factores de riesgo, apoyado en desarrollos tecnológicos que le permitan cruzar los clientes contra las listas restrictivas, así mismo detectar las operaciones que se hayan salido de los parámetros que el Oficial de Cumplimiento haya asignado para las transacciones usuales. Establecer por parte del Oficial de Cumplimiento controles más estrictos cuando advierta que el perfil de riesgo de LA/FT supera los niveles de tolerancia establecidos por la Fiduciaria. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 22 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 Asegurar que los controles comprendan todos los riesgos y que los mismos estén funcionando en forma oportuna, efectiva y eficiente. Establecer indicadores descriptivos y/o prospectivos que evidencien potenciales fuentes de riesgo de LA/FT. Asegurar que los riesgos residuales se encuentren en los niveles de aceptación establecidos por la entidad. La fiduciaria se abstendrá de tener relación con clientes o contrapartes domiciliados en países no cooperantes o sancionados, según el FATF/GAFI, el Departamento del Tesoro o Departamento de Estado de los Estados Unidos, o alguna otra entidad competente en la materia a nivel internacional. 5.1.3 Política de la Etapa de Control Reportar cualquier hecho o situación inusual o sospechosa que haga suponer que puede estarse presentando un intento de lavado de activos o financiación del terrorismo a través de la Fiduciaria. 5.1.4 Política Sobre Consulta de Listas Restrictivas FIDUCOLDEX efectuará las consultas y cruces de información, por lo menos con la lista del Consejo de Seguridad de Naciones Unidas ONU y la denominada lista OFAC, y si se determina más adelante, con otras bases de datos establecidas para la prevención del lavado de activos y/o la financiación del terrorismo. La fiduciaria se abstendrá de vincular clientes o contrapartes que se encuentren reportados por las Naciones Unidas (NU), la OFAC (Office of Foreign Assets Control), o se encuentre vinculado en una investigación penal con formulación de acusación, o reportados por organismos de vigilancia y control como las superintendencias Financiera, de Sociedades, etc., por actividades que se puedan reputar como lavado de activos y/o financiación del terrorismo. Adicionalmente, la Fiduciaria incorporará en los contratos que celebre, algún mecanismo de prevención de LA/FT que la faculte, en lo posible, para dar por terminado el contrato cuando la contraparte sea incluida en las listas de control de la OFAC y NU o se encuentre vinculado por las autoridades a investigaciones de LA/FT, siempre y cuando el contrato así lo permita. FIDUCOLDEX llevará a cabo las consultas para los siguientes casos: MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 23 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 Clientes de Negocios Fiduciarios Para el caso de clientes fiduciarios previo a la vinculación de los mismos el Área Comercial y de Carteras Colectivas deberá consultar en las listas restrictivas con las que cuenta la Fiduciaria. La consulta deberá ser enviada al área de SARLAFT para que sea surtido el proceso de estudio SARLAFT. Adicionalmente, el Analista SARLAFT cuando los documentos del cliente sean allegados y se trate de una persona jurídica, deberá consultar al Representante Legal, miembros de Junta Directiva, Revisor Fiscal y accionistas en las listas restrictivas. De encontrar alguna coincidencia con alguno de éstos relacionados, el cliente no podrá ser vinculado por la Fiduciaria hasta tanto el Oficial de Cumplimiento sea informado de dicha situación. Dependiendo de la lista donde sea encontrada la coincidencia con el cliente, el área de SARLAFT revisará en particular si es o no procedente su vinculación. Para el caso de inmuebles recibidos por la Fiduciaria en el manejo de los negocios, antes de recibir dichos inmuebles será necesario consultar a todos los propietarios que figuren en el certificado de libertad y tradición los cuales deberán ser relacionados en el estudio de títulos que entregue el Área Jurídica. De encontrarse coincidencias, el negocio deberá ser analizado por el Oficial de Cumplimiento para ser celebrado por la Fiduciaria. Empleados permanentes y temporales Antes de su vinculación con la entidad la Fiduciaria deberá consultar en listas restrictivas y en noticias de internet a todos los candidatos postulantes a ser empleados permanentes y/o temporales de la Fiduciaria, dicha consulta deberá ser efectuada antes de suscribir cualquier contrato y/o acuerdo verbal con el empleado y estará a cargo de la Coordinación y la Dirección de Recursos Humanos. Para el caso de la consulta de noticias se deberá ingresar a un buscador de internet y se debe imprimir dicha consulta, para el caso de la consulta en listas restrictivas se deberá imprimir también el resultado de misma. Proveedores y contratistas de la Fiduciaria y de sus Fideicomisos Todos los contratistas y proveedores de la Fiduciaria y los de los negocios administrados así como las personas que figuren en su certificado de existencia y representación legal deberán ser consultados en listas restrictivas, previo a la suscripción de cualquier contrato, orden de compra y/o servicio; las consultas deben ser efectuadas por la Vicepresidencia de MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 24 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 Negocios Especiales o quien haga sus veces y por la Dirección Jurídica y el área Jurídica de Proexport para los contratos de los negocios administrados. De encontrarse alguna coincidencia en las listas restrictivas con dichos proveedores las áreas deberán informar al Oficial de Cumplimiento para analizar el caso y de esta forma, poder efectuar el contrato u orden de compra de ser procedente. Accionistas de Fiducoldex Previo a la venta de acciones por parte de la Fiduciaria, los potenciales accionistas deberán ser consultados en las listas restrictivas con las que se cuente, esta actividad deberá ser realizada por parte de la Vicepresidencia Jurídica. Adicional a lo anterior, el área de SARLAFT consultará a las personas que se encuentren incluidas en el certificado de existencia y representación legal, así como a sus socios y de encontrar coincidencia en cualquiera de las consultas realizadas, el Oficial de Cumplimiento deberá analizar el caso puntual para poder ser realizada la respectiva venta. Esta política aplica solamente para empresas no vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia. Beneficiarios de pago/usuarios La Fiduciaria mantendrá actualizada dentro de su base de datos de clientes las listas restrictivas vinculantes para Colombia, de tal forma que en el momento en que exista coincidencia con un beneficiario de pago y/o usuario a través de la operación que vaya a ser realizada, dicha operación será bloqueada por el sistema, de tal forma que sea tarea del Oficial de Cumplimiento autorizar el desbloqueo de la misma a través de un funcionario del Área de SARLAFT, quien llevará a cabo dicho desbloqueo en el sistema. De acuerdo con el tipo de pago a efectuar y con base en lo establecido en los diferentes contratos fiduciarios, el Oficial de Cumplimiento determinará si la operación es o no procedente, sin perjuicio del reporte que deba ser enviado a la UIAF como Operación Sospechosa. Si el pago a dicho tercero se presenta de forma recurrente la Fiduciaria podrá comunicarle al cliente ordenante de las operaciones que en lo sucesivo no admitirá al usuario/beneficiario de pago para realizar operaciones a través de la entidad, siempre y cuando esto sea posible frente a los compromisos contractuales que hayan sido previamente establecidos entre las partes a través del contrato fiduciario. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 25 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO 5.1.5 VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 Políticas de Exoneración de Clientes para los Reportes de Transacciones en Efectivo FIDUCOLDEX buscará realizar negocios fiduciarios que no impliquen operaciones habituales en efectivo en las oficinas de FIDUCOLDEX, de manera que en la estructuración del negocio establecerá que los recaudos y pagos por regla general se deben hacer por la red bancaria o en cheque. Únicamente el Oficial de Cumplimiento, podrá exonerar a un cliente de diligenciar el formato de identificación individual de transacciones en efectivo, lo que podrá hacer conforme lo permite la regulación de la Superintendencia Financiera. Las transacciones en efectivo en moneda legal o extranjera realizadas para la entrega de Viáticos a empleados de Fiducoldex o Proexport y pagos a conferencistas o personal vinculado a eventos que por condiciones del mismo se les ofrece el pago en el respectivo lugar de realización del evento, se podrán realizar cumpliendo con el reporte de transacción en efectivo y teniendo en cuenta los montos establecidos para reporte a la UIAF. 5.1.6 Políticas Sobre Desarrollos Tecnológicos FIDUCOLDEX se apoyará en desarrollos tecnológicos que le permitan verificar los clientes por lo menos contra las listas OFAC y ONU o contra otras bases de datos que se incorporen en el futuro. Igualmente buscará desarrollos tecnológicos que le permitan hacer un seguimiento y análisis al comportamiento de las principales cifras de cada negocio fiduciario y sus clientes. Mediante la utilización de las herramientas tecnológicas, se aplicará la segmentación de mercado, el monitoreo de operaciones y la consolidación electrónica de las mismas. Con base en las mencionadas herramientas se determinará la información relevante en la consolidación de operaciones por cliente, variaciones en los montos de ingresos y gastos y se confrontará la operatividad por cliente de acuerdo con los factores de riesgo. Así mismo este mecanismo permitirá monitorear las operaciones e identificar señales de alerta por los distintos factores de riesgo. 5.1.7 Políticas de Conservación de Documentos Los documentos y registros relacionados con el cumplimiento de las normas sobre prevención al lavado de activos y financiación del terrorismo se conservarán dentro del archivo del área de MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 26 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 SARLAFT durante un año, luego del cual se conservarán en el archivo general durante 10 años, pasado este tiempo y si no se ha efectuado ningún requerimiento al respecto por autoridad competente, podrá ser microfilmado. 5.1.8 Políticas Sobre Modificación del Manual El Manual SARLAFT será diseñado y propuesto a la Junta Directiva por el Oficial de Cumplimiento y será incorporado al Sistema de Gestión de Calidad de la Fiduciaria. El presente Manual debe ser actualizado de acuerdo con las necesidades de la Fiduciaria, las modificaciones deben ser aprobadas por la Junta Directiva. Las normas de la Superintendencia Financiera se entenderán automáticamente incorporadas al presente Manual sin que se requiera aprobación de la Junta Directiva, ni del Comité de Presidencia de acuerdo con lo establecido por el Sistema de Gestión de Calidad y sin perjuicio de la obligación de información sobre la incorporación respectiva. Las ampliaciones o modificaciones a los anexos, tales como nuevos términos en el glosario, nuevos formatos o modificaciones a los mismos, nueva relación de normas, podrán introducirse sin aprobación previa, con el visto bueno del Oficial de Cumplimiento y el informe posterior a la Junta Directiva. Es responsabilidad del Oficial de Cumplimiento proponer y realizar las modificaciones o actualizaciones del Manual. 5.1.9 Operaciones que Suponen una Práctica Insegura La Superintendencia Financiera califica como prácticas inseguras y no autorizadas, conforme a lo establecido en el literal a. del numeral 5° del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, la realización de operaciones en las siguientes condiciones: sin el cumplimiento de las regulaciones de la Superintendencia Financiera de Colombia, en especial sin cumplir con la debida diligencia en el proceso de conocimiento del cliente conforme a lo definido por el presente Manual; con personas que estando en la obligación legal de adoptar mecanismos de prevención contra el lavado de activos y la financiación del terrorismo no los adopten; con personas que realizan actividades económicas que requieran previa autorización gubernamental sin cumplir dicho requisito. En consecuencia las operaciones en estos casos se entienden como no autorizadas dentro de las políticas de FIDUCOLDEX. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 27 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 5.1.10 Política de Requerimiento de Información por Autoridades Competentes Fiducoldex atenderá a través del Oficial de Cumplimiento la entrega de información que le soliciten las autoridades competentes en materia de lavado de activos y/o financiación del terrorismo. 5.1.11 Políticas para Sancionar el Incumplimiento del Manual El incumplimiento o violación al presente Manual, constituye una falta grave a las obligaciones que le corresponde a cada funcionario como trabajador. En consecuencia y en los casos en que haya lugar, se aplicarán los procedimientos y las sanciones establecidas por el Reglamento Interno de Trabajo y/o las establecidas en el Código de Conducta y Principios Éticos, sanciones que irán desde la amonestación hasta el despido el cual se considerará constitutivo de justa causa, hecho que mediante la divulgación de este Manual a través de la Intranet de la entidad y capacitación del sistema a todos los funcionarios, es en consecuencia conocido y aceptado por todos los funcionarios de la Fiduciaria quienes tienen a su cargo la obligación de cumplir y acatar el presente Manual. Cualquier incumplimiento a las normas relacionadas con el SARLAFT, será considerado como falta grave, que da origen a la terminación unilateral del contrato, independientemente del proceso de información a las autoridades competentes y las sanciones penales a que haya lugar. Los funcionarios no podrán dar a conocer a los clientes que hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas en los términos señalados por la ley, que se ha comunicado a la UIAF información sobre ellas, de igual forma la Fiduciaria deberá guardar reserva respecto a esta información y/o documentación. Es responsabilidad de los Administradores de Fiducoldex S.A., verificar que los funcionarios cumplan a cabalidad con las instrucciones impartidas y que cualquier información relacionada con el Lavado de Activos y/o la Financiación del Terrorismo, se ponga de manera inmediata en conocimiento del Oficial de Cumplimiento. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 28 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 5.1.12 Políticas de Vinculación - Entidades Vigiladas por la Superintendencia Financiera La vinculación de entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC se encuentran exceptuadas de la realización de la entrevista presencial de conocimiento de cliente. Se debe solicitar a estas entidades la certificación de implementación del sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo firmado por Representante Legal u Oficial de Cumplimiento, como los siguientes soportes que permitirán contar con la información necesaria de creación del cliente en el sistema: - Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal. - Rut. - Certificado de Existencia y Representación Legal. - Tradentes Son las personas naturales o jurídicas que transfieren un bien para la constitución de un patrimonio autónomo, casi siempre para que sea desarrollado un proyecto relacionado con el bien entregado. No en todos los casos los tradentes serán clientes de la Fiduciaria, éstos llegan a tener una relación directa con la misma cuando realizan la transferencia del bien para recibir algún tipo de beneficio cuando el contrato fiduciario así lo disponga. En otros casos el tradente simplemente transfiere el bien por el cual recibirá un valor pero no tendrá ningún beneficio dentro del contrato de fiducia. En el primer caso, es decir cuando el cliente fideicomitente recibe un beneficio dentro del contrato de Fiducia, éste deberá ser vinculado como un fideicomitente, es decir que deberá cumplir con todos los requisitos de la vinculación de un cliente. En el segundo caso, es decir cuando el Tradente transfiere el inmueble pero no recibirá ningún beneficio posterior dentro del contrato fiduciario, esta persona no se considerará como un cliente para la Fiduciaria y no será necesaria su vinculación, bastando con que se adelanten los trámites necesarios para dicha transferencia. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 29 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 - Sociedades Constituidas fuera del País. Para la vinculación de sociedades extranjeras constituidas fuera del país es necesario que los documentos aportados por las mismas vengan apostillados por una entidad que tenga la facultad para hacerlo; se exigirán los documentos equivalentes que aplican para las sociedades constituidas en Colombia. - Apoderados, Representante de Menores y Personas Dependientes Económicamente de Otras. Para la vinculación de apoderados será necesario que sea diligenciado el formulario de vinculación en su totalidad con fotocopia del documento de identificación, sin anexar soportes de actividad económica. Para la vinculación de los representantes de menores deberán ser diligenciados tanto el formulario de vinculación de los menores de edad como el de los padres que lo representan, éstos últimos con todos los documentos anexos exigidos de acuerdo con su actividad económica. Las personas dependientes económicamente de otras deben aportar el formulario de vinculación completamente diligenciado, así como de la persona de quien dependen, y de estos últimos adicionalmente deben ser aportados los soportes de ingresos y/o origen de fondos correspondientes. - Interventor y Veedor A pesar de no contar con la calidad de cliente, los Veedores e interventores, generalmente en conjunto con otras personas, autorizan la erogación de recursos dentro de un fideicomiso, motivo por el cual deben ser vinculados a la Fiduciaria diligenciando el formulario de vinculación junto con la fotocopia del documento de identidad - Representantes Legales Los representantes legales de las personas jurídicas que intenten vincularse a la Fiduciaria no deberán diligenciar un formulario de vinculación adicional como personas naturales, bastará con incluir los datos dentro del formulario de vinculación de persona jurídica la información requerida en los campos correspondientes del formulario. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 30 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 - Personas Autorizadas a Firmar y Actualización de Tarjetas de Firmas Para el caso de personas autorizadas a disponer de cualquier tipo de recursos dentro de los negocios que sean celebrados con la Fiduciaria, es necesario que estas personas diligencien el formulario de vinculación de clientes en su totalidad anexando copia del documento de identificación. En el momento de la actualización de dichas tarjetas, será necesario que las personas con las nuevas firmas autorizadas aporten los mismos documentos que los firmantes iniciales. - Personas Naturales o Jurídicas Residentes en el Extranjero Para la vinculación de estas personas, inicialmente será posible que el formulario de vinculación sea escaneado y enviado por el cliente a través de correo electrónico. Transcurridos quince (15) días calendario el formulario deberá ser recibido por el Área de SARLAFT en físico con firma y huella original de cliente, así como sus respectivos anexos. De no ser así el cliente será bloqueado en el sistema y hasta tanto no se reciba el formulario de vinculación original dicho cliente no podrá realizar operaciones a través de la Fiduciaria. - Consorcios y Uniones Temporales Para la vinculación de este tipo de clientes será necesario aportar la información del consorcio como persona jurídica y adicionalmente toda la información, es decir formulario de vinculación y anexos, de los consorciados o empresas conformantes de la unión temporal. Para todos los casos se aplicaran las mismas políticas de vinculación de clientes como si los consorciados o los miembros de la unión temporal se fueran a vincular individualmente. 5.2 Procedimientos 5.2.1 Entrevista Presencial La entrevista presencial se aplica para todos los clientes de negocios fiduciarios antes de la firma del contrato. La visita al cliente y la entrevista la debe realizar el funcionario comercial que presenta el cliente, bien sea de la Vicepresidencia Comercial o la Gerencia de Carteras Colectivas. Excepciones: Programa de Alianzas Productivas MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 31 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 Para los clientes que acceden al programa de Alianzas Productivas del Ministerio de Agricultura, o a otros programas de características similares, se podrá realizar entrevista no presencial, por vía telefónica. Lo anterior obedece a que los clientes a vincular bajo este programa se encuentran en zonas apartadas del país donde la Fiduciaria no cuenta con sucursales o agencias. Receptores Inversiones Fondos de Capital Privado Las empresas receptoras de las inversiones que se llevan a cabo en los fondos de capital privado que son administrados a través de la Fiduciaria se encuentran domiciliadas fuera del territorio nacional, motivo por el cual el Gestor Comercial encargado es el delegado para llevar a cabo la entrevista presencial por cuenta de la Fiduciaria teniendo en cuenta los protocolos establecidos para tal fin. No obstante lo anterior, la Fiduciaria podrá verificar información directamente con las empresas receptoras de estas inversiones cuando lo considere necesario. Anticipos de Contratación Estatal Los contratistas que se encuentran domiciliados fuera de la ciudad de Bogotá y vayan a adelantar un negocio con la Fiduciaria para este tipo de negocios, se encuentran exceptuados de la entrevista presencial. En este caso excepcional la entrevista se realiza telefónicamente, procediendo de igual modo la verificación de la información por parte de los funcionarios del Área de SARLAFT. La razón por la que se contempla la presente excepción es por cuanto el domicilio del cliente se encuentra fuera de la jurisdicción donde Fiducoldex cuenta con sucursales o agencias, es decir ciudades diferentes a la ciudad de Bogotá. Adicional a las anteriores excepciones de forma general la Fiduciaria exceptuará de entrevista presencial a todos los clientes cuyo domicilio no sea la ciudad de Bogotá, teniendo en cuenta que el Vicepresidente Comercial debe informar sobre la dificultad de llevar a cabo la entrevista presencial para estos casos al Oficial de Cumplimiento. 5.2.2 Concepto de cliente Al ingreso de cualquier cliente que desee vincularse a la Fiduciaria es necesario que se lleve a cabo el concepto del cliente, dicho concepto (Formato FTCR05) medirá la criticidad que el cliente presenta frente al riesgo LA/FT en el momento de su vinculación. Previamente las variables con las cuales se va a calificar dicho cliente son evaluadas y analizadas por el Oficial MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 32 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 de Cumplimiento y el Coordinador de Cumplimiento dependiendo del resultado arrojado por el estudio del cliente los mismos serán clasificados de la siguiente manera: Criticidad Baja: El cliente presenta una criticidad de riesgo LA/FT baja con base en las variables calificadas, no es tenido en cuenta para monitoreo especial y no se requiere información adicional para su vinculación, solo se confirma una de sus referencias presentadas, no es necesario solicitud de reporte en centrales de riesgo. Criticidad Media: El cliente presenta una criticidad de riesgo LA/FT media con base en las variables calificadas, no es tenido en cuenta para monitoreo especial y no se requiere información adicional, se confirman todas las referencias aportadas y el área de SARLAFT solicita reporte en centrales de riesgo. Criticidad Alta: El cliente presenta una criticidad de riesgo LA/FT alta con base en las variables calificadas, en el momento de la vinculación, es tenido en cuenta para monitoreo especial, se requiere información adicional la cual se obtiene a través de comunicación telefónica con el cliente, se confirman todas las referencias aportadas y se solicita reporte en centrales de riesgo. Con periodicidad mensual se analizarán individualmente las operaciones que realice este cliente para evaluar la concordancia de las mismas frente a las variables inicialmente calificadas y los factores de riesgo. La medición de la criticidad de los clientes que se llevará a cabo en el momento de la vinculación no será obstáculo para la vinculación del cliente simplemente servirá de referente para generar controles adicionales tanto en la vinculación como en las operaciones que realicen los clientes. 5.2.3 Procedimiento de Vinculación de Clientes Fiduciarios El Promotor de Cartera Colectiva, Ejecutivo Comercial, Vicepresidente Comercial o Gestor (Fondos de Capital privado) lleva a cabo la entrevista presencial a los potenciales clientes o receptores de las inversiones en el caso de Fondos de Capital Privado cumpliendo con el protocolo de Entrevista Presencial. Promotor de Cartera Colectiva, Ejecutivo Comercial, Vicepresidente Comercial o Coordinador de Fondos de Capital Privado, consulta en las listas cautelares a él/los potenciales cliente(s) y de encontrar coincidencias detiene el proceso de vinculación e informa al cliente que por políticas comerciales no es posible llevar a cabo la venta. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 33 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 Si no se encuentran coincidencias, el cliente potencial diligencia el formulario de vinculación (formato FTCR03 persona jurídica o persona natural) y dependiendo de su actividad económica adjunta los documentos requeridos establecidos en el formulario de vinculación. El Auxiliar Comercial revisa la documentación aportada por el cliente potencial y valida que los documentos aportados se encuentren completos, de no ser así solicita la documentación faltante al cliente para posteriormente ser enviada al área de SARLAFT. El Analista o el Coordinador de Cumplimiento reciben los documentos del cliente junto con el formulario de vinculación, confirma telefónicamente las referencias de los clientes, teniendo en cuenta el protocolo de confirmación de información, consulta el cliente en otras listas y bases de datos adicionales a las cuales tenga acceso, realiza consulta del cliente en centrales de riesgo y realiza las validaciones y verificaciones a lugar dependiendo del caso. El Coordinador o el Analista de Cumplimiento envía correo electrónico, informando sobre los resultados del estudio SARLAFT efectuado sobre el potencial cliente en un tiempo máximo de tres (3) días hábiles, en donde se manifiesta el resultado del estudio realizado. De ser negativo el cliente no podrá ser vinculado, de ser positivo envía el formulario de vinculación, RUT y/o fotocopia de cédula escaneados al Auxiliar Comercial para la creación del cliente. Luego de la creación de clientes por parte del Auxiliar Comercial el Coordinador o Analista de Cumplimiento deberá revisar la información ingresada al sistema, de existir errores corrige la información inconsistente y verifica que todos los campos señalados como obligatorios en el sistema se encuentren diligenciados con base en la información aportada por el cliente en el formulario de conocimiento del cliente. 5.2.4 Procedimiento de Vinculación de Clientes Adquirentes Inmobiliarios La entrevista presencial a realizar en el caso de clientes inmobiliarios es delegada a las salas de ventas de los diferentes proyectos, los funcionarios de las salas de ventas previamente deberán ser capacitados por la Fiduciaria para poder llevar a cabo dicha entrevista y de esta manera cumplir con los protocolos y políticas de vinculación establecidos. Luego de realizar la capacitación la lista de asistencia servirá como registro de los funcionarios autorizados para efectuar las entrevistas presenciales, por lo MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 34 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 cual al momento de recibir los formularios de vinculación se tendrán en cuenta solamente los formularios firmados por los asistentes a dicha capacitación. El Auxiliar Comercial recibe por correo electrónico el número de la cédula de los potenciales clientes para ser consultados en listas cautelares e informa el resultado de dicha consulta validando que el cliente en cuestión no se encuentre incluido en ninguna de ellas a la sala de ventas; si el cliente se encuentra incluido dentro de alguna de las listas, la Fiduciaria no podrá recibir el dinero de la separación del inmueble. Los formularios de vinculación serán recibidos por el Auxiliar Comercial, el cual revisará que los documentos anexos se encuentren completos, de tal modo que si existe algún faltante se comunicará con el cliente para corregir las inconsistencias. Si los documentos se encuentran completos y con el formulario de vinculación diligenciado de forma correcta envía los documentos al área SARLAFT. Adicionalmente, envía correo electrónico con al Ejecutivo de Operación Comercial informando el nombre del proyecto, número de inmueble y valor del mismo. El Analista y/o el Coordinador de Cumplimiento reciben los documentos del cliente junto con el formulario de vinculación, realizan la verificación telefónica de referencias, teniendo en cuenta el Protocolo de Confirmación Telefónica, consulta el cliente en otras listas y/o bases a las que tengan acceso, consultan al cliente en las centrales de riesgo y realizan las validaciones y verificaciones a lugar dependiendo del caso. El Coordinador o el Analista de Cumplimiento envía correo electrónico, informando sobre los resultados del estudio SARLAFT efectuado sobre el potencial cliente en un tiempo máximo de tres (3) días hábiles. De ser negativo el cliente no podrá ser vinculado, de ser positivo envía el formulario de vinculación, RUT y/o fotocopia de cédula escaneados al Auxiliar Comercial para la creación del cliente. Luego de la creación de clientes por parte del Auxiliar Comercial, el Coordinador o Analista de Cumplimiento deberá revisar la información ingresada al sistema, de existir errores corrige la información inconsistente y verifica que todos los campos señalados como obligatorios en el sistema se encuentren diligenciados con base en la información aportada por el cliente en el formulario de conocimiento del cliente. 5.2.5 Procedimiento Vinculación Clientes de Alianzas Productivas Los clientes seleccionados por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, para el programa de Alianzas Productivas usualmente se encuentran domiciliados en municipios MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 35 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 y veredas apartados del país, por lo tanto se encuentran exceptuados de entrevista presencial. El área de SARLAFT será la encargada de llevar a cabo una entrevista telefónica para los clientes que se vinculen a través de este programa. Y deberá dejar constancia de la misma en el formulario de conocimiento de clientes correspondiente. El Analista de Operaciones recibe la documentación de vinculación de los beneficiarios del programa, relaciona los documentos recibidos y los entrega al Analista o Coordinador de Cumplimiento, para llevar a cabo el estudio del cliente. El Analista y/o el Coordinador de Cumplimiento reciben los documentos del cliente junto con el formulario de vinculación, realizan la verificación telefónica de referencias, teniendo en cuenta el Protocolo de Confirmación Telefónica, consulta el cliente en otras listas y/o bases a las que tengan acceso, realiza consulta en centrales de riesgo y realiza las validaciones y verificaciones a lugar dependiendo del caso. El Coordinador o el Analista de Cumplimiento envía correo electrónico, informando sobre los resultados del estudio SARLAFT efectuado sobre el potencial cliente en un tiempo máximo de tres (3) días hábiles. De ser negativo el cliente no podrá ser vinculado, de ser positivo envía el formulario de vinculación, RUT y/o fotocopia de cédula escaneados al Auxiliar Comercial para la creación del cliente. Luego de la creación de clientes por parte del Auxiliar Comercial, el Coordinador o Analista de Cumplimiento deberá revisar la información ingresada al sistema, de existir errores corrige la información inconsistente y verifica que todos los campos señalados como obligatorios en el sistema se encuentren diligenciados con base en la información aportada por el cliente en el formulario de conocimiento vinculación. 5.2.6 Procedimiento de Vinculación de Clientes Personas Públicamente Expuestas (PPES) Se consideran como personas públicamente expuestas todas aquellas personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT. Dichas personas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público, desempeñan o han desempeñado funciones públicas destacadas en el país o en el extranjero, por ejemplo, Jefes de Estado o de un gobierno, políticos de alta jerarquía, funcionarios gubernamentales, judiciales o militares de alta jerarquía, altos ejecutivos de empresas MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 36 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 reconocidas, funcionarios importantes de partidos políticos, deportistas, artistas y las que la Fiduciaria pueda clasificar como tal. El SARLAFT de la Fiduciaria prevé un procedimiento más exigente de vinculación de este tipo de clientes consistente en: Para los clientes que la Fiduciaria vincule como fideicomitentes a través de los diferentes productos ofrecidos por el área comercial y se enmarquen dentro de la anterior definición de PPES, el Vicepresidente Comercial como superior jerárquico del área comercial, deberá aprobar la vinculación de dichos clientes, dejando constancia de la misma mediante firma en el formulario de vinculación. Para el caso de adherentes directos a las diferentes carteras colectivas con las que cuente la fiduciaria, será el Gerente de Carteras Colectivas quién apruebe la vinculación de los PPES que sean vinculados bajo estos fondos. Como constancia, El Gerente de Carteras Colectivas deberá firmar el formulario de vinculación. Respecto de los clientes adquirentes de unidades inmobiliarias en proyectos que se pretendan desarrollar sobre inmuebles de propiedad de fideicomisos administrados por la Fiduciaria o cualquier tipo de negocio que dentro de su operación requiera la vinculación de clientes, El Director de Operación Comercial de la Fiduciaria deberá informar al área de SARLAFT a través de cualquier medio la vinculación de los clientes de acuerdo con la definición de PPES. Para el caso de los colaboradores de la fiduciaria que se vinculen directamente o a través de los negocios derivados que se enmarquen dentro de la definición de PPE´S y que ostente cargos directivos o de decisión, previo a la vinculación en área de Gestión Humana informará al área de cumplimiento con el objetivo de determinar si el colaborador se enmarca dentro de esta clasificación, de ser así, la Vicepresidencia o Gerencia que solicite el recurso humano será la encargada como superior jerárquico de aprobar la vinculación de dichos colaboradores, dejando constancia de la misma mediante firma en el formulario de requisitos para la vinculación FTDR01. Semestralmente para aquellos colaboradores que se cataloguen dentro de esta clasificación, deberán diligenciar el formato de certificación de bienes, rentas y actividad económica privada que permitirá monitorear la información financiera como son sus ingresos, egresos, bienes patrimoniales, acreencias, obligaciones vigentes. Esta MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 37 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 información será la fuente para determinar y realizar seguimiento a su comportamiento financiero y detectar posibles señales de alerta; el área de Control Interno como ente de control procederá de manera respectiva con la revisión y evaluación de la información diligenciada en el formato. El procedimiento utilizado por la Fiduciaria en el monitoreo de las operaciones realizadas por los PPES, consiste en realizar mensualmente un seguimiento de las mismas sin consideración a que éstas se salgan de los parámetros con ellas relacionados. En el evento que un cliente o beneficiario final pase a ser una persona públicamente expuesta el funcionario de la Fiduciaria que tenga conocimiento de dicha circunstancia deberá informar al área de cumplimiento con el fin de que se proceda a realizar el monitoreo establecido para PPES antes señalado. En el momento de llevar a cabo la entrevista comercial el funcionario encargado deberá marcar el cliente como un PPE, de tal manera que el área de SARLAFT esté informada que dicho cliente corresponde a dicha categoría. 5.2.7 Procedimiento de Vinculación de Proveedores El área de SARLAFT tendrá en cuenta las siguientes condiciones para llevar a cabo el conocimiento de los proveedores que pretendan tener relación con la Fiduciaria bien sea de forma directa o a través de los negocios administrados por la misma de acuerdo con los siguientes valores: - Bien o servicio entre 0 y 300 SMLMV sin incluir IVA: Los proveedores de la Fiduciaria o de sus negocios administrados cuyo valor del bien y/o servicio a adquirir se encuentre dentro de este rango deberán ser consultados solamente a través de listas restrictivas disponibles aportando Certificado de Cámara de Comercio y diligenciando el formulario de registro de proveedores FTJA11. Dicha consulta deberá ser efectuada por la Vicepresidencia de Negocios Especiales y por la Dirección Jurídica y área Jurídica de Proexport, si se trata de contratos. - Bien o servicio entre 301 y 500 SMLMV sin incluir IVA: Los proveedores de la Fiduciaria o de sus negocios administrados cuyo valor del bien y/o servicio a adquirir se encuentren dentro de este rango, adicionalmente a la consulta del rango anterior, el área de SARLAFT llevará a cabo la verificación de referencias comerciales aportadas por el proveedor, previo a las consultas en listas restrictivas efectuadas por la Vicepresidencia de Negocios Especiales y por la Dirección Jurídica y área Jurídica de Proexport, si se trata de contratos. - Bien o servicio superior a 500 SMLMV sin incluir IVA: Los proveedores de la Fiduciaria o de sus negocios administrados cuyo valor del bien y/o servicio a adquirir se encuentren dentro de este rango, les aplicarán todas las políticas y procedimientos de vinculación MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 38 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 establecidos en el punto 5.2.2 del presente Manual, para poder llevar a cabo la adquisición del bien y/o servicio. 6 ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN CLIENTES La información suministrada por el cliente debe actualizarse por lo menos una vez al año luego de la vinculación de los clientes Para el efecto las áreas de Carteras Colectivas, Vicepresidencia de Operaciones, Fondos de Capital Privado les enviarán requerimiento a todos los clientes a su cargo, el cual podrá estar incluido en la rendición de cuentas y otras comunicaciones de importancia. Para el caso de productos inactivos la actualización se llevará a cabo cuando el producto deje de tener tal condición. Luego de haberse efectuado el envío del resultado del estudio SARLAFT a las áreas correspondientes se otorgará un periodo de cuatro meses dentro del cual no será necesario actualizar la información antes que sea firmado el contrato, si al momento de la firma del contrato ha transcurrido un tiempo superior, será necesario que los clientes suministren la información como un clientes nuevos. 6.1 Documentos Requeridos para Actualización de Información Como lo especifica la norma de la Superintendencia Financiera, la información que debe ser objeto de actualización anual es aquella susceptible de cambiar, es decir, aquella “…que por su naturaleza pueda variar.” los datos suministrados inicialmente en el formulario de solicitud de vinculación de clientes que por su naturaleza puedan variar son (dirección, teléfono, actividad, origen de los recursos, etc.) a continuación se especifica el proceso dependiendo la clasificación del tipo de persona: Personas Naturales: Es necesario que las personas que declaran renta anexen dicha declaración junto con el formulario de actualización de información diseñado para tal fin. Para el resto de personas naturales, bastará con diligenciar el formulario de actualización de información, en caso de modificar su actividad económica deberá anexar los documentos soportes que permitan verificar la constancia de ingresos y origen de fondos. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 39 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 Personas Jurídicas: Se deberá diligenciar el formulario de actualización de persona Jurídica diseñado para tal fin, es necesario anexar Certificado de Existencia y Representación Legal (no mayor a 30 días de expedido) declaración de renta, Estados Financieros Certificados por Contador Público o revisor Fiscal del último año, en caso de haber cambiado el Representante Legal deberán anexar la fotocopia del documento de identificación al 150%. Clientes con Productos Inactivos: Cuando se trata de personas naturales o jurídicas que pretendan activar algún producto dentro de la Fiduciaria, es necesario que anexen toda la documentación como si se tratara de una vinculación inicial. Entidades vigiladas: Para las entidades vigiladas bastara con la certificación de implementación del sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo firmado por Representante Legal u Oficial de Cumplimiento, en caso de presentarse algún cambio del representante Legal registrado en la base de datos de clientes este deberá anexar la fotocopia del documento de identificación. 7 SEÑALES DE ALERTA U OPERACIONES INUSUALES Los indicadores de alerta son hechos, situaciones o cuantías que la experiencia ha identificado como elementos de juicio a partir de los cuales se puede inferir la posible existencia de operaciones inusuales y/o sospechosas. Las operaciones detectadas como inusuales o sospechosas lo son con fundamento en el análisis de la información acerca de los clientes, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: • • • • • El conocimiento del cliente. Las características del mercado. Las señales de alerta definidas en este manual. Seguimiento de operaciones. Consolidación electrónica de operaciones. Cuando una transacción constituye una señal de alerta para la Fiduciaria, no quiere indicar que necesariamente se trate de alguna actividad ilícita. Esto significa que se hace necesario llevar a cabo una revisión profunda con respecto a la transacción, para verificar si se enmarca dentro de las conductas inusuales o sospechosas en el SARLAFT. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 40 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 Detectada una operación como inusual o sospechosa, por ser ésta inconsistente con el giro ordinario de los negocios o con la frecuencia o volumen de los movimientos que el cliente realiza normalmente en la Fiduciaria atendiendo el segmento al cual pertenece, el área de cumplimiento debe buscar una explicación razonable acudiendo a las fuentes que considere necesarias. Si llevada a cabo dicha investigación no se encuentra lógica o de recibo la explicación obtenida, deberá reportar tal situación al Oficial de Cumplimiento a fin de que evalúe y proceda a determinar su calificación como sospechosa para el correspondiente reporte a la Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF. Otro medio para detectar operaciones inusuales, es la consolidación dentro de cada mes calendario de todas las operaciones de un mismo cliente según su naturaleza débito o crédito, sin sumarse entre sí. Lo anterior no obsta para que los funcionarios de la Fiduciaria, en especial, los Coordinadores de Negocios, reporten al área de Cumplimiento las operaciones que consideren como inusuales o sospechosas en desarrollo de sus actividades diarias y teniendo en cuenta las políticas de dichos reportes. A partir de la segmentación y caracterización efectuada por la Fiduciaria y que consta en la matriz SARLAFT, se crean indicadores de alerta, para detectar cuando alguna operación en particular se sale de los parámetros normales establecidos mediante la caracterización ya mencionada. FIDUCOLDEX ha establecido un catálogo de señales de alerta, anexo al presente Manual, que determina algunos de los hechos o circunstancias que ameritan aviso al Oficial de Cumplimiento por parte del funcionario que las detecte o del funcionario al que le haya sido asignado el reporte de acuerdo con sus funciones y responsabilidades. El reporte se hará en el formato FTCR04. Los funcionarios podrán reportar circunstancias que a su juicio constituyan señal de alerta aun cuando no estén en el catálogo mencionado. Cuando se presente una señal de alerta el Oficial de Cumplimiento debe solicitar los soportes y analizar la justificación o razonabilidad de la misma. Si el contrato fiduciario no se ha suscrito y se detecta una alerta que no pueda ser justificada o explicada por el cliente potencial, el negocio debe ser calificado por el Oficial de Cumplimiento como de alto riesgo y emitirá concepto desfavorable de manera que no podrá ser suscrito. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 41 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 Si el negocio fiduciario ya está en curso, y se detecta la alerta, el Oficial de Cumplimiento solicitará al Coordinador de Cumplimiento el seguimiento de las operaciones del cliente. 7.1 Procedimiento para detectar Operaciones Sospechosas Con el fin de establecer si una operación debe ser considerada como sospechosa, el Oficial de Cumplimiento, cuando reciba el reporte de operación inusual, solicitará al área que corresponda los soportes para revisar la operación y la confrontará con la información acerca de los clientes y del mercado al cual pertenece y realizará la valoración correspondiente. El Oficial de Cumplimiento decidirá si presenta los reportes directos a la UIAF, de acuerdo con los criterios e investigaciones previamente realizados. 8 CONSOLIDACIÓN MENSUAL DE OPERACIONES Con una periodicidad mensual la Fiduciaria consolidará electrónicamente las operaciones que realicen los clientes y usuarios a través de los productos, canales de distribución y jurisdicciones, según sea el caso. Para dar cumplimiento a lo anterior la Fiduciaria atenderá a lo siguiente: Consolidación electrónica de operaciones, según su naturaleza, es decir activas, pasivas y neutras por cada uno de los clientes y usuarios. Consolidación electrónica de todos los productos, canales de distribución y jurisdicciones empleados por cada cliente y usuario. Con base en la consolidación de operaciones la Fiduciaria llevará a cabo el monitoreo de las mismas y de acuerdo con criterios previamente establecidos catalogará las mismas como normales, inusuales o sospechosas. 9 CONOCIMIENTO DEL MERCADO La Fiduciaria dentro del desarrollo de su objeto social puede llevar a cabo cualquiera de las modalidades de negocios Fiduciarios permitidos por la normatividad legal vigente. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 42 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 Utilizando los estudios y análisis efectuados por el área comercial para la consecución de negocios o con base en herramientas que permitan realizar análisis sectoriales, la Fiduciaria establecerá las características generales de cada sector, con el fin de poder compararlas con las de un cliente en particular a fin de identificar transacciones inusuales o sospechosas. La Fiduciaria contará y actualizará de forma anual bases de datos de información sectorial donde se encuentre información acerca de las diferentes actividades económicas de clientes vinculados. 10 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. 10.1 Junta Directiva - Funciones y Responsabilidades Corresponde a la Junta Directiva fijar las políticas del SARLAFT, adoptar las normas del código de ética y conducta en relación con el SARLAFT, con base en las recomendaciones del Oficial de Cumplimiento de la matriz, del oficial propio de la Fiduciaria y representantes legales, de acuerdo con la experiencia sobre el negocio. Aprobar el manual de procedimientos y sus actualizaciones. Designar al oficial de cumplimiento y su respectivo suplente. Aprobar la estructura y los mecanismos que componen el SARLAFT para lo cual tendrá en cuenta el tamaño y volumen de los negocios. Aprobar el procedimiento para la vinculación de los clientes que pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, así como las instancias responsables, atendiendo que las mismas deben involucrar funcionarios de la alta gerencia. La documentación que se decida solicitar, para los diferentes grupos de clientes, se informará a la Junta Directiva por el Oficial de Cumplimiento en sus informes, cuando se incorporen modificaciones a los requerimientos para que la Junta Directiva se pronuncie. Hacer seguimiento y pronunciarse periódicamente sobre el perfil de riesgo de LA/FT de la entidad. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 43 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 Pronunciarse respecto de cada uno de los puntos que contengan los informes que presente el Oficial de Cumplimiento, dejando la expresa constancia en la respectiva acta. Pronunciarse sobre los informes presentados por la Revisoría Fiscal y la Auditoría Interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y hacer seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando la expresa constancia en la respectiva acta. Ordenar los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT. Aprobar los criterios objetivos y establecer los procedimientos y las instancias responsables de la determinación y reporte de las operaciones sospechosas. Establecer y hacer seguimiento a las metodologías para la realización de entrevistas no presenciales y/o la realización de entrevistas por personal que no tenga la condición de empleado de la entidad. Aprobar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT. Designar la instancia autorizada para exonerar clientes del diligenciamiento del formulario de transacciones en efectivo, así mismo para el diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales. Impartir los lineamientos y adoptar las medidas necesarias para que cada una de las subordinadas del grupo aplique procedimientos similares a los implementados por la matriz, atendiendo en todo caso las características particulares de la actividad desarrollada por cada una de ellas. 10.2 Representante Legal Corresponde al Representante Legal someter a aprobación de la Junta Directiva en coordinación con el Oficial de Cumplimiento, el manual de procedimientos del SARLAFT y sus actualizaciones. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 44 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen todas las políticas adoptadas por la Junta Directiva. Adoptar las medidas adecuadas como resultado de la evolución de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos asociados. Garantizar que las bases de datos y la plataforma tecnológica cumplan con los criterios y requisitos establecidos para el correcto y efectivo monitoreo del riesgo. Proveer los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT. Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al Oficial de Cumplimiento. Garantizar que los registros utilizados en el SARLAFT cumplan con los criterios de integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y confidencialidad de la información allí contenida. Aprobar los criterios, metodologías y procedimientos para la selección, seguimiento y cancelación de los contratos celebrados con terceros para la realización de aquellas funciones relacionadas con el SARLAFT que pueden realizarse por éstos. 10.3 Oficial de Cumplimiento Designación De acuerdo con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 102 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, que exige a todas las entidades financieras el nombramiento de un “Oficial de Cumplimiento”, la Junta Directiva de FIDUCOLDEX, designó para este cargo a la Gerencia de Riesgos; igualmente designó como suplente a la Coordinación de Cumplimiento, a la que le corresponde reemplazar al Oficial de Cumplimiento en sus faltas absolutas o temporales. Funciones Velar por el adecuado funcionamiento dentro de la entidad de las etapas y elementos específicos que conforman el SARLAFT, vigilar la adecuada observancia de los MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 45 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 procedimientos específicos diseñados por la institución con el fin de prevenir el lavado de activos y la financiación del terrorismo. Verificar que existan los controles y que se presenten los reportes, definidos en este manual, así mismo reportar las operaciones sospechosas cuando directamente o cuando a su juicio deban ser reportadas, promover la adopción de correctivos al SARLAFT, reportar al competente las posibles faltas que comprometan la responsabilidad de los funcionarios, velar por el envío de la información periódica a la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF. Proponer a la Junta Directiva la actualización del Manual, velar por su divulgación entre todos los funcionarios de la entidad vigilada, realizar análisis de transacciones inusuales y participar en la evaluación de los que identifiquen los funcionarios responsables al interior de la Fiduciaria. Revisar y actualizar constantemente los programas de capacitación de la entidad, de acuerdo con las necesidades internas y la legislación vigente, entregar a los nuevos miembros de la Junta Directiva el Código de Conducta y el Manual de Procedimientos para Prevención al Lavado de Activos y Financiamiento al Terrorismo. Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT. Evaluar los informes presentados por la Auditoría Interna y la Revisoría Fiscal y adoptar las medidas del caso. En cumplimiento de la Ley, presentar informes a la Junta Directiva trimestralmente, que se refieran como mínimo a: a) Los resultados de la gestión desarrollada. b) El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades. c) La evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y los controles adoptados, así como los riesgos asociados. d) La efectividad de los mecanismos e instrumentos de control y las medidas adoptadas para corregir las fallas. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 46 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 e) Los resultados de los correctivos ordenados por la Junta Directiva u órgano que haga sus veces. f) Los documentos y pronunciamientos emanados de las entidades de control y de la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero- UIAF. 10.4 Vicepresidencia Comercial El Vicepresidente Comercial y sus Ejecutivos de Comerciales están obligados a tener conocimiento directo de todos y cada uno de los clientes que presenten como prospectos para nuevos negocios y del negocio particular de cada uno de dichos clientes. Igualmente serán los obligados a realizar la entrevista personalizada y la telefónica cuando sea autorizada y dejar constancia escrita de la misma, así como de solicitar la documentación para cumplimiento de requisitos formales del SARLAFT. La Vicepresidencia Comercial y sus ejecutivos de negocio deben conocer y evaluar en relación con cada cliente, las señales de alerta y las tipologías de alto riesgo descritas en el anexo a este Manual. Igualmente están obligados a revelar las tipologías de alto riesgo que se presenten en relación con cada cliente y las señales de alerta en forma clara y suficiente al momento de la presentación del negocio y dentro de la ficha de descripción del mismo. 10.5 Vicepresidencia Jurídica Dirección Jurídica y Profesionales Jurídicos: Consultarán en el sistema Centinela los contratistas y proveedores que se vinculen por contrato a la fiduciaria y reportará a la Gerencia de Riesgos en caso que la consulta resulte positiva. Dirección y Coordinación de Recursos Humanos: Velará por la existencia y aplicación de los programas de capacitación sobre el sistema de prevención al lavado de activos y financiación del terrorismo. Auxiliar de Recursos Humanos: Realizará la consulta en el sistema Centinela de los datos de los candidatos, antes de su vinculación e informará al Oficial de Cumplimiento si la consulta resulta positiva. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 47 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 Abogados PROEXPORT: Consultarán en el sistema Centinela los contratistas y proveedores que se vinculen por contrato al fideicomiso PROEXPORT y reportará al Oficial de Cumplimiento en caso que la consulta resulte positiva. 10.6 Vicepresidencia de Operaciones La Vicepresidencia de Operaciones llevará el cuadro de control de negocios en el que identificará cada negocio y las principales cifras para el análisis de las variaciones de importancia. Cuando se trate de fideicomisos que realicen directamente la compra o adquisición de bienes y servicios, la Vicepresidencia de Operaciones asignará al ejecutivo de negocio la responsabilidad de hacer el cruce de datos en el sistema Centinela. 10.7 Vicepresidencia Financiera y Administrativa Gerencia de Cartera Colectiva Abierta Fiducoldex: Tiene a su cargo el conocimiento de los emisores, contrapartes e inversionistas, para efectos del conocimiento de cliente en el sistema de prevención al lavado de activos y financiación del terrorismo SARLAFT. Gerencia de Inversiones: Tiene a su cargo el conocimiento de los emisores y contrapartes de portafolios propios y administrados, para efectos del conocimiento de cliente en el sistema de prevención al lavado de activos y financiación al terrorismo SARLAFT. 10.8 Vicepresidencia de Negocios Especiales Velará por la consulta y verificación de datos, de los proveedores de FIDUCOLDEX y de los del fideicomiso PROEXPORT, que se vinculen por órdenes de compra. Para tal efecto deberá controlar que los proveedores sean debidamente consultados a través del sistema Centinela. Auxiliar Administrativo: Debe ingresar al sistema Centinela para consultar todo proveedor e informar al Oficial de Cumplimiento en caso que la consulta resulte positiva. 10.9 Gerencia de Informática y Tecnología Profesional en Sistemas: Será el administrador del sistema Centinela o del que se utilice en el futuro para el cruce de datos y la generación de listados de negativos. Responderá MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 48 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 por la capacitación de los usuarios en el sistema y por coordinar con el proveedor del sistema los aspectos técnicos del mismo. 10.10 Gerencia de Riesgos Le corresponde apoyar la gestión de diseño de los sistemas de medición y evaluación de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo. 10.11 Órganos De Control 10.11.1 Revisoría Fiscal A la Revisoría Fiscal le corresponde instrumentar los controles adecuados que le permitan detectar incumplimientos de las instrucciones que para la prevención al lavado de activos y financiamiento del terrorismo se consagran en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero; la gestión incluye el examen de las funciones que cumplen los administradores de la entidad incluido el Oficial de Cumplimiento en relación con el SARLAFT. 10.11.2 Auditoría y Control Interno FIDUCOLDEX incluirá dentro de su plan de auditoría, un punto especial sobre auditoria al sistema de prevención al lavado de activos y financiamiento del terrorismo, que estará a cargo de la Dirección de Control Interno. El Comité de Auditoría de FIDUCOLDEX integrado por tres (3) miembros de la Junta Directiva conocerá los informes de la contraloría interna. El Comité de Auditoría, incluirá dentro de su informe anual a la Asamblea el punto correspondiente a esta auditoría. El Director de Control interno tendrá la responsabilidad de adelantar la auditoria del SARLAFT de FIDUCOLDEX de acuerdo con los procedimientos de auditoría, en los que deberán incluir por lo menos los siguientes: Tema Control de consultas a la lista OFAC y ONU Responsable Periodicidad Control Interno Semestral Forma de Control Hacer un muestreo con base en el reporte del sistema Centinela y el MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 49 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 listado de clientes. Control Control de operaciones Interno Semestral Hacer un muestreo de operaciones en efectivo para verificar integridad de los reportes. Control de perfiles de usuarios y claves entregadas Semestral Verificarlas claves entregadas y canceladas el Centinela Control Interno 11 INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA La fiduciaria cuenta con la tecnología y los sistemas necesarios para garantizar la adecuada administración del riesgo de LA/FT. Cumpliendo con lo siguiente: a) Captura y actualización periódica de la información de los distintos factores de riesgo. b) Consolidación de las operaciones de los distintos factores de riesgo de acuerdo con los criterios establecidos por la Fiduciaria. c) Registros centralizados correspondientes a cada uno de los factores de riesgo y los clientes. d) Generación automática de reportes internos y externos. 12 DIVULGACION DE INFORMACION Denominación Reporte interno de señal de alerta o de operación inusual Reporte interno REPORTES INTERNOS Firma Periodicidad Funcionarios a los que les ha sido Identificación de la asignado el señal de alerta u Inmediatamente reporte, o operación o la detecte cualquier transacción inusual funcionario que la detecte Certificar que todas Vicepresidentes, Trimestral Contenido Archivo Carpeta de señales de alerta y operaciones inusuales del Oficial de Cumplimiento Carpeta de MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 50 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO de control sobre la integridad de las señales de alerta y operaciones inusuales Reporte interno de perfiles de riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos asociados Reporte externo de transacciones en efectivo individuales y/o múltiples las señales de alerta y operaciones inusuales de que se tiene conocimiento han sido reportadas Resultados del monitoreo de los factores de riesgo. 4 DE ABRIL DE 2014 Gerentes, Directores y Coordinadores. controles del Oficial de Cumplimiento Profesional de Cumplimiento y Oficial de Cumplimiento Carpeta de controles del Oficial de Cumplimiento Trimestral REPORTES EXTERNOS Reporte bajo formato UIAF, para operaciones iguales o superiores a $10.000.000 o USD$ 5.000 o su Mensual 10 días equivalente en otras Coordinador de del mes monedas y para Cumplimiento siguiente a la operaciones que fecha de corte sumadas superen $50.000.000, o USD$50.000 o su equivalente en otras monedas. Reporte externo de clientes exonerados de presentar Reporte Bajo Formato Coordinador de declaración UIAF Cumplimiento individual de transacciones en efectivo Reporte externo de Productos ofrecidos VERSIÓN: 13 Coordinador de Reporte Bajo Formato Cumplimiento. UIAF Carpeta de reportes transacciones en efectivo del Oficial de Cumplimiento Trimestral 10 días del mes siguiente a la fecha de corte Carpeta de reportes clientes exonerados del Oficial de Cumplimiento Mensual Los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al Carpeta de Reportes de productos ofrecidos del Oficial de MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 51 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO Reporte externo de Operaciones Sospechosas Reporte Patrimonios Autónomos Ley 1508 de 2012. Reporte de información de campañas políticas y partidos políticos. Bajo Formato UIAF Entregar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero (UIAF), sobre patrimonios autónomos que se constituyan a través de fiduciarias para cumplir con lo dispuesto en la Ley 1508 de 2012. Suministrar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAFsobre las cuentas y productos de las campañas políticas y partidos políticos. Coordinador de Cumplimiento. Para el reporte positivo, debe tener el Vo.Bo. sobre el contenido por parte del Oficial de Cumplimiento VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 corte del mes. Inmediato. El mismo día en que se catalogue como operación sospechosa.. Si el reporte es negativo, en los 10 días siguientes a la fecha de corte Cumplimiento Carpeta de Reportes de operaciones sospechosas del Oficial de Cumplimiento Coordinador de Cumplimiento Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la constitución del Patrimonio Autónomo de que trata la Ley 1508 de 2012. Carpeta reporte de Patrimonios Autónomos. Coordinador de Cumplimiento Mensual. Dentro de los primeros quince (15) días calendario de cada mes. Carpeta reporte Campañas Políticas y Partidos Políticos 13 CAPACITACIÓN En el proceso de contratación, todos los funcionarios que se vinculen a FIDUCOLDEX deberán tener conocimiento del Manual y se dejará constancia escrita de ello. Esta política se aplica también para los funcionarios en misión temporal. En forma permanente el Manual SARLAFT estará disponible en la red interna de FIDUCOLDEX para todos los funcionarios. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 52 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 Para empleados con funciones específicas asignadas: los funcionarios que de acuerdo con este Manual tienen responsabilidades y funciones dentro del proceso de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo deberán ser capacitados específicamente por lo menos una vez al año y se dejará constancia escrita en la hoja de vida de cada uno de ellos. Estas capacitaciones se complementan con una evaluación escrita para tener certeza de la comprensión del tema. Los usuarios del software Centinela o el que haga sus veces, deberán ser capacitados por un profesional del proveedor o directamente por el área de sistemas. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 53 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 14 CÓDIGO DE CONDUCTA CAPÍTULO PRIMERO PRINCIPIOS GENERALES ARTÍCULO PRIMERO: FINALIDAD DEL CÓDIGO DE CONDUCTA. El presente Código tiene por finalidad señalar los principios fundamentales dentro de los cuales debe desarrollarse la actividad de la Fiduciaria, sin perjuicio de las normas legales y de las que la Fiduciaria adopte de tiempo en tiempo. Este Código consolida el compromiso de acogerse a las más estrictas normas de integridad personal y profesional en las relaciones entre los funcionarios de la Fiduciaria y los clientes, proveedores y demás terceros. ARTÍCULO SEGUNDO: CONOCIMIENTO DEL CÓDIGO DE CONDUCTA. Es obligatorio que los miembros de la Junta Directiva, representantes legales, vicepresidentes, gerentes, directores y demás funcionarios de la entidad fiduciaria, conozcan y asimilen el presente Código de Conducta, de forma que conduzcan sus actividades conforme a sus postulados. ARTÍCULO TERCERO: DEBER DE CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS LEGALES. En la aplicación de las normas legales que rigen su actividad, la Fiduciaria deberá evitar comportamientos que impliquen abuso del derecho. ARTÍCULO CUARTO: COMO DEBE CONDUCIRSE Y EJECUTARSE LA ACTIVIDAD FIDUCIARIA. Los miembros de la Junta Directiva, directivos, representantes legales, vicepresidentes, gerentes, directores y demás funcionarios de la Fiduciaria deben conducir y ejecutar la actividad fiduciaria con profesionalismo y moralidad, esto es, con honestidad, respecto, dignidad, diligencia, lealtad, probidad, seriedad, claridad y precisión, atendiendo siempre el cabal cumplimiento de las normas legales. Los miembros de la Junta Directivas, directivos, representantes legales, vicepresidentes, gerentes, directores y demás funcionarios de la Fiduciaria no deberán ofrecer ni aceptar incentivos para la realización de negocios, que puedan atentar contra la independencia y objetividad con que deben realizar su gestión, esto no se extiende, desde luego, a los incentivos normales y de aceptación general. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 54 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 ARTÏCULO QUINTO: BUSQUEDA DE LA FINALIDAD. La Fiduciaria pondrá toda su capacidad profesional al servicio de la obtención de la finalidad prevista en su misión, visión y política de calidad. ARTÍCULO SEXTO: NIVEL DE FORMACIÓN. Atendiendo a la especial naturaleza y complejidad de la actividad fiduciaria, la Fiduciaria deberá velar por mantener un alto grado de formación y conocimiento a todos los niveles, para lo cual deberá propender siempre por la permanente capacitación y/o actualización de representantes legales, vicepresidentes, gerentes, directores y demás funcionarios. ARTICULO SEPTIMO: UTILIZACIÓN DE INFORMACIÓN PRIVILEGIADA. Los miembros de la Junta Directiva , directivos, representantes legales, vicepresidentes, gerentes, directores y demás funcionarios deberán no solo abstenerse de hacer uso indebido de la información privilegiada que posean, sino que deberán adoptar medidas tendientes a impedir que dicha información circule o sea conocida por quienes no deberían conocerla. ARTÍCULO OCTAVO: ORGANIZACIÓN Y CONTROL INTERNO DE LA ENTIDAD FIDUCIARIA. La organización interna de la Fiduciaria deberá obedecer a esquemas que tiendan a garantizar su profesionalismo y eficiencia. La Fiduciaria deberá conocer la tecnología moderna y apoyar su actividad general en las herramientas que ésta le proporciona. La Fiduciaria deberá mantener un adecuado control sobre sus asuntos internos, estableciendo, si es del caso, niveles de supervisión de las actuaciones de todos o algunos de sus funcionarios. Los niveles de supervisión que se establezcan no relevarán a los directivos y representantes legales del control que conforme a las normas legales, deben mantener sobre las actividades de la Fiduciaria en general. ARTICULO NOVENO: RELACIONES CON LOS ORGANISMOS DE INSPECCION Y VIGILANCIA. La Fiduciaria deberá suministrar a los organismos gubernamentales de inspección y vigilancia la información que soliciten en forma oportuna y suficiente. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 55 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 CAPÍTULO SEGUNDO PRINCIPIOS, DEBERES, RECOMENDACIONES EN RELACIÓN CON LOS MECANISMOS DE CONTROL PARA LA PREVENCIÓN Y DETECCIÓN DE ACTIVIDADES DELICTIVAS. ARTÍCULO DÉCIMO: PRINCIPIO DEL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE. La Fiduciaria deberá procurar el mayor conocimiento que le sea posible acerca de sus clientes y obtener de ellos la información que razonablemente pueda resultar relevante para la adecuada consecución de las finalidades que ellos persigan. La Fiduciaria deberá establecer requisitos para la debida identificación y adecuado conocimiento de su cliente. ARTÍCULO DUODÉCIMO: REPORTES A LOS ENTES REGULADORES. El Oficial de Cumplimiento de la Fiduciaria reportará en forma inmediata y suficiente a la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF, cualquier información relevante de acuerdo con la regulación existente, Todo lo anterior de acuerdo con el sistema integral para la prevención de lavados de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT), del que forma parte el presente Manual. ARTÍCULO DECIMOTERCERO: INFORMACIÓN DEBIDA A LOS CLIENTES. La Fiduciaria deberá informar a sus clientes acerca de la estructura y funcionamiento del producto o servicio fiduciario que vaya a utilizar, así como de los deberes y derechos mutuos que se desprendan del respectivo negocio. ARTÍCULO DECIMOCUARTO: DEBER DE CONFIDENCIALIDAD. Salvo los casos autorizados por la Constitución y las leyes, la Fiduciaria deberá mantener confidencialidad sobre los asuntos de sus clientes, que haya conocido o conozca por razón de los negocios celebrados con ellos. Este deber de confidencialidad no impide que las entidades fiduciarias se suministren entre sí referencias sobre clientes específicos ni que se formen bancos de datos de conformidad con las normas legales. ARTÍCULO DECIMOSEXTO: PUBLICIDAD. La publicidad de los servicios y productos fiduciarios deberá ser leal, veraz y exacta y deberá instruir claramente a los clientes y al público en general sobre las actividades que desarrolla la Fiduciaria. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 56 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 ARTÍCULO DECIMOSÉPTIMO: ATENCIÓN DE QUEJAS DE CLIENTES. La Fiduciaria atenderá las quejas de sus clientes a través de un proceso especialmente definido para el efecto, a cargo de la Vicepresidencia Comercial. Todas las respuestas a las quejas las debe firmar un representante legal de la compañía o la persona delegada para el efecto. La Fiduciaria deberá informar a sus clientes de la existencia del procedimiento para la atención de los reclamos efectuados por ellos. CAPÍTULO TERCERO CONFLICTOS DE INTERESES ARTÍCULO DECIMOCTAVO: PRINCIPIO DE LA INDEPENDENCIA DE LAS DECISIONES Y ACTUACIONES. La Fiduciaria propenderá por actuar con el grado de individualidad e independencia necesarias para proteger los derechos de las partes vinculadas y evitar conflictos de intereses. ARTÍCULO DECIMONOVENO: DEBER DE EVITARLOS. La Fiduciaria deberá evitar razonablemente posibles situaciones y condiciones que en el negocio puedan conducir a conflictos entre los intereses de sus clientes, o entre los de un cliente y los suyos propios y otra u otras entidades del grupo. ARTÍCULO VIGÉSIMO: DEBER DE INFORMAR DE LA EXISTENCIA DEL CONFLICTO DE INTERESES Y DE SU RESOLUCIÓN. La Fiduciaria deberá informar inmediatamente a su cliente acerca de la existencia o de la potencial aparición de un conflicto de intereses y de las medidas que se adoptarán para evitarlo, o de la forma en que éste se resolverá. ARTÍCULO VIGÉSIMOPRIMERO: EN RELACIÓN CON LOS DIRECTIVOS, REPRESENTANTES LEGALES Y FUNCIONARIOS. Cuando los miembros de la Junta Directiva, directivos, representantes legales y funcionarios de la Fiduciaria desarrollen actividades potencialmente conflictivas entre sus propios intereses y los de la Entidad y/o los clientes, deberán informarlo al representante legal de Fiduciaria para su aprobación o la del órgano competente si hubiere lugar a ello. ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO: DEBER DE RESOLVER LOS CONFLICTOS CON BASE EN EL INTERÉS DEL FIDEICOMISO Y EN LA EQUIDAD. En caso de presentarse algún conflicto de intereses entre sus clientes, o entre el interés de un cliente y la Fiduciaria y/u otra MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 57 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 entidad de su grupo, la Fiduciaria deberá resolverlo teniendo siempre presente su deber de actuar siempre en interés del fideicomiso y, en todo caso, con un sentido de equidad. CAPÍTULO CUARTO COMPETENCIA ARTÍCULO VIGÉSIMO TERCERO: COMPETENCIA LIBRE Y LEAL. La Fiduciaria mantendrá un mercado basado en una libre y leal competencia, para lo cual deberán abstenerse de realizar cualquier acto que sea calificado como de competencia desleal. ARTÍCULO VIGÉSIMO CUARTO: DIFUSIÓN DE INEXACTITUDES O FALSEDADES. Constituyen actos de competencia desleal la difusión de rumores o versiones falsas o inexactas relativos a la situación o a la conducta de otras entidades fiduciarias. ARTÍCULO VIGÉSIMO QUINTO: CREACIÓN DE CONDICIONES ARTIFICIALES. Los miembros de la Junta Directiva, directivos, representantes legales y funcionarios de la Fiduciaria se abstendrán de realizar, directa o indirectamente, prácticas que artificialmente mejoren la presentación o el resultado de sus productos. ARTÍCULO VIGÉSIMO SEXTO: DECLARACIONES Y COMENTARIOS. Los miembros de la Junta Directiva, directivos, representantes legales y funcionarios de la Fiduciaria deberán tener siempre presentes, al hacer declaraciones públicas o comentarios públicos o privados, las consecuencias que éstos pueden acarrear al mercado. ARTÍCULO VIGÉSIMO SÉPTIMO: OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN. La Fiduciaria deberá abstenerse de buscar por medios fraudulentos información relativa a la gestión de las entidades de la competencia. ARTÍCULO VIGÉSIMO OCTAVO: POLÍTICA EN MATERIA DE REMUNERACIONES. La Fiduciaria tiene una política clara en materia de remuneración por sus servicios, teniendo como fundamento los principios de suficiencia de la misma, sin perjuicio de la consideración de factores que la costumbre ha permitido tener en cuenta al momento de la tasación de la remuneración, tales como el volumen y la cuantía de las operaciones o negocios con un mismo cliente. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 58 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 CAPÍTULO QUINTO PRÁCTICAS CONTROLADAS Y PROHIBIDAS ARTÍCULO VIGÉSIMO NOVENO: No se tolerará un comportamiento amenazador o violento, o incluso un indicio del mismo, con colegas, clientes o proveedores. Los funcionarios de la Fiduciaria se abstendrán de exigir, sugerir o recibir remuneración o beneficio económico, cualquiera que sea la forma o denominación que se le dé, para sí o para otros, de parte de clientes, usuarios o proveedores con los cuales se tengan relaciones comerciales e institucionales. Así mismo, se abstendrán de facilitar o promover cualquier práctica que tenga como efecto la evasión o elusión fiscal, ni se podrán realizar operaciones o contratos con personas naturales o jurídicas que se presten a la evasión fiscal en la respectiva operación o contrato. Se considera deshonesto por parte de un empleado utilizar la propiedad o el buen nombre de la institución para la realización o promoción de intereses personales. Se considera censurable, la instalación o copia de programas de computación que no estén respaldados con licencias de protección a la propiedad intelectual y derecho de uso o explotación. Está prohibida la tenencia de armas de fuego, explosivos u otras armas en las instalaciones de la Fiduciaria, como también la premeditada destrucción de las pertenencias de Fiducoldex. La Fiduciaria no tolera ni el uso ni la venta de drogas ilegales en sus instalaciones ni durante el desempeño de transacciones comerciales en su nombre. Ningún empleado podrá permanecer en la Fiduciaria bajo los efectos de drogas, sustancias prohibidas o alcohol. En las actividades personales ningún funcionario puede obrar como prestamista o intermediario o asesor de intermediación de recursos, ni para el sector privado ni para el público, salvo autorizaciones específicas para el empleado, respecto de sus negocios personales, que deben ser solicitadas para levantar el conflicto de interés, y autorizadas por escrito con firmada por el representante legal y con identificación clara de las entidades, sociedades o personas objeto de la excepción. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 59 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 CAPÍTULO SEXTO SANCIONES ARTÍCULO TRIGÉSIMO: COMPETENCIA PARA SANCIONAR: Los funcionarios de la fiduciaria podrán ser sometidos a descargos y sancionados o despedidos por las violaciones a este código o al manual del SARLAFT, aplicando para el efecto la ley laboral y el reglamento de trabajo de la empresa. Si de acuerdo con la ley se requiere la decisión de la Asamblea, el representante legal o la junta Directiva convocaran para el efecto. Hasta aquí el cuerpo del Código. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 60 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 ANEXOS ANEXO UNO GLOSARIO Y TERMINOS PARTICULARES Para efectos del presente Manual se aplicarán las siguientes definiciones: CONCEPTOS GENERALES En términos generales el lavado de dinero consiste en el proceso de ocultamiento de recursos monetarios y no monetarios, tanto en moneda nacional como en moneda extranjera o convertible en la misma, y cuyo origen proviene de actividades delictivas, con el fin de buscar que después de los subsiguientes actos de simulación respecto de su procedencia, aparezcan como legítimos. El lavado de activos, que también se conoce como lavado de dinero, blanqueo o legitimación de capitales, es un fenómeno de ilícitos que puede ser utilizado para transferir, esconder, o simplemente atesorar el producto de los ilícitos de la delincuencia organizada. UTILIZACION DEL SISTEMA FINANCIERO EN EL LAVADO DE ACTIVOS Toda industria delictiva que maneja recursos en efectivo tiene graves problemas por los volúmenes en dinero que éstos representan, en la medida que no puede realizar importantes transacciones con ese efectivo sin despertar sospechas. El Lavado de Activos se realiza con el objeto de encubrir la actividad criminal con la cual está relacionado, ocultando la verdadera fuente de los fondos para que después puedan utilizarse libremente. Las entidades financieras al recibir los depósitos del público son los principales agentes para la transferencia de dinero, por lo cual resulta obvio que la fase inicial del depósito sea un instrumento fundamental para los delincuentes. Otro momento importante para la detección de operaciones sospechosas ocurre cuando los recursos ilícitos son repartidos mediante transferencias aparentemente lícitas a través de las entidades financieras. Tradicionalmente el lavado de dinero se ha examinado desde la perspectiva del negocio del narcotráfico, no obstante constituye un procedimiento que puede extenderse a otras MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 61 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 modalidades delictivas, como ocurre en el caso del secuestro, el terrorismo, la corrupción y los delitos contra la administración pública. Por ello, resulta necesario conocer en qué consiste el Lavado de Activos cuáles son las etapas que comprende, cuales son las formas frecuentes de realizarlo y cómo podemos reconocer operaciones que puedan estar encaminadas a lavar dinero de origen ilícito. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LAS ETAPAS DEL LAVADO DE ACTIVOS De acuerdo con los expertos, el Lavado de Activos es un proceso que comprende varias etapas: a) Obtención o recolección del dinero: Consiste en la recolección física de grandes cantidades de dinero en efectivo y como consecuencia de actividades ilícitas. b) Acumulación o Mezcla con Fondos de Origen Legal: Consiste en la realización de sucesivas operaciones financieras dirigidas a eliminar su rastro, o bien a que este sea más complejo de encontrar, de tal suerte que se impida conocer el verdadero origen ilícito de los dineros mediante la mezcla con dineros de origen legal. c) Integración o Inversión. Es el proceso mediante el cual el dinero líquido se convierte en bienes tanto muebles como inmuebles o en negocios de fachada. Al efecto, se utilizan mecanismos como traspasar los fondos a organizaciones o empresas, legales sin vínculos aparentes con el delito organizado. Este proceso de lavado sirve a tres propósitos substanciales: formar un rastro de papeles y transacciones complicado, hacer ambiguo el origen y propiedad del dinero y mezclar dineros ilegales con transacciones financieras legítimas. Cada vez que se imponen más medidas de control para las transacciones en efectivo, los dineros ilegales tienden a salir del país por otros conductos, especialmente a través de los giros bancarios a lugares donde las transacciones financieras se vigilan menos rigurosamente, tratando de confundir muchas veces las huellas electrónicas de las transferencias de dinero. En los últimos años se han identificado las actividades terroristas como una parte del lavado de activos. En ese caso, el proceso puede tener una etapa de obtención y manejo de recursos lícitos, que posteriormente se destinan a financiar actividades terroristas y por tanto se han calificado como parte del lavado de activos en forma nacional o internacional. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 62 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 ALCANCE Y EFECTOS DEL LAVADO DE ACTIVOS El lavado de activos coloca en riesgo legal (de incumplimiento normativo), reputacional (de imagen), operativo (pérdidas por deficiencias), y de contagio (relación con terceros) a la Fiduciaria, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera, al ser utilizada para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes o destinados a actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a los mismos. Además, los funcionarios que intervienen en el lavado, por acción u omisión en sus deberes, pueden verse comprometidos en forma personal y patrimonial, como partícipes de un delito o como responsables del daño económico causado a la entidad. Por ello, las medidas de prevención y control de lavado de activos deben ser aplicados al conocimiento de los clientes y a las operaciones y actividades con los mismos. TERMINOS DENTRO DEL CONTEXTO DEL NEGOCIO FIDUCIARIO BENEFICIARIO: Si bien en términos generales es quien recibe un beneficio o utilidad de algo, en el contexto del negocio fiduciario y del presente Manual de Prevención al Lavado de Activos de FIDUCOLDEX, este término tiene un contenido específico: Beneficiario del contrato fiduciario es aquella parte del contrato en cuyo favor se cumple la finalidad perseguida y a la cual deben ser transferidos los bienes remanentes en la liquidación del fideicomiso. La parte beneficiaria puede estar formada por una o más personas, natural o jurídica. El FIDECOMITENTE puede ser a su vez BENEFICIARIO. Para efectos del Manual de Lavado de Activos tanto el fideicomitente como los beneficiarios, que hacen parte de un contrato de fiducia, son considerados como clientes. BIENES FIDEICOMITIDOS: Los bienes y derechos que integran el patrimonio autónomo, bien sea que hayan sido aportados inicialmente o que ingresen en desarrollo del contrato. ENCARGO FIDUCIARIO Contrato mediante el cual una parte normalmente denominada el contratante o el mandante, encarga a la Fiduciaria la realización de una o más actividades específicas, para lo cual le entrega la administración de bienes o derechos, sin transferencia de propiedad, con el fin de que la fiduciaria cumpla una finalidad específica. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 63 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 FIDEICOMITENTE: Aquella parte de un contrato fiduciario que entrega a LA FIDUCIARIA los bienes o recursos para que cumpla con una finalidad determinada en el contrato. Puede estar formada por una o más personas natural o jurídica. En este manual los términos Fideicomitente y Cliente son equivalentes. FIDUCIARIA: Una entidad de servicios financieros, que tiene capacidad legal para administrar bienes de terceros, bien sea bajo la modalidad de contrato fiduciario generando con los bienes un patrimonio autónomo o separado o bien sea bajo la modalidad de encargo fiduciario. En el contexto del Manual de SARLAFT se refiere a LA FIDUCIARIA COLOMBIANA DE COMERCIO EXTERIOR S.A. FIDUCOLDEX, que se denominará simplemente FIDUCOLDEX. FIDEICOMISO: Masa o conjunto de bienes y derechos conformados para un fin específico, administrados por la sociedad FIDUCIARIA. FIDUCIA MERCANTIL: Contrato mediante el cual el fideicomitente transfiere a la FIDUCIARIA la propiedad de los bienes o derechos que conforman el denominado Patrimonio Autónomo, que se administra como un patrimonio independiente, afecto al fin establecido en el contrato. Cada Patrimonio Autónomo está separado del patrimonio de la Fiduciaria, así como está separado del patrimonio del Fideicomitente y de los otros patrimonios que administra la Fiduciaria. TERMINOS PARTICULARES DEL MANUAL ALERTA: Hecho, acción, circunstancia o situación que ha sido identificada como de especial atención, para prevenir el lavado de activos o para activar el seguimiento y análisis de un cliente o de una operación. CLIENTE(S): Las personas naturales o jurídicas vinculadas a la Fiduciaria con cualquier relación de origen legal o contractual para la prestación de algún servicio o de algún producto de la misma. Para este manual el término cliente es sinónimo de Fideicomitente y de Beneficiario del contrato de fiducia. CLIENTE DE CLIENTE: Son las personas con las cuales un fideicomiso establece una relación contractual, como por ejemplo los acreedores, proveedores y compradores de un fideicomiso, que toman posición contractual frente a éste. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 64 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 CONOCIMIENTO DEL CLIENTE: Proceso mediante el cual la Fiduciaria analiza un cliente frente al Sistema de Prevención de Lavado de Activos. CONTROL DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO: Es la información que se debe recopilar y reportar por las transacciones en dinero en efectivo realizan los clientes, que superan los montos establecidos en las normas regulatorias. (Transacción individual de $10.000.000 o $USD 5.000, o su equivalente en otras monedas, o $50.000.000 o USD$50.000, o su equivalente en otras monedas en transacciones múltiples por o en beneficio de una misma persona) EOSF: Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. LAVADO DE ACTIVOS: En términos sencillos, el lavado de activos consiste en el proceso de ocultación de dinero de origen ilegal en moneda nacional o extranjera y los subsiguientes actos de simulación respecto de su origen, para hacerlo aparecer como legítimo. Actualmente se incluyen específicamente dentro del lavado de activos la destinación de recursos a la realización de secuestros, actividades terroristas y a la corrupción y delitos contra la administración pública. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO: Funcionario responsable de verificar y orientar la adecuada observancia de los procedimientos y normas legales sobre SARLAFT de acuerdo con lo establecido en las regulaciones emitidas por la Superintendencia Financiera de Colombia. OPERACIONES: Actividades mediante las cuales la Fiduciaria recibe o entrega bienes de contenido económico a un cliente o a un usuario. Toda operación debe tener un registro contable. Para efectos de la gestión de riesgo de lavado de activo las operaciones fiduciarias que se consideran más expuestas al lavado son aquellas donde se produce transferencia de bienes bien sea que el Fiduciario actúe como recaudador, adquirente, girador o pagador. En los contratos de fiducia las operaciones que se consideran más expuestas son el aporte o entrega de bienes, la generación de ingresos, egresos y la liquidación de beneficios o pérdidas OPERACIONES INUSUALES: Son aquellas operaciones cuya cuantía o características, no guardan relación con la actividad del contrato fiduciario o del cliente o se salen de los procedimientos de normalidad establecidos para el mismo. OPERACIONES SOSPECHOSAS: Toda operación realizada por una persona natural o jurídica, que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 65 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 normales de los negocios de una industria o sector determinado y que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no haya podido ser razonablemente justificada. La operación sospechosa será calificada mediante el procedimiento que se establece en el Manual. PROPUESTAS O NEGOCIOS RECHAZADOS: La propuesta de una persona de realizar una un negocio que finalmente no se lleva a cabo, con ocasión de los sistemas de alerta o de las políticas de gestión de riesgo. SEGMENTACION DE MERCADO: Segmento o clase de mercado dentro el cual se inscribe cada cliente de acuerdo con los criterios que se indican en el Manual. SEÑALES DE ALERTA: Son hechos, situaciones, eventos, cuantías o indicadores financieros que la experiencia nacional e internacional ha identificado como elementos de juicio a partir de los cuales se puede inferir la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo que la entidad en el giro ordinario de sus operaciones ha determinado como normal. Estas señales de alerta deben considerar la naturaleza específica de cada entidad, las diversas clases de productos o servicios que ofrece, los niveles de riesgo, cualquier otro criterio que a su juicio resulte adecuado y los demás mecanismos e instrumentos señalados en el presente capítulo. SARLAFT: Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo. TERCEROS RELACIONADOS: Son personas que no tienen ninguna de las calidades de Cliente, Cliente de Cliente ni Usuario, pero que tienen intereses o vinculaciones de importancia en relación con el Fideicomitente. Se califican como tales los Representantes Legales de las personas Jurídicas clientes y las demás funcionarios que específicamente se fijen como tales en el análisis inicial de un negocio fiduciario. TIPOLOGÍAS DEL LAVADO DE ACTIVO: Metodologías empleadas regularmente para el lavado de activos. UIAF: Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero. USUARIO: Son aquellas personas naturales o jurídicas a las que sin ser clientes de la Fiduciaria ni de un Fideicomiso, la Fiduciaria les presta algún tipo de servicio de carácter MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 66 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 estable. Son usuarios los destinatarios de los giros que realice directamente la Fiduciaria, por cuenta del fideicomitente, aunque no tenga con ellos ninguna relación contractual. El sistema de prevención de la entidad debe llegar a las operaciones con éstas personas, aunque en ningún se les aplica la misma regulación de los clientes. La prevención en el caso de los usuarios se orientará a verificación de sus datos contra las bases de datos obligatorias a voluntariamente utilizadas para la prevención. Cuando la relación con el usuario consista en pagos o giros realizados a través del sistema bancario el destinatario del pago no se entenderá como usuario de la Fiduciaria sino del respectivo banco, toda vez que es el banco el que le presta el servicio de pago. La gestión de riesgo en el caso de los usuarios se orientará a verificación de sus datos contra las bases de datos obligatorias a voluntariamente utilizadas para la prevención. Cuando la relación consista en pagos o giros a través del sistema bancario el destinatario del pago no se entenderá como usuario de la Fiduciaria sino del respectivo banco, toda vez que es el banco el que le presta el servicio de pago. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 67 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 ANEXO DOS CATALOGO DE SEÑALES DE ALERTA Y OPERACIONES INUSUALES GENERALES SEÑALES DE ALERTA Las señales de alerta que se presentan a continuación indican una situación o indicador que deben ser tenidos en cuenta por los funcionarios de la Fiduciaria, los cuales deben ser reportados en el formato correspondiente para ser evaluados por el área de SARLAFT. Área Comercial en el momento de la Vinculación: 1. El cliente entrega información insuficiente, sin justificación 2. El Cliente entrega información que no es posible confirmar 3. El cliente se muestra renuente o molesto al solicitársele una adecuada identificación o el diligenciamiento de los formatos requeridos. 4. Variaciones de ingresos en porcentajes superiores a los correspondientes a la actividad económica desarrollada, sin justificación. 5. Incrementos patrimoniales no acordes al desarrollo de la actividad económica declarada, sin justificación. 6. El cliente o sus representantes legales aparecen investigados penal o disciplinariamente Para personas jurídicas que: 1. Tienen nuevos propietarios, han sido adquiridas con dificultades económicas, cambian su naturaleza y presentan en corto lapso utilidades desbordadas. 2. Tienen como propietarios o directivos, personas de estratos bajos y con dificultades económicas y que manejan grandes volúmenes de dinero. 3. Han sido constituidas con bajos capitales, recibiendo poco después grandes sumas de inversión, principalmente extranjera. 4. Realizan grandes inversiones no obstante haber sido creadas muy recientemente. 5. Reciben ingresos no operacionales por mayor cuantía que los ingresos operacionales. 6. Tienen un capital suscrito muy bajo y/o un desarrollo del objeto social muy amplio. 7. Tienen en común socios, gerentes, administradores o representantes legales con otras personas jurídicas o empresas (outsourcing). MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 68 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 Para personas naturales o jurídicas que: 1. Actúan a nombre de terceros intentando ocultar la identidad del cliente o usuario real. 2. Adicionan o cambian de beneficiarios de títulos valores en forma frecuente. 3. Fraccionan transacciones para evitar requerimientos de documentación y/o presentación de declaración de operaciones en efectivo. 4. Amenazan o intentan sobornar al empleado de la entidad con el fin de que acepte información incompleta, falsa o para que no diligencie el formulario de registro de información. 5. Inicialmente realizan transacciones por montos bajos, pero al corto tiempo las incrementan en altas cantidades. 6. Invierten demasiado dinero, sin importar la rentabilidad y fingen ignorancia con respecto al mercado. 7. Realizan múltiples operaciones en efectivo en la misma o en diferentes oficinas. 8. Son personas ajenas a la entidad quienes tienen firma registrada para el manejo financiero. 9. Poseen gran solvencia económica y sin embargo les resulta difícil la consecución de referencias o codeudores. 10. Cancelan anticipadamente títulos dándole muy poca o ninguna importancia a las pérdidas financieras. 11. Son presentados por una sucursal, filial o banco extranjero con sede en paraísos financieros. 12. Permiten que una entidad financiera remate sus bienes. 13. Realizan operaciones en cantidades o valores no acordes con su actividad económica. 14. Realizan transferencias múltiples de grandes cantidades de dinero a otras ciudades o países y dirigidas a diferentes beneficiarios. 15. Registran la misma dirección y/o teléfono de otras personas con las que no tienen relación aparente. 16. Cambian frecuentemente sus datos, verbigracia dirección, teléfono, ocupación, etc. 17. Cambian repentina e inconsistentemente las transacciones y formas de manejo del dinero. 18. Posean número de identificación correspondiente a un empleado retirado por manejos fraudulentos. 19. Definen su actividad económica como “independiente” y manejan grandes cantidades de dinero. 20. Compran y pagan en efectivo, cartas de crédito. 21. Se niegan a soportar una operación o a actualizar la información básica. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 69 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 22. Intentan realizar operaciones con dinero falso. 23. Diligencian los formularios o formatos con letra ilegible o amañada. 24. Solicitan que se les exonere del reporte individual sin tener derecho a ello. 25. Son recomendadas por usuarios o clientes que exhiben actitudes poco confiables. 26. Son turistas extranjeros y en su pasaporte aparece que han ingresado varias veces al país y permanecen en él por largas temporadas. 27. Adquieren productos financieros o sostienen relaciones comerciales en un barrio o localidad diferente y distante a la sede de los negocios del cliente y/o a su lugar de residencia. 28. Exigen ser atendidos o manifiestan marcada preferencia por un específico asesor comercial de la entidad. 29. Suministran información falsa, de difícil verificación o insuficiente. 30. Se muestran renuentes o molestos cuando se les solicita una adecuada identificación o el diligenciamiento de los formatos obligatorios para poder realizar ciertos tipos de operaciones. 31. Se muestran nerviosos, al preguntárseles la información requerida, dudan en las respuestas y/o traen escrita la información solicitada. 32. Ofrecen productos o servicios por precios por debajo de los costos Normales del mercado, o de compra más elevados. 33. Cambian frecuentemente billetes de baja denominación por billetes de alta denominación y viceversa. 34. Son clientes espontáneos sin vinculación con el sector financiero. Empleados o funcionarios de la entidad que: 1. Tramitan frecuentemente operaciones con excepciones, evaden los controles internos o de aprobación establecidos. 2. Tienen un estilo de vida que no corresponde con el monto de su salario. 3. Impiden que otros compañeros de trabajo atiendan a determinados clientes. 4. Sean renuentes a disfrutar vacaciones, a aceptar cambios de su actividad o promociones que impliquen no continuar ejecutando las mismas actividades. 5. Se ausentan del lugar de trabajo con frecuencia. 6. Permanecen frecuentemente en la oficina más allá de la hora de cierre o concurren a ella por fuera del horario habitual. 7. Se descuadran con frecuencia en caja dando explicación insuficiente o inadecuada. 8. Son asesores comerciales que aparentan no conocer un cliente frecuente. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 70 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 9. Son asesores comerciales que no soportan debidamente la información de vinculación del cliente. 10. Son asesores comerciales que vienen de otra entidad con sus “Clientes” y con dedicación casi “exclusiva” a ellos. OPERACIONES INUSUALES Son inusuales aquellas operaciones cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica de los clientes, o que por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos para determinado rango de mercado. Generales Se catalogan como operaciones inusuales 1. Las donaciones, los aportes o inversiones a fideicomisos constituidos, de personas naturales o jurídicas que no quieran ser identificados o que sean renuentes a cumplir con los requisitos estipulados dentro de los procedimientos de conocimiento de cliente. 2. Las que excedan los presupuestos que la Fiduciaria debe controlar en el negocio, cuando el negocio funcione bajo el control de un previamente asignado presupuesto. 3. Se consideran inusuales todas las transacciones que se realicen con un cliente a partir de la fecha en que el cliente haya ingresado en las listas OFAC o en cualquiera otra de las bases de datos que consulte o decida consultar en el futuro FIDUCOLDEX. 4. Las que establezca el Comité de Cumplimiento. A la fecha el Comité de Cumplimiento ha establecido como inusuales las siguientes operaciones: 1. Clientes que intenten ejecutar gastos o inversiones por encima de los presupuestos, o del incentivo modular. Esta alerta queda en cabeza del Ejecutivo de Vicepresidencia Operativa debido a que aplica a Alianzas Productivas. 2. Beneficiarios que soliciten el giro de recursos a terceras personas, sin justificación. En este caso la alerta operará con los mismas bases de las transacciones en efectivo, es decir: Operaciones individuales de más de $10.000.000 o más de $USD 5.000 y transacciones múltiples por o en beneficio de una misma persona, que durante un mes calendario, en MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 71 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 conjunto superen $50.000.000 o $USD 50.000. Esta alerta debe realizarla el Director de Operación Bancaria debido a que se puede detectar en la operación de transferencias bancarias y pagos. Por tipologías: Se entenderá que hay una operación inusual cuando se tipifique una de las TOPOLOGÍAS DEL LAVADO DE ACTIVOS. Se entiende por topologías las actividades características que se presentan regularmente y que corresponden a las modalidades utilizadas para el lavado de activos. De acuerdo a los estudios realizados por la UIAF, se han identificado algunas señales de alertas aplicables a todos los productos fiduciarios como son: Tipologías Generales 1. Constitución de encargos fiduciarios con dinero en efectivo por un alto valor. 2. Realización de transacciones sin tener conocimiento de las características, el producto, como rentabilidad, plazos y sanciones. 3. Solicitud de certificados con destino a varias entidades, luego de constituir el contrato de fiducia. 4. Inconsistencias entre el capital de la empresa y el monto del proyecto. 5. Pago a proveedores diferentes a los establecidos en los presupuestos de obra 6. Operaciones con similares características en cuanto a monto o frecuencia de transacciones en diferentes encargos fiduciarios. 7. Carencia de vínculos o antecedentes con el sistema financiero. Algunas formas para limpiar dinero ilícito: 1. Comprar premios: una de las formas que usan las organizaciones delictivas para sustentar el origen de sus recursos consiste en comprar a los ganadores iniciales premios de loterías o los que se obtienen en concursos, de esta forma limpian el dinero. También hay quienes dicen que se ganaron un premio en el exterior y lo justifican con documentación falsa. 2. Vender arroz de mala calidad: a través de una empresa que factura arroz supuestamente de buena calidad, justifican ingresos que no son reales, pues lo que venden son subproductos del cereal (como cristales y arroz partido), así como grano de contrabando. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 72 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 3. Recibir el pago en especie: en vez de recibir dinero en efectivo por la actividad ilícita, al delincuente le cancelan con mercancías que ingresan de contrabando o incluso legalmente al país, para luego venderlas y en ese momento recuperar su dinero. 4. Exportar mercancía y después volverla a traer: con esta tipología se busca una ganancia doble, pues no solo se justifica el ingreso de los dólares resultado de la exportación, sino que además al recuperar la mercancía, que entra como contrabando, la venden dentro del país. 5. Usar fiduciarias: se constituye un encargo fiduciario para que la entidad realice inversiones y así poder mantener el anonimato. Otra alternativa es comprar bienes lícitos y darlos en administración a una fiducia, lo que les da un respaldo para acercarse al sector financiero. 6. Disminuir deuda de empresas: los lavadores buscan compañías legales con historia comercial y financiera reconocida y con problemas de deudas, para capitalizarlas. De esta manera mezclan su dinero con un capital legal. Otra alternativa consiste en decir que se va a traer inversión extranjera directa para una empresa local. Topologías, según la clase de Fiducia. Fiducia en garantía 1. Constitución de patrimonios autónomos de fiducia en garantía, sobre los cuales no se soliciten certificados. 2. Adquisición reciente de bienes, mediante transacciones por montos inusuales (muy por encima o muy por debajo de su valor real). 3. Fiducia en garantía con bienes ilícitos, con el fin de dar apariencia de legalidad al mismo, compran bienes que son entregados a una fiducia en garantía, mecanismo que les permite contar con respaldo para la solicitud de productos financieros. Fiducia Inmobiliaria o de administración relacionada con inmuebles 1. Sobre valoración de lotes o de construcciones cuyas características no son acordes con las características del sector. 2. Cesión de beneficios del constructor a terceros. 3. Inconsistencias en los precios de las unidades del proyecto y su localización o especificaciones técnicas. 4. Compra de unidades del proyecto en efectivo y sin solicitar créditos a instituciones financieras. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 73 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 5. Venta o cesión de la propiedad a un tercero antes o en el momento de la entrega del inmueble. 6. Compra de varias unidades del proyecto por parte del mismo inversionista. 7. Financiación de la cuota inicial en pagos que superan la capacidad económica del comprador. 8. Inconsistencias en las características jurídicas de propiedad del inmueble objeto del negocio fiduciario (propiedad, posesión, tenencia). Fiducia de Titularización 1. Inmuebles que han sido comprometidos en procesos de extinción de dominio o antiguos propietarios con antecedentes judiciales. 2. Titularización de bienes extraños o de difícil cuantificación. Cualquier funcionario en conocimiento de una operación inusual debe reportarlas al Oficial de Cumplimiento. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 74 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 ANEXO TRES RELACION DE TEXTOS LEGALES Y CONVENIOS RELACIONADOS CON EL LAVADO DE ACTIVOS 1. REGULACIÓN PARA EL SECTOR FINANCIERO La Superintendencia Financiera mediante el Capítulo Décimo Primero del Título Primero de la Circular Básica Jurídica Nº 07 de 1996, a la que ha incorporado las distintas modificaciones sobre la regulación, establece las reglas relativas a la Prevención del Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo. En esta Circular fija los criterios e imparte las instrucciones respecto a los mecanismos de prevención, en desarrollo de los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. Mediante la anterior normativa se establece el deber de las entidades financieras de adoptar y poner en práctica metodologías y procedimientos propios dentro de un Sistema Integral de Prevención del Lavado de Activos y de establecer un Manual de Procedimientos y un Código de Conducta, que se adopte por la Junta Directiva de la Entidad Financiera. Es preciso finalmente destacar la obligatoriedad que tienen todos los funcionarios de FIDUCOLDEX de conocer este manual, y la responsabilidad personal que asiste a cada uno en relación con el cumplimiento del mismo. 2. TIPIFICACION DEL DELITO CODIGO PENAL El Código Penal en el artículo 323, modificado por la ley 1121 de 2006, establece: “El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de ocho (8) a veintidós (22) años y MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 75 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 multa de seiscientos cincuenta (650) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales vigentes.” 3. LEGISLACIÓN NACIONAL SOBRE EL SISTEMA FINANCIERO EN LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS. • Decreto 1872 de 1992. Dispuso la obligación de las instituciones sometidas al control de la Superintendencia Bancaria ( Hoy Superintendencia Financiera de Colombia ) a adoptar medidas de control, para evitar que en la realización de sus operaciones puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión y aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las actividades o transacciones y fondos vinculados con las mismas. • Ley 67 de 1993. “Por medio de la cual se aprueba la convención de Naciones Unidas contra el Tráfico Ilícito de Estupefacientes y Sustancias Psicotrópicas”, o Convención de Viena de 1988. • Ley 190 de 1995. Dispone como una de las funciones de la Superintendencia Bancaria (hoy Superintendencia Financiera de Colombia) ejercer el control de lavado de activos. • Decreto 1552 de 1995. Crea la Unidad de Prevención de Lavado de Activos en la Superintendencia Bancaria (hoy Superintendencia Financiera de Colombia). • Ley 365 de 1997.- Establece el deber de las entidades financieras de controlar las operaciones en efectivo. • Ley 526 de 1999. El Gobierno creó como una unidad especial la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), que es una unidad de información de activos financieros, independiente de la Superintendencia Financiera, la cual actúa en el análisis de los casos surgidos de la información reportada por las entidades financieras, para determinar aquellos que pueden dar lugar a investigación por la Fiscalía General de la Nación. • Ley 898 de 2004. Aprobó la Convención Interamericana contra el Terrorismo, en la que cada estado parte se comprometió a tomar las medidas para asegurar que su legislación penal referida al lavado de dinero incluya como delitos determinantes del lavado de dinero MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 76 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO los establecidos en la citada Convención. contemplado como una parte del terrorismo. VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 En esta Convención el narcotráfico es • Ley 1017 de 2006. Aprueba el “Convenio sobre blanqueo, detección, embargo y confiscación de los productos de un delito”. firmado en Estrasburgo el 8 de noviembre de 1990, y aprobado por ésta ley en Colombia, compromete al Gobierno a adoptar mediadas de confiscación de los instrumentos o productos de un delito. • Ley 1121 de 2006. Por la cual se dictan normas para la prevención, detección, investigación y sanción de la financiación del terrorismo y otras disposiciones, actualiza las normas del EOSF, el tipo penal correspondiente al lavado de activos y las obligaciones de reserva sobre la información reportada. • Resolución No 11880 de octubre 2007. Emitida por el Director General de la Unidad Administrativa Especial DIAN, el propósito de esta norma es regular todo lo pertinente a la entrada y salida de divisas y moneda legal colombiana en efectivo por un monto superior a diez mil dólares de los Estados Unidos de América (US $10.000) o su equivalente en otras monedas o títulos representativos. • Circular 061 de diciembre 2007. Emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia, modifica el Capitulo Décimo Primero del Título I de la Circular Básica Jurídica adoptado mediante la Circular Externa 022 de 2007 denominado “Instrucciones Relativas a la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo”. Esta norma prorroga los plazos del Cronograma de SARLAFT al 01 de julio de 2008 y sus anexos I, II, II, IV, V y VI, rigen a partir del 01 de abril de 2008. Así mismo presenta algunas modificaciones de contenido. • Resolución No 285 de diciembre 2007. Por la cual se impone a los depósitos públicos y privados; sociedades de intermediación aduanera; sociedades portuarias; usuarios de zona franca; empresas transportadoras; agentes de carga internacional; usuarios aduaneros permanentes y usuarios altamente exportadores, la obligación de reportar los ROS (Reporte de Operaciones Sospechosas) y Transacciones individuales en efectivo que superen los Diez Millones de Pesos ($10.000.000), de manera directa a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF). • Circular 026 de junio de 2008. Emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia, modifica el Capitulo Décimo Primero del Título I de la Circular Básica Jurídica adoptado MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 77 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 mediante la Circular Externa 022 y 061 de 2007 denominado “Instrucciones Relativas a la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo”. Esta norma prorroga los plazos del Cronograma de SARLAFT al 01 de octubre de 2008 y sus anexos I, II, II, IV, V y VI, rigen a partir del 01 de octubre de 2008 y 01 de enero de 2009. Así mismo presenta algunas modificaciones de contenido. • Decreto 4449 de noviembre 25 de 2008. Omisión de control. El empleado o administrador de una institución financiera o de cooperativas que ejerzan actividades de ahorro y crédito que, con el fin de ocultar o encubrir el origen ilícito del dinero, omita el cumplimiento de alguno o todos los mecanismos de control establecidos por el ordenamiento jurídico para las transacciones en efectivo incurrirá, por esa sola conducta, en prisión de (38) A (128) meses y multa de ciento treinta y tres punto treinta y tres (133.33) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes. • Decreto 4336 de noviembre 17 de 2008. Tipificación de la captación masiva y habitual de dineros. El que desarrolle, promueva, patrocine, induzca, financie, colabore, o realice cualquier otro acto para captar dineros del público en forma masiva y habitual sin contar con la previa autorización de la autoridad competente, incurrirá en prisión de ciento veinte (120) a doscientos cuarenta (240) meses y multa hasta de cincuenta mil (50.DOO)salarios mínimos legales mensuales vigentes. Si para dichos fines el agente hace uso de los medios de comunicación social u otro de divulgación colectiva, la pena se aumentará hasta en una cuarta parte. • Circular Externa 008 de marzo de 2009. Superintendencia Financiera. Cuentas de Ahorro Electrónicas. Mediante esta circular se modifica y adiciona el Título I, Capítulo Décimo Primero de la Circular Básica Jurídica “Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo” • Ley 1288 de 2009. La presente ley tiene por objeto fortalecer el marco legal que permite a los organismos que llevan a cabo actividades de inteligencia y contrainteligencia cumplir adecuadamente con su misión constitucional y legal, estableciendo los límites y fines de sus actividades, los principios que las rigen, los mecanismos de control y supervisión, la regulación de sus bases de datos, la protección de sus miembros, la coordinación y cooperación entre sus organismos y los deberes de colaboración de las entidades públicas y privadas entre otras disposiciones. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 78 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 4. RECOMENDACIONES BÁSICAS DE LOS SISTEMAS INTERNACIONALES En desarrollo de la Convención de Viena de 1988, que entró en vigencia en Colombia con la ley 67 de 1993, “Por medio de la cual se aprueba la convención de Naciones Unidas contra el Tráfico Ilícito de Estupefacientes y Sustancias psicotrópicas”, varias instituciones recomendaron medidas para prevenir la utilización del sistema financiero en el blanqueo del dinero ilegal. Los documentos en los cuales constan tales acuerdos son: La Declaración del Principios de Basilea acordada el 12 diciembre de 1988, el informe del 6 de febrero de 1990, del Grupo Especial de Expertos Financieros sobre blanqueo de capitales; la Directiva 109 de junio de 1991 del Consejo de las Comunidades Europeas; la Conferencia del Consejo de Europa de Septiembre de 1992 y el Reglamento Modelo de la CICAD (Convención Interamericana de Abuso a las Drogas) aprobado por la Asamblea General de la Organización de Estados Americanos. En la Asamblea General de Nueva Delhi (India) en 1997, se hizo un llamado urgente a los países miembros que no lo hubieran hecho, a ratificar la Convención de las Naciones Unidas contra el Tráfico Ilícito de Drogas y Sustancias Psicotrópicas con el fin de unificar esfuerzos contra el lavado de dinero. 5. LAS RECOMENDACIONES DEL GAFI Los países integrantes del Grupo de los 7, crearon el GRUPO DE TRABAJO DE ACCION INTERNACIONAL SOBRE BLANQUEO DE CAPITALES GAFI). Las Cuarenta Recomendaciones del GAFI fueron presentadas en 1990 como una iniciativa para combatir la utilización del sistema financiero por personas que realizaban lavado del dinero obtenido por droga. En 1996 la aplicación de las Recomendaciones se extendió más allá del tráfico de drogas hasta en los crímenes de gran importancia y se realizaron muchos otros cambios, basados en la experiencia ganada y reflejando los cambios ocurridos en el problema de lavado de dinero. Además, entre 1990 y 1995 se formuló un número importante de Documentos Explicativos cuya intención era proporcionar una guía más detallada de los aspectos de las Recomendaciones. Las recomendaciones han sido aprobadas por más de 130 países y son ampliamente aceptadas como el estándar principal contra el cual varios países de diferentes partes del mundo han sido asesorados a través de la evaluación mutua y procedimientos de asesoramiento personal. Es de conocimiento que los países tienen sistemas legales y financieros diferentes, y que por lo tanto, no todos pueden tomar medidas idénticas. En MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 79 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 consecuencia, las recomendaciones trazaron los grandes principios o estándares con respecto a los cuales los países deben tomar acción. Sin embargo, no se realiza intento alguno para reglamentar cada detalle y ya que se cumplen los estándares mínimos, los países pueden implementar estas medidas de acuerdo a sus circunstancias particulares y marcos constitucionales, aunque cada jurisdicción debe ser capaz de demostrar que su régimen contra el lavado de dinero es efectivo. El GAFI anunció grandes cambios a sus estándares mundiales antilavado relacionados con políticas y procedimientos que deben implementar los sectores público y privado para un eficiente control antilavado. Recientemente se han establecido las Nueve Recomendaciones especiales que hacen referencia a la lucha contra el terrorismo: 1. Ratificar y ejecutar las resoluciones y convenciones de las Naciones Unidas contra la financiación del terrorismo 2. Tipificar como delito fuente la financiación del terrorismo y del blanqueo. 3. Congelamiento y decomiso de activos que procedan, se utilicen o se intentan utilizar o destinar a actos terroristas. 4. Extender el reporte de operaciones sospechosas a actividades terroristas. 5. Profundizar la cooperación internacional para el intercambio de información judicial y de inteligencia y la extradición de personas con actividades terroristas. 6. Regular y controlar efectivamente los sistemas de envíos de fondos. 7. Mejorar la información que las instituciones financieras proveen sobre transferencias por cable. 8. Implementar regulación para vigilar y controlar organizaciones sin ánimo de lucro. 9. Correos de efectivo, detectar el transporte físico transfronterizo de dinero en efectivo e instrumentos negociables al portador. 6. LEY USA PATRIOT El 26 de octubre de 2001 en Estados Unidos se promulgó la ley Patriot, la cual “requiere que las instituciones financieras, incluso de las empresas de servicios monetarios tales como las que envían remesas, establezcan programas contra el lavado de dinero y verifiquen la identidad de sus clientes” para asegurar que los fondos no se provean para facilitar actividades terroristas. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 80 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 7. NUEVA LEY AMERICANA FRENTE A LOS FRAUDES CONTABLES (LEY SARBANESOXLEY – JULIO 30, 2002) Esta ley resultó muy importante en el tema de Lavado de dinero y activos, para casos de ilícitos de carácter corporativo, que se están investigando bajo la modalidad de lavado de activos, asociados a transferencias ilícitas realizadas entre una casa matriz ubicada en Estados Unidos y algunas filiales ubicadas en paraísos o sitios off-shore. Incluyen delitos como el fraude contable, la corrupción a la justicia, la corrupción administrativa, dentro del tema de lavado de activos. 8. CONVENIOS, ACUERDOS Y DECLARACIONES DE PRINCIPIOS DEL SECTOR FINANCIERO COLOMBIANO FRENTE AL LAVADO DE ACTIVOS El Gobierno Nacional, la Asociación Bancaria y las entidades financieras de Colombia, han promovido acciones tendientes a la prevención del lavado de activos por parte de las entidades financieras, entre las cuales se han formalizado las siguientes: • • • • • Acuerdo sobre el papel del sistema financiero en la detección, prevención y represión de movimientos de capitales ilícitos (octubre 21 de 1992). Comité de Administración del Riesgo de la Asobancaria (1994) Convenio con la Fiscalía General de la Nación sobre suministro de información del sector financiero para fines investigativos de competencia del ente estatal. Acuerdo de la Junta Directiva de la Asobancaria sobre el papel del sistema financiero en la detección, prevención y represión del movimiento de capitales ilícitos. Declaración de principios y acciones del sector financiero frente al blanqueo de activos. Finalmente, se advierte que el sector financiero actúa como base de una cadena de valor, en la cual evalúa y analiza sus operaciones de sus clientes, para protegerse a sí mismo y al sistema en general, y a la vez para permitir que las autoridades puedan desplegar sus análisis y orientar las investigaciones a los orígenes de las actividades ilícitas con el fin de que el Estado pueda sancionar a los responsables y evitar la filtración de recursos ilícitos en la economía del País. BIBLIOGRAFÍA Circular Básica Jurídica 007 de 1996 Superintendencia Financiera Señales de Alerta, Marzo de 2005 MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 81 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 Análisis de Ros y Tipológicas del Sector Fiduciario, UIAF El Sector Financiero Colombiano Frente al Lavado de Activos, Asociación Bancaria y de Entidades Financieras de Colombia, Asobancaria, Bogotá. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 82 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 ANEXO CUATRO FORMATOS “TODOS LOS FORMATOS RELACIONADOS SE ENCUENTRAN A DISPOSICIÓN EN LA CARPETA DEL SISTEMA DE CALIDAD DE FIDUCOLDEX” Formato FTGC01 Formato FTCR03 FTCR04 FTCR05 Denominación Ficha de descripción del negocio Denominación Formulario para conocimiento de cliente persona natural – jurídica Contenido Contiene la información general del negocio Contenido Contiene los datos generales del cliente, Cliente con información firma y huella financiera, y la lista de la documentación anexa requerida. Reporte Interno de Señal de Alerta Informe sobre u operación operación inusual inusual Formato del Sistema de Calidad Concepto de Cliente Firma Vicepresidente Comercial, Ejecutivo de cuenta, o el funcionario que presenta el negocio. Firma Datos generales, verificación de Documentos y Concepto Final Periodicidad Archivo AZ SARLAFT. Por una vez Archivo previa a la firma alfabético por del contrato. cliente Periodicidad Archivo Previa a la firma del contrato y Actualización anual AZ SARLAFT. Archivo alfabético por cliente. Funcionario que la detecte dirigida al Oficial Cuando la de Detecte Cumplimiento. Carpeta SARLAFT, Operaciones inusuales Original se remite al Área de Riesgos Coordinador de para Cumplimiento Por una vez, consolidación con aprobación previa a la firma Matriz de del de Oficial de del contrato Riesgos. Cumplimiento Copia AZ SARLAFT Archivo alfabético por MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 83 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 cliente. Formato FTCR06 Denominación Reporte Interno Sobre la integridad de las señales de alerta y operaciones Inusuales. FTCR08 Formato para declaración de operaciones en efectivo FTAR10 Formato de certificación de bienes, rentas y actividad económica privada Contenido Firma Periodicidad Vicepresidentes, Certificación sobre Gerentes, no haber conocido Trimestral Directores y señales de alerta Coordinadores Datos de la persona en nombre de la cual se hace la transacción y del beneficiario de la misma Información financiera de los funcionarios que se cataloguen dentro de la clasificación de PEP´S Persona quien realiza la operación Funcionario catalogado como PEP Archivo Carpeta controles oficial de cumplimiento Por cada operación en efectivo superior Carpeta a operaciones $10.000.000.oo o US$5.000.oo Semestral Carpeta controles oficial de cumplimiento MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 84 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 CONTROL DE DOCUMENTOS NRO. VERSION FECHA 1 31 de agosto de 2005 2 1 de octubre de 2006 3 2 de junio de 2008 OBSERVACIONES Versión inicial Modificaciones incorporadas de conformidad con lo aprobado en sesión Nro. 184 de Junta Directiva. Inicio de vigencia octubre 1 de 2006 Modificaciones atendiendo a la Superfinanciera para actualizar el Sarlaft, vigente desde junio 2 de 2008. Modificaciones atendiendo a la Superfinanciera para actualizar el sistema para la prevención al lavado de activos y financiación al terrorismo - "SARLAFT". Aprobado Acta Junta Directiva 211 del 27 de marzo de 2009. 4 31 de enero de 2009 5 29 de mayo de 2009 6 4 de mayo de 2010 7 1 de junio de 2010 8 3 de agosto de 2010 9 7 de diciembre de 2010 Se incluyen políticas para el mejoramiento del proceso de Conocimiento del Cliente, Incumplimientos al Manual Sarlaft, Infraestructura Tecnológica y cambios en formularios de vinculación. Se presentan para actualización, los formatos: FTCR03, FTCR12 y FTCR05. Se incluyó en el capítulo 3.7. el reporte externo de productos ofrecidos. Así mismo, en el anexo 3, se incluyeron algunas normas relacionadas con el SARLAFT. Se agregaron los siguientes puntos: a) Dentro de la lista de productos de la Fiduciaria se incluyó: “Fiducia con recursos del Sistema General de seguridad social (pasivos pensionales)”. B) Consulta en Centinela de personas a vincularse como agregados comerciales y personal local de las oficinas de Proexport C) Procedimiento para vinculación para entidades públicas por licitación. Se modifica código formatos inscripción de proveedores FTJA10 y FTJA11. Se incluyen los formatos de conocimiento del cliente FTCR15 para negocio Fomipyme y FTFC02 para el fondo de capital privado Aureos. Actualización de la estructura organizacional de la fiduciaria. Adicionar dentro de los reportes externos, el valor límite de las operaciones múltiples en efectivo (para MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 85 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO 10 4 de octubre de 2011 VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 operaciones que sumadas superen $50.000.000, o USD$50.000 o su equivalente en otras monedas). Cambios aprobados por Junta Directiva del 26 de octubre de 2010. Se eliminan los formatos FTCR14, FTCR15, FTFC01 y FTFC02 retirados del Sistema de Gestión de Calidad. Se modificó de forma integral el contenido del manual. Ajuste de procedimientos por implementación del nuevo software. la Ajuste de políticas y metodologías para las diferentes etapas del SARLAFT. Principales cambios: 11 13 de Junio de 2012 12 11 de Junio de 2013 13 4 de abril de 2014 - Cambios metodología de segmentación de clientes. - Cambios en metodología de Medición. - Cambios metodología de Control. - Modificación etapa de monitoreo - Inclusión de nuevas políticas de Vinculación. - Modificación procedimientos de revisión de proveedores. - Modificación de procedimiento de vinculación de clientes. - Modificación de formato de concepto del cliente. - Inclusión protocolo de entrevista presencial, entrevista telefónica y confirmación telefónica. - Actualización de cargos. Modificación del punto 5.1.4 y el punto 5.2.7 en relación con las políticas de verificación y conocimiento de proveedores de la Fiduciaria y sus negocios. Ampliación conocimiento de proveedores para todos los negocios administrados por la Fiduciaria. Actualización de la información del Anexo II Catálogo de Señales de Alerta, Operaciones Inusuales y Tipologías de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Actualización del documento conforme a la estructura organizacional vigente. MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 86 de 87 MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD MAPR01 MAAR01 MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO VERSIÓN: 13 4 DE ABRIL DE 2014 Ajuste de la denominación de los cargos Coordinador y Analista de Cumplimiento. Actualización de los siguientes numerales: 5.1.12 Políticas de vinculación – entidades vigiladas por la superintendencia financiera 5.2.6 Procedimiento de vinculación de clientes personas públicamente expuestas (PPES) 6.1 Documentos requeridos actualización de información para 12 Divulgación de información – reportes externos Anexo 4 Inclusión del formato FTAR10 Formato de certificación de bienes, rentas y actividad económica privada. Modificaciones aprobadas por la Directiva del 30 de enero de 2014. Junta Espacio para uso exclusivo el Administrador del Sistema de Gestión de Calidad MAAR01 – MANUAL SARLAFT PARA LA PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Página 87 de 87
© Copyright 2024