1. No category

Västerås 2014-09-21, version 1
ARBETSINSTRUKTION FÖR STYRELSE OCH
FUNKTIONÄRER SAMT ATTEST- OCH
DELEGATIONSORDNING
Styrelsens arbetsordning och instruktioner för funktionärer samt attest- och delegationsordning för
Båtsällskapet Lögarängen, BSL, antagen av styrelsen 2014-10-06.
A. STYRELSENS ARBETSORDNING
1. INLEDNING
Styrelsens uppgifter och arbete i Båtsällskapet Lögarängen regleras av sällskapets reviderade stadgar
antagen vid årsmötet 2013-11-17 och medlemsmötet (vårmöte) 2014-04-15, §3 pkt 4. För sitt arbete har
styrelsen fastställt föreliggande arbetsordning som skall gälla såsom obligatorisk för styrelsens och
funktionärers arbete från och med denna dag till dess den revideras genom styrelsens beslut.
2. KONSTITUERANDE STYRELSESAMMANTRÄDE
2.1 Konstituerande styrelsesammanträde skall hållas i omedelbar anslutning till ordinarie årsstämma
eller, om ny styrelse valts vid extra årsstämma, i omedelbar anslutning till sådan årsstämma
2.2 Vid konstituerande styrelsesammanträde skall följande ärenden upptas till behandling
(a) Fastställande av styrelsens funktionärer och övriga funktionärer, vilka valdes på ordinarie årsstämma
(b) Utse två representanter till Västerås Förenade Båtklubbar AB: s styrelse, en ledamot och en
suppleant
(c) Fastställande av arbetsinstruktion för styrelse och funktionärer
Båtsällskapet Lögarängen
Sida 1 av 12
Org.nr: 878001-2806
3. STYRELSENS ARBETE
3.1 Styrelsens arbete regleras till dels av instruktioner i § § 2 och 3 i sällskapets stadgar. Härvid beaktas
särskilt




Styrelsemöten och kallelse till styrelsemöten utförs av sekreteraren
Beslutsförhet enligt i § 3 pkt 5
Firmateckning enligt § 4
Regelbundet fastställa och revidera arbetsinstruktioner, attestinstruktioner, delegations-ordning
och övriga styrelseinstruktioner.
Styrelsemöten skall hållas i erforderlig omfattning.
3.2 Vid vart och ett av styrelsemötena skall följande ärenden behandlas:
•
•
•
•
Genomgång och godkännande av föregående mötesprotokoll
Inkommande post
Ekonomi
Rapporter från:
o Informationsgruppen
o Hamn- och stuggruppen (stugfogden), under senare år har ingen stuggrupp funnits
o Nöjesgruppen, klubbmästare har tagits bort, aktiviteter delas inom styrelsen
o Barn- och ungdomsgruppen
o Tävlingsgruppen
o VFB AB
3.3 Vidare skall vid ordinarie styrelsemöte, utöver ovan angivna återkommande föredragningspunkter,
årligen förekomma:
•
•
•
•
Genomgång av årsredovisning
Genomgång av revisorsrapport
Rapport avseende större investeringar
Antagande av budgeten för kommande år
3.4 Härutöver kan extra styrelsemöten hållas vid behov, också per telefon eller via e-post
3.5 Sällskapets styrelse skall årligen, enligt § 8 i stadgarna, kalla till två medlemsmöten varvid det ena är
årsmöte och avhålls november och det andra är vårmöte och avhålls i april
Vid årsmötet behandlas följande punkter:
a) Fråga sammanträdets stadgeenliga utlysande
b) Uppläsning och justering av föregående protokoll
c) Behandling av inkommande ärenden
d) Val av ordförande och sekreterare för mötet
Båtsällskapet Lögarängen
Sida 2 av 12
e) Fråga om mötet stadgeenliga utlysande
f) Val av personer att jämte ordföranden justera dagens protokoll och tillika rösträknare
g) Föredragning av styrelse och revisorernas berättelse
h) Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
i) Val av styrelsen enligt valordning i § 9 i stadgarna
j) Val av revisorer
k) Val av revisorssuppleanter
l) Val av representanter i andra organisationer
m) Presentation av representanter till VFB AB:s styrelse enligt § 9 pkt 5 i stadgarna
n) Val av representanter i arbetsgrupper
o) Behandling av inlämnade förslag
p) Redovisning av styrelsens årsredovisning och verksamhetsberättelse
q) Fastställande av budget för nästa verksamhetsår
r) Fastställande av inträdes- och årsavgift
s) Beslut om tilldelning av eventuella gåvor till allmännyttigt eller därmed jämförligt ändamål
Vid vårmötet behandlas följande punkter:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
7.
Fråga om mötets stadgeenliga utlysande
Fastställande av dagordningen
Redovisning av årsmötesbeslut
Behandling av inlämnade ärenden
Presentation av nya medlemmar
Rapport från arbetsgrupperna
Infogruppen
Ekonomigruppen
Nöjesgruppen (styrelsens ansvarar)
Tävlingsgruppen
Klubbhusgruppen (stugfogden)
Vinteraktivitetsgruppen
VFBAB
Övriga rapporter
Övriga ärenden
4. SEKRETESS, PROTOKOLL M M
4.1 All information som delges styrelsens ledamöter av sällskapet och som ej offentliggjorts skall
behandlas som konfidentiell. Information anses offentligt när protokollen lagts ut på sällskapets
hemsida.
Båtsällskapet Lögarängen
Sida 3 av 12
4.2 Protokoll från styrelsemöte skall, förutom besluten, ange underlaget för besluten i den mån detta
kan ha varit av betydelse för beslutet.
5. ÖVRIGA FUNKTIONÄRER UTANFÖR STYRELSEN
Följande funktionärer finns tillsatta:
a) Stugfogde, sammankallande i anläggningsgruppen
b) Miljöombud
c) Redaktör för Torparnytt
d) Webbmaster
e) Tävlingsledare
f) Båtklubbarnas varv
g) Barn- och ungdomsgruppen
h) Båtrådet
i) Mälarens Båtförbund (MBF)
Stugfogdens arbetsuppgifter:
Ansvara för drift, skötsel och underhåll av Torpstadsanläggningen och sammankallande i
anläggningsgruppen.
Stugfogden ansvarar för tömning av sällskapets gästbössor och enkel bokföring samt efter säsongens
slut redovisa och överlämna behållningen till kassören.
För stugfogdens arbete förfogar han över frivilliga hamnvärdar. Eventuella hamnvärdar anmäler sitt
intresse till stugfogden eller till annan inom styrelsen. Stugfogden organiserar arbetet för dem. För
hamnvärdarnas arbete finns följande enkla instruktioner:
Hamnvärdar på sällskapets anläggning vid Torpstaden under
högsäsong, arbetsinstruktion och checklista.
Stugfogde har ansvaret för att organisera drift, skötsel och underhåll på vår klubbanläggning ute på
Torpstaden. Till sin hjälp har han på plats våra hamnvärdar under rubricerad period. Organisationen
med hamnvärdar infördes säsongen 2013 med bra resultat. För att underlätta för alla och främst
hamnvärdar följer här några enkla arbetsinstruktioner.
Sällskapets besökspolicy
Sällskapet skall främja, i mån av plats, möjligheten för besökare att gästa anläggningen. Gästerna ska
följa de regler som gäller för anläggningen (finns beskrivna på diverse skyltar vid anslagstavla, gästbössor
Båtsällskapet Lögarängen
Sida 4 av 12
och vid tomtgräns på vägen) och bör betala den frivilliga avgift som finns beskriven på anslag vid
anläggningens gästbössor. Alla klubbens medlemmar har en skyldighet att uppträda vänligt och
välkomnande inför våra gäster.
Arbetsinstruktioner för hamnvärdar









Vara värd, och vid osäkerhet bland medlemmar och gäster, ta emot och vägleda dem.
Under midsommarhelgen och under kräftskivan utser stugfogden ett antal frivilliga extra
bryggvärdar som har till uppgift att ”stuva” och packa båtar vid klubbens bryggor. Syftet är
att så många som möjligt ska få möjlighet att vara med i gemenskapen. Vi måste dock tänka
på säkerheten främst. Under dessa två helger gäller bryggvärdens anvisningar men
medlemmen eller gästens önskemål ska uppfyllas om möjlighet finns.
Vid förfrågan lämna upplysning om klubbens regler och tillhörande anvisningar.
Dagligen gå runt anläggningen och samla in ev. skräp.
Dagligen städa toaletterna, sittring och porslin och vid behov golv. En av toaletterna är
normalt stängd och där förvaras städmateriel. Alla toaletter kan öppnas vid helger som har
många besökare t ex midsommar.
Under veckan kontrollera behovet av inköp avseende bränsle, rengöringsmedel mm, samt
att organisera inköp av detta.
Kontrollera utrustningar (trampbåtar, segeljollar mm) och inventarier med avseende på
skador. Rapportera till stugfogden om ev. behov av reparationer.
Under veckan samråda med och bistå stugfogden om utförande av markunderhåll såsom
gräsklippning, grästrimning, mm.
Vid stora helger eller annars när mycket båtar finns i vår hamn ställa ut klubbens
motorbrandspruta.
Bra att veta










Hjärtstartare finns i klubbhuset till vänster innanför dörren.
Liten förbandskudde finns på samma plats.
Stor förbandslåda finns i klubbhuset vid bardisken.
Nycklar till verkstadsbod, bastu och förråd finns i klubbhuset på krok vid bardisken.
I plåtskåp i verkstadsboden finns pärm innehållande alla för anläggningen, instruktioner och
bruksanvisningar.
Huvudsäkring och elmätare för anläggningen finns på stolpe ovanför grillplatsen.
Säkringar finns i klubbhuset i garderob till höger innanför dörren. Här finns också
anslagstavla med säkringsdisponering.
Säkringar finns i verkstadsboden till höger innanför dörren. Här finns också anslagstavla med
säkringsdisponering.
Säkringar finns på anslagstavlan vid mittbryggan. Här finns inte anslagstavla med
säkringsdisponering. En säkring och jordfelsbrytare finns för varje brygga.
I garderob innanför dörr till höger i klubbhuset finns 2 översiktskartor som beskriver el- och
vattenledningars läge i mark.
Båtsällskapet Lögarängen
Sida 5 av 12
Några telefonnummer
Namn och telefonnummer till stugfogden och hamnvärdarna kommer att finnas anslagna ute på
Torpstaden och på sällskapets hemsida.
Miljöombudets arbetsuppgifter:



Miljöombudet ska hålla sig informerad om båtlivets miljöfrågor och bistå klubben med sina
kunskaper.
Miljöombudet ska delta på MBF/SBU miljöutbildningar om dessa ordnas för
klubbrepresentanter.
Nyheter och viktig information till klubbens medlemmar ska kommuniceras ut via klubbens
tidning.
Redaktörens arbetsuppgifter:





Att i samråd med styrelsen fastställa datum för Torparnytts fyra utgivningar under året.
Att inför varje nummer påminna styrelsemedlemmar, arbetsgrupper och ev andra om deadline
för material till tidningen.
Att infoga inkommit material i tidningen.
Att skicka färdig tidning till sekreteraren och webbmastern som ser till att den mailas till de
medlemmar som angett sina mailadresser, samt läggs ut på sällskapets hemsida.
Att via post skicka tidning till de medlemmar som önskar få den i pappersform.
Webbmasters arbetsuppgifter:
Generellt:

Att arbeta med klubbens internetstrategi.
Webbplatsen:



Att utveckla och vidareutveckla klubbens webbplats innehålls- och funktionsmässigt så att
webbplatsen blir ett stöd för styrelsen, medlemmarna och blivande medlemmar.
Att hålla webbplatsen i ett sådant tekniskt skick så att skydd mot intrång säkerställs.
Att publicera styrelsens och arbetsgruppernas innehåll (nyheter och information) på
webbplatsen.
Sociala medier:


Att vara administratör för klubbens konton i sociala medier för att moderera inlägg och
medlemsansökningar.
Att på rätt sätt svara på inkommande frågor respektive att delegera frågan till ansvarig.
Båtsällskapet Lögarängen
Sida 6 av 12

Att publicera styrelsens och arbetsgruppernas innehåll (nyheter och information) i rätt
kanaler.
Webbhotellet:


Att skapa och ta bort nödvändiga e-post-adresser till styrelsens och arbetsgruppernas
medlemmar.
Att se över webbhotellpaketet vid behov.
Tävlingsledares arbetsuppgifter:
? Kvarstår att beskriva.
Båtklubbarnas varvs arbetsuppgifter:
? Kvarstår att beskriva.
Barn- och ungdomsgruppens arbetsarbetsuppgifter:
? Kvarstår att beskriva.
Båtrådets arbetsuppgifter:

Representanten skall vara en länk mellan sällskapet och Västerås stad i ärenden som berör
hamnar med omgivning och båtfrågor i allmänhet.
MBF: s arbetsuppgifter:




Klubbens MBF-representant ska hålla sig uppdaterad om Mälarens Båtförbunds arbete via
förbundets hemsida.
MBF representanten ska representera klubben på träffar och möten som MBF kallar till.
MBF representanten ska informera styrelsen när relevant info finns.
MBF representanten ska informera klubbens medlemmar via hemsida och klubbtidning när
relevant info finns.
6. ORDFÖRANDENS UPPGIFTER
Det åligger styrelsens ordförande att:

Genom kontakter med övriga styrelsefunktionärer följa sällskapets utveckling.
Båtsällskapet Lögarängen
Sida 7 av 12







Tillse att styrelsens funktionärer får den information som behövs för att kunna följa sällskapets
ställning, ekonomiska planering och utveckling.
I samråd med styrelsens sekreterare upprätta förslag till dagordning inför varje
styrelsesammanträde. Förslag till dagordning, innefattande eventuella
föredragningspromemorior och annat material som avses ligga till grund för
styrelsesammanträdet skall skickas till samtliga styrelseledamöter och styrelsesuppleanter samt
vara ordförande på dessa.
Tillse att handläggning av ärenden inte sker i strid med bestämmelserna i sällskapets stadgar.
Ordförande skall omedelbart underrätta styrelsens när anledning förekommer att styrelsen tar
ställning till viss uppkommen fråga.
Tillse att denna arbetsinstruktion uppdateras när behov uppstår.
Ingå i Västmanlands Seglarförbunds valberedning.
?
7. KASSÖRENS UPPGIFTER
Det åligger kassören att:










Utföra likviditetsförvaltning samt hantering av sällskapets totala finansiella riskexponering inom
de gränser som styrelsen fastställt. För det fall styrelsen inte fastställt några speciella riktlinjer
skall frågor i det enskilda fallet föreläggas styrelsen.
Placera sällskapets likvida medel (för närvarande har vi ett båtklubbkonto med tillhörande
internet-bank och bankgiro-konto hos Swedbank).
Betala sällskapets fakturor.
I förekommande fall fakturera diverse tjänster eller försålda produkter (till exempel annonser i
Torparnytt och banner på hemsida). Uppföljning av dessa fakturor ska också ske.
När medlemmarnas medlemsavgifter betalas in så ska dessa bokas av i SBU:s reskontra
(webbaserat).
Kassören ska också meddela sekreteraren när nya medlemmar betalar in sin insats samt
medlemsavgift.
Kassören och sekreteraren behöver också hålla kontakt angående medlemmar som inte betalar
sin medlemsavgift.
Sörja för att sällskapets bokföring fullgörs i överensstämmelse med lag och att
medelsförvaltningen sköts på ett betryggande sätt.
Rapportera om klubbens ekonomiska läge vid varje styrelsemöte.
Tillsammans med styrelsen ha en övergripande kontroll på arrendeavtal, försäkringar, elavtal
samt eventuella kontakter med skattemyndigheten (årlig deklaration, samt
fastighetsdeklaration).
Båtsällskapet Lögarängen
Sida 8 av 12



Hålla koll på de olika arbetsgruppernas eventuella handkassor. Se till att en årlig redovisning
inkommer i god tid före årsbokslutet (xx-10-31).
I god tid före början av varje nytt räkenskapsår upprätta och underställa styrelsen förslag till
årsbudget.
Hålla kontakt med sällskapets valda revisorer. Delge revisorerna all bokföring, verifikationer,
material mm i god tid innan årsmötet så att revisorerna kan granska och skriva revisionsrapport.
8. SEKRETERARENS UPPGIFTER
Det åligger sekreteraren att:







I samråd med styrelsens ordförande upprätta förslag till dagordning inför varje
styrelsesammanträde. Förslag till dagordning, innefattande eventuella
föredragningspromemorior och annat material som avses ligga till grund för
styrelsesammanträdet skall skickas till samtliga styrelseledamöter och styrelsesuppleanter samt
vara sekreterare på dessa.
Ansvara och upprätthålla medlemsförteckning över sällskapets medlemmar.
Distribuera inbetalningsavier för medlemskap varje år.
Tillhandahålla klubbhusnyckel och vimpel till varje ny medlem.
Sekreteraren håller kontakt med kassören angående medlemmar som inte betalar sin
medlemsavgift.
Distribuera medlemstidningen.
?
9. ÖVRIGA STYRELSEMEDLEMMAR
Det åligger övriga styrelseledamöter och suppleanter att:

I största möjliga mån, med sin kompetens, bistå styrelsen i sitt arbete

Ingå i olika aktivitetsplaneringar, t ex midsommarfirande, kräftskiva, mm

?
10. REPRESENTANTER I VFB AB: S STYRELSE
Båtsällskapet Lögarängen
Sida 9 av 12
Arbets- och befattningsbeskrivning
För sällskapets ledamot och suppleant i VFB AB:s styrelse
Sällskapets ledamot i VFB AB:s styrelse kallas i nedanstående text för ledamoten och suppleant kallas för
suppleanten. VFB AB kallas nedan för VFB.
Ledamoten och suppleanten väljs av sällskapets styrelse på ett år. Val sker på sällskapets konstituerande
styrelsemöte närmast efter årsstämman. Suppleanten företräder ledamoten i händelse av ledamotens
frånvaro och med samma förpliktelser som ledamoten.
1. Ledamoten företräder sällskapets intressen i VFB enligt sällskapets styrelses uppdrag och
avsiktsförklaring.
2. Ledamoten är ansvarig endast mot uppdragsgivaren som är sällskapets styrelse.
3. Fortlöpande rapporter (så som styrelsemötesprotokoll, utredningar, budgetar, mm) skall
erhållas från VFB. Dessa redovisas för sällskapets styrelse på nästkommande möte eller enligt
särskild kallelse.
4. VFB: s årsredovisning med bokslut redovisas för sällskapets styrelse på sällskapets styrelses
närmast nästkommande möte efter VFB: s årsstämma.
5. Ledamoten skall för sällskapets styrelse, och i samråd med styrelsen, ta fram och föreslå kort
och långsiktig strategi för VFB som, i största möjliga mån, harmoniserar med sällskapets
medlemmars intressen. Ledamoten skall påverka VFB: s styrelse så att denna strategi i bäste
förmåga implementeras i VFB.
6. Händelser i VFB, som avviker från normal verksamhet, rapporteras av ledamoten till styrelsen i
sällskapet snarast på ordinarie eller i ett extra inkallat styrelsemöte.
7. Inga ekonomiska borgensåtaganden eller förbindelser mot VFB får göras utan sällskapets
styrelses skriftliga medgivande.
8. Upprättas för VFB
 Ägardirektiv och arbetsordning för vd och styrelse
 Verksamhetsplan
 Ekonomisk plan och budget
 Organisationsplan
11. REVISORERNAS UPPGIFT
Det åligger revisorerna att:



Granska Sällskapets räkenskaper och bokslut
Upprätta revisionsrapport och i förekommande fall rekommendera årsmötet att ge
styrelsen ansvarsfrihet för det gångna räkenskapsåret
Utifrån utförd revision, vi eventuella brister, föreslå korrigerande åtgärder
Båtsällskapet Lögarängen
Sida 10 av 12
B. ATTEST- OCH DELEGATIONSORDNING
1. DEFINITIONER
För att klargöra vilka begrepp som används och vilken innebörd begreppen har, finns följande
definitioner:
•
•
•
•
•
Begreppet attestera avser att skriftligt eller elektroniskt intyga att något är korrekt
Beslutsattest innebär att anskaffningen har beslutats i vederbörlig ordning
Godkännandeattest innebär att kontrollera och bekräfta att kostnaden överensstämmer med
vad som överenskommits
Utbetalningsattest innebär ett slutligt godkännande av betalningsunderlaget, tecknande av så
kallad utbetalningsorder
Begreppet firmateckning innebär behörighet att teckna sällskapets firma i avtal mellan
Sällskapet och annan part
Beslutsattest
Beslut om anskaffning (större investeringar/inköp) för belopp över 2 000 kr sker normalt på ordinarie
styrelsemöte, årsmöte eller vårmöte. Attesten sker genom anteckning i protokoll om beslut att
anskaffning eller investerings skall ske. Dock behöver ingen särskild beslutsattest ske för de
anskaffningar som stugfogden beslutar om inom ramen för sin befogenhet och för det som faller inom
antagen budget. Samma sak gäller för de ledamöter, suppleanter och funktionärer som har ett uppdrag
för vissa aktiviteter.
Behandling av brådskande anskaffningsärenden får behandlas via e-post inom styrelsen och beslut skall
protokollföras på nästkommande ordinarie styrelsemöte. Observera också beslutsbehörigheten enligt
sällskapets stadgar i § 3 pkt 5
Underlag för investeringsbeslut som skall föreläggas års- och/eller vårmöte utgöras av medlemsmotion
eller styrelseproposition. Uppfylls inte, föreskrifterna om anmälan till styrelsen i förväg, måste enighet
enlig sällskapets stadgar § 10 pkt 2 råda för att ärendet skall tas upp till behandling.
Utbetalningsattestant
•
Kassören kontrollerar med beställaren att fakturan/betalningen överensstämmer med vad som
är överenskommit. När kassören fått klartecken så utförs betalningen. Kassörens kontroll
likställs med godkännandeattest.
För kassa på intäkter från gästbössor gäller följande:
Båtsällskapet Lögarängen
Sida 11 av 12
För utbetalning från behållning i intäkter från gästbössor sker attesten genom attestantens signatur på
bokföringshandlingen. Attestanten utgörs av stugfogden eller annan person i styrelsen. Alltså är dessa
fall godkännandeattest också utbetalningsattest. Bokföringshandlingen skall innehålla uppgift om intäkt,
utgift, behållning, datum och signatur nedbruten på aktivitet eller transaktion. Vid säsongens slut
redovisas bokföringen för kassören som också övertar behållningen för förvaring eller insättning på
sällskapets konto.
Firmateckning
Firmateckningens innebörd är att behöriga personer tecknar sällskapets firma för de avtal som styrelsen
beslutat skall ingås mellan sällskapet och annan part.
2. ATTEST- OCH DELEGATIONSORDNING FÖR BSL
Grundläggande principer:
Stugfogde äger rätt att, för Torpstadsanläggningens drift och underhåll, beställa varor och tjänster inom
ramen för fastställd budget upp till ett maximalt belopp om 2 000 kr per tillfälle.
Stugfogde äger rätt att, efter särskilt beslut i styrelsen, beställa varor, tjänster eller teckna avtal utanför
ramarna som angivits ovan.
•
I första hand är det styrelsens kassör som är utbetalningsattestant för samtliga sällskapets
utgifter.
3. ARKIV
Sällskapets handlingar som skall arkiveras för längre tid arkiveras i för ändamålet framtaget arkivskåp.
Detta arkivskåp är placerat på Västerås Fritidsbåtsmuseums vind.
Anmärkning
Fritidsbåtsmuseet tar tills vidare inte ut någon hyra för sällskapats arkivskåp. Som motprestation har
sällskapet förlagt några av sina styrelsemöten per år i fritidsbåtsmuseets lokaler och som
fritidsbåtmuseet tar ut ersättning för.
Båtsällskapet Lögarängen
Sida 12 av 12