Folketinget – fik forbedret performance igen med SI System Optimering Software Innovation tilbyder en række service- og softwareydelser - SI System Optimering, som har fokus på performance optimering og Industri: Stat og ministerier Løsning: ESDH performance Produkt: SI System Optimering forebyggelse af systemnedbrud. Folketinget oplevede performanceproblemer i form af lange svartider i sit elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem kaldet TingDok, som Software Innovation har leveret. Hos Folketinget blev der derfor gennemført en SI optimering- og performance assesment; en hurtig analyse af det samlede IT-system, som viste, hvor flaskehalsene opstod. 18 ud af 20 anbefalinger omhandlede faktorer uden for selve ESDH-systemet. Og 90% af uhensigtsmæssighederne krævede ikke nye investeringer, men kunne klares ved at ændre konfigurationen af eksisterende softwareinstallationer, eksempelvis på applikationsserverne hvor TingDok er installeret. Resultatet var en halvering af de gennemsnitlige svartider, ligesom de maksimale svartider er reduceret til en femtedel. Udfordringen I Folketinget var medarbejderne noget utålmodige over 5-10 sekunder lange svartider, når de skulle arbejde med dokumenter i ESDH-systemet TingDok, som er Folketingets navn for Software Innovations 360° løsning. De lange svartider var en væsentlig hæmsko for en organisation som Folketinget, der har en omfattende og kompleks dokumentstruktur og som skal servicere 1.200 personer, som har deres daglige gang i Folketinget, og som hyppigt skal hente, oprette, redigere eller videresende dokumenter. For at se, om problemet måske skyldtes ESDH-systemet fra Software Innovation, som Folketinget har anvendt siden 2004, blev der opgraderet til en nyere version, ligesom Folketinget havde opgraderet sin hardware på forskellige punkter. Det hjalp lidt på svartiderne, men ikke afgørende. Løsningen Derfor blev det besluttet at analysere den del af Folketingets it-systemer og infrastruktur, som har relation til ESDH-systemet. Der blev opsat digitale agenter en lang række steder i systemet, som målte svartider og statusinformation for hver enkelt komponent, så man kunne få et meget detaljeret billede af, hvor der opstod flaskehalse i datastrømmen. Der blev målt på såvel software som hardware. Folketinget beskæftiger sig med fire vigtige opgaver: Vedtage love, kontrollere regeringen, vedtage statens budget og deltagelse i internationalt samarbejde. Folketinget opretter 65.000 dokumenter årligt og i alt 1.200 personer har deres daglige gang i Folketinget, herunder de 179 folkevalgte folketings-medlemmer, embedsmænd, partimedlemmer og journalister. Folketingets ESDH-system har godt 100 brugere, mens de øvrige interessenter henter dokumenterne fra Folketingets hjemmeside. Der er årligt ca. 2 millioner opslag på Folketingets hjemmeside, www.ft.dk. Da der efter et kort stykke tid var indsamlet en tilstrækkelig stor mængde data til at analysere ud fra, var konklusionen, at det i 18 ud af 20 tilfælde ikke var faktorer i selve ESDHsystemet, som var skyld i de lange ventetider. Og i 90% af tilfældene kunne uhensigtsmæssighederne løses uden nyinvesteringer, men blot ved at ændre konfigurationen af eksisterende udstyr og softwareinstallationer. Eksempelvis blev infrastrukturen omkring databasen omkonfigureret og tunet, så applikationsserverne hurtigere kunne få fat i data, hvilket gav kortere svartider. Folketinget – fik forbedret performance igen med SI System Optimering Analysen er en del af Software Innovations SI System Optimering-tilbud, som udover denne type her-og-nu service også tilbyder løbende overvågning, så der kan gribes forebyggende ind, når de første indikationer på dårlig performance opstår. Software Innovation tilbyder SI System Optimering i partnerskab med Avenida, der er eksperter i optimering- performance management. For at komme eventuelle fremtidige optimerings- og performanceproblemer i forkøbet abonnerer Folketinget nu også på løbende overvågning i forhold til udvalgte nøgletal og får en gang om måneden besked, hvis der opstår uhensigtsmæssigheder. ”Det er sjældent, at softwareleverandører tilbyder optimering af performance som en ydelse, så vi hilser Software Innovations samarbejde med performanceeksperterne Avenida meget velkommen,” siger it-udviklingschef i Folketinget, Liselotte Astrup. Resultater Blot en uge efter flaskehalsanalysen var gennemført, var databaseserveren blevet optimeret, hvilket allerede på det tidspunkt gav væsentlige forbedringer. ”Efterfølgende har vi lavet en aftale med Avenida baseret på SI System Optimering, som er et koncept der er til at betale. Vi slipper for selv at overvåge og sparer derved mandetid. Samtidig er vi på forkant i stedet for, at Folketingets brugere ringer og beklager sig” siger Liselotte Astrup. Ifølge it-udviklingschef i Folketinget, Liselotte Astrup, har Folketinget i dag langt færre perioder med svartidsproblemer, og de gennemsnitlige svartider er forbedret med 50% med det samme ESDH-system. Processen Folketinget gennemførte analysen i samarbejde med en performancespecialist fra Avenida. Specialisten gik i gang med det samme: ”Han var hurtig, uomstændelig, behagelig at samarbejde med og i en sjælden grad effektiv,” siger it-udviklingschef i Folketinget, Liselotte Astrup om sit møde med performanceeksperten, der første gang fandt sted i maj måned. For at kunne monitorere systemet eksternt, skulle software installeret på Folketingets IT-system og have ekstern adgang til internettet via krypterede forbindelser, hvilket der først skulle gives lov til. I sommerferien blev monitoreringsværktøjerne installeret, en proces som i sig selv kun tager et par timer. Ret hurtigt blev det klart, hvor flaskehalsene var på databaseserveren og applikationsserverne, som betjente ESDH systemet. ”Vi har mere tilfredse brugere,” vurderer Liselotte Astrup. Software Innovation er med sine 270 ansatte en af Nordens førende softwarevirksomheder. Vi hjælper organisationer med at styre, håndtere og dele dokumenter, sager og projekter. Med 25 års erfaring og kompetence på området satser vi målrettet på at bistå kunderne med at håndtere den kraftige informationsvækst. Vi tilbyder produkter og tjenester inden for områderne informations-, dokumenthåndtering og samarbejde. Software Innovation A/S | Nærum Hovedgade 10 | 2850 Nærum | +45 45 58 88 88 | www.software-innovation.dk