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MUNICIPIO
DE EL
CALVARIOMETA
MANUAL
DE
CONTRATACION
Nuestro Municipio, Compromiso de Todos
NIT 892-099-001-1
El presente documento “MANUAL DE CONTRATACION
DEL MUNICIPIO DE EL CALVARIO-META”, se consolida
como un herramienta de consulta, y aplicación institucional
que permite dar a conocer los aspectos más relevantes, los
parámetros claros y coherentes que sirven de guía para el
desarrollo de la gestión contractual, en la que se articulan los
principios, normas, procedimientos, documentos exigidos en
cada una de las etapas de los procesos de selección
adelantados por la entidad, dentro del marco normativo
consagrado en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de
2011; Decreto Reglamentario 1510 de 2013; Ley 1508 del 10
de Enero de 2012 y su decreto reglamentario 1467 del 6 de
Julio de 2012 y demás normas que regulan la materia.
Atendiendo el compromiso de legalidad, la administración del
municipio de El Calvario-Meta, adopta el presente Manual de
Contratación para esta entidad, propendiendo porque las
actuaciones de los servidores públicos que intervienen en la
contratación estatal estén focalizadas en cada una de sus
principios
de
transparencia,
economía,
ética
y
responsabilidad, y sean acodes con los postulados que rigen
la función administrativa, ejerciendo de esta forma vigilancia
y control sobre los recursos públicos asignados a la gestión
contractual del municipio de El Calvario-Meta.
Como valor agregado a través del manual también se
pretende facilitar el análisis y la comprensión de las normas
que regulan la contratación estatal, que han sido objeto de
importantes, vertiginosas y complejas modificaciones.
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CONTENIDO
CAPITULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES………………………4
MARCO NORMATIVO………………………………....6
CAPITULO SEGUNDO
AMBITO DE APLICACIÓN Y
RESPONSABILIDADES………………………………..8
CAPITULO TERCERO
PRINCIPIOS Y POSTULADOS………………………13
CAPITULO CUARTO
ETAPAS CONTRACTUALES………………………...20
 PRECONTRACTUAL
 CONTRACTUAL
 POSCONTRACTUAL
CAPITULO QUINTO
MODALIDADES DE SELECCIÓN:…………..………60
 LICITACION PÚBLICA
 CONCURSO DE MERITOS
 SELECCIÓN ABREVIADA
 CONTRATACION DIRECTA
 MINIMA CUANTIA
CAPITULO SEXTO
MANUAL PARA EL MANEJO DE LOS ACUERDOS
COMERCIALES EN PROCESOS
DE CONTRATACIÓN………………………………....97
CAPITULO SEPTIMO
GUÍA PARA LA CODIFICACIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS DE ACUERDO CON EL CÓDIGO
ESTÁNDAR DE PRODUCTOS Y SERVICIOS
DE NACIONES UNIDAS, V.14.080………….…114
CAPITULO OCTAVO
CLASIFICACION DE LOS CONTRATOS………...138
be rta y
O rden
CAPITULO NOVENO
REGIMEN SANCIONATORIO……………………....150
CAPITULO DÉCIMO
ACCIONES DE MEJORA EN EL PROCESO
DE CONTRATACIÓN……………..………………...154
CAPITULO DÉCIMO PRIMERO
MANUAL PARA LA IDENTIFICACION Y COBERTURA
DEL RIESGO EN LOS PROCESOS DE
CONTRATACIÓN ……………………………………..211
CAPITULO DÉCIMO SEGUNDO
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE ESTUDIOS
DEL SECTOR ……………………………………….224
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CAPITULO DÉCIMO TERCERO DEFINICIÓN DE TERMINOS USUALES……………...244
CAPITULO DÉCIMO CUARTO ANEXOS………..……………………………………..…....261
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CAPITULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES
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DISPOSICIONES GENERALES
En desarrolló la Ley 80 de 1993, (Estatuto General de la Contratación de la
Administración Pública), el cual dispuso las reglas y principios como los parámetros
jurídicos en los que se debía mover el servidor público cuando se proponía celebrar
contratos, convenios para una adecuada ejecución del presupuesto de las entidades
estatales; por esta potísima razón los postulados que guían la función pública, generan
una certidumbre, confianza, rectitud, probidad, integridad y ecuanimidad que, en esencia,
deben cristalizar la conducta inquebrantable del funcionario en el ejercicio del cargo.
Por lo anterior el artículo 23 de la aludida Ley, indicó: “De los principios en las actuaciones
contractuales de las entidades estatales. Las actuaciones de quienes intervengan en la
contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia,
economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función
administrativa. Igualmente, se aplicarán en las mismas las normas que regulan la
conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los
principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo”.
Desde esta perspectiva el municipio de El Calvario-Meta, como Ente Territorial, deberá
acatar las disposiciones legales en la gestión contractual que redundarán en la
estructuración eficiente y clara de los procesos que se adelantan en cumplimiento de su
objetivo institucional “Vigilar el cumplimiento de la constitución, las leyes, las ordenanzas,
acuerdos, las decisiones judiciales y los actos administrativos, promoviendo las acciones
a que hubiere lugar; Defender los intereses de la sociedad; Vigilar el ejercicio eficiente y
diligente de las funciones administrativas municipales.”, los cuales deberán estar ceñidos
a la luz de los principios que gobiernan la actividad contractual consagrados en el artículo
209 de la Constitución Nacional.
De igual manera bajo ninguna circunstancia se perderá de vista lo dispuesto en el Artículo
2 de la Constitución Nacional, en el que señala que el fin esencial del Estado es servir a
la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los
principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de
todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y
cultura de la Nación; defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial.
Es así como en armonía con las Leyes 1450 y 1474 de 2011, Decreto con fuerza de ley
019 de Enero de 2012 y Decreto 1510 del 17 de Julio de 2013, es un deber de la
entidades del Estado realizar la articulación de los parámetros normativos y directrices de
gestión contractual, considerando lo siguiente:
Que el Gobierno Nacional ha compilado en un nuevo y único cuerpo normativo toda la
reglamentación del Estatuto de Contratación de la Administración Pública, reiterando la
obligación para todas las entidades estatales sometidas a dicho Estatuto de contar con un
Manual de Contratación.
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Que según lo establecido en el Artículo 160 del Decreto 1510 de 2013, Las Entidades
Estatales deben contar con un manual de contratación, el cual debe cumplir con los
lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente en el término de seis
(6) meses contados a partir de la expedición del presente Decreto.
Artículo 14. Información de multas, sanciones, inhabilidades y actividad contractual.
Las Entidades Estatales deben enviar mensualmente a las cámaras de comercio de
su domicilio copia de los actos administrativos en firme, por medio de los cuales
impusieron multas y sanciones y de las inhabilidades resultantes de los contratos
que haya suscrito, y de la información de los Procesos de Contratación en los
términos del artículo 6 de la Ley 1150 de 2007. Para el efecto las cámaras de comercio
pueden establecer mecanismos electrónicos para recibir la información mencionada. El
registro de las sanciones e inhabilidades debe permanecer en el certificado del RUP por
el término de la sanción o de la inhabilidad. La información relativa a multas debe,
permanecer en el certificado del RUP por un año, contado a partir de la publicación de la
misma.
Corresponde entonces al ejecutivo expedir una regulación ágil y expedita que permita
lograr la debida ejecución de la ley. Por lo cual se expide un reglamento al estatuto
general de la contratación pública a través del cual se establecen reglas necesarias para
adelantar los procesos contractuales, y otros asuntos relacionados con los mismos.
MARCO NORMATIVO
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Las siguientes son las NORMAS REGLAMENTADAS con el Decreto 1510 de 2013:

Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de
la Administración Pública.

Ley 361 de 1997 Por la cual se establecen mecanismos de integración social
de las personas con limitación y se dictan otras disposiciones.

Ley 816 de 2003 Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a través
de la contratación pública.

Ley 905 de 2004 Por medio de la cual se modifica la Ley 590 de 2000 sobre
promoción del desarrollo de la micro, pequeña y mediana empresa colombiana
y se dictan otras disposiciones.

Ley 996 de 2005 Por medio de la cual se reglamenta la elección de Presidente
de la República, de conformidad con el artículo 152 literal f) de la Constitución
Política de Colombia, y de acuerdo con lo establecido en el Acto Legislativo 02
de 2004, y se dictan otras disposiciones.

Ley 1150 de 2007 Por medio de la cual se introducen medidas para la
eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras
disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.

Ley 1450 de 2011 Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 20102014.

Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y
la efectividad del control de la gestión pública.

Decreto Ley 019 de 2012, Por el cual se dictan normas para suprimir o
reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
Administración Pública.
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CAPITULO SEGUNDO
AMBITO DE APLICACIÓN Y
RESPONSABILIDADES
ARTÍCULO 1º: ÁMBITO DE APLICACIÓN. Las disposiciones del presente Manual
aplican a los procesos de contratación que se adelanten el municipio de El Calvario-Meta,
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como establecimiento publico del orden terrirorial, a sus servidores públicos y toda
persona que ejerza funciones públicas.
PARÁGRAFO PRIMERO: Dentro del marco del control de tutela que corresponde al
Director, con el propósito de regular los trámites internos de la contratación, se debe
precisar la responsabilidad de quienes intervienen en ellos y unificar criterios, el municipio
de El Calvario-Meta adoptará medidas acorde con su régimen legal especial, que
permitan cumplir cabalmente con los principios que orientan la función administrativa y la
gestión fiscal, contenidos en la Política de Colombia, las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007,
el Decreto Reglamentario 1510 de 2013, la Ley 1474 de 2011, y demás normas que los
adicionen, modifiquen o sustituyan, así como las disposiciones de carácter legal que
regulan las inhabilidades e incompatibilidades para contratar.
PARAGRAFO SEGUNDO: En todos los casos en los que la selección del contratista
deba realizarse mediante convocatoria publica y sin perjuicio de la aplicación de las reglas
contenidas en la LEY 1150 de 2007 y el Decreto 1510 de 2013, o las normas que las
modifiquen, adicionen o reformen se realizara siempre en audiencia publica.
ARTICULO 2º. ORGANISMOS, FUNCIONARIOS Y ASESORES RESPONSABLES:
Serán responsables del proceso de contratación del municipio de El Calvario-Meta todas
aquellas personas y/o servidores públicos que intervienen en el procedimiento, entre ellos
los siguientes:
ALCALDE
DEL MUNICIPIO
DE EL CALVARIOMETA
SECRETARIA DE:
PLANEACIÓN,
GOBIERNO E
INFRAESTRUCTURA
SECRETARIA
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
I SECRETARIA
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
ARTÍCULO 3º: COMITÉ DE CONTRATOS. Una vez incorporado este Manual de
Contratación al municipio se expedirá el acto administrativo de cración del comité de
Contratación, acturara como ente asesor que apoya, al Director y a los Servidores
Publicos delegatarios en los procedimientos de Contratación que desarrolla el municipio,
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con el fin de propender al cumplimiento de los principios contractuales, en especial la
transparencia y el deber de selección objetiva del contratista.
ARTICULO 4º. INTEGRANTES DEL COMITÉ DE CONTRATOS: El comité de Contratos
del municipio de El Calvario-Meta, estará conformado por:
Alcalde
Secretario de: Planeación, Gobierno e Infraestructura
Secretaria Administrativa y Financiera
Profesional Universitario
Asesor Juridico Externo
ARTICULO 5º. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONTRATOS: El comité de contratos
asesorará al Director y al delegatorio con el objeto de garantizar que la actividad
contractual se desarrolle con sujecion a los principos y procedimientos establecidos en la
Constitución Politica, el Estatuto General de Contratos de la Administración Publica y la
normatividad reglamentaria vigente.
El comité cumplirá las siguientes funciones:
1. Promover, coordinar y concertar la articulación y la concurrencia de las distintas
dependencias del municipio de El Calvario-Meta en los procesos de Contratación.
2. Asesorar al Alcalde y a los servidores públicos delegatarios del municipio de El
Calvario-Meta, en relación con los procesos contractuales.
3. Emitir concepto previo sobre el texto definitivo de los pliegos de condiciones, la
evaluación de las propuestas y la definición de los procesos de selección para la
suscripción de contratos por parte del director y los servidores públicos
delegatarios del municipio de El Calvario-Meta con personas de derecho publico o
privado.
4. Sin perjuidicio de las funciones asignadas al comité de conciliación el municipio de
El Calvario-Meta, el comité de contratos revisará los proyectos de respuesta
elaborados por las respectivas dependencias a las reclamaciones formuladas por
los contratistas, o las que surjan en desarrollo de contratos suscritos por el
municipio de El Calvario-Meta, sin consideración a su cuantia, a efecto de verificar
su correspondencia con las disposiciones legales vigentes en materia contractual.
5. Asesorar al Alcalde del municipio de El Calvario-Meta, para la elaboración de las
minutas tipo de prepliegos, pliego de condiciones definitivo, fases de selección de
los procesos de contrataicón directa y minutas de contato.
PARAGRAFO PRIMERO: Asesorar la celebración de contratos cuyas cuantias sean
iguales o superiores a la menor cuantia del municipio de El Calvario-Meta, sin importar
su clase o naturaleza jurídica y la modalidad de selección que se utilice. No obstante
lo anterior, el comité ejercerá sus funciones sobre cualquier proceso de contratación,
cuando así lo determine el Alcalde del municipio de El Calvario-Meta.
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PARAGRAFO SEGUNDO: Las funciones atribuidas al comité se circunscriben
primordialmente a la realización de una revisión formal e integral para garantizar el
cumplimiento de los requisitos previstos en la normatividad vigente y a la realización
de una revisión sustancial de los mismos requisitos, cuando la formación profesional
de sus integrantes o la complejidad del asunto lo permita.
ARTICULO 6º REUNIONES COMITÉ DE CONTRATACION: El comité de contratos
se reuninra cuando sea convocado por el Alcalde del municipio de El Calvario-Meta o
el delegatario.
ARTICULO 7º. QUORUM: Se constituirá quórum deliberatorio y decisorio con la
participación de por lomenos tres (3) de los miembros del comité. En todo caso se
requirira de la asistencia de por lo menos un asesor externo exprerto en contratación
estatal.
ARTICULO 8º: DELEGACION DE COMPETENCIAS. El Director en su calidad de
representante legal de la entidad y ordenador del gasto, tiene la competencia para
adelantar toda la contratación requerida para el cumplimiento de las metas y
propósitos del municipio de El Calvario-Meta; las tareas especificas que enmarque la
gestión contractual podrán ser delegadas en el equipo de trabajo según lo
fundamentan los artículos 209 y 211 de la Constitución Política; artículos 12 y 25
numeral 10 de la Ley 80 de 1993; artículo 110 del Decreto 111 de 1996, artículos 9, 10
y 12 de la Ley 489 de 1998; artículo 21 de Ley 1150 de 2007; y las demás normas
vigentes que las reglamentan, modifican o adicionan.
ARTICULO 9º. COMITÉ ASESOR EVALUADOR. El comité Asesor Evaluador del
municipio de El Calvario-Meta se regirá por lo consagrado en el Articulo 27 del Decreto
1510 de 2013, así:
La Entidad Estatal puede designar un comité evaluador conformado por servidores
públicos o por particulares contratados para el efecto para evaluar las ofertas y las
manifestaciones de interés para cada Proceso de Contratación por licitación, selección
abreviada y concurso de méritos. El comité evaluador debe realizar su labor de manera
objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones.
El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor
encomendada. En el evento en el cual la Entidad Estatal no acoja la recomendación
efectuada por el comité evaluador, debe justificar su decisión.
Los miembros del comité evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales.
La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por
quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera un comité plural.
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ARTICULO 11º. RESPONSABLES DE LA EJECUCION CONTRACTUAL: Las siguientes
partes serán responsables del proceso de Ejecución contratactual de todos aquellos
procesos que se adjudiquen en el municipio de El Calvario-Meta:
ESTADO
“Administración del
municipio de El
Calvario-Meta”
SUPERVISOR Y/O
INTERVENTOR
SERVIDOR
PÚBLICO
PARTICULARES
CONTRATISTA
ARTICULO 12º. La Gestión Contractual del municipio de El Calvario-Meta, genera
responsabilidad civil, disciplinaria, penal y fiscal, de conformidad con los parámetros
legales establecidos sobre la materia, por lo que se tendrá siempre en cuenta lo siguiente:

Son disciplinables quiénes ejerzan funciones públicas, administren recursos públicos u
oficiales y los particulares que cumplan labora de interventoría o supervisión.

Las Entidades, Servidores Públicos, Contratistas, Consultores, Asesores Externos,
Interventores y Supervisores responderán civil, penalmente , fiscal y
disciplinariamente, según el caso.
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CAPITULO TERCERO
PRINCIPIOS Y POSTULADOS
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ARTICULO 13º: VALORES ORGANIZACIONALES: En la gestión diaria del municipio de
El Calvario-Meta” conjuga los siguientes valores los cuales estarán integrados al proceso
contractual en forma íntegra y permanente:
COMPROMISO
Obligación contraída, palabra dada, fe empeñada. Disposición para asumir
como propios los objetivos estratégicos de la organización a la cual se
pertenece.
HONESTIDAD
Actitud para actuar con honradez y delicadeza
LEALTAD
Fidelidad en el trato o en el desempeño de un cargo
RESPONSABILIDAD
Función o prestación desempeñadas por quienes están empleados para
satisfacer necesidades del público.
TOLERANCIA
Respeto a las ideas, creencias o prácticas de los demás cuando son
diferentes o contrarias a las propias
BUEN TRATO
Respeto y la actitud cordial y armoniosa ante una persona o un grupo de
personas. Empieza desde que aceptamos y toleramos las actitudes de los
demás independientemente si no están acordes a nuestra forma de pensar.
El buen trato es ser amable y que nuestras acciones estén acordes con las
palabras. Es el respeto a los limites a cada persona.
Reconocimiento de la legitimidad del otro para ser distinto a uno.
RESPETO
Capacidad de acción para hacer efectivo un propósito.
EFICACIA
TRANSPARENCIA
Calidad del comportamiento evidente, sin dudas ni ambigüedad.
EFICIENCIA
Virtud y facultad de lograr un efecto determinado con el menor uso de
energía o recursos.
ARTICULO 14º. PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA: El Manual de
Contratación del municipio de El Calvario-Meta está orientado a principios que en esencia
buscan cumplir con los fines de la Entidad según su misión institucional.
Con fundamento en lo anterior la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y sus decretos
reglamentarios señalan normas para garantizar que la gestión contractual de las
entidades estatales sea eficiente, eficaz, transparente y oportuna, controlar la actuación
de las personas que en ella intervienen bajo pautas y reglas de responsabilidad, donde el
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debido proceso rija la aplicación de sanciones y el deber de selección objetiva permita la
escogencia del ofrecimiento más favorable y conveniente.
En tal sentido las entidades públicas y los particulares están obligados a observar los
principios de:
TRANSPARENCIA
DEBIDO
PROCESO
PRIMACIA
DE LO
SUSTANCIAL
SOBRE LO
FORMAL
ECONOMIA
PRINCIPIOS
EFICIENCIA
PLANEACION
RESPONSABILIDAD
A. TRANSPARENCIA.
Principio mediante el cual se busca garantizar la imparcialidad y la igualdad de
oportunidades en los procesos de contratación, seleccionar objetivamente los
contratistas, publicitar las decisiones adoptadas en los procesos de selección, con el
fin de que los interesados puedan controvertirlas, socializar la gestión contractual a
través de la realización de audiencias públicas para la estimación, tipificación y
asignación de riesgos previsibles involucrados en la contratación, la realización de
subastas en los procesos de selección abreviada o licitación, la adjudicación de
manera obligatoria en los procesos de licitación pública, e igualmente divulgar cuales
son las razones que sirven de motivación a las autoridades en sus decisiones
contractuales y promover la moralidad administrativa.
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Transparencia quiere decir claridad, diafanidad,
nitidez, pureza y translucidez. Significa que algo
debe ser visible, que puede verse, para evitar la
oscuridad, la opacidad, lo turbio y lo nebuloso. Así,
la actuación administrativa, específicamente la
relación contractual, debe ser perspicua, tersa y
cristalina. (…) Se trata, sin duda, de un postulado
que pretende combatir la corrupción en la
contratación estatal, que en sus grandes líneas
desarrolla también los principios constitucionales
de igualdad, moralidad, eficiencia, imparcialidad y
publicidad aplicados a la función administrativa
(artículo 209 de la Constitución Política).
B. ECONOMÍA
A través de este principio se pretende suprimir tramites, requisitos y autorizaciones
innecesarias que entraben los procesos de contratación, fortalecer la planeación
en los procesos de selección, establecer mecanismos que agilicen la contratación
y que permitan subsanar requisitos no necesarios para la comparación de las
propuestas, concentrar la evaluación de las ofertas en la ponderación de aspectos
técnicos y económicos y crear reglas para la atención oportuna de las solicitudes
formuladas por los proponentes y contratistas.
El Principio de la Económia apunta a garantizar que en la
actuación contractual se observen rigurosamente los
principios de celeridad y eficacia eliminando trámites
innecesarios, reclamando la adopción de mecanismos y
procedimientos ágiles, exigiendo la existencia de partidas y
disponibilidades presupuestales y la apropiación de
reservas y compromisos.
C. PLANEACIÓN
La planeación de la actividad contractual, significa que,
previamente a la iniciación del proceso de contratación,
se deben realizar los estudios tendientes a determinar
la oportunidad y conveniencia del contrato, así como la
adecuación a los fines de la entidad contratante, al plan
de inversiones y al presupuesto.
Se deben elaborar detalladamente los pliegos de
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condiciones del contrato con el objeto de poder lograr los fines que con él se persiguen. Y
deben preverse las formas de superar las dificultades que puedan ocurrir en su ejecución.
D. RESPONSABILIDAD
Tiene como propósito fundamental que la gestión pública se desarrolle de manera
diligente, recta y transparente, fijando responsabilidades en los servidores públicos y
contratistas de la administración que participan en la actividad contractual.
El Principio de Responsabilidad obliga a los
servidores públicos a buscar el cumplimiento de los
fines de la contratación, vigilar la correcta ejecución
del contrato y proteger los derechos del municipio de
El Calvario-Meta, del contratista y de los terceros que
puedan verse afectados por la ejecución del contrato,
además de señalar las consecuencias que sufren
aquellos por sus acciones y omisiones, así como la
responsabilidad de los contratistas en los casos
expresamente previstos en la disposición en
comento.
Íntimamente vinculado con estos principios, el artículo
29 de la Ley 80 de 1993 ordena que la selección de los contratistas sea objetiva, tanto
en la contratación directa como cuando hay lugar a adelantar el proceso licitatorio;
precisa que se tendrá por objetiva aquella “selección en la cual la escogencia se hace
al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en
consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de
motivación subjetiva. (…)
E. EL PRINCIPIO DE EFICIENCIA
La Eficiencia, como principio rector de la gestión pública, alude preceptos
constitucionales como los contenidos en los artículos 48, 49 y 268, numerales 2 de la
Constitución Política.
El concepto de eficiencia, en términos económicos se
traduce en el logro del máximo rendimiento con los
menores costos, y que, aplicado a la gestión
contractual, significa la adecuada gestión de los
asuntos objeto de ella partiendo del supuesto de los
recursos financieros – casi siempre limitados- de los
que dispone la Hacienda Pública.
En otros términos, el Estado por razones de interés general, está obligado a efectuar
una adecuada planeación del gasto de modo tal que se oriente con certeza a la
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satisfacción de las necesidades prioritarias para la comunidad sin despilfarro de
erogaciones innecesarias.
F. PRIMACÍA DE LO SUSTANCIAL SOBRE LO FORMAL
Debe tenerse en cuenta que en los procesos de selección debe
darse aplicación al principio de primacía de los sustancial sobre lo
formal, que tiene origen en la artículo 228 de la Constitución
Política.
DEBIDO PROCESO
Es un principio rector en materia sancionatoria de las
actuaciones contractuales, el cual señala que para efectos de
imponer al contratista las multas y la cláusula penal pecuniaria
pactadas en el contrato, se deberá adelantar un procedimiento
mínimo que garantice el afectado ejercer su derecho a la defensa
y presentar pruebas que estime conveniente.
ARTÍCULO 15º: POSTULADOS DE LA CONTRATACION PÚBLICA: El Manual de
Contratación del municipio de El Calvario-Meta da especial atención a los siguientes
postulados:

PREVALENCIA DEL INTERES GENERAL: Colombia es un Estado Social de
Derecho organizado en forma de República Unitaria, descentralizada, con
autonomía de sus entidades territoriales, democrática, participativa y pluralista,
fundada en el respeto de la dignidad humana, en el trabajo y solidaridad de las
personas que la integran y en la prevalencia del interés general.

DE LA FUNCION PUBLICA: La Ley determinará la responsabilidad de los
servidores públicos y la manera de hacerla efectiva; de igual manera el régimen
aplicable a los particulares que temporalmente desempeñen funciones públicas y
regulara su ejercicio.
Los Servidores Públicos no podrán celebrar, por sí o por interpuesta persona, o en
representación de otro, contrato alguno con entidades públicas o con personas
privadas que manejen o administren recursos públicos, salvo las excepciones
legales.

DE LA FUNCION ADMINISTRATIVA: La Función Administrativa está al servicio
de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios
precitados, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de
funciones.
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
DE LA DELEGACION DE FUNCIONES: La ley determina las condiciones para
que las autoridades administrativas puedan delegar funciones en sus subalternos
o en otras autoridades.
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CAPITULO CUARTO
ETAPAS CONTRACTUALES
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ARTICULO 16º. ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL. Todo proceso de
contratación debe ceñirse a los requisitos legales exigidos por el Estatuto General de la
Contratación, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013 y demás normas
que las modifiquen o complementen.
A continuación se describen las exigencias legales que debe cumplir todo proceso, sin
distinguir el tipo de contratación que se adelante, vale decir, si se trata de Contratación
Directa, Licitación Pública, Concurso de Méritos, Selección Abreviada o de mínima
cuantía.
Todo proceso de contratación consta de las siguientes etapas: Previa, Preparatoria o de
planeación, Precontractual, Contractual y Poscontractual, las cuales se describen a
continuación.
PRECONTRACTUAL
CONTRACTUAL
POSTCONTRACTUAL
ARTICULO 17º. ETAPA PREVIA, PREPARATORIO O DE PLANECION: Esta etapa
constituye la determinación o definición de la necesidad, en virtud de la cual se da inicio a
un proceso contractual de vital importancia por cuanto de la idónea definición de lo que
requiere y necesita contratar el municipio de El Calvario-Meta, depende en gran medida el
éxito del mencionado proceso y la satisfacción de los fines pretendidos con la
contratación, estableciendo previamente las necesidades de la entidad para el
cumplimiento del servicio público encomendado, la disponibilidad de los recursos
suficientes para respaldar la contratación, las condiciones, los riesgos, plazo, valor, y el
esquema que implementará para establecer el seguimiento y control a la actividad,
servicios o bienes contratados.
La adquisición de bienes y servicios del municipio de El Calvario-Meta, se realiza teniendo
en cuenta el Plan de Desarrollo, Plan Operativo Anual de Inversión –POAI, Plan de
Adquisición de bienes, servicios y obra pública y el Plan Anual de Caja PAC.
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Los requisitos que deben cumplirse en la fase preparatoria, están descritos en los
numerales 6º, 7º y 12º del Artículo 25 de la Ley 80 de 1993, el primero se refiere a la
disponibilidad presupuestal, los dos siguientes son desarrollados por el Artículo 20 del
Decreto 1510 de 2013, tratan sobre la conveniencia del objeto a contratar y las
autorizaciones y aprobaciones requeridas.
La Dependencia a cuyo cargo se encuentra la Ejecución del Contrato que se pretende
celebrar, debe sustentar el origen de dicha pretensión, definir la necesidad a satisfacer, es
decir el requerimiento para adelantar la correspondiente Contratación.
Identificada la necesidad, se procede a caracterizar técnicamente la forma como dicho
requerimiento se puede satisfacer, es decir, el servicio, bien u obra requerido para
asegurar los objetivos y funciones de la dependencia, complementado con el tipo de
contrato que se requiere, su objeto, el plazo, valor y duración del mismo.
1.
VERIFICACIÓN DE QUE EL OBJETO A CONTRATAR SE ADECÚA AL PLAN
ANUAL DE ADQUISICIONES, QUE CONTIENE LA LISTA DE BIENES OBRAS Y
SERVICIOS QUE PRETENDE ADQUIRIR DURANTE EL AÑO.

Procedimiento y dependencias responsables. La dependencia de donde surja
la necesidad de realizar la contratación, debe efectuar la correspondiente verificación y
hacer referencia a ella en los estudios previos.
Los bienes y servicios de general requerimiento que necesiten las diferentes
dependencias del municipio de El Calvario-Meta, se adquirirán a través de un sólo
proceso contractual, cuya cuantía será el resultante de la sumatoria del valor a contratar
entre las dependencias que requieran el bien o servicio cuyos estudios previos los realiza
la Secretaria funcional del municipio de El Calvario-Meta.
2. TRÁMITE Y OBTENCIÓN DE LAS LICENCIAS O AUTORIZACIONES PREVIAS (Art
20 Decreto 1510 de 2013).

Procedimiento y dependencias responsables. Cuando el contrato así lo
requiera, debe contarse con los diseños y estudios técnicos especializados y tramitarse y
obtener previamente ante las autoridades competentes las licencias y/o autorizaciones
tales como de construcción, ambientales, constitución de servidumbres, etc. La
tramitación y obtención de licencias estará a cargo de dependencia de donde surja la
necesidad de realizar la contratación.
3.
ESTUDIO DE MERCADO PARA DETERMINAR EL PRESUPUESTO OFICIAL
DEL OBJETO A CONTRATAR.
El estudio de Mercado se utilizará para la determinación del presupuesto oficial de la
contratación, se realizará mediante cotizaciones solicitadas en forma escrita,
estableciendo expresamente que ni la formulación de la solicitud ni la presentación de la
cotización generan compromiso u obligación por parte del municipio de El Calvario-Meta,
pues no corresponden a un procedimiento de selección, para la realización de los
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estudios de mercado deberán solicitarse mínimo tres (3) cotizaciones, igualmente puede
utilizarse como criterio para la realización de los estudios de mercado el costo de
contrataciones con objeto similar realizadas anteriormente con valor actualizado, en el
evento de no ser posible encontrar cotizaciones del bien o servicio que se requiere.
Los estudios de Mercado deberán tener una vigencia no superior a cuatro (4) Meses. La
información deberá constar en medio documental (papel, fax, correo electrónico). En todo
caso, el antecedente deberá hacer parte del estudio previo y archivarse en la carpeta del
contrato.
En el evento de que se traten de proveedores exclusivos, tarifas mínimas o reguladas por
el gobierno, se deberá indicar esta circunstancia en los estudios previos, con el sustento
normativo y documental que así lo acrediten, en estos casos no será necesario hacer la
solicitud de cotización a un numero plural de personas; igualmente, de no ser posible
conseguir mínimo tres (3) cotizaciones para establecer los estudios de mercado, se
deberá dejar constancia de esta circunstancia y establecer el valor estimado para la
contratación con base en la información existente a la fecha de elaboración del estudio.
Para los contratos de Consultoría, en los Estudios de Mercado se realizará la estimación
de costos con base en lo establecido en el Decreto 1510 de 2013, utilizando como
criterios a manera enunciativa los siguientes: montos en "personas/tiempo", el soporte
logístico, los insumos necesarios para la ejecución de los servicios, los imprevistos y la
utilidad razonable del contratista.

Procedimiento y dependencias responsables. La dependencia donde surja la
necesidad de realizar la contratación, debe realizar la consulta de los precios de mercado
e imprimir los correspondientes certificados y/o consultar precios en el comercio, de los
servicios o bienes a contratar, a través de cotizaciones o iniciar el trámite de obtención del
avalúo respectivo cuando ello sea necesario.
4.
CERTIFICADO DEL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DEL MUNICIPIO
DE LA VIABILIDAD DEL PROYECTO.

Procedimiento y dependencias responsables. La dependencia de donde surja
la necesidad debe solicitar al Almacenista la expedición del certificado de inscripción del
proyecto en el Banco de programas y proyectos del municipio y la viabilidad de éste,
cuando la necesidad corresponda a un gasto de inversión.
5. TRÁMITE DE LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.

Procedimiento y dependencias responsables. La dependencia de donde surja
la necesidad de realizar la contratación debe realizar la solicitud de disponibilidad
presupuestal a la Subdirección Administrativa y Financiera, quienes deben expedir el
correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal.
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6. ESTUDIOS PREVIOS.

Procedimiento y dependencias responsables. La dependencia de donde surja
la necesidad de realizar la contratación debe elaborar los estudios previos. El resultado de
la planeación en materia de contratación, debe plasmarse en los estudios y documentos
previos que servirán de soporte para adelantar el proceso de selección y la ejecución
adecuada del contrato. De los estudios previos depende el éxito de la contratación, tanto
de la fluidez y agilidad del proceso, como en la correcta formulación del objeto, adecuada
definición del tipo de contrato y la celebración del mismo.

La Ley 1150 de 2007 dio gran importancia a la etapa de planeación en el proceso de la
contratación estatal, la que se refleja en los estudios previos adecuados. Así mismo, en
los términos de los numerales 7 y 12 del artículo 25, numeral 1 del artículo 30 de la Ley 80
de 1993 y del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, con los estudios previos se reflejará
el análisis que la entidad ha realizado sobre la necesidad del bien o servicio que requiera
de acuerdo con el Plan de Adquisición de Bienes, Servicios y Obra Pública y el
presupuesto así como la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación.
Los estudios y documentos previos estarán conformados por todo documento final que
haya servido de soporte para la elaboración del proyecto de Pliego de Condiciones,
incluyendo diseños y proyectos cuando ellos sean necesarios según el objeto de que se
trate, así como toda la información indispensable para permitir la presentación de las
ofertas, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo
requerido por la Entidad, así como el de la distribución de riesgos que se propone.
Los estudios y documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos,
los pliegos de condiciones, y el contrato. Deben permanecer a disposición del público
durante el desarrollo del Proceso de Contratación y contener los siguientes elementos,
además de los indicados para cada modalidad de selección

Contenido mínimo de los estudios previos. Dichos estudios deberán
contener los siguientes elementos mínimos:
Descripción de la necesidad que la Entidad Estatal Pretende Satisfacer con el Proceso de
Contratación: Debe contener los motivos de hecho y las razones de derecho que
sustentan la celebración del contrato. Para ello es necesario tener en cuenta que toda la
actividad de la administración es reglada, es decir, la celebración de un contrato implica la
habilitación legal para celebrarlo y competencia para suscribirlo, de acuerdo con las
funciones asignadas a las administraciones municipales.
Además describir la forma de satisfacer la necesidad: Descripción de cómo se puede dar
cumplimiento a la necesidad planteada y por qué se solicita específicamente el contrato
solicitado, esto es, relatar la conveniencia del tipo de contrato recomendado (mediante la
contratación de un servicio y por qué).
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El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias
requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los
documentos técnicos para el desarrollo del proyecto: El objeto obedece a la pregunta qué
se va a contratar.
La identificación del tipo de contrato a celebrar, el contrato puede ser típico si se trata de
una de las clases de contratos a que se refiere el artículo 32 de la Ley 80 de 1993.
La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos
jurídicos: En todo proceso contractual debe precisarse, en los términos del artículo 2 de la
Ley 1150 de 2007, la modalidad de selección de contratistas, las que pueden ser licitación
pública, selección abreviada, contratación directa o concurso de méritos.
Es esencial la determinación de la naturaleza contractual para poder precisar la
modalidad de selección, pues el objeto del contrato, y ocasionalmente su cuantía,
determinará la manera en que deba seleccionarse al contratista.
Con el fin de definir la menor y la mínima cuantía en materia de contratación, en la
primera semana de cada año la Subdirección Administrativa y Financiera, expedirá una
resolución por medio de la cual se fijarán los valores de aquellas para la correspondiente
vigencia, de acuerdo con lo dispuesto en el literal b. del numeral 2 del artículo 2 de la ley
1150 de 2007, se entenderá por menor cuantía los valores que se relacionan a
continuación determinados en función de los presupuestos anuales expresados en
salarios mínimos legales vigentes:
Presupuesto Anual de la Entidad Estatal
(Salarios minimos Legales Mensuales
Vigentes (SMLMV)
Igual o mayor a 1.200.000
Entre 850.000 y 1.200.000
Entre 400.000 y 850.000
Entre 120.000 y 400.000
Menos de 120.000
Menor Cuantia
(SMLMV)
Minima Cuantia
(SMLMV)
100
850
650
450
280
100
85
65
45
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El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato
esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los
calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. La Entidad
Estatal no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del
contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si
el contrato es de concesión, la Entidad Estatal no debe publicar el modelo financiero
utilizado en su estructuración: Las especificaciones técnicas a tener en cuenta. En el
análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato, se indica con
precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva
contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo.
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En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, el municipio deberá soportar
sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos.
Los criterios para seleccionar la oferta más favorable: Cuando la modalidad de selección
no sea de contratación directa, deberá precisarse en los estudios previos cuales son los
criterios habilitantes y de evaluación que se tendrán en cuenta para escoger al contratista.
Dichos criterios han de estar justificados técnicamente pues no podrá determinarse al
arbitrio o capricho de un funcionario público, sino acorde con los principios y criterios
previstos en la ley.
El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo: En la ejecución del contrato pueden llegar a
presentarse causas previsibles que afectan la carga económica o financiera de las partes
que, en virtud del artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, deben ser reconocidas y asumidas
con el objeto de salvaguardar la adecuada marcha de la gestión contractual y la finalidad
de las partes en la contratación.
Para efectos de efectuar un adecuado análisis de riesgos debe tenerse en cuenta las
siguientes definiciones:

Riesgo Previsible: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza
del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia, esta corresponde a la
estimación y asignación de los riesgos previsibles, así como su tipificación.

Riesgo Imprevisible: Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible
su previsión, es decir el acontecimiento de su ocurrencia, estos riesgos deberán estar
considerados como costo del contrato en el ítem de gastos contingentes.

Tipificación del Riesgo: Es la enunciación que la entidad hace de aquellos
hechos previsibles constitutivos de riesgo que en su criterio pueden presentarse durante y
con ocasión de la ejecución del contrato.

Estimación del Riesgo: Es la valoración, en términos monetarios o porcentuales
respecto del valor del contrato, que hace la entidad de ellos, de acuerdo con la tipificación
que ha establecido. Analiza además la forma en que se recobrará el equilibrio contractual
cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo.

Asignación del Riesgo: Es el señalamiento que hace la entidad de la parte
contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia
tipificada, asumiendo su costo.
Se entienden como riegos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias
que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, pueden alterar el
equilibrio financiero del mismo.
A continuación se presentan matrices de los riesgos más comunes que ocurren con
mediana frecuencia en los contratos de obra, suministro o compraventa, prestación de
servicios y consultoría:
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TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS EN CONTRATOS DE OBRA
ESTIMACIÓN
(*)
TIPIFICACIÓN
ASIGNACIÓN
RIESGOS EN PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA OBRA
Entrega inoportuna de diseños y
planos al constructor
Entidad contratante
Planos o diseños defectuosos que
conducen a fallas estructurales o
mayor permanencia en obra
Entidad contratante, salvo que
los diseños y planos hayan
sido
elaborados
por
el
contratista
Estimación inadecuada de los
costos
Entrega tardía de predios
Disputas sobre la propiedad,
posesión o tenencia de predios
Disponibilidad de materiales
Insuficiencia de proveedores
Sujeciones imprevistas
Materiales defectuosos
Entrega tardía de materiales
Especificaciones incorrectas de
materiales
Obras adicionales necesarias
Insuficiencia de mano de obra
calificada o de profesionales
especializados
Contratista
Entidad contratante
Entidad contratante
Contratista
Contratista
Entidad contratante
Contratista
Contratante
Entidad contratante
Entidad contratante
Contratista
Contratista,
quien
debe
trasladar parte del riesgo
mediante garantía
Contratista
Contratista, quien debe cubrir
el riesgo conforme a las
normas que regulan el sistema
ARP
Incumplimiento en el pago de
obligaciones laborales y honorarios
Incumplimiento de subcontratistas
Accidentes
de
trabajo
enfermedades profesionales
y
TIPIFICACIÓN
ESTIMACIÓN
(*)
ASIGNACIÓN
Riesgo de mayor permanencia en
la obra
Según la causa del evento
Daños a terceros
Contratista, que debe trasladar
el riesgo mediante garantía
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Defectos
en
la
calidad
inestabilidad de la obra
Contratista, quien traslada
pate del riesgo mediante
garantía
o
FUERZA MAYOR POR FENÓMENOS NATURALES
Terremotos
Entidad estatal
Contratante, a menos que
demuestre
el
carácter
extraordinario e imprevisible del
evento y la diligencia para
adoptar medidas de mitigación y
control en la extensión del
riesgo
Avalanchas,
inundaciones,
tempestades,
sequias
o
temporadas invernales
FUERZA MAYOR POR ACTOS HUMANOS
Huelgas o paros al interior de la
empresa contratista
Huelgas o paros generales
Asonada,
guerra
o
ataque
terrorista
Contratista
Entidad contratante
Entidad contratante
TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS EN COMPRAVENTA Y
SUMINISTRO
RIESGOS EN LA RECEPCIÓN DE LOS BIENES
No disponibilidad del comprador
Entidad contratante
para recibir los bienes
Almacenamiento o tratamiento
inadecuado de la mercancía luego
Entidad contratante
de la entrega
RIESGOS POSTERIORES A LA ENTREGA DE LOS BIENES
ESTIMACIÓN
TIPIFICACIÓN
ASIGNACIÓN
(*)
Vicios ocultos
Contratista
Evicción
Contratista
Contratista, quien la traslada
parcialmente a la entidad
aseguradora. En todo caso se
Calidad y garantía
asigna durante el tiempo
equivalente al de la garantía
que se haya ofrecido y
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pactado
Contratista
Contratista
Contratista
Entidad contratante
Insuficiencia de proveedores
Materiales defectuosos
Entrega tardía del bien
Existencia de cosa futura
Especificaciones incorrectas de
partes y repuestos
Servicios adicionales necesarios
para la utilidad del objeto
contractual
Insuficiencia de mano de obra
calificada o de profesionales
especializados
Contratista
Entidad contratante
Contratista
Entidad contratista, siempre
que
el
contratista
haya
cumplido los requisitos legales
del cobro
Pago de la cosa
RIESGOS FINANCIEROS Y LEGALES
Financiamiento del contrato
Incremento en impuestos que
afectan a todos los contribuyentes
y a todas las actividades
Contratista
Contratista
Incremento en impuestos que
afectan la actividad del contratante
objeto del contrato
TIPIFICACIÓN
ESTIMACIÓN
(*)
Variaciones en el costo de los
bienes a proveer
Mora en el pago por parte del
estado
Obtención de seguros u otras
garantías
Ausencia
de
disponibilidad
presupuestal o de caja
Contratista, a quien la entidad
podrá llevar a un punto de no
pérdida, siempre y cuando
acredite que el incremento es
de tal magnitud que le ha
conducido a pérdida
ASIGNACIÓN
Asignación igual a la anterior
Entidad contratante
Contratista
Entidad contratante
TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS EN PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Y CONSULTORÍA
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RIESGOS EN PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DEL SERVICIO
Información
errónea
o
desactualizada suministrada por la
entidad
Entidad contratante
Uso o recolección de información
errada
Contratista,
salvo
que
la
información errada provenga de
la misma entidad
Estimación
costos
Planos o
deficientes
inadecuada
diseños
de
los
inútiles
Contratista
o
Contratista
En asuntos propios de las
ciencias naturales corresponde
al contratista. En ciencias
sociales dependiendo del grado
de error
Conceptos errados
Negligencia,
imprudencia
temeridad en los mandatos
Uso indebido de información
Entrega tardía del servicio
o
Contratista
Contratista
Contratista
Contratista, que debe trasladar
parte del riesgo mediante
garantía
Contratista
Incumplimiento en el pago de
obligaciones laborales y honorarios
Incumplimiento de subcontratistas
TIPIFICACIÓN
ESTIMACIÓN
(*)
Accidentes
de
trabajo
enfermedades profesionales
Riesgo de mayor
temporal del contrato
ASIGNACIÓN
Contratista, quien debe cubrir el
riesgo conforme a las normas
que regulan el sistema ARP
y
extensión
Según la causa del evento
Contratista, que debe trasladar
el riesgo mediante garantía
Contratista, que debe trasladar
el riesgo mediante garantía
Asignación igual a la anterior
Daños a terceros
Falta de calidad en el servicio
prestado
Variaciones en el costo de insumos
Mora en el pago por parte del
estado
Obtención de seguros u otras
garantías
Ausencia
de
disponibilidad
presupuestal o de caja
Entidad contratante
Contratista
Entidad contratante
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EVENTOS DERIVADOS DE CIRCUNSTANCIAS ECONÓMICAS O LEGALES
Financiamiento del contrato
Incremento en impuestos que
afectan a todos los contribuyentes
y a todas las actividades
Contratista
Contratista
Incremento en impuestos que
afectan la actividad del contratante,
siendo tal actividad objeto del
contrato
Contratista, a quien la entidad
podrá llevar a un punto de no
pérdida, siempre y cuando
acredite que el incremento es
de tal magnitud que le ha
conducido a pérdida
Modificaciones abruptas en el tipo
de cambio
Contratista, a quien la entidad
podrá llevar a un punto de no
pérdida, siempre y cuando
acredite que el incremento es
de tal magnitud que le ha
conducido a pérdida
TIPIFICACIÓN
ESTIMACIÓN
(*)
Variaciones en el costo de los
materiales
Mora en el pago por parte del
Estado
Obtención de seguros u otras
garantías
Modificaciones o interpretaciones
unilaterales al contrato
ASIGNACIÓN
Asignación igual a la anterior
(**)
Entidad contratante
Contratista
Entidad contratante
Riesgo ambiental por gestión de
licencias
Entidad contratante, salvo que
en el contrato se haya pactado
que tal gestión corresponde al
contratista
Riesgo por violación de licencia
ambiental
Contratista
Riesgo por gestión de licencias
urbanísticas y de planeación
Entidad contratante, salvo que
en el contrato se haya pactado
que tal gestión corresponde al
contratista.
Riesgo por violación de licencia
urbanística
Incumplimiento o retardo en la
Contratista
Contratista, salvo que en el
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presentación
evento se presente por hechos
u omisiones de la misma
entidad contratante
Ausencia
de
disponibilidad
presupuestal o de caja
Entidad contratante
Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación: Una
vez estimados los riesgos de la contratación en los estudios previos deberá preverse
como mitigar tales riesgos,

Determinación de las garantías. Las garantías son un mecanismo de cobertura de
riesgo entendido como el instrumento otorgado por los oferentes o por el contratista de
una entidad pública contratante a favor de ésta o a favor de terceros, con el objeto de
garantizar entre otros:
 La seriedad de su ofrecimiento.
 El cumplimiento de las obligaciones que para aquel surjan del contrato y de su
liquidación.
 La responsabilidad extracontractual que pueda surgir para la administración por las
actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas.
 Los demás riesgos a que se encuentre expuesta la administración según la naturaleza
del contrato.
En los Estudios Previos se realizará el análisis que sustenta la exigencia de garantías
destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual,
derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la
pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el
particular.
La necesidad de exigir garantías se tomará teniendo en consideración el nivel de
incidencia del riesgo para el cumplimiento del contrato y el comportamiento histórico que
se ha presentado en contrataciones que hayan desarrollado un objeto similar.
GARANTÍAS
Generalidades
Artículo 110. Riesgos que deben cubrir las garantías en la contratación. El cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de las Entidades Estatales con ocasión de:
(i) la presentación de las ofertas; (ii) los contratos y su liquidación; y (iii) los riesgos a los
que se encuentran expuestas las Entidades Estatales, derivados de la responsabilidad
extracontractual que pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus
contratistas y subcontratistas, deben estar garantizadas en los términos de la ley, y del
presente decreto.
Artículo 111. Clases de garantías. Las garantías que los oferentes o contratistas pueden
otorgar para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones son:
1. Contrato de seguro contenido en una póliza.
2. Patrimonio autónomo.
3. Garantía Bancaria.
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Artículo 112. Indivisibilidad de la garantía. La garantía de cobertura del Riesgo es
indivisible. Sin embargo, en los contratos con un plazo mayor a cinco (5) años las
garantías pueden cubrir los Riesgos de la Etapa del Contrato o del Periodo Contractual,
de acuerdo con lo previsto en el contrato.
En consecuencia, la Entidad Estatal en los pliegos de condiciones para la Contratación
debe indicar las garantías que exige en cada Etapa del Contrato o cada Periodo
Contractual así:
1. La Entidad Estatal debe exigir una garantía independiente para cada Etapa del Contrato o cada Periodo Contractual o cada unidad funcional en el caso de las Asociaciones
Público-Privadas, cuya vigencia debe ser por lo menos la misma establecida para la
Etapa del Contrato o Periodo Contractual respectivo.
2. La Entidad Estatal debe calcular el valor asegurado para cada Etapa del Contrato,
Periodo Contractual o unidad funcional, tomando el valor de las obligaciones del
contratista para cada Etapa del Contrato, Periodo Contractual o unidad funcional y de
acuerdo con las reglas de suficiencia de las garantías establecidas en el presente decreto.
3. Antes del vencimiento de cada Etapa del Contrato o cada Periodo Contractual, el
contratista está obligado a obtener una nueva garantía que ampare el cumplimiento de
sus obligaciones para la Etapa del Contrato o Periodo Contractual subsiguiente, si no lo
hiciere se aplicarán las reglas previstas para el restablecimiento de la garantía.
Si el garante de una Etapa del Contrato o un Periodo Contractual decide no continuar
garantizando la Etapa del Contrato o Periodo Contractual subsiguiente, debe informar su
decisión por escrito a la Entidad Estatal garantizada seis (6) meses antes del vencimiento
del plazo de la garantía. Este aviso no afecta la garantía de la Etapa Contractual o
Periodo Contractual en ejecución. Si el garante no da el aviso con la anticipación
mencionada y el contratista no obtiene una nueva garantía, queda obligado a garantizar la
Etapa del Contrato o el Periodo Contractual subsiguiente.
Artículo 113. Garantía del oferente plural. Cuando la oferta es presentada por un proponente plural, como Unión Temporal, Consorcio o promesa de sociedad futura, la
garantía debe ser otorgada por todos sus integrantes.
Artículo 114. Cobertura del Riesgo de Responsabilidad Civil Extracontractual. La
responsabilidad extracontractual de la administración derivada de las actuaciones, hechos
u omisiones de sus contratistas o subcontratistas solamente puede ser amparada con un
contrato de seguro.
Artículo 115. Garantía de los riesgos derivados del incumplimiento de la oferta. La
garantía de seriedad de la oferta debe cubrir la sanción derivada del incumplimiento de la
oferta, en los siguientes eventos:
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1. La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el plazo
para la Adjudicación o para suscribir el contrato es prorrogado, siempre que tal prórroga
sea inferior a tres (3) meses.
2. El retiro de la oferta después de vencido el plazo fijado para la presentación de las
ofertas.
3. La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del adjudicatario.
4. La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de la garantía de
cumplimiento del contrato.
Artículo 116. Garantía de cumplimiento. La garantía de cumplimiento del contrato debe
cubrir:
1. Buen manejo y correcta inversión del anticipo. Este amparo cubre los perjuicios sufridos
por la Entidad Estatal con ocasión de: (i) la no inversión del anticipo; (ii) el uso indebido
del anticipo; y (iii) la apropiación indebida de los recursos recibidos en calidad de anticipo.
2. Devolución del pago anticipado. Este amparo cubre los perjuicios sufridos por la
Entidad Estatal por la no devolución total o parcial del dinero entregado al contratista a
título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar.
3. Cumplimiento del contrato. Este amparo cubre a la Entidad Estatal de los perjuicios
derivados de:
(a) el incumplimiento total o parcial del contrato, cuando el incumplimiento es imputable al
contratista;
(b) el cumplimiento tardío o defectuoso del contrato, cuando el incumplimiento es
imputable al contratista;
(c) los daños imputables al contratista por entregas parciales de la obra, cuando el
contrato no prevé entregas parciales; y
(d) el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria.
4. Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales. Este amparo debe cubrir a la Entidad Estatal de los perjuicios ocasionados por el incumplimiento
de las obligaciones laborales del contratista derivadas de la contratación del personal
utilizado en el territorio nacional para la ejecución del contrato amparado.
La Entidad Estatal no debe exigir una garantía para cubrir este Riesgo en los contratos
que se ejecuten fuera del territorio nacional con personal contratado bajo un régimen jurídico distinto al colombiano.
5. Estabilidad y calidad de la obra. Este amparo cubre a la Entidad Estatal de los perjuicios ocasionados por cualquier tipo de daño o deterioro, imputable al contratista, sufrido
por la obra entregada a satisfacción.
6. Calidad del servicio. Este amparo cubre a la Entidad Estatal por los perjuicios derivados
de la deficiente calidad del servicio prestado.
7. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes. Este amparo debe cubrir la calidad y
el correcto funcionamiento de los bienes que recibe la Entidad Estatal en cumplimiento de
un contrato.
8. Los demás incumplimientos de obligaciones que la Entidad Estatal considere deben ser
amparados de manera proporcional y acorde a la naturaleza del contrato.
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Artículo 117. Cubrimiento de la responsabilidad civil extracontractual. La Entidad
Estatal debe exigir en los contratos de obra, y en aquellos en que por su objeto o
naturaleza lo considere necesario con ocasión de los Riesgos del contrato, el
otorgamiento de una póliza de responsabilidad civil extracontractual que la proteja de
eventuales reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad extracontractual
que surja de las actuaciones, hechos u omisiones de su contratista.
La Entidad Estatal debe exigir que la póliza de responsabilidad extracontractual cubra
también los perjuicios ocasionados por eventuales reclamaciones de terceros derivadas
de la responsabilidad extracontractual que surjan de las actuaciones, hechos u omisiones
de los subcontratistas autorizados o en su defecto, que acredite que el subcontratista
cuenta con un seguro propio con el mismo objeto y que la Entidad Estatal sea el
asegurado.
Artículo 118. Suficiencia de la garantía de seriedad de la oferta. La garantía de
seriedad de la oferta debe estar vigente desde la presentación de la oferta y hasta la
aprobación de la garantía de cumplimiento del contrato y su valor debe ser de por lo
menos el diez por ciento (10%) del valor de la oferta.
El valor de la garantía de seriedad de la oferta que presenten los proponentes en el
Proceso de Contratación de un Acuerdo Marco de Precio debe ser de mil (1.000) smmlv.
El valor de la garantía de seriedad de la oferta que presenten los proponentes en la
subasta inversa y en el concurso de méritos debe ser equivalente al diez por ciento (10%)
del presupuesto oficial estimado del Proceso de Contratación.
Cuando el valor de la oferta o el presupuesto estimado de la contratación sea superior a
un millón (1.000.000) de smmlv se aplicarán las siguientes reglas:
1. Si el valor de la oferta es superior a un millón (1.000.000) de smmlv y hasta cinco
millones (5.000.000) de smmlv, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al
menos el dos punto cinco por ciento (2,5%) del valor de la oferta.
2. Si el valor de la oferta es superior a cinco millones (5.000.000) de smmlv y hasta diez
millones (10.000.000) de smmlv, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al
menos el uno por ciento (1%) del valor de la oferta.
3. Si el valor de la oferta es superior a diez millones (10.000.000) de smmlv, la Entidad
Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el cero punto cinco por ciento
(0,5%) del valor de la oferta.
Artículo 119. Suficiencia de la Garantía de Buen Manejo y Correcta Inversión del Anticipo. La Garantía de Buen Manejo y Correcta Inversión del Anticipo debe estar vigente
hasta la liquidación del contrato o hasta la amortización del anticipo, de acuerdo con lo
que determine la Entidad Estatal. El valor de esta garantía debe ser el ciento por ciento
(100%) de la suma establecida como anticipo, ya sea este en dinero o en especie.
Artículo 120. Suficiencia de la Garantía de Pago Anticipado. La garantía de pago anticipado debe estar vigente hasta la liquidación del contrato o hasta que la Entidad Estatal
verifique el cumplimiento de todas las actividades o la entrega de todos los bienes o
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servicios asociados al pago anticipado, de acuerdo con lo que determine la Entidad
Estatal. El valor de esta garantía debe ser el ciento por ciento (100%) del monto pagado
de forma anticipada, ya sea este en dinero o en especie.
Artículo 121. Suficiencia de la Garantía de Cumplimiento. La garantía de cumplimiento
del contrato debe tener una vigencia mínima hasta la liquidación del contrato. El valor de
esta garantía debe ser de por lo menos el diez por ciento (10%) del valor del contrato a
menos que el valor del contrato sea superior a un millón (1.000.000) de smmlv, caso en el
cual la Entidad Estatal aplicará las siguientes reglas:
1. Si el valor del contrato es superior a un millón (1.000.000) de smmlv y hasta cinco
millones (5.000.000) de smmlv, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al
menos el dos punto cinco por ciento (2,5%) del valor del contrato.
2. Si el valor del contrato es superior a cinco millones (5.000.000) de smmlv y hasta diez
millones (10.000.000) de smmlv, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al
menos el uno por ciento (1%) del valor del contrato.
3. Si el valor del contrato es superior a diez millones (10.000.000) de smmlv, la Entidad
Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el cero punto cinco por ciento
(0,5%) del valor del contrato.
4. Colombia Compra Eficiente debe determinar el valor de la garantía única de cumplimiento del Acuerdo Marco de Precios de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y
las obligaciones contenidas en este.
Artículo 122. Suficiencia de la garantía de pago de salarios, prestaciones sociales
legales e indemnizaciones laborales.Esta garantía debe estar vigente por el plazo del
contrato y tres (3) años más. El valor de la garantía no puede ser inferior al cinco por
ciento (5%) del valor total del contrato.
Artículo 123. Suficiencia de la garantía de estabilidad y calidad de la obra. Esta garantía debe estar vigente por un término no inferior a cinco (5) años contados a partir de la
fecha en la cual la Entidad Estatal recibe a satisfacción la obra. La Entidad Estatal debe
determinar el valor de esta garantía en los pliegos de condiciones de la Contratación, de
acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en el contrato.
La Entidad Estatal puede aceptar que esta garantía tenga una vigencia inferior a cinco (5)
años previa justificación técnica de un experto en la materia objeto del contrato.
Artículo 124. Suficiencia de la garantía de calidad del servicio. La Entidad Estatal
debe determinar el valor y el plazo de la garantía de acuerdo con el objeto, el valor, la
naturaleza y las obligaciones contenidas en el contrato. En los contratos de interventoría,
la vigencia de este amparo debe ser igual al plazo de la garantía de estabilidad del
contrato principal en cumplimiento del parágrafo del artículo 85 de la Ley 1474 de 2011.
Artículo 125. Suficiencia de la garantía de calidad de bienes. La Entidad Estatal debe
determinar el valor y el plazo de la garantía de acuerdo con el objeto, el valor, la
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naturaleza, las obligaciones contenidas en el contrato, la garantía mínima presunta y los
vicios ocultos.
Artículo 126. Suficiencia del seguro de responsabilidad civil extracontractual. El
valor asegurado por los contratos de seguro que amparan la responsabilidad civil
extracontractual no debe ser inferior a:
1. Doscientos (200) smmlv para contratos cuyo valor sea inferior o igual a mil quinientos
(1.500) smmlv.
2. Trescientos (300) smmlv para contratos cuyo valor sea superior a mil quinientos (1.500)
smmlv e inferior o igual a dos mil quinientos (2.500) smmlv.
3. Cuatrocientos (400) smmlv para contratos cuyo valor sea superior a dos mil quinientos
(2.500) smmlv e inferior o igual a cinco mil (5.000) smmlv.
4. Quinientos (500) smmlv para contratos cuyo valor sea superior a cinco mil (5.000)
smmlv e inferior o igual a diez mil (10.000) smmlv.
5. El cinco por ciento (5%) del valor del contrato cuando este sea superior a diez mil
(10.000) smmlv, caso en el cual el valor asegurado debe ser máximo setenta y cinco mil
(75.000) smmlv.
La vigencia de esta garantía deberá ser igual al período de ejecución del contrato.
Artículo 127. Restablecimiento o ampliación de la garantía. Cuando con ocasión de
las reclamaciones efectuadas por la Entidad Estatal, el valor de la garantía se reduce, la
Entidad Estatal debe solicitar al contratista restablecer el valor inicial de la garantía.
Cuando el contrato es modificado para incrementar su valor o prorrogar su plazo, la
Entidad Estatal debe exigir al contratista ampliar el valor de la garantía otorgada o ampliar
su vigencia, según el caso.
La Entidad Estatal debe prever en los pliegos de condiciones para la Contratación, el
mecanismo que proceda para restablecer la garantía, cuando el contratista incumpla su
obligación de obtenerla, ampliarla o adicionarla.
Artículo 128. Efectividad de las garantías. La Entidad Estatal debe hacer efectivas las
garantías previstas en este capítulo así:
1. Por medio del acto administrativo en el cual la Entidad Estatal declare la caducidad del
contrato y ordene el pago al contratista y al garante, bien sea de la cláusula penal o de los
perjuicios que ha cuantificado. El acto administrativo de caducidad constituye el siniestro.
2. Por medio del acto administrativo en el cual la Entidad Estatal impone multas, debe
ordenar el pago al contratista y al garante. El acto administrativo correspondiente
constituye el siniestro.
3. Por medio del acto administrativo en el cual la Entidad Estatal declare el incumplimiento, puede hacer efectiva la cláusula penal, si está pactada en el contrato, y ordenar
su pago al contratista y al garante. El acto administrativo correspondiente es la
reclamación para la compañía de seguros.
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AMPARO
VIGENCIA
Seriedad del Equivalente al
ofrecimiento
plazo
comprendido
entre
la
presentación
de la oferta
hasta
la
aprobación de
la garantía que
ampara los
riesgos
propios de la
etapa
contractual.
Buen manejo
y
correcta
inversión del
anticipo
AMPARO
Pago
Anticipado
VALOR
Diez por ciento
(10%)
del
monto de la
propuesta
o
del
presupuesto
oficial
estimado
Cien por ciento
(100%)
del
monto
que
Hasta
la reciba
el
liquidación del contratista
contrato
reciba a título
de anticipo, en
dinero o en
especie
VIGENCIA
VALOR
Cien por ciento
Hasta
la
(100%)
del
liquidación del
monto que el
contrato
contratista
reciba a título
COBERTURA
Cubre los perjuicios derivados del
incumplimiento, en los siguientes
eventos:
 La no suscripción del contrato sin
justa causa por parte del
proponente seleccionado.
 La no ampliación de la vigencia de
la garantía de seriedad de la oferta
cuando el término previsto en los
pliegos la adjudicación del contrato
se prorrogue o cuando el término
previsto para la suscripción del
contrato se prorrogue, siempre y
cuando esas prórrogas no excedan
un término de tres meses.
 La falta de otorgamiento por parte
del proponente seleccionado, de la
garantía de cumplimiento exigida
por la entidad para amparar el
incumplimiento de las obligaciones
del contrato.
El retiro de la oferta después de
vencido el término fijado para la
presentación de las propuestas.
Cubre
a
la
entidad
estatal
contratante,
de los perjuicios
sufridos con ocasión de (i) la no
inversión; (ii) el uso indebido, y (iii) la
apropiación
indebida
que
el
contratista garantizado haga de los
dineros o bienes que se le hayan
entregado en calidad de anticipo
para la ejecución del contrato.
Cuando se trate de bienes
entregados como anticipo, estos
deberán tasarse en dinero en el
contrato
COBERTURA
Cubre
a
la
entidad
estatal
contratante de los perjuicios sufridos
por la no devolución total o parcial,
por parte del contratista, de los
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de
pago dineros que le fueron entregados a
anticipado, en título de pago anticipado, cuando a
dinero o en ello hubiere lugar.
especie
Cumplimiento
AMPARO
Equivalente al
plazo
del
contrato
garantizado
más el plazo
contractual
previsto para
la liquidación
de aquel. En
caso de no
haberse
convenido por
las
partes
término Para
la liquidación
del contrato, la
garantía
deberá
mantenerse
vigente por el
término legal
previsto para
ese efecto.
VIGENCIA
Pago
de
salarios,
El plazo del
prestaciones
contrato y tres
sociales
e (3) años más
indemnizacion
es
Estabilidad y
calidad de la
obra
Su vigencia se
iniciará a partir
del recibo a
satisfacción de
la obra por
parte de la
entidad y no
será inferior a
No
será
inferior
al
monto de la
cláusula penal
pecuniaria, y
en todo caso,
no inferior al
diez por ciento
(10%) del valor
total, en los
contratos
de
interventoría la
vigencia
deberá
ser
igual
al
término
de
estabilidad de
la garantía del
contrato
principal.
Cumplimiento de las obligaciones
surgidas
del
contrato
estatal
incluyendo en ellas el pago de
multas y cláusula penal pecuniaria,
cuando se hayan pactado en el
contrato. El amparo de cumplimiento
del contrato cubrirá a la entidad
estatal contratante de los perjuicios
directos
derivados
del
incumplimiento total o parcial de las
obligaciones nacidas del contrato,
Así como de su cumplimiento tardío
o de su cumplimiento defectuoso,
cuando ellos son imputables al
contratista garantizado. Además de
esos
riesgos,
este
amparo
comprenderá siempre el pago del
valor de las multas y de la cláusula
penal pecuniaria que se hayan
pactado en el contrato garantizado.
VALOR
COBERTURA
Cubre
a
la
entidad
estatal
contratante de los perjuicios que se
le ocasionen como consecuencia del
Cinco
por
incumplimiento de las obligaciones
ciento (5%) del
laborales a que esté obligado el
valor total del
contratista garantizado, derivadas de
contrato
la contratación del personal utilizado
para la ejecución del contrato
amparado
El valor de
Cubre
a
la
entidad
estatal
esta garantía
contratante de los perjuicios que se
se
le ocasionen como consecuencia de
determinará en
cualquier tipo de daño o deterioro,
cada caso de
independientemente de su causa,
acuerdo con el
sufridos por la obra entregada,
objeto,
el
imputables al contratista.
valor,
la
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cinco (5) años,
salvo que la
entidad
contratante
justifique
técnicamente
la necesidad
de
una
vigencia
inferior.
Su
vigencia
deberá
establecerse
con sujeción a
los
términos
del contrato, y
cubrirá por lo
Calidad
y
menos el lapso
correcto
en que de
Funcionamient
acuerdo con la
o de los bienes
legislación civil
y
equipos
o comercial, el
suministrados
contratista
debe
responder por
la
garantía
mínima
presunta y por
vicios ocultos.
AMPARO
Calidad
Servicio
VIGENCIA
La vigencia de
esta garantía se
determinará en
cada caso de
del acuerdo con el
objeto, el valor,
la naturaleza y
las obligaciones
contenidas en el
contrato
naturaleza
y
las
obligaciones
contenidas en
el contrato
El valor de
esta garantía
se determinará
en cada caso
de
acuerdo
con el objeto,
el valor, la
naturaleza
y
las
obligaciones
contenidas en
el contrato
Cubre
a
la
entidad
estatal
contratante
de
los
perjuicios
imputables
al
contratista
garantizado, (i) derivados de la mala
calidad o deficiencias técnicas de los
bienes
o
quipos
por
él
suministrados, de acuerdo con las
especificaciones
técnicas
establecidas en el contrato, o (ii) por
el incumplimiento de los parámetros
o normas técnicas establecidas para
el respectivo bien o equipo.
VALOR
El valor de esta
garantía
se
determinará
en
cada caso de
acuerdo con el
objeto, el valor, la
naturaleza y las
obligaciones
contenidas en el
contrato
COBERTURA
Cubre a la entidad estatal
contratante de los perjuicios
imputables
al
contratista
garantizado que surjan con
posterioridad a la terminación del
contrato y que se deriven de (i) la
mala calidad o insuficiencia de los
productos
entregados
con
ocasión de un contrato de
consultoría, o (ii) de la mala
calidad del servicio prestado,
teniendo
en
cuenta
las
condiciones pactadas en el
contrato.
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Responsabilid
ad
extracontractu
al (únicamente
amparable a
través de
póliza)
Equivalente al
plazo de
ejecución del
contrato
Cinco por ciento
(5%) del valor del
contrato, pero en
ningún caso
inferior a
doscientos
salarios mínimos
mensuales
legales vigentes
(200 SMLMV) al
momento de
expedición de la
póliza
La Póliza de responsabilidad
extracontractual deberá contener,
como mínimo, en adición a la
cobertura básica de predios,
labores y operaciones, los
siguientes amparos:
 Cobertura expresa de los
perjuicios
que
cause
el
asegurado
tanto
en
la
modalidad de daño emergente,
como en la modalidad de lucro
cesante.
 Cobertura expresa de perjuicios
Extrapatrimoniales.
 Cobertura
expresa
de
la
responsabilidad surgida por
actos
de
contratistas
y
subcontratistas, salvo en el
evento en que el subcontratista
tenga su propio seguro de
responsabilidad
extracontractual, con los mismos
amparos aquí requeridos.
 Cobertura expresa de amparo
patronal.
 Cobertura expresa de vehículos
propios y no propios.
 Mecanismos de participación en
la pérdida, por parte de la
entidad asegurada
 Protección de los bienes
La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial

Requisitos específicos o complementarios de los estudios previos. Además
de los requisitos mínimos exigidos en el literal f) los Estudios Previos, junto con el estudio
de mercado y la determinación del presupuesto para la contratación, debe fijarse el
sistema de precios y la forma de pago que operará en el contrato, de conformidad con el
objeto, clase y características del mismo.
Los requisitos anteriormente descritos se complementarán con aquellos exigidos de
manera puntual para las diversas Modalidades de Selección a saber:
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En la subasta inversa: Artículo 40. Pliegos de condiciones. En los pliegos de
condiciones para contratar Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, la
entidad estatal debe indicar:
1. La ficha técnica del bien o servicio que debe incluir: a) la clasificación del bien o servicio
de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios; b) la identificación adicional
requerida; c) la unidad de medida; d) la calidad mínima, y e) los patrones de desempeño
mínimos.
2. Si el precio del bien o servicio es regulado, la variable sobre la cual se hace la evaluación de las ofertas.
3. Definir el contenido de cada uno de las partes o lotes, si la adquisición se pretende
hacer por partes.
En la adquisición de bienes en bolsa de productos: (Artículo 50. Régimen
aplicable. Además de lo previsto en el Decreto número 2555 de 2010 y las normas que lo
modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan y los reglamentos internos de las bolsas de
productos, las siguientes disposiciones son aplicables a la adquisición de Bienes y
Servicios de Características Técnicas Uniformes en bolsas de productos..
En la contratación directa por proveedor exclusivo: Artículo 80º del Decreto 1510 de
2013. Se considera que no existe pluralidad de oferentes cuando existe solamente
una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de
propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el
territorio nacional. Estas circunstancias deben constar en el estudio previo que
soporta la contratación.
En la adquisición de inmuebles: Artículo 82 del Decreto 1510 de 2013. El Estudio
Previo debe contemplar diferentes alternativas que existe en el municipio para adquirir el
inmueble, en el evento que se encuentren inmuebles de similares características, caso en
el cual deberán ser comparadas para elegir la de menor costo de acuerdo con las
características técnicas requeridas.

Modificación de los estudios previos. Se entenderá que los Estudios y
Documentos Previos son los definitivos al momento de la elaboración y publicación del
proyecto de pliego de condiciones; sin embargo, podrán ajustarse con posterioridad a la
apertura del proceso de selección.
En caso que la modificación de los elementos mínimos señalados en el artículo 20 del
Decreto 1510 de 2013, implique cambios fundamentales en los Estudios, la Entidad, con
fundamento en numeral 2 del artículo 93 del Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo y en aras de proteger el interés público o social, podrá
revocar el acto administrativo de apertura.
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
Casos en los que no se requieren estudios previos. En los casos de Urgencia
Manifiesta, no se requiere la elaboración de Estudios Previos. Artículo 75º del Decreto
1510 de 2013.
7.
ELABORACIÓN DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES: Los Pliegos de
Condiciones, deberán elaborarse con la observancia de los parámetros establecidos por
el numeral 5º del Artículo 24, Numeral 5° de la Ley 80 de 1993, de los requisitos mínimos
establecidos por el Artículo 22 del Decreto 1510 de 2013 y de los requisitos especiales
establecidos para los casos de Licitación, Selección Abreviada y Concurso de Méritos.

Parámetros que deben cumplir los pliegos de condiciones: (Numeral 5º del
Artículo 24 de la Ley 80 de 1993).
 Señalaran los requisitos ecuánimes necesarios para participar en el correspondiente
proceso de selección.
 Precisarán reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la confección de
ofrecimientos de la misma índole, aseguren una escogencia objetiva y eviten la
declaratoria de desierta de la licitación
 Definirán con precisión las condiciones de costo y calidad, así como las características
mínimas de los bienes, obras o servicios necesarios para la ejecución del objeto del
contrato.
 No incluirán condiciones y exigencias de imposible cumplimiento, ni exenciones de la
responsabilidad derivada de los datos, informes y documentos que se suministren.
 Definirán reglas que no induzcan a error a los proponentes y contratistas y que impidan
la formulación de ofrecimientos de extensión ilimitada o que dependan de la voluntad
exclusiva de la entidad.
 Definirán el plazo para la liquidación del contrato, cuando a ello hubiere lugar, teniendo
en cuenta su objeto, naturaleza y cuantía.
 Serán ineficaces de pleno derecho las estipulaciones de los Pliegos de Condiciones y
de los Contratos que contravengan lo dispuesto anteriormente o dispongan renuncias
a reclamaciones por la ocurrencia de los hechos aquí enunciados.
 Contenido mínimo del pliego de condiciones. Artículo 22 del Decreto 1510 de 2013.
Además de los requisitos especiales establecidos para los casos de Licitación Pública,
Concurso de Meritos y Selección Abreviada, y de la observancia de los Parámetros
fijados por el numeral 5º del Artículo 24 de la Ley 80 de 1993, el Pliego de
Condiciones contendrá:
 La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la Ficha Técnica del
bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización o los
requerimientos técnicos, según sea el caso. Se presentará siempre en un documento
separable del Pliego de Condiciones, como Anexo Técnico, el cual será público, salvo
expresa reserva.
 Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos y
las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas así como la
evaluación y ponderación de las mismas y la adjudicación del contrato.
 Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la declaratoria de
desierto del proceso.
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 Las condiciones de celebración del Contrato, el presupuesto estimado, forma de pago,
garantías y demás asuntos relativos al mismo.
Se anexará al Pliego de Condiciones el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los
demás documentos que sean necesarios según la modalidad de Selección.
En las Licitaciones Públicas, los Pliegos de Condiciones deben señalar el momento en
que con anterioridad a la presentación de las ofertas, los oferentes y la entidad revisarán
la asignación de riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva. (Artículo 4° de la
Ley 1150 de 2007.

Modificación del pliego de condiciones: Artículo 23 del Decreto 1510 de 2013.
La modificación de los Pliegos de Condiciones se realizará a través de adendas.
La entidad señalará en el Pliego de Condiciones el plazo máximo dentro del cual puedan
expedirse Adendas, o a falta de tal previsión, señalará al adoptarlas la extensión del
término de cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los proponentes
cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las
modificaciones realizadas.
En ningún caso podrán expedirse y publicarse adendas el mismo día en que se tiene
previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto
para ello, salvo cuando lo soliciten las dos terceras partes de las personas que hayan
retirado pliegos de condiciones, según lo contemplado en el segundo inciso del numeral 5
del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.
De conformidad con lo estipulado en el artículo 25 del Decreto 1510 de 2013, las adendas
solo podrán publicar se en días laborales y en el horario comprendido entre las 7:00 a.m.
y 7:00 p.m.
ARTÍCULO 18º. .- ETAPA PRECONTRACTUAL
Una vez se defina y sustente técnica y jurídicamente la conveniencia de iniciar el proceso
de contratación, con el cumplimiento de todos los requisitos relacionados, se inicia la fase
de Selección del Contratista también de gran importancia para todo proceso de
contratación, es aquí donde se deben materializar los principios que regulan la
contratación estatal en Colombia: la Transparencia, la Economía, la Responsabilidad, la
Selección Objetiva y la Legalidad.
En esta etapa son manifiestas las diferencias entre cada Modalidad de Contratación, pues
la forma de seleccionar el futuro suscriptor del contrato, es precisamente lo que
caracteriza y define cada proceso de acuerdo con las Modalidades de Selección del
Contratista aplicables en cada caso.
1.
Selección objetiva del contratista.
Es objetiva la selección en la cual, la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a
la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de
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interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. (Artículo 5° de la Ley 1150
de 2007).

Criterios de escogencia y calificación que garanticen la selección objetiva.
(Art. 5 Ley 1150 de 2007). Los factores de escogencia y calificación que establezcan las
entidades en los Pliegos de Condiciones o sus equivalentes, tendrán en cuenta los
siguientes criterios:
 La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de
organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como
Requisitos Habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán
puntaje, con excepción de los procesos para selección de Consultores (numeral 4° del
Artículo 5 de la Ley 1150 de 2007). La exigencia de tales condiciones debe ser
adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. Esta
verificación la realizará el Comité Asesor de Evaluación o quien haga sus veces.
 La verificación documental de aquellos requisitos que no se encuentren certificados en
el Registro Único de Proponentes, necesarios para la evaluación de la calidad de la
propuesta y el proponente. Esta verificación estará a cargo del Comité Asesor
Evaluador del municipio o el que haga sus veces.
 La Oferta más Favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y
económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos,
contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más
ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a
los contenidos en dichos documentos.
 En los Contratos de Obra Pública, el menor plazo ofrecido no será objeto de
evaluación. La Entidad efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo de los
ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los
estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores
designados para ello.

Selección objetiva para escoger consultores. En los procesos para la selección
de consultores se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos
técnicos de la oferta o proyecto.
De conformidad con las condiciones que señale el reglamento, se podrán utilizar criterios
de experiencia específica del oferente y del equipo de trabajo, en el campo de que se
trate.
En ningún caso se podrá incluir el precio, como factor de escogencia para la Selección de
consultores.
La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al
proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de Título
suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos.
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Todos los requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser
solicitados por las entidades en cualquier momento, hasta la adjudicación.
No obstante lo anterior, en aquellos procesos de selección en los que se utilice el
mecanismo de subasta, deberá ser solicitado hasta el momento previo a su realización.
Las Certificaciones de Sistemas de Gestión de Calidad no serán objeto de calificación, ni
podrán establecerse como documento habilitante para participar en licitaciones o
concursos.

Determinación del ofrecimiento más favorable. El ofrecimiento más favorable
para la Entidad a que se refiere los Artículos 5° de la Ley 1150 de 2007 y 26º del Decreto
1510 de 2013, se determinará de la siguiente manera:
Artículo 26. Ofrecimiento más favorable. La Entidad Estatal debe determinar la oferta
más favorable teniendo en cuenta las normas aplicables a cada modalidad de selección
del contratista.
En la licitación y la selección abreviada de menor cuantía, la Entidad Estatal debe determinar la oferta más favorable teniendo en cuenta: (a) la ponderación de los elementos
de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas; o (b) la ponderación de los
elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio, Si la
Entidad Estatal decide determinar la oferta de acuerdo con el literal (b) anterior debe
señalar en los pliegos de condiciones:
1. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta.
2. Las condiciones técnicas adicionales que representan ventajas de calidad o de funcionamiento, tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia,
rendimiento o duración del bien, obra o servicio.
3. Las condiciones económicas adicionales que representen ventajas en términos de
economía, eficiencia y eficacia, que puedan ser valoradas en dinero, como por ejemplo la
forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones
en programas de entregas, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima
requerida, impacto económico sobre las condiciones existentes de la Entidad Estatal
relacionadas con el objeto a contratar, mayor asunción de los Riesgos, servicios o bienes
adicionales y que representen un mayor grado de satisfacción para la entidad, entre otras.
4. El valor en dinero que la Entidad Estatal asigna a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, para permitir la ponderación de las ofertas presentadas.
La Entidad Estatal debe calcular la relación costo-beneficio de cada oferta restando del
precio total ofrecido los valores monetarios asignados a cada una de las condiciones
técnicas y económicas adicionales ofrecidas. La mejor relación costo-beneficio para la
Entidad Estatal es la de la oferta que una vez aplicada la metodología anterior tenga el
resultado más bajo.
La Entidad Estatal debe adjudicar al oferente que presentó la oferta con la mejor relación
costo-beneficio y suscribir el contrato por el precio total ofrecido.
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Para efectos de comparación de las ofertas, la Entidad calculará la relación costobeneficio de cada una de ellas, restando del precio total ofrecido los valores monetarios
de cada una de las condiciones técnicas y económicas adicionales ofrecidas, obtenidos
conforme con lo señalado en el presente artículo. La mejor relación costo-beneficio para
la Entidad estará representada por aquella oferta que, aplicada la metodología anterior,
obtenga la cifra más baja.
La adjudicación recaerá en el proponente que haya presentado la oferta con la mejor
relación costo-beneficio. El Contrato se suscribirá por el precio total ofrecido.
En caso de que el pliego de condiciones permita la presentación de ofertas en varias
monedas, para efectos de evaluación y comparación, la entidad convertirá todos los
precios a la moneda única indicada en el pliego, utilizando los parámetros señalados para
tal efecto en los mismos.
Calificación. Comprende los Criterios de Verificación y los Criterios de Evaluación, que
se establecen para determinar el ofrecimiento más favorable a la Entidad.
Criterios de verificación. (Requisitos Habilitantes): Son la Capacidad Jurídica, la
Capacidad Financiera, las Condiciones de Experiencia y la Organización de los
Proponentes, que serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos
habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje con
excepción de los Procesos de Selección de Consultores. (Artículo 5 de la Ley 1150 de
2007).
La verificación de las condiciones de los proponentes debe realizarse con base en la
información suministrada en el RUP actualizado.
Verificación documental que debe realizar la entidad contratante (artículo 6 de la ley
1150 de 2007): En los siguientes casos no se requiere del Registro Único de Proponentes
del Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio, por lo que la Entidad
contratante deberá realizar la verificación documental que acredite los requisitos
habilitantes por ella establecidos:
 En los casos de Contratación cuya cuantía sea inferior al 10% de la Menor Cuantía
 Contratación Directa, según las causales indicadas en el numeral 4 del artículo 2 de la
Ley 1150 de 2007.
 Contratos para la Prestación de Servicios de Salud.
 Enajenación de bienes del Estado.
 Contratos que tengan por objeto la adquisición de productos de origen o destinación
agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos legalmente constituidas.
 Contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales
propias de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las Sociedades de
Economía Mixta y los Contratos de Concesión.
Criterios de evaluación: Los criterios de evaluación serán Técnicos y Económicos;
tendrán una ponderación precisa y detallada de los mismos que deberá reflejarse en los
Pliegos de Condiciones. (Artículo 5 de la Ley 1150 de 2007)
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La Entidad realizará las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos
recibidos, la consulta de precios o condiciones del mercado, los estudios y deducciones
de la Entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello.
Factores Técnicos. La verificación técnica de las propuestas se adelanta teniendo como
marco lo dispuesto en las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, en el correspondiente Pliego
de Condiciones. La revisión de los factores técnicos estará a cargo del Comité Asesor
Evaluador, o quien haga sus veces en el municipio a apoyado por la persona que haya
elaborado los estudios previos.
Factores Económicos. Las propuestas habilitadas serán corregidas aritméticamente si
hubiere lugar a ello, siempre que la Ley lo permita y no implique un mejoramiento de la
propuesta, en el formulario de cantidades y precios.
Cuando existen discrepancias entre los precios de la propuesta y sus correspondientes
análisis de precios, regirán los precios que aparecen en los análisis de precios, corregidos
aritméticamente, si a ello hubiere lugar, tal como se expresó en el párrafo anterior.
Verificada la exactitud de los cálculos numéricos requeridos para obtener el valor total de
la propuesta, se elabora un cuadro contentivo del resumen del análisis de las propuestas,
en el que se define el cumplimiento de los documentos señalados como esenciales, en el
Pliego de Condiciones.
La evaluación de los factores económicos estará a cargo del Comité Asesor Evaluador o
quien haga sus veces en el municipio apoyado por la persona que haya elaborado los
estudios previos.
En consecuencia, no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la
falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el
contenido de la oferta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la
Entidad en el Pliego de Condiciones, de conformidad con lo previsto en los numerales 2, 3
y 4 del artículo 5° de la Ley 1150 de 2007.
Para los requisitos habilitantes, el municipio, podrá requerir su acreditación en
condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, o hasta el
momento en que la Entidad lo establezca en los Pliegos de Condiciones. En el evento de
Subasta, deberán ser solicitados hasta el momento previo a su realización. Lo anterior
con fundamento en lo dispuesto en el Parágrafo 1 del Artículo 5 de la Ley 1150 de 2007,
que dispone:
No está permitido a las Entidades en los Pliegos de Condiciones:
 Señalar taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no subsanables en
el Pliego de Condiciones.
 Permitir que se subsanen asuntos relacionados con la falta de capacidad para
presentar la oferta.
 Permitir que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del
proceso.”
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ARTÍCULO 19º. .- ETAPA CONTRACTUAL Y DE EJECUCIÓN
Es aquella etapa comprendida entre la celebración del contrato y el vencimiento del plazo
contractual. Para iniciar la etapa contractual deben agotarse previamente los requisitos de
perfeccionamiento y los de legalización del contrato.
La diferencia entre los requisitos de perfeccionamiento y ejecución es que cuando el
contrato carece de los requisitos de existencia, la consecuencia es la inexistencia del
contrato, y cuando se incumple con los requisitos de ejecución, la consecuencia será la
nulidad.
En este sentido, serán requisitos de existencia, aquellos mínimos necesarios para que el
acto o negocio nazca a la vida jurídica y serán requisitos de ejecución, aquellos
ritualismos y elementos de legalidad necesarios para iniciar el contrato.
1.
REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO. SE ALUDE AL
PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO ESTATAL EN LOS ARTÍCULOS 39, 40, 41 Y
25 NUMERAL 8, 13, 14 Y 19 DE LA LEY 80 DE 1993.

Acuerdo de voluntades por escrito – Contrato. El artículo 41 de la ley 80 de
1993, señala que el contrato estatal se perfecciona cuando se logra el acuerdo sobre el
objeto y la contraprestación y este se eleva a escrito. Dicho artículo fue modificado
parcialmente por el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
LA MINUTA DEBE CONTENER POR LO MENOS LAS SIGUIENTES
CLÁUSULAS:
 Elementos esenciales del contrato: Valor, plazo de
ejecución, forma de pago
 Tipo de contrato
 Las partes del contrato
 El bien, obra o servicio a contratar: Objeto
 El sitio de entrega de los bienes o de prestación
de los servicios
 Obligaciones de las partes
 Especificaciones técnicas
 Supervisión del contrato
 Multas
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 Cláusula penal pecuniaria
 Solución de controversias
 Garantía de Cumplimiento
Además, todo contrato debe incluir:

Registro presupuestal. El compromiso presupuestal es la reserva a favor del
contratista de las sumas previstas en el acto de adjudicación o en los estudios previos,
según el caso, en el presupuesto de la entidad. Dichos recursos deberán ser ejecutados
durante la vigencia fiscal en la cual fueron comprometidos, salvo que se trate de vigencias
futuras.
2.
REQUISITOS DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO. REQUISITOS SIN LOS
CUALES NO ES POSIBLE INICIAR EL CONTRATO Y SON:

Aprobación de la garantía única. Es el momento en el cual se verifica el
cumplimiento de los amparos, vigencias y partes de la póliza respecto de lo previsto en el
contrato. (Artículo 41 de la ley 80 de 1993).
Estudio para la aprobación de la póliza de cumplimiento. Al momento de evaluar si la
garantía única otorgada por el contratista cumple con las condiciones establecidas en el
contrato, deberán verificarse no sólo los datos de carátula de la póliza, sino que se
examinarán de igual modo las condiciones generales y particulares del respectivo contrato
de seguro, especialmente las exclusiones.
Información que debe remitirse a las aseguradoras. Para preservar la efectividad de
las garantías, el Supervisor o Interventor correspondiente deberá informar a la
aseguradora acerca de toda circunstancia que altere el estado del riesgo (Artículo 1060
en concordancia con el 1058 del Código de Comercio). En este sentido, se le remitirá,
entre otros, la copia de la aprobación de la garantía así como de sus anexos, de las
modificaciones del contrato, las actas de suspensión y de reanudación, y de las diversas
actuaciones que se adelanten con miras a la imposición de multas, cláusula penal
pecuniaria y declaratoria de caducidad.

Acta de inicio del contrato. Una vez cumplidos los requisitos de legalización, se
remitirá documentación al Interventor para que elabore el acta de inicio y empiece su
ejecución.
Para dichos fines el interventor del contrato y el contratista deberán ponerse en contacto
para suscribir el acta de inicio, la cual deberá formar parte del expediente del proceso. En
todo contrato que celebre el municipio, en el que para su ejecución el contratista deba
utilizar personal, el interventor al momento de elaborar el acta de inicio, deberá consignar
la relación del personal que se destinará por parte del contratista, con la correspondiente
identificación; así como su remuneración y cualquier cambio deberá ser informado al
Interventor.
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
Pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales. Acorde con los
términos previstos en el artículo 23 de la ley 1150 de 2007, el proponente y el contratista
deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al
Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del SENA, ICBF y Cajas de
Compensación Familiar, cuando corresponda. Lo anterior deberá acreditarse para la
realización de cada pago derivado del contrato estatal.
El servidor público que sin justa causa no verifique el pago de los aportes a que se refiere
el presente artículo, incurrirá en causal de mala conducta, que será sancionada con
arreglo al régimen disciplinario vigente.

Modificación a los contratos estatales. La modificación contractual obedece al
cambio en las condiciones estipuladas inicialmente en el clausulado del respectivo
contrato, se manifiesta básicamente en las formas de adición, ampliación o prorroga.
Téngase presente, que los acuerdos plasmados en el clausulado del contrato obedecen a
su esencia y su naturaleza concordadas con las prescriptivas civiles, comerciales y del
estatuto contractual. Por ello, solamente podrán ser objeto de modificación contractual el
clausulado que no altere de manera abrupta la esencia o naturaleza del contrato
inicialmente pactado conllevando por ejemplo a una novación.
Las modificaciones aludidas no son excluyentes unas de otras y pueden ser
concomitantes en un mismo momento respecto de un mismo contrato.
1.
Documentos
análisis y solicitud.
de
2. Tramitar compromiso
presupuestal – para las
adiciones-
4. Formalización y
legalización del contrato
– ampliando las
vigencias o los valores
asegurados.
3. Elaboración de la minuta
de adición, ampliación u
otrosí.
Adición. Como indica la definición del término, es figurativamente inyectar más dinero al
contrato inicialmente pactado en aras a garantizar la existencia de recursos suficientes
para continuar satisfaciendo la necesidad de la Administración –si todavía persiste- y de
esta manera efectivizar el principio de economía, evitando procedimientos de selección
innecesarios cuando se tiene conocimiento de la seriedad y calidad del contratista.
Esta categoría de modificación contractual no conlleva necesariamente al cambio de las
especificaciones técnicas o circunstancias accesorias del objeto contractual inicialmente
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pactado, pero si hace necesario los presupuestos de más cantidad de objeto o más
calidad del mismo.
Documentos necesarios para la adición.
 Solicitud del contratista en donde manifieste la intención de adición y el presupuesto
previsto para el efecto, el cual en todo caso deberá basarse en los precios de la
propuesta inicial.
 Solicitud y visto bueno del interventor del contrato, con la justificación técnica de la
adición del contrato, donde involucre el estudio de costos de las actividades, bienes o
servicios adicionales o la mayor cantidad de actividades para el cumplimiento del
objeto contractual.
 Fotocopia del contrato.
 Fotocopia del acta de inicio.
 Estudio de conveniencia y oportunidad que soporte la correspondiente adición, donde
se incluya el Análisis de Riesgos, en el evento de que se requiera aumentar
actividades complementarias no contempladas en los estudios previos y estas puedan
generar riesgos diferentes a los contemplados en el análisis de riesgos inicial.
Indicación de la forma de pago del adicional, teniendo en cuenta que no se pactaran
anticipos ni pagos anticipados en las adiciones de los contratos.
 Actas de suspensión y reinicio si las hay.
 Disponibilidad presupuestal.
Particularidades. Los contratos no podrán adicionarse en más del 50% de su valor
inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales (parágrafo del artículo 40
de la Ley 80 de 1993). El contrato de interventoría estará exceptuado de dicha regla
según lo dispuesto en el artículo 85 de la ley 1474 de 2011.
Ampliación o prorroga. Hace referencia a una extensión en el tiempo que inicialmente
se había acordado para la ejecución del contrato. Esta categoría de modificación
contractual no conlleva necesariamente al cambio de las especificaciones técnicas o
circunstancias accesorias del objeto contractual inicialmente pactado y tampoco implica
adición de recursos.
Documentos necesarios para la ampliación.
 Solicitud del contratista en donde manifieste la voluntad de ampliar el plazo y justifique
las razones que hacen necesaria la ampliación o prórroga del contrato.
 Solicitud y visto bueno del interventor del contrato con el aval de los asesores jurídicos
externos y el Alcalde del municipio de El Calvario-Meta.
 Fotocopia del contrato o convenio.
 Fotocopia del acta de inicio.
 Estudio de conveniencia y oportunidad que soporte la correspondiente ampliación o
prórroga, donde se incluya el Análisis de Riesgos, en el evento de que se requiera
aumentar actividades complementarias no contempladas en los estudios previos y
estas puedan generar riesgos diferentes a los contemplados en el análisis de riesgos
inicial.
 Actas de suspensión y reinicio si las hay.
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 Ficha Técnica en donde se registre la información sobre el estado actual del Contrato
 Justificación técnica que haga referencia a las razones por las cuales se requiere
ampliar el plazo.
 Cronograma y concepto técnico sobre pertinencia y viabilidad de la ampliación.
Particularidades. La regla general es que los contratos suscritos se ejecuten durante el
término de la respectiva vigencia fiscal. Sin embargo, la normatividad contractual trae
excepciones como el caso de vigencias futuras.
CONTENIDO MÍNIMO DE LA FICHA TÉCNICA PARA MODIFICACIONES O
ADICIONES
Contrato N°
Objeto
Valor inicial
$
Plazo Inicial
Fecha de Iniciación
Fecha de terminación inicial
Valor adición presupuesto 1
$
Plazo a adicionar N° 1
Suspensión del contrato (si lo hubo)
Nueva fecha de terminación con adición 1 y suspensión (si lo hubo)
Valor total del contrato (inicial más adición 1)
$
Registro Único de Proponentes (RUP) Decreto 1510 de 2013
Artículo 8°. Inscripción, renovación, actualización y cancelación del RUP. Las personas
naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras, con domicilio en Colombia, interesadas en
participar en Procesos de Contratación convocados por las Entidades Estatales, deben
estar inscritas en el RUP, salvo las excepciones previstas de forma taxativa en la ley. La
persona inscrita en el RUP debe presentar la información para renovar su registro a más
tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año. De lo contrario cesan los efectos
del RUP. La persona inscrita en el RUP puede actualizar la información registrada relativa
a su experiencia y capacidad jurídica en cualquier momento. Los inscritos en el RUP
pueden en cualquier momento solicitar a la Cámara de Comercio cancelar su inscripción.
Artículo 9°. Información para inscripción, renovación o actualización. El interesado debe
presentar a cualquier Cámara de Comercio del país una solicitud de registro, acom
pañada de la siguiente información. La Cámara de Comercio del domicilio del solicitante
es la responsable de la inscripción, renovación o actualización correspondiente:
1. Si es una persona natural:
a) Bienes, obras y servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales, identificados con el
Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel;
b) Certificados de la experiencia en la provisión de los bienes, obras y servicios que
ofrecerá a las Entidades Estatales, los cuales deben ser expedidos por terceros que
hayan recibido tales bienes, obras o servicios y deben corresponder a
contratosejecutados o copias de los contratos cuando el interesado no puede obtener tal
certificado. El interesado debe indicar en cada certificado o en cada copia de los
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contratos, los bienes, obras y servicios a los cuales corresponde la experiencia que
pretende acreditar, identificándolos con el Cla sificador de Bienes y Servicios en el tercer
nivel;
c) Si la persona está obligada a llevar contabilidad, copia de la información contable del
último año exigida por las normas tributarias; d) Certificado expedido por la persona
natural o su contador, relativa al tamaño empresarial de acuerdo con la definición legal y
reglamentaria.
2. Si es una persona jurídica:
a) Bienes, obras y servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales, identificados con el
Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel;
b) Certificado expedido por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica
está obligada a tenerlo, o el auditor o contador, en el que conste que el interesado no es
parte de un grupo empresarial, no ejerce control sobre otras sociedades y no hay
situación de control sobre el interesado, en los términos del Código de Comercio. Si el
grupo empresarial o la circunstancia de control existe, en el certificado debe constar la
identificación de los miembros del grupo empresarial, la situación de control y los
controlantes y controlados;
c) Estados financieros de la sociedad y los estados financieros consolidados del grupo
empresarial, cuando la norma aplicable lo exige, auditados con sus notas y los siguientes
anexos, suscritos por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está
obligada a tenerlo, o suscritos por el representante legal y el auditor o contador si la
persona jurídica no está obligada a tener revisor fiscal:
i. Principales cuentas detalladas del balance general.
ii. Principales cuentas del estado de pérdidas y ganancias.
iii. Cuentas contingentes deudoras y acreedoras.
Si el interesado no tiene antigüedad suficiente para tener estados financieros auditados a
31 de diciembre, debe inscribirse con estados financieros de corte trimestral, suscritos por
el representante legal y el auditor o contador o estados
financieros de apertura;
d) Copia de los documentos adicionales exigidos por la Superintendencia de Sociedades
respecto de las sociedades sometidas a su inspección, vigilancia o
control;
e) Certificados de la experiencia en la provisión de los bienes, obras y servicios que
ofrecerá a las Entidades Estatales, los cuales deben ser expedidos por terceros que
hayan recibido tales bienes, obras o servicios y deben corresponder a contratos
ejecutados o copias de los contratos cuando el interesado no puede obtener tal
certificado. El interesado debe indicar en cada certificado o en cada copia de los
contratos, los bienes, obras y servicios a los cuales corresponde la experiencia que
pretende acreditar, identificándolos con el Clasi ficador de Bienes y Servicios en el tercer
nivel. Si la constitución del interesado es menor a tres (3) años, puede acreditar la
experiencia de sus accionistas, socios o constituyentes; f) Certificado expedido por el
representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o el
auditor o contador, relativa al tamaño empresarial de acuerdo con la definición legal y
reglamentaria. Las sucursales de sociedad extranjera deben presentar para registro la
información contable y financiera de su casa matriz. Los estados financieros de las
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sociedades extranjeras deben ser presentados de conformidad con las normas aplicables
en el país en el que son emitidos.
Los proponentes que terminan su año contable en una fecha distinta al 31 de diciembre,
deben actualizar la información financiera en la fecha correspondiente; sin perjuicio de la
obligación de renovar el RUP de acuerdo con lo establecido en el artículo 8° del presente
decreto.
Artículo 10. Requisitos habilitantes contenidos en el RUP. Las cámaras de comercio, con
base en la información a la que hace referencia el artículo anterior, deben verificar y
certificar los siguientes requisitos habilitantes: 1. Experiencia – Los contratos celebrados
por el interesado para cada uno de los bienes, obras y servicios que ofrecerá a las
Entidades Estatales, identificados con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer
nivel y su valor expresado en smmlv. Los contratos celebrados por consorcios, uniones
temporales y sociedades en las cuales el interesado tenga o haya tenido participación,
para cada uno de los bienes, obras y ser vicios que ofrecerá a las Entidades Estatales,
identificados con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel y su valor
expresado en smmlv. 2. Capacidad Jurídica – La capacidad jurídica del proponente para
prestar los bienes obras, o servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales y la capacidad
del representante legal de las personas jurídicas para celebrar contratos y si requiere,
autorizaciones para el efecto con ocasión de los límites a la capacidad del representante
legal del interesado en relación con el monto y el tipo de las obligaciones que puede
adquirir a nombre del interesado.
3. Capacidad Financiera – los siguientes indicadores miden la fortaleza financiera del
interesado:
a) Índice de liquidez: activo corriente dividido por el pasivo corriente;
b) Índice de endeudamiento: pasivo total dividido por el activo total;
c) Razón de cobertura de intereses: utilidad operacional dividida por los gastos de
intereses.
4. Capacidad Organizacional – los siguientes indicadores miden el rendimiento de las
inversiones y la eficiencia en el uso de activos del interesado:
(a) Rentabilidad del patrimonio: utilidad operacional dividida por el patrimonio.
(b) Rentabilidad del activo: utilidad operacional dividida por el activo total.
Artículo 11. Función de verificación de las Cámaras de Comercio. Las cámaras de
comercio deben verificar que la información del formulario de inscripción, renovación o
actualización coincida con la información contenida en los documentos enumerados en el
artículo 9° del presente decreto y proceder al registro. Las cámaras de comercio peden
utilizar la información de los registros que administran para adelantar esta verificación.
Contra el registro procederá el recurso de reposición en los términos del numeral 6.3 del
artículo 6° de la Ley 1150 de 2007.
El trámite de la impugnación de inscripciones en el RUP debe adelantarse de acuerdo con
lo establecido en el numeral 6.3 del artículo 6° de la Ley 1150 de 2007.
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Artículo 12. Formulario. La Superintendencia de Industria y Comercio autorizará el
formulario de solicitud de registro en el RUP y el esquema gráfico del certificado que para
el efecto le presenten las cámaras de comercio.
Artículo 13. Certificado del RUP. El certificado del RUP debe contener: (a) los bienes,
obras y servicios para los cuales está inscrito el proponente de acuerdo con el
Clasificador de Bienes y Servicios; (b) los requisitos e indicadores a los que se refiere el
artículo 10 del presente decreto; (c) la información relativa a contratos, multas, sanciones
e inhabilidades; y (d) la información histórica de experiencia que el proponente ha inscrito
en el RUP. Las cámaras de comercio expedirán el certificado del RUP por solicitud de
cualquier interesado. Las Entidades Estatales podrán acceder en línea y de forma gratuita
a la información inscrita en el RUP.
Artículo 14. Información de multas, sanciones, inhabilidades y actividad contractual. Las
Entidades Estatales deben enviar mensualmente a las cámaras de comercio de su do
micilio copia de los actos administrativos en firme, por medio de los cuales impusieron
multas y sanciones y de las inhabilidades resultantes de los contratos que haya suscrito, y
de la información de los Procesos de Contratación en los términos del artículo 6° de la Ley
1150 de 2007. Para el efecto las cámaras de comercio pueden establecer mecanismos
electrónicos para recibir la información mencionada. El registro de las sanciones e inha
bilidades debe permanecer en el certificado del RUP por el término de la sanción o de la
inhabilidad. La información relativa a multas debe permanecer en el certificado del RUP
por un año, contado a partir de la publicación de la misma.
Las cámaras de comercio deben tener un mecanismo de interoperabilidad con el Secop
para el registro de la información de que trata el presente artículo.
ARTÍCULO 20º. - ETAPA POSCONTRACTUAL O DE LIQUIDACIÓN
El período de liquidación de los contratos es la etapa en la cual las partes hacen una
revisión total de las obligaciones ejecutadas, bienes entregados o servicios prestados a la
entidad, los pagos efectuados y se hacen los reconocimientos, revisiones o ajustes
económicos a que haya lugar, con el fin de que las partes se puedan declarar a paz y
salvo.
En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que
llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz
y salvo. Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del
caso, de las garantías contractuales.
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1.
Formas de llevar a cabo la liquidación de los contratos

Por mutuo acuerdo de las partes. Los contratos se liquidarán por mutuo acuerdo
de las partes dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes o
del que acuerden las partes para el efecto. Si este término no se contempló, la liquidación
se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto
para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la
terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. (Inciso 1 del artículo 11 de la Ley
1150 de 2007).
Conforme a lo anterior, una vez finalizado el contrato (normalmente o en forma
anticipada), las partes se deben reunir para revisar la ejecución total del contrato y
determinar los montos u obligaciones a favor de uno y otro. La entidad lo hará a través de
la persona natural o jurídica delegada como interventora para tal fin.
En la liquidación se debe constatar lo ejecutado con lo acordado en el contrato, si
realmente se cumplió en términos de calidad y cantidad, y si lo realizado está dentro de
las condiciones acordadas. Lo anterior permite que la entidad pueda exigirle al contratista
la modificación o arreglo de aquello que no se ajusta a lo convenido en el contrato.
Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades o glosas a la liquidación por
mutuo acuerdo y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con
los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.
Unilateral. En los términos del artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, si no es posible
realizar la liquidación por mutuo acuerdo, previa notificación o convocatoria que le haga la
entidad o en el caso de que las partes no lleguen a ningún acuerdo sobre su contenido, la
entidad tendrá la facultad de liquidar el contrato mediante acto administrativo motivado en
forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir del vencimiento
del plazo para realizar la liquidación por mutuo acuerdo, de conformidad con lo dispuesto
en el artículo 141 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo (Ley 1437 de 2011).
Contra el acto administrativo que ordena la liquidación unilateral procede únicamente el
recurso de reposición de conformidad con el artículo 77 de la Ley 80 de 1993.
Adicionalmente, y a fin de evitar los sobrecostos que implica la ampliación de términos
para la liquidación unilateral, se direcciona la necesidad de proceder a tal liquidación
dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo para la liquidación
bilateral.
Si no se procediere a efectuar la liquidación de los contratos dentro de este periodo, antes
del vencimiento deberá exigirse al contratista la ampliación de la garantía hasta por dos
años más.
En el evento de resultar sumas de dinero a favor del municipio y a cargo del contratista, el
acta suscrita (liquidación bilateral) o la resolución proferida (liquidación unilateral) prestará
mérito ejecutivo.

Extensión del plazo para la liquidación de los contratos. Si vencidos los plazos
anteriormente establecidos no se ha realizado la liquidación del contrato, la misma podrá
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ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del
término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin
perjuicio de lo previsto en el artículo 141 del Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011)
2.
Procedimiento para la liquidación de los contratos. Conforme a lo descrito en
el presente capitulo, a continuación se fijan los pasos generales que se llevarán a cabo en
el trámite de liquidación de los contratos en el municipio:
 La competencia para la liquidación del contrato está en el ordenador del gasto
(Alcalde), sin embargo, corresponde al interventor o supervisor del contrato proyectar
el acta de liquidación bilateral o unilateral según sea el caso para la firma del servidor
público competente.

 El proyecto de acta de liquidación debe elaborarse de acuerdo con los formatos
establecidos para este fin y enviarse a la Dirección para su revisión y aprobación.
EL ACTA DE LIQUIDACIÓN DEBE CONTENER:
 La identificación de las partes que la suscribirán.
 El objeto del contrato.
 La fecha de perfeccionamiento.
 Las modificaciones realizadas al contrato.
 El valor del contrato.
 Los valores girados y ejecutados, incluyendo el anticipo y su amortización.
 La forma y fechas de los pagos efectuados.
 Relación del informe de gestión final y del certificado de cumplimiento del objeto
contractual.
 Un balance económico y financiero.
 La consideración de si existen saldos a favor de alguna de las partes, o que el
contratista y/o las partes se encuentran a paz y salvo por todo concepto.
 La enunciación de la obligación de consignar los saldos junto con sus rendimientos a la
Entidad, si los hubiere, dentro de los diez días siguientes a la firma del acta.
 La enunciación de que el acta presta mérito ejecutivo y de su liquidación unilateral en
el evento de que no sea firmada por el contratista.
 La fecha en que se realiza la liquidación.
 Si hay salvedad por alguna de las partes, deberán consignarse las observaciones y
réplicas al respecto.
 Número y clase de contrato
 Término del contrato
 Término de la prórroga del contrato adicional, si lo hubiere
 El interventor deberá elaborar el balance económico financiero del contrato con base
en las actas de recibo parcial, recibo a satisfacción de los trabajos, documentos que se
someterán a la aprobación por parte del contratista. Igualmente debe elaborar el
informe final de gestión y el certificado de cumplimiento del objeto contractual, los
cuales formarán parte integral del acta de liquidación.
 Analizada el acta con sus antecedentes, y si se presentan observaciones a la misma o
hace falta algún documento, se regresa al interventor para que aporte la información
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





faltante. Si no presentan observaciones, el grupo de apoyo a la contratación procede a
su envío para consideración y firma del ordenador del gasto respectivo.
Firmada el acta de liquidación, el grupo de apoyo a la contratación la envía al
interventor para firma del contratista.
El contratista revisa el acta, acepta y firma o la objeta.
Si el contratista se resiste a suscribir el acta de liquidación, la Entidad procederá a
elaborar la Resolución declarando la liquidación unilateral.
Proferida la resolución de liquidación unilateral se debe proceder a su notificación,
contra la cual procede el recurso de reposición.
Los saldos a favor del municipio deberán ser consignados dentro de los diez (10) días
siguientes a la firma del acta.
En el evento en que no se consigne el saldo correspondiente, la Entidad debe iniciar
los trámites pertinentes para su cobro a través de la acción ejecutiva, toda vez que el
acta de liquidación presta mérito ejecutivo de conformidad con lo establecido el artículo
75 de la ley 80 de 1993 y el artículo 141 del Código de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011).
Igualmente la Entidad, conforme a lo dispuesto en el numeral 6.2 del artículo 6 de la
Ley 1150 de 2007 enviará mensualmente a la Cámara de Comercio la información
concerniente a las multas y sanciones relacionadas con los contratos e informará
igualmente a la Procuraduría General de la Nación para ser incluida en el Registro de
Sanciones y Causas de Inhabilidad “SIRI”.
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CAPITULO QUINTO
MODALIDADES DE SELECCION
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ARTÍCULO 21º: La regla general para elegir a los Contratistas del Estado es la Licitación
Pública,: De conformidad con el artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 modificado por el
artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, las entidades seleccionarán a los contratistas a través
de las siguientes modalidades:
LICITACION
PÚBLICA
SELECCIÓN
ABREVIADA
MINIMA
CUANTIA
CLASES DE
CONTRATACION
PUBLICA
CONCURSO DE
MERITOS
CONTRATACION
DIRECTA
A.P.P.
Artículo 38. Presentación de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa
en los procesos de licitación pública.Las Entidades Estatales pueden utilizar el
mecanismo de subasta inversa para la conformación dinámica de las ofertas en la
licitación. En este caso, la Entidad Estatal debe señalar en los pliegos de condiciones las
variables técnicas y económicas sobre las cuales los oferentes pueden realizar la puja.
En la fecha señalada en los pliegos de condiciones, los oferentes deben presentar los
documentos que acrediten los requisitos habilitantes requeridos por la Entidad Estatal. En
el caso de una conformación dinámica parcial de la oferta, a los documentos señalados se
acompañará el componente de la oferta que no es objeto de conformación dinámica.
La Entidad Estatal dentro del plazo previsto en los pliegos de condiciones debe verificar el
cumplimiento de los requisitos habilitantes y de las condiciones adicionales si hay lugar a
ello para determinar los oferentes que pueden continuar en el proceso de selección. La
subasta inversa para la conformación dinámica de la oferta debe realizarse con los
oferentes habilitados, en la fecha y hora previstas en los pliegos de condiciones.
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En la subasta, los oferentes deben presentar su oferta inicial con las variables dinámicas,
de conformidad con los pliegos de condiciones, la cual puede ser mejorada con los lances
hasta la conformación de la oferta definitiva.
Se tomará como definitiva la oferta inicial realizada por el oferente que no presente lances
en la subasta.
En ningún caso el precio será la única variable sometida a conformación dinámica.
La herramienta electrónica usada para la subasta debe permitir que el oferente conozca
su situación respecto de los demás competidores y únicamente en relación con el cálculo
del menor costo evaluado. Si la subasta recae únicamente sobre algunas variables, las
que no admiten mejora deben haber sido previamente evaluadas y alimentadas en el
sistema, de manera que este pueda ante cualquier lance efectuar el cálculo automático
del menor costo evaluado.
De lo acontecido en la subasta, se levantará un acta donde se dejarán todas las constancias del caso.
Artículo 39. Audiencias en la licitación. En la etapa de selección de la licitación son
obligatorias las audiencias de: a) asignación de riesgos, y b) adjudicación. Si a solicitud de
un interesado es necesario adelantar una audiencia para precisar el contenido y alcance
de los pliegos de condiciones, este tema se tratará en la audiencia de asignación de
riesgos.
En la audiencia de asignación de riesgos, la entidad estatal debe presentar el análisis de
riesgos efectuado y hacer la asignación de riesgos definitiva.
La entidad estatal debe realizar la audiencia de adjudicación en la fecha y hora
establecida en el cronograma, la cual se realizará de acuerdo con las reglas establecidas
para el efecto en los mismos y las siguientes consideraciones:
1. En la audiencia los oferentes pueden pronunciarse sobre las respuestas dadas por la
entidad estatal a las observaciones presentadas respecto del informe de evaluación, lo
cual no implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta. Si hay
pronunciamientos que a juicio de la entidad estatal requiere análisis adicional y su
solución puede incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia puede
suspenderse por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la
comprobación de lo alegado.
2. La entidad estatal debe conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente que
así lo solicite, para que responda a las observaciones que sobre la evaluación de su
oferta hayan hecho los intervinientes.
3. Toda intervención debe ser hecha por la persona o las personas previamente designadas por el oferente, y estar limitada a la duración máxima que la entidad estatal haya
señalado con anterioridad.
4. La entidad estatal puede prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de
adjudicación siempre que lo haya publicado en el Secop con antelación.
5. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a adoptar
la decisión que corresponda.
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PROCEDIMIENTO LICITACION PÚBLICA
10 días hábiles
Convocatoria
Pública
Estudio
Previo
Prepliego de
Condiciones
Observaciones
Prepliego
Si esta cobijada TLC
*Convocatoria mypes o
Mipymes
Máximo 3 días hábiles
Resolución de
Apertura
Audiencias de
Aclaración de Pliegos
Definitivos y
Asignación de Riesgos
Previsibles
Pliego Definitivo
Acta de Suspensión o
Revocatoria del Proceso
Informe
Evaluación
Preliminar
Audiencia Acta
de Adjudicación
Audiencia
de Cierre
Visita
Técnica
3 días antes sin
publicar adendas
Contrato
Adiciones
Acta declaratoria
desierta
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Audiencia
de Cierre
Acta de
Liquidación
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ETAPA
TRÁMITES NECESARIOS
TÉRMINOS
5 días Traslado
Estudios y documentos previos.
Diseños
y
proyectos
de
prefactibilidad y factibilidad,
1.
Discrecional
cuando sea procedente.
Certificado de disponibilidad
presupuestal
Avisos en la página web del
municipio y en el SECOP:
Artículo 30 numeral 3 de la ley
80 de 1993, modificado por el
artículo 224 del Decreto 019 de
2012.
2.
3.
4.
ETAPA
5.
Dentro de los 10 a 20
días
calendario
anteriores a la apertura
de la licitación, se
publicarán
hasta
3
avisos de convocatoria
con intervalos entre 2 y
5
días
calendario,
según lo exija la
naturaleza, objeto y
cuantía del contrato en
la página Web de la
entidad y el Secop.
Aviso de convocatoria: El cual A más tardar con la
además de publicarse en el publicación del proyecto
SECOP debe publicarse en la de condiciones
página web de la entidad.
Artículo 21° del Decreto 1510 de
2013.
Proyecto
de
pliego
de El proyecto de pliegos
condiciones: Artículo 22 del de
condiciones
se
Decreto 1510 de 2013.
publicará por lo menos
Observaciones al proyecto de con 10 días hábiles de
pliego de condiciones: Durante antelación a la fecha
la publicación del proyecto de que ordena la apertura
pliego de condiciones
del proceso
TRÁMITES NECESARIOS
TÉRMINOS
Acto Administrativo de apertura: Deberá publicarse junto
Deberá contener la información con el pliego de
a que alude el Artículo 24 del condiciones definitivo
Decreto 1510 de 2013.
RESPONSABLE
Dirección
El funcionario
designado por el
Alcalde del
municipio
El funcionario
designado por el
Alcalde del
municipio
El funcionario
designado por el
Alcalde del
municipio
RESPONSABLE
El Alcalde del
municipio
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6.
7.
Pliego de condiciones definitivo
(conforme al Art. 22 Decreto
1510 de 2013). Se incluirán las
modificaciones
pertinentes
acorde con las observaciones
surgidas al proyecto de pliego
de condiciones o las demás que
haya
detectado
la
administración. Deberá contener
los
requisitos
mínimos
establecidos en el Artículo 22
Decreto 1510 de 2013.
Visita técnica al lugar de la Preferiblemente antes
ejecución del contrato, si hay de la audiencia de
lugar a ello.
aclaraciones
Audiencias:
Audiencia
de
aclaración a los pliegos de
condiciones y revisión de
estimación,
asignación
y
tipificación de riesgos.
Como resultado de lo debatido
en la audiencia y cuando resulte
8.
conveniente, el jefe o el
representante de la entidad
expedirá las modificaciones
pertinentes
a
dichos
documentos y prorrogará, si
fuese necesario el plazo de la
licitación.
ETAPA
TRÁMITES NECESARIOS
Plazo de la licitación: Es el
momento a partir del cual se
pueden presentar propuesta
hasta el cierre de la licitación.
9.
(Artículo 30 numeral 5 de la ley
80 de 1993)
10.
El
término
de
publicación del pliego
de
condiciones
definitivo se fijará en el
cronograma
de
acuerdo
con
la
naturaleza del objeto a
contratar
Modificación del pliego de
condiciones definitivo: A través
de Adendas (Art. 25 Decreto
1510 de 2012).
Si se modifican los plazos del
Dentro de los 3 días
hábiles siguientes al
inicio del plazo para la
presentación
de
propuestas. Artículo 30
numeral 4 de la ley 80
de 1993 modificado por
el artículo 220 del
Decreto 019 de 2012.
TÉRMINOS
Por lo menos el día
siguiente hábil a la
celebración
de
la
audiencia aclaraciones
a los pliegos de
condiciones y revisión
de
estimación,
asignación y tipificación
de riesgos.
De acuerdo con el
Articulo 89 de la Ley
1474/2011,
que
modifica el inciso 2º,
numeral 5 del artículo
El funcionario
designado por el
Alcalde del
municipio
El funcionario
designado por la
Alcaldia según el
caso
Los Funcionarios
o contratistas de
servicios
profesionales
designados por el
Alcalde del
municipio.
RESPONSABLE
El funcionario
designado por el
Alcalde del
municipio
El Alcalde del
municipio
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ETAPA
11.
12.
13.
proceso, deberá publicarse el
nuevo cronograma, precisando
además los cambios que ello
implique en el acto de apertura.
La entidad señalará en el Pliego
de condiciones el plazo máximo
para expedir adendas y a falta
de tal previsión, señalará al
adoptarlas la extensión del
término de cierre que resulte
necesario
para
que
los
proponentes cuenten con el
tiempo suficiente para ajustar
sus propuestas.
La publicación de estas adendas
sólo se podrá realizar en días
hábiles y horarios laborales
30 de la Ley 80 de
1993: “(…) no podrán
expedirse
adendas
dentro de los tres (3)
días anteriores en que
se tiene previsto el
cierre del proceso de
selección, ni siquiera
para
extender
el
término del mismo."
TRÁMITES NECESARIOS
TÉRMINOS
Presentación de observaciones Dentro del término
y sugerencias al pliego de señalado en el pliego
condiciones:
de condiciones
La aceptación o rechazo de
tales observaciones se hará de
manera motivada, para lo cual el
municipio agrupará aquellas de
naturaleza común.
Respuesta y publicación en el
SECOP
sobre
las
consideraciones de la entidad a
las observaciones y sugerencias
presentadas.
Cierre del proceso licitatorio:
Momento máximo hasta el cual
se pueden presentar ofertas.
Puede ser ampliado por un
término no superior a la mitad
del inicialmente fijado, cuando lo
estime conveniente la entidad o
cuando lo soliciten las dos
terceras partes de las personas
que hayan asistido a la
audiencia de aclaraciones a los
pliegos de condiciones y revisión
de estimación, asignación y
Hasta un día antes del
cierre de recepción de
ofertas
Debe ser proporcional
a la complejidad del
bien, obra o servicio a
adquirir, de manera
que se le garantice a
los
proponentes la
preparación de ofertas.
RESPONSABLE
El funcionario
designado por el
Alcalde del
municipio
El funcionario
designado por el
Alcalde del
municipio
El funcionario
designado por el
Alcalde del
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tipificación del riesgo
Una vez operado el cierre del
proceso, se procederá a la
apertura de propuestas, en
presencia de los proponentes
y/o equipo de la Administración
que se encuentre, dejando
constancia mediante acta.
ETAPA
14.
15.
TRÁMITES NECESARIOS
Evaluación de las propuestas:
De acuerdo con los requisitos y
criterios señalados en el pliego
de condiciones y con las reglas
de subsanabilidad señalas en el
artículo 5 de la ley 1150 de 2007
y el artículo 27 del Decreto 1510
de 2013.
El ofrecimiento más favorable
para la entidad se determinará
de acuerdo con las reglas del
artículo 26 del Decreto 1510 de
2013 y con las señaladas en el
pliego definitivo.
El comité evaluador verificará si
el menor precio ofertado es o no
artificialmente bajo; en caso de
ser procedente, el comité
recomendará la adjudicación del
proceso, en caso contrario se
requerirá al oferente para que
explique las razones que
sustenten el valor ofertado en
los términos del artículo 28 del
Decreto 1510 de 2013 de
recomendar el rechazo o la
continuidad de la oferta en el
proceso.
Publicación del informe de
evaluación. Es el periodo
durante el cual se deja a
disposición el informe
de evaluación para que los
oferentes
presenten
las
TÉRMINOS
El
plazo
para
la
evaluación
será
estipulado
por
la
dependencia
encargada
de
la
licitación, de acuerdo
con la naturaleza del
objeto y la cuantía del
mismo.
RESPONSABLE
Comité evaluador
designado por el
Alcalde del
municipio
Durante cinco (5) días
hábiles (Artículo 30
numeral 8 de la ley 80
de 1993)
Comité evaluador
designado por el
Alcalde del
municipio
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observaciones que estimen
pertinentes y subsanen los
documentos habilitantes a que
haya lugar
ETAPA
TRÁMITES NECESARIOS
Respuesta a las observaciones
presentadas a la evaluación y
publicación de las respuestas en
el SECOP.
TÉRMINOS
El
plazo
será
determinado
en
el
pliego de condiciones y
16.
en todo caso deberá
darse respuesta a más
tardar en la audiencia
de adjudicación.
Comité de evaluación: Vencido Con anterioridad a la
el término de traslado del audiencia
de
informe de evaluación, el adjudicación.
proceso es llevado al Comité
17.
para que el Alcalde apruebe o
no,
según
el
caso,
la
recomendación
del
Comité
Asesor Evaluador.
Audiencia
pública
de De acuerdo con la
adjudicación o declaratoria de fecha y hora señalada
desierta:
en
el
pliego
de
La adjudicación se efectúa en condiciones.
audiencia
pública
mediante
resolución motivada, la que se
entiende
notificada
al
proponente favorecido en dicha
audiencia (Artículo 30 numeral
10 de la ley 80 de 1993 y
artículo 9 de la ley 1150 de
18.
2007).
Los
interesados
pueden
pronunciarse sobre la respuesta
dada por el municipio a las
observaciones
presentadas
respecto de los informes de
evaluación (Artículo 9 de la ley
1150 de 2007. La declaratoria
de desierta deberá hacerse
mediante acto motivado por
causas o motivos que impidan la
selección objetiva.
ETAPA
TRÁMITES NECESARIOS
TÉRMINOS
19.
RESPONSABLE
Comité evaluador
designado por el
Alcalde del
municipio
Comité evaluador
designado y el
Alcalde del
municipio.
Comité evaluador
designado y el
Alcalde del
municipio
RESPONSABLE
Funcionario o
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20.
Suscripción del contrato: Debe
elaborarse con base en el
proyecto de minuta anexo al
pliego de condiciones.
Compromiso
presupuestal:
Deben
efectuarse
las
apropiaciones
presupuestales
pertinentes,
a
favor
del
adjudicatario y por el valor de la
adjudicación.
En
el
término
establecido en el pliego
de condiciones.
Posteriormente
adjudicación.
a
asesor externo
designado por el
Alcalde del
municipio.
la
Secretaria
Financiera
LICITACIÓN PÚBLICA
Artículo 38. Presentación de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa
en los procesos de licitación pública:.Las Entidades Estatales pueden utilizar el
mecanismo de subasta inversa para la conformación dinámica de las ofertas en la
licitación. En este caso, la Entidad Estatal debe señalar en los pliegos de condiciones las
variables técnicas y económicas sobre las cuales los oferentes pueden realizar la puja.
En la fecha señalada en los pliegos de condiciones, los oferentes deben presentar los
documentos que acrediten los requisitos habilitantes requeridos por la Entidad Estatal. En
el caso de una conformación dinámica parcial de la oferta, a los documentos señalados se
acompañará el componente de la oferta que no es objeto de conformación dinámica.
La Entidad Estatal dentro del plazo previsto en los pliegos de condiciones debe verificar el
cumplimiento de los requisitos habilitantes y de las condiciones adicionales si hay lugar a
ello para determinar los oferentes que pueden continuar en el proceso de selección. La
subasta inversa para la conformación dinámica de la oferta debe realizarse con los
oferentes habilitados, en la fecha y hora previstas en los pliegos de condiciones.
En la subasta, los oferentes deben presentar su oferta inicial con las variables dinámicas,
de conformidad con los pliegos de condiciones, la cual puede ser mejorada con los lances
hasta la conformación de la oferta definitiva.
Se tomará como definitiva la oferta inicial realizada por el oferente que no presente lances
en la subasta.
En ningún caso el precio será la única variable sometida a conformación dinámica.
La herramienta electrónica usada para la subasta debe permitir que el oferente conozca
su situación respecto de los demás competidores y únicamente en relación con el cálculo
del menor costo evaluado. Si la subasta recae únicamente sobre algunas variables, las
que no admiten mejora deben haber sido previamente evaluadas y alimentadas en el
sistema, de manera que este pueda ante cualquier lance efectuar el cálculo automático
del menor costo evaluado.
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De lo acontecido en la subasta, se levantará un acta donde se dejarán todas las constancias del caso.
Artículo 39. Audiencias en la licitación. En la etapa de selección de la licitación son
obligatorias las audiencias de: a) asignación de riesgos, y b) adjudicación. Si a solicitud de
un interesado es necesario adelantar una audiencia para precisar el contenido y alcance
de los pliegos de condiciones, este tema se tratará en la audiencia de asignación de
riesgos.
En la audiencia de asignación de riesgos, la entidad estatal debe presentar el análisis de
riesgos efectuado y hacer la asignación de riesgos definitiva.
La entidad estatal debe realizar la audiencia de adjudicación en la fecha y hora
establecida en el cronograma, la cual se realizará de acuerdo con las reglas establecidas
para el efecto en los mismos y las siguientes consideraciones:
1. En la audiencia los oferentes pueden pronunciarse sobre las respuestas dadas por la
entidad estatal a las observaciones presentadas respecto del informe de evaluación, lo
cual no implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta. Si hay
pronunciamientos que a juicio de la entidad estatal requiere análisis adicional y su
solución puede incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia puede
suspenderse por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la
comprobación de lo alegado.
2. La entidad estatal debe conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente que
así lo solicite, para que responda a las observaciones que sobre la evaluación de su
oferta hayan hecho los intervinientes.
3. Toda intervención debe ser hecha por la persona o las personas previamente designadas por el oferente, y estar limitada a la duración máxima que la entidad estatal haya
señalado con anterioridad.
4. La entidad estatal puede prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de
adjudicación siempre que lo haya publicado en el Secop con antelación.
5. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a adoptar
la decisión que corresponda.
Modalidad de Selección Abreviada.
Artículo 40. Pliegos de condiciones. En los pliegos de condiciones para contratar
Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, la entidad estatal debe indicar:
1. La ficha técnica del bien o servicio que debe incluir: a) la clasificación del bien o servicio
de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios; b) la identificación adicional
requerida; c) la unidad de medida; d) la calidad mínima, y e) los patrones de desempeño
mínimos.
2. Si el precio del bien o servicio es regulado, la variable sobre la cual se hace la evaluación de las ofertas.
3. Definir el contenido de cada uno de las partes o lotes, si la adquisición se pretende
hacer por partes.
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Selección Abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios de Características
Técnicas Uniformes por Subasta Inversa
Artículo 41. Procedimiento para la subasta inversa. Además de las reglas generales
previstas en la ley y en el presente decreto, las siguientes reglas son aplicables a la
subasta inversa:
1. Los pliegos de condiciones deben indicar: a) la fecha y hora de inicio de la subasta; b)
la periodicidad de los lances; y c) el margen mínimo para mejorar la oferta durante la
subasta inversa.
2. La oferta debe contener dos partes, la primera en la cual el interesado acredite su
capacidad de participar en el proceso de contratación y acredite el cumplimiento de la
Ficha Técnica; y la segunda parte debe contener el precio inicial propuesto por el
oferente.
3. La entidad estatal debe publicar un informe de habilitación de los oferentes, en el cual
debe indicar si los bienes o servicios ofrecidos por el interesado cumplen con la ficha
técnica y si el oferente se encuentra habilitado.
4. Hay subasta inversa siempre que haya como mínimo dos oferentes habilitados cuyos
bienes o servicios cumplen con la Ficha Técnica.
5. Si en el proceso de contratación se presenta un único oferente cuyos bienes o servicios
cumplen con la ficha técnica y está habilitado, la entidad estatal puede adjudicarle el
contrato al único oferente si el valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad
presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa.
6. La subasta debe iniciar con el precio más bajo indicado por los oferentes y en consecuencia, solamente serán válidos los lances efectuados durante la subasta inversa en
los cuales la oferta sea mejorada en por lo menos el margen mínimo establecido.
7. Si los oferentes no presentan lances durante la subasta, la entidad estatal debe
adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el precio inicial más bajo.
8. Al terminar la presentación de cada lance, la entidad estatal debe informar el valor del
lance más bajo.
9. Si al terminar la subasta inversa hay empate, la entidad estatal debe seleccionar al
oferente que presentó el menor precio inicial. En caso de persistir el empate la entidad
estatal debe aplicar las reglas del numeral 1 al 5 del artículo 33 del presente decreto.
Artículo 42. Información de los participantes en la subasta inversa. La entidad estatal
debe estructurar la subasta inversa de manera que antes de la adjudicación, los
participantes en la subasta no identifiquen las ofertas y los lances con el oferente que los
presenta.
Artículo 43. Terminación de la subasta y adjudicación. La subasta termina cuando los
oferentes no hagan lances adicionales durante un período para la presentación de lances.
La entidad estatal debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el lance
más bajo. En el acto de adjudicación, la entidad estatal indicará el nombre de los
oferentes y el precio del último lance presentado por cada uno de ellos.
Artículo 44. Subasta inversa electrónica o presencial. La entidad estatal puede
escoger si adelanta la subasta inversa electrónica o presencialmente.
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Si la entidad estatal decide adelantar la subasta electrónicamente debe fijar en los pliegos
de condiciones el sistema que utilizará para la subasta inversa y los mecanismos de
seguridad para el intercambio de mensajes de datos.
Artículo 45. Fallas técnicas durante la subasta inversa electrónica. Si en el curso de
una subasta inversa electrónica se presentan fallas técnicas que impidan a los oferentes
presentar sus lances, la subasta debe ser suspendida y cuando la falla técnica haya sido
superada la entidad estatal debe reiniciar la subasta.
Si por causas imputables al oferente o a su proveedor de soluciones de tecnología de la
información y telecomunicaciones, durante la subasta inversa electrónica la conexión con
el sistema se pierde, la subasta continuará y la entidad estatal entiende que el proveedor
que pierde su conexión ha desistido de participar en la misma.
Selección Abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios de
Características Técnicas Uniformes por compra por catálogo derivado de la
celebración de Acuerdos Marco de Precios
Artículo 46. Procedencia del Acuerdo Marco de Precios. Las entidades estatales de la
Rama Ejecutiva del Poder Público del orden nacional, obligadas a aplicar la Ley 80 de
1993 y la Ley 1150 de 2007, o las normas que las modifiquen, aclaren, adicionen o
sustituyan, están obligadas a adquirir Bienes y Servicios de Características Técnicas
Uniformes a través de los Acuerdos Marco de Precios vigentes.
Las entidades territoriales, los organismos autónomos y los pertenecientes a la Rama
Legislativa y Judicial no están obligados a adquirir Bienes y Servicios de Características
Técnicas Uniformes a través de los Acuerdos Marco de Precios, pero están facultados
para hacerlo.
Artículo 47. Identificación de bienes y servicios objeto de un Acuerdo Marco de
Precios. Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, periódicamente debe
efectuar Procesos de Contratación para suscribir Acuerdos Marco de Precios, teniendo en
cuenta los Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes contenidos en los
Planes Anuales de Adquisiciones de las entidades estatales y la información disponible
del sistema de compras y contratación pública.
Las entidades estatales pueden solicitar a Colombia Compra Eficiente un Acuerdo Marco
de Precios para un bien o servicio determinado. Colombia Compra Eficiente debe estudiar
la solicitud, revisar su pertinencia y definir la oportunidad para iniciar el Proceso de
Contratación para el Acuerdo Marco de Precios solicitado.
Artículo 48. Utilización del Acuerdo Marco de Precios. Colombia Compra Eficiente
debe publicar el Catálogo para Acuerdos Marco de Precios, y la entidad estatal en la
etapa de planeación del Proceso de Contratación está obligada a verificar si existe un
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Acuerdo Marco de Precios vigente con el cual la entidad estatal pueda satisfacer la
necesidad identificada.
Si el Catálogo para Acuerdos Marco de Precios contiene el bien o servicio requerido, la
entidad estatal de que trata el inciso 1° del artículo 46 del presente decreto está obligada
a suscribir el Acuerdo Marco de Precios, en la forma que Colombia Compra Eficiente
disponga, y luego puede colocar la orden de compra correspondiente en los términos
establecidos en el Acuerdo Marco de Precios. Las entidades estatales no deben exigir las
garantías de que trata el Título III de las Disposiciones Especiales en las órdenes de
compra derivadas de los Acuerdos Marco de Precios, a menos que el Acuerdo Marco de
Precios respectivo disponga lo contrario.
Artículo 49. Proceso de contratación para un Acuerdo Marco de Precios. Colombia
Compra Eficiente debe diseñar y organizar el Proceso de Contratación para los Acuerdos
Marco de Precios por licitación pública y celebrar los Acuerdos Marco de Precios.
El Acuerdo Marco de Precios debe establecer, entre otros aspectos, la forma de: a) evaluar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de los proveedores y de los
compradores; b) proceder frente al incumplimiento de las órdenes de compra; y c) actuar
frente a los reclamos de calidad y oportunidad de la prestación.
Selección abreviada para la adquisición de Bienes
Características Técnicas Uniformes en bolsas de productos
y
Servicios
de
Artículo 50. Régimen aplicable. Además de lo previsto en el Decreto número 2555 de
2010 y las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan y los reglamentos
internos de las bolsas de productos, las siguientes disposiciones son aplicables a la
adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes en bolsas de
productos.
Artículo 51. Planeación de una adquisición en la bolsa de productos. La entidad
estatal debe estudiar, comparar e identificar las ventajas de utilizar la bolsa de productos
para la adquisición respectiva, frente a la subasta inversa, al Acuerdo Marco de Precios o
a la promoción de un nuevo Acuerdo Marco de Precios para tales bienes o servicios,
incluyendo el análisis del proceso de selección del comisionista, los costos asociados a la
selección, el valor de la comisión y de las garantías.
El estudio mencionado debe mostrar la forma en que la entidad estatal garantiza los
principios y objetivos del sistema de compras y contratación pública.
Artículo 52. Requisitos para actuar como comisionista de entidad estatal. La entidad
estatal puede exigir a los comisionistas interesados en participar en el procedimiento de
selección a través de las bolsas de productos, el cumplimiento de requisitos habilitantes
adicionales a su condición de tales, siempre y cuando estos sean adecuados y
proporcionales al objeto a contratar y a su valor.
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Artículo 53. Selección del comisionista. La entidad estatal debe seleccionar al comisionista de acuerdo con el procedimiento interno aplicable en la bolsa de productos, el cual
debe ser competitivo.
La entidad estatal debe publicar el contrato suscrito con el comisionista seleccionado y
sus modificaciones en el Secop.
Artículo 54. Disponibilidad presupuestal. Para celebrar el contrato de comisión, la entidad estatal debe acreditar que cuenta con la disponibilidad presupuestal para el contrato
de comisión, para la operación que por cuenta suya adelanta el comisionista en la bolsa
de productos, para las garantías y los demás pagos que deba hacer como consecuencia
de la adquisición en bolsa de productos, de acuerdo con el reglamento de la bolsa en la
cual la entidad estatal haga la negociación.
Artículo 55. Lista de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes. Las
bolsas de productos deben estandarizar, tipificar, elaborar y actualizar una lista de los
Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes susceptibles de ser adquiridos
por las entidades estatales, de tal manera que solo aquellos que estén en la lista puedan
ser adquiridos a través de la bolsa de que se trate.
Las bolsas de productos deben mantener esta lista a disposición de las entidades
estatales y del público en general en sus oficinas y en la correspondiente página web, sin
perjuicio de cualquier otro medio de divulgación.
Artículo 56. Garantía única a favor de la entidad estatal. Como requisito para la ejecución del contrato de comisión, el comisionista seleccionado debe constituir a favor de la
entidad estatal comitente la garantía única de cumplimiento, en relación con el valor de la
comisión que la entidad estatal pagará al comisionista por sus servicios.
Artículo 57. Garantías de cumplimiento a favor del organismo de compensación de
la bolsa de productos. La entidad estatal y el comitente vendedor deben constituir a
favor del organismo de compensación de la bolsa de productos las garantías establecidas
en su reglamento, para garantizar el cumplimiento de las negociaciones mediante las
cuales la entidad estatal adquiere bienes y servicios de características técnicas uniformes.
Las entidades estatales pueden exigir al comitente vendedor garantías adicionales a las
señaladas en el presente artículo, siempre y cuando resulten adecuadas y proporcionales
al objeto a contratar y a su valor.
Artículo 58. Supervisión del cumplimiento de la operación. Las entidades estatales
deben designar un supervisor de la ejecución de las operaciones que por su cuenta
realizan las bolsas de productos y del contrato de comisión. Si la entidad estatal verifica
inconsistencias en la ejecución, debe poner en conocimiento de la bolsa tal situación para
que esta la examine y adopte las medidas necesarias para dirimir la controversia de
conformidad con sus reglamentos y, de ser el caso, notifique del incumplimiento a su
organismo de compensación.
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CONTRATACIÓN DE MENOR CUANTÍA
Artículo 59. Procedimiento para la selección abreviada de menor cuantía. Además de
las normas generales establecidas en el presente decreto, las siguientes reglas son
aplicables a la selección abreviada de menor cuantía:
1. En un término no mayor a tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de apertura
del Proceso de Contratación los interesados deben manifestar su intención de participar, a
través del mecanismo establecido para el efecto en los pliegos de condiciones.
2. Si la entidad estatal recibe más de diez (10) manifestaciones de interés puede
continuar el proceso o hacer un sorteo para seleccionar máximo diez (10) interesados con
quienes continuará el Proceso de Contratación. La entidad estatal debe establecer en los
pliegos de condiciones si hay lugar a sorteo y la forma en la cual lo hará.
3. Si hay lugar a sorteo, el plazo para la presentación de las ofertas empezará a correr el
día hábil siguiente a la fecha en la cual la entidad estatal informe a los interesados el
resultado del sorteo.
4. La entidad estatal debe publicar el informe de evaluación de ofertas durante tres (3)
días hábiles.
Otros procesos de selección abreviada
Artículo 60. Contratos de prestación de servicios de salud. La entidad estatal que
requiera la prestación de servicios de salud debe utilizar el procedimiento de selección
abreviada de menor cuantía. Las personas naturales o jurídicas que presten estos
servicios deben estar inscritas en el registro que para el efecto lleve el Ministerio de Salud
y Protección Social o quien haga sus veces.
Artículo 61. Contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado
desierto. La entidad estatal que haya declarado desierta una licitación puede adelantar el
Proceso de Contratación correspondiente aplicando las normas del proceso de selección
abreviada de menor cuantía, para lo cual debe prescindir de: a) recibir manifestaciones de
interés, y b) realizar el sorteo de oferentes. En este caso, la entidad estatal debe expedir
el acto de apertura del proceso de contratación dentro de los cuatro (4) meses siguientes
a la declaratoria de desierta.
Artículo 62. Adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria. La entidad estatal debe aplicar el proceso de adquisición en bolsa de productos de que tratan
los artículos 50 a 58 del presente decreto para adquirir productos de origen o destinación
agropecuaria ofrecidos en las bolsas de productos. La entidad estatal puede adquirir tales
productos fuera de bolsa si lo hace en mejores condiciones. En este caso la entidad
estatal debe expresar en los documentos del proceso esta situación.
Artículo 63. Contratación de empresas industriales y comerciales del Estado. Las
empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta, sus
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filiales y las empresas en las cuales el Estado tenga más del cincuenta por ciento (50%)
del capital social que no se encuentren en situación de competencia, deben utilizar el
procedimiento de selección abreviada de menor cuantía para los contratos que tengan
como objeto su actividad comercial e industrial, salvo para los contratos de obra pública,
consultoría, prestación de servicios, concesión, encargo fiduciario y fiducia pública para
los cuales se aplicará la modalidad que corresponda.
Artículo 64. Contratación de entidades estatales dedicadas a la protección de
derechos humanos y población con alto grado de vulnerabilidad. Las entidades
estatales que tengan a su cargo la ejecución de los programas a los que se refiere el
literal h) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 deben aplicar el
procedimiento establecido para la selección abreviada de menor cuantía.
Artículo 65. Selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios para la
Defensa y Seguridad Nacional. Las entidades estatales que adquieren bienes y
servicios para la Defensa y Seguridad Nacional deben utilizar el procedimiento de
selección abreviada de menor cuantía para las siguientes categorías:
1. Materiales explosivos y pirotécnicos, materias primas para su fabricación y accesorios
para su empleo.
2. Paracaídas y equipos de salto para unidades aerotransportadas, incluidos los equipos y
partes necesarios para su mantenimiento.
3. Los equipos de buceo y de voladuras submarinas, sus repuestos y accesorios.
4. Los elementos necesarios para mantener el orden y la seguridad en los establecimientos de reclusión nacional del sistema penitenciario y carcelario colombiano, tales como
sistemas de seguridad, armas y equipos incluyendo máquinas de rayos X, arcos
detectores de metales, detectores manuales de metales, visores nocturnos y demás.
5. Los bienes y servicios requeridos por la Registraduría Nacional del Estado Civil para
adelantar el proceso de modernización de la cedulación, identificación ciudadana, los
requeridos por las entidades estatales para acceder a los sistemas de información de la
Registraduría Nacional del Estado Civil y los requeridos para las elecciones populares.
6. La alimentación del personal de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional que
comprende las raciones de campaña, el abastecimiento de las unidades en operaciones,
en áreas de instrucción y entrenamiento, cuarteles, guarniciones militares, escuelas de
formación militar y policial y cualquier tipo de instalación militar o policial; incluyendo su
adquisición, suministro, transporte, almacenamiento, manipulación y transformación, por
cualquier medio económico, técnico y/o jurídico.
7. Elementos necesarios para la dotación de vestuario o equipo individual o colectivo de la
Fuerza Pública.
8. Medicamentos e insumos médicos-quirúrgicos de estrecho margen terapéutico, para
enfermedades de alto costo.
9. La prestación de servicios médicos asistenciales y prioritarios para enfermedades de
alto costo.
10. Equipos de hospitales militares y establecimientos de sanidad del sistema de salud de
las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional, equipos de sanidad de campaña y equipos
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militares de campaña destinados a la defensa nacional y al uso privativo de las Fuerzas
Militares.
11. El diseño, adquisición, construcción, adecuación, instalación y mantenimiento de
sistemas de tratamiento y suministro de agua potable, plantas de agua residual y de
desechos sólidos que requieran las Fuerzas Militares y la Policía Nacional.
12. Los bienes y servicios que sean adquiridos con cargo a las partidas fijas o asimiladas
de las unidades militares y a las partidas presupuestales asignadas en los rubros de
apoyo de operaciones militares y policiales y comicios electorales.
13. Adquisición, adecuación de las instalaciones de la Rama Judicial, del Ministerio
Público y excepcionalmente de la Unidad Nacional de Protección, que se requieran por
motivos de seguridad, en razón de riesgos previamente calificados por la autoridad
competente.
14. Adquisición de vehículos para blindar, repuestos para automotores, equipos de
seguridad, motocicletas, sistemas de comunicaciones, equipos de rayos X de detección
de armas, de explosivos plásticos, de gases y de correspondencia, para la seguridad y
protección de los servidores y ex servidores de la Rama Judicial del Ministerio Público.
15. El mantenimiento de los bienes y servicios señalados en el presente artículo, así como
las consultorías que para la adquisición o mantenimiento de los mismos se requieran,
incluyendo las interventorías necesarias para la ejecución de los respectivos contratos.
16. Bienes y servicios requeridos directamente para la implementación y ejecución del
Sistema Integrado de Emergencia y Seguridad (SIES) y sus Subsistemas.
17. Los contratos celebrados por la Fiscalía General de la Nación o el Consejo Superior
de la Judicatura que requieren reserva.
18. Los contratos celebrados por el Instituto Nacional de Vías (Invías) para el desarrollo
del Programa de Seguridad de Carreteras, siempre que la adquisición de bienes, obras o
servicios se haga con recursos que administra con destinación específica para el sector
defensa.
Cuando los bienes y servicios para la Defensa y Seguridad Nacional sean Bienes y
Servicios de Características Técnicas Uniformes, las entidades estatales deben utilizar la
subasta inversa, el Acuerdo Marco de Precios o la bolsa de productos.
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PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN ABREVIADA SUBASTA INVERSA:
5 días hábiles
Convocatoria
Pública
Estudio
Previo
Prepliego de
Condiciones
Regla General Incluir Fichas
Tecinas
Respuesta
Observaciones
Pre pliego
Respuesta
Observaciones
Pliego
Audiencia
de Cierre
Resolución
Apertura
SUBSANA
SI
Pliego
Definitivo
Audiencia
Riesgos
NO RECHAZADO
UNICO
NEGOCIACION
HABILITADO
Audiencia Requisitos
Habilitantes (Plural)
SI
ADJUDICACION
#PLURAL
DESIERTA
SUBASTA
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NO
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SELECCIÓN ABREVIADA MENOR CUANTIA
Convocatoria
Pública
AVISO CONVOCATORIA
Estudio
Previo
5 días hábiles
Prepliego de
Condiciones
Respuesta
Observaciones
Pre pliego
Resolución
Apertura
Manifestación
de Interés
Audiencia de
Cierre
Evaluación
Preliminar
Mas
10
S
O
R
T
E
O
ADJUDICACION
RESOLUCION
DESIERTA
ETAPA
9.
TRÁMITES NECESARIOS
Modificación
del
pliego
definitivo de condiciones: A
través de adendas
Si se modifican los plazos del
proceso, deberá publicarse el
nuevo cronograma.
TÉRMINOS
Deberá regularse en el
pliego de condiciones
el plazo máximo dentro
del
cual
pueden
expedirse adendas o a
falta de tal previsión, a
más tardar el día hábil
anterior al cierre. En
todo
caso
deberá
otorgarse un término
prudencial para
que
los
proponentes
puedan ajustar sus
RESPONSABLE
El
funcionario
designado por el
Alcalde
del
municipio.
El
Alcalde
municipio.
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10.
ETAPA
Cierre
del
plazo
para
presentar
propuestas:
Momento máximo hasta el
cual se pueden presentar
ofertas.
Una vez operado el cierre del
proceso, se procederá a la
apertura
de
propuestas
técnicas en presencia del
Comité Asesor y Evaluador
y/o los proponentes, dejando
constancia en acta de dicha
apertura.
TRÁMITES NECESARIOS
Evaluación de las propuestas:
De acuerdo con los requisitos
y criterios señalados en el
pliego de condiciones y con
las reglas de subsanabilidad
señalas en el artículo 5 de la
ley 1150 de 2007
11.
ofertas,
si
fuere
necesario.
Debe ser proporcional
a la complejidad de los
bienes o servicios u
obra
pública
a
contratar, de manera
que se le garantice a
los proponentes la
preparación de ofertas.
El
funcionario
designado por el
Alcalde
del
municipio.
TÉRMINOS
RESPONSABLE
El plazo para la Comité
evaluador
evaluación
será designado
por
el
estipulado
de Alcalde del municipio.
acuerdo con la
naturaleza
del
objeto y la cuantía
del mismo.
El ofrecimiento más favorable
para la entidad en la selección
abreviada de menor cuantía,
será aquel que resulte de
aplicar
alguna
de
las
alternativas señaladas en el
Decreto 1510 de 2013.
El comité de evaluación
verificará si el menor precio
ofertado es o no artificialmente
bajo en caso que sea
procedente, el comité de
evaluación recomendará la
adjudicación del proceso, en
caso contrario se requerirá al
oferente para que explique las
razones que sustenten el
valor.
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ETAPA
12.
13.
14.
TRÁMITES NECESARIOS
TÉRMINOS
RESPONSABLE
Publicación del informe de
Comité
evaluador
evaluación. Es el periodo Durante tres (3) designado
por
el
durante el cual se deja a días hábiles
Alcalde del municipio.
disposición el informe de
evaluación para que los
oferentes
presenten
las
observaciones que estimen
pertinentes y subsanen los
documentos habilitantes a que
haya lugar.
Respuesta
a
las El
plazo
será Comité
evaluador
observaciones presentadas al determinado en el designado
por
el
informe
pliego
de Alcalde del municipio.
condiciones
Comité de evaluación para Previamente
al El
Alcalde
del
que el ordenador del gasto acto
de municipio.
apruebe o no según el caso la adjudicación
recomendación del comité de
Comité
evaluador
evaluación.
designado
por
el
Alcalde del municipio.
3. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD
Las entidades estatales que requieran la prestación de servicios de salud, seleccionarán a
su contratista haciendo uso del procedimiento previsto para la selección abreviada de
menor cuantía. En todo caso las personas naturales o jurídicas que presten dichos
servicios deben estar inscritas en el registro especial nacional del Ministerio de la Salud o
quien haga sus veces, de conformidad con la Ley 10 de 1990.
De conformidad con lo previsto en el artículo 6º de la Ley 1150 de 2007, no se exigirá el
Registro Único de Proponentes para la contratación de estos servicios.
INTERVENTORÍA
GERENCIA
DE OBRA
ASESORIA
DIRECCION
PROYECTOS
Son también contratos de CONSULTORÍA
LOS QUE TIENEN POR OBJETO
PROGRAMACION
ANTEPROYECTOS
DISEÑOS - PLANOS
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CONCURSO DE MÉRITOS
Artículo 66. Procedencia del concurso de méritos. Las entidades estatales deben seleccionar sus contratistas a través del concurso de méritos para la prestación de servicios
de consultoría de que trata el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y para los
proyectos de arquitectura.
El procedimiento para la selección de proyectos de arquitectura es el establecido en el
Decreto número 2326 de 1995, o la norma que lo modifiquen, aclaren, adicionen o
sustituyan.
Artículo 67. Procedimiento del concurso de méritos. Además de las reglas generales
previstas en la ley y en el presente decreto, las siguientes reglas son aplicables al
concurso de méritos abierto o con precalificación:
1. La entidad estatal en los pliegos de condiciones debe indicar la forma como calificará,
entre otros, los siguientes criterios: a) la experiencia del interesado y del equipo de
trabajo, y b) la formación académica y las publicaciones técnicas y científicas del equipo
de trabajo.
2. La entidad estatal debe publicar durante tres (3) días hábiles el informe de evaluación,
el cual debe contener la calificación técnica y el orden de elegibilidad.
3. La entidad estatal debe revisar la oferta económica y verificar que está en el rango del
valor estimado consignado en los documentos y estudios previos y del presupuesto
asignado para el contrato.
4. La entidad estatal debe revisar con el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad la coherencia y consistencia entre: i) la necesidad identificada por la entidad estatal y
el alcance de la oferta; ii) la consultoría ofrecida y el precio ofrecido, y iii) el precio ofrecido
y la disponibilidad presupuestal del respectivo proceso de contratación. Si la entidad
estatal y el oferente llegan a un acuerdo sobre el alcance y el valor del contrato, dejarán
constancia del mismo y firmarán el contrato.
5. Si la entidad estatal y el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad no llegan a
un acuerdo dejarán constancia de ello y la entidad estatal revisará con el oferente
calificado en el segundo lugar de elegibilidad los aspectos a los que se refiere el numeral
anterior. Si la entidad estatal y el oferente llegan a un acuerdo dejarán constancia del
mismo y firmarán el contrato.
6. Si la entidad estatal y el oferente calificado en el segundo lugar de elegibilidad no llegan
a un acuerdo, la entidad estatal debe declarar desierto el proceso de contratación.
Artículo 68. Precalificación para el concurso de méritos. En la etapa de planeación del
concurso de méritos, la entidad estatal puede hacer una precalificación de los oferentes
cuando dada la complejidad de la consultoría lo considere pertinente.
Artículo 69. Aviso de convocatoria para la precalificación en el concurso de
méritos. Si la entidad estatal decide adelantar el concurso de méritos con precalificación
debe convocar a los interesados por medio de un aviso publicado en el Secop que debe
tener la siguiente información:
1. La mención del proceso de contratación para el cual se adelanta la precalificación.
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2. La forma en la cual los interesados deben presentar su manifestación de interés y
acreditar los requisitos habilitantes de experiencia, formación, publicaciones y la
capacidad de organización del interesado y su equipo de trabajo.
3. Los criterios que la entidad estatal tendrá en cuenta para conformar la lista de precalificados, incluyendo la mención de si hay un número máximo de precalificados.
4. El tipo de sorteo que la entidad estatal debe adelantar para conformar la lista de
precalificados, cuando el número de interesados que cumple con las condiciones de la
precalificación es superior al número máximo establecido para conformar la lista.
5 El cronograma de la precalificación.
Artículo 70. Informe de precalificación. Luego de recibir las manifestaciones de interés
y los documentos con los cuales los interesados acrediten la experiencia, formación,
publicaciones y la capacidad de organización, la entidad estatal debe adelantar la
precalificación de acuerdo con lo dispuesto en el aviso de convocatoria para la
precalificación. La entidad estatal debe elaborar un informe de precalificación y publicarlo
en el Secop por el término establecido en el aviso de convocatoria para la precalificación.
Los interesados pueden hacer comentarios al informe de precalificación durante los dos
(2) días hábiles siguientes a la publicación del mismo.
Artículo 71. Audiencia de precalificación. La entidad estatal debe efectuar una audiencia pública en la cual conformará la lista de interesados precalificados para participar en el
proceso de contratación respectivo. En la audiencia contestará las observaciones al
informe de precalificación y notificará la lista de precalificación de acuerdo con lo
establecido en la ley. Si la entidad estatal establece un número máximo de interesados
para conformar la lista de precalificados y el número de interesados que cumple con las
condiciones de precalificación es superior al máximo establecido, en la audiencia de
precalificación la entidad estatal debe hacer el sorteo para conformar la lista, de acuerdo
con lo que haya establecido en el aviso de convocatoria.
Si la entidad estatal no puede conformar la lista de precalificados, puede continuar con el
proceso de contratación en la modalidad de concurso de méritos abierto o sin
precalificación.
Artículo 72. Efectos de la precalificación. La conformación de la lista de precalificados
no obliga a la entidad estatal a abrir el proceso de contratación.
CONTRATACION DIRECTA
Es el procedimiento en el que por las condiciones establecidas por la ley, la
administración tiene la facultad de contratar de manera directa.
Artículo 73. Acto administrativo de justificación de la contratación directa. La
entidad estatal debe señalar en un acto administrativo la justificación para contratar bajo
la modalidad de contratación directa, el cual debe contener:
1. La causal que invoca para contratar directamente.
2. El objeto del contrato.
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3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista.
4. El lugar en el cual los interesados pueden consultar los estudios y documentos previos.
Este acto administrativo no es necesario cuando el contrato a celebrar es de prestación
de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, y para los contratos de que tratan los
literales a), b) y c) del artículo 75 del presente decreto.
Artículo 74. Declaración de urgencia manifiesta. Si la causal de contratación directa es
la urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declare hará las veces del acto administrativo de justificación, y en este caso la entidad estatal no está obligada a elaborar
estudios y documentos previos.
Artículo 75. No publicidad de estudios y documentos previos. Los estudios y
documentos previos elaborados para los siguientes procesos de contratación no son
públicos: a) la contratación de empréstitos; b) los contratos interadministrativos que
celebre el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con el Banco de la República, y c) los
contratos a los que se refiere el numeral 17 del artículo 65 y el artículo 78 del presente
decreto.
Artículo 76. Convenios o contratos interadministrativos. La modalidad de selección
para la contratación entre entidades estatales es la contratación directa; y en
consecuencia, le es aplicable lo establecido en el artículo 73 del presente decreto.
Cuando la totalidad del presupuesto de una entidad estatal hace parte del presupuesto de
otra con ocasión de un convenio o contrato interadministrativo, el monto del presupuesto
de la primera deberá deducirse del presupuesto de la segunda para determinar la
capacidad contractual de las entidades estatales.
Artículo 77. No obligatoriedad de garantías. En la contratación directa la exigencia de
garantías establecidas en el Título III de las disposiciones especiales del presente
decreto no es obligatoria y la justificación para exigirlas o no debe estar en los estudios y
documentos previos.
Artículo 78. Contratación de Bienes y Servicios en el Sector Defensa, la Dirección
Nacional de Inteligencia y la Unidad Nacional de Protección que necesiten reserva
para su adquisición. Las entidades estatales no están obligadas a publicar los
documentos del proceso para adquirir bienes y servicios en el Sector Defensa, la
Dirección Nacional de Inteligencia y la Unidad Nacional de Protección que requieren
reserva. En estos procesos de contratación la adquisición debe hacerse en condiciones
de mercado sin que sea necesario recibir varias ofertas.
Los siguientes bienes, obras y servicios requieren reserva para su adquisición:
1. Armas, sistemas de armamento y sus repuestos, municiones, elementos para la instrucción de las mismas, manejo, incluyendo los elementos contra motines, torpedos y
minas, herramientas y equipos para pruebas y mantenimiento de estos y estas.
2. Equipos optrónicos y de visión nocturna, sus accesorios, repuestos e implementos
necesarios para su funcionamiento.
3. Redes, sistemas de información y comunicaciones, incluyendo hardware y software,
servicios y accesorios, infraestructura para la ciberdefensa y ciberseguridad informática y
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física, incluyendo la consultoría, el diseño, las metodologías de análisis, implementación y
configuración, requeridos para el Sector Defensa y la Dirección Nacional de Inteligencia.
4. Naves, artefactos navales y fluviales, y aeronaves, y cualquier otro equipo para el
transporte aéreo, marítimo o fluvial requerido para la defensa nacional, así como sus
accesorios, repuestos, elementos de su operación y funcionamiento, combustible y
lubricantes.
5. Vehículos militares y policiales de transporte terrestre, marítimo, fluvial y aéreo con sus
accesorios repuestos, combustibles, lubricantes y grasas, necesarios para el transporte
de personal y material del Sector Defensa, de la Dirección Nacional de Inteligencia.
6. Servicios de transporte especializado que requieren reserva para garantizar la vida y la
integridad de personas protegidas por la Unidad Nacional de Protección.
7. Material blindado y la adquisición de vehículos para blindar para el Sector Defensa, la
Dirección Nacional de Inteligencia y la Unidad Nacional de Protección que requieren
reserva.
8. Equipos de detección aérea, de superficie y submarinas, sus repuestos y accesorios,
equipos de sintonía y calibración para el Sector Defensa.
9. Los bienes, obras y servicios relacionados con la señalización y las ayudas de
navegación aérea, marítima y fluvial, con sus accesorios, repuestos y demás insumos
para su operación, información técnica tendiente a proteger y salvaguardar los límites y
fronteras y garantizar la soberanía, la integridad del territorio nacional y el orden
constitucional, así como las compras y los contratos relacionados con proyectos de
ciencia y tecnología destinados a establecer la conformación física y morfológica del
territorio nacional para su defensa.
10. Los bienes, obras y servicios que tengan por finalidad garantizar la vida e integridad
del Comandante Supremo de las Fuerzas Armadas de la República.
11. Los bienes y servicios para la administración, conservación, clasificación, ordenación,
guarda y sistematización de los archivos generales como de inteligencia que hacen parte
del Departamento Administrativo de Seguridad en supresión y de la Dirección Nacional de
Inteligencia.
12. Los bienes y servicios que por razón de su especificación técnica permiten mantener
líneas logísticas estandarizadas con equipamiento existente de la Fuerza Pública, sin
consideración de marcas u origen.
13. Equipo y vestuario con funcionalidades orientadas a la protección personal, balística,
nuclear, biológica o química y textiles con acabados funcionales especiales para la
confección de vestuario.
14. Las obras públicas que tengan relación directa con la defensa y seguridad nacional,
inteligencia y contrainteligencia, la seguridad de las instalaciones, la integridad del
personal y de las operaciones de la Fuerza Pública y de la Dirección Nacional de
Inteligencia, así como las consultorías e interventorías relacionadas con las mismas.
15. Los bienes, obras y servicios relacionados con la capacitación, instrucción y entrenamiento del personal de la Fuerza Pública, de la Unidad Nacional de Protección y de la
Dirección Nacional de Inteligencia, así como para el diseño de estrategias relacionadas
con la defensa, la seguridad nacional, inteligencia y contrainteligencia.
16. Los bienes, obras y servicios derivados de la compensación a cargo de países y
proveedores de los bienes y servicios previstos en el artículo 65 y en el presente artículo.
Estos bienes y servicios deben ser adquiridos a través de convenios de cooperación inPalacio Municipal, Calle 6 # 5 – 12 Barrio centro.
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dustrial y social, llamados offset, que tienen como propósito incentivar la transferencia de
tecnología tanto al sector público como al sector real, así como favorecer el desarrollo
industrial y social del país.
17. Los bienes, obras y servicios para garantizar la defensa y seguridad de la infraestructura petrolera, minera, energética, vial, de comunicaciones y para la erradicación de
cultivos ilícitos, incluyendo la dotación de las unidades militares comprometidas en esta
tarea y los equipos, elementos y servicios necesarios para garantizar su permanencia y
operación en las áreas objeto de protección.
18. Los servicios de mantenimiento de los bienes, obras y servicios señalados en el presente artículo y las interventorías necesarias para la ejecución de los respectivos
contratos.
19. Los equipos de inteligencia, los estudios de confiabilidad y credibilidad para personal
de inteligencia y la consultoría e interventoría en materia de inteligencia.
20. Los bienes y servicios enumerados en el presente artículo contratados con personas
extranjeras de derecho público, o con proveedores autorizados por estas.
Artículo 79. Contratación para el desarrollo de actividades científicas y
tecnológicas. La contratación directa para el desarrollo de actividades científicas y
tecnológicas debe tener en cuenta la definición contenida en el Decreto-ley 591 de 1991 y
las demás normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
Artículo 80. Contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes. Se
considera que no existe pluralidad de oferentes cuando existe solamente una persona que
puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o
de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. Estas
circunstancias deben constar en el estudio previo que soporta la contratación.
Artículo 81. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la
gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a
determinadas personas naturales. Las entidades estatales pueden contratar bajo la
modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la
gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del
contrato, siempre y cuando la entidad estatal verifique la idoneidad o experiencia
requerida y relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la
entidad estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del
gasto debe dejar constancia escrita.
Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza
intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las
funciones de la entidad estatal, así como los relacionados con actividades operativas,
logísticas, o asistenciales.
La entidad estatal, para la contratación de trabajos artísticos que solamente puedan encomendarse a determinadas personas naturales, debe justificar esta situación en los
estudios y documentos previos.
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Artículo 82. Adquisición de bienes inmuebles. Las entidades estatales pueden adquirir
bienes inmuebles mediante contratación directa para lo cual deben seguir las siguientes
reglas:
1. Avaluar con una institución especializada el bien o los bienes inmuebles identificados
que satisfagan las necesidades que tiene la entidad estatal.
2. Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de adquisición, análisis que deberá tener en cuenta
los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública.
3. La entidad estatal puede hacer parte de un proyecto inmobiliario para adquirir el bien
inmueble que satisfaga la necesidad que ha identificado, caso en el cual no requiere el
avalúo de que trata el numeral 1 anterior.
Artículo 83. Arrendamiento de bienes inmuebles. Las entidades estatales pueden alquilar o arrendar inmuebles mediante contratación directa para lo cual deben seguir las
siguientes reglas:
1. Verificar las condiciones del mercado inmobiliario en la ciudad en la que la entidad
estatal requiere el inmueble.
2. Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de arrendamiento, análisis que deberá tener en
cuenta los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública.
MINIMA CUANTIA
El presente artículo reglamenta las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor
no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante,
independientemente de su objeto, cuyas reglas se determinan exclusivamente en el
artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y en el presente capítulo salvo las menciones
expresamente efectuadas en el presente decreto a esta modalidad, el cual constituye el
procedimiento aplicable a las adquisiciones que no superen el valor enunciado.
Las previsiones del presente artículo no serán aplicables cuando la contratación se deba
adelantar en aplicación de una causal de contratación directa, de conformidad con lo
establecido en el numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007.
Introducción
Colombia Compra Eficiente tiene dentro de sus facultades, elaborar y difundir
instrumentos y herramientas que faciliten las compras y la contratación pública y
promover las mejores prácticas, la eficiencia, transparencia y competitividad.
En cumplimiento de esta función, ha desarrollado el presente Manual de Modalidad
de Selección de Mínima Cuantía, cuyo objeto es precisar las características
especiales, procedimiento y naturaleza de esta modalidad de selección para hacer
más eficiente y efectivo su uso por parte de las Entidades Estatales.
Definición
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Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayúscula inicial deben
ser entendidas con el significado que establece el Decreto 1510 de 2013. Los
términos definidos son utilizados en singular y en plural según lo requiera el contexto
en el cual son utilizados. Los términos no definidos deben entenderse de acuerdo
con su significado natural y obvio.
¿Qué es la modalidad de selección de mínima cuantía?
La modalidad de selección de mínima cuantía es un procedimiento sencillo y rápido para
escoger al contratista en la adquisición de los bienes, obras y servicios cuyo valor no
exceda el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de las Entidades Estatales. Esta
modalidad de selección tiene menos formalidades que las demás y tiene características
especiales.
La modalidad de selección de mínima cuantía es aplicable a todos los objetos de
contratación cuando el presupuesto oficial del contrato sea inferior a la mínima cuantía
de la Entidad Estatal, sin importar la naturaleza del contrato.
Las reglas aplicables a la modalidad de selección de mínima cuantía son las consagradas
en el numeral 5 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, como fue modificado por el
artículo 96 de la Ley 1474 de 2011, y no es posible agregar requisitos,
procedimientos o formalidades adicionales.
¿Cómo se determina el valor de la mínima cuantía?
La mínima cuantía es el valor equivalente al diez por ciento (10%) de la menor cuantía
de una Entidad Estatal. El procedimiento para establecer la menor cuantía está
descrito en el literal (b) del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 que sirve de guía para
determinar la menor y la mínima cuantía de una Entidad Estatal.
Presupuesto Anual de la Entidad Estatal
(Salarios minimos Legales Mensuales
Vigentes (SMLMV)
Igual o mayor a 1.200.000
Entre 850.000 y 1.200.000
Entre 400.000 y 850.000
Entre 120.000 y 400.000
Menos de 120.000
Menor Cuantia
(SMLMV)
Minima Cuantia
(SMLMV)
100
850
650
450
280
100
85
65
45
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Las Entidades Estatales deben adelantar los Procesos de Contratación cuyo
presupuesto oficial no exceda el valor de su mínima cuantía por la modalidad de
selección de mínima cuantía.
Documentos del Proceso de la modalidad de mínima cuantía
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Los Documentos del Proceso de la fase de planeación del Proceso de Contratación de
mínima cuantía son:
Estudios previos
Los estudios previos deben contener:
La descripción sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.
La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de
Bienes y Servicios.
Las condiciones técnicas exigidas.
El valor estimado del contrato y su justificación.
El plazo de ejecución del contrato.
El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación. De haberse
previsto, las garantías exigibles al contratista.
Forma de pago, de haberse previsto un plazo por parte de la Entidad Estatal.
Colombia Compra Eficiente recomienda ver el Manual de Análisis el Sector y el
Manual
para
la
Identificación
y
Cobertura
del
Riesgo
en
http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/
Invitación a participar
La invitación a participar debe contener:
La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de
Bienes y Servicios.
Las condiciones técnicas exigidas.
El valor estimado del contrato y su justificación.
Forma de acreditar la capacidad jurídica.
Forma de acreditar el cumplimiento de las condiciones técnicas.
Capacidad financiera mínima y forma de verificar su cumplimiento cuando
no se haga pago contra entrega de la obra, bien o servicio.
Plazo o condiciones del pago a cargo de la Entidad Estatal.
Indicación del requerimiento de garantías, cuando estas son exigidas.
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C. Acta de Cierre del Proceso de Contratación
Es el documento elaborado por la Entidad Estatal para dejar constancia de la presentación
de las ofertas en el cual debe constar el nombre del oferente y la hora de presentación
de la oferta. La Entidad Estatal debe publicar en el SECOP el acta de cierre en la
oportunidad establecida para el efecto en el Cronograma del Proceso de Contratación y si
en este no se estableció la fecha correspondiente debe publicarse a más tardar el día
hábil siguiente a la fecha de presentación de las ofertas y por lo menos por un día
hábil.
Solicitud para subsanar documentos
La Entidad Estatal puede solicitar a los proponentes subsanar inconsistencias o
errores, siempre y cuando la corrección de las inconsistencias o de los errores no
represente una reformulación de la oferta.
E. Informe de evaluación
El informe de evaluación debe indicar si el oferente cumplió con los requisitos
habilitantes o de otro tipo establecidos en la invitación a participar, el valor de su
oferta y la fecha y hora de presentación de la oferta.
F. Comunicación de aceptación de la oferta
La Entidad Estatal debe aceptar la oferta del oferente que haya cumplido con los
requisitos establecidos en la invitación y que haya ofrecido el precio más bajo,
mediante documento (electrónico o físico) en el cual indique el supervisor del contrato.
Si hay empate, la Entidad debe aceptar la oferta presentada primero en el tiempo.
La oferta y la comunicación de aceptación de la misma conforman el contrato y los dos
documentos deben ser publicados en el SECOP en la fecha establecida en el
Cronograma y si esta no fue establecida se recomienda publicar el día hábil
siguiente a la adjudicación. La comunicación de aceptación de la oferta es el acto
de adjudicación.
G. Ejecución
La etapa de ejecución inicia con la celebración del contrato y se extiende hasta el
cumplimiento del objeto contractual. La Entidad Estatal debe ejercer la supervisión del
contrato para establecer si se cumplieron a cabalidad las obligaciones pactadas.
¿Cuáles son las características de la modalidad de selección de mínima
cuantía?
Dado que esta modalidad de selección está diseñada para obras, bienes y servicios de
cuantías pequeñas frente al presupuesto de cada Entidad Estatal, la Ley 1150 de 2007 y el
Decreto 1510 de 2013 han previsto unas características especiales para este procedimiento:
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A. El precio es el factor de selección
El precio es el factor de selección del proponente. Es decir, la Entidad Estatal debe
adjudicar el Proceso de Contratación al oferente que cumpla con todas las condiciones
exigidas por la Entidad Estatal en los Documentos del Proceso (estudios previos e
invitación a participar), y que ofrezca el menor valor. No hay lugar a puntajes para
evaluar las ofertas sobre las características del objeto a contratar, su calidad o
condiciones.
La Entidad Estatal debe revisar las ofertas económicas y verificar que la de menor
precio cumple con las condiciones de la invitación. Si esta no cumple con las
condiciones de la invitación, la Entidad Estatal debe verificar el cumplimento de los
requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así
sucesivamente.
B. Proceso de contratación con menores formalidades
En la modalidad de selección de mínima cuantía la Entidad Estatal NO debe tener en
cuenta las siguientes formalidades y procedimientos aplicables a las otras modalidades de
selección:
Registro Único de Proponentes. Los oferentes en la selección de mínima cuantía no
están obligados a acreditar que están inscritos en el Registro Único de
Proponentes – RUP – ni a presentar el certificado correspondiente. Las
Entidades Estatales deben verificar directamente los requisitos habilitantes a que
haya lugar1.
Contenido mínimo de los estudios y documentos previos, aviso de convocatoria y
de los pliegos de condiciones. En la modalidad de selección de mínima cuantía no
se deben exigir los requisitos previstos de forma general para los estudios y
documentos previos, el aviso de convocatoria y los pliegos de condiciones,
enumerados en los artículos 20, 21 y 22 del Decreto 1510 de 2013.
Incentivos a la industria nacional. Los incentivos a la industria nacional regulados por
la Ley 816 de
2003 y por el artículo 151 del Decreto 1510 de 2013 no son aplicables a la modalidad
de selección de mínima cuantía. Es decir no hay lugar a definir fórmulas de
puntuación con ocasión del origen de los bienes y servicios.
Convocatoria limitada a Mipymes. En la modalidad de selección de mínima cuantía
no hay lugar a la solicitud de limitar la convocatoria a Mipymes en los términos del
artículo 12 de la Ley 1150 de 2007, como fue modificado por el artículo 32 de la Ley
1450 de 2011, y del artículo 152 del Decreto 1510 de 2013.
Capacidad Residual para contratos de obra pública. En los contratos de obra
pública en la modalidad de selección de mínima cuantía la Entidad Estatal no debe
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establecer Capacidad Residual o K de Contratación para el Proceso de Contratación ni
requerirla a los oferentes.
Formalidades del contrato. En la modalidad de selección de mínima cuantía, el
acuerdo de voluntades entre la Entidad Estatal y el contratista lo constituyen: (a) la
oferta presentada por el proponente; y (b) la comunicación de la Entidad Estatal en la
cual acepta la oferta.
Por esta razón los Documentos del Proceso deben ser completos en la
definición de la necesidad de la Entidad Estatal, el objeto del contrato, la
cantidad y calidad de los bienes o servicios, las características técnicas,
garantías de funcionamiento y todas las condiciones necesarias para verificar el
cumplimiento de los términos exigidos por la Entidad Estatal para que el oferente quede
obligado con la presentación de la oferta a satisfacer a cabalidad la necesidad de la
Entidad Estatal.
C. Garantias
Las Entidades Estatales no están obligadas a exigir garantías en los Procesos de
Contratación de mínima cuantía. Si la Entidad Estatal decide exigir garantías en los
procesos de selección de mínima cuantía debe ser una consecuencia del Riesgo del
Proceso de Contratación y del sector económico al cual pertenecen los posibles oferentes.
Colombia Compra Eficiente recomienda ver el Manual para la Identificación y
Cobertura del Riesgo en http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales
D. Requisitos Habilitantes
En primer término es importante tener en cuenta que en los Procesos de Contratación
de mínima cuantía la Entidad Estatal no debe solicitar certificado de RUP y en
consecuencia, debe verificar directamente la capacidad jurídica del proponente.
1. Capacidad jurídica
Las personas jurídicas acreditan su capacidad jurídica con el certificado de
existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio de su
domicilio, el cual debe haber sido expedido dentro de los treinta (30) días anteriores
a la fecha de presentación o por la entidad que tenga la competencia para
expedir dicho certificado.
La Entidad Estatal debe verificar la capacidad jurídica de una persona jurídica
revisando los siguientes aspectos:
(a) El objeto social de la persona jurídica para efectos de verificar que esté
autorizada para cumplir con el objeto del contrato. El objeto social es transcrito en
los certificados de existencia y representación legal.
b) La calidad de representante legal de quien suscribe la oferta, lo cual se
verifica con la inscripción del representante legal en el certificado de existencia y
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representación legal.
(c) Las facultades del representante legal de la persona jurídica para presentar la oferta y
obligar a la persona jurídica a cumplir con el objeto del contrato, lo cual se verifica con
la inscripción del representante legal en el certificado de existencia y representación
legal.
(d) La ausencia de inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones de la persona
jurídica para contratar con el Estado. Este requisito lo debe verificar la Entidad
Estatal con la presentación de una declaración de la persona jurídica en la cual
esta certifique que ni la persona jurídica ni su representante legal están incursos
en inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones. Adicionalmente la Entidad
Estatal debe consultar los sistemas de información de la Procuraduría General de
la Nación y la Contraloría General de la República.
La Entidad Estatal debe verificar la capacidad jurídica de las personas naturales de la
siguiente manera:
(a) La mayoría de edad la cual es acreditada con la cédula de ciudadanía, para los
nacionales colombianos, y con la cédula de extranjería o el pasaporte para los
extranjeros. La simple presentación de este documento sirve para acreditar la
capacidad jurídica.
(b) La ausencia de limitaciones a la capacidad jurídica de las personas naturales.
Este requisito lo debe verificar la Entidad Estatal con la presentación de una
declaración de la persona natural en la cual certifique que tiene plena capacidad
y que no está incursa en inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones y
adicionalmente la Entidad Estatal debe consultar los sistemas de información de la
Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República.
2. Experiencia
Las Entidades Estatales no están obligadas a establecer un requisito habilitante
de experiencia en los Procesos de Contratación de mínima cuantía. Si la Entidad
Estatal decide establecer un requisito habilitante de experiencia, este debe ser una
consecuencia del Riesgo del Proceso de Contratación, de las características
del sector y del objeto del contrato, y debe referirse a la experiencia del oferente en
las actividades objeto del Proceso de Contratación.
Si la Entidad Estatal establece requisitos habilitantes de experiencia debe solicitar
copias de contratos o certificados expedidos por terceros que hayan recibido del
oferente los bienes, obras o servicios objeto del Proceso de Contratación.
3. Capacidad financiera
Las Entidades Estatales solamente están obligadas a establecer requisitos
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habilitantes de capacidad financiera en los Procesos de Contratación de mínima
cuantía cuando la Entidad Estatal paga antes de la entrega a satisfacción de los
bienes, obras o servicios.
Si la Entidad Estatal debe establecer requisitos habilitantes de capacidad financiera
debe solicitar los estados financieros auditados del último ejercicio, suscritos por
el representante legal y el revisor fiscal, cuando la persona juridica está obligado a
tenerlo o suscritos por el representante legal y el auditor o contador, si la persona
jurídica no está obligada a tener revisor fiscal.
Colombia Compra Eficiente recomienda ver el Manual de Requisitos Habilitantes en:
http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales
E. Plazos del Proceso de Contratación de mínima cuantia
Los términos del Proceso de Contratación de mínima cuantía son más cortos que los
establecidos para las demás modalidades de selección. El término para presentar
ofertas es de por lo menos un día hábil contado a partir de la publicación de la
invitación y naturalmente la invitación debe estar publicada por lo menos durante un día
hábil.
Colombia Compra Eficiente recomienda que la publicación de los Documentos del
Proceso se haga en el día hábil en el cual se adelanta la actuación respectiva para ser
consistentes con la extensión de los términos previstos para esta modalidad de selección.
CONCURRENCIA DE DOS MODALIDADES DE SELECCIÓN PARA UN OBJETO
CONTRACTUAL
A. Concurrencia de contratación directa y mínima cuantía
Las modalidades de selección de mínima cuantía y de contratación directa
concurren cuando: (a) el presupuesto del Proceso de Contratación es menor o
igual que la mínima cuantía de la Entidad Estatal; y (b) existe una causal de
contratación directa para el objeto del Proceso de Contratación de conformidad con el
numeral 4 del artículo
2 de la Ley 1150 de 2007, como en el caso de la prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión o
para
los
contratos
interadministrativos.
En este caso estamos frente a un conflicto de normas contenidas en la misma
disposición, en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, por lo cual debemos acudir a los
principios generales establecidos en la Ley 80 de 1993 para decidir cuál modalidad
de selección debe utilizarse cuando estas concurren. El artículo 23 de la Ley 80 de 1993
establece que las actuaciones en el Proceso de Contratación deben desarrollarse con
arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad.
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La ley y la jurisprudencia constitucional frente al conflicto en la aplicación de normas
de la misma jerarquía establecen que prevalece la disposición de carácter especial sobre
la de carácter general2.
El principio de economía contenido en la Ley 80 de 1993 busca que en la selección
del contratista, la Entidad Estatal cumpla y establezca los procedimientos y etapas
estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más
favorable3, con austeridad de tiempo, medios y gastos4. En consecuencia, dado
que las causales de contratación directa son especiales y expresas frente a otras
modalidades de selección y que la contratación directa permite obtener una mayor
economía en el trámite del Proceso de Contratación, en caso de concurrencia de la
contratación directa y de la de mínima cuantía, la modalidad de selección aplicable es
la de contratación directa.
B. Concurrencia de selección abreviada por Acuerdo Marco de Precios y mínima
cuantía
Las modalidades de mínima cuantía y selección abreviada concurren cuando: (a)
existe un Acuerdo Marco de Precios vigente para el bien o servicio objeto del Proceso
de Contratación y la Entidad Estatal está obligada
Las modalidades de mínima cuantía y selección abreviada concurren cuando: (a)
existe un Acuerdo Marco de Precios vigente para el bien o servicio objeto del Proceso
de ontratación y la Entidad Estatal está obligada a adquirir los Bienes y Servicios de
Características Uniformes al amparo de los Acuerdos Marco de Precios vigentes; y (b) el
presupuesto del Proceso de Contratación es menor o igual que la mínima cuantía
de la Entidad.
En este caso estamos frente a un conflicto de normas contenidas en la misma
disposición, en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, por lo cual debemos acudir a los
principios generales establecidos en la Ley 80 de 1993 para decidir cuál modalidad
de selección debe utilizarse cuando estas concurren. El artículo 23 de la Ley 80 de 1993
establece que las actuaciones en el Proceso de Contratación deben desarrollarse con
arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad.
La ley y la jurisprudencia constitucional frente al conflicto en la aplicación de normas de
la misma jerarquía establecen que prevalece la disposición de carácter especial sobre la
de carácter general6. La adquisición al amparo de un Acuerdo Marco de Precios es la
norma particular para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Uniformes;
en consecuencia, cuando existe un Acuerdo Marco de Precios para la adquisición
de este tipo de bienes y servicios, la Entidad Estatal debe adquirirlos al amparo de
este.
Es importante tener en cuenta que el Acuerdo Marco de Precios es el resultado de una
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licitación pública y a través del Acuerdo Marco de Precios, el Estado busca
economías de escala al actuar como un solo comprador. Las Entidades Estatales
participan en los Acuerdos Marco de Precios a través de la colocación de órdenes de
compra. Para el efecto deben diligenciar un estudio previo resumido en la Tienda Virtual del
Estado colombiano y colocar la orden de compra al Proveedor que ofrezca el menor precio
para la necesidad de la Entidad Estatal.
Por lo anterior, Colombia Compra Eficiente considera que el conflicto frente a la
aplicación de la modalidad de selección por la existencia de un Acuerdo Marco de
Precios y un Proceso de Contratación por cuantía menor o igual que la mínima cuantía
de la Entidad Estatal, esta debe decidirlo a favor de la adquisición al amparo del
Acuerdo Marco de Precios. De esta manera, la Entidad Estatal honra los principios de
transparencia, economía y responsabilidad en los términos de los artículos 24, 25 y
26 de la Ley 80 de 1993.
ADQUISICIÓN EN GRANDES SUPERFICIES
El parágrafo 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, como fue adicionado por la Ley
1474 de 2011 estableció que las Entidades Estatales pueden hacer adquisiciones
de mínima cuantía en “gran almacén”, la cual está reglamentada por el artículo 86 del
Decreto 1510 de 2013.
Colombia Compra Eficiente recomienda ver la opción de compras en gran almacén
en la Tienda Virtual del Estado colombiano en http://www.colombiacompra.gov.co/
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CAPITULO SEXTO
MANUAL PARA EL MANEJO DE LOS
ACUERDOS
COMERCIALES
EN
PROCESOS DE CONTRATACIÓN
be rta y
O rden
Proc
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Por qué los Acuerdos Comerciales son importantes para el sistema de compra y
contratación pública?
De acuerdo con la definición contenida en el artículo 3 del Decreto 1510 de 2013, los
Acuerdos Comerciales son tratados internacionales vigentes celebrados por el
Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras
públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i)
los bienes y servicios de origen colombiano y los proveedores colombianos.
Las Entidades Estatales deben cumplir las obligaciones del Estado colombiano
consagradas en los Acuerdos Comerciales. Los proponentes nacionales y
extranjeros tienen el derecho a exigir que en los Procesos de Contratación sean
tenidos en cuenta los Acuerdos Comerciales aplicables. Este es un derecho de los
nacionales colombianos frente a los Procesos de Contratación que adelantan los
Estados con los cuales Colombia ha suscrito Acuerdos Comerciales y de los
proponentes extranjeros frente a los Procesos de Contratación que adelantan las
Entidades Estatales colombianas. Adicionalmente, cualquier persona puede exigir
el cumplimiento de los Acuerdos Comerciales pues estos son leyes de la República.
El contenido de cada Acuerdo Comercial es único. Sin embargo, generalmente
estos contienen un capítulo que señala los derechos y obligaciones en materia de
compras y contratación pública y anexos para determinar si un Acuerdo Comercial
es aplicable a los diferentes Procesos de Contratación.
Los Acuerdos Comerciales son negociados y suscritos por el Gobierno Nacional e
incorporados a la normativa colombiana por medio de una Ley de la República. En
consecuencia, las Entidades Estatales deben cumplir con lo previsto en ellos, al
igual que deben cumplir con las leyes y decretos aplicables al sistema de compras y
contratación pública.
B ¿Qué Acuerdos Comerciales están vigentes?
La siguiente tabla presenta los Acuerdos Comerciales vigentes y las leyes con las
cuales se incorporaron en la normativa colombiana.
ESTADO
Canadá
Chile
Estados Unidos
El Salvador
Guatemala
Honduras
Liechtenstein
Liechtenstein
México
Unión Europea1
LEY
Ley 1363 de 2009
1189 d e 2008
Ley 1143 de 2007
Ley 1241 de 2008
Ley 1372 de 2010
Ley 172 de 1994
Ley 1669 de 2013
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Adicionalmente, las Entidades Estatales deben tener en cuenta la Decisión 439 de
1998 de la Secretaría de la Comunidad Andina de Naciones –CAN–, la cual incluye
algunas obligaciones en materia de trato nacional, de acuerdo con la sección E.1.
¿Cómo sabe una Entidad Estatal que un Proceso de Contratación
está sujeto a un Acuerdo Comercial?
Las Entidades Estatales deben determinar en la etapa de planeación de cada Proceso de
Contratación si los Acuerdos Comerciales son aplicables al Proceso de Contratación
que están diseñando y en caso de que sean aplicables, cumplir con las obligaciones
derivadas de los mismos. Para el efecto, Colombia Compra Eficiente ofrece a los
partícipes del sistema de compra y contratación pública el presente manual para ser
utilizado como guía para determinar los Acuerdos Comerciales a los cuales está sujeto
un Proceso de Contratación.
Sin embargo, Colombia Compra Eficiente recomienda a cada Entidad Estatal revisar el
texto de los Acuerdos Comerciales y sus anexos, los cuales de forma general
incluyen: (i) una lista de las Entidades Estatales obligadas por el Acuerdo Comercial; (ii)
los valores a partir de los cuales el Acuerdo Comercial es aplicable al Proceso de
Contratación; y, (iii) las excepciones a la aplicación del Acuerdo Comercial según lo que
la Entidad Estatal quiera contratar.
LosvaloresapartirdeloscualessonaplicableslosAcuerdosComercialessongeneralmentenegocia
dosendólaresde los Estados Unidos de América o en Derechos Especiales de Giro. El
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo es el encargado de señalar, en la periodicidad
definida en cada Acuerdo Comercial, el valor de conversión de estos valores a pesos
colombianos. Los valores en pesos colombianos incluidos en el presente manual para los
Acuerdos Comerciales con Canadá, Chile, Estados Unidos, Liechtenstein, Suiza y la
Unión Europea están vigentes hasta el 31 de diciembre de 2013. El valor en pesos
colombianos para el Acuerdo Comercial con México está vigente hasta el 31 de
diciembre de 2014.
Colombia Compra Eficiente pone a disposición de los partícipes del sistema de compras
y
contratación
pública
en
su
página
web
(http://www.colombiacompra.gov.co/compradores) los valores en pesos colombianos a
partir de los cuales los Acuerdos Comerciales son aplicables a los Procesos de Contratación.
Por último, algunas de las excepciones a la aplicación de los Acuerdos Comerciales
están efinidas con un código distinto al del Clasificador de Bienes y Servicios. Los
Acuerdos Comerciales de Canadá, Chile, Estados Unidos, Liechtenstein, Suiza y la
Unión Europea utilizan la Versión 1.0 de la Clasificación Central de Productos, la cual
está disponible en la página web del Departamento Administrativo Nacional de
Estadística
(http://www.dane.gov.co/index.php/normas-y-estandares/
nomenclaturas-y-clasificaciones-sen?id=2722) y el Acuerdo Comercial con
México utiliza el Federal Supply Classification, el cual está disponible en la página web de
la Agencia Logística de Defensa del Gobierno de los Estados Unidos de América
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(http://www.dlis.dla.mil/extracts/default.
asp#FederalSupplyClassFSCFederalSupplyGroupFSGTables).
¿Qué análisis debe hacer la Entidad Estatal en los Documentos del Proceso
respecto de la aplicación de Acuerdos Comerciales?
La Entidad Estatal debe determinar si un Acuerdo Comercial es aplicable siguiendo las
siguientes reglas en orden consecutivo:
Regla 1. Si la Entidad Estatal no hace parte de las Entidades Estatales incluidas en el
Acuerdo Comercial, el Proceso de Contratación no está cubierto por este y en
consecuencia, no es necesario hacer análisis adicional alguno.
egla 2. Si la Entidad Estatal está incluida en el Acuerdo Comercial y el presupuesto
oficial del Proceso de Contratación es inferior al valor a partir del cual el Acuerdo
Comercial es aplicable, el Proceso de Contratación no está cubierto y en
consecuencia, no es necesario hacer análisis adicional alguno.
Regla 3. Si la Entidad Estatal está incluida en el Acuerdo Comercial y el presupuesto
oficial del Proceso de Contratación es superior al valor a partir del cual el Acuerdo
Comercial es aplicable, la Entidad Estatal debe determinar si hay excepciones
aplicables al Proceso de Contratación. Si no hay excepciones, el Acuerdo Comercial
es aplicable al Proceso de Contratación
Colombia Compra Eficiente pone a disposición de las Entidades Estatales los anexos
1, 2 y 3 al presente manual. El Anexo 1 para las Entidades Estatales de nivel
municipal, el Anexo 2 para las Entidades Estatales de nivel departamental, y el
Anexo 3 para las Entidades Estatales de nivel nacional, como guía para verificar: (a)
cuáles Entidades Estatales están incluidas en cada uno de los Acuerdos Comerciales
vigentes; (b) el valor a partir del cual los Procesos de Contratación están cubiertos por
los Acuerdos Comerciales; y (c) la existencia de excepciones a la cobertura del
Acuerdo Comercial. Colombia Compra Eficiente ha agrupado y enumerado las
excepciones en una lista contenida en el Anexo 4 del presente manual.
Colombia Compra Eficiente recomienda incluir expresamente en los Documentos del
Proceso la lista de Acuerdos Comerciales aplicables al Proceso de Contratación
para lo cual sugiere utilizar la siguiente tabla:
Acuerdo Comercial
Canadá
Chile
Estados Unidos
El Salvador
Guatemala
Entidad
Estatal
Sí/No
Sí/No
Sí/No
Sí/No
Sí/No
Presupuesto del Proceso
de
Contratación superior
al valor
Sí/No
Sí/No
Sí/No
Sí/No
Sí/No
Excepción
Aplicable
Proceso
Contratación
al
de
Proceso de
Contratación cubierto
Comercial
Sí/No
Sí/No
Sí/No
Sí/No
Sí/No
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Sí/No
Sí/No
Sí/No
Sí/No
Sí/No
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Honduras
Liechtenstein
Suiza
México
Unión Europea
Sí/No
Sí/No
Sí/No
Sí/No
Sí/No
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Sí/No
Sí/No
Sí/No
Sí/No
Sí/No
Sí/No
Sí/No
Sí/No
Sí/No
Sí/No
Sí/No
Sí/No
Sí/No
Sí/No
Sí/No
En la primera columna está la lista de los países con los cuales Colombia tiene
Acuerdos Comerciales vigentes. En la segunda columna la Entidad Estatal debe indicar si
está o no incluida en el Acuerdo Comercial correspondiente (Regla 1). En la tercera
columna la Entidad Estatal debe indicar si el presupuesto estimado del Proceso de
Contratación es superior al valor a partir del cual el Acuerdo Comercial es aplicable
(Regla 2). En la cuarta columna la Entidad Estatal debe indicar si el Proceso de
Contratación es objeto de una excepción para la aplicación del Acuerdo Comercial (Regla
3). En la quinta columna la Entidad Estatal debe indicar si el Acuerdo Comercial es o
no aplicable al Proceso de Contratación.
Si el Proceso de Contratación está cubierto por el Acuerdo Comercial, la Entidad
Estatal debe asegurarse de que el plazo entre la fecha de publicación del aviso de
convocatoria y la fecha de presentación de ofertas sea mayor o igual al establecido en
el Acuerdo Comercial. Adicionalmente, la Entidad Estatal debe tratar como colombianos
a los bienes y servicios ofrecidos por proponentes del Estado con el cual Colombia
suscribió el Acuerdo Comercial aplicable.
1. Nivel municipal
A. Entidades Estatales obligadas
Los municipios están obligados por los Acuerdos Comerciales con Chile, Guatemala,
Liechtenstein, Suiza, la Unión Europea y por la Decisión 439 de 1998 de la Secretaría
de la CAN.
Las Entidades Estatales descentralizadas del nivel municipal están obligadas por los
Acuerdos Comerciales con Chile y Guatemala y por la Decisión 439 de 1998 de la
Secretaría de la CAN.
Las Entidades Estatales de carácter industrial o comercial del orden municipal y del
nivel descentralizado solamente están cubiertas por el Acuerdo Comercial suscrito
con Guatemala cuando el valor del Proceso de Contratación supere los $
471’115.784 y el objeto contractual no esté relacionado con sus actividades
industriales y comerciales.
B. Valores
Los Acuerdos Comerciales con Chile, Liechtenstein, Suiza y la Unión Europea son
aplicables a los Procesos de Contratación de las Entidades Estatales de nivel
municipal para: (i) adquirir bienes y servicios a partir de $586’634.000; y (ii) para
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servicios de construcción a partir de $14.665’850.000.
El Acuerdo Comercial con Guatemala y la Decisión 439 de 1998 de la Secretaría de
la CAN son aplicables a todos los Procesos de Contratación de las Entidades
Estatales de nivel municipal, independientemente del valor del Proceso de
Contratación.
C.Excepciones
El Anexo 1 del presente manual contiene las excepciones a la aplicación de los Acuerdos
Comerciales para las Entidades Estatales del nivel municipal. La numeración de tales
excepciones corresponde a las identificadas en el Anexo 4 del presente manual.
2. Nivel Departamental
A. Entidades Estatales obligadas
Los departamentos están obligados por los Acuerdos Comerciales con Chile,
Estados Unidos, El Salvador, Guatemala, Liechtenstein, Suiza, la Unión Europea y
por la Decisión 439 de 1998 de la Secretaría de la CAN.
Las Entidades Estatales descentralizadas del nivel departamental están obligadas por los
Acuerdos Comerciales con Chile y Guatemala y por la Decisión 439 de 1998 de la
Secretaría de la CAN.
Las Entidades Estatales de carácter industrial o comercial del orden departamental
y del nivel descentralizado solamente están cubiertas por el Acuerdo Comercial
suscrito con Guatemala cuando el valor del Procesos de Contratación supere los $
471’115.784 y el objeto contractual no esté relacionado con sus actividades
industriales y comerciales.
B. Valores
Los Acuerdos Comerciales con Chile, Liechtenstein, Suiza y la Unión Europea son
aplicables a los Procesos de Contratación de las Entidades Estatales del nivel
departamental para: (i) adquirir bienes y servicios a partir de $586’634.000; y (ii) para
servicios de construcción a partir de $14.665’850.000.
El Acuerdo Comercial con los Estados Unidos de América es aplicable a los Procesos de
Contratación de las Entidades Estatales de nivel departamental para: (i) adquirir
bienes y servicios a partir de $1.185’660.000; y (ii) para servicios de construcción a
partir de $18.032’857.000.
El Acuerdo Comercial con Guatemala y la Decisión 439 de 1998 de la Secretaría de
la CAN son aplicables a todos los Procesos de Contratación de las Entidades
Estatales de nivel departamental, independientemente del valor del Proceso de
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Contratación.
C. Excepciones
El Anexo 2 del presente manual contiene las excepciones a la aplicación de los Acuerdos
Comerciales para las Entidades Estatales del nivel departamental. La numeración de
tales excepciones corresponde a las identificadas en el Anexo 4 del presente manual.
3. Nivel nacional
La mayoría de las Entidades Estatales del nivel nacional están obligadas por los
Acuerdos Comerciales. De forma general están incluidos los Ministerios; los
Departamentos Administrativos; las Superintendencias; los Establecimientos
Públicos; las Unidades Administrativas Especiales; las Ramas Judicial y Legislativa; los
Órganos de Control y la Organización Electoral.
La Decisión 439 de 1998 de la Secretaría de la CAN es aplicable a todos los
Procesos de Contratación de las Entidades Estatales de nivel nacional,
independientemente del valor del Proceso de Contratación.
Adicionalmente, algunas Entidades Estatales del nivel nacional que contratan con un
régimen distinto al previsto en la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 deben
conceder trato nacional, según lo señalado en cada Acuerdo Comercial.
El Anexo 3 del presente manual contiene (i) la lista de las Entidades Estatales
obligadas por cada Acuerdo Comercial; (ii) la lista de las Entidades Estatales
especiales, para las cuales el valor del Proceso de Contratación a partir del cual el
Acuerdo Comercial es aplicable es diferente; y (iii) la tabla de los valores a partir de los
cuales el Acuerdo Comercial es aplicable a los Procesos de Contratación, para las
Entidades Estatales y las Entidades Estatales especiales, y las excepciones a la
aplicación de los Acuerdos Comerciales para las Entidades Estatales del nivel
nacional. La numeración de tales excepciones corresponde a las identificadas en el
Anexo 4 del presente manual.
¿Cuáles son las obligaciones de la Entidad Estatal derivadas de los Acuerdos
Comerciales?
Las obligaciones contenidas en los Acuerdos Comerciales se refieren, entre otras, al
trato nacional, a la publicidad y de los Documentos del Proceso, así como al plazo
mínimo para la presentación de las ofertas.
Muchas de las obligaciones contenidas en los Acuerdos Comerciales están incluidas
en la normativa aplicable al sistema de compra y contratación pública, como por
ejemplo la imposibilidad de exigir dentro de las especificaciones técnicas marcas
específicas, la posibilidad de certificar ante las Entidades Estatales experiencia
adquirida fuera del territorio nacional, la posibilidad de realizar convocatorias limitadas
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a Mipyme, entre otras.
Sin embargo, el trato nacional y el plazo mínimo para la presentación de las ofertas
requieren un análisis particular.
1. Trato nacional
La Entidad Estatal debe dar a los bienes y servicios de los Estados con quienes
Colombia ha suscrito un Acuerdo Comercial, el mismo trato que da a los bienes y
servicios colombianos cuando un Acuerdo Comercial es aplicable a un Proceso de
Contratación.
Adicionalmente, la Entidad Estatal debe dar a los servicios prestados por proponentes
de la CAN el mismo trato que da a los servicios colombianos. La única excepción a los
servicios de proponentes de la CAN es el servicio de transporte aéreo para el cual no
hay trato nacional. Para efectos de claridad, los países miembros de la CAN son
Colombia, Bolivia, Ecuador y Perú.
En aquellos casos en los que se deba otorgar a los bienes y servicios extranjeros el
mismo trato que se les da a los bienes y servicios nacionales, la Entidad Estatal
debe conceder a dichos bienes y servicios el puntaje adicional de que trata la Ley
816 de 2003 y las preferencias en caso de empates de acuerdo con el artículo 33
del Decreto 1510 de 2013.
2. Plazos
Los Acuerdos Comerciales establecen plazos mínimos para presentar las ofertas con
el fin de dar tiempo suficiente a los proponentes para preparar sus ofertas. Los
Documentos del Proceso deben establecer en su Cronograma el plazo suficiente
para cumplir con esta obligación.
Los Acuerdos Comerciales establecen estos plazos en días calendario. Este plazo
debe contarse a partir de la fecha de publicación del Aviso de Convocatoria y hasta
el día en que vence el término para presentar ofertas en el respectivo Proceso de
Contratación.
Los Acuerdos Comerciales contienen la posibilidad de reducir estos plazos cuando
la Entidad Estatal adquiera Bienes y Servicios de Características Técnicas
Uniformes y cuando la información del Proceso de Contratación haya sido publicada
oportunamente en el Plan Anual de Adquisiciones.
La siguiente tabla muestra los plazos previstos en los Acuerdos Comerciales,
incluyendo los plazos para los Procesos de Contratación de Bienes y Servicios de
Características Técnicas Uniformes y de los Procesos de Contratación cuya
información ha sido publicada en el Plan Anual de Adquisiciones entre 40 días y 12
meses antes de la publicación del Aviso de Convocatoria.
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Acuerdo Comercial
Canadá
Chile
Estados Unidos
El Salvador
Guatemala
Honduras
Liechtenstein
Suiza
México
Unión Europea
Plazo Bienes y Servicios de
características
Técnicas
Uniformes
Plazo cuando hay publicidad
en el Plan Anual de
Adquisiciones
30 días
10 días
30 días
10 días
10 días
10 días
10 días
10 días
10 días
No hay plazo minimo
No hay plazo minimo
No hay plazo minimo
10 días
10 días
10 días
No hay plazo minimo
30 días
No hay plazo minimo
10 días
No hay plazo minimo
10 días
Plazo General
Cuando un Proceso de Contratación está cubierto por más de un Acuerdo
Comercial, la Entidad Estatal debe establecer en el Cronograma un plazo para la
preparación y la presentación de las ofertas mayor o igual al plazo más largo
establecido en los Acuerdos Comerciales aplicables al Proceso de Contratación.
¿Cuándo hay trato nacional por reciprocidad?
La Entidad Estatal también debe conceder el mismo trato que da a los bienes y
servicios colombianos a aquellos bienes y servicios de Estados con los cuales, a
pesar de no existir un Acuerdo Comercial, el Gobierno Nacional ha certificado
reciprocidad. Es decir cuando el Gobierno Nacional con base en la revisión y
comparación de la normativa en materia de compras y contratación pública de
dicho Estado, ha certificado que en ese Estado los bienes y servicios colombianos
gozan de trato nacional. Las certificaciones expedidas por el Ministerio de Relaciones
Exteriores
están
publicadas
en
http://www.colombiacompra.gov.co/es/certificaciones-de- trato-nacionalpor-reciprocidad, y su contenido debe ser verificado pues no en todos los casos la
Entidad Estatal debe conceder dicho trato.
En estos casos, la Entidad Estatal debe otorgar a los bienes y servicios extranjeros
el mismo trato que da a los bienes y servicios nacionales y en consecuencia dar a
esas ofertas el puntaje adicional de que trata la Ley 816 de 2003 y las preferencias
en caso de empates de acuerdo con el artículo 33 del Decreto 1510 de 2013.
Anexo 1: Aplicación de los Acuerdos Comerciales para
Entidades Estatales del nivel municipal (faltan los cuadros)
Acuerdo Comercial
Valor a partir del cual el Acuerdo
Comercial es aplicado
Excepciones
Chile
Bienes y servicios $ 586’634.000
1, 2, 3, 4, 5, 6, 8, 12, 14, 15,16,
17, 18,19, 28, 29, 32, 33, 34, 35,
36, 37
Servicios
de
construcción
$
Palacio Municipal, Calle 6 # 5 – 12 Barrio centro.
Email alcaldí[email protected] - [email protected]
105 de 284
105
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NIT 892-099-001-1
14.665’850.000
Guatemala
No incluye valores
1, 2, 3, 4, 5, 6, 9, 14, 20, 21
Liechtenstein Suiza
Bienes y servicios $ 586’634.000
1, 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12, 14,
15, 16, 17, 19, 28, 29, 30, 31,
Unión Europea
Bienes y servicios $ 586’634.000
Servicios de construcción $ 14.665’850.000
1, 4, 5, 6, 10, 11, 12, 13, 14, 15,
16, 17, 19, 23, 28, 29, 32, 34, 35,
36, 37
Anexo 2: Aplicación de los Acuerdos Comerciales para Entidades Estatales del nivel
departamental
Acuerdo Comercial
Valor a partir del cual el Acuerdo
Comercial es aplicado
Bienes y servicios $ 586’634.000
Servicios
de
construcción
14.665’850.000
Bienes y servicios 1.185´660.000
Servicios
de
construcción
18.032’857.000
Chile
Estados Unidos
Excepciones
$
$
1, 2, 3, 4, 5, 6, 8,
17, 18,19, 28, 29,
36, 37
1, 2, 3, 4, 5, 6, 8,
17, 18,19, 28, 29,
36, 37
12, 14, 15,16,
32, 33, 34, 35,
12, 14, 15,16,
32, 33, 34, 35,
El Salvador
No incluye valores
1, 2, 3, 4, 5, 6, 9, 14, 20
Guatemala
No incluye valores
1, 2, 3, 4, 5, 6, 9, 14, 20, 21
Liechtenstein Suiza
Bienes y servicios $ 586’634.000
Servicios
de
14.665’850.000
Unión Europea
construcción
1, 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12, 14,
$ 15, 16, 17, 19, 28, 29, 30, 31,
32, 33, 34, 35, 36, 37
Bienes y servicios $ 586’634.000
Servicios de construcción $ 14.665’850.000
1, 4, 5, 6, 10, 11, 12, 13, 14, 15,
16, 17, 19, 23, 28, 29, 32, 34, 35,
37
Anexo 3: Aplicación de los Acuerdos Comerciales para Entidades Estatales del
nivel nacional
Entidades Estatales del Nivel Nacional cubiertas por los Acuerdos Comerciales
Rama
Ejecutiva
–
Ministerios,
Departamentos
Administrativos,
Superintendencias,
Unidades
Administrativas Especiales, Establecimientos Públicos.
Canadá
Chile
Estados Unidos
Liechtenstain y
Suiza
Unión Europea
Rama Legislativa – Senado de la República y Cámara de
Representantes.
Rama Judicial – Consejo Superior de la Judicatura y Fiscalía
General de la Nación.
Palacio Municipal, Calle 6 # 5 – 12 Barrio centro.
Email alcaldí[email protected] - [email protected]
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106
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El Salvador
Guatemala
Honduras
Organismos de Control y autónomos - Contraloría General
de la República, Auditoría General de la República,
Procuraduría General de la Nación, Defensoría del Pueblo,
Registraduría Nacional del Estado Civil.
Exceptuadas las Entidades Estatales (a) con régimen de
contratación especial (distinto a la Ley 80 de 1993 y Ley 1150
de 2007), y (b) pertenecientes a las ramas legislativa y
judicial.
Exceptuadas las Entidades Estatales con régimen de
contratación especial (distinto a la Ley 80 de 1993 y Ley 1150
de 2007).
Ministerios, Superintendencias, Establecimientos Públicos
y Unidades Administrativas adscritas a estos.
Expresamente excluido el Instituto Nacional de Vías INVIAS -.
Entidades Estatales del Nivel Nacional cubiertas por los Acuerdos Comerciales
Rama Ejecutiva – Ministerios, Departamentos Administrativos,
Superintendencias,
Unidades
Administrativas
Especiales,
Establecimientos Públicos.
Mexico
Organismos de Control – Contraloría General de la República.
Universidades - Colegio Mayor de Cundinamarca, Universidad
Nacional Abierta y a Distancia – UNAD- , Universidad de Caldas,
Universidad del Cauca, Universidad de Córdoba, Universidad
Nacional de Colombia -UN-, Universidad Pedagógica Nacional
- UPN-, Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia –UPTC-,
Universidad Popular
del Cesar, Universidad
Surcolombiana,
Universidad Tecnológica del Chocó “Diego Luís Córdoba”, Universidad
de los Llanos, Universidad Tecnológica de Pereira - UTP-, Universidad
de la Amazonía, Universidad del Pacífico y Universidad Militar Nueva
Granada.
Organismos autónomos – corporaciones autónomas regionales.
Entidades Estatales especiales
Canadá
Chile
Liechtenstain y
Suiza Unión
Europea
Agencia Logística de las Fuerzas Militares; Fondo Rotatorio de la
Policía
Nacional;
Fondo
Rotatorio
del
Departamento
Administrativo de Seguridad; Instituto de Casas Fiscales del
Ejército; Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-;
Instituto Colombiano del Deporte -Coldeportes-; Instituto
Colombiano para el Desarrollo de la Ciencia y la Tecnología
Francisco José de Caldas -Colciencias-,; Instituto Colombiano
Palacio Municipal, Calle 6 # 5 – 12 Barrio centro.
Email alcaldí[email protected] - [email protected]
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NIT 892-099-001-1
para el Fomento de la Educación Superior -ICFES-; Instituto
Nacional Penitenciario y Carcelario -INPEC-; y Servicio Nacional
de Aprendizaje -SENA-.
Estados Unidos
México
Agencia Logística de las Fuerzas Militares; Fondo Rotatorio de la
Policía
Nacional;
Fondo
Rotatorio
del
Departamento
Administrativo de Seguridad; Instituto de Casas Fiscales del
Ejército; Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-;
Instituto Colombiano del Deporte -Coldeportes-; Instituto
Colombiano para el Desarrollo de la Ciencia y la Tecnología
Francisco José de Caldas -Colciencias-,; Instituto Colombiano
para el Fomento de la Educación Superior -ICFES-; Instituto
Nacional Penitenciario y Carcelario -INPEC-; Servicio Nacional de
Aprendizaje –SENA; Administración Postal Nacional -ADPOSTAL-;
Caja de Previsión Social de Comunicaciones -CAPRECOM-; Caja
Nacional de Previsión Social -CAJANAL-; Empresa Territorial para la
Salud
-ETESA-; Imprenta Nacional de Colombia; Industria Militar INDUMIL-; Instituto de Seguros Sociales -ISS-; Radio Televisión
Nacional de Colombia -RTVC-; y Servicio Aéreo a Territorios
Nacionales -SATENA-.
Administración Postal Nacional -ADPOSTAL-; Caja de Previsión
Social de Comunicaciones -CAPRECOM-; Caja Nacional de
Previsión Social -CAJANAL-; Instituto de Seguros Sociales -ISS-;
Radio Televisión Nacional de Colombia -RTVC-; Servicio Aéreo a
Territorios Nacionales -SATENA-; Hotel San Diego S.A.; Corporación
de la Industria Aeronáutica -CIAC-; Caja Promotora de Vivienda
Militar y de Policía; Almagrario S.A.; Empresa Colombiana de
Productos Veterinarios -VECOL-; Corporación Eléctrica de la
Costa Atlántica -CORELCA S.A. ESP-; Ecopetrol S.A.;
Interconexión Eléctrica ISA ESP; Artesanías de Colombia; y Fondo
Nacional de Proyectos de Desarrollo -FONADE-.
Valor a partir del cual
es aplicado el Acuerdo
Comercial
para
Entidades Generales
Valor a partir del cual
es aplicado el Acuerdo
Comercial
para
Entidades Especiales
Canada
Bienes y servicios
$145´035.000
Bienes y servicios
$730´177.000
Chile
Servicios de Construcción
$14.665´850.000
Bienes y servicios
$146´658.000
Servicios de Construcción
$21.924´247.000
Bienes y servicios
$645´297.000
Acuerdo
Comercial
Excepciones
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7,
12, 14, 15, 16, 17,
19, 32, 33, 34, 35,
36, 37, 40, 41, 42,
43, 45 46
1, 2, 3, 4, 5, 6, 8,
12, 14, 15, 16, 17,
19, 32, 33, 34, 35,
Palacio Municipal, Calle 6 # 5 – 12 Barrio centro.
Email alcaldí[email protected] - [email protected]
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108
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Estados
Unidos
NIT 892-099-001-1
Servicios de Construcción
Servicios de Construcción
$14.665´850.000
$14.665´850.000
Bienes y servicios
Bienes y servicios
$145´035.000
$536´634.000
Servicios de Construcción
$18.032´857.000
Servicios de Construcción
$18.032´857.000
El Salvador
No incluye valor
Guatemala
No incluye valor
Honduras
No incluye valor
Liechtenstain Bienes y servicios
$381´312.000
y
Suiza
Bienes y servicios
$645´297.000
Servicios de Construcción
$14.665´850.000
Servicios de Construcción
$14.665´850.000
Bienes y servicios
$146´992.000
Bienes y servicios
$734´956.000
Servicios de Construcción
$19.108´843.000
Bienes y servicios
$381´312.000
Servicios de Construcción
$23.518´577.000
Bienes y servicios
$586´634.000
Servicios de Construcción
$14.665´850.000
Servicios de Construcción
$14.665´850.000
México
Unión
Europea
36, 37, 40, 41, 42,
43, 45 46
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7,
12, 14, 15, 16, 17,
19, 32, 33, 34, 35,
36, 37, 40, 42, 43,
45 46
1, 2, 3, 4, 5, 6, 9,
14, 20, 38
1, 2, 3, 4, 5, 6, 9,
14, 20, 21
1, 2, 3, 4, 5, 6, 14,
20, 22
1, 2, 3, 4, 5, 6,
11 12, 14, 15,
17, 19, 32, 33,
35, 36, 37, 40,
42, 43, 45 46
10,
16,
34,
41,
1, 2, 4, 6, 17, 18,
24, 25, 26, 27, 39
1, 4, 5, 6,
12, 14, 15,
19, 23, 32,
37, 40, 41,
44 46
1 0 , 11
16, 17,
34, 35,
42, 43,
Anexo 4: Lista de excepciones a la aplicación de los Acuerdos Comerciales
Número Excepción
1
Los acuerdos o asistencia, incluidos los acuerdos de cooperación, las
donaciones, los préstamos, las subvenciones, las aportaciones de capital, las
garantías, los avales y los incentivos fiscales.
2
El suministro estatal de mercancías o servicios a personas o a Entidades
Estatales del nivel territorial.
3
Las compras que tengan el propósito directo de proveer asistencia
extranjera.
4
La contratación realizada de conformidad a un procedimiento o condición
particular de una organización internacional, o financiada mediante
donaciones, préstamos u otras formas de asistencia internacionales,
cuando tenga que hacerse de una forma no contemplada en el Acuerdo
Comercial.
5
Los contratos de empleo público y medidas relacionadas.
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6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
La contratación de servicios de agencias fiscales, servicios de
depósito, servicios de liquidación y gestión para instituciones financieras,
servicios vinculados a la deuda pública.
La contratación pública de servicios bancarios o financieros referidos
al endeudamiento público; o a la administración de pasivos.
Los servicios financieros.
Las compras efectuadas en condiciones excepcionalmente favorables
que sólo ocurran por un plazo muy breve, tales como enajenaciones
extraordinarias.
La contratación adjudicada de conformidad con un acuerdo internacional y
destinada a la implementación conjunta o explotación de un proyecto por los
países firmantes.
La contratación adjudicada de conformidad con un acuerdo internacional
relacionado con el estacionamiento de tropas.
La adquisición o arrendamiento de bienes inmuebles (tierras, edificios, etc.) o
los derechos sobre estos.
La contratación realizada con el propósito específico de prestar asistencia
internacional, incluida la ayuda para el desarrollo.
Las convocatorias limitadas a Mipyme.
Las contrataciones relacionadas con los programas de reinserción a la vida civil
originados en procesos de paz, ayuda a los desplazados por la violencia,
apoyo a los pobladores de zonas en conflicto, y en general, los programas
derivados de la solución del conflicto armado.
Las contrataciones que realicen las misiones del servicio exterior de
Colombia, exclusivamente para su funcionamiento y gestión.
Los contratos interadministrativos.
Las contrataciones relacionadas con la defensa y seguridad nacional.
La adquisición de bienes requeridos en la ejecución de servicios de
investigación y desarrollo.
Las contrataciones para la dotación y sustento de las fuerzas armadas y
las contrataciones relacionadas con programas de asistencia social,
apoyo a la agricultura o procesos de paz.
Las concesiones.
Las concesiones de obra pública
Las contrataciones del sector defensa y del Departamento Administrativo
de Seguridad (DAS) que necesiten reserva para su adquisición.
Los bienes de carácter estratégico, listados a continuación, adquiridos por
el Ministerio de Defensa o sus Entidades Estatales adscritas.
(La numeración se refiere al Federal Supply Classification FSC).
- 10 Armamento
- 11 Material nuclear de guerra
- 12 Equipo de control de fuego
- 13 Municiones y explosivos
- 14 Misiles dirigidos
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25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
- 15 Aeronaves y componentes de estructuras para aeronaves
- 16 Componentes y accesorios para aeronaves
- 17 Equipo para despegue, aterrizaje y manejo en tierra de aeronaves
- 18 Vehículos espaciales
- 19 Embarcaciones, pequeñas estructuras, pangas y muelles flotantes
- 20 Embarcaciones y equipo marítimo
Los servicios relacionados con los bienes de carácter estratégico
adquiridos por el Ministerio de Defensa o sus Entidades Estatales adscritas
relacionadas en la lista de Entidades Estatales obligadas.
Los servicios adquiridos en soporte de fuerzas militares localizadas fuera de
Colombia.
Las compras efectuadas con miras a la reventa comercial por tiendas
gubernamentales.
Las contrataciones de alimentos, insumos agropecuarios y animales vivos,
relacionadas con los programas de apoyo a la agricultura y asistencia
alimentaria.
Las contrataciones de bienes contenidas en la Sección 2 (Alimentos,
Bebidas y Tabaco; Textil y Confección y Productos de Cuero) del Clasificador
Central de Productos (CPC versión 1.0) de las Naciones Unidas, dirigidas a
programas de asistencia social.
Las contrataciones realizadas por una Entidad Estatal cubierta del orden territorial
en nombre de una Entidad Estatal no cubierta del orden nacional.
La contratación efectuada por empresas industriales o comerciales del
Estado o por sociedades de economía mixta, del nivel territorial.
Los servicios de investigación y desarrollo
- División 81. Servicios de Investigación y Desarrollo.
- Grupo 835. Servicios Científicos y Otros Servicios Técnicos.
-Clase 8596. Servicios de procesamiento de datos requeridos en la
ejecución de actividades científicas y tecnológicas.
- Clase 8597.Organización de eventos requeridos en la ejecución de
actividades científicas y tecnológicas.
Los servicios de ingeniería y arquitectura
- Clase 8321. Servicios de arquitectura
- Clase 8334. Servicios de diseño de ingeniería
- Clase 8335. Servicios de ingeniería durante la fase de construcción y de
instalación.
Los servicios públicos.
- División: 69. Servicios de distribución de electricidad; servicios de
distribución de gas y agua por tubería.
- División: 94. Servicios de alcantarillado y eliminación de desperdicios, servicios
de saneamiento y otros servicios de protección del medio ambiente.
Telecomunicaciones básicas
(no
incluye
los
servicios
de
telecomunicaciones de valor agregado).
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35
36
37
Los servicios sociales.
- División 91. Administración pública y otros servicios para la comunidad en
general; servicios de seguridad social de afiliación obligatoria.
- División 92. Servicios de enseñanza
- Grupo 931. Servicios de salud humana
Los servicios de impresión.
La elaboración de programas de televisión.
- Subclase 96121. Servicios de producción de películas cinematográficas,
cintas de vídeo y programas de televisión.
38
39
40
Los servicios de construcción.
La compra de servicios de transporte necesarios para la ejecución de un contrato
Las contrataciones de bienes contenidas en la Sección 2 (Alimentos,
Bebidas y Tabaco; Textil y
Confección y Productos de Cuero) del Clasificador Central de Productos
(CPC versión 1.0) de las Naciones Unidas, para el Comando General de las
Fuerzas Militares, Ejército Nacional, Armada Nacional, Fuerza Aérea Nacional,
y Policía Nacional.
41
Las contrataciones del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural de
alimentos, insumos agropecuarios y animales vivos, relacionadas con los
programas de apoyo a la agricultura y asistencia alimentaria.
42
Las contrataciones de bienes contenidas en la Sección 2 (Alimentos,
Bebidas y Tabaco; Textil y Confección y Productos de Cuero) del Clasificador
Central de Productos (CPC versión 1.0) de las Naciones Unidas, dirigidas a
programas de asistencia social realizadas por el Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar – ICBF.
43
La contratación de materiales y tecnología nuclear realizada por el Instituto
Colombiano de Geología y Minería – INGEOMINAS.
44
En las contrataciones de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica
Civil (AEROCIVIL), solo se aplicará el trato nacional a bienes, servicios y
proveedores, con excepción de las contrataciones relacionadas con la
infraestructura para el sistema aeroportuario o para el sistema nacional del
espacio aéreo, las cuales no están cubiertas por el Acuerdo Comercial.
45
Las contrataciones de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil
– AEROCIVIL.
46
Las contrataciones de la Registraduría Nacional del Estado Civil para la
preparación y realización de elecciones.
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CAPITULO SEPTIMO
GUÍA PARA LA CODIFICACIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS DE ACUERDO
CON EL CÓDIGO ESTÁNDAR DE
PRODUCTOS Y SERVICIOS DE
NACIONES UNIDAS, V.14.080
¿Qué es el UNSPSC?
The United Nations Standard Products and Services Code® - UNSPSC - Código
Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas, es una metodología
uniforme de codificación utilizada para clasificar productos y servicios
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fundamentada en un arreglo jerárquico y en una estructura lógica.
Este sistema de clasificación permite codificar productos y servicios de forma clara ya
que se basa en estándares acordados por la industria los cuales facilitan el
comercio entre empresas y gobierno. La versión implementada en Colombia es la
UNSPSC, V.14.080, traducida al español.
Arreglo jerárquico:
El UNSPSC es una clasificación de cinco niveles; no obstante, el último nivel,
denominado Función de Negocio, no es muy utilizado.
Los niveles jerárquicos a utilizar son:
Un grupo de categorías de
productos interrelacionadas
Agregación lógica de familias
para propósitos analíticos
SSeeggmmenetnoto
Un grupo de productos o
servicios
FFaam
miilliia
Un grupo
comparten
comunes
de
productos que
características
¿Por qué Colombia debe adoptar el sistema de codificación de UNSPSC?
Es de fácil adaptación: Es un sistema estándar de codificación de bienes y
servicios, diseñado para fines comerciales de compras y adquisiciones. Es flexible,
versátil, fácilmente adaptable a las necesidades locales y utilizado en catálogos
electrónicos, motores de búsqueda y sistemas de aplicación de adquisiciones.
Es generalizado y reconocido: Es un método de codificación de amplia difusión y de
generalizada aceptación, que permite a proveedores y compradores “hablar el
mismo lenguaje” al integrar en un solo número el flujo total del proceso de
adquisición.
Es electrónico: Es la columna vertebral de un catálogo electrónico que posibilita el
descubrimiento y conocimiento de productos o servicios ofrecidos en un sistema de
compras y adquisiciones electrónicas.
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Es coherente y completo: Es un sistema consistente y completo que permite la
representación de todas las categorías relevantes para clasificar y conocer a los
proveedores, así como revelar posibilidades de agregación de demanda.
Promueve la anticorrupción: La selección de un sistema estándar de codificación
como el UNSPSC tiene implicaciones significativas para una agenda anticorrupción
por medio de la promoción de la competencia y la transparencia.
Facilita la labor de los compradores: Provee un esquema de directrices y
parámetros que agrupa y desagrupa productos similares. Proporciona una manera
fácil para las entidades compradoras de identificar necesidades de productos y
servicios y oportunidades de negocio a futuros proveedores.
Todos lo pueden usar: Es de libre implementación para uso de compradores y
vendedores, quienes lo pueden incorporar en sus sistemas electrónicos de compras
y suministros. El uso del UNSPSC incrementa la eficiencia y la efectividad en el
manejo de los procesos contractuales y reduce los costos de crear y mantener un
sistema de codificación individual.
Facilita el ahorro: Permite realizar análisis de gastos efectivos que mejoran el
abastecimiento estratégico, maximizan el retorno sobre la inversión y aceleran el
proceso de descubrimiento de oportunidades de ahorro. Su implementación
asegura que el análisis de gastos no es un esfuerzo de una única vez, sino una
inversión integral y continua en el proceso de racionalización del gasto.
Pasos a seguir en la codificación de bienes y servicios
El UNSPSC es un sistema que clasifica bienes y servicios, no procesos. Esto implica
que la entidad compradora debe organizar sus adquisiciones requeridas bajo un
esquema de orientación a la demanda. Adicionalmente, es importante tener en
cuenta que el UNSPSC permite afinar las descripciones en los Planes de
Adquisiciones y evitar confusiones entre actividades y definiciones de uso de bienes
y servicios.
Como comprador público, el primer contacto que usted tendrá con el Clasificador
UNSPSC es en la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones. A partir de ese
momento, todas las actividades involucradas en el proceso de compra del bien o
servicio deben tener asignado el código que se encuentra en el Sistema de
Codificación Estándar de Naciones Unidas.
Los pasos a seguir en la codificación son los siguientes:
Haga un listado de los bienes y servicios que la entidad necesita
El objetivo de este paso inicial no es enumerar exactamente los bienes y servicios
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requeridos (e.g. no necesita identificar la compra de 200 bolígrafos punta redonda),
sino establecer una lista de mercado basada en las descripciones de las
adquisiciones y los objetos contractuales que se pretenden codificar.
Un ejemplo de este paso puede ser identificado en el Caso 1 de la sección de
Solución de Problemas, que se encuentra al final de la guía.
Verifique su necesidad. ¿Puede usted reconocer si es un bien o un servicio de
manera precisa?
Usted debe identificar de manera precisa si la necesidad de la entidad involucra un
bien o un servicio.
Si no está seguro sobre la naturaleza de la necesidad, tenga en cuenta palabras clave
incluidas en las descripciones de los objetos contractuales así como en el clasificador
UNSPSC. Estas herramientas le darán una posible ubicación de su adquisición
dentro del sistema de codificación. Tal como se mencionó previamente, los dos
primeros dígitos de cada código del UNSPSC representan una estructura lógica,
donde los bienes se ubican en los Segmentos 10 al 60 y el Segmento 95, y los
servicios en los Segmentos 70 a 94.
Para bienes:
Segmentos 10 al 15: Materias primas
 Material vivo vegetal y animal, accesorios y suministros
 Material mineral, textil y vegetal y animal no comestible
 Material químico incluyendo bioquímicos y materiales de gas
 Materiales de resina, colofonia, caucho, espuma, película y elastoméricos
 Materiales y productos de papel
 Materiales combustibles, aditivos
anticorrosivos
para
combustibles,
lubricantes
Segmentos 20 al 27: Equipo industrial
 Maquinaria y accesorios de minería y perforación de pozos
 Maquinaria y accesorios para agricultura, pesca, silvicultura y fauna
 Maquinaria y accesorios para construcción y edificación
 Maquinaria y accesorios para manufactura y procesamiento industrial
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 Maquinaria, accesorios y suministros para manejo, acondicionamiento y
almacenamiento de materiales
 Vehículos comerciales, militares y particulares, accesorios y componentes
 Maquinaria y accesorios para generación y distribución de energía
 Herramientas y maquinaria general
Segmentos 30 al 41: Componentes y suministros
 Componentes y suministros para estructuras, edificación, construcción y obras
civiles
 Componentes y suministros de manufactura
 Componentes y suministros electrónicos
 Componentes, accesorios y suministros de sistemas eléctricos e iluminación
 Componentes y equipos para distribución y sistemas de acondicionamiento
 Equipos y suministros de laboratorio, de medición, de observación y de
pruebas
Segmentos 42 al 60: Productos de uso final
 Equipo médico, accesorios y suministros
 Difusión de tecnologías de información y telecomunicaciones
 Equipos de oficina, accesorios y suministros
 Equipos y suministros para impresión, fotografía y audiovisuales
 Equipos y suministros de defensa, orden público, protección, vigilancia y
seguridad
 Equipos y suministros para limpieza
 Maquinaria, equipo y suministros para la industria de servicios
 Equipos, suministros y accesorios para deportes y recreación
 Alimentos, bebidas y tabaco
 Medicamentos y productos farmacéuticos
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 Artículos domésticos, suministros y productos electrónicos de consumo
 Ropa, maletas y productos de aseo personal
 Productos para relojería, joyería y piedras preciosas
 Publicaciones impresas, publicaciones electrónicas y accesorios
 Muebles, mobiliario y decoración
 Instrumentos musicales, juegos, juguetes, artes, artesanías y
equipo educativo, materiales, accesorios y suministros
Segmento 95: Terrenos, edificios, estructuras y vías
Para servicios:
 Segmentos 70 al 94: Servicios
 Servicios de contratación agrícola, pesquera, forestal y de fauna
 Servicios de minería, petróleo y gas
 Servicios de edificación, construcción de instalaciones y mantenimiento
 Servicios de producción industrial y manufactura
 Servicios medioambientales
 Servicios de transporte, almacenaje y correo
 Servicios de gestión, servicios profesionales de empresa y servicios
administrativos
 Servicios basados en ingeniería, investigación y tecnología
 Servicios editoriales, de diseño, de artes gráficas y bellas artes
 Servicios públicos y servicios relacionados con el sector público
 Servicios financieros y de seguros

Servicios de salud

Servicios educativos y de formación

Servicios de viajes, alimentación, alojamiento y entretenimiento

Servicios personales y domésticos
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
Servicios de defensa nacional, orden público, seguridad y vigilancia

Servicios políticos y de asuntos cívicos

Organizaciones y clubes

Verifique los bienes y servicios involucrados en un único proceso contractual
Se debe tener en cuenta que un único proceso contractual puede incluir la compra de
múltiples bienes y/o servicios, por lo tanto, debe existir una relación directa en la
forma en que las entidades del Estado definen sus objetos contractuales y aquella
en la que adquieren sus productos. Si es posible incluir diferentes bienes y/o
servicios en un mismo proceso de contratación, se deben incluir todos los códigos en
un mismo renglón en el Plan Anual de Adquisiciones. De otro modo, los bienes y/o
servicios deben ser adquiridos en procesos independientes puesto que las
modalidades de adquisición son diferentes.
Siempre se debe analizar que entre más códigos se incluyan en un mismo proceso
de contratación, existe la posibilidad de que menos proveedores ofrezcan de
manera integral todos los bienes y/o servicios involucrados en el proceso particular.
Por lo tanto, la forma de codificar tiene un impacto directo sobre la competencia y la
optimización de los recursos públicos.
En la sección de Solución de Problemas, puede identificar el Caso 1 con un
ejemplo asociado a este paso.
Prepárese para codificar
Recuerde que el UNSPSC tiene cuatro niveles: “Segmento”, “Familia”, “Clase”, “Producto”.
En el Plan de Adquisiciones de la entidad estatal, usted debe codificar cada bien y
servicio mínimo a Nivel 3 o de “Clase”, dependiendo de las características del
producto y de la información adicional que le pueda suministrar a los proveedores.
Recuerde también que la codificación está asociada al ciclo de vida del proceso
contractual.
Una pregunta fundamental que ayuda en la codificación de cualquier bien o servicio
es la siguiente: ¿Tiene sentido el código elegido en el contexto de su codificación
global? En otras palabras, si el código se selecciona a Nivel de “Clase” o a Nivel de
“Producto”, ¿se ajusta de manera natural dentro de su clasificación global de
“Segmento” y “Familia”?
Ejemplos de este paso pueden ser identificados en los Casos 2, 5 y 11 de la sección
de Solución de Problemas.
Identifique el nivel “Segmento”
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Usted inicialmente debe identificar la existencia del “Segmento” que incluya al bien
(e.g., Materiales y Productos de Papel, Herramientas y Maquinaria General, etc.), o el
servicio requerido (e.g., Servicios Financieros y de Seguros, etc.). Este nivel contiene
el primer y segundo dígitos del código en el UNSPSC.
Si usted no pudo encontrar un “Segmento” que cobije al bien y/o servicio solicitado,
vaya al Caso 12 de la sección de Solución de Problemas. Ejemplos de este paso
pueden ser identificados en los Casos 2 a 10 de la misma sección.
Identifique el nivel “Familia”
Después de haber encontrado el “Segmento” respectivo, debe asociar una “Familia” al
producto. Recuerde que un Segmento está compuesto por una o más Familias.
Dados los dos primeros dígitos, este nivel contiene el tercer y cuarto dígitos del
código UNSPSC.
Si usted no pudo encontrar una “Familia” que cobije al bien y/o servicio solicitado,
vaya al Caso 12 de la sección de Solución de Problemas. Ejemplos de este paso
pueden ser identificados en los Casos 2 a 10 de la misma sección.
Identifique el nivel “Clase”
Después de haber encontrado el “Segmento” y la “Familia” respectiva, debe asociar
una “Clase” al producto. Recuerde que una Familia está compuesta por una o más
Clases. Dados los cuatro primeros dígitos, este nivel contiene el quinto y sexto dígitos
del código UNSPSC.
La codificación a este nivel será suficiente para algunos productos, particularmente
en aquellas situaciones donde un mayor nivel de detalle no representa información
pública valiosa. Esta situación puede darse en bienes de consumo masivo, tales como
papelería, ferretería y alimentos; o en servicios, tales como servicios de cafetería,
servicios de suscripciones y servicios de apoyo a la gestión.
Entre las preguntas que la entidad del Estado debe hacerse para codificar a este
nivel se encuentran: ¿Existe algún elemento, por ejemplo en el caso de papelería o
de útiles de oficina, que se pretende comprar de manera inusual y que representa
un alto porcentaje de dinero en este proceso? ¿Existe algún elemento de papelería
y oficina que no es de uso común y sólo es suministrado por pocos proveedores?
En el caso de un servicio,
¿el servicio a este nivel describe completamente el producto requerido? Si las
respuestas a las dos primeras preguntas son NO y la respuesta a la tercera
pregunta es SÍ, entonces es suficiente que la entidad codifique el o los productos a
un nivel de “Clase”.
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Si usted no pudo encontrar una “Clase” que cobije al bien y/o servicio solicitado, vaya
al Caso 12 de la sección de Solución de Problemas. Ejemplos de este paso pueden
ser identificados en los Casos 2 a 10 de la misma sección.
Identifique el Nivel “Producto”
Este es el último nivel asociado al proceso de codificación. Dados los seis primeros
dígitos, este nivel contiene el séptimo y octavo dígitos del código UNSPSC.
Codifique a este nivel cuando el detalle y las características del producto
representan información pública valiosa.
Si el bien y/o servicio requiere codificarse a este nivel y usted no pudo encontrar un
código de “Producto” que lo clasifique, vaya al Caso 12 de la sección de Solución de
Problemas. Ejemplos de este paso pueden ser identificados en los Casos 2 a 10 de
la misma sección.
Solución de problemas
En la codificación de bienes y servicios en el Plan Anual de Adquisiciones, se
identificaron los siguientes casos comunes que pueden ocurrir en todas las
entidades del Estado:
Caso 1. Identificar los códigos de bienes y/o servicios que deben ser incluidos en un
mismo proceso de adquisición
Un ejemplo típico en este primer caso es el relacionado con capacitaciones. Una
descripción de esta adquisición en el Plan Anual de Adquisiciones podría leerse
como: “Contratar la capacitación para los funcionarios de la entidad ABC en el uso de
la herramienta administrativa HJKL”. Para este caso, se debe tener en cuenta lo que
1° ¿Se requiere un experto?
se pretende con esta adquisición particular. ¿Se contratará a un experto para que
dicte la capacitación? ¿Se requiere un salón o logística diferente para hacer esta
capacitación? ¿Se requieren todos los anteriores?
Se requiere un experto?
Si se requiere un experto externo, este un servicio de capacitación que debe estar
entre los segmentos 70 a
94.De acuerdo con la clasificación del UNSPSC, este servicio estaría ubicado en:
Segmento 86000000 – SERVICIOS EDUCATIVOS Y DE FORMACIÓN
Familia 86100000 – FORMACIÓN PROFESIONAL
Clase 86101700 – SERVICIOS DE CAPACITACIÓN VOCACIONAL NO CIENTÍFICA
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Producto 86101705 – CAPACITACIÓN ADMINISTRATIVA
Si solamente se requiere un experto, la codificación dentro del Plan Anual de
Adquisiciones debe indicar el código
86101705, lo cual significa que la entidad estatal desea adquirir el servicio de
Capacitación Administrativa.
2° ¿Se requiere de logística?
Este también es un servicio, y al igual que en el caso anterior, el código debe
encontrarse entre los segmentos 70 a 94.
Segmento 80000000 – SERVICIOS DE GESTIÓN, SERVICIOS PROFESIONALES DE EMPRESA Y
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Familia 80140000 – C O M E R C I A L I Z A C I Ó N Y D I S T R I B U C I Ó N
Clase 86141600 – ACTIVIDADES DE VENTAS Y PROMOCIÓN DE NEGOCIOS
Producto 80141607 – G E S T I Ó N D E E V E N T O S
3° ¿Se requieren ambos?
En este ejemplo, si ambos servicios se pueden adquirir a través de un mismo
proceso, se deben codificar en un mismo renglón así:
86101705 – CAPACITACIÓN ADMINISTRATIVA
80141607 – GESTIÓN DE EVENTOS
Caso 2. Identificar el nivel más apropiado de clasificación y
codificación para algunos bienes y servicios.
En este segundo caso, son comunes los procesos relacionados con la “Adquisición
de elementos de papelería y útiles de oficina”. Este es un ejemplo en que las
entidades del Estado agrupan todos los elementos de papelería y útiles de oficina
en un único proceso de contratación y la codificación sólo debe suministrar
información suficiente sobre los diferentes elementos que la entidad desea adquirir.
14111500 – PAPEL DE IMPRENTA Y PAPEL DE ESCRIBIR
44103100 – SUMINISTROS PARA IMPRESORA, FAX Y FOTOCOPIADORA
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44121500 – SUMINISTROS DE CORREO
44121600 – SUMINISTROS DE ESCRITORIO
44121700 – INSTRUMENTOS DE ESCRITURA
44121800 – MEDIOS DE CORRECCIÓN
44121900 – REPUESTOS DE TINTA Y MINAS DE LÁPICES
44122000 – CARPETAS DE ARCHIVO, CARPETAS Y SEPARADORES
44122100 – SUMINISTROS DE SUJECIÓN
Es importante resaltar que se ha omitido la codificación de Segmento y Familia, y
sólo se ha dado la codificación a nivel de Clase, representada por los 6 primeros
dígitos (las últimas dos posiciones se rellenan con ceros). Por otro lado, esta
codificación que se muestra no es exhaustiva, puesto que el UNSPSC incluye otros
códigos relacionados con útiles de oficina y elementos de papelería que no se
presentan en este ejemplo.
En otro proceso de contratación, se presenta el siguiente objeto de adquisición:
“Compra de computadores,
impresoras y escáneres”. La codificación correcta para incluir todos los bienes
en un mismo proceso sería:
43211500 – COMPUTADORES
43212100 – IMPRESORAS
43211711 – ESCÁNERES
No obstante, si se tiene mayor información referente a los tipos de computadores a
adquirir, se deben codificar cada uno de ellos en el Plan de Adquisiciones, en el
renglón correspondiente a la compra de bienes de tecnología. Ejemplo:
43211507 – COMPUTADORES DE ESCRITORIO
43211508 – COMPUTADORES PERSONALES
43211509 – COMPUTADORES DE TABLETA
43212100 – IMPRESORAS
43211711 – ESCÁNERES
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Este ejemplo menciona la posibilidad de contratar computadores e impresoras en un
único proceso. Sin embargo, tal como se mencionó previamente, la entidad estatal
debe evaluar la inclusión de más códigos en un mismo renglón y la mejor forma de
adquirir cada uno de los bienes y/o servicios.
Caso 3. Identificar el código cuando el nombre del bien y/o servicio en el Plan de
Adquisiciones no coincide exactamente con el nombre del bien y/o servicio en el
UNSPSC
Se debe tener en cuenta que el UNSPSC no siempre contiene el nombre exacto del
bien o servicio que la entidad estatal desea adquirir y que pueden existir confusiones
en la codificación, por lo tanto, siempre se deben involucrar características
particulares o niveles de clasificación previos que faciliten la búsqueda del bien y/o
servicio. Bajo el supuesto que en el proceso de contratación la entidad del Estado
definió en su objeto la “Adquisición de escobas mecánicas”, se tienen las siguientes
posibilidades de codificación:
Segmento 47000000 – EQUIPOS DE LIMPIEZA Y SUMINISTROS
Familia 47130000 – SUMINISTROS DE ASEO Y LIMPIEZA
Clase 47131600 – ESCOBAS, TRAPEROS, CEPILLOS Y ACCESORIOS
Producto 47131604 – ESCOBAS
Segmento
47000000 – EQUIPOS DE LIMPIEZA Y SUMINISTROS
Familia
47120000 – EQUIPO DE ASEO
Clase
47121600 – MÁQUINAS Y ACCESORIOS PARA PISOS
Producto
47121612 – BARREDORAS PARA PISOS
Este ejemplo indica que probablemente la entidad estatal desea adquirir BARREDORAS
PARA PISOS, con código 47121612, en lugar de ESCOBAS, con código 47131604,
puesto que las primeras se encuentran dentro de la Clase “MAQUINAS Y ACCESORIOS
PARA PISOS”. Codificar un producto dentro de una Clase completamente diferente
puede generar interés en proveedores que no son capaces de suministrar el bien
y/o servicio requerido.
Caso 4. Identificar el código del bien y/o servicio cuando el objeto a contratar
parece demasiado complejo
Algunas veces el objeto del contrato puede parecer tan confuso que a primera vista
surge la duda sobre la existencia del bien y/o servicio y su codificación. A
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continuación, se presenta el siguiente ejemplo de servicio: “Contratar el servicio de
mantenimiento y soporte de los equipos de balanceo de cargas citrix netscaler
9010 con los que cuenta la entidad estatal ABC, para la aplicación de la oficina
virtual y derechos a actualizaciones de software para las aplicaciones de
administración y seguridad implementadas.”
Es útil en este caso el uso de palabras clave, tales como “servicio”, “mantenimiento”,
“soporte”, y la definición del equipo. Una posibilidad para la codificación de este
servicio es:
81112300 – MANTENIMIENTO Y SOPORTE DE HARDWARE DE COMPUTADOR
Caso 5. Identificar el código del bien y/o servicio cuando los niveles de detalle del bien
y/o servicio son mayores a aquellos suministrados por el UNSPSC
En algunas ocasiones se describe el bien y/o servicio con un nombre específico o de
marca que no se encuentra dentro del UNSPSC. Esto implica que muchas veces el
nivel de detalle del bien y/o servicio es mayor que el del sistema de codificación
UNSPSC.
Por ejemplo; “Adquisición del software XXX para proyectos”.
La codificación correcta de este servicio es:
43231507 – SOFTWARE DE MANEJO DE PROYECTOS
Otro ejemplo; “Adquisición de la Constitución Política de Colombia”.
La codificación correcta de este servicio podría estar en alguno de las siguientes
clasificaciones:
55101530 – LIBROS DE CÓDIGOS Ó 55101531 – LIBROS DE LEYES
Caso 6. Identificar el código del bien y/o servicio utilizando palabras clave
Algunas veces se deben utilizar palabras claves en la adquisición con el fin de
codificar el bien y/o servicio. A continuación, los siguientes ejemplos:
“Ejecutar el proyecto aprobado en el marco de la convocatoria No. 006 de 2011, para
actualizar las competencias gerenciales y optimizar la toma de decisiones
estratégicas, de manera que incida como factor de innovación y competitividad de la
empresa conforme a la propuesta aprobada.”
Palabra clave: actualizar las competencias gerenciales y optimizar la toma de
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decisiones estratégicas Codificación correcta:
RECURSOS HUMANOS
80111500 – DESARROLLO DE
“Servicio de reparación menor de columna de muro sede alpujarra.”
Palabra clave: reparación, columna de muro
Codificación correcta:
CONCRETO
72152700 – SERVICIOS DE INSTALACIÓN Y REPARACIÓN DE
“Servicio de impresión digital de documentos con texto e imágenes, reproducción en
formato doble cara a color, CMYK en papel de bond de 110 g.”
Palabra clave: servicio de impresión
Codificación correcta: 73151905 – SERVICIOS DE IMPRESIÓN INDUSTRIAL DIGITAL
Caso 7. Identificar la codificación cuando el objeto incluye un bien y un servicio
Codificar una adquisición que contiene un bien y un servicio.
Ejemplo: “Adquisición, instalación
corporativos.”
y puesta en funcionamiento de servidores
Codificación correcta:
43211501 – SERVIDORES
81112300 – MANTENIMIENTO Y SOPORTE DE HARDWARE DE COMPUTADOR.
Se utilizó este código al nivel de clase porque en el clasificador no existe un servicio
con el cual codificar la “instalación y puesta en funcionamiento de servidores
corporativos”.
Caso 8. Identificar un bien y/o servicio con ayuda de un buscador de internet
Buscar en Google cuando el término sea desconocido.
Ejemplo: “Micropinceles aplicadores desechables.”
Definición en Google:
Los micro-pinceles aplicadores desechables se utilizan para transferir rápidamente
pequeñas cantidades de material dentro de áreas difíciles de alcanzar. Las puntas son
resistentes a los solventes comunes que se encuentran en materiales dentales.
Codificación correcta:
42151660 – APLICADORES O ABSORBENTES PARA USO ODONTOLÓGICO
Caso 9. Identificar códigos para medicamentos
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Para codificar medicamentos debe codificarse al nivel de Producto cuando haya un
medicamento cuyo nombre sea el mismo al que se refiere la adquisición o un
sinónimo.
Ejemplo: Iodate
Al buscar en Google se encuentra: Yoduro de potasio
Clasificación correcta: 51181607 – YODURO DE POTASIO
Si no se puede codificar al nivel de Producto, debe codificarse de acuerdo con el
siguiente nivel de generalidad (Clase). En este caso se puede buscar en internet para
tener una idea del tipo de medicamento (ej. Para saber si es un antibiótico,
analgésico, etc.).
Ejemplo: Distran noche
Clasificación correcta: 51161800 – PRODUCTOS PARA TOS, RESFRIADOS Y ANTIALÉRGICOS.
Caso 10. Identificar códigos para la prestación de servicios profesionales o de
asesoría y la contratación de personal temporal
Algunos procesos están relacionados con la prestación de servicios profesionales o
de asesoría para apoyar a alguna entidad pública en temas específicos (por ejemplo
asesorías jurídicas, en temas fiscales, desarrollo de competencias, etc.). A menos de
que en el Plan Anual de Adquisiciones se incluya un nombre propio o se diga
explícitamente que se ha contratado personal temporal, estos registros se deben
codificar como un servicio prestado a la entidad, no como la contratación de personal
temporal.
La contratación de personal temporal se encuentra registrada
denominada:
80111600 – SERVICIOS DE PERSONAL TEMPORAL
en la Clase
Ejemplos:
Prestar asesoría jurídica especializada al Ministerio del Trabajo en asuntos relacionados
con el régimen jurídico de los servidores públicos del ministerio del trabajo
Dado que es un servicio de asesoría o prestación de servicios, debe codificarse de
manera diferente a un servicio de personal temporal.
Clasificación correcta:
80121706 – SERVICIOS
LEGALES SOBRE DERECHO
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LABORAL.
Suministro del personal temporal y/o trabajadores en misión.
Clasificación correcta: 80111600 – SERVICIOS DE PERSONAL TEMPORAL.
Prestar Servicios Profesionales a la Dirección de Movilidad y Formación para el Trabajo
con el diseño de un sistema de seguimiento del sistema de formación y gestión de
recurso humano por competencias.
Clasificación correcta: 80111504 – FORMACIÓN O DESARROLLO LABORAL
Caso 11. Lo que no debe codificar
Tenga presente que algunos rubros tales como el pago de Servicios Públicos, Gastos
de Caja Menor y Multas e Impuestos, no son codificables.
Caso 12. Lo que debe hacer si el bien o servicio requerido no se encuentra en el
Clasificador UNSPSC
Si después de haber agotado todos los recursos explicados anteriormente, usted no
encuentra el bien o servicio requerido en el Clasificador UNSPSC, envíe un correo
electrónico a [email protected]
en español
Actualizaciones o parches
de software
Adhesivos líquidos
Alfileres o taches
Almohadillas de tinta o
estampillas
Antisépticos basados en
alcohol o acetona
Arrendamiento de
instalaciones comerciales o
industriales
Asientos
Azúcar o sustituto de
azúcar, confite
Barras de pegante libres de
ácido
Blanqueadores
Blocs o cuadernos de papel
Nombre en inglés
Software patches or
upgrades
Liquid adhesives
Pins or tacks
Ink or stamp pads
Código
81112202
31201616
44122106
44121905
Alcohol or acetone
51102710
based antiseptics
Commercial or industrial 80131502
facility rental
Chairs
Sugar or sugar
substitute candy
Acid free glue sticks
56101504
50161814
Bleaches
Paper pads or
notebooks
47131807
14111514
60105704
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Bolígrafos
Bolsas plásticas
Borradores
Café
Cajas u organizadores de
almacenamiento de
archivos
Cartón
Cartuchos de tinta
Cauchos
Cinta aislante eléctrica
Cinta de enmascarar
Cinta de impresora
Cinta para empaquetar
Cinta transparente
Clips para papel
Correas de impresoras, fax
o fotocopiadoras
Cortadoras de papel o
repuestos
Disco compacto cd de
lectura y escritura
Escalpelos o cuchillos o
cuchillas o trepanadores o
accesorios
para
uso
quirúrgico
Escobas
Esferos de corrección
Esferos de punta redonda
Esponjas
Etiquetas auto adhesivas
Extintores
Folders
Formación o desarrollo
laboral
Gasolina
Grapadora
neumática
industrial
Grapadoras
Guantes de protección
en español
Humidificadores
Impresoras láser
Rollerball pens
Plastic bags
Erasers
Coffee
File storage boxes or
organizers
44121701
24111503
44121804
50201706
44111515
Cardboard
Ink cartridges
Rubber bands
Electrical insulating tape
Masking tape
Printer ribbon
Packaging tape
Transparent tape
Paper clips
Printer or facsimile or
photocopier belts
Paper cutters or refills
14121503
44103105
44122101
31201502
31201503
44103112
31201517
31201512
44122104
44103101
Read write compact
disc CD
Surgical scalpels or
knives or blades or
trephines
or
accessories
Brooms
Correction pens
Ball point pens
Sponges
Self adhesive labels
Fire extinguishers
Folders
Labor
training
or
development
Gasoline or Petrol
Industrial
pneumatic
stapler
Staplers
Protective gloves
Nombre en inglés
43201809
Laser printers
44121612
42291613
47131604
44121805
44121704
47131603
55121606
46191601
44122011
80111504
15101506
27131517
44121615
46181504
Código
44121622
43212105
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Jabones
Lámparas fluorescentes
Lápices de madera
Lápices mecánicos
Máquinas para fechar o
numerar
Marcadores
Máscaras o accesorios
Máscaras quirúrgicas o de
aislamiento para personal
médico
Pañitos o toallas para
limpiar
Papel de escritura
Papel de notas
autoadhesivas
Papel higiénico
Papel membreteado
Papel multipropósito
Papel para impresora o
fotocopiadora
Pegamentos
Periódicos
Proveedores de servicio de
internet (psi)
Proyectores de video
Refrescador de aire
Reglas
Removedores de grapas
(saca ganchos)
esaltadores
Revistas
Rotuladores
Separadores
Servicio de actualización o
parcheo de firmware
Servicio de inspección,
mantenimiento o reparación
de extinguidores de fuego
Servicio de mantenimiento
y reparación de equipos
eléctricos
en español
Servicios de bienestar
Soaps
Fluorescent lamps
Wooden pencils
Mechanical pencils
Dating or numbering
machines
Markers
Masks or accessories
Medical staff isolation
or surgical masks
53131608
39101605
44121706
44121705
44102402
Cleaning cloths or
wipes
Writing paper
Self adhesive note
paper
Toilet tissue
Stationery
Multipurpose paper
Printer or copier paper
47131502
Glues
Newspapers
Internet service
providers ISP
Video projectors
Air freshener
Rulers
Staple removers
31201610
55101504
81112101
Highlighters
Magazines
Felt pen
Dividers
Firmware patching or
upgrade service
Fire extinguisher
inspection maintenance
and repair service
Electrical equipment
maintenance and repair
service
Nombre en inglés
Social welfare services
44121716
55101506
44121711
44122010
81112203
44121708
46182001
42131606
14111511
14111530
14111704
14111509
14111525
14111507
45111616
47131812
41111604
44121613
72101516
73152108
Código
93141506
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social
Servicios de envío,
recogida o entrega de
correo
Servicios de guardas de
seguridad
Servicios de limpieza de
edificios
Servicios de mantenimiento
de ascensores
Servicios de transmisión de
energía eléctrica
Servilletas de papel
Sierras mecánicas
Sobres de catálogos o de
gancho
Sobres estándar
Tajalápices manuales
Tarifas de soporte o
mantenimiento
Tazas o vasos o tapas
desechables para uso
doméstico
Teléfonos digitales
Teléfonos fijos
Teléfonos móviles
Tijeras
Toallas de papel
Tóner para impresoras o
fax
Tóner para impresoras o
fax
Traperos húmedos
Unidad pen o flash
Unidades de grapadoras
Unidades de perforación de
orificios
Uniformes corporativos
Viajes en aviones
comerciales
Zapatos para hombre
Zapatos para mujer
Mailing or mail pick up
or delivery services
78102203
Security guard services
92121504
Building cleaning
services
Elevator maintenance
services
Electric power
transmission services
Paper napkins or
serviettes
Sawing machines
Catalog or clasp
envelopes
Standard envelopes
Manual pencil
sharpener
Maintenance or support
fees
Domestic disposable
cups or glasses or lids
76111501
Digital telephones
Fixed phones
Mobile phones
Scissors
Paper towels
Printer or facsimile
toner
Print heads
43191508
43191504
43191501
44121618
14111703
44103103
Wet mops
Pen or flash drive
Stapler units
Hole punching units
47131618
43202010
44101707
44101716
Corporate uniforms
Commercial airplane
travel
Mens shoes
Womens shoes
53102710
78111502
72101506
83101804
14111705
23101512
44121507
44121506
44121619
81112201
52151504
44103103
53111601
53111602
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ARTICULO 28º. CONSIDERACIONES GENERALES:
1. En caso de contradicción entre lo consignado en el presente Manual y las normas
legales y reglamentarias vigentes en la materia, prevalecerán estas últimas.
2. La publicación electrónica de los actos y documentos que se generen en desarrollo
de la actividad precontractual deberá hacerse en la fecha de su expedición, o a
más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.
3. El Comité Evaluador es responsable de garantizar la publicidad de todos los
procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación, salvo los
asuntos expresamente sometidos a reserva. La falta de publicación en el SECOP
constituye la vulneración de los deberes funcionales de los responsables.
4. Al momento de confeccionar los pliegos de condiciones deben establecerse
requisitos y exigencias coherentes al objeto y valor del proceso, que no
constituyan condiciones y exigencias de imposible cumplimiento, ni exenciones de
la responsabilidad derivada de los datos, informes y documentos que se
suministren.
5. Los Procesos procesos de selección deben tener reglas claras que no induzcan a
erros a los proponentes y que impidan la formulación de ofrecimientos de
extensión ilimitada o que dependan de la voluntad exclusiva de la entidad.
6. El cronograma de los procesos de selección debe contener plazos suficientes para
que los interesados analicen la información del proceso y puedan preparar y
diseñar sus ofertas, de igual forma debe fijar un plazo razonable para la evaluación
de las ofertas, de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar.
7. La visita de obra debe informarse con suficiente anticipación para que los
interesados puedan asistir a la misma.
8. De conformidad con los Acuerdos Comerciales vigentes, en las modalidades de
selección de Licitación Pública, Selección Abreviada de Menor Cuantía y Concurso
de Méritos, el plazo entre la publicación del aviso de convocatoria del proceso y el
cierre para presentar ofertas de éste no podrá ser inferior a treinta (30) días
calendario cuando el aviso de apertura, las bases del proceso y la documentación
de
la
contratación
sean
publicados
en
el
Portal
Único
de
Contratación:http://www.contratos.gov.co. Cuando se trate de concurso de méritos
con precalificación, el término se contará a partir del momento en que la entidad
invita a los proveedores a presentar ofertas hasta el cierre para presentar ofertas.
9. En caso de la adquisición o suministro de bienes y servicios de características
técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades a través de la
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modalidad de selección abreviada, el plazo entre apertura y cierre de la
contratación no podrá ser inferior a 10 días calendario.
ARTICULO 29. ALIANZAS PUBLICO PRIVADAS
La Ley 1508 de 2012 define las APP como un instrumento de vinculación de capital
privado, que se materializan en un contrato entre una entidad estatal y una persona
natural o jurídica de derecho privado, para la provisión de bienes públicos y de sus
servicios relacionados, que involucra la retención y transferencia, riesgos entre las partes
y mecanismos de pago, relacionados con la disponibilidad, el nivel de servicio de la
infraestructura y/o servicio.
En esencia, los proyectos de APP de iniciativa pública que establece la Ley 1508 de 2012
son una nueva generación de concesiones. Este modelo de APP se desarrolla en un
contexto de largo plazo, donde los proyectos se encuentran divididos en etapas y estas
son financiadas a través de pagos por parte del Estado, por los usuarios, por
inversionistas privados (a través de capital, deuda o mercado de capitales) o una
combinación de dichas fuentes.
Las Asociaciones Público-Privadas (APP) son esquemas eficientes de colaboración entre
el sector público y el privado que permiten financiar y proveer en el largo plazo, por parte
del sector privado, bienes y/o equipamientos públicos y servicios conexos a éstos.
El mecanismo: Asociaciones Público-Privadas
La definición: A cambio se pacta una remuneración que se fija de acuerdo con la
disponibilidad y el nivel del servicio de la infraestructura y/o servicio.
Esto implica transferencia de riesgos al sector privado, que deberá darse en términos
eficientes, de acuerdo con su capacidad de administración de riesgos, velando siempre
por la satisfacción efectiva de las necesidades públicas.
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DIPOSICIONES COMUNES DE LOS PROYECTOS DE APP:
1. Administración de los recursos de los proyectos a través de
patrimonios autónomos.
2. Se crea un nuevo registro de proyectos de APP.
3. Se crea una nueva tipología de vigencias futuras para asumir
asumir compromisos presupuestales en proyectos APP.
Con el marco legal establecido en esta ley se podrá incentivar la
participación privada en los proyectos de infraestructura productiva y Social,
para poder cumplir con las metas de inversión en infraestructura del PND
tales como:
• El mantenimiento de 50 mil kilómetros de la red vial terciaria, la construcción de
740 kilómetros de la red vial y 27 viaductos en la red primaria.
La construcción, mejoramiento y rehabilitación de dobles calzadas.
• La construcción de un millón de nuevas viviendas.
• Aumentar la cobertura del servicio de acueducto en 2,8 millones de personas.
Para la celebraicón de APP deberá tenerse en cuenta el Decreto 1467 de 2012, y el
decreo 100 de Enero de 2013.
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Para la celebraicón de APP deberá tenerse en cuenta el Decreto 1467 de 2012, y el
decreo 100 de Enero de 2013.
PROCEDIMIENTO APP
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CAPITULO OCTAVO
CLASIFICACION DE LOS CONTRATOS
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ARTICULO 30º. Contratos de Prestación de Servicios. Son Contratos de prestación de
servicios los que celebre el municipio de El Calvario-Meta, para desarrollar actividades
relacionadas con la administración o funcionamiento. Al momento de determinar el
proceso de contratación es necesario tener en cuenta que existen varias clases de
contratos de prestación de servicios:
a. Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión: corresponden a
aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del
cumplimiento de las funciones del municipio de El Calvario-Meta. Se realizan
mediante contratación directa.
b. Prestación de Servicios de Salud: se celebran haciendo uso del procedimiento
previsto para la selección abreviada de menor cuantía, de conformidad con lo
dispuesto en el artículo 60 del Decreto 1510 de 2013 deben estar inscritas en el
registro especial nacional del Ministerio de Salud.
c. Contratación de Trabajos Artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas
personas naturales, el municipio de El Calvario-Meta justificará dicha situación en el
acto administrativo de que trata el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013.
Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión el municipio de El
Calvario-Meta podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en
capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y
experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario
que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá
dejar constancia escrita.
En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se
celebran por el término estrictamente indispensable. En ellos deberán incluirse todas y
cada una de las cláusulas que le son propias; en especial se deberá pactar la cláusula de
“Autonomía del Contratista”, en la que se hará constar que el contratista para la ejecución
de las obligaciones que el contrato le impone, obrará bajo su absoluta responsabilidad y,
por tanto, entre éste y el Municipio no existirá relación laboral alguna, como tampoco
existirá relación laboral con las personas que éste utilice para la ejecución del contrato.
Documentos Internos
 Estudio de Conveniencia y Oportunidad.
 Certificación de la Secretaria de Servicios Administrativos de la no existencia o
insuficiencia de recurso humano en la planta de personal o insuficiencia de personal
calificado para la actividad requerida.
 Certificado de registro en el plan de compras.
 Certificado de registro en el Banco de Programas y Proyectos, si son financiados con
recursos de Inversión.
 Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Documentos del Oferente
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 Carta de Presentación de la Propuesta.
 Formato único de hoja de vida del Departamento Administrativo de la Función Pública
(Para personas naturales), con fecha de expedición no superior a treinta días.
 Formato único de declaración Juramentada de bienes y rentas y actividad privada.
 Constancia de no estar reportado en el boletín de Responsables Fiscales, de acuerdo
con artículo 60 de la Ley 610 de 2000, expedida por la Contraloría o por el funcionario
que realizó la consulta de manera directa en el Boletín expedido por la Contraloría
General.
 Certificado sobre antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de
la Nación.
 Certificado de antecedentes judiciales actualizado (Para Personas Naturales y
Representantes Legales de Personas Jurídicas).
 Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del oferente Persona Natural o Representante
Legal de la Persona Jurídica.
 Si es persona natural acreditación de que se encuentra vinculado al Régimen de
Seguridad Social en Pensión, Salud y Riesgos Profesionales.
 Si es persona jurídica deberá anexar el original del certificado de existencia y
representación legal vigente.
 Certificado de vigencia de la tarjeta profesional.
 Las personas jurídicas deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados al
Sistema General de Seguridad Social Integral (salud, pensión y riesgos profesionales)
y aportes parafiscales a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, durante un lapso no inferior a
Seis (6) meses anteriores a la fecha de apertura del proceso de selección, o por el
termino transcurrido desde su constitución si este es inferior a Seis (6) meses,
mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo
con los requerimientos de Ley, o por el representante legal. En el caso de Consorcios
o Uniones Temporales, la acreditación solo se anexará por las personas jurídicas que
los integran.
 Para contratos de vigilancia. Resolución o licencia de funcionamiento de la empresa
en la prestación de servicio de vigilancia, expedida por el Ministerio de Defensa
Nacional (Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada). Suscribir contratos
con empresas sin licencia o con licencia vencida conllevará al municipio de El
Calvario-Meta, a las sanciones establecidas en el articulo 54 del decreto 356 de
1994.
 Los demás documentos que se requieran en la carta de invitación o pliego de
condiciones.
NOTA: En los contratos de prestación de servicios que conlleven rendición de conceptos,
realizar estudios o efectuar trabajos que impliquen creaciones intelectuales, deberá
pactarse una cláusula donde se señale que la propiedad sobre los mismos será del
municipio de El Calvario-Meta, sin perjuicio de destacar los créditos del contratista.
ARTICULO 31º. Contratos de Consultoría Son contratos de Consultoría los celebrados
para realizar los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de Inversión, estudios
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de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así
como las Evaluaciones técnicas de coordinación, control y supervisión.
Son también contratos de Consultoría los que tienen por objeto la Interventoría,
supervisión, Evaluación, gerencia de obras o de proyectos, dirección, programación y la
ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. (Art. 32, numeral 2º conc:
artículo 22, artículo 53. Ley 80/93.)
Las cláusulas excepcionales son facultativas en estos contratos. (Parágrafo artículo 14
Ley 80/93)
Documentos Internos
 Estudio de Conveniencia y oportunidad
 Certificado de registro en el Banco de Programas y Proyectos, cuando sean
financiados con recursos de Inversión.
 Certificado de registro en el plan de compras.
 Plano, especificaciones, técnicas, presupuestos
 Certificado de disponibilidad presupuestal
 Pliego de condiciones
Documentos del Oferente
 Carta de Presentación de la Propuesta
 Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio.
(Si es persona jurídica), con fecha de expedición no superior a treinta días.
 Certificado de Inscripción, calificación y clasificación en la Cámara de Comercio como
Consultor.
 Constancia de no estar reportado en el boletín de Responsables Fiscales, de acuerdo
con artículo 60 de la Ley 610 de 2000, expedida por la Contraloría o por el funcionario
que realizó la consulta de manera directa en el Boletín expedido por la Contraloría
General.
 Certificado de antecedentes Disciplinarios (Para Personas Naturales y Representantes
Legales de Personas Jurídicas)
 Certificado de antecedentes judiciales actualizado (Para Personas Naturales y
Representantes Legales de Personas Jurídicas)
 Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT)
 Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Oferente si es Persona Natural o
Representante Legal de la Persona Jurídica
 Las personas jurídicas deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados al
Sistema General de Seguridad Social Integral (salud, pensión y riesgos profesionales)
y aportes parafiscales a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, durante un lapso no inferior a
Seis (6) meses anteriores a la fecha de apertura del proceso de selección, o por el
termino transcurrido desde su constitución si este es inferior a Seis (6) meses,
mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo
con los requerimientos de Ley, o por el representante legal. En el caso de Consorcios
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o Uniones Temporales, la acreditación solo se anexará por las personas jurídicas que
los integran.
 Todos aquellos documentos que se exijan dentro de los pliegos de condiciones.
Cuando el valor del contrato de consultoría a celebrarse no supere el 10% de la menor
cuantía del municipio de El Calvario-Meta contratante, la selección del consultor o del
proyecto se hará de conformidad con los criterios que el municipio de El Calvario-Meta
haya establecido en la invitación respectiva, con base en la experiencia del proponente o
en el equipo de trabajo, según se satisfagan las condiciones requeridas en la ejecución de
la consultoría de que se trate.
ARTICULO 32º Contratos de Compraventa de Bienes Muebles El contrato de
compraventa de bienes muebles tiene por objeto la adquisición, por parte del municipio de
El Calvario-Meta, del bien o bienes que requiere para su servicio. Se diferencia del
contrato de suministro en que este es de ejecución instantánea y el segundo de tracto
sucesivo. En la adquisición de estos bienes, deberá incorporarse la obligación del
contratista de proveer el mantenimiento de los bienes, con suministro de repuestos
cuando sea el caso, durante el término de garantía, sin costo adicional y por el período de
vida útil de los bienes.
La ley 80 de 1993, no hace referencia a esta clase de contratos por tanto estos se deben
regir por el Artículo 1.849 ss y concordantes del Código Civil y 905 ss y concordantes del
Código de Comercio. (Art. 13 Ley 80/93).
Documentos Internos
 Estudio de Conveniencia y oportunidad.
 Certificado de registro en el plan de compras
 Certificado de Registro en el Banco de Programas y Proyectos, cuando sean
financiados con recursos de Inversión.
 Certificado de disponibilidad presupuestal
Documentos del Oferente
 Carta de Presentación de la Propuesta
 Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio
(si es persona jurídica) o Registro Mercantil cuando el contratista es persona natural,
con fecha de expedición no superior a treinta días.
 Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Oferente si el Persona Natural o
Representante Legal de la Persona Jurídica
 Constancia de no estar reportado en el boletín de Responsables Fiscales, de acuerdo
con artículo 60 de la Ley 610 de 2000, expedida por la Contraloría o por el funcionario
que realizó la consulta de manera directa en el Boletín expedido por la Contraloría
General.
 Cuando los bienes adquiridos sean importados se debe pactar en el contrato que al
momento del pago el contratista presentará copia del manifiesto de aduana
correspondiente.
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 Certificado de Inscripción, calificación y clasificación en la Cámara de Comercio como
proveedor. RUP.
 Las personas jurídicas deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados al
Sistema General de Seguridad Social Integral (salud, pensión y riesgos profesionales)
y aportes parafiscales a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, durante un lapso no inferior a
Seis (6) meses anteriores a la fecha de apertura del proceso de selección, o por el
termino transcurrido desde su constitución si este es inferior a Seis (6) meses,
mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo
con los requerimientos de Ley, o por el representante legal. En el caso de Consorcios
o Uniones Temporales, la acreditación solo se anexará por las personas jurídicas que
los integran.
 Los demás documentos que se exijan en la carta de invitación o pliego de
condiciones.
ARTICULO 34º Compra de inmuebles: El municipio de El Calvario-Meta, podrá adquirir
previas las autorizaciones a que haya lugar, bienes inmuebles mediante negociación
directa, para lo cual realizara de manera previa el respectivo estudio de conveniencia y
oportunidad. La promesa deberá ser por escrito y deberá contener las siguientes
cláusulas mínimas:












Compromiso de venta.
Descripción del inmueble, ubicación y dirección.
Linderos, cabida, numero de matricula inmobiliaria y cédula catastral.
Tradición.
Precio y forma de pago. De acuerdo con las disposiciones legales vigentes, es posible
pagar un anticipo con otorgamiento de la garantía única con amparo de anticipo. Debe
pactarse que el saldo del precio se pague una vez obtenido el registro en la Oficina de
Registro de Instrumentos Públicos a favor del municipio.
Sujeción a las operaciones presupuéstales.
Fecha, hora y Notaria donde se otorgará la escritura pública correspondiente.
Obligaciones del vendedor y en particular la de saneamiento.
Entrega: determinación de la fecha en que será entregado el inmueble y en que
condiciones.
Impuestos, tasas y contribuciones: definir que estos serán a cargo del vendedor hasta
la fecha de firma de la escritura.
Gastos: Definir por cuenta de quien serán los gastos notariales, registro de la escritura
pública.
Levantamiento de planos del bien en el cual se especificará el área total del terreno y
el área construida
Estudios de Títulos: Toda adquisición de inmuebles debe estar precedida de un estudio
de títulos que verse sobre los siguientes puntos:
 Descripción del inmueble, área y linderos.
 Matricula inmobiliaria y cédula catastral.
 Tradición de los 20 años anteriores.
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 Gravámenes y limitaciones del dominio.
 Concepto de viabilidad de la adquisición.
Avalúo y procedimiento: Para efectos de la venta o adquisición de inmuebles, el
municipio de El Calvario-Meta, solicitará un avalúo, que servirá como base de la
negociación, y que deberá efectuarse con una antelación máxima de seis meses a la
fecha de negociación.
Dicho avalúo será efectuado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi o por cualquier
persona Natural o Jurídica de carácter privado, que se encuentre registrada y autorizada
por la Lonja de Propiedad Raíz del lugar donde este ubicado el bien, previa solicitud que
se formulara por oficio en el cual se especificaran los linderos, la nomenclatura, el área de
terreno, el área construida si la tuviere y el numero de matricula Inmobiliaria adjuntando al
mismo el plano del bien objeto de la solicitud.
Verificado el avaluó se elaborará y notificará la oferta de Compra en los términos
establecidos en el artículo 13 de la ley 9ª de 1989, y posteriormente se suscribirá la
promesa de acuerdo a las pautas antes anotadas o se celebrara el contrato de compra
elevándolo a escritura pública. Otorgada la misma, esta se registrará en la Oficina de
Registro e instrumentos públicos y se verificara la entrega real y material del bien.
Perfeccionada la tradición del mismo se informará al Almacén sobre la negociación
realizada enviándole copia de la escritura pública a fin de que se registre en el inventario
general de Inmuebles del municipio.
Nota: Se debe verificar que el contratista se encuentre habilitado para contratar.
ARTICULO 35º Venta de inmuebles. Posteriormente a la realización del estudio de
conveniencia oportunidad y los pliegos de condiciones de la venta del bien se deben
solicitar las facultades para la venta del mismo. El procedimiento debe efectuarse
mediante licitación pública excepto en el caso de que el contrato sea interadministrativo o
que con base en el avalúo comercial, realizado conforme lo dispuesto para la compra de
bienes inmuebles, se determine que es de menor cuantía.
Si el pago del bien se pacta a plazos se acordara en la promesa que una vez cancelado el
valor del mismo se suscribirá la Escritura Publica o podrá concederse esta pero
constituyendo una hipoteca de primer grado sobre el bien a favor del municipio de El
Calvario-Meta, la cual garantizará el cumplimiento de las obligaciones surgidas del mismo.
Perfeccionada la tradición del mismo se informará al Almacén de la Entidad sobre la
negociación realizada enviándole copia de la escritura pública para lo pertinente.
Documentos Internos
 Estudio de conveniencia y Oportunidad.
 Pliego de Condiciones
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Documentos del Oferente
 Carta de Presentación de la Propuesta
 Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio.
(Si es persona jurídica).
 Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Oferente si es Persona Natural o
Representante Legal de la Persona Jurídica
 Constancia de no estar reportado en el boletín de Responsables Fiscales, de acuerdo
con artículo 60 de la Ley 610 de 2000, expedida por la Contraloría o por el funcionario
que realizó la consulta de manera directa en el Boletín expedido por la Contraloría
General.
 Certificado de antecedentes Disciplinarios (Para Personas Naturales y Representantes
 Legales de Personas Jurídicas)
 Certificado de antecedentes Judiciales (Para Personas Naturales y Representantes
Legales de Personas Jurídicas)
 Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT)
 Las personas jurídicas deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados al
Sistema General de Seguridad Social Integral (salud, pensión y riesgos profesionales)
y aportes parafiscales a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, durante un lapso no inferior a
Seis (6) meses anteriores a la fecha de apertura del proceso de selección, o por el
termino transcurrido desde su constitución si este es inferior a Seis (6) meses,
mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo
con los requerimientos de Ley, o por el representante legal. En el caso de Consorcios
o Uniones Temporales, la acreditación solo se anexará por las personas jurídicas que
los integran.
 Todos aquellos documentos que se exijan dentro de los pliegos de condiciones.
ARTICULO 36º Contrato de Suministro Contrato por el cual una parte se obliga a
cambio de una contraprestación, a cumplir a favor de otra, en forma independiente
prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios. No hace referencia a esta
clase de contratos la Ley 80/93, por tanto estos contratos se deben regir en lo pertinente
por las normas del Código de Comercio teniendo en cuenta lo expresado en el artículo 13
de la Ley 80 /93.
Documentos Internos
 Estudio de Conveniencia y oportunidad
 Certificado de registro en el plan de compras.
 Certificado de registro en el Banco de Programas y Proyectos.
 Certificado de disponibilidad presupuestal
 Pliego de Condiciones
Documentos del Oferente
 Carta de Presentación de la Propuesta
 Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio.
(Si es persona jurídica).
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 Certificado de Inscripción, calificación y clasificación en la Cámara de Comercio como
Proveedor.
 Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Oferente si es Persona Natural o
Representante Legal de la Persona Jurídica
 Constancia de no estar reportado en el boletín de Responsables Fiscales, de acuerdo
con artículo 60 de la Ley 610 de 2000, expedida por la Contraloría o por el funcionario
que realizó la consulta de manera directa en el Boletín expedido por la Contraloría
General.
 Certificado de antecedentes Disciplinarios (Para Personas Naturales y Representantes
Legales de Personas Jurídicas)
 Certificado de antecedentes Judiciales (Para Personas Naturales y Representantes
Legales de Personas Jurídicas)
 Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT)
 Las personas jurídicas deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados al
Sistema General de Seguridad Social Integral (salud, pensión y riesgos profesionales)
y aportes parafiscales a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, durante un lapso no inferior a
Seis (6) meses anteriores a la fecha de apertura del proceso de selección, o por el
termino transcurrido desde su constitución si este es inferior a Seis (6) meses,
mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo
con los requerimientos de Ley, o por el representante legal. En el caso de Consorcios
o Uniones Temporales, la acreditación solo se anexará por las personas jurídicas que
los integran.
 Todos aquellos documentos que se exijan dentro de los pliegos de condiciones.
En esta clase de contratos se pueden estipular las cláusulas excepcionales.
ARTICULO 37º Contrato de Obra. Son contratos de obra los que se celebren para la
construcción, mantenimiento, instalación y en general para la realización de cualquier otro
trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y
pago.
En los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de
Licitación, la Interventoría deberá ser contratada con una persona independiente del l
municipio y del contratista, quien responderá por los hechos y omisiones que le fueren
imputables en los términos previstos en el articulo 53 de la ley 80 de 1993, el contrato
suscrito y el manual de Interventoría del municipio.
En los contratos celebrados por selección abreviada esta Interventoría podrá ser
contratada en las mismas condiciones o ejercida por un funcionario del municipio que sea
Ingeniero Civil, Arquitecto o de profesión afín al objeto del contrato (V.gr. Ingeniero
Eléctrico, Sanitario etc) con matricula profesional vigente.
Ninguna orden del Interventor de obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el
Interventor del Contrato emitir por escrito sus órdenes.
Documentos Internos
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 Estudio de Conveniencia y oportunidad
 Concepto de la Subdirección respectiva y certificado de registro en el Banco de
Programas y Proyectos, cuando sean financiados con recursos de Inversión.
 Estudio de títulos donde se determine quien es el propietario del bien inmueble y la
factibilidad de construir la obra en el predio.
 Plano, especificaciones, técnicas, presupuestos, cronograma de la obra y propuestas
presentadas.
 Permisos y Licencias pertinentes
 Certificado de disponibilidad presupuestal
 Pliego de Condiciones
Documentos del Oferente
 Carta de Presentación de la Propuesta
 Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio.
(Si es persona jurídica).
 Certificado de Inscripción, calificación y clasificación en la Cámara de Comercio como
Constructor.
 Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Oferente si es Persona Natural o
Representante Legal de la Persona Jurídica
 Constancia de no estar reportado en el boletín de Responsables Fiscales, de acuerdo
con artículo 60 de la Ley 610 de 2000, expedida por la Contraloría o por el funcionario
que realizó la consulta de manera directa en el Boletín expedido por la Contraloría
General.
 Certificado de antecedentes Disciplinarios (Para Personas Naturales y Representantes
Legales de Personas Jurídicas)
 Certificado de antecedentes Judiciales (Para Personas Naturales y Representantes
Legales de Personas Jurídicas)
 Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT)
 Las personas jurídicas deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados al
Sistema General de Seguridad Social Integral (salud, pensión y riesgos profesionales)
y aportes parafiscales a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, durante un lapso no inferior a
Seis (6) meses anteriores a la fecha de apertura del proceso de selección, o por el
termino transcurrido desde su constitución si este es inferior a Seis (6) meses,
mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo
con los requerimientos de Ley, o por el representante legal. En el caso de Consorcios
o Uniones Temporales, la acreditación solo se anexará por las personas jurídicas que
los integran.
 Todos aquellos documentos que se exijan dentro de los pliegos de condiciones.
En este contrato se pactan obligatoriamente las cláusulas excepcionales. (Art. 15, 16, 17 y
18 de la Ley 80/93).
ARTICULO 38º Contrato de Arrendamiento Es un contrato en que las dos partes se
obligan recíprocamente, la una a conceder el goce de una cosa o a ejecutar una obra o a
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prestar un servicio, y la otra a pagar por este goce, obra o servicio un precio determinado.
No hace mayor referencia a esta clase de contratos la Ley 80/93 y por tanto deberá
regirse por: (Art. 1973 C. C.) Los contratos de arrendamiento, tanto cuando la
administración es arrendataria como arrendadora, se celebran directamente a precios del
mercado sin embargo cuando del municipio sea el arrendador el canon no será inferior al
1% del avaluó comercial con fines de venta del inmueble. (Art. 24 num. 1, literal e. Ley
80/93)
Documentos Internos
 Estudio de conveniencia y Oportunidad.
 Certificado de disponibilidad presupuestal (Cuando el municipio es Arrendatario)
 Pliego de Condiciones (Si el municipio de El Calvario es Arrendador)
Documentos del Oferente (Cuando el municipio es Arrendador)
 Carta de Presentación de la Propuesta
 Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio.
(Si es persona jurídica).
 Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Oferente si es Persona Natural o
Representante Legal de la Persona Jurídica
 Constancia de no estar reportado en el boletín de Responsables Fiscales, de acuerdo
con artículo 60 de la Ley 610 de 2000, expedida por la Contraloría o por el funcionario
que realizó la consulta de manera directa en el Boletín expedido por la Contraloría
General.
 Certificado de antecedentes Disciplinarios (Para Personas Naturales y Representantes
Legales de Personas Jurídicas)
 Certificado de antecedentes Judiciales (Para Personas Naturales y Representantes
Legales de Personas Jurídicas)
 Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT)
 Las personas jurídicas deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados al
Sistema General de Seguridad Social Integral (salud, pensión y riesgos profesionales)
y aportes parafiscales a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, durante un lapso no inferior a
Seis (6) meses anteriores a la fecha de apertura del proceso de selección, o por el
termino transcurrido desde su constitución si este es inferior a Seis (6) meses,
mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo
con los requerimientos de Ley, o por el representante legal. En el caso de Consorcios
o Uniones Temporales, la acreditación solo se anexará por las personas jurídicas que
los integran.
 Todos aquellos documentos que se exijan dentro de los pliegos de condiciones.
Están exentos de las cláusulas excepcionales (Numeral 19, Art. 25 y Num. 2º Parágrafo
Art. 14 Ley 80/93)
En relación con el contrato de arrendamiento, el municipio de El Calvario-Meta podrá
contratar tomando como única consideración las condiciones del mercado, sin que se
requiera obtener previamente varias ofertas. Del análisis que haga el municipio de El
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Calvario-Meta a efecto de establecer las condiciones de mercado, se dejará constancia
escrita en el respectivo expediente de la contratación. (artículo 83 del Decreto 1510 de
2013).
En este tipo de contratos se debe tener en cuenta la existencia de las figuras de Arbitraje
en contratos de arrendamiento y conciliación sobre inmueble arrendado. Decreto 1818 de
Septiembre 7 /98; Ley 640 de 2001.
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CAPITULO NOVENO
REGIMEN SANCIONATORIO
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ARTICULO 39º. RÉGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL: La
gestión contractual que se efectue en el municipio de El Calvario-Meta, dara cumplimiento
al Regimen Sancionatorio dispuesto en el presente capitulo, y en la normatividad vigente
que rige dicha materia.
1. GENERALIDADES
Para la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, así como para
la estimación de los perjuicios sufridos por la entidad contratante, y a efecto de respetar el
debido proceso al afectado a que se refiere el Artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, la
entidad observará el procedimiento establecido en el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.
Asi mismo, el Manual de Contratación será la herramienta que deberá utilizar la entidad
para establecer trámites internos y competencias en la imposición de sanciones por
incumplimientos contractuales.
El procedimiento adoptado para la imposición de multas, exigencia de cláusula penal y
declaratoria de caducidad se soporta en el principio fundamental del debido proceso y los
principios que regulan la función pública, conforme a lo preceptuado en los artículos 29 y
209 de la Constitución Política..
En este sentido, no se podrá imponer multa alguna sin que se surta el procedimiento
señalado, o con posterioridad a que el contratista haya ejecutado la obligación pendiente
si ésta aún era requerida por la entidad, lo anterior de conformidad con la Ley 1474 de
2011.
ARTICULO 40º. PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO: El Siguiente es el procedimiento
sancionatorio que se aplicará en el municipio de El Calvario-Meta en materia de
Contratación Publica.
ETAPA
ACTIVIDAD
Inicio
1
ETAPA
ACTIVIDAD
2
Audiencia
DESCRIPCION
El Supervisor y/o interventor citará al
contratista por escrito a Audiencia para
debatir lo ocurrido. En el evento en que la
garantía de cumplimiento consista en póliza
de seguros, el garante será citado de la
misma manera.
RESPONSABLES
DESCRIPCION
El Ordenador del Gasto presenta las
circunstancias de hecho que motivan la
acusación, enuncia las normas o clausulas
posiblemente violadas y las consecuencias
derivadas de la actuación del contratista.
Se presentan descargos por el contratista y
RESPONSABLES
Supervisor y/o
Interventor
Asesor
Juridico
Ordenador del Gasto
Asesor Juridico
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3
Decisión
4
5
Notificación
Ejecutoria y
Efectos del
Acto
Administrativo
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el garante.
Pruebas
Mediante Resolución motivada la entidad
procede a imponer o no la multa, sanción o
declaratoria de incumplimiento.
Sera notificada en dicho acto público.
Solo procede el recurso de reposición: el
cual se interpondrá, sustentará y decidirá en
la misma audiencia.
La decisión sobre el recurso se entenderá
notificada en la misma audiencia.
Una vez en firme la sanción impuesta, se
remite comunicación con copia del acto
administrativo
sancionatorio
a
la
Subdirección Administrativa y Financiera
para
que
efectúe
los
descuentos,
compensaciones o inicie el cobro coactivo a
que haya lugar.
Ordenador del Gasto
Supervisor y/o
Interventor
Asesor Juridico
Ordenador del Gasto
Supervisor y/o
Interventor
Asesor Juridico
Supervisor y/o
Interventor
Asesor
Juridico
Para efectos de materializar las garantías
del contrato, véase el procedimiento del
decreto 1510 de 2013.
6
Publicidad e
Información
De conformidad con lo dispuesto en el
Decreto 1510 de 2013, las sanciones
ejecutoriadas deben publicarse en el
SECOP.
De igual forma debe remitirse copia a la
Cámara de Comercio según lo dispuesto en
el numeral 6.2 del Artículo 6 de la Ley 1150
de 2007 y en el Decreto 1510 de 2013.
Supervisor y/o
Interventor
Asesor
Juridico
ARTICULO 41º: INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: Son inhábiles para
participar en licitaciones o concursos y para celebrar contratos las siguientes personas:
1. Aquellos inhabilitados para contratar por la Constitución y las leyes.
2. Quienes participaron en las licitaciones o concursos o celebraron contratos
estando inhabilitados
3. Quienes dieron lugar a la declaratoria de caducidad
4. Quienes en sentencia judicial hubieran sido condenados a la pena accesoria de
interdicción de derechos y funciones públicas y quienes hayan sido
sancionados disciplinariamente con destitución.
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5. Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato estatal adjudicado.
6. Los servidores públicos o quienes tengan algún parentesco hasta el segundo
grado de consanguinidad o afinidad o primero civil con los mismos, del nivel
directivo, ejecutivo o asesor.
7. Quienes sean conyugues o compañeros permanentes y quienes se encuentran
dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con
cualquier otras personas que formalmente haya presentado propuesta para una
misma licitación.
8. Las sociedades distintas de las anominas abiertas, en las cuales el
representante legal o cualquiera de sus socios tenga parentesco en segundo
grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el Alcalde del municipio de El
Calvario-Meta o cualquiera de los socios que formalmente haya presentado
propuesta para una misma licitación.
9. Los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado la
caducidad. Así como la sociedad de personas de las que aquellos formen parte
con posterioridad a dicha declaratoria.
10. Las personas naturales declaradas responsables judicialmente por la comisión de
delitos contra la administración pública cuya pena sea privativa de la libertad o
que afecten el patrimonio del Estado o quienes hayan sido condenados por delitos
relacionados con la pertenencia, promoción o financiación de grupos ilegales,
delitos de lesa humanidad o narcotráfico.
11. Las personas que hayan financiado campañas políticas.
12. Haber sido objeto de imposición de dos (2) multas y un incumplimiento durante
una misma vigencia fiscal con una o varias entidades estatales. Esta inhabilidad se
extenderá por tres (3) años más, contados a partir de la última multa o
incumplimiento en el Registro Único de Proponentes.
Las demás inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones señaladas en la Ley 1474 de
2011 – Estatuto Anticorrupción.
ARTICULO 42º.: En cualquiera de los casos que implique determinar responsabilidades
del municipio de El Calvario-Meta, actuara conforme a lo señalado en la normatividad
vigente y la Ley 1474 del 2011, Estatuto Anticorrupción que establece las
responsabilidades de las partes y reitera la facultad sancionatoria del Estado, la cual se
considera un instrumento que contribuye e a preservar el orden jurídico, administrativo y
contractual.
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CAPITULO DECIMO
ACCIONES DE MEJORA EN EL
PROCESO DE CONTRATACIÓN
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“ACCIONES DE MEJORA EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN”
El presente documento contiene las memorias de las jornadas de capacitación
llevadas a cabo los días 26 y 28 de agosto de 2013, en cabeza de la Oficina de
Contratación del Municipio de Villavicencio; las cuales tuvieron énfasis en el
principio de anualidad presupuestal, vigilancia de la ejecución contractual y las
disposiciones relacionadas con la fase post contractual.
I. El principio de anualidad presupuestal.
Dentro de las diferentes concepciones de orden ideológico o político con las que
son identificados los Estados, nuestro Constituyente Primario, se inclinó por
aquella que considera a Colombia como Estado Social de Derecho, destacando
que es una República Unitaria, democrática, participativa, pluralista, fundada en el
principio de solidaridad de las personas que la integran y en la prevalencia del
interés general, y cuyos fines esenciales se afianzan en servir a la comunidad,
promover la prosperidad general, facilitar la participación de todos en las
decisiones que los afectan y en la vida económica, política y administrativa entre
otros aspectos.
Para desarrollar estos postulados, los cuales sin duda alguna, consultan la
filosofía del Concepto Estado Social de Derecho, el Constituyente implemento una
serie de instrumentos para facilitar la realización o logros de las Administraciones
del Orden Nacional o Local. De ahí que estructuró en la Constitución Política, a
partir de los Artículos 345 a 355 el capítulo denominado del presupuesto, en cual
señala como principios fundamentales en esta materia, que el Estado, en tiempo
de paz no podrá recibir contribución o impuesto que no figure en el presupuesto de
rentas, que la Administración no podrá hacer erogación con cargo al tesoro que no
se halle incluida en el de gastos, como tampoco que las entidades estatales
podrán hacer gasto público que no haya sido decretado por el Congreso o por las
Corporaciones de carácter local, ni transferir crédito alguno a objeto no previsto en
el respectivo presupuesto.
El mismo ordenamiento jurídico, le encarga al ejecutivo de formular anualmente el
presupuesto de rentas y ley de apropiaciones, los cuales deben aprobarse dentro
del marco de sostenibilidad fiscal y corresponder a los planes de desarrollo.
El Congreso de la República con base en las atribuciones que le confirió la
Constitución Política expidió una serie de leyes (Ley 38 de 1989, Ley 179 de 1994
y 225 de 1995) en aras de reglamentar todo lo concerniente con el régimen
económico y de la hacienda pública. Dichas normas fueron modificadas por las
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Leyes 819 de 2003, 1530 de 2012, 1483 de 2011 y 1608 de 2013. Las primeras
fueron compiladas por el gobierno nacional con la expedición del Decreto 111 de
1996, en cuyos apartes, esto es, a partir del Artículo 12 consagra y desarrolla los
principios del sistema presupuestal dentro del siguiente contexto:
II. De los principios del sistema presupuestal
ARTÍCULO 12. Los principios del sistema presupuestal son:
planificación, la anualidad, la universalidad, la unidad de caja,
programación integral, la especialización, la inembargabilidad,
coherencia macroeconómica y la homeóstasis (L. 38/89, art. 8º;
179/94, art. 4º).
la
la
la
L.
ARTÍCULO 13. Planificación. El presupuesto general de la Nación
deberá guardar concordancia con los contenidos del plan nacional de
desarrollo, del plan nacional de inversiones, del plan financiero y del plan
operativo anual de inversiones (L. 38/89, art. 9º; L. 179/94, art. 5º).
ARTÍCULO 14. Anualidad. El año fiscal comienza el 1º de enero y
termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no
podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año
fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no
afectados por compromisos caducarán sin excepción (L. 38/89, art. 10).
ARTÍCULO 15. Universalidad. El presupuesto contendrá la totalidad de
los gastos públicos que se espere realizar durante la vigencia fiscal
respectiva. En consecuencia ninguna autoridad podrá efectuar gastos
públicos, erogaciones con cargo al tesoro o transferir crédito alguno, que
no figuren en el presupuesto (L. 38/89, art. 11; L. 179/94, art. 55, inc. 3º;
L. 225/95, art. 22).
ARTÍCULO 16. Unidad de caja. Con el recaudo de todas las rentas y
recursos de capital se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones
autorizadas en el presupuesto general de la Nación.
PARÁGRAFO 1º Los excedentes financieros de los establecimientos
públicos del orden nacional son propiedad de la Nación. El Consejo
Nacional de Política Económica y Social, Conpes, determinará la cuantía
que hará parte de los recursos de capital del presupuesto nacional, fijará
la fecha de su consignación en la dirección del tesoro nacional y
asignará por lo menos el 20% al establecimiento público que haya
generado dicho excedente. Se exceptúan de esta norma los
establecimientos públicos que administran contribuciones parafiscales.
PARÁGRAFO 2º Los rendimientos financieros de los establecimientos
públicos provenientes de la inversión de los recursos originados en los
aportes de la Nación, deben ser consignados en la dirección del tesoro
nacional, en la fecha que indiquen los reglamentos de la presente ley.
Exceptúanse los obtenidos con los recursos recibidos por los órganos de
previsión y seguridad social, para el pago de prestaciones sociales de
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carácter económico (L. 38/89, art. 12; L. 179/94, art. 55, incs. 3, 8º y 18;
L. 225/95, art. 5º).
ARTÍCULO 17. Programación integral. Todo programa presupuestal
deberá contemplar simultáneamente los gastos de inversión y de
funcionamiento que las exigencias técnicas y administrativas demanden
como necesarios para su ejecución y operación, de conformidad con los
procedimientos y normas legales vigentes.
PARÁGRAFO. El programa presupuestal incluye las obras
complementarias que garanticen su cabal ejecución (L. 38/89, art. 13).
ARTÍCULO 18. Especialización. Las apropiaciones deben referirse en
cada órgano de la administración a su objeto y funciones, y se ejecutarán
estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas (L. 38/89,
art. 14; L. 179/94, art. 55, inc. 3º).
ARTÍCULO 19. Inembargabilidad. Son inembargables las rentas
incorporadas en el presupuesto general de la Nación, así como los
bienes y derechos de los órganos que lo conforman.
No obstante la anterior inembargabilidad, los funcionarios competentes
deberán adoptar las medidas conducentes al pago de las sentencias en
contra de los órganos respectivos, dentro de los plazos establecidos para
ello, y respetarán en su integridad los derechos reconocidos a terceros
en estas sentencias.
Se incluyen en esta prohibición las cesiones y participaciones de que
trata el capítulo 4º del título XII de la Constitución Política.
Los funcionarios judiciales se abstendrán de decretar órdenes de
embargo cuando no se ajusten a lo dispuesto en el presente artículo, so
pena de mala conducta (L. 38/89, art. 16; L. 179/94, arts. 6º, 55, inc. 3º).
ARTÍCULO 20. Coherencia macroeconómica. El presupuesto debe ser
compatible con las metas macroeconómicas fijadas por el gobierno en
coordinación con la Junta Directiva del Banco de la República (L. 179/94,
art. 7º).
ARTÍCULO 21. Homeóstasis presupuestal. El crecimiento real del
presupuesto de rentas incluida la totalidad de los créditos adicionales de
cualquier naturaleza, deberán guardar congruencia con el crecimiento de
la economía, de tal manera que no genere desequilibrio
macroeconómico (L. 179/94, art. 8º).
Los principios que informan el sistema presupuestal tienen como filosofía que
exista equilibrio de las finanzas de las entidades públicas e impone disciplina fiscal
a los funcionarios de las mismas, a efectos de salvaguardar el erario público de
manejos improvisados o irregulares, y asegurar que dichos recursos sean
invertidos con la mayor eficiencia y eficacia posible, de tal modo que sirvan a la
comunidad y permitan que el Estado promueva la prosperidad de los
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administrados consultando el interés general, sin dejar de lado los postulados que
informan los principios de equidad, solidaridad y gestión fiscal eficiente.
En materia de hacienda pública y presupuestal, la doctrina y el legislador han
creado una serie de figuras relacionadas con el manejo de los recursos públicos
por parte del Estado, dando origen a los siguientes conceptos, cuyos términos son
bueno precisar para analizar más adelante las instituciones del principio de
anualidad fiscal y excepciones a dicho principio.
Así las cosas, resulta pertinente y apropiado precisar los siguientes conceptos, los
cuales explica el Ministerio de Hacienda bajo el siguiente temperamento jurídico:
En su orden define que:
“Las apropiaciones son autorizaciones máximas de gasto que el Congreso de
la República aprueba para ser comprometidas durante la vigencia fiscal
respectiva. Después del 31 de Diciembre de cada año estas autorizaciones
expiran y en consecuencia no podrán comprometerse, adicionarse, trasferirse
nicontracreditarse.”
Luego explica que:
“El certificado de disponibilidad presupuestal es un documento de gestión
financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una
apropiación disponible y libre de afectación para la asunción de un compromiso,
de ello, deviene del valor que la ley le ha otorgado, al señalar que cualquier acto
administrativo que comprometa apropiaciones presupuestales deberá contar
con certificados de disponibilidad presupuestal previos y cualquier compromiso
que
se
adquiera
con
violación
de
esa
obligación,
generará
responsabilidad,disciplinaria,fiscalypenal.
El certificado de disponibilidad presupuestal no se constituye en un requisito
esencial para la asunción de un compromiso presupuestal, como quiera, que es
el registro presupuestal el requisito que según la ley se constituye en elemento
indispensable para su perfeccionamiento”.
De otro lado, afirma que:
“El registro presupuestal, a diferencia del certificado de disponibilidad
presupuestal, que afecta provisionalmente la apropiación existente, la afecta en
forma definitiva. Esto implica que los recursos financiados mediante este
registro no podrán ser destinados a ningún otro fin. En el registro se deberá
indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar.
Esta operación constituye un requisito de perfeccionamiento de los actos
administrativos” y agrega que debe expedirse por cada acto administrativo
individualmente considerado.
A su vez, sostiene que:
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“Los recursos del Sistema General de Participaciones y sus rendimientos
que no se utilicen en la vigencia fiscal no deben consignarse en la
Dirección del Tesoro Nacional en vista de que El artículo 22 de la Ley Anual
de Presupuesto (714 de 2001) establece que tales recursos, siempre y cuando
no se encuentren comprometidos ni ejecutados, deben asignarse en el año fiscal
subsiguiente para los fines previstos constitucional y legalmente .
Por otra parte, indica que:
“Una cuenta por pagar se debe constituir cuando el bien o servicio se ha recibido a
satisfacción antes del 31 de diciembre pero no se le ha pagado al contratista o cuando en
desarrollo de un contrato se han pactado anticipos y estosno han sido cancelados.
Mientras que:
“una reserva presupuestal se genera cuando el compromiso es legalmente
constituido pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y
será pagada con cargo a la reserva que se constituye a más tardar el 20 de enero
de la vigencia siguiente.
Añade que:
“Según el artículo 21 del Decreto 26 de 1998, las reservas presupuestales
provenientes de relaciones contractuales, sólo podrán constituirse con
fundamento en los contratos debidamente perfeccionados”.
Por otrolado; el Artículo 9 del Decreto 111 de 1996 define que el Banco nacional de
programas y proyectos:
Es un conjunto de actividades seleccionadas como viables, previamente
evaluadas social, técnica, económicamente y registradas y sistematizadas en el
Departamento Nacional de Planeación.
A su turno,el Artículo 14 del citado decreto,consagra que el principio de anualidad,
para efectos fiscales comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre de cada
año, y agrega que:
“no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal
que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por
compromisos caducarán sin excepción (L. 38/89, art. 10)”.
La Dirección General del Presupuesto Público Nacional en concepto emitido el 25 de
marzo de 2004 en relación con el principio de anualidad, precisó lo siguiente con
apoyo en varios pronunciamientos de la Corte Constitucional, como lo son las
sentencias C337 y C502 de 1993; y C-192 de 1997:
“(…)
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De otra parte, el Estatuto Orgánico del Presupuesto también dispone:
"ARTICULO 14. Anualidad. El año fiscal comienza el 10. de enero y termina el 31 de
diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos
con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de
apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción. (Ley 38 de 1989,
art.10".
El Principio de Anualidad Presupuestaria data, desde el punto de vista político, cuando
menos desde el Siglo XVII y se debe, principalmente, a la influencia del parlamentarismo
inglés y su constante orientación a garantizar el control de la acción gubemamental. 1
Este principio, en nuestro ordenamiento jurídico, tiene su origen en lo dispuesto en el
artículo 346 de la Constitución Política, conforme al cual: "El Gobierno formulará
anualmente el Presupuesto de Rentas y Ley de Apropiaciones que deberá corresponder al
Plan Nacional de Desarrollo y lo presentará al Congreso, dentro de los primeros días de
cada legislatura".
Al respecto, la Corte Constitucional ha señalado: 2
"a) El principio de anualidad
La estimación de los ingresos y la autorización de los gastos públicos se debe hacer
periódicamente cada año, del -10. de enero al 31 de diciembre, integrando la unidad de
cómputo determinada temporalmente en un período de tiempo. Es la renovación anual de
la intervención del Congreso en las materias fiscales, de modo que sientan la
permanencia y continuidad de la potestad legislativa en tales asuntos. Este principio hace
parte de nuestro ordenamiento jurídico debido a la función de control político integral del
Congreso, pues a medida que éste se consolidó, reclamó para sí la intervención en los
asuntos fiscales, de maneraperiódica y continua. Su objetivo principal es facilitar la labor
de armonizar la gestión presupuestal con otras actividades que tienen lugar también
dentro del marco anual. El principio de la anualidad tiene, pues, la ventaja de acomodar
la gestión."
Sobre esta base, el principio de anualidad, no da lugar a mayores interpretaciones, en el
sentido que el año fiscal comienza el 1o de enero y termina el 31 de diciembre de cada
año, advirtiendo que después de esta última fecha, no podrán asumirse compromisos con
cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra, y los saldos de apropiación no
afectados por compromisos, caducarán sin excepción.
La Corte Constitucional, en sentencia C-192 del 15 de abril de 1997, M.P. Alejandro
Martínez Caballero, consideró que "conforme a la Constitución y a ley orgánica, en
Colombia rige el principio de anualidad (CP arto 346), por lo cual una partida debe ser
ejecutada o comprometida en el año fiscal respectivo, pues si ello no ocurre, la partida o
los saldos de apropiación no afectados por compromisos inevitablemente expiran o
caducan, de suerte que no podrán adquirirse compromisos con cargo a ella en los períodos
fiscales posteriores". 3
1
2
PLAZAS VEGA, Mauricio:La Hacienda Pública Liberal y el Derecho Tributario., Editorial Temis, Bogotá, 2000
Corte Constitucional. Sentencia C-337 del 19 de agosto de 1993. M.P. Vladimiro Naranjo Mesa.
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Sin embargo, y para atender sus primer interrogante, con el fin que el Estado honre
debidamente los compromisos adquiridos en una anualidad determinada, el artículo 89 del
pluricitado Estatuto establece:
"ARTICULO 89. Las apropiaciones incluidas en el Presupuesto General de la Nación son
autorizaciones máximas de gasto que el Congreso aprueba para ser ejecutadas o
comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de diciembre de
cada año estas autorizaciones expiran y, en consecuencia, no podrán comprometerse,
adicionarse, transferirse ni contracreditarse.
Al cierre de la vigencia fiscal cada órgano constituirá las reservas presupuestales con los
compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén
legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Las reservas
presupuestales solo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron
origen.
Igualmente, cada órgano constituirá al 31 de diciembre del año cuentas por pagar con las
obligaciones correspondientes a los anticipos pactados en los contratos y a la entrega de
bienes y servicios.
El Gobierno Nacional establecerá los requisitos y plazos que se deben observar para el
cumplimiento del presente artículo. (Ley 38 de 1989, art.72, Ley 179 de 1994, art.38, Ley
225 de 1995 arto 8). "
En este orden de ideas, las reservas presupuestales se pueden constituir con los
compromisos legalmente adquiridos que cuentan con el registro correspondiente, pero
cuyo objeto no fue cumplido dentro del año que termina, y serán pagados dentro de la
vigencia fiscal siguiente.
El mecanismo de las reservas presupuestales, también ha sido analizado por la Doctrina,
así:
"La constitución de las reservas y las cuentas por pagar, conocidos como el rezago
presupuestal, no constituyen una excepción al principio [de anualidad], tan solo son un
mecanismo creado por la ley para honrar los compromisos y obligaciones a cargo del
Estado al cierre de la vigencia fiscal (...).
Las reservas presupuestales son aquellas conformadas por los compromisos
perfeccionados cuyo objeto no se ha cumplido a 31 de diciembre de cada año. Por su
definición se constituyen en mecanismos mediante los cuales el Estado garantiza que
al cierre de la vigencia atenderá las obligaciones que se encuentren en curso. Por su
naturaleza la reserva presupuestal debe identificar claramente el beneficiario no
siendo posible la constitución de reservas globales''4
Sobre las características de las reservas y las cuentas por pagar, (anteriormente
denominadas reservas de caja) puede ser consultada la Sentencia C- 502 del 4 de
noviembre de 1993, que al respecto contempla:
C. - Reservas de apropiación y reservas de caja.
Las reservas de apropiación corresponden a compromisos y obligaciones contraídos
antes del 31 de diciembre con cargo a apropiaciones de la vigencia, por los organismos y
entidades que forman parte del Presupuesto General de la Nación, y cuyo pago está
4
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pendiente a esa fecha.
Las reservas de caja corresponden exclusivamente a las obligaciones de los distintos
organismos y entidades que forman parte del Presupuesto Genera/de la Nación, exigibles
a 31 de diciembre, y suponen dos requisitos: que la causa del gasto se haya realizado, es
decir, que el servicio se haya prestado, que el bien o la obra se haya recibido, etc.; y que
la obligación respectiva esté incluida en el Acuerdo Mensual de Gastos. En síntesis: la
reserva de caja corresponde a una cuenta por pagar.
Las semejanzas entre la reserva de apropiación y la reserva de caja son estas: a) Ambas
corresponden a gastos que deben ejecutarse con cargo a un presupuesto cuya vigencia
expiró el 31 de diciembre anterior; b) Las dos tienen vigencia de un (1) año, (..).
En síntesis: para decirlo del modo más sencillo, las reservas de apropiación y las
reservas de Caja, permiten que los gastos previstos en el Presupuesto para el año
respectivo, se ejecuten, así ello ocurra después del 31 de diciembre. No se está, se repite,
vulnerando el principio de la anualidad, pues de todos modos los gastos a los cuales
corresponden las reservas, se hacen con cargo al mismo presupuesto en el cual estaban
incluidos.
La jurisprudencia nos ilustra, de conformidad con los preceptos orgánicos respectivos, que
las reservas presupuestales únicamente pueden ser utilizadas para cumplir con los
compromisos que les dieron origen.
Por otra parte, el Decreto 568 de 21 de marzo de 1996 "Por el cual se reglamentan las
Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995, Orgánicas del Presupuesto General de la
Nación", previene:
"Artículo 38.- Las reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas por los
órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación, que no se ejecuten durante
el año de su vigencia fenecerán".
Artículo. 39.- Si durante el año de la vigencia de la reserva o cuenta por pagar
desaparece el compromiso u obligación que las originó, el ordenador del gasto y el jefe
de presupuesto elaborarán un acta, la cual será enviada a la Dirección del Tesoro
Nacional para los ajustes respectivos".
Por tanto, el objeto de cada apropiación debe desarrollarse durante la vigencia fiscal
correspondiente, de modo tal que si no se ejecutan, dichas autorizaciones expiran.
De lo expuesto se concluye, que las reservas presupuestales y cuentas por pagar, previstas
por el legislador, desarrollan el principio de la anualidad; las primeras, para aquellos
eventos en los cuales al 31 de diciembre estuvieren adquiridos los compromisos conforme
a la ley, pero no se hubieran cumplido; y las segundas, para las obligaciones que
correspondan a anticipos pactados en los contratos o a la entrega de bienes y servicios.
Colofón de lo anterior, el artículo 71 del Estatuto Orgánico del Presupuesto establece los
requisitos para que los actos administrativos afecten las apropiaciones presupuestales, en
los siguientes términos:
"Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán
contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de
apropiación suficiente para atender estos gastos.
Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los
recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se
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deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar.
Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos.
En consecuencia, ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones
inexistentes, o en exceso del saldo disponible, o sin la autorización previa del CONFIS o
por quien éste delegue, para comprometer vigencias futuras y la adquisición de
compromisos con cargo a los recursos del crédito autorizados. (...)
Cualquier compromiso que se adquiera con violación de estos preceptos creará
responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones. (Ley
38 de 1989, arto 86, Ley 179 de 1994, art.49).
En este orden, las reservas presupuestales deberán contar con los requisitos exigidos en el
artículo 71 infrascrito, los cuales no pueden ser modificados posteriormente, toda vez que
con el registro del compromiso se perfecciona el acto administrativo, y los recursos que lo
financian no pueden ser desviados ,/ a ningún otro fin.
Adicional a lo expuesto, la Ley 819 de 2003 "Por la cual se dictan normas orgánicas en
materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras
disposiciones", en lo relativo al mecanismo de las reservas presupuestales, ha previsto:
"Artículo 8°. Reglamentación a la programación presupuestal. La preparación y
elaboración del presupuesto general de la Nación y el de las Entidades Territoriales,
deberá sujetarse a los correspondientes Marcos Fiscales de Mediano Plazo de manera
que las apropiaciones presupuestales aprobadas por el Congreso de la República, las
Asambleas y los Concejos, puedan ejecutarse en su totalidad durante la vigencia fiscal
correspondiente.
En los eventos en que se encuentre en trámite una licitación, concurso de méritos o
cualquier otro proceso de selección del contratista con todos los requerimientos legales,
incluida la disponibilidad presupuestal, y su perfeccionamiento se efectúe en la vigencia
fiscal siguiente, se atenderá con el presupuesto de esta última vigencia, previo el
cumplimiento de los ajustes presupuestales correspondientes.
Parágrafo transitorio. Lo preceptuado en este artículo empezará a regir, una vez sea
culminada la siguiente transición:
El treinta por ciento (30%) de las reservas del Presupuesto General de la Nación y de las
Entidades Territoriales que se constituyan al cierre de la vigencia fiscal del 2004 se
atenderán con cargo al presupuesto del año 2005. A su vez, el setenta por ciento (70%) de
las reservas del Presupuesto General de la Nación y de las Entidades Territoriales que se
constituyan al cierre de la vigencia fiscal de 2005 se atenderán con cargo al presupuesto
del año 2006.Para lo cual, el Gobierno Nacional y los Gobiernos Territoriales,
respectivamente harán por decreto los ajustes correspondientes. "
De manera que los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación para la
preparación y ejecución del presupuesto, deberán sujetarse al marco fiscal de mediano
plazo, para que las apropiaciones 1 puedan ser ejecutadas en su totalidad, en la vigencia
para la cual fueron autorizadas, y el 30% de las reservas presupuestales que se constituyan
a 31 de diciembre de 2004, deberán ser atendidas con cargo al presupuesto de la vigencia
de 2005.”
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La Contralora General de la República, en un artículo publicado en un medio escrito,
anotó lo siguiente, en relación con la figura de la reserva presupuestal:
“La Ley 819 del 2003 modificó las reglas para la constitución de reservas. Sin
embargo, subsisten dudas en las entidades públicas sobre la existencia y uso de
estas y cuándo se debe acudir a las vigencias futuras para adquirir compromisos
con cargo al presupuesto.
El principio de anualidad previsto en la ley orgánica, según el cual “el año fiscal
comienza el 1º de enero y termina el 31 de diciembre de cada año”(1), busca
garantizar un oportuno control político por parte del Congreso y obliga a que la
planificación operativa se realice para el periodo.
La Ley 38 de 1989 fue modificada mediante la Ley 179 de 1994, para suprimir las
reservas, tanto de apropiación como de caja, con el fin de evitar la práctica
inadecuada de comprometer el presupuesto en el mes de diciembre “para no
perder la plata”, evidenciando deficiencias en los procesos de planeación
contractual, violando normas presupuestales y de selección objetiva y
promoviendo adquisición de bienes y servicios innecesarios.
La supresión incluía una transición, que no culminó al expedirse la Ley 225 de
1995, que revivió las reservas de apropiación y cambió la denominación de las de
caja por “cuentas por pagar” presupuestales.
La ley quiso evitar los efectos perversos a través de un castigo aún vigente,
según el cual las entidades que constituyan reservas superiores al 2 % de
funcionamiento y al 15 % en inversión, les reducirán el presupuesto de la
siguiente vigencia en el monto que los superó. Sin embargo, mediante las
disposiciones generales de la Ley de Presupuesto, que afirmaban tener incluido el
recorte en el monto programado, se impidió su aplicación.
En el 2012, el Ministerio de Hacienda no recortó las apropiaciones a las entidades
que superaron los límites, a pesar de que la norma debe aplicarse a cada sección
presupuestal, tal como se previó en la exposición de motivos de la ley(2).
Se intentó nuevamente suprimir las reservas con el proyecto que hoy es la Ley
819 del 2003, pero el Congreso, a pesar de aprobar normas que buscaban dicho
propósito, negó las derogatorias expresas y dejó en firme tanto las reservas como
la restricción de superar la vigencia sin autorización de vigencias futuras.
La norma no permite adquirir compromisos que superen la vigencia fiscal (el 31
de diciembre) si no se cuenta con autorización para comprometer vigencias
futuras(3). Esto llevó a la errónea interpretación de que las reservas habían
desaparecido. Sin embargo, los antecedentes legales permitieron entender (4), y
llevaron a aceptar por parte del Ministro de Hacienda (5), la vigencia plena de las
reservas y de su régimen de castigo.
El error consiste en creer que sin autorización del Confis para adquirir vigencias
futuras pueden adquirirse compromisos para ser ejecutados en la siguiente
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vigencia, con lo cual podría incurrirse en celebración de contratos sin el lleno de
los requisitos legales.
Las reservas son el resultado de hechos contractuales imprevistos, como la
suspensión de los contratos u otras situaciones jurídicas, y, en todo caso, no
constituyen forma ordinaria de adquirir compromisos.
Estas, generalmente, son deficiencias en la planeación contractual, que requiere
revisión y corrección, sin perjuicio de la necesidad de una modificación
constitucional y/o de la ley orgánica, para establecer la bienalidad; la unificación
del régimen presupuestal general y de regalías y la supresión de entidades y
mecanismos como el Fonade, que permiten la tercerización de la actividad
contractual para obviar la Ley 80 de 1993 y la entrega de recursos a terceros
para que figuren como ejecutados, sin que se haya cumplido el fin para el cual
fueron asignados.
1 Artículo 14 del Estatuto Orgánico de Presupuesto.
2 Gaceta del Congreso 242 del 17 de agosto de 1995, pág. 9.
3 Decreto 4836 del 2011.
4 Cabrera, Carlos. Reservas en vigencia de la Ley de Responsabilidad Fiscal .
Revista de Derecho Fiscal 4 de la Universidad Externado de Colombia. Bogotá,
2008.
5 Ver Oficio Minhacienda 2-2008-012819 del 2 de junio del 2008”.
El Artículo 88 del Decreto 111 de 1996, en concordancia con el criterio expuesto por
la alta funcionaria, señala lo siguiente en relación con el tema de las reservas
presupuestales y de lo que se debe entender por la expresión cuentas por pagar. En
efecto consagra:
“ARTÍCULO 88. Los créditos adicionales al presupuesto de gastos no podrán ser
abiertos por el Congreso sino a solicitud del gobierno, por conducto del Ministro
de Hacienda y Crédito Público (L. 38/89, art. 71; L. 179/94, art. 55, inc. 2º).
d) Del régimen de las apropiaciones y reservas
ARTÍCULO 89. Las apropiaciones incluidas en el presupuesto general de la
Nación, son autorizaciones máximas de gasto que el Congreso aprueba para ser
ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva.
Después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y, en
consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse, ni
contracreditarse.
Al cierre de la vigencia fiscal cada órgano constituirá las reservas presupuestales
con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y
cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Las
reservas presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos
que les dieron origen.
Igualmente, cada órgano constituirá al 31 de diciembre del año cuentas por pagar
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con las obligaciones correspondientes a los anticipos pactados en los contratos y
a la entrega de bienes y servicios.
El Gobierno Nacional establecerá los requisitos y plazos que se deben observar
para el cumplimiento del presente artículo (L. 38/89, art. 72; L. 179/94, art. 38; L.
225/95, art. 8º).”
Por otra parte, mediante circular externa 43 de 2008, el Ministerio de Hacienda y
Crédito Público, afirmó:
“debe concluirse que son requisitos necesarios para la constitución de reservas
presupuestales los siguientes:
(i). La existencia de un compromiso legalmente celebrado o contraído (inciso
segundo artículo 89 EOP), es decir la expedición de un acto administrativo o la
celebración de un contrato que afecte en forma definitiva el presupuesto de una
vigencia, lo cual supone, de una parte el cumplimiento de las disposiciones
legales aplicables de acuerdo con la naturaleza del compromiso, v.gr. el Estatuto
de Contratación Estatal, y el cumplimiento de las normas presupuestales, en
especial, la realización del respectivo registro presupuestal en los términos del
artículo 71 del Estatuto Orgánico de Presupuesto.(…)
(ii). El compromiso legalmente contraído para ser ejecutado en la misma vigencia
en que se adquirió, dando cumplimiento a lo previsto en el artículo 8° de la Ley
819 de 2003, por razones imprevistas no contempladas inicialmente; no logra ser
cumplido a ejecutado a 31 de Diciembre de la respectiva vigencia.
Con fundamento en las normas orgánicas presupuestales, aplicables tanto para
la Nación como para las entidades territoriales, ha de entenderse que no se
cumple o ejecuta el compromiso cuando el objeto de la respectiva apropiación
presupuestal no se alcanza a recibir en la misma vigencia fiscal en que se expidió
el acto o se celebró el contrato o convenio que afecto definitivamente los
recursos incorporados.(…)
(iii). Al constituir la reserva presupuestal, se debe verificar que se cuente en la
caja con los recursos necesarios para atender su pago.
Este punto reviste especial importancia para la sanidad de las finanzas de las
entidades territoriales, pues mientras que la existencia de caja que respalde el
pago de las reservas presupuestales que se constituyan al cierre de una
determinada vigencia fiscal, le garantiza fuente de pago y estabilidad fiscal a la
respectiva entidad, la constitución de reservas sin caja, contemplando como
fuente de su pago, ingresos futuros que se esperan recibir, o aún peor, sin contar
siquiera con tal fuente, configuran conductas que realmente entrañan la
existencia de un déficit fiscal que debe ser contemplado como tal y financiado de
manera prioritaria sobre gasto público nuevo, por tratarse de compromisos ciertos
de las haciendas territoriales.
(…)aunque las reservas presupuestales existen, tanto para la Nación corno para
las entidades territoriales, su uso se encuentra restringido, y en manera alguna
constituye un mecanismo ordinario de ejecución presupuestal.
Cuando la Nación o las entidades territoriales requieran celebrar compromisos
que "afecten presupuestos de vigencias futuras", o aún, sin afectar tales
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presupuestos subsiguientes, cuando el compromiso éste destinado a ser
ejecutado o cumplido, en los términos ya explicados, en vigencias subsiguientes
a la de su celebración se requiera la previa autorización al respecto, en el caso
de la Nación, del CONFIS, y en el caso las entidades territoriales, de los
Concejos Municipales o Distritales ó de las
Asambleas Departamentales.
En los eventos en que el compromiso a celebrarse va a afectar presupuestos de
vigencias futuras, en el entendido que parte o la totalidad del compromiso se va
a cancelar con recursos a programarse en presupuestos de vigencia futuras a
aquella en que se perfecciona, la necesidad de solicitar autorización previa del
CONFIS, a nivel nacional, o de los Concejos o Asambleas, a nivel territorial,
deriva directamente de la literalidad de los artículos 10, 11 y 12 de la Ley 819 de
2003, regulatoria de la materia.”
En relación con el tema de las vigencias futuras excepcionales para entidades
territoriales, la Ley 1483 de 2011, preceptúa lo siguiente:
“(…)
En las entidades territoriales, las asambleas o concejos respectivos, a iniciativa
del gobierno local, podrán autorizar la asunción de obligaciones que afecten
presupuestos de vigencias futuras sin apropiación en el presupuesto del año en
que se concede la autorización, siempre y cuando se cumplan los siguientes
requisitos:
a) Las vigencias futuras excepcionales solo podrán ser autorizadas para
proyectos de infraestructura, energía, comunicaciones, y en gasto público social
en los sectores de educación, salud, agua potable y saneamiento básico, que se
encuentren debidamente inscritos y viabilizados en los respectivos bancos de
proyectos.
b) El monto máximo de vigencias futuras, plazo y las condiciones de las mismas
deben consultar las metas plurianuales del Marco Fiscal de Mediano Plazo de
que trata el artículo 5o de la Ley 819 de 2003.
c) Se cuente con aprobación previa del Confis territorial o el órgano que haga sus
veces.
d) Cuando se trate de proyectos que conlleven inversión nacional deberá
obtenerse el concepto previo y favorable del Departamento Nacional de
Planeación.
La corporación de elección popular se abstendrá de otorgar la autorización, si los
proyectos objeto de la vigencia futura no están consignados en el Plan de
Inversiones del Plan de Desarrollo respectivo y si sumados todos los
compromisos que se pretendan adquirir por esta modalidad y sus costos futuros
de mantenimiento y/o administración, excede la capacidad de endeudamiento de
la entidad territorial, de forma que se garantice la sujeción territorial a la disciplina
fiscal, en los términos del Capítulo II de la Ley819 de 2003.
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Los montos por vigencia que se comprometan por parte de las entidades
territoriales como vigencias futuras ordinarias y excepcionales, se descontarán de
los ingresos que sirven de base para el cálculo de la capacidad de
endeudamiento, teniendo en cuenta la inflexibilidad que se genera en la
aprobación de los presupuestos de las vigencias afectadas con los gastos
aprobados de manera anticipada.
La autorización por parte de la asamblea o concejo respectivo, para comprometer
presupuesto con cargo a vigencias futuras no podrá superar el respectivo período
de gobierno. Se exceptúan los proyectos de gastos de inversión en aquellos
casos en que el Consejo de Gobierno, con fundamento en estudios de
reconocido valor técnico que contemplen la definición de obras prioritarias e
ingeniería de detalle, de acuerdo a la reglamentación del Gobierno Nacional,
previamente los declare de importancia estratégica.
PARÁGRAFO 1o. En las entidades territoriales, queda prohibida la aprobación de
cualquier vigencia futura, en el último año de gobierno del respectivo gobernador
o alcalde; excepto para aquellos proyectos de cofinanciación con participación
total o mayoritaria de la Nación y la última doceava del Sistema General de
Participaciones.
PARÁGRAFO 2o. El plazo de ejecución de cualquier vigencia futura aprobada
debe ser igual al plazo de ejecución del proyecto o gasto objeto de la misma.
ARTÍCULO 9º. Banco nacional de programas y proyectos. Es un conjunto de
actividades seleccionadas como viables, previamente evaluadas social, técnica,
económicamente y registradas y sistematizadas en el Departamento Nacional de
Planeación.
En el plazo de un año y a partir de la vigencia de la presente ley, el
Departamento Nacional de Planeación conjuntamente con el fondo nacional de
proyectos para el desarrollo, deberán reglamentar el funcionamiento del banco
nacional de programas y proyectos.
Los proyectos de inversión para el apoyo regional autorizados por la ley formarán
parte del banco nacional de programas y proyectos (L. 38/89, art. 32; L. 179/94,
art. 55, inc. 12).
ARTÍCULO 10.La ley anual sobre el presupuesto general de la Nación es el
instrumento para el cumplimiento de los planes y programas de desarrollo
económico y social (L. 38/89, art. 6º).
ARTÍCULO 11. El presupuesto general de la Nación se compone de las
siguientes partes:
(…)
El Decreto 4836 de 2011, señala lo siguiente respecto del tema de las reservas
presupuestales y cuentas por pagar
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“Cuando los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación no
registren la información en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF
Nación, o en el Sistema Unificado de Inversión Pública, o no reporten la
información que requiera la Dirección General del Presupuesto Público Nacional
del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y/o la Dirección de Inversiones y
Finanzas Públicas del Departamento Nacional de Planeación para dar
cumplimiento a lo establecido en el artículo 77 de la Ley 38 de 1989, modificado
por el artículo 40 de la Ley 179 de 1994, estos podrán abstenerse de adelantar
los trámites presupuestales que dichos órganos presenten para su aprobación o
concepto favorable".
Artículo 3°. Modifícase el artículo 1° del Decreto 1957 de 2007, el cual quedará
así:
"Artículo 1°. Los compromisos presupuestales legalmente adquiridos, se
cumplen o ejecutan, tratándose de contratos o convenios, con la recepción de los
bienes y servicios, y en los demás eventos, con el cumplimiento de los requisitos
que hagan exigible su pago.
Para pactar la recepción de bienes y servicios en vigencias siguientes a la de
celebración del compromiso, se debe contar previamente con una autorización
por parte del Confis o de quien este delegue, de acuerdo con lo establecido en la
ley, para asumir obligaciones con cargo a presupuestos de vigencias futuras.
Para tal efecto, previo a la expedición de los actos administrativos de apertura del
proceso de selección de contratistas en los que se evidencie la provisión de
bienes o servicios que superen el 31 de diciembre de la respectiva vigencia fiscal,
deberá contarse con dicha autorización.
Parágrafo. La disponibilidad presupuestal sobre la cual se amparen procesos de
selección de contratistas podrá ajustarse, previo a la adjudicación y/o celebración
del respectivo contrato. Para tal efecto, los órganos que hacen parte del
Presupuesto General de la Nación podrán solicitar, previo a la adjudicación o
celebración del respectivo contrato, la modificación de la disponibilidad
presupuestal, esto es, la sustitución del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal por la autorización de vigencias futuras.
Artículo 4°. Modifícase el artículo 14 del Decreto 2844 de 2010, el cual quedará
así:
"Artículo 14. Control posterior a la viabilidad de los proyectos de inversión. Una
vez emitido el concepto de viabilidad, la entidad remitirá el proyecto de inversión
al Departamento Nacional de Planeación con el fin de que se realice el control
posterior de viabilidad del proyecto y se proceda al registro del mismo. Para este
fin las Direcciones Técnicas del Departamento Nacional de Planeación a quienes
corresponda el sector serán responsables de:
a) Verificar la consistencia del proceso desarrollado por las instancias que
formularon y viabilizaron el proyecto de inversión;
b) Verificar que el proyecto cumpla con los requerimientos técnicos y
metodológicos señalados por el Departamento Nacional de Planeación;
c) Analizar la relación del proyecto con los lineamientos de política pública
definidos en el Plan Nacional de Desarrollo, las orientaciones del Consejo
Nacional de Política Económica y Social – Conpes, la relación del mismo frente a
la legislación vigente para el sector o las decisiones judiciales ejecutoriadas;
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d) Evaluar la calidad de la información consignada del proyecto, de forma que
permita adelantar la regionalización de la inversión y permita realizar el
seguimiento a la inversión propuesta de acuerdo con la dinámica propia del
proyecto.
Realizado el análisis de los aspectos señalados para el proyecto de inversión y
cumplidas las exigencias, el Departamento Nacional de Planeación procederá a
emitir control posterior favorable. Cumplida esta condición se procederá al
registro del proyecto de inversión en el Banco Nacional de Programas y
Proyectos.
En caso contrario, las Direcciones Técnicas del Departamento Nacional de
Planeación podrán emitir conceptos favorables de control posterior de viabilidad
con condicionamientos, registrándolo en el Banco Nacional de Programas y
Proyectos con la leyenda "Previo concepto DNP". De igual forma, podrá
abstenerse de emitir concepto de control posterior de viabilidad, remitiéndolo a
revisión y ajuste, indicando a la instancia correspondiente aquellos aspectos cuyo
ajuste se requiera.
No se podrá ejecutar proyecto de inversión alguno que cuente con la leyenda
"Previo concepto DNP" hasta tanto el levantamiento de esta se realice en el
sistema por la Dirección Técnica encargada del control posterior de viabilidad,
previo cumplimiento de los criterios de condicionamiento señalados al momento
de emitir su concepto.
Parágrafo. En el marco del proceso de programación y ejecución presupuestal,
la Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas del Departamento Nacional de
Planeación podrá imponer la leyenda "Previo concepto DNP" a aquellos
proyectos de inversión que, entre otras razones, tenga pendiente de
perfeccionamiento su fuente de financiamiento".
Artículo 5°. Registro de Compromisos. El registro de los compromisos con
cargo al Presupuesto General de la Nación correspondiente a las cuentas de
Gastos de Personal y Gastos Generales en el Sistema Integrado de Información
Financiera SIIF Nación, deberá hacerse de conformidad con el detalle
establecido en el plan de cuentas expedido por la Dirección General del
Presupuesto Público Nacional.
Artículo 6°. Reservas presupuestales y cuentas por pagar. A través del
Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación se definirán, cada
vigencia y con corte a 31 de diciembre de la vigencia fiscal anterior, las reservas
presupuestales y cuentas por pagar de cada una de las secciones del
Presupuesto General de la Nación.
Las reservas presupuestales corresponderán a la diferencia entre los
compromisos y las obligaciones, y las cuentas por pagar a la diferencia entre las
obligaciones y los pagos.
Artículo 7°. Constitución de reservas presupuestales y cuentas por pagar. A más
tardar el 20 de enero de cada año, los órganos que conforman el Presupuesto
General de la Nación constituirán las reservas presupuestales y cuentas por
pagar de la respectiva sección presupuestal correspondientes a la vigencia fiscal
anterior, de conformidad con los saldos registrados a 31 de diciembre a través
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del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación. En dicho plazo,
podrán efectuar los ajustes a que haya lugar para la constitución de las
reservas presupuestales y de las cuentas por pagar, sin que en ningún caso
se puedan registrar nuevos compromisos.
Cumplido el plazo para adelantar los ajustes a que hace mención el inciso
primero del presente artículo y constituidas en forma definitiva las reservas
presupuestales y cuentas por pagar a través del Sistema Integrado de
Información Financiera SIIF Nación, los dineros sobrantes de la Nación serán
reintegrados por el ordenador del gasto y el funcionario de manejo del respectivo
órgano a la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio
de Hacienda y Crédito Público, dentro de los primeros quince (15) días del mes
de febrero del respectivo año.
Las cuentas por pagar y las reservas presupuestales que no se hayan
ejecutado a 31 de diciembre de la vigencia en la cual se constituyeron,
expiran sin excepción. En consecuencia, los respectivos recursos de la Nación
deben reintegrarse por el ordenador del gasto y el funcionario de manejo del
respectivo órgano a la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional
del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, dentro de los primeros diez (10)
días del mes siguiente a la expiración de estas.
Artículo 8°. Autorizaciones de Vigencias futuras ordinarias en ejecución de
contratos. De conformidad con el artículo 10 de la Ley 819 de 2003, el Confis o
su delegado podrá autorizar la asunción de obligaciones que afecten
presupuestos de vigencias futuras con el fin de adicionar los contratos que se
encuentren en ejecución, sin que se requiera expedir un nuevo certificado de
disponibilidad presupuestal.
Cuando los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación
requieran ampliar el plazo de los contratos en ejecución, sin aumentar el monto
del mismo y ello implique afectación de presupuestos de posteriores vigencias
fiscales, podrán solicitar la sustitución de la apropiación presupuestal que
respalda el compromiso, por la autorización de vigencias futuras, en este caso las
apropiaciones sustituidas quedarán libres y disponibles.
La autorización para comprometer vigencias futuras procederá siempre y cuando
se reúnan las condiciones para su otorgamiento”.
Así las cosas, se puede afirmar con base en los conceptos, jurisprudencia y
normatividad que se relacionó anteriormente que el principio de anualidad,
demanda la aplicación rigurosa y estricta de sus mandatos, en cuanto señala que el
año fiscal comienza el 1º de enero y termina el 31 de diciembre de cada año, frente
a lo cual, después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo
a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de
apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción.
Por otra parte, se advierte que nuestro ordenamiento establece la distinción entre los
conceptos de vigencias futuras ordinarias y las excepcionales. En efecto el
artículo 12 de la Ley 819, dice acerca de las ordinarias que están permitidas para
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las entidades territoriales siempre y cuando estén autorizadas por la respectiva
corporación departamentalo municipal, condicionado a que su ejecución se inicie
con presupuesto de la vigencia en curso y el objeto del compromiso se lleve a cabo
en cada una de ellas; mientras que las futuras como lo señala la Ley 1483 de
2011 se configuran cuando quiera que la entidad pretende contraer obligaciones que
afecten el presupuesto de vigencias futuras sin apropiación en el presupuesto del
año en que se concede la autorización en casos excepcionales con el lleno de los
siguientes requisitos:
“a) Las vigencias futuras excepcionales solo podrán ser autorizadas para
proyectos de infraestructura, energía, comunicaciones, y en gasto público
social en los sectores de educación, salud, agua potable y saneamiento básico,
que se encuentren debidamente inscritos y viabilizados en los respectivos
bancos de proyectos.
b) El monto máximo de vigencias futuras, plazo y las condiciones de las
mismas deben consultar las metas plurianuales del Marco Fiscal de Mediano
Plazo de que trata el artículo 5o de la Ley 819 de 2003.
c) Se cuente con aprobación previa del Confis territorial o el órgano que haga
sus veces.
d) Cuando se trate de proyectos que conlleven inversión nacional deberá
obtenerse el concepto previo y favorable del Departamento Nacional de
Planeación.
La corporación de elección popular se abstendrá de otorgar la autorización, si
los proyectos objeto de la vigencia futura no están consignados en el Plan de
Inversiones del Plan de Desarrollo respectivo y si sumados todos los
compromisos que se pretendan adquirir por esta modalidad y sus costos
futuros de mantenimiento y/o administración, excede la capacidad de
endeudamiento de la entidad territorial, de forma que se garantice la sujeción
territorial a la disciplina fiscal, en los términos del Capítulo II de la Ley819 de
2003.
Los montos por vigencia que se comprometan por parte de las entidades
territoriales como vigencias futuras ordinarias y excepcionales, se descontarán
de los ingresos que sirven de base para el cálculo de la capacidad de
endeudamiento, teniendo en cuenta la inflexibilidad que se genera en la
aprobación de los presupuestos de las vigencias afectadas con los gastos
aprobados de manera anticipada.
La autorización por parte de la asamblea o concejo respectivo, para
comprometer presupuesto con cargo a vigencias futuras no podrá superar el
respectivo período de gobierno. Se exceptúan los proyectos de gastos de
inversión en aquellos casos en que el Consejo de Gobierno, con fundamento
en estudios de reconocido valor técnico que contemplen la definición de obras
prioritarias e ingeniería de detalle, de acuerdo a la reglamentación del Gobierno
Nacional, previamente los declare de importancia estratégica.
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PARÁGRAFO 1o. En las entidades territoriales, queda prohibida la aprobación
de cualquier vigencia futura, en el último año de gobierno del respectivo
gobernador o alcalde; excepto para aquellos proyectos de cofinanciación con
participación total o mayoritaria de la Nación y la última doceava del Sistema
General de Participaciones”.
De igual modo,es preciso señalar que la cuenta por pagar, es un procedimiento
mediante el cual debe constituir cuando el bien o servicio se ha recibido a
satisfacción antes del 31 de diciembre pero no se le ha pagado al contratista o
cuando en desarrollo de un contrato se han pactado anticipos y estos no han sido
cancelados.
Mientras queuna reserva presupuestal se genera cuando el compromiso es
legalmente constituido pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que
termina y será pagada con cargo a la reserva que se constituye, sin perder de vista
que el Artículo 7 del Decreto No 4836 de 2011 señala que dichas reservas expiran
sin excepción cuando quiera que no se hayan ejecutado a 31 de diciembre de la
vigencia en la cual se constituyeron, en efecto la citada norma consagra que:
Sobre el tema, y siguiendo los criterios del Artículo 7 del Decreto No 4836 de 2011 se
destaca:
1. Que más tardar el 20 de enero de cada año, los órganos que conforman el
Presupuesto General de la Nación constituirán las reservas presupuestales y
cuentas por pagar de la respectiva sección presupuestal correspondientes a la
vigencia fiscal anterior, de conformidad con los saldos registrados a 31 de diciembre
a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación
2. Que en dicho plazo, los órganos que conforman el Presupuesto General de la
Nación, podrán efectuar los ajustes a que haya lugar para la constitución de las
reservas presupuestales y de las cuentas por pagar, sin que en ningún caso se
puedan registrar nuevos compromisos, conforme lo señala la norma en comento, tras
enfatizar que:
“En dicho plazo, podrán efectuar los ajustes a que haya lugar para la
constitución de las reservas presupuestales y de las cuentas por
pagar, sin que en ningún caso se puedan registrar nuevos
compromisos”Destacado fuera de texto
3. Que las cuentas por pagar y las reservas presupuestales que no se hayan
ejecutado a 31 de diciembre de la vigencia en la cual se constituyeron, expiran sin
excepción. En consecuencia, los respectivos recursos de la Nación deben
reintegrarse por el ordenador del gasto y el funcionario de manejo del respectivo
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órgano a la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público, dentro de los primeros diez (10) días del mes siguiente a
la expiración de estas.
Este criterio se identifica con el pensamiento de la Corte Constitucional, cuya
Corporación mediante sentencia C 502 de 1993, precisó:
“- Reservas de apropiación y reservas de caja.
Las reservas de apropiación corresponden a compromisos y
obligaciones contraídos antes del 31 de diciembre con cargo
a apropiaciones de la vigencia, por los organismos y
entidades que forman parte del Presupuesto General de la
Nación, y cuyo pago está pendiente a esa fecha.
Las reservas de caja corresponden exclusivamente a las
obligaciones de los distintos organismos y entidades que
forman parte del Presupuesto Genera/de la Nación, exigibles
a 31 de diciembre, y suponen dos requisitos: que la causa del
gasto se haya realizado, es decir, que el servicio se haya
prestado, que el bien o la obra se haya recibido, etc.; y que la
obligación respectiva esté incluida en el Acuerdo Mensual de
Gastos. En síntesis: la reserva de caja corresponde a una
cuenta por pagar.
Las semejanzas entre la reserva de apropiación y la reserva
de caja son estas: a) Ambas corresponden a gastos que deben
ejecutarse con cargo a un presupuesto cuya vigencia expiró
el 31 de diciembre anterior; b) Las dos tienen vigencia de un
(1) año, (..).
El Ministerio de Hacienda y Crédito Público, mediante circular externa No 43 de
2008, precisó que las reservas presupuestales tienen aplicación restringida y en
modo alguno constituye un mecanismo ordinario de ejecución presupuestal, en
efecto sostuvo;
(…)aunque las reservas presupuestales existen, tanto para la Nación
corno para las entidades territoriales, su uso se encuentra restringido, y
en manera alguna constituye un mecanismo ordinario de ejecución
presupuestal.
La tesis del Ministerio de Hacienda y Crédito Público también fue acogida por la
Contraloría General de la República, en los siguientes términos:
“Las reservas son el resultado de hechos contractuales imprevistos, como la
suspensión de los contratos u otras situaciones jurídicas, y, en todo caso, no
constituyen forma ordinaria de adquirir compromisos”.
Es decir que las entidades estatales so pretexto de utilizar el mecanismo de las
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reservas presupuestales no pueden desconocer los procedimientos de contratación
regulados por los respectivos manuales de contratación, o las reglas que establece la
Ley 80 de 1993.
II. Interventoría, supervisor del contrato y Contrato de interventoría.
1. Definición de interventoría o supervisor
La Interventoría es aquella labor o conjunta de acciones que encarga una entidad pública
contratante a una persona natural o jurídica para que vigile , dirija o controle
permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado, desde el punto de vista
técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico desde el perfeccionamiento del
contrato hasta la liquidación definitiva del mismo. Esta misma tarea puede ser encargada
a un funcionario por parte la entidad pública contratante bajo los principios de
delegación o desconcentración de funciones a quien entonces se le denominará
supervisor, el cual debe ser una persona idónea, que reuna los suficientes
conocimientos, experiencia y tenga dominio del tema objeto del contrato principal
Según lo ha establecido la doctrina y la jurisprudencia y las disposiciones legales que
regulan está materia, se tiene establecido que el interventor o supervisor del contrato
debe cumplir entre otras las siguientes funciones:
Vigilar que las partes cumplan las obligaciones acordadas en el contrato. Amén de Suscribir o
firmar las diferentes actas que sean consecuencia de la ejecución o liquidación del mismo, así
como elaborar la ficha técnica, enterara la entidad acercade la ejecución del contrato, de igual
modo establecer o descartar la necesidad de ejecutar obras adicionales o celebrar contratos
adicionales para facilitar la ejecución del contrato ysometer dicha aprobación a la voluntad del
contratante, verificar la calidad de las obras, aceptar o rechazar los trabajos de construcción, la
calidad y cantidad de equipos, elementos, materiales, herramientas y calificación de la mano de
obra a ser incorporada en las obras y vigilar su oportuno suministro y manejo, para lo cual debe
realizar la inspección de las obras y velar porque las mismas se desarrollen de acuerdo con los
planos, las especificaciones, los plazos y de acuerdo con todos los requisitos de salud
ocupacional y prevención de accidentes establecidos en los documentos del contrato, sin
perjuicio de constatar la medición y cómputo de las cantidades de obra ejecutadas, sus valores y
reajustes de precios para efectos de la aprobación de las actas de pago. Adicionalmente debe
asegurar por todos los medios que el contratista haya cumplido con el pago de los salarios y
prestaciones sociales de sus trabajadores.
El interventor o supervisor del contrato debe conservar los siguientes documentos
vinculados con el contrato y liquidación, conforme lo enseña y lo ha divulgado la
doctrina a través de los diferentes medios electrónicos y obras especializadas en el
tema:
Copia del contrato.Pliegos de condiciones o términos de referencia.Memorias de
cálculo.Memorandos de campo con observaciones al contratista.Correspondencia
cruzada.Bitácora de Interventoría.Notificaciones.Aprobación de materiales.
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Especificaciones de herramienta, maquinaria y equipo adecuado, según el objeto del
contrato y los términos de referencia.Actas de liquidación de los contratos.Actas de
inicio.Actas de pago.Reclamaciones formales del contratista.Certificados de
disponibilidad y registro presupuestal, solicitud de ampliación de términos por parte
del contratista, actas de acuerdo y los informes de programación y seguimiento.
2. Definición de Contrato de Interventoría.
Es un negocio jurídico que celebra una entidad pública con otra entidad estatal o con
un particular, para que éste se encargue de vigilar la correcta ejecución del contrato
desde el punto de vista desde el punto de vista técnico, administrativo, financiero,
contable y jurídico a partir del perfeccionamiento del mismo y hasta la liquidación
definitiva de éste y que la Administración hubiese suscrito con un tercero.
Los contratos de interventoría, de acuerdo con los artículos 32 de la ley 80 de 1993 y
5, 82 a 85 de la Ley 1474 de 2011 tienen las siguientes características, entre otras:
A. podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto
de vigilancia, por lo cual el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del
objeto de interventoría, sin que le sea aplicable lo dispuesto en el parágrafo del
Artículo 40 de la Ley 80 de 1993, es decir que se podrá adicionar por un monto
superior al 50% de su valor inicial, siempre y cuando se hubiese adicionado el
contrato principal.
B. Permiten contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de
servicios que sean requeridos para desarrollar las funciones de supervisor de los
contratos.
C El contrato de interventoría solo podrá ser supervisado directamente por la entidad
estatal.
D. El contratista que en calidad de interventor que no cumpla cabalmente con sus
funciones podrá ser objeto de declaratoria de incumplimiento del contrato por de
la entidad contratante, sin perjuicio de que quede inhabilitado por un término de 5
años.
E. La entidad estatal está obligada a celebrar un contrato de interventoría con un
tercero para vigilar la ejecución de un contrato de obra pública, cuando quiera que
éste sea consecuencia de una licitación pública. En los demás contratos podrá
nombrar a un funcionario de la misma entidad, el cual hará las veces de
supervisor del respectivo contrato.
F. Los interventores están llamados a responder civil, fiscal, penal y
disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de sus obligaciones derivadas del
contrato de interventoría, así como por los hechos u omisiones que le sean
imputables y causen daño o perjuicio derivados de la celebración o ejecución de los
contratos que fueron objeto de vigilancia o control.
G. No podrán celebrar contratos de interventoría con una misma entidad estatal, el
contratista que con dicha entidad hubiese celebrado contratos de obra pública, de
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concesión, suministro de medicamentos y alimentos o su cónyuge, compañero
permanente, pariente hasta el segundo grado de consanguinidad. Segundo de
afinidad , y, o primero civil o sus socios en sociedades distintas de las anónimas
abiertas, con las entidades enunciadas en el artículo 2º de la ley 80 de 1993,
mientras se ejecutan dichos contratos y hasta la liquidación de los mismos
A título de ilustración y en relación con esta materia, es preciso abordar lo que ha
dicho el Consejo de Estado, Sección Tercera, mediante providencia de 30 de abril de
2006, expediente No 30.832, relación con los elementos que distinguen el contrato
de prestación de servicios con el de consultoría e interventoría, sobre el particular
sostuvo:
“Para resolver el recurso es necesario ubicar, conceptualmente, el problema, lo que
demanda distinguir, adecuadamente, los contratos de consultoría y de prestación de
servicios, pues este aspecto tendrá incidencia en su comprensión y posterior definición.
La ley 80 de 1993, a diferencia del decreto 222 de 1983, no reguló los tipos de contratos
estatales, pues se limitó a definir algunos de ellos, entre los cuales se encuentran los de
consultoría y de prestación de servicios, indicando, en todo caso, que la relación de
contratos prevista en el art. 32 es apenas enunciativa, pues también son contratos
estatales los previstos en el código civil y en el de comercio, entre otras normas. En este
sentido dispuso el artículo 32 que:
ARTÍCULO 32. DE LOS CONTRATOS ESTATALES. Son contratos estatales
todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las
entidades a que se refiere el presente estatuto, previstos en el derecho privado
o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la
voluntad, así como los que, a título enunciativo, se definen a continuación: (...)
2o. Contrato de Consultoría.
Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos
a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios
de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos
específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y
supervisión.
Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría,
asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la
ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es
obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y
ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato.
3o. Contrato de Prestación de Servicios.
Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades
estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o
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funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con
personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con
personal de planta o requieran conocimientos especializados.
En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones
sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable.
En principio se puede establecer una diferencia sustancial entre estos dos tipos de
contratos, pues, el de consultoría consiste, básicamente, en la realización de estudios,
diseños y en la asesoría técnica al control y supervisión de proyectos, así como en la
interventoría y en la gerencia y dirección de obras o proyectos, lo cual encierra una
variedad muy amplia de actividades, todas ellas regidas por un común denominador de
índole técnico y cargadas de un matiz especializado en la ejecución de este tipo de
contratos.
De este modo, el contrato de consultoría se caracteriza porque sus obligaciones tienen un
carácter marcadamente intelectual, como condición para el desarrollo de las actividades
que le son propias, aunque también se asocia con la aplicación de esos conocimientos a
la ejecución de proyectos u obras.
De otro lado, el contrato de prestación de servicios tiene un contenido más amplio,
porque la ley 80 establece, en forma general, que su objeto consiste en el desarrollo de
“... actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad”,
contexto en el cual se pueden incluir actividades técnicas y no técnicas, profesionales o
no, pues lo que determina esta clase de contratos es que las obligaciones se relacionen
con la administración y/o el funcionamiento de la entidad.
Adicionalmente, es requisito legal para celebrar estos contratos, con personas naturales,
que la entidad pública no cuente con personal de planta para ejecutar las tareas o que se
requieran conocimientos especializados.
En este mismo sentido ha dicho la Corte Constitucional -sentencia C-154 de 1997-:
3. Características del contrato de prestación de servicios y sus
diferencias con el contrato de trabajo.
El contrato de prestación de servicios a que se refiere la norma demandada, se
celebra por el Estado en aquellos eventos en que la función de la
administración no puede ser suministrada por personas vinculadas con la
entidad oficial contratante o cuando requiere de conocimientos especializados,
para lo cual se establecen las siguientes características:
a. La prestación de servicios versa sobre una obligación de hacer para la
ejecución de labores en razón de la experiencia, capacitación y formación
profesional de una persona en determinada materia, con la cual se acuerdan
las respectivas labores profesionales.
El objeto contractual lo conforma la realización temporal de actividades
inherentes al funcionamiento de la entidad respectiva, es decir, relacionadas
con el objeto y finalidad para la cual fue creada y organizada. Podrá, por esta
razón, el contrato de prestación de servicios tener también por objeto funciones
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administrativas en los términos que se establezcan por la ley, de acuerdo con el
mandato constitucional contenido en el inciso segundo del artículo 210 de la
Constitución Política, según el cual "...Los particulares pueden cumplir
funciones administrativas en las condiciones que señale la ley.".
b. La autonomía e independencia del contratista desde el punto de vista
técnico y científico, constituye el elemento esencial de este contrato. Esto
significa que el contratista dispone de un amplio margen de discrecionalidad en
cuanto concierne a la ejecución del objeto contractual dentro del plazo fijado y a
la realización de la labor, según las estipulaciones acordadas.
Es evidente que por regla general la función pública se presta por parte del
personal perteneciente a la entidad oficial correspondiente y sólo,
excepcionalmente, en los casos previstos, cuando las actividades de la
administración no puedan realizarse con personal de planta o requieran de
conocimientos especializados, aquellas podrán ser ejercidas a través de la
modalidad del contrato de prestación de servicios.
c. La vigencia del contrato es temporal y, por lo tanto, su duración debe ser
por tiempo limitado y el indispensable para ejecutar el objeto contractual
convenido. En el caso de que las actividades con ellos atendidas demanden
una permanencia mayor e indefinida, excediendo su carácter excepcional y
temporal para convertirse en ordinario y permanente, será necesario que la
respectiva entidad adopte las medidas y provisiones pertinentes a fin de que se
dé cabal cumplimiento a lo previsto en el artículo 122 de la Carta Política, según
el cual se requiere que el empleo público quede contemplado en la respectiva
planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente.
Por último,teniendo en cuenta el grado de autonomía e independencia del
contrato de prestación de servicios de que trata el precepto acusado y la
naturaleza de las funciones desarrolladas, no es posible admitir confusión
alguna con otras formas contractuales y mucho menos con los elementos
configurativos de la relación laboral, razón por la cual no es procedente en
aquellos eventos el reconocimiento de los derechos derivados de la
subordinación y del contrato de trabajo en general, pues es claro que si se
acredita la existencia de las características esenciales de éste quedará
desvirtuada la presunción establecida en el precepto acusado y surgirá
entonces el derecho al pago de las prestaciones sociales en favor del
contratista, en aplicación del principio de la primacía de la realidad sobre las
formas en las relaciones de trabajo.
... En cambio, en el contrato de prestación de servicios, la actividad
independiente desarrollada, puede provenir de una persona jurídica con la que
no existe el elemento de la subordinación laboral o dependencia consistente en
la potestad de impartir órdenes en la ejecución de la labor contratada.
... en el plano legal debe entenderse que quien celebra un contrato de esta
naturaleza, como el previsto en la norma acusada, no puede tener frente a la
administración sino la calidad de contratista independiente sin derecho a
prestaciones sociales; a contrario sensu, en caso de que se acredite la
existencia de un trabajo subordinado o dependiente consistente en la actitud
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por parte de la administración contratante de impartir órdenes a quien presta el
servicio con respecto a la ejecución de la labor contratada, así como la fijación
de horario de trabajo para la prestación del servicio, se tipifica el contrato de
trabajo con derecho al pago de prestaciones sociales, así se le haya dado la
denominación de un contrato de prestación de servicios independiente.
Así las cosas, la entidad no está facultada para exigir subordinación o dependencia al
contratista ni algo distinto del cumplimiento de los términos del contrato, ni pretender el
pago de un salario como contraprestación de los servicios derivados del contrato de
trabajo, sino, más bien, de honorarios profesionales a causa de la actividad del mandato
respectivo.
Puede deducirse de todo esto que el criterio de distinción entre un contrato de
consultoría y uno de prestación de servicios, cuando se presentan conflictos sobre el tipo
de los mismos, parte de un criterio residual, que se formula de la siguiente manera:
Todos los contratos que se encuadren en la descripción legal sobre lo que es una
consultoría corresponderá a dicho tipo legal; los demás serán contratos de prestación de
servicios.
La razón de ese criterio reside en la especialidad de la definición, ya que la noción de
contrato de consultoría es de menor alcance y más concreta que la de prestación de
servicios.
En este sentido, la distinción entre ambos contratos resulta ser relativamente fácil de
establecer, tratándose de la comparación de los típicos contratos de consultoría en
relación con los característicos contratos de prestación de servicios, como ocurre, por
ejemplo, con la interventoría de una obra y con la contratación de una secretaria para
realizar trabajos ocasionales en una oficina pública.
Además, la distinción entre estos dos contratos también se expresa en otros aspectos,
como por ejemplo: i) en los contratos de consultoría no se pueden pactar cláusulas
exorbitantes, porque la ley no lo autoriza; mientras que en los contratos de prestación de
servicios es posible que las partes las pacten -art. 14, num. 2, inc. 2-, ii) para celebrar un
contrato de consultoría, que sea producto de un concurso público, es necesario que los
oferentes estén inscritos en el RUP -art. 22, inc. 1-, mientras que los contratos de
prestación de servicios no lo requieren -art. 22, inc. 6-, iii) los contratistas de prestación
de servicios requieren estar afiliados al régimen de seguridad social en salud y de
pensiones, mientras que los de consultoría no lo requieren -art. 50, ley 789 de 2003-, iv)
el contrato de consultoría exige, cuando el valor supera la menor cuantía, que sea
celebrado por el proceso de concurso público, mientras que el de prestación de servicios
se puede celebrar en forma directa, en las condiciones previstas en el art. 24.1, lit. d),
entre otras diferencias, como las de tipo fiscal, contenidas en el Estatuto Tributario.
En algunos contratos, sin embargo, su distinción presentaría mayores dificultades y su
naturaleza resultará discutible, pues algunas de las obligaciones pactadas pueden ser de
aquellas propias del funcionamiento de una entidad del Estado, no obstante que, al
mismo tiempo, pudieran enmarcarse como propias de un contrato de consultoría. Tal es
el caso de un contrato celebrado por una entidad estatal con un ingeniero civil, cuyo
objeto consista en la elaboración de un estudio o de unos planos, lo cual usualmente
puede ser realizado con los ingenieros de planta. Supuestos como éste exigen un análisis
más detenido del tema, a fin de determinar la tipicidad del contrato.
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No desconoce la Sala que, en estos casos, se genera un problema con las definiciones
legales, pues un contrato, con obligaciones como las indicadas, podría pertenecer a
cualquiera de las categorías, o a ambas. No obstante, se reitera, el primer criterio para
determinar la naturaleza debe ser el de la adecuación precisa a la definición propia del
contrato de consultoría, por constituir ésta una figura contractual especial, con una
noción menos amplia de modo que, solo en caso de no enmarcarse el contrato de manera
precisa en ella, se deberá analizar si encuadra en la noción de contrato de prestación de
servicios.
Esta problemática se presenta en el caso concreto, pues, el contrato objeto de la
controversia fue calificado por el municipio de Gama como de consultoría y, el objeto
del mismo, según la Cl. 1, consistía en “... prestar los servicios profesionales para:
Asesorar y coordinar todas las acciones de carácter administrativo que el MUNICIPIO
desarrolle dentro de los procesos de jurisdicción coactiva, contra las entidades
generadoras de energía eléctrica, para la consecución del pago del impuesto de industria
y comercio y avisos y tableros, con que estas empresas estén gravadas dentro de la
jurisdicción municipal...”.
Para la Sala este negocio constituye un típico contrato de prestación de servicios -como
lo dice la propia Cl. 1 citada-, porque las actividades que se comprometió a realizar el
actor no consistieron en la elaboración de estudios que se refieran a obras, programas o
proyectos, ni tampoco a diseños o supervisión de los mismos, sino que se trata de una
asesoría profesional para obtener el pago de deudas en favor de la entidad, lo que
constituye la realización de una actividad que, por su naturaleza, usualmente se ejecuta
con el personal de planta y con ocasión de la administración y funcionamiento de la
misma.
De otra parte, y como simple guía de lo que podría constituir el manual del interventor
o supervisor del contrato, resulta pertinente tomar en cuenta la Resolución No 668 de
27 de abril de 2007, expedida por la Dirección General del Sena, la cual contiene los
siguientes elementos:
Artículo 1º. Definiciones. Para efectos de la aplicación de la presente
resolución, en la actividad contractual o convencional del (…), se entiende
incorporado el siguiente glosario.
Acta de iniciación: Documento en el cual consta el inicio de la ejecución del
objeto del contrato o convenio, previo cumplimiento de los requisitos de
legalización que permiten la iniciación formal de actividades, suscrito entre el
contratista o conviniente y el interventor o supervisor.
Acta de suspensión: Es el documento expedido por quienes suscribieron el
convenio o contrato, mediante el cual se acuerda la interrupción temporal del
mismo, cuando se presenta una circunstancia especial que lo amerite, previo
visto bueno de la interventoría o del supervisor según el caso. En la misma
deberá incluirse las razones que sustentan la suspensión del contrato o
convenio así como la fecha exacta de la reiniciación del mismo.
Acta de liquidación: Es el documento suscrito por el (…) y el contratista o
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conviniente, con el visto bueno del supervisor o interventor, en el que se
refleja el balance de ejecución del contrato, constan los acuerdos y demás
transacciones necesarias para que las partes puedan declararse a paz y
salvo.
Contrapartida: Recursos en dinero y/o especie que el conviniente aporta para
el desarrollo de un proyecto enmarcado en un convenio.
Contratista: Persona natural o jurídica con quien se celebra el respectivo
contrato.
Conviniente: Persona de derecho privado o público con quien se celebra el
convenio.
Interventor: Es la persona natural o jurídica que representa (…) en el contrato
o convenio para ejercer la inspección y vigilancia de la correcta ejecución del
objeto contractual o convenio.
La entidad puede contratar los servicios de una persona natural o jurídica para
realizar la interventoría del contrato o convenio, bien por que la ley lo exija,
como en el caso de los contratos de obra que hayan sido celebrados como
resultado de un proceso licitatorio (Ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 1), o
bien por decisión de la entidad luego que certifique la inexistencia de personal
de planta para desarrollar las actividades que se pretenden contratar.
(...)
Modificación del contrato o convenio: Es el acuerdo que suscriben las partes,
previo concepto del interventor o del supervisor, si fuere necesario realizar
cambios o variaciones en el contrato o convenio.
Perfeccionamiento: Los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre
acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y este se eleve a escrito.
Plazo de ejecución: Es el período o término que se fija para el cumplimiento
de las obligaciones de las partes derivadas del contrato o convenio.
Plazo de vigencia del convenio o contrato: Es el período comprendido entre el
perfeccionamiento hasta la liquidación del convenio o contrato.
Supervisor: Es el funcionario que representa (…) en el contrato o convenio,
encargado de ejercer la vigilancia de la correcta ejecución del contrato o
convenio.
Artículo 2°. Objeto de la interventoría y/o de la supervisión. Controlar y vigilar
las acciones del contratista o conviniente para hacer cumplir las
especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales, financieras
y presupuestales establecidas en los contratos, en los convenios y sus
respectivos planes operativos.
Artículo 3°. Objetivos de la interventoría y de la supervisión. Son objetivos
generales de la interventoría y de la supervisión de los contratos o convenios:
1. Acompañar a las partes para llegar a las soluciones pertinentes que
aseguren la finalización de un contrato y/o convenio con éxito, facilitando la
interacción entre las mismas.
2. Asegurar el cumplimiento de las obligaciones pactadas logrando que se
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desarrolle el objeto del contrato o convenio, dentro de los presupuestos de
tiempo e inversión previstos originalmente, para proteger efectivamente los
intereses del Sena.
3. Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente.
4. Mantener informado al respectivo Director de área, Jefe de Oficina o
superior inmediato en forma continua, oportuna y periódica, sobre el avance,
presentado en el desarrollo del contrato o convenio.
5. Facilitar una óptima interacción entre las partes.
6. Vigilar que las asignaciones presupuestales definidas dentro de los
contratos y convenios se cumplan tal como fueron acordadas.
Artículo 4°. Funciones de los interventores y de los supervisores. En general,
son funciones de los interventores y/o supervisores las siguientes:
1. Verificar que el contratista o conviniente haya cumplido en su totalidad con
los requisitos de perfeccionamiento y legalización, antes de la iniciación del
contrato o convenio.
El interventor o supervisor no podrá autorizar el inicio a la ejecución del
contrato y/o convenio sin haberse aprobado la garantía única y sin que haya
constancia del pago por concepto de publicación del contrato o convenio y el
pago del impuesto de timbre cuando a ello hubiere lugar. Los ordenadores del
gasto, es decir los funcionarios delegados para la celebración de contratos o
convenios deben hacer entrega al supervisor o interventor en el momento de
su designación o contratación, de copia del contrato o convenio, de la
propuesta, términos de referencia, de la póliza, de la constancia de
aprobación de la garantía única y del recibo de consignación de los derechos
de publicación y pago del impuesto de timbre.
2. Suscribir como mínimo las actas a que haya lugar con ocasión a la
ejecución del contrato y/o convenio; salvo estipulación contractual o
convencional diferente, deberán suscribirse:
a) Acta de iniciación cuando se estipule expresamente en el contrato y/o
convenio;
b) Actas o informes de avance parcial a efectos de controlar el desarrollo del
objeto;
c) Acta o informe definitivo de recibo a satisfacción. Dicho documento deberá
contener la constancia del recibo definitivo de los proyectos, bienes, trabajos o
servicios a satisfacción, la cual generalmente es requisito para el último pago
y para la liquidación del contrato o convenio; se suscribe a efectos de hacer
constar el estado en que se reciben los proyectos, obras, bienes o servicios,
con las observaciones, las modificaciones o los pendientes.
3. Conformar un expediente en forma cronológica, debidamente foliado de
toda la documentación que se produzca en desarrollo de la ejecución del
contrato o convenio, así como de la correspondencia realizada por el
contratista o conviniente, copia de las respuestas dadas, copia de los oficios
producidos por la Oficina de Control Interno con ocasión del contrato o
convenio, al igual que las actuaciones que con respecto al mismo haya
adelantado o haya requerido cualquier órgano de control.
4. Llevar el control del archivo en forma permanente, sobre el desarrollo del
contrato o convenio, con la finalidad de lograr una adecuada y oportuna toma
de decisiones en el proceso de ejecución del objeto.
5. Vigilar el cumplimiento de los plazos, la vigencia del contrato y/o convenio y
de los riesgos amparados de la garantía única. Debe tenerse en cuenta que
los términos que se determinan en cada caso son perentorios, a efectos de
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lograr en cada caso el cometido que los señala.
6. Controlar los amparos de la garantía única (manejo del anticipo,
cumplimiento del contrato o convenio, calidad de los bienes y/o servicios,
responsabilidad civil extracontractual, prestaciones sociales, etc.) y la vigencia
(término de duración) de cada uno de ellos, ante un posible incumplimiento
por parte del contratista o conviniente de conformidad con lo pactado en el
contrato y/o convenio.
7. Exigir al contratista o conviniente la presentación de los certificados de
modificación a la póliza matriz cuando se suscriban prórrogas, adiciones o
suspensiones, para su correspondiente aprobación por el servidor público
competente.
8. Controlar que el contratista o conviniente cancele cumplidamente las
obligaciones laborales y tributarias que se deriven de la ejecución del
convenio o contrato.
9. Controlar que el contratista o conviniente cumpla con las obligaciones
relacionadas con los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales,
pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando
a ello haya lugar, incluyendo el contrato de aprendizaje.
En cumplimiento al artículo 1º de la Ley 828 de 2003, el interventor o
supervisor deberá informar a la Dirección Jurídica en el nivel central, o al
ordenador del gasto en las Regionales y Centros de Formación Profesional, el
incumplimiento de esta obligación, la cual será causal para la imposición de
multas sucesivas hasta tanto se dé el cumplimiento, previa verificación de la
mora mediante liquidación efectuada por la entidad administradora.
Cuando durante la ejecución del contrato o del convenio o a la fecha de su
liquidación se observe la persistencia de este incumplimiento, por cuatro (4)
meses, la entidad estatal dará aplicación a la cláusula excepcional de
caducidad administrativa.
10. Constatar con inmediatez los proyectos, obras, servicios o bienes
realizados; si para ello necesita desplazarse, deberá solicitar oportunamente
la comisión de servicios al ordenador del gasto.
11. Vigilar que la ejecución del contrato o convenio se realice conforme a lo
estipulado en el mismo, es decir, que se efectúe de acuerdo con los
requerimientos contractuales, tales como: El objeto, las obligaciones, el plazo
de ejecución, el valor y la forma de pago, etc.
12. Verificar el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista o
conviniente, lo cual incluye la verificación del cumplimiento de las
especificaciones inherentes o propias de los proyectos, bienes, obras o
servicios contratados previstos en la oferta, catálogos, pliegos o términos de
referencia, plan operativo y obligaciones del contrato o convenio. Como
mínimo, deberá realizarse un informe de cumplimiento de las obligaciones, por
parte del interventor y/o supervisor, previo a cada pago pactado en el contrato
o convenio, especificando con claridad el desarrollo del mismo; este
documento es indispensable para que se efectúe el pago correspondiente al
contratista o conviniente.
Para cumplir la anterior función, el interventor debe tener en cuenta los
informes presentados por el contratista o conviniente, junto con el análisis
efectuado sobre los mismos, y toda la documentación de soporte del convenio
o contrato, para determinar las conclusiones a que se puede llegar, respecto
de la ejecución del objeto y demás obligaciones pactadas.
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13. Hacer seguimiento al cronograma de actividades y al plan operativo a
efectos de solicitar en su oportunidad una eventual prórroga, adición,
modificación o suspensión, la cual debe estar debidamente justificada y
suscrita por el contratista o conviniente, con el concepto técnico del interventor
o supervisor del contrato o convenio. Como resultado de lo anterior debe
producirse de común acuerdo con las partes, el nuevo cronograma de
ejecución.
El aval o concepto sobre la necesidad y viabilidad de los actos antes
mencionados debe emitirse por el interventor o supervisor con un mes de
antelación al vencimiento del plazo de ejecución.
14. Verificar, de acuerdo a la naturaleza del contrato o convenio, que se
cumplan a cabalidad las normas técnicas de acuerdo con el objeto del
contrato o convenio, entre ellas, las de protección al medio ambiente,
seguridad industrial (señalización apropiada, suministro al personal de
elementos de seguridad) y salud ocupacional, cuando a ello hubiere lugar.
15. Comprobar, de acuerdo a la naturaleza del contrato o convenio, la
existencia de los permisos, licencias y documentación exigida por las
autoridades competentes antes de iniciar las obras y durante la ejecución de
las mismas.
16. Vigilar los registros y soportes de la ejecución de la inversión de los
recursos asignados para la ejecución del objeto, es decir, analizar que se
utilice en debida forma y para los fines estipulados, el valor pactado.
17. Revisar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el contratista o
conviniente al Sena, en caso de ser necesarias. Registrar cronológicamente
los pagos y deducciones del contrato o convenio.
18. Verificar la apertura de las cuentas bancarias, el manejo de las mismas, el
pago de los rendimientos financieros a que haya lugar, mediante extractos
bancarios trimestrales, de conformidad con lo estipulado en los contratos y
convenios.
19. Vigilar que no se asuman compromisos que no tengan la respectiva
disponibilidad presupuestal, toda vez que no se puede superar el monto de los
recursos disponibles.
En caso de necesitarse mayores recursos, debe sol icitar el contratista o
conviniente la oportuna y respectiva adición con la debida motivación, la cual
debe contar con el visto bueno del interventor o supervisor del convenio o
contrato.
20. Sustentar las decisiones que se adopten por su parte, frente al desarrollo
del contrato o convenio.
21. Presentar por escrito al contratista o al conviniente las observaciones o
recomendaciones que estime oportunas y procedentes para el mejor
cumplimiento del servicio, debiendo impartir las órdenes perentorias que sean
necesarias, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones, sin que ello
implique modificación al objeto o plazo del convenio o contrato y remitir copia
de ello a la carpeta original donde reposa el contrato.
22. Estudiar y preparar la respuesta a cualquier solicitud del contratista o
conviniente, en relación con aspectos relacionados con la ejecución del
contrato o convenio, dentro de los 15 días siguientes al recibo de la
comunicación en el Sena, y remitirlas en forma inmediata al funcionario que
celebró el contrato o convenio, con el objeto de evitar que se configure el
silencio administrativo, de conformidad con el numeral 16 del artículo 25 de la
Ley 80 de 1993
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23. Avisar dentro de los dos (2) días siguientes a la ocurrencia de los hechos y
por escrito al ordenador del gasto y a la Dirección Jurídica, sobre cualquier
retraso, incumplimiento parcial o total de obligaciones o irregularidades que se
presenten durante la ejecución del contrato o convenio, para que se adopten
oportunamente las medidas pertinentes.
Para dar cumplimiento a lo anterior junto con el informe se debe allegar copia
del respectivo expediente del contrato o convenio.
La anterior función tiene vital importancia por cuanto se encuentra
estrechamente relacionada con la aplicación de las medidas como la
caducidad administrativa, la cláusula penal pecuniaria, las multas, las
cláusulas excepcionales de interpretación, modificación y terminación
unilateral, y por último la efectividad de la póliza única de garantía.
24. Prestar asesoría al contratista y al conviniente orientándolo sobre la mejor
manera de cumplir sus obligaciones, informándolo sobre los trámites,
procedimientos y reglamentos del Sena.
25. Presentar a la finalización del contrato o convenio el informe del balance
final de ejecución del convenio o contrato, a efectos de la elaboración del acta
de liquidación respectiva. En caso de convenios o contratos celebrados en la
Dirección General el expediente debe ser remitido al Grupo de Convenios de
la Dirección Administrativa y Financiera. En las Regionales y Centros de
Formación, deberá remitirse al ordenador del gasto.
En el momento de liquidar los contratos o convenios el supervisor o
interventor deberá verificar y dejar constancia del cumplimiento de las
obligaciones del contratista o conviniente frente a los aportes durante toda su
vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las
sumas que debieron haber sido cotizadas.
En el evento en que no se hubieran realizado totalmente los aportes
correspondientes, la entidad pública deberá retener las sumas adeudadas al
sistema en el momento de la liquidación y efectuará el giro directo de dichos
recursos a los correspondientes sistemas con prioridad a los regímenes de
salud y pensiones, conforme lo define el reglamento, de conformidad con lo
dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.
Artícul o 5°. Funciones especiales en materia de convenios de Ley 344 de
1996. Cuando se trate de este tipo de convenios el interventor o el supervisor,
además de las funciones especificadas en el anterior artículo, que apliquen a
la naturaleza de los convenios, deberá cumplir con las siguientes actividades:
1. Verificar en los convenios que el aporte o la contrapartida a cargo del
conviniente se cumpla en los términos acordados por las partes en el
convenio.
2. Verificar permanentemente la evolución de los negocios jurídicos derivados
del convenio marco.
3. Participar en el desarrollo de un Modelo de Medición de Impacto para los
programas y proyectos, en función del impacto tecnológico y de mercadeo de
los proyectos y programas financiados.
4. Verificar que en los Centros de Formación Profesional se haga efectiva la
transferencia de tecnología.
(…)
6. En caso de no contratar con interventoría externa, el supervisor deberá
realizar por lo menos una visita bimestral a cada Operador y Beneficiario y por
lo menos una visita trimestral a un número representativo de beneficiarios por
cada programa.
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7. Asistir a las reuniones que se programen para revisar y validar el grado de
avance de los convenios o contratos suscritos con los operadores y
beneficiarios.
8. Participar, cuando sea invitado, en los Comités Operativos de los convenios
suscritos por (…) para la ejecución de programas y proyectos financiados con
recursos de Ley 344 de 1996.
Artículo 6º. Designación. Corresponde al ordenador del gasto o en quien este
delegue tal facultad, designar el servidor público que actuará como supervisor,
quien deberá tener experiencia y conocimientos relacionados con el objeto
pactado en el contrato o convenio respectivo. La designación debe hacerse en
el texto del contrato o convenio, o a más tardar dentro de los dos (2) días
siguientes al perfeccionamiento de los mismos.
Artículo 7°. Informes. El interventor o supervisor deber presentar, de
conformidad con los términos estipulados en el convenio o contrato o en su
defecto mensualmente, al ordenador del gasto, el informe de actividades,
detallando el desarrollo del proyecto, obra, servicio o recepción de bienes,
hasta la liquidación de los mismos.
Adicional a los anteriores, debe rendir informe, cuando se presente: Traslado,
retiro de la entidad, o cambio de interventor o supervisor.
Artículo 8º. Prohibiciones. Constituyen prohibiciones de los interventores o
supervisores:
1. Autorizar cambios o especificaciones en el contrato o convenio que
impliquen modificaciones del valor, plazo u objeto pactado.
2. Transar diferencias.
3. Conciliar divergencias.
4. Suspender el contrato o convenio.
Artículo 9°. Responsabilidades y sanciones. El interventor o el supervisor
debe responder disciplinaria, fiscal, civil y penalmente por sus acciones y
omisiones en la actuación contractual en los términos de la Constitución y de
la ley, sin perjuicio de las acciones administrativas a que haya lugar, de
conformidad con los artículos 53 y siguientes de la Ley 80 de 1993.
Sanciones:
El servidor público que se desempeñe como interventor o supervi sor podrá
ser sancionado en los siguientes casos:
- Por responsabilidad disciplinaria, en los términos consagrados en la Ley 734
de 2002, o en las que la aclaren, modifiquen o adicionen.
- Por responsabilidad fiscal, en los términos consagrados en la Ley 610 de
2000, o en las que la aclaren, modifiquen o adicionen.
- Por declaratoria de responsabilidad civil, al pago de las indemnizaciones en
la forma y cuantía que determine la autoridad judicial.
- Por responsabilidad penal, en los términos contenidos en el Código Penal.
Parágrafo. En el evento previsto en el artículo 54 de la Ley 80 de 1993, El
Sena debe hacer uso de la acción de repetición.
Sin perjuicio de lo anterior, el Sena, dependiendo de la complejidad del objeto
contratado o convenido, podrá pactar condiciones o plazos distintos a los
previstos en la presente resolución, sin que se menoscaben los objetivos de la
labor de interventoría contenidos en este acto administrativo.
Cuando para el desarrollo de un convenio, el Sena designe un supervisor y
decida contratar adicionalmente un interventor de los mismos, el interventor
responderá integralmente por la vigilancia y control del respectivo convenio.
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Mediante sentencia dictada el 13 de noviembre de 1991 en el expediente No 5127, la
Sección Tercera del Consejo de Estado, preciso lo siguiente, en relación con la
responsabilidad de los interventores o supervisores de los contratos
“Ahora bien. La demanda, aunque formalmente apta, adolece de
protuberante! defectos, porque se limita a enunciar genéricamente las
obligaciones que tenía la interventora, pero en forma alguna concreta o
precisa porqué, y cómo se incumplió cada una de las obligaciones
enunciadas.
En otras palabras, en el campo de la responsabilidad contractual no basta
afirmar que se incumplió una obligación dada. Hay que explicar en qué
consistió ese incumplimiento en la realidad y cuál fue su incidencia en la
ejecución de¡ contrato.
Y la demanda en este es de una impresionante vaguedad. Basta ver el
hecho 5' para confirmar que en parte alguna de ese escrito se hace su
desarrollo y se enuncia en qué consistió la falta de colaboración para con los
constructores (nl. 1); qué consultas dejó de absolver la demandada sobre las
omisiones o errores en los planos (nl.5); qué cálculos o diseños dejó de
estudiar previamente (nl.6); qué cambios en los planos dejó de someter a las
Empresas (nl.7); qué parte de la ejecución de la obra dejó huérfana de
vigilancia (nl.9); en qué consistió el incumplimiento del nl.16; qué controles y
qué pruebas dejó de practicar para la aceptación de las obras (nl.21); qué
planos entregados por las Empresas dejó de entregar a los contratistas
(nl.25); en qué consistió la falta de coordinación de operaciones de los varios
contratistas (nl.30); en qué falló en la planeación de las obras (nl.31).
Fuera de los defectos anotados el presente conflicto muestra por parte de la
demandante una seria confusión, quizás debido a que no tuvo presente que
en el problema estaban involucradas dos relaciones negociables diferentes.
Una, derivada del contrato de obra pública celebrado con la firma Incsas; y
otra, nacía del contrato de interventoría suscrito con Hidroestudios. Y
aunque pueda afirmarse entre los dos contratos existía una íntima relación,
no por eso podían confundirse las obligaciones propias de cada una de las
partes.
Se hace la afirmación precedente porque la Empresa, en su magnanimidad
para con la constructora, olvidó que era ésta la obligada a ejecutar las obras
relacionadas con la instalación de las tuberías de la conducción Cospique El Bosque y no la interventora, la que en su papel de tal tenía unas
obligaciones específicas y diferentes. Para corroborar estos asertos basta
leer algunas cláusulas de los contratos mencionados, en especial las # 1, 4,
6, 7, 8, 9, 10, 18 del contrato 39 - V - 76 celebrado con Incsas (constructora).
De estas merecen destacarse la primera : - "Objeto del contrato. El
contratista se obliga a ejecutar para las Empresas, a precios unitarios fijos y
a precios globales, y en estricta concordancia con los documentos del
contrato que se relacionar en la cláusula segunda todas las obras de
instalación de la tubería para la conducción Cospique - El Bosque"; la
novena - (El contratista se obliga para con las Empresas a ejecutar, a los
precios unitarios y valores globales consignados en la relación del formulario
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de la propuesta, todos los trabajos objeto de este contrato " la décima sobre
interventoria técnica de la obra, en la cual se recalca: "todo trabajo que se
emprenda, antes de haber recibido cae¡ interventor la autorización
correspondiente, será de cargo y riesgo exclusivo de el Contratista"; y se
precisa a continuación: "El haberse autorizado la ejecución de la obra, no
aminora la responsabilidad de El Contratista ni lo releva de ninguna de las
obligaciones del contrato, pues ninguna de las cláusulas aquí acordadas
podrá interpretarse como dirección de las obras por parte de las Empresas o
del Interventor, y la décima octava, de la cual se destaca ; "El contratista
será responsable de los defectos que se presenten con posterioridad a la
aceptación final de las obras, derivadas del empleo de materiales o mano de
obra deficientes, de los ocasionados a las instalaciones existentes y de los
perjuicios de cualquier clase que se ocasionen a las Empresas o a terceros
durante la construcción y dentro del año siguiente a la fecha de aceptación
final de la obra.
Del contrato 36 - V - 76 para la interventoría merecen destacarse las
siguientes cláusulas : la primera (servicio de interventoría y asesoría por los
conductores de las obras del acueducto y alcantarillado de Cartagena); la
décima tercera (los consultores adelantarán los trabajos materia de este
contrato bajo su total responsabilidad); décima novena (pagos de
perjuicios..." Cuando tales perjuicios se deban a negligencia o descuido de
los consultores, las indemnizaciones correspondientes serán de cargo de
éstos").
La claridad de lo reseñado releva a la sala de teorizar sobre las diferencias
existentes entre un contrato de obra pública y uno de interventoría. Es
lamentable que la Empresa haya ignorado esas diferencias. Quizás por esta
razón, siempre que encontró un incumplimiento de Incsas se lo imputó a la
interventora, como si esta fuera la obligada a la ejecución de la obra pública;
y con esto perdió la perspectiva del asunto y omitió durante el proceso
precisar, dentro de las obligaciones de Hidroestudios, cuáles habían sido
incumplidas en la práctica y en qué forma.
La sala anota, de acuerdo con la apreciación probatoria del tribunal y con la
defensa de la demanda, que no se probó el incumplimiento señalado por la
demandante y menos la relación causal entre ese supuesto incumplimiento y
el perjuicio que dijo sufrir.
Estos extremos no lograrán clarificarse con el dictamen pericial practicado
en esta instancia (a fl.479 y ss), ya que de él no se desprende en forma
inequívoca que el incumplimiento de Incsas se debió a Hidroestudios. El
hecho de que los peritos hayan tomado como base para determinar los
perjuicios el arreglo logrado entre la constructora y la Empresa no varía este
enfoque, porque los expertos no tenían porqué calificar el alcance y el valor
de este acuerdo; acuerdo que, por lo demás, está por fuera de este conflicto.
Estima la sala que el dictamen no está viciado de error, sino sólo desfasado,
por culpa de la misma Empresa, ya que en lugar de liquidar los posibles
perjuicios sufridos por ésta por el incumplimiento de Hidroestudios en el
contrato 36 - V - 76, termina dando como probados los que, motu proprio, le
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reconoció a la constructora.
Se afirma que la interventora no cumplió con la obligación de liquidar el
contrato con Incsas. Aunque no existe claridad a este respecto sí puede
ingerirse como argumento justificativo válido para esa supuesta omisión, el
arreglo logrado entre la Empresa y la constructora, en el cual se le imputaba
toda responsabilidad. Así es fácil suponer el porqué no tenía ningún interés
en propiciar una liquidación sobre tales supuestos.
Así se pregunta la sala : Porqué no liquidó, entonces, unilateralmente, el
contrato la Empresa, sabiendo que tenía esa obligación para el caso de que
no lograra la liquidación de común acuerdo? Esta pregunta no tiene
respuesta ni justificación alguna.
Para terminar, la sala destaca algunos apartes de la defensa presentada por
la parte demandada y que la sala comparte en lo fundamental. Así, en su
alegato de conclusión, a folios 564 y ss se lee
De los ordenamientos contractuales y legales analizados se desprenden, en
relación con la materia litigioso, las siguientes conclusiones
1. Los daños, fallas y reparaciones habidos durante la realización de las
pruebas hidrostáticas corren exclusivamente a cargo de Incsas, bien se
hayan originado en errores de diseño u ocurrido antes o después del
vencimiento del contrato 39 - V - 76. Ello se funda en las obligaciones que
tenía Incsas de construir la obra, de hacerla con "estricta" sujeción a ese
convenio, de revisar "cuidadosamente" los diseños antes de aplicarlos, de
instalar "adecuadamente" los tubos y uniones, y de realizar correctamente
las pruebas hidrostáticas;
2. Las demoras en la ejecución del contrato 39 - V - 76 son de cargo de
Incsas, a menos que el incumplimiento de las Empresas en sus obligaciones
de pago o de otra naturaleza sea la causa de tales demoras. Ello se funda
en la obligación que tenía Incsas de entregar la obra en Junio 14 / 77 y de
hacer todas las gestiones necesarias para conseguirlo, y en la obligación
que tenían las Empresas de pagar oportunamente esos servicios; o de
cumplir otros deberes;
3. La función del Constructor es la de hacer la obra con "estricta" sujeción al
contrato 39 - V - 76, y la función de Interventor es la de Inspeccionar la
ejecución de ese convenio bajo la supervigilancia y control de las Empresas,
pero no la de cumplir las obligaciones del Constructor ni la de sustituirlo en
sus responsabilidades.
Esas doctrinas fluyen natural y espontáneamente de los contratos 36 - V - 76
y 39 - V - 76,cuyas estipulaciones fundamentales fueron cándida o
maliciosamente olvidadas' o mutiladas en la demanda. De allí que la
controversia sea, más que todo, una cuestión de puro derecho y de pruebas
documentales y que este alegato no sea más que una transcripción de
cláusulas contractuales y que una serie de deducciones fundadas directa e
inmediatamente en los propios textosde los convenios en cita y en los
ordenamientos legales."
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III. Estudios previos.
Acerca de esta materia el Decreto No 1510 de 2013, reglamentario del Estatuto Contractual,
consagró lo siguiente:
“De la Planeación Contractual
Artículo 20. Estudios y documentos previos. En desarrollo de lo señalado en el
numeral 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos
previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de
soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones o del
contrato, de manera que los proponentes o el eventual contratista
respectivamente, puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por
la entidad así como la distribución de riesgos que la misma propone.
Los estudios y documentos previos se pondrán a disposición de los interesados
de manera simultánea con el proyecto de pliego de condiciones y deberán
contener, como mínimo, los siguientes elementos:
1.La descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con
el Proceso de Contratación.
2. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y
licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y
construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.
3. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los
fundamentos jurídicos.
4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del
contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la
forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación
de aquellos. La Entidad Estatal no debe publicar las variables utilizadas para
calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del
contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad
Estatal no debe
publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración.
5. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable
6. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo.
7. Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de
Contratación.
8. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo
Comercial.
El presente artículo no es aplicable a la contratación por mínima cuantía.
Parágrafo 1°. Los elementos mínimos previstos en el presente artículo se
complementarán con los exigidos de manera puntual en las diversas
modalidades de selección.
Parágrafo 2°. El contenido de los estudios y documentos previos podrá ser
ajustado por la entidad con posterioridad a la apertura del proceso de selección.
En caso que la modificación de los elementos mínimos señalados en el
presente artículo implique cambios fundamentales en los mismos, la entidad,
con fundamento en el numeral 2 del artículo 69 del Código Contencioso
Administrativo, o norma legal que lo modifique, adicione o sustituya, y en aras
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de proteger el interés público o social, podrá revocar el acto administrativo de
apertura.
Parágrafo 3°. Para los efectos del presente artículo, se entiende que los
estudios y documentos previos son los definitivos al momento de la elaboración
y publicación del proyecto de pliego de condiciones o de la suscripción del
contrato, según el caso, sin perjuicio de los ajustes que puedan darse en el
curso del proceso de selección, los que se harán públicos por la entidad, en los
procesos por convocatoria pública, mediante su publicación en el Sistema
Electrónico para la Contratación Pública (Secop) destacando de manera clara
las modificaciones introducidas. En todo caso, permanecerán a disposición del
público por lo menos durante el desarrollo del proceso de selección.
Parágrafo 4°. Cuando el objeto de la contratación involucre diseño y
construcción, la entidad deberá poner a disposición de los oferentes además de
los elementos mínimos a los que hace referencia el presente artículo, todos los
documentos técnicos disponibles para el desarrollo del proyecto. Lo anterior sin
perjuicio, de lo establecido en el numeral 4 anterior para el concurso de méritos
y el contrato.
Parágrafo 5°. El presente artículo no será aplicable para la mínima cuantía
cuya regulación se encuentra en el Capítulo V del Título 111 del presente
Decreto.
El Decreto 1510 de 2013 Determinación de los riesgos previsibles. Para los
efectos previstos en el artículo 4° de la Ley 1150 de 2007, se entienden como
riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de
presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, tienen la
potencialidad de alterar el equilibrio económico del contrato, pero que dada su
previsibilidad se regulan en el marco de las condiciones inicialmente pactadas
en los contratos y se excluyen así del concepto de imprevisibilidad de que trata
el artículo 27 de la Ley 80 de 1993. El riesgo será previsible en la medida que el
mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.
En las modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de
Méritos, la entidad deberá tipificar en el proyecto de pliego de condiciones, los
riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato, con el fin de
estimar cualitativa y cuantitativamente la probabilidad e impacto, y señalará el
sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la
circunstancia prevista en caso de presentarse, a fin de preservar las
condiciones iniciales del contrato.
Los interesados en presentar ofertas deberán pronunciarse sobre lo anterior en
las observaciones al pliego o en la audiencia convocada para el efecto,
obligatoria dentro del procedimiento de licitación pública y voluntaria para las
demás modalidades de selección en los que la entidad lo considere necesario,
caso en el cual se levantará un acta que evidencie en detalle la discusión
acontecida.
La tipificación, estimación y asignación de los riesgos así previstos, debe
constar en el pliego definitivo, así como la justificación de su inexistencia en
determinados procesos de selección en los que por su objeto contractual no se
encuentren. la presentación de las ofertas implica la aceptación, por parte del
proponente, de la distribución de riesgos previsibles efectuada por la entidad en
el respectivo pliego”.
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A su vez el Decreto 1510 de 2013, mediante el cual el gobierno nacional derogó el Decreto No
734 de 2012; reglamentó la figura de los estudios previos en el Artículo 2 dentro de los
siguientes términos:
“Planeación”
Artículo 20. Estudios y documentos previos. Los estudios y documentos
previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de
condiciones, y el contrato. Deben permanecer a disposición del público
durante el desarrollo del Proceso de Contratación y contener los siguientes
elementos, además de los indicados para cada modalidad de selección:
1. La descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende
satisfacer con el Proceso de Contratación.
2. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones,
permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato
incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo
del proyecto.
3. La modalidad de selección del contratista y su justificación. incluyendo
los fundamentos jurídicos.
4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el
valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal
debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de
presupuesto en la estimación de aquellos. La Entidad Estatal no debe
publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato
cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de
méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad Estatal no debe publicar
el modelo financiero utilizado en su estructuración.
5. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.
6. El análisis de Riesgo y la forma de mitigarlo.
7. Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de
Contratación.
8. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un
Acuerdo Comercial.
El presente artículo no es aplicable a la contratación por mínima
cuantía”.
”
De otra parte el Consejo de Estado, Sección Tercera, mediante providencia dictada el 29 de
agosto de 2007, en el expediente No 14.854, preciso que los estudios previos en la
contratación pública deben incorporar los siguientes supuestos:
“Conclusión.
La circunstancias anotadas evidencian la inexcusable falta de planeación en que
incurrió el IDU en el momento en que estableció la necesidad de adelantar la
contratación de las obras de este proyecto, incurriendo en violación de uno de los
más importantes principios que informan la actividad contractual y cuyo
cumplimiento resulta obligatorio por parte de las entidades del Estado.
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La jurisprudencia de la Sala ha sostenido repetidamente, y así lo reitera ahora 5, que
en materia contractual, las entidades oficiales están obligadas a respetar y a cumplir
el principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la elaboración
previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un
procedimiento de selección, encaminados a determinar, entre muchos otros aspectos
relevantes: (i) la verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato; (ii)
las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que
justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja; (iii) las
calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban
reunir los bienes, las obras, los servicios, etc., cuya contratación, adquisición o
disposición se haya determinado necesaria, lo cual, según el caso, deberá incluir
también la elaboración de los diseños, planos, análisis técnicos, etc; (iv) los costos,
valores y alternativas que, a precios de mercado reales, podría demandar la
celebración y ejecución de esa clase de contrato, consultando las cantidades,
especificaciones, cantidades de los bienes, obras, servicios, etc., que se pretende y
requiere contratar, así como la modalidad u opciones escogidas o contempladas para
el efecto; (v) la disponibilidad de recursos presupuestales o la capacidad financiera
de la entidad contratante, para asumir las obligaciones de pago que se deriven de la
celebración de ese pretendido contrato; (vi) la existencia y disponibilidad, en el
mercado nacional o internacional, de proveedores, constructores, profesionales, etc.,
en condiciones de atender los requerimientos y satisfacer las necesidades de la
entidad contratante; (vii) los procedimientos, trámites y requisitos de que deban
satisfacerse, reunirse u obtenerse para llevar a cabo la selección del respectivo
contratista y la consiguiente celebración del contrato que se pretenda celebrar.
El aludido principio de planeación, con los perfiles y el alcance que se señalan, no
solo ha sido consagrado en el Estatuto de Contratación actualmente vigente,
contenido en la Ley 80 de 1993, respecto del cual la Ley 1150 de 2007 ha adoptado
disposiciones encaminadas a fortalecerlo, sino que también ocupó la atención del
legislador al expedir el Decreto-ley 222 de 1983, tal y como se advierte de la
interpretación hecha a varios de sus artículos, entre ellos el numeral 2 6 del artículo
5
Consejo de Estado, Sección Tercera, Sentencia de 31 de agosto de 2006, Exp. 14287, Actor: Jairo Arturo
Cárdenas Avellaneda, Demandado: Telecom
6
A continuación se transcribe, en lo pertinente, el texto del citado numeral 2º del artículo 30 del Decreto-ley
222 de 1983:
“2º.- La entidad interesada elaborará un pliego de condiciones que, además de lo que se considere necesario
para identificar la licitación, contenga en forma expresa y completa:
“a).- Las especificaciones de los bienes, servicios u obras objeto del contrato proyectado;
“b) La cantidad y calidad de dichos bienes o servicios o de la obra;
“c) Las calidades que se exijan a las personas que deseen licitar;
“………………….
“d) Las condiciones y forma de cumplimiento por el contratista y las modalidades y forma de pago; cuando
el pago deba hacerse con recursos del crédito, deberá consignarse expresamente que éste se hará bajo
condición del perfeccionamiento del empréstito correspondiente, o la exigencia al proponente de
formular oferta de financiación;
“………………….
“k) La posibilidad de presentar alternativas;
l) La posibilidad de presentar propuestas parciales;
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30, el cual estableció algunas exigencias respecto del contenido de los pliegos de
condiciones; el artículo 46 que reguló aspectos relacionados con la disponibilidad de
las partidas presupuestales y el registro presupuestal; el parágrafo 1º del artículo 83
del citado Decreto-ley 222 de 1983 referido a los requisitos y el procedimiento
aplicables a la selección de los contratistas, en función de la cuantía del respectivo
contrato de obra, determinada en la estimación del presupuesto oficial.
Pero además, el artículo 84 del Decreto-ley 222 de 19837, de manera expresa, impuso
a las entidades públicas el deber de acatar el principio de planeación, concretamente,
en los contratos de obra pública, al ordenar la elaboración previa de los planos,
proyectos, presupuestos y demás aspectos necesarios para la identificación del
contrato a celebrar.
Por su parte el Código Fiscal del Distrito Capital de Bogotá, Acuerdo No. 6 de 1985,
en acatamiento del principio de planeación, ordenó en el artículo 311 que todos los
proyectos de construcción, mejora, conservación o mantenimiento de las obras
públicas que adelantara la Administración Distrital, inevitablemente estarían sujetos
“a los planes generales y urbanísticos y demás normas aprobadas por el Consejo
Distrital o por el Departamento Administrativo de Planeación Distrital.”De igual
manera, el artículo 312 honró el principio de planeación al reiterar en similares
términos el mandamiento legal contenido en el artículo 84 del Decreto-ley 222 de
1983.
Bajo este contexto y de conformidad con los hechos probados en el presente proceso,
es evidente el incumplimiento en que incurrió el IDU respecto del imperativo legal
previsto en el artículo 84 del Decreto Ley 222 de 1983, norma que estableció la
obligatoriedad en que se encontraba la Administración en el sentido de contar con los
planos, proyectos y presupuestos respectivos y por supuesto, haber adquirido los
predios requeridos para la ejecución de la obra, pues no se entiende cómo podría
construirse una obra de infraestructura sin estar disponible el terreno en donde debía
ser levantada; la omisión de tales deberes comprometen la responsabilidad
patrimonial de la Administración en el evento de causar un daño antijurídico al
contratista.
Como consecuencia de las sucesivas prórrogas del plazo del contrato, cuyo
vencimiento se encontraba previsto para el 25 de noviembre de 1991, éste finalmente
se extendió hasta el 15 de mayo de 1993, es decir, por cinco meses y veinte días más;
por tal razón, resulta evidente que los perjuicios que pueda sufrir el contratista,
derivados del mayor tiempo que debió permanecer en la obra, son imputables en su
mayoría a la conducta de la entidad pública contratante.
m) La posibilidad de efectuar adjudicaciones parciales;
n) La posibilidad de presentar propuestas conjuntas”.
7
El artículo 84 del Decreto-ley 222 de 1983, prescribe: “Artículo 84. De los requisitos para licitar o
contratar. No podrá licitarse ni contratarse la ejecución de una obra sin que previamente se hayan elaborado
los planos, proyecto y presupuesto respectivos y determinado las demás especificaciones necesarias para su
identificación”.
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A lo anterior se agrega que entre los documentos que sirvieron de soporte a la
solicitud y autorización de las prórrogas del contrato no se encontró alguno que
permitiera probar el incumplimiento de alguna de las obligaciones contraídas por el
contratista, en consecuencia, no puede imputársele responsabilidad alguna por la
extensión del plazo contractual y por el desfase que esto produjo en el programa de
obra e inversiones presentado con su propuesta.
Las solicitudes del contratista para las prórrogas del contrato sólo evidencian afán de
colaboración con la entidad pública, en su calidad de co-contratante por lo cual
resulta inaudito e inadmisible lo argumentado al respecto por el IDU.”
Dentro del anterior marco normativo, sumado a los principios de la Ley 80 de 1993,
así como a los postulados de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto ley 019 de 2012 y el
artículo 209 de la Constitución Política, y la jurisprudencia de las altas Cortes, que se
ocupan de reglamentar y desarrollar el marco teórico de la institución de los estudios
previos en la contratación pública, se desprenden las siguientes conclusiones:
A.En todos los procesos de selección del contratista, así como para los casos de
contratación directa, es obligatorio para las entidades estatales realizar estudios
previos.
B. Los contratos que celebre las entidades estatales sin que hubiese hecho estudios
previos, están viciados de nulidad absoluta.
C. La falta de disponibilidad presupuestal de los contratos los vicia de nulidad
absoluta; no ocurre lo mismo cuando carecen registro presupuestal, dado que éste
es un requisito de ejecución del contrato y no de existencia del mismo.
D. La omisión de la entidad estatal de elaborar estudios previos sólidos, consistentes
y bien estructurados puede dar lugar para que los funcionarios respondan por el
delito de celebración de contratos sin cumplimento de requisitos legales, sin perjuicio
que los proponentes o contratistas sean indemnizados por los daños antijurídicos que
soporten.
E. Los servidores públicos que sustituyan los procedimientos de selección del
contratista, podrán ser sancionadas, sin importar que las entidades no hubiesen
sufrido algún detrimento patrimonial.
IV Aspectos relevantes del Decreto 1510 de 2013.
Es importante destacarlos en cuanto a:
A. Los estudios previos
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B. Las modalidades de selección del contratista
C. El Anticipo y pago anticipado
D. Garantías en los contratos estatales
E. La contratación con las Mipymes
LEY DE GARANTIAS ELECTORALES - Objeto. Aplicación a
todos los procesos de elección popular
La ley 996 de 2005 es el instrumento jurídico que garantiza las condiciones de
igualdad y equidad entre los candidatos y en razón de ello procede su aplicación en
todos los procesos electorales para cargos de elección popular, advirtiendo que
contiene regulaciones y prohibiciones sobre dos tipos de campañas electorales: la
presidencial y las que se adelanten para la provisión de los demás cargos de
elección popular nacionales y territoriales; que igualmente adopta disposiciones
especiales de aplicación en las elecciones presidenciales cuando participen como
candidatos quienes estén en ejercicio de los cargos de Presidente o Vicepresidente
de la República; y también se ocupa de la “participación en política de los servidores
públicos”.
NOTA DE RELATORIA: Sobre el objeto y contenido de la ley de garantías
electorales, Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, conceptos 1985 y
1985 (aclaración) de 2010.
FUENTE FORMAL: LEY 996 DE 2005 - ARTICULO 1
LEY DE GARANTIAS ELECTORALES - Prohibición de
vinculaciones en nómina en la Rama Ejecutiva durante
campaña presidencial independiente de participación o no
de presidente candidato / LEY DE GARANTIAS
ELECTORALES - Excepciones a la prohibición de
vinculaciones en nómina / LEY DE GARANTIAS
ELECTORALES - Interpretación de los conceptos de
defensa y seguridad del Estado para efectos de las
excepciones a las restricciones durante campañas
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electorales
Tratándose de las campañas presidenciales, la prohibición de hacer vinculaciones en
la nómina, bajo cualquier forma, rige para la Rama Ejecutiva, esto es, aplica a las
autoridades nominadoras de los sectores central y descentralizado del nivel nacional
y de las entidades territoriales y sus entidades descentralizadas; para sus efectos, es
indiferente que en la respectiva campaña presidencial participen como candidatos el
Presidente o el Vicepresidente de la República en ejercicio, pues los artículos 32 y 33
no distinguen entre estas situaciones. Las excepciones establecidas en los artículos
32 y 33 en comento, guardan relación, exclusivamente, con algunos servicios
públicos que por su naturaleza no admiten postergaciones en la atención de sus
necesidades de personal, bienes y servicios; en estos preceptos no se establece
condición alguna relacionada con las causales de retiro del servicio de los servidores
que eran titulares de los empleos vacantes. Ello significa que durante las campañas
presidenciales los organismos y entidades, nacionales y territoriales, de la Rama
Ejecutiva, con funciones atinentes a la defensa y seguridad del Estado, las entidades
sanitarias y hospitalarias, y los responsables de la educación y las infraestructuras
vial, energética y de comunicaciones en los solos eventos taxativamente señalados
en el inciso segundo del artículo 33, pueden proveer sus vacantes sin considerar la
causal de retiro de los servidores que desempeñaban el cargo y que generan las
vacantes. La locución “defensa y seguridad del Estado” fue interpretada por la Sala
en el concepto 1727 del 20 de febrero de 2006, como aquellas actividades
necesarias para la estabilidad del mismo, pues está de por medio el mantenimiento
del orden público. En tal sentido, se entiende que la prohibición temporal de
vinculaciones a la nómina estatal no puede implicar que la inactividad de la
administración conlleve la posibilidad de alteraciones del orden público o viole los
derechos fundamentales de los asociados.
NOTA DE RELATORIA: Sobre los conceptos de defensa y seguridad del Estado para
efectos de las excepciones a las restricciones que establece la ley de garantías
electorales, Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, concepto 1727 de
20 de febrero de 2006.
FUENTE FORMAL: LEY 996 DE 2005 - ARTICULO 32 / LEY
996 DE 2005 - ARTICULO 33
INPEC - Sus funciones están relacionadas con la seguridad
del Estado y la convivencia ciudadana
A juicio de la Sala, la naturaleza y funciones generales asignadas al INPEC se enmarcan en
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el fin esencial del Estado y sus autoridades de “proteger a todas las personas residentes en
Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias y demás derechos y libertades”, previsto en el
artículo 2 de la Constitución Política, función que materialmente se cumple a través de los
establecimientos carcelarios y penitenciarios que están a su cargo, en donde se encuentran
recluidos, por orden judicial, los infractores de la ley penal. (…) Lo expuesto lleva a afirmar
que las funciones asignadas al INPEC, están estrechamente relacionadas con la seguridad del
Estado y la convivencia ciudadana. Y una falla en la prestación de ese servicio, no sólo
genera zozobra y angustia en la sociedad, sino que aumenta la sensación de impunidad que
ha agobiado a la sociedad colombiana en los últimos tiempos. No debe olvidarse que en la
eficacia del sistema judicial y en la percepción que la ciudadanía tiene de éste, juega un papel
determinante el cumplimiento efectivo de las providencias de los jueces.
FUENTE FORMAL: LEY 65 DE 1993 - ARTICULO 15 / LEY 65 DE 1993 - ARTICULO 14 /
LEY 65 DE 1993 - ARTICULO 11 / LEY 65 DE 1993 - ARTICULO 9
INPEC - Director general es de libre nombramiento y remoción del presidente de la
República / INPEC - Funciones del director general están relacionadas con la seguridad del
Estado / INPEC - Vinculación del director general constituye excepción a restricciones de
la ley de garantías electorales / LEY DE GARANTIAS ELECTORALES - Vinculación de
director general del INPEC constituye excepción a restricciones en campañas electorales
El Director General del INPEC es el responsable de la dirección, administración y seguridad
de los establecimientos de reclusión, funciones que están íntimamente vinculadas con la
seguridad del Estado, en los términos expuestos en el punto precedente. Así las cosas, en el
caso del Director General del INPEC, su nombramiento, la declaratoria de insubsistencia, o
la renuncia y aceptación de ésta, por estar directamente relacionada con la seguridad del
Estado, constituye una excepción a la restricción prevista en el artículo 32 de la ley 995,
dentro del ámbito temporal señalado en esa norma. Ello significa que durante el mencionado
plazo, el nominador conserva todas las facultades administrativas que la ley le otorga
respecto del cargo de Director General del INPEC.
FUENTE FORMAL: LEY 489 DE 1998 - ARTICULO 77 / LEY 489 DE 1998 - ARTICULO
78 / DECRETO 270 DE 2010 - ARTICULO 3
RENUNCIA - Requisitos generales / RENUNCIA - Tratándose de altos funcionarios del
Estado se admite dejarla a consideración del nominador / RENUNCIA - Imposibilidad
general de solicitarla: Excepción para altos funcionarios del Estado
Las normas expuestas señalan respecto de la renuncia unos requisitos generales que la Sala
resume a continuación: 1. Que el empleo sea de voluntaria aceptación; 2. La renuncia debe
presentarse por escrito ante la autoridad nominadora; 3. La renuncia debe expresar la
voluntad del empleado de retirarse del servicio; 4. La manifestación de voluntad debe ser
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libre, espontánea e inequívoca. Lo anterior significa que al ser la renuncia un acto voluntario,
ésta no puede ser presionada o solicitada por el nominador. No obstante los anteriores
requisitos generales, cuando se trata de altos funcionarios del Estado, es decir, de personas
que dirigen una dependencia o ente estatal tales como ministros, directores de departamentos
administrativos, directores de establecimientos públicos, entre otros, respecto de los cuales el
nominador goza de la facultad discrecional para retirar del cargo al personal directivo, la
jurisprudencia del Consejo de Estado ha considerado ajustada a derecho la aceptación de la
renuncia en las que el empleado “deja a consideración” del nominador su permanencia en el
cargo. (…) Es más, en cuanto a la imposibilidad general de solicitar la renuncia, se ha
considerado como excepción a dicha regla la que se insinúa respecto de los empleados que
ocupan cargos directivos ubicados en la cúpula administrativa estatal.
NOTA DE RELATORIA: Sobre la posibilidad de que los altos funcionarios del Estado dejen
su renuncia a consideración del nominador, Consejo de Estado, Sección Segunda, Subsección
B, sentencia de 29 de mayo de 2008, Rad. 7119-05. Sobre la posibilidad de solicitar la
renuncia a los altos funcionarios del Estado, Consejo de Estado, Sección Segunda, Subsección
B, sentencia de 23 de julio de 1998, Rad. 190-98. Autorizada la publicación con oficio 25923GGA-0422 de 2 de agosto de 2010.
FUENTE FORMAL: DECRETO LEY 2400 DE 1968 - ARTICULO 27 / DECRETO 1950 DE
1973 - ARTICULO 110 / DECRETO 1950 DE 1973 - ARTICULO 111 / DECRETO 1950 DE
1973 - ARTICULO 114 / DECRETO 1950 DE 1973 - ARTICULO 115
CONSEJO DE ESTADO
SALA DE CONSULTA Y SERVICIO CIVIL
Consejero ponente: WILLIAM ZAMBRANO CETINA
Bogotá, D.C., veinticinco (25) de marzo de dos mil diez (2010)
Radicación numero: 11001-03-06-000-2010-00036-00(1993)
Actor: MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA
Referencia: Ley 996 de 2005. Excepción a las prohibiciones temporales para
vinculaciones en las nóminas de los organismos y entidades de la Rama
Ejecutiva.
El señor Ministro del Interior y de Justicia, solicita concepto a la Sala sobre la posibilidad de realizar
un nombramiento en la dirección del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario –INPEC-, en
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vigencia de las restricciones impuestas por la Ley 996 de 20058, con motivo de la comunicación
dirigida al Presidente de la República en donde la Directora de ese organismo le manifiesta que “deja
a disposición” su permanencia en el cargo.
En tal sentido, formula a la Sala los siguientes interrogantes:
1. ¿“Tomando en consideración que el cargo de director del INPEC
es de libre nombramiento y remoción, se pregunta si el declarar la
insubsistencia del mismo, y el consecuente nombramiento en
encargo del Director Técnico de la entidad, dentro de término de
vigencia de la Ley Garantías, conllevaría o no a una violación de
las prohibiciones previstas en los artículos 32 y 33 de la Ley 996 de
2005 (Ley de Garantías)?”.
2. ¿Si la carta enviada por la Directora del INPEC “…implica en sí
misma su renuncia al cargo, y en caso contrario inhibe la
posibilidad de declarar su insubsistencia?”.
Para responder la Sala CONSIDERA:
1. La ley 996 de 2005.
Como lo manifestó la Sala en los conceptos 1985 y 1985 (Aclaración), ambos de 2010, cuya
publicación fue autorizada por el Gobierno Nacional, la ley 996 de 2005, mejor conocida como
“ley de garantías electorales”, fue expedida en desarrollo del artículo 2º del Acto Legislativo
02 de 2004, que reformó el artículo 197 de la Constitución Política permitiendo la reelección
para el período inmediatamente siguiente del Presidente y del Vicepresidente de la República
en ejercicio, y adicionó el artículo 152 Superior para incluir como materia de regulación por le
estatutaria “la igualdad electoral entre los candidatos a la Presidencia de la República que
reúnan los requisitos que determine la ley”.9
El mismo Acto Legislativo 02 de 2004 dispuso que la ley estatutaria además de desarrollarlo
debería regular las “garantías a la oposición, participación en política de servidores públicos
derecho al acceso equitativo a los medios de comunicación que hagan uso del espectro
electromagnético, financiación preponderantemente estatal de las campañas presidenciales
derecho de réplica en condiciones de equidad cuando el Presidente de la República sea
candidato y normas sobre inhabilidades para candidatos a la Presidencia de la República.”
8
Ley 996 de 2005 (noviembre 24), “por medio de la cual se reglamenta la elección de Presidente de la República, de
conformidad con el artículo 152 literal f) de la Constitución Política de Colombia, y de acuerdo con lo establecido en el
Acto Legislativo 02 de 2004, y se dictan otras disposiciones.”
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Así las cosas, la ley 996 de 2005 es el instrumento jurídico que garantiza las condiciones de
igualdad y equidad entre los candidatos y en razón de ello procede su aplicación en todos
los procesos electorales para cargos de elección popular, advirtiendo que contiene
regulaciones y prohibiciones sobre dos tipos de campañas electorales: la presidencial y las
que se adelanten para la provisión de los demás cargos de elección popular nacionales y
territoriales; que igualmente adopta disposiciones especiales de aplicación en las elecciones
presidenciales cuando participen como candidatos quienes estén en ejercicio de los cargos
de Presidente o Vicepresidente de la República10; y también se ocupa de la “participación en
política de los servidores públicos”. Concretamente la Sala se referirá a continuación a las
relativas a la campaña presidencial:
Las disposiciones relativas al debate electoral para la Presidencia de la República:
Bajo el Título I, “Disposiciones generales”, el artículo 1º define el objeto de la ley 996 de 2005
“Artículo 1º. Objeto de la ley. La presente ley tiene como propósito definir el
marco legal dentro del cual debe desarrollarse el debate electoral a la
Presidencia de la República, o cuando el Presidente de la República en
ejercicio aspire a la reelección, o el Vicepresidente de la República aspire a
la elección presidencial, garantizando la igualdad de condiciones para los
candidatos que reúnan los requisitos de ley. Igualmente se reglamenta la
Participación en política de los servidores públicos y las garantías a la
oposición.”
Los artículos 2º y 3º se refieren a la “campaña presidencial” como el conjunto de actividades
de promoción política y propaganda electoral de la propuesta de gobierno o proyecto político
de los candidatos; su duración corresponde a los cuatro meses anteriores a la fecha de los
comicios más el tiempo que demande la segunda vuelta, si la hay.
El Título II de la ley 996 contiene la “Reglamentación Especial de la Campaña Presidencial”,
en ocho capítulos, los cuales incluyen las normas aplicables a todas las campañas
presidenciales y aquéllas de especial aplicación si participan como candidatos el Presidente
o el Vicepresidente de la República en ejercicio.
Los artículos 32 y 33, materia de la consulta, se ubican precisamente en el Capítulo VII
denominado “Regulaciones especiales durante la campaña presidencial”; ellos consagran la
prohibición de afectar las nóminas de la Rama Ejecutiva y las excepciones a esa misma
10
Cfr: Corte Constitucional, sentencia C-1153-05, páginas 163 y s.s. “3.1. Concepto y desarrollo de una Ley
de Garantías electorales”.
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prohibición; su texto dice:
Ley 996 de 2005, artículo 32:
“Vinculación a la nómina estatal. Se suspenderá cualquier forma de
vinculación que afecte la nómina estatal, en la Rama Ejecutiva del Poder
Público, durante los cuatro (4) meses anteriores a la elección presidencial y
hasta la realización de la segunda vuelta, si fuere el caso. Se exceptúan de
la presente disposición, los casos a que se refiere el inciso segundo del
artículo siguiente.
“Parágrafo. …”
El inciso segundo del artículo 33, al cual remite el artículo 32 transcrito, estatuye:
“Restricciones a la contratación pública. …
“Queda exceptuado lo referente a la defensa y seguridad del Estado, los
contratos de crédito público, los requeridos para cubrir las emergencias
educativas, sanitarias y desastres, así como también los utilizados para la
reconstrucción de vías, puentes, carreteras, infraestructura energética y de
comunicaciones, en caso de que hayan sido objeto de atentados, acciones
terroristas, desastres naturales o casos de fuerza mayor, y los que deban
realizar las entidades sanitarias y hospitalarias.”
Se tiene pues que, tratándose de las campañas presidenciales, la prohibición de hacer
vinculaciones en la nómina, bajo cualquier forma, rige para la Rama Ejecutiva, esto es,
aplica a las autoridades nominadoras de los sectores central y descentralizado del nivel
nacional y de las entidades territoriales y sus entidades descentralizadas; para sus efectos,
es indiferente que en la respectiva campaña presidencial participen como candidatos el
Presidente o el Vicepresidente de la República en ejercicio, pues los artículos 32 y 33 no
distinguen entre estas situaciones.
Las excepciones establecidas en los artículos 32 y 33 en comento, guardan relación,
exclusivamente, con algunos servicios públicos que por su naturaleza no admiten
postergaciones en la atención de sus necesidades de personal, bienes y servicios; en estos
preceptos no se establece condición alguna relacionada con las causales de retiro del
servicio de los servidores que eran titulares de los empleos vacantes.
Ello significa que durante las campañas presidenciales los organismos y entidades,
nacionales y territoriales, de la Rama Ejecutiva, con funciones atinentes a la defensa y
seguridad del Estado, las entidades sanitarias y hospitalarias, y los responsables de la
educación y las infraestructuras vial, energética y de comunicaciones en los solos eventos
taxativamente señalados en el inciso segundo del artículo 33, pueden proveer sus vacantes
sin considerar la causal de retiro de los servidores que desempeñaban el cargo y que
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generan las vacantes.
La locución “defensa y seguridad del Estado” fue interpretada por la Sala en el concepto
1727 del 20 de febrero de 2006, como aquellas actividades necesarias para la estabilidad del
mismo, pues está de por medio el mantenimiento del orden público. En tal sentido, se
entiende que la prohibición temporal de vinculaciones a la nómina estatal no puede implicar
que la inactividad de la administración conlleve la posibilidad de alteraciones del orden
público o viole los derechos fundamentales de los asociados.
Así las cosas, se pregunta la Sala si las funciones asignadas al INPEC y a su director están
relacionadas con la “defensa y seguridad del Estado”, comoquiera que de ello depende la
procedencia de la excepción antes aludida.
2. Naturaleza y funciones del INPEC.
El artículo 15 de la ley 65 de 1993, “por la cual se expide el Código Penitenciario y Carcelario”11,
dispone lo siguiente:
“ARTICULO 15. SISTEMA NACIONAL PENITENCIARIO Y CARCELARIO.
El Sistema Nacional Penitenciario y Carcelario está integrado por el Instituto
Nacional Penitenciario y Carcelario, como establecimiento público adscrito
al ‘Ministerio de Justicia y del Derecho’12 con personería jurídica, patrimonio
independiente y autonomía administrativa; por todos los centros de reclusión
que funcionan en el país, por la Escuela Penitenciaria Nacional y por los
demás organismos adscritos o vinculados al cumplimiento de sus fines.
El sistema se regirá por las disposiciones contenidas en este Código y por
las demás normas que lo adicionen y complementen”. (El pie de página no
es del texto)
Por su parte, el artículo 14 de esa ley, reformado por el artículo 3 del decreto 2636 de 2004, “por e
cual se desarrolla el Acto Legislativo 03 de 2002”13, establece las funciones generales del INPEC de l
siguiente manera:
“ARTICULO 14. CONTENIDO DE LAS FUNCIONES DEL INSTITUTO
NACIONAL PENITENCIARIO Y CARCELARIO.Corresponde al Gobierno Nacional
por conducto del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario, la ejecución de la
pena privativa de la libertad impuesta a través de una sentencia penal condenatoria,
el control de las medidas de aseguramiento, del mecanismo de seguridad
11
Publicada en el Diario Oficial No. 40.999 de agosto 20 de 1993.
Hoy Ministerio del Interior y Justicia por disposición del artículo 7 de la ley 790 de 2002.
13
Publicado en el Diario Oficial 45.645 del 19 de agosto de 2004.
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electrónica y de la ejecución del trabajo social no remunerado”.
Y en cuanto a la finalidad de la detención preventiva el artículo 11 de la ley 65, reformado por el
artículo 2 del decreto 2636 de 2004, prevé:
“ARTICULO 11. FINALIDAD DE LA DETENCION PREVENTIVA. La
detención preventiva tiene por objeto asegurar la comparecencia de los
imputados al proceso penal, la conservación de la prueba y la protección de
la comunidad, en especial de las víctimas, y la efectividad de la pena
impuesta”. (Subraya la Sala).
A juicio de la Sala, la naturaleza y funciones generales asignadas al INPEC se enmarcan en el fin
esencial del Estado y sus autoridades de “proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su
vida, honra, bienes, creencias y demás derechos y libertades”, previsto en el artículo 2 de la
Constitución Política, función que materialmente se cumple a través de los establecimientos
carcelarios y penitenciarios que están a su cargo, en donde se encuentran recluidos, por orden
judicial, los infractores de la ley penal.
El artículo 9 de la ley 65, en concordancia con el Código Penal, señala que la pena tiene una función
“protectora y preventiva”, y por lo mismo, su efectiva ejecución garantiza la protección de la
comunidad, los derechos de las víctimas y permite garantizar y conservar el orden público en el
territorio nacional.
Cuando la ley 65 dispone que el Gobierno Nacional, por conducto del INPEC, es el responsable de la
ejecución de la pena, considera la Sala que ello obedece a la estrecha relación que existe entre dicha
función y el orden público. Como se sabe, es función exclusiva del Presidente de la República
conservar y reestablecer el orden público (art. 189, num. 4 de la Constitución Política), noción que
incluye la de seguridad pública, tal como ha sido determinado por la Corte Constitucional en
reiterada jurisprudencia, citándose para efectos de este concepto la contenida en la sentencia C – 802
de 2002, de la siguiente manera:
“…A pesar de la multiplicidad de enfoques de que puede ser susceptible el
concepto de orden público, lo cierto es que él remite a unas condiciones
necesarias para el desenvolvimiento armónico y pacífico de las relaciones
sociales y, en consecuencia, para la realización de los derechos y el
cumplimiento de los deberes correlativos. El orden público es un supuesto
de la pacífica convivencia, es el escenario de desenvolvimiento normal de
las relaciones entre el poder y la libertad. De allí que el concepto de orden
público se ligue siempre a las condiciones de seguridad, tranquilidad y
salubridad requeridas para el despliegue de la vida en comunidad y para la
afirmación de sus miembros como seres libres y responsables…”.
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Lo expuesto lleva a afirmar que las funciones asignadas al INPEC, están estrechamente relacionadas
con la seguridad del Estado y la convivencia ciudadana. Y una falla en la prestación de ese servicio,
no sólo genera zozobra y angustia en la sociedad, sino que aumenta la sensación de impunidad que ha
agobiado a la sociedad colombiana en los últimos tiempos. No debe olvidarse que en la eficacia del
sistema judicial y en la percepción que la ciudadanía tiene de éste, juega un papel determinante el
cumplimiento efectivo de las providencias de los jueces.
3. El director del INPEC.
Siendo el INPEC un establecimiento público del orden nacional, su Director es de libre nombramiento
y remoción del Presidente de la República (art. 77 ley 489 de 1998). En su calidad de jefe de la
entidad ejerce su representación legal, correspondiéndole “dirigir, coordinar y controlar la ejecución
de las funciones o programas de la organización y su personal” (art. 78, ley 489).
Dadas las anteriores funciones generales, el Decreto 270 del 29 de enero de 2010, “Por el cual se
aprueba la modificación de la estructura del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario, Inpec, y se
determinan las funciones de sus dependencias”14, establece específicamente para el Director del
INPEC las siguientes atribuciones:
“Artículo 3. Funciones de la Dirección General. Corresponde al Director General,
además de las establecidas en el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, las siguientes
funciones:
(…)
5. Crear, fusionar, destinar, suprimir, dirigir y administrar los
establecimientos de Reclusión del orden nacional, y determinar los lugares
en los cuales funcionarán estos Establecimientos.
(…)
7. Fijar los Establecimientos de Reclusión en los que la población
condenada deba cumplir la ejecución de la pena.
8. Ubicar en los Establecimientos de Reclusión la población sindicada que
deba cumplir las medidas de aseguramiento que les sean impuestas, sin
perjuicio de lo dispuesto por la autoridad judicial competente.
9. Ejercer de manera integral la supervisión de los Establecimientos de
Reclusión.
10. Aprobar el reglamento de Régimen Interno expedido por el Director de
cada Establecimiento de Reclusión.
(…)
13. Determinar, establecer y controlar la Política de Seguridad y
Administrativa, de la población reclusa y para la población condenada.
(…)
14
Publicado en el Diario Oficial No. 47.607 del 29 de enero de 2010.
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16. Definir la organización del servicio de seguridad interna y externa en los
Establecimientos de Reclusión.
(…)
23. Autorizar el ingreso de la fuerza pública para ejercer la vigilancia interna
de los Establecimientos de Reclusión del orden nacional, en casos
excepcionales y sin perjuicio de las disposiciones legales al respecto…”
Conforme a la norma transcrita, no cabe duda que el Director General del INPEC es el responsable d
la dirección, administración y seguridad de los establecimientos de reclusión, funciones que está
íntimamente vinculadas con la seguridad del Estado, en los términos expuestos en el punto precedente.
Así las cosas, en el caso del Director General del INPEC, su nombramiento, la declaratoria d
insubsistencia, o la renuncia y aceptación de ésta, por estar directamente relacionada con la segurida
del Estado, constituye una excepción a la restricción prevista en el artículo 32 de la ley 995, dentro de
ámbito temporal señalado en esa norma. Ello significa que durante el mencionado plazo, el nominado
conserva todas las facultades administrativas que la ley le otorga respecto del cargo de Directo
General del INPEC.
Dilucidado lo anterior, pasará la Sala a ocuparse de la renuncia a la que se alude en la solicitud d
consulta.
4. Naturaleza y forma de la renuncia.
El artículo 27 del decreto – ley 2400 de 1968, “por el cual se modifican las normas que regulan l
administración del personal civil y se dictan otras disposiciones”, dispone en el artículo 27 l
siguiente:
“Artículo 27. Todo el que sirva un empleo de voluntaria aceptación puede
renunciarlo libremente.
La renuncia se produce cuando el empleado manifiesta en forma escrita e
inequívoca su voluntad de separarse definitivamente del servicio.
(…)
Quedan terminantemente prohibidas y carecerán en absoluto de valor, las renuncias
en blanco o sin fecha determinada o que mediante cualquier otras circunstancias
pongan con anticipación en manos del Jefe del organismo la suerte del
empleado…”.
Por su parte, el decreto 1950 de 1973 reglamentario de los decretos – leyes 2400 y 3074 de 1968,
estableció:
“Artículo 110. Todo el que sirva un empleo de voluntaria aceptación puede
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renunciarlo libremente”.
“Artículo 111. La renuncia se produce cuando el empleado manifiesta por escrito,
en forma espontánea e inequívoca, su decisión de separarse del servicio”.
(…)
“Artículo 114. La competencia para aceptar renuncias corresponde a la autoridad
nominadora”
“Artículo 115. Quedan terminantemente prohibidas y carecerán en absoluto de
valor, las renuncias en blanco, o sin fecha determinada, o que mediante cualquier
otra circunstancia pongan con anticipación en manos del Jefe del organismo la
suerte del empleado…”.
Las normas expuestas señalan respecto de la renuncia unos requisitos generales que la Sala resume
continuación:
1.
2.
3.
4.
Que el empleo sea de voluntaria aceptación;
La renuncia debe presentarse por escrito ante la autoridad nominadora;
La renuncia debe expresar la voluntad del empleado de retirarse del servicio;
La manifestación de voluntad debe ser libre, espontánea e inequívoca. Lo anterior significa qu
al ser la renuncia un acto voluntario, ésta no puede ser presionada o solicitada por e
nominador.
No obstante los anteriores requisitos generales, cuando se trata de altos funcionarios del Estado, e
decir, de personas que dirigen una dependencia o ente estatal tales como ministros, directores d
departamentos administrativos, directores de establecimientos públicos, entre otros, respecto de lo
cuales el nominador goza de de la facultad discrecional para retirar del cargo al personal directivo, l
jurisprudencia del Consejo de Estado ha considerado ajustada a derecho la aceptación de la renunci
en las que el empleado “deja a consideración” del nominador su permanencia en el cargo, segú
puede apreciarse enseguida:
“Como el actor ocupaba el cargo de Subdirector General del Area de
Gestión Ambiental, Código 0040, Grado 16, de la Corporación Autónoma
Regional del Magdalena, CORPAMAG, carecía de cualquier fuero de
estabilidad pues el nominador goza de la facultad discrecional para retirar
del cargo al personal directivo, que es de su entera confianza.
En efecto, esta Corporación ha sostenido en varias oportunidades que la
presentación de esta clase de renuncias, suscritas por personas que tienen
calidades profesionales y un alto status jerárquico, como es el caso del
actor, en atención a la discrecionalidad de que goza el nominador para
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separarlos del servicio, no irradia un propósito que pueda calificarse como
desviado sino que tal postura atiende a consideraciones de distinta índole
dada la importancia del cargo, que le permiten al respectivo funcionario
desvincularse de una manera más decorosa de la entidad, evitando la
declaratoria de insubsistencia”.15
Es más, en cuanto a la imposibilidad general de solicitar la renuncia, se ha considerado com
excepción a dicha regla la que se insinúa respecto de los empleados que ocupan cargos directivo
ubicados en la cúpula administrativa estatal, tal como se expone en el siguiente extracto:
“La jurisprudencia de la Sala ha sido uniforme en señalar que la renuncia
solicitada a los titulares de determinados de Cargos político - administrativos,
como los de Ministros, Jefes o Directores de Departamento Administrativo,
Superintendentes y Secretario General, etc, es válida, puesto que ella
obedece a la facultad que tiene el nominador de integrar los cuadros en la
cúpula administrativa en determinada entidad, para el cumplimiento de las
metas tendientes a garantizar un adecuado servicio público.
La insinuación de la renuncia en dicho nivel, se convierte en un mecanismo
acorde a la investidura de tales cargos, busca evitar el retiro por
insubsistencia, que no es de común ocurrencia en esos destinos y se repite,
no se presenta desvío de poder en la solicitud de renuncia al personal
correspondiente al Nivel Directivo, dicho proceder se justifica por el rango y
atribuciones que demanda la función administrativa en el cumplimiento de los
fines del Estado”16.
Es claro entonces que en el caso de los altos funcionarios del Estado, como es el que ocupa el Directo
General del INPEC, dejar a “disposición” del nominador (Presidente de la República) el cargo, co
mayor razón cuando éste se encuentra directamente relacionado con la seguridad del Estado, implic
la manifestación de voluntad expresa de separarse del servicio, correspondiéndole al nominador l
aceptación de la misma.
Con base en las premisas anteriores, la Sala RESPONDE:
1. ¿“Tomando en consideración que el cargo de director del INPEC
es de libre nombramiento y remoción, se pregunta si el declarar la
insubsistencia del mismo, y el consecuente nombramiento en
15
Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Segunda, Subsección B, sentencia del
29 de mayo de 2008. Radicación No. 47001-23-31-000-2001-00347-01(7119-05).
16
Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Segunda, Subsección B, sentencia de
julio 23 de 1998. No. Interno 190 - 98. Actor: Luís Alberto Polanía.
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encargo del Director Técnico de la entidad, dentro de término de
vigencia de la Ley Garantías, conllevaría o no a una violación de
las prohibiciones previstas en los artículos 32 y 33 de la Ley 996 de
2005 (Ley de Garantías)?”.
Las funciones confiadas al Director General del INPEC están directamente relacionadas con l
seguridad del Estado, y por lo mismo, su desvinculación mediante declaratoria de insubsistencia y l
posterior provisión del cargo, dentro del ámbito temporal previsto en el artículo 32 de la ley 996 d
2005, no conlleva transgresión de las prohibiciones contenidas en los artículos 32 y 33 ibídem.
2. ¿Si la carta enviada por el Director del INPEC “…implica en sí
misma su renuncia al cargo, y en caso contrario inhibe la
posibilidad de declarar su insubsistencia?”.
En el caso de los altos funcionarios del Estado, como es el de Director General del INPEC, dejar
“disposición” del nominador (Presidente de la República) el cargo, con mayor razón cuando éste s
encuentra directamente relacionado con la seguridad del Estado, implica la manifestación de volunta
expresa de separarse del servicio, correspondiéndole al nominador la aceptación de la misma.
Transcríbase al señor Ministro del Interior y de Justicia y a la Secretaría Jurídica de la
Presidencia de la República.
ENRIQUE JOSE ARBOLEDA PERDOMO
Presidente de la Sala
WILLIAM ZAMBRANO CETINA LUIS FERNANDO ALVAREZ JARAMILLO
Consejero
Consejero
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CAPITULO DECIMO PRIMERO
MANUAL PARA LA IDENTIFICACION Y
COBERTURA DEL RIESGO EN LOS
PROCESOS DE CONTRATACIÓN
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Definiciones
Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayúscula inicial deben ser
entendidas con el significado que establece el Decreto 1510 de 2013. Los términos
definidos son utilizados en singular y en plural según lo requiera el contexto en el cual son
utilizados. Los términos no definidos deben entenderse de acuerdo con su significado
natural y obvio.
A Riesgos en el Proceso de Contratación
Las Entidades Estatales para reducir la exposición del Proceso de Contratación frente a
los diferentes Riesgos que se pueden presentar, debe estructurar un sistema de
administración de Riesgos teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: (a) los
eventos que impidan la adjudicación y firma del contrato como resultado del Proceso de
Contratación; (b) los eventos que alteren la ejecución del contrato; (c) el equilibrio
económico del contrato; (d) la eficacia del Proceso de Contratación, es decir, que la
Entidad Estatal pueda satisfacer la necesidad que motivó el Proceso de Contratación; y
(e) la reputación y legitimidad de la Entidad Estatal encargada de prestar el bien o
servicio.
Un manejo adecuado del Riesgo permite a las Entidades Estatales: (i) proporcionar un
mayor nivel de certeza y conocimiento para la toma de decisiones relacionadas con el
Proceso de Contratación; (ii) mejorar la planeación de contingencias del Proceso de
Contratación; (iii) incrementar el grado de confianza entre las partes del Proceso de
Contratación; y (iv) reducir la posibilidad de litigios; entre otros.
B Estructura de la administración de Riesgos
La administración de Riesgos es el conjunto de procesos dirigidos a proteger a la Entidad
Estatal de los eventos en el Proceso de Contratación. La administración de Riesgos
permite reducir la probabilidad de ocurrencia del evento y de su impacto en el Proceso de
Contratación6.
Colombia Compra Eficiente propone administrar los Riesgos del Proceso de Contratación
siguiendo los pasos enumerados a continuación:





1 Establecer el contexto en el cual se adelanta el Proceso de Contratación.
2 Identificar y clasificar los Riesgos del Proceso de Contratación.
3 Evaluar y calificar los Riesgos.
4 Asignar y tratar los Riesgos.
5 Monitorear y revisar la gestión de los Riesgos.
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Colombia Compra Eficiente recomienda a las Entidades Estatales elaborar la matriz de la
Tabla 1 que incluya todos los Riesgos identificados del Proceso de Contratación,
estableciendo su clasificación, la probabilidad de ocurrencia estimada, su impacto, la
parte que debe asumir el Riesgo, los tratamientos que se puedan realizar y las
características del monitoreo más adecuado para administrarlo, como se muestra a
continuación:
1
2
3
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PERIODICIDAD CUANDO?
MONITOREO
Y REVISIÓN
COMO SE REALIZA EL MONITOREO?
FECHA ESTIMADA EN QUE SE COMPLETA EL TRATAMIENTO
PERSONA RESPONSABLE POR IMPLEMENTAR EL TRATAMIENTO
AFECTA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO?
CATEGORIA
VALORACIÓN DEL RIESGOS
IMPACTO
IMPACTO
DESPUES DEL
TRATAMIENTO
PROBABILIDAD
TRATAMIENTO/CONTROLES A SER IMPLEMNTADOS
A QUIEN SE LE ASIGNA?
CATEGORIA
VALORACIÓN DEL RIESGO
IMPACTO
PROBABILIDAD
CONSECUENCIA DE LA OCURRENCIA DEL EVENTO
DESCRIPCION (QUE PUEDE PASAR Y, COMO PUEDE OCURRIR)
TIPO
ETAPA
FUENTE
CLASE
N°
Tabla 1 - Matriz de Riesgos
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Colombia Compra Eficiente adoptó la metodología de que trata la presente guía con base en el
Estándar AS/ NZS ISO 31000.
ESTABLECER UN CONTEXTO
IDENTIFICAR Y
ANALIZAR
EVALUAR
ASIGNAR Y EVALUAR
A continuación se presenta la descripción paso a paso de la metodología que Colombia
Compra Eficiente presenta a las Entidades Estatales en cumplimiento de lo establecido
por el artículo 159 del Decreto 1510 de 2013.
1. Establecer el contexto
El punto inicial es identificar el contexto en el cual interactúa la Entidad Estatal para
conocer el ambiente social, económico y político, e identificar (i) sus propios Riesgos; (ii)
los Riesgos comunes a sus Procesos de Contratación; y (iii) los Riesgos del Proceso de
Contratación en particular.
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En este paso la Entidad Estatal debe identificar los aspectos que se mencionan a
continuación y los posibles efectos adversos que estos pueden generar.
El objeto del Proceso de Contratación.
Los partícipes del Proceso de Contratación.
La ciudadanía que se beneficia del Proceso de Contratación.
La capacidad de la Entidad Estatal entendida como la disponibilidad de recursos y
conocimientos para el Proceso de Contratación.
La suficiencia del presupuesto oficial del Proceso de Contratación.
Las condiciones geográficas y de acceso del lugar en el cual se debe cumplir el
objeto del Proceso de Contratación.
La capacidad de la Entidad Estatal entendida como la disponibilidad de recursos y
conocimientos para el Proceso de Contratación.
El entorno socio ambiental.
Las condiciones políticas.
Los factores ambientales.
El sector del objeto del Proceso de Contratación y su mercado.
La normativa aplicable al objeto del Proceso de Contratación.
Experiencia propia y de otras Entidades Estatales en Procesos de Contratación del
mismo tipo.
2. Identificar y clasificar los Riesgos
Una vez establecido el contexto, la Entidad Estatal debe identificar e incluir en la matriz
propuesta los Riesgos del Proceso de Contratación.
Esta identificación de los Riesgos puede partir además de fuentes como por ejemplo los
planes estratégicos, planes de acción, reportes de desempeño, presupuestos, Riesgos
identificados por otras Entidades Estatales, lluvia de ideas, paneles de expertos cuando la
complejidad del Proceso de Contratación lo exige, análisis DOFA (Debilidades,
Oportunidades, Fortalezas y Amenazas), encuestas y cuestionarios.
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En este paso la Entidad Estatal debe contar con el personal responsable misionalmente
del Proceso de Contratación y el personal con el conocimiento adecuado para la
administración del Riesgo.
Una vez identificados los Riesgos del Proceso de Contratación, la Entidad Estatal debe
clasificarlos según su clase, su fuente, la etapa del Proceso de Contratación en la que se
encuentra el Riesgo, y su Tipo, así:
Clase:
General: es un Riesgo de todos los Procesos de Contratación adelantados por la
Entidad Estatal, por lo cual está presente en toda su actividad contractual.
Específico: es un Riesgo propio del Proceso de Contratación objeto de análisis.
Fuente:
Interno: es un Riesgo asociado a la operación, capacidad, o situación particular de la
Entidad Estatal (reputacional, tecnológico).
Externo: es un Riesgo del sector del objeto del Proceso de Contratación, o asociado a
asuntos no referidos a la Entidad Estatal (desastres económicos, existencia de
monopolios, circunstancias electorales).
Etapa:
Planeación: la etapa de planeación está comprendida entre la elaboración del Plan Anual
de Adquisiciones y la fecha en la cual se decide continuar o no con el Proceso de
Contratación. Durante esta etapa, la Entidad Estatal elabora los estudios previos y el
proyecto de pliegos de condiciones o sus equivalentes. Dentro de las preguntas que la
Entidad Estatal debe hacerse para identificar los Riesgos de la etapa de planeación se
encuentran las siguientes:
(i) La modalidad de contratación es adecuada para el bien servicio u obra necesitado.
(ii) Los requisitos habilitantes son los apropiados para el Proceso de Contratación y es
posible encontrar proponentes que los cumplan incluyendo los Riesgos relacionados con
la habilidad para determinar requisitos habilitantes consistentes con el Proceso de
Contratación y con el sector económico en el que actúan los posibles oferentes.
(iii) El valor del contrato corresponde a los precios del mercado.
(iv) La descripción del bien o servicio requerido es claro.
(v) El Proceso de Contratación cuenta con las condiciones que garanticen la
transparencia, equidad y competencia entre los proponentes.
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(vi) El estudio de mercado permite identificar los aspectos de oferta y demanda del
mercado respectivo.
(vii) El diseño del Proceso de Contratación permite satisfacer las necesidades de la
Entidad Estatal, cumplir su misión y si es coherente con el cumplimiento de sus objetivos
y metas.
Selección: la etapa de selección está comprendida entre el acto de Apertura del
Proceso de Contratación y la Adjudicación o la declaración de desierto del Proceso de
Contratación. En la etapa de selección la Entidad Estatal selecciona al contratista. En
esta etapa los Riesgos frecuentes son los siguientes:
(i) Falta de capacidad de la Entidad Estatal para promover y adelantar la selección del
contratista, incluyendo el riesgo de seleccionar aquellos que no cumplan con la totalidad
de los requisitos habilitantes o se encuentren incursos en alguna inhabilidad o
incompatibilidad.
(ii) Riesgo de colusión.
(iii) Riesgo de ofertas artificialmente bajas.
Contratación: Una vez adjudicado el contrato objeto del Proceso de Contratación, inicia
la etapa de contratación en la cual se debe cumplir con el cronograma previsto para la
celebración del contrato, el registro presupuestal, la publicación en el SECOP y el
cumplimiento de los requisitos para el perfeccionamiento, ejecución y pago. En esta
etapa los Riesgos frecuentes son los siguientes:
Ejecución: la etapa de ejecución inicia una vez cumplidos los requisitos previstos para
iniciar la ejecución del contrato respectivo y termina con el vencimiento del plazo del
contrato o la fecha de liquidación si hay lugar a ella. Esta etapa puede extenderse
cuando hay lugar a garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o a condiciones
de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes. En esta etapa se
cumplen con las obligaciones previstas en el contrato, permitiendo el logro del objeto
del Proceso de Contratación; en consecuencia los Riesgos frecuentes son los
asociados al cumplimiento del contrato y el logro del objeto propuesto, el rompimiento
del equilibrio económico del contrato, los asociados a la liquidación y terminación del
contrato y aquellos relacionados con el incumplimiento de la normativa posconsumo
Tipo:
El Documento Conpes 3714 de 2011 clasifica los Riesgos de acuerdo con los siguientes
tipos7:
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
Riesgos Económicos: son los derivados del comportamiento del mercado, tales
como la fluctuación de los precios de los insumos, desabastecimiento y
especulación de los mismos, entre otros.

Riesgos Sociales o Políticos: son los derivados de los cambios de las políticas
gubernamentales y de cambios en las condiciones sociales que tengan impacto en
la ejecución del contrato.

Riesgos Operacionales: son los asociados a la operatividad del contrato, tales
como la suficiencia del presupuesto oficial, del plazo o los derivados de procesos,
procedimientos, parámetros, sistemas de información y tecnológicos, equipos
humanos o técnicos inadecuados o insuficientes.

Riesgos Financieros: son (i) el riesgo de consecución de financiación o riesgo de
liquidez para obtener recursos para cumplir con el objeto del contrato, y (ii) el
riesgo de las condiciones financieras establecidas para la obtención de los
recursos, tales como plazos, tasas, garantías, contragarantías, y refinanciaciones,
entre otros.

Riesgos Regulatorios: derivados de cambios regulatorios o reglamentarios que
afecten la ecuación económica del contrato.

Riesgos de la Naturaleza: son los eventos naturales previsibles en los cuales no
hay intervención humana que puedan tener impacto en la ejecución del contrato,
por ejemplo los temblores, inundaciones, lluvias, sequías, entre otros.

Riesgos Ambientales: son los derivados de las obligaciones legales o
reglamentarias de carácter ambiental, así como de las licencias, planes de manejo
o de permisos y autorizaciones ambientales, incluyendo tasas retributivas y
compensatorias, obligaciones de mitigación, tareas de monitoreo y control, entre
otras.

Riesgos Tecnológicos: son los derivados de fallas en los sistemas de
comunicación de voz y de datos, suspensión de servicios públicos, nuevos
desarrollos tecnológicos o estándares que deben ser tenidos en cuenta para la
ejecución del contrato, obsolescencia tecnológica.
Por último, la Entidad Estatal debe describir cada uno de los Riesgos y determinar las
posibles consecuencias de la ocurrencia de los mismos.
3. Evaluar y calificar los Riesgos
Una vez cumplidos los pasos a los que se refieren los numerales 1 y 2 anteriores, la
Entidad Estatal debe evaluar cada uno de los Riesgos identificados, estableciendo el
impacto de los mismos frente al logro de los objetivos del Proceso de Contratación y su
probabilidad de ocurrencia. Esta evaluación tiene como fin asignar a cada Riesgo una
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calificación en términos de impacto y de probabilidad, la cual permite establecer la
valoración de los Riesgos identificados y las acciones que se deban efectuar.
Para estimar el impacto y la probabilidad de ocurrencia de un evento que afecte de
manera negativa el Proceso de Contratación, se sugiere considerar fuentes de
información como:
Registros anteriores de la ocurrencia del evento en Proceso de Contratación propios y de
otras
Entidades Estatales.
Experiencia relevante propia y de otras Entidades Estatales.
Prácticas y experiencia de la industria o el sector en el manejo del Riesgo identificado.
Publicaciones o noticias sobre la ocurrencia del Riesgo identificado.
Opiniones y juicios de especialistas y expertos.
Estudios técnicos.
La Entidad Estatal debe evaluar los Riesgos combinando la probabilidad de ocurrencia y
el impacto del evento para:
(a) Asignar una categoría a cada Riesgo de acuerdo con la probabilidad de ocurrencia así:
raro, improbable, posible, probable y casi cierto y valorarlos de 1 a 5 siendo raro el de
valor más bajo y casi cierto el de valor más alto, como se indica en le Tabla 2. La Entidad
Estatal puede utilizar las fuentes de información sugeridas anteriormente, métodos
cuantitativos con diferentes metodologías que arrojen otros resultados y complementen
los resultados de la matriz de evaluación de riesgos.
CATEGORIA
VALORACIÓN
Raro
(puede
excepcionalmente)
ocurrir
Improbable
(puede
ocasionalmente)
ocurrir
1
2
Posible (puede ocurrir en
cualquier momento futuro)
3
Probable (probablemente va a
ocurrir
4
Casi cierto (ocurre en la mayoría
de circunstancia
5
(b) Determinar el impacto del Riesgo, utilizando la Tabla 3, analizando los siguientes
criterios: (i) la calificación cualitativa del efecto del Riesgo, y (ii) la calificación monetaria
del Riesgo, la cual corresponde a la estimación de los sobrecostos ocasionados por la
ocurrencia del Riesgo como un porcentaje del valor total del presupuesto del contrato. La
Entidad Estatal debe escoger la mayor valoración resultante de los criterios (i) y (ii) para
determinar el impacto del Riesgo.
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Tabla 3 - Impacto de Riesgo
Impacto
Calificación
cuantitativa
Construye
la
ejecución
del
contrato de manera
intrascendente
Calificación
moderativa
Los sobrecostos no
representan más del
uno por ciento (1%)
del
valor
del
contrato
Dificulta
la
ejecución del
contrato
de
manera baja.
Aplicando
medidas
mínimas
se
puede lograr
el
objeto
contractual
Los
sobrecostos
no representa
más del cinco
por
ciento
(5%) del valor
del contrato
Afecta
la
ejecución
del
contrato
sin
alterar
el
beneficio para
las partes.
Obstruye
la
ejecución
del
contrato
sustancialmente
pero aun así
permite
la
consecución del
objeto
contractual.
Perturba
la
ejecución
del
contrato
de
manera
grave
imposibilitando la
consecución
del
objeto contractual.
Genera
un
impacto sobre el
valor entre el
cinco por ciento
(5%) y el quince
por
ciento
(15%)
Incrementa
el
valor
del
contrato entre el
quince
por
ciento (15%) y el
treinta por ciento
(30%).
Impacto sobre el
valor del contrato
en más del treinta
por ciento (30%).
Menor
Moderado
Mayor
Catastrófico
3
4
5
Insignificante
Categoría
valoración
1
2
(c) Para cada Riesgo se deben sumar las valoraciones de probabilidad e impacto,
para obtener la valoración total del Riesgo.
Impacto
Calificación cualitativa
Obstruye
la
ejecución del
contrato
de
manera
intrascendent
e
Calificación monetaria
Los
sobrecostos
no
representan
más del uno
por
ciento
(1%) del valor
del contrato
Insignificante
Dificulta
la
ejecución
del
contrato
de
manera
baja,
aplicando
medidas
mínimas
se
pueden lograr el
objeto
contractual
Los sobrecostos
no representan
más del cinco
por ciento (5%)
del valor del
contrato
Afecta
ejecución
contrato
alterar
beneficio
las partes
la
del
sin
el
para
Obstruye
la
ejecución
del
contrato
sustancialmente
pero
aún
así
permite
la
consecución
del
objeto contractual
Perturba
la
ejecución
del
contrato
de
manera
grave
imposibilitando la
consecución del
objeto contractual.
Genera
un
impacto sobre el
valor
del
contrato entre el
cinco por ciento
(5%) y el quince
por
ciento
(15%).
Incrementa el valor
del contrato entre
el
quince
por
ciento (15%) y el
treinta por ciento
(30%).
Impacto sobre el
valor del contrato
en más del treinta
por ciento (30%)
Menor
moderado
Mayor
Catastrófico
Categoría
Valoración
Raro (puede ocurrir
excepcionalmente)
Improbable (puede
ocurrir
ocasionalmente)
Posible
(puede
ocurrir en cualquier
momento futuro)
Probable
(probablemente va a
ocurrir)
Casi cierto (ocurre
en la mayoría de
1
1
2
2
3
3
4
4
5
5
6
2
3
4
5
6
7
3
4
5
6
7
8
4
5
6
7
8
9
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circunstancias)
5
6
7
8
9
10
Tabla 4 - Valoración del Riesgo
(d) Finalmente, la valoración completa del Riesgo permite establecer una categoría a cada
uno de ellos para su correcta gestión:
Valoración
riesgo
8, 9 y 10
6y7
5
2, 3 y 4
del Categoría
Riesgo externo
Riesgo alto
Riesgo medio
Riesgo bajo
4. Asignación y tratamiento de los Riesgos
(a) Evitar el Riesgo, para lo cual debe decidir no proceder con la actividad que causa el
Riesgo o buscar alternativas para obtener el beneficio del Proceso de Contratación.
(b) Transferir el Riesgo haciendo responsable a otra entidad quien asume las
consecuencias de la materialización del Riesgo, típicamente se transfiere el Riesgo a
través de las garantías previstas en el Proceso de Contratación o en las condiciones del
contrato estableciendo con claridad quien es el responsable. El principio general es que el
Riesgo debe asumirlo la parte que pueda enfrentarlo en mejor forma, bien sea por su
experiencia, conocimiento o papel dentro de la ecuación contractual, entre otras.
(c) Aceptar el Riesgo cuando no puede ser evitado ni ser transferido o el costo de evitarlo
o transferirlo es muy alto. En este caso se recomiendan medidas para reducir el Riesgo o
mitigar su impacto, así como el monitoreo.
(d) Reducir la probabilidad de la ocurrencia del evento, cuando el Riesgo debe ser
aceptado. Para el efecto se sugieren medidas como: (i) aclarar los requisitos,
requerimientos y especificaciones y productos del contrato; (ii) revisar procesos; (iii)
establecer sistemas de aseguramiento de calidad en los contratos; (iv) especificar
estándares de los bienes y servicios; (v) hacer pruebas e inspecciones de los bienes; (vi)
establecer sistemas de acreditación profesional; (vii) incluir declaraciones y garantías del
contratista; (viii) administrar la relación entre proveedores y compradores.
(e) Reducir las consecuencias o el impacto del Riesgo a través de planes de contingencia,
en los términos y condiciones del contrato, inspecciones y revisiones para revisar el
cumplimiento del contrato y programas de apremio para lograr el cumplimiento del
contrato.
La Entidad Estatal debe seleccionar la opción apropiada teniendo en cuenta el costo y el
beneficio de cualquiera de las acciones identificadas para el tratamiento del Riesgo,
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enumeradas anteriormente. En la mayoría de los casos una combinación de opciones
permite el mejor resultado8.
Generalmente las medidas para tratar los Riesgos son acciones o actividades específicas
para responder a los eventos, para lo cual se sugiere preparar un plan de tratamiento para
documentar cómo se enfrenta cada uno de los Riesgos (ver matriz), incluyendo acciones,
cronogramas, recursos (personal, información) y presupuesto, responsabilidades,
necesidades de informes y reportes y de monitoreo.
La tarea más importante del manejo del Riesgo es la implementación del plan de
tratamiento, lo cual requiere atención, asegurar los recursos que requiere y el
cumplimiento oportuno de las tareas previstas en este plan. La matriz debe contener la
información básica del tratamiento de los Riesgos.
5. Monitorear los Riesgos
La Entidad Estatal debe realizar un monitoreo constante a los Riesgos del Proceso de
Contratación pues las circunstancias cambian rápidamente y los Riesgos no son
estáticos. La matriz y el plan de tratamiento deben ser revisadas constantemente y revisar
si es necesario hacer ajustes al plan de tratamiento de acuerdo con las circunstancias.
Este monitoreo debe:
(a) Garantizar que los controles son eficaces y eficientes en el diseño y en la operación.
(b) Obtener información adicional para mejorar la valoración del Riesgo.
(c) Analizar y aprender lecciones a partir de los eventos, los cambios, las tendencias, los
éxitos y los fracasos.
(d) Detectar cambios en el contexto externo e interno que puedan exigir revisión de los
tratamientos del Riesgo y establecer un orden de prioridades de acciones para el
tratamiento del Riesgo.
(e) Identificar nuevos Riesgos que pueden surgir.
Finalmente, la Entidad Estatal debe monitorear los Riesgos y revisar la efectividad y el
desempeño de las herramientas implementadas para su gestión. Para lo cual, debe: (i)
asignar responsables; (ii) fijar fechas de inicio y terminación de las actividades requeridas;
(iii) señalar la forma de seguimiento (encuestas, muestreos aleatorios de calidad, u otros);
(iv) definir la periodicidad de revisión; y (v) documentar las actividades de monitoreo.
C ¿Qué se debe incluir en los Documentos del Proceso de Contratación y en la
audiencia de asignación de Riesgos?
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La Entidad Estatal debe incluir en los Estudios Previos del Proceso de Contratación los
Riesgos que afecten la ejecución del contrato y que identificó en la matriz de
administración de Riesgos.
Esta misma matriz debe incluirse en el proyecto de Pliego de Condiciones o su
equivalente y la información contenida en ella debe utilizarse para analizar y tratar los
riesgos del proceso de contratación. Aquellos tratamientos que correspondan a garantías,
cláusulas penales o multas y sanciones, deben ser incluidos en el Pliego de Condiciones
o su equivalente y en la minuta del contrato.
En los procesos de licitación pública, la Entidad Estatal debe adelantar una audiencia de
asignación de Riesgos en la cual debe presentar el análisis de Riesgos efectuado y
presentar a los interesados la matriz incluida en los pliegos y revisar la asignación de los
Riesgos.
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CAPITULO DECIMO SEGUNDO
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE
ESTUDIOS DEL SECTOR
Guía
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Introducción
Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayúscula inicial deben ser
entendidas de acuerdo con la definición contenida en el Decreto 1510 de 2013 y se
emplean en singular o plural según sea exigido en el contexto. Los términos no definidos
deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio.
La función de compras debe estar orientada a satisfacer las necesidades de las Entidades
Estatales y a obtener el mayor valor por el dinero público. Las Entidades Estatales deben
entender claramente cuál es su necesidad y cómo pueden satisfacerla, por lo cual, deben
conocer y entender cómo y con quién pueden establecer la relación que permite satisfacer
la necesidad identificada. Para el efecto es necesario que las Entidades Estatales
conozcan el contexto en el cual los posibles proveedores desarrollan su actividad.
Entender el mercado del bien o servicio que la Entidad Estatal pretende adquirir permite
diseñar el Proceso de Contratación con la información necesaria para alcanzar los
objetivos de eficacia, eficiencia, economía, promoción de la competencia y manejo del
Riesgo.
El artículo 15 del Decreto 1510 de 2013 establece el deber de las Entidades Estatales de
analizar el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal,
comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de Riesgo.
Colombia Compra Eficiente presenta una guía para elaborar estudios del sector relativo al
objeto del Proceso de Colombia Compra Eficiente presenta una guía para elaborar
estudios del sector relativo al objeto del Proceso de Contratación y para su análisis.
I Estructura del Análisis Económico de Sector
Una vez la Entidad Estatal define su necesidad, debe identificar el bien, obra o servicio
que satisfacen tal necesidad, utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios y el sector al
cual pertenecen. El análisis del sector económico permite establecer el contexto del
Proceso de Contratación, identificar algunos de los Riesgos y determinar los requisitos
habilitantes.
El análisis del sector debe cubrir tres áreas:
A. Análisis del mercado
B. Análisis de la demanda
C. Análisis de la oferta
A. Análisis del mercado
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Las Entidades Estatales deben revisar los aspectos generales del mercado del bien o
servicio. Para ello Colombia Compra Eficiente recomienda analizar las siguientes
perspectivas que pueden influir en el Proceso de Contratación.
 Aspectos generales del mercado:
Incluye: (i) la importancia del sector en el contexto local y nacional; (ii) datos históricos de
desempeño del sector; (iii) participación del sector en el PIB nacional y en el PIB
industrial; (iv) empleo que genera; (v) principales cifras comerciales.
 Económico:
Los factores que influyen en el poder de compra y los patrones de gasto de las Entidades
Estatales y otros compradores, tales como: (i) cambios en los presupuestos; (ii) cambios
en las formas de adquisición; (iii) cambios en los ciclos de producción; (iv) fluctuaciones
del valor de las materias primas y costos de producción; (v) inflación, devaluación y otros
índices económicos.
 Internacional:
Incluye aspectos como: (i) Acuerdos Comerciales; (ii) comportamiento del mercado; (iii)
fluctuación de precios internacionales de los bienes o servicios y de sus materias primas e
insumos; (iv) información de importación y exportación del bien o servicio; (v) impacto de
las tasas de cambio.
 Técnico:
Las condiciones técnicas y tecnológicas del objeto del Proceso de Contratación,
incluyendo el estado de la innovación y desarrollo técnico que permite crear nuevos
productos y oportunidades de mercado y las nuevas tendencias como: (i) cambios
tecnológicos, (ii) amplitud de la oferta de bienes tecnológicos; (iii) especificaciones de
calidad y tiempos de entrega.
 Legal:
La Entidad Estatal debe identificar la normativa1 vigente aplicable al objeto del Proceso de
Contratación, tanto la que influye en el mercado del bien o servicio como la que regula la
actividad de los proveedores y compradores de manera particular, incluyendo las normas
ambientales y los cambios recientes en la implementación y el impacto de tales
modificaciones.
B. Análisis de la demanda
La Entidad Estatal debe tener en cuenta las condiciones en las cuales ha adquirido en el
pasado el bien o servicio objeto del Proceso de Contratación y cómo lo han hecho otras
Entidades Estatales. Para el efecto, el SECOP ofrece la posibilidad de consultar los
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Documentos del Proceso en los cuales la Entidad Estatal puede consultar las
especificaciones técnicas solicitadas y las modalidades de contratación utilizadas2.
La información que la Entidad Estatal debe recopilar en el estudio de la demanda es el
siguiente:
Adquisiciones previas de la Entidad Estatal:
Las Entidades Estatales deben analizar el comportamiento de sus adquisiciones
anteriores del bien o servicio, teniendo en cuenta:
- Modalidad de selección del contratista.
- Objeto del contrato.
- Cantidad del bien o servicio.
- Las autorizaciones, permisos y licencias requeridas para su ejecución, y cuando el
contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del
proyecto.
- Valor de los contratos y forma de pago.
- Número de contratos suscritos para el efecto y vigencias de los mismos.
- Vigencia de los contratos.
- Presupuesto con cargo al cual han sido ejecutados los contratos (inversión o
funcionamiento) y si ha habido lugar a vigencias futuras.
- Oferentes que han participado en los procesos de selección y contratistas.
- Comportamiento de los contratistas, imposición de sanciones.
- Condiciones de pago establecidas en los contratos anteriores.
- Cronograma del Proceso de Contratación, teniendo en cuenta tiempos y lugar de
entrega luego de la firma del contrato.
- Garantías exigidas en los Proceso de Contratación y siniestros.
Histórico de compras o adquisiciones de otras Entidades Estatales y otros
consumidores del bien o servicio:
En el estudio de demanda Colombia Compra Eficiente sugiere identificar y analizar cómo
han sido otros Procesos de Contratación realizados por otras Entidades Estatales,
especialmente si dichos Procesos de Contratación se han desarrollado por Entidades
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Estatales grandes que hacen adquisiciones por altos montos de dinero y tienen presencia
a nivel nacional. Estas entidades pueden ser las Fuerzas Militares, ICBF, SENA, DIAN,
entre otras.
Igualmente, Colombia Compra Eficiente recomienda que las Entidades Estatales revisen
la información de la forma en que los proveedores del bien o servicio lo suministran a
particulares en condiciones de volumen, cantidad y calidad comparables.
Colombia Compra Eficiente recomienda que la información a recopilar para Procesos de
Contratación de otras Entidades Estatales y de particulares sea la misma descrita en el
numeral 1 anterior.
C. Análisis de la oferta
Para el análisis de la oferta, las Entidades Estatales deben contestar las siguientes
preguntas:
¿Quién vende?:
La Entidad Estatal debe identificar los proveedores en el mercado nacional del bien o
servicio y a quienes que han participado como oferentes y contratistas en Procesos de
Contratación con Entidades Estatales. Para el efecto es recomendable utilizar bases de
datos e información del Sistema de Información y Riesgo Empresarial (SIREM),
administrado por la Superintendencia de Sociedades y cualquier otro sistema de
información empresarial o sectorial disponible en el mercado. Estas bases de datos
permiten conocer la información financiera del sector y de algunos de sus miembros en
particular lo que permite tener información para que la Entidad Estatal pueda establecer
los requisitos habilitantes teniendo en cuenta las condiciones generales del sector.
¿Cuál es la dinámica de producción, distribución y entrega de bienes o servicios?:
La Entidad Estatal debe conocer el proceso de producción, distribución y entrega de los
bienes o servicios, los costos asociados a tales procesos, cuáles son las formas de
distribución y entrega de bienes o suministro del servicio.
Igualmente, las Entidades Estatales deben entender la dinámica del mercado en lo que
corresponde a la cadena de producción o distribución o suministro del bien o servicio, así
como identificar cuál y cómo es el proceso que sigue el bien hasta llegar al usuario final y
el papel que juegan los potenciales oferentes en esa cadena. Por ejemplo, el proveedor
que necesita la Entidad Estatal puede ser proveedor de materias primas, fabricante,
importador, ensamblador, distribuidor mayorista, distribuidor minorista, intermediario,
transportador, etc.
II Disponibilidad y análisis de la información
Para poder determinar el comportamiento financiero del sector económico es necesario
recopilar información financiera de empresas que lo componen. En Colombia hay
sistemas de información sectorial que permiten identificar tanto a proveedores que
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suministran el bien o servicio objeto del Proceso de Contratación, como también su
información financiera. Adicionalmente, el Sistema de Información y Riesgo Empresarial
de la Superintendencia de Sociedades (SIREM) permite obtener la información
mencionada.
De otra parte, el SECOP contiene la información de muchos de los Procesos de
Contratación adelantados por las Entidades Estatales que permiten consultar los estudios
de mercado adelantados y la forma como fueron establecidos los requisitos habilitantes3.
La comunicación previa, abierta, directa y reglada con los posibles proveedores y con los
gremios es fundamental para contextualizar el análisis del sector económico y para
comprender la información financiera que ofrecen los sistemas de información. Si la
información requerida no está disponible en los sistemas de información, los proveedores
son la fuente que puede proporcionar dichos datos.
Colombia Compra Eficiente recomienda a las Entidades Estatales diseñar e implementar
escenarios y procedimientos de solicitud de información a los potenciales oferentes. Esta
recomendación se orienta a que la Entidad Estatal defina en qué condiciones mínimas va
a solicitar información (fechas, si va a hacerlo en reuniones o por escrito, qué información
va a solicitar, a quiénes solicitará información, etc.) y definir el procedimiento para hacerlo
como formatos de solicitud de cotización o de información que permitan una participación
uniforme del mayor número posible de interesados. Es recomendable dejar constancia de
las fechas de las reuniones, los asistentes y los temas tratados en las reuniones con
proveedores y gremios.
La Entidad Estatal no tiene que buscar la información financiera del universo de
proponentes que ofrece el bien, obra o servicio a contratar puesto que no hay
herramientas suficientes para poder obtener la información del universo. La información
de un subconjunto de oferentes, es decir una muestra es suficiente para el desarrollo del
análisis.
La información que se recoge por medio del estudio de la oferta y la demanda debe servir
para caracterizar la contratación o la compra que la Entidad Estatal planea realizar. Por
ejemplo, si la Entidad Estatal en el análisis de la demanda cuenta con información
histórica de las compras realizadas, puede estimar la cantidad adecuada que debe
adquirir según la frecuencia de uso y los requerimientos mínimos de inventario. En el
análisis de la oferta, es útil estudiar el comportamiento de variables como el precio de los
productos y de sus insumos y la forma como los proveedores producen y distribuyen
estos mismos. Para esto es importante introducir lineamientos para que la información
histórica y la información sobre los sistemas logísticos y de producción que manejan los
proveedores y las Entidades Estatales sean analizadas y tenida en cuenta en el momento
de decidir qué comprar, cuándo comprar, entre otros aspectos.
Adicionalmente, para analizar la información numérica es necesario entender algunos
conceptos básicos que permiten caracterizar un conjunto de datos. Por ejemplo, es
necesario el análisis numérico de la información financiera del sector para establecer
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algunos de los requisitos habilitantes, para lo cual se pueden utilizar algunos conceptos y
herramientas estadísticas definidos en el Anexo 1 del presente documento. Es importante
tener estos conceptos claros para posteriormente hacer el correcto estudio para
determinar aquellos requisitos habilitantes numéricos, como lo muestra la Manual para
determinar
y
verificar
los
requisitos
habilitantes
(ver
http://www.colombiacompra.gov.co/manuales).
La información histórica de la demanda, oferta y precio del bien o servicio que requiere la
Entidad Estatal es importante para definir ciertos puntos respecto al conocimiento
particular de la necesidad a contratar, tipo de proveedor que ha contratado para satisfacer
la necesidad y el precio de adquisición. Para el efecto la Entidad Estatal debe: (a) tener
claro las cantidades que requiere comprar, en caso de ser un monto, o saber si las
aproximaciones históricas muestran que ha tenido que hacer adiciones para suplir la
demanda o por lo contrario ha sobreestimando la demanda; y (b) saber históricamente
cómo ha escogido al proveedor en caso que el bien, servicio u obra haya sido contratado
anteriormente. La Entidad Estatal debe indagar sobre el desempeño que tuvieron estos
proveedores y preguntarse si existen varios proveedores que puedan satisfacer la
necesidad y atender la demanda en el lugar donde es requerida. Por último, la Entidad
Estatal debe conocer si el precio que ha pagado por el bien o servicio en diferentes
momentos ha sido constante teniendo en cuenta la inflación, variación de la tasa
representativa del mercado o los precios de las materias primas, si aplica.
Adicionalmente, si el precio y las condiciones de adquisición entre Entidades Estatales en
circunstancias similares para el mismo bien o servicio son comparables o difieren.
Finalmente el análisis de esta información histórica proporciona a la Entidad Estatal
herramientas para tomar mejores decisiones de compra y posibles transferencias de
conocimiento por parte de otras Entidades Estatales sobre Procesos de Contratación
puntuales.
Con respecto a la información histórica, Colombia Compra Eficiente recomienda utilizar
gráficos de comportamiento de datos en el tiempo, por ejemplo comportamiento de
cantidad o precio, para analizar si los datos tienen comportamientos de tendencia positiva
o negativa, es decir si crecen o decrecen en el tiempo, o si presentan un comportamiento
que se repite en un periodo de tiempo, es decir si presentan estacionalidad.
Uno de los aspectos clave que la Entidad Estatal debe analizar es la logística asociada al
objeto del contrato. Es decir, la coordinación y planeación de diferentes actividades para
que un producto, bien o servicio llegue a un usuario final en el tiempo y la forma
adecuada. Esto incluye las actividades de las áreas de compras, producción, transporte,
almacenamiento y distribución. A continuación, algunos conceptos importantes de la
logística que deben ser parte del análisis al momento de realizar una buena compra y
escoger al proveedor que pueda suplir de la mejor forma la necesidad puntual de la
Entidad Estatal.
Producción:
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Colombia Compra Eficiente recomienda a la Entidad Estatal conocer los métodos de
producción de los potenciales proveedores con los que van a contratar cierto producto.
Por un lado, muchas empresas manejan su producción únicamente bajo pedido, es decir,
tienen poca flexibilidad en caso de alguna adición a un pedido planeado. Esta situación
implica que si la Entidad Estatal está comprando un producto que requiere suministro
constante, debe realizar pedidos con un margen de inventario de respaldo. Por lo
contrario, en caso que el proveedor maneje una producción constante o un inventario de
producto terminado disponible para suministrar en todo momento, la Entidad Estatal debe
conocer el costo de adquirir productos por fuera de un pedido planeado ya que
probablemente estos van a ser más altos. Adicionalmente, es importante determinar si
existen oportunidades de obtener descuentos por volumen o de agregar demanda con
otras Entidades Públicas para obtener mejores condiciones.
Distribución:
La Entidad Estatal debe conocer cómo funciona el transporte y cuáles son los tiempos de
entrega que manejan los potenciales proveedores con los que van a contratar cierto
producto. Conocer el costo de transportar y entregar un producto es decisivo a la hora de
determinar la frecuencia prudente de los pedidos o la posibilidad de contratar el servicio
de transporte de forma independiente. Adicionalmente, el tiempo de entrega puede
brindar información sobre la posibilidad de realizar pedidos de último momento o de
urgencia y si es el caso conocer los sobre costos que puede traer consigo esta situación.
En caso de que los tiempos de entrega no sean flexibles, dependiendo del bien o
producto, la Entidad Estatal puede contar con inventarios mayores para prevenir el riesgo
de desabastecimiento que podría ser crítico en bienes que requieren suministro
constante, por ejemplo suministro de papelería. Por otro lado, existen posibilidades en
cuanto a la distribución de un bien: (i) la Entidad Estatal contrata a un proveedor que
tenga la capacidad de suministrar y distribuir el producto en todos los lugares requeridos y
maneja los pedidos e inventario de cada lugar; o (ii) la Entidad Estatal cuenta con un
centro de almacenamiento donde el proveedor entrega todo el pedido y la Entidad Estatal
distribuye el producto a cada seccional, utilizando transporte propio o contratando el
servicio con otro proveedor, o cada seccional o regional se encarga de recoger el
producto en el centro de almacenamiento. Las siguientes preguntas sirven de guía para
determinar el esquema de distribución:
(i) ¿Los proveedores tienen la capacidad de distribuir el bien o producto en todos los
lugares requeridos?,
(ii) ¿Cuál es la diferencia de costos entre contratar el transporte y distribución al mismo
proveedor del bien o producto o contratar el transporte de forma independiente?
(iii) ¿La Entidad Estatal cuenta con un centro de almacenamiento? Si la respuesta es
afirmativa debe evaluar la conveniencia de disponer de este para coordinar las compras o
manejar el inventario,
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(iv) ¿Cuáles son los tiempos de entrega a los diferentes lugares donde se debe
suministrar el bien?,
(v) ¿El bien permite ser almacenado o necesita de condiciones especiales para conservar
sus propiedades?,
(vi) ¿El ahorro de comprar en bloque es mayor que los costos de distribuir a varios
lugares? O por lo contrario debido al volumen de demanda o la presencia de excelentes
proveedores en la zona no se justifica.
Inventario:
Es la cantidad de existencias bien sea de materia prima, producto en proceso o producto
terminado que hay en determinado momento. En caso de que una Entidad Estatal esté
contratando un bien que requiera de un proceso de producción y abastecimiento, debe
estudiar los esquemas de inventario de los posibles oferentes además de su propio nivel
de inventario. Por un lado, la Entidad Estatal debe analizar si el oferente maneja
inventario de producto terminado y de materia prima disponible para satisfacer la
demanda de la Entidad Estatal en caso de desabastecimiento del bien o producto. Por el
otro lado, la Entidad Estatal debe tomar decisiones respecto de su propio nivel de
inventario, para determinar si quiere trabajar con un mínimo nivel de inventario o
almacenar grandes cantidades del producto. Para esto, debe tener en cuenta: (i) si la
demanda se encuentra muy bien pronosticada y no hay necesidad de contar con un
inventario considerable en caso de desabastecimiento; (ii) el bien o producto requiere
suministro constante, es decir es indispensable para el funcionamiento diario de la
Entidad Estatal y no se puede correr el riesgo de desabastecimiento; (iii) el bien o
producto es perecedero, es decir, mantener inventario por un periodo de tiempo dado se
puede traducir en la pérdida del producto; (iv) la Entidad Estatal cuenta con el espacio
adecuado para mantener el inventario y si esto representa un costo adicional.
III Estudios del sector en los Procesos de Contratación de mínima cuantía y
contratación directa
El análisis del sector hace parte de la planeación del Proceso de Contratación y
materializa los principios de planeación, de responsabilidad y de transparencia
consagrados en la Ley 80 de 1993.
El estudio del sector es necesario en los Procesos de Contratación. La modalidad de
selección del Proceso de Contratación no es relevante para determinar la procedencia o
no del análisis del sector. Colombia Compra Eficiente establece algunas
recomendaciones para realizar estudios de sector en Procesos de Contratación para las
modalidades de contratación directa y mínima cuantía.
A. Contratación directa
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En la contratación directa, el análisis del sector debe tener en cuenta el objeto del
Proceso de Contratación, particularmente las condiciones del bien o servicio y las
ventajas que representa para la Entidad Estatal contratar el bien o servicio con el
aspirante correspondiente, la forma como se acuerda la entrega de bienes o servicios, los
plazos, cantidades contratadas, forma de pago y de entrega y en general demás
condiciones previstas por las partes. El análisis del sector debe permitir a la Entidad
Estatal sustentar su decisión de hacer una contratación directa, la elección del proveedor
y la forma en que se pacta el contrato desde el punto de vista de la eficiencia, eficacia y
economía.
La Entidad Estatal debe consignar en los Documentos del Proceso, bien sea en los
estudios previos o en la información soporte de los mismos, una reflexión sobre el sector
que cubra los aspectos de que trata el artículo 15 del Decreto 1510 de 2013. En un
contrato de prestación de servicios profesionales, el análisis del sector depende del objeto
del contrato y de las condiciones de idoneidad y experiencia que llevan a contratar a la
persona natural o jurídica que está en condiciones de desarrollar el objeto del Proceso de
Contratación. Por ejemplo, si se trata de la contratación de un abogado para llevar un
proceso judicial, la Entidad Estatal debe hacer una reflexión sobre la necesidad de
contratar el servicio y las condiciones de los Procesos de Contratación que ha adelantado
la Entidad Estatal en el pasado para contratar ese tipo de servicios, teniendo en cuenta
plazos, valor y forma de pago.
Siguiendo el ejemplo, en un Proceso de Contratación para la representación judicial de
una Entidad Estatal, no será necesario que la Entidad Estatal haga un estudio de la oferta
y la demanda del sector de la prestación de servicios legales con particularidades sobre
tipos, precios, calidades y cantidades de la oferta y la demanda, lo que requiere hacer es
una reflexión teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
1. ¿La Entidad Estatal requiere una firma de abogados o una persona natural con tarjeta
profesional? En esta reflexión se cubren aspectos legales y organizacionales.
2. ¿Cuál es la experiencia que requiere quien presta el servicio de acuerdo con la
complejidad del caso? En esta reflexión se cubren aspectos comerciales, técnicos y de
análisis de Riesgo.
3. ¿La Entidad Estatal ha contratado recientemente los servicios profesionales
requeridos? ¿Cuál fue el valor del contrato y la estructura del contrato? ¿La necesidad de
la Entidad Estatal fue satisfecha con los Procesos de Contratación anteriores? En esta
reflexión se cubren aspectos legales, comerciales, financieros, organizacionales, técnicos
y de análisis de Riesgo.
4. El tipo de remuneración recomendada para la prestación de servicios objeto del
Proceso de Contratación y el motivo por el cual se escoge ese tipo de remuneración
desde la economía, la eficiencia y la eficacia del Proceso de Contratación. Es decir, si la
remuneración se pacta como: (i) un valor mensual fijo; (ii) un valor por hora trabajada y el
prestador del servicio factura el número de horas trabajadas; (iii) un valor por la hora
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trabajada y un tope en el número de horas mensuales o totales; (iv) cuota litis; o (v) una
combinación de las anteriores.
B. Mínima Cuantía
En los Procesos de Contratación de mínima cuantía el alcance del estudio de sector debe
ser proporcionado al valor del Proceso de Contratación, la naturaleza del objeto a
contratar, el tipo de contrato y a los Riesgos identificados para el Proceso de
Contratación.
Por ejemplo, no es necesario hacer un estudio extensivo de las condiciones generales de
los potenciales oferentes, definir el PIB industrial o estudiar la estructura de los estados
financieros de los posibles proveedores y de la industria. En estos casos, es necesario
revisar las condiciones particulares de otros Procesos de Contratación similares, acopiar
información suficiente de precios, calidad, condiciones y plazos de entrega con otros
clientes del proveedor públicos o privados, solicitar información a los proveedores,
verificar la idoneidad de los mismos y plasmar tal información en los Documentos del
Proceso, siempre con el propósito de que la decisión de negocio sea adecuada y
garantice la satisfacción de la necesidad de la Entidad Estatal, cumpliendo los objetivos
de eficiencia, eficacia y economía.
Si a pesar de tratarse de un Proceso de Contratación de mínima cuantía, el objeto a
contratar es muy importante para la Entidad Estatal (por ejemplo, software crítico para la
actividad misional) o si los Riesgos exigen un tratamiento especial como en el caso que
se ofrezcan comúnmente en el mercado plazos largos de entrega del bien o servicio,
entonces el análisis de sector debe ser más complejo y agregar mayor información
general y detallada de los potenciales proveedores y el sector.
I Anexo 1
A. Conceptos Estadísticos
Tamaño de la muestra
Los siguientes conceptos son útiles para analizar un conjunto de datos o muestras
numéricas4.
El número de datos que compone la muestra incide significativamente en la calidad del
análisis de la información.
A mayor tamaño de la muestra, mayor es la confianza en las conclusiones del análisis
pues la muestra comprende una mejor representación del comportamiento de la variable
objeto de estudio, por ejemplo la liquidez o el endeudamiento de un sector. Cuando la
muestra comprende pocos datos, las conclusiones del comportamiento de la variable son
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deficientes pues el sector no está suficientemente representado y cabe la posibilidad que
los datos disponibles se muestren como datos típicos, cuando realmente no lo son.
Ejemplo: Para un Proceso de Contratación determinado una Entidad Estatal obtiene la
información sobre 3 potenciales proveedores, los cuales tienen un índice de
endeudamiento de 60%, 42% y 44% respectivamente.
Esta información permite pensar que un rango de endeudamiento típico de este tipo de
proveedores es entre 40 y 50%. Pero esta conclusión no está fundamentada pues la
Entidad Estatal no puede saber si estos tres proveedores son representativos de las
condiciones generales del sector, es decir si estos proveedores los únicos del sector con
tal nivel de endeudamiento y que realmente el sector tiene un comportamiento de índice
de endeudamiento entre el 70 y el 80%.
Teniendo en cuenta lo anterior, la presente guía recomienda que la construcción de la
muestra tome en cuenta la mayor cantidad de datos disponible con el fi n de hacer un
análisis riguroso acudiendo no solo a los sistemas de información sino también a la
comunicación con los posibles proveedores.
Análisis estadístico:
A partir de una población estadística utilizar el método inductivo para llegar a conclusiones
sobre el comportamiento del universo al cual pertenece la población estadística.
Para entender el comportamiento de los datos que componen la muestra, existen medidas
de tendencia central y dispersión que permiten hacer inferencias5 sobre su
comportamiento:
(a) Promedio o media aritmética:
Es la medida de posición más frecuentemente usada. Para calcular la media aritmética o
promedio de un conjunto de observaciones, deben sumarse todos los valores y dividir el
resultado por el número total de observaciones. Esta medida es muy sensible a los datos
atípicos pues tan solo uno de los datos puede afectar significativamente el cálculo de la
misma. Por ejemplo, si la Entidad Estatal cuenta con información del índice de liquidez de
4 proveedores, 1.4, 2.2, 1.9 y 6 respectivamente, el promedio de liquidez de estos 4
proveedores es 2,9, esto es debido a que existe un proveedor con un alto nivel de liquidez
quien en este caso representa un desempeño atípico con respecto a su sector y quien
afectará el indicador del promedio. En este caso no basta con estudiar el promedio pues
como se puede observar el promedio no representa en comportamiento de la mayoría de
los proveedores.
(b) Mediana:
Es una medida estadística (estadístico) que representa el valor que ocupa la posición
central en una muestra. Para calcularlo los datos deben ordenarse de menor a mayor e
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identificar el dato que ocupa la posición central. Si el tamaño de la muestra es par, la
mediana es el promedio de los dos valores centrales. Si el tamaño de la muestra es
impar, la mediana corresponde al valor ubicado en la mitad de la muestra. A diferencia de
la media, la mediana no es afectada por la presencia de datos atípicos, sin embargo, no
es una variable que realmente use la información de los datos pues Análisis estadístico:
es una medida de ubicación o posición. Es por esto que se recomienda que sea una
variable complementaria, la cual puede brindar información útil si es comparada con la
media.
(c) Media podada:
Es un estadístico que utiliza el promedio pero quitando de la muestra un cierto porcentaje
de datos extremos. Para su cálculo, los datos se deben ordenar de menor a mayor y
excluir los datos (n×α) más pequeños y (n×α) más grandes, donde n es el tamaño de la
muestra y α es la proporción de datos que se quieren depurar. El último paso consiste en
calcular el promedio de los datos restantes, el cual representará la media podada.
Para definir α, la Entidad Estatal que está realizando el procedimiento debe definir el valor
dependiendo del tamaño de la muestra y de la distorsión que se evidencia en los datos. Al
seleccionar α=0 se obtiene la media y al seleccionar α=0.5=50% se obtiene la mediana,
es decir, α debe ser entre estos dos puntos de posición. Cuando se realiza este
procedimiento es bastante común la utilización de un α=0.1=10% en donde se excluyen
20% de los datos. Para analizar la distorsión de los datos se recomienda graficar, como
se explicará más adelante, o hacer el análisis respectivo de la media y mediana.
La media podada es una buena aproximación cuando se observan datos atípicos, es decir
aquellos datos que se encuentran numéricamente distantes de la mayoría de los datos de
la muestra. Los datos atípicos de indicadores pueden representar bien sea un muy buen
comportamiento o un muy mal comportamiento del indicador respecto a la mayoría de los
datos. Sin embargo, al momento de depurar los datos debe tenerse la precaución de
depurar los datos que representen el indicador de un proveedor que a pesar de mostrar
un comportamiento atípico y malo respecto al resto, podría entrar a participar en el
Proceso de Contratación por que el indicador no influye directamente en la ejecución del
contrato.
En la sección V del Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes (ver
http://www.colombiacompra.gov.co/manuales) puede ver un ejemplo del cálculo de la
media podada.
(d) Desviación estándar muestral:
La desviación estándar es una medida de dispersión que mide la distancia promedio de
los datos respecto a su media. A mayor desviación, mayor la dispersión de los datos de la
muestra con respecto a su media o promedio.
DESVIACIÓN ESTÁNDAR MUESTRAL=
VARIANZA MUESTRAL
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Se define la varianza de una muestra de observaciones X1, X2, ..., Xn, cuyo promedio es
X y n es igual al tamaño de la muestra, como:
2
2
_
int Xi - X
Variación muestral = --------------------------
N- 1
Por ejemplo, con los mismos datos utilizados en el ejemplo en el concepto de promedio
sobre el índice de liquidez de 4 proveedores, esta es la desviación estándar muestral.
2
2
2
2
1.4 – 2.9 + 2.2 -2.9 + 1.9 + 2.9 + 6 - 2.9
VARIANZAMUESTRAL-------------------------------------------------------------------------------- = 4.41
4 - 1
Donde n es igual a 4 y el promedio de la muestra es igual a 2.9
Desviación estándar muestral =
4.45 = 2.1
En el paquete de programas de Microsoft, Excel hay funcionalidades que permiten
calcular fácilmente todas estas medidas estadísticas.
(e) Error muestral:
A diferencia de la desviación estándar que es un error no muestral, el error muestral no
contempla la dispersión de los datos de la muestra escogida. Por el contrario, el error
muestral es aquél causado por la disponibilidad de datos, es decir por el hecho de
estudiar una muestra en lugar del universo de datos o la población total. Es imposible
definir un error muestral estándar pues este depende del tamaño de la muestra y de la
información disponible, calidad y veracidad de esta información, el universo de datos,
entre otros.
Por último, Colombia Compra Eficiente recomienda utilizar medidas de dispersión y de
error como la desviación estándar en conjunto con la media o media podada para definir
los indicadores numéricos de capacidad financiera y organizacional si el conocimiento del
comportamiento de los datos lo permite.
Análisis gráfico:
El objetivo de construir gráficos es tener una herramienta para analizar el comportamiento
general de los datos e identificar sus características principales. Quien hace el análisis
debe acudir al análisis grafico antes de realizar otros tipos de análisis pues la ayuda visual
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permite sacar conclusiones respecto al comportamiento de los datos con los que se
cuenta. A continuación presentamos algunos de los tipos de gráficos disponibles, quien
hace el análisis debe decidir con qué herramienta se siente cómodo.
(a) Gráfico de tallos y hojas:
Esta técnica permite observar la forma o distribución de un conjunto de datos numéricos y
es recomendable utilizarla cuando la Entidad Estatal no cuenta con una gran cantidad de
datos puesto que es un procedimiento manual con utilidad cuando se pretende graficar un
índice, como en el caso de los requisitos habilitantes de capacidad financiera y
organizacional previstos en el RUP.
El gráfico de tallos y hojas se construye separando los dígitos de cada valor de la muestra
en dos grupos los cuales se denominan tallo y hoja. El procedimiento común para la
construcción de este tipo de gráficos es el siguiente:
(i) Cada uno de los valores de la muestra se debe separar en:
Tallo: Depende del analista definir cada componente, el tallo se puede componer del
primer dígito o de los primeros dos dígitos dependiendo de la magnitud de los datos.
Hoja: Depende del analista definir cada componente, la hoja se puede componer del
segundo dígito o del primer decimal si es el caso.
(ii) Se enumeran los tallos verticalmente en orden creciente y se traza una línea vertical a
la derecha de estos valores.
(iii) Para cada tallo se agregan las hojas correspondientes en sentido horizontal de menor
a mayor. En este punto, se toma una decisión sobre lo que se hará con el digito siguiente
a la hoja, si se trunca o se redondea. Es recomendable truncar puesto que en la mayoría
de casos este nivel de especificidad no agrega valor al momento de observar el
comportamiento de los datos. Los tallos que no están acompañados con hojas, es decir la
hoja es un cero, también se tendrán en cuenta y graficarán.
El análisis del grafico permite conocer (i) la distribución de los datos de la muestra, (ii) su
grado de simetría, (iii) los rangos máximos y mínimos, (iv) en qué rangos se concentran la
mayoría de los datos, es decir dónde hay mayor frecuencia observando la altura de los
tallos, (v) la cantidad y Análisis gráfico: magnitud de valores que se apartan del
comportamiento común de la muestra (datos atípicos), entre otras características.
En la sección V del Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes (ver
http://www.colombiacompra.gov.co/manuales) puede ver un ejemplo de este gráfico.
(B) Histograma:
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Es una representación gráfica de la muestra en forma de barras, en donde la altura de
cada una de estas representa la frecuencia de datos. El análisis del gráfico permite inferir
el comportamiento de la muestra. Las conclusiones son similares a las expuestas en el
anterior gráfico. A continuación un ejemplo a partir de los siguientes datos de nivel de
endeudamiento.
Índice de endeudamiento (%)
26
29
47
49
50
52
53
55
56
60
61
68
80
92
98
Frecuencia
Nivel de endeudamiento
6
5
4
3
2
1
10%-20%
20%-30% 30%-40% 40%-50%
50%-60%
60%-70%
70%-80%
80%-90%
90%-100%
y mayor
La herramienta Microsoft Excel es de gran utilidad para el desarrollo del análisis
estadístico y gráfico, teniendo en cuenta que esta tiene las funcionalidades de los
conceptos tratados anteriormente.
Mediante la siguiente ruta en Excel, se pueden graficar histogramas, los cuales son una
ayuda visual para observar el comportamiento de los datos: Archivo/ Opciones/
Complementos/ Herramientas para Análisis/ Ir / Se selecciona la opción/ En la opción
Datos va a aparecer una nueva ventana que se llama “Análisis de datos” y allí se podrá
seleccionar la opción histograma.
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B. Fuentes de Información
A continuación encontrará fuentes de información que usted puede consultar para llevar a
cabos su estudio del sector
Tema
Fuentes sugeridas
Análisis del sector
Marco Tecnológico
DANE: www.dane.gov.co
ANIF: www.anif.gov.co
ANDI: www.andi.gov.co\encuesta de opinión industrial
Banco de La República: www.banrep.gov.co
Cámaras de Comercio
Ministerio de las Tecnologías de Información y las Comunicaciones: www.mintic.gov.co
Información general: www.losavancestecnologicos.com
Revista ComputerWorld (tecnología): www.computerworld.com
DANE: www.dane.gov.co
Superintendencia de Industria y Comercio: www.sic.gov.co
Fedesarrollo: www.fedesarrollo.org.co
Confecámaras: www.confecamaras.org.co
Entorno Económico Banco de la República: www.banrep.gov.co
DNP: Departamento Nacional de Planeación www.dnp.gov.co
ANIF: Asociación nacional de instituciones financieras: www.anif.co /
revista virtual
Asobancaria: www.asobancaria.com / económica y financiera
Ministerio del Medio Ambiente: www.minambiente.gov.co
Entorno Ambiental
Ministerio de Minas y Energía: www.minminas.gov.co
ICA: Instituto Colombiano Agropecuario: www.ica.gov.co
SECOP: Proveedores de la entidad la misma entidad (revisión de contratos
e histórico de compras). www.colombiacompra.gov.co
Páginas web de las Entidades Estatales.
Encargados de compas de otras Entidades Estatales.
Demanda
Guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código
estándar de
productos y servicios de Naciones Unidas (UNSPSC) - Colombia Compra
Eficiente:
www.colombiacompra.gov.co/manuales
SECOP: Proveedores que han trabajado con el estado suministrando el
bien o servicio en estudio
SIREM: información financiera de los proveedores (para el uso de esta
Oferta
herramienta, revise el manual del usuario)
Agremiaciones y Asociaciones: Directorio: www.mincit.gov.co
Superintendencias Sectoriales
Presidencia de la República: www.presidencia.gov.co
Marco Normativo
Superintendencias
Ministerios
Archivo General de la Nación: www.archivogeneral.gov.co
Síntesis: www.colombiacompra.gov.co
C. Procedimiento para buscar información sobre procesos de contratación
en el SECOP
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Paso 1: Entre a la página de Colombia Compra Eficiente www.colombiacompra.gov.co y haga
clic en el botón verde de Proveedores.
Paso 2: Aparecen las opciones de búsqueda de los contratos suscritos. Haga clic en Búsqueda de
procesos de contratación. Si tiene el número del proceso, haga clic en buscador por número de
proceso.
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Paso 3: Complete la información solicitada en los recuadros. Debe seleccionar al menos
dos criterios de búsqueda para proceder. Haga clic en el botón Buscar.
Paso 4: El sistema presenta los diferentes contratos que tienen que ver con el producto o
servicio que está buscando. Haga clic en la en número del proceso de su interés (busque
principalmente los Procesos de Contratación cuyo estado sea celebrado).
Paso 5: En la parte superior aparecerá la información del Proceso de Contratación que
quiere conocer. En la parte inferior se desplegaran todos los documentos que
acompañaron el proceso. Puede encontrar los siguientes Documentos del Proceso:
 Aviso de convocatoria
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 Pliego de condiciones






Estudio de mercado
Adendas
Estudios previos
Observaciones
Fichas técnicas
Documentos de verificación (jurídica, financiera, técnica)
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CAPITULO DECIMO TERCERO
DEFINICION DE TERMINOS USUALES
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ARTICULO 43º. DEFINICION DE TÉRMINOS USUALES. Para una mayor claridad del
presente documento, a continuación se definen una serie de conceptos o términos que
son de frecuente utilización en el mismo o dentro de los procesos de contratación, sin
embargo aquellas palabras no contenidas en esta relación deberán entenderse en el
lenguaje técnico correspondiente, o en su defecto, en su sentido natural y obvio, según el
uso general de las mismas:
 Acta: Documento donde se describe lo sucedido en una reunión, dejando
constancia de los compromisos adquiridos y tareas acordadas de los asistentes,
indicando el responsable de cada uno de ellos. Para todas las actas normalizadas
de acuerdo a los formatos establecidos por el municipio se firmará por los
responsables como allí aparece.
 Acta de iniciación del contrato: Es el documento en el cual se deja constancia de
la iniciación de las actividades objeto del contrato y del plazo contractual. Es un
documento propio de los contratos de tracto sucesivo.
 Acta de liquidación de contrato: Es el documento de corte de cuentas entre las
partes, en el cual se deja constancia de lo ejecutado por el contratista (en forma
parcial o total), los pagos efectuados por el municipio., los ajustes, reconocimientos,
revisiones, multas aplicadas, los descuentos realizados, los acuerdos,
transacciones a que llegaren las partes, saldo a favor o en contra del contratista y
las declaraciones de las partes acerca del cumplimiento de sus obligaciones.
Es obligatoria su suscripción en los contratos de tracto sucesivo, y opcional en los
demás casos según el criterio del Interventor.
 Acta de recibo final: Es el documento en el cual el municipio deja constancia que
ha recibido el objeto del contrato.
 Acto Administrativo: Manifestación unilateral de la voluntad de la administración
pública que crea, modifica o extingue situaciones jurídicas de carácter general o
particular, y cuyos efectos tienen como destinatario las entidades públicas, los
particulares y particulares que cumplen funciones públicas.
 Acto de Adjudicación: Resolución motivada a través de la cual se le adjudica el
proceso de contratación a un proponente.
 Adenda: Es el instrumento mediante el cual la administración puede, aclarar o
modificar los pliegos de condiciones integrando con estos una totalidad. Las
adendas una vez publicadas hacen parte del pliego de condiciones.
 Adición: Modificación contractual que obedece al cambio en las condiciones
estipuladas inicialmente en el clausulado del respectivo contrato. Como indica la
definición gramatical del término, es figurativamente inyectar más dinero al
contrato inicialmente pactado en aras a garantizar la existencia de recursos
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suficientes para continuar satisfaciendo la necesidad de la Administración – la
adición no podrá ser superior al 50% del valor inicialmente pactado expresado en
SMMLV.
 Ampliación: Hace referencia a una extensión en el tiempo que inicialmente se
había acordado para la ejecución del contrato. Esta categoría de modificación
contractual no conlleva necesariamente al cambio de las especificaciones técnicas
o circunstancias accesorias del objeto contractual inicialmente pactado y tampoco
implica adición de recursos.
 Anticipo: Es una suma de dinero que entrega del municipio al contratista a título
de préstamo que habrá de destinarse al cubrimiento de los costos iníciales, es
decir, la finalidad del anticipo es financiar el objeto contractual. Para que proceda
debe efectuarse un estudio técnico del contrato que justifique tal entrega, este
anticipo debe ser amortizado en cada pago. El anticipo no podrá exceder del
cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato.
 Asignación del riesgo: Es el señalamiento que hace de la parte contractual que
deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada
como riesgo previsible, asumiendo su costo.
 Apertura de la licitación, selección abreviada o concurso de meritos: Acto
administrativo que dispone la fecha a partir de la cual se pueden presentar
propuestas.
 Audiencia Pública: Acto en el cual se lleva a efecto determinada actividad dentro
el procedimiento contractual y al cual puede asistir cualquier persona, no importa
que sea funcionario, oferente, veedor o simple interesado y manifestar allí sus
inquietudes al respecto.
 Caducidad. La caducidad es una estipulación que le permite al municipio de El
Calvario-Meta dar por terminado el contrato como consecuencia del incumplimiento
grave de las obligaciones del contratista que afecte su ejecución y permita suponer
que pueda paralizarse. Se trata de una sanción al contratista incumplido que lo
inhabilita para contratar con el Estado por cinco (5) años. (Artículo 18 Ley 80/93).
La caducidad se decretará mediante acto administrativo motivado dentro del
término de vigencia del contrato. Decretada la caducidad se podrán incorporar en la
liquidación del contrato las sanciones pecuniarias parciales generadas dentro de la
ejecución del contrato y el valor de la penal pecuniaria pactada. La ley 418 de 1997,
confiere la facultad al municipio de declarar la caducidad del contrato cuando se
compruebe su colaboración con grupos delincuenciales, de manera libre y
espontánea; la cual deberá ejecutarse de acuerdo al procedimiento allí establecido.
 Calificación: Acto mediante el municipio, evalúa y asigna los puntajes a las
diferentes propuestas presentadas dentro de un proceso contractual.
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 Capacidad: Aptitud y la posibilidad de intervenir como sujeto activo o pasivo de
relaciones jurídicas. Dicha capacidad, comprende tanto el poder para ser titular de
derechos y obligaciones e igualmente la facultad de actuación o ejercicio para
hacer reales y efectivos dichos derechos.
 Capacidad Residual de Contratación: Es la capacidad real de contratación que
resulta de restarle a la capacidad máxima de contratación la sumatoria de los
valores de los contratos que tenga en ejecución el contratista, no importa si son con
entidades estatales o privadas.
 Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP): Es el documento expedido
por la Dirección de Presupuesto, en donde se acredita que al momento de iniciarse
la contratación existe una apropiación suficiente en el presupuesto de la vigencia,
para amparar la obligación proyectada.
 Cesión: Consiste en la sustitución de las obligaciones y derechos que surjan de un
contrato, en un tercero, la cual sólo procederá previa aprobación escrita por parte
del municipio de El Calvario-Meta.
 Certificado de registro presupuestal (CRP): Es el documento expedido por la
Subdirección Administrativa y Financiera, que certifica la operación mediante la
cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación.
 Cláusulas excepcionales: Son las cláusulas excepcionales al derecho común de
terminación, modificación e interpretación unilaterales, de sometimiento a las leyes
nacionales, de reversión y de caducidad.
 Concurso de méritos. Corresponde a la modalidad prevista para la selección de
consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o
de precalificación.
 Consorcio: Figura contemplada en el artículo 7º de la ley 80 de 1993 que permite
que dos o más personas en forma conjunta presenten una misma propuesta para la
celebración y ejecución de un contrato con la Administración Pública, respondiendo
solidariamente por todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta
y del contrato suscrito. Por consiguiente, todas las actuaciones, hechos y omisiones
que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los
miembros que lo conforman. Los consorcios no constituyen personas diferentes a
los miembros que los conforman, por ese razón estos no tienen registro mercantil o
RUP propios.
 Contratista: Persona natural o jurídica de derecho público o privado, nacional o
extranjera, que individualmente o en conjunto con otra (consorcio o unión temporal)
se obliga a una determinada prestación, según las especificaciones del objeto del
contrato, a cambio de una contraprestación.
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 Contrato: Es todo acto jurídico o acuerdo de voluntades que sea generador de
obligaciones, sin importar que esté previsto en el derecho público o privado, que
sea típico o atípico, o que se derive del ejercicio de la autonomía de la voluntad.
 Contrato adicional: Acuerdo de Voluntades mediante el cual se adiciona el
contrato inicial en tiempo y/o valor, el cual entra a ser parte del contrato primigenio.
El valor de la adición no puede superar el cincuenta por ciento (50%) del valor
inicial del contrato que se adiciona.
 Contrato de Consultoria. Son contratos de consultoría los que celebren las
entidades estatales referidas a los estudios necesarios para la ejecución de
proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para
programas o proyectos específicos, así como a las Evaluaciones técnicas de
coordinación, control y supervisión.
Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría,
Evaluación, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución
de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
 Contrato de Prestación de Servicios o de apoyo a la gestión, o para la ejecución
de trabajo artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas
naturales. Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades
estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o
funcionamiento de la entidad, a través de los cuales se contrata a personas naturales
o jurídicas que estén en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya
demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se
trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual
el ordenador del gasto deberá dejar constancia.
Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de
naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento
de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas,
logísticas o asistenciales.
En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se
celebrarán por el término estrictamente indispensable.
Para la contratación de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a
determinadas personas naturales el municipio justificará dicha situación en el acto
administrativo de que trata el Artículo 73 del Decreto 1510 de 2013.
 Consideraciones Previas del Contrato. Son los considerandos que se deben
relacionar antes de comenzar a citar las cláusulas respectivas del contrato y
contienen: Las justificaciones o razones que dan origen al contrato tomados del
estudio previo, los fundamentos legales y una breve reseña del procedimiento de
selección del contratista.
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
Convenio. Acuerdo suscrito entre dos o más personas jurídicas de derecho
público o entre una o varias entidades públicas y una o varias personas jurídicas
privadas sin ánimo de lucro, tendiente a aunar esfuerzos para el logro de un
objetivo común.
 Convenio de Apoyo (Art. 355 Constitución Política y Decretos 777 y 1403 de
1.992). Convenios celebrados por las entidades públicas con personas jurídicas sin
ánimo de lucro y de reconocida idoneidad, para impulsar programas y actividades
de interés públicos acordes con los planes de desarrollo.

Convenio Interadministrativo: Negocio jurídico en el cual están presentes dos
entidades públicas en desarrollo de relaciones interadministrativas cuyo objeto es
coordinar, cooperar, colaborar o distribuir competencias en la realización de
funciones administrativas de interés común a los sujetos negóciales.
 Cláusulas Excepcionales: Las cláusulas excepcionales son aquellas
estipulaciones contractuales que le permiten al municipio imponer su voluntad al
contratista en forma unilateral, mediante el ejercicio de la potestad administrativa
asignada por la ley 80 de 1993.
 Declaración Desierta de un Proceso de Selección: Circunstancia que resulta de
la no adjudicación del contrato ya sea porque ninguno de los proponentes cumplió
con los factores de escogencia y condiciones técnicas mínimas exigidas en el
pliego de condiciones o porque no se presentaron proponentes al proceso. Dicha
declaración solo procede por motivos o causas que impidan la escogencia
objetiva. Se declara por acto administrativo que exprese clara y detalladamente las
razones o motivos.
 Delegación: Figura Jurídica mediante la cual el Director transfiere a un colaborador
suyo, del nivel directivo, Evaluador, ejecutivo o equivalente, o a otra autoridad con
fines afines o complementarios la competencia que tiene para un determinado
asunto. En materia de contratación para el municipio esta competencia se
encuentra en cabeza del Alcalde .
 Desconcentración: Figura Jurídica mediante la cual el Director traslada
competencias en materia contractual a un funcionario del nivel directivo, ejecutivo o
Evaluador para que realice actos y tramites inherentes a los procesos
contractuales, pero sin incluir la adjudicación o la celebración de los contratos.
 Domicilio y Leyes. Se tendrá como domicilio en el municipio de El Calvario-Meta y
los contratos estarán regulados por la legislación colombiana, Ley 80 de 1993 y
demás normas reglamentarias y por las disposiciones civiles y comerciales en
aquellos casos no contemplados por esta Ley.
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 Día: Cualquier término dentro del manual expresado en días, se entenderá que son
hábiles a menos que se indique expresamente lo contrario.
 Días corrientes o calendario: Es cualquier día del calendario, sin tener en cuenta
si se trata o no de un día hábil.

Días hábiles: Son los días comprendidos entre los lunes y los viernes de cada
semana, excluyendo de estos los fines de semana y los días feriados
determinados en la Ley.
 Ejecución del Contrato. Este comenzará una vez se haya legalizado el contrato,
aprobado la Garantía de Cumplimiento, nombrado Interventor, entregado el anticipo
o pago anticipado, si así se pactó y se haya suscrito el acta de inicio.
 Escogencia: La escogencia del contratista se hace por regla general, siempre a
través de licitación o concurso público salvo las excepciones establecidas en el
artículo 2 de la ley 1150 de 2007, u otras disposiciones que regulen la materia.
 Estimación del riesgo: Es la valoración de la probabilidad de ocurrencia y el nivel
de impacto del riesgo que ha sido tipificado, en términos monetarios o
porcentuales respecto del valor del contrato.
 Estudio y documentos previos: Los estudios y documentos previos están
conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la
elaboración del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes
puedan valora adecuadamente el alcance de lo requerido para la entidad, así como
la distribución de riesgos que la entidad propone, también deberá elaborarse
estudios previos para los procesos de mínima cuantía según lo establece el articulo
84 del Decreto 1510 de 2013.
 Estimación del riesgo: Es la valoración de la probabilidad de ocurrencia y el nivel
de impacto del riesgo que ha sido tipificado, en términos monetarios o
porcentuales respecto del valor del contrato.
 Forma de Pago del Contrato. En los contratos que celebre el municipio el pago se
podrá pactara de acuerdo a lo que la entidad estime conveniente.
 Fase precontractual. Es lo relacionado con la Planeación, estudios previos,
disponibilidad presupuestal, licencias, permisos, autorizaciones, proyecto de pliego
de condiciones.
 Fase de celebración y ejecución del contrato. Comprende el cumplimiento de los
requisitos de perfeccionamiento, legalización del contrato y el control en su
ejecución, y los trámites tendientes a efectuar la liquidación del contrato de mutuo
acuerdo o su liquidación unilateral.
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 Fase post-contractual. Comprende la vigilancia y seguimiento a las condiciones
de estabilidad y calidad del objeto contractual, una vez realizada la liquidación y la
realización de reclamaciones al contratista y su garante frente al incumplimiento de
las obligaciones pos contractuales.
 Garantías en la contratación de la Administración Publica: Documentos que se
exige al oferente o contratista para avalar el cumplimiento de las obligaciones que
éste adquiere dentro del proceso contractual. Puede ser Póliza de seguros, fiducia
mercantil en garantía, garantía bancaria a primer requerimiento, endoso en garantía
de títulos valores o depósito de dinero en garantía. Decreto 15107 de 2013.
 Identificación de las Partes del Contrato. En la minuta del contrato se deberá
identificar de manera plena el municipio de El Calvario-Meta y su representante
legal y al contratista (nombre completo, número de identificación (cedula o Nit),
señalando si éste último es persona natural o jurídica. Si es persona jurídica se
verificará que su duración no sea inferior a la del plazo del contrato y un año más y
que el representante legal que lo suscribe esté facultado para celebrar el contrato.
 Imputación Presupuestal. En la minuta del contrato deberá señalarse el número y
fecha del certificado de disponibilidad presupuestal así como la denominación o
concepto del rubro, el correspondiente programa, sub - programa, capítulo y
artículo al cual se está imputando el valor del contrato.
 Incompatibilidades: Prohibiciones para realizar actividades o gestiones de manera
simultánea con el ejercicio de un cargo, por ende para participar en procesos de
contratación y celebrar contratos con el municipio.
 Inhabilidades: Falta de capacidad para participar en licitaciones o concursos y
para celebrar contratos con la entidad.
 Informe de Evaluación: Documento en el que se consigna el resultado de la
comparación de las propuestas recibidas con ocasión de los procesos de
selección adelantados por el alcalde del municipio.

 Informe del Interventor o del Supervisor: Documento a través del cual el
interventor o el supervisor del contrato da cuenta el municipio sobre las situaciones
que se presenten durante la ejecución del contrato.
 Interventor: Particular contratado o servidor público designado por la
Administración, para que verifique, coordine y controle la ejecución de las
obligaciones emanadas de un contrato, de manera que este cumpla su finalidad,
dentro del plazo y condiciones previstas y el presupuesto asignado(ley 1474 de
2011)
 Intereses: Es la tasa que se podrá pactar en el contrato a través de la cual el
municipio reconocerá al Contratista por concepto de intereses, cuando incumpla en
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el pago de las sumas debidas. Esta en ningún momento podrá ser superior al límite
de usura.
 Intereses Moratorios: Para definir los intereses moratorios y determinar el valor
histórico actualizado a que se refiere el articulo 4º; numeral 8 de la Ley 80 de 1993,
se aplicara a la suma debida por cada año de mora el incremento del índice de
precios al consumidor entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del año anterior. En
el evento de que no haya transcurrido un año completo o se trate de fracciones de
año, la actualización se hará en proporción a los días transcurridos.
 Interpretación Unilateral del Contrato. Si durante la ejecución del contrato surgen
discrepancias entre las partes sobre la interpretación de alguna de sus
estipulaciones que puedan conducir a la paralización o a la afectación grave del
servicio que se pretenda satisfacer con el objeto contratado, el municipio sino logra
acuerdo interpretará en acto administrativo debidamente motivado las
estipulaciones o las cláusulas objeto de las diferencias. (Art. 15 Ley 80/93)
Para el ejercicio de esta cláusula se debe tener en cuenta los antecedentes del
propio contrato.
 Ítems no previstos: Aquellos que no se encuentran incluidos en el contrato, pero
que hacen parte inseparable de las actividades objeto del mismo o es necesario
para su ejecución, con el fin de dar cumplimiento a su objeto.
 Lances: Propuestas de precio presentados presencial o electrónicamente durante
el certamen de la subasta.
 Lances válidos: Propuestas de precio que superan el margen mínimo de
diferencia.

Legalización. Para la legalización del contrato se requerirá que se efectué el
correspondiente registro presupuestal por parte de la entidad contratante, cuando
a ello haya lugar de acuerdo con la Ley orgánica de presupuesto y sus
disposiciones complementarías. Decreto 1510 de 2013. En desarrollo con lo
dispuesto en el articulo 41 de la Ley 80 de 1993, par la ejecución del contrato se
requerirá de la aprobación de la garantía y de la existencia de la disponibilidad
presupuestal correspondientes.
 Licitación Publica: La regla general para la escogencia de contratistas es la
Licitación Pública, salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre las
excepciones previstas para la selección a través de las otras modalidades.
 Lista corta: Es el acto en el cual el municipio de El Calvario-Meta selecciona los
mejores proponentes para invitarlos a presentar propuesta dentro de un concurso
de méritos. La lista corta deberá conformarse con un número plural de
precalificados que no podrá exceder de seis (6) cuando se deba presentar una
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propuesta técnica detallada, ni de diez (10) cuando se deba presentar una
propuesta técnica simplificada.
 Lista Multiusos: Es la que resulta de la precalificación que hace el municipio de El
Calvario-Meta de los interesados en participar en varios concursos de méritos
determinados o determinables, que tengan objeto común o similar, en los que se
exija la presentación de propuestas técnicas simplificadas. Su vigencia no podrá
exceder de seis (6) meses y deberá contener un mínimo de veinticinco (25)
integrantes.
 Liquidación: Es el procedimiento mediante el cual una vez concluido el contrato,
las partes verifican en qué medida y de qué manera se cumplieron las
obligaciones de él derivadas con el fin de establecer si se encuentran o no en paz
y salvo por todo concepto relacionado con su ejecución.
 Mayores Cantidades: Son aquellas actividades suplementarias a las inicialmente
contratadas, las cuales por su naturaleza pueden ejecutarse de acuerdo con las
especificaciones y precios del contrato, respecto de las cuales el municipio podrá
ordenar su ejecución y el contratista esta obligado a ejecutarlas, sin que implique la
ejecución de ítems diferentes.
 Menor Cuantía: Modalidad de selección del contratista establecida de acuerdo al
presupuesto del municipio de El Calvario-Meta y el literal b), numeral 2, del artículo
2 de la ley 1150 de 2007 y el articulo 59 del Decreto 1510 de 2013.
 Modalidad de selección: Es el procedimiento mediante el cual el Departamento
procederá a escoger a los contratistas (Licitación pública, selección abreviada,
concurso de méritos, mínima cuantía y contratación directa).
 Modificación Unilateral. Haciendo uso de esta cláusula el municipio podrá
modificar unilateralmente un contrato celebrado y en ejecución, si se presentan
alguna de las siguientes circunstancias
 Existe riesgo de paralización del contrato.



Existe riesgo de que se vea gravemente afectado un servicio público que se
iba a satisfacer con el contrato de manera previa a la Modificación Unilateral el
municipio intentará lograr un acuerdo con el contratista proponiéndole el
procedimiento para llevarlo a efecto, la manera de acreditar y reconocer los
nuevos costos, o de disminuir los que no vayan a causarse, según el caso, con
sustento en las evaluaciones técnicas pertinentes y el señalamiento de los
nuevos precios, si a ello hubiere lugar.
Si el valor del contrato inicial se ve aumentado en veinte (20%) por ciento o
más el contratista no estará obligado a ejecutarlo, en caso contrario si, por ello
no conlleva sanciones a cargo del contratista. Sin embargo en aquellos
contratos de obra pública a precios unitarios, el contratista está en la obligación
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de ejecutar las mayores cantidades de obra que surjan durante el mismo, so
pena de incumplimiento del contrato y sin necesidad que la entidad recurra al
ejercicio de esta cláusula excepcional.
No es viable modificar el objeto del contrato so pretexto de modificar
unilateralmente el mismo, toda vez que esto haría que surgiera un nuevo
vínculo contractual. De igual forma se debe tener claro que solo es viable
adicionar al contrato actividades que puedan considerarse pertenecer al objeto
pactado o que se complementan de manera directa con el mismo.
 Multas. Las multas corresponden a penas aplicables frente a incumplimientos
parciales en las obligaciones del contratista y no constituyen una cláusula
excepcional. La Administración Pública, tendrán la facultad de imponer las multas
que hayan sido pactadas con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus
obligaciones (artículo 17 de la ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011)).
 Notificación: Es dar a conocer el contenido de un acto administrativo a los
interesados en la decisión.
 Número de Identificación del Contrato. Cada contrato deberá ser numerado y
radicado en orden consecutivo y por anualidad, sin importar la naturaleza del
mismo, una vez se encuentre suscrito por las partes. Los convenios serán
numerados en el mismo consecutivo de los contratos.
 Objeto del Contrato. El objeto del contrato corresponde a la actividad que debe
desarrollar o el objeto que debe entregar el contratista y es lo que espera el
municipio al contratar. El objeto del contrato no puede alterarse dentro de su
ejecución, si esto ocurre el nuevo objeto hace que surja un nuevo contrato que
deberá someterse a los requisitos previos de la contratación.
El objeto del contrato determina la clase de contrato a realizarse: ejemplo: obra,
prestación de servicios, consultoría, compraventa, etc.
 Obra pública: Trabajo de construcción, mantenimiento, instalación y, en general,
para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, que
ordena ejecutar una entidad del orden estatal, a cualquier nivel de su organización
administrativa.
 Otrosí: Implica una modificación o una forma de interpretación sin alteración
sustancial al objeto. No implica por si solo alteración alguna en valor ni tiempo de
ejecución. Opera para todo tipo de obligaciones.
 Ordenador del Gasto: Servidor Público que posee la facultad de comprometer los
recursos presupuéstales del municipio de El Calvario-Meta, para después ordenar
su pago, previo cumplimiento de los requisitos de ley. Por norma general el Director
es quien posee esta facultad, salvo que la delegue mediante acto administrativo.
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 PAC: Es el plan anualizado de caja; es decir es la planeación de los flujos de
fondos a través de un periodo de tiempo anual que se deben tener para cumplir
unos compromisos adquiridos o presupuesto para llevar a cabo determinada
actividad.
 Pago Anticipado: Es el reconocimiento realizado por el municipio de su obligación
de cancelar parte del valor convenido en el contrato, lo cual realiza antes de que se
haya iniciado la ejecución de las obligaciones a cargo del contratista. Dichos
dineros son de propiedad del contratista desde el momento en que el municipio
realiza su transferencia, razón por la cual el contratista dispone totalmente de la
administración y manejo de los mismos. (Debe ser amparados con garantía del
100% del valor desembolsado.
 Partes: Extremos dentro de la relación contractual. En el manual se identifica así el
municipio y al Contratista.
 Penal Pecuniaria. La cláusula penal es aquella en que una persona, para asegurar
el cumplimiento de una obligación, se sujeta a una pena que consiste en dar o
hacer algo en caso de no ejecutar o retardar la obligación principal. (Código Civil
artículo 1.592).
La penal pecuniaria podrá cobrarla el municipio al momento de liquidar el contrato,
siempre que se haya declarado previamente el incumplimiento del contratista o la
caducidad mediante acto administrativo motivado.
El municipio podrá declarar el incumplimiento del contratista luego de que haya
vencido el plazo contractual sin que este haya ejecutado la totalidad de la obra,
entregado todos los bienes o prestado el servicio convenido, como medida
obligada para hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria.
El municipio podrá declarar el incumplimiento después del vencimiento del plazo
contractual de ejecución y antes de la liquidación o dentro del acto liquidatorio
mismo, pero no después de la expedición de este.
 Perfeccionamiento. El contrato se entenderá perfeccionado o su existencia se
entiende cuando existe acuerdo sobre el objeto, la contraprestación, este se eleva
a escrito y se suscribe por las partes. Cuando en el contrato se comprometen
recursos, este se entenderá perfeccionado con el registro presupuestal del mismo
(Art. 71 Dto. 111 de 1996)
 Plan Operativo Anual de Inversiones: Componente del sistema presupuestal que
indica la inversión directa e indirecta de los proyectos a ser ejecutados, clasificados
por sectores, programas, subprogramas y proyectos, con indicación de las
vigencias comprometidas y especificando su valor, todo en coordinación con el
Plan de Desarrollo.
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 Plazo Contractual. Es el momento en que debe comenzar ó cesar los efectos de
las obligaciones. Si se pacta de manera expresa en un contrato pueden existir dos
clases de plazo:
 Término de ejecución: Corresponde al término en el cual el contratista debe
entregar el objeto del contrato, el bien o el servicio.
 Plazo de Vigencia. El contrato permanecerá vigente una vez perfeccionado,
dentro del plazo para el cumplimiento del contratista y durante el término
establecido para su liquidación, que no podrá ser superior a cuatro (4) meses.
 Precio Global: Es el sistema de precios mediante el cual el contratista a cambio de
las obligaciones a las que se compromete, recibe como remuneración una suma
global, con independencia de las cantidades de trabajo o de bienes. Dicho valor
global comprende todos los costos directos e indirectos, incluidos los gastos de
administración, imprevistos y utilidades
 Pliego de Condiciones: Conjunto de parámetros de carácter jurídico, técnico y
económico establecidos por el municipio, para efectos de contratar mediante el
procedimiento de licitación, selección abreviada o concurso de meritos.
 Plazo: Tiempo específico en el que han de realizarse cuantos trámites sean
necesarios y exigidos para una actividad en concreto, fuera del cual ello ya no será
posible.
 Plazo del proceso contractual: Es el período comprendido entre la fecha de
apertura y la fecha y hora de cierre y apertura de propuestas de un proceso
contractual.
 Plazo de ejecución: Es el período dentro del cual se deben cumplir las
obligaciones pactadas por las partes en el contrato.
 Pliego de Condiciones: Acto administrativo de carácter general mediante el cual
el municipio, en forma previa y unilateral, establece las reglas claras y objetivas
para determinar la necesidad de servicio que se pretende satisfacer, en ejercicio
de una planeación debida.
 Proponente: Es la persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal, que bajo
cualquier modalidad de asociación permitida por la ley presenta una propuesta
para participar en un proceso de selección de contratistas.
 Propuesta: Se entiende por tal la oferta de negocio jurídico presentada por un
proponente dentro de un proceso de selección.
 Prorroga: Consiste en la ampliación del plazo de ejecución inicialmente previsto
en el contrato. Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los
mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato inicial.
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
Registro Único de Proponentes: Inscripción en la cámara de comercio de las
personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar contratos de obra,
consultoría, suministro y compraventa de bienes muebles con el municipio (Decreto
1510 de 2013)
 Reversión: Deberá pactarse esta en los casos de explotación y concesión de
bienes del municipio, con el propósito de que una vez culmine el contrato pasen a
ser propiedad de este los bienes y demás elementos directamente afectados a la
concesión o explotación sin que se requiera compensación por ello.
 Salarios mínimos legales mensuales vigentes o S.M.M.L.V. Es el salario
mínimo, mensual, legal, vigente en la República de Colombia en un periodo
determinado.
 Servidor Público: Son servidores públicos los miembros de las corporaciones
públicas, los empleados y trabajadores del estado y de sus entidades
descentralizadas territorialmente y por servicios.
 Silencio Administrativo Positivo : De conformidad con el artículo 25, numeral 16,
de la ley 80 de 1993, las solicitudes que presente el contratista en relación, con
aspectos derivados de la ejecución del contrato y durante el período de la misma,
se entenderán resueltas favorablemente a las pretensiones del contratista si la
entidad estatal contratante no se pronuncia dentro de los tres(3) meses a la fecha
de presentación de la respectiva solicitud.(Decreto 1510 de 2013).
 Sometimiento a las leyes nacionales: Se pactará esta cláusula cuando el
municipio de El Calvario-Meta celebre un contrato con una persona (natural o
jurídica extranjera) o acepte la cesión de un contrato celebrado con un nacional a
una persona extranjera. Mediante esta el contratista extranjero acepta la aplicación
de las leyes colombianas en todo lo que se refiera o relacione con el contrato y
previene que el ciudadano extranjero invoque la protección diplomática en caso de
conflictos surgidos del acuerdo contractual
 Supervisor: Funcionario designado por el Alcalde para encargarse de verificar
que los contratos celebrados por el mismo, sean ejecutados de conformidad con lo
establecido en el presente Manual y en las cláusulas contractuales. También se
denomina de esta manera a los servidores públicos designados para ejercer
vigilancia y control del cumplimiento de las obligaciones pactadas en los convenios
celebrados por el municipio con entidades públicas o privadas.
 Suspensión: Es la interrupción por un tiempo determinado o indeterminado del
plazo de ejecución del objeto del contrato.
 Resolución de apertura: Es un acto de tramite muy importante; señala el termino
de la licitación. Es un acto administrativo que profiere el representante legal de la
entidad. En los considerandos se deben incluir las exigencias previas; por ser un
acto de trámite no tiene recursos, se puede demandar en acción de nulidad.
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 Riesgo Imprevisible: Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible
su previsión, es decir el acontecimiento de su ocurrencia.
 Riesgo previsible: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza
del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia, esta corresponde
a la estimación y asignación de los riesgos previsibles, así como su tipificación.
 Rubro o Posición Presupuestal:Es aquella parte del presupuesto a la cual afecta
específicamente el desarrollo de un contrato o el valor del mismo.
 RUP: Le otorga calidades al contratista, lo clasifica y lo califica. Para poder
celebrar contratos de mayor cuantía con el Estado se requiere estar inscrito en él.
El registro único de proponentes contiene información que clasifica a los
contratistas en: constructores, consultores, proveedores.
 SECOP: (Sistema Electrónico para la Contratación Pública). El Portal Único de
Contratación se constituye como la Fase Informativa del Sistema Electrónico para
la Contratación Pública – SECOP, de acuerdo con lo dispuesto por el Artículo 3 de
la Ley 1150 de 2007 y el Decreto Reglamentario 1510 de 2013. Se trata de un
sistema electrónico que permite la consulta de información sobre los procesos
contractuales que gestionan, tanto las entidades del Estado sujetas al Régimen de
Contratación establecido en el Estatuto General de Contratación, como las que
voluntariamente coadyuvan a la difusión de la actividad contractual.
 Selección Abreviada: Corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista
para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las
circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o
servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia
de la gestión contractual.
 Subasta Inversa: Certamen presencial o electrónico en el cual cada participante
realiza lances sucesivos mediante los cuales reduce su precio en favor de la
administración. Dicho certamen concluye cuando existe un menor valor definitivo.
 Terminación Unilateral del Contrato. Mediante acto administrativo debidamente
motivado, el municipio dispondrá la terminación anticipada del contrato en los
siguientes eventos:




Cuando las exigencias del servicio público así lo requieran o la situación del
orden público lo imponga.
Por muerte o incapacidad física del contratista, si es persona natural o por la
disolución de la persona jurídica del contratista.
Por interdicción judicial o declaración de quiebra del contratista.
Por cesación de pagos o embargos judiciales del contratista que afecten de
manera grave el cumplimiento del contrato.
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



Son también causales de terminación unilateral del contrato, las que tienen por
objeto sancionar a los contratistas que colaboran con los grupos
delincuenciales. (Ley 418/97).
Cuando el contrato haya sido celebrado con personas incursas en causal de
inhabilidad o incompatibilidad prevista en la constitución o la ley.
Cuando el contrato haya sido celebrado contra expresa prohibición
constitucional o legal.
Cuando se declaren nulos los actos en los que se funde el contrato.
Es pertinente tener en cuenta que si contrato es terminado por causales no imputables al
contratista, el municipio estará en la Obligación de reconocerle los gastos administrativos
en que ha incurrido y el valor que de manera cierta tenia previsto recibir como utilidad.
 Tipificación del riesgo: Es la enunciación que la entidad hace de aquellos hechos
previsibles constitutivos de riesgo que en su criterio pueden presentarse durante y
con ocasión de la ejecución del contrato.
 Unión temporal: Cuando dos o más personas presentan, en forma conjunta, una
misma propuesta para la celebración y ejecución de un contrato, respondiendo
solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado,
pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones se imponen de
acuerdo con la participación, en la ejecución de cada uno de los miembros.
Las Uniones Temporales no constituyen personas diferentes a los miembros que
los conforman, por ese razón estos no tienen registro mercantil o RUP propios.
 Urgencia Manifiesta: Es la situación extraordinaria que se genera cuando la
continuidad de la operación exige el suministro de bienes, la prestación de servicios
o la ejecución de obras en forma inmediata, o cuando se presenten situaciones
excepcionales que demanden actuaciones inmediatas, o cuando se precise
conjurar una fuerza mayor, calamidad o desastre y, en general cuando se trate de
situaciones tales como sabotaje, terrorismo, asonada, inundación, terremoto,
incendios, emergencias operacionales entre otras, que imposibiliten acudir al
procedimiento de Licitación Pública o de solicitud de ofertas (Ley 80 de 1993, Ley
1150 de 2007 y Decreto 1510 de 2013).
 Valor del Contrato. Corresponde al contenido patrimonial de las prestaciones. El
pago se puede pactar en distintas modalidades, que se acuerdan en virtud del
principio de la autonomía de la voluntad.
 Veedurías Ciudadanas en la Contratación Estatal: Establecidas de conformidad
con la ley, pueden adelantar la vigilancia y el control en las etapas preparatoria,
precontractual y contractual del proceso de contratación. Es obligación de las
entidades estatales de convocarlas para adelantar el control social a cualquier
proceso de contratación, para lo cual la entidad debe suministrar toda la
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información y la documentación pertinente que no esté publicada en la página
Web de la entidad.
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CAPITULO DÉCIMO CATORCE
ANEXOS
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ARTICULO 44º.: Hacen parte integral del presente Manual de Contratación los siguientes
Anexos:
ANEXO No. 1
LISTA DE LEYES Y DECRETOS REGLAMENTARIOS
Ley 80 de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública.
Ley 418 de 1997, por la cual se consagran unos instrumentos para la búsqueda de la
convivencia, la eficacia de la justicia y se dictan otras disposiciones, prorrogada por las
Leyes 548 de 1999, 782 de 2003, 1106 de 2006 y 1421 de 2010.
Ley 489 de 1998 Organización y Funcionamiento de la Administración Pública.
Ley 816 de 2003 Apoyo a la industria Nacional.
Ley 1150 de 2007 Reforma a la Ley 80 de 1993.
Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la gestión pública.
Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo.
Decreto 1372 de 1992, reglamentario del Estatuto Tributario y se dictan otras
disposiciones.
Decreto 777 del 16 de mayo de 1992, por el cuál se reglamentan la celebración de los
contratos a que refiere el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política.
Decreto 111 de 1996, compilación de normas que conforman el Estatuto Orgánico del
Presupuesto.
Decreto 522 de 2003, Hacienda y Crédito Público.
Decreto 0019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración
Pública.
Decreto Reglamentario 1510 de 2013, por el cual se reglamenta el Estatuto General
de Contratación de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1510 de 2013.
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ANEXO No. 2
MINUTAS DE CONTRATOS
MODELO MINUTA CONTRATO DE OBRA DE MÍNIMA CUANTÍA
CONTRATISTA
OBJETO
VALOR
TERMINO
.
EJECUCION
Entre los suscritos a saber: , mayor de edad, vecino y domiciliado en este Municipio,
identificado con la Cédula de Ciudadanía No expedida en ----, quien actúa en nombre y
representación del municipio; facultado para contratar y celebrar convenios de
conformidad con el literal b). Numeral 3, del Artículo 11 de la Ley 80 de 1.993 y mediante
autorización ------- del ---de----- y quien para contractualmente se denominará EL
CONTRATANTE, por una parte y por otra -------------------------------------- identificado con
cédula de ciudadanía No --------------- de - ----------- domiciliado en ------------------------en la --------------------------- y quien en adelante y para efectos del presente contrato se
denominará EL CONTRATISTA, hemos decidido celebrar el presente contrato, previas las
siguientes consideraciones: A) . B) . C) . D) Que el presente contrato de Obra se
encuentra definido en la ley 80 de 1993, de donde se extrae su fundamento legal. E) Que
la Ley 1150 de 2007, en el Literal B, numeral 2 del artículo 2 y el Decreto 1510 de 2013,
dispuso que para la celebración de esta clase de contratos según su cuantía, es
necesario agotar previamente un proceso de selección, a través de Invitación Pública, el
cual efectivamente se realizó, arrojando la selección del presente contratista. F) Que la
propuesta presentada por el contratista, fue seleccionada por ser la más favorable a los
intereses de la Entidad. G) Que en virtud de lo anterior el municipio suscribió los
correspondientes estudios previos en donde se fundamenta la necesidad descrita y que
sirvieron de soporte para la elaboración de la invitación pública cuyo objeto es --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- H) Que existe el certificado de
disponibilidad presupuestal con el rubro ------------------------------------------------------------------------------------------------ I) Que el programa denominado -----------------------------------------------------------------------------------------------------------se encuentra inscrito en el plan de
programas y proyectos tal y como constan en el certificado, el cual hace parte integral del
presente proceso. J) Que dicho programa se encuentra incluido en el plan de compra para
la vigencia --------- tal y como constan en el certificado, el cual hace parte integral del
presente proceso. Por lo tanto se procede a suscribir el presente contrato de Obra el cual
se regirá por el siguiente Clausulado: CLÁUSULA PRIMERA.- OBJETO: ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------META. CLÁUSULA SEGUNDA: ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL CONTRATO. En
virtud del contrato, las especificaciones técnicas contempladas en los estudios previos y
la propuesta presentada y aceptada con la firma del presente contrato deberá tener las
cantidades y valores que se relacionan a continuación.
OBJETO:
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ITEM
UN
CAN
D
D
DESCRIPCION
VR. UNIT
TOTAL COSTO DIRECTO
A.I.U. 30% INCL IMPUESTOS
VALOR TOTAL PRESUPUESTO COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS
VALOR TOTAL PRESUPUESTO AJUSTADA AL PESO ($)
VR. TOTAL
$
CLAUSULA TERCERA. VALOR DEL CONTRATO: Para todos los efectos legales el valor
total del presente contrato es por la suma de-------------------------------), Incluido IVA, y todos
los costos directos e indirectos derivados del contrato resultante los cuales se encuentran
discriminados en la propuesta económica, con las cantidades relacionadas en la clausula
segunda de la presente minuta. CLÁUSULA CUARTA- FORMA DE PAGO: El municipio
de El Calvario-Meta pagará al CONTRATISTA la suma de ---------------------. Cancelará el
valor total del futuro contrato de la siguiente manera: ---------------------------------------------------------------CLAUSULA QUINTA - - SUJECIÓN DE LOS PAGOS A LAS
APROPIACIONES PRESUPUÉSTALES: El valor del presente contrato se imputará al
presupuesto de la actual vigencia fiscal bajo la siguiente discriminación presupuestal:
CODIGO
DENOMINACIÓN
VALOR
CLÁUSULA SEXTA.- TÉRMINO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: El término para la
ejecución del presente contrato será ---------------- contados a partir de la suscripción del
acta de inicio, la cual se deberá suscribirse en un plazo no superior a tres (3) días hábiles,
contados a partir del día siguiente del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento
y legalización del contrato. CLÁUSULA SEPTIMA.- VIGENCIA DEL CONTRATO: El
contrato tendrá como vigencia el término de ejecución y cuatro (4) meses más.
CLÁUSULA OCTAVA.- OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: En desarrollo del objeto
contratado el CONTRATISTA deberá: 1. Iniciar la ejecución del presente contrato a partir
de la firma del acta de inicio. 2. Cumplir con el objeto del contrato. 3. Actuar con
responsabilidad y asumirla ante autoridades de los actos u omisiones que en ejercicio de
las actividades se desarrollen dentro del contrato. 4. Rendir y elaborar informes y demás
actividades que se soliciten y se requieran para la aprobación del cumplimiento parcial o
total del contrato. 5. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato se le
imparta por parte el municipio y/o del supervisor designado, conforme a lo establecido en
la propuesta. 6. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la
ley con el fin de hacer u omitir algún hecho. 7. Informar oportunamente a la entidad sobre
situaciones que se presentaren impidiendo el normal desarrollo del objeto del contrato a
través del supervisor. El incumplimiento a esta obligación dará lugar a multas y si persiste
se declarará la terminación unilateral del contrato. 8. Dar cumplimiento al pago de los
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aportes al sistema de seguridad social de acuerdo a la ley 789 de 2002 y la ley 828 del
2003. 9. No ceder total o parcialmente el contrato ni subcontratar sin autorización previa y
escrita de EL CONTRATANTE. 10. Dar aviso con la debida anticipación de la solicitud de
prórroga del contrato si es del caso de conformidad con la Ley. 11. Presentar los
documentos necesarios para la legalización y perfeccionamiento del contrato. 12. Cumplir
a cabalidad con las especificaciones técnicas requeridas por la entidad en el presente
estudio previo. 13. Mantener los precios establecidos en la oferta que acompañe la
propuesta presentada por el proponente seleccionado. 14. Mantener informada a la
entidad de la dirección para comunicación y notificaciones. 15. No ceder total o
parcialmente el futuro contrato ni subcontratar sin autorización previa y escrita del
contratante. 16. Deberá garantizar la originalidad y calidad de los bienes y/o elementos
con los que perfeccione el mantenimiento, junto con sus respectivas garantías, cuando a
ello haya lugar. 17. Las demás que determine la Ley y las que se deriven de la naturaleza
del contrato. . CLÁUSULA NOVENA- OBLIGACIONES DEL MUNICIPIO 1. Hacer los
pagos en los términos convenidos y una vez el contratista cumpla lo dispuesto en el
contrato. 2. Suministrar en forma oportuna la información solicitada por el contratista. 3.
Resolver las peticiones presentadas por el contratista en los términos consagrados por la
Ley. 4. Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los
documentos que de él forman parte. 5. Exigir al contratista le ejecución idónea del objeto
del contrato. 6. Constituir las reservas presupuéstales necesarias para cumplir con sus
obligaciones. 7. Vigilar la debida y oportuna ejecución del contrato y el cumplimiento de
todas las obligaciones contractuales. 8. Designar un funcionario que supervise la
ejecución del contrato. 9. Las demás que se deriven de la naturaleza del presente
contrato y que garantice su cabal y oportuna ejecución. CLÁUSULA DÉCIMA DE LAS
GARANTIAS: Una vez suscrito el contrato EL CONTRATISTA, deberá constituir, a favor
del municipio de El Calvario-Meta, las garantías que avalarán el cumplimiento de las
obligaciones surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente durante su vida y
liquidación y se ajustará a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado. Las
garantías se constituirán en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente
autorizadas para funcionar en Colombia, con sede, sucursal o agencia en el país; la
garantía se entenderá vigente hasta la liquidación del contrato garantizado y la
prolongación de sus efectos, tratándose de pólizas. Para la ejecución del presente
contrato, se requerirá de la presentación y aprobación de la GARANTÍA ÚNICA que
deberá contener: 1. Cumplimiento: Su cuantía será equivalente al veinte por ciento (20%)
del valor del contrato por un término igual al plazo de ejecución del Contrato y cuatro (4)
meses más. 2. Pago de Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales: su
cuantía será equivalente al 10% del valor total del contrato y cubrirá la vigencia del mismo
y Tres (3) años más. 3. Estabilidad calidad de la obra: Su cuantía será equivalente al diez
por ciento (10%) del valor del contrato por un término de Un (1) año contados a partir de
la suscripción del acta de Recibo final de la obra. 4. Responsabilidad civil extracontractual:
Su cuantía será equivalente a doscientos (200) SMMLV, y su vigencia será por todo el
periodo de ejecución del contrato. PARÁGRAFO: EL CONTRATISTA deberá mantener
vigentes las garantías y serán de su cargo todas las primas y erogaciones para su
constitución, prórroga o adición cuando fuere necesario. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERADE LA SUPERVISIÓN: EL CONTRATANTE ejercerá la supervisión y verificará el
cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones asumidas por EL CONTRATISTA a
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través del Secretario DE Planeación e Infraestructura, quien será designado por el
ordenador del gasto. CLÁUSULA DECIMA SEGUNDA.- SANCIONES POR
INCUMPLIMIENTOS: 1). MULTAS: En caso de mora y/o incumplimiento de algunas de
las obligaciones derivadas del objeto del presente contrato, EL CONTRATISTA pagará al
del municipio de El Calvario-Meta multas diarias y sucesivas equivalentes al 5x1.000 del
valor total del contrato, por cada día de incumplimiento de sus obligaciones, si a juicio de
la entidad de ello se derivan perjuicios para la administración, sin que el monto total
exceda del diez por ciento (10%) el valor total del contrato, cantidad que se imputará a la
de los perjuicios que reciba el municipio por el incumplimiento. PENAL PECUNIARIA. En
caso de incumplimiento definitivo por parte del contratista de cualquiera de las
obligaciones contraídas con el contrato o de declaratoria de caducidad, el contratista
deberá pagar el municipio, a título de pena, una suma equivalente al veinte por ciento
(20%) del valor total del contrato, suma que el municipio hará efectiva mediante el cobro
de la garantía única de cumplimiento o, a su elección, de los saldos que adeude el
contratista, si los hubiere, para lo cual se entiende expresamente autorizado con la
suscripción del contrato.; si esto no fuere posible, se cobrará por vía judicial. La aplicación
de la cláusula penal no excluye la indemnización de perjuicios. PARÁGRAFO: El valor de
las multas y de la cláusula penal pecuniaria a que se refieren los numerales anteriores,
ingresarán al tesoro de la entidad. EL CONTRATISTA autoriza con la firma del presente
contrato al municipio de El Calvario-Meta, para que dicho valor sea descontado
directamente del saldo a su favor. De no existir saldo a favor de EL CONTRATISTA, se
hará efectiva la garantía única constituida y si esto no declara la caducidad del presente
contrato de conformidad con lo previsto en la normatividad vigente. CLÁUSULA DÉCIMA
TERCERA - DOCUMENTOS: Forman parte integral del presente contrato los siguientes
documentos: 1). Disponibilidad presupuestal. 2). Estudio previo 3) Invitación pública 4)
Certificados de plan de compras y de banco de programas y proyectos. 5) Evaluaciones
jurídicas y técnicas. Etc y los demás documentos que se produzcan durante el desarrollo,
ejecución y liquidación del presente contrato. CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA.- DE LA
CADUCIDAD Y SUS EFECTOS: EL CONTRATANTE podrá declarar la caducidad del
presente contrato según lo estipulado en el Artículo 18 de la ley 80 de 1993. CLÁUSULA
DÉCIMA
QUINTA.INTERPRETACIÓN
MODIFICACIÓN
Y
TERMINACIÓN
UNILATERAL: EL CONTRATANTE podrá terminar, modificar e interpretar unilateralmente
el presente contrato según las normas prescritas en los artículos 15, 16 y 17 de la ley 80
de 1993 y demás normas que lo adicionen o lo reglamenten. CLÁUSULA DECIMA
SEXTA.- INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: EL CONTRATISTA declara bajo la
gravedad del juramento, el cual se entiende prestado con la firma del presente contrato,
que no se halla incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad
previstas en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993. En el evento en que llegare a sobrevenir
inhabilidad e incompatibilidad en EL CONTRATISTA, éste cederá el contrato previa
autorización escrita del CONTRATANTE o si ello no fuere posible, renunciará a su
ejecución de conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 80 de 1993. En
consecuencia, asumirá totalmente cualquier reclamación y pago de perjuicios que por
esta causa promueva un tercero contra EL CONTRATANTE o cualquiera de sus
funcionarios. CLÁUSULA DÉCIMA SEPTIMA- TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN: El
presente contrato se dará por terminado en los siguientes eventos: 1). Por extinción del
plazo pactado para la ejecución; 2). A solicitud debidamente sustentada interpuesta por
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una de las partes, por lo menos, con un (1) mes de anticipación. 3). Por acuerdo bilateral.
4). Por caso fortuito o fuerza mayor debidamente comprobados. En los eventos
numerados con 2, 3 y 4, se deberá suscribir acta donde consta tal hecho. Una vez
terminado el contrato se procederá a su liquidación. Para tal efecto, EL SUPERVISOR
debe proyectar la liquidación dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de
terminación, anexando: a). Estado de cuenta, b). Certificado de cumplimiento. c). Informe
final de ejecución. CLÁUSULA DECIMA OCTAVA- DOMICILIO CONTRACTUAL: Para
todos los efectos legales del presente contrato se tendrá como domicilio contractual el
Municipio de Villavicencio. PARÁGRAFO: Para efectos notificación, el municipio tiene su
domicilio en el xxxxxxxxxxxxxx CLÁUSULA DECIMA NOVENA.- EXCLUSIÓN DE LA
RELACIÓN LABORAL: EL CONTRATANTE no responderá por salarios, prestaciones
sociales y demás derechos laborales, etc., por vinculación del personal, o celebración de
subcontratos los cuales son responsabilidad absoluta del CONTRATISTA. CLÁUSULA
VIGÉSIMA – AFILIACIÓN Y PAGO AL SISTEMA DE PENSIÓN, SALUD Y
PARAFISCALES: Con el fin de dar cumplimiento a lo precepto en el ley 100 de 1993, EL
CONTRATISTA deberá afiliar al personal y acreditar el pago al sistema de pensión, salud
y parafiscales, si hubiere lugar conforme a lo señalado en la ley. PARAGRAFO: El
contratista dará cumplimiento a sus obligaciones frente al sistema de seguridad integral,
por lo cual, el incumplimiento de esta obligación será causal para la imposición de multas
sucesivas estipuladas en la cláusula décima segunda de este contrato, hasta tanto se de
el cumplimiento, previa verificación de la mora mediante liquidación efectuada por la
entidad administradora. CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMERA- CESIÓN: EL CONTRATISTA
no podrá ceder total o parcialmente el presente contrato a persona alguna, natural o
jurídica, nacional o extranjera salvo previa autorización expresa del CONTRATANTE.
CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA REGIMEN LEGAL APLICABLE: Al presente contrato
le son aplicables las disposiciones de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y decreto
1510 de 2013. PARAGRAFO: En el caso de que el Gobierno Nacional o la autoridad
competente expidan normas que modifiquen o adicionen la normatividad vigente las
partes se comprometen a efectuar las gestiones necesarias para su adecuación
CLÁUSULA VIGÉSIMA TERCERA - PERFECCIONAMIENTO, LEGALIZACIÓN Y
EJECUCIÓN: El presente contrato se perfecciona y legaliza con la suscripción de las
partes y la expedición del respectivo Registro Presupuestal, para su ejecución requerirá
de la aprobación de las garantías y el acta de inicio CLÁUSULA VIGÉSIMA CUARTA:
INDEMNIDAD. Es obligación del contratista mantener al MUNICIPIO libre de cualquier
daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus
actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes. CLÁUSULA VIGESIMA
QUINTA.- SOLUCIONES DE CONTROVERSIAS: Las partes acuerdan que en el evento
de que surjan diferencias entre ellas, por razón o con ocasión del presente contrato, las
mismas buscarán mecanismos de arreglo directo, tales como la negociación directa y la
amigable composición. En tal caso, las partes dispondrán de un término de sesenta (60)
días hábiles contados a partir de la fecha en que cualquiera de ellas haga la solicitud en
tal sentido, término que podrá ser prorrogado por mutuo acuerdo CLÁUSULA VIGESIMA
SEXTA - DEL CONTROL DE LA GESTION CONTRACTUAL: Este control se ejercerá
conforme lo establece la Ley 80 de l993 en sus artículos del 62 al 67. CLÁUSULA
VIGESIMA SEPTIMA - MANIFESTACIÓN: Las partes manifiestan libremente que han
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procedido a la lectura total y cuidadosa del presente documento, por lo que en
consecuencia, se obligan a todo lo ordenado y manifestado.
Para constancia se firma en Villavicencio.
EL CONTRATANTE, EL CONTRATISTA,
Director
Proyectó
Reviso
C.C. No
MODELO MINUTA CONTRATO DE COMPRA
CONTRATISTA
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OBJETO
VALOR
TERMINO
EJECUCION
Entre los suscritos a saber: , mayor de edad, vecino y domiciliado en este Municipio,
identificado con la Cédula de Ciudadanía No -------- expedida en Villavicencio Meta, quien
actúa en nombre y representación del municipio de El Calvario-Meta -----------------------en
su condición de Representante Legal ---; facultado para contratar y celebrar convenios de
conformidad con el literal b). Numeral 3, del Artículo 11 de la Ley 80 de 1.993 y mediante
autorización por parte de la el acuerdo --- de ---- de ------- de ---- y quien para
contractualmente se denominará EL CONTRATANTE, por una parte y por _------------------------------------representada legalmente por-----------------------------------------, identificado con
cédula de ciudadanía No ------------ de ---- y quien en adelante y para efectos del presente
contrato se denominará EL CONTRATISTA, hemos decidido celebrar el presente
contrato, previas las siguientes consideraciones: A) . Es así como el Artículo 209 de la
Constitución Política, establece los principios que deben observarse en el ejercicio de la
función administrativa, los cuales incluyen la EFICIENCIA, EFICACIA, CELERIDAD Y
ECONOMÍA, entre otros no menos importantes. B) Que la ley 489 de 1998 establece los
principios, normas y reglas generales, a las cuales deben ajustarse las entidades públicas
para establecer su organización interna, que les permita cumplir con las funciones
establecidas por la Constitución, la ley, así como alcanzar los objetivos y metas definidos
en los correspondientes planes y programas, adoptados por las normas correspondientes.
C) Que dentro de todas las organizaciones existentes sean de carácter público o privados
estas, van dirigidas a la producción de bienes y servicios, para esto dichas organizaciones
deben contar con apoyo técnico y tecnológico que sea de vanguardia y que facilite la
ejecución de los actos y procesos a realizar D) Que en virtud de lo anterior la
Subdirección Administrativa y Financiera del municipio de El Calvario-Meta suscribió los
correspondientes estudios previos en donde se fundamenta la necesidad descrita y que
sirvieron de soporte para la elaboración del pliego de condiciones cuyo objeto es
COMPRA,--------------------------------------------------. E) Que existe el certificado de
disponibilidad presupuestal No ---- del -- de ------- de ------, código presupuestal -----------.
F) Que el programa denominado se encuentran incluidos en el plan de compra para la
vigencia ----------G) Que dicho programa se encuentra inscrito en el plan de programas y
proyectos tal y como constan en los certificados, los cuales hacen parte integral del
presente proceso. H) Que mediante Resolución número No ---- del ---- de ---------- de --------, se dio apertura al proceso de Selección Abreviada No 00 de ----- cuyo objeto es
COMPRA,-----------------------------. I) Que mediante resolución No --- del ---- de ---------------de ------ se designó conforme al Decreto 1510 de 2013 el cual indica que para la
evaluación de propuestas en proceso de selección por licitación, selección abreviada o
concurso de méritos, la Entidad designará un comité asesor, conformado por servidores
públicos o por particulares contratados para el efecto de conformidad con lo dispuesto en
el artículo 3.4.2.5.1. J) Que el comité para tal efecto, evaluó la propuesta y verificó los
requisitos habilitantes del oferente -------------------------------. Nit ------- representada
legalmente por --------------identificado con cédula de ciudadanía No -------------- de ----------y lo HABILITÓ, Técnica, jurídica y económicamente. K) Que fue publicado el informe de
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evaluación en debida forma, el cual no recibió observación alguna. L) Que mediante
resolución ---- del ---- de --------- de 2013 se adjudicó el contrato a ----------- Nit ---------------- representada legalmente por ------------, identificado con cédula de ciudadanía No ---------- de ----. Por lo tanto se procede a suscribir el presente contrato de Compra el cual se
regirá por el siguiente Clausulado: CLÁUSULA PRIMERA.- OBJETO: COMPRA,----------------------. CLÁUSULA SEGUNDA.- VALOR DEL CONTRATO: Para todos los efectos
legales el valor total del presente contrato es por la suma de ----------------para lo cual el
CONTRATISTA llevará a cabo el objeto del presente contrato de acuerdo a las
especificaciones técnicas que se describen a continuación:
ITEM
DESCRIPCIÓN
VALOR
VALOR TOTAL
1
TOTAL
CARACTERISTICAS TÉCNICAS A CONTRATAR: Los diferentes elementos del sistema
deben funcionar de manera integrada y en línea. Contando con las siguientes
características generales: 1. -----------------------------CLÁUSULA TERCERA.- FORMA DE PAGO: El Municipio pagará al CONTRATISTA la
suma de -------------------Cancelará el valor total del futuro contrato de la siguiente manera:
------------------- CLÁUSULA CUARTA.- SUJECIÓN DE LOS PAGOS A LAS
APROPIACIONES PRESUPUÉSTALES: El valor del presente contrato se imputará al
presupuesto de la actual vigencia fiscal bajo la siguiente discriminación presupuestal:
CODIGO
DENOMINACIÓN
VALOR
CLÁUSULA QUINTA.- TÉRMINO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: El término para la
ejecución del objeto contratado será de --------------contado a partir de la suscripción del
acta de inicio, la cual se deberá suscribirse en un plazo no superior a------------, contados a
partir del día siguiente del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y
legalización del contrato. CLÁUSULA SEXTA.- VIGENCIA DEL CONTRATO: El contrato
tendrá como vigencia el término de ejecución y cuatro (4) meses más. CLÁUSULA
SEPTIMA.- OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: En desarrollo del objeto contratado el
CONTRATISTA deberá: 1. cumplir con todos los requerimientos legales para la
transparencia del contrato. 2. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas
contractuales, evitando dilaciones y trabas. 3. En general, la obligación de cumplir
cabalmente con las condiciones y modalidades previstas contractualmente para la
ejecución y desarrollo del Contrato, para lo cual el contratista deberá actuar
razonablemente en el marco de sus obligaciones contractuales. 4. Realizar la entrega del
---- al Almacén. 5.. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la
ley con el fin de hacer u omitir algún hecho. 6. Mantener vigentes, en los términos del
contrato, todas las garantías que amparan el mismo. 7. Mantener en disposición lo que se
requiera para la ejecución del objeto contratado. 8. Asumir bajo su exclusiva
responsabilidad la vigilancia y el control del servicio del futuro contrato. 9. Emplear
procedimientos e implementación de control de calidad Al suministro objeto del futuro
contrato. 10. Responder ante las autoridades de los actos u omisiones en ejercicio de las
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actividades que desarrolle en virtud del futuro contrato. 11. Informar de inmediato al
supervisor cualquier imprevisto o impedimento que perturbe el normal cumplimiento del
contrato. 12. No interferir en la supervisión del contrato y prestar la colaboración que la
misma requiera. 18. Mantener los precios establecidos en la oferta que acompañe la
propuesta presentada por el proponente seleccionado. 13. Dar cumplimiento al pago de
los aportes al sistema de seguridad social de acuerdo a la ley 789 de 2002 Y la ley 828
del 2003 y 1122 de 2007. 14. Dar aviso con la debida anticipación de la solicitud de
prórroga del futuro contrato si es del caso de conformidad con la Ley. 15. Las demás que
por naturaleza del contrato se requieran en el transcurso de la ejecución del mismo de
acuerdo a la ley. ENTRE OTRAS CLÁUSULA OCTAVA.- OBLIGACIONES DEL
CONTRATANTE: En cumplimiento del objeto del presente contrato, el CONTRATANTE se
compromete a: Pagar al contratista el precio pactado en el contrato. 2) Ejercer la
supervisión del contrato realizando el seguimiento. 3.) Obrar con lealtad y buena fe en las
distintas etapas contractuales, evitando dilaciones y trabas, 4.) En general, la obligación
de cumplir cabalmente con las condiciones y modalidades previstas contractualmente
para la ejecución y desarrollo del Contrato, para lo cual el municipio deberá actuar
razonablemente en el marco de sus obligaciones contractuales. CLÁUSULA NOVENA DE
LAS GARANTIAS: Una vez suscrito el contrato EL CONTRATISTA, deberá constituir, a
favor del municipio de El Calvario-Meta, las garantías que avalarán el cumplimiento de las
obligaciones surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente durante su vida y
liquidación y se ajustará a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado. Las
garantías se constituirán en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente
autorizadas para funcionar en Colombia, con sede, sucursal o agencia en el país; la
garantía se entenderá vigente hasta la liquidación del contrato garantizado y la
prolongación de sus efectos, tratándose de pólizas. Para la ejecución del presente
contrato, se requerirá de la presentación y aprobación de la GARANTÍA ÚNICA que
deberá contener: BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSIÓN DEL ANTICIPO: El valor de
esta garantía deberá ser equivalente al ciento por ciento (100%) del monto que el
contratista reciba a titulo de anticipo, en dinero o en especie para la ejecución del contrato
y su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato. CUMPLIMIENTO DEL
CONTRATO, por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del mismo, y un
término igual al plazo de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más. Al monto de esta
garantía se imputará el valor de las multas y la cláusula penal, y se repondrá si por este
motivo se disminuyere o agotare. DE SALARIOS, PRESTACIONES E
INDEMNIZACIONES: Para cubrir el riesgo de incumplimiento de las obligaciones
laborales, de acuerdo a lo consagrado en el artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo,
a que está obligado el afianzado y relacionadas con el personal utilizado para la ejecución
del contrato, por un valor equivalente al 20% del valor del contrato y por una vigencia igual
al término del contrato y tres (3) años más. DE RESPONSABILIDAD CIVIL
EXTRACONTRACTUAL: Para indemnizar los perjuicios patrimoniales que cause el
asegurado a la salud o bienes de terceros, por el veinte por ciento (20%) del valor del
contrato y vigencia igual al término del mismo y tres (3) años más. PARÁGRAFO: EL
CONTRATISTA deberá mantener vigentes las garantías y serán de su cargo todas las
primas y erogaciones para su constitución, prórroga o adición cuando fuere necesario.
CLÁUSULA DECIMA- DE LA SUPERVISIÓN: EL CONTRATANTE ejercerá la supervisión
y verificará el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones asumidas por EL
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CONTRATISTA a través del Subgerente Administrativo y financiero, quien será designado
por el ordenador del gasto. CLÁUSULA DECIMA PRIMERA.- SANCIONES POR
INCUMPLIMIENTOS: 1). MULTAS: En caso de mora y/o incumplimiento de algunas de
las obligaciones derivadas del objeto del presente contrato, EL CONTRATISTA pagará a
la entidad multas diarias y sucesivas hasta del cero punto uno por (01%) del valor total el
contrato, sin que la sumatoria de las multas supere el diez por ciento (10%) de dicho
valor, so pena de la aplicación de la cláusula penal conforme al numeral siguiente. 2).
PENAL PECUNIARIA: EL CONTRATISTA se obliga a pagar al municipio una suma
equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, a título de indemnización,
por los perjuicios que ocasione en caso de declaratoria de caducidad o de incumplimiento
de sus obligaciones contractuales. PARÁGRAFO: El valor de las multas y de la cláusula
penal pecuniaria a que se refieren los numerales anteriores, ingresarán al tesoro del
municipio de El Calvario-Meta, EL CONTRATISTA autoriza con la firma del presente
contrato a la entidad para que dicho valor sea descontado directamente del saldo a su
favor. De no existir saldo a favor de EL CONTRATISTA, se hará efectiva la garantía única
constituida y si esto no declara la caducidad del presente contrato de conformidad con lo
previsto en la normatividad vigente. CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA.- DOCUMENTOS:
Forman parte integral del presente contrato los siguientes documentos: 1). Disponibilidad
presupuestal. 2). Estudio previo 3) Pliego de condiciones definitivos y los demás
documentos que se produzcan durante el desarrollo, ejecución y liquidación del presente
contrato. CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA.- DE LA CADUCIDAD Y SUS EFECTOS: EL
CONTRATANTE podrá declarar la caducidad del presente contrato según lo estipulado en
el Artículo 18 de la ley 80 de 1993. CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA.- INTERPRETACIÓN
MODIFICACIÓN Y TERMINACIÓN UNILATERAL: EL CONTRATANTE podrá terminar,
modificar e interpretar unilateralmente el presente contrato según las normas prescritas en
los artículos 15, 16 y 17 de la ley 80 de 1993 y demás normas que lo adicionen o lo
reglamenten.
CLÁUSULA
DECIMA
QUINTA.INHABILIDADES
E
INCOMPATIBILIDADES: EL CONTRATISTA declara bajo la gravedad del juramento, el
cual se entiende prestado con la firma del presente contrato, que no se halla incurso en
ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en el artículo 8 de la
Ley 80 de 1993. En el evento en que llegare a sobrevenir inhabilidad e incompatibilidad en
EL CONTRATISTA, éste cederá el contrato previa autorización escrita del
CONTRATANTE o si ello no fuere posible, renunciará a su ejecución de conformidad con
lo previsto en el artículo 9 de la Ley 80 de 1993. En consecuencia, asumirá totalmente
cualquier reclamación y pago de perjuicios que por esta causa promueva un tercero
contra EL CONTRATANTE o cualquiera de sus funcionarios. CLÁUSULA DÉCIMA
SEXTA.- TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN: El presente contrato se dará por terminado en
los siguientes eventos: 1). Por extinción del plazo pactado para la ejecución; 2). A solicitud
debidamente sustentada interpuesta por una de las partes, por lo menos, con un (1) mes
de anticipación. 3). Por acuerdo bilateral. 4). Por caso fortuito o fuerza mayor
debidamente comprobados. En los eventos numerados con 2, 3 y 4, se deberá suscribir
acta donde consta tal hecho. Una vez terminado el contrato se procederá a su liquidación.
Para tal efecto, EL SUPERVISOR debe proyectar la liquidación dentro de los dos (2)
meses siguientes a la fecha de terminación, anexando: a). Estado de cuenta, b).
Certificado de cumplimiento. c). Informe final de ejecución. CLÁUSULA DECIMA
SEPTIMA- DOMICILIO CONTRACTUAL: Para todos los efectos legales del presente
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contrato se tendrá como domicilio contractual el Municipio de Villavicencio. PARÁGRAFO:
Para efectos notificación, el municipio tiene su domicilio en la Calle 6 # 5 – 12 Barrio Centro.
CLÁUSULA DECIMA OCTAVA.- EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL: EL
CONTRATANTE no responderá por salarios, prestaciones sociales y demás derechos
laborales, etc., por vinculación del personal, o celebración de subcontratos los cuales son
responsabilidad absoluta del CONTRATISTA. CLÁUSULA DECIMA NOVENA.- CESIÓN:
EL CONTRATISTA no podrá ceder total o parcialmente el presente contrato a persona
alguna, natural o jurídica, nacional o extranjera salvo previa autorización expresa del
CONTRATANTE. CLÁUSULA VIGÉSIMA- REGIMEN LEGAL APLICABLE: Al presente
contrato le son aplicables las disposiciones de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y
Decreto 1510 de 2013. PARAGRAFO: En el caso de que el Gobierno Nacional o la
autoridad competente expidan normas que modifiquen o adicionen la normatividad vigente
las partes se comprometen a efectuar las gestiones necesarias para su adecuación
CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMERA.- PERFECCIONAMIENTO, LEGALIZACIÓN Y
EJECUCIÓN: El presente contrato se perfecciona y legaliza con la suscripción de las
partes y la expedición del respectivo Registro Presupuestal, para su ejecución requerirá
de la aprobación de las garantías y el acta de inicio CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA:
INDEMNIDAD. Es obligación del contratista mantener al municipio de El Calvario-Meta,
libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se
deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes. CLÁUSULA
VIGESIMA TERCERA.- SOLUCIONES DE CONTROVERSIAS: Las partes acuerdan que
en el evento de que surjan diferencias entre ellas, por razón o con ocasión del presente
contrato, las mismas buscarán mecanismos de arreglo directo, tales como la negociación
directa y la amigable composición. En tal caso, las partes dispondrán de un término de
sesenta (60) días hábiles contados a partir de la fecha en que cualquiera de ellas haga la
solicitud en tal sentido, término que podrá ser prorrogado por mutuo acuerdo CLÁUSULA
VIGESIMA CUARTA.- DEL CONTROL DE LA GESTION CONTRACTUAL: Este control se
ejercerá conforme lo establece la Ley 80 de l993 en sus artículos del 62 al 67. CLÁUSULA
VIGESIMA QUINTA.- MANIFESTACIÓN: Las partes manifiestan libremente que han
procedido a la lectura total y cuidadosa del presente documento, por lo que en
consecuencia, se obligan a todo lo ordenado y manifestado.
Para constancia se firma en Villavicencio (Meta), a los ------- () días del mes de ------ de ---EL CONTRATANTE, EL CONTRATISTA,
Director R/L
Proyectó
Reviso
CC. No
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CONTRATISTA
OBJETO
VALOR
TIEMPO
DE
EJECUCIÓN
FECHA
DE
SUSCRIPCIÓN
Entre los suscritos a saber: Director mayor de edad, vecino y domiciliado en este
Municipio, identificado con la Cédula de Ciudadanía No -------- expedida en --------------,
quien actúa en nombre y representación del municipio de El Calvario-Meta --- de fecha ---de ---- del ---; facultado para contratar y celebrar convenios de conformidad con el literal
b). Numeral 3, del Artículo 11 de la Ley 80 de 1.993 y mediante autorización por parte de
la en el acuerdo No --- de ------- del ---- y, quien para contractualmente se denominara EL
CONTRATANTE, por una parte y por otra parte ----------, identificado con cédula de
ciudadanía No ------------- expedida en -------- – -----, con domicilio en --------- – -------,
dirección---------------, matricula profesional No -------------- y quien para efectos del
presente contrato se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido suscribir el
presente contrato de prestación de servicios profesionales, el cual se regirá por la Ley 80
de 1993 y 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013 y demás normas complementarias y
reglamentarias sobre la materia y las siguientes cláusulas, previas las siguientes
consideraciones: 1) . 2) Que en virtud de ello la Subdirección--------------------- debe contar
un profesional en el área de -------------- con especializaciones relacionadas o afines a la
carrera, además de experiencia suficiente para que ponga en conocimiento de la
administración de la entidad las actuaciones ---------------------------, esto abocando a la
importancia de ---------------------- 3) Que la administración debe cumplir a cabalidad con la
supervisión especializada y necesaria para salvaguardar--------------. 4) Que mediante
solicitud efectuada por parte del subdirector ------------------- de fecha ------ de ----------- de ------, se solicito y requirió al Subdirector Administrativo y Financiero para que informará si
dentro de la planta de personal se encuentra la disponibilidad de un profesional que
preste servicios como----------------- para la 5) Que mediante certificación expedida por el
Subdirector Administrativo y Financiero, se certificó que revisada la integración de la
planta de personal del municipio de El Calvario-Meta, se pudo establecer que en la
misma, no hay suficientes funcionarios vinculados al Instiuto que acrediten la experiencia
e idoneidad necesarias para prestar los servicios requeridos. 6) Que en virtud de ello el
Subdirector Administrativo y Financiero de --------------------- el --- de ------- de ----- se
realizó el estudio previo, que incluye presupuesto oficial, en donde fundamentó la
necesidad de la contratación de un profesional en el área de . 7) Que fue expedido el
correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal ----------- No ---- del ---- de -----de -----. 8) Que el día --- de ----- de -----, fue enviada invitación al ---------------------------,
identificado con cédula de ciudadanía No ---------------- expedida en ------------, matricula
profesional No ---------, para que presentara propuesta técnica, económica y financiera. 9)
Que el --- de ----- de ----- fue presentada propuesta por parte del especializado, la cual
una vez revisada en su integridad, cumple con los requisitos de experiencia e idoneidad
exigidos por la entidad para el desarrollo loable del objeto contractual. 10) Que el --------------------------, identificado con cédula de ciudadanía No ---------------- expedida en ------------,
matricula profesional No ---------, está en capacidad de ejecutar el contrato proyectado por
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el del municipio de El Calvario-Meta demostrando esto con los documentos aportados con
su hoja de vida, la experiencia y la idoneidad específica para desarrollar las actividades
materia del presente contrato. 11) Que de conformidad con lo establecido por el Decreto
1510 del 17 de julio de 2013, por el cual se reglamenta lo concerniente a la contratación
de prestación de servicios profesionales así: “Capítulo IV “Contratación Directa”, Articulo
81 De los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión”,
por lo que para proceder a la celebración del presente contrato de prestación de servicios
profesionales, el municipio contratará directamente sin que sea necesario que haya
obtenido previamente varias ofertas. 12) Que con la firma del presente contrato, el
contratista manifiesta bajo la gravedad del juramento que NO se encuentra reportado en
el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, de igual
manera presentó el Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la
Procuraduría General de la Nación. 13) Que este contrato se regirá por lo establecido en
la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013 y demás normas
reglamentarias o complementarias sobre la materia, así mismo se regirá por el clausulado
que a continuación se relaciona: CLÁUSULA PRIMERA: OBJETO DEL CONTRATO: EL
CONTRATISTA se obliga para con el municipio al ------------------. CLÁUSULA SEGUNDA.
ALCANCE DEL OBJETO: En virtud del contrato, el alcance del objeto comprende las
siguientes actividades: 1) Rendir y elaborar los informes, mensuales del desarrollo del
contrato al director de ------ o de quien este delegue y demás trabajos que se le soliciten
en desarrollo de los contratos derivados de los convenios. 2) Dar cumplimiento a los
requerimientos técnicos. 3) Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus
condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el contrato,---------------------------. 4) Las
demás que en el desarrollo de sus funciones le sean designadas y de conformidad a la naturaleza
del contrato y funciones. CLÁUSULA TERCERO: DE LAS OBLIGACIONES DEL
CONTRATISTA: 1) Cumplir a cabalidad con el desarrollo de las actividades que hacen
parte del objeto del contrato. 2) Suscribir el acta de inicio conjuntamente con el supervisor
del contrato de conformidad a lo establecido en la minuta del mismo. 3) Acordar el
cronograma de actividades para la ejecución del contrato con el supervisor designado por
Alcalde del municipio, 4) Aceptar las recomendaciones, sugerencias o instrucciones del
funcionario designado para la vigilancia y control del contrato. 5) Mantener
confidencialidad frente a la información conocida en el marco de la ejecución del contrato.
6) Presentar al supervisor del contrato, un informe mensual sobre las actividades
desarrolladas en cada periodo, el cual debe estar debidamente soportado adjuntando las
evidencias objetivas. 7) Informar sobre cualquier irregularidad al director ----------------- que
pueda entorpecer la materialización efectiva de sus labores. 8) Acatar las instrucciones
que el contratante le señale en cumplimiento del objeto contratado, conforme a lo
establecido en la propuesta. 9) No ceder parcialmente o totalmente ni subcontratar sin
autorización previa y escrita del contratante. 10) Dar aviso con la debida anticipación de la
solicitud de prórroga del contrato si es el caso de conformidad con la Ley. 11) Presentar al
supervisor del contrato, de manera mensualizada, los soportes que acrediten el pago al
Sistema General de Seguridad Social, así: SALUD: De conformidad con la Ley 1122 de
2007, artículo 18, el contratista deberá cotizar al SGSSS, sobre una base correspondiente
al (40%) del valor del contrato. PENSIÓN: De conformidad a la Ley 797 de 2003, artículos
2 y 3, el contratista obligatoriamente deberá afiliarse al Sistema General de Pensiones,
con una base de cotización no inferior a la base de cotización al SGSSS. 12) Todas las
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demás obligaciones que con ocasión de la celebración y ejecución del contrato
correspondiente, estén contempladas en la Ley. CLÁUSULA CUARTA: DE LAS
OBLIGACIONES DEL MUNICIPIO: 1. Pagar oportunamente al CONTRATISTA los valores
indicados en la cláusula quinta del presente contrato. 2. Coordinar, vigilar y hacer el
seguimiento de la ejecución del objeto del presente contrato, 3. Exigir al CONTRATISTA
y/ó garante la ejecución idónea y oportuna del objeto convenido, 4. Las demás que se
deriven de la naturaleza del presente contrato y que garanticen su cabal y oportuna
ejecución. CLÁUSULA QUINTA: VALOR DEL CONTRATO: El valor total del presente
contrato es por la suma de xxxxxxxxxxxxx PESOS ($xxxx,00) M/CTE. CLÁUSULA
SEXTA: FORMA DE PAGO: EL CONTRATANTE, Pagará AL CONTRATISTA el valor
contemplado en la cláusula anterior así: Cuatro (4) pagos de CUATRO MILLONES
QUINIENTOS MIL PESOS ($4.500.000,00) M/CTE cada uno, previo informe de
actividades del contratista e informe del supervisor, cuenta de cobro y/o factura y pago de
seguridad social, pensión sobre el 40%. Para el último pago se realizará además con el
acta de terminación y liquidación del contrato, previa presentación de pago de seguridad
social sobre el 40% del valor del contrato. PARÁGRAFO: El pago de la suma pactada, es
la única obligación económica que adquiere EL MUNICIPIO DE EL CALVARIO-META
para con EL CONTRATISTA y por todo concepto. CLÁUSULA SÉPTIMA: TÉRMINO DE
EJECUCIÓN DEL CONTRATO: El término de duración del presente contrato de
prestación de servicios profesionales es de------ contados a partir de la firma del acta de
inicio la cual deberá ser firmada dentro de los cuatro (4) días calendario siguientes a la
legalización del presente contrato. CLÁUSULA OCTAVA: APORTES AL SISTEMA DE
SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL. Teniendo en cuenta la naturaleza del contrato y en
observancia de lo establecido en la Ley 828 de 2003, que modificó el artículo 50 de la Ley
789 de 2002 y la ley 1122 de 2007, el CONTRATISTA debe dar estricto cumplimiento a
sus obligaciones frente al sistema de seguridad social integral en salud y pensiones.
CLÁUSULA NOVENA: TERMINACIÓN, MODIFICACIÓN E INTERPRETACIÓN
UNILATERAL: EL CONTRATANTE se reserva la facultad de terminar, modificar e
interpretar unilateralmente el presente contrato según lo dispuesto en los artículos 15, 16
y 17 de la Ley 80 de 1993. CLÁUSULA DÉCIMA: El CONTRATISTA declara bajo la
gravedad del juramento, el cual se entiende prestado con la firma del presente
documento, no hallarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad o
incompatibilidad consagradas en la Ley, para celebrar este contrato. Igualmente declara
que, en caso de sobrevenir alguna inhabilidad o incompatibilidad, se obliga a responder
ante el municipio y ante tercero por los perjuicios que se ocasionen y se compromete a
ceder el contrato, previa autorización escrita de la entidad o, sí ello no fuere posible,
renunciará a su ejecución. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA: CESIÓN: El CONTRATISTA
no podrá ceder el presente contrato a persona alguna, natural o jurídica, salvo
autorización previa, expresa y por escrito del municipio. CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA:
DE LA GARANTIA ÚNICA: El contratista presentará garantía única que avalará el
cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente
durante su vida y liquidación y se ajustará a los límites, existencia y extensión del riesgo
amparado. Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros
legalmente autorizadas para funcionar en Colombia con sede, sucursal o agencia en
Colombia; La garantía se entenderá vigente hasta la liquidación del Contrato garantizado
y la prolongación de sus efectos, y tratándose de pólizas, no expirarán por falta de pago
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de la prima o por revocatoria unilateral. Para la ejecución del presente contrato se
requerirá de la aprobación de la garantía única que deberá, contener: CUMPLIMIENTO:
Su cuantía será equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato con una
vigencia igual a del contrato y cuatro (4) meses más. CALIDAD DEL SERVICIO: Su
cuantía será equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato con una vigencia
igual a del contrato y cuatro (4) meses más. CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA: SUJECIÓN
DE LA CUANTÍA Y PAGOS A LAS APROPIACIONES PRESUPUESTALES: Los pagos
que debe efectuar EL MUNICIPIO en desarrollo del presente contrato, se realizarán con
cargo al Rubro Presupuestal Nº.----------. ---------------. del presupuesto para la vigencia ----. Lo anterior, conforme al certificado de disponibilidad presupuestal número 00-- del --- de
----- de ---- expedido por el Subdirector Administrativo y Financierol. CLÁUSULA DÉCIMA
CUARTA: CAUSALES DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO: 1. Por mutuo acuerdo, 2.
Por vencimiento del plazo pactado, CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA: MULTAS:
incumplimiento a las obligaciones adquiridas en este documento. Las partes
expresamente facultan al contratante, en el evento que se produzcan incumplimientos por
parte del contratista, para imponer multas sucesivas del (0.1%) por ciento diario, hasta el
momento en que cese el incumplimiento por parte del contratista, sin que las mismas
excedan el monto total de la garantía única constituida por el contratista. CLÁUSULA
DÉCIMA SEXTA: CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: Además de las multas establecidas
en la cláusula anterior, en caso de incumplimiento de las obligaciones por parte del
contratista o de declaratoria de Caducidad del contrato, el municipio hará efectiva una
suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, a título de cláusula
penal pecuniaria, que se considerará como pago parcial pero no definitivo de los
perjuicios que se le cause. PARÁGRAFO: El valor de las multas y de la cláusula penal
pecuniaria, podrá ser tomado directamente del saldo a favor del CONTRATISTA, si lo
hubiere, o de la garantía única y, sí esto no fuere posible, se cobrará de conformidad con
las leyes vigentes para el efecto. CLÁUSULA DÉCIMA SÉPTIMA: LA SUPERVISIÓN:
Esta será ejercida por el Secretario de -------------, o por quien el señor alcalde delegue
mediante acto administrativo, quien tendrá las siguientes OBLIGACIONES: 1. Vigilar que
no haya retrasos en la ejecución del contrato de acuerdo al plazo estipulado. 2. Poner en
conocimiento del contratante cualquier alteración de las condiciones del servicio que
pueda ser causada por procedimientos inadecuados por parte del contratista. 3. Realizar
las liquidaciones parciales y final del contrato cuando se haya cumplido en su totalidad o
por haber terminado antes de su vigencia o por caducidad, hacer los correspondientes
registros y anotaciones de seguimiento. 4. Verificar el cumplimiento en los pagos
dispuestos en los derroteros legales señalados en antelación y bajo el porcentaje
establecido. 5. Las demás que se deriven de la actividad asignada. PARÁGRAFO: El
Supervisor responderá por los hechos u omisiones que le fueren imputables en los
términos previstos en los artículos 32 y 53 de la Ley 80 de 1993 y demás normas
reglamentarias o complementarias sobre la materia. PARÁGRAFO SEGUNDO: Todas y
cada una de las instrucciones impartidas por la supervisión deberán constar por escrito,
dirigidas al contratante y contratista. CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA: DE LOS
IMPUESTOS Y GASTOS: Los gastos por concepto de garantía, impuestos nacionales y/ó
municipales, y cualquier otro que demande el presente contrato será a cargo del
CONTRATISTA en el evento que se requiera. CLÁUSULA DÉCIMA NOVENA:
TERMINACIÓN: El presente contrato se terminar de común acuerdo entre el municipio y
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el CONTRATISTA, dentro de los cuatro (4) meses siguientes a su finalización, o a la
expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que
la disponga. CLÁUSULA VIGÉSIMA: DOMICILIO: Para todos los efectos legales,
judiciales y extrajudiciales se tendrá por domicilio el municipio de El Calvario. CLÁUSULA
VIGÉSIMA PRIMERA: SOLUCIÓN DE LAS CONTROVERSIAS CONTRACTUALES: Las
partes harán todo lo posible para resolver en forma ágil, rápida y directa las diferencias y
discrepancias surgidas de la actividad contractual. Para tal efecto, al surgir las diferencias
acudirán al empleo de los mecanismos de solución de controversias contractuales
previstos en la Ley 80 de 1993, y a la conciliación, amigable composición y transacción.
CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA: AUSENCIA DE SUBORDINACION LABORAL: EL
presente contrato no genera relación laboral alguna entre el XXXXXXX y el
CONTRATISTA. En consecuencia XXXXXX no adquiere por este concepto
responsabilidad alguna frente al CONTRATISTA, el cual sólo tendrá derecho al
reconocimiento de las sumas expresamente pactadas en este contrato. CLÁUSULA
VIGÉSIMA TERCERA - INDEMNIDAD. El CONTRATISTA Mantendrá en desarrollo de
sus obligaciones indemne AL MUNICIPIO de cualquier reclamación proveniente de
terceros que tenga como causa las actuaciones del contratista. CLÁUSULA VIGÉSIMA
CUARTA: DOCUMENTOS DEL CONTRATO: Forman parte integral de este contrato los
siguientes documentos: 1. La propuesta presentada por el contratista y aceptada por el
contratante, 2. El estudio de conveniencia y oportunidad. 3. La hoja de vida del contratista
con sus anexos. 4. Todos los actos administrativos correspondientes a la etapa
precontractual. 5. Todos los actos que se produzcan en la etapa contractual y pos
contractual del contrato. CLÁUSULA VIGÉSIMA QUINTA: PERFECCIONAMIENTO Y
EJECUCIÓN: El presente contrato se entenderá perfeccionado con la suscripción del
mismo por las partes, y la expedición del respectivo registró presupuestal. Para su
ejecución se requiere la presentación por parte del CONTRATISTA de la garantía única
aprobadas por el CONTRATANTE y acta de inicio debidamente firmada. Para constancia
de lo anterior, se firma en Villavicencio, a los ---- días del mes de ------ de ---CONTRATANTE
CONTRATISTA
Director
Proyectó
Reviso
R/L
C C. No
MODELO MINUTA CONTRATO DE SUMINISTRO
CONTRATISTA
OBJETO
VALOR
TERMINO
EJECUCIÓN
Entre los suscritos a saber: Director, mayor de edad, vecino y domiciliado en este
Municipio, identificado con la Cédula de Ciudadanía No -------- expedida en --------------,
quien actúa en nombre y representación del municipio de El Calvario-Meta en su
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condición de Director facultado para contratar y celebrar convenios de conformidad con el
literal b). Numeral 3, del Artículo 11 de la Ley 80 de 1.993 y mediante autorización por
parte de xxxxxxxxxxxxxxx establecida en el acuerdo No --- de ------- del ---- y, quien para
contractualmente se denominara EL CONTRATANTE, por una parte y por otra parte ---------, identificado con cédula de ciudadanía No ------------- expedida en -------- – -----, con
domicilio en --------- – -------, dirección---------------, matricula profesional No -------------- y
quien para efectos del presente contrato se denominará EL CONTRATISTA, hemos
decidido celebrar el presente contrato de suministro, previas las siguientes
consideraciones: A) Describir las necesidades que conllevaron a la administración a la
contratación del suministro. B) Que en virtud de lo anterior la Subdirección suscribió los
correspondientes estudios previos en donde se fundamenta la necesidad descrita y que
sirvieron de soporte para la elaboración del pliego de condiciones cuyo objeto es
SUMINISTRO DE--------------------------. K) Que existe el certificado de disponibilidad
presupuestal No 00--- del ---- de ------ de ------. L) Que el programa denominado -------------, se encuentra incluido en el plan de compra para la vigencia ----. M) Que dicho programa
se encuentran inscritos en el plan de programas y proyectos tal y como constan en los
certificados, los cuales hacen parte integral del presente proceso. N) Que mediante
Resolución número No ---- de de 2013, se dio apertura al proceso de Selección Abreviada
No de 2013 cuyo objeto es . P) Que mediante resolución se designó conforme lo indica
en el Decreto 1510 de 2013el cual indica que para la evaluación de propuestas en
proceso de selección por licitación, selección abreviada o concurso de méritos, la Entidad
designará un comité asesor, conformado por servidores públicos o por particulares
contratados para el efecto de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1510 de 2013 L)
Que el comité para tal efecto, evaluó la propuesta y verificó los requisitos habilitantes del
oferente identificada con cédula de ciudadanía No 23.795.563 de Paz De Ariporo y lo
HABILITÓ, Técnica, jurídica y económicamente. O) Que fue publicado el informe de
evaluación en debida forma, el cual no recibió observación alguna. P) Que mediante
resolución se adjudicó el contrato a didentificado con cédula de ciudadanía . Por lo tanto
se procede a suscribir el presente contrato de suministro el cual se regirá por el siguiente
Clausulado: CLÁUSULA PRIMERA.- OBJETO: SUMINISTRO DE . CLÁUSULA
SEGUNDA.- VALOR DEL CONTRATO: Para todos los efectos legales el valor total del
presente contrato es por la suma de xxxxxxxxxxxxx MCTE ($xxxxxxxx,00)., para lo cual el
CONTRATISTA llevará a cabo el suministro objeto del presente contrato de acuerdo al
consumo según demanda presentada, para lo cual se estableció el valor por unidad al
siguiente detalle:
ITEM DESCRIPCION
UNIDA CANTID CANTI VALOR
D
AD
DAD
UNITARI
O
PROPUE
STA
VALOR
TOTAL
DE LA
PROPU
ESTA
1
TOTAL
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CLÁUSULA TERCERA.- FORMA DE PAGO: El valor del contrato se pagará de la
siguiente manera: Se hará el pago del 100% del valor pactado en el futuro contrato, previo
cumplimiento en la totalidad de las obligaciones del contratista, previa presentación del
informe de ejecución del contrato, presentación de la cuenta de cobro y / o factura,
presentación de los soportes de aportes a salud y pensión de conformidad a lo
establecido por ley, certificación de recibido supervisor designado para el caso sobre el
cumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA para el pago se exigirá la
presentación del acta de recibo final y de liquidación. CLÁUSULA CUARTA.- SUJECIÓN
DE LOS PAGOS A LAS APROPIACIONES PRESUPUÉSTALES: El valor del presente
contrato se imputará al presupuesto de la actual vigencia fiscal bajo la siguiente
discriminación presupuestal:
CODIGO
DENOMINACIÓN
VALOR
CLÁUSULA QUINTA.- TÉRMINO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: El término para la
ejecución del objeto contratado será de xxx (xx) días contados a partir de la suscripción
del acta de inicio, la cual se deberá suscribirse en un plazo no superior a xxx (xx) días
hábiles, contados a partir del día siguiente del cumplimiento de los requisitos de
perfeccionamiento y legalización del contrato. CLÁUSULA SEXTA.- VIGENCIA DEL
CONTRATO: El contrato tendrá como vigencia el término para la ejecución del suministro
contratado y cuatro meses más. CLÁUSULA SEPTIMA.- OBLIGACIONES DEL
CONTRATISTA: En desarrollo del objeto contratado el CONTRATISTA deberá: 1. Cumplir
con el objeto del Contrato, en los términos pactados de conformidad con la propuesta
presentada. 2. Entregar al Almacén del municipio el objeto de este contrato. 3. Cumplir a
cabalidad con el suministro de los que se requieran por parte de la entidad de acuerdo a
las especificaciones técnicas dadas en el contrato. 4. Suscribir el acta de inicio
conjuntamente con el supervisor del contrato de conformidad a lo establecido en la minuta
del mismo. 5. Suministrar los l, con periodicidad diaria, semanal y mensual, de acuerdo a
la necesidad. 6. Acordar con el supervisor del contrato designado por el Alcalde del
municipio las fechas de entrega de los con una antelación de xxxx días, . 7. Hacer entrega
de los con destino a la , en el momento en que se requiere de acuerdo a la necesidad . 8.
Presentar factura por la compra, detallando los bienes a suministrar para la ejecución
desarrollo del objeto contractual, los valores de la oferta deberán expresarse en pesos
colombianos, a precios fijos e inmodificables durante la ejecución del contrato y deberán
incluir los impuestos y demás costos en que incurra con ocasión de la ejecución del
contrato. 9. Cumplir con las obligaciones ante el Sistema de Seguridad Social,
estableciendo una correcta relación entre sus ingresos reales y las sumas cotizadas. (Art.
50 de la Ley 789 de 2002 y la ley 828 del 2003 y 1122 de 2007) y demás
complementarias y reglamentarias sobre la materia. 10. Informar oportunamente al
supervisor del contrato de cualquier situación que pueda afectar la correcta ejecución del
mismo. 11. Permitir al supervisor delegado por la entidad, realizar la inspección en el
almacén durante la entrega de los suministros. 12. Presentarse durante la entrega y
revisión, algún defecto en los elementos entregados o especificaciones diferentes, el
contratista hará el cambio de los mismos. 13. Presentar los documentos necesarios para
la legalización y perfeccionamiento del contrato. 14. Llevar a cabo el suministro de los
elementos de manera oportuna en la sede de la entidad de acuerdo con el contrato que
se derive del presente estudio y posterior proceso contractual. 15. Cumplir a cabalidad
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con las especificaciones técnicas requeridas por la entidad en el presente estudio previo.
16. Mantener los precios establecidos en la oferta que acompañe la propuesta presentada
por el proponente seleccionado. 17. Entregar los elementos requeridos por el municipio en
las cantidades y dentro de los tiempos establecidos por la entidad. 18. Reponer dentro del
día hábil siguiente, los elementos cuando no satisfagan las necesidades técnicas. 19.
Responder ante las autoridades de los actos u omisiones en ejercicio de las actividades
que desarrolle en virtud del futuro contrato. 20. Mantener informada a la entidad de la
dirección para comunicación y notificaciones. 21. No ceder total o parcialmente el futuro
contrato ni subcontratar sin autorización previa y escrita del contratante. 22. Deberá
garantizar la autenticidad y legalidad de los bienes y/o elementos suministrados, junto con
sus respectivas garantías, cuando a ello haya lugar. 23. Dar aviso con la debida
anticipación de la solicitud de prórroga del futuro contrato si es del caso de conformidad
con la Ley. 24. Las demás que determine la ley y las que se deriven de la naturaleza del
contrato. CLÁUSULA OCTAVA.- OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE: En
cumplimiento del objeto del presente contrato, el CONTRATANTE se compromete a: Son
1) Pagar al contratista el precio pactado en el contrato cuyo objeto es . 2) Ejercer la
supervisión del contrato realizando el seguimiento. 3.) Obrar con lealtad y buena fe en las
distintas etapas contractuales, evitando dilaciones y trabas, 4.) En general, la obligación
de cumplir cabalmente con las condiciones y modalidades previstas contractualmente
para la ejecución y desarrollo del contrato, para lo cual el municipio deberá actuar
razonablemente en el marco de sus obligaciones contractuales. CLÁUSULA NOVENA DE
LAS GARANTIAS: Una vez suscrito el contrato EL CONTRATISTA, deberá constituir, a
favor del municipio de El Calvario-Meta, las garantías que avalarán el cumplimiento de las
obligaciones surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente durante su vida y
liquidación y se ajustará a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado. Las
garantías se constituirán en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente
autorizadas para funcionar en Colombia, con sede, sucursal o agencia en el país; la
garantía se entenderá vigente hasta la liquidación del contrato garantizado y la
prolongación de sus efectos, tratándose de pólizas. Para la ejecución del presente
contrato, se requerirá de la presentación y aprobación de la GARANTÍA ÚNICA que
deberá contener: CUMPLIMIENTO El amparo de cumplimiento del contrato cubrirá al
municipio de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las
obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su
cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado. Además
de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago del valor de las multas y de la
cláusula penal pecuniaria pactadas en el contrato. El amparo de cumplimientos será por
valor equivalente al 20% del valor total del contrato, con vigencia igual al plazo de
ejecución y cuatro (4) meses más, contado a partir de la expedición de la garantía.
CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES Y EQUIPOS
SUMINISTRADOS: El amparo de calidad y correcto funcionamiento de los equipos
suministrados cubrirá al municipio de los perjuicios imputables al contratista garantizado,
(i) derivados de la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos por él
suministrados, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato o
(ii) por el incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para los
equipos. El amparo de calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos
suministrados será por valor equivalente al 20% del valor total del contrato, con vigencia
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igual al plazo de ejecución y cuatro (4) meses más, contados a partir de la expedición de
la garantía. PARÁGRAFO: EL CONTRATISTA deberá mantener vigentes las garantías y
serán de su cargo todas las primas y erogaciones para su constitución, prórroga o adición
cuando fuere necesario. CLÁUSULA DECIMA- DE LA SUPERVISIÓN: EL
CONTRATANTE ejercerá la supervisión y verificará el cumplimiento de todas y cada una
de las obligaciones asumidas por EL CONTRATISTA a través del municipio, quien será
designado por el ordenador del gasto. CLÁUSULA DECIMA PRIMERA.- SANCIONES
POR INCUMPLIMIENTOS: 1). MULTAS: En caso de mora y/o incumplimiento de algunas
de las obligaciones derivadas del objeto del presente contrato, EL CONTRATISTA pagará
a la entidad multas diarias y sucesivas hasta del cero punto uno por (01%) del valor total
el contrato, sin que la sumatoria de las multas supere el diez por ciento (10%) de dicho
valor, so pena de la aplicación de la cláusula penal conforme al numeral siguiente. 2).
PENAL PECUNIARIA: EL CONTRATISTA se obliga a pagar al municipio una suma
equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, a título de indemnización,
por los perjuicios que ocasione en caso de declaratoria de caducidad o de incumplimiento
de sus obligaciones contractuales. PARÁGRAFO: El valor de las multas y de la cláusula
penal pecuniaria a que se refieren los numerales anteriores, ingresarán al tesoro del
municipio de El Calvario-Meta. EL CONTRATISTA autoriza con la firma del presente
contrato a la entidad para que dicho valor sea descontado directamente del saldo a su
favor. De no existir saldo a favor de EL CONTRATISTA, se hará efectiva la garantía única
constituida y si esto no declara la caducidad del presente contrato de conformidad con lo
previsto en la normatividad vigente. CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA.- DOCUMENTOS:
Forman parte integral del presente contrato los siguientes documentos: 1). Disponibilidad
presupuestal. 2). Estudio previo y los demás documentos que se produzcan durante el
desarrollo, ejecución y liquidación del presente contrato. CLÁUSULA DÉCIMA
TERCERA.- DE LA CADUCIDAD Y SUS EFECTOS: EL CONTRATANTE podrá declarar
la caducidad del presente contrato según lo estipulado en el Artículo 18 de la ley 80 de
1993. CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA.- INTERPRETACIÓN MODIFICACIÓN Y
TERMINACIÓN UNILATERAL: EL CONTRATANTE podrá terminar, modificar e interpretar
unilateralmente el presente contrato según las normas prescritas en los artículos 15, 16 y
17 de la ley 80 de 1993 y demás normas que lo adicionen o lo reglamenten. CLÁUSULA
DECIMA QUINTA.- INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: EL CONTRATISTA
declara bajo la gravedad del juramento, el cual se entiende prestado con la firma del
presente contrato, que no se halla incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e
incompatibilidad previstas en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993. En el evento en que
llegare a sobrevenir inhabilidad e incompatibilidad en EL CONTRATISTA, éste cederá el
contrato previa autorización escrita del CONTRATANTE o si ello no fuere posible,
renunciará a su ejecución de conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 80 de
1993. En consecuencia, asumirá totalmente cualquier reclamación y pago de perjuicios
que por esta causa promueva un tercero contra EL CONTRATANTE o cualquiera de sus
funcionarios. CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA.- TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN: El presente
contrato se dará por terminado en los siguientes eventos: 1). Por extinción del plazo
pactado para la ejecución; 2). A solicitud debidamente sustentada interpuesta por una de
las partes, por lo menos, con un (1) mes de anticipación. 3). Por acuerdo bilateral. 4). Por
caso fortuito o fuerza mayor debidamente comprobados. En los eventos numerados con
2, 3 y 4, se deberá suscribir acta donde consta tal hecho. Una vez terminado el contrato
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se procederá a su liquidación. Para tal efecto, EL SUPERVISOR debe proyectar la
liquidación dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de terminación, anexando:
a). Estado de cuenta, b). Certificado de cumplimiento. c). Informe final de ejecución.
CLÁUSULA DECIMA SEPTIMA- DOMICILIO CONTRACTUAL: Para todos los efectos
legales del presente contrato se tendrá como domicilio contractual el Municipio de
Villavicencio (Meta). PARÁGRAFO: Para efectos notificación, el municipio de El CalvarioMeta tiene su domicilio en la Calle 6 # 5 – 12 Barrio centro del municipio de El Calvario-Meta.
CLÁUSULA DECIMA OCTAVA.- EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL: EL
CONTRATANTE no responderá por salarios, prestaciones sociales y demás derechos
laborales, etc., por vinculación del personal, o celebración de subcontratos los cuales son
responsabilidad absoluta del CONTRATISTA. CLÁUSULA DECIMA NOVENA.- CESIÓN:
EL CONTRATISTA no podrá ceder total o parcialmente el presente contrato a persona
alguna, natural o jurídica, nacional o extranjera salvo previa autorización expresa del
CONTRATANTE. CLÁUSULA VIGÉSIMA- REGIMEN LEGAL APLICABLE: Al presente
contrato le son aplicables las disposiciones de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y
Decretp 1510 de 2013. PARAGRAFO: En el caso de que el Gobierno Nacional o la
autoridad competente expidan normas que modifiquen o adicionen la normatividad vigente
las partes se comprometen a efectuar las gestiones necesarias para su adecuación
CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMERA.- PERFECCIONAMIENTE, LEGALIZACIÓN Y
EJECUCIÓN: El presente contrato se perfecciona y legaliza con la suscripción de las
partes y la expedición del respectivo Registro Presupuestal, para su ejecución requerirá
de la aprobación de las garantías y el acta de inicio CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA:
INDEMNIDAD. Es obligación del contratista mantener a la xxxxxxxx libre de cualquier
daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus
actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes. CLÁUSULA VIGESIMA
TERCERA.- SOLUCIONES DE CONTROVERSIAS: Las partes acuerdan que en el
evento de que surjan diferencias entre ellas, por razón o con ocasión del presente
contrato, las mismas buscarán mecanismos de arreglo directo, tales como la negociación
directa y la amigable composición. En tal caso, las partes dispondrán de un término de
sesenta (60) días hábiles contados a partir de la fecha en que cualquiera de ellas haga la
solicitud en tal sentido, término que podrá ser prorrogado por mutuo acuerdo CLÁUSULA
VIGESIMA CUARTA.- DEL CONTROL DE LA GESTION CONTRACTUAL: Este control se
ejercerá conforme lo establece la Ley 80 de l993 en sus artículos del 62 al 67. CLÁUSULA
VIGESIMA QUINTA.- MANIFESTACIÓN: Las partes manifiestan libremente que han
procedido a la lectura total y cuidadosa del presente documento, por lo que en
consecuencia, se obligan a todo lo ordenado y manifestado.
Para constancia se firma en villavicencio, a los () días del mes de de 20---.
EL CONTRATANTE, EL CONTRATISTA,
Director
Proyectó
Revisó
R/L
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