DOCUMENTOS DE CALIDAD MANUAL DE CONTRATISTAS Envío: 5 Fecha: 2014/05/16 Página 1 de 16 Código MC/SA 1. POLÍTICA La compañía considera que los contratistas son vitales para lograr sus objetivo, de ahí que el acatamiento de las normas expuestas en el presente manual son de indispensable cumplimiento, en tanto que hacen parte de las directrices establecidas por la compañía, para las contrataciones que se celebren con todos sus contratistas, bien sea de manera escrita o verbal en las sedes a nivel nacional y en los clientes donde presta sus servicios; generando estándares básicos que determinan los criterios relacionados con seguridad, salud ocupacional y medio ambiente para la selección de contratistas, así como la suscripción y ejecución de contratos con personas naturales y jurídicas que presentan propuestas y/o prestan servicios a la compañía. 2. ALCANCE Este documento aplica a todos los contratistas a nivel nacional que desarrollan labores de alto riesgo, que prestan servicios dentro de las instalaciones de la compañía (servicios de aseo y cafetería, mantenimiento de instalaciones locativas, mantenimiento de redes eléctricas e informáticas, mantenimiento de aire acondicionado, entre otros), y para contratistas de la compañía que prestan sus servicios en las empresas clientes (Técnicos de Seguridad Electrónica, Investigadores, Grafólogos, Dactiloscopistas, entre otros). 3. OBJETIVO GENERAL Establecer normas generales que regulen las relaciones contractuales entre la compañía, contratistas y subcontratistas, en los requerimientos en seguridad, salud ocupacional y medio ambiente. 4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Establecer las responsabilidades del contratista y la compañía, para la exigencia y control de los requerimientos de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, que se tienen en cuenta en los procesos de selección de proveedores y ejecución de contratos realizados por la compañía. • Determinar las tareas que son consideradas de alto riesgo. • Identificar los lugares y equipos donde se requieran permisos para trabajos de Alto Riesgo (en altura, en caliente, energía cero, instalaciones locativas y espacios confinados), dentro y fuera de las instalaciones de la compañía, y donde se presten los servicios de tecnología y protección. • Aplicar el diligenciamiento del permiso para realizar trabajos de alto riesgo. • Verificar que los requerimientos y especificaciones se cumplan totalmente antes, durante y después de la ejecución del trabajo objeto del permiso. • Proporcionar instrumentos de evaluación y seguimiento de los requerimientos de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente para contratistas, personas jurídicas y naturales. 5. • • • • • DOCUMENTOS DE REFERENCIA PG/SA, “Profesiograma para perfiles”. EI/SA, “Estándar de instalación”. EF/SA, “Protocolo para cambio en estructuras físicas”. SQ/SA, “Protocolo para Manejo de sustancias químicas”. GA/SA, “Programa de gestión ambiental Reconciliarte”. Revisado por: Francia Elena Poveda Cendales Directora Nacional de Calidad Aprobado por: Jaime Humberto Ruiz Montaño Director Nacional de Talento Humano DOCUMENTOS DE CALIDAD MANUAL DE CONTRATISTAS • • • • • • • • • • • • • • • • • Envío: 5 Fecha: 2014/05/16 Página 2 de 16 Código MC/SA AR/SA, “Protocolo general para trabajos de alto riesgo”. PE/SA, “Plan maestro de atención y repuesta ante emergencias”. SO/SA, “Programa de salud ocupacional”. PQ/SA-CO, “Compras e importaciones”. PQ/SA-IA, “Reporte e investigación de incidentes y accidentes de trabajo, ambientales y daño a la propiedad”. PQ/SA-NS, “Normas de seguridad y medio ambiente de las instalaciones de la compañía”. FQ/SA-207, “Inspección de salud ocupacional y medio ambiente durante la prestación del servicio”. FQ/SA-207-1, “Inspecciones de salud ocupacional y medio ambiente para las áreas administrativas”. FQ/SA-220, “Memorando”. FQ/SA-227, “Control y/o Instalación de puesto”. FQ/SA-255, “Plano del sistema de seguridad”. FQ/SA-258, “Agenda de reuniones”. FQ/SA-270, “Registro de la formación interna”. FQ/SA-289, “Formulario de inscripción y selección de proveedores”. FQ/SA-291, “Planificación y seguimiento de instalación”. FQ/SA-326, “Permiso para trabajo”. FQ/SA-349, “Hoja de vida equipos trabajo en altura”. 6. TERMINOLOGÍA Absorbedor de choque: Equipo cuya función es disminuir las fuerzas de impacto en el cuerpo del trabajador o en los puntos de anclaje en el momento de una caída. Acceso por cuerdas: Técnica de ascenso, descenso y progresión por cuerdas con equipos especializados para tal fin, con el propósito de acceder a un lugar específico de una estructura. Anclaje: Punto seguro al que pueden conectarse equipos personales de protección contra caídas con resistencia certificada a la rotura y un factor de seguridad, diseñados y certificados en su instalación por un fabricante y/o una persona calificada. Puede ser fijo o móvil según la necesidad. Accidente: suceso repentino que sobreviene por causas o con ocasión de la labor que está desempeñando durante el contrato. Accidente de trabajo o accidente ambiental. Andamio: Es una estructura suspendida o elevada con capacidad para soportar hombres, materiales, equipo, sobre una plataforma de madera. Andamio tubular: Estructura metálica constituida por secciones o cuerpos los cuales sirven como columnas y vigas reforzadas con elementos transversales para dar estabilidad a la estructura. Arnés de cuerpo completo: Equipo de protección personal diseñado para distribuir en varias partes del cuerpo el impacto generado durante una caída, está fabricado en correas cosidas y debidamente aseguradas, e incluye elementos para conectar equipos y asegurarse a un punto de anclaje. Debe estar certificado bajo un estándar nacional o internacionalmente aceptado. Aspecto ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de la compañía que puede interactuar con el medio ambiente. Encargado de seguridad: Trabajador designado por la compañía para verificar las condiciones de seguridad y controlar el acceso a las áreas de riesgo de caída de objetos o personas, posee constancia de capacitación en protección contra caídas para trabajo seguro en alturas, en nivel avanzado o certificado de competencia laboral para trabajo seguro en alturas. Baranda: Barrera que se instala al borde de un lugar para prevenir la posibilidad de caída, la cual garantiza una capacidad de carga y contar con un travesaño de agarre superior, una barrera DOCUMENTOS DE CALIDAD MANUAL DE CONTRATISTAS Envío: 5 Fecha: 2014/05/16 Página 3 de 16 Código MC/SA colocada a nivel del suelo para evitar la caída de objetos y un travesaño intermedio o barrera intermedia, que prevenga el paso de personas entre el travesaño superior y la barrera inferior. Área de alto riesgo de incendio: Es aquella que involucra en sus procesos almacenamiento, transporte, uso de líquidos y gases combustibles e inflamables como el ACPM, gasolina, aceites, pinturas, solventes, pegantes, etc.; almacenamiento y transporte de materiales combustibles como cartón, cueros, etc.; equipos eléctricos y subestaciones. Capacidad de carga: Es la capacidad de carga máxima del andamio, de soportar el peso de la carga de trabajo. Carga de trabajo: Es la carga dada por los pesos de los trabajadores, equipos y materiales. Certificación de equipos: Inspección que se realiza a los equipos por personal experto que emite un concepto sobre el estado de los equipos en alturas. Contratante: Es la compañía, la cual se compromete mediante su firma a pagar el precio por la prestación de un servicio, y/o ejecución de un trabajo. Contratista: Persona natural o jurídica que asume contractualmente ante la compañía, con medio humano y material propio o ajeno, el compromiso de ejecutar la totalidad o parte de las obras con dependencia al proyecto y al contrato. Certificado médico: Indica las condiciones de salud del personal, las recomendaciones y/o restricciones o las condiciones que se requieren adaptar para que el trabajador pueda desempeñar su labor, se solicita para garantizar la confidencialidad de la Historia Clínica. Cuerpo: Estructura básica del andamio conformado por dos (2) marcos y dos (2) tijeras. Conector: Cualquier equipo certificado que permita unir el arnés del trabajador al punto de anclaje. Certificado de competencia laboral: Documento otorgado por un organismo certificador, donde reconoce la competencia laboral de una persona para desempeñarse en una actividad determinada. Certificado de capacitación: Documento sin vencimiento que se expide dando constancia que una persona cursó y aprobó la capacitación necesaria, para desempeñar una actividad laboral. Certificación para trabajo seguro en alturas: Documento que se obtiene mediante el certificado de capacitación de trabajo seguro en alturas o mediante el certificado en dicha competencia laboral. Distancia de desaceleración: La distancia vertical entre el punto donde termina la caída libre y se comienza a activar el absorbedor de choque, hasta que éste último pare por completo. Distancia de detención: La distancia vertical total requerida para detener una caída, incluyendo la distancia de desaceleración y la distancia de activación. Entrenador en trabajo seguro en alturas: Persona con formación vigente en el nivel de entrenador certificado en la norma de competencia laboral, para trabajo seguro en alturas. Equipo de protección contra caídas certificado: Equipo que cumple con las exigencias de calidad de la norma nacional o internacional que lo regula, sin que éste último pueda ser menos exigente que el nacional. Eslinga de protección contra caídas: Sistema de cuerda, reata, cable u otros materiales que permiten la unión al arnés del trabajador al punto de anclaje. Su función es detener la caída de una persona, absorbiendo la energía de la caída de modo que la máxima carga sobre el trabajador sea de 900 libras. Su longitud total, antes de la activación, debe ser máximo de 1,8 mts., cumpliendo los siguientes requerimientos: a) Todos sus componentes están certificados; b) Resistencia mínima de 5.000 libras (22,2 kilonewtons – 2.272 kg); c) Tener un absorbedor de choque; y d) Tener en sus extremos sistemas de conexión certificados. Eslinga de posicionamiento: Elemento de cuerda, cintas, cable u otros materiales con resistencia mínima de 5.000 libras (22,2 kilonewtons – 2.272 kg), que puede tener en sus extremos ganchos o conectores que permiten la unión al arnés del trabajador y al punto de DOCUMENTOS DE CALIDAD MANUAL DE CONTRATISTAS Envío: 5 Fecha: 2014/05/16 Página 4 de 16 Código MC/SA anclaje, y que limita la distancia de caída del trabajador máximo a 60 cms. Su función es ubicar al trabajador en un sitio de trabajo, permitiéndole utilizar dos (2) manos para su labor. Eslinga de restricción: Elemento de cuerda, reata, cable u otro material con resistencia mínima de 5.000 libras (22,2 kilonewtons – 2.272 kg) y de diferentes longitudes o graduable que permita la conexión de sistemas de bloqueo o freno. Su función es limitar los desplazamientos del trabajador para que no llegue a un sitio del que pueda caer. Todas las eslingas y sus componentes están certificados de acuerdo con las normas nacionales o internacionales pertinentes. Evaluación de competencias laborales para trabajo seguro en alturas: Proceso por medio del cual un Evaluador recoge de una persona información sobre su desempeño y conocimiento, con el fin de determinar si es competente, o aún no, para desempeñar una función productiva de acuerdo a la norma técnica de competencia laboral vigente. Evaluador de competencias laborales en protección contra caídas para trabajo seguro en alturas: Persona certificada como Evaluador de competencias laborales con certificación vigente en la norma de competencia laboral que va a evaluar y que está certificado en el nivel de Entrenador. Factor de seguridad: Número multiplicador de la carga real aplicada a un elemento, para determinar la carga a utilizar en el diseño. Gancho: Equipo metálico con resistencia mínima de 5.000 libras (22.2 kilonewtons – 2.272 kg) que es parte integral de los conectores, permite realizar conexiones entre el arnés y los puntos de anclaje, sus dimensiones varían de acuerdo a su uso; los ganchos están provistos de una argolla u ojo al que está asegurado el material del equipo conector (cuerda, reata, cable, cadena, entre otros), con un sistema de apertura y cierre con doble sistema de accionamiento para evitar una apertura accidental, que asegura que el gancho no se salga de su punto de conexión. Hueco: Es el espacio vacío o brecha en una superficie o pared, sin protección, a través del cual se puede producir una caída de 1,50 mts. o más de un trabajador u objetos. Impacto ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de la compañía. Incidente: Evento que pudo generar un accidente o que tuvo el potencial para llegar a serlo, sea laboral o ambiental. Líneas de vida horizontales: Sistemas certificados de cables de acero, cuerdas, rieles u otros materiales que debidamente ancladas a la estructura donde se realizará el trabajo en alturas, permitan la conexión de los equipos personales de protección contra caídas y el desplazamiento horizontal del trabajador sobre una determinada superficie; la estructura de anclaje está evaluada con métodos de ingeniería. Líneas de vida horizontales fijas: Son aquellas que se encuentran debidamente ancladas a una determinada estructura, fabricadas en cable de acero o rieles metálicos y según su longitud, se soportan por puntos de anclaje intermedios; están diseñadas e instaladas por una persona calificada. Los cálculos estructurales determinarán si se requiere de sistemas absorbentes de energía. Líneas de vida horizontales portátiles: Son equipos certificados y preensamblados, elaborados en cuerda o cable de acero, con sistemas absorbentes de choque, conectores en sus extremos, un sistema tensionador y dos bandas de anclaje tipo Tie Off; estas se instalarán por parte de los trabajadores autorizados entre dos (2) puntos de comprobada resistencia y se verificará su instalación por parte del Coordinador de trabajo en alturas o de una persona calificada. Líneas de vida verticales: Sistemas certificados de cables de acero, cuerdas, rieles u otros materiales que debidamente ancladas en un punto superior a la zona de labor, protegen al trabajador en su desplazamiento vertical (ascenso/descenso). Están diseñadas e instaladas por personas calificadas o por personas avaladas por el fabricante o persona calificada. Máxima fuerza de detención, MFD: La máxima fuerza que puede soportar el trabajador sin sufrir una lesión, es 1.800 libras (8 kilonewtons – 816 kg). DOCUMENTOS DE CALIDAD MANUAL DE CONTRATISTAS Envío: 5 Fecha: 2014/05/16 Página 5 de 16 Código MC/SA Medidas de prevención: Conjunto de acciones individuales o colectivas que se implementan para advertir o evitar la caída de personas y objetos cuando se realizan trabajos en alturas y forman parte de las medidas de control. Entre ellas están: sistemas de ingeniería, programa de protección contra caídas y las medidas colectivas de prevención. Medidas de protección: Conjunto de acciones individuales o colectivas que se implementan para detener la caída de personas y objetos, una vez ocurra o para mitigar sus consecuencias. Mosquetón: Equipo metálico en forma de argolla que permite realizar conexiones directas del arnés a los puntos de anclaje, y también servir de conexión entre equipos de protección contra caídas o rescate a su punto de anclaje. Persona calificada: Ingeniero con experiencia certificada mínimo de dos (2) años para calcular resistencia de materiales, diseñar, analizar, evaluar, autorizar puntos de anclaje y elaborar especificaciones de trabajos, proyectos o productos acorde con lo establecido en la legislación. La persona calificada es la única que da autorización a un punto de anclaje sobre el cual se tengan dudas. Posicionamiento de trabajo: Conjunto de procedimientos mediante los cuales se mantendrá o sostendrá el trabajador a un lugar específico de trabajo en alturas, limitando la caída libre de éste a 2 pies (0,60 mts.) o menos. Reentrenamiento: Proceso anual obligatorio, por el cual se actualizan conocimientos y se entrenan habilidades y destrezas en prevención y protección contra caídas. Su contenido y duración depende de los cambios en la norma para protección contra caídas en trabajo en alturas, o del repaso de la misma y de las fallas que en su aplicación que la compañía detecte, ya sea mediante una evaluación a los trabajadores o mediante observación a los mismos por parte del personal autorizado para trabajo en alturas. El reentrenamiento se realiza anualmente o cuando el trabajador autorizado ingresa como nuevo a la compañía, o cambie de tipo de trabajo en alturas o haya cambiado las condiciones de operación o su actividad. Requerimiento de claridad o espacio libre de caída: Distancia vertical requerida por un trabajador en caso de una caída, para evitar que éste impacte contra el suelo o contra un obstáculo. El requerimiento de claridad depende principalmente de la configuración del sistema de detención de caídas utilizado. Restricción de caída: Técnica de trabajo que tiene por objetivo impedir que el trabajador sufra una caída de un borde o lado desprotegido. Rodapié: Elemento de protección colectiva que fundamentalmente previene la caída de objetos o que ante el resbalón de una persona, evita que ésta caiga al vacío, es parte de las barandas y protege el área de trabajo a su alrededor. Trabajador autorizado: Trabajador que posee el certificado de capacitación de trabajo seguro en alturas o el certificado de competencia laboral para trabajo seguro en alturas. Trabajos en suspensión: Tareas en las que el trabajador requiere “suspenderse” o colgarse y mantenerse en esa posición, mientras realiza su tarea o mientras es subido o bajado. Trabajo ocasional: Son las actividades que no realiza regularmente el trabajador o que son esporádicas o realizadas de vez en cuando. Sistemas de protección de caídas certificado: Conjunto de elementos y/o equipos diseñados e instalados que cumplen con las exigencias de calidad de la norma nacional o internacional que lo regula, y aprobado por una persona calificada si existen dudas. En ningún momento, el estándar internacional es menos exigente que el nacional. Línea de vida: Sistema contra caídas que puede instalarse de manera temporal para realizar trabajos en alturas. Lista de verificación: Es una guía escrita que se usa para corroborar las condiciones de seguridad de las personas que están trabajando en altura. Marco: Estructura soldada y compuesta por (2) dos marcos y (2) dos tijeras. Material no combustible: Se denomina material no combustible a todos los elementos que entran en combustión en presencia de una fuente de calor (llamas, chispas, fricción, etc.). DOCUMENTOS DE CALIDAD MANUAL DE CONTRATISTAS Envío: 5 Fecha: 2014/05/16 Página 6 de 16 Código MC/SA Operario autorizado: Es la persona capacitada, entrenada, evaluada y autorizada para realizar trabajo en altura, ya que conoce las técnicas y normas para realizar esta tarea. Pasador o tornillos de seguridad: Elemento metálico fijado al poste o paral del marco que sirve para asegurar la tijera. Permiso: Es una autorización y la respectiva aprobación por escrito que especifica el lugar y el trabajo que se va a desarrollar. En éste se verifican los peligros a que estará expuesto el operario y las medidas de protección que han sido adoptadas. Plan básico legal: Son las exigencias mínimas contempladas por la legislación Colombiana para el cumplimiento de los requerimientos en salud ocupacional por parte de las empresas contratantes y contratadas (proveedores). Punto de anclaje: Elemento que forma parte de la estructura rígida, con una resistencia igual a superior a 5000 lb. (2500 Kg.), por cada operario que se conecte a él. Tarea de alto riesgo: Se considera toda actividad que por su naturaleza o instalación donde se realiza, lleva implícita la exposición a riesgos adicionales o intensidades mayores a las que normalmente se desarrollan. Tijera: Elemento utilizado de manera transversal en los andamios para dar firmeza a la estructura. Trabajos con energía y/o equipos energizados: Trabajo que requiera que toda la energía y presión residual almacenada en los equipos sea liberada y/o bloqueada: energía hidráulica, neumática, gravedad, presión en las tuberías, equipos, instalación de equipos de seguridad electrónica y sistemas de monitoreo. Trabajo en alturas: Trabajo que realice un operario a una altura de 1.50 mts. o superior, y labor realizada en plataformas, donde las condiciones de seguridad como barandas y retenciones no estén presentes. Trabajo en caliente: Trabajo que produzca chispa, llama, reacción calórica por fricción mecánica, por energía eléctrica o reacción química tales como oxicorte, soldadura, esmerilado, etc., y en presencia de vapores, gases, líquidos inflamables o combustibles que puedan desencadenar un incendio o explosión. Trabajo en instalaciones locativas: Trabajo que se requiera para reparaciones locativas, que involucren procesos de demolición, excavaciones, pinturas, concentración de vapores, gases, etc. Travesaño: Elemento horizontal de un andamio que va de poste a poste, sobre el cual se apoyan los tablones. 7. DESARROLLO Implica todas las áreas de la compañía a nivel nacional, tanto administrativas como técnicas y operativas, en todas las etapas de contratación, desde la elaboración de los pliegos, evaluación de las ofertas presentadas, evaluación del desempeño, hasta la culminación del contrato. 7.1. PREVIO A LA CONTRATACIÓN 7.1.1. ESTUDIO DE LA ACTIVIDAD A CONTRATAR Se consideran todas las actividades a realizar por los contratistas que ejecuten labores dentro de las instalaciones de la compañía y fuera de ella en clientes, que generen riesgo y/o considerados de alto riesgo. 7.1.2. PARA CONTRATISTAS QUE REALICEN TRABAJOS EN REPRESENTACIÓN DE LA COMPAÑÍA EN CLIENTES Se realiza visita de inspección al sitio en el cual se ejecutará la labor por parte de los Consultores e Ingenieros de Proyectos a nivel nacional, registrando en el FQ/SA-255 y el anexo de inspección de las condiciones del puesto de trabajo, para verificar las condiciones e informar los DOCUMENTOS DE CALIDAD MANUAL DE CONTRATISTAS Envío: 5 Fecha: 2014/05/16 Página 7 de 16 Código MC/SA requerimientos técnicos, económicos y medidas preventivas para tener en cuenta durante la ejecución de trabajo, realizando las observaciones requeridas para éste (ver EI/SA e IT/DT). 7.1.3. PARA CONTRATISTAS QUE REALICEN TRABAJOS EN LA COMPAÑÍA El área contratante revisa y analiza el tipo de contratista que requiera; de acuerdo a la actividad establecida recibe las cotizaciones o propuestas y posteriormente elabora el FQ/SA-289 (ver PQ/SA-CO), envía al proveedor para su diligenciamiento y posterior presentación a la Comisión Evaluadora de Proveedores la cual es citada de manera extemporánea para revisión del contrato; una vez aprobada se inicia el proceso de contratación y los requerimientos que se tienen en cuenta desde el punto de vista de calidad, seguridad, salud ocupacional y medio ambiente. Para los contratos que impliquen adecuaciones eléctricas, redes telefónicas, o de comunicaciones el área contratante informa al Departamento de TIC´s, para definir los requerimientos relacionados con las adecuaciones y coordinar con este Departamento, las especificaciones técnicas requeridas, si es necesario cotización y aprobaciones. Para los contratos que impliquen adecuación en las instalaciones locativas de las sedes a nivel nacional, se procede de acuerdo al EF/SA. Para los contratos que impliquen Trabajo en alturas, Trabajo en espacios confinados, Trabajos en caliente, etc., se aplica lo definido en el AR/SA. Para todos los trabajos que se realicen en las instalaciones de la compañía o representación de ésta en instalaciones de clientes, se evalúan los riesgos ocupacionales y los impactos ambientales que se puedan generar en las instalaciones del cliente y la forma de cumplimiento de los requerimientos del mismo en salud ocupacional, seguridad industrial y medio ambiente. 7.1.4. FORMACIÓN DEL PERSONAL DEL CONTRATISTA Dentro del proceso previo a la contratación el área contratante, verifica que el contratista cumpla con los requerimientos específicos para sus trabajadores que realicen trabajos de alto riesgo, quienes requieren los certificados vigentes o formación que los acredite como personal competente para prestar servicios en las instalaciones de la compañía o de sus clientes. 7.2. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO Posterior a la aprobación del trabajo a realizar, se informa a los Encargados de Salud Ocupacional y Medio Ambiente, de Seguridad de las Instalaciones y de TIC´s, para revisar los siguientes requerimientos. 7.2.1. REVISIÓN DE AFILIACIONES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Antes de ingresar a las instalaciones de la compañía, el Guarda de Seguridad de la Portería en cada sede de la compañía verifica la afiliación de los contratistas al Sistema de Seguridad Social, solicitando pago vigente a este sistema (EPS, ARL y AFP). Para los contratistas que realizan labores en las instalaciones de los clientes, el Supervisor Encargado de la compañía verifica los documentos (EPS, ARL y AFP) que garanticen la afiliación al Sistema de Seguridad Social del personal asignado para la prestación del servicio. Se realiza la revisión de las afiliaciones al Sistema General de Seguridad Social. El incumplimiento de este ítem no permite el inicio de los trabajos, hasta que todo el personal esté al día con las respectivas afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral. La empresa contratista entrega el certificado de afiliación vigente a salud, pensiones y riesgos laborales según la normatividad vigente al área de contratación o Supervisor Encargado de la DOCUMENTOS DE CALIDAD MANUAL DE CONTRATISTAS Envío: 5 Fecha: 2014/05/16 Página 8 de 16 Código MC/SA compañía. De igual manera el contratista entrega copia de los formularios de pago a EPS, ARL y AFP, de acuerdo a lo establecido en la Ley. 1 Todos los contratistas entregan certificación suscrita por el Representante Legal de su empresa, en la cual conste que cuenta con Políticas escritas de Salud Ocupacional, Seguridad y Medio Ambiente, encaminadas a la prevención de accidentes de trabajo, enfermedades profesionales, preservación del medio ambiente, promoción y protección de la salud de todos los trabajadores de la empresa contratista que prestará los servicios a la compañía y de sus subcontratistas sin importar la relación contractual que posean. Para quienes realicen trabajos de alto riesgo se anexa certificado médico laboral, la certificación de la norma técnica para trabajos en alturas, y certificación de capacitación y entrenamiento, éste último se acepta hasta la entrada en vigencia de Ley. 2 7.2.2. PLAN BÁSICO DE SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE Todo contratista (persona natural o jurídica) entrega al Responsable de Salud Ocupacional y Medio Ambiente el Plan Básico Legal en Salud Ocupacional y Medio Ambiente, el cual consta de lo siguiente: • • • • • • Panorama de Factores de Riesgo (cada que se generen cambios). COPASO. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial. Programa de Salud Ocupacional. Matriz de Elementos de Protección Personal (cada que se generen cambios). Estadísticas de Accidentalidad (mensual). Dichas estadísticas contemplan como mínimo: • • • • • • Número de accidentes ocurridos en el mes, con o sin incapacidad. Días de incapacidad por accidente causados en el mes. Tipo de accidente (caídas, golpes, etc.). Causas de los accidentes. Medidas correctivas y /o preventivas tomadas. Para quienes realicen trabajos de alto riesgo, Certificado de Aptitud Médico Laboral. Gestión Ambiental: • Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales y/o Programa de Gestión Ambiental. La compañía realiza reuniones semestralmente, donde se evalúa el desempeño y cumplimiento de los contratistas con relación a salud ocupacional, medio ambiente y cumplimiento de los requisitos legales, dejando evidencia de dicha reunión en el FQ/SA-258. 1 2 Decreto 1670 del 14 de mayo del 2007, Ministerio de Protección Social o cualquier norma que lo derogue o modifique. Resolución 1409 del 2012 o cualquier norma que la derogue o modifique. DOCUMENTOS DE CALIDAD MANUAL DE CONTRATISTAS Envío: 5 Fecha: 2014/05/16 Página 9 de 16 Código MC/SA Los contratistas suministran la dotación completa y los elementos de protección personal básicos EPP, de uso obligatorio, cumpliendo las especificaciones técnicas requeridas. Los empleados contratistas utilizan durante la prestación del servicio únicamente la ropa de dotación, evitando utilizar aretes, cadenas, relojes, anillos, etc. que pongan en peligros sus vidas. Todas las sustancias y/o productos químicos que utilice el contratista tienen su hoja de seguridad MDS y ésta es remitida al Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente, antes de ser ingresadas a las instalaciones de la compañía, con el fin de identificar las medidas preventivas que se requieren durante su uso y almacenamiento en las instalaciones de la compañía. En caso que se requieran reenvasar estas sustancias, son identificadas, etiquetadas y almacenadas en los lugares dispuestos para tal fin, y dispuestas de acuerdo a lo establecido en el GA/SA y el SQ/SA. Cualquier tipo de Residuo que se genere durante la prestación del Servicio en las Instalaciones del cliente o en la compañía, tiene su correcta disposición de acuerdo a la Normatividad Legal Ambiental vigente y de acuerdo al GA/SA y/o al Programa de Gestión Ambiental que el cliente tenga implementado. 7.2.3. INDUCCIÓN DE SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE A CONTRATISTAS Previo al inicio de las labores, se realiza la Inducción en salud ocupacional y medio ambiente, a la cual asiste el personal que realizará las obras, el Jefe Encargado y un Representante de la administración de la firma contratista. Esta inducción se realiza en la Sede Nacional, Sucursales y Agencias de la compañía de parte de los Analistas de Salud Ocupacional y Medio Ambiente y/o Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente de la sede, con apoyo del Asesor en Prevención de Riesgos de la ARL sobre temas relacionados con salud ocupacional (políticas, normas de seguridad, procedimientos establecidos para el desarrollo de las actividades que generen alto riesgo, obras civiles, trabajos en altura, trabajos en caliente, trabajos con equipos energizados y trabajos en espacios confinados, cumplimiento de requerimientos legales, PGA/SA, PE/SA y las medidas de control establecidas para para mitigación de riesgos. Las inducciones se realizan la tercera semana de cada mes; en caso de ser un contratista de trabajo específico, especializado y/o que realiza tareas de alto riesgo, el área contratante informa con anticipación al Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente de la sede, para programar la inducción antes del inicio de labores, dejando registro en el FQ/SA-270. De igual manera, la empresa contratista presenta oportunamente a la compañía los recursos con los que cuenta para la prevención de accidentes de trabajo AT y enfermedad profesional EP, y el Programa de Inducción y Capacitación para todos sus empleados. 7.3. REPONSABILIDADES 7.3.1. CONTRATISTA PERSONA NATURAL El contratista cuando es persona natural, se compromete con la compañía en lo dispuesto en el presente documento y en: • • Procurar el cuidado integral de la salud, y participar en las actividades de salud ocupacional y medio ambiente programadas por la compañía. Cumplir el SO/SA de la compañía y participar en las actividades programadas por el Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente. DOCUMENTOS DE CALIDAD MANUAL DE CONTRATISTAS • • Envío: 5 Fecha: 2014/05/16 Página 10 de 16 Código MC/SA Entregar oportunamente a la compañía los documentos requeridos de acuerdo al PQ/SA-CO, copia de las afiliaciones a seguridad social (ARL, EPS y AFP), copia del pago mensual a seguridad social. Prestar sus servicios a la compañía y sus clientes, con los uniformes de dotación y EPP básicos requeridos para mitigar los riesgos ocupacionales. En caso que el Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente notifique por escrito situaciones anormales relacionadas con seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, el contratista se compromete mediante un FQ/SA-258 a solucionar lo pertinente en el plazo que se le establezca en reunión, el cual para entrega o reposición de elementos de protección personal y dotación de seguridad es máxima de 24 horas. 7.3.2. CONTRATISTA PERSONA JURÍDICA El contratista cuando es persona jurídica, se compromete con la compañía en lo dispuesto en el presente documento y en: • • • • • • • Afiliar a sus trabajadores a EPS, ARL y AFP, antes de iniciar algún tipo de labor en la compañía o sus clientes. Entregar oportunamente a sus trabajadores copia del contrato laboral, carnés de afiliación al Sistema de Seguridad Social (ARL, EPS y AFP) y comprobantes de nómina oportunamente. Entregar oportunamente al Departamento de Gestión Humana en cada sede de la compañía: hoja de vida del trabajador, copia del contrato laboral, copia de la afiliación al Sistema de Seguridad Social (ARL, EPS, AFP) de cada trabajador, copia mensual de los pagos al Sistema de Seguridad Social y copia de los comprobantes quincenales del pago de nómina de los trabajadores. Suministrar a los trabajadores los uniformes de dotación de acuerdo a lo establecido por la Ley 3 y EPP básicos requeridos para mitigar los riesgos ocupacionales Exigir el uso a sus trabajadores de la dotación y los elementos de protección acordes con los riesgos propios de su trabajo. Garantizar condiciones seguras para sus trabajadores y subcontratistas. Acatar las modificaciones o sugerencias de seguridad dadas por el departamento de Salud Ocupacional y Medio Ambiente los procedimientos o las actividades que va desarrollar, cuando existan condiciones inseguras para el contratista, sus trabajadores, subcontratistas, estas deberán ser informadas de manera escrita al departamento de Salud Ocupacional y Medio Ambiente en el FQ/SA-220. En caso que el Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente notifique por escrito situaciones anormales relacionadas con seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, el contratista se compromete mediante un FQ/SA-258 a solucionar lo pertinente en el plazo que se le establezca en reunión, el cual para entrega o reposición de elementos de protección personal y dotación de seguridad es máxima de 24 horas. 7.3.3. CONTRATISTAS PERSONA NATURAL O JURÍDICA El contratista cuando es persona jurídica o natural, se compromete con la compañía durante la prestación de servicios en las instalaciones de la compañía o de sus clientes en lo dispuesto en el presente documento, dado que la compañía puede cancelar temporal o definitivamente el contrato suscrito con aquellos contratistas que no cumplan con las siguientes disposiciones y en 3 Ley 11 de 1984. DOCUMENTOS DE CALIDAD MANUAL DE CONTRATISTAS Envío: 5 Fecha: 2014/05/16 Página 11 de 16 Código MC/SA general con las recomendaciones que en tal sentido, efectúe el Departamento de Gestión Humana en materia de salud ocupacional y medio ambiente y en: • • • • • • • • • • • • • • Cumplir en su integridad el contrato suscrito con la compañía. Aplicar permanentemente las medidas preventivas, de seguridad, sanitarias y de salubridad que prescriba la compañía, con el fin de evitar accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Propender para que los trabajadores no fumen en el sitio de trabajo. Suspender labores en caso de accidente de trabajo y buscar atención médica básica oportuna, legalizando de inmediato el accidente de trabajo con el Encargado de Salud Ocupacional y la ARL a la que se encuentra afiliado (plazo máximo para el reporte 48 horas), ver PQ/SA-IA. Facilitar la capacitación de sus trabajadores en Medicina Preventiva y del Trabajo, e Higiene y Seguridad Industrial. Iniciar sus labores puntualmente en buenas condiciones de aseo personal y presentación. No ingresar a las instalaciones de la compañía en estado de embriaguez, enfermo o bajo el efecto de drogas alucinógenas. No permanecer, ni ocupar áreas de trabajo diferentes a las pactadas en el contrato, salvo que sea autorizado por algún Jefe Inmediato o Supervisor Encargado de la compañía. Entregar cada fin de mes al Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente o Supervisor Encargado un listado actualizado con los nombres y números de identificación de sus trabajadores, para los controles de vigilancia interna establecidos por la compañía. Realizar sus tareas observando el mayor cuidado posible, para evitar que estas no se traduzcan en actos inseguros para sí mismos, para sus compañeros y para el personal de la compañía, o que conlleven a algún tipo de Impacto Ambiental negativo. Verificar que su trabajo ha quedado completamente terminado, que no ha dejado obras o montajes inconclusos o sin terminar, que ofrezcan riesgo de accidente para ellos mismos y/o para los trabajadores de la compañía, igualmente efectúa limpieza y ordena los sitios de trabajo una vez hayan concluido sus labores. Disponer adecuadamente los residuos generados durante los trabajos que se realicen en las instalaciones de la compañía, según el GA/SA y en las Instalaciones del cliente de acuerdo al Programa de Gestión Ambiental de éste y la Normatividad Legal Ambiental vigente. En caso de generarse escombros en la etapa inicial del contrato determinar la responsabilidad de la disposición, si la efectúa el contratista o la asume la compañía. Conservar los Certificados de Disposición y los demás documentos soporte que se generen de cualquier tipo de residuo, debido a que el Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente solicita estos certificados y soportes al contratista en cualquier momento. Notificar al Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente todo derrame que se presente durante la manipulación de productos y/o sustancias químicas, fuga de gases, o cualquier tipo se incidente/accidente que pueda generar impacto ambiental negativo, para el manejo adecuado. Estas notificaciones se realizan de manera inmediata al Responsable de Salud Ocupacional y Medio Ambiente en las sedes de la compañía y del cliente. 7.3.4. GERENCIA GENERAL Comprometida con lo dispuesto en el presente documento, y en: • • Liderar la política del presente manual y establecer los mecanismos más adecuados para su difusión y cumplimiento en toda la compañía. Incluir la política en los lineamientos generales de la compañía. DOCUMENTOS DE CALIDAD MANUAL DE CONTRATISTAS • • • • Envío: 5 Fecha: 2014/05/16 Página 12 de 16 Código MC/SA Asignar los recursos necesarios para el cumplimiento de las acciones preventivas y correctivas que requiere realizar la compañía en mejora de las condiciones laborales y ambientales. Implementar acciones preventivas y correctivas en materia de salud ocupacional y medio ambiente, participando activamente en las actividades programadas para tal fin. Asegurar la continuidad y permanencia en el tiempo de las acciones planeadas. Evaluar permanentemente las acciones desarrolladas para la mejora continua, incluyendo la revisión de la política, objetivos, metas, análisis estadístico de accidentalidad, inspecciones de seguridad, resultado de auditorías e implementación de acciones preventivas y correctivas. 7.3.5. GESTIÓN HUMANA El Director Nacional de Talento Humano, los Directores/Jefes Regionales de Gestión Humana y el Director de Agencia se comprometen con la compañía en lo dispuesto en el presente documento y en: • • • Solicitar a la empresa contratista los siguientes documentos: hoja de vida del trabajador contratista, copia del contrato laboral, copia de la afiliación al Sistema de Seguridad Social (ARL, EPS, AFP) de cada trabajador, copia mensual de los pagos al Sistema de Seguridad Social y los comprobantes quincenales del pago de nómina, y archivarlos en el Departamento de Gestión Humana en cada sede de la compañía. Ubicar suficientes dispensadores de agua potable en el sitio de trabajo, manteniéndolos en condiciones higiénicas apropiadas Velar porque las siguientes actividades se lleven a cabo de parte del Responsable de Salud Ocupacional y Medio Ambiente de cada sede de la compañía a nivel nacional. 7.3.5.1. SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE El Encargado de salud ocupacional y medio ambiente de cada sede, se compromete con lo dispuesto en el presente documento y en: • • • • • • Realizar inspecciones técnicas, verificando el cumplimiento de los requerimientos establecidos en el presente documento, para lo cual utiliza el FQ/SA-227 y/o el FQ/SA-326 de manera aleatoria. Registrar el FQ/SA-227 para contratistas que realicen trabajos en representación de la compañía en clientes, con el fin de identificar los comportamientos y condiciones inseguras, realizando las observaciones correspondientes, posteriormente elaborar informe y remitirlo por correo electrónico al Responsable del Contrato y el Responsable del Contratista, con el fin que se tomen las acciones correctivas oportunamente evitando la repetición de comportamientos y condiciones inseguras. Comunicar al Responsable del Contrato y al contratista por escrito de manera oportuna, los hallazgos que requieran solución y que hayan sido identificados por el Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente, determinando el plazo que éste tiene para solucionarlos. Revisar los tres (3) primeros días del mes siguiente, los FQ/SA-326 generados durante el mes inmediatamente anterior. Realizar inducciones tanto a personal propio como contratista, previa información por parte del área contratante, en temas de salud ocupacional, seguridad industrial y medio ambiente. Realizar reinducción en salud ocupacional y medio ambiente teniendo en cuenta la accidentalidad laboral, enfocada a la reducción o mitigación de la repetitividad de los accidentes de trabajo de un trabajador de la compañía y contratista. DOCUMENTOS DE CALIDAD MANUAL DE CONTRATISTAS • Envío: 5 Fecha: 2014/05/16 Página 13 de 16 Código MC/SA Conservar los documentos relacionados con salud ocupacional y medio ambiente (Plan Básico Legal) de los contratistas, mínimo durante el tiempo de contratación o prestación del servicio. 7.3.6. ÁREA CONTRATANTE O RESPONSABLE DEL CONTRATISTA El trabajador de la compañía o Área Contratante que requiera los servicios de contratistas, cumple lo definido en el PQ/SA-CO para contratistas persona natural y los requisitos definidos en el presente documento, además de: • • • • • Revisar y analizar el tipo de contratista que requiera de acuerdo a la actividad establecida, recibiendo las cotizaciones o propuestas, y posteriormente elabora el FQ/SA-289 y envía a la Gerencia General para su aprobación; una vez aprobada inicia la contratación y los requerimientos que se requieren desde el punto de vista de calidad, seguridad, salud ocupacional, medio ambiente y TIC´s. Informar al Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente el tipo de trabajo a realizar, con el fin de identificar la necesidad de inspecciones antes del inicio de los trabajos y los permisos que se requieran. Informar al Encargado de Salud ocupacional y Medio Ambiente los tipos de trabajos a realizar, en las instalaciones de la compañía y en clientes, para que a su vez, el Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente le indique la clase de personal idóneo para la realización de las labores (exámenes médicos ocupacionales, certificados y formación). Revisar que al momento de ingreso de un nuevo trabajador por parte del contratista, se encuentre al día con su seguridad social, de no ser así, el trabajador no se autoriza ingresar a las instalaciones de la compañía o realizar las labores para las cuales fue contratado. Informar al Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente los nuevos ingresos de personal, bien sea propios o contratistas, para la entrega de la documentación del trabajador al Departamento de Gestión Humana, de acuerdo a lo indicado en el presente documento, y realización de la inducción en la tercera semana de cada mes. 7.3.7. COLABORADORES El colaborador de la compañía se compromete con la compañía en lo dispuesto en el presente documento, y en: • • • • Conocer y respetar las directrices presentadas en la política del presente documento. Difundir la política entre sus compañeros de labores. Identificar los factores de riesgo presentes en sus puestos de trabajo y/o áreas relacionadas a sus labores y reportarlos al Jefe Inmediato, al COPASO, Brigadista, al Departamento de Gestión Humana o al Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente, según lo definan las políticas de la compañía en salud ocupacional y medio ambiente. Promover la cultura de auto cuidado en la compañía y durante las labores encargadas por la misma fuera de las instalaciones. 7.3.8. SEGURIDAD DE LAS INSTALACIONES El Encargado de Seguridad de las Instalaciones de cada sede, se compromete con la compañía en lo dispuesto en el presente documento, y en: • Cumplir lo dispuesto en el PQ/SA-NS en relación al personal contratista, verificando el no ingreso de armas, cámaras fotográficas, filmadoras u otro artículo que esté prohibido por la compañía para autorización de ingreso a las instalaciones. DOCUMENTOS DE CALIDAD MANUAL DE CONTRATISTAS • • • • Envío: 5 Fecha: 2014/05/16 Página 14 de 16 Código MC/SA Solicitar el recibo del último pago de seguridad social (EPS, ARL y AFP) al personal contratista. Entregar el folleto de ingreso a las instalaciones de la compañía, en el cual se explican los requisitos para entrada de contratistas y terceros autorizados. Anunciar al personal contratista con la persona encargada del trabajo a realizar. Notificar al Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente las novedades que se generen por parte del contratista y que originen riesgo para la seguridad de la compañía en relación a Salud Ocupacional y Medio Ambiente. 7.4. ORDEN Y ASEO El personal de la compañía y contratistas se comprometen con lo dispuesto en el presente documento, y en: • • • • • • • • • • • • • • • • • Mantener el lugar de trabajo en orden y aseo, con las herramientas y elementos necesarios en su lugar, sin basuras ni objetos innecesarios, con buenas instalaciones eléctricas, alumbrado, y almacenamiento adecuado de los materiales. Devolver las herramientas en su lugar, cuando termine de utilizarlas. Mantener en la zona de trabajo, sólo el equipo que se está reparando y las herramientas para el trabajo que se realiza. Mantener pasillos, escaleras, andamios, plataformas y otras áreas libres de obstrucciones. Mantener despejado el acceso a interruptores eléctricos, extintores, teléfonos y otros equipos de emergencia. Minimizar el riesgo de tropezones y resbalones, manteniendo las zonas de circulación libres de materiales, cables, derrames de aceite, sustancias químicas o agua, solicitando la ubicación de vallas con avisos alrededor de las áreas lisas. Mantener los pisos libres de herramientas, chatarra, virutas, etc. No lanzar objetos de un piso a otro, ni dejarlos caer. Mantener en condiciones higiénicas apropiadas los dispensadores de agua potable. Disponer los residuos en recipientes adecuados. Utilizar adecuadamente los puntos ecológicos que la compañía ha dispuesto en cada sede. Mantener las sustancias químicas en su envase original con la identificación requerida o identificar sustancias químicas reenvasadas de acuerdo a lo definido en el SQ/SA. Almacenar el aceite, la grasa, los trapos sucios con grasa y aceite, y otros materiales combustibles en recipientes cerrados, separados de otros materiales. Mantener los disolventes, líquidos inflamables y trapos empapados en líquidos inflamables con tratamiento especial y realizando la correcta disposición de estos. No ingresar ni mantener sustancias químicas en los lugares destinados para Cafetería, Cocina o sitios similares. Mantener limpias y con todos sus accesorios en buen estado las instalaciones sanitarias. Reportar situaciones inseguras que puedan generar riesgos ocupacionales e impactos ambientales negativos de manera oportuna, al Encargado de Salud Ocupacional de cada sede. 7.5. PROHIBICIONES A LOS TRABAJADORES DE LAS EMPRESAS CONTRATISTAS • Realizar trabajos de alto riesgo sin haber recibido inducción en salud ocupacional y medio ambiente. • Desatender las normas, procedimientos o instrucciones de ejecución o de higiene y seguridad, impartidas para el trabajo dado. DOCUMENTOS DE CALIDAD MANUAL DE CONTRATISTAS • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Envío: 5 Fecha: 2014/05/16 Página 15 de 16 Código MC/SA Atentar contra cualquier disposición sobre aseo, higiene, medio ambiente o seguridad que haya impartido el empleador o los Encargados de vigilar por la seguridad y salud en el trabajo. Simular un accidente de trabajo o lesión, con el propósito de engañar la compañía o ser testigo falso, para que un trabajador pueda pasar una lesión o enfermedad común, por accidente de trabajo. Obligar a un trabajador a efectuar un trabajo cuando exista riesgo evidente de accidente. Destruir o deteriorar material de propaganda visual o de otro tipo, destinado a la promoción de la prevención de riesgos. Ingresar bolsos, paquetes u otros elementos sin previa revisión del servicio de seguridad privada o protección. Negarse a mostrar el contenido de bolsos, bolsas, mochilas y/o paquetes al momento de retirarse de las instalaciones de la compañía. Trabajar sin el debido equipo de seguridad, sin la ropa de trabajo o los EPP necesarios. Disponer residuos dentro de las instalaciones de la compañía, en lugares no habilitados para ello o donde se desarrollan labores. Escribir en las paredes, pegar afiches, distribuir panfletos, arrojar residuos o desperdicios en los servicios higiénicos, centros de trabajo y demás dependencias de la compañía o en las Instalaciones del cliente Presentarse al trabajo bajo los efectos alcohol o drogas de cualquier naturaleza. Portar, consumir, introducir y/o vender bebidas alcohólicas y/o drogas ilícitas, dentro de las instalaciones de la compañía o del cliente. Fumar en lugares en que esté expresamente prohibido o que por sus condiciones atenten contra la salud y seguridad de los demás trabajadores o bienes materiales. Depositar o botar fósforos, colillas de cigarrillos o cualquier elemento encendido o caliente en tarros basureros, tambores o recipientes vacíos. Bloquear cualquier equipo de seguridad como extintores, hidrantes, monitores, pulsadores de alarma, de emergencia, lava ojos, vías de salida de evacuación, entre otros. Operar o mover equipo, o cualquier dispositivo de la compañía sin estar autorizado por la compañía o el cliente. Efectuar bromas o juegos al interior de la compañía o instalaciones del cliente. Almacenar productos o sustancias químicas en recipientes inadecuados, sin su respectivo rótulo y/o etiquetado. Verter a las alcantarillas y drenajes de la compañía sustancias tóxicas o peligrosas (pintura, thinner, aceites, etc.), que puedan causar alteración a los vertimientos finales y que generen impacto ambiental negativo. Usar sanitarios que no sean asignados para ellos. Tomar productos o bienes propiedad de compañía o del cliente sin autorización previa de estos. Dañar o pisa las zonas verdes y jardines de las instalaciones de la compañía y del cliente, cuando aplique. 8. REPORTE E INVESTIGACIÓN DE LOS ACCIDENTES E INCIDENTES DE TRABAJO Y AMBIENTALES El personal de la compañía y contratistas se comprometen cumplir con las siguientes actividades: • Informar los accidentes e incidentes de trabajo y ambientales de manera inmediata al Jefe Inmediato o al Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente, y al Representante del contratista, para que se realice el reporte ante la ARL, en caso de accidente de trabajo. DOCUMENTOS DE CALIDAD MANUAL DE CONTRATISTAS • • • • Envío: 5 Fecha: 2014/05/16 Página 16 de 16 Código MC/SA Garantizar el traslado y la atención inmediata del accidentado, al momento en que se presente un accidente e incidente de trabajo y ambiental, y tomar medidas necesarias para evitar un impacto ambiental negativo. Realizar la investigación del accidente e incidente de trabajo y ambiental o participar en ella, junto con el Jefe Inmediato, el responsable del contratista en la compañía y un representante de Salud Ocupacional y Medio Ambiente. Generar acciones correctivas para atacar las causas básicas e inmediatas, evitando que el evento se repita o que de ser así, la consecuencia sea mucho menor. Mantener en archivo el registro del resultado de la investigación y del plan de acción, el cual incluye los responsables de las implementaciones de las acciones correctivas y las fechas límite para que éstas se cumplan (ver PQ/SA-IA). 9. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO La compañía a través de evaluaciones observa el compromiso y cumplimiento de los contratistas, en todo lo relacionado con salud ocupacional y medio ambiente. Estas evaluaciones se realizan de manera bimestral, es decir cada dos (2) meses, por el Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente en compañía del Representante que la empresa contratista asigne, de la siguiente manera: • • • • Revisión y cumplimiento del Plan Básico Legal. Resultados de las inspecciones o permisos de trabajo. Resultados de las investigaciones de AT y estadísticas de accidentalidad. Respuesta oportuna a los requerimientos y recomendaciones. Después de contar con los resultados de esta evaluación se realiza el informe para la Dirección Nacional de Talento Humano, para orientar a la compañía en la identificación del cumplimento de los contratistas, en lo relacionado con temas legales de salud ocupacional y medio ambiente. 10. INDICADORES DE GESTIÓN Los siguientes indicadores de gestión se calculan bimestralmente, para medir la gestión de los contratistas. Cobertura: (No. de contratistas capacitados / No. de contratistas que ingresaron en el período) x 100 (No. de contratistas certificados que realizan labores en las instalaciones del cliente / total de contratistas que realizan labores en las instalaciones del cliente) x 100. Gestión: (No. de AT ocurridos a contratistas / No. total de contratistas en el periodo) x 100 Los resultados de estos indicadores por sede a nivel nacional, se entregan a la Dirección Nacional de Talento Humano, para la evaluación de los contratistas y toma adecuada, y oportuna de decisiones.