Farvel til de papirbaserede
servicerapporter
Oversigt
WPA Mobile har gjort dagligdagen meget nemmere for medarbejderne i
Stenkilde VVS & Gasteknik.
Stenkilde VVS & Gasteknik laver både almindeligt vvs-arbejde og gasservice for
distributionsselskaberne HNG og DONG Energy. Som autoriseret partner er
virksomheden forpligtet til at udarbejde en fyldestgørende servicerapport i tre
kopier - en til distributionsselskabet, en til kunden samt en til eget bogholderi.
Det er en ressourcekrævende proces, som giver en masse bøvl, når de
håndskrevne servicerapporter skal indtastes i økonomisystemet.
”Jeg kunne hurtigt se, at WPA systemet kunne spare os for en masse tid og
besvær” siger Pia Stenkilde. Hun fik en demonstration af WPA Mobile i juni 2007
og to måneder senere var systemet i brug. ”Alt kører automatisk via WPA. Vores
montører udfylder selv rapporterne på deres PC’ere og udskriver en kopi til
kunden. Jeg modtager den afsluttede ordre, der evt. skal faktureres og med et
enkelt klik sendes en kopi til DONG eller HNG” fortæller Pia Stenkilde. I dag har
Pia Stenkilde ikke set en papirbaseret servicerapport i snart to år.
Synliggør kontorarbejdet
Jesper Stenkilde startede virksomheden i 1998 og fungerer både som chef og
montør. Han forklarer hvordan montørerne, inklusiv ham selv, lavede
papirarbejde ude i bilen mellem opgaverne eller om eftermiddagen, når de var
færdige med den sidste opgave. ”I dag har vi vores PC’ere med ind hos kunden og
vi registrerer alt på stedet og sender ordren retur til kontoret. På den måde
synliggør vi kontorarbejdet og i stedet for at være spildtid, er det nu tid, vi kan
fakturere” siger han.
”Kunderne er imponerede over systemet” fortæller Jesper Stenkilde og forklarer,
at WPA er med til at give kunderne opfattelsen af en professionel og effektiv
virksomhed. ”Eksempelvis har montørerne alle informationer til rådighed og kan
se, hvad vi tidligere har lavet hos kunden eller søge i varelageret og oplyse
kunden om prisen på en opgave, inden han går i gang” fortæller Jesper Stenkilde.
Farvel til de papirbaserede servicerapporter
Montørerne i Stenkilde VVS & Gasteknik er glade for at slippe for papir og blyant,
og de tre-lags servicerapporter, som betød at servicebilerne altid flød med papir.
På kontoret er Pia Stenkilde også glad for at have sagt farvel til bunkerne af papir.
”Når jeg modtog færdige servicerapporter, var de jo tit med utydelig skrift eller
manglende information – eller en kaffeplet, der gjorde det svært at læse” siger
hun. Efterhånden blev Pia Stenkilde rigtig god til at tyde, hvad der skulle stå, men
det tog en masse tid.
Profil
Stenkilde VVS & Gasteknik A/S
startede i 1998 med en enkelt
montør. Siden har virksomheden
fokuseret på service og
udskiftning af naturgasfyr og har i
dag over 4000 kunder.
Situation
Stigende krav til dokumentation
og lovpligtige servicerapporter
resulterede i en kæmpe
administration. Det gav spildtid
både på kontoret og for
montørerne i marken, der måtte
ordne papirarbejdet i bilen eller
sidst på eftermiddagen.
Løsning
Virksomheden fik en
demonstration af WPA Mobile og
to måneder efter var systemet
rullet ud til 8 montører. WPA
Mobile blev integreret til
Stenkildes økonomisystem XAL
og også integration til DONG
Energy og HNG.
Resultat
administrativ besparelse
svarende til en ekstra person
på kontoret
øget effektivitet hos
montørerne
ingen spildtid på unødvendig
kørsel
ingen manuel indtastning og
dermed færre fejl
øget kundetilfredshed
side 1 af 2
”Det skete ofte, at en montør ikke fik skrevet varenummeret på alle reservedele,
enten fordi han ikke lige havde tid eller måske fordi han var lidt doven” siger Pia
Stenkilde og smiler.
I dag er montørerne selv ansvarlige for servicerapporterne, og med WPA har de
alle nødvendige informationer til rådighed. ”Når ordren kommer retur i WPA, har
jeg alle informationer samlet et sted, og jeg kan starte fakturering” siger Pia
Stenkilde og sender samtidig et blik på reolen, hvor de sidste mange års
arkiverede servicerapporter står og samler støv. ”I dag er jeg kun involveret i
tilbudsskrivning, fakturering og ind/udlæsning af ordrer – resten foregår i WPA, og
rapporter bliver nemt og hurtigt sendt til DONG og HNG.” siger hun.
Kan det betale sig?
Pia og Jesper Stenkilde kan ikke drømme om at gå tilbage til papirrapporter og
manuel indtastning. ”Det ville kræve, at vi ansatte en ekstra person på kontoret,
så alene her har vi en stor administrativ besparelse” siger Jesper Stenkilde.
Pia Stenkilde tilføjer ”Alle ordrer startes og afsluttes i WPA, så vi har det fulde
overblik og vi undgår svipsere”. Hun fortsætter: ”Det skulle naturligvis gerne
betyder mere tilfredse kunder, men vigtigst af alt er, at vi får faktureret alle
opgaver – alle ordrer er i systemet, og alle ordrer bliver faktureret.”
”Der er ingen tvivl om at investeringen tjenes hjem ganske hurtigt” siger Jesper
Stenkilde. Han understreger, at det er en stor fordel, at det er nemt at lære og
dermed hurtigt at komme i gang. ”Vi blev undervist i fire timer og så var vi
kørende” fortæller han. Efterfølgende har Stenkilde VVS og Gasteknik selv stået
for undervisning, når nye montører og lærlinge er kommet til.
Unødvendig kørsel og spildtid
Førhen startede montørerne med at mødes om morgenen for at få dagens
opgaver på papir. ”Ofte fik vi også lige en kop kaffe og en snak” siger Jesper
Stenkilde. I dag modtager montørerne dagens opgaver på deres PC og kan køre
direkte ud til den første kunde. De behøver heller ikke at komme forbi kontoret og
aflevere deres afsluttede ordrer. ”Det har givet en stor tidsmæssig besparelse”
siger han.
Men det er vigtigt for Jesper Stenkilde at understrege, at der stadigvæk er tid til
at få en hyggelig snak. ”Vi har fjernet en masse spildtid i løbet af arbejdsdagen.
Til gengæld kan vi så engang i mellem mødes til fælles frokost eller andre sociale
arrangementer” siger han.
”Med WPA har vi fjernet
papirerne fra vores servicebiler
,og vi bruger mindre tid på ting
der ikke kan faktureres”
Jesper Stenkilde, Ejer og VVSInstallatør
Stenkilde VVS & Gasteknik
Detaljer
Virksomhed
Stenkilde VVS & Gasteknik A/S
www.stenkilde.dk
Branche
VVS-installatør
Ansvarlig
Jesper Stenkilde
Ejer & Montør
Telefon
(+45) 5626 8608
Software
WPA Plan HNG/Dong version
3.02 og WPA Klient (PDA)
Hardware
Lenovo PC’ere
Start
August 2007
ERP-system
XAL
Mobilselskab
TDC Mobil
Antal montører
8
side 2 af 2
WPA Mobile er en dansk softwarevirksomhed, der siden 2003 har udviklet mobile løsninger til virksomheder i
forsyningssektoren, bygge- og anlægssektoren samt virksomheder inden for industriel-service. Vores løsninger
effektiviserer arbejdsgange og skaber økonomiske fordele for vores kunder. Vi er Microsoft Gold Certified Partner og
kåret som en af verdens mest innovative virksomheder.