Indberetning til Stofmisbrugsdatabasen
Indberetning til Stofmisbrugsdatabasen - Sådan kommer du i gang Indberetning til Stofmisbrugsdatabasen - Sådan kommer du i gang Oktober 2013 Indberetning til Stofmisbrugsdatabasen - sådan kommer du i gang Oktober 2013 Indhold 1. Introduktion til Stofmisbrugsdatabasen .........................................................................................3 1.1 Registre......................................................................................................................................4 1.2 Hvem skal indberette? Og hvad skal indberettes? ...................................................................4 2. Brugerprofiler ..................................................................................................................................5 2.1 Rettigheder der skal tilknyttes brugerprofiler ..........................................................................5 2.2 Overblik over profiler, funktioner og registre - SMDB Matricen ..............................................6 3. Glemt kode, login og første gang du logger ind ..............................................................................8 4. Flowet i indberetning til Stofmisbrugsdatabasen ...........................................................................8 4.1 Indberetning til Stofmisbrugsdatabasen - FLOW Diagram........................................................8 1: Indberetter i myndighed registrerer anmodningen fra borger...............................................9 2: Indberetter i myndighed iværksætter behandlingen..............................................................9 3: Indberetter i myndighed tilknytter tilbud til behandlingen ....................................................9 4: Sundhedsfaglig indberetter i myndighed Kvalhep/Hep C .......................................................9 5: Indberetter i tilbud indskriver borger i tilbud .......................................................................10 6: Indberetter i tilbud registrerer ASI ........................................................................................10 7: Indberetter i tilbud tilknytter ydelsespakker til borger ........................................................10 8: Indberetter i tilbud udskriver borger fra tilbud ....................................................................10 9: Indberetter i myndighed afslutter behandlingen..................................................................10 5. Sammenhæng mellem SMDB og Tilbudsportalen ........................................................................11 6. Tilbuddet er ejet af myndighed (kommunalt tilbud).....................................................................11 7. Tilbuddet har flere adresser/afdelinger ........................................................................................12 8. Hvor finder du mere viden? ..........................................................................................................13 8.1 Socialstyrelsens How-to E-guides om indberetning til Stofmisbrugsdatabasen .....................13 8.2 Socialstyrelsens vejledningsmateriale.....................................................................................13 8.3 Termer .....................................................................................................................................13 9. Hjælp og support ..........................................................................................................................13 2 Indberetning til Stofmisbrugsdatabasen - sådan kommer du i gang Oktober 2013 1. Introduktion til Stofmisbrugsdatabasen Stofmisbrugsdatabasen (forkortes SMDB) er en fælles indberetningsløsning for en række registre SIB og Kvalhep, VBGS og DanRIS (se mere om de forskellige registre i afsnit 1.1). De enkelte registre er fortsat selvstændige, og der er således alene tale om en administrativt forenklende indberetningsløsning, og ikke en registersammenlægning. De enkelte registre har forud for SMDB været indsamlet i selvstændige løsninger. Siden 1. januar 1996 har landets amter og behandlingsinstitutioner indberettet oplysninger til Sundhedsstyrelsen om klienter ved indskrivning i stofbehandling til Register over stofmisbrugere i behandling (SIB). Fra 1. marts 2012 er ansvaret for registret overgået til Statens Serum Institut (SSI). Såvel behandlings- som indberetningsansvaret på stofområdet overgik i forbindelse med Strukturreformens ikrafttræden fra amterne til de nye kommuner pr. 1. januar 2007 Den månedlige registrering af brugen af opioider i behandling af stofmisbrugere (i medfør af autorisationslovens § 19) overgik ligeledes til SIB. Siden maj 2000 har Center for Rusmiddelforskning (CRF), Aarhus Universitet, arbejdet på at implementere et registrerings- og monitoreringssystem på danske institutioner for døgnbehandling af stofmisbrugere. I juni 2004 besluttede Socialministeriet, at døgnbehandlingsinstitutioner, som modtager klienter med tilskud fra det offentlige, er forpligtet til at lade sig registrere i DanRIS. I januar 2008 blev DanRIS udvidet til at omfatte alle ambulante stofmisbrugstilbud i Danmark. I første omgang blev den nye database placeret i Socialstyrelsen med Center for Rusmiddelforskning, som ejer, da Socialstyrelsen samtidigt lancerede det nye register VBGS (Ventetider vedr. Behandlingsgaranti for Stofmisbrugere), som har behandlingsgarantien efter SEL § 101 som omdrejningspunkt. I september 2009 blev det besluttet at lave en fælles indberetningsløsning for at samle indberetningen til de forskellige CPR-baserede registre om stofmisbrugere. På denne måde skulle de samme oplysninger ikke indberettes flere steder, og der var samtidig lejlighed til at revidere og tilpasse registerindholdet i SIB, VBGS og DanRIS i forbindelse med overgangen til SMDB – Stofmisbrugsdatabasen. I juni 2011 åbnede Stofmisbrugsdatabasen, som for første gang samler alle indberetninger på stofmisbrugsområdet ét sted. Dette er således et resultat af et samarbejde mellem Socialstyrelsen, Center for Rusmiddelforskning og Sundhedsstyrelsen og SSI. Socialstyrelsen er ansvarlig for den nye Stofmisbrugsdatabase. I dag foregår al indberetning via den nye Stofmisbrugsdatabase, også det nye register Kvalhep, der er gældende pr. 1. januar 2011. Denne vejledning er tænkt som en kort introduktion til Stofmisbrugsdatabasen samt en guide, der kan vise dig videre til relevante informationer omkring Stofmisbrugsdatabasen. Der vil blive henvist til andre materialer undervejs. 3 Indberetning til Stofmisbrugsdatabasen - sådan kommer du i gang Oktober 2013 1.1 Registre De fire registre som er omfattet af Stofmisbrugsdatabasen er: 1. SIB (Stofmisbrugere i behandling): Landets kommuner skal indberette oplysninger om klienter ved indskrivning i stofbehandling til register over ’Stofmisbrugere i behandling’ (SIB). Der indberettes, hvilke stoffer der tages, hvordan de indtages, misbrugernes risikoadfærd og alder, geografisk herkomst, socialøkonomiske karakteristika, behandlingstype og – omfang. 2. VBGS (Ventetider vedr. behandlingsgaranti for stofmisbrugere): Dette register har til formål at indsamle oplysninger om ventetider på behandling, frit valg af behandlingssted, behandlingsform, behandlingsformål, status ved behandlingsophør m.m. 3. DanRIS (Dansk registrerings- og informationssystem): Formålet med DanRIS-døgn er at implementere et registrerings- og informationssystem på danske institutioner for behandling af stofmisbrugere. Formålet med DanRIS-ambulant er at monitorere ydelser. DanRIS-døgn og DanRIS-ambulant er i dag samlet til DanRIS. De oplysninger, der indsamles vedrører primært brugerens psykosociale og fysiske belastningsgrad, som måles via EuropASI. Endvidere rekvirerer DanRIS data vedr. hvilke ydelser misbrugeren tilbydes, hvornår disse påbegyndes og afsluttes. 4. Kvalhep/Hep C (Kvalitetssikring af den lægelige behandling og den nationale handlingsplan til forebyggelse af hepatitis C): Registret indsamler data for at overvåge indsatsen mod hepatitis C blandt stofmisbrugere. Monitoreringen omfatter en registrering af foranstaltninger vedrørende hepatitis A, B og C samt HIV i form af oplysning og rådgivning, screening samt eventuelt vaccination og henvisning til behandling. Desuden indsamles oplysninger vedr. lægelig udredning, rådgivning og behandlingsplan for borgere i lægelig behandling (substitutionsbehandling). Kvalhep skal ikke udfyldes for alle stofmisbrugere i behandling, men for en begrænset målgruppe, nemlig de borgere, som har fået iværksat substitutionsbehandling og/eller har haft risikoadfærd. Ved risikoadfærd forstås adfærd med risiko for kontakt med virus (HBV, HCV, HIV) ifbm. anvendelse af sprøjter, kanyler, snifferør m.m. 1.2 Hvem skal indberette? Og hvad skal indberettes? Det er landets kommuner, der har ansvaret for indberetningen til Stofmisbrugsdatabasen. Både kommuner og tilbud (behandlingssteder) skal indberette til Stofmisbrugsdatabasen. Myndigheder/kommuner skal indberette SIB, VBGS og Kvalhep/Hep C. Tilbud skal indberette DanRIS. Alle stofmisbrugere i behandling skal indberettes i SIB og VBGS. I DanRIS gælder det at borgere, der er fyldt 18 år, skal indberettes. På Stofmisbrugsdatabasens hjemmeside kan du læse yderligere omkring lovgivningen vedrørende, hvad der er lovpligtigt at indberette. Tilgå siden her 4 Indberetning til Stofmisbrugsdatabasen - sådan kommer du i gang Oktober 2013 http://www.stofmisbrugsdatabasen.dk/Lovgivning eller find den selv på hjemmesiden under fanen Lovgivning. 2. Brugerprofiler Der er to forskellige niveauer på hvilke du kan have adgang til Stofmisbrugsdatabasen. Den ene kaldes Myndighed og gælder kommuner, den anden kaldes Tilbud og gælder behandlingssteder. En bruger i indberetningssystemet er altid knyttet til enten myndighedsniveauet eller tilbudsniveauet. Brugeren kan få tildelt en eller flere profiler, som afgør hvad brugeren har adgang til at foretage sig i systemet. En bruger kan således få tildelt profiler i både myndigheds- og tilbudsdelen. For myndighedsniveauet findes der fire forskellige profiler: 1. Administrator 2. Indberetter 3. Sundhedsfaglig 4. Leder For tilbudsniveauet findes der tre forskellige profiler: 1. Administrator 2. Indberetter 3. Leder Du kan se et overblik over hvad de forskellige profiler giver adgang til, se SMDB Matricen som præsenteres i afsnit 3.2. 2.1 Rettigheder der skal tilknyttes brugerprofiler Til hver brugerprofil kan der være tilknyttet forskellige rettigheder. Det er administratoren, der sørger for at tildele rettigheder til brugerne via profiler. Det, at man kan udvælge hvilke brugere, der skal have hvilke profiler, muliggør, at den enkelte bruger kun har adgang til ”egne” arbejdsområder. Der findes to niveauer af rettigheder – dem som organisationen har, og dem som den enkelte bruger har. I SMDB systemet kaldes tildeling af rettigheder for at overdrage. Den overdragende part vil dog stadig have de rettigheder, som er overdraget videre. Dertil kan den overdragende part fratage rettigheden fra modtageren igen, hvis denne ikke længere skal bruge den. Det skal bemærkes, at man kun får disse rettigheder til egen organisation – man kan således ikke give rettighederne videre til andre organisationer eller fjerne rettighederne. Når der skal tildeles rettigheder mellem organisationer, kan man vælge om det skal være varetagende, betroet eller forvaltende. Varetagende og betroet rettigheder giver fulde rettigheder til modtageren. Det kaldes varetagende rettigheder, når rettighederne gives fra en myndighed til en myndighed eller fra tilbud til tilbud. Det kaldes betroet rettigheder, når rettighederne gives fra en myndighed til et tilbud. 5 Indberetning til Stofmisbrugsdatabasen - sådan kommer du i gang Oktober 2013 Forvaltende rettigheder giver begrænsede rettigheder til modtageren, og disse gives fra en myndighed til et tilbud. Forvaltende rettigheder gives, for at modtageren kan indberette oplysninger for myndigheden uden at kunne se, hvad der ellers er indberettet. Disse slags rettigheder er oplagte at bruge, når en myndighed ønsker at give et tilbud, der ikke er ejet af kommunen eller har visitationsret for kommunen, mulighed for at indberette oplysninger. Hvis man er i tvivl, om man skal vælge betroet eller forvaltende rettigheder, skal man altid vælge forvaltende – det er naturligvis muligt at skifte til betroet rettigheder, hvis det bliver nødvendigt. Når der tildeles en rettighed til en anden organisation, skal den organisation, der tildeles til, tilknytte disse nye rettigheder i form af profiler til dens brugere. Ikke før kan der indberettes på vegne af den tildelende organisation. Tabellen herunder giver et overblik over, hvordan de fulde og begrænsede rettigheder kan overdrages fra organisation til organisation. Fra Myndighed Tilbud Til Myndighed Tilbud Varetagende (fulde rettigheder) Betroet (fulde rettigheder) Forvaltende (begrænsede rettigheder) Findes ikke Varetagende (fulde rettigheder) Det er ofte relevant at overdrage rettigheder til en anden organisation i disse tilfælde: 1. Tilbuddet er ejet af myndighed/kommune og varetager myndighedsopgaven (fx visitationen). Behandles i kap. 6. 2. Der er indgået en samarbejdsaftale om at en anden myndighed/kommune indberetter på myndighedens/kommunens vegne. Se kap. 6. 3. Der sendes borgere i behandling uden for kommunen, og der er aftalt med det behandlende tilbud, at dette skal indberette oplysninger på myndighedsniveauet, fx ved skift i behandlingstype (samme procedure som punkt 1). 4. Tilbuddet har flere adresser/afdelinger. Behandles i kap. 7. 2.2 Overblik over profiler, funktioner og registre - SMDB Matricen I dette afsnit vil du få en præsentation af SMDB Matricen. Denne matrice giver et overblik over, hvilke profiler og rettigheder der findes, samt hvilke funktioner, skærmbilleder og registre disse giver adgang til. SMDB Matricen skal læses således: Du kan finde den sammensætning af profiler og rettigheder som du har og så følge linjen nedad for at se hvilke funktioner, skærmbilleder og registre du har adgang til. Du kan også finde den funktion, det skærmbillede eller det register, du gerne vil have adgang til og følge linjen mod højre for at se, hvilke sammensætninger af profiler der giver adgang til det. 6 Indberetning til Stofmisbrugsdatabasen - sådan kommer du i gang Oktober 2013 For at se SMDB Matricen som større billede kan du klikke her: http://vejledninger.socialstyrelsen.dk/smdb/matricen.jpg eller selv gå ind på Stofmisbrugsdatabasens hjemmeside og finde den under vejledningsmaterialet. 7 Indberetning til Stofmisbrugsdatabasen - sådan kommer du i gang Oktober 2013 3. Glemt kode, login og første gang du logger ind Når en administrator opretter dig som bruger vil du enten blive oprettet, så du skal bruge digital signatur eller brugernavn og adgangskode. Digital Signatur skal bruges, hvis du har en digital medarbejdersignatur og din bruger på Stofmisbrugsdatabasen er oprettet til at bruge denne – det kan fx være den, du tidligere har brugt til indberetning til SIB. Hvis du bliver oprettet med brugernavn og adgangskode vil du få tilsendt disse oplysninger fra administratoren. Adgangskoden er midlertidig og skal ændres første gang du logger ind. Hvis du har glemt din kode, kan du klikke på knappen ’Glemt adgangskode’ på loginsiden. Du skal så indtaste dit brugernavn og herefter får du tilsendt en ny kode pr. mail. Hvis du taster dit brugernavn og/eller kode forkert fem gange vil din brugerkonto blive spærret i 5 minutter, hvorefter du kan forsøge igen. 4. Flowet i indberetning til Stofmisbrugsdatabasen I Stofmisbrugsdatabasen har selve indberetningsprocessen et flow, som illustreres i ’SMDB Indberetning - FLOW Diagram’ herunder. Hvert punkt i FLOW Diagrammet vil kort blive beskrevet. Der henvises i øvrigt til SMDB E-guides for nærmere illustration af, hvordan funktionerne udføres. Bemærk, at tilbudstilknytning (punkt 3) samt hele tilbudsdelen (punkt 5-8) kan forekomme flere gange inden afslutning af behandling (punkt 9). Dette skyldes, at borgeren kan modtage behandling på flere tilbud samtidigt (dog ikke medicinsk behandling), samt at borgeren kan være i behandling på flere tilbud efter hinanden (eksempelvis ambulant behandling efterfulgt af døgnbehandling). Dvs. at behandlingsforløbet først skal afsluttes, når myndigheden ikke længere er ansvarlig for behandlingen. 4.1 Indberetning til Stofmisbrugsdatabasen - FLOW Diagram 8 Indberetning til Stofmisbrugsdatabasen - sådan kommer du i gang Oktober 2013 1: Indberetter i myndighed registrerer anmodningen fra borger Første trin i processen er, at borgeren henvender sig for at komme i behandling. ’Indberetter i myndighed’ registrerer anmodningen fra borgeren. I systemet registreres oplysninger om borgeren, dennes myndighed og anmodningsdatoen. Der registreres endvidere om borgeren tidligere har været i behandling, samt om borgeren er gravid (hvis kvinde) og om der optræder en psykisk funktionsnedsættelse i tilknytning til stofmisbruget. 2: Indberetter i myndighed iværksætter behandlingen Andet trin i indberetningsprocessen er, at ’indberetter i myndighed’ registrerer iværksættelsen af borgerens behandling. Her skal bl.a. datoen for iværksættelsen angives, og herefter regner systemet automatisk antallet af dage ud, der er gået siden anmodningsdatoen. I henhold til Servicelovens § 101, stk. 2 må der maks. gå 14 dage fra anmodningen til iværksættelsen af behandlingen. Hvis ventetiden overskrider 14 dage, vil der ved iværksættelsen af behandlingen skulle angives årsagen hertil. Den kunne fx være mangel på plads, eller at borgeren udeblev. Ved iværksættelsen skal endvidere indtastes nogle oplysninger om borgeren (alderen ved iværksættelse beregnes automatisk), antallet af børn, aktuel samlivssituation, aktuel boligsituation, uddannelsesbaggrund og indtægtskilde. Der skal desuden angives, hvilke stoffer der er indtaget den sidste måned, såfremt dette er tilfældet, samt om der har været risikoadfærd. 3: Indberetter i myndighed tilknytter tilbud til behandlingen Ved tredje trin i indberetningsprocessen skal ’indberetter i myndighed’ tilknytte det tilbud der står for behandlingen til behandlingsforløbet. Her skal tilbuddets navn angives samt behandlingsintensitet og behandlingstype. Hvis behandlingstypen er medicinsk, anføres endvidere autorisationskode. Ved tilbudstilknytningen skal dato for tilbudsstart angives. Hvis borgeren bliver visiteret til flere tilbud undervejs udfyldes tilbudsstartdato og tilbudsslutdato for hvert tilbud. Endelig angives, hvorvidt der følger barn/børn med borgeren (hvis det er et døgntilbud) og i så fald cprnummer for dette/disse. 4: Sundhedsfaglig indberetter i myndighed Kvalhep/Hep C Ved fjerde trin i indberetningsprocessen skal ’sundhedsfaglig i myndighed’ indberette Kvalhep/Hep C. Det er ikke i alle tilfælde at dette skema skal udfyldes – det udløses ved opfyldelsen af nogle særlige krav ved trin 2 og 3 (iværksættelsen og tilbudstilknytningen). Kravene er, at der skal indberettes Kvalhep/Hep C for alle nyindskrevne, som har fået iværksat substitutionsbehandling og/eller har haft risikoadfærd. Ved risikoadfærd forstås adfærd med risiko for kontakt med virus (HBV, HCV, HIV) ifm. anvendelse af sprøjter, kanyler, snifferør m.m. Spørgsmålene i Kvalhep/Hep C skemaet omhandler lægelige kerneydelser, som skal være foretaget inden for 12 måneder efter indskrivningstidspunktet. Se desuden printvenligt skema om Kvalhep/Hep C for nærmere detaljer omkring spørgsmålene http://vejledninger.socialstyrelsen.dk/smdb/printvenlig-skema-kvalhep.pdf eller e-guiden om udfyldning af skemaet http://vejledninger.socialstyrelsen.dk/smdb/kvalhep/story.html 9 Indberetning til Stofmisbrugsdatabasen - sådan kommer du i gang Oktober 2013 5: Indberetter i tilbud indskriver borger i tilbud Det femte trin i indberetningsprocessen foregår på tilbudsdelen. Her starter ’indberetter i tilbud’ med at indskrive borgeren i tilbuddet. Hvis det er et ambulant behandlingssted angives blot indskrivningsdatoen, mens at der også indtastes nogle oplysninger om borgeren og dennes misbrug, hvis det er et døgnbehandlingssted. 6: Indberetter i tilbud registrerer ASI I det sjette trin i indberetningsprocessen skal ’indberetter i tilbud’ udfylde ASI skemaet. (’Indberetter i myndighed’ kan også udfylde et ASI skema). Det er lovpligtigt at indberette ASI for alle borgere, der er fyldt 18 år. Spørgsmålene i ASI skemaet vedrører områderne forbrug, arbejde, kriminalitet, familie og socialt samt helbred. 7: Indberetter i tilbud tilknytter ydelsespakker til borger Ved syvende trin i indberetningsprocessen tilknytter ’indberetter i tilbud’ ydelsespakker til borgerens behandlingsforløb. Forudsætningen for dette er, at ’administrator i tilbud’ har oprettet ydelsespakkerne. Det er kun ’administrator i tilbud’, der har rettigheder til at gøre dette. Forudsætningen for at kunne oprette ydelsespakker er, at ydelserne er overført fra Tilbudsportalen, se nærmere i afsnit 5 i denne vejledning. Når der tilknyttes ydelsespakker skal der angives startdato. Når ydelsespakkens afslutning registreres skal der angives slutdato for ydelsespakken samt årsagen til afslutningen – det kan fx være at borgeren skifter til en anden ydelse, at borgeren er færdigbehandlet eller at borgeren er udeblevet. 8: Indberetter i tilbud udskriver borger fra tilbud Det ottende trin i indberetningsprocessen er, at ’indberetter i tilbud’ udskriver borgeren fra tilbuddet. Her skal indtastes, hvad årsagen til udskrivningen er samt dato for tilbudsslut. Der udfyldes desuden nogle oplysninger om borgeren ved udskrivning fra et døgnbehandlingssted. Husk at vælge ’Afslut Ydelse’, frem for ’gem’, når slutdato for ydelsen angives. 9: Indberetter i myndighed afslutter behandlingen Ved niende trin i indberetningsprocessen afslutter ’indberetter i myndighed’ behandlingen for borgeren, hvis denne ikke fortsætter i behandling på et andet tilbud. I så fald skal borgeren tilknyttes det næste tilbud. Der indtastes dato for afsluttet behandling samt angives årsag til afsluttet behandling og status ved afslutning af behandling. Årsager til afsluttet behandling kan fx være, at borgeren er færdigbehandlet, flyttet, udeblevet eller at ophøret er sket på borgerens anmodning. Status ved afslutning af behandling kan fx være, at borgeren er ophørt eller reduceret. 10 Indberetning til Stofmisbrugsdatabasen - sådan kommer du i gang Oktober 2013 5. Sammenhæng mellem SMDB og Tilbudsportalen Siden juni 2011 har der været integration mellem Tilbudsportalen og Stofmisbrugsdatabasen. Det betyder, at de oplysninger du indberetter til Tilbudsportalen, automatisk overføres til Stofmisbrugsdatabasen. Ydelser der leveres til personer med stofmisbrug, skal indberettes via Tilbudsportalens indberetningssystem. De supplerende oplysninger skal indberettes direkte i Stofmisbrugsdatabasen. Når du indberetter et tilbud i Tilbudsportalen, der som minimum har én ydelse med typen ’behandling’, formålet ’misbrugsbehandling’ og målgruppen ’stofmisbrugere’, vil oplysningerne om tilbuddets navn og adresse automatisk blive overført til Stofmisbrugsdatabasen. Oplysninger, hvorvidt det er et ambulant tilbud eller et døgntilbud, bliver også overført og disse bestemmes ud fra ydelsestypen. Det er kun de tilbud, der er overført til Stofmisbrugsdatabasen, der kan tilknyttes et behandlingsforløb i Stofmisbrugsdatabasen, og disse tilbud kan indberette til DanRIS. Når ydelserne er overført til Stofmisbrugsdatabasen, kan ’administrator i tilbud’ oprette ydelsespakker, som er en forudsætning for, at tilbuddet kan indberette DanRIS. Hvis tilbuddet råder over flere adresser, oprettes disse som leveringsadresser for tilbuddet i Tilbudsportalen. Ydelserne knyttes til den eller de adresser hvor de leveres. I Stofmisbrugsdatabasen opfattes hver adresse som et tilbud (læs mere i næste afsnit). Det er derfor vigtigt, at ydelserne tilknyttes de rigtige adresser. Se endvidere følgende vejledning for mere hjælp til, hvordan du indberetter ydelser på Tilbudsportalen, der skal overføres til Stofmisbrugsdatabasen. Klik på linket http://www.tilbudsportalen.dk/vejledninger/vejledning-til-ydelser-pa-stofmisbrugsomradet eller find selv vejledningen ved at gå ind på Tilbudsportalens hjemmeside og kigge under vejledninger. 6. Tilbuddet er ejet af myndighed (kommunalt tilbud) Hvis tilbuddet er ejet af en kommunal myndighed – fx et kommunalt rusmiddelcenter, der varetager ambulant behandling og døgnbehandling samt myndighedsindberetningen (visitationen) – vil indberetningen til Stofmisbrugsdatabasen typisk skulle foretages herfra. Indberetningsopgaven for tilbuddet vil da også omfatte myndighedsdelen, dvs. SIB, VBGS og Kvalhep. Denne del er i udgangspunktet ikke tilgængelige for en bruger, der er oprettet på et tilbud (der vil kun være adgang til DanRIS). Det er derfor vigtigt, at de relevante rettigheder i systemet er overdraget til det kommunale behandlingstilbud. 11 Indberetning til Stofmisbrugsdatabasen - sådan kommer du i gang Oktober 2013 Den kommunale myndighed skal overdrage fulde rettigheder til det kommunale behandlingstilbud (betroet tilbud). Således sikres, at en bruger på rusmiddelcentret kan få indblik i og indberette myndighedsdelen på vegne af alle kommunens borgere. Hvis den kommunale myndighed har samarbejdsaftale med andre kommuner, så kan samarbejdskommunen også overdrage fulde rettigheder (betroet) til tilbuddet. Bemærk, at hvis man får overdraget rettigheder fra en anden organisation, skal disse nye rettigheder altid tildeles som profiler til de relevante brugere. På denne måde sikres, at medarbejdere ansat på rusmiddelcentret bliver oprettet som bruger på tilbuddet og får adgang til at indberette alle relevante oplysninger til SMDB med samme bruger. 7. Tilbuddet har flere adresser/afdelinger I Stofmisbrugsdatabasen er et tilbud kendetegnet ved sit navn, sin adresse og tilbudstype (døgntilbud eller ambulant tilbud). Det betyder, at tilbud som har registreret flere leveringsadresser i Tilbudsportalen vil figurere som flere tilbud med samme navn, men forskellig adresse i Stofmisbrugsdatabasen. I dette tilfælde hvor et tilbud har flere adresser/afdelinger og de således optræder som flere tilbud i Stofmisbrugsdatabasen, findes der den mulighed, at du kan administrere indberetningen fra et af tilbuddene. Et af tilbuddene i Stofmisbrugsdatabasen vil fungere som det centrale tilbud (det grønne i billedet) og skal gøres til varetagende tilbud af de øvrige afdelinger (de blå i billedet). Når det centrale tilbud (grøn) er varetagende for de andre tilbud (blå) vil brugerne i det centrale tilbud (grøn) kunne indberette for de andre tilbud (blå). Såfremt det centrale tilbud (grøn) (eller et andet tilbud) skal indberette SIB og VBGS på vegne af en myndighed (orange), skal myndigheden tildele de relevante rettigheder til tilbuddet. Det kan enten være fulde rettigheder (adgang til alle forløb), hvor tilbuddet gøres til et betroet tilbud for kommunen (orange) eller begrænsede rettigheder (kun adgang til forløb, som tilbuddet selv har indberettet), hvor tilbuddet gøres til et forvaltende tilbud for kommunen (gul). Da tildelte rettigheder ikke kan videregives, vil det ikke være muligt for brugere i de andre tilbud (blå) at indberette på vegne af myndigheden. 12 Indberetning til Stofmisbrugsdatabasen - sådan kommer du i gang Oktober 2013 8. Hvor finder du mere viden? Denne vejledning fungerer som en introduktion til, hvad Stofmisbrugsdatabasen er, og hvordan flowet er i systemet. Den demonstrerer derfor ikke alle funktioner i SMDB-systemet. Hvis du har brug for mere viden, kan følgende sider anbefales. 8.1 Socialstyrelsens How-to E-guides om indberetning til Stofmisbrugsdatabasen E-guides indeholdende små vejledninger til alle funktioner i SMDB systemet. Du kan have dem åbne i separat vindue og udføre handlingerne samtidigt i systemet. På denne måde sikrer du, at gøre tingene korrekt. Det vil sige at SMDB e-guides konkret viser, hvordan SMDB systemet virker. http://www.stofmisbrugsdatabasen.dk/Vejledning/e-guides 8.2 Socialstyrelsens vejledningsmateriale Udover denne vejledning, kan du finde mere vejledningsmateriale på Stofmisbrugsdatabasens hjemmeside. Find bl.a. printvenlige skemaer. Tilgå siden her http://www.stofmisbrugsdatabasen.dk/Vejledning eller find den selv ved at gå ind på Stofmisbrugsdatabasens hjemmeside under fanen Vejledning. 8.3 Termer Der findes mange termer og begreber i relation til Stofmisbrugsdatabasen. Hvis du har brug for mere viden omkring dette, se venligst denne side. http://www.socialebegreber.dk/begrebsarbejde/begrebsdatabasen/find_begreb 9. Hjælp og support Hvis du har brug for hjælp til SMDB systemet, kontakt da venligst vores support. Kontaktoplysningerne finder du herunder: Socialstyrelsens Support Åbningstider mandag-fredag 8.30-15.30 Telefontid 8.30-13.30 E-mail [email protected] Hjemmeside www.socialstyrelsen.dk/support Har du brug for hjælp af mere faglig art end teknisk, se da venligst de forskellige kontaktoplysninger på denne side http://www.stofmisbrugsdatabasen.dk/Vejledning/kontakt-om-indhold eller find selv siden på Stofmisbrugsdatabasens hjemmeside under vejledningsmaterialet. 13
© Copyright 2024