1. No category

Varens vej
medicinkasser
Afrapportering på brugerundersøgelse, HAT fase 1
next
organisering af projekt
hEALThCARE
ASSET
TRAckING
Projektpartnere
Styregruppe
Følgegruppe
For mere information
På det operationelle niveau er HAT et
samarbejde mellem en række projektpartnere.
Projektets strategiske satsninger bliver er
varetaget af en styregruppe bestående af:
• Munin Spot Technology Aps
• Informi GIS
• Alectia A/S
• Herlev Hospital, Intern Service og Logistik
• Aalborg Sygehus
• Videncenter for Innovation og Forskning,
Region Hovedstaden
• Idéklinikken på Aalborg Sygehus
• Regionslageret, Region Hovedstaden
• Region Hovedstadens Apotek
• Insero Business Services
• Amgros I/S
• GS1 Denmark
• Danmarks Tekniske Universitet
• Hospitalsenheden Horsens
• Bispebjerg Hospital, Region Hovedstaden
• Videncenter for Innovation og Forskning,
Region Hovedstaden
• Blodbanken, Region Hovedstaden
• Koncern Byggestyring, Region Hovedstaden
• It, Medico og Telefoni, Region Hovedstaden
Der er desuden nedsat en følgegruppe
bestående af projektets interessenter samt
centrale videnspersoner på området. Gruppen
inddrages med henblik på at kvalificere
projektets arbejde og sprede dets resultater
effektivt.
Denne rapport er udarbejdet i et
samarbejde mellem
Videncenter for Innovation og Forskning,
Region Hovedstaden og Alectia A/S.
Financiering
HAT-projektet er støttet af Fornyelsesfonden.
PREV.
• Munin Spot Technology Aps
• Alectia A/S
• Videncenter for Innovation og Forskning,
Region Hovedstaden
• Herlev Hospital, Intern Service og Logistik,
Region Hovedstaden
• Region Hovedstadens Apotek
• Region Hovedstaden Regionslageret
• Informi GIS
• Insero Business Services
• Strategy Lab
next
For yderligere information om
brugerundersøgelsen,
kontakt venligst: Innovationskonsulent
Werner Sperschneider,
[email protected]
Læs mere om projektet på:
www.regionh.dk/menu/Forskning/
Innovation/Projekter/Intelligent_sporing_
af_varer_og_medicinske_effekter_paa_
hospitaler
2
hEALThCARE
ASSET
TRACkING
Om projektet
Projektfaser
HAT-projektet (HealthcareAsset
Tracking) har til formål at
teste og tilpasse en intelligent
logistikløsning, der kan forbedre
flowet og optimere sporbarheden af
varer i og omkring hospitaler. Dette
skal ske gennem systematisk og
struktureret brugerinddragelse, hvor
løsningen løbende rettes til i dialog
med brugerne. Projektet inddrager
en række private virksomheder og
to forskellige hospitaler på tværs
af regioner samt andre relevante
aktører i værdikæden.
Projektet er inddelt i 4 faser, som
tilsammen udgør en brugercentreret
tilgang til den samlede logistikløsning.
Fase 1
Bruger- og arbejdsgangsanalyse, Touch points
identificeres
Fase 2
Fase 3
Opsamling og
endelig tilpasning
Tests i 3 iterationer med
løbende tilpasning
1. dec. 2012
Fase 4
Kommercialisering
31. maj 2014
PREV.
next
3
Om rapporten
Baggrund
Metode
Som del af fase 1 i HAT- projektet er der gennemført
brugerundersøgelser vedrørende sporing af i alt 3 varegrupper:
Trykaflastningsmadrasser, medicinkasser og transportvogne
på̊ Herlev Hospital (herefter Heh). Dette er en afrapportering
af undersøgelsesresultaterne for varegruppen medicinkasser.
Region Hovedstadens Apotek er landets største sygehusapotek
og de leverer medicin til Heh fire gange om ugen. Denne rapport
fokuserer på de medicinkasser, som leveres til Heh.
På Heh er der foretaget 10 observationer af arbejdsgangene i
forbindelse med medicinkasserne, dette omfatter også kassernes
vej til, på̊ og væk fra hospitalet. Undersøgelsen er desuden
baseret på̊ 6 kvalitative interviews. Brugergruppen omfatter:
Region Hovedstadens Apotek, farmakonomer, portører og
forsyningsportører. Derudover er der undervejs blevet lavet
videooptagelser og taget fotografier. Yderligere detaljer om
den metodiske tilgang kan erhverves ved henvendelse til
researchteamet.
Formål
Formålet med undersøgelsen har været at afdække varens
logistikkæde, brugerbehov ved centrale touch points i
logistikkæden samt at foretage en nul-punktsmåling forud
for tests og tilpasning af en ny løsning fra Munin Spot
Technology til sporing af varer. Undersøgelserne identificerer
de behov og arbejdsgange, løsningen skal tilpasses, samt
det forbedringspotentiale, en implementering indebærer.
Forbedringspotentialet beskrives under brugsperspektivet.
Rapportens indhold
Rapporten er bygget op som en interaktiv fil med udgangspunkt
i et overbliksbillede over varens vej (Blueprint), der er
inkorporeret links til detaljeret information om alle delaspekter.
Rapporten indeholder information om: logistikkæden (touch
points), forskellige brugeres handlinger og behov, tekniske
og fysiske forhold med betydning for en logistikløsning samt
en nul-punktsmåling og vurdering af potentialet for mulige
sporingsbaserede logistikforbedringer.
PREV.
next
4
Medicinkasser
Medicinens anvendelse Det hænder, at medicinkasserne
Region Hovedstadens Apotek
leverer medicin til Herlev
Hospital fire gange om ugen
med onsdag som medicin fri
dag. De fleste afdelinger på Heh
har en farmakonom tilknyttet,
som varetager bestillingen af
medicin og modtagelsen af
medicinen. Farmakonomerne
er dermed en vigtig faggruppe
i den rettidige levering af
medicin til patienterne på
hospitalet. Hvis medicinen ikke
er til rådighed kan det få store
konsekvenser for en patient og
samtidig kan omkostningerne
ved fejlleverancer og forsvundne
medicinkasser løbe helt op i 2
millioner kr. pr. kasse.
bliver leveret til en forkert
lokation og når det sker, skal
farmakonomen bruge lang
tid på at lede efter kasserne,
da man i dag ikke har nogen
mulighed for at spore dem. Når
medicinen er blevet leveret
ved Servicebygningen og
portørerne har modtaget den,
har man ingen mulighed for at
vide, hvor den er blevet af. Hvis
medicinen ikke bliver leveret
til den rette lokation, går et
større detektivarbejde i gang:
farmakonomen venter og ser om
kassen dukker op et andet sted,
hvis dette ikke sker kigger de på
andre lokationer, hvor de andre
gange har fundet fejlleveringer
eller skriver en mail ud til alle
de andre farmakonomer. Hvis
medicinen ikke er dukket
op næste dag, ringer de til
Region Hovedstadens Apotek
og efterlyser ordren. Hvis
apoteket heller ikke ved en fejl
har fået medicinen retur, kan
farmakonomen ikke gøre mere
og vigtig medicin til patienterne
må genbestilles.
Der er, som nævnt, en række
udfordringer og brugerbehov,
som opstår i forbindelse med
håndtering af medicinkasserne,
dette er rapportens primære
fokus.
For Heh som helhed er der behov for:
• Den rigtige medicin, på det rigtige tidspunkt, på det rette sted
• Logistikkæden illustrerer, hvordan denne proces foregår og hvordan de forskellige
faggrupper håndterer dette. Rapporten undersøger og afdækker, hvordan dette
sker i dag, samt præsenterer forbedringspotentialer gennem de brugerbehov og det
brugsperspektiv, som bliver udpeget og beskrevet.
PREV.
next
5
blueprint
medicinkasser
Touch points
Afdelingen
Farmakonom bestiller
Apoteket
Medarbejdere pakker
Sengetårn
Portør leverer
Teknologi og IT
ASCOM tlf., liste
Apovision, bærbar
Taarnby Transport
Chauffør afhenter
Behandlingsbygn.
Portør leverer
Medicinkasser
Pakkes
Bogføring af
ordren
ASCOM tlf.
Bærbar, følgeseddel,
faktura
Medicinkasser
I vogne
brugsperspektiv
Afdelingen
Farmakonom returkasser
ASCOM tlf.
Medicinkasser
I vogne
Medicinkasser
Pakkes ud
Registrering af
pakning
Leveringsansvar
om blueprintet
Elevator (Bygn.7)
Portør henter
Fordelingscenter
Portør henter
Taarnby Transport
Chauffør returkasser
ASCOM tlf.
Rute
Medicinkasser
I vogne
80-90 grader
Medicinkasser
På gulv
Medicinkasser
I vogne
Tid: Ankomst,
estimated arrival
Apoteket (RHA)
Medarbejdere
rengører
ASCOM tlf.
ASCOM tlf.
Tomme kasser
Til retur
Levering af
ordren
Fordelingscenter
Portør sorterer
Myretuen
Portør returkasser
ASCOM tlf.
Medicinkasser
Stilles v. medicinrum
Brugerbehov
Afdelingen
Farmakonom pakker
ud
Bærbar
Scanner
ASCOM tlf.
Varens rejse
Taarnby Transport
Levering, Rampen
Medicinkasser
I vogne og på borde
Medicinkasser
I vogne
Vogne og kasser
Skilles
Sikker
ompakning
Modtagelsesansvar
0-punktsmåling
PREV.
6
om
blueprintet
Blueprintet er bygget op omkring varens touch points (grå bokse), og afspejler logistikkæden samt hvad der sker undervejs i og omkring
logistikkæden. Det gælder både rammer (fysiske og tekniske forhold) samt arbejdsgange forbundet med håndtering af logistikkæden
(brugeres handlinger).
Ved at trykke på links i blueprintet kan man se mere detaljeret information.
BLuEpRInT
TRykAFLASTnIngSMAdRASSER
Link: Touch Points
Touch points
• Step-by-step hvad sker der med varen i logistikkæden rundt
på hospitalet. Detaljeret oversigt af hvem der håndterer
varen og deres handlinger. Samt de lokationer som er
væsentlige I forhold til varen
Afdelingen
Farmakonom bestiller
Apoteket
Medarbejdere pakker
Taarnby Transport
Chauffør afhenter
Afdelingen
Portør leverer
Teknologi og IT
ASCOM tlf., liste
Apovision, bærbar
ASCOM tlf.
Bærbar, følgeseddel,
faktura
Medicinkasser
Pakkes
Medicinkasser
I vogne
Medicinkasser
Stilles v. medicinrum
Link: Varens rejse
Brugerbehov
• Hvordan bevæger varen sig rundt i logistikkæden, er den
samlet, transporteres den i noget eller er den skilt ad?
Bogføring af
ordren
Elevator (Bygn.7)
Portør henter
Afdelingen
Farmakonom returkasser
Leveringsansvar
Medicinkasser
I vogne
Medicinkasser
Pakkes ud
Registrering af
pakning
ASCOM tlf.
Fordelingscenter
Portør henter
Taarnby Transport
Chauffør returkasser
ASCOM tlf.
Rute
ASCOM tlf.
Medicinkasser
I vogne
Medicinkasser
På gulv
Medicinkasser
I vogne og på borde
Medicinkasser
I vogne
Tid: Ankomst,
estimated arrival
Medicinkasser
I vogne
Vogne
Skilles
Sikker
ompakning
Modtagelsesansvar
Link: Brugerbehov
• Hvilke behov har brugerne i forhold til håndteringen af varen
om blueprintet
brugsperspektiv
0-punktsmåling
PREV.
Link: 0-punktsmåling
• Resultater af nulpunktsmålingen
home
Apotek
Medarbe
rengøre
ASCOM tlf.
Tomme kasser
Til retur
Levering af
ordren
Fordelingscenter
Portør sorterer
Myretuen
Portør returkasser
ASCOM tlf.
Link: Teknologi og IT
Varens rejse
Afdelingen
Farmakonom pakker
ud
Bærbar
Scanner
ASCOM tlf.
• Hvilke IT anvender brugerne og hvilke andre teknologier er i
spil.
Taarnby Transport
Levering, Rampen
7
Brugertype 1
Farmakonom,
afdelingen
Procesbeskrivelse
Det første farmakonomen gør, er at kigge på en akutliste,
når hun skal bestille medicin til afdelingens medicinrum. På
akutlisten har sygeplejerskerne skrevet medicin ned, som de
står og mangler. Farmakonomen henter sin bærbar PC og
taster i Apovision dagens ordre ind. Derefter gennemgår hun
beholdningen i medicinrummet for yderligere at bestille de varer,
hun mangler. Når ordren er blevet bogført, er det videre til det
næste medicinrum. Farmakonomen har deadline kl. 09.30 til den
almindelige bestilling, som leveres samme dag.
Medicinen bliver leveret ved medicinrummene kl. ca. 12.30, så
farmakonomen går hen til medicinrummet og ser, om varerne
er blevet leveret af forsyningsportøren. Medicinkasserne skal
placeres foran medicinrummet enten på et bord eller lige ved
siden af medicinrummet. Medicinkasserne bliver derefter taget
med ind i medicinrummet af farmakonomen. Kasserne er
plomberet med en sort strip og et adressemærkat, som brydes
ved åbningen af kassen. I en af kasserne er der en faktura,
det er ikke altid, at farmakonomen tjekker den, fordi hun kan
huske, hvad hun har bestilt. Fakturaen ryger i skraldespanden
Medicinrapp_farmakonom
Viser en fejlleverance, hvor en farmakonom åbner en
medicinkasse, som er blevet leveret til en forkert lokation. Hun
ligger først mærke til det, da hun har konstateret, at det er de
forkerte varer i kassen.
og medicinen pakkes ud og kommer på hylderne og i
skufferne. De tomme medicinkasser stables med åbne låg, så
forsyningsportøren kan se, at det er kasser, som skal retur til
apoteket og dermed at de ikke indeholder medicin. Til sidst stiller
hun de tomme kasser ud foran medicinrummet klar til at blive kørt
retur næste dag af portøren.
Der er yderligere mulighed for at bestille medicin, hvis
farmakonomen akut står og mangler noget, det er akutbestillingen. Hvis hun bestiller medicin før klokken 13.30
leveres det til Kvartermesterkontoret (53H2) kl.14.15, her
kommer farmakonomen selv og henter medicinkasserne. Det
er en chauffør fra Region Hovedstadens Apotek, som leverer
direkte hen til denne lokation. Farmakonomen går retur til
medicinrummet og samme procedure gentager sig. Det kan ske,
at Kvartermesterkontoret er låst og så skal farmakonomen have
fat i en vægter, som kan låse op. Det tager ekstra tid, hvilket ikke
er godt, særligt hvis det drejer sig om kølevarer.
home
Handlinger
Farmakonomen bestiller medicinen, pakker den ud og stiller den
på plads. Hun har overblik over, hvad afdelingens behov er og
hvor hurtigt de anvender medicinen. De tager imod medicinen
og sørger for at stille de tomme kasser til retur. Farmakonomen
er både et bindeled mellem apoteket og portørerne, da de både
bestiller varerne og tager imod dem. De har derfor både et
bestillingsansvar og et modtagelses ansvar.
Brugerbehov
• At få besked, når medicinen er ankommet og hvis det er
forsinket
• At kunne slå op på en stationær computer eller deres bærbar
PC, hvor en medicinkasse er
• At medicinen bliver leveret til den rette lokation og i den rette
stand
• At de har adgang til medicinen, Kvartermesterkontoret kan
nogle gange være låst
• At de ved, hvilken medicin de skal modtage, hvis de afløser for
en anden farmakonom
• At de ikke skal vente på medicinen
8
Brugertype 2
Region Hovedstadens Apotek
Procesbeskrivelse
På apoteket modtager de farmakonomens bestilling, når den
er blevet bogført i Apovision. Ordren bliver pakket af en af
medarbejderne. Apoteksmedarbejderen står ved en plukkevogn
med en scanner og en bærbar computer. De plukker de store
ordrer først, dem som skal i de store blå medicinkasser, kaldet
badekar, derefter de mindre ordre.
Kasserne stables i transportvogne markeret med gul og stort
stribet tape, hvilket indikerer at transportvognen er fra RHA.
Derefter køres vognen ud til afhentning af Taarnby Transport,
som kører alle varer ud til Heh fra RHA. Det er faste chauffører,
som leverer varerne til Rampen i bygning 7 på Herlev
Hospital. Når chaufføren ankommer, kører han vognene med
medicinkasserne og de store badekar ind og derfra videre hen til
elevatoren i bygning 7.
Medicinrapp_RHA 1
Medicinrapp_RHA 2
Viser en adressemærkat, som falder af ved levering til Rampen.
Chaufføren mødes med portør#1, som kommer op for at hente
medicinkasserne. Der er ingen leveringskvittering mellem
portør #1 og chaufføren. Når chaufføren har fået leveret
medicinkasserne, tager han returkasser og vogne med i lastbilen
og kører det tilbage til RHA. Her rengøres vogne og kasser af en
af RHAs medarbejdere. De blå medicinkasser køres gennem en
stor opvaskemaskine og er derefter klar til den næste pakning
af medicin. Når transportvognene tages retur kan de også
indeholde returmedicin, som skal destrueres på RHA. Disse
kasser er markeret med en specifik papirlabel.
Handlinger
På RHA bliver medicinen plukket og pakket, derefter bliver
medicinkasserne transporteret til Herlev Hospital og ind
over Rampen. Når chaufføren har aflæsset alle varer, tager
han returkasser og vogne med og kører tilbage til RHA. Her
rengøres kasser og vogne og er atter klar til anvendelse. RHA
er bindeleddet mellem farmakonomerne og Heh, samt for
transporten i mellem de to steder.
home
Fysiske forhold
Der anvendes bærbar PC og scanner på RHA. Når
medicinkasserne kommer retur, bliver de kørt gennem en
opvaskemaskine ved 80- 90 grader. I dette tidsrum pakkes
medicinen i kasser og kasserne stilles i transportvognene. På
turen tilbage til RHA følges kasser og transportvogne, hvorefter
de skilles ad til rengøring.
Brugerbehov
•
•
•
•
At medicinen bliver leveret til den rette lokation
At der er leveringskvittering
At der er modtagelseskvittering
At medicinen ikke kommer med retur ved en fejl
9
Brugertype 3
Portør#1,
afhentning og
sortering
Procesbeskrivelse
Region Hovedstadens Apotek leverer medicinen til Rampen
og elevatoren i Servicebygningen kl. Ca. 11.30, på dette
tidspunkt dukker portør #1 op, som kører medicinkasserne i
transportvognene fra Rampen, ned i elevatoren og gennem
Myretuen (tunnel mellem bygning 7 og selve hospitalet) og hen
til Fordelingscentret. Fordelingscentret ligger på 2 sal og derfra
har man adgang til både Sengetårnet og Behandlingsbygningen.
Når medicinkasserne er blevet transporteret der hen, sorterer
portør#1 de kasser, som skal op i Behandlingsbygningen og
Pavillonerne.
Kasserne bliver stablet bag på en truck og i transportvognene
fra Region Hovestadens Apotek. Når medicinen er sorteret,
kører portør#1 over i Behandlingsbygningen og stiller
medicinkasserne ved medicinrummene, de kasser som skal ud
i Pavillonerne bliver taget af transportvognene og portøren går
hen til leveringsstederne med kasserne i hånden. De tomme
medicinkasser fyldes i transportvognene, hvis der ikke er en helt
tom vogn stilles de sammen med de fyldte medicinkasser.
Medicinrapp_portør1
Viser sorteringen af medicinkasser til
Behandlingsbygningen i Fordelingscentret.
Det tager portøren ca. en time at levere medicinkasserne til
Behandlingsbygningen og Pavillonerne. Returkasserne køres
med tilbage til Fordelingscentret og videre hen til Myretuen, hvor
de stilles langs den ene væg. Ved nogle medicinrum er der ikke
plads til at stille medicinkasserne, der stiller portør#1 dem et sted
i nærheden, andre steder kan en dør være låst, så portøren ikke
kan komme hen til leveringsadressen. Returkasserne er blevet
pakket ud dagen før og stillet så portøren kan tage dem med
tilbage igen.
Handlinger
Portør #1 er ansvarlig for, at medicinkasserne bliver kørt fra
Rampen og over i Fordelingscentret, derudover leverer han
også til Behandlingsbygningen og Pavillonerne. Denne portør er
bindeleddet mellem Rampen og Fordelingscentret, samtidig med
at han har ansvaret for leveringen til Behandlingsbygningen.
home
Fysiske forhold
Portør #1 har en Ascom-telefon på sig og adgang til en fastnet
telefon i pauserummet i Fordelingscentret. Han modtager
opgaver over telefonen, men har det som en fast opgave, at
hente og levere medicinkasserne.
Brugerbehov
• At medicinen er sorteret efter leveringsruterne, så han ikke skal
sortere
• At der er plads til at stille medicinkasserne ved
medicinrummene
• At der er adgang til medicinrummene
• At det er tydeligt, hvor leveringsadressen er
• At han modtager en modtagelseskvittering
• At han modtager en leveringskvittering
• At han adviseres ved forsinkelser
10
Brugertype 4
Portør #2, sortering
Procesbeskrivelse
Handlinger
Fysiske forhold
I Fordelingscentret har nogle af portørerne til opgave at
komme og sorterer medicinkasserne, når portør#1 har kørt
transportvognene med medicinen over til Fordelingscentret
kommer endnu et hold portører, de fordeler den medicin, som
skal op i Sengetårnet.
Portørerne #2 er ansvarlige for, at medicinkasserne bliver
sorteret og gjort klar til afhentning af forsyningsportørerne
(portør #3). De har ansvaret for, at medicinkasserne bliver
pakket om på en sikker måde og at forsyningsportørerne nemt
kan finde deres varer. De sørger for, at medicinen er klar til at
blive kørt op i Sengetårnet, så medicinen kommer hurtigt frem til
farmakonomerne.
Portør#2 har ikke nødvendigvis en Ascom telefon på sig, da
deres arbejdsopgaver er struktureret af rutiner, de kører efter
klokkeslæt og de forskellige kørselsopgaver de har.
Portør #2 flytter medicinkasserne fra transportvognene og ned
på gulvet, her stiller han dem i to rækker, hvor de er inddelt i
etager. På den ene side stilles kasser fra etage 4 til etage 12, på
den anden side står kasserne til 13 – 24 etage. Det er de røde
adressemærkater, som viser leveringsadressen. Sorteringen
af medicinkasserne bevirker, at portør #3 ikke behøver at
sortere medicinen til deres afdelinger, så de kun bruger tid på,
at finde de rette kasser og tage dem med videre i systemet. Når
sorteringen er overstået, har portør #2 andre opgaver og har ikke
mere med medicinkasserne at gøre.
home
Brugerbehov
• At medicinkasserne er sorteret efter Hehs leveringssystem
(hvilken leveringsadresse/lokation har medicinkasserne)
• At forsyning = behandling
• At de adviseres, hvis leveringen til Rampen er forsinket
11
Brugertype 5
Portør #3,
Sengetårnet
Procesbeskrivelse
Mellem klokken 12 og 12.30 kommer portør #3 ned til
Fordelingscentret enten med et rullebord til medicinkasserne eller
med forventningen om, at der er så meget at levere, at det skal
transporteres i en transportvogn.
Portør #3 finder de varer, han skal levere, stiller dem på en
vogn eller et rullebord alt afhængig af hvor mange afdelinger,
han leverer til. Portøren kører dem hen til elevatorerne op i
Sengetårnet og går hen til medicinrummet. Hver forsyningsportør
er tilknyttet en specifikt afdeling eller flere og leverer
medicinkasserne til den/dem.
Han går derefter videre til det næste medicinrum. Portør #3
kan, som nævnt, levere til flere medicinrum og har derfor nogle
gange flere stop på sin tur. Det er kun fire dage om ugen, at
forsyningsportøren leverer medicin, da onsdag er medicinfri dag
på Heh.
Fysiske forhold
Handlinger
Brugerbehov
Portør #3 er ansvarlig for, at medicinkasserne kommer fra
Fordelingscentret og op foran medicinrummene, dermed er
de ansvarlige for levering hen til farmakonomen. Derudover
tager portøren også returkasser og vogne med tilbage til
Fordelingscentret.
Forsyningsportøren har en Ascom telefon på sig, i dag kvitterer
han ikke for leveringen af medicinen på afdelingen, så der
figurerer ingen sedler i håndteringen af medicinen mellem ham
og afdelingen.
•
•
•
•
At de adviseres ved forsinkelser
At de har leveringsansvar
At de får besked om, at de har alt ”deres” medicin med
At forsyning = behandling
Når varerne er kørt hen foran medicinrummet, bliver
medicinkasserne flyttet over på et rullebord, som kun er beregnet
til dem. Dette er markeret med en eller flere sedler. Her stiller
han medicinkasserne, hvis det er en transportvogn med medicin,
stiller han den i nærheden af medicinrummet, men uden at
vognen står i vejen.
home
12
Brugsperspektiv
Brugsperspektivet er koncepter, som er afledt af den
brugerdrevne innovation. Det er forhold, som er væsentlige,
fordi de afhjælper uhensigtsmæssige implikationer for den
fremtidige brug og sikrer at løsningen effektiviserer og forbedrer
arbejdsgangene på Heh. Gennem sporingen af medicinkasserne
bliver det muligt at finde kasser, som er blevet fejlleveret eller
på anden vis er forsvundet. I dag ved man ikke, hvor den
forsvundne medicin er. Derudover er det væsentligt, at man
ved, hvor medicinen er i forhold til kvalitetssikring. Når Region
Hovedstadens Apotek har leveret til Herlev Hospital er det
afdelingerne, som kommer til at betale for den medicin, som er
forsvundet. Værdien af en medicinkasse kan løbe op i alt fra
40.000 kr. til 2 millioner kr. I forhold til varegruppen medicinkasser
er disse koncepter væsentlige:
• Tid
• Bestillingskvittering, leveringskvittering og
modtagelseskvittering
• Forsyning = behandling
Tid: Farmakonomerne bruger tid på at lede efter forsvunden
eller forkert leveret medicin, farmakonomerne vil kunne spare
tid, når de får mulighed for at se, hvor deres varer befinder sig.
Derudover vil det gøre deres arbejdsgang mere effektiv, hvis de
adviseres, når medicin er ankommet, så de ikke bruger tid på
at gå fra den ene lokation til den anden, hvis medicinen ikke er
blevet leveret endnu. Hvis leveringen af medicinen en dag er
forsinket, er det vigtigt for alle brugergrupperne, at de adviseres,
så de ikke spilder tiden på at vente og dermed ikke kan lave
andre opgaver i mellemtiden.
Bestillings, levering og modtagelseskvittering: I dag er
der ikke et kvitteringssystem for hverken bestilling, levering
eller modtagelse af medicin, hvis dette bliver inkorporeret i
den teknologiske løsning vil det spare tid og samtidig sikre
håndteringen af denne varegruppe. Når farmakonomerne
bestiller, vil de gerne have en besked om, at dette er sket;
altså en bestillingskvittering. Det er samtidig nødvendigt med
en leveringskvittering, så man ved at medicinen er ankommet
til Heh, derudover skal der også være en leveringskvittering
når portør #1 og portør #2 har leveret medicin til den rette
leveringsadresse, så de ved, at deres opgave er fuldført.
Derudover skal der være en modtagelseskvittering, når
farmakonomen eller afdelingen har taget imod medicinen.
Alle kvitteringsstederne er potentielle steder, hvor medicinen
kan forsvinde eller blive stillet et forkert sted. Hvis f.eks. En
farmakonom åbner en medicinkasse, som er blevet stillet
home
foran et forkert medicinrum, når varerne ikke frem til deres
rette destination, derfor er det nødvendigt med adviseringer/
kvitteringer som en del af løsning. Hvis kvitteringen kan foregå
som en del af den teknologiske løsning, vil det styrke de
anvendelsesmuligheder, som den bidrager med.
Forsyning = behandling: Forsyningen af medicin skal betragtes
som en del af behandlingen, da alle led i logistikkæden er vigtige
og bidrager til en effektiv og sikker levering indtil medicinen når
patienten i sidste instans. Det skal derfor understeges og gennem
ansvarsplacering skal det bidrage til, at medicinens vej bliver
korrekt håndteret, men også at levering til den rette adresse
er i højsæde. Hvis adviseringer og kvitteringer inkorporeres
i løsningen kan den være med til at sikre, at brugerne får en
mere effektiv arbejdsgang, men også at den rette medicin bliver
leveret. Løsningen kan gennem dette være med til at ændre
brugernes adfærd og afhjælpe uhensigtsmæssig adfærd.
Medicinrapp_brugsperspektiv_forsyning_behandling
Viser farmakonom, som fortæller om fejlleverancer, det
illustrerer hvordan forsyningen af medicin er en del af
behandlingen. Forsyningen sikrer, at behandlingen kan
sættes i værk.
13
Fysiske
forhold og IT
Placering af readers
Til den teknologiske løsning er det en nødvendighed, at
readers placeres på Rampen, ved elevatoren i bygning 7, ved
Fordelingscentret, ved Kvartermesterkontoret, i Sengetårnet, i
Pavillonerne og i Behandlingsbygningen.
Placering af tags
Tagsene skal placeres på medicinkasserne, på kasserne med
medicin på køl dvs. Flamingokasserne og på de store blå
medicinkasser (badekar). Hvis tagsene placeres i kølekasserne
skal de også kunne tåle kulden fra dette.
Rengøring
Tagsene skal kunne holde til transporten og til at de bliver vasket
og rengjort på Region Hovedstadens Apotek ved 80 - 90 grader.
IT/teknologi
De fleste brugere anvender Ascom telefoner, bærbar PC,
stationære computere, Apovision og scannere. Portør #2 har
ikke en Ascom telefon på sig. Det er vigtigt at kunne slå op på
en skærm og se hvor medicinen befinder sig henne, særligt hvis
den ikke er blevet leveret, men også hvis det er noget, man lige
står og mangler. Adviseringsbeskeder skal foregår på en anden
platform end computer, da brugerne ikke altid har adgang til en
PC eller har den tændt.
home
next
14
Bilag: O-punktsmåling
Medicinkasser
Identificerede cost drivers
Samlet resultat af 0-punktsmåling
Der er foretaget en måling af ressource-tidsforbruget
til håndtering af medicinkasser i forbindelse med
brugerundersøgelserne.
1. Tidsforbrug til at portører går forgæves efter medicinkasser, der ikke er ankommet – og/eller en eventuel ventetid
2. Tidsbrug til at farmakonomer går forgæves efter medicinkasser, der ikke er ankommet – og/eller en eventuel
ventetid
3. Tidsforbrug til portører og farmakonomer til at lede efter bortkomne medicinkasser
Tidsanvendelse pr. brugergruppe pr. uge i minutter, kr. og %
fordelt:
Denne ”nulpunktsmåling” vil senere i HAT-projektet blive
sammenlignet med ressource- og tidsforbruget ved anvendelse
af HAT-logistikløsningen. Målinger og opgørelser foretages for at
vurdere hvad effekten af en implementering af trådløse logistikregistreringsløsninger kan være på hospitaler. I denne case
vil en væsentlig besparelser ligger i, at der ikke skal bruges så
meget tid på at lede efter medicinkasser. I de tilfælde hvor en
bortkommen medicinkasse ikke bliver fundet, inden tidsfristen
for holdbarheden af kølevarer udløber, vil der være et direkte
økonomisk tab, gennem varer der må kasseres. Sådanne tab er
ikke med i opgørelsen. Der bliver nævnt et eksempel, hvor en
medicinkasse med et indhold til en værdi på omkring 2 mio. kr. er
blevet væk.
Kun det ressourceforbrug der vil være påvirket af den fremtidige
løsning indgår i opgørelsen.
Målemetode
Alle processer i vareflowet er blevet identificeret og beskrevet.
Herefter er det vurderet hvilke arbejdsprocesser, der vil være
påvirket af HAT-løsningen. Herefter er det samlede tidsforbrug
til disse arbejdsprocesser kortlagt i en opgørelse pr. uge.
Opgørelsen er også opdelt efter hvilken personalegruppe, der
varetager opgaven. Det opgjorte tidsforbrug vil blive ganget med
de tilhørende personaleudgifter.
home
Portør
Farmakonom I alt
120 min.
144 min.
276 min.
800 kr.
1.200 kr.
2.080 kr.
38%
62%
100%
Eventuelle produkttab af bortkommen medicin indgår ikke i
kalkulationen.
Usikkerhedsfaktorer
• Datausikkerusikkerhed omkring tidsmålinger
• Datausikkerhed om hvor langt tid, der bruges til at lede efter
medicinkasser
• Datausikkerhed vedrørende antallet af gange, hvor der skal
ledes efter en medicinkasse
15
samarbejdspartnere i projekt
hEALThCARE
ASSET
TRACkING
Videncenter for Innovation og Forskning (VIF)
Regionslageret Region Hovedstaden
PREV.
home
16