Indkøb 2A Connectivity for Procurement Morten Høegh-Guldberg Danmarks Tekniske Universitet Danmarks Tekniske Universitet DTU e-handel Basware brugerforum d. 12. oktober 2011 Danmarks Tekniske Universitet Morten Høegh-Guldberg e-handelskoordinator Afdelingen for Økonomi og Regnskab Danmarks Tekniske Universitet Anker Engelundsvej 1 Bygning 101A 2800 Kgs. Lyngby Direkte telefon: 51 64 74 72 [email protected] 3 Danmarks Tekniske Universitet 17.10.2011 E-handel - i overblik • DTU E-handel er et element i den løbende effektivisering og digitalisering af de administrative forretningsgange • Administrative opgaver skal udføres med størst mulig kvalitet set ift. a) Ressourceforbrug b) Understøttelse af kerneforretningen • DTU har centralt ansvar for en række IT systemer, der understøtter de administrative forretningsgange (der alle på sigt taler sammen) – heriblandt kan nævnes Oracle Projects, Qlikview, DTU-TID, Rejseafregning og UNIPAS. • DTU E-handel er som andre it-implementeringer et forandringsprojekt – ikke en ”plug and play” løsning 4 Danmarks Tekniske Universitet E-handel på DTU – hvorfor? 1. Koordinering af indkøb • Understøtter brugen af koncernfælles indkøbsaftaler, herunder styrker volumen i indkøb og udløser besparelser, samt understøtter, at DTU overholder udbudsreglerne 2. Effektivisering af indkøbsprocessen - minimering af hands-on steps fra bestilling til betaling 3. Gennemsigtighed omkring indkøbsaftaler og indkøbsprocedurer a) Institutter og afdelinger har lettere adgang til indkøbsaftaler b) Visuelt overblik over varesortimentet (nemt at vælge produkt på aftale) c) Elektronisk bestilling sikrer, at alle nødvendige informationer afgives til leverandøren ved udsendelse af indkøbsordre (støtte til bestillerne) 4. Bedre styring og opfølgning på indkøb a) Tilladelse frem for tilgivelse (anvisning af indkøb inden ordren afsendes) 5 b) Dispositionsregnskaber Danmarks Tekniske Universitet Eksempel på indkøb i dag Behov for en ny kontorstol Eksisterende DTU aftaler undersøges i KUBUS og budget afdækkes Ordre afgives manuelt via fax, telefon, internet eller mail Manuelt flow 6 Danmarks Tekniske Universitet Varen modtages (udokumenteret) Accept og kontering af faktura fra rekvirent og Økonomicenter Anvisning af faktura (budgetansvarlig) og betaling Systemunderstøttelse 17.10.2011 Eksempel på indkøb med DTU e-handel Behov for en ny kontorstol Rekvisition oprettes i DTU ehandel og konteres automatisk Manuelt flow 7 Danmarks Tekniske Universitet Rekvisition anvises af budgetansvarlig og ordre sendes automatisk Varen modtages i systemet (dokumenteret) Automatisk match mellem ordre og faktura udløser betaling Systemunderstøttelse 17.10.2011 Hvilke kompetencer kræves for at benytte DTU E-handel? • Projektet har arbejdet målrettet mod at skabe en brugervenlig løsning, som alle med almindelige ”internet-shopping” evner kan benytte. • Rekvirenten skal igennem 4 guidede steps for at lave en indkøbsordre • Rekvirenten kan oprette sin rekvisition via e-kataloger, leverandør webshops eller via fritekstbestilling • Der stilles herudover krav til at rekvirenten kan sit projekt nr. og opgave nr. (ligesom i DTU-tid, Rejseafregning mv.) • Der vil være adgang til hotline og support i såvel implementeringssom driftsperiode - Men for at sikre succes og brug af systemet er det også vigtigt, at brugerne har adgang til lokal hjælp og sparring og at den lokale ledelse bakker op om projektet 8 Danmarks Tekniske Universitet Hvordan implementerer vi DTU E-handel? • Implementering af DTU E-handel handler ikke kun om udrulning af et IT-system – det er et forandringsprojekt, hvor processer og indkøbsadfærd omlægges • Forandringen kan kun gennemføres lokalt med institut (afdelings-) ledelsens og medarbejderes engagement og opbakning • For at sikre den lokale forankring af DTU E-handel udpeger hvert institut (afdeling) en indkøbsansvarlig, der fungerer som tovholder for implementeringen og 2-5 indkøbskoordinatorer, der kan drive forandringen igennem lokalt og fungere som superbrugere af systemet 9 Danmarks Tekniske Universitet Forandringskommunikation DTU e-handel 3 kommunikationsindsatser (søjler) Massekommunikation Kaskadering Banner på intranet, rollups på kommunikationstræning af vigtige ledelsespersoner sociale mødesteder, flyers mm. Envejsinformation Train the trainer Input, træning og værktøjer 1 2 Danmarks Tekniske Universitet Netværks kommunikation Kommunikation via ambassadørnetværk 3 Danmarks Tekniske Universitet Danmarks Tekniske Universitet DTU indkøbskoordinator-programmet Hvad Hvorfor Centralt organiseret ambassadørprogram. Netværksindsatsen skal understøtte implementeringen og den øvrige kommunikation om DTU e-handel. Indkøbskoordinatorerne bidrager med personlig kommunikation om DTU e-handel. De er et værdifuldt supplement til den øvrige information og vejledning. Hvem Vicedirektøren udvælger to til fem indkøbskoordinatorer fra instituttet – se kriterierne for en god indkøbskoordinator på de følgende slides. Hvordan Programmet er koordineret af Indkøb. Indkøbskoordinatorerne får adgang til en værktøjskasse, internt netværk, træning og dialogværktøj. Hvornår Indkøbskoordinatorernes opgaver starter ved institutmøderne. De første to måneder skal de forvente at bruge 50 procent af deres tid (efterfølgende cirka 15 procent af deres tid). Danmarks Tekniske Universitet 17/10/2011 13 Udrulningsplan • Udrulningen af systemet udføres i to faser: FASE 1 • Baswares fakturaløsning: 1. november 2011 • Fakturaløsningen implementeres som ”big bang” på alle institutter • – løsningen afløser InvoiceIT applikationen FASE 2 • Indkøb rulles derefter på – et institut ad gangen • Matchning af indkøbsordre mod faktura starter • Alle institutter er på systemet i 1. halvår af 2012 14 Danmarks Tekniske Universitet Data til IP og PM fra økonomisystemet Stamdata fra økonomisystemet • Leverandører • Email (til ordreafsendelsen) • CVR nummer • • • • • • • • 15 Brugere Godkendere Anvisere Kontokombinationer & krydsvalideringsregler Betalingsbetingelser Momskoder Enhedsbetegnelser Valuta & Valutakurser Danmarks Tekniske Universitet Kontakt til leverandører • Informativ e-mail vedr. e-handelssystemet på DTU er udsendt • Spørgeskema vedr. evne til at; – sende og modtage OIOUBL – Etablere puncho-out – Etablere et elektroniksvarekatalog – Billeder af varer • Dialog med leverandører vedr. elektroniske varekataloger – 418 leverandører på DTU står for 80% af volumen • Dialog på mail vedr. leverandørernes e-mailadresse til modtagelse af indkøbsordre 16 Danmarks Tekniske Universitet Varer på hylderne i det elektroniske supermarked! • 12 punchout leverandører udvalgt – Konfigurerbar produkter – Alle aftaleleverandører efter udbud • Indhentning af varekataloger hos leverandører – Vi har etableret en ”pakke” med filer: Eks. på varekatalog, OIOUBL konverter, Standardbrev, Guides, mv. – Tidskrævende – dialog ofte nødvendig – Tekniske udfordringer – nogle behøver hjælp • Vedligeholdelse af kataloger kræver dialog og disciplin fra både kunde og leverandør 17 Danmarks Tekniske Universitet Interface til økonomisystemet • Prebook af faktura (uden indkøbsordrereference) • Overførsel af konteret, godkendt og anvist faktura – Prebooket faktura annulleres med API • Varemodtagelse – Skaber kortfristet gæld i økonomisystemet • Indkøbsordre – Skaber disponering i økonomisystemet 18 Danmarks Tekniske Universitet Spørgmål? Morten Høegh-Guldberg e-handelskoordinator Afdelingen for Økonomi og Regnskab Danmarks Tekniske Universitet Anker Engelundsvej 1 Bygning 101A 2800 Kgs. Lyngby Direkte telefon: 51 64 74 72 [email protected] 19 Danmarks Tekniske Universitet 17.10.2011 20 Danmarks Tekniske Universitet - Confidential - 17.10.2011