juNi 2014 - Biblioteksmedier as
Bl.a: Nyt fra Biblioteksmedier - juni 2014 Behold+ på tidsskrifter lige om hjørnet Introduktion til bogsæsonen 2014 i nye klæder Automatiske statusmeddelelser fjerner rykkerbesvær 02 LEDER Biblioteksmedier har i en del år arbejdet målrettet på at blive mere end ’bare’ en materialeleverandør. Det at levere materialer til bibliotekerne er stadig vores kerneydelse, men vi har investeret meget i at udvikle services, der kan lette bibliotekspersonalets arbejdsgange fra materialevalg til betaling af fakturaen. Flere af disse tiltag er efterhånden blevet til noget, der ligner nationale standarder, og vi er stolte over, at vi har været medvirkende til at bidrage til et mere effektivt biblioteksvæsen, som har et fantastisk højt niveau. Det mest klare eksempel på en service, der har ført til en markant nemmere hverdag på bibliotekerne er Behold+. Stort set samtlige biblioteker modtager i dag deres materialer automatisk, og vi er rigtig glade for, at vi i løbet af efteråret kan sætte flueben ud for endnu en materialetype med Behold+, når vi lancerer servicen på tidsskrifter. En anden service, vi netop har lanceret, er muligheden for at få sendt automatiske statusmeddelelser direkte ind i DDELibra. Dermed bliver arbejdet med at rykke for forsinkede og udsolgte materialer meget lettere. Jeg vil også gerne slå et slag for vores materialevalgsservice, Valg+. Vi vil gøre det nemt Vi har nu i et par år stået for materialevalget på en stribe biblioteker, og erfaringen har vist 2 ting: Materialevalget kan langt overvejende sættes på formel, uden at det går ud over kvaliteten, og så frigør det en del administrativ tid, som kan bruges på borger-rettede aktiviteter. Du kan her i bladet læse om, hvad det konkret har betydet på Norddjurs Biblioteker. Alle disse tiltag kunne ikke blive til realitet uden input og sparring med Redaktion: Steen Lund, [email protected] Jeppe Nyrup, [email protected] Layout: Hanne Støvring, [email protected] bibliotekerne. Vi vil fra Biblioteksmediers side derfor gerne takke for de mange værdifulde input, vi får gennem henvendelser i kundeservice, og i særdeleshed via vores kundetilfredshedsundersøgelser. Vi håber, I vil blive ved med at komme med ærlige og konstruktive indspark, som kan hjælpe os til nye idéer og til at blive endnu bedre. Med venlig hilsen Hans Ole Poulsen Adm. direktør Energivej 9 · 2750 Ballerup Tel 44 86 78 88 www.biblioteksmedier.dk Indhold: Automatiske statusmeddelelser................................................... 03-04 Valg+ har givet mere tid til borgerne................................................... 05 Behold+ udvides til tidsskrifter og årbøger.................................... 06-07 Biblioteksmedier præsenterer årets bogsæson............................. 08-09 Jeres mening er uundværlig........................................................ 10-11 Slut med rykkerbesvær Af Jeppe Nyrup – [email protected] Biblioteksmedier har i samarbejde med Axiell udviklet en ny service, der sparer det manuelle arbejde med at opdatere bibliotekssystemet med forsinkede og udsolgte materialer. Det er nu muligt at få sendt statusmeddelelser direkte ind i bibliotekssystemet, som bliver opdateret med den nye forventede leveringsdato eller annulleret, hvis materialet er udsolgt. Muligheden er blevet til efter et samarbejde mellem Biblioteksmedier og Axiell om at udvikle en ny service, der har til formål at mindske administrationsarbejdet ved opfølgningen på bestillinger. Og servicen kommer til at lette en del. Blandt andet på Frederiksberg Bibliotek, der har været med til at teste servicen de seneste uger. 04 ”Vi har hidtil løbende tjekket ikke leverede materialer, udskre- ”Selvom vi ikke længere skal løse den administrative opgave vet rykkere og sendt dem på print til materialeleverandørerne omkring opfølgning og registrering, så har vi stadig en og opdateret det i DDElibra. Den manuelle opgave er med informationsopgave i forhold til bibliotekarerne, der skal have den nye funktionalitet ikke længere nødvendig at udføre,” besked om ændringerne,” siger Lene Meldhede. siger Lene Meldhede, der er koordinator i materialehåndteringen på Frederiksberg Bibliotek. Derfor vil biblioteket stadig modtage en mail med den ændrede status, men hvis man vælger at få servicen vil denne Årsag til ændring følger med kun være ren information – opdateringerne i systemet sker Hver gang der sker ændringer i leveringsdato eller kommer som nævnt automatisk. udsolgt-meldinger for et materiale hos Biblioteksmedier, vil der med den nye ordrestatusservice blive sendt en med- Sådan kommer du i gang delelse til DDELibra med ændringen og ikke mindst årsagen. Det er nødvendigt at kontakte ”Det vil fremgå af posten i bestillingssystemet, hvad grunden så begge virksomheder kan få til forsinkelsen eller annulleringen er, så bibliotekspersonalet det igangsat rigtigt i system- har noget konkret at forholde sig til og formidle videre, hvis erne. Servicen er gratis for en låner spørger efter materialet,” forklarer Steen Lund, der er Biblioteksmediers kunder. både Biblioteksmedier og Axiell, markedschef hos Biblioteksmedier. Det ser Frederiksberg Bibliotek som en stor fordel. Statusbegrundelser: Forsinkelse: A Varen ligger i restordre hos leverandøren B Varen er endnu ikke udkommet CLeverandøren har hold-back på titlen Udsolgtmeldinger: A Varen er udsolgt B Varen er udsolgt i den bestilte udgave, men fås i alternativ udgave C Varen er en bogklubudgave kun for medlemmer D Varen ikke er fremstillet med henblik på videresalg E Varen ikke kan leveres via Biblioteksmedier henvendelse direkte til leverandøren F Varen nu kun findes i PDF udgave, som kan bestilles i trykt udgave på andet varenummer G Varen er en særudgave H Varen er en særudgave, ordinærudgaven fås på andet varenummer I Varen ikke kan skaffes med udlånsret J Varen kan ikke leveres, da vi ikke kan få kontakt til leverandøren. www.biblioteksmedier.dk Kvalitetstid med Valg+ Norddjurs kommune har i to år fået foretaget materialevalget af Biblioteksmedier, og ”Der er jo så mange andre kanaler, hvor folk kan og hellere vil tilgå materialerne, end biblioteket, så i stedet for at bruge vores tid på administration og indkøb, giver det mere mening, Valg+ har givet masser af kvalitetstid med at vi hjælper borgerne i den retning, de ønsker at gå. Og vi er borgerne på kommunens biblioteker. glade for den tid, vi har fået foræret, ved at materialevalget er Af Jeppe Nyrup – [email protected] blevet outsourcet,” mener han. Da målet har været at skære ned på de administrative opgaver, har Lars Jørn Larsen heller ikke et præcis billede af, I 2012 valgte Norddjurs kommune som en af de første i hvor meget tid, der faktuelt er blevet frigjort. landet at outsource al materialevalg til Biblioteksmedier. Ikke for at spare penge, men fordi man ønskede at bruge tiden ”Vi har jo ikke brugt tiden på at lave beregninger på, hvor anderledes i en tid, hvor bibliotekets rolle er under forandring. meget ekstra tid det har givet os. Men det har betydet, at vi har været i stand til at opprioritere vores arrangementsvirk- ”Vi havde en forventning om, at udlånstallene ville falde, og somhed ganske betydeligt, og it-undervisningen har vi også man behøver ikke kigge ret meget på udlånsstatistikkerne fået mulighed for at skrue voldsomt i vejret. Det er hele pa- for at finde ud af, at det også er gået den vej. Så vi forsøger letten af biblioteksarrangementer, vi har kunnet opruste på. Så at udfylde den ramme, der er udstukket for os, på en anden vi kaster nu væsentlig flere kræfter i alt fra litterære foredrag måde. Vi er stille og roligt på vej væk fra at være en udlåns- til hobbyaktiviteter for både børn og voksne,” siger han. central hen mod en form for kultur- og oplysningshus,” siger Lars Jørn Larsen, der er afdelingsleder på Auning, Ørsted og Norddjurs udlånsstatistik Ørum Bibliotek. Mange flere arrangementer I stedet for at bruge personaleressourcerne på administrative opgaver ønskede Norddjurs Biblioteker derfor at frigøre så meget tid som muligt til borgerrettede opgaver – herunder i særdeleshed formidling. 2009 2010 2011 2012 2013 Udlån i alt 314.934 327.690 337.843 308.353 282.965 Kilde: Danmarks Statistik og Norddjurs Biblioteker 06 Behold+ på tidsskrifter og årbøger www.biblioteksmedier.dk Tidsskrifter og årbøger bliver de næste materialetyper med Behold+. Løsningen bliver i første omgang udviklet i samarbejde med Axiell, og der arbejdes intenst på at færdiggøre setuppet. nement. Derfor er Axiell i gang med at opdatere DDELibra, så tidsskrifter også fungerer med automodtagelse, og vi har desuden lavet nogle ændringer i vores system,” forklarer Torben Harder. ”Dernæst var vores produktion slet ikke gearet til at klargøre tidsskrifter. De plejer jo at blive sendt direkte til det enkelte bibliotek fra forlagene, så vi får opbygget en ny produktions- Af Jeppe Nyrup – [email protected] linje, som kan tage sig af de mange tusinde tidsskrifter, der kommer ind hver uge, når vi er helt oppe at køre,” siger han. De seneste 4 år har Behold+ med sin nemme og smidige indgåelse af materialer lettet modtagelsen af materialer på De første succesfulde tests næsten samtlige danske biblioteker. Enkelte materialetyper De første interne tests er nu kørt igennem med succes, allige- har dog ladet vente på sig på grund af tekniske og logistiske vel er Torben Harder forsigtig med at åbne op for sluserne. udfordringer, men snart er paletten komplet. ”Selvom vi har kørt eksemplarer igennem systemet uden Efter Biblioteksmedier sidste år overtog Bierman og Bierman problemer, skal vi være sikre på, at både kundeservice og er tidsskrifter for alvor blevet en del af produktsortimentet, produktion kan håndtere skaleringen. Der skal indarbej- og siden overtagelsen er der blevet arbejdet målrettet på at des helt nye arbejdsgange, for at vi kan levere den bedste kunne tilbyde Behold+ på tidsskrifter. service. Der kommer altid nogle udfordringer, der skal tages hånd om, så vi skruer stille og roligt op for antallet af ma- Det bliver en betydelig lettelse for modtagelsen på bibliotek- gasiner og biblioteker,” fortæller han. erne, når tidsskrifterne kommer med Behold+etiketter på, fordi det manuelle arbejde med at registrere og klargøre Rent håndteringsmæssigt vil bibliotekernes tidsskriftsabon- materialerne derved stort set bliver elimineret. nementer stadig blive administreret via Bierman og Biermans onlinesystem, hvor det er muligt at søge efter andre udgivel- Udviklingsarbejdet er nu inde i sin sidste fase, hvor der ser, opsige abonnementerne, sende reklamationer med bliver lavet aftaler med de forskellige forlag og udgivere. Det mere. Leveringen med Behold+ vil ske fra Biblioteksmedier i er nemlig nødvendigt, at det normale leveringsflow bliver Ballerup frem for fra de forskellige forlag. På den måde kan ændret. tidsskrifter registreres i bibliotekssystemet på samme måde som alle andre materialer med Behold+. ”Normalt bliver tidsskrifterne sendt, så bibliotekerne har dem på udgivelsesdagen, som alle andre typer abonnementer. Kontakt markedschef hos Biblioteksmedier, Steen Lund, på Men når vi skal klargøre tidsskrifterne med Behold+etiketter, tlf. 51 27 25 49 for at høre mere om Behold+ på tidsskrifter. er det jo nødvendigt, at vi kan få dem tidligere end normalt, for at vi stadig kan yde den gode service. Derfor er vi i fuld gang med at lave aftaler med udgiverne, så vi får dem før tid,” siger Torben Harder, der er projektleder hos Bilioteksmedier. Tidsskrifter o årbøger g Flere tekniske udfordringer Leveringsdatoen er den sidste af en række problematikker, som hidtil har gjort det vanskeligt at implementere Behold+ på tidsskrifter. Få frie hænd er med Beho Nu også Beh old+ på tidsskr ifter og årbøge r ”Først og fremmest kunne det ikke lade sig gøre rent teknisk – hverken i bibliotekssystemet eller i vores setup. Behold+ er afhængig af et bestillingsnummer på den enkelte udgivelse, men det bliver ikke på samme måde genereret på et abon- ld+ Der bruges meget tid i bibliotekerne skriptioner. For på at håndte re modtagelse hvert materiale af tidsskrifter skal accessionspo ger skal kontro og sublleres og tidssk sten søges frem, riftets materi nummeroply Bestillingern alenummer/ch snine sendes til Bibliot ip skal registr ling. Bestillingen eksmedier i eres. form af en EDitX indeholder A-num Library Orderom år, vol. og re, tilhørende bestilnr. Der danne profiloplysni s 3 nye Collec nger samt oplysn 70 og 80. tion Codes til ing år, vol. og numm Biblioteksme er f.eks. 60, dier kontrollerer ved modtagelse re svarer til det fra forlagene forventede og om de modta rykker om nødve I forbindelse gne numndigt for mangl med levering af tidsskriftern ende numre. notice, der indeho e fremsender lder det endeli Biblioteksme ge materialenum og nummer, dier en ship som opdateres mer, samt oplysn i bibliotekssys inger om år, Ved at access temet. vol. ionen har status for automodtage lesamlingen på forrige tidssk lse, vil system rift/subskripti et opdatere materi til næste forven on og samtid atede tidsskrift/sub ig foretage en skription og fremskrivning automatisk danne en ny bestill ing. materialer med merværdi 08 Årets bogsæson rykker ind på bibliotekerne Biblioteksmedier har overtaget depechen med at arran- at give bibliotekarerne en faglig saltvandsindsprøjtning,” gere Introduktion af årets bogsæson fra Bibliotekar- forklarer Steen Lund. forbundet. Det er ambitionen at udvikle konceptet til at blive endnu bedre i de kommende år. Første træk er at ”Centralbibliotekerne har de fysiske rammer til at huse rykke arrangementerne hjem på bibliotekerne, hvilket sådan et arrangement, og så er det alt andet lige mere skærer en ordentlig luns af deltagerprisen. relevant at holde det på bibliotekerne som jo er en institution for formidling af litteratur,” siger han. Af Jeppe Nyrup – [email protected] Samarbejde med Centralbibliotekerne Afholdelse af seminarerne sker i samarbejde med cen- Introduktion til bogsæsonen er efterhånden blevet tralbibliotekerne i Odense, Vejle, Herning, Roskilde og en institution i det litterære Danmark, hvor fagfolk fra Gentofte, som også kommer til at huse arrangementerne biblioteker kan få en bred orientering om årets vigtige i år. Sidstnævnte byder Biblioteksmediers initiativ med at bogudgivelser. 2014-udgaven bliver ingen undtagelse, overtage arrangementerne velkommen. men til forskel fra tidligere år er det denne gang Biblioteksmedier og 5 centralbiblioteker - og ikke Bib- ”Der er rift om pladserne, når de bliver udbudt, for det lioterkarforbundet - der står bag arrangementerne. giver et rigtig godt overblik over sæsonen og giver bibliotekarerne nogle unikke faglige input, de virkelig kan ”Vi blev spurgt af Bibliotekarforbundet, om vi kunne bruge i deres daglige formidling,” forklarer Thomas tænke os at overtage arrangementerne, og beslutningen Angermann, der er vicebibliotekschef på Gentofte om at takke ja var egentlig ikke svær. Indholdet spiller Bibliotekerne. Han ser positivt på mulighederne for at meget godt sammen med vores forretning som landets forbedre arrangementerne i fremtiden. førende materialeleverandør og vores service omkring materialevalg, hvor vi kan hjælpe bibliotekerne med ”Det kunne være interessant at udvikle konceptet yderlig- værdifulde input om de materialer, der er tilgængelige,” ere. Vi har en strategi om at bygge vores kompetenceud- siger Steen Lund, der er markedschef i Biblioteksmedier. vikling på partnerskaber med andre, så i det lys kunne dette være en unik mulighed for at skabe noget virkelig Prisen er sat ned godt. Vi kan byde ind med en stor viden om hverdagen Introduktion til årets bogsæson har i årevis været et på bibliotekerne, så i samspil med Biblioteksmediers populært arrangement, men de seneste sæsoner har netværk i forlagsverdenen er der virkelig potentiale for deltagerantallet været faldende. Et væsentlig parameter at gøre arrangementerne endnu bedre, end de har været har været deltagerprisen. hidtil,” siger han. ”Økonomisk prioritering er blevet en væsentligere opgave i hverdagen på landets biblioteker, så det er klart, Introduktion til bogsæsonen 2014 afholdes i: at nogle har været nødsaget til at vælge det fra. Vi har Odense 11/11-2014 derfor haft fokus på at reducere prisen uden at gå på Vejle 12/11-2014 kompromis med det faglige udbytte. Det sker blandt Herning 13/11-2014 andet ved at afholde arrangementerne på landets cen- Gentofte 18/11-2014 tralbiblioteker frem for på et hotel. På den måde håber Roskilde 19/11-2014 vi, at det bliver nemmere at finde midlerne i budgettet til www.biblioteksmedier.dk Programmet til ser således u alle arrangementerne d: 09.00 Indtjekn ing og morgenkaf fe 09.30 Billedb øger, børnebøg er, ungdomsb øger og tegnes - ved Steffen erier Larsen, anmel der ved Politike 10.30 Pause n 10.45 Dansk og nordisk sk ønlitteratur - ved Liselotte Wiemer, anmel der ved Kriste 11.45 Frokos ligt Dagblad t 12.30 Overs at skønlitteratur - ved Carsten Berthelsen, foredragsholde r, forlagskonsul en t og forfatter 13.30 Pause 13.45 Krimie r og klassikere - ved Bo Tao Michäelis, anm elder ved Politi 14.45 Pause ken 15.00 Biografi er, debat og ku ltur - ved Lone Küh lmann, journalis t og forfatter 16.00 Tak fo r i dag 10 Når små ting betyder meget Biblioteksmedier har indført en ny metode for at måle kundetilfredsheden. Det har åbenbaret en masse små konkrete problematikker på bibliotekerne, som der nu bliver taget hånd om. www.biblioteksmedier.dk Af Jeppe Nyrup – [email protected]. Foto: Lasse Nyrup Biblioteksmedier begyndte sidste år at måle kundetilfredsheden på en ny måde, som gør det nemmere løbende at få konkrete tilbagemeldinger fra bibliotekerne. Erfaringerne viser – måske ikke overaskende - at djævelen virkelig ligger i detaljen. Således er der dukket en del problemstillinger op, som kan give bibliotekerne forbedringer i daglige arbejde, når de bliver løst. Det har vist sig, at flere biblioteker har haft øje på nogle ting, der var uhensigtsmæssige for dem, men som både de selv og Biblioteksmedier opfattede som en individuel problemstilling, der ikke var aktuel for andre kunder. Men det har det i flere tilfælde været. slet ikke alt,” siger Steen Lund, som er markedschef i Biblioteksmedier. Et eksempel dukkede op i Middelfart, der flere gange havde oplevet problemer med bøger med bilagsmateriale, hvor ”Med den nye målemetode får vi en status hver måned fra en bilagene i form af hæfter, kort eller cd-skiver faldt ud og blev del af vores kunder. Til gengæld får vi rigtig mange konkrete væk. problematikker, vi kan arbejde videre med, og det har rykket vores serviceopfølgning meget,” siger han. ”Hvis bogen vendte på hovedet var der risiko for, at det faldt ud. Det er jo en lille ting, som godt kan fylde meget for flere Individuel løsning til blu-ray kunder. Vi oplever det bare ikke, fordi den slags problemstil- Hvert bibliotek har udviklet sine egne arbejdsgange og måder linger først viser sig ude i det virkelige liv – ikke hos os, hvor at opstille materialerne på. Det betyder også, at nogle ud- bogen bare bliver klargjort og lagt ned i en kasse,” forklarer fordringer er individuelle, men dem bliver der også taget hånd Henrik Dupont, der er produktionsleder ved Biblioteksmedier. om, efter den nye målemetode blev indført. ”Løsningen var til gengæld ret enkel. Vi har simpelthen vendt På Varde Bibliotek skelner de ikke i opstillingen mellem dvd lommen til bilagsmaterialet 90 grader, så toppen, hvor ma- og blu-ray formatet på film. Det har voldt problemer, når en terialet bliver puttet ned, nu ikke længere vender opad, men serie er katalogiseret som enkelte udgivelser, og en boks med ind mod ryggen på bogen. Dermed er bilagsmaterialet ’låst’, 4 blu-ray-skiver derfor bliver klargjort i 4 nye bokse frem for når bogen er lukket og kan ikke falde ud. Hvis bilaget er for originalæsken. De er sorte og ikke blå, som normale blu-ray- højt til at ’ligge ned’ bliver der sat en ekstra trekantslomme i æsker, og det kan lånerne ikke finde ud af at skelne mellem. toppen af bogen, så det sikrer bilaget mod at falde ud. Den Dermed kommer nogle lånere hjem med en blu-ray i den tro, henvendelse har betydet, at vi ændrer procedurer for alle at det er en dvd, og skiven virker derfor ikke i afspilleren. biblioteker,” siger Henrik Dupont. ”Det er et godt eksempel på noget, der har betydning for Hyppigere tilfredshedsmålinger ganske få lånere, men de får en dårlig oplevelse – og vi var Tidligere målte Biblioteksmedier på kundetilfredsheden to sandsynligvis ikke blevet klar over den problematik, hvis vi gange årligt. Det gav en masse data, men metoden gjorde, at ikke havde fået tilbagemeldingen fra Varde, som vi prompte der ikke i samme grad kom konkrete problemstillinger frem i agerede på. Vi håber derfor at få endnu flere tilbagemeldinger lyset. om stort og småt, for det er den eneste måde, vi kan forbedre servicen på,” siger Steen Lund. ”Vi kunne bare se, at kunderne overordnet set var tilfredse på en lang række områder. Enkelte steder – for eksempel på For at løse problematikken med forveksling af dvd og blu-ray klargøringskvaliteten - scorede vi lidt lavere, og her var der på Varde Bibliotek har Biblioteksmedier nu tilbudt at montere så plads til forbedring. Vi kunne bare ikke se præcis, hvad blu-ray etiketter på boksene, så det er nemmere at identifi- vi skulle gøre, så vi agerede i praksis lidt i blinde og fangede cere formatet. Valgfrihed Frigør tid med Valg+ 90-95% af materialevalget kan forudsiges ved hjælp af en detaljeret indkøbsprofil for det enkelte bibliotek. Ved at outsource materialevalget kan I bibliotekerne i større grad fokusere på formidling. Kontakt markedschef Steen Lund på tlf: 5127 2549 eller [email protected] Valg+ Formål med Valg+ Fordele for biblioteket Materialetyper og sortiment Biblioteket opnår: Der vil være materialevalgskonsulenter inden for følgende materialetyper: At tilbyde danske folke- og skolebiblioteker en mulighed for at overlade materialevalget til en ekstern samarbejdspartner At udnytte stordriftsfordele og sikre et kvalitativt materialevalg i bibliotekerne Et højt fagligt niveau i materialevalget En mulighed for at effektivisere materialevalgsprocessen En endnu hurtigere modtagelse af materialer - fra katalogisering til færdigt udlånsklart materiale Danske bøger, opdelt efter skøn- og faglitteratur til voksne og børn Musik Film Multimedier Lydbøger DBC’s mediefortegnelse vil være udgangspunkt for materialevalget materialer med merværdi valg+.indd 1 05-03-2012 09:48:52
© Copyright 2024