Kundecase:
COWI A/S
Elektronisk fakturabehandling mindsker
administration hos COWI A/S
Med et nyt automatisk fakturabehandlingssystem fra Basware vil
rådgivningsvirksomheden COWI spare store mængder tid på
behandlingen af fakturaer. Da systemet gik i luften forsvandt ikke bare en
tidskrævende rutineopgave. Risikoen for at fakturaer forsvinder på deres
vej rundt i huset mindskes også betydeligt.
“
Vi regner med, at løsningen har tjent
sig hjem allerede inden for et par år,
fordi den frigør så meget energi fra de
ansatte og automatiserer hele
processen,"
Lars Henrichsen, COWI
Hos rådgivningsvirksomheden COWI A/S modtager man årligt op mod 40.000 fakturaer, der
distribueres mellem husets cirka 700 projektledere. Hidtil har hver enkelt faktura skullet
kopieres, godkendes og arkiveres, og tilmed
indtastes manuelt af COWI’s bogholdere. En
rutinepræget og tidskrævende proces, som
tager tid fra projektlederens øvrige arbejde.
Processen er nødvendig for COWI, der ønsker
at have et overblik over økonomien i hvert
enkelt projekt.
Værdifulde ressourcer
COWI bruger et SAP-system til økonomistyring,
og et system til elektronisk fakturabehandling
har længe stået øverst på ønskelisten hos den
store rådgivningsvirksomhed.
En automatiseret proces vil kunne frigøre værdifulde ressourcer fra medarbejderne – og
risikoen for, at en faktura bliver væk undervejs
forsvinder. Hertil kommer, at fakturaer der
haster i dag, kan blive forsinket fordi en projektleder er ude at rejse eller lignende.
Kunde
"Behandlingen af en leverandørfaktura lægger
beslag på fem minutter af projektlederens tid
hver gang. Det er i sig selv ikke så slemt, men
når det sker 40.000 gange om året, betyder
det samlet set noget i længden," siger Lars
Henrichsen, der er projektleder hos COWI. Han
var en af dem, der i efteråret 2003 skulle udvælge de systemer, COWI skulle kigge nærmere
på. Fem-seks systemer kom i betragtning, og
de blev vurderet ud fra en række krav, som
COWI havde opstillet.
Rådgivning
Navn
COWI A/S
Sektor
Placering
Danmark, Norge og Sverige
Udfordringen
700 projektledere, som skal
godkende fakturaer, men
rejser meget
Krav: Bruger- og SAP-venligt
Ønske om fuld kontrol over
økonomien, ned på projektplan
For det første skulle systemet være let at
bruge. Det ville nemlig være omkostnings- og
tidskrævende at sende samtlige 700 projektledere på kurser for at lære systemet at kende.
Ønske om effektivisering af
en tung papir-baseret
fakturaproces, med store
mængder af manuelt arbejde
"
Det var et vigtigt krav, at løsningen
skulle 'smelte på tungen'. Det måtte
ganske enkelt ikke være sværere at gå til,
end den gamle metode med papirerne,"
siger Lars Henrichsen.
For det andet skulle løsningen virke med
COWI’s eksisterende SAP-løsning. COWI havde
oprindeligt håbet på at finde et system, der var
fuldstændigt integreret i SAP. Men selv om
Baswares løsning ikke i 2003 havde den efterspurgte totale integration, var der alligevel en
række funktionaliteter, der endte med at slå
konkurrenterne af banen.
Fordele
Online godkendelse, som
sikrer, at projektledere kan
godkende fakturaer, selv om
de ikke er på kontoret.
En intuitiv løsning, som ikke
kræver uddannelse til
brugerne
Fuld kontrol over, hvor alle
fakturaer befinder sig - ingen
fakturaer, som bliver væk
Stor tidsbesparelse ved
godkendelse og håndtering
af fakturaer
Fakta om administration
"At valget faldt på Basware Invoice Processing
skyldes, at det har et interface, der er så
intuitivt at bruge, og at OCR-delen er så velfungerende. Hertil kommer, at det er meget let at
lave nye templates, når vi støder på nye
leverandører eller fakturatyper, vi ikke har set
før," siger Lars Henrichsen, der henviser til, at
også de rent økonomiske aspekter ved løsningen spillede en rolle.
"At vi nu har valgt løsningen fra Basware
skyldes også, at vi har fokus på vores bundlinje.
Og vi regner med, at løsningen har tjent sig
hjem allerede inden for et par år, fordi den
frigør så meget energi fra de ansatte og
automatiserer hele processen."
Appelsin i turbanen
Med løsningen fra Basware er der ikke ændret
væsentligt ved den oprindelige sagsgang hos
COWI. Til gengæld kommer processen til at gå
langt hurtigere end før og medarbejderne
slipper fremover for en tung, administrativ del
af deres daglige arbejde. Selv om løsningen er
teknisk avanceret, er den også meget simpel:
Når COWI modtager en faktura, vil papiret blive
scannet ind af COWI’s bogholdere. Den
indbyggede OCR-funktionalitet sørger for at
omsætte tal og bogstaver til bits og bytes.
Herefter får den relevante projektleder besked
om, at dokumentet ligger til godkendelse. Når
projektlederen har godkendt fakturaen, sendes
data automatisk af sted til ERP-systemet SAP.
I SAP samles indtægter og udgifter for hvert
enkelt projekt. På den måde går processen
hurtigere.
“
Vi får ikke bare bedre forretningsgange
og et hurtigere gennemløb af fakturaer.
Vi får også en ekstra appelsin i vores
turban, fordi fakturagodkendelse kan ske
over internettet. Det er en væsentlig
fordel for vores projektledere, der ofte
rejser meget. Hermed sikres det også, at
en faktura ikke ’strander’ fordi projektlederen er i udlandet,”
27 helt- eller delvist ejede
selskaber
13 kontorer i Danmark
Antal fakturaer årligt:
over 40.000
700 projektledere, som ofte
er ude af huset
Løsningen
Basware Invoice Processing
Integration til SAP
siger Lars Henrichsen.
COWI er en ledende international rådgivningsvirksomhed, som arbejder med ingeniørteknik,
miljø og samfundsøkonomi over hele verden.
COWI har 12 regionale kontorer spredt over hele Danmark. Når COWI løser rådgivnings- og
projekteringsopgaver, er det med et indgående lokalkendskab, samtidig med at de kan trække
på hele koncernens internationale erfaring.
Siden COWIs grundlæggelse i 1930 har de deltaget i mere end 50.000 projekter i 175 lande.
COWIs kunder møder dem på projektkontorer og i datterselskaber verden over. COWI er 3500
medarbejdere og beskæftiger blandt andet ingeniører, biologer, geologer, økonomer, landinspektører, antropologer, sociologer og arkitekter.
Basware er førende global leverandør af softwareløsninger til styring af økonomiske processer.
Løsningerne bruges af mere end 1.000.000 brugere i over 60 lande og Baswares Open Network for efakturering og indkøb forbinder i dag mere end 320.000 virksomheder globalt. Basware leverer løsninger,
der reducerer omkostninger ifm. indkøb og betaling af varer og services og samtidig skaber fuld gennemsigtighed og kontrol med processerne ved at automatisere dem. Løsningerne kan både implementeres lokalt
i virksomheden eller som en cloud baseret SaaS løsning, og sælges i Europa, USA og Asien via egne kontorer eller partnere. Basware blev grundlagt i 1985 og er noteret på Børsen i Helsinki.
Se mere på www.basware.dk
Basware A/S | Generatorvej 8D, 2 sal |DK - 2730 Herlev, Danmark | Tlf. +45 70 22 99 55| [email protected]
www.basware.dk
© Copyright 2011
Basware Corporation
www.basware.dk
© Copyright 2011
Basware Corporation
Basware A/S
Generatorvej 8D, 2 sal
DK - 2730 Herlev, Danmark
Tlf. +45 70 22 99 55
[email protected]