COWI A/S - Basware
Kundecase: COWI A/S Elektronisk fakturabehandling mindsker administration hos COWI A/S Med et nyt automatisk fakturabehandlingssystem fra Basware vil rådgivningsvirksomheden COWI spare store mængder tid på behandlingen af fakturaer. Da systemet gik i luften forsvandt ikke bare en tidskrævende rutineopgave. Risikoen for at fakturaer forsvinder på deres vej rundt i huset mindskes også betydeligt. “ Vi regner med, at løsningen har tjent sig hjem allerede inden for et par år, fordi den frigør så meget energi fra de ansatte og automatiserer hele processen," Lars Henrichsen, COWI Hos rådgivningsvirksomheden COWI A/S modtager man årligt op mod 40.000 fakturaer, der distribueres mellem husets cirka 700 projektledere. Hidtil har hver enkelt faktura skullet kopieres, godkendes og arkiveres, og tilmed indtastes manuelt af COWI’s bogholdere. En rutinepræget og tidskrævende proces, som tager tid fra projektlederens øvrige arbejde. Processen er nødvendig for COWI, der ønsker at have et overblik over økonomien i hvert enkelt projekt. Værdifulde ressourcer COWI bruger et SAP-system til økonomistyring, og et system til elektronisk fakturabehandling har længe stået øverst på ønskelisten hos den store rådgivningsvirksomhed. En automatiseret proces vil kunne frigøre værdifulde ressourcer fra medarbejderne – og risikoen for, at en faktura bliver væk undervejs forsvinder. Hertil kommer, at fakturaer der haster i dag, kan blive forsinket fordi en projektleder er ude at rejse eller lignende. Kunde "Behandlingen af en leverandørfaktura lægger beslag på fem minutter af projektlederens tid hver gang. Det er i sig selv ikke så slemt, men når det sker 40.000 gange om året, betyder det samlet set noget i længden," siger Lars Henrichsen, der er projektleder hos COWI. Han var en af dem, der i efteråret 2003 skulle udvælge de systemer, COWI skulle kigge nærmere på. Fem-seks systemer kom i betragtning, og de blev vurderet ud fra en række krav, som COWI havde opstillet. Rådgivning Navn COWI A/S Sektor Placering Danmark, Norge og Sverige Udfordringen 700 projektledere, som skal godkende fakturaer, men rejser meget Krav: Bruger- og SAP-venligt Ønske om fuld kontrol over økonomien, ned på projektplan For det første skulle systemet være let at bruge. Det ville nemlig være omkostnings- og tidskrævende at sende samtlige 700 projektledere på kurser for at lære systemet at kende. Ønske om effektivisering af en tung papir-baseret fakturaproces, med store mængder af manuelt arbejde " Det var et vigtigt krav, at løsningen skulle 'smelte på tungen'. Det måtte ganske enkelt ikke være sværere at gå til, end den gamle metode med papirerne," siger Lars Henrichsen. For det andet skulle løsningen virke med COWI’s eksisterende SAP-løsning. COWI havde oprindeligt håbet på at finde et system, der var fuldstændigt integreret i SAP. Men selv om Baswares løsning ikke i 2003 havde den efterspurgte totale integration, var der alligevel en række funktionaliteter, der endte med at slå konkurrenterne af banen. Fordele Online godkendelse, som sikrer, at projektledere kan godkende fakturaer, selv om de ikke er på kontoret. En intuitiv løsning, som ikke kræver uddannelse til brugerne Fuld kontrol over, hvor alle fakturaer befinder sig - ingen fakturaer, som bliver væk Stor tidsbesparelse ved godkendelse og håndtering af fakturaer Fakta om administration "At valget faldt på Basware Invoice Processing skyldes, at det har et interface, der er så intuitivt at bruge, og at OCR-delen er så velfungerende. Hertil kommer, at det er meget let at lave nye templates, når vi støder på nye leverandører eller fakturatyper, vi ikke har set før," siger Lars Henrichsen, der henviser til, at også de rent økonomiske aspekter ved løsningen spillede en rolle. "At vi nu har valgt løsningen fra Basware skyldes også, at vi har fokus på vores bundlinje. Og vi regner med, at løsningen har tjent sig hjem allerede inden for et par år, fordi den frigør så meget energi fra de ansatte og automatiserer hele processen." Appelsin i turbanen Med løsningen fra Basware er der ikke ændret væsentligt ved den oprindelige sagsgang hos COWI. Til gengæld kommer processen til at gå langt hurtigere end før og medarbejderne slipper fremover for en tung, administrativ del af deres daglige arbejde. Selv om løsningen er teknisk avanceret, er den også meget simpel: Når COWI modtager en faktura, vil papiret blive scannet ind af COWI’s bogholdere. Den indbyggede OCR-funktionalitet sørger for at omsætte tal og bogstaver til bits og bytes. Herefter får den relevante projektleder besked om, at dokumentet ligger til godkendelse. Når projektlederen har godkendt fakturaen, sendes data automatisk af sted til ERP-systemet SAP. I SAP samles indtægter og udgifter for hvert enkelt projekt. På den måde går processen hurtigere. “ Vi får ikke bare bedre forretningsgange og et hurtigere gennemløb af fakturaer. Vi får også en ekstra appelsin i vores turban, fordi fakturagodkendelse kan ske over internettet. Det er en væsentlig fordel for vores projektledere, der ofte rejser meget. Hermed sikres det også, at en faktura ikke ’strander’ fordi projektlederen er i udlandet,” 27 helt- eller delvist ejede selskaber 13 kontorer i Danmark Antal fakturaer årligt: over 40.000 700 projektledere, som ofte er ude af huset Løsningen Basware Invoice Processing Integration til SAP siger Lars Henrichsen. COWI er en ledende international rådgivningsvirksomhed, som arbejder med ingeniørteknik, miljø og samfundsøkonomi over hele verden. COWI har 12 regionale kontorer spredt over hele Danmark. Når COWI løser rådgivnings- og projekteringsopgaver, er det med et indgående lokalkendskab, samtidig med at de kan trække på hele koncernens internationale erfaring. Siden COWIs grundlæggelse i 1930 har de deltaget i mere end 50.000 projekter i 175 lande. COWIs kunder møder dem på projektkontorer og i datterselskaber verden over. COWI er 3500 medarbejdere og beskæftiger blandt andet ingeniører, biologer, geologer, økonomer, landinspektører, antropologer, sociologer og arkitekter. Basware er førende global leverandør af softwareløsninger til styring af økonomiske processer. Løsningerne bruges af mere end 1.000.000 brugere i over 60 lande og Baswares Open Network for efakturering og indkøb forbinder i dag mere end 320.000 virksomheder globalt. Basware leverer løsninger, der reducerer omkostninger ifm. indkøb og betaling af varer og services og samtidig skaber fuld gennemsigtighed og kontrol med processerne ved at automatisere dem. Løsningerne kan både implementeres lokalt i virksomheden eller som en cloud baseret SaaS løsning, og sælges i Europa, USA og Asien via egne kontorer eller partnere. Basware blev grundlagt i 1985 og er noteret på Børsen i Helsinki. Se mere på www.basware.dk Basware A/S | Generatorvej 8D, 2 sal |DK - 2730 Herlev, Danmark | Tlf. +45 70 22 99 55| [email protected] www.basware.dk © Copyright 2011 Basware Corporation www.basware.dk © Copyright 2011 Basware Corporation Basware A/S Generatorvej 8D, 2 sal DK - 2730 Herlev, Danmark Tlf. +45 70 22 99 55 [email protected]
© Copyright 2024