Kvalitetshåndbogen
Kvalitetshåndbogen Indholdsfortegnelse Introduktion Kvalitetshåndbogens indhold Egne bilag Glarmesterlauget I Danmark Gothersgade 160 1123 København ℡ 33 13 65 10 33 13 65 60 Egne bilag Glarmesterlauget i Danmark Sådan skriver du “firmabiblen” Vejledning i udarbejdelse af kvalitetsstyringssystemer for medlemmer af Glarmesterlauget i Danmark Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 1 Glarmesterlauget i Danmark Indholdsfortegnelse - 2 Introduktion - 4 Sådan bruges denne vejledning - 4 Blå Hvad er en kvalitetshåndbog - 5 Blå Kvalitetshåndbogens indhold - 6 Hvem er vi og hvad er vort mål med virksomheden 1. Indledning / virksomhedens historie - 6 Blå a) Kort beskrivelse af virksomhedens baggrund. b) Virksomhedens specialer og sikringen af kundernes tryghed. 2. Firmaets kvalitetspolitik og kvalitetsmålsætning - 7 Blå a) Hvordan virksomheden ønsker at blive opfattet af omverdenen. b) Hvor godt firmaet vil være, fx hvordan sikres ensartede arbejdsmetoder. 3. Organisation og ansvarsfordeling - 8 Blå a) Kort beskrivelse af organisationen, eventuelt ved hjælp af en figur. b) Hvem er hovedansvarlig for virksomhedens kvalitet og hvem er stedfortræder. Hvad gør vi for kunderne og hvorfor kan de regne med kvalitetsarbejde 4. Hvordan vi behandler vore kunder og vore opgaver - 9 Orange a) Regler for den sædvanlige forberedelse og udførelse af opgaver. b) Regler for valg af materialer, leverandører og underentreprenører. c) Særlige emner der skal huskes for bestemte opgave- eller kundetyper. d) Forberedelse og udførelse af større opgaver med sagsbestemt kvalitetsplan. e) Hvordan sikrer vi, at værktøj og vognpark holdes i orden. - 13 Gul f) Regler for forberedelse og klargøring af biler før udkørsel. g) Hvordan vi skal fremtræde hos kunderne, derunder påklædning og mødetid. h) Hvad gør vi for at holde byggepladsplads og værksted ryddelige og rene. i) Hvordan fremsætter medarbejderne deres ideer og forslag til forbedringer. Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 2 Glarmesterlauget i Danmark 5. Hvordan behandler vi reklamations- og garantisager - 18 Grøn a) Regler for registrering, skriftlige klager eller udfyldelse af et særligt skema. b) Regler for behandling af reklamationen; hvem gør hvad hvor hurtigt. c) Regler for afslutning af reklamationssagen og meddelelse til kunden herom. 6. Hvordan sikrer vi korrekt prisberegning og fakturering m.v. - 20 Grøn a) Regler for prisberegning og fakturering. b) Regler for kunde- og leverandørbogføring, udsendelse af rykkere og lignende. 7. Hvordan er sikkerheds-, miljø- og personalepolitikken - 21 Grøn a) Regler for virksomhedens sikkerhed, tillidsfolk og sikkerhedsrepræsentant(er). b) Ansættelse, instruktion, rundvisning og igangsætning af nye medarbejdere. c) Regler for instruktion i brugen af virksomhedens kvalitetsstyringssystem. d) Regler for lærlingeuddannelse og supplerende uddannelse / efteruddannelse. e) Regler for medarbejdermøder, medarbejdersamtaler, gensidig ros, ris og forslag. Hvad gør vi for at følge med udviklingen og for at blive bedre 8. Hvordan opsamles erfaringer, hvordan forebygges fejl og mangler - 24 Grå a) Regler for registrering og undersøgelse af fejl og fejlkilder. b) Regler for udarbejdelse af erfarings- og fejlopsamlingsliste. c) Vurdering af fejl, der er opstået i forbindelse med nye materialer eller metoder. d) Forebyggelse af fejl og mangler, derunder instruktion af medarbejderne. 9. Hvordan vi vedligeholder kvalitetsstyringssystemet - 27 Grå a) Regler for den løbende kontrol og opdatering af kvalitetsstyringssystemet. b) Regler for informationsmøder og for instruktion af medarbejderne. c) Regler for registrering af tidsforbrug og andre kvalitetsomkostninger. Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 3 Glarmesterlauget i Danmark Blå - Glarmesteren Introduktion Sådan bruges denne vejledning Denne vejledning er en del af et samlet materiale om kvalitetsstyring i glarmesterfaget. Det er udarbejdet af en arbejdsgruppe, som i 1995 blev nedsat af Glarmesterlauget i Danmark. Formålet har været at fremstille et arbejdsgrundlag, som kan hjælpe enhver medlemsvirksomhed - uanset om den er stor eller lille - til hensigtsmæssig, enkel og praktisk kvalitetsstyring. Kvalitetsstyring, der bliver respekteret og som kan betale sig. Kvalitetsstyringen i glarmestervirksomheden Vejledning i udarbejdelse af kvalitetssystemer Tilbudsmateriale Kvalitetshåndbogen (“Firmabiblen”) Standard kvalitetsplan Prækvalifikation Sagsbestemt kvalitetsplan Vejledning og skemaer Kontrolplan og kontroldokumentation Udfyldte eksempler Figuren viser sammenhængen imellem virksomhedens generelle kvalitetsstyringssystem (øverst) med kvalitetshåndbogen som det centrale dokument - og den byggesagsbestemte kvalitetsstyring, hvor kvalitetsplanen med kontrolplanen er de væsentlige dokumenter. Denne vejledning er en hjælp til fremstilling af værktøjet til virksomhedens generelle kvalitetsstyring, kvalitetshåndbogen. De øvrige vejledninger for udarbejdelse af kvalitetsplan og kontrolplan er udsendt ag Glarmesterlauget i Danmark. For særligt interesserede har laugskontoret tillige en mere omfattende vejledning med tekstforslag til fremstilling af et kvalitetsstyringssystem, der opfylder kravene i ISO 9000-standarderne. Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 4 Glarmesterlauget i Danmark Blå - Glarmesteren Hvad er en kvalitetshåndbog Denne vejledning bruger du som nævnt, når du vil fremstille virksomhedens kvalitetshåndbog. En kvalitetshåndbog indeholder den samling arbejdsregler (de kaldes også procedurer eller instruktioner), som er nødvendige for at sikre en ensartet og høj kvalitet af firmaets produkter og ydelser. Vejledningen indeholder overskrifter og opstillinger, der omfatter alle de forhold, som en glarmestervirksomhed med fordel kan beskrive som hjælp til firmaets medarbejdere i det daglige arbejde og som en orientering til kunderne om betryggende styring af alle arbejdsprocesserne. Afsnitsinddelingen og overskrifterne kan bibeholdes som de er, eller de kan ændres efter forholdene i din virksomhed. For hvert afsnit er i skråskrift (kursiv) anført, hvad det er hensigtsmæssig at beskrive i det pågældende afsnit. Afsnit, der ikke er relevante for din virksomhed, udelades. Ved udarbejdelse af kvalitetshåndbogen kan du gå frem i rækkefølge efter denne opstilling - eller du kan starte med at beskrive de forhold, der er af størst betydning for netop din virksomhed og supplere med andre områder efterhånden som tiden og energien rækker. Hvis du har et tekstbehandlingssystem af typen WordPerfect 5.1 eller 6.0 eller Word for Windows 6.0 kan du eventuelt bruge en tom skabelon med alle de viste overskrifter (den kan fås på diskette fra Laugskontoret). Skabelonerne til WordPerfect hedder SKABELON.WP5 hhv. SKABELON.WP6, til Word for Windows hedder den SKABELON.DOC. For at lette overblikket i den færdige kvalitetshåndbog, kan du anvende farvede faneblade for de enkelte afsnit. Derved kan enhver medarbejder straks finde frem til de sider, der har betydning for netop denne medarbejders funktion i firmaet. Farverne kan fx have følgende betydning: • Blå Glarmesteren / indehaveren • Orange Formænd og evt. arbejdsledere • Gul Glarmestersvende og lærlinge • Grøn Administration m.v. • Grå Alle i virksomheden For at gøre denne markering endnu tydeligere, er siderne i denne vejledning både mærket med farvekoden øverst til højre på siden og trykt på svagt farvet papir i henhold til forslaget. Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 5 Glarmesterlauget i Danmark Blå - Glarmesteren Kvalitetshåndbogens - “firmabiblens” - indhold: Hvem er vi og hvad er vort mål med virksomheden Afsnit A indeholder en præsentation af virksomheden over for omverdenen, fortrinsvis kunderne. I kapitel 1 i dette afsnit beskriver du først lidt om firmaet. Derefter i kapitel 2 lidt om firmaets mål og arbejdsform. Endelig i kapitel 3 viser du, hvordan I har organiseret ansvarsfordelingen. Det er mest overskueligt, hvis du bruger en side til hvert kapitel i kvalitetshåndbogen. 1. Indledning / virksomhedens historie a) Her kan du give en kort beskrivelse af virksomhedens baggrund. b) Hvis der er andet, du ønsker at lægge særlig vægt på i forholdet til dine kunder, kan du kort fortælle om det i dette kapitel. For eksempel kan du omtale firmaets specialer. Derunder måske også, at virksomheden satser på kvalitetsstyring for at give kunderne tryghed i alle forhold. Dine egne notater: Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 6 Glarmesterlauget i Danmark Blå - Glarmesteren 2. Kvalitetspolitik og kvalitetsmålsætning a) Hvordan ønsker virksomheden at blive opfattet af omverdenen. Eksempel: Tilfredse kunder er en forudsætning for en sund forretning. Virksomheden vil være kendt for en ensartet, høj kvalitet til konkurrencedygtig pris i alle leverancer, store såvel som små. Kunderne skal kunne stole både på arbejds- og produktkvaliteten og på pålidelighed i overholdelse af de aftaler, virksomheden indgår. Egne notater: b) Hvor god firmaet vil være, fx hvordan sikres ensartede arbejdsmetoder. Eksempel: Virksomheden vil opfylde de indgåede aftaler og overholde ensartede arbejdsregler og -metoder som angivet i denne kvalitetshåndbog. Derved opnås pålidelige og sikre resultater, således at vore kunder kan planlægge efter aftalerne og regne med faste leveringsterminer. Egne notater: Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 7 Glarmesterlauget i Danmark Blå - Glarmesteren 3. Organisation og ansvarsfordeling a) Virksomhedens organisation beskrives kort, evt. ved hjælp af en figur. Eksempel: Virksomheden ledes af glarmester (navn). For enhver opgave udpeges en sagsansvarlig formand, som alle forhold vedrørende arbejdets udførelse kan drøftes med. I formandens fravær kan henvendelse rettes til glarmesteren. For større opgaver vil ansvarsfordelingen med navne og telefonnumre fremgå af en sagsbestemt kvalitetsplan, der udarbejdes for entreprisen. Af denne kvalitetsplan vil det fremgå, hvem der sørger for kontrol af det udførte arbejde og for dokumentation af den rette kvalitet. Egne notater, eventuelt et organisationsdiagram: b) Hvem er hovedansvarlig for kvalitetsstyringen og hvem er stedfortræder. Eksempel: Glarmesteren er ansvarlig for virksomhedens kvalitetsstyring. Han sikrer den løbende overholdelse af kvalitetsreglerne og vedligeholdelse af kvalitetsstyringen. (Navn) er stedfortræder, hvis glarmesteren er fraværende i mere end en uge. Resultatet af virksomhedens kontroller og kvalitetsstyring vil med jævne mellemrum blive gennemgået af glarmesteren for at fastslå, om kvalitetsstyringssystemet kan forbedres. Egne notater: Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 8 Glarmesterlauget i Danmark Orange - Formand Hvad gør vi for kunderne og hvorfor kan de regne med kvalitetsarbejde Afsnit B indeholder de konkrete regler, som vi bruger for at sikre kunderne kvalitetsarbejde til den aftalte tid. Først beskrives her de procedurer, som gælder for arbejdets forberedelse og tilrettelæggelse. 4. Hvordan vi behandler vore kunder og vore opgaver a) Regler for den sædvanlige planlægning og forberedelse til udførelse af opgaverne. Målet med kvalitetssikring er som tidligere nævnt tilfredse kunder. For både små og store opgaver. Her beskriver du de væsentligste procedurer for planlægning og forberedelse af alle de sædvanlige værksteds- og reparationsopgaver og for nyt arbejde, derunder for rettidig bestilling af de nødvendige materialer. Indsæt for eksempel en side for hvert emne med din egen tekst, så reglerne bliver nemme at finde rundt i. Den første procedure kan fx gælde korrekt ordremodtagelse, fx i telefonen Den næste kan beskrive regler for udfyldelse af arbejdssedler ved bestilling. Den følgende procedure kan være om fordeling af opgaverne og turplanlægning. Dernæst reglerne for hensigtsmæssig kontrol med det udførte arbejde. Tillige fornuftige regler for håndtering af mangler og fejl. Eventuelt beskrives også regler for arkivering og opbevaring af tegninger m.v. Egne notater, evt. fortegnelse af de efterfølgende procedurer: Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 9 Glarmesterlauget i Danmark Orange - Formand, evt. lagerpersonale Selv det bedste arbejde fører ikke til kundernes tilfredshed, hvis de indkøbte materialer og ydelser fra andre ikke lever op til virksomhedens egen kvalitet. Dette gælder ikke mindst sikring af pålidelige leverancer, så virksomheden kan leve op til de indgåede aftaler med kunderne. Derfor er der brug for at præcisere, at også indkøb og leverancer skal være af den rette kvalitet. b) Regler for valg af materialer, leverandører og underentreprenører. Kvalitetssikring omfatter som nævnt også sikring af kvalitetsmæssigt betryggende indkøb. I din virksomhed er dette muligvis indehaverens eget daglige ansvar, eller det er måske formandens eller det administrative personales. I så fald vil du måske flytte dette emne til et andet afsnit. Ellers er de regler, der skal beskrives her, for eksempel: Procedure for valg af materialer, derunder kunders særlige materialekrav. Procedure for valg af (under-)leverandører og (under-)entreprenører. Procedure for opfølgning på bestillinger og sikring af rettidige leveringer. Egne notater: Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 10 Glarmesterlauget i Danmark Orange - Formand Efterfølgende regler er kun relevante for glarmestervirksomheder, som giver tilbud på større arbejder i underentreprise på byggesager, der er omfattet af Byggestyrelsens kvalitetscirkulære og reglerne i AB92. Hvis dette ikke gælder din virksomhed, kan du udelade de næste to sider. c) Særlige emner der skal huskes for bestemte opgave- eller kundetyper. Et eksempel kunne være: Ved større opgaver udarbejder vi en sagsbestemt kvalitets- og kontrolplan, som sikrer den løbende kontrol med og dokumentation af kvaliteten af de anvendte materialer og det udførte arbejde. Ved udarbejdelse af tilbud på sådanne opgaver vil vi sætte os grundigt ind i udbudsmaterialet (procesgranskning) for at kunne give realistiske og konkurrencedygtige tilbud, som tager hensyn til eventuelle særlige forhold i det enkelte byggeri. Ved ønske om anvendelse af særlige montageformer, nyudviklede byggematerialer (specialglas, fugetyper m.m.) eller når der skal tages særlige miljøhensyn, aftaler vi med bygherre eller hoved-/totalentreprenør hvilken særlig forberedelse eller uddannelse, der skal gennemføres. Firmaets generelle kvalitetshåndbog, “firmabiblen” med - Kvalitetspolitik - Kvalitetsmål - Kvalitetsprocedurer - Arbejdsinstruktioner Virksomhedens almindelige (evt. ISO-)kvalitetsstyringssystem Forbered dig til den (bygge-)sagsbestemte kvalitetsstyring Udarbejdelse af sagsbestemt kvalitetsplan: • Sidefortegnelse • Sags-/ordredata • Organisation/ansvar • Dokumentstyring Sæt dig før projektgennemgangen godt ind i projektet - hvad forpligter du dig til Vurder projektmaterialet kritisk (procesgranskning): • Processer, materialer • Risikoområder • Udbudskontrolplan Beskriv klart aftaler om alle relevante emner og opgaver Suppler kvalitetsplanen med aftalt • Granskningsresultat • Risikoområder • Prøver, -udførelser • Aftalt kontrolplan Materiale til drift og vedligehold Egne notater (fortsæt evt. på en ekstra side): Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 11 Gennemfør og dokumentér det, parterne har aftalt Suppler løbende kvalitetsplanen med planlagt kontroldokumentation • Modtagekontrol • Udførelseskontrol • Slut-/aflev.kontrol Aflevering Glarmesterlauget i Danmark Orange - Formand d) Regler for forberedelse og udførelse af større opgaver med sagsbestemt kvalitetsplan. Disse regler er som nævnt kun relevante for større byggeopgaver, hvor en sagsbestemt kvalitetsplan kræves af bygherren eller hoved-/totalentreprenøren. Her kommer så beskrivelsen af hele regelsættet: Procedure for prækvalifikation og for udarbejdelse af tilbud. Procedure for indgåelse og gennemgang af kontrakter og andre bindende aftaler. Procedure for granskning af projektmateriale og for deltagelse i projektgennemgange. Procedure for udarbejdelse og vedligeholdelse af de sagsbestemte kvalitetsplaner og entreprisekontrolplaner for større opgaver. Procedure for planlægning og udførelse af kontrol på større opgaver, derunder for anvendelse af entreprisekontrolplanen og af de særlige kontrolskemaer til dokumentation af den rette byggekvalitet. Procedure for styring og opbevaring af nødvendige tegninger og øvrige dokumenter. Egne notater, evt. fortegnelse af de efterfølgende procedurebeskrivelser: Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 12 Glarmesterlauget i Danmark Gul - Glarmestersvende og lærlinge Nu er turen kommet til de regler, der skal sikre den rette kvalitet i det udførte arbejde hjemme på værkstedet og ude hos kunderne. Der hører meget mere til god kvalitet end selve arbejdets udførelse: Grundig forberedelse, godt værktøj og de rette materialer. Ankomst hos kunden til den aftalte tid. Ordentlig påklædning, høflig fremtræden. Fjernelse af spild og materialerester. Og meget, meget mere, som kunderne lægger vægt på. Her kommer forslag til nogle af reglerne: e) Hvordan sikrer vi, at værktøj og vognpark holdes i orden Der må være regler for, at både værktøj og biler holdes i orden, hvis virksomheden skal kunne opfylde kundernes forventninger. Her beskrives for eksempel, at ansvaret for planlagt og regelmæssig vedligeholdelse påhviler hver enkelt svend, der har fået værktøj, bil eller andet materiel overladt, samt hvornår, hvor og hvordan det skal ske. Egne notater: Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 13 Glarmesterlauget i Danmark Gul - Glarmestersvende og lærlinge f) Regler for forberedelse og klargøring af biler før udkørsel Den næste procedure indeholder måske reglerne for pakning af materialer og udstyr i servicebilerne. Derunder sikring af en fornuftig økonomi i forbruget og en passende omsætning af hjælpematerialer som fx fugematerialer, så de ikke bliver for gamle. Til dette hører bl.a. også at bestille supplerende materialer hos den indkøbsberettigede i god tid. Egne notater: Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 14 Glarmesterlauget i Danmark Gul - Glarmestersvende og lærlinge g) Hvordan skal vi fremtræde hos kunderne, derunder påklædning og mødetid. Det er vigtigt for firmaets omdømme og for kundernes respekt for firmaets medarbejdere, at alle er præsentable og opfører sig ordentligt. Teksten kan for eksempel begynde sådan: Ved fremmøde hos vore kunder vil vi sørge for at ankomme til den aftalte tid og forstyrre mindst muligt i andre aktiviteter. Vi rydder op efter os og fjerner pakkematerialer, spild og restmaterialer. Dette gælder både ved reparationsarbejder og ved større opgaver i fx nybyggeri. Vi bestræber os desuden på, at vore medarbejdere altid skal kunne kendes ved at bære arbejdsdragt med firmaets logo og på at overholde alle aftalte regler. For større byggesager kan desuden anføres reglerne for anvendelse af standardskemaer for følgende kontroltyper: - Indkøbs- og modtagekontrol. - Proceskontrol (udførelseskontrol). - Slut- og afleveringskontrol. Eventuelt kan tillige indsættes eksempler på udfyldte skemaer som en hjælp til de svende og lærlinge, som ikke tidligere har arbejdet med kontroldokumentation. Egne notater: Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 15 Glarmesterlauget i Danmark Gul - Glarmestersvende og lærlinge h) Hvad vi gør for at holde byggeplads og værksted ryddelige og rene. Det hører med til god kvalitet, at kunderne føler sig tilpas, hvis de skal besøge os på pladsen, i skuret eller hjemme i virksomheden. Desuden er det nemmere (og billigere) at lave kvalitetsarbejde, hvis der er orden i lokalerne. Hvis arbejdspapirer, materialer og værktøj befinder sig på den rette plads, og hvis det ikke flyder med hjælpemidler eller kasseret materiale. Reglerne skal formentlig gælde alle medarbejdere, så alle føler ansvar for ryddelighed og renlighed. Egne notater: Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 16 Glarmesterlauget i Danmark Gul - Glarmestersvende og lærlinge i) Hvordan fremsætter medarbejderne deres ideer og forslag til forbedringer. Eksempel på teksten: Vore medarbejdere er ansvarsbevidste, velkvalificerede og engagerede. Vi opfordrer alle medarbejdere til frit at fremkomme med ideer og forslag til forbedringer. Sådanne forslag kan være helt generelle, eller de kan dreje sig om løsningen af en konkret opgave i et konkret byggeri. Vore medarbejdere vil derfor ofte kunne bidrage med forslag til den bedste løsning for vore kunder. Egne notater: Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 17 Glarmesterlauget i Danmark Grøn - Administration m.v. 5. Hvordan vi behandler reklamations- og garantisager a) Regler for registrering, skriftlige klager eller udfyldelse af et særligt skema. For at sikre kundernes tilfredshed er det en væsentlig del af kvalitetssikringen at lære af sine fejl - så man kan undgå fremtidige fejl. Det gælder både materialefejl og fejl, der skyldes eget arbejde. Her kan beskrives: Procedure for modtagelse af skriftlige eller mundtlige (telefoniske) klager eller reklamationer over mangler ved materialer eller ved det udførte arbejde. Egne notater: Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 18 Glarmesterlauget i Danmark Grøn - Administration m.v. b) Regler for behandling af reklamationer; hvem gør hvad hvor hurtigt. Procedure og tidsfrister for reklamationsbehandling, for besigtigelse og mangelvurdering, for den videre behandling inklusive eventuel reklamation til leverandører eller underentreprenører. Egne notater: c) Regler for afslutning af reklamationssager og for meddelelser til kunden herom. Det er ikke nok at rette en fejl, kunden skal også have klar besked på, at fejlen er rettet. Her beskrives proceduren for mangeludbedring eller erstatningslevering og for tilbagemelding til kunden samt sikring af kundens tilfredshed ved afslutningen af en reklamationssag. Egne notater: Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 19 Glarmesterlauget i Danmark Grøn - Administration m.v. 6. Hvordan sikrer vi korrekt prisberegning, fakturering og kundebogføring m.v. Når vi udfører kvalitetsarbejde, skal vi naturligvis også holde styr på økonomien. Kunderne skal kunne regne med, at den beregnede pris for arbejdet er den rigtige og at bogføring og registrering af betalinger sker korrekt og i rette tid, så overraskelser undgås. Afhængig af virksomhedens størrelse - og af, hvor mange forskellige personer, funktionerne er fordelt på - kan der her være ganske få eller flere procedurer for dette vigtige arbejde. a) Regler for virksomhedens prisberegning og fakturering. Procedure for kontrol af udfyldte arbejdssedler og af korrekt prisberegning af det udførte arbejde inklusive anvendte materialer. Procedure for fakturering, derunder kontrol af kundebetegnelse og korrekt adresse m.v. Egne notater: b) Regler for kunde- og leverandørbogføring, udsendelse af rykkere og lignende. Procedure for debitor- og kreditorbogføring, kontrol af rettidige ind- og udbetalinger, udarbejdelse og udsendelse af rykkerskrivelser og andre bogholderifunktioner. Egne notater: Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 20 Glarmesterlauget i Danmark Grøn - Administration m.v. 7. Hvordan er sikkerheds-, miljø- og personalepolitikken i virksomheden a) Regler for virksomhedens sikkerhed, tillidsfolk og sikkerhedsrepræsentant(er). Procedure for udarbejdelse og vedligeholdelse af sikkerhedsregler samt for registrering af tillidsfolk og sikkerhedsrepræsentatnter, herunder for planlægning og gennemførelse af påkrævet specialuddannelse. Egne notater: Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 21 Glarmesterlauget i Danmark Grøn - Administration m.v. b) Regler for ansættelse, instruktion, rundvisning og igangsætning af nye medarbejdere. Procedure for ansættelse, instruktion og igangsætning af nye medarbejdere. Egne notater: c) Regler for instruktion i brugen af virksomhedens kvalitetsstyringssystem. Procedure for medarbejderinstruktion og -uddannelse i anvendelse og overholdelse af virksomhedens kvalitetsstyringssystem, herunder for indsamling henholdsvis udfyldelse af kvalitets- og kontroldokumentation. Egne notater: Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 22 Glarmesterlauget i Danmark Grøn - Administration m.v. d) Regler for lærlingeuddannelse og supplerende uddannelse/efteruddannelse for svende. Procedure for aftaler om lærlingeansættelser og for planlægning og gennemførelse af supplerende uddannelse henholdsvis efteruddannelse, for eksempel i anvendelse af nye metoder og materialer o.m.m. Egne notater: e) Regler for medarbejdermøder, medarbejdersamtaler, gensidig ros, ris og forslag. Procedure for planlægning og gennemførelse af medarbejdermøder og medarbejdersamtaler med udveksling af ros, ris og forslag til forbedring af arbejdsgangene. Egne notater: Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 23 Glarmesterlauget i Danmark Grå - Alle i virksomheden Hvad vi gør for at følge med udviklingen og for at blive bedre 8. Hvordan opsamles erfaringer, hvordan forebygges fejl og mangler a) Regler for registrering og undersøgelse af fejl og fejlkilder. Procedure for registrering af fejl og undersøgelse af fejlkilder med baggrund i klager fra kunder eller i egne konstateringer af andre fejl end ubetydelige og sædvanlige materialeeller udførelsesfejl. Egne notater: Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 24 Glarmesterlauget i Danmark Grå - Alle i virksomheden b) Regler for udarbejdelse af erfarings- og fejlregistreringsliste. Procedure for udarbejdelse af en oversigt over indtrufne fejl og fejltyper. Jo bedre overblikket er over tidligere begåede fejl, desto bedre forhindres sådanne fejl i fremtiden en klar økonomisk fordel for alle parter. Egne notater: Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 25 Glarmesterlauget i Danmark Grå - Alle i virksomheden c) Regler for vurdering af fejl, der er opstået i forbindelse med nye materialer eller metoder. Procedure for undersøgelse og vurdering af fejl ved uprøvede materialer eller metoder. Egne notater: d) Regler for forebyggelse af fejl og mangler, derunder instruktion af medarbejderne. Procedure for gennemgang af registreringer vedrørende fejl og mangler, konklusion og instruktion eller uddannelse af medarbejderne i forebyggelse af fejl og mangler. Egne notater: Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 26 Glarmesterlauget i Danmark Grå - Alle i virksomheden 9. Hvordan vi vedligeholder kvalitetsstyringssystemet a) Regler for den løbende kontrol og opdatering af kvalitetsstyringssystemet. Procedure for vedligeholdelse og løbende forbedring af kvalitetsstyringssystemet. Egne notater: b) Regler for informationsmøder og for instruktion af medarbejderne. Procedure for planlægning og gennemførelse af informationsmøder og medarbejderinstruktion i anvendelse og overholdelse af kvalitetsstyringssystemet. Egne notater: c) Regler for registrering af tidsforbrug og andre kvalitetsomkostninger. Procedure for registrering af tidsforbrug og andre omkostninger til vedligeholdelse af kvalitetsstyringssystemet og til instruktion m.v. af medarbejderne i kvalitetsstyring. Egne notater: Kvalitetsstyringen i glarmesterfirmaet - side 27
© Copyright 2024