DTU e-handel
Basware Brugerforum d. 11. oktober 2012
Danmarks Tekniske Universitet
Morten Høegh-Guldberg
e-handelskoordinator
Afdelingen for Økonomi og Regnskab
Danmarks Tekniske Universitet
Anker Engelundsvej 1
Bygning 101A
2800 Kgs. Lyngby
Direkte telefon: 51 64 74 72
[email protected]
2
Danmarks Tekniske Universitet
15.10.2012
Løsningen:
E-catalogs from suppliers are
available through punch-out and
internal catalogs
Interface of supplier
data to EHS
Setup of supplier data
Contract Agreement between
in Oracle financials
DTU and supplier
EHS
Creation of requisition
(Review)
Approve
Automatic creation of Purchase order
(from e-catalog or non-catalog
requisition)
from requisition lines
No match
Purchase order
attached to
requisition line
Automatic launch of
Invoice receipt in EHS from OCR or VANS
Match of invoice to
purchase order /contract
Requisitioner receives the
goods or services
Purchase order to
Supplier (OIOUBL
or e-Mail)
Invoice transferred to Oracle for payment
Danmarks Tekniske Universitet
3
E-handel på DTU – hvad er der sket på 1 år
– Invoice Processing i drift d. 14/11 2011
– Purchase Management i drift d. 17.juni 2012
» Afdelingen for Økonomi & Regnskab (AØR)
» Afdelingen for IT (AIT)
– Purchase Management i 1. udrulning d. 20. september 2012
» DTU Energikonvertering
» DTU Vindenergi
» DTU Nutech
– 864 issues er registreret på 12 måneder. 86 er stadig åbne issues.
4
Danmarks Tekniske Universitet
E-handel på DTU – hvad er der sket på 1 år
– 117.339 fakturaer gennem systemet
– Omkring 6000 faktura i cirkulation i gennemsnit
– 225 indkøbsordrer i systemet
– Matchprocent er 74%
– Systemanvendelsesprocent for indkøb er 0,5 % …….
5
Danmarks Tekniske Universitet
Matchede fakturaer til ordrer fra IP Master
6
Danmarks Tekniske Universitet
15.10.2012
7
Danmarks Tekniske Universitet
15.10.2012
Matchede fakturaer til kontrakter
8
Danmarks Tekniske Universitet
15.10.2012
Data til IP og PM fra økonomisystemet
Stamdata fra økonomisystemet
• Leverandører
• Email (til ordreafsendelsen)
• CVR nummer
•
•
•
•
•
•
•
•
9
Brugere
Godkendere
Anvisere
Kontokombinationer & krydsvalideringsregler
Betalingsbetingelser
Momskoder
Enhedsbetegnelser
Valuta & Valutakurser
Danmarks Tekniske Universitet
10
Danmarks Tekniske Universitet
15.10.2012
Kontakt til leverandører
• Informativ e-mail vedr. e-handelssystemet på DTU er udsendt
• Spørgeskema vedr. evne til at;
– sende og modtage OIOUBL
– Etablere punch-out
– Etablere et elektroniksvarekatalog
– Billeder af varer
• Dialog med leverandører vedr. elektroniske varekataloger
– 418 leverandører på DTU står for 80% af volumen
• Dialog på mail vedr. leverandørernes e-mailadresse til
modtagelse af indkøbsordre
11
Danmarks Tekniske Universitet
Varer på hylderne i det elektroniske
supermarked!
• 12 punchout leverandører udvalgt
– Konfigurerbar produkter
– Alle aftaleleverandører efter udbud
• Indhentning af varekataloger hos leverandører
– Ca. 70 kataloger indtil videre
– Vi har etableret en ”pakke” med filer:
Eks. på varekatalog, OIOUBL konverter, Standardbrev,
Guides, mv.
– Tidskrævende – dialog ofte nødvendig
– Tekniske udfordringer – nogle behøver hjælp
• Vedligeholdelse af kataloger kræver dialog og disciplin fra både
kunde og leverandør
12
Danmarks Tekniske Universitet
Ca. 100 varekataloger I systemet med mere
end 100.000 varer
13
Danmarks Tekniske Universitet
15.10.2012
Eksempel på vare i katalog
14
Danmarks Tekniske Universitet
15.10.2012
Eksterne kataloger
15
Danmarks Tekniske Universitet
15.10.2012
Indkøbsordrer sendes på email & pdf
- Enkelte sendes via OIOUBL
16
Danmarks Tekniske Universitet
15.10.2012
Interface til økonomisystemet (Oracle)
• Anvendelse af standard interface tabeller
• Prebook af faktura (uden indkøbsordrereference)
• Overførsel af konteret, godkendt og anvist faktura
– Prebooket faktura annulleres med API
• Varemodtagelse
– Skaber kortfristet gæld i økonomisystemet
• Indkøbsordre
– Skaber disponering i økonomisystemet
17
Danmarks Tekniske Universitet
- Single sign on
- Adgang fra Portalen
18
Danmarks Tekniske Universitet
15.10.2012
Spørgmål?
Morten Høegh-Guldberg
e-handelskoordinator
Afdelingen for Økonomi og Regnskab
Danmarks Tekniske Universitet
Anker Engelundsvej 1
Bygning 101A
2800 Kgs. Lyngby
Direkte telefon: 51 64 74 72
[email protected]
19
Danmarks Tekniske Universitet
15.10.2012
Ekstra slides
• Ekstra slides til brug ved spørgsmål
20
Danmarks Tekniske Universitet
15.10.2012
DTU indkøbskoordinator-programmet
Hvad
Hvorfor
Centralt organiseret ambassadørprogram. Netværksindsatsen
skal understøtte implementeringen og den øvrige kommunikation
om DTU e-handel.
Indkøbskoordinatorerne bidrager med personlig kommunikation
om DTU e-handel. De er et værdifuldt supplement til den øvrige
information og vejledning.
Hvem
Vicedirektøren udvælger to til fem indkøbskoordinatorer fra
instituttet – se kriterierne for en god indkøbskoordinator på de
følgende slides.
Hvordan
Programmet er koordineret af Indkøb. Indkøbskoordinatorerne
får adgang til en værktøjskasse, internt netværk, træning og
dialogværktøj.
Hvornår
Indkøbskoordinatorernes opgaver starter ved institutmøderne.
De første to måneder skal de forvente at bruge 50 procent af
deres tid (efterfølgende cirka 15 procent af deres tid).
Danmarks Tekniske Universitet
15/10/2012
21
Udrulningsplan
• Udrulningen af systemet udføres i to faser:
FASE 1
• Baswares fakturaløsning: 1. november 2011
• Fakturaløsningen implementeres som ”big bang” på alle
institutter
• – løsningen afløser InvoiceIT applikationen
FASE 2
• Indkøb rulles derefter på – et institut ad gangen
• Matchning af indkøbsordre mod faktura starter
• Alle institutter er på systemet i 1. halvår af 2012
22
Danmarks Tekniske Universitet
Hvilke kompetencer kræves for at benytte
DTU E-handel?
•
Projektet har arbejdet målrettet mod at skabe en brugervenlig
løsning, som alle med almindelige ”internet-shopping” evner kan
benytte.
•
Rekvirenten skal igennem 4 guidede steps for at lave en
indkøbsordre
•
Rekvirenten kan oprette sin rekvisition via e-kataloger, leverandør
webshops eller via fritekstbestilling
•
Der stilles herudover krav til at rekvirenten kan sit projekt nr. og
opgave nr. (ligesom i DTU-tid, Rejseafregning mv.)
•
Der er adgang til hotline og support i såvel implementerings- som
driftsperiode. 3 fuldtidsressourcer er pt. e-handelsupporten.
-
Men for at sikre succes og brug af systemet er det også
vigtigt, at brugerne har adgang til lokal hjælp og sparring og
at den lokale ledelse bakker op om projektet
23
Danmarks Tekniske Universitet
Eksempel på indkøb før
Behov for
en ny
kontorstol
Eksisterende DTU
aftaler
undersøges i
KUBUS og
budget
afdækkes
Ordre
afgives
manuelt
via fax,
telefon,
internet
eller mail
Manuelt flow
24
Danmarks Tekniske Universitet
Varen
modtages
(udokumenteret)
Accept og
kontering
af faktura
fra
rekvirent
og
Økonomicenter
Anvisning
af faktura
(budgetansvarlig)
og
betaling
Systemunderstøttelse
15.10.2012
Eksempel på indkøb nu med DTU e-handel
Behov for en
ny kontorstol
Rekvisition
oprettes i
DTU ehandel og
konteres
automatisk
Manuelt flow
25
Danmarks Tekniske Universitet
Rekvisition
anvises af
budgetansvarlig og
ordre sendes
automatisk
Varen
modtages i
systemet
(dokumenteret)
Automatisk
match
mellem
ordre og
faktura
udløser
betaling
Systemunderstøttelse
15.10.2012
E-handel
- i overblik
• DTU E-handel er et element i den løbende effektivisering og
digitalisering af de administrative forretningsgange
• Administrative opgaver skal udføres med størst mulig kvalitet set ift.
a) Ressourceforbrug
b) Understøttelse af kerneforretningen
• DTU har centralt ansvar for en række IT systemer, der understøtter
de administrative forretningsgange (der alle på sigt taler sammen) –
heriblandt kan nævnes Oracle Projects, Qlikview, DTU-TID,
Rejseafregning og UNIPAS.
• DTU E-handel er som andre it-implementeringer et
forandringsprojekt – ikke en ”plug and play” løsning
26
Danmarks Tekniske Universitet
E-handel på DTU – hvorfor?
1. Koordinering af indkøb
•
Understøtter brugen af koncernfælles indkøbsaftaler, herunder styrker
volumen i indkøb og udløser besparelser, samt understøtter, at DTU
overholder udbudsreglerne
2. Effektivisering af indkøbsprocessen
- minimering af hands-on steps fra bestilling til betaling
- match af faktura mod indkøbsordre
- match af faktura mod kontrakter
3. Gennemsigtighed omkring indkøbsaftaler og indkøbsprocedurer
a) Institutter og afdelinger har lettere adgang til indkøbsaftaler
b) Visuelt overblik over varesortimentet (nemt at vælge produkt på aftale)
c) Elektronisk bestilling sikrer, at alle nødvendige informationer afgives til
leverandøren ved udsendelse af indkøbsordre (støtte til bestillerne)
27
Danmarks Tekniske Universitet
E-handel på DTU – hvorfor?
4. Bedre styring og opfølgning på indkøb
a) Tilladelse frem for tilgivelse (anvisning af indkøb inden ordren afsendes)
b) Dispositionsregnskaber
28
Danmarks Tekniske Universitet