1. No category

DC Magazine oktober 2013
FORRETNINGSSYSTEMER
Svigt fra
IT-leverandør
endte lykkeligt
trods stort
tidspres
FORRETNINGSSYSTEMER · side 18
Forøg
konkurrencekraften
med Datacon
FORRETNINGSSYSTEMER · side 14
Fakturaworkflow
i AX 2012
FORRETNINGSSYSTEMER · side 12
Forretningssystemer
side 4
Microsoft cirkus
side 5
Indhold
Godt købmandskab i projekter
er ikke for begyndere
side 6
SharePoint – se virksomheden
i helikopterperspektiv
side 8
Den rollebaserede
brugeroplevelse i AX
side 10
Kreditor workflow I AX 2012
side 12
Forøg konkurrencekraften
med Datacon
side 14
Microsoft Dynamics AX
hosting hos Datacon
side 16
Svigt fra IT-leverandør
endte lykkeligt trods
stort tidspres
side 18
2
DC Magazine oktober 2013 FORRETNINGSSYSTEMER
Den er vist
go’ nok!
Flere brancher melder nu om fremgang. Der sælges
flere boliger og flere biler, Dankort omsætningen er
stigende og forbrugertillids index er stigende. Er folk
trætte af krisen eller er den go’ nok. Er vi på vej mod
bedre økonomiske tider? Sjovt nok er danskerne fornylig igen blevet udnævnt til verdens lykkeligste folk.
Organisationer, som indsamler penge til forskellige
formål gående fra sygdomme til ulandsbistand melder også om stigende lyst til at hjælpe. Så humøret
fejler åbenbart ikke noget. Det hele skyldes ren og
skær forsigtighed. Man vil være sikker på fremtiden,
inden man kaster sig ud i større investeringer. Og det
gælder også indenfor erhvervslivet.
I it-branchen har vi også oplevet krisen siden 2008. I
vores branche betyder krisen imidlertid noget andet,
nemlig opbremsning i vækst. Fra tocifrede årlige
vækst tal er vi nu nede på 2-3 % på hardware og 5-6
% indenfor konsulent og software. Er det så krise?
Det lyder måske ikke sådan, men omkostningerne
ved at drive en it-forretning er fortsat høje. Løbende
krav til videre uddannelse og leverandørernes krav
til certificeringer er kraftigt stigende i disse år. Krise
eller ikke krise, så vil det formentlig betyde en yderligere konsolidering i hele branchen over de næste par
år. De små forhandlere indenfor ERP og hardware vil
forsvinde, og de store
vil tage over. Krav
til kompetence og
pris er fortsat vigtige
beslutnings parametre
hos kunderne, når de
skal vælge leverandør.
Derfor vil de små og
mindre it-forhandlere
få svært ved at begå
sig på et marked, hvor
både it-leverandører
og kunder lægger
pres på dem.
I Datacon foretog vi i denne sommer en analyse af
såvel ERP- som it hardware branchen i Danmark.
Stort set alle steder ser man samme udfordring: En
forholdsvis pæn og stabil omsætning men svigtende
indtjening. Disse betragtninger beror på regnskabstal, som er ca. 1½ år gamle.
Men en ny spændende ting er ved at ske. Nylig oplyste dagbladet Børsen, at såvel omsætning som overskud i it-branchen er begyndt at stige. Hertil kommer
branchens investeringer også er stigende. It-branchen
har tidligere været en af de brancher, som først blev
mærkede effekten af et opsving. Virksomhederne er
meget bevidste om brugen af effektive it-systemer
både til effektivisering, konkurrence og manglen på
kompetent arbejdskraft. Tillige er der en skjult omkostning ved ikke at investere såvel økonomisk som
konkurrencemæssigt.
I Datacon har vi siden april/maj i år mærket stigende
aktivitet hos vore kunder. Vi vil formentlig ikke se
ambitiøse prestige projekter mere, og tak for det.
Men forsigtige, sunde investeringer, som punktvis og
veldokumenteret forøger virksomhedens økonomi og
konkurrenceevne. ”Value for Money”.
Vi er i Datacon meget bevidste om kundernes krav
om sund økonomi i it-investeringer. Derfor er vi – altid
-indstillet på at gå ind i en dialog om nytte værdien i
at investere i ERP og hardware. Og ikke mindst sætte
det hele ind i den forretningsmæssige strategi. Med
næsten 26 års ballast bør ingen være i tvivl om vores
kompetencer og forretnings etik. Nu handler det om
at komme i gang mod nye, gode tider!
Den er vist go’ nok!
Administrerende Direktør
3
Kontakt Thomas Johansson
tlf +45 21 442 507 [email protected]
Microsoft
cirkus
torsdag den 24. oktober klokken 9:00 til 17:00
Datacon deltager på Danmarks største konference om
forretnings-kritiske løsninger til erhvervslivet, arrangeret
af Herbert Nathan og Berlingske Business.
FORRETNINGSsystemer2013 henvender sig til beslutningstagere i
danske virksomheder og organisationer, som enten planlægger at
investere i nye forretningssystemer eller til dem, som blot ønsker at
holde sig orienteret.
Mød Datacon på vores stand – og få en uforpligtende dialog
omkring jeres aktuelle problemstillinger eller bliv opdateret
omkring Datacons kompetencer inden for Microsoft Dynamics AX
og løsninger til brancher som f.eks.:
Handel- og Grossist, Retail og Produktion
På vores stand har du også mulighed for at deltage i konkurrencen
om en HP Pavilion Touch-Smart Sleekbook 14”
Efter at have oplevet det helt store Microsoft-cirkus under WPC
(World Partner Conference) er der et par indtryk, som fylder
mere end andre.
Apropos AX
På ERP-gangen var der ingen tvivl om, at Dynamics AX er det
ERP-produkt, som Microsoft satser allermest på.
Det nye mantra er Services & Devices. Dvs. fremover vil vi opleve
Microsoft ikke alene som en softwareleverandør, men i lige så
høj grad som service-provider. Service vil i denne forstand nok
primært relatere sig til cloud-baserede løsninger, såsom Azure,
og CRM online.
Microsoft investerer massivt i videreudvikling af AX, teknologisk og
ikke mindst funktionelt, især inden for de vertikaler, som Datacon
har opbygget al vores kompetence omkring - logistik og retail.
Det nyeste skud på stammen er så devices
Tidligere på året lancerede Microsoft deres tablet-version under
produktnavnet Surface, som findes i to udgaver; RT til hyggebrug
og PRO til den mere professionelle.
Senest har Microsoft overtaget Nokia, så det varer nok ikke længe,
inden vi ser en rigtig Microsoft-telefon.
Hele ideen bag disse tiltag er,
at vi som brugere har adgang til
alle vores Microsoft-applikationer
og -data, både private og professionelle, ligegyldigt hvilken device
vi foretrækker at bruge i den givne
situation.
Læs mere om Forretningssystemer
på www.fs2013.dk
Vi glæder os til at se dig!
Datacon A/S
Kontakt Lone Skyttegaard for yderligere
information eller evt. billet
på tlf. +45 30 928 964
4
DC Magazine oktober 2013 FORRETNINGSSYSTEMER
Det bliver interessant at følge, om det lykkes Microsoft at sikre
deres andel af tablet- og smartphone-markedet.
For alle os AX-brugere bliver det under alle omstændigheder
spændende at kunne få adgang til vores AX døgnet rundt,
ligegyldigt hvilken device vi har tilgængelig.
Inden for retail fortsætter Microsoft med nye funktioner til understøttelse af Omni channel-konceptet. Dvs. en samlet løsning som
ikke alene understøtter traditionelt POS-salg, WEB-handel,
markedsføring via sociale medier, anvendelse af mobile enheder
etc., men som muliggør et samspil af alle disse salgskanaler.
Fx kan man direkte fra sin AX poste en kampagne på facebook,
via facebook bliver brugere guidet over på web-shoppen, hvor
brugeren naturligvis kan afslutte sin handel. Men allerbedst er det
naturligvis, hvis brugeren bliver lidt i tvivl og opretter en ønskeliste,
går ned i butikken, hvor han/hun sammen med ekspedienten får
det sidste råd og vejledning og handel afsluttes på POS’en.
På logistiksiden kommer der en række specialiserede funktioner til
understøttelse af mere avancerede arbejdsgange på lageret. Herunder Kitting, Pick og Pack samt en række funktioner til mobilbrug.
Og naturligvis kommer der også en ny Windows 8-brugergrænseflade til AX i den næste version.
Og hvornår kommer den næste version?
Microsoft annoncerer, at den næste større release af AX2012 R3
forventes ved årsskiftet 13/14.
I fremtiden kan vi forvente, at der kommer én større release én
gang om året og mindre opdateringer, de såkaldte CU’er, cirka
hver tredje måned.
Så snart vi har detaljeret information om indholdet af R3, vil vi
naturligvis dele den med dig.
5
Kontakt Martin Toft
tlf +45 28 101 440 [email protected]
Godt købmandskab
i projekter er ikke
for begyndere
MoSCoW – vejen til godt købmandskab i projekter
I AX/ERP-projekter kender vi rigtigt godt dilemmaet med, at man
gerne ser alle krav opfyldt straks og samtidig ønsker at komme
hurtigst muligt i luften med systemet.
Her kommer en Must Have-liste med krav og ønsker til ERP-systemet ind i billedet. Det er den minimumsliste af krav, som bare
skal være opfyldt for, at virksomheden kan fungere med det nye
system.
Godt købmandskab handler i sin enkelthed om at tjene penge. Og når en
virksomhed går ind i et it-projekt, kender man på forhånd oftest kun 20 til
30 % af det, der leveres i den sidste ende. Derfor er det svært at få en god
forretning ud af det på
Dette er årsagen til, at man laver en business case, en drejebog af
forudsigelser, der har til formål at sikre, at projekt ikke løber løbsk,
og at der konstant er styr på økonomien. Der er mange velafprøvede
og tunge metoder til det formål, fx de mere vidtgående inspireret
af Kaplan’s Balanced Scorecard. Og i PRINCE2®-metoden er en
business case en gennemgående størrelse, hvor konsekvenserne
af ændringer fra de oprindelige antagelser hele tiden beregnes
undervejs i projektet.
Men bliver de brugt i danske virksomheder?
Vi lavede en lille, uvidenskabelig spørgeundersøgelse i vores
netværk. Hvor vi spurgte: ”Hvordan får man godt købmandskab
i et projekt?”
Projekterne skal kunne tages hurtigt i brug
Kundernes svar kan sammenfattes til; når projektet udviser pragmatisme, altså at der er plads til at ændre projektet og præmisserne
i projektet, efterhånden som det bliver klart, hvad der er muligt og
behov for.
Folk med en lederposition svarede; når der er fokus på effektivitet,
forstået derved, man bliver nødt til hele tiden at sikre sig både at
kunne konkurrere og tjene penge. Så man skal kontinuerligt blive
bedre og bedre til at levere projekter og tage resultatet af projekterne i brug hurtigst muligt for at realisere nytteværdien.
Nogle jordnære og let forståelige svar – men ikke nødvendigvis
nemme at virkeliggøre.
6
DC Magazine oktober 2013 FORRETNINGSSYSTEMER
I egenskab af at være projektledere er en stor del af vores arbejde
at rydde op efter projekter, der er kørt af sporet. Vi har igennem
de sidste 20-25 år været i et hav af virksomheder, inklusive de helt
store, og set utallige eksempler på, at det ikke er nok med en kortsigtet planlægning styret af dagen i dag.
Danske virksomheder dropper afprøvede metoder og styrer
efter referater
I bogen Project Management Multiplicity - Current Trends* henvises
til undersøgelser, hvor forskere bl.a. fra Aalborg Universitet har
undersøgt, hvilke teknikker og værktøjer der var de mest anvendte
blandt 132 adspurgte projektledere.
Det siger sig selv, at det kræver et grundigt analysearbejde at finde
indholdet til listen, og i praksis undersøger Datacons konsulenter,
i hvor høj grad standardsystemet af sig selv kan opfylde kravene,
inden der fyldes noget nyt på Must Have-listen.
Med den rigtige tjekliste når du i mål
Denne tendens er vi ikke tilhængere af. Vi så gerne business cases
anvendt mere konsekvent, men vi er naturligvis nødt til at tilpasse
os den aktuelle situation, vi støder ind i erhvervslivet.
Fravælger du business casen i dit kommende it-projekt, så sørg for
som et minimum at have en tjekliste med det absolutte nødvendige.
Illustreret således: En målrettet sælger på den amerikanske vestkyst
hyrede et privat jetfly for at flyve til en anden by og lukke en kæmpe
kontrakt med en meget stor kunde.
Resultatet af Aalborg-undersøgelsen er, at de mest anvendte
værktøjer i de danske virksomheder i højere grad er almindelige
dokumenter som referater og aktivitetslister, og ikke de sværere
tilgængelige værktøjer fra metoderne.
Han havde rigtigt travlt og ankom hæsblæsende til den lille lufthavn i sin limo iført attachetaske, sort jakkesæt og småløber op ad
trappen og ind i maskinen. Inde i cockpittet sidder piloten, stille og
rolig, med en papirblok og en pen og gennemgår startprocedure
og flyvetur systematisk, trin for trin.
Det virker ikke som om dette skyldes, at virksomhederne ikke
kender til metoder og værktøjer, heller ikke at der er modvilje
mod projektorientering.
Efter noget tid, hvor der ikke sker andet, bliver det for meget for
sælgeren, som rejser sig og går ind presser på for at komme af sted
for at få lukket store kontrakt.
Snarere fristes man til at tolke resultatet som en tilpasning, affødt
af en presset hverdag – sikkert også påvirket af finanskrisen.
Piloten kiggede over på han og siger efter en lang pause: ”Checklists are written in blod”.
Og man kan konstatere, at det, som virksomhederne falder tilbage
til, når de bliver presset, i hvert tilfælde ikke er metoderne i deres fulde længe, men noget der er skaleret ned til det, som vi vælger at tro,
er et forsøg på at praktisere pragmatisk og effektiv projektstyring.
Pointen er naturligvis: Den basale tjekliste kan ikke fraviges, fordi
konsekvensen kan være uoprettelige katastrofer.
Rent metodisk bruger vi en projektmetode fra den Agile-verden
(Agile Project Management, DSDM® Atern® and PRINCE2®)
sammen med Microsoft Sure Step®.
Et af værktøjerne i denne metode består i at levere Must Havekravene først og derefter de mindre vigtige krav, hvis der er tid
og økonomi til det – den såkaldte MoSCoW-prioritering**.
Udfordringen er, at identificere Must Have-kravene – at udarbejde
den tjekliste som er skrevet i blod (jf. anekdoten ovenfor), hvorpå
hvert punkt er så vigtig, at udelades et eneste af dem, er hele
projektet uden betydning. Det kræver, at man ved, hvad projekter
er, og at man kan vælge rigtigt mellem alle projektværktøjerne –
og det kræver, at man tør pege på, hvilke Must Have-krav, der kan
vente eller ikke skal med.
Med denne tilgang tror vi, at det er rigtigt, at pragmatisme og
effektivisering kan sikre godt købmandskab i projekter.
Det er ikke noget, man kan gøre uden erfaring, og her kommer
Datacons 25 år som leverandør til sin ret. Det er ikke for begyndere.
Af: Martin Toft Hansen, projektleder, Datacon
Jacob Jespersen, projektleder, Mentorix
*Project MANAGEMENT Multiplicity - Current Trends, Jan Pries Heje
** MoSCoW-prioritering består i en opdeling af alle krav i Must Have, Should Have, Could
Have og Won’t Have. I bedste tilfælde leveres alle Must, Should og Would Have-krav.
Minimumslisten består kun af Must Have-krav, og dette scenarie skal kunne fungere alene og
være forretningsmæssigt forsvarligt.
7
Kontakt Peter Malling
tlf +45 30 761 909 [email protected]
SharePoint
– se virksomheden i
helikopterperspektiv
SharePoint 2013 kan ses som en platform hen over alle dine andre
systemer, programmer og processer. Den kan samle data fra fx AX
og CRM og præsentere dem på ét og samme sted, hvilket betyder,
at informationerne er lette at tilgå
Dette gør det nemt for nye og gamle medarbejdere at sætte sig
ind i arbejdsgangene, og de kan hurtigt få et overblik over interne
processer og systemer, dokumenter og medarbejdere.
Fx kan man i SharePoint:
• Lave deling af dokumenter, som fremover ikke er nødvendige at
sende via mailsystemet, i stedet sendes et link, og dokumentet vil
kun eksistere et sted.
• Lave versionsstyring, der gør det nemt at se, hvem der har ændret
hvad og hvornår, og med indholdstyper kan dokumentet fx blive
arkiveret det rigtige sted eller starte et workflow.
8
DC Magazine oktober 2013 FORRETNINGSSYSTEMER
Business Intelligence (BI) kan skabe synlighed for, hvor effektivt vi
bruger vores tid og vores processer. Virksomheden kan med SharePoint fx samle, opsummere og vise kritiske oplysninger i et dashbord
fra ERP- og/eller CRM-systemet. Dette kan bruges til at skabe bedre
overblik over, hvor der skal sættes ind, og hvor det går godt.
Business Insight er forskellige BI-relaterede funktionaliteter i SharePoint, som giver virksomheden mulighed for lettere at skaffe adgang
til denne forretningskritiske information, som anvendes til bedre styring af virksomheden. Man kan med hjælp fra kendte værktøjer som
fx Excel, Visio og KPI Status Indicator Lists synliggøre og præsentere
vigtige data via Performance point service og ved at gøre brug af
dashboards og scorecards.
Få styr på det interne informationsflow
Flere gange om ugen udsender mange virksomheder i dag nyhedsbreve via mailsystemet til alle brugere. Dette kan ofte være til irritation for den enkelte medarbejder, da mailboksen måske allerede er
fyldt, og den vigtige interne og eksterne informationen drukner i alle
de andre mails.
Flere og flere virksomheder anvender første side i SharePoint til at
samle alle firmaets interne aktiviteter og informationer, dvs. at medarbejderne her bliver kollektivt informeret, og det er også her, man
slår nye informationer op på tværs af afdelinger og niveauer.
Via en SharePoint-portal er det nemt at publicere nyheder, som alle i
virksomheden kan læse og måske kommentere på. Her kan brugerne ”logge på” og læse nyheden, når de har tid og lyst.
Nyhedsmailene kan også publiceres udelukkende til den enkelte afdeling, teamet eller de forskellige roller, dvs. man målretter nyheden
til rette modtager. Alternativt kan den henvise til et samlet arbejdsområde, hvor man hurtigt kan se alle de dokumenter, der vedrører
mailen, de personer der har modtaget den, og de BI-tal der måske
er henvist til.
SharePoint kan også anvendes som en portalløsning til nyheder, manualer og vejledninger, personalehåndbog, drift-info, BI-tal, som fx
dagens omsætning, eller helt andre branchespecifikke informationer.
Versionsstyring
I mange virksomheder bliver der sendt et utal af dokumenter,
præsentationer og andre filer rundt via mailsystemet, det kan derfor
være vanskeligt at holde styr på, hvilken fil der er den sidste nye.
Denne problemstilling løses i SharePoint, da man her kan uploade
dokumentet og fx starte et workflow, som sender et link til brugerne.
Herefter styrer SharePoint således, at kun en person ad gangen kan
redigere i dokumentet, og tilsikrer, at der laves en ny version hver
gang, dokumentet bliver gemt. Mens der arbejdes med dokumentet, har andre brugere kun ’read-only’-adgang. På den måde har alle
adgang til samme information, og alle dokumenter vedrørende et
projekt, tilbud, event, analyser m.m. er samlet et sted – eller på et
mødearbejdsområde.
9
Kontakt Peter Malling
tlf +45 30 761 909 [email protected]
Den rollebaserede
brugeroplevelse i AX
Hvordan gør man tingene lettere for sig selv i hverdagen?
Rydder op i rodet? Organiserer det hele? Placerer opgaverne,
hvor de nemt findes igen? Det er lige præcis det, rollecentret
i AX hjælper dig med – når det er sat rigtigt op!
Når Microsoft Dynamics AX 2012R2 åbnes, har du automatisk
adgang til mere end 40 foruddefinerede rollecentre. I danske virksomheder har medarbejderne ofte mere end én rolle, og man kan
derfor kombinere flere roller til en brugerprofil, som derpå bliver til
et rollecenter.
Dit eget rollecenter præsenterer dig kun for det, der er relevant for
dig, og skjuler den del af systemet, du ikke benytter, og som du i
princippet ikke behøver se.
Rollecentret giver den enkelte bruger mulighed for at have styr
på de af hverdagens opgaver og arbejdsprocesser, som kun er
relevante for den enkelte - og det medfører en produktiv, sjov og
interessant arbejdsdag.
Alle medarbejdere i virksomheden kan have deres eget rollecenter:
deres eget personlige udgangspunkt i AX. Her vises dine opgaver
og aktiviteter, og du får et overblik over det arbejde, du allerede
10
DC Magazine oktober 2013 FORRETNINGSSYSTEMER
har udført, og hvad du er nået til. Det gør dig kort sagt i stand til at
fokusere på dine opgaver og organisere din tid – på den måde det
fungerer bedst for dig og virksomheden.
Det enkelte rollecenter kan nemt gøres mere personligt og relevant
for den enkelte medarbejder. Brugeren kan prioritere elementerne,
efterhånden som flere opgaver/processer kommer til, fx i forbindelse med en ændring af arbejdsområder, så kan nye funktioner
tilføjes.
Det enkelte rollecenter styres fx af en superbruger, som sætter reglerne/rettighederne for, hvad der er adgang til i systemet. Når denne del overlades til flere brugere, øges sikkerheden for virksomheden. De vigtigste data og opgaver i rollecentret kan fremhæves, så
det er tydeligt at se opgaver med højest prioritet.
Uanset om du er bogholder, lagermedarbejder eller salgschef, har
du dit eget rollecenter, som understøtter din rolle i organisationen.
Rollecentret hjælper med:
• At arbejde nemt og effektivt (du vælger selv, hvilke informationer
du vil have)
• At reagere hurtigt og effektivt (du kan nemt finde og bruge
nødvendige oplysninger)
• At få et overblik og over opgaver (der skal løses eller er løst)
ERP systemer som AX 2012 R2 har forenklet forretningsprocesserne, og med rollecentret i AX skabes enkle processer for hver
medarbejder. I rollecentret vises fx igangværende aktuelle opgaver, hvilket igen betyder et konstant overblik over egne opgaver
og deres status. Resultatet skulle gerne være øget produktivitet og
større arbejdsglæde.
”Rollecentret giver den enkelte
bruger mulighed for at have styr
på de af hverdagens opgaver
og arbejdsprocesser, som kun
er relevante for den enkelte
- og det medfører en produktiv,
sjov og interessant arbejdsdag.”
Fordelene er bl.a., at man hurtigt kan gøre rollecentre, lister og
opgavesider personlige, så de afspejler nye ansvarsområder for
medarbejdere eller øgede aktiviteter for virksomheden – uden at
der er behov for hjælp fra it-afdelingen, eller forhøjede udgifter til
en ekstern programmør.
11
Kontakt Suzanne Bojang
tlf +45 28 101 495 [email protected]
Kreditor
workflow I
AX 2012
Workflows blev introduceret i AX2009, men er blevet kraftigt
opgraderet i AX2012. Ikke alene er der kommet en række nye
funktioner, der er ligefrem områder af AX2012, hvor workflow
simpelthen er en del af processen. Der er altså ingen tvivl om, at
Microsoft satser på dette område – også i kommende releases.
Blandt de nye elementer i AX2012 er introduktionen af en grafisk
Workflow editor, der i stil og layout minder meget om Microsofts
Visio software, som man f.eks. kender fra flow og procesdiagrammer.
Editoren giver via ”drag & drop brugeren mulighed for – at tilføje
og fjerne elementer i workflowet, og tilpasse både manuelle og
automatiske elementer. Dette gør det muligt at lave relativt komplekse workflows, på en pædagogisk måde. En af de store fordele
ved editoren er, at den advarer om manglende komponenter, dvs.
det er altid muligt at følge med i, hvad der mangler for at gøre
workflowet brugbart.
12
DC Magazine oktober 2013 FORRETNINGSSYSTEMER
Blandt de nye ting i AX2012 er også muligheden for at tilføje
automatiske opgaver. Handlinger, der ud fra et input kan behandle
data. Eksempler herpå er fakturagodkendelse ved beløb under
visse grænser, kredit max valideringer osv.
Perspektivet i workflows i AX2012 er således stort, og funktionen
kan nemt finde praktisk anvendelse i mange virksomheder.
Der findes en række processer i AX2012, der standard anvender
workflow, eksempelvis godkendelse af timekladder, projekttilbud,
projekt fakturaer og indkøbsrekvisitioner.
Men egentlig er der tale om en ”motor”, som kan anvendes mange
andre steder i AX’en. Det er med udgangspunkt i denne motor, at
Datacon har udviklet en løsning til godkendelse af kreditorfakturaer
Fakturaworkflow
med beløbsgrænser
Datacon har udviklet et fakturascannings-/workflowsystem, som
betyder, at man kan scanne fysiske fakturaer ind. Brugerne kan
derefter se dem elektronisk samtidig med, at bogholderiet kan
arkivere den fysiske faktura straks efter, de er inde i systemet.
Dermed kan man benytte AX til at håndtere alt omkring kreditorfakturaer. Workflow kan håndtere at en medarbejder må godkende
fakturaer op til f.eks. 2.000 kr., og chefen op til f.eks. 100.000 kr.
Der kan være flere godkendere på samme faktura.
Den færdig implementerede løsning i standard AX2012:
Fakturaerne bliver scannet manuelt. Herefter oprettes der et
’indkøb’ i AX, hvor fakturaen knyttes til. På indkøbet er der
ligeledes tilknyttet et workflow, som betyder, at når der sættes en
eller flere godkendere på, så kan disse se, at der ligger en faktura
klar til godkendelse hos dem. Når den enkelte medarbejder
godkender en faktura, blive den sat klar til betaling.
Såfremt der er, flere godkendere, f.eks. pga. beløbets størrelse,
bliver fakturaen sendt til næste godkender. Fakturaen kan altid ses
ud fra selve indkøbet, og i AX 2012 er der et oversigtsbillede, som
viser, hvilke fakturaer en bruger har til godkendelse.
13
Kontakt Peter Malling
tlf +45 30 761 909 [email protected]
Forøg
konkurrencekraften
med Datacon
Intelligent anvendelse af ERP kan skabe mersalg, forbedre konkurrenceevnen, effektivisere forretningsprocesserne og skabe bedre beslutningsgrundlag for ledelsen. Hvis man anvender sin ERP løsning rigtigt, kan
denne blive en af de vigtigste konkurrenceparametre i virksomheden
– dette kan vi hos Datacon hjælpe med
Microsoft Dynamics AX 2012 R2 er en af markedets mest komplette
løsninger til at understøtte danske virksomheders arbejdsgange.
Hos Datacon er vi specialister i Microsoft Dynamics AX 2012 R2 og
standard AX 2012 funktionalitet, og forsøger gerne at gennemføre
et AX projekt så ’standard’ som muligt, men ikke for hver en pris
– succes opnår sjældent ved at gøre som alle andre.
Vi har igennem årene opnået en stor en viden omkring virksomheders centrale processer og hvor der kan ’ligge’ muligheder for
at proces optimere, så i vores verden er det kombinationen af en
stærk standardløsning i form af Microsoft Dynamics AX og
Datacons viden omkring procesoptimering, der sikre vores
kunder en konkurrencedygtig virksomhed.
Vi har bl.a. erfaring med mobile sælgerløsninger, e-handels
problematikker, katalog- og kampagnestyring, men vi har her
valgt at gå lidt mere i detaljer omkring lagerstyring.
Lagerstyring
Ikke to lagerløsninger er identiske, hvilket stiller store krav til de
konsulenter der rådgiver om og implementerer løsningerne.
Hos Datacon er vi specialister i at implementere lager- og logistikløsninger, og derfor kender vi de udfordringer I står overfor. De
14
DC Magazine oktober 2013 FORRETNINGSSYSTEMER
udfordringer vi typisk støder på hos vores kunder er f.eks. inden for
følgende områder:
Varemodtagelse af
indkøbsordre
Flytninger
Lagerdifferencer
Tømning af containere
Pluk til salgsordre
(med eller uden
mulighed for løbende registrering af
lagerkorrektioner)
Cyklisk optælling
Cyklisk optælling
Labeludskrivning
Hvis man har mange plukkere på lagret vil I kunne optimere
plukkefunktionen ved hjælp af ”pick-by-voice”-teknologi også kaldt
’stemmestyret pluk’. Med stemmestyret pluk får I lidt af papiret væk
fra lageret og kan øge effektiviteten radikalt – typisk med ca. 15 %
Vi har hjulpet flere virksomheder med at løse netop ovenstående
men også andre problemstillinger, så kontakt os for et
uforpligtende og gensidigt kvalificerende møde.
15
Microsoft
Dynamics AX
hosting hos
Datacon
Kontakt Peter Malling
tlf +45 30 761 909 [email protected]
Økonomisk og fleksibel løsning der understøtter din forretning
Forretningsapplikationer og ERP er, om vi alle ved nødvendige
for virksomhedens daglige drift, og der stilles derfor store krav
til oppetid og tilgængelighed. Med en hosting af sin Microsoft
Dynamics AX løsning hos Datacon kan virksomhedens egne
ressourcer fokusere på at udvikle kerne forretningen, og ikke
bruge tiden på at bekymre sig om at overvåge og vedligeholde
noget så centralt som de servere, der driver virksomhedens ERP.
Datacons hostede løsning er baseret på mange års erfaring i design,
drift og servicering af Microsoft Dynamics AX, men i særdeleshed
også infrastruktur løsninger.
Hvis man som virksomhed
går med overvejelser omkring
hosting, er det vigtigt, at man
forsøger at kvalificere sin hosting
partner, dette bl.a. med henblik
på at sikre at en hurtig reaktionstid er tilstede, såfremt der skulle
opstå problemer med f.eks.
performance eller ved etablering
af ny server.
DC Magazine oktober 2013 FORRETNINGSSYSTEMER
Økonomisk overblik
Afhængig af hvordan man anskuer sin investering, kan der være
flere økonomiske fordele ved hosting. Da afregning af servere og
software sker hver måned, undgår man større overraskelser eller
uforudsete investeringer i hardware, software, serverrum, backup
etc. Ved indgåelse af en leje aftale
omkring software licenser som leje af
AX 2012 licenser, er der altid adgang
løsning er
til opdatering til nyeste version.
Datacons hostede
baseret på mange års erfaring
i design, drift og servicering af
Microsoft Dynamics AX, men i
særdeleshed også infrastruktur
løsninger.
En af Datacons absolutte styrker
er, at vores dygtige hardware teknikere arbejder tæt sammen med
vores AX applikationskonsulenter og udviklere. Fordelen er selvfølgelig, at vi sikre en problemfri drift samt hurtig reaktionstid, hvis
infrastrukturen skal skaleres op til at understøtte flere brugere eller
større datamængder.
16
I vores hosting center kan der også driftes andre applikations
servere som f.eks. Microsoft Exchange, Office og SharePoint eller
andre applikationer der understøtter den daglige drift. Ejer man
selv en AX licens, kan denne installeres på servere i hosting centeret
samtidig med, at man f.eks. lejer licenser til Microsoft Exchange
Server.
Ved afregning pr. måned tilsikres det
at omkostninger til infrastrukturen
følger antallet af medarbejdere i
virksomheden, i Microsoft Dynamics
AX og i sidste ende virksomhedens
udvikling.
I Datacons moderne faciliteter er der tænkt på alt - lige fra redundante internetforbindelser, adgangskontrol, strøm, brandsikring,
køling, overvågning og backup. Vi går ikke på kompromis med
sikkerhed, kvalitet og stabilitet, dette underbygges af vores historik
som mangeårig leverandør af kritiske infrastruktur løsninger til
større virksomheder i dansk erhvervsliv.
17
Svigt fra
IT-leverandør
endte lykkeligt trods stort tidspres
Den 31. maj 2013 åbnede Hamleys sin
”flagship store” – et helt særligt
legetøjsunivers – i hjertet af
København i den nye DI-bygning
HP’s RP7 Retail system
Næste generations All-in-One-kasseløsning fra HP. Elegant,
smart og nemt at integrere i dit nuværende miljø: HPRP7-kassesystemet har stor fleksibilitet og valgfrihed og kan tilpasses
til alt det, du har brug for.
Kontakt Steen Jensen
tlf +45 40 237 636 [email protected]
fra Datacon sagde min mavefornemmelse mig, at Datacon var den
rette AX-partner til at hjælpe os ud af denne alvorlige situation”.
Imponerende overalt
Styrk din butiks image med en moderne, pladsbesparende
HP RP7, som har alle egenskaberne fra en traditionel kasseløsning og et elegant design, som passer perfekt til butikker
og servicebranchen.
De elegante rammeløse kanter gør det til en tiltalende selvbetjeningskiosk, der tiltrækker opmærksomhed, og som dine
medarbejdere vil elske at bruge. Tilslutningspunkter på alle
fire sider af skærmen gør det muligt at tilpasse netop den
kombination af flot eksternt udstyr (MSR, fingeraftrykslæser
eller webkamera (sælges separat)), du har brug for.
Substans ud over stil
HP RP7 er detailvenlige, da den kan anvendes i omgivelser
på op til 40 °C. Stålkabinettet, on-board-overvågning og
advarsler samt miljømæssige test og stødtest klarer nemt
flere års slid og brug i butiksmiljøer.
Datacon tryllede på åbningsdagen
Datacons konsulenter knækkede koden til Hamleys specifikke
behov, designede den ønskede løsning i AX, afstemte forventninger og leverede varen inden for den meget stramme tidsramme, i
ekspresfart. ”Det var super godt gået” siger Miklos Bengtsen ”vi holder specielt meget af integrationen fra betalingsterminalerne, der taler direkte sammen med vores AX, så vi her på kontoret
hele tiden er online, ikke bare med de danske forretninger, men
også butikkerne i Norge og Sverige. ”
En af de største udfordringer hos Hamleys var som bekendt tiden.
Dagen for åbningen kunne ikke flyttes. På få dage var alt klappet
og klart. ”Vi var stillet otte ugers levering i udsigt af leverandøren,
som svigtede os, men der kom Datacon ind med en højere leveringsevne og fleksibilitet, end man kunne håbe på – ja, de tryllede
simpelthen for os! ”
”Datacon gjorde det umulige muligt for os i 11. time og leverede
en Dynamics AX-løsning, POS’er og ikke mindst den faglige konsulentrådgivning”
Hamleys blev etableret for mere end 250 år siden i England og er
med flagskibsbutikken på Regent Street i London blandt de mest
kendte legetøjskæder i verden.
I København ønsker man at markedsføre Hamleys som et helt
særlig koncept, butikken skal være en af byens sjoveste forlystelser,
og det med Tivoli som nabo. Derfor var alle sejl sat til i forbindelse
med åbningen, og forventningerne såvel internt som fra omgivelserne var helt i top.
Men kort før åbningen gik det op for Miklos Bengtsen CFO hos
Hamleys Skandinavien, at den hidtidige leverandør ikke matchede behovet. Integrationen mellem økonomi- og kassesystemet
fungerede ikke optimalt, og selve den tekniske installation var
mangelfuld.
Miklos Bengtsen udtaler: ”Set i bakspejlet var der mange ting hos
den tidligere leverandør, som de skulle have gjort bedre, vi var
forsøgskanin hos dem”
Trods den alvorlige situation skulle en løsning findes, så butikken
kunne åbne rettidigt efter planen. Miklos Bengtsen havde en
bunden opgave. ”Når man nu stod med en halvfærdig Microsoft AX-løsning, gav det god mening at indlede søgningen hos
Microsoft efter et kvalificeret AX-hus, som kunne magte opgaven
med kort varsel. Vi havde brug for en benhård og kompetent rådgivning, som kunne afsætte ressourcer omgående”, siger Miklos
Bengtsen. På Microsoft’s hjemmeside fandt han frem til Datacon,
som er Microsoft Gold Partner. ”Efter et møde med to konsulenter
18
DC Magazine oktober 2013 FORRETNINGSSYSTEMER
Forventning om stor vækst hos Hamleys
Forventningen til fremtiden er en udbygning af antallet af butikker
til 20-30 butikker i Skandinavien, Hamleys har nu valgt Datacon
som fast IT-leverandør. Miklos Bengtsen er sikker på, at Datacon
løfter opgaven med samme professionalisme i Norge og Sverige
som Datacon gjorde det i Danmark.
Hamleys – verdens ældste legetøjskæde
Hamleys blev etableret i 1760 i London med den ambition at være
verdens fineste legetøjsbutik, en ambition, der stadig holder 250 år
efter. Forretningernes placering er ikke tilfældig, men nøje udvalgt
fra et stort kundegrundlag.
I Danmark er der nu fire Hamleys butikker i Fields, Illum, Københavns Lufthavn og senest i Industriens Hus.
Miklos Bengtsen er ansat som CFO hos Hamleys Skandinavien.
Miklos Bengtsen har erfaring fra F-Group (tidl. Fredgaard Radio),
IC Companys og Magasin. Han ved, hvad det vil sige at drive en
detailkæde, få tingene struktureret, sætte dem i system og få virksomheden til at vækste.
Hamleys er en vækstvirksomhed med en højere vækstrate, end
man ellers ser i detailbranchen - placeringerne af forretningerne er
vigtige. Hamleys Skandinavien har i september måned åbnet yderligere 2 butikker i henholdsvis Stockholm og Oslo. Her leverede
Datacon også den komplette løsning af netværk, POS og betalingsterminaler med integration til Microsoft AX.
19