Manual de configuración y uso de “MyBusiness Inventario” 1 Índice Datos del fabricante............................................................................................................................................................. 2 Configuración previa............................................................................................................................................................ 3 Instalar aplicación ................................................................................................................................................................ 4 Exportar catalogo de productos ........................................................................................................................................ 5 Capturar datos ...................................................................................................................................................................... 8 Aplicar como inventario físico.......................................................................................................................................... 10 Importar listado desde Excel ™........................................................................................................................................ 11 Alta o modificación de un código .................................................................................................................................... 12 Aplicar información como pedido ................................................................................................................................... 14 Aplicar información como compra.................................................................................................................................. 15 Imprimir la información colectada .................................................................................................................................. 16 Aplicar como entrada al inventario................................................................................................................................. 16 Aplicar como salida al inventario .................................................................................................................................... 18 Datos del fabricante MYBUSINESS POS DESARROLLOS, S. A. DE C. V. Progreso 207-A. Delegación San Buenaventura. Toluca, México. C.P. 50110. Conmutador: 01(722) 274-0404 Fax: 01(722) 274-0404 ext. 201 Web: www.mybusinesspos.com Soporte: https://mybusinesspos.jitbit.com/helpdesk/Login.aspx 2 Configuración previa Para sincronizar en Windows Vista y en Windows 7 es necesario que descargue Windows Mobile Device Center SOLO SI no se inicia inmediatamente que conecta el dispositivo, Si su sistema Operativo es Windows XP requiere instalar Active Sync. La versión de Compact NetFramework ™ que debe tener el dispositivo es la 3.5. Al conectar la PocketPC al puerto USB de la computadora tendrá en pantalla lo siguiente: Seleccione “Conectar sin configurar el dispositivo” Posteriormente diríjase al explorador de Windows donde lo verá como unidad lógica. 3 Instalar aplicación Para instalar MyBusiness Inventario inserte el CD de Instalación de MyBusiness POS 2012 y dé un clic sobre la liga “MyBusiness Inventario” que contiene el ejecutable del programa. Seleccione y copie el archivo “Inventario.CAB” a la PocketPC. Ya en el dispositivo instalamos MyBusiness Inventario con un doble clic aceptando las rutas de instalación predeterminadas. 4 Una vez instalado localícelo y de un doble clic o de un toque sobre la pantalla de su dispositivo La pantalla de inicio de MyBusiness Inventario le solicita un usuario y contraseña; sin embargo aún no la teclee hasta sincronizar con MyBusiness POS Exportar catalogo de productos Entre en MyBusiness POS y localice el menú <Utilerías> y el icono <MyBusiness Inventario> de un clic sobre el icono. 5 Tendrá en pantalla la ventana que le permitirá interactuar con la aplicación recién instalada en el dispositivo. De un clic sobre el botón <Actualiza catalogo de productos> y se sincronizara con la PocketPC 6 Un mensaje en pantalla le informará que esta a finalizado Regresando a la terminal tecleamos sup espacio sup para entrar a la aplicación; esta es la ventana de inicio. 7 Capturar datos Una vez que ha entrado al sistema, se despliega una ventana en la cual deben introducirse los datos requeridos. A continuación se describe la pantalla de captura: **Identificador de la Terminal. Por ejemplo puede usar un número si es que usa más de una Terminal Código del artículo. Puede digitarlo o capturarlo mediante el lector de código de barras La cantidad que se esta contando. Esta cantidad se suma a otra que ya exista para el articulo que se esta indicando en el campo anterior. El total del artículo contado hasta el momento La clave adicional en caso de usarse presentaciones Cantidad de equivalencia de la presentación Descripción del producto. Se puede usar para capturar la descripción de los productos que no se encontraron en el catálogo 8 Nota: Es muy importante destacar que el estado de la terminal no deb e ser bloqueado, si la terminal esta bloqueada, introduzca en el campo artículo: 21 y presione la tecla “Enter”. ** Este campo indica también el número de almacén si la captura va a ser confirmado en algún movimiento al inventario. Si se va a confirmar como compra indica el no. Del proveedor. Si se va a confirmar como pedido debe de indicar el no. De cliente. A continuación se muestra la descripción de las teclas de función de la terminal y las acciones que realiza cada una en la aplicación MyBusiness Inventario. TECLAS ESPECIALES Y FUNCIONES TECLA FUNCIÓN F1 Muestra pantalla de ayuda F2 Busca un código por su descripción F3 Coloca el signo negativo en el campo suma F4 Coloca el foco en el campo del artículo F5 Coloca el foco en el campo de Nombre F6 Datos del cliente 9 F7 Búsqueda de clientes F8 Lista de datos capturados F9 Cambia de modo acumulativo a normal o viceversa. Esto significa que si esta en modo acumulativo, incrementa en uno cada vez que se lee un código. En modo normal, el usuario tiene que indicar la cantidad a capturar Aplicar como inventario físico Recuerde que el primer campo dentro de la aplicación My Business Inventario debe ser el indicado de acuerdo al movimiento a realizar. Para el caso del inventario físico quedaría como lo muestra la ilustración si el inventario físico es el almacén 1. Una vez que se han terminado de capturar los datos en la Terminal, se debe colocar de nuevo en su base o conectarla a la PC, y dentro de la pantalla de MyBusiness Inventario en MyBusiness POS, dé un clic sobre el botón “Recuperar datos de Terminal”. 10 Cuando los datos han sido leídos, vera el siguiente mensaje: "Proceso de recuperación terminado" Dé un clic en “Aplicar información como inventario físic o”, esto le creará un inventario físico pendiente. Puede verlo dentro de la carpeta “Inventarios físicos” en MyBusiness POS. Recuerde que no puede tener inventarios físicos abiertos o pendientes antes de este paso. Importar listado desde Excel ™ Para importar un listado de códigos de Excel, dé clic en el botón “Importar Listado de Códigos de Excel” en la ventana de MyBusiness Inventario. Se despliega una ventana en la programa\MyBusinessPOS\articulos.xls cual la ruta por omisión es: C:\Archivos de Puede dar clic en el botón “Abrir Archivo” para ver el contenido del archivo. Este archivo de artículos.xls se crea cuando se instala MyBusiness POS y es una plantilla que debe respetar en encabezados. Sólo llénelo y después impórtelo; dé clic en el botón “Aceptar”. 11 Alta o modificación de un código En MyBusiness Inventario dé clic en el botón “Alta o Modificación de un Código”. Esto llamará al Modulo de Alta Rápida de artículos. Introduzca los datos solicitados en los campos de la nueva ventana. Si el artículo no tiene IVA, dé clic en la casilla en gris a la derecha de la ventana. Si se trata de una modificación, puede colocarse en el campo artículo y buscar el indicado; al presionar la tecla flecha hacia abajo se desplegará una ventana con los artículos en existencia. Cuando lo encuentre simplemente presione la tecla “Enter”. 12 Nota: Los artículos son recuperados de la Terminal mediante el botón “Recuperar de Terminal”. Los artículos que tienen un color de fondo rojo son artículos nuevos y para poder aplicar los cambios al inventario físico, la entrada, salida, compra o pedido o hacer alguna otra acción, primero es necesario darlos de alta como se explicó anteriormente. Los que tienen un color de fondo verde son artículos que ya están en el sistema. 13 Aplicar información como pedido El pedido debe tener como encabezado la clave de un cliente que exista en la base de datos Para aplicar la información recolectada como pedido, dé clic en el botón “Aplicar Información como Pedido” en la ventana de MyBusiness Inventario. Para realizar esta acción es necesario que todos los códigos estén dados de alta, es decir en color verde. Se despliega una ventana de pedidos procesados, dé clic en el botón “Aceptar” y los pedidos habrán sido generados exitosamente. Continue el proceso operativo de surtir el pedido mediante una remisión o factura en MyBusiness POS. 14 Aplicar información como compra Si desea aplicar la información recolectada por la terminal como una compra, el proceso es muy similar al anterior. En el dispositivo debe capturar en el primer campo la clave del proveedor y este debe existir en la base de datos de MyBusiness POS. Después de capturar la información, conecte el dispositivo a su base o al puerto de comunicación y dé clic en el botón “Aplicar Información como Compra” en la ventana de la aplicación MyBusiness Inventario para realizar esta acción es necesario que todos los códigos estén dados de alta, es decir en color verde. Se despliega una ventana de compras procesadas, dé clic en el botón “Aceptar”, y las compras habrán sido generadas exitosamente. Busquelas en MyBusiness POS en <Business Manager> <Operación> <Compras> <Compras pendientes> siga el proceso operativo para confirmarlas. Al confirmarlas se afectan las ex istencia en positivo y las cuentas por pagar del proveedor seleccionado. 15 Imprimir la información colectada 1. 2. De clic en el botón “Imprimir Información Colectada” y se desplegará una ventana con la vista preliminar de la información. En la nueva ventana de la vista preliminar, busque el icono “Imprimir” y dé un clic sobre él. Aplicar como entrada al inventario Para aplicar la información recolectada como una entrada al inventario, dé clic en el botón “Aplicar como entrada al inventario” en la ventana de MyBusiness Inventario. Para realizar esta acción es necesario que todos los códigos estén dados de alta, es decir en color verde. Es requisito que la entrada sea asociada a un almacén desde la terminal al iniciar la captura de productos. 16 Se despliega un mensaje con el numero de entradas que se han llevado a cabo, dé clic en el botón “Aceptar” y las entradas habrán sido generados exitosamente. A continuación se despliega una venta de confirmación del movimiento, si este es correcto, dé clic en el botón “Finalizar”, si no, puede dar clic en “Cancelar” para regresar a la ventana de MyBusiness Inventario. La entrada al inventario queda como pendiente localicela en <Business Manager> <Operación> <Entradas y salidas al inventario> <entradas pendientes> y continue el proceso operativo en MyBusiness POS. 17 Aplicar como salida al inventario Para aplicar la información recolectada como una salida al inventario, dé clic en el botón “Aplicar como salida al inventario” en la ventana de MyBusiness Inventario. Para realizar esta acción es necesario que todos los códigos estén dados de alta, es decir en color verde. Es requisito que la salida sea asociada a un almacén desde la terminal al iniciar la captura de productos. Se despliega un mensaje con el numero de la salida que se ha llevado a cabo, dé clic en el botón “Aceptar” y los pedidos habrán sido generados exitosamente. A continuación se despliega una venta de confirmación del movimiento, si éste es correcto, dé clic en el botón “Finalizar”, si no, puede dar clic en “Cancelar” para regresar a la ventana de MyBusiness Inventario. La salida al inventario queda como pendiente localicela en <Business Manager> <Operación> <entradas y salidas al inventario> <salidas pendientes> y continue el proceso operativo en MyBusiness POS. 18