MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE GESTIÓN DE CONTROL RECLAMOS Y RECURSOS PROVEEDORES ABRIL 2014 Tabla de Contenido 1. Presentación .................................................................................... 2 2. Fundamento Jurídico .......................................................................... 2 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP. ................................................... 2 2.2. Artículo relacionado en el RGLOSNCP. ................................................. 4 3. Requisitos ........................................................................................ 5 4. Plataformas soportadas ....................................................................... 5 5. Herramienta de Gestión de Control de los procedimientos de Contratación. ........ 5 5.1.- Gestión de Reclamos ante el SERCOP a través del SOCE .......................... 5 5.2.- Gestión de Reclamos/Recursos ante la Entidad Contratante a través del SOCE18 ................................................................................................... 27 Glosario ............................................................................................ 27 SISTEMA DE GESTIÓN DE CONTROL RECLAMOS Y RECURSOS A TRAVÉS DEL SOCE 1. Presentación El presente manual ha sido elaborado con el objeto de dar a conocer a los Proveedores la “Herramienta de Gestión de Control”, considerando que el 14 de octubre de 2013 se expidió la Ley Reformatoria a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública –LOSNCP-, en cuyos artículos 102 y 103, otorgan competencias adicionales al Servicio Nacional de Contratación Pública, correspondientes a las reclamaciones ante el SERCOP y el seguimiento de las reclamaciones o recursos presentados a través de las mismas entidades contratantes. El manual contempla las directrices necesarias para la utilización de la Herramienta electrónica, la misma que deberá ser usada por quienes tengan interés directo, que se consideren afectados por las actuaciones realizadas por las entidades contratantes previstas en el artículo 1 de la LOSNCP, y que podrán presentar un reclamo motivado y/o recurso ante el Servicio Nacional de Contratación Pública y/o la Entidad Contratante a través del Sistema Oficial de Contratación del Estado. 2. Fundamento Jurídico 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP. Art. 101.- Retención Indebida de Pagos.- El funcionario o empleado al que incumba el pago de planillas u otras obligaciones de una Entidad Contratante que retenga o retarde indebidamente el pago de los valores correspondientes, en relación al procedimiento de pago establecido en los contratos respectivos, será destituido de su cargo por la autoridad nominadora y sancionado con una multa no menor de 10 salarios básicos unificados, que podrá llegar al diez (10%) por ciento del valor indebidamente retenido, sin perjuicio de las acciones civiles y penales a que hubiere lugar. La multa será impuesta observando el procedimiento previsto en la disposición General Primera de esta Ley. El Servicio Nacional de Contratación Pública vigilará el cumplimiento de esta disposición. Art. 102.- Reclamaciones.- Para todos los efectos de esta Ley, quienes tengan interés directo, que se consideren afectados por las actuaciones realizadas por entidades contratantes previstas en el artículo 1 de esta Ley podrán presentar un reclamo motivado ante el Servicio Nacional de Contratación Pública, quien en caso de considerar la existencia de indicios de incumplimiento de las normas de la presente ley, su reglamento y las regulaciones, normas técnicas y demás normativa emitida por el Servicio Nacional de Contratación Pública SERCOP, notificará de este particular a la máxima autoridad de la entidad contratante, quién dispondrá la suspensión del proceso por el plazo de siete días hábiles, en el que deberá presentar las pruebas y argumentos técnicos correspondientes. Al término del plazo previsto en este artículo, la máxima autoridad de la entidad contratante podrá implementar las rectificaciones que correspondan, o continuar con el proceso. El Servicio Nacional de Contratación Pública SERCOP podrá sugerir medidas necesarias para rectificar el proceso y, de ser el caso, la suspensión definitiva del procedimiento precontractual y notificará a los órganos de control competentes. El reclamo que trata el presente artículo, se podrá ejercer sin perjuicio del recurso administrativo previsto en esta Ley que se pueda interponer contra actos administrativos expedidos por las entidades públicas; y, las acciones judiciales previstas en la normativa vigente. Todo esto sin perjuicio de una reclamación ante la misma entidad contratante, de así considerarlo quien tenga interés directo. Operará la preclusión de derechos, una vez transcurridos tres días hábiles después de concluida cada fase del proceso de contratación pública. Los procesos de contratación pública no son susceptibles de acciones constitucionales porque tienen mecanismos de defensa adecuados y eficaces para proteger los derechos derivados de tales procesos previstos en la Ley. La suspensión del proceso no dará lugar a ningún tipo de reparación o indemnización a los oferentes. Art. 103.- Del Recurso.- El recurso de apelación se podrá interponer exclusivamente de los actos administrativos expedidos por entidades públicas contratantes. Quienes tengan interés directo en el proceso de contratación pública dispondrán del término de tres (3) días contados desde la notificación del acto administrativo para formular su recurso. La entidad contratante deberá expedir su resolución, de manera motivada, en un término no mayor a siete (7) días contados a partir de la interposición del recurso. El recurso presentado no suspende la ejecución del acto administrativo impugnado. Sin embargo de no resolverse el recurso en el término previsto en el inciso anterior, el Servicio Nacional de Contratación Pública SERCOP suspenderá en el portal institucional la continuación del procedimiento hasta la resolución del recurso interpuesto; sin perjuicio de la responsabilidad administrativa y civil a que hubiere lugar. 2.2. Artículo relacionado en el RGLOSNCP. Art. 150.- Derecho a reclamar.- Los oferentes que se consideren afectados en sus intereses por actos administrativos emitidos por las entidades previstas en el artículo 1 de la Ley, por asuntos relacionados con su oferta, respecto al trámite precontractual o de la adjudicación, tendrán derecho a presentar las reclamaciones de conformidad al procedimiento previsto en el presente capítulo. En las reclamaciones los oferentes podrán peticionar o pretender: 1. La formulación de observaciones, consideraciones y reservas de derechos, cuando se impugnaren los actos de simple administración; y, 2. La enmienda, derogación, modificación o sustitución total o parcial de actos administrativos relacionados con los procedimientos de contratación en los que intervengan. El reclamo se presentará por escrito ante el órgano autor del hecho, comportamiento u omisión; emisor del acto administrativo; o ante aquel al cual va dirigido el acto de simple administración. El órgano puede dictar medidas de mejor proveer, y otras para atender el reclamo. 3. Requisitos Los requisitos necesarios para poder utilizar la herramienta son los siguientes:  Contar con el RUC, usuario y contraseña [proveedor] para ingresar al SOCE.  Contar con un software para visualizar archivos en PDF  Java 7 (En caso de uso de Firma Digital, ver el Manual de Usuario) 4. Plataformas soportadas Soporta los siguientes sistemas operativos:  Windows XP / Vista / 7 /8  Fedora 14 o superior  Ubuntu 8.4 o superior Soporta los siguientes navegadores:  Mozilla Firefox 3.0 o superior  Internet Explorer 7 o superior  Google Chrome 5. Herramienta de Gestión de Control de los procedimientos de Contratación. 5.1.- Gestión de Reclamos ante el SERCOP a través del SOCE En el caso de que un proveedor con interés directo encuentre irregularidades en algún procedimiento de contratación, éste podrá realizar un reclamo motivado formalmente ante el SERCOP, de forma electrónica a través del “SOCE”, de conformidad con la normativa vigente de Contratación Pública. El interés directo dependerá de la fase en la que se requiera hacer la reclamación, tal como se detalla a continuación:  Desde la convocatoria y hasta antes de la presentación de las ofertas: En estas etapas del procedimiento de contratación, se entenderá que tienen interés directo, los proveedores que fueron invitados o auto-invitados al procedimiento de contratación.  Desde la presentación de las ofertas y hasta antes de la adjudicación: En estas etapas del procedimiento de contratación, se entenderá que tienen interés directo, únicamente los oferentes que se encuentren participando en el procedimiento de contratación, y que generan la actuación, respecto de la cual se reclama. Ingrese al portal www.compraspublicas.gob.ec, a continuación de clic en el ícono (SOCE) “Sistema Oficial de Contratación del Estado”. Imagen 5.1 Imagen 5.1 Para acceder al “SOCE”, ingrese número de “Ruc”, nombre de “Usuario” y “Contraseña”, luego haga clic en el botón “Entrar”. Imagen 5.2 Imagen 5.2 Luego de haber ingresado los datos, proceda ingresar al procedimiento de contratación al cual requiere participar, como se muestra en el ejemplo de la imagen a continuación. Imagen 5.3 Imagen 5.3 Si el proveedor requiere buscar algún otro procedimiento y no lo encuentra dentro de la forma presentada anteriormente, utilizará el menú “Consultar”, y la opción “Mis procesos”. Realice la búsqueda del procedimiento de su interés, use cualquiera de los filtros que le presenta esta herramienta y de clic en el botón de “Buscar”. Una vez que el sistema le muestre el resultado, de clic sobre el código requerido. Imagen 5.4 Imagen 5.4 Una vez que haya ingresado al procedimiento, observe que en la parte inferior del mismo, el proveedor invitado cuenta con dos botones para realizar las reclamaciones y el recurso, el uno dice “Reclamo” y el otro de “Recurso/Reclamo a la Entidad Contratante”. Es preciso tomar en cuenta que estas opciones se le presentarán únicamente a los proveedores invitados al procedimiento de contratación. Imagen 5.5 Imagen 5.5 El proveedor, podrá realizar el reclamo ante el SERCOP en cualquiera de las etapas del procedimiento, siempre y cuando haya finalizado la fecha y hora límite de la etapa en la que se requiera realizar el mismo, para ello de clic en el botón “Reclamo”. Imagen 5.6 Imagen 5.6 A continuación, el sistema desplegará una pantalla denominada “Formulario de Reclamos Motivados del Procedimiento de Contratación”, es aquí donde el proveedor podrá generar su reclamo. Imagen 5.7 Imagen 5.7 Recuerde que el proveedor u oferente podrá realizar el reclamo en cualquiera de las etapas del procedimiento, tomando en cuenta que luego de finalizada la etapa, contará con un máximo de 3 días para realizar dicho reclamo. Antes de continuar, revise en la parte superior del formulario, los mensajes de alerta, léalos y proceda con el registro de su reclamo. Imagen 5.8 Imagen 5.8 Verifique la sección “DATOS PERSONALES” y la de “INFORMACIÓN DE LA INSTITUCIÓN”, estos datos saldrán de forma automática de los datos que registra el sistema tanto del proveedor como del procedimiento de contratación. Imagen 5.9 Imagen 5.9 En la siguiente sección, denominada “DESCRIPCIÓN DEL RECLAMO”, seleccione la etapa en la que se requiere realizar el reclamo. Imagen 5.10 Recuerde que las etapas del procedimiento de contratación aparecerán habilitadas, siempre y cuando se encuentren acordes a la fecha y hora ingresadsa en el cronograma del procedimiento. No podrá realizar reclamos de etapas en las que ya concluyó el tiempo de reclamo, o de etapas que aún no se ejecutan. Imagen 5.10 Si el proveedor selecciona una etapa que aún no ha sido ejecutada, el sistema mostrará el mensaje de alerta, y no le permitirá dar paso dicha acción. Imagen 5.11 Imagen 5.11 En el caso de que el proveedor u oferente quisieran presentar su reclamo luego de concluido los 3 días término, el sistema mostrará el mensaje de alerta, y no permitirá dar paso a esta acción. Imagen 5.12 Imagen 5.12 En ninguno de los dos casos le permitirá continuar con el ingreso del reclamo motivado. Seleccione la etapa del procedimiento requerido, y aquella en la que se realizará el reclamo correspondiente. Imagen 5.13 Imagen 5.13 Una vez escogida la etapa del procedimiento, seleccione el tipo de observación que se va a realizar, de un clic en la sección “Tipo de Observación”. Imagen 5.14 Imagen 5.14 En el caso de que el proveedor haya ingresado anteriormente un reclamo en el mismo procedimiento de contratación, y quisiera registrarlo nuevamente, el sistema no permitirá dicha acción y desplegará el siguiente mensaje. Imagen 5.15 Imagen 5.15 Para continuar con el registro del reclamo, proceda a ingresar los “Fundamentos de Hecho” y los “Fundamentos de Derecho”, como se indica a continuación. Imagen 5.16 Imagen 5.16 En el caso de que no tenga clara la definición de un “Fundamento de Hecho” y un “Fundamento de Derecho”, de clic sobre el botón de ayuda, aquí se le desplegará la información requerida. Imágenes 5.17 y 5.18 Imagen 5.17 Imagen 5.18 En las siguientes secciones, describa los fundamentos de Hecho y de Derecho. Detalle de manera clara y concreta los fundamentos, podrá ingresar hasta 34.000 caracteres en cada una de las secciones. Imagen 5.19 Imagen 5.19 A continuación, suba el documento del reclamo realizado, el mismo que contendrá obligatoriamente firma del compareciente, representante y del abogado que lo patrocina de manera obligatoria. Para subir el archivo de un clic en el botón “Examinar”, seleccione el archivo, de clic en el botón abrir, ingrese en la sección “Descripción” el nombre del documento, finalmente de clic en el botón “Subir”. Imagen 5.20 Imagen 5.20 A continuación podrá observar que el documento ha sido subido al sistema, para finalizar de clic sobre el botón “Enviar”. Imagen 5.21 Imagen 5.21 Si decide dar clic en el botón “Limpiar”, el sistema borrará toda la información ingresada desde la sección “DESCRIPCIÓN DEL RECLAMO”, mientras que si da clic en el botón “Cancelar”, el sistema no guardará esta información y regresará a la pantalla principal del procedimiento de contratación. Una vez que ha cargado el archivo de clic en el botón “Enviar”, si está seguro de enviar el reclamo, confirme el mensaje haciendo clic en el botón “Aceptar”. En caso de que decida dar clic en el botón “Cancelar”, el sistema regresará al “Formulario de Reclamos Motivados del Procedimiento de Contratación”. Imagen 5.22 Imagen 5.22 Ahora, el sistema mostrará un mensaje informando el número de reclamo que se ha generado, confirme el siguiente mensaje haciendo clic en el botón “Aceptar”, de esta manera se enviará automáticamente el reclamo al SERCOP. Imagen 5.23 Imagen 5.23 Adicionalmente, el sistema le notificará vía correo electrónico del reclamo ingresado al SERCOP, tal como se visualiza en la pantalla siguiente. Imagen 5.24 Imagen 5.24 Con la información remitida de forma electrónica a través del sistema, el SERCOP podrá analizar y de ser el caso notificar del particular a la máxima autoridad de la entidad contratante, la misma que en el término de 7 días deberá dar respuesta al reclamo realizado, para ello el sistema pedirá que la Entidad Contratante suspenda el procedimiento hasta que se presente la respuesta al reclamo, caso contrario el procedimiento quedará suspendido definitivamente. Cuando la Entidad Contratante haya enviado su respuesta, el sistema adjuntará el archivo en el procedimiento de contratación y enviará un correo electrónico de respuesta al proveedor. Imagen 5.25 Imagen 5.25 En el caso de que el SERCOP, determine que el reclamo no tiene sustento y que no se evidencia incumplimiento de la normativa vigente, notificará este particular al proveedor y ordenará el archivo del reclamo. Imagen 5.26 Imagen 5.26 5.2.- Gestión de Reclamos/Recursos ante la Entidad Contratante a través del SOCE El proveedor con interés directo que encuentre irregularidades en algún procedimiento de contratación, podrá remitir el reclamo o recurso físicamente ante la Entidad Contratante, tomando en cuenta que dicha información deberá ser remitida obligatoriamente a través del sistema. Para esto, debe ingresar al SOCE con el “RUC”, “usuario” y “contraseña” e identificar el procedimiento de interés, conforme se indicó anteriormente. Una vez ingresado al procedimiento de contratación, para realizar el reclamo o recurso, de clic en el botón que dice “Recurso/Reclamo de la Entidad Contratante”. Imagen 5.27 Tómese en cuenta que el reclamo o recurso sólo lo realizará el proveedor u oferente que tenga interés directo sobre el procedimiento de contratación. Imagen 5.27 Al hacer clic en “Recurso/Reclamo ante la Entidad Contratante”, el sistema despliega la pantalla del “Formulario de Recurso/Reclamo ante la Entidad Contratante”, es aquí donde el proveedor podrá generar el “Recurso” o “Reclamo” ante la Entidad Contratante.Imagen 5.28 Imagen 5.28 La información contenida en las secciones “DATOS PERSONALES” e “INFORMACIÓN DE LA INSTITUCIÓN” se cargan automáticamente de la información constante en el sistema. Imagen 5.29 Imagen 5.29 En la sección “INFORMACIÓN DE LA INSTITUCIÓN”. El proveedor deberá seleccionar la opción “Recurso” o “Reclamo”. a) Si requiere hacer un reclamo ante la Entidad Contratante, seleccione la opción “Reclamo”. Imagen 5.30 Imagen 5.30 Seleccione la Etapa del procedimiento en el cual se requiere realizar el reclamo. Imagen 5.31 Imagen 5.31 Si el proveedor selecciona una etapa que aún no ha sido ejecutada o si selecciona una etapa que ha transcurrido luego de los 3 días término, conforme se indicaron en las Imágenes 5.9 y 5.10, en ninguno de los dos casos le permitirá continuar con dicha acción. A continuación, seleccione el tipo de Observación que aplicaría para el reclamo. Imagen 5.32 Imagen 5.32 En el caso de que el proveedor ya hubiere ingresado un reclamo en una misma etapa del procedimiento, el sistema desplegará el mensaje de alerta y no permitirá continuar con dicha acción. Revise imagen 5.12 b) Si el proveedor selecciona “Recurso”, el sistema despliega el listado de los tipos de actos administrativos, en los cuales se podrá interponer el recurso, seleccione entonces el tipo de acto Administrativo que requiera. Imagen 5.33 Imagen 5.33 El siguiente paso a seguir es el de adjuntar los archivos obligatorios. Para el caso del “reclamo”, el proveedor deberá adjuntar los documentos “Reclamo presentado ante la Entidad Contratante” y “Fe de recepción del reclamo presentado”. Imagen 5.34 Imagen 5.34 En caso del “recurso”, el oferente de igual manera, deberá adjuntar los documentos “Recurso presentado ante la Entidad Contratante” y “Fé de recepción del recurso presentado”. Imagen 5.35 Imagen 5.35 Para subir los archivos del reclamo o recurso ante la Entidad Contratante, de clic en botón “Examinar”, busque y seleccione el archivo, de clic en el botón “Abrir”, en la sección “Descripción” ingrese el nombre del archivo, y finalmente de clic en el botón “subir”. Imágenes 5.36 y 5.37 Recuerde que los documentos que adjunta al sistema, deben ser los mismos documentos que fueron presentados de forma física ante la Entidad Contratante. Reclamo: Imagen 5.36 Recurso: Imagen 5.37 Una vez ingresados los documentos solicitados, de clic en el botón “Enviar” Imágenes 5.38 y 5.39 Reclamo: Imagen 5.38 Recurso: Imagen 5.38 Al hacer clic en el botón “Enviar”, aparecerá el siguiente mensaje, en el cual se requiere confirmar si está seguro de haber registrado toda la información, en caso de ser así, de clic en el botón “Aceptar”, caso contrario haga clic en el botón “Cancelar” y registre la información que hace falta. Imágenes 5.39 Imagen 5.39 Ahora, el sistema mostrará un mensaje informando el número de registro del reclamo o recurso que se ha generado. “Aceptar”. Imágenes 5.40 Confirme el mensaje haciendo clic en el botón Imagen 5.40 Adicionalmente, el sistema notificará a la Entidad Contratante a través de un correo electrónico el reclamo o recurso interpuesto. Observe a continuación algunos ejemplos de los correos que emitirá el sistema a la Entidad Contratante, ante los reclamos o recursos presentados. Mensaje de Notificación de reclamo, enviado por el sistema a la Entidad Contratante. Imagen 5.41 Imagen 5.41 Mensaje de Notificación de recurso, enviado por el sistema a la Entidad Contratante. Imagen 5.42 Imagen 5.42 En un tiempo máximo de 7 días término la Entidad Contratante deberá dar respuesta a los reclamos u recursos interpuestos, el sistema entonces emitirá un correo electrónico al reclamante, con la finalidad de informarle que la Entidad Contratante ha emitido la respuesta. El correo electrónico se emitirá con el mensaje y el archivo adjunto de respuesta. Mensaje enviado por el sistema al reclamante, el mismo que informa de la respuesta emitida por la Entidad Contratante, ante el reclamo presentado. Imagen 5.43 Imagen 5.43 Mensaje enviado por el sistema al reclamante, el mismo que informa de la respuesta emitida por la Entidad Contratante, ante el recurso presentado. Imagen 5.44 Imagen 5.44 Glosario LOSNCP: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. RGLOSNCP: Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Entidades Contratantes: Los organismos, las entidades o en general las personas jurídicas previstas en el artículo 1 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Servicio Nacional de Contratación Pública SERCOP: Es el órgano técnico rector de la Contratación Pública. Portal institucional: (www.compraspublicas.gob.ec): Es el Sistema Informático Oficial de Contratación Pública del Estado Ecuatoriano. Registro Único de Proveedores (RUP): Es la Base de Datos de los proveedores de obras, bienes y servicios, incluidos los de consultoría, habilitados para participar en los procedimientos establecidos en esta Ley. Su administración está a cargo del Servicio Nacional de Contratación Pública y se lo requiere para poder contratar con las Entidades Contratantes. Proveedor: Es la persona natural o jurídica nacional o extranjera, que se encuentra inscrita en el RUP, de conformidad con la LOSNCP, habilitada para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría, requeridos por las Entidades Contratantes. Reclamante: Es la persona natural o jurídica nacional o extranjera, quien tiene interés directo o se considere afectada por las actuaciones realizadas por entidades contratantes previstas en el artículo 1 de la LOSNCP, quien interpone un reclamo o recurso, según el caso. Sistema Oficial de Contratación del Estado (SOCE): Al hablar de Sistema o SOCE, se refiere al sistema en donde se realizan las contrataciones del Estado. Reclamaciones: De acuerdo al artículo 102 de la LOSNCP. Recurso de apelación: De acuerdo al artículo 103 de la LOSNCP. Acto Administrativo: Es toda declaración unilateral efectuada en ejercicio de la función administrativa que produce efectos jurídicos individuales de forma directa1. Interés directo: Conforme el artículo 150 del RGLOSNCP “Los oferentes que se consideren afectados en sus intereses por actos administrativos emitidos por las entidades previstas en el artículo 1 de la Ley, por asuntos relacionados con su 1 Artículo 65 del Estatuto del Régimen Jurídico Administrativo De La Función Ejecutiva oferta, respecto al trámite precontractual o de la adjudicación, tendrán derecho a presentar las reclamaciones de conformidad al procedimiento previsto en el presente capítulo”.