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MANUAL DEL
PROVEEDOR
FlexLink solicita a todos los
proveedores que desarrollen
sistemas basados en estándares
internacionales (ISO 9001, ISO 14001
y OHSAS 18001) con el objeto de
mejorar continuamente los
rendimientos relacionados.
ÍNDICE
1. Introducción........................................................................... 3
2. Definiciones........................................................................... 3
3. Código de conducta para proveedores y subcontratistas...... 3
4. Innovación............................................................................. 3
5. Protección de información confidencial................................. 3
6. Propiedad intelectual............................................................. 4
7. Estándares de calidad para proveedores................................ 4
7.1 Elección del proveedor......................................................... 4
7.2 Evaluación del proveedor..................................................... 4
7.3 Planificación avanzada de la calidad del producto (APQP).... 4
7.4 Proceso de aprobación de producción ................................ 5
7.5 Reuniones de calidad........................................................... 6
8. Gestión.................................................................................. 6
8,1. Sostenibilidad y medio ambiente........................................ 6
8.2 Mejora continua................................................................... 7
8,3. Cadena de suministro......................................................... 7
OBJETIVO
Los proveedores de FlexLink
son fundamentales para
nuestras actividades de
desarrollo y para tener éxito a
la hora de ofrecer valor al
cliente. Este manual pretende
servir de guía a todos los
proveedores que trabajen con
nosotros a nivel internacional
o local.
Esperamos que este manual le resulte útil. Si tiene
alguna pregunta, póngase en contacto con el
responsable de compras o el responsable de
sostenibilidad en la sede central.
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FlexLink • Manual del proveedor
FL2101 30/12/2013
1. INTRODUCCIÓN
FlexLink ofrece soluciones de flujo de producción
automatizadas, desde componentes de transportadores hasta soluciones completas, para optimizar la
eficiencia total de los procesos de producción.
Nuestra visión Establecer el estándar para el desarrollo de soluciones de flujos de producción.
Nuestra misión
Aumentar la eficiencia de producción de los fabricantes.
Nuestros valores
• Respeto
• Responsabilidad
• Conocimiento
• Pasión
2. DEFINICIONES
Diferenciamos 2 tipos de proveedores:
1. Proveedores de componentes: proveedores que
suministran bienes a nuestra división de productos y suministros (PSD- Product and Supply
Division) o unidades de ventas.
2. Subcontratistas: proveedores que ofrecen
servicios directamente en las instalaciones
de nuestro cliente para nuestra división de
productos y suministros (PSD- Product and
Supply Division) o unidades de ventas.
3. CÓDIGO DE CONDUCTA PARA
PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS
Los proveedores y subcontratistas de FlexLink
desempeñan funciones importantes en las entregas
de FlexLink, lo cual refleja nuestra imagen de marca
de alta calidad. Esperamos que todos los proveedores implanten los principios del Código de conducta
de FlexLink para proveedores.
Se realizarán auditorías periódicas para verificar
que se cumple el Código de conducta de FlexLink.
Junto con nuestros proveedores, pretendemos
ser la primera opción de nuestros clientes, aplicando nuestros valores y los siguientes principios:
• Los negocios con los proveedores siempre se
realizarán con respeto mutuo y ética profesional.
Pretendemos crear soluciones innovadoras de
alto rendimiento y valor para el cliente.
• Creemos que se puede ser un buen cliente,
tratando a nuestros proveedores de manera
justa, equitativa y construyendo un vínculo de
confianza y respeto.
FlexLink • Manual del proveedor
FL2101 30/12/2013
• Seleccionamos a nuestros proveedores
basándonos en estándares razonables y claros:
calidad, coste, tiempo de entrega, innovación,
sostenibilidad, mejoras continuas y valores
compartidos para un crecimiento rentable.
•Trabajamos con todos los proveedores, independientemente de su raza, nacionalidad, tamaño o
posesiones.
• Construimos y mantenemos relaciones a largo
plazo sólidas y beneficiosas basadas en la
confianza mutua.
4. INNOVACIÓN
Nos comprometemos a buscar y desarrollar nuevas
tecnologías de producción y materiales junto con
nuestros proveedores para “establecer el estándar
para el desarrollo de soluciones de flujos de
producción”. En FlexLink, la organización de gestión
para la innovación, selecciona a proveedores que
sean ambiciosos y capaces de aportar nuevos
materiales y procesos de producción.
Animamos encarecidamente a nuestros proveedores a que compartan sus ideas y conceptos.
5. PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN
CONFIDENCIAL
La experiencia, la información protegida y la
información confidencial (“Información confidencial”) de FlexLink forman parte del capital intelectual
estratégico de FlexLink y desempeñan una función
importante en la creación de la ventaja competitiva
de FlexLink.
Esta información confidencial se ha construido a
lo largo de los años y es, en gran medida, el
resultado de inversiones significativas realizadas por
FlexLink. El uso de información confidencial de
FlexLink para fines no autorizados y/o la revelación
de dicha información confidencial a entidades o
individuos no autorizados puede causar perjuicios
considerables a FlexLink.
La información confidencial de FlexLink debe
protegerse mediante el uso adecuado de acuerdos
de confidencialidad que el proveedor deberá firmar
antes de que se revele cualquier información
confidencial.
Protección de información confidencial/secretos
profesionales en contextos de I+D
En caso de que un proveedor participe en un
proyecto de I+D y se le facilite información confidencial relacionada con una innovación cuya
finalidad es convertirse en patente o en una
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aplicación de protección del diseño, deben firmarse
los contratos de confidencialidad adecuados antes
de revelar cualquier información altamente sensible
de este tipo.
6. PROPIEDAD INTELECTUAL
En caso de que un proveedor participe en el
desarrollo/la mejora de un producto/componente de
FlexLink, es fundamental asegurar que todos los
derechos de propiedad intelectual relevantes
creados por el proveedor y relacionados con el
producto/componente, se transfieran debidamente
a FlexLink para permitir que FlexLink haga el uso
comercial pretendido de dicho desarrollo/dicha
mejora sin restricciones.
7. ESTÁNDARES DE CALIDAD PARA
PROVEEDORES
El estándar de calidad para proveedores se aplica a
proveedores internos y externos de materiales o
servicios directos o indirectos que afecten a la
calidad de los productos acabados de FlexLink.
Certificación de QMS de terceros
Los proveedores estarán, como mínimo, registrados
como terceros en el ámbito adecuado de la ISO
9001:2008 por parte de un organismo de certificación de terceros acreditado y proporcionarán a
FlexLink una copia del certificado válido.
El uso de proveedores que no cumplan el
requisito anterior se gestiona caso por caso.
7.1 Elección del proveedor
En el proceso de selección de proveedor aplicamos
el Código de conducta de FlexLink.
Evaluamos a todos los proveedores potenciales
de FlexLink en las siguientes áreas: financiera,
estructura de clientes, calidad, proceso de distribución, gestión, nivel de servicios, diseño, producción,
calidad del producto, herramientas y nivel de coste.
7.2 Evaluación del proveedor
Evaluamos el sistema, los procesos y los productos
de nuestros proveedores.
• Sistema y procesos: todos los proveedores (así
como los subproveedores, si es necesario)
permitirán que FlexLink acceda a sus instalaciones de fabricación para permitir que FlexLink
lleve a cabo las actividades de auditoría
pertinentes. Los proveedores cooperarán
totalmente con los representantes de FlexLink
e implantarán los cambios acordados.
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• Productos: se puede evaluar a todos los
proveedores (así como los subproveedores, si
es necesario) que distribuyan productos según:
–– Planeamiento avanzado de la calidad del
producto (APQP)
–– Proceso de aprobación de partes para la
producción
Si se evalúa a un nuevo proveedor, se tienen en
cuenta los siguientes puntos:
• Descripción general del sistema de calidad
• Proceso de gestión de reclamaciones
• Gestión de no conformidades relacionadas con
el proceso
• Proceso de prueba
• Manejo de herramientas
• Calibración
Todos los subcontratistas y proveedores de componentes se evalúan según los criterios definidos en
cada unidad local.
7.3 Planificación avanzada de la calidad del
producto (APQP)
Acuerdo de documentación técnica
FlexLink proporcionará la documentación técnica
como especificaciones que constan de: esquemas,
especificaciones de materiales, tratamientos,
empaquetado, distribución y otras especificaciones
del producto. Se hará referencia a esta documentación técnica en los acuerdos o las órdenes de
compra.
Cualquier documentación técnica que FlexLink
proporcione a los proveedores se considerará de su
propiedad y, como tal, se tratará como altamente
confidencial. Puede que se requiera a los proveedores que firmen un Acuerdo de confidencialidad
(consulte los párrafos 5 y 6).
Los proveedores confirmarán formalmente a
FlexLink que están de acuerdo con las especificaciones del producto final y con los cambios subsiguientes.
Se conservarán las pruebas documentadas y se
pondrán a disposición de FlexLink.
Proveedores de PSD – FSA
Todos los documentos, especificaciones y modelos
CAD se publican en la web. Se requiere a todos los
proveedores de DPS que se pongan en contacto
con el departamento de compras para obtener
instrucciones acerca de cómo usar FSA.
FlexLink • Manual del proveedor
FL2101 30/12/2013
Defectos y desviaciones
Los proveedores controlarán y documentarán los
defectos lo antes posible para desarrollar un plan
EDD (Defectos y Desviaciones Eficaces) para
alcanzar resultados excelentes en el “inicio de la
producción” o en un período de tiempo acordado
con FlexLink.
Se conservarán las pruebas documentadas y se
pondrán a disposición de FlexLink.
Riesgo de fallos en el proceso
Los proveedores ejecutarán, mantendrán y documentarán un plan estructurado de actividades para
evaluar la aparición potencial de defectos y la
posibilidad de no detectarlos durante el proceso,
incluidas las operaciones y la distribución subcontratadas.
La información para dicha actividad se basará en
datos existentes, así como en los comentarios del
cliente.
Los resultados cuantificarán la evaluación de
riesgos para priorizar las acciones de mejora adecuadas, finalizar la ruta del proceso y el plan de control
del proveedor.
Se conservarán las pruebas documentadas y se
pondrán a disposición de FlexLink.
Prototipos
Puede que FlexLink solicite al proveedor que envíe
prototipos manufacturados de los productos, por
ejemplo para probarlos.
Los prototipos se fabricarán usando los mismos
recursos y subcontratistas que se van a utilizar en la
producción en serie.
Cualquier desviación de los requisitos se
notificará formalmente a FlexLink. No se fabricarán
prototipos si FlexLink no aprueba las desviaciones.
7.4 Proceso de aprobación de producción
Material directo
Definición: cualquier producto que se vaya a
convertir en o se vaya a usar como un producto
acabado de FlexLink.
Según el tipo de producto, FlexLink informará a
los proveedores acerca de las actividades concretas
requeridas para verificar que se cumplen las
especificaciones.
Si FlexLink impone el uso de un recurso o un
subcontratista concreto como parte de las especificaciones, los proveedores sólo podrán adquirir
piezas, material o servicios de aquellos indicados.
En cualquier caso, los proveedores están obligados
FlexLink • Manual del proveedor
FL2101 30/12/2013
a asegurar la calidad de las piezas, los materiales y
los servicios subcontratados.
Material indirecto
Definición: Productos, equipos o servicios del
distribuidor que no se convertirán en un producto
acabado de FlexLink, pero que afectan a los
productos acabados (por ejemplo, lubricantes,
herramientas y dispositivos de medición).
FlexLink no cuenta con un procedimiento
específico para la aprobación de material indirecto,
sino que se define caso por caso.
Aprobación del producto
Muestra inicial (IS): un producto que asegure que el
proveedor lo está fabricando respetando la orden y
las especificaciones de FlexLink.
Es necesaria una IS en los siguientes casos:
• Si se usa un nuevo proveedor para un producto
existente/nuevo
• En relación con el desarrollo de un producto
nuevo
• Si se realizan cambios en el producto relacionadas con el diseño, las especificaciones o el
material (incluidas las solicitudes de presupuesto
o RFQ)
• Si se traslada la producción, que utiliza herramientas, maquinaria o instalaciones que se van a
trasladar a una planta de producción diferente del
proveedor
• Si se cambia el proceso de producción
• Si se cambia el subcontratista de materias primas
o de piezas compradas, o de servicios, por
ejemplo, los tratamientos térmicos o los revestimientos
• Si se utiliza una herramienta de producción nueva
• Si se realizan cambios significativos en las
herramientas o en la maquinaria de producción
(grandes reparaciones)
• Si se realizan cambios en los métodos de
inspección o de prueba
• Si FlexLink lo solicita específicamente
• Si el proveedor lo solicita
Cada IS deberá incluir:
• Cuando se señala en la especificación
–– La fecha de producción marcada, en cuadrícula o reloj si está presente
–– Número de producto
–– Código de material
–– Código de cavidad
–– Empaquetado y etiqueta del producto
–– Tratamiento de superficies, si procede
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• Una etiqueta que indique que es una muestra
inicial para FlexLink preparada por FlexLink
• Protocolo de mediciones en el que se verifican
todos los atributos y mediciones indicados en
las especificaciones
• Solicitudes de aprobación de desviaciones
(DAR), si procede
Si es necesario, estas desviaciones se pueden
convenir en relación con el pedido.
La muestra inicial se enviará a la dirección
indicada en la orden de compra a la atención de la
persona que envíe la orden.
El protocolo de mediciones incluirá:
• Nº de producto
• Nº de diseño y revisión
• Fecha
• Responsable de las mediciones
• Diseño marcado que se corresponde con el
protocolo
• Se comprobarán y anotarán el resto de requisitos (color, material, etc.)
• Si se usa un calibrador, debe mencionarse su
número de identificación en el protocolo
• Número de orden de FlexLink
• Equipo usado para realizar las mediciones
Es preferible que el protocolo y los valores de las
mediciones estén mecanografiados en lugar de
escritos a mano. El idioma debe ser el inglés. Si es
posible, es preferible que el protocolo de mediciones en formato digital se envíe por correo electrónico al comprador responsable o a otro destinatario
especificado.
Las mediciones que estén fuera de la tolerancia
deben marcarse en el protocolo.
Todas las dimensiones deben medirse, incluidas
las tolerancias geométricas.
No se permite a los proveedores enviar IS con
dimensiones que estén fuera de la tolerancia a
menos que se haya acordado con FlexLink y
documentado en una DAR.
No se permite a los proveedores suministrar
productos en serie antes de que FlexLink confirme
la aprobación del producto.
Inicio de la producción
El hecho de que FlexLink apruebe el producto no
exime a los proveedores de su responsabilidad de
verificar que todas las actividades planeadas en la
fase del APQP se han completado y son adecuadas
para la producción en serie.
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7.5 Reuniones de calidad
FlexLink lleva a cabo reuniones de calidad periódicas
con las compañías que suministran bienes, productos y servicios.
FlexLink solicita a sus proveedores que sigan el
manual del proveedor, así como las instrucciones y
procedimientos dados por los compradores y que:
• Gestionen las instalaciones, los procesos, los
sistemas de calidad y el personal para que, de
manera regular y rentable, sea posible la
producción de productos y ofrecer servicios que
cubran las necesidades de FlexLink y sus
clientes.
• Desarrollen e implanten el APQP (Planificación
avanzada de la calidad del producto).
•Aporten pruebas de que todos los productos y
servicios suministrados siguen las especificaciones.
8. GESTIÓN
8.1 Sostenibilidad y medio ambiente
Los proveedores adoptarán los principios del código
de conducta de FlexLink y aportarán pruebas de que
se están respetando estos principios cuando se les
solicite.
Los proveedores adoptarán los principios de la
política de medio ambiente, salud y seguridad de
FlexLink. Se les exige que mantengan un sistema
de gestión medioambiental eficaz, de conformidad
con la ISO 14001 o equivalente.
Los proveedores no certificados se tratan caso
por caso.
Las instalaciones de fabricación deberán cumplir
con todas las normas de seguridad y medioambientales gubernamentales en lo que se refiere a
sustancias prohibidas, restringidas y/o peligrosas.
Los proveedores deberá aportar pruebas documentadas de su cumplimiento cuando FlexLink lo
requiera.
En caso de que se produzcan problemas concernientes al cumplimiento de las exigencias legales
sobre el medio ambiente, la salud y la seguridad
relacionados con la cooperación con FlexLink, los
proveedores informarán inmediatamente de estos a
FlexLink.
Los proveedores garantizarán que ninguna de las
sustancias incluidas en la lista de sustancias
prohibidas o restringidas especificada por FlexLink
se incluye en los productos suministrados a FlexLink
ni se usa en el proceso de fabricación relacionado.
FlexLink • Manual del proveedor
FL2101 30/12/2013
Además, puede que se requiera a los proveedores que creen informes acerca de la composición
material de los productos que contengan alguna de
las sustancias prohibidas o restringidas.
8.2 Mejora continua
Los proveedores mantendrán un sistema de gestión
de calidad documentado de manera eficaz basado
en la serie ISO 9000 de estándares y que cumpla los
requisitos de calidad de FlexLink.
Los proveedores revisarán periódicamente los
indicadores clave de rendimiento y los compararán
con los objetivos para determinar estrategias de
mejora.
Los proveedores tendrán como objetivo aumentar la satisfacción de FlexLink. Para ello, propondrán
mejoras para los productos suministrados que den
como resultado un producto más competitivo.
Responsabilidad para con los subcontratistas y
subproveedores
Los proveedores principales garantizarán que los
subproveedores y los subcontratistas cuentan con
una certificación válida de sistema de gestión de
calidad de terceros de conformidad con la ISO 9001
si el material suministrado, el servicio o la operación
subcontratada afectan a la calidad o a las propiedades físicas del producto suministrado a FlexLink.
Si no se cumple este requisito, no se permitirá
que los proveedores utilicen los recursos o al
subcontratista a menos que FlexLink lo haya
aprobado con anterioridad.
8.3 Cadena de suministro
Fabricación
Los diseños de planta de los proveedores minimizarán la distancia recorrida por el material y su
manipulación, y facilitarán un flujo sincronizado del
material.
Se mantendrán y mejorarán sistemáticamente la
organización y la pulcritud de las operaciones y los
procesos.
Los proveedores identificarán las máquinas/los
equipos claves en el proceso, y desarrollarán un
mantenimiento integral preventivo como:
• Mantenimiento periódico por parte de los
operarios
• Inspecciones periódicas.
• Mantenimiento correctivo
• Revisión continua del rendimiento del mantenimiento
FlexLink • Manual del proveedor
FL2101 30/12/2013
Para los cambios que afecten a productos y procesos, suele ser necesario que FlexLink de su
aprobación previamente.
No se enviará un producto no conforme o
sospechoso sin la aprobación documentada previa
de FlexLink de lo que se refiere a la especificación
de la cantidad de piezas y a la duración de la
aprobación.
En caso de que surja un problema o un problema
potencial que pueda afectar a los plazos de entrega
programados, los proveedores informarán a FlexLink
inmediatamente.
Se registrará y notificará cualquier producto que no
cumpla los criterios de aceptación de FlexLink, ya se
encuentre en FlexLink o en las instalaciones del
cliente final.
En caso de no conformidad, FlexLink tiene
derecho a realizar una auditoría de calidad para
verificar la eficacia de las actividades orientadas a la
resolución de problemas.
Etiquetado, empaquetado y distribución
Se pide a los proveedores que sigan el proceso local
específico.
Términos y condiciones
Se pide a los proveedores que sigan el proceso local
específico.
Facturación
Todas las facturas enviadas a FlexLink incluirán los
siguientes datos:
• Cada factura debe referirse a una orden de
compra de FlexLink
• Cada factura debe cumplir los requisitos fiscales
y legales aplicables en el país respectivo
Las facturas que no cumplan estos requisitos se
rechazarán y se devolverán a los proveedores
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Australia
FlexLink Systems Pty Ltd
Mount Waverley VIC
☎ +61-3-9542 4400
[email protected]
France
FlexLink Systems SAS
Elancourt cedex
☎ + 33-(0)1 30 68 53 50
[email protected]
Malaysia
FlexLink Automation Sdn Bhd
Shah Alam
☎ +603-7859 1889
info.my@fl exlink.com
Thailand
FlexLink Systems Pte Ltd
Bangkok
☎ +66-2-694 1717
info.th@fl exlink.com
Belgium
FlexLink Systems N.V.
Leuven
☎ +32-(0)16-40 82 66
[email protected]
Germany
FlexLink Systems GmbH
Offenbach
☎ +49-69-83832 0
[email protected]
The Netherlands
FlexLink Systems B.V.
Hoofddorp
☎ +31-(0)23-554 31 00
info.nl@fl exlink.com
Turkey
FlexLink Systems Turkey
☎ +90-232-2518833
info.tr@fl exlink.com
Brazil
FlexLink Systems Ltda
Barueri SP
☎ +55 11 4196-3400
[email protected]
Hungary
FlexLink Systems Kft.
Budapest
☎ +36-1-3994 295
[email protected]
Poland
FlexLink Systems Polska Sp. z o.o.
Plewiska /k. Poznania
☎ +48-61-654 7650
info.pl@fl exlink.com
United Kingdom
FlexLink Systems Ltd
Milton Keynes
☎ +44-(0)1908-327 200
info.uk@fl exlink.com
Canada
FlexLink Systems Canada, Inc.
Burlington, ON
☎ +1-888-748-8677
[email protected]
India
FlexLink Systems India Pvt. Ltd.
Gurgaon
☎ +91-124 427 8844
[email protected]
Russia
FlexLink Systems LLC
St. Petersburg
☎ +7-(812)-318 00 75
info.ru@fl exlink.com
USA
Main office
FlexLink Systems, Inc.
Allentown, PA
☎ +1 (610) 973-8200
info.us@fl exlink.com
China
FlexLink Automation
Shanghai
☎ +86-(0)21-641 183 06
[email protected]
Indonesia
PT FlexLink Systems
Jakarta
☎ +62 21 3904335
[email protected]
Singapore
FlexLink Systems Pte Ltd
Singapore
☎ +65-6842 5855
info.sg@fl exlink.com
South
FlexLink Systems, Inc.
Greenville, SC
☎ +1 (864) 335-0550
Czech Republic
FlexLink Systems
Praha
☎ +420-226 202 215
[email protected]
Italy
FlexLink Systems S.p.A.
Rivoli
☎ +39-011-9518 411
info.it@fl exlink.com
Spain
FlexLink Systems España, S.L.
Barcelona
☎ +34-93-680 41 00
info.es@fl exlink.com
Finland
FlexLink Systems
Helsinki
☎ +358-40-658 3030
info.fi @flexlink.com
Japan
Tsubaki FlexLink Co.
Tokyo
☎ +81(0)3-5793 7141
[email protected]
Sweden
FlexLink AB, Sales Unit Nordic
Göteborg
☎ +46-(0)31-337 31 00
info.se@fl exlink.com
West
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