KOLLEGIEKONTORET I AARHUS 16. april 2013 [email protected] Udskrift af forhandlingsprotokollen Afdelingsbestyrelsesmøde Vejlby Kollegiet Kollegiets navn: Dato: Tirsdag den 9. april 2013 kl. 10.15 Deltagere Sted: Afd. nr.: 14 Møde nr. 41 Kollegiekontoret, Nordhavnsgade 1, 1.th., 8000 Aarhus C Fra kollegiet deltog: Boy Repenning, Anne Katrine Madsen & suppleant Søren Ørts Tjell. Fraværende: Thomas F. Nielsen, Mette G. F. Dalgaard & Amra Habibovic. Fra Kollegiekontoret deltog: boliginspektør Gert A. Ejlertsen, varmemester Torben Stoklund og regnskabsmedarbejder Kim Harlev. Da afdelingsbestyrelsen ikke er beslutningsdygtig, er de trufne beslutninger med forbehold for de fraværende medlemmers efterfølgende godkendelse. Kommer der ikke inden 8 dage efter referatets udsendelse indsigelser, betragtes de trufne beslutninger som godkendte. Dagsorden 1. Forhandlingsprotokollen 2. Valg til afdelingsbestyrelsen 1. Forhandlingsprotokollen. 2. Valg til afdelingsbestyrelsen 3. Godkendelse af budget 2013/14 Herunder: a. Fastlæggelse af budget for energi b. Fastlæggelse af alm. vedligeholdelse c. Fastlæggelse af PPV (planlagt periodisk vedligeholdelse) 4. Fastsættelse af husleje iht. godkendt budget 5. Aktuel drift 6. Meddelelser 7. Evt. Referat af bestyrelsesmøde nr. 40 blev godkendt og forhandlingsprotokollen underskrevet. Kollegiets bestyrelse består af: Formand: Kasserer: Menigt medlem: Menigt medlem: Menigt medlem: Suppleant: Suppleant: Boy Repenning Thomas F. Nielsen Mette G. F. Dalgaard Anne Katrine Madsen Amra Habibovic Beinta M. Rasmussen Søren Ørts Tjell Fællesrumsansvarlig er: Amra Habibovic Hjemmeside ansvarlig er: Kristian G. Norup Afdelingsbestyrelsen bedes give Kollegiekontoret skriftlig besked, såfremt der sker ændring i bestyrelsessammensætningen. 3. Godkendelse af budget 2013/14 Der var udsendt budgetforslag med en huslejestigning på 4,9 % ekskl. antennebidrag og telefon/it. Kim Harlev gennemgik budgettet. a. Fastlæggelse af budget for energi Vand - Prisen på vand er steget 1,1 %. Stigningen gælder for både på vand- og afledningsafgiften. Varme - Prisen på varme er steget 7,4 %. Side 1 af 4 El – Udgiften til el er faldet med 1,7 %. Der er budgetteret med et lavere forbrug i forhold til budgettet for 12/13. Renter - Den budgetterede rentesats nedsættes til 1 %. Alle afdelingernes midler er placeret i fællesforvaltning hos Kollegiekontoret. Midlerne er investeret i obligationer med lav risiko og dette medfører, at det i øjeblikket er svært at opnå en god forrentning samtidig med høj sikkerhed. Afdelingerne vil få den reelt opnåede forrentning af deres midler, men der budgetteres med 1 %. Fastlæggelse af budget for energi: Energiforbrug for el, vand og varme blev gennemgået på regnskabsmødet i efteråret. Her blev budgettallene for 2013/14 diskuteret. Budgettet er herefter som følger: Vand El Varme 2.100 105.000 225 m³ kWh MWh b. Fastlæggelse af alm. vedligeholdelse 2013/14 Almindelig vedligeholdelse er beregnet som et gennemsnit af forbruget de seneste 5 år og er sat til 80.000 kr. Samme beløb som sidste år. (se side 9). Fastlæggelsen af PPV Der er planlagt udgifter for i alt 1.251.000 kr. 100 Terræn: Nye borde og bænke Beskæring af træer og buske 200 Bygn. Klimaskærm: Reparation af tagbeklædning Reparation af vinduer med råd 310 Bolig indvendigt: Vedligehold af vægbeklædning i baderum 310 Inventar: Persienner på værelser, udskiftes løbende. 320 Bolig installationer: Udskiftning af håndvaske Udskiftning af emhætte i 1½ værelseslejligheder. 400 Fælles indvendigt: Gulvbelægning i stuen, 1. sal og trapper Bord med hylde i vaskeri og poolbord 500 Tekn. Installationer: Løbende udskiftning af vandinstallationer (kobberrør) Løbende udskiftning af blandingsbatterier. 520 El-anlæg: Løbende udskiftning af lysarmaturer 550 Varmeanlæg: Udskiftning af cirkulationspumpe 560 Vent. Anlæg: Ingen arbejder 600 Materiel: Ingen Afdelingsbestyrelsen godkendte og underskrev budgettet ved balancegivende husleje. Vær opmærksom på, at budgettet skal godkendes af beboerne på et afdelingsmøde senest 30. april. 4. Fastsættelse af husleje iht. godkendt budget Husleje pr. 1.8.2013 inkl. antennebidrag, telefon og it: 5. Aktuel drift Almindelig vedligeholdelse 1 vær. lejlighed 1½ vær. lejlighed 2.663 kr. 3.928 kr. en regulering på ” 176 kr. 234 kr. Hver enkelt post vedr. almindelig vedligeholdelse og planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) kan afdelingsbestyrelsen se på WebZonen. Vælg ”Administration” derefter ”Kontokort” og indtast kontonr. 115 for alm. vedligeholdelse eller konto 116 for PPV. Side 2 af 4 Budgettet for 2012/13 udgør 80.000 kr. Der er pr. 04.04.13 anvendt ca. 145.000 kr. Der kan dog være udført arbejde, der endnu ikke er modtaget faktura for. De største udgifter har været brugt til: Rottesikring 30.120 kr., inspektionslemme 10.200 kr., genmontering af loftplader ca. 3.000 kr., græsklipning ca. 7.800 kr., netnedbrud pga. tordenvejr ca. 8.300 kr., eftersyn af faldstammer 23.600 kr., reparation af vaskemaskiner 5.500 kr. og vandinstallationer 7.500 kr. Indtægter ved syn ca. 12.300 kr. PPV, planlagt periodisk vedligehold Budget for 2012/13 udgør 1.803.000 og der er pr. 09.04.13 anvendt 380.000 kr. 6. Meddelelser 100 Terræn: Nedgravning af aftaldscontainer Beskæring af træer og buske 200 Bygn. Klimaskærm: Reparation af tagbelægning Delvis udskiftning af zinktagrender og nedløb Alu-tagfod ved tagrender Reparation af vinduer med råd 310 Bolig indvendigt: Reparation af gulv og vægbeklædn. i badeværelser Gulvbelægning i entreer Maling af døre til lejemål Udskiftning af låsesystem og ADK anlæg 310 Inventar: Ingen 320 Bolig installationer: Ingen 400 Fælles indvendigt: Vægge i fællesrum males Maling af værelsesgange og trapperum Maling i køkken, tørrerum og toiletter Vedligehold af klinkegulve Skabe og køkkenvask i fælleskøkken udskiftes 500 Tekn. Installationer: Energimærkning 520 El-anlæg: Udskiftning af vaskemaskiner og tørretumbler og sæbesystem Konvertering til Miele Logic betalingssystem 550 Varme: Ingen 560 Ventilations anlæg: Rensning af ventilationskanaler 600 Materiel: Ingen Tv-leverandører Der var med indkaldelsen udsendt informationsmateriale om tv-pakker fra Bolignet-Aarhus og Stofa. Boliginspektøren informerede nærmere om forskellen på pris og indhold. Spørgeskemaundersøgelse Inspektøren fortalte, at Kollegiekontoret gennemfører en spørgeskemaundersøgelse for alle afdelingsbestyrelser. Undersøgelsen har til formål at måle afdelingsbestyrelsens tilfredshed med rammerne for deltagelse i bestyrelsens arbejde, herunder de ydelser og den service Kollegiekontoret og andre samarbejdspartnere leverer til afdelingsbestyrelsen. Vi håber alle valgte beboerrepræsentanter vil deltage, så vi kan få indblik i, hvordan vi kan forbedre samarbejdet mellem afdelingsbestyrelse og Kollegiekontoret. Der udsendes en e-mail med link til skemaet, som afdelingsbestyrelsesmedlemmerne besvarer elektronisk. Side 3 af 4 Ny procedure for oprettelse bankkonto Der var ydermere udsendt information om ny procedure for oprettelse af bankkonto, som bruges til midler for beboerfaciliteter. Der har været problemer med at få ændret fuldmagtsforholdene for nye kasserere og derfor foreslår Kollegiekontoret en ny procedure, hvor der oprettes en bankkonto til hver afdeling i Danske Bank iht. Kollegiekontorets vedtægter. Kassereren i afdelingen vil få fuldmagt til denne konto og får udstedt et MasterCard uden kreditmulighed. 7. Evt. Standardoplysninger for kollegiet oplyst af afdelingsbestyrelsen: Antal afdelingsbestyrelsesmedlemmer: Antal afdelingsmøder pr. år: Hvem vælger formand: Hvem vælger repræsentantskabsmedlem: 5 2 Afdelingsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsen Affaldscontainer Da aftaldscontainerne er af typen Metro (Aarhus modellen) er der personer, der tror at det er offentlige containere. Derfor skal der opsættes skilte på beholder, der oplyser at de tilhører Vejlby Kollegiet. Torben sørger for skilte. Køkkenrengøringen Det fungerer ikke godt nok. Der er p.t. 4 årlige rengøringer. Tæpper i gangarealer Gert Ejlertsen foreviste en prøve på en tæppeflise, der vil være anvendelig i gangene og på trapper. Forsikring på switche Dækker ved udefrakommende skadesårsager og er dermed dækket ved lynnedslag. Afdelingsmøde Afdelingsbestyrelsen oplyser, at der afholdes afdelingsmøde på kollegiet den 29/4 2013. og de er bekendt med at referatet skal indsendes til Kollegiekontoret og offentliggøres på deres hjemmeside. Mødet slut kl. 11.20 Referenter: Kim Harlev/Gert A. Ejlertsen ___________________________ ____________________________ ___________________________ ____________________________ ___________________________ Side 4 af 4