TAP
by Formpipe
”Enkel ansøgningsproces,
effektiv sagsbehandling,
styr på økonomien og
målrettet opfølgning”
TAP - effektfuld tilskudsadministration
Tilskudsadministration baseret på TAP giver
mulighed for en ny tilgang, der giver en
mere enkel ansøgningsproces, mere effektiv
sagsbehandling, bedre styr på økonomien
og målrettet opfølgning på effekten af tildelte
tilskud.
Tilskudsadministration er en central del af den offentlige
sektor. Det er betydelige midler som udbetales, og der bruges
mange ressourcer på administration. Derfor er der også et stort
potentiale for at effektivisere og forbedre området med digitalisering, og herigennem opnå en større grad af automatisering.
Ny tilgang til tilskudsadministration
Formpipe udvikler og implementerer standardsystemer til
tilskudsadministration. Vi har 20 års erfaring med tilskudsadministration og beskæftiger over 60 medarbejdere indenfor
området. Årligt udbetales over 20 mia. danske kroner i tilskud
gennem løsninger, som er udviklet af Formpipe.
Fleksibelt standardsystem
TAP er vores væg-til-væg standardsystem til tilskudsadministration, som giver følgende muligheder:
-- Digitalisering af alle trin i tilskudsprocessen.
-- Digitale ansøgninger med mulighed for straksafklaring.
-- Automatisk sagsbehandling ved opsætning af forretningsregler.
-- Effektivisering af arbejdsgange ved anvendelse af workflows
og ”bedste praksis” processer.
-- Styr på økonomien ved anvendelse af vores budget- og rammestyring.
-- Overblik over den samlede projektportefølje og målrealisering.
-- Mulighed for tilpasning til ny og ændret lovgivning gennem
opsætning.
Kort vej til målbare gevinster
TAP består af en række standardmoduler og ”bedste praksis”
tilskudsprocesser. Dette giver mulighed for:
-- En projekttilgang, hvor implementeringstiden forkortes og
risikoen reduceres.
-- Tilpasning til behovene foregår gennem opsætning af standardmoduler frem for programmering.
-- Fokus på forretningsgange og business case igennem hele
projektforløbet.
-- Hurtig ibrugtagning og gevinstrealisering.
Integreret med offentlig infrastruktur
TAP er en moderne serviceorienteret tilskudsplatform, som
integrerer med den digitale offentlige infrastruktur, herunder:
-- Borger.dk og Virk.dk.
-- NemID/fuldmagtsløsning.
-- Digital Post.
-- Offentlige registre som CPR og CVR.
-- Navision Stat.
TAP by Formpipe
Effektive tilskudsprocesser
Sikkerhedsopsætningen gør, at kun bemyndigede sagsbehandlere kan oprette og godkende bevillinger. Desuden er der fuldt
revisionsspor og automatisk indarbejdet rammestyring.
TAP giver en effektiv understøttelse af den samlede tilskudsproces og de enkelte faser i sagsbehandlingen.
Ansøgning:
Ansøgeren eller fuldmagtshaver udfylder et digitalt ansøgningsskema alene eller i samarbejde med andre bidragsydere.
Dette understøttes af TAPs kundeportal, hvor ansøgerne kan få
situationsbestemt vejledning, udarbejde ansøgningen, indsende
ændringer, følge status, historik, økonomi og rapportere om
anvendelse og effekt af tilskudsmidler.
Breve kan baseres på skabeloner, genereres automatisk og
sendes via Digital Post.
Udbetaling og porteføljestyring:
TAP sikrer, at tilskudsmidlerne udbetales på et korrekt grundlag
og i overensstemmelse med målsætningen for tilskudsordningen. Udbetaling af tilskudsmidler kan foretages som engangsudbetaling eller som løbende udbetalinger.
Under udfyldelse af ansøgningen forudfyldes skemaet automatisk med allerede kendte oplysninger, og der foretages løbende
validering af indtastede oplysninger.
Rammen nedskrives automatisk, når udbetalinger foretages.
Dette gælder også den mere komplekse håndtering af de ændringer, der foretages i løbende bevillinger. Desuden tilbageføres ubrugte midler til den samlede ramme, hvorved det sikres,
at midlerne på rammen anvendes.
Systemet kan sættes op til at udføre automatisk sagsbehandling
og straksafklaring, når ansøgningerne eller rapportering modtages. Dette forbedrer brugeroplevelsen, kvalificerer ansøgningerne og effektiviserer sagsbehandlingen.
Opfølgning på anvendte midler indenfor f.eks. indsatsområder
og effektrealisering baseres på TAPs forskellige rapporter.
Vurdering:
Der foretages en indledende vurdering af ansøgningen med
henblik på at forberede beslutning om tildeling af tilsagn eller
afslag. TAP understøtter forskellige former for vurderinger,
herunder både administrativ og faglig samt udvalgsbehandling.
TAP integrerer med økonomisystemer, herunder Navision Stat,
med henblik på håndtering af udbetalinger og bogføring.
Væsentlige støtteprocesser:
Inden ansøgningsforløbet kan igangsættes, skal tilskudsordningen opsættes og rammen defineres i henhold til effektmål,
temaer og indsatsområder. Dette muliggør, at der løbende kan
følges op og styres på anvendelse af tilskudsmidlerne. Desuden
skal opslag publiceres og ansøgningsskemaer mv. udformes. Alt
dette understøttes af TAP og kan baseres på brug af standardprocesser, moduler, skabeloner mv.
Den objektive sagsbehandling kan foregå automatisk ved digitalisering af forretningsregler. TAPs opgavestyring benyttes ved
manuel sagsbehandling.
Manuelle opgaver kan interagere med den automatiske sagsbehandling, således sagsbehandleren kan verificere og godkende
den automatiserede del af sagsbehandlingen, eller blot udføre
den nødvendige manuelle del af sagsbehandlingen. Dette muliggør en høj automatisering af sagsbehandlingen.
Konfigurérbare standardmoduler
TAP indeholder de standardmoduler, der skal til for at understøtte og digitalisere den samlede tilskudsproces.
Bevilling:
Her håndteres tilsagn og afslag. Sagsbehandlingen kan udføres
enten automatisk, baseret på manuelle skøn og godkendelser
eller en kombination heraf.
Kundeportal:
Kundeportalen benyttes af ansøger eller bevillingshaver i hele
engagementet. Ansøgning om tilskud kan foretages, og der
gives adgang til egen sag, dokumenter og tildelte midler samt
mulighed for at gennemføre den løbende dialog. Eksempelvis
vedrørende projekt- og økonomirapportering samt ændringshåndtering.
TAPs økonomi- og rammestyring sikrer, at der altid er styr på
økonomien, og at bevilligede tilsagn ikke overstiger den økonomiske ramme. Både for ordningen som helhed og for forskellige
dimensioner f.eks. indsatsområde, budgetområde mv.
Kunde
Sagsoprettelse
Vurdering
Sagsforberedelse og
indstilling
Råd- og udvalg
Økonomiansvarlig
Ansøgning om
tilskud
Sagsbehandler
Ansøgning
Bevilling
Udbetaling og porteføljestyring
Modtagelse af
bevillings- eller
afslagsbrev
Anmodning om
udbetaling
Oprettelse af
bevillinger og afslag
Vurdering og
oprettelse af
udbetaling
Godkend
bevilling
Godkend udbetaling
Modtagelse af
udbetaling
Løbende dialog og
projekt-rapportering
Ændringsstyring og
løbende
udbetalinger
Effektuering af
udbetaling via
økonomisystem
Evt. faglig vurdering
og
udvalgsbehandling
Figur 1 - Eksempel på en tilskudsadministrativ sagsgang
Godkend udbetaling
Sagsafslutning
TAP by Formpipe
Administrationsmodul
Konfiguration
Proces- og
sagsmodul
Konfiguration
Kundeportal
Konfiguration
Mulighed for effektivisering og bedre service gennem
automatisering af processer, selvbetjening mv.
Samarbejds- workflow- og
integrationsplatform
Økonomi
Regler
Validering
Kontrol
Stikprøve
Rapporter
Sag
Arkiv
Konfiguration
Konfiguration
Konfiguration
Konfiguration
Konfiguration
Kunde- eller
3. partsportal
Konfiguration
Begreber
Kunder
Konfiguration
Skema
Uddata
Integration
Figur 2
Illustration af
standardsystemets
arkitektur
Kunde- el.
3. parts
system
Konfiguration
Mulighed for tilpasning gennem konfiguration af
begreber, regler, processer mv.
Proces- og sagsmodul:
Modulet er målrettet en effektiv understøttelse af alle aspekter
af sagsbehandlingen. Her opnår sagsbehandleren overblik over
sager, opgaver og frister. De enkelte arbejdsopgaver kan udføres
effektivt. Her gives også mulighed for interessent- og økonomistyring samt tilsyn og kontrol både indenfor og på tværs af
sager.
Administrationsmodul:
Dette modul understøtter behovet for selv at kunne foretage
tilpasninger. Det gælder f.eks. opsætning og tilpasning af blanketter og skærmbilleder til sagsbehandlingen, økonomi, budgetramme, sagsgange, regelsæt til straksafgørelser, valideringer
og forretningsregler, således ny eller ændret lovgivning og nye
puljer eller ordninger kan opsættes.
3. parts portal:
Den åbne systemarkitektur betyder, at det er muligt at benytte
eksisterende eller 3. parts portaler sammen med TAP.
Sammenhængende og automatiserede
sagsgange
Centralt for løsningen er workflowmotoren, hvor digitale arbejdsgange og automatisk sagsbehandling kan opsættes. Herved
kan arbejdsgange effektiviseres, og der kan frigøres ressourcer.
Det er muligt at afvikle parallelle workflows på en sag, og herved
foretage sagsbehandling af ansøgt tilskud, samtidig med at der
f.eks. gennemføres tilsyn på sagen.
Det er gennem workflowet, at funktionaliteten fra de øvrige
standardmoduler bindes sammen. Sagsgangene kan understøttes af præ-definerede workflows med tilhørende manuelle
opgaver, generiske frister, forretningsregler, valideringer og
dokumentskabeloner.
Eksempelvis kan workflowet opsættes, således at en ansøgning
forudfyldes med kendt information om ansøgeren fra systemet (eller et integreret system), inden det offentliggøres på
kundeportalen, samtidig med at straksafklaring foretages ved
indsendelse af ansøgningen. Straksafklaring kan f.eks. bestå i et
afslag, fordi ansøgningen ikke lever op til bedømmelseskriterierne omkring effektskabelse.
Høj kvalitet og lav risiko
I det følgende beskrives en række væsentlige standardmoduler
til tilskudsadministration.
Økonomi:
TAP har en veludbygget og fuldt integreret ramme- og økonomistyring. Det er muligt at opsætte og vedligeholde det samlede
tilsagnsbudget, samt at øremærke midler til særlige indsatsområder.
Rammestyringen sikrer, at der til enhver tid er fuld kontrol over
den samlede bevillingsramme for hvert område, dels gennem
overblik på rammeniveau og dels gennem automatiske valideringer på sagsniveau, således der ikke foretages udbetalinger,
som overstiger bevillingen.
Forretningsregler og validering:
Automatisk sagsbehandling og straksafgørelser opsættes ved
digitalisering af regler og processer. TAP anvender regler til
logisk at analysere information fra systemet og derefter give
et resultat, som enten kan anvendes i workflowet eller vises
til sagsbehandleren. Dette kan eksempelvis være automatisk
validering af, om sagen er fuldt oplyst, om en tilsvarende ansøgning allerede findes i systemet, eller validering af et automatisk
udarbejdet forslag til en afgørelse.
Automatisk sagsbehandling og straksafgørelser kan baseres på
forretningslogik i både vores standardmoduler og integrerede
systemer. Det betyder, at der kan opnås en væsentlig grad af
automatisering og selvbetjening.
Kontrol og stikprøve:
Med introduktionen af helt eller delvist automatiserede arbejdsgange bliver det afgørende at kunne foretage målrettet tilsyn og
kontrol.
TAP tillader tre udvælgelsesmetoder: manuel udvælgelse, tilfældig udvælgelse og risikoanalyse, hvor forretningslogik anvendes
til at tildele den enkelte sag en risikoscore.
Gennemførelsen foretages ud fra en automatisk genereret opgave, hvorfra sagsbehandleren har adgang til sagen, tilsammen
med en anbefaling af, hvad der bør fokuseres på i kontrolarbejdet.
TAP by Formpipe
Figur 3 Eksempel på opgavedialog
Kontrol og stikprøve anvendes til at sikre, at sagsbehandlingen
og de løbende udbetalinger foretages på et korrekt grundlag.
Desuden kan der her følges op på projekternes målrealisering.
Rapportering:
TAP tilbyder fleksibel rapportering i form af både standardrapporter og mulighed for ad hoc rapportering. Helt overordnet
gives der grundlag for rapportering målrettet sagsbehandling,
tilskudsøkonomi og realisering af effektmål.
Overblik over eksempelvis sagens fremdrift, sagsbehandlingstider, tilskudsrammer og effekter samt historiske og forventede
pengestrømme er således nemt tilgængelige. Der gives et solidt
grundlag for servicering af såvel interne som eksterne interessenter.
3. parts system:
Det er muligt at benytte allerede eksisterende systemer eller
løsninger fra 3. part sammen med TAP. Det betyder f.eks., at
eksisterende fagsystemer kan indgå i den samlede tilskudsadministrative løsning i en åben og moderne SOA arkitektur.
Brugervenligt og intuitivt
TAP understøtter en rollebaseret tilgang til både sagsbehandlingen og den digitale dialog med borgere, virksomheder og andre
myndigheder. Brugergrænsefladen er baseret på standarder
fra Microsoft (bl.a. Outlook-inspireret) og kan målrettes den
konkrete opgave og det konkrete behov.
Brugeren støttes i forhold til at kunne gennemføre den konkrete
arbejdsopgave i sagsbehandlingen, da systemet automatisk
samler de nødvendige oplysninger og funktioner, der skal bruges i opgaveløsningen.
Se figur 3, der viser opgaven for oprettelse og redigering af tilsagnsbudget. Dialogen, som er målrettet den konkrete opgave,
samler alle relevante oplysninger, der skal benyttes for at udføre
opgaven. Dette betyder at der kan opnås høj kvalitet ved disponering af midler.
Potentialet er stort
TAP gør det muligt at gennemføre et iterativt implementeringsforløb i tæt samarbejde med kunden, med fokus på arbejdsgange og business case fra første dag. Især fordi standardmodulerne i vid udstrækning findes i forvejen og ikke først skal
etableres og/eller udvikles. Det forkorter implementeringstiden
og reducerer omkostninger og risiko.
Med TAP kan der realiseres et markant effektiviseringspotentiale på både ressourceforbrug og gennemløbstid, samtidig med
at effekten af tilskudsmidler samt kvalitets- og serviceniveauet
forbedres.
Desuden vil der kunne skabes et langt større overblik over
økonomiske transaktioner samt forretningen generelt. Det giver
mulighed for løbende at videreudvikle forretningen og skabe
værdi for både medarbejderne og andre interessenter.
Hvis du vil høre mere om TAP, kan du kontakte
os på +45 33 25 65 55 eller
[email protected].
”TAP gør det muligt for NaturErhvervstyrelsen af effektivisere, samtidig med
at kunden sættes i centrum. Dette opnås
ved stor grad af automatisering af sagsbehandlingen, samt bedre faciliteter for
at ansøger kan betjene sig selv.”
Hans S. Christensen,
NaturErhvervstyrelsen