Tidsskrift kognition og pædagogik 12092013
Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# Organisationsbestyrelsesmøde den 26. september 2013, kl. 15:00 Billedsalen Til stede John B. Sørensen, Kjeld Poulsen, Bjarne Krohn, Ole Lagoni, Mogens Hansen, Frank Sass, Stig Torp Kaspersen og Flemming Balle. Afbud fra Alice Brødbæk, Lone Ulholm og Ellen Højgaard Jensen Fra administrationen Flemming Strøm, Rolf Andersson, Lene Vennits, Christen Mors, Niels Bonne Rasmussen og Anne Mette F. Svendsen. Herudover deltog Nikolaj Oppermann og Jeppe Fischer-Mogensen fra Bulldog and partners under pkt. 14 og Pia Søndergaard fra Revisionsfirmaet Albjerg under pkt. 16 Indholdsfortegnelse 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 14. juni 2013 .................................................................... 3 2. Revisionsprotokol ........................................................................................................................................... 3 Sager til beslutning ................................................................................................................................................. 3 3. Standlodsvej .................................................................................................................................................... 3 4. Herlev Åhuse, Skema A og B godkendelse ................................................................................................. 5 5. Ansøgning om energirenovering af Grøndalslund, demonstrationsprojekt .......................................... 7 6. Helhedsplan for Skyttevænget ..................................................................................................................... 8 7. Helhedsplan for Fynshuse ............................................................................................................................. 9 8. Tingbjerg I – huslejesikring vedr. ombygning/lejlighedssammenlægninger i Helleborg .................. 10 9. Tingbjerg I – skimmelsvamp, facader m.m. .............................................................................................. 10 Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# 10. Udlejning i forbindelse med helhedsplan i Tingbjerg I ........................................................................... 13 11. Tingbjerg Plejehjem – godkendelse af byggeregnskab og orientering om afhjælpning af indtrængen af regnvand og opstigning af kloakvand ............................................................................. 14 12. Økonomien i Teglværkshavnen og Askholm ........................................................................................... 16 13. Lønrefusion til SAB-afdeling....................................................................................................................... 19 14. SAB’s nye hjemmeside og digital kommunikationsstrategi ................................................................... 20 15. Målsætningsprogram ................................................................................................................................... 21 16. Skift af revisionsfirma .................................................................................................................................. 22 17. Bofællesskab for udviklingshæmmede i Husum Vænge ........................................................................ 23 18. Samarbejde om genhusning af Domea-afdeling ...................................................................................... 24 19. Udbud af rammeaftaler................................................................................................................................ 26 20. KAB’s beboerhøjskoler 2014 ........................................................................................................................ 27 21. Ansøgning om gavlmalerier i Rolandsgården.......................................................................................... 28 Sager til orientering .............................................................................................................................................. 30 22. Sølund, velfærdsteknoligisk modelplejecenter - status ........................................................................... 30 23. Referat fra styringsdialogmøde .................................................................................................................. 31 24. KAB trivselsmåling 2013 .............................................................................................................................. 32 25. Brohuset - brud på glasfacadeplader ......................................................................................................... 33 26. Sejlhuset - status på 5 års eftersyn .............................................................................................................. 34 27. Lukning af boligbutikken ............................................................................................................................ 35 28. Servicefradrag til lejere – genindførelse af bolig job-ordningen ............................................................ 36 29. Aktuel boligpolitisk orientering ................................................................................................................. 37 30. Eventuelt ........................................................................................................................................................ 37 Bilagsfortegnelse Bilag 1: Lejeberegning for Strandlodshus............................................................................................................ 5 Bilag 2: Lejeoplysninger for Strandlodshus ........................................................................................................ 5 Bilag 3: Husorden for Strandlodshus ................................................................................................................... 5 Bilag 4: Ansøgning til Herlev kommune ............................................................................................................. 7 Bilag 5: Skema A budget Herlev Åhuse .............................................................................................................. 7 Bilag 6: Skema B budget Herlev Åhuse ............................................................................................................... 7 Bilag 7: Notat om energirenovering af Grøndalslund ....................................................................................... 8 Bilag 8: Byggeregnskaber af 31.03.2010 for plejeboliger .................................................................................. 16 Bilag 9: Byggeregnskaber af 31.03.2010 for serviceareal.................................................................................. 16 Bilag 10: Orientering om ændringer hos Ernst & Young ................................................................................ 22 Bilag 11: KAB´s beboerhøjskoler ......................................................................................................................... 28 Bilag 12: Referat fra styringsdialogmødet den 7. marts 2013 ......................................................................... 32 Bilag 13: Nøgletal fra trivselsmålingen .............................................................................................................. 32 Bilag 14: 5 års eftersyn – status for afhjælpning ............................................................................................... 34 Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 14. juni 2013 Referatet fra ovennævnte organisationsbestyrelsesmøde er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Indstilling Det indstilles, at referatet fra mødet den 14. juni 2013 godkendes og underskrives. Referatet blev godkendt med en enkelt rettelse til pkt. 10, hvoraf det fremgår at studieturen afholdes i dagene 12. – 16. maj 2013. Studieturen afholdes i 2014. 2. Revisionsprotokol Det bemærkes hermed, at der ikke siden regnskabsaflæggelsen den 10. januar 2013 er foretaget indførelser i protokollen. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Punktet blev taget til efterretning. Sager til beslutning 3. Standlodsvej Byggeriet af Strandlodshus pågår som planlagt. Børnehaven er flyttet ind pr. 1. september 2013 og Kvikly og Fakta åbner den 26. september 2013. Der er desværre endnu et uafklaret spørgsmål om håndtering af afdelingens affald, men sagen er i proces med Københavns Kommune, som er indstillet på at finde en løsning. Der vil blive orienteret mundtligt om den aktuelle status på sagen på mødet. Vedtægterne for ejerforeningen er efter et længere forhandlingsforløb med Sophienberg hen over sommeren sendt til tinglysning den 1. september 2013 på baggrund af de vedtægter, som SAB godkendte den 25. maj 2011. Der er endnu ikke nået fuldstændig enighed om opmålingen og opdelingen mellem ejerlejlighederne. Administrationen har alle arealberegninger til granskning hos LE34, som er det landinspektørfirma, vi sædvanligvis samarbejder med. Udlejning Udlejningen af familieboligerne i Strandlodshus påbegyndtes den 6. september 2013 og det ser ud til, at interessen for byggeriet er pænt stor. Der vil blive en aktuel status herfor på mødet. Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# Tidsplanen for markedsføring og udlejning ser ud, som følger: 6. september 2013 - Nyhedsbrev sendes til interesselisten - Husorden, huslejeoversigt, udlejningspjece og reservationsskema på hjemmesiden 17./18. september - flyer omdeles i SAB afdelingerne Uge 38 annoncering - lokalblade/dagblade 25. september 2013 – åbent hus kl. 16.00-19.00 30. september 2013 -ansøgningsfrist 12. oktober 2013 – alle får svar på ansøgning 25. oktober 2013 - kontrakter sendes ud 15. november 2013 - kontrakt underskrevet, indskud betalt 30. januar 2014 – første måneds husleje skal være betalt 31. januar 2014 kl. 10.00-15.00 – udlevering af nøgler Udlejningsbudget Da udlejningen gik i luften den 6. september 2013 var det afgørende at kunne melde huslejen ud på hjemmesiden samt oplyse hvorvidt det er tilladt at holde husdyr. Udlejningsudvalget har derfor behandlet udlejningsbudgettet og husordenen og indstiller udlejningsbudgettet til godkendelse hos organisationsbestyrelsen. Vedhæftet som bilag 1 er udlejningsbudgettet med de bagvedliggende beregninger for huslejen. Heraf fremgår, at der er foretaget en differentiering af huslejen på baggrund af herlighedsværdien af udsigt/udsyn, således at de øverstbeliggende lejligheder tillægges en herlighedsværdi på 5.100 kr., mens de mellemst- og nederstbeliggende lejemål fratrækkes henholdsvis 2.000 kr. og 5.100 kr. Det vil sige, at der bliver en forskel i årlig leje mellem de øverst- og nederstbeliggende lejligheder på i alt 10.200 kr. Af bilag 2 fremgår de endelige lejeoplysninger; den månedlige og den årlige leje, samt beboerindskud. Den årlige gennemsnitlige m2 leje vil blive 1.089 kr. Til sammenligning er den årlige gennemsnitlige m2 leje for 2013/2014 for SAB´s øvrige nyere byggerier følgende: Brohuset: 1.068 kr. Sejlhuset: 1.023 kr. Askholm: 1.118 kr. Teglværkshavnen: 1.167 kr. Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# Husorden Udlejningsudvalget har ligeledes behandlet husordenen og indstiller, at der ikke må holdes husdyr ud fra den betragtning, at det vil være lettere for de kommende beboere selv at beslutte en tilladelse til husdyrhold end det modsatte. Hvis organisationsbestyrelsen følger udlejningsudvalgets indstilling, vil teksten med rød skrift i husordenen i bilag 3 udgå. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og følger udlejningsudvalgets indstilling om at godkende udlejningsbudgettet og husordenen indeholdende et forbud mod husdyr. Bilag 1: Lejeberegning for Strandlodshus Bilag 2: Lejeoplysninger for Strandlodshus Bilag 3: Husorden for Strandlodshus Anne Mette Svendsen indledte med at fortælle om Åbent hus-dagen den 25. september 2013, hvor der havde været et overvældende stort fremmøde. Frank Sass supplerede med indtryk fra dagen og kommenterede, at det var kedeligt at flyers til SAB beboere først var kommet ud i Humlevænget samme dag som Åbent hus arrangementet løb af stablen. Anne Mette Svendsen fortalte, at det var planlagt således, at flyers var kørt ud til omddeling sammen med girokortene til huslejeindbetaling den 17.-18. september, men at det var noteret, at der visse steder var sket en fejlkommunikation, så omdelingen var sket for sent. Anne Mette Svendsen tog forbehold for et par mindre justeringer i den vedlagte huslejeberegning, fordi der på Åbent hus dagen var opstået tvivl om, hvorvidt alle lejemål har altan eller have. Det gælder muligvis for to lejligheder i blok B, at de ikke adgang hertil. Huslejefordelingen blev godkendt og organisationsbestyrelsen bemyndigede administrationen til at indregne et fradrag for de lejligheder, hvor det findes nødvendigt. Kjeld Poulsen orienterede om udlejningsudvalgets overvejelser i forhold til indstillingen om husdyrhold. Organisationsbestyrelsen valgte at følge udlejningsudvalgets indstilling og godkendte husordenen med et forbud mod at holde husdyr. 4. Herlev Åhuse, Skema A og B godkendelse Orientering om projekttilpasning I forlængelse af bestyrelsens beslutning om at opføre 12 almene familieboliger på Langdyssen 54 i Herlev har projektets følgegruppe gennemarbejdet konkurrenceprojektet sammen med totalentreprenør WLP, Kant arkitekter, JL Engineering og MIST landskab. Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# I projekttilpasningen er optimeret på husets indre geometri, foretaget flytning af husets badeværelse til 1. sal og tilkøbt et toilet i stueplan, varmeforsyningen er ændret fra jordvarme til varmepumper på grund af begrænsninger i undergrunden og der er afsat et rammebeløb til etablering af solcelleanlæg. Økonomi Projektets økonomiske ramme er korrigeret til rammebeløbet for 2013, således at der maksimalt bygges for 21.980 kr. plus energitillæg 960 kr., altså maksimalt 22.940 kr. / m2. Budget - Skema A Grundudgifter inkl. grundkøb Entrepriseudgifter Administration, honorarer og låneomkostninger Gebyrer I alt 3.535.800 kr. 20.460.000 kr. 4.040.765 kr. 454.915 kr. 28.491.480 kr. Budget - Skema B Grundudgifter inkl. grundkøb Entrepriseudgifter Administration, honorarer og låneomkostninger Gebyrer I alt 3.535.220 kr. 20.448.570 kr. 4.052.150 kr. 454.908 kr. 28.490.848 kr. For udspecificerede budgetter se bilag 5 og 6. Ansøgning om Skema A og B Herlev Kommune har på baggrund af det vindende projekt udarbejdet et lokalplanforslag, hvor høringsperioden er afsluttet 19. juni 2013 med to indsigelser. Den politiske godkendelsesproces er indledt og Lokalplan 94 blev godkendt i Teknik- og Miljøudvalget den 22. august 2013. Efter aftale med Herlev Kommune, Afdeling Bolig, følges Lokalplanforslaget samt ansøgning om Skema A og B ad og forventes godkendt i Kommunalbestyrelsen onsdag den 11. september 2013. Se bilag 4 for ansøgning om Skema A og B samt de budgetter, som er medsendt ansøgningen bilag 5 og bilag 6. Byggeandragende for projektet er indsendt den 22. august 2013. Tidsplan Forventet byggestart er 1. oktober 2013 Forventet aflevering er 1. oktober 2014 Forventet indflytning er 1. november 2014 Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# Udførelsestidsplanen er forlænget 1 måned, da senest fremlagte tidsplan ikke indeholdt mangelgennemgang. Den samlede byggeperiode er fortsat 12 måneder. Indflytning forventes således fra 1. november 2014. Efter aftale med Alice Brødbæk, Frank Sass og Mogens Hansen samt afdelingens forretningsfører Niels Bonne Rasmussen er vedhæftede ansøgning afsendt den 19. august 2013. Skema A og B er godkendt af SAB’s forvaltningskommission den 27. august 2013. Indstilling Det indstilles, at indsendte ansøgning om Skema A og B med vedlagte økonomi også godkendes af organisationsbestyrelsen. Bilag 4: Ansøgning til Herlev kommune Bilag 5: Skema A budget Herlev Åhuse Bilag 6: Skema B budget Herlev Åhuse Frank Sass orienterede om, at der er sket nogle ændringer i projektet, som har givet nogle ekstra midler. På den baggrund har følgegruppen besluttet, at der skal opsættes solceller på hele taget. Han orienterede i øvrigt om, at der er første spadestik den 1. oktober 2013. Dermed blev ansøgning om skema A og B med tilhørende økonomi godkendt. 5. Ansøgning om energirenovering af Grøndalslund, demonstrationsprojekt Københavns Kommune har inviteret de almene boligorganisationer til at ansøge om at deltage i demonstrationsprojekter om energirenovering, ansøgningsfristen er den 20. oktober 2013. Grøndalslund har store problemer med fugt, skimmelsvamp og kuldebroer som følge af manglende isolering. Afdelingen har endnu ikke fundet en metode, som kan afhjælpe problemerne. Problemerne er tidstypiske for afdelinger fra samme periode. Derfor vil afdelingen være et godt bud på et demonstrationsprojekt. Forslaget om at ansøge puljen har været forelagt formandsskabet for SAB og afdelingsbestyrelsen. Formålet med projektet er følgende: - at gennemføre en isolering af ydervægge/et udvendigt greb, som reducerer varmeforbruget og afhjælper fugt, skimmelsvamp og kuldebroer at sikre/bevare det arkitektoniske udtryk at finde den optimale finansieringsform at udfordre OPI konceptet (offentligt/privat samarbejde) Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# - at udvikle et koncept, som teknisk fagligt og processuelt kan bruges af andre afdelinger med tilsvarende problemer Hvis organisationsbestyrelsen tiltræder dette, vil administrationen udarbejde en egentlig projektbeskrivelse på baggrund af oplægget i bilag 7, herunder foretage en række vurderinger mht. økonomien i et sådant projekt. Afdelingsbestyrelsen vil blive inddraget, inden ansøgning sendes til kommunen. Organisationsbestyrelsen vil løbende blive orienteret, herunder om økonomien i projektet. Hvis der bliver behov for, at boligorganisationen bidrager med en form for egenfinansiering, vil vi skriftligt indhente et mandat/forhåndstilsagn. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tiltræder, at der sendes en ansøgning til Københavns Kommune om, at Grøndalslund bliver demonstrationsprojekt for energirenovering. Bilag 7: Notat om energirenovering af Grøndalslund Organisationsbestyrelsen besluttede, at der skal indsendes en ansøgning til Københavns Kommune. 6. Helhedsplan for Skyttevænget Organisationsbestyrelsen behandlede på sit møde 11. april 2011 en mulig helhedsplan for Skyttevænget. Her godkendte organisationsbestyrelsen, at administrationen arbejder videre med udarbejdelse af helhedsplan for afdelingen. Landsbyggefonden (LBF) har været på besigtigelse 24. april 2012. LBF har i brev af 28. februar d.å. foreløbigt afsat 64 mio. kr. til sagen og forventer at kunne give endeligt tilsagn i 2017. Forretningsfører og driftschef har sammen med projektleder vurderet, at der er behov for yderligere forundersøgelser, inden fornyet ansøgning til Landsbyggefonden fremsendes. Disse kan specificeres i følgende beløb, der er angivet inklusive moms: Forundersøgelser af afdelingens tilstand samt muligheder for sammenlægninger mm. Diverse tekniske undersøgleser Udarbejdelse af helhedsplan til godkendelse i Landsbyggefonden Byggesagshonorar I alt 125.000 kr. 125.000 kr. 187.500 kr. 50.000 kr. 487.500 kr. Samlet udfgift på 487.500 kr. indstilles til SAB at bevilge som et udlæg. Når byggesagen bliver en realitet, refunderes SAB beløbet, idet dette indfinansieres i den samlede byggesag. Såfremt afdelingen ikke ønsker at gennemføre helhedsplanen skal afdelingen afholde udgifterne til undersøgelsen. Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# Organisationsbestyrelsen bedes tillige udpege et medlem af sin midte til deltagelse i følgegruppen for helhedsplanen. Indstilling Det indstilles, - at organisationsbestyrelsen bevilger 487.500 kr. som udlæg fra arbejdskapitalen til iværksættelse af forundersøgelse, der skal lede til gennemførelse af helhedsplan i Skyttevænget, - at afdelingen selv afholder udgifter til ovennævnte forundersøgelser og - at organisationsbestyrelsen udpeger et medlem til følgegruppen Lene Vennits uddybede indstillingen, der rummer en opstramning i forhold til tidligere praksis, i det afdelingern selv skal afholde beløbet, hvis projektet ikke realiseres. Organisationsbestyrelsengodkendte indstillingen og bevilligede et udlæg på 487.500 kr. fra arbejdskapitalen. John B. Sørensen og Kjeld Poulsen blev udpeget som medlemmer af følgegruppen. 7. Helhedsplan for Fynshuse Fynshuse har behov for en helhedsplan. Der er en række genopretningsarbejder, der skal adresseres, ligesom afdelingen har behov for en renovering af gårdmiljøet og de grønne områder. Der er tilknyttet en projektleder, Lars Nilsson og det første møde med afdelingsbestyrelsen har været afholdt. Det indstilles til organisationsbestyrelsen at bevilge 270.000 kr. til gennemførelse af forundersøgelse af afdelingen, forinden fremsendelse af skema A til Københavns Kommune. Beløbet indfinansieres i byggesagen, når denne gennemføres. Bevillingen kan derfor betragtes som et udlæg. Såfremt afdelingen ikke ønsker at gennemføre helhedsplanen skal afdelingen afholde udgifterne til undersøgelsen. Beløbet omfatter 232.000 kr. til Pålsson Arkitekter og 38.000 kr. til KAB´s byggeafdeling. Organisationsbestyrelsen bedes tillige udpege et medlem af sin midte til deltagelse i følgegruppen for helhedsplanen. Indstilling Det indstilles, at: organisationsbestyrelsen bevilger 270.000 kr. som udlæg fra arbejdskapitalen til iværksættelse af forundersøgelse, der skal lede til gennemførelse af helhedsplan i Fynshuse - at afdelingen selv afholder udgifter til ovennævnte forundersøgelser og - at organisationsbestyrelsen udpeger et medlem til følgegruppen Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# Organisationsbestyrelsen bevilligede 270.000 kr. fra arbejdskapitalen med den samme klausul som i Skyttevænget om tilbagebetaling, hvis projektet ikke realiseres. Stig Torp Kaspersen og Bjarne Krohn blev udpeget som medlemmer af følgegruppen. 8. Tingbjerg I – huslejesikring vedr. ombygning/lejlighedssammenlægninger i Helleborg I forbindelse med finansiering af ombygningen af lejligheder i Tingbjerg I er der behov for løbende huslejesikring fra Landsbyggefonden (LBF) på 737.370 kr. om året inkl. hjemfald, for at de ombyggede lejligheder kan holde den gennemsnitlige husleje på 845 kr. pr. m² uden elevatorer og 877 kr. pr. m² med elevatorer inkl. hjemfald. Projektet er afsluttet med skæringsdato den 15. september 2012, men byggeregnskabet er ikke færdigt endnu. Derfor er huslejesikring endnu ikke blevet udbetalt til afdelingen. Tingbjerg I har på grund af manglende huslejesikring et underskud på 450.703 kr. for regnskabsåret fra den 1. august 2012 til den 31. juli 2013. Der kan gå lang tid, før byggeregnskabet bliver godkendt og udbetaling af huslejesikringen kan begynde. Det forventes, at LBF vil udbetale huslejesikringen med tilbagevirkende kraft fra skæringsdatoen. Afdelingen har allerede et opsamlet underskud vedørende tidligere år på 982.014 kr. og har derfor ikke økonomi til at dække de manglende indtægter. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen bevilger et midlertidigt rente-og afdragsfrit lån på 451.000 kr. for regnskabsåret 2012/2013 og 723.930 kr. for regnskabsåret 2013/14 fra arbejdskapitalen, indtil afdelingen får huslejesikringen fra LBF. Lene Vennits orienterede om, at hun havde været til møde med Landsbyggefonden og at det ser ud til at der kommer en løsning inden årets udgang. Der er en uløst sag om SAB´s medfinansiering, der stadig forhandles om. Det vil der blive orienteret om senere, når sagen afsluttes. Organisationsbestyrelsen bevilligede et midlertidigt rente- og afdragsfrit lån fra arbejdskapitalen på henholdsvis 451.000 kr. for regnskabsåret 2012/2013 og 723.930 kr. for regnskabsåret 2013/14. 9. Tingbjerg I – skimmelsvamp, facader m.m. På det ekstraordinære bestyrelsesmøde den 3. oktober 2012 blev organisationsbestyrelsen orienteret om projektindholdet i den nye helhedsplan, godkendte finansieringen og tiltrådte, at afdelingen 3026-0 Tingbjerg I delvis fritages for indbetaling af G-indskud i 31 år. Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# Status og ekstraordinært afdelingsmøde Siden sidste møde i organisationsbestyrelsen har byggeudvalget og de tekniske rådgivere bearbejdet og kvalificeret indholdet af helhedsplanen, samt drøftet det endelige indhold og finansieringen med Landsbyggefonden, således at der var opnået enighed, inden projektet blev forelagt beboerne på det ekstraordinære afdelingsmøde den 26. november 2012. Beboerne godkendte på det ekstraordinære afdelingsmøde gennemførelsen af helhedsplanen med en samlet anlægsramme på 170.172.622 kr. og en finansiering med støttede lån og ekstra huslejestøtte fra Landsbyggefonden, således at gennemførelse af helhedsplanen skimmelrenovering m.v. vil medføre 0 kr. i huslejestigning - og der gennemføres en huslejestigning som nedenfor beskrevet til boliger med tilgængelighed. Huslejestøtten aftrappes efter gældende regler. Beboerne godkendte ligeledes, at det kun er beboere, som får udført tilgængelighed, nye boliger, og boliger som får nyt køkken, bad samt udgang til terræn, der vil stige i husleje, som følge af helhedsplanen. Den gennemsnitlige husleje vil stige til 850 kr. pr. m2 pr. år, og 880 kr. pr. m2 pr. år (2012 priser). Et prisniveau som følger de nye boliger i Helleborg og Hækkevold (fsb). Det nuværende gennemsnitlige lejeniveau udgør 801 kr./m2/år. Skema A ansøgning Boligselskabet har modtaget skema A tilsagn fra Københavns Kommune den 14. december 2012 og tilsagn fra Landsbyggefonden den 17. december 2012. Den fysiske helhedsplan indeholder følgende arbejder: Genopretning (pilotprojekt) Skimmelsvamp renovering – efterisolering af alle gavle Skimmelsvamp renovering – etablering af nye ventilationsanlæg Skimmelsvamp renovering – etablering af nye elinstallationer Energioptimering – tag Energioptimering – klimaskærm Opgradering/udskiftning af køkkener i gavlboliger (tilgængelighed) Opgradering/udskiftning af badeværelser i gavlboliger (tilgængelighed) Boligkvalitet Etablering af trapper fra stueetager til terræn Etablering af kældernedgang fra havesiden Tilgængelighed Tilgængelighedsforbedring i blok 19 (sammenlægning af 24 lejligheder til 21) Etablering af 2 kørestolsegnede elevatorer i blok 19 Etablering af adgangsmulighed fra stuelejligheder til terræn Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# Kvalitet i gårdrum Tilpasning af eksisterende brug/inventar Beskyttelse og plantning af træer Ny belysning i terræn Boligsociale tiltag Inddragelse af drift og beboere i forbindelse med udarbejdelse og gennemførelse af helhedsplanen Tidsplan Projektet søges gennemført efter følgende tidsplan: Ekstraordinært afdelingsmøde Skema A-tilsagn fra Kommunen Skema A-tilsagn fra Landsbyggefonden Beboerproces og byggeudvalg Miniudbud jf. rammeaftale Projektering og udbud Beboerproces Skema B-ansøgningen Byggeperiode (24 mdr.) Forventet 26. november 2012 14. december 2012 17. december 2012 januar til september 2013 juni til september 2013 september 2013 – april 2014 april – maj 2014 maj – juni 2014 juli 2014 - juli 2016 Udlejning/erstatningsboliger - beboerproces Udlejningsafdelingen har efter beboernes godkendelse af helhedsplanen i november 2012 stoppet genudlejningen af boligerne i blok 19 på normale lejekontrakter, og fremover indtil byggeriet påbegyndes udleje boligerne på midlertidige lejekontrakter. Umiddelbart efter at organisationsbestyrelsen på dette møde har behandlet og godkendt, at beboerne, som skal fraflytte som følge af helhedsplanen kan anvises i SAB´s øvrige boligafdelinger (se punkt 10), vil Tingbjerg Forum og udlejningsafdelingen invitere de berørte beboere til et særligt informationsmøde ultimo september 2013, hvor beboerne vil blive informeret om den kommende situation og deres muligheder. I forlængelse af mødet vil udlejningsafdelingen tage kontakt til den enkelte beboere, og får afklaret deres ønsker til, hvor de ønsker at flytte hen, og om de selv kan klare flytning, eller der skal ydes hjælp dertil. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om helhedsplanen, herunder modtagelse af skema A tilsagn til efterretning, samt godkender at beboerne, som skal fraflytte deres boliger i forbindelse med helhedsplanen kan anvises til SAB´s øvrige afdelinger. Stig Torp Kaspersen orienterede om, at der afholdes et orienteringsmøde for beboerne på mandag. Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte, at beboerne i Tingbjerg I, som skal fraflytte deres boliger i forbindelse med helhedsplanen, kan anvises til SAB´s øvrige afdelinger. 10. Udlejning i forbindelse med helhedsplan i Tingbjerg I Der forberedes pt. en fysisk helhedsplan for Tingbjerg I. Blandt mange spændende elementer indeholder helhedsplanen to elementer, der påvirker udlejningen: I én blok (blok 19) skal alle lejligheder totalrenoveres for at give plads til elevatorbetjening. Det er derfor nødvendigt at genhuse beboerne. I alle stuelejligheder skal der etableres adgang til terræn og renoveres køkkener og badeværelser for at øge tilgængeligheden. En del beboere har tilkendegivet, at de er nervøse for øget indbrudsrisiko som følge af adgang til terræn. Andre beboere fra 1. og 2. sals lejlighederne ser adgangen til terræn som et gode (ligesom de renoverede køkkener og badeværelser trækker). Der kan derfor være et ekstraordinært behov for interne bytninger af lejligheder i afdelingen. Begrundelse Ombygningen af blok 19 kræver, at alle 24 lejemål skal rømmes for at blive ombygget til 21 nye lejemål. Genhusning er derfor en nødvendighed. For at kunne håndtere genhusningsopgaven hurtigst og mest smidigt vil det være en stor fordel, hvis genhusningen kan ske blandt alle SAB’s lejemål og ikke kun Tingbjergs. Hvad angår fortrinsret til de ombyggede lejligheder, forekommer det både logisk og rimeligt for de nuværende beboere i blok 19, at den må tilfalde dem, da nogle af beboerne har boet i blokken i mere end 50 år. Da der efter renoveringen vil være færre lejemål i blokken end nu, vil ikke alle beboere kunne få en nyrenoveret lejlighed. Det anser vi ud fra erfaringerne i Arkaderne og Helleborg ikke som et praktisk problem, da mange erfaringsmæssigt enten selv vil finde en anden bolig eller er tilfredse med deres (permanente) genhusningsbolig. At bedre mulighederne for at bytte sig til en ny lejlighed i afdelingen, opfatter vi som en chance for at øge opbakningen til helhedsplanen, således at alle planens gode elementer ikke drukner i bekymringerne fra mindretallet, der frygter for at bo i en lejlighed med adgang til terræn. Ved at dispensere fra den 2-årige karensperiode for opskrivning til oprykningsventelisten, kan man sikre, at ledige stueplanslejligheder primært vil gå til de 1. og 2. sals beboere, der ønsker adgang til terræn mv., mens de bekymrede kan få mulighed for at få adgang til ledige lejemål på 1. og 2. sal. Ved at dispensere fra den 3-årige karensperiode for ret til boligbytte internt i afdelingen kan vi desuden være med til at smidiggøre tingene for de beboere, der internt kan finde ud af at bytte bolig. Således skal der ikke nødvendigvis en ledig lejlighed til, før bytningen kan starte. Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# Beboermøder Der vil i september måned blive holdt et informationsmøde for de nuværende beboere i blok 19, hvor vi vil orientere om renoveringen, behovet for genhusning, tidsplan, mulighed for flyttehjælp og en række andre praktiske forhold. Mødet holdes i Tingbjerg i fællesskab mellem udlejningen og Tingbjerg Forum. Mødet bliver fulgt op af individuelle møder med beboerne, så der kan blive lagt planer for genhusning. I oktober måned vil der blive holdt et informationsmøde for afdelingens øvrige beboere, hvor der vil blive orienteret om status på helhedsplanen, herunder tidsplanen for det videre arbejde. På mødet vil udlejningen og Tingbjerg Forum orientere om mulighederne for at bytte lejlighed i afdelingen ved hhv. oprykningsventelisten og direkte bytte mellem lejere, således at flest muligt får opfyldt deres ønsker i forhold til adgang til terræn/undgå adgang til terræn, renoveret køkken og bad mv. Efter tidsplanen skal beboerne være fraflyttet blokken ultimo august 2014, så renoveringsarbejdet kan gå i gang primo oktober samme år. Indstilling Følgegruppen indstiller, - at beboerne fra blok 19 tilbydes midlertid eller permanent genhusning i ledige lejemål i alle SAB-afdelinger, - at de nuværende beboere i blok 19 sikres fortrinsret i forhold til de renoverede lejemål og at de lejemål, der ikke går til de nuværende beboere i blokken, udbydes eksternt i stil med tidligere projekter (ombygningerne i Arkaderne og Helleborg) samt - at der for at øge muligheden for at bytte lejligheder i den øvrige del af afdelingen dispenseres for karenstiden for både opskrivning på oprykningsventelisten og for bytning internt i afdelingen i den periode, helhedsplanen løber. Organisationsbestyrelsen godkendte følgegruppens indstillinger. 11. Tingbjerg Plejehjem – godkendelse af byggeregnskab og orientering om afhjælpning af indtrængen af regnvand og opstigning af kloakvand På organisationsbestyrelsesmødet afholdt den 20. september 2011 blev der orienteret om, at der den 2. juli 2011 som bekendt kom et skybrud, der forårsagede oversvømmelse af kælderen på plejehjemmet. Der blev konstateret regnvandsindtrængen fra kælderydervægge og lyskasser og opstigende kloakvand fra gulvafløb og toiletter i den gamle del af kælderen. Der var ikke konstateret vandindtrængen hverken af regnvand eller kloakvand i den nye del af kælderen, der blandt andet indeholder produktionskøkken og vaskeri. Det blev besluttet at tage orienteringen til efterretning samt at godkende, at byggeregnskabet blev genåbnet for afhjælpning af regnvandsindtrængen og opstigende kloakvand i kælderen inden for det godkendte skema B tilsagn. Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# Efterfølgende gik KAB sammen med rådgiver og hovedentreprenør i gang med at finde en løsning på de to problemer. For indtrængning af regnvand gennem kældervæggene og lyskasser er omfangsdræn spulet og renset, lyskasser og afløb udbedret og kælderydervægge repareret og tætnet både udvendigt og indefra. Der har efterfølgende ikke vist sig problemer med opfugtning eller vandindtrængen i forbindelse med større regnskyl. For opstuvning af kloakvand fra gulvafløb og toiletter har rådgiverne sammen med hovedentreprenøren udarbejdet et forslag til et projekt, hvor kloakvandet løber til en stor samlebrønd, hvorfra kloakvandet efterfølgende pumpes ud i det offentlige kloaknet, så længe der er kapacitet til dette. Rådgiverne har vurderet, at en sådan foranstaltning ville beløbe sig (overslag) til ca. 4 mio. kr., hvilket ikke vil kunne rummes inden for det godkendte skema B tilsagn. En eventuel omlægning af kloaknettet for den del, som ligger ind under bygningen, til at føre dette uden om bygningen, idet afvanding fra den nærliggende børneinstitution og parkeringsplads tilhørende plejehjemmet løber ind under og igennem plejehjemmet, vil blive lige så dyrt. Omlægningen af kloaksystemet vil kræve yderligere driftsomkostninger til driften af pumper. Der er derfor fra den lokale drifts side truffet beslutning om ikke at foretage sig yderligere ud over at gennemføre de fornødne forholdsregler og anvisninger for at minimere skadernes omfang i forbindelse med et kommende skybrud. På dette grundlag er det nu foreliggende byggeregnskab for henholdsvis ældreboligerne og servicearealet udarbejdet. Bilag for boligdelen og servicedelen vedlægges. Bilag 8 og 9. Plejeboligerne: Grundudgifter Håndværkerudgifter Omkostninger og gebyrer Samlet anskaffelsessum Regnskab 10.973.326 65.207.574 14.166.288 90.347.188 Budget 11.578.770 63.612.500 17.977.400 93.168.670 I anskaffelsessummen indgår afsatte beløb med i alt 723.001 kr. Afvigelse -605.444 1.595.074 -3.811.112 -2.821.482 Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# Påregnet finansiering: Lånefinansiering 91 % Grundkapital 7 % Beboerindskud 2 % Regnskab 82.215.941 6.324.303 1.806.944 90.347.188 Budget 84.783.490 6.521.807 1.868.373 93.168.670 Regnskab 2.916.960 17.285.193 4.426.895 24.729.048 Budget 3.059.762 16.537.500 5.663.600 25.260.862 Serviceareal: Grundudgifter Håndværkerudgifter Omkostninger og gebyrer Samlet anskaffelsessum Afvigelse -142.802 747.693 -1.136.705 -531.814 I anskaffelsessummen indgår afsatte beløb med i alt 165.900 kr. Lånefinansiering Statstilskud Moms Regnskab 18.312.014 2.200.000 4.217.034 24.729.048 Budget 18. 9995.262 2.200.000 4.065.600 25.260.862 Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning med hensyn til ikke at gennemføre den meget omkostningskrævende ændring af kloaksystemet og godkender byggeregnskaberne for henholdsvis plejeboligerne og servicearealet. Bilag 8: Byggeregnskaber af 31.03.2010 for plejeboliger Bilag 9: Byggeregnskaber af 31.03.2010 for serviceareal Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte byggeregnskaberne. 12. Økonomien i Teglværkshavnen og Askholm I perioden 2010-11 var der alvorlige problemer med tomgangslejemål i afdelingerne Askholm og Teglværkshavnen. Det var en anseelig udgift, der ultimativt skulle dækkes af SAB´s dispositionsfond. Det var baggrunden for, at organisationsbestyrelsen besluttede at iværksætte en anseelig finansiel støtte til de to afdelinger. Huslejenedsættelse Organisationsbestyrelsen besluttede på sit møde den 24 juni 2011, at bevilge tilskud til lejenedsættelse på 1.000 kr. pr. lejemål i Askholm og Teglværkshavnen. Tilskuddet skulle aftrappes Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# over 10 år. Tilskuddet var beregnet til 4,14 mio. kr. til Askholm og 3,66 mio. kr. til Teglværkshavnen over en 10- årig periode, som man godkendte, skulle trækkes i dispositionsfonden. I nedenstående skema ses den akkumulerede udgift til lejenedsættelse for årene 2012-2016: Lejenedsættelse Askholm Teglværkshavnen Ialt 2012-13 736.000 kr. 651.000 kr. 1.387.000 kr. 2013-14 644.000 kr. 569.000 kr. 1.213.000 kr. 2014-15 552.000 kr. 488.000 kr. 1.040.000 kr. 2015-16 460.000 kr. 407.000 kr. 867.000 kr. Ialt 2.392.000 kr. 2.115.000 kr. 4.507.000 kr. Den samlede udgift til lejenedsættelse i Askholm og Teglværkshavnen for årene 2012-2016 er beregnet til 4.507.000 kr. Udgiften for perioden 2012-2021 er tidligere beregnet til 7.800.000 kr. Det virker fortsat plausibelt, idet tilskuddet aftrappes. Fastlagt huslejeudvikling Organisationsbestyrelsen besluttede tillige at lejen i de to afdelinger maksimalt måtte stige to procent i budgetårene 2012-2013 og 2013-2014, med forbehold for afgifter, vi ikke er herrer over. Baggrunden herfor var, at afdelingerne var og er meget huslejefølsomme. Tilskuddet til at sikre den kontrollerede lejeudvikling, skulle sikre, at beboerne fortsat har råd til at bo i lejemålene. I Askholm blev der i budgetperioden 2012-2013 behov for kapitaltilførsel fra SAB på 85.000 kr. og 315.000 kr. for 2013-2014. Sammenlagt 400.000 kr. I Teglværkshavnen blev der i budgetperioden 2012-2013 behov for kapitaltilførsel fra SAB på 344.000 kr. For budgetperioden 2013-2014 har det krævet tilførsel af 900.000 kr. Sammenlagt 1.244.000 kr. Forvaltningskommissionen har godkendt, at ovenstående kapitaltilførsel ydes som lån i en 10-årig periode. Forvaltningskommissionen bad om, at administrationen udarbejder en økonomisk analyse af Teglværkshavnen for at give et overblik over det samlede støttebehov. Hvad bliver udgiften i 2014-2016 KAB har udarbejdet budgetter for Askholm og Teglværkshavnen for 2014-2015 og 2015-2016. Der er fastlåst en lejestigning på 6% og udgangspunktet har været 2%-stigning i alle udgifter. Budgetterne viste for Askholms vedkommende, at SAB er nødsaget til at yde et tilskud på 240.000 kr. i 2014-15 og 50.000 kr. kr. i 2015-16 for at budgetterne balancerer. I Teglværkshavnen er tallene 800.000 kr. i 2014-2015 og 710.000 kr. i 2015-2016. Nedenfor oplistes beløbene pr. afdeling pr. år. Referat Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# Fastfrossen 2012-13 lejestigning Askholm 85.000 kr. Teglværkshavnen 344.000 kr. Ialt 429.000 kr. Samvirkende Boligselskaber 2013-14 2014-15 2015-16 Ialt 315.000 kr. 900.000 kr. 1.215.000 kr. 240.000 kr. 800.000 kr. 1.040.000 kr. 50.000 kr. 690.000 kr. 2.754.000 kr. 3.444.000 kr. 710.000 kr. 760.000 kr. Den samlede udgift for dispositionsfonden til lejenedsættelse og fastlagt huslejeudvikling i afdelingerne Askholm og Teglværkshavnen er 4.507.000 kr. + 3.444.000 kr. = 7.951.000 kr. Organisationsbestyrelsen bør tage stilling til denne problematik: at støtten til de to afdelinger over en foreløbig 4-årig periode har genereret en samlet udgift på 7.951.000 kr. Saldo for SAB´s dispositionsfond pr. 31. juli 2012 er på 2.015.509 kr. Saldoen er et øjebliksbillede, medens udgiften på 7.951.000 kr. er summen af fire års medfinansiering. Alligevel er organisationsbestyrelsen nødsaget til at forholde sig til det markante støttebehov i Askholm og Teglværkshavnen, set i forhold til de øvrige SAB-afdelinger, der tilsvarende for manges vedkommende har behov for finansiel støtte. Hvorfor stiger udgifterne Nogle af de poster, der medfører den støt stigende udgiftsudvikling, er den årlige nedtrapning af rentetilskud til lånene, der medfører at udgiften til nettokapitaludgifter hvert år stiger. Et andet aspekt er nedtrapningen af SAB´s støtte på 1.000 kr. pr. lejemål, hvor niveauet i 2015-2016 er på ca. 550 kr. pr. lejemål. Endelig har afdelingerne ikke nydt godt af de betydelige renteindtægter, de øvrige afdelinger har realiseret de senere år. Der har ikke været nogen kapital betydning at forrente. Der kan ikke skæres i vedligeholdelsesudgifterne KAB har nøje fulgt driftsudgifterne i afdelingen, der for en stor dels vedkommende deles med Finansgruppen Nordic i ejerforeningen. Det er KAB´s vurdering, at der ikke kan skæres yderligere på disse udgifter. Der er efterhånden opbygget et tillidsfuldt samarbejde med Finansgruppen Nordic i ejerforeningen og der er en fælles interesse i, at sikre en jævn udgiftsfordeling. Samtidigt er der fokus på, at sikre ejendommen og fortløbende holde et højt vedligeholdelsesniveau. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen - Drøfter om det fortsat er hensigtsmæssigt, at lejeniveauet i Teglværkshavnen og Askholm fastfryses - 2% i 2012-2013 og 2013-2014 og foreslået 6% i 2014-2015 og 2015-2016. - Drøfter hvorvidt den beregnede støtte fra dispositionsfonden på 7.951.000 kr. bør gives som et rente- og afdragsfrit lån eller som tilskud. Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# Christen Mors uddybede punktet og fortalte, at administrationen siden har lavet en beregning på en 10% stigning i stedet for 6% ud fra nogle overvejelser over, hvad afdelingen kan tåle. Flemming Balle undrede sig over, hvordan man kan konstatere, at man ikke kan gøre driftsomkostningerne billigere end de er nu. Kjeld Poulsen kommenterede, at driften i Teglværkshavnen er blevet udliciteret og er blevet billigere på den baggrund. Christen Mors svarede, at administrationen gerne vil dykke dybere ned i det, men umiddelbart virker det ikke som om der kan spares på mere på driften. Lene Vennits tilbød, at administrationen fortager en sammenligning med de private udlejere i området inden SAB beslutter sig. Det gjorde man, dengang det første gang blev besluttet at afdelingen skulle have tilskud. Flemming Balle mente, at SAB for fremtiden skal overveje nøje, om man skal bygge sammen med private. John B. Sørensen komkluderede, at organisationsbestyrelsen beder administrationen undersøge de forskellige spørgsmål, bl.a. om hvad markedet kan bære, og at punktet derefter tages op igen. 13. Lønrefusion til SAB-afdeling SAB har i en afdeling haft ansat en driftsleder, som ikke i tilstrækkeligt omfang var i stand til at løse opgaverne. Der har været taget gentagne initiativer til at styrke hans kompetencer, ligesom forvaltningssekretæren har været ude på ejendomskontoret og sidemandsoplært ham i de systemer, der arbejdes med i KAB. Der blev herefter arbejdet for at finde en plads til ham og han blev overflyttet til en anden afdeling, hvor han skulle fungere som servicemedarbejder. Omtrent samtidigt blev han alvorligt syg med hjertet. Han har derfor i perioden 1. januar og frem til ultimo maj d.å. kun effektivt arbejdet ½ måned i februar. Da han ikke kunne sige, om han kom tilbage på arbejde, har vi måttet opsige ham pr. 31. august. Det vil sige, at i realiteten har afdelingen måttet betale for en arbejdskraft, som de ikke har fået gavn af. Udgiften hertil løber op i: 50% godtgørelse januar 100% godtgørelse februar til og med august Feriepenge af kr. 212.440 I alt 4.667 kr. 65.334 kr. 26.555 kr. 96.556 kr. Forvaltningskommisionen har behandlet sagen og har besluttet at indstille til organisationsbestyrelsen, at afdelingen refunderes ovennævnte lønudgift. Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# Forvaltningskommissionen drøftede mulighederne for at budgettere med lønrefusion til afdelingerne i organisationsbudgettet, ligesom man gjorde opmærksom på, at udgift til alkoholbehandling til ejendomsfunktionærerne tidligere også er blevet betalt over organisationsregnskabet. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen refunderer afdelingens lønudgift på sammenlagt 96.556 kr., der foreslås bogført på budgettet for flyverordning. John B. Sørensen uddybede punktet og fortalte at formandsskabet i samarbejde med administrationen har overvejet at budgetlægge en pulje til denne slags uforudsete udgifter. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen om at refundere afdelingens lønudgift på i alt 96.556 kr. 14. SAB’s nye hjemmeside og digital kommunikationsstrategi Hjemmesideudvalget har valgt webbureauet Bulldog and Partners til at udvikle SAB’s nye hjemmeside. Status på arbejdet er, at webbureauet har analyseret brugen af den nuværende hjemmeside, interviewet beboere, afdelingsbestyrelsesmedlemmer, funktionærer og sekretærer om deres behov og ønsker til en ny hjemmeside. På den baggrund har de udviklet et oplæg til en digital strategi, som de vil præsentere på mødet sammen med generelle betragtninger om SAB’s nye hjemmeside. Når organisationsbestyrelsen har godkendt den digitale strategi, går arbejdet med at opbygge og designe SAB’s nye hjemmeside i gang. Ovenstående drøftelser skal ses om oplæg til det tredje tema i målsætningsprogrammet om kommunikation. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager punktet til efterretning og godkender oplægget til digital strategi. Bulldog og partners redegjorde for resultatet af deres forundersøgelser af brugen af SAB´s nuværende hjemmeside og de interviews de havde haft med afdelingsbestyrelsesmedlemmer, sekretærer og ejendosmfunktionærer om ønsker til SAB´s fremtidige hjemmeside. De fremkom desuden med deres bud på, hvad der bør vægtes på den nye hjemmeside og et slogan for SAB. Organisationsbestyrelsen tog godt imod oplægget. John B. Sørensen, Kjeld Poulsen, Bjarne Krohn og Ole Lagoni gav udtryk for at oplægget ramte mange af SAB´s ønsker til profilering af boligorganisationen og viste en forståelse for hvem SAB er. Der var også tilfredshed med sloganet. Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# Der var dog en mindre diskussion af, hvor meget hjemmesiden skal henvende sig til afdelingsbestyrelser. Berit Bekhøj og Nikolaj Oppermann svarede hertil, at KAB er i færd med at udvikle værktøjer til afdelingsbestyrelser og at det er tanken, at meget at dette skal ligge på KAB´s hjemmeside. Der er desuden stort fokus på samarbejdet mellem de to hjemesider og at de skal linke til hinanden. Organisationsbestyrelsen godkendte dermed oplægget til den kommende hjemmeside. 15. Målsætningsprogram På SAB´s seminar den 14. – 15. september 2013 diskuterede afdelingsbestyrelserne tema 1 i det nye målsætningsprogram om ”Pris og kvalitet i balance” samt tema 2 ”Demokrati, adfærd og værdier”. Administrationen vil tilrette tema 1 på baggrund af input fra seminaret og forelægge det senere. På baggrund af drøftelsen af tema 2 vil administrationen udarbejde et oplæg som pæsenteres og drøftes på mødet. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter oplægget om ”Demokrati, adfærd og værdier” og fastlægger mål og indsatser herunder. Der blev omdelt et oplæg, som blev gennemgået af Lene Vennits. Organisationsbestyrelsen havde følgende ændringer til oplægget: 1.1 Strategisk renovering Der sættes punktum efter ordet ”kvalitet” under ”Mål 2014-18”. Punktet om ”udendørs helhedsprojekt” skal præciseres. 1.4 Affaldshåndtering Kjeld Poulsen informerede om den seneste udvikling ifht. incitamenter for affaldshåndtering. Den politiske indsats vedr. kommunens incitamentsstruktir for affaldssortering sættes derfor i parantes og tages den ud, hvis der er kommet en løsning 1. januar 2014 ”Partnerskab mellem skole og boligafdeling” under”5 gode råd” skal ændres til mere generelle partnerskaber. 2.1 ”Individuelle moderniseringer” rettes til ”individuelle kollektive moderniseringer”. 2.2 Underoverskriften, som er lidt gentagende, skal omformuleres. Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# Der mangler en politisk indsats. Der tilføjes et 5. råd om velkomst af nye beboere. Dermed blev oplægget sendt til videre behandling. 16. Skift af revisionsfirma Ernst & Young har valgt at reducere Revisionsforretningen med henblik på fremadrettet at fokusere på internationale virksomheder samt de større danske virksomheder med internationale aktiviteter. I den forbindelse har Ernst & Young med virkning fra 1. juli 2013 ønsket at overdrage en kundegruppe bestående af bl.a. alle Almene Boligselskaber samt Andelsbolig- og Ejerforeninger til revisionsfirmaet Albjerg, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Nærmere orientering findes i bilag 10. SAB kan tilhver en tid indkalde til et ekstraordinært repræsentantskabsmøde og beslutte at vælge en anden revisor, men da regnskabsafslutningen er i fuld gang og administrationen har et godt samarbejde med de personer, der vil revidere regnskaberne under revisionsfirmaet Albjerg, anbefales det at afvente næste ordinære repræsentantskabsmøde den 27. januaer 2014. Pia Søndergaard fra revisionsfirmaet Albjerg (tidligere Ernst & Young) vil deltage på organisationsbestyrelsesmødet for at fortælle lidt om baggrunden og og besvare spørgsmål. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter at lade revisionsfirmaet Albjerg revidere regnskaberne for regnskabsåret 2012/2013. Bilag 10: Orientering om ændringer hos Ernst & Young Pia Søndergaard fortalte om det nystiftede revisionsfirma Albjerg, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. 34 medarbejdere fra Ernst & Young er flyttet med. Blandt dem er alle de medarbejdere, der ved mest om at revidere regnskaber for de almene boligorganisationer. Med hensyn til forsikring er Albjerg er dækket af en lovpligtig forsikring. Alt hvad Albjerg laver er dækket af den forsikring uanset hvad kravet måtte blive. Det er et krav i lovgivningen for at man overhovedet må agere som revisorer, fortalte hun. Kjeld Poulsen bemærkede, at der i SAB´s vedtægter står, at repræsentantskabet skal vælge revisor. Det stødte ham at opleve, at SAB pludselig var blevet solgt uden at være blevet spurgt først. Han ønskede desuden at få at vide, hvad Albjerg kunne tilbyde i forhold til andre ekspertområder, sammenlignet med et stort revisionsfirma. Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# Pia Søndergaard svarede, at Albjerg har allieret sig med eksterne firmaer, som de kan trække på i forhold til ekspertviden omkring f.eks. skat og moms. Flemming Strøm kommenterede, at det også kan give nogle muligheder at lade sig revidere af et mindre og mere dedikeret firma, som kan være med til at give en større gennemskuelighed i revisionshonoraret. Organisationsbestyrelsen besluttede, at lade Albjerg revidere regnskaberne for egnskabsåret 2012/2013 og at tage emnet op igen i forbindelse med repræsentantskabsmødet i januar 2014. 17. Bofællesskab for udviklingshæmmede i Husum Vænge Socialforvaltningen i Københavns Kommune er interesseret i at overtage op til 24 ældreboliger i Husum Vænge. Ældreboligerne ønskes anvendt til borgere med udviklingshæmning i alderen ca. 18-67 år. Borgerne bor i dag i mindre bofællesskaber på 4-5 beboere, hvor de har et lille værelse, men deler bad, køkken og stue med de andre beboere. Kommunen ønsker fremadrettet, at beboerne får deres egen lejlighed med eget bad og køkken. Organisationsbestyrelsen har den 29. september 2012 taget til efteretning, at tilsvarende ændring af beboermålgruppen gennemføres i Valbyholm. Da cirka 3 af boligerne skal anvendes til serviceareal, vil der være tale om, at ca. 21 borgere med udviklingshæmning kan flytte ind. Hvem er borgerne? Borgerne har en mildere grad af udviklingshæmning, som gør, at de kan gøre mange ting selv. De kan f.eks. selv købe ind, gøre rent og lave mad med støtte fra pædagogisk personale. Der vil derfor være støtte i løbet af dagtimerne, men ikke om natten. Derudover benytter de fleste sig af et dagligt aktivitetstilbud i form af dagtilbud eller støttet beskæftigelse, hvor de opholder sig i dagtimerne de fleste hverdage. Der vil, som det fremgår ovenfor, blive etableret et serviceareal i hver opgang, hvor beboerne kan mødes om fællesspisning og andre fælles aktiviteter. Andre erfaringer med overtagelse af ældreboliger Socialforvaltningen har over de sidste par år overtaget ældreboliger i 6 andre ældreboligafdelinger med stor succes. For Socialforvaltningen er det vigtigt, at der er et godt naboskab i de nye afdelinger og der er derfor oprettet et kommunikationssystem imellem boligselskabet og de to forvaltninger, så der hurtigt kan reageres på eventuelle klager og bekymringer. Hvis der er en beboer, som gentagne gange ikke overholder husordensregler, vil Socialforvaltningen altid reagere på dette og vurdere, om beboeren ville trives bedre med at flytte til et andet af kommunens tilbud. Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# Desuden vil det altid være muligt at henvende sig til det tilstedeværende personale. Beboerne har deres egen lejekontrakt og er omfattet af lejeloven. Fraflytning af boligerne Der vil skulle iværksættes en proces for visitationsstop og flytning af de eksisterende beboere. Det vil være frivilligt for de nuværende beboere at flytte. Nogle beboere forventes at ville tage imod et tilbud om at flytte til en større lejlighed. Eventuelle studerende vil kunne siges op med et års varsel. Endelig afklaring Socialforvaltningen har den 30. august afholdt møde med afdelingsbestyrelsen og har sammen med forretningsfører, udlejningschef, driftschef og boligsocial koordinator besøgt Husum Vænge for at forklare om ordningen. Afdelingsbestyrelsen var positivit indstillet overfor projektet. Der skal afholdes et afdelingsmøde og udarbejdes et oplæg til en aftale mellem SAB og kommunen. Udlejningsudvalget behandlede sagen på sit møde den 4. september 2013 og indstiller sagen til godkendelse hos organisationsbestyrelsen. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender Socialforvaltningens overtagelse af visitationsretten til 24 ældreboliger i Husum Vænge, samt at 3-4 af boligerne omdannes til serviceareal. Ole Lagoni havde indtryk af, at beboerne i Husum Vænge er utrygge og ville vide, hvor frivilligt det er, når man beder folk om at flytte. Han ønskede, at selve aftalen med kommunen kommer til godkendelse i organisationsbestyrelsen. Kjeld Poulsen gav udtryk for nervøsitet over, hvad der kan ske med visitationsretten, hvis socialforvaltningen tager over. Christen Mors svarede, at boligerne ikke bliver ommærket. Beboerne bliver heller ikke tvunget til at flytte, men derfor kunne han ikke afvise at nogen kan føle sig pressede. Organisationsbestyrelsen godkendte, at socialforvaltningen overtager visitationsretten til 24 boliger og at 3-4 af dem omdannes til serviceareal, under forudsætning af at kontrakten forelægges til godkendelse i bestyrelsen. 18. Samarbejde om genhusning af Domea-afdeling Domea København står overfor en stor opgave med at skulle genhuse op imod 190 husstande fra boligafdelingen 3522, Peder Lykkes Vej 61 i Peder Lykke Centeret, der skal rives ned. Afdelingen tømmes løbende fra nu af og frem til omkring midten af 2015. Det er en opgave, som Domea København ikke selv kan løfte. Derfor beder Domea København om hjælp til genhusningen hos de store KAB-administrerede boligorganisationer, SAB og AKB København samt øvrige boligorganisationer i Københavns Kommunes Samarbejdsforum. Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# Boligorganisationerne i København har tidligere tilkendegivet i kommunens Samarbejdsforum, at de er villige til at bidrage solidarisk til en løsning. Domea København har indgået en aftale med Kuben Management om at administrere genhusningen. Boligorganisationerne SAB og AKB København skal tage stilling til, om de kan tiltræde samarbejdsaftalen og dermed indgå i en solidarisk genhusning af de omfattede beboere fra de ca. 190 lejemål. Aftalen om at overdrage genhusningen til andre boligorganisationer har hjemmel i Lov om almene boliger, § 51, stk. 7. Boligorganisationerne/-afdelingerne, der bidrager til genhusningen, sikres, at: Boligselskabet Domea København dækker eventuelt lejetab i den periode, hvor lejligheder er til rådighed for genhusning. Kuben Management tilstræber at enhver form for tomgangsleje vil blive undgået i de modtagende afdelinger. I modsat fald dækker Boligselskabet Domea København tab ved tomgangsleje. Beboerne genhuses i lejligheder, der stilles til rådighed for genhusning efter byfornyelsesloven og som ikke skal anvendes til dette formål. Lejlighederne kan kun stilles til rådighed med tilslutning fra både kommunen og boligorganisationen. Boligselskabet Domea København dækker eventuelle tab ved fraflytning, i indtil 5 år efter indflytning, svarende til kommunens forpligtelser efter almenboliglovens § 59. SAB´s udlejningsudvalg har i samråd med AKB´s udlejningsudvalg behandlet sagen. Der var i udlejningsudvalgene en stor vilje til at hjælpe, men samtidig en vis skepsis overfor om man kunne styre omfanget. Hvis det alene, eller i hovedsagen, var AKB København og SAB der ville bidrage, kunne omfanget blive meget stort. Under hensyn til betragtninger om den samlede almene boligmasse i København blev man herefter enige om, at begge udvalg skulle indstille til deres respektive bestyrelser, at man hver stiller op til 21 boliger til rådighed efter den oplyste model. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager stilling til, om 21 ledige boliger, der er stillet til rådighed for Københavns Kommune til genhusning efter byfornyelsesloven, og som ikke anvendes til dette formål, i stedet stilles til rådighed for genhusning af beboere fra Boligselskabet Domea København, afd. 3522, Peder Lykkes Vej 61. Såfremt organisationsbestyrelsen godkender, at der stilles boliger til rådighed for Boligselskabet Domea København til genhusning, bemyndiges administrationen til at underskrive en samarbejdsaftale med Domea og Kuben Management. Organisationsbestyrelsen besluttede at følge udlejningsudvalgets indstilling. Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# 19. Udbud af rammeaftaler Baggrund Når en boligorganisation skal have udført rådgivning på en renoverings- eller nybyggeriopgave, skal udvælgelsen af rådgiveren følge nogle nærmere fastsatte udbudsbestemmelser. - Udgør det forventede honorar under 500.000 kr. ekskl. moms, kan opgaven kontraheres uden udbud Udgør det forventede honorar imellem 500.000 – 1.500.000 kr. ekskl. moms, skal opgaven udbydes efter nationale bestemmelser fastlagt i tilbudsloven Udgør det forventede honorar mere end 1.500.000 kr. ekskl. moms, skal opgaven udbydes efter EU’s udbudsdirektiv Både et nationalt udbud (efter tilbudsloven) og et EU udbud er kompliceret og tager ofte op til 3-4 mdr. at gennemføre. Det er muligt at indgå rammeaftaler med en række rådgiverfirmaer, hvor hele den tidskrævende procedure med annoncering, prækvalifikation og udvælgelse foretages en gang for alle. Når der så skal bruges en rådgiver til en konkret sag, sker dette ved et såkaldt miniudbud blandt de parter, der er indgået rammeaftale med. Dette udbud kan gennemføres på ca. 1-2 uger. Fordelen er naturligvis den tidsmæssige besparelse men også det, at et miniudbud kan gennemføres for ca. 12.500 kr. ekskl. moms mod normalt 100-150.000 kr. ekskl. moms for et traditionelt EU’udbud af rådgivning. Kategorier En lang række af boligorganisationer har igennem de sidste 4 år haft rammeaftaler indenfor følgende kategorier: 1. Totalrådgivning ved nybyggeri 2. Totalrådgvining ved renovering 3. Totalrådgivning ved mindre renoveringer 4. Bygherrerådgivning Disse aftaler løber ud med udgangen af 2013. Derfor planlægges nu et fornyet udbud, hvor alle boligorganisationer indbydes til at deltage. Aftalerne indgås for en 4-årig periode med start primo 2014. Deltagelse og betaling Vi opfordrer alle boligorganisationer til at deltage i udbuddet og dermed få så stor en potentiel opgaveportefølje som muligt, da det vil give de bedste betingelser og priser. Betalingen skal dække KAB’s udgifter til gennemførelse af rammeaftaleudbuddet og vil udgøre følgende: Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# 1. En engangsudgift på 12.500 kr. inkl. moms for boligorganisationer, der allerede er omfattet af de nuværende rammeaftaler 2. En engangsudgift på 18.750 kr. inkl. moms for boligorganisationer, der ikke er omfattet af de nuværende rammeaftaler Hertil kommer, at når den enkelte rammeaftale aktiveres ved et miniudbud, vil dette jf. KAB’s prisblad pt. koste 12.750 kr. inkl. moms for hvert udbud. For at vi kan få alle interesserede boligorganisationer med i udbuddet, skal det vedtages i organisationsbestyrelsen inden 1. december 2013. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender: - Deltagelse i udbuddet af rammeaftaler for rådgivning indenfor de kategorier, der er nævnt ovenfor - At der bevilges 12.500 kr. til dækning af udgifter i forbindelse med udbuddet. Kjeld Poulsen anbefalede, at SAB deltager i udbuddet, fordi der er penge at spare ved at gøre det på denne måde. Flemming Balle ville vide, hvem der afgør, hvem der inviteres ind. Flemming Strøm svarede at alle inviteres ind. Der bliver fastlagt nogle kriterier og så vurderer byggefunktionen, hvem der vinder. Organisationsbestyrelsen godkendte deltagelse i udbuddet og bevilligede 12.500 kr. til dækning af udgifter i forbindelse med udbuddet. 20. KAB’s beboerhøjskoler 2014 De afholdte beboerhøjskoler i sommeren 2013 fik en meget stor tilslutning. Det er derfor et enigt Højskoleudvalg, der har besluttet, at beboerhøjskolerne skal tilbydes igen i 2014. 208 beboere ønskede i 2013 at deltage på årets beboerhøjskoler. Heraf deltog 75 via Arbejdsmarkedets Feriefond. En beskrivelse af KAB’s beboerhøjskoler og ophold i 2013 findes i vedlagte bilag 11. I 2014 ønsker vi at udvide kapaciteten, så i alt 230 beboere kan deltage i beboerhøjskolerne: Seniorhøjskole og Familiehøjskole. KAB forventer igen til næste år at kunne tilbyde en række personer gratis ophold via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond(AFF). I 2014 vil prisen for deltagelse på Seniorhøjskolen være i alt 3.500 kr. i egenbetaling, mod 3.300 kr. i 2013. Prisstigningen skyldes en noget dyrere indkvartering, da opholdet ikke foregår på en højskole, da højskolernes standard ikke lever op til de krav, KAB har til en seniorhøjskole med hensyn til Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# handicapvenlighed. Prisen for deltagelse på Familiehøjskolen vil i 2014 udgøre i alt 3.100 kr. i egenbetaling for voksne og 1.400 kr. i egenbetaling for børn. De oplistede priser for deltagelse i hhv. Seniorhøjskolen og Familiehøjskolen dækker over en uges ophold på dobbeltværelse med eget bad og toilet samt alle måltider mv. - alt betalt fra afgang til hjemkomst. KAB har for 2014 igen indgået en fast aftale for Familiehøjskolen, der som tidligere vil blive afholdt på Ryslinge Høj- og Efterskole på Fyn. Seniorhøjskolen vil i lighed med indeværende år blive afholdt på Gl. Avernæs, som er tilgængeligt for mennesker med handicap. Tilskud fra boligorganisationen Højskoleudvalget skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse på højskoleopholdene i 2014 enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond, om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Den enkelte boligorganisation skal i lighed med tidligere år gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, ”købe” det antal pladser, boligorganisationen vil råde over på de i alt 2 beboerhøjskoler. Boligorganisationens ”bidrag/tilskud” er med til at finansiere: Bustransport til og fra højskolerne, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for højskoleopholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere af beboerhøjskolerne m.v. Boligorganisationens pris vil fortsat være 1.000 kr. pr. plads i 2014. I 2013 deltog 46 beboere fra Samvirkende Boligorganisationer med egenbetaling eller via Arbejdsmarkeds Feriefond. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter at beboerne i Samvirkende Boligselskaber skal have Beboerhøjskolerne tilbudt til en pris af 1.000 kr. pr. plads, at boligorganisationen beslutter, hvor mange familiepladser og seniorpladser de ønsker at råde over. Bilag 11: KAB´s beboerhøjskoler Organisationsbestyrelsen besluttede at bevillige 50 pladser á 1.000 kr. til familie- og seniorhøjskolen. 21. Ansøgning om gavlmalerier i Rolandsgården Kunstudvalget har modtaget en henvendelse fra Rolandsgården om støtte til to gavlmalerier og besøgte afdelingen den 11. september 2013 for at drøfte det med dem. Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# Afdelingen ønsker at få etableret to gavlmalerier, som skal placeres på Rolandsgårdens to gavle, der vender ud mod Frederikssundsvej. Projektet blev vedtaget på afdelingsmødet den 14. april 2013. Der foreligger ikke på nuværende tidspunkt nogen skitser eller tegninger over gavlmalerierne, men det er afdelingens forventning, at malerierne vil skabe en flot og spændende indgang til Rolandsgården samtidig med, at malerierne vil være synlige for Frederikssundsvejens trafikanter. Det er tanken at murmalerierne skal være en del af Copenhagen Mural Festival som er under forberedelse til afholdelse i løbet af 2014. Copenhagen Mural festival har i den forbindelse fået lovning på 25.000 kr. i støtte til malerierne fra Københavns Kommune. Samtidig har BrønshøjHusum Lokaludvalg tilkendegivet at de vil støtte projektet med 50.000 kr. Det samlede projekt er budgetteret til i alt 149.000 kr. og Rolandsgården ansøger derfor SAB´s kunstpulje om at støtte projektet med 74.000 kr. Budget Udgifter Materialer Afrensning og klargøring af vægge Leje af lift eller stillads Honorar til kunstnere Skitseproces Adm., planlægning og koordinering I alt Finansiering Københavns kommune Brønshøj-Husum Lokaludvalg SAB I alt 25.000 kr. 7.000 kr. 40.000 kr. 60.000 kr. 10.000 kr. 7.000 kr. 149.000 kr. 25.000 kr. 50.000 kr. 74.000 kr. 149.000 kr. SAB´s kunstudvalg indstiller, at projektet støttes med de ønskede midler. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen bevilliger 74.000 kr. over arbejdskapitalen til støtte til etablering af gavlmalerier i Rolandsgården. Organisationsbestyrelsen bevilligede 74.000 kr. over arbejdskapitalen til gavlmalerier i Rolandsgården. Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# Sager til orientering 22. Sølund, velfærdsteknoligisk modelplejecenter - status På organisationsbestyrelsesmødet den 24. april 2013 blev bestyrelsen orienteret om det samlede projektindhold, tidsplanen og om den offentlige debat med naboerne til Sølund. Projekt- og styregruppen har i samarbejde med rådgiverne bearbejdet projektet, således at der forelå et dispositionsforslag til kommentering af bruger og bygherre den 7. maj 2013. Dispositionsforslaget blev gennemgået på en workshop for alle projektdeltagerne. Parallelt med, at dispositionsforslaget blev kommenteret, tiltog den offentlige debat og politikerne kunne ikke inden sommerferien nå til enighed om, hvorledes den offentlige parkering skulle løses. Behandlingen af lokalplansforslaget for plejecenteret blev derfor rykket til behandling efter sommerferien på Teknik- og Miljøudvalget den 26. august 2013. I forbindelse med disse drøftelser fremkom Sundheds- og Omsorgsforvaltningen med ønske om justeringer af projektet, således at indretningen af enkelte bygninger blev ændret og der kom mulighed for mere dagslys ind i gårdrummene, bygningerne blev rykket (3 m) længere ind på grunden i forhold til byggelinjen mod Læssøegade. Disse justeringer har betydet, at boligantallet er reduceret med 29 boliger, hvor arealet for de 12 af boligerne tillægges servicearealet, da der er behov for yderligere serviceareal. Det har igen betydet en større om- disponering af indretningen i stueetagen og kælderen. Det har selvfølgelig medført forsinkelse af den samlede tidsplan, da dispositionsforslaget skulle tilrettes og lokalplansforslaget tilrettes til Teknik- og Miljøudvalgets behandling af lokalplansforslaget. Behandling og godkendelse af løsningen på den offentlige parkering under parken har kørt som et parallel forløb og var klar til behandling i Teknik- og Miljøudvalget den 9. august 2013. Desværre er vi alle kommet tættere på kommunevalget, og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har vurderet, at det tjener projektet bedst at sætte lokalplansbehandlingen i bero til efter valget. Borgerrepræsentationen har på deres møde den 22. august 2013 besluttet følgende: At Teknik- og Miljøforvaltningen sætter arbejdet med ny lokalplan for plejehjemmet Sølund i bero indtil videre og At BR pålægger Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (i samarbejde med relevante forvaltninger) at udarbejde forslag til politisk behandling i Sundheds- og Omsorgsudvalget, der sikrer, at man hurtigst muligt igangsætter tidsbegrænset udlejning af tomme lejligheder på plejehjemmet Sølund for at undgå økonomisk tab ved tomgang og imødekomme efterspørgslen særligt fra studerende til små billige boliger. Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# En sådan beslutning har betydning for tidsplanen og den rådgiveraftale, der er indgået med rådgiverne. De tidsplansmæssige konsekvenser viser, at opstart af projekteringen om alt går vel og under forudsætning af, at lokalplansforslaget behandles maj 2014, er sat i bero i ca. 15 måneder. Den samlede tidsplan er dermed rykket tilsvarende. KAB har igangsat Lett Advokater med at udarbejde en allonge til rådgiveraftalen, som begrænser udgifterne mest muligt og inden for den af kommunen godkendte projekteringsgaranti på 25,5 mio. kr. Situationen behandles i den af projektet nedsatte styregruppe og der vil blive orienteret om projektet igen på næste organisationsbestyrelsesmøde. SAB har bevilliget 1 mio. kr. til projektudvikling af modelplejecenteret. Hvis projektet ikke realiseres på Sølund eller andet sted i København, kan denne udgift ikke indregnes i et byggeregnskab og bliver derfor en udgift for SAB. Midlertidig udlejning af de 2 tomme bygninger på Sølund Københavns Kommune har bedt KAB bistå med forberedelserne af den midlertidige udlejning af Sølund og vi forventer at indgå en administrationsaftale med kommunen om udlejningen, 1-3 årig aftale. På organisationsbestyrelsesmødet vil derblive orienteret mundtligt om status i sagen. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Lene Vennits og John B. Sørensen uddybede punktet. Jon B. Sørensen talte bl.a. for at forsøge at ovetale kommunen til at lade SAB bygge et andet sted. SAB´s eventuelle tab kan blive 1 mio. kr. Derudover har SAB yderligere bevilliget 6 mio. kr. som kommunen garanterer for. Orienteringen bev taget til efterretning. 23. Referat fra styringsdialogmøde Der blev afholdt styringsdialogmøde med Københavns Kommune den 7. marts 2013. I bilag 12 er referatet vedlagt til orientering. Der er endnu ikke indkaldt til næste styringsdialogmøde. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# Bilag 12: Referat fra styringsdialogmødet den 7. marts 2013 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 24. KAB trivselsmåling 2013 I foråret 2013 gennemførte KAB en omfattende trivselsmåling. Målingen omfattede såvel medarbejderne i Vester Voldgade, som de decentrale medarbejdere. Som det fremgår af bilag 13 er medarbejderne i FOA godt tilfredse. 95 % er meget tilfredse/tilfredse med deres job som helhed. De er godt tilfredse med ledelsen og måden deres evner bruges på og deres helbred er godt. Det er nødvendigt at arbejde hurtigt og knap halvdelen må ofte arbejde over. Lidt under halvdelen forventer at være ansat i KAB-fællesskabet om tre år. Vi må derfor forvente en vis udskiftning af medarbejderne i forvaltningsområdet de kommende år, enten pga. pension eller jobskifte. Vi har ikke fået en specifik kørsel på responsen fra de decentrale medarbejdere i SAB under et. Men de enkelte driftschefer har fået data for deres områder. Generelt er driftspersonellet på ejendomskontorerne meget tilfredse. Tilfredsheden med jobbet som helhed spænder fra 100 % - 88 % i områderne. Mellem 33 % og 44 % af de ansatte i SAB- områderne oplyser, at de har oplevet krænkende adfærd fra en beboer. KAB’s HR afdeling er ved at komme et spadestik dybere ned i dette forhold. Hvad opfatter man som krænkende, påvirker det trivsel og motivation og hvad kan vi gøre for at ændre tilstanden? Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag 13: Nøgletal fra trivselsmålingen Flemming Balle Bemærkede, at det ser godt ud, men spurgte om man har sammenlignet sig med andre afdelinger i huset. Ole Lagoni havde bidt mærke i, at der er 48%, der arbejder over og 43 % der ikke forventer at arbejde i KAB om 3 år. Flemming Strøm svarede, at det generelle billede er, at halvdelen ikke forventer at være her om tre år. Men når de tre år er gået, så er de her stadig. Det er et udtryk for, at folk er mere evenyrlystne i tanken end i handlingen. Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# Lene Vennits svarede, at FOA ligger pænt i forhold til andre afdelinger, men at folk synes de arbejder mere i FOA. Det gælder især driftscheferne. Målingen er også gennemført på det tidspunkt, hvor der er budgetmøder. Frank Sass bemærkede, at der er mange medarbejdere, der er oppe i årene. Flemming Srøm svarede, at gennemsnitsalderen i KAB-huset er 47 år og blandt ejendomsfunktionærerne er den 48 år. Dermed blev orienteringen taget til efterretning. 25. Brohuset - brud på glasfacadeplader Hen over sommeren 2013 er der i Brohuset opstået et forhold gående på, at facadeglaspladerne, som er af hærdet glas, sprænger dér, hvor de er monteret på facaden og derefter falder ned i stumper (som granulat, som ved en knust bilrude). I sommeren 2011 registrerede vi forholdet for første gang. Dengang reklamerede vi over forholdet til PIHL og fik i januar 2012 iværksat en undersøgelse fra Teknologisk Institut (TI). TI konkluderede dengang, at der var tale om noget, som havde ramt glasset, evt. ved hærværk, og der sås derfor ikke grund til at forfølge forholdet yderligere. I forbindelse med registreringen af de to nye tilfælde af sprængninger, som er opstået i løbet af sommeren 2013, kan vi se, at glaspladerne tilsyneladende vandrer sideværts i deres fastholdelsesskinner og at to glasplader derved kan støde sammen. TI har i august 2013 foretaget en undersøgelse af forholdet og vurderer på den baggrund, at glassene vandrer på grund af ”termisk påvirkning over tid” - formodentlig ved en lang og solrig sommer og når to glas støder op i mod hinanden, kant mod kant – hvor netop hærdet glas er særligt svagt – sprænger de let. TI anbefaler desuden i deres rapport, at man af sikkerhedsmæssige årsager akut afværger de glas, som er i gang med at forflytte sig, ved at forsøge at flytte og evt. låse dem på plads. Dette arbejde forventes igangsat den 11. september 2013. Hvis der er glas, som ved den akutte afværge ikke kan flyttes, vil de blive nedtaget. Når afværge er gennemført, skal der naturligvis tages stilling til, hvordan forholdet skal sikres på længere sigt samt det økonomiske aspekt i den forbindelse. De glas, som evt. under den akutte afværge nedtages, bliver ikke erstattet med nyt glas foreløbigt. Hvem der skal afholde udgiften til de forestående arbejder - både på kort sigt samt ved en egentlige afhjælpning på længere sigt, er på nuværende tidspunkt uklart og Pihls nylige konkurs komplicerer jo forholdet yderligere. Da de nylige skader er opstået efter udløbet af entreprenørens 5 årige garanti, må vi i første omgang forsøge at få forholdet hængt op på reklamationen fra januar 2012, Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# således at vi måske han få adgang til den resterende sikkerhedsstillelse, som pt. er på ca. 12 mio. kr. Vi vil naturligvis også gå i dialog med Byggeskadefonden om, på hvilken måde de evt. kan bidrage. Udgiften til den akutte afværge kender vi ikke endnu. Vi afventer endnu at modtage et tilbud fra glarmesteren, men afdelingen, ejerforeningen og/eller selskabet må indstille sig på, at skulle tage stilling til et foreløbigt udlæg for denne udgift. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 26. Sejlhuset - status på 5 års eftersyn I december 2012 blev der i Sejlhuset foretaget Byggeskadefondens 5 års eftersyn. Der blev dengang reklameret over forholdene jf. bilag. Der er opnået afklaring på samtlige forhold, med undtagelse af forholdet vedrørende de store ruder i altanpartierne, som forsat har det med - umiddelbart umotiveret - at sprænge. I forbindelse med, at vi i anden sammenhæng fik foretaget undersøgelse af de store ruder i stueetagen, er der opstået mistanker om, at vinduerne sandsynligvis ikke er klodset tilstrækkeligt op og at dette er medvirkende årsag til, at ruderne sprænger. Alt tyder på, at den utilstrækkelige opklodsning af vinduerne er af generel karakter, uden at det dog umiddelbart kan siges, hvilke vinduer på hvilke adresser det drejer sig om, da opklodsningen er skjult i konstruktionen. Grundet forholdets kompleksitet har vi nu anmeldt det til Byggeskadefonden. Vi forventer, at sagen er færdigbehandlet i Byggeskadefonden senest 1. januar 2013. KAB er endnu i besiddelse af den resterende sikkerhedsstillelse på 2 %, svarende til ca. 2,5 mio. kr., som man deler ca. ligeligt med Boligforeningen 3B. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag 14: 5 års eftersyn – status for afhjælpning Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# 27. Lukning af boligbutikken På baggrund af en indstilling fra BoligButikkens bestyrelse blev det på BoligButikkens ordinære generalforsamlingen den 23. maj 2013 besluttet at lukke BoligButikken beliggende på Københavns Hovedbanegård. BoligButikken forventes afviklet med udgangen af 2013. BoligButikken blev stiftet i 1997 af en række københavnske boligorganisationer. Formålet med BoligButikken har været at rådgive boligsøgende om deres muligheder for at få en almen bolig i det storkøbenhavnske område og gennem BoligButikken at lade sig opnotere på boligorganisationernes ventelister. Medlemmer i BoligButikken er KAB, fsb, 3B, AAB, Domea og Boligkontoret Danmark. KAB er tilknyttet BoligButikken med ca. 36.000 boliger og er dermed den største indskyder af boliger i fællesskabet. Baggrund for lukning: Beslutningen om lukning af BoligButikken skyldes en række af faktorer. For det første er det aldrig lykkedes at få alle boligorganisationer i Storkøbenhavn med i samarbejdet. For det andet har boligorganisationerne udviklet sig forskelligt gennem årene, og det har ikke været muligt at videreudvikle BoligButikken til en fælles udlejning med ens gebyrer. For det tredje er der indgået mange aftaler om fleksibel anvisning, der gør det svært for BoligButikken at yde den samme gode service, som boligorganisationerne gør. Endvidere står BoligButikken over for en større tilpasning af IT-systemerne – og dermed over for en betydelig investering, for at kunne overføre data mellem BoligButikken og boligorganisationerne i en tilstrækkelig kvalitet. I regi af Landsbyggefonden pågår nu en relancering af netportalen Danmark Bolig. Med portalen har boligsøgende mulighed for at finde boliger hos samtlige boligorganisationer i såvel hovedstadsområdet som hele landet. Dette er en væsentlig forbedring i forhold til BoligButikkens tilbud, hvor ikke alle boligorganisationer er repræsenterede. De beløb, boligorganisationerne har indskudt i BoligButikken som ansvarlig kapital, forventes på nuværende tidspunkt udbetalt fuldt ud, men den endelige opgørelse afventer dog, at likvidationen af BoligButikken er gennemført. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# 28. Servicefradrag til lejere – genindførelse af bolig job-ordningen Folketinget har vedtaget L 216, som genindfører Bolig Job-ordningen med virkning fra 1. januar 2013 til 31. december 2014. Beboere i lejeboliger kan derved fortsat benytte sig af det såkaldte servicefradrag og få tilskud til lønudgifter. Det gælder beboere, der anvender den individuelle råderet eller istandsætter lejemålet for egen regning. Skattefradraget gives som et såkaldt ligningsmæssigt fradrag på maksimalt 15.000 kr. årligt pr. person, som modregnes over skatten i årsopgørelsen. Fradraget beregnes ud fra hver person, der bor i en husstand. Hjemmeboende børn over 18 år kan også opnå et fradrag på maksimalt kr. 15.000. Servicefradraget blev i første omgang igangsat som en konsekvens af Folketingets Bolig Jobordning i perioden 1. juni 2011 til og med 31. december 2012. Ordningen er nu som led i Regeringens Vækstplan DK genindført for en to årig periode i 2013 og 2014, og fungerer med tilbagevirkende kraft i 2013. Ordningen udvides samtidig til at omfatte sommer- og fritidshuse. Herudover er ordningen genindført efter uændrede vilkår. Fradraget gives for udgifter, der er betalt og dokumenteret til arbejdsløn til hjælp og istandsættelse i hjemmet – og gives fortsat ikke til materialeudgifter. Øvrige betingelser for at opnå fradraget er, at arbejdet er udført i perioden 1. januar 2013 til og med 31. december 2014. modtageren af fradraget er over 18 år og har folkeregisteradresse i boligen på det tidspunkt, hvor ydelsen udføres arbejdet er udført af en virksomhed, der er momsregistreret i Danmark – eller ved serviceydelser som rengøring, havearbejde m.v. af en person over 18 år, der er skattepligtig i Danmark udgiften er afholdt direkte af beboeren selv i boperioden Udgifter, der er omfattet af ordningen Fradraget gælder således for følgende arbejder: Arbejder, der er omfattet af den individuelle råderet, hvor beboeren selv får udført arbejdet og selv finansierer det Istandsættelse for beboerens egen regning i boperioden (vedligeholdelsesordning A) Udgifter, der IKKE er omfattet af fradraget Følgende arbejder er derimod ikke omfattet af ordningen: - Kollektiv råderet og øvrige forbedringsarbejder er ikke omfattet af ordningen. Det gælder f.eks. når afdelingen optager boligforbedringslån, hvis den enkelte lejer selv beslutter at opsætte f.eks. nyt køkken og selv betaler for forbedringen over en huslejeforhøjelse Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# - almindelige vedligeholdelsesarbejder i boligafdelingen, hvor alle lejere får den samme forbedring og betaler for den via en fælles huslejeforhøjelse. Vedligeholdelsesarbejder i afdelingen er generelt ikke omfattet af ordningen, da disse udgifter ikke er afholdt direkte af lejeren Udgifter, der afholdes over den indvendige vedligeholdelseskonto (vedligeholdelsesordning B), er ikke omfattet, da midlerne på kontoen ikke tilhører lejeren Istandsættelsesudgifter ved fraflytning (vedligeholdelsesordning A) er ikke omfattet, da lejeren ikke længere bebor lejemålet. Lejere skal selv indberette arbejdet til skat Den enkelte lejer skal selv indberette det udførte arbejde til skat for at opnå fradraget. Lønudgiften af arbejdet skal indtastes på skat.dk. Herefter overføres beløbet til selvangivelsen som et fradrag. De oplysninger, som lejeren skal bruge til at taste ind på skat.dk, står normalt på den faktura, man modtager for arbejdet. Her skal man bruge navn, adresse og CVR-nummer – eller CPR-nummer, hvis det er en enkeltperson. Læs mere på www.skat.dk Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og fremsatte et ønske om at ordningen skal omtales i SAB-bladet. 29. Aktuel boligpolitisk orientering Såfremt der er nyt, vil der vil på mødet blive givet en aktuel boligpolitisk orientering. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Flemming Strøm orienterede et finansforslag om en pulje på 41 mio. kr. til omdannelse af ældreboliger til ungdomsboliger. Han orienterede desuden om den aktuelle debat om grundskyld og om et fælles ønske med kommunen om at kunne sikre billigere grundkøb for almene boligorganisationer. 30. Eventuelt Stig Torp Kaspersen orienterede om at de seneste tegninger, der bla. viser højden på det kommende Tingbjerg Kulturhus har afstedkommet en underskiftindsamling. Det er også fortsat uenighed om parkeringspladserne. Referat Samvirkende Boligselskaber Møde den 26. september 2013 Udsendt den 24. oktober 2013 #JobInfo Criteria=KABside1# Stig Torp Kaspersen informerede desuden om, at Lejerforeningen i Tingbjerg ophørte tirsdag den 24. september og at de overskydende penge fordeles til fire godgørende organisationer. Mogens Hansen fremførte et ønske fra nogle kollegaer i de nye driftsfællesskaber om et par SAB cykler, da der er lidt langt mellem nogle af afdelingerne. Flemming Balle ønskede information om, hvordan går det med tankerne om ungdomsboliger i containere og i kirker. Lene Vennits svarede, at det har været drøftet, men at det er meget dyrt at lave. John B. Sørensen orienterede om at redaktionen af SAB bladet gerne vil påbegynde en portrætserie af organisationsbestyrelsesmedlemmerne. Referatet er forelagt og godkendt. København den___________________________ __________________ _____________________ ___________________ John B. Sørensen Kjeld Poulsen Stig Torp Kaspersen __________________ _____________________ ____________________ Frank Sass Ole Lagoni Alice Brødbæk ___________________ _____________________ _____________________ Lone Ulholm Bjarne Krohn Ellen Højgaard Jensen ___________________ ___________________ Flemming Balle Mogens Hansen
© Copyright 2024