Cand.it – IT-Ledelse, Solution Hub Efterår 2012 www.solutionhub.dk Gevinstrealisering af velfærdsteknologi i omsorgssektoren - Et litteraturstudie Casebeskrivelse: Anbefalinger til gevinstrealisering ved velfærdsteknologi Fremtidens plejehjem står overfor at skulle indføre en masse ny velfærdsteknologi. Spørgsmålet er så, hvordan man sikrer, at teknologien leverer den ønskede værdi. Teknologien medbringer ikke værdi i sig selv, men kan være den afgørende faktor, der får en organisation til at gøre ting på en ny måde og derved frembringer gevinster . Gevinstrealiseringslitterauten giver et generisk bud på hvordan dette kan gøres og kan derfor givetvis også belyse, hvordan man kan tilgå udfordringen med at få de ønskede gevinster ud af velfærdsteknologi. Anbefaling 1. Identificer ønskede gevinster, deres sammenhæng med den overordnede strategi og inddrag interessenter i udvælgelsen af den teknologiske løsning Studieordningen for Cand.it IT-Ledelse, 9. semester, fastslår, at semesteropgaven skal være et litteraturstudie. Processen med at realisere gevinster er beskrevet i flere artikler om emnet, men generelt set beskriver de en variation af en cirkulær eller iterativ proces, der følger en række overordnede aktiviteter som sikrer, at der er et fokus på gevinster: Gevinst Planlægning Gevinst Udførelse • - Skab forståelse for de organisatoriske forandringer et projekt medfører - Klar fordeling i planlægningen af hvem der er ansvarlig for at gevinster bliver realiseret - Etablering af incitamenter til at ændre arbejdspraksis - Finansieringsstruktur skal hænge sammen med fordelingen af gevinster - Opbakning til tværorganisatorisk standardisering af arbejdsopgaver skal være til stede - Hensyn til gældende lovgivning 3. Arbejd for opbakning til projektet blandt plejere og plejemodtagere vælg den rigtige tekniske løsning til konteksten • - Klar kommunikation med interessenter om hensigten med et projekt - Håndter utryghed ved teknologien - Generiske velfærdsteknologiløsninger skal tilpasses til konteksten 4. Lav en gevinstfokuseret risikoanalyse • - Realistisk vurdering af risikoen for at gevinster ikke indfris - Tilpas implementeringsmetode til projektets risikoprofil - Tænk omskiftelige strategiske prioriteringer ind i risikoanalysen 5. Gevinstrealisering kræver aktiv ledelse - Gør brug af forandringsejere, gevinstejere og champions • - Topledelsen og teamet, der er ansvarlig for projektet, skal være aktivt involveret i gevinstrealiseringsprocessen - Det skal være udførligt beskrevet hvem, der har ansvaret for de enkelte gevinster, samt for kommunikationen til relevante interessenter - Der skal identificeres champions i organisationen, og disse skal gives ansvar som forandringsejere 6. Der skal opnås forståelse for de organisatoriske forandringer og faciliteres uddannelse • - Skab forståelse blandt medarbejderne om hvordan arbejdspraksis skal ændres. - Der skal afsættes tilstrækkeligt ressourcer til at træning ikke bliver nedprioriteret til fordel for daglig drift - Der kan være behov for et generelt kompetenceløft i forhold til ændret jobfunktion. 7. Planlæg hvordan gevinsterne skal måles og hold løbende styr på om de bliver realiseret og om der er mulighed for at få endnu mere værdi ud af teknologien • - Opstil mål for ønskede gevinster ved projektets start - Evaluer løbende om de ønskede gevinster bliver indfriet og reagér på ikke realiserede gevinster - Hold evalueringssessioner med interessenter og vurder uudnyttet potentiale for flere gevinster ved teknologien - Evaluer på outcome af teknologien 8. Skab en struktur med fokus på vedvarende forbedringer af arbejdspraksis • - Fastlæg klar fordeling af hvem, der er ansvarlig for at søge yderligere gevinster - Flere gevinster kan først realiseres efter en længere tidsperiode - efter overgangen fra projekttil driftsorganisationen - “Teknologisk sofisitikering”: Løbende gevinstorienterede evalueringer samt deraf følgende optimering af arbejdsprocesser og teknologi Gevinst Evaluering Gevinst Udnyttelse Projektet er udarbejdet af: Bjørn Kellemann Thomsen Michael Fredslund Larsen Christian Ejdrup Larsen Simon Gade Ziegler Primær rute Sekundær rute Vejleder: • Inddrag medarbejdere og plejemodtagere i forhandlingen om hvilke gevinster der skal fokuseres på 2. Muliggør organisatoriske forandringer og tilpas organisationsstrukturer dertil Hvad er Gevinstrealisering? Gevinstrealiseringsprocessen adskiller sig fra traditionel implementeringslitteratur ved at have et eksplicit fokus på gevinster hele vejen igennem. Overordnet set, er der et skarpere fokus på de mål, der opsættes for den teknologisk drevne organisationsforandring, end på eksempelvis selve teknologien eller HR-aspektet ved forandringen. Traditionelt set er teknologiprojekters grad af succes blevet målt på, om de har overholdt budgettet, tidsplanen og de nedskrevne krav til løsningen. I gevinstrealiseringslitteraturen måles succes mere ud fra hvordan systemet bruges i organisationen og hvilke effekter det har på arbejdsgangene. • Hav forståelse for tværorganisatoriske gevinster og for samfundet som helhed. • Evnen til at udvælge en løsning der passer til organisationen skal være til stede Herefter er de to former for litteratur holdt op imod hinanden med det formål at komme med anbefalinger til praksis omkring hvordan man gevinstrealiserer ved velfærdsteknologi i omsorgssektoren Gevinstrealisering defineres generelt i litteraturen som en proces, hvori der organiseres og ledes således, at potentielle gevinster ved tekniske løsninger faktisk realiseres. Det er dermed en ledelsesopgave, der handler om at kunne definere hvilke mål implementeringen og brugen af en teknologisk løsning har, og samtidig definere hvilke tiltag der skal gennemføres for at realisere disse. • Fokuser på kvantitative som kvalitative gevinster, for de enkelte enheder i organisationen og for organisationen som helhed. • Fare for at projekter bliver prestigeprojekter for ledelsen i organisationer eller for politiske magthavere Metodebeskrivelse: Det er begrænset, hvad der findes af forskning, der eksplicit omhandler gevinstrealisering ved velfærdsteknologiprojekter. Der er derfor anvendt en metode, hvor der er foretaget søgninger efter gevinstrealiseringslitteratur i én litteratursøgnings-proces, og derefter implementering af velfærdsteknologi i en anden litteratursøgnings-proces. Beskrivelse Keld Pedersen Mange tak for hjælpen til Fremtidens Plejehjem generelt, og Bent Sørensen i særdeleshed, for hjælp med kontakt til styregruppen og IT-folk. Desuden tak til vores vejleder, Keld Pedersen og Solution Hub.