WORD-‐FUNKTIONER FOR DUMMIES – PC How to ”Kommentar” Når du retter, læser, undrer dig, spekulerer og vurderer et dokument fra dit gruppemedlem, din vejleder eller noget helt andet kan det nogle gange være nyttigt at kunne kommentere på ord, sætninger eller hele afsnit, uden decideret at ændre noget. Kommentarfunktionen indsætter automatisk markeringsbokse der vises i dokumentets højre margen. Kommentarer er nyttige til som skrevet at kommentere, hvad end det er rettelser og ændringer eller bare ris eller ros. Vi vil nu gennemgå en how to guide, som beskriver brugen af funktionen:
Skærmbilledet til højre viser et worddokument, indeholdende en tekst, som vi ønsker at tilføje kommentarer til. Der er to måder at tilføje kommentarer på, den ene er ved at vælge fanen ”Gennemse” i hovedmenuen, hvor en kommentar-‐knap er at finde. Den anden mulighed er at vælge ”Indsæt” i selve menulinjen for Word. Når du har fundet noget du vil kommentere på, kan du således markere teksten, gå ind i ”Indsæt” og trykke på ”Ny kommentar”. Når du har markeret det stykke tekst du ønsker at kommentere, klikker du på ”Kommentar”. Nu dukker en markeringsboks op i dokumentets højre margen, hvor du kan skrive din kommentar til den pågældende markerede sætning. Når en person retter i et dokument, fremgår det automatisk i Word, hvem denne er og i markeringsboksen vil titlen derfor være enten navnet på personen, eller hvis den ikke genkender et navn, forskellige tildelte initialer, som her ”B1” i alle denne persons kommenteringer. Når den ene har kommenteret, gemmes kommentarerne automatisk idet personen gemmer selve dokumentet. Nu er det derfor muligt for en anden at gå ind og kommentere yderligere. Word opfatter, som beskrevet, at det er en ny person og markeringsboksene bliver derfor en ny farve, samt af titlen fremgår igen en anden forfatter. How to ”Registrer ændringer” Som standard vises markeringsboksene ved “Registrer ændringer”-‐funktionen når man sletter, kommenterer, formateringsændringer og indhold, der er flyttet, i Microsoft Office Word. Her er en hands-‐on/konkret/how to guide, som beskriver brugen af funktionen: Du finder ”Registrer ændringer”-‐funktionen under fanen ”Gennemse” i hovedmenuen. Her kan du vælge om den skal være slået til eller fra. På billedet til højre, fremgår det, at funktionen er slået fra. Bill 1 Åben dokumentet, find gennemse. Her ses skærmbilledet, når ”Registrer ændringer” er slået til. Word vil nu registrere nærmest alt hvad du foretager dig af rettelser i dokumentet, og automatisk lave en markeringsboks der forklarer historikken af dine ændringer. Eksempel: Vi har til på skærmbilledet til højre markeret et stykke tekst, som vi ønsker at ændre. I dette tilfælde ønsker vi at lave hele sætningen om. Ved ”Registrer ændringer”-‐funktionen gælder samme præmisser for markeringsboksene som ved kommentarboksen. Markeringsboksen er altså også her med en forfatter, hvilket ses i titlen af markeringsboksen til højre. I dette tilfælde har personen ændret hele sætningen og markeringsboksen forklarer beskriver det derfor som ”Slettet”. Altså fremgår det originale tekststykke som personen nu har ændret og dermed slettet i markeringsboksen. Udover det lille kryds i hjørnet, kan man også tage stilling til om man ønsker at acceptere eller afvise ændringen når man højreklikker på den. Det kan være anvendeligt at højreklikke på ændringerne i de tilfælde hvor der er rigtig mange ændringer i samme linje, hvor det ellers kan være svært at finde rundt i hvilke markeringsbokse der passer til de gældende ændringer. Ved at vælge enten at acceptere ændringerne, forsvinder rettelsen og teksten bliver sort som den resterende tekst i dokumentet. Altså er rettelsen nu blevet en del af den resterende tekst og kan ikke længere ses som historik i markeringsboksene til højre. Idet man i stedet afviser ændringen, afviser man den rettelse der har fundet sted og der sker derfor ingen ændring, men sætningen er igen tilbage til de oprindelige.