Beredskabsplan for Færgebakkerne vandværk
Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 Organisationsbestyrelsesmøde den 22. april 2014, kl. 16.00 Billedsalen Til stede John B. Sørensen, Kjeld Poulsen, Ole Lagoni, Mogens Hansen, Frank Sass, Stig Torp Kaspersen, Flemming Balle, Bjarne Krohn, Alice Brødbæk, Said Hussein og Ellen Højgaard Jensen Fra administrationen Jens Elmelund, Margrete Pump, Lene Vennits, Christen Mors, Niels Bonne Rasmussen, Maja Didic, og Anne Mette F. Svendsen. Indholdsfortegnelse 1. Referater fra organisationsbestyrelsesmøderne den 13. januar og den 18. februar 2014 ........... 3 2. Revisionsprotokol ................................................................................................................................. 3 Sager til beslutning ....................................................................................................................................... 3 3. Status på Strandlodsvej ....................................................................................................................... 3 4. Husorden for plejeboligerne i Strandlodshus .................................................................................. 6 5. Råderetskatalog og vedligeholdelsesreglement for familieboligerne og plejeboligerne i Strandlodshus ....................................................................................................................................... 7 6. Bellahøj Fælles Have – forslag til vedtægtsændringer .................................................................... 7 7. Lejlighedssammenlægninger og lejlighedsudvidelser .................................................................... 9 8. Lejlighedsudvidelser kombineret med ungdomsboliger i Rolandsgården................................ 11 1/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 9. Udvidet anvendelse af midler fra vedligeholdelseskontoen ........................................................ 12 10. SAB’s kursuspolitik ............................................................................................................................ 13 11. Ansøgninger til SAB´s kunstpulje .................................................................................................... 14 12. Status og økonomi på Stilledal ......................................................................................................... 15 13. Abildgården individuelle, kollektive moderniseringer ................................................................ 17 14. Solcelleanlæg ....................................................................................................................................... 18 15. Elever til uddannelsenn som ejendomsservicetekniker ................................................................ 20 16. Udskiftning af varmeanlæg i Rolandsgården – godkendelse af endeligt byggeregnskab....... 20 17. Byggeregnskab – udskiftning af elinstallationer og porttelefoner Dybbølhus .......................... 21 18. Endeligt byggeregnskab – udskiftninger af vinduer og døre Fynshuse..................................... 22 Sager til orientering .................................................................................................................................... 23 19. Herlev Åhuse – entreprenør konkurs .............................................................................................. 23 20. Orientering om Toften. ...................................................................................................................... 24 21. Status på Sølund ................................................................................................................................. 24 22. Status på kulturhus, Tingbjerg ......................................................................................................... 26 23. SAB’s dispositionsfond ...................................................................................................................... 27 24. Status på SAB’s hjemmeside ............................................................................................................. 27 25. KAB’s bæredygtighedsprofil og bæredygtighedspris................................................................... 28 26. Aktuel boligpolitisk orientering ....................................................................................................... 29 27. Eventuelt .............................................................................................................................................. 29 Bilagsfortegnelse Bilag 1: Lejekontrakt for serviceareal ......................................................................................................... 5 Bilag 2: Udkast til husorden for plejeboligerne i Strandlodshus ........................................................... 6 Bilag 3: Husorden for familieboligerne i Strandlodshus......................................................................... 6 Bilag 4: Råderetskatalog for Strandlodshus (eftersendes) ......................................................................... 7 Bilag 5: Vedligeholdelsesreglement for Strandlodshus (eftersendes) ..................................................... 7 Bilag 6: Vedtægtsændringer for Bellahøj Fælleshave .............................................................................. 8 Bilag 7: Høringssvar fra Ole Larsen, AKB Kbh og John Thomasberg, SAB ......................................... 8 Bilag 8: Høringssvar fra fsb’s afdelingsbestyrelse ................................................................................... 8 Bilag 9: Inspirationskatalog for lejlighedssammenlægninger og -udvidelser ................................... 10 Bilag 10: Skitse over lejlighedsudvidelse kombineret med ungdomsbolig ........................................ 12 Bilag 11: SAB politik for deltagelse i kurser, seminarer mv. ................................................................ 13 Bilag 12: Ansøgning fra Rolandsgården.................................................................................................. 15 Bilag 13: Ansøgning fra Jyllandshuse ...................................................................................................... 15 Bilag 14: Lønoversigt for ejendomsserviceteknikerelever .................................................................... 20 Bilag 15: Endeligt byggeregnskab for udskiftning af varmeanlæg i Rolandsgåden ......................... 21 Bilag 16: Endeligt byggeregnskab for udskiftning af el-installationer og porttelefoner .................. 22 Bilag 17: Endeligt byggeregnskab for udskiftning af vinduer og døre i Fynshuse ........................... 22 Bilag 18: Forventet udvikling i SAB´s dispositionsfond ....................................................................... 27 Bilag 19: KAB´s bæredygtighedsprofil .................................................................................................... 29 2/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 1. Referater fra organisationsbestyrelsesmøderne den 13. januar og den 18. februar 2014 Referaterne fra ovennævnte organisationsbestyrelsesmøder er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Indstilling Det indstilles, at referaterne fra møderne den 13. januar og den 18. februar 2014 godkendes og underskrives. Referaterne blev godkendt. 2. Revisionsprotokol Det bemærkes hermed, at der ikke siden regnskabsaflæggelsen den 13. januar 2014 er foretaget indførelser i protokollen. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. Sager til beslutning 3. Status på Strandlodsvej Status på byggepladsen Arbejdet skrider planmæssigt frem, blok C afleveres nu og mangelretning forventes stort set udført inden indflytning, den 30. april 2014. De første 17 boliger vil blive gennemgået med KAB den 25. april 2014. Der er følgegruppemøde senere samme dag med besigtigelse. Konkurs Totalentreprenør Myhlenberg er nu langt om længe erklæret konkurs. Det ændrer dog ikke noget ved projekthåndteringen og underentreprenørerne fortsætter deres arbejde under byggeledelse af Dominia. Dog betyder det, at skurbyen på Lergravsvej fjernes, som ind til nu har været anvendt til vores håndværkere. Der vil blive opsat nye mandskabsvogne i den resterende byggeperiode. 3/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 Økonomi Foreløbig økonomiopfølgning på byggeriet viser, at der fortsat er midler til rådighed for forudsete udgifter. Det er aftalt med Københavns Kommune, at der indberettes et revideret skema B med de endelige kvadratmeter. Ejerforening Der har været afholdt stiftende generalforsamling i ejerforeningen Strandlodshus. Ejerforeningen har valgt KAB som administrator og leverandør af varmeregnskab, herunder fordelingsregnskab for Nordea Ejendommes lejere. Åbent hus Der har været afholdt åbent hus for de kommende beboere i blok C den 27. februar 2014 og for blok A den 27. marts 2014. Begge arrangementer var velbesøgte og rigtig mange gav udtryk for at de glædede sig til at flytte ind. Der afholdes åbent hus for de kommende beboere til blok B den 24. april 2014. Status på udlejning af familieboligerne Den 7. februar 2014 fik alle de kommende beboere en mail med angivelse af de planlagte udlejningsdatoer. Ligeledes blev der informeret om, hvornår kontrakter ville blive tilsendt samt at kontrakterne skulle returneres i underskrevet stand, senest den 17. marts 2014. Der var desværre en del kommende beboere, der ved fristens udløb trak sig. Der blev straks påbegyndt udlejning til de næste på den særlige venteliste til afdelingen. Antal boliger udlejet med underskrevne lejekontrakter og indbetalt indskud: Blok C – 16 boliger - udlejes pr 1. maj 2014 – udlevering af nøgler og indflytning tirsdag 29. april 2014: 8 boliger er udlejet, kontrakt er underskrevet og indskud betalt 8 boliger er under udlejning til 1. maj 2014. Det bliver muligvis nødvendigt at rykke udlejningsdatoen for nogle af boligerne Blok A – 37 boliger – udlejes pr. 1. juni 2014 – udlevering af nøgler og indflytning tirsdag den 27. maj 2014: 27 boliger er udlejet, kontrakt er underskrevet og indskud betalt 10 boliger er under udlejning til 1. juni 2014 4/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 Blok B – 40 boliger – udlejes pr. 1. juli 2014 – udlevering af nøgler og indflytning mandag den 30. juni 2014: 32 boliger er udlejet, kontrakt er underskrevet og indskud betalt 8 boliger er under udlejning til 1. juli 2014 Bolig skift Nogle af førstegangsindflytterne i Strandlodshus har takket ja til en bolig, som måske ikke lige er ønskeboligen og SAB anmodes derfor om, at de får en dispensation for de 2 års karenstid for at søge en anden ledig bolig i afdelingen, når nogle af førstegangsindflytterne flytter indenfor de første 2 år. Ønsker de at flytte til andre afdelinger via oprykningsretten eller at bytte, fastholdes den karenstid, SAB har besluttet. Plejeboligerne En del af de kommende beboere deltog i åbent hus den 27. marts 2014. Københavns Kommune overtager boligerne den 1. juni 2014 og dækker huslejen for boligerne fra denne dato. Der er aftaler på plads med kommunen om udlejning, kontrakter m.v. De kommende beboere flytter formentlig først ind fra midten af juni 2014. Serviceareal Der er udarbejdet en lejekontrakt for servicearealet (bilag 1), som er underskrevet af såvel Købnhavns Kommune som SAB under forudsætning af Borgerrepræsentationens og organisationsbestyrelsens godkendelse. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen - tager orienteringen til efterretning - godkender, at førstegangsindflytterne i Strandlodshus får dispensation for 2 års karens på intern oprykning i selve afdelingen i de første to år - godkender lejekontrakten for servicearealet Bilag 1: Lejekontrakt for serviceareal Anne Mette F.Svendsen orienterede om den aktuelle udlejningssituation i Strandlodshus. For de 93 familieboliger har 77 lejere har underskrevet kontrakt og indbetalt depositum, 5 har underskrevet kontrakten, men mangler at indbetale depositum og de sidste 11 kontrakter afventer både underskrift og depositum. 5/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte dispensation til førstegangsindflyttere for 2 års karens for intern oprykning i egen afdeling. Organisationsbestyrelsen godkendte desuden lejekontrakten for servicearealet. 4. Husorden for plejeboligerne i Strandlodshus Der er allerede vedtaget en husorden for familieboligerne i Strandlodshus på organisationsbestyrelsesmødet den 26. september 2013 (bilag 3), men plejeboligerne skal også have vedtaget en husorden, som kan sendes ud med lejekontrakterne. Under projektet En hånd til alle har KAB arbejdet på en skabelon til nye husordener, hvor udgangspunktet er den positive tone og samling om det gode naboskab. Skabelonen skal tilpasses i den enkelte afdeling, så den medtager lokale forhold. Skabelonerne er layoutet på en enkel måde og med ikoner. Det gør husordenen let overskuelig og fremmer dermed sandsynligheden for, at den vil blive brugt af beboerne (se bilag 2). Det er en oplagt mulighed for de gamle afdelinger til at få ryddet op i gamle husordener, hvor flere indeholder forældede punkter eller punkter, der hører til andre steder, såsom vedligeholdelsesreglementet, råderetsreglementet m.v. Det vil samtidig være oplagt at afprøve denne nye model for husordener på de nye afdelinger, som ikke har været vant til andet og derfor foreslås den vedtaget for plejeboligerne. Desværre var modellen ikke klar, da husordenen for familieboligerne blev vedtaget. Tanken er dog at præsentere familieboligerne for den nye skabelon til husordener på deres første stiftende afdelingsmøde for at høre, om de vil være med til at afprøve denne nye model. Der er ikke direkte modstrid mellem den allerede vedtagne husorden for familieboligerne og den nye model, som her præsenteres for plejeboligerne. Det er vurderingen, at de sagtens vil kunne fungere sideløbende i de to afdelinger, selv om de er forskellige. Indstilling Det indstilles, - at organisationsbestyrelsen godkender vedlagte udkast til husorden til fremsendelse sammen med lejekontrakten til de kommende beboere i Strandlodshus Plejeboliger. Bilag 2: Udkast til husorden for plejeboligerne i Strandlodshus Bilag 3: Husorden for familieboligerne i Strandlodshus 6/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 Der var en mindre diskussion af udkastet til den ny type husorden. Kjeld Poulsen var bekymret for, om husordenen kan holde i en beboerklagenævnssag, når den er formuleret som henstillinger. Margrete Pump svarede, at juraafdelingen har set på den nye type husorden og sagt god for den. Organisationsbestyrelsen fandt, at det var et godt initiativ at formulere nye husordener og godkendte udkastet til husorden for Strandlodshus plejeboliger. 5. Råderetskatalog og vedligeholdelsesreglement for familieboligerne og plejeboligerne i Strandlodshus Vedlagt som henholdsvis bilag 4 og bilag 5 er udkast til råderetskatalog og vedligeholdelsesreglement for såvel familieboligerne som plejeboligerne i Strandlodshus. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender råderetskatalog og vedligeholdelsesreglement for familieboligerne og plejeboligerne i Strandlodshus. Bilag 4: Råderetskatalog for Strandlodshus Bilag 5: Vedligeholdelsesreglement for Strandlodshus Organisationsbestyrelsen godkendte råderetskatalog og vedligeholdelsesreglement for familieboligerne og plejeboligerne i Strandlodshus. 6. Bellahøj Fælles Have – forslag til vedtægtsændringer Samarbejdet var i Bellahøj Fælles Have (BFH) i årene op til 2012 blevet stadigt sværere at få til at fungere. Derfor anmodede BFH organisationsbestyrelserne i de fire boligorganisationer AAB, fsb, AKB Kbh. og SAB om at udarbejde et udkast til nye vedtægter. Boligorganisationerne besluttede at nedsætte et administrativt udvalg, der skulle arbejde videre med dette. Dette udvalg har nu afsluttet sit arbejde, der resulterede i en række vedtægtsændringer, som fremgår af bilag 6. Udvalget kontaktede Tilsynet for almene boliger i Københavns Kommune i forhold til juridisk status for BFH. Tilsynet henviste til lov om almene boliger § 37 a, stk. 6, hvorefter boligorganisationens bestyrelse handler på afdelingens vegne på grundejerforeningens generalforsamling. Det fremgår af grundejerforeningens vedtægt, at vedtægtsændringer skal godkendes af de enkelte ejere. En grundejerforening kan ikke med bindende virkning for de enkelte ejere fastsætte regler for repræsentation og kompetence internt hos den enkelte ejer. 7/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 Advokat Søren Lund Rasmussen er også blevet konsulteret i forhold til de foreslåede vedtægtsændringer. Han har i en årrække fungeret som dirigent på BFH´ s årsmøder og har derfor et indgående kendskab til grundejerforeningen. Vedtægtsændringerne kan opsummeres i følgende væsentlige forhold: Repræsentanter udpeges af organisationsbestyrelserne i AAB, fsb, AKB Kbh. og SAB, der hver udpeger 2 repræsentanter. De kan vælge repræsentanter fra afdelingsbestyrelserne, men er ikke forpligtet hertil. I de nuværende vedtægter er SAB afdelingerne på Bellahøj repræsenteret med hver to repræsentanter. I de nye vedtægter betragtes SAB afdelingerne som hørende under én ejer og har dermed kun ret til at være repræsenteret med to repræsentanter. Beslutninger i Fælles Have træffes på baggrund af ejernes stemmevægte på baggrund af lejemålsenheder. Fælles Have er juridisk at betragte som en grundejerforening. Der afholdes en årlig generalforsamling inden udgangen af maj. Mellem generalforsamlingerne kan afholdes driftsmøder. Idet det initialt var BFH, der anmodede om at få udarbejdet vedtægtsændringer, blev vedtægtsændringerne sendt i høring hos BFH´s repræsentanter i perioden 5. marts – 1. april 2014. Der er indkommet to høringssvar, et fælles svar fra Ole Larsen, AKB. Kbh. og John Thomasberg, SAB og et fra fsb´s afdelingsbestyrelse. Disse vedlægges i bilag 7 og 8. I begge høringssvar gøres indsigelse over, at ejerrepræsentanterne i det nye vedtægtsforslag udelukkende skal bestå af organisationebestyrelsesmedlemmer og ikke som tidligere af afdelingsbestyrelsesmedlemmer eller repræsentanter udpeget af afdelingsbestyrelsen ( se §3, stk. 3 i bilag 6). I høringssvaret fra Ole Larsen og John Thomasberg klages der desuden over den manglende inddragelse af afdelingsbestyrelserne i processen og det korte høringssvarperiode. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender de foreslåede vedtægtsændringer for Bellahøj Fælles Have Bilag 6: Vedtægtsændringer for Bellahøj Fælleshave Bilag 7: Høringssvar fra Ole Larsen, AKB Kbh og John Thomasberg, SAB Bilag 8: Høringssvar fra fsb’s afdelingsbestyrelse 8/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 John B.Sørensen redegjorde for baggrunden for udarbejdelsen af nye vedtægter og for processen. Organisationsbestyrelsen diskuterede vedtægtsændringerne og høringssvarene. Der var overvejende forståelse for høringssvarenes bekymring over at afdelingsbestyrelserne ikke automatisk vil være repræsenterede i grundejerforeningen. Organisationsbestyrelsen besluttede dog, at godkende de foreslåede vedtægtsændringer for Bellahøj Fælles Have, men besluttede tillige at lade det fremgå af nærværende referat, at organisationsbestyrelsen forpligter sig til at udpege et afdelingsbestyrelsesmedlem, hvis afdelingsbestyrelsen ønsker det. Det svarer til den praksis, der findes i de øvrige ejerforeninger og grundejerforeninger SAB indgår i. 7. Lejlighedssammenlægninger og lejlighedsudvidelser I april 2012 vedtog organisationsbestyrelsen et koncept for lejlighedssammenlægninger og valgte samtidig at reservere 25 mio. kr. over fem år af trækningsretten til at støtte lejlighedssammenlægninger efter en hul-i-mur model, hvor der gives støtte til at gennemføre en sammenlægning af to lejligheder med det minimum af tiltag der skal til for at man kan kalde det en sammenlagt lejlighed uden dobbeltfaciliteter. Erfaringer med modellen Det er her efter to år ikke blevet til så vældig mange sammenlægninger. Faktisk er der kun gennemført to (hvoraf den ene er gennemført uden trækningeret) og endnu en enkelt er undervejs. Det skyldes ikke, at der ikke har været interesse for sagen. Især i løbet af det sidste års tid har flere afdelinger og beboere fået øje på modellen og det faktum, at der er et åbent vindue for at få foretaget nogle lejlighedssammenlægninger på en billig måde. Flere afdelinger har derfor haft det oppe på afdelingsmøder og vedtaget at der kan udføres lejlighedssammenlægninger efter den beskrevne model, hvor trækningsretten betaler 2/3 og afdelingen 1/3 af en sammenlægning. Nu venter man så bare på at lejlighederne skal blive ledige ved siden af nogen, der ønsker en lejlighedssammenlægning. Og det kan vare længe. Som det vil være mange bekendt tog det 11 år at få tre sammenlagte lejligheder i Jyllandshuse. Selvom der ikke er gennemført så mange lejlighedssammenlægninger i løbet af de to år, er der aligevel høstet nogle erfaringer og opstået nye ideer, som gør at det er på tide at revidere det oprindelige inspirationskatalog for lejlighedssammenlægninger. Lejlighedssammenlægninger fra tre til to En ny ide er f.eks. beslutningen fra organisationsbestyrelsesmødet den 14. november 2013, hvorefter man med trækningsretstilskud kan lægge tre lejligheder sammen til to. Mere frit slag for sammenlægninger 9/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 En væsentlig erfaring høstet blandt driftscheferne har været at det ikke giver mening at udpege enkelte opgange til lejlighedssammenlægning eller at diktere i hvilken side køkkenet skal bevares med henvisning til, at man ad åre kan nedlægge en faldstamme. Begge dele vil begrænse mulighederne for lejlighedssammenlægninger alt for meget. Der er derfor i det nye udkast til inspirationskatalog for lejlighedssammenlægninger (se bilag 9) i stedet lagt op til, at man skal kunne lægge lejligheder sammen hvor som helst, der bliver mulighed for det i afdelingen og at det kan ske såvel vertikalt som horisontalt – og til begge sider. Lejlighedsudvidelser kombineret med ungdomsboliger En anden meget markant ændring er forslaget om lejlighedsudvidelser, som er et forslag, der er opstået i Rolandsgården. Lejlighedsudvidelserne giver på den ene side mulighed for at få nogle større lejligheder uden at beboeren skal hænge på to huslejer og kan på den anden side bidrage til at løse udfordringen med at tilvejebringe ungdomsboliger til ommærkning. Indstilling Det indstilles, - At organisationsbestyrelsen drøfter og godkender det reviderede udkast til inspirationskatalog for lejlighedssammenlægninger og –udvidelser - At organisationsbestyrelsen beslutter at der kan gennemføres lejlighedsudvidelser kombineret med oprettelse af ungdomsboliger - At organisationsbestyrelsen beslutter at yde tilskud til lejlighedsudvidelser med 2/3 trækningsret op til et maksimum på 100.000 kr. - At organisationsbestyrelsen beslutter at fastholde det oprindelige indskud som beregningsgrundlag for det nye indskud i de udvidede boliger - At organisationsbestyrelsen beslutter, at det tilskudsberettigede maksimumbeløb for sammenlægninger og udvidelser årligt kan hæves med 2% for at tilgodese almindelige prisstigninger, således at det pr. 1. januar 2015 kan hæves til 102.000 kr, samt at rammen kan udnyttes fuldt ud til at fremme løsninger, der gør lejligheden mere helstøbt som sammenlagt lejlighed. Bilag 9: Inspirationskatalog for lejlighedssammenlægninger og –udvidelser Organisationsbestyrelsen diskuterede oplægget. Der var udbredt enighed om, at der skal være udvidet mulighed for at udnytte tilskudsrammen fuldt ud og at det præciseres yderligere i inspirationskataloget. Der var desuden et ønske om, at det må blive understreget yderligere, at der skal opsættes brandvægge, når man laver lejlighedsudvidelser eller sammenlægninger fra tre til to lejligheder. Med disse bemærkninger godkendte organisationsbestyrelsen inspirationskataloget og de øvrige indstillinger. 10/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 8. Lejlighedsudvidelser kombineret med ungdomsboliger i Rolandsgården På afdelingsmødet i Rolandsgården den 31. marts 2014 blev nedenstående forslag besluttet: ”Boligsammensætningen i Rolandsgården, med et meget stort antal to værelses-, et begrænset antal tre og fire værelses lejligheder, samt to ungdomsboliger, er efter bestyrelsens mening utidssvarende og ikke fremtidssikret. Derfor stiller bestyrelsen forslag om, at lave 20 stk. to-værelses lejligheder om til 10 stk. treværelses lejligheder og 10 stk. et-værelses ungdomsboliger. SAB har lavet en fordelagtig tilskudsordning til lejlighedssammenlægninger, hvor tilskuddet udgør 2/3 af udgiften, op til kr. 66.000. Den sidste 1/3, som ejendommen skal skyde i projektet, kan komme fra de udskiftninger af gulve, el og køkkener, som i forvejen er planlagt i langtidsbudgettet. Dermed vil man få tidssvarende moderniserede lejemål ud af det, vel at mærke uden nogen huslejestigning, forårsaget af sammenlægningerne. De tre-værelses lejligheder vil blive på ca. 72 m2 og ungdomsboligen (et-værelses) vil blive på ca. 38 m2. Som udgangspunkt vil m2 prisen være den samme som for de resterende lejemål. Sammenlægningerne kan foretages i opgangene 9-10-11-12-13-14-15-16-17-18-19-20-21-22 og 25-26-27-28. Det tænkes praktiseret på den måde, at hvis en nuværende lejer i en af ovennævnte opgange, ønsker sig en tre-værelses lejlighed, bliver man skrevet op på ejendomskontoret. Når så nabolejligheden, i naboopgangen, bliver ledig, igangsættes arbejdet. På bagsiden, kan I se en skitse, som viser hvordan lejemålene kommer til at se ud (se bilag 10) I ungdomsboligen blændes døren ind til værelset, som skal lægges til den tre-værelses lejlighed. I den tre-værelses lejlighed sættes en gipspladevæg op ind imod ungdomsboligens køkken. Der etableres ny dør imellem dette værelse og soveværelset i den tre-værelses lejlighed. Værelset, som overgår fra ungdomsboligen til den tre-værelses bolig, frakobles strømmen i ungdomsboligen og tilsluttes i den treværelses bolig. 11/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 Med ovenstående sammensætning af boliger er der bedre chancer for, at lejerne bliver boende i ejendommen, ligesom man formentlig får en bredere beboersammensætning. Bestyrelsen ønsker afdelingsmødets godkendelse af at iværksætte de her beskrevne lejlighedssammenlægninger, så snart der er lejere, som ønsker et tre-værelses lejemål og nabolejemålet bliver ledigt. Der tages forbehold for evt. myndighedsforbehold, som kan vise sig.” Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender, at Rolandsgården kan ombygge 20 stk. to-værelses lejligheder, til 10 stk. tre-værelses lejligheder og 10 stk. et-værelses ungdomsboliger efter den ovenfor skitserede model. Bilag 10: Skitse over lejlighedsudvidelse kombineret med ungdomsbolig Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen. 9. Udvidet anvendelse af midler fra vedligeholdelseskontoen Når et lejemål er opsagt lukkes der samtidig for brug af midler på vedligeholdelseskontoen. Kontoen følger lejemålet og den nye lejer får, allerede ved orienteringsskrivelsen - oplyst indestående, der først igen kan komme til anvendelse, når ny lejer har overtaget lejemålet. Det har fra forskellig side været problematiseret, at vi afleverer fint istandsatte lejligheder, der måske fremtræder uden færdigmaling og med slidte gulve, der kunne trænge til en ansigtsløftning. Disse kommer derved til at fremstå som dårligt klargjort, selvom der kan være brugt mange penge. Et responsum udarbejdet i vores juridiske afdeling fastslår, at det er lovligt at anvende midler fra vedligeholdelseskontoen i perioden fra gammel lejer fraflytter til ny lejer indflytter. Der er naturligvis alene tale om arbejder, der hører under vedligeholdelseskontoens anvendelsesområde og ikke misligholdelse. Det problem, der hidtil har blokeret for dette er alene det, at vi i vores tilbudsbrev og kontraktindgåelse oplyser indeståendet på konto for indvendig vedligeholdelse. Det skal man efter loven oplyse. Det er imidlertid vurderingen i KAB´s juraafdeling, at et generelt forbehold som f.eks. ”Der gøres særskilt opmærksom på, at der inden indflytning, af boligorganisationen, vil kunne anvendes midler fra kontoen til nødvendig maling, hvidtning, tapetsering og gulvbehandling”, vil være lovligt og åbne for brug fra kontoen. 12/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 Vedligeholdelsespåbud Yderligere påpeger det pågældende responsum, at der under de rette omstændigheder vil kunne udstedes vedligeholdelsespåbud i boperioden, såfremt lejemålets indvendige stand ikke er i orden. Hvis der konstateres meget lave forbrug over lang tid, kan dette være en indikation for, at der er manglende indvendig vedligeholdelse. Yderligere kan der ved besøg i lejemålene konstateres manglende vedligeholdelse. Når dette konstateres er der således mulighed for at pålægge beboeren at udføre den manglende vedligeholdelse. Da vi ved det er et ønske fra flere afdelinger indstilles til bestyrelsen: Indstilling Det indstilles, at KAB indfører et generelt forbehold i tilbudsbrevene/kontrakterne til SAB´s afdelinger, der gør det muligt efter behov at foretage vedligeholdelsesarbejder, ved træk på vedligeholdelseskontoen i perioden efter fraflytning men før indflytning af ny beboer. Der udspandt sig en længere diskussion i organisationsbestyrelsen om mulighederne for vedligeholdelsespåbud og om hvordan man kan finde en balance mellem at aktivere en stor opsparing på vedigeholdelseskontoen uden at tømme den helt for den nye beboer. Organisationsbestyrelsen var positivt stemt for forslaget og besluttede at følge indstillingen med den tilføjelse, at der skal stå 3 års henlæggelser til den nye lejer. 10. SAB’s kursuspolitik SAB har gennem minimum de sidste tyve år praktiseret en meget generøs og solidarisk kursuspolitik udfra et ønske om, at alle beboervalgte skal kunne dygtiggøre sig og kunne blive klædt på til at varetage det beboerdemokratiske arbejde. Alle beboervalgte kan deltage i kurser, seminarer og rejser arrangeret af SAB, KAB og BL uden at behøve tage hensyn til om afdelingen nu også har råd. Formålet med en opsummering af kursuspolitikken er ikke at stille spørgsmåltegn ved den gældende politik. Men der opstår jævnligt spørgsmål om deltagelse af suppleanter og om reglerne for dækning af transport med videre i forbindelse med arrangementerne. Derfor er der nu udarbejdet et udkast til en SAB politik for deltagelse i kurser, seminarer mv. (se bilag 11), som efter vedtagelse kan lægges på den nye hjemmeside så den er tilgængelig for alle. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter og vedtager udkastet til en kursuspolitik for SAB. Bilag 11: SAB politik for deltagelse i kurser, seminarer mv. 13/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 Der var en diskussion af, hvorvidt SAB fortsat skal dække kursusudgifterne med 100%. Den overvejende holdning i organisationsbestyrelsen var dog, at uddannelse er vigtig og at udgiften ikke skal afholde små afdelinger fra at deltage i kurser. Desuden er en del af KAB´s kurser blevet billigere, fordi de er blevet til enkeltdagskurser. Der var også en diskussion af dækning af transportudgifter. Nogle opfattede det nye udkast til retningslinjer som en stramning, andre mente at det - nu, som altid - handlede om sund fornuft. Dermed vedtog organisationsbestyrelsen oplægget til kursuspolitik for SAB. 11. Ansøgninger til SAB´s kunstpulje Der er indkommet to ansøgninger til SAB´s kunstpulje. Ansøgning fra Rolandsgården Den ene ansøgning er en tillægsansøgning på 30.000 kr. fra Rolandsgården om et yderligere tilskud til gavlmalerier. SAB har i forvejen støttet projektet med 74.000 kr. Som begrundelse for behovet for yderligere støtte skriver afdelingsbestyrelsen i Rolandsgården: ”Vi havde fra start af en lovning fra Brønshøj Husum Lokaludvalg om støtte til projektet på 50.000 kr. Yderligere havde vi forventet en støtte fra Københavns Kommune, der havde indvilget i at støtte en gavlmalerifestival med 25.000 kr. til hver gavl, der blev malet i forbindelse med festivalen. Da festivalen desværre ikke er blevet til noget, så er Københavns Kommunes økonomiske støtte til projektet alligevel ikke mulig. SAB’s Kunstfond besluttede i efteråret 2013 at støtte projektet med 74.000 kr. Med Brønshøj Husum Lokaludvalgs støtte har projektet på nuværende tidspunkt indtægter på 124.000 kr. Vi håber derfor, at Kunstfonden vil støtte op om projektet, så det kan gennemføres i det påtænkte helhed, uden at det behøver at blive beskåret.” Vedlagt som bilag 12 er en nærmere beskrivelse af projektet, processen, skitser af kunstværkerne og en specifikation af budgettet. Ansøgning fra Jyllandshuse Den anden ansøgning kommer fra Jyllandshuse, der søger om 80.000 kr. fra kunstfonden til udsmykning af garageportene på deres garager. Vedhæftet som bilag 13 er skitser og en beskrivelse af tankerne bag motivet til kunstprojektet ”De faldne træer”. 14/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 Kunstudvalget har tidligere besøgt Rolandsgården og vil samles og besøge Jyllandshuse den 14. april 2014 med henblik på at udforme en indstilling til organisationsbestyrelsen for begge ansøgninger. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen følger kunstudvalgets indstilling. Bilag 12: Ansøgning fra Rolandsgården Bilag 13: Ansøgning fra Jyllandshuse Anne Mette F. Svendsen uddybede indstillingen fra kunstudvalget og redegjorde for de tidligere bevillinger. Kunstudvalget indstillede begge projekter og indstillede at reservationen til Abildgården på 90.000 kr., der blev bevilliget i februar 2007, bortfalder. Afdelingen har dog mulighed for at søge igen, hvis afdelingen på et senere tidspunkt ønsker at gennemføre projektet. Organisationsbestyrelsen besluttede således at bevillige yderligere 30.000 kr. til Rolandsgårdens gavlmalerier og 96.000 til Jyllandshuses malerier på garageportene. 12. Status og økonomi på Stilledal Organisationsbestyrelsen blev sidst orienteret om sagen den 2. april 2013. Sagen har nu følgende status: Tag mod gadeside Termograferingen fra februar 2013 viste desværre, at udbedringsarbejdet ved skunken/ gulvet flere steder ikke helt havde givet det ønskede resultat – det viste, at det var langt mere problematisk og vanskeligt end som så at få fjernet trækproblematikken helt. Der blev i slutningen af november 2013 igangsat 3 pilot-taglejligheder, som viste tæthed. De resterende taglejligheder har været eftergået i januar 2014 og uden udgift for bygherren. Alle er termograferede og fundet i orden. Tag mod haveside I forbindelse med den stive østenvind her i vinteren 2014 er tagboliger mod havesiden nu blevet registreret og termograferet og tagopbygningen er fundet utæt og ikke i orden. Enemærke & Petersen indvilligede i at gennemføre udbedringsarbejder fra stillads i forsøgslejlighed 30, 3. sal i uge 12. Lejligheden er efterfølgende blevet termograferet og fundet i orden. Udbedringsarbejdet i forsøgslejligheden vil danne grundlag for udbedringsarbejdet i de øvrige taglejligheder og vil være uden udgift for bygherre, da det er rent udbedringsarbejde. 15/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 Dog vil der være en mindre udgift til ekstra isoleringsmateriale på 18.000 kr., som kan indeholdes i byggeregnskabet. Rent udførelsesmæssigt kan arbejdet udføres enten fra stillads eller ved etablering af inspektionslem i lejlighederne. Enemærke og Petersen har oplyst, at udbedringsarbejdet fremadrettet vil blive udført indefra af økonomiske årsager. KAB kan dog se en del fordele ved at arbejdet udføres fra stillads, for det første af hensyn til vores beboere både hvad angår adgang til lejligheder, etablering og reeetablering af arbejdsinspektionslem til skunke og ikke mindst af hensyn til al det gamle støvede lerinskud, der skal fjernes fra skunke og ned via opgangen. Pris for stillads 2 stk. i 5 uger er 112.000 kr., som kan indeholdes i byggeregnskabet. For de øvrige taglejligheder forventes udbedringsarbejdet mod haveside at kunne udføres inden sommerferien. Karnapper Alle karnapper er termograferede og fundet i orden. Altandøre De 3 prøvealtandøre viste hen over sommeren 2013 stadigvæk ikke helt at kunne holde vand. Der blev derfor udført yderligere dybere afvandingsrille i bundkarm og gummiglaslister blev udskiftet. Den efterfølgende sprøjteprøve viste, at nu var dørene endelig tætte. Alle altandøre, mrk. ”Fremtidens altandøre” har i efteråret 2013 fået eftergået alle de samme afhjælpningstiltag som de 3 prøvealtandøre og uden udgift for bygherren. Forholdet holdes under observation til 5-års eftersynet. Generelt kan det oplyses, at der pt. er ca 400.000 kr. tilbage i byggeregnskabet. KAB forventer, at der efter endt tagudbedringen mod haveside kan udarbejdes endeligt byggeregnskab. 5-års eftersynet i gangsættes i starten af maj 2014 og 5-års datoen er den 13. august 2014. Der er efter gældende regler på området afsat øremærkede midler i byggeregnskabet til gennemførelse af 5-års eftersynet. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender, at der bruges i alt 130.000 kr. til udgifter til ekstra isoleringsmateriale og til opstilling af stillads i forbindelse med udbedringsarbejdet i tagetagen ud mod havesiden, idet det samlede beløb kan indeholdes i byggeregnskabet. John B.Sørensen uddybede situationen og organisationsbestyrelsens medlemmer af følgegruppen bakkede op om indstillingen. Organisationsbestyrelsen besluttede at godkende indstillingen. 16/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 13. Abildgården individuelle, kollektive moderniseringer Abildgården har på afdelingsmødet den 27. marts 2014 godkendt forslag om tilladelse til individuel modernisering af køkkener. Som en yderligere mulighed for at foretage forbedringer i egen bolig gives tilladelse til, at beboerne kan modernisere eget køkken som individuelle moderniseringer, hvor udgiften dækkes af et lejetillæg. En andel af udgifterne til modernisering efter de nævnte ordninger modregnes i afdelingens henlæggelser. De nærmere rammer herfor fastsættes og reguleres ud fra afdelingens økonomi og i samarbejde med administrationen. Forudsætninger for forslaget er, at afdelingen optager et fælles lån til dækning af de individuelle moderniseringer lånoptagelsen forudsætter en vis beløbsramme/tilstrækkelig mange tilmeldte beboere der må udføres arbejder for op til 80.000 kr. ekskl. administration og låneomkostninger en fremtidig regulering af maksimumsbeløbet skal tilgodese et rimeligt lejetillægsniveau modernisering og låneudgifter afvikles af den enkelte beboer som et månedligt lejetillæg lejetillægget bortfalder, når lånet er udløbet – dog maksimum 20 år flytter beboeren indenfor denne periode, overtager den næste beboer lejetillægget eget arbejde kan indgå efter aftale en række nærmere fastsatte forudsætninger for arbejdets udførelse skal opfyldes arbejdet skal udføres af køkken/bad-leverandøren som en totalentreprise administrationen indgår aftale med leverandøren og forestår gennemførelsen Eksterne forudsætninger for forslaget er, at: nødvendige lån kan optages kommunalbestyrelsen godkender den maksimale huslejestigning som følge af forslaget boligorganisationen godkender afdelingsmødets beslutning Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender, at afdelingen kan iværksætte individuelle moderniseringer under de i forslaget nævnte forudsætninger. Konceptet for individuelle, kollektive moderniseringer har tidligere været drøftet i organisationsbestyrelsen. Flere medlemmer af organisationsbestyrelsen stillede spørgsmålstegn ved 17/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 formuleringen om at arbejdet skal foregå som totalentreprise. Holdningen var, at det ikke nødvendigvis er det billigeste for beboeren. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen med den rettelse, at det ikke er et krav, at arbejdet udføres som totalentreprise. Den samme beslutning gælder desuden for individuelle, kollektive moderniseringer i Dybbølhus, Grøndalslund og Fynshuse, der blev behandlet på mødet den 13. januar 2014. 14. Solcelleanlæg De seneste ændringer i lovgivning om solceller har betydning for rentabiliteten i at opsætte solcelleanlæg til produktion af el i almene boligafdelinger. KAB har derfor indgået en samlet rammeaftale for alle KAB-administrerede boligorganisationer om etablering af solcelleanlæg. Boligorganisationerne vil ved at tiltræde rammeaftalen opnå meget fordelagtige priser samtidig med, at kvaliteten på anlæggene sikres, både hvad angår ydelse og holdbarhed. KAB forventer, at de sidste ændringer i love og bekendtgørelser på området vil blive sat i kraft i fuldt omfang primo 2014. Vi igangsætter derfor rammeaftalens ydelser nu, primo år 2014. Benyttelse af aftalen KAB rammeaftalen omfatter solcelleleverandørens individuelle rådgivning om og projektering samt/og efterfølgende etablering af solcelleanlæg på tag i den enkelte afdeling. Når aftalerne skal aktiveres, skal der foretages en kortlægning af bebyggelsens konstruktive forhold og el-tekniske anlæg. Dette skal benyttes i miniudbuddet. Kortlægningen skønnes at kunne gennemføres for 5.000-8.000 kr. og skal udføres af en teknisk rådgiver. Herefter forestår en projektleder fra KAB miniudbuddet. KAB’s projektleder udarbejder en indstilling til afdelingen med en samlet økonomioversigt over udbudsomkostninger, etableringsomkostninger samt udgifter til et teknisk bygherretilsyn sammenholdt med de forventede besparelser. Dette miniudbud udgør beslutningsgrundlaget for afdelingen. Deltagelse og betaling for KAB rammeaftale om solcelleanlæg Når den første boligafdeling træffer beslutning om at benytte aftalen om opsætning af solcelleanlæg, skal boligorganisationen betale et engangsbeløb på 25.000 kr. inkl. moms. Beløbet betales kun 1 gang pr. boligorganisation. Hvis ingen af boligorganisationens afdelinger ønsker at bruge rammeaftalen, skal boligorganisationen dermed ikke betale noget. Herudover betaler de afdelinger, der benytter aftalen, det sædvanlige beløb på 12.750 kr. inkl. moms til KAB for at få adgang til at gennemføre et miniudbud. Beløbet finansieres i sagen. 18/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 Deltagelse i rammeudbuddet vil normalt forudsætte et projekt udarbejdet af et rådgivende ingeniørfirma. Rådgiverydelsen vil skulle finansieres i sagen. Projektet skal bl.a. behandle: Myndighedsbehandling Placering af anlæg Tilslutning af anlæg Nødvendige statiske beregninger Indhentning af tilbud fra rammeaftalens leverandører Det sparer afdelingerne Der er krav om EU udbud, hvis solcelleanlægget koster mere end 1,5 mio. kr. Et sådant udbud tager tid, og der er store krav til udbuddet for at få det ønskede anlæg. Prisen for et EU udbud for et anlæg til 1,5 mio. kr. er ca. 60-65.000 kr. inkl. moms. Derudover kommer udgifter til projektering. Deltagelse i KAB’s rammeaftale vil samlet for boligorganisation og boligafdeling maksimalt koste 37.750 kr. inkl. moms. Beløbet udgør boligorganisationens engangsbeløb på 25.000 kr. inkl. moms og afdelingens betaling for gennemførelse af et miniudbud på i alt 12.750 kr. inkl. moms. Hvis blot en af boligorganisationens boligafdelinger benytter KAB’s rammeaftale, vil boligorganisationen og afdelingen tilsammen spare ca. 20.000 kr. inkl. moms i forhold til at gennemføre eget EU udbud. Før deltagelse i KAB rammeaftalen Teknikområdet i KAB hjælper gerne afdelingen med en gennemgang af, om det kan betale sig at opsætte solceller. Gennemgangen omfatter bl.a. vurdering af ejendommens egnethed til installering af solceller, hvor stort et anlæg der kan installeres, anlægssum samt investeringens rentabilitet/tilbagebetalingstid. Teknikområdets ydelse afregnes efter anvendt tid. Indstilling Det indstilles, at boligorganisationen beslutter at indgå i KAB´s samlede rammeaftale om etablering af solcelleanlæg og vedtager at betale et engangsbeløb på 25.000 kr. inkl. moms, første gang en af organisationens boligafdelinger ønsker at deltage i KAB’s rammeudbud om solcelleanlæg. Stig Torp Kaspersen ville vide, om der med en sådan beslutning ville kunne gennemføres et samlet udbud for fsb og SAB i Tingbjerg. Frank Sass ønskede at vide, om det også gælder nybyggeri og Ole Lagoni spurgte, om det kun gælder for solceller på tag. 19/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 Jens Elmelund svarede, at det kun gælder for efteretablering og kun for tag, da det ellers vil kræve en anden type anlæg. Beslutningen vil ikke forhindre et samlet udbud i Tingbjerg. Organisationsbestyrelsen besluttede at tilslutte sig rammeaftalen. 15. Elever til uddannelsen som ejendomsservicetekniker De øvrige KAB-administrerede boligorganisationer er via en fælles ”manchet” blevet bedt om at forholde sig til, om de ønsker at ansætte ejendomstekniker elever. SAB har en politik om løbende at have tre elever i forskudt forløb. Pt. er der ansat to elever. Den ene har været i Valbyholm, er nu i Herlevhuse og slutter i driftsfællesskabet Vesterbo/Absalonhus/Saxobo. Den anden er tilknyttet driftsfællesskabet Sjællandshuse/Dybbølhus/Askholm/Teglværkshavnen. Københavns Kommune har henvendt sig til os, da en af deres elever ikke kan få tilstrækkelig erfaring på specielle områder – bl.a. flyttesyn – i deres system. Det er aftalt, at han tager den sidste del af sin praktikperiode hos os. Dette uden omkostninger fra afdelingen og SAB/KAB. Der rekrutteres en ny elev i det tidlige efterår. Den sidst udklækkede elev er ansat i driftsfællesskabet Vesterbo/Absalonhus/Saxobo. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag 14: Lønoversigt for ejendomsserviceteknikerelever Orienteringen blev taget til efterretning. 16. Udskiftning af varmeanlæg i Rolandsgården – godkendelse af endeligt byggeregnskab Afdelingen 3014-0 Rolandsgården vedtog på et ekstraordinært afdelingsmøde den 22. februar 2011 at foretage udskiftning af varmeanlæg, herunder udskiftning af radiatorer og stigstrenge samt etablering af varme i badeværelser. Der blev dengang vedtaget et budget på 20.603.605 kr. Regnskabet ved byggeriets afslutning balancerer med en samlet anskaffelsessum på 18.622.929 kr. Heri var afsat et reservationsbeløb på 846.206 kr. til brug for byggesagens endelige afslutning. Heri lå b.la. et afsat beløb til følgearbejder i form af indretning af nyt omklædningsrum for driftspersonalet, eftersom at den nye rørføring har optaget en hel del plads i det oprindelige omklædningsrum som derfor ikke kunne bruges mere. 20/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 Der er nu udarbejdet endeligt byggeregnskab for sagen, og der henvises til byggeregnskab af 1. marts 2014, hvor det fremgår, at der har været et mindre forbrug på 281.125 kr. i forhold til det afsatte reservationsbeløb. Således er den samlede anlægsudgift for udskiftning af varmelanlægget i Rolandsgården endeligt opgjort til 18.341.804 kr. Indstilling: Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender det endelige byggeregnskab af 1. marts 2014 Bilag 15: Endeligt byggeregnskab for udskiftning af varmeanlæg i Rolandsgåden Byggeregnskabet blev godkendt. 17. Byggeregnskab – udskiftning af elinstallationer og porttelefoner Dybbølhus Byggeregnskabet blev godkendt i Københavns Kommune den 3. januar 2013 og på organisationsbestyrelsesmøde den 14. november 2014. Der foreligger nu revisionsgodkendt endeligt byggeregnskab af 12. december 2013. Det endelige byggeregnskab er som følger: Anskaffelsessum jf. byggeregnskab - indregnede afsætningsbeløb + anvendte afsætningsbeløb Endelig anskaffelsessum 1.282.988 kr. -90.769 kr. __90.070 kr. 1.282.289 kr. Afsætningsbeløbet på i alt 44.500 kr. til gennemførelse af 5-års eftersynet reserveres på en driftskonto og hæves først, når/hvis eftersynet skal gennemføres. Finansiering Lånefinansiering – 30 år Henlæggelsesmidler Byggeregnskab 556.988 kr. _726.000 kr. 1.282.988 kr. Endeligt byggeregnskab 557.000 kr. _725.289 kr. 1.282.289 kr. Difference 12 kr. -711 kr. -699 kr. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender det endelige byggeregnskab for udskiftning af el-installationer og porttelefoner i Dybbølhus. 21/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 Bilag 16: Endeligt byggeregnskab for udskiftning af el-installationer og porttelefoner Byggeregnskabet blev godkendt. 18. Endeligt byggeregnskab – udskiftninger af vinduer og døre Fynshuse Byggeregnskabet blev godkendt i Københavns Kommune den 27. august 2012 og på organisationsbestyrelsesmøde den 26. september 2012. Der foreligger nu revisionsgodkendt endeligt byggeregnskab af 7. februar 2014. Det endelige byggeregnskab er som følger: Anskaffelsessum jf. byggeregnskab - indregnede afsætningsbeløb + anvendte afsætningsbeløb Endelig anskaffelsessum 11.575.561 kr. -469.887 kr. _459.834 kr. 11.565.508 kr. Afsætningsbeløbet på i alt 62.500 kr. til gennemførelse af 5-års eftersynet reserveres på en driftskonto og hæves først, når/hvis eftersynet skal gennemføres. Finansiering Realkreditlån – 30 år Henlæggelsesmidler LBF tilskud Energitilskud Byggeregnskab 3.180.620 kr. 2.000.000 kr. 6.361.241 kr. ___33.700 kr. 11.575.561 kr. Endeligt byggeregnskab 3.180.000 kr. 1.990.567 kr. 6.361.241 kr. ___33.700 kr. 11.565.508 kr. Difference -620 kr. -9.433 kr. 0 kr. _____0 kr. -10.053 kr. Hovedentreprenør Skana Entreprise A/S samt underentreprenør Brdr. Jäcobs gik konkurs i efteråret 2013. Heldigvis for nærværende byggesag nåede Skana Entreprise A/S, lige akkurat inden konkursen indtraf, at udbedre svigt og skader konstateret ved 1-års eftersynet. Garantien frem til 5-års eftersynet er på 2% af entreprisesummen svarende til i alt 144.378 kr. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender det endelige byggeregnskab for udskiftning af vinduer og døre i Fynshuse. Bilag 17: Endeligt byggeregnskab for udskiftning af vinduer og døre i Fynshuse Byggeregnskabet blev godkendt. 22/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 Sager til orientering 19. Herlev Åhuse – entreprenør konkurs Byggesagen er gået i stå. W. Lynggård Petersen er gået i rekonstruktion og der forventes efterfølgende konkurs. Byggechef Michael Nielsen-Elgaard varetager sagen for SAB. Projektlederen er sygemeldt. Michael Nielsen-Elgaard har kontaktet Bo Schmidt fra Kammeradvokaten. Kammeradvokaten kommer til at varetage den juridiske rådgivning for os omkring konkurssagen. Rådgiveren er blevet bedt om at indstille den ”almindelige” bygherrerådgivning, og begive sig ud i følgende: Lave en kortfattet stadeopgørelse omfattende det udførte arbejde og den udførte rådgivning Vurdere eventuelle mangler ved det udførte arbejde og den udførte rådgivning (med henblik på anmeldelse i boet) Lave en økonomisk status over udbetalte beløb og evt. aftaler om ekstraarbejder Herefter skal vi aftale det videre forløb. Nok noget der ligner dette: Indsamle alt projektmateriale omkring sagen Vurdere hvor meget projektering der måtte mangle. Se på de foreliggende granskningsrapporter. Udarbejde udbudsmateriale på baggrund af det allerede foreliggende projekt (måske via aftaler med Kant m.fl.) Udarbejde udbudsbetingelser (Dominia) Gennemføre et begrænset udbud uden prækvalifikation blandt 3 bydende (eks. Kornerup, måske Skjøde Knudsen A/S og 1 mere) Der er p.t. ikke klarhed over, hvilke økonomiske konsekvenser sagen kan have for afdelingen. Der foreligger sædvanlig garantistillelse på 15% i henhold til AB92. De tidsmæssige aspekter er tillige svære at sige noget sikkert om. En forsinkelse på 3-4 måneder vil dog formentlig være det mindste. Så snart der er bedre overblik over sagen vil følgegruppen blive indkaldt og bestyrelsen blive orienteret. 23/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 20. Orientering om Toften. Københavns Kommune, SOF, har rettet henvendelse med et ønske om at tilføje yderligere 5 boliger til Toften. Forvaltningskommissionen har drøftet kommunens henvendelse og Forvaltningskommissionen er positivt indstillet overfor tanken og vil gerne markere, at SAB har en stærk social profil. Imidlertid har første års drift på Toften givet anledning til så meget støj, at Forvaltningskommissionen har bedt administrationen gå i yderligere dialog og indlede konkrete forhandlinger med kommunen og få etableret en mere præcis aftale om snitflader og ansvarsområder i forbindelse med driften. I den forbindelse tænkes ikke mindst på bemandingen med social vicevært. Yderligere ønskes en strategisk diskussion med SOF om hensigtsmæssigheden af at få så store enheder (15) som der nu lægges op til. Den endelige beslutning om at tiltræde ønsket, samt en nærmere redegørelse for projektets økonomi m.v., udsættes derfor til et senere organisationsbestyrelsesmøde. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. John B. Sørensen orienterede om, at sagen havde været behandlet i Forvaltningskommissionen. Toften er desværre ikke blevet den succes, vi havde håbet på, sagde han. Forvaltningskommissionens indstilling er, at der er behov for en bedre opfølgning fra kommunens side, før SAB tager stilling til at udvide med 5 boliger. Der er aftalt et møde med kommunen den 5. maj 2014. Dermed blev orienteringen taget til efterretning. 21. Status på Sølund Som det er fremgået af medierne har der været en overvældende stor interesse for Sølund Ungdomsboliger. Boligerne udlejes pr. 1. maj. Den 30. april starter nøgleudleveingen, hvor vi forventer at John B. Sørensen og Frank Jensen vil ”klippe snoren” til Sølund Ungdomsboliger. 24/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 Vi er i gang med at rekruttere en driftsleder; som har håndværker snilde og som skal kunne styre med hård hånd og samtidig have sociale kompetencer i forhold til unge mennesker. Den pågældende skal sammen med driftschefen bidrage til at der ikke opstår kaos i forbindelse med indflytningen. Han skal samarbejde med de kommunale driftsfolk som fortsat er tilknyttet plejecenter og børnehaven. Det forventer vi ikke bliver et problem, da der allerede er etableret et tæt og godt forhold til Sølund plejecenters forstander og driftsleder. Boligerne udlejes som de er. Beboerne skal selv male, hvis de ikke er tilfredse med standarden. Boligerne er omfattet af B-ordning, men vedligeholdelseskontoen er på 0 kr. når beboeren flytter ind. Der opkræves 5 kr. pr.m2 pr. år til vedligeholdelse. Efter et år er der således råd til en spand maling. Ordningen har ikke givet anledning til klager. Vi har sendt en ansøgning til kommunen om fritagelse for grundskyld. Dagen efter gik kommunen i gang med at behandle ansøgningen. Erhvervslejekontrakterne er sendt til kommunen, som har indvilliget i at betale et depositum, så vi sikre fornøden likviditet. Sølunds økonomi er adskilt fra resten af SAB’s økonomi og kommunen har krævet/accepteret at SAB’s dispositionsfond ikke skal dække lejetab og tomgangsleje på Sølund. Der skal som tidligere oplyst (fremgår af den købsaftale som blev godkendt af organisationsbestyrelsen på sidste møde) senest den 1. april 2016 været truffet beslutning om den permanente anvendelse af Sølund i Københavns Kommunes Borgerrepræsentation. Såfremt anvendelse ikke ligger indenfor SAB’s formål i henhold til lov om almene boliger er SAB berettiget til at hæve handlen. KAB vil løbende orienterer om status for sagen. Såfremt organisationsbestyrelsen måtte ønske det kan der arrangeres en besigtigelse af ejendommen før indflytning. På organisationsbestyrelsesmødet vil der blive givet en orientering om den aktuelle udlejningssituation. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Lene Vennits orienterede om, at der skal udlejes 206 boliger på Sølund. Der er på nuværende tidspunkt skrevet kontrakt med 190 beboere. Hun orienterede endvidere om, at der er ansat en driftsleder i afdelingen. Dermed blev orienteringen taget til efterretning. 25/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 22. Status på kulturhus, Tingbjerg Licitationsresultat - opdelt i tre entrepriser - for udbuddet af byggeriet af kulturhuset i Tingbjerg gav en samlet overskridelse på 8,5 mio. kr. KEjd (Københavns ejendomme) som varetager projektledelsen og COBE (arkitektfirmaet) har oplyst, at de vurderer, at der er følgende muligheder for at komme videre med projektet: at indgå i forhandling med B. Nygaard Sørensen, som har budt på opførelsen af råhuset (idet man vurderer at de største besparelsesmuligheder ligger her). aflysning af udbud med genudbydelse af råhus entreprisen gennem Tilbudsloven EU-Udbud i Hovedentreprise for samtlige tre fag Hovedentrepriseudbud af samtlige tre fag i henhold til Tilbudsloven med ca. seks bydende eller omvendt licitation. På baggrund af drøftelser i projektgruppen og på et møde med beboerrepræsentanterne fra følgegruppen/byggeudvalget blev det besluttet, at man skulle søge en forhandlingsløsning, kombineret med besparelser. Fra boligorganisationernes side har vi anført, at besparelserne ikke må gå ud over huset funktionalitet og kvalitet samt arkitektur. Det er fortsat ufravigeligt, at bygningerne skal bygges i materialer som sikre lave vedligeholdelsesmæssige udgifter. Besparelsesmulighederne er granset og enderne kan ikke hænge sammen med mindre der fjernes vigtige kvaliteter – ikke varmt køkken i tilknytning til cafeen, ej fælles indgangsparti som skal knytte kulturhus/idræt/skole sammen, ej foldedør til fleksibel anvendelse af stueetagen, ej siddetrapper i salen og ej terrasse uden for cafeen til socialt samvær. Det er ikke acceptabelt at fjerne nogen af disse elementer. Derfor er der behov for en kapitaltilførsel på 4 mio. kr. KAB har sammen med fsb været i Landsbyggefonden og vi har fået en fornyet beregning af støtte tilsagnet, som betyder at der kan findes ekstra 2 mio. kr. på reguleringskontoen. Københavns Kommune har sendt en ansøgning om en tillægsbevilling til budgetforhandlingerne om et tilsvarende beløb. Det videre forløb afventer udfaldet af denne ansøgning. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 26/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 23. SAB’s dispositionsfond Organisationsbestyrelsen besluttede på sit møde den 18. februar 2014 at udviklingen i dispositionsfonden skal være et fast tilbagevendende punkt på dagsordenen fremover. Desværre har vi endnu ikke modtaget svar fra Københavns Kommune på ansøgningen af 21. juni 2013 om fritagelse for dispositionsfondens dækning af tab ved lejeledighed og fraflytning. I første omgang afventede svaret en samlet behandling af problemstillingen i samarbejdsorganet. Siden er der blevet rykket jævnligt for svar og endelig blevet det efterspurgt på styringsdialogmødet den 17. marts 2014. På styringsdialogmødet fik vi indtryk af, at beslutningen vil være en delvis fritagelse for tab ved fraflytning, men ingen fritagelse for tab ved lejeledighed. Vedhæftet som bilag 18 er et overblik over udviklingen i dispositionsfonden, som den vil være, hvis der gives delvis fritagelse for tab ved fraflytning indtil 2016 og hvis der opnås fuldt tilskud til hjemfald fra Landsbyggefonden. Lagt ind som forudsætning er desuden at SAB gennemfører helhedsplaner i syv afdelinger. Hvis der når at komme et svar fra kommunen inden mødet, vil der blive orienteret mundtligt herom. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag 18: Forventet udvikling i SAB´s dispositionsfond Margrete Pump orienterede om, at der på styringsdialogmødet blev givet et mundtligt tilsagn om delvis dispensation for dækning af tab på fraflyttere, man at det skriftlige svar fortsat afventes. Lene Vennits orienterede om, at det er aftalt med formanden, at der skal udarbejdes en analyse af tabene på fraflytning for at finde ud af om der kan iværksættes nogle initiativer for at dæmme op for det. Dermed tog organisationsbestyrelsen orienteringen til efterretning. 24. Status på SAB’s hjemmeside På forrige organisationsbestyrelsesmøde blev bestyrelsen orienteret om, at man var i gang med at indhente flere tilbud og godkendte at udvide budgetrammen. 27/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 Efter indhentning af flere tilbud er det alligevel besluttet at forblive ved første tilbudsgiver, der også er KAB’s faste samarbejdspartner. Dette er fordi de andre tilbud var på samme niveau eller højere. Forklaringen på prisniveauet er, at hjemmesiden er unik, dvs. den er ikke designet oven på standard hjemmesider, som mange andre også bruger. Desuden koster det også at siden skal optimeres og testes på en lang række forskellige browsere og er versioneret til både tablets og smartphones. Grundet behovet for at udbyde programmering til flere firmaer er processen trukket ud. Vi forventer at hjemmesiden kan testes af organisationsbestyrelsen i uge 22. Her vil hjemmesiden være klar med indhold og alle elementer. Et par uger herefter kan den offentliggøres. Med andre ord stiler vi efter offentliggørelse omkring 1. juni. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og udvælger 2-3 personer, der vil teste hjemmesiden i uge 22. Organisationsbestyrelsen ønskede at blive orienteret om, hvad udvidelsen af budgettet, som formandsskabet blev bemyndiget til at godkende på sidste møde, er løbet op i. Organisationsbestyrelsen bevilligede oprindeligt en ramme på 500.000 kr. til den nye hjemmeside. Der vil blive behov for en udvidelse på 230.000 kr. Organisationsbestyrelsen udpegede Ellen Højgaard Jensen, Ole Lagoni og Stig Torp Kaspersen til at teste hjemmesiden og tog i øvrigt orienteringen til efterretning. 25. KAB’s bæredygtighedsprofil og bæredygtighedspris KAB’s bestyrelse har den 10. december 2013 godkendt KAB’s bæredygtighedsprofil. Bæredygtighedsprofilen er udformet som en A3-folder, der med korte tekster og billeder formidler KAB’s holdninger til at arbejde med bæredygtighed, og folderen giver en række eksempler på succesfulde bæredygtighedstiltag. Folderen er et kommunikationsværktøj, der kan anvendes i dialogen med boligorganisationer, afdelinger og øvrige omverden om igangsættelse af bæredygtighedstiltag i drift og byggeri. KAB’s bestyrelse har endvidere valgt at indstifte en bæredygtighedspris for at sætte fokus på potentialerne i at arbejde med den ressourcemæssige bæredygtighed i boligområder. Der uddeles én præmie á 10.000 kr., og det sker på repræsentantskabsmødet i maj 2014 sammen med den almindelige KAB-pris. Boligorganisationer og afdelinger bedes overveje og indstille kandidater til modtagelse af prisen, når dette annonceres i KAB’s medier i det tidlige forår. Dette sker via KAB’s Kommunikationsområde. Prisen uddeles efter følgende kriterier: 28/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 Prisen gives til en boligorganisation, afdeling eller gruppe af beboere i KAB-fællesskabet, der har gjort en særlig indsats for at fremme ressourcemæssig bæredygtighed. Prisen gives for initiativer i bestående boligområder. Prisen kan tildeles på baggrund af en vifte af tiltag. Det kan være energirenoveringer i form af efterisolering, udskiftning af varmeanlæg, vinduesudskiftning m.m. Prisen kan også gives for bemærkelsesværdige ressourcebesparende tiltag eksempelvis brug af solceller, brug af alternative varmekilder, regnvandsopsamling, affaldssortering m.v. Endvidere kan prisen gives for en målrettet indsats for at fremme bæredygtig adfærd blandt beboerne. KAB’s formandskab og direktion udvælger prismodtageren. Beløbet, der følger med, skal bruges til videreførelse af projektet eller et initiativ i forbindelse med dette. Midlerne skal dermed benyttes til at videreføre andre bæredygtighedstiltag. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag 19: KAB´s bæredygtighedsprofil Orienteringen blev taget til efterretning. 26. Aktuel boligpolitisk orientering Der vil blive givet en aktuel boligpolitisk orientering, såfremt der er nyt at berette. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Der var intet at bemærke under dette punkt. 27. Eventuelt Flemming Balle orienterede om, at 1:1 modelprojektet i Sjællandshuse er blevet drøftet i Forvaltningskommissionen. Det er umuligt at gennemføre lejlighedssammenlægninger, der er til at betale og Forvaltningskommissionen vil derfor indstille til organisationsbestyrelsen at man standser projektet. Der vil komme en indstilling på et senere møde. 29/30 Referat Samvirkende Boligselskaber SAB Møde den 22. april 2014 Udsendt den 22. maj 2014 Stig Torp Kaspersen orienterede om de afholdte afdelingsmøder i Tingbjerg. John B. Sørensen orienterede om afdelingsmødet på Bellahøj. Referatet er forelagt og godkendt. København den___________________________ __________________ _____________________ ___________________ John B. Sørensen Kjeld Poulsen Stig Torp Kaspersen __________________ _____________________ ____________________ Frank Sass Ole Lagoni Alice Brødbæk ___________________ _____________________ _____________________ Said Hussein Bjarne Krohn Ellen Højgaard Jensen ___________________ ___________________ Flemming Balle Mogens Hansen 30/30
© Copyright 2024