EU GRANT ACADEMY© OBZORJE 2020
ČLANKI
Kazalo
Pomen programa Obzorje 2020................................................................................... 2
Pomen Obzorja 2020 za gospodarstvo ...................................................................... 2
TRL ali ne TRL? ...................................................................................................... 2
Odlični projekti bodo uspešni projekti ....................................................................... 3
Kako prepričati ocenjevalce, da podprejo vaš projekt ..................................................... 3
Pridobite si zaupanje .............................................................................................. 3
Kako doseči merila ocenjevalnih kriterijev - nasvet iz prakse ....................................... 4
Kako lahko še izpilite vašo prijavo? .......................................................................... 4
Pomen svetovalcev za uspešnost prijave ...................................................................... 4
Kaj je prispevek dobrega svetovalca? ....................................................................... 4
Pomen dobrega svetovalca za končni uspeh .............................................................. 5
Pomen izbire pravih partnerjev v programu Obzorje 2020 .............................................. 6
Zakaj potrebujete partnerje? ................................................................................... 6
Kdo je lahko partner? ............................................................................................. 6
Kako najti prave partnerje? ..................................................................................... 6
Partner ali podizvajalec? ......................................................................................... 7
Kakovostno projektno vodenje – ključ do uspešnega projekta ......................................... 7
Štejejo izkušeni in prekaljeni koordinatorji ................................................................ 7
Se sploh splača biti koordinator? .............................................................................. 8
Ustrezno znanje o pripravi in vodenju projektov za program Obzorje 2020,
lahko pridobite tudi na celovitem usposabljanju
z vključenim svetovanjem ter skupinskim coachingom:
EU Grant Academy© Obzorje 2020.
Pomen programa Obzorje 2020
Program Obzorje 2020 bo v obdobju 2014-2020 ključni program EU za raziskave in inovacije.
Finančna sredstva programa bodo namenjena raziskovanju in inovacijam, s ciljem ustvarjanja
novega razvoja, gospodarske rasti in delovnih mest v Evropi. Skupna vrednost finančnih
sredstev za te aktivnosti bo znašala preko 80 milijard evrov, od tega proračuna pa naj bi bilo
najmanj 12 milijard evrov namenjenih malim in srednje velikim podjetjem (MSP).
Pomen Obzorja 2020 za gospodarstvo
Eno od zmotnih prepričanj je, da je program Obzorje 2020 (in prej 7. Okvirni program)
namenjen predvsem univerzam in različnim raziskovalnim inštitucijam. To seveda ni res. Še
več, bolj kot kdajkoli prej je program Obzorje 2020 "prijazen" tudi in predvsem do
gospodarstva (še posebej do razvojno usmerjenih MSP). Tako bo za gospodarstvo do leta
2020 na voljo več milijard evrov, večinoma za sofinanciranje inovacijskih projektov.
TRL ali ne TRL?
V okviru 7. Okvirnega programa so
bila sredstva namenjena skoraj
izključno raziskovalnim in razvojnim
aktivnostim (do razvoja delujočega
prototipa). V Obzorju 2020 pa so
sredstva v veliki meri namenjena tudi
razvojnim
aktivnostim,
ki
so
potrebne, da prototip oz. proizvod
pride na trg.
Pri tem bo moral vsak prijavitelj sam
oceniti in argumentirati stopnjo
tehnološke zrelosti (ang. Technology
readiness levels – TRL) proizvoda,
storitve ali procesa, ki ga želi
raziskovati in/ali razvijati v okviru
projekta, ki ga prijavlja. Povedano
drugače, vsak prijavitelj bo moral
oceniti, na kateri stopnji razvoja se
nahaja predmet njegovega projekta:
od faze, ko so "osnovni principi opazovani" (TRL1), do faze, ko je "dejanski sistem dokazan v
operacionalnem okolju" (TRL9) in je pripravljen, da se začne masovno proizvajati in/ali
uporabljati.
Z operativnega vidika je poznavanje koncepta TRL (originalno ga je razvila NASA) za
prijavitelje iz gospodarstva zelo pomembno. Nekateri ključni razpisi, namenjeni samo
gospodarstvu (na katere se lahko podjetje prijavi tudi samo, brez partnerjev) zahtevajo, da je
predmet projektne prijave razvit vsaj do stopnje TRL6 ali več, da se ga lahko prijavi na razpis.
To pomeni, da morate še pred oddajo projektne prijave poskrbeti, da je zadevna nova
tehnologija že bila uspešno "demonstrirana v (industrijsko) relevantnem okolju". Slednje se
zelo razlikuje od panoge do panoge. Na prijavitelju je, da prepričljivo argumentira, zakaj je
tehnologija, ki jo prijavlja, res že na stopnji TRL6, in kaj bo še potrebno, da jo lansira na trg.
Odlični projekti bodo uspešni projekti
Priprava projektne prijave na razpise Obzorje 2020 na splošno ni enostaven postopek, ni pa
tudi noben "bav-bav". Stopnja uspešnosti je sicer manj kot 15 %. Vseeno pa bodo imeli
vsebinsko odlični, inovativni projekti, ki bodo predstavljali novost na področju EU in katerih
rezultati bodo imeli predvidene znatne pozitivne učinke po zaključku projekta, vedno možnost
biti sofinancirani. In vse več teh prihaja in bo prihajalo s strani (malega) gospodarstva. Boste
med njimi?
Za vaš piše: mag. Damjan Struna, univ. dipl. ekon., svetovalec za
pridobivanje nepovratnih sredstev v podjetju RR & CO. d.o.o. in predavatelj na
usposabljanju EU Grant Academy© Obzorje 2020.
Kako prepričati ocenjevalce, da podprejo vaš projekt
Najpomembnejša stvar pri pisanju projektne prijave je odlična ideja. Da bo ta ideja res
prinesla uspeh na razpisu (pridobitev EU sofinanciranja), jo je treba v projektni prijavi
predstaviti na način, ki ocenjevalce prepriča.
Ocenjevalci (vašo projektno prijavo pregleda več ocenjevalcev) so dobri poznavalci področja
vašega projekta,
• zato jih nikar ne podcenjujte z nepoznavanjem svojega področja in s pisanjem
praznih floskul, hitro bodo namreč uvideli, da nimate pojma, o čem govorite;
• ne poskušajte jih impresionirati s pretirano strokovno-tehničnim izrazoslovjem
(ker gre vseeno za "povprečne" strokovnjake, jim je treba stvari opisati čim bolj jasno in
jedrnato, da bodo dobro razumeli poanto projekta in zakaj bi ga sofinancirali).
Pridobite si zaupanje
Naslavljanje ocenjevalcev je predvsem iskanje pravega ravnotežja in tona projektne prijave.
Na vas (prijavitelju) je, da pri ocenjevalcu vzbudite zaupanje v vaš projekt ter v vas in vaše
partnerje. To zahteva kar nekaj izkušenj, predvsem pa je pomembno,
• da vam je popolnoma jasno, kaj v projektu načrtujete in kako boste to naredili, in
• da imate skupaj s partnerji potrebno znanje, izkušnje in sposobnosti, da v praksi
izvedete, kar ste napisali/obljubili na papirju.
Kako doseči merila ocenjevalnih kriterijev - nasvet iz prakse
Ocenjevalec bo projektno prijavo prvenstveno ocenjeval skozi prizmo ocenjevalnih kriterijev.
Prva stvar je torej, da poiščete in preštudirate ocenjevalne kriterije za vaš razpis. Tukaj pa se
skriva prva past. Hitro boste ugotovili, da so ti kriteriji napisani zelo splošno in prijavitelju ne
povedo nič konkretnega o tem, kako naj bi napisal uspešno prijavo. Več ali manj je slednje v
celoti prepuščeno samemu prijavitelju in njegovi iznajdljivosti.
Nasvet iz prakse: Bolj kot so ocenjevalni kriteriji kvalitativni (opisni), bolj nujno je, da vaš
projekt čim bolj kvantificirate! Na razpisih Obzorja 2020 bodo imeli največje možnosti za
pozitivno oceno projekti, ki bodo:
• za vsak cilj in rezultat navedli jasne indikatorje spremljanja napredka projekta
in jih tudi ovrednotili s konkretnimi številkami;
• učinke (po koncu projekta) predstavili jasno in specifično, identificirali ključne
deležnike in ovrednotili koristi, ki jih bodo le-ti imeli od projekta.
Kako lahko še izpilite vašo prijavo?
Vse vaše predhodne izkušnje s pripravo in oddajo projektov na podobne razpise zelo
pomagajo, ker se na napakah pač najbolje učimo. Če izkušenj nimate, se lahko poslužujete
različnih orodij za "piljenje" ideje (npr. matrika logičnega okvirja) ali pa si pomagate z
izkušnjami svetovalcev – strokovnjakov za pripravo evropskih projektov.
Za vaš piše: mag. Damjan Struna, univ. dipl. ekon., svetovalec za
pridobivanje nepovratnih sredstev v podjetju RR & CO. d.o.o. in predavatelj na
usposabljanju EU Grant Academy© Obzorje 2020.
Pomen svetovalcev za uspešnost prijave
Svetovalec je strokovnjak, ki vam tekom priprave projekta pomaga oblikovati vaš projekt na
način, kot ga želi razpisovalec prebrati in oceniti. Svetovalec je oseba, ki zna poslušati in je
zelo kreativna. Vašo idejo dobro mora razumeti, čeprav ni nujno strokovnjak z vašega
področja, in jo "prevesti" v konkreten projekt.
To seveda ne pomeni, da svetovalec ve vse in da mu lahko le predstavite vašo idejo in nato
pričakujete, da vam bo napisal projekt z neverjetnim številom točk za končni uspeh. Nujno se
morate zavedati, da (dober) svetovalec ne more zgolj prebrati vaše ideje in jih sam "prevesti"
v uspešen projekt. Svetovalec ni stroj, ki projekte izdeluje kot po tekočem traku, ampak vaša
strokovna pomoč pri pridobivanju sredstev za vašo projektno idejo.
Kaj je prispevek dobrega svetovalca?
1. Prispevek svetovalca se odraža v drugačnem pogledu na projekt, kot ga premore
lastnik ideje. Dober svetovalec namreč razume, da je projekt naročnikov "otrok", in
poskuša s svojim pristopom projekt izboljšati ter s tem pridobiti sredstva za razvoj
le-tega.
2. Vi – podjetnik imate "know-what": veste, kaj želite, ter imate pred sabo vizijo in jasen cilj.
Ko za svojo vizijo/ projekt/ idejo/ produkt/ storitev iščete sredstva, svetovalec po drugi
strani s svojim znanjem in vpogledom v idejo prispeva k uspešnosti
pridobivanja sredstev. Dober svetovalec zna namreč hitro in natančno brati (analizirati)
razpise za nepovratna sredstva ter projektno idejo umestiti v posamezen razpis. V
projektu zna najti šibke točke (glede na zahteve razpisa) in naročniku svetovati morebitna
izboljšanja oziroma rešitev.
3. Svetovalec zna na podlagi razdelane projektne ideje narediti načrt, kako ta projekt
izpeljati uspešno do konca po metodologiji upravljanja s projektnim ciklom.
4. Čeprav morda ni strokovnjak za znanstveno disciplino, ki je predmet projekta,
svetovalec dobro ve, kako mora biti projekt predstavljen, kako mora potekati,
katere obveznosti morate izpolniti, na kaj vse morate biti pozorni pri pripravi
projektne prijave, kaj vas lahko doleti v primeru KBBČBB ("kaj bi bilo, če bi bilo ..."), itd.
5. Dober svetovalec tudi ve in vam lahko svetuje, kako uspešno izvesti projekt,
kakšne lastnosti mora imeti vodja projekta, kako je treba komunicirati z
Organom upravljanja ter s partnerji na projektu. Tekom izvajanja projekta vam
svetovalec lahko pomaga pri administriranju projekta, svetuje glede finančne koordinacije
in skrbi za izpolnitev vseh obveznosti iz pogodbe o sofinanciranju.
6. Obstaja tudi dolgoročno (strateško) sodelovanje s svetovalci, ki lahko samemu podjetniku
na dolgi rok prinaša številne dodatne koristi. Ko enkrat svetovalec "v nulo" spozna
podjetje, bistveno lažje išče sredstva za realizacijo idej podjetja. Ker ne dela
samo na posameznem projektu, lahko prispeva tudi k uresničevanju strateških načrtov in
vizije samega podjetja, saj se v tem primeru "know-what" in "know-how" podjetja in
svetovalca sinergično multiplicirajo, ker prihaja do konstantnega prenosa znanja, izkušenj
in dobrih praks med obema.
Pomen dobrega svetovalca za končni uspeh
Dober svetovalec bo vaša desna roka pri pridobivanju in uspešnem črpanju nepovratnih
sredstev. Izpopolnjeval in oblikoval bo vašo idejo na način, kot jo ocenjevalci želeli brati in
kakovostno oceniti. V primeru uspešnega projekta bo dober svetovalec nadaljeval s podporo
v smislu skrbi za izpolnjevanje pogodbe o sofinanciranju, za administrativno in finančno
upravljanje s projektom, tolmačenje pogodbe z Organom upravljanja ter pogodbe med
partnerji (konzorcijska pogodba).
Vsak nov projekt predstavlja nov izziv in vsaka ideja terja poseben pristop, če želite imeti
visoko uspešnost pri pridobivanju nepovratnih sredstev. Prav te specifike posameznih
razpisov in nasvete glede pristopa lahko dobite od svetovalca.
Če pa vam je predrago najeti svetovalce za pisanje projektne prijave in pomoč pri izvajanju
projekta, se nanje obrnite vsaj za to, da vašo prijavo pregledajo in predlagajo izboljšave.
Za vaš piše: Ivica Ilić, mag. ekon., svetovalec za pridobivanje nepovratnih
sredstev v podjetju RR & CO. d.o.o. in predavatelj na usposabljanju EU Grant
Academy© Obzorje 2020.
Pomen izbire pravih partnerjev v programu Obzorje 2020
Vaš partner v projektu je lahko dober ali slab za sam projekt (oziroma za vas kot nosilca tega
projekta). Lahko podpira ali zavira projekt, vam olajša življenje ali pa vam ga zagreni.
Projekt kot materija živi in spreminja svojo obliko ter je tekom izvajanja podvržen številnim
spremembam. Pravi (dober) partner je pomemben, zato da s svojo kompetentnostjo in
strokovnostjo odločilno prispeva k doseganju ciljev projekta in h končnemu uspehu – kljub
vsem spremembam, ki jih okoliščine lahko prinesejo.
Iz vsega tega izhaja, da je od izbire partnerjev odvisno, kako "tekoče" bo projekt tekel, s
kakšno dinamiko in kakovostjo se bodo izvajale aktivnosti ipd. – skratka, ali bo luč na koncu
predora res luč ali le nasproti vozeči vlak.
Zakaj potrebujete partnerje?
V programu Obzorje 2020 večina razpisov zahteva vzpostavitev partnerstva že pred oddajo
prijave. Ena redkih izjem je razpis "Instrument za MSP", kjer lahko podjetje samo izpelje
svojo projektno idejo. Še več – pri določenih tipih projektov (npr. "Research and Innovation
Actions") morate najti še najmanj dva partnerja iz dveh različnih držav članic EU, da sploh
lahko pridete v ocenjevanje. Analize uspešnih projektov kažejo celo, da so v ocenjevanju
ponavadi uspešni konzorciji z najmanj 6-7 partnerji.
Kdo je lahko partner?
Načeloma je partner lahko katera koli pravna oseba: drugo podjetje, raziskovalna
organizacija, fakulteta, univerza, nevladna organizacija, strokovno združenje itn. Vsak razpis
v samem besedilu definira kriterije, katera organizacija je potencialno lahko projektni partner.
Na vas pa je, da določite, koga res potrebujete v konzorciju.
Kako najti prave partnerje?
Postopek izbire partnerjev mora imeti najmanj dve fazi, in sicer: analizo potreb po tipu
partnerja in samo iskanje partnerjev. Končni rezultat bo formalizacija sodelovanja med
partnerji ter skupna prijava projekta.
V okviru analize potreb je najprej potrebno dovolj natančno razdelati delovni program
projekta (na ravni posameznih aktivnosti – delovnih nalog), da lahko pridete do odgovora na
vprašanje, kakšno ekspertizo potrebujete s strani partnerjev za izvedbo teh aktivnosti. Šele
ko to izluščite, lahko začnete z iskanjem partnerjev.
Slednje običajno iščete predvsem na podlagi preteklega sodelovanja, saj je najlažje delati z
ljudmi, s katerimi ste že nekoč (uspešno) delali. Če takšnih ne najdete, se na svoje poslovne
partnerje obrnite za priporočila, če morda oni poznajo koga, ki bi lahko sodeloval z vami na
projektu. Če ne, se na naslednjem koraku za nasvet obrnite na strokovna združenja,
gospodarsko zbornico itn.
Zadnja možnost je iskanje partnerjev preko spleta oziroma specializiranih strani razpisovalca
programa, na katerih se nahajajo profili partnerjev ter tudi oglasi za iskanje partnerjev. Ta
način je v praksi sicer najmanj zanesljiv vir za iskanje, se pa vseeno lahko zgodi, da najdete
res strokovne ljudi z ogromno izkušnjami, ki lahko prinesejo dodano vrednost v projekt.
Partner ali podizvajalec?
Večina podjetnikov za izvedbo določene aktivnosti raje išče podizvajalce, saj je tu postopek
zelo enostaven. Blago oziroma storitev naročite, jo dobite dostavljeno v določenem časovnem
roku, jo plačate, rezultati pa ostanejo pri vas kot koordinatorju oziroma partnerju na projektu.
Pomembno je poudariti, da osebni občutki ne smejo vplivati na odločitev ali bo nekdo partner
ali podizvajalec na projektu. Glavni kriterij pri odločanju mora biti samo delo na projektu.
Tako se podizvajalec običajno izbira za aktivnosti, ki niso bistvenega vsebinskega pomena za
projekt, morajo pa biti narejene, obenem pa partner oziroma konzorcij nima ne ekspertize in
ne časa za njihovo izvedbo. Če pa gre za izvedbo aktivnosti, ki je bistvenega pomena za
projekt, pa je bolje, da je organizacija, ki jo bo izvajala, partner na projektu. Zelo pogosta
posledica napačnega odločanja izbire partnerjev oz. podizvajalcev je slabo ocenjen projekt, ki
ne dobi sofinanciranja.
Bodite torej previdni. Odločajte se na nivoju dela (vsebine) na projektu, iščite najbolj
kompetentne partnerje in pogumno naprej!
Za vaš piše: Ivica Ilić, mag. ekon., svetovalec za pridobivanje nepovratnih
sredstev v podjetju RR & CO. d.o.o. in predavatelj na usposabljanju EU Grant
Academy© Obzorje 2020.
Kakovostno projektno vodenje –
ključ do uspešnega projekta
Ena največjih napak (neizkušenih) prijaviteljev je preveliko osredotočanje na pridobitev
sofinanciranja ter pomanjkanje zavedanja, da bo za pridobitev sofinanciranja, ki jim po
pogodbi pripada, potrjen projekt treba tudi uspešno izvesti. Da se to zgodi, pa bo
potrebno nujno vzpostaviti kvalitetno vodenje projekta – in to še pred samim začetkom
izvajanja projekta.
Opis projektnega vodenja je sestavni del projektne prijave in se tudi ocenjuje. V delu
prijave, ki je posvečen implementaciji (izvajanju) projekta, boste namreč vedno morali
predstaviti organizacijo vodenja projekta (kdo bo odgovoren za kaj, kdo odgovarja komu ipd.)
ter tokov dokumentacije in komunikacije (kdo poroča komu, kdaj, na kakšen način ipd.).
Dober opis strukture vodenja projekta je nujen, da pri ocenjevalcu vzbudite
zaupanje, da ste sposobni izvesti vaš projekt v načrtovanem času, proračunu ter kvaliteti.
Vse navedeno v projektni prijavi bo namreč treba tudi izvesti v okviru projekta, ko/če
prejmete pogodbo o sofinanciranju s strani Evropske komisije (EK).
Štejejo izkušeni in prekaljeni koordinatorji
Sam potek izvajanja je zelo odvisen od izbranega koordinatorja, njegove moči, nastopa ter
avtoritete pri partnerjih. Nujno je, da ostali partnerji koordinatorja spoštujejo in dosledno
upoštevajo njegova navodila. Če slednje ni zagotovljeno, je to običajno slab znak za projekt in
postavi njegovo izvedbo pod velik vprašaj. Tudi zato so projekti z izkušenimi, prekaljenimi
koordinatorji običajno veliko bolj uspešni na razpisih kot pa tisti, ki imajo za koordinatorje
neizkušene "zelence". Tudi v očeh EK je namreč izkušen koordinator eden ključnih zagotovil
za končni uspeh projekta.
Se sploh splača biti koordinator?
Koordinacija projekta v okviru Obzorja 2020 lahko koordinatorju nedvomno prinese precejšen
prestiž in zavidljivo referenco – ampak samo, če je projekt uspešno pripeljan do konca. Če vaš
koordinator izkušenj z vodenjem in/ali izvajanjem podobnih projektov nima, se možnosti za
pridobitev sofinanciranja precej zmanjšajo.
S tega vidika je za organizacije, ki še nimajo izkušenj z vodenjem projektov takih razsežnosti,
pametneje, da svojo "kariero" v projektih Obzorja 2020 začnejo kot "navadni" partnerji, vlogo
koordinatorja pa prepustijo izkušenejšim organizacijam. S tem se bodo izognile vsem
odgovornostim, ki jih mora nase prevzeti koordinator projekta (in te so številne), povečale pa
bodo tudi možnost za uspeh projektne prijave na razpisu.
Seveda to velja samo za projekte, kjer se zahteva večje število partnerjev. Na projektih tipa
Instrument for SMEs, kjer lahko projekt prijavi in izvede ena sama organizacija, podobnih
zahtev ni.
Za vaš piše: mag. Damjan Struna, univ. dipl. ekon., svetovalec za
pridobivanje nepovratnih sredstev v podjetju RR & CO. d.o.o. in predavatelj na
usposabljanju EU Grant Academy© Obzorje 2020.
https://www.facebook.com/GrantFunding
http://www.linkedin.com/company/919855
RR & CO. d.o.o.
Dunajska cesta 20
1000 Ljubljana
Slovenija
telefon: 01 432 41 91
faks: 01 431 71 48
[email protected]
www.rr-co.si
www.rr-co.eu
www.efamt.eu