MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Nomenclatura: POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO: USO DE VEHICULOS DE LA POL/PRO-SG01 Versión: 9 Agosto 2014 CORPORACIÓN Dirigido a: Colaboradores y Órganos del Colegio Elaborado por: Encargado de Servicios Generales, Jefatura Administrativa, Director Ejecutivo. Fecha de emisión: 09-06-2009 Revisado por: Comisión de revisión de políticas. Reemplaza a: POL/PRO-SG01 versión 8 Aprobado para entrar en vigencia: Sesión Ordinaria 074-2009, 2009, celebrada el 07 07-09-2009, acuerdo No. 05 OBJETIVO Regular el uso de los vehículos del Colegio y las responsabilidades de las personas que los utilizan. POLÍTICAS GENERALES: 1. Los vehículos propiedad del Colegio son exclusivos para atender actividades propias de la Corporación, por lo tanto, se prohíbe disponer de éstos para realizar diligencias personales o ajenas a las funciones propias del Colegio. 2. Los vehículos oficiales de la Corporación, solo serán conducidos por el personal contratado para tal función, o por el encargado de Servicios Generales mediante la autorización previa de su superior inmediato. 3. Para que un vehículo propiedad del Colegio pueda circular en las vías públicas, debe estar debidamente rotulado con el logotipo del Colegio, asegurado, contar con la revisión técnica y el derecho de circulación al día y el conductor debe tener vigente su licencia de conducir. 4. Cada gira tendrá un jefe de misión, quien debe respetar la ruta trazada al vehículo respectivo y no comprometer al chofer, sin embargo, en situaciones calificadas no previstas en la gira, tendrá la potestad para tomar las decisiones que resuelvan situaciones inesperadas y dejará en la hoja de ruta constancia stancia de la decisión tomada. 5. En casos de accidentes donde el chofer resulte culpable por conducción temeraria, impericia o negligencia, la Junta Directiva determinará si el costo del deducible deberá ser asumido por el conductor, previo criterio de la Asesora A Legal. 6. En caso de infracciones a la placa de alguno de los vehículos oficiales de la Corporación por infringir la ley de tránsito y ocasionadas por negligencia, impericia o conducción temeraria del conductor, éste deberá asumir los costos de la sanción. sa 7. En el caso de algún accidente sufrido por el personal del Colegio o miembros de los órganos de la Corporación, el Jefe de misión o la persona de mayor rango que se encuentre en el incidente, se asegure de brindar la mejor atención a las personas af afectadas. ectadas. En el caso de que sean internadas o necesiten compañía. 8. La hora de salida programada en la autorización de salida del vehículo (F (F-SG02) debe ser respetada por los usuarios del servicio, en transportes colectivos, una vez transcurridos 10 minutos posteriores a la hora programada de salida, no se esperará a ningún usuario. 9. En casos justificados se podrá alquilar vehículos, de acuerdo con la política POL-PRO-PROV01. POL POLÍTICAS ESPECÍFICAS: 1. Las solicitudes de transporte deben presentarse a la Unidad de Servicios Generales con al menos dos días de antelación mediante el formulario de solicitud de transporte (F-SG01) ( debidamente lleno y únicamente se reciben solicitudes de transporte del mes en curso y el mes siguiente, En el caso de los funcionarios funcionarios de Auditoría Interna, éstas pueden ser aprobadas además por la presidencia de acuerdo con lo establecido en el artículo 52 inciso d) del reglamento General de la Ley 4770. 2. Las solicitudes de mensajería deben ser presentadas a la Unidad de Servicios Generales mediante el formulario de mensajería establecido para tales efectos, debidamente lleno y en el horario de lunes a viernes de 11:00 am a 3:00 pm y únicamente se reciben formularios del de mes en curso, para esto la Unidad de Servicios Generales contará con dos días hábiles para realizar el trámite solicitado. La Unidad de Tesorería, podrá entregar dichas boletas durante todo el día cuando se trate de trámites bancarios. 3. Será responsabilidad de los solicitantes confirmar confirmar el uso del transporte en los términos indicados en el formulario de solicitud de transporte (F-SG01) (F SG01) o realizar los cambios requeridos a más tardar el día anterior or de la fecha sol solicitada, icitada, así como la cancelación del mismo en caso de ser necesario. 4. En el caso de los transportes solicitados por la Auditoría Auditoría Interna y que sean destino confidencial, serán presentados al Encargado de Servicios Generales con la casilla de destino en blanco, sin embargo, deberán ser completados a más tardar dos días hábiles posteriores a la gira. 5. Se prohíbe fumar, ingerir licor y/o hacer uso de sustancias no permitidas dentro de los vehículos de la Corporación, con el fin de evitar la afectación de la imagen del Colegio, así mismo se le prohíbe a los choferes conducir estos vehículos, bajo los efectos efectos del licor, drogas ilícitas, sustancias no autorizadas u otras que afecten el normal desempeño del conductor y que ponga en riesgo su integridad y la de los demás usuarios. 6. Las solicitudes de transporte que requieran al chofer en horario extraordina extraordinario o presenten alguna otra condición especial serán analizadas por el encargado de servicios generales y la jefatura inmediata de la persona solicitante. 7. Se dará servicio de transporte a los usuarios autorizados desde su lugar de residencia cuando la hora a de salida hacia su lugar de destino sea antes de las 6:00 a.m. y se dejarán en su casa de habitación cuando la hora de llegada sea después de las 8:00 p.m. siempre y cuando viva a una distancia no mayor a 15 Km alrededor de la Sede de Alajuela y/o Sede de San José, según corresponda. 8. En caso de que el regreso de un transporte o gira sea entre las 4:30p.m. 4:30p.m. a 8:00p.m. se autoriza al chofer a trasladar a los colaboradores a la parada de autobús más cercana de la Sede Alajuela o San José, según sea el caso. 9. En caso de giras que inicien después de las 6:00 a.m. los usuarios que harán uso del transporte pueden abordar el vehículo en el punto asignado por el encargado de Servicios Generales de acuerdo con la ruta previamente definida. def 10. Se prohíbe a los choferes: a) Superar la capacidad máxima de pasajeros indicada en la tarjeta de circulación del vehículo. b) Transportar en los vehículos a personas no autorizadas en el formulario de solicitud de transporte (F-SG01). SG01). c) Desviarse de la ruta uta asignada o trasladarse a lugares no indicados en el formulario de solicitud de transporte (F-SG01). (F d) Conducir el vehículo, si existe conocimiento de que el mismo presenta desperfectos mecánicos que pongan en riesgo su vida y la de los acompañantes. e) Estacionar o dejar el vehículo en zonas de riesgo que atenten contra la imagen del Colegio, la seguridad del vehículo y de los bienes guardados en su interior, cuando exista un parqueo apropiado y seguro. f) Esperar a los usuarios dentro del vehículo con el a aire ire acondicionado encendido, ya que esto es un gasto de combustible innecesario. g) Hablar por teléfono celular mientras conducen sin hacer uso del accesorio “manos libres” ya que esto pone en riesgo los vehículos como tal y a sus ocupantes. *** FIN DE LA POLÍTICA *** DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud de Transporte. No. Actividades 1. Confecciona y traslada al Encargado de Servicios Generales la boleta de Solicitud de Transporte (F-SG01) (F debidamente llena y con las firmas respectivas. Recibe la Boleta de Solicitud de Transporte, analiza la disponibilidad para poder ofrecer el servicio. En caso de no haber disponibilidad lo comunica al interesado. Confirma un día antes del transporte al Encargado de Servicios Generales que los términos indicados en la boleta de solicitud de transporte se mantienen o realiza los cambios respectivos respectivos, así como la cancelación elación del mismo en caso de ser necesario. Realiza una revisión preventiva de rutina: aceite, líquido de frenos, líquido hidráulico, agua en el radiador, luces, accesorios necesarios según la Ley de Tránsito (llanta de repuesto, triángulos, extintor, chaleco, gata, entre otros) Llena la Boleta de Revisión de Vehículos (F (F-SG02) para poder sacar el vehículo del estacionamiento. Realiza una revisión básica a la carrocería de los vehículos (rallones, golpes, camanances, entre otros)y anota el kilometraje del vehículo antes de salir, sa en caso de ser necesario anota en el espacio de observaciones las particularidades encontradas en dicha revisión y firma l boleta. 2. 3. 4. 5. 6. Responsable: Interesado Encargado de Servicios Generales Interesado Chofer Chofer Oficial de Seguridad 7. 8. Verifica los datos anotados por el oficial en la boleta y la firma conforme. Verificar con el interesado el recorrido, lugar de destino, lista de pasajeros y demás datos indicados en la boleta de Solicitud de Transporte (F-SG01) Chofer Chofer PROCEDIMIENTO: Protocolo en caso de accidente de DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: tránsito. No. Actividades 1. Se asegura de que el vehículo permanezca en el lugar del accidente tomando las medidas de seguridad pertinentes, así como quedarse al lado del mismo siempre que su estado de salud se lo permita. Da aviso a las autoridades correspondientes sobre lo ocurrido y reportar el accidente al Encargado de Servicios Generales del Colegio y al Instituto Nacional de Seguros (I.N.S.) 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. En caso de estar vinculados otros vehículos en el percance, anota el número de placa de los demás vehículos e inclusive el nombre, número de cédula y dirección de los testigos que presenciaran el accidente, si los hubieran. En caso de haber heridos debe tomar todas las acciones necesarias que estén a su alcance para gestionar el traslado del afectado a un hospital o centro médico. Brindar rindar los pormenores del accidente y comportarse correctamente ante los inspectores de tránsito y no manifestar disconformidad. Gestionar estionar personalmente los trámites correspondientes ante el Instituto Nacional de Seguros y los Tribunales de Justicia, así como prestar toda la colaboración que le sea solicitada para la realización de dichos trámites. Podrá odrá realizar a nombre del Colegio cualquier tipo de acuerdo económico o arreglo extrajudicial, siempre y cuando no afecte los intereses del Colegio. Da seguimiento al proceso judicial relacionado con el accidente, desde su inicio hasta el fallo final del juez en caso de que no se pudiera llegar a algún acuerdo extrajudicial. *** FIN DEL PROCEDIMIENTO *** Responsable: Chofer Chofer Chofer Chofer Chofer Chofer Asesora Legal de Junta Directiva. Asesora Legal de Junta Directiva. HISTÓRICO DE VERSIONES Versión 8 Fecha de cambio 26-08-14 Breve descripción del cambio Solicitado por Modificación políticas específicas 2 y 3. Creación del punto 8. Además modificación del punto 3 del procedimiento de solicitud de transporte. Dpto. Administrativo