KL Garçon - Club des Sports Montricher
Arkibas ApS Andkærvej 19A 7100 Vejle Arkibas 5 + Arkibas.dk Kravspecifikation Version 1.0 Indholdsfortegnelse Øvrige samlinger – Plakater og Grafik ............................. 38 Øvrige samlinger – Genstand (ny registreringstype) ....... 39 FORSIDE OG VÆRKTØJER I ARKIBAS 5....... 4 OVERSIGT OVER FELTER, SOM FINDES I ALLE 28 REGISTRERINGSTYPER .................. 5 Arkivfonde - Personarkiv ..................................................... 6 Arkivfonde – Indhold ......................................................... 7 Arkivfonde – Institutionsarkiv ............................................ 8 Arkivfonde - Organisationsarkiv (ny registreringstype) ... 9 Organisationsarkiv – Indhold ........................................... 10 Elektroniske arkivalier - Hjemmeside (Website) (ny registreringstype) ................................................................ 40 Elektroniske arkivalier – Systemarkivalier (ny registreringstype) ................................................................ 41 Systemarkivalier - Indhold ............................................... 42 Indkomstjournal ................................................................. 43 Indkomstjournal - Indhold ................................................ 44 Relationer............................................................................. 45 Log ........................................................................................ 45 Arkivfonde – Underproveniens.......................................... 11 Underproveniens – Indhold .............................................. 12 Henvisninger ........................................................................ 46 Arkivfonde – Arkivserie (alternativ Underproveniens)... 13 Arkivserie (alternativ Underproveniens) – Indhold ......... 14 LOKAL ADMINISTRATION ............................ 47 Billeder – Enkelt billede ..................................................... 15 Enkelt billede - Indhold .................................................... 16 Billeder – Billedserie ........................................................... 17 Billedserie - Indhold ......................................................... 18 Billeder – Fotoalbum .......................................................... 19 Fotoalbum - Indhold ......................................................... 20 Institutionsoplysninger ....................................................... 47 Brugeradministration ......................................................... 47 Udskrifter............................................................................. 47 Registre ................................................................................ 48 Opsætning af program........................................................ 49 Sekvenser – Lyd .................................................................. 21 Lyd - Indhold ................................................................... 22 Søgefaciliteter ...................................................................... 49 Sekvenser – Levende billeder ............................................. 23 Levende billeder - Indhold ............................................... 24 ARKIBAS.DK .................................................. 50 Formål .................................................................................. 50 Udklip - Enkelt artikel - Person ......................................... 25 Generelt om Arkibas.dk ..................................................... 50 Udklip - Enkelt artikel - Emne........................................... 26 Tekniske kapacitetskrav ..................................................... 51 Udklip - Artikelsamling - Person ....................................... 27 Krav til startsiden (søgesiden)............................................ 52 Udklip – Artikelsamling - Emne ........................................ 28 Søgefaciliteter ...................................................................... 52 Trykte kilder – Bog ............................................................. 29 Sortering og visning af søgeresultater ............................... 53 Trykte kilder - Flerbindsværk ........................................... 30 Detaljevisning (visning af enkelt registrering) .................. 55 Trykte kilder - Småtryk ..................................................... 31 Udskrivning ......................................................................... 57 Trykte kilder - Bogartikel .................................................. 32 Trykte kilder - Tidsskriftartikel ........................................ 33 ”Interaktive” faciliteter (gælder for senere versioner af Arkibas.dk) .......................................................................... 57 Trykte kilder – Aviser og tidsskrifter................................ 34 Ekstra ................................................................................... 58 Øvrige samlinger - Emne .................................................... 35 GENERELLE KRAV OG BEMÆRKNINGER.. 59 Øvrige samlinger – Kort ..................................................... 36 Øvrige samlinger – Teknisk tegning .................................. 37 Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc DATASIKKERHEDEN I ARKIBAS 5 OG ARKIBAS.DK .................................................. 60 1 Forord Hermed lidt om registreringssystemet Arkibas. Registrering i Arkibas foregår i to trin: Først journaliseres indkommet materiale fra en giver på et overordnet niveau i en Indkomstjournal. Senere registreres bestanddelene i form af egentlige Registreringer svarende til materialetypen. Til begge formål benyttes indtastningsformularer, som ligner hinanden en hel del. I det nuværende registreringsprogrammel, Arkibas 4, opererer man med op til fem faneblade, hvor af de tre sidste (Henvisninger, Relationer og Historik) er helt ens for alle registreringstyper samt Indkomstjournaler. Derimod afhænger udseendet af det ene eller to primære faneblade (hhv. Stamkortet og fanebladet Indhold) af registreringstypen. Følgende registreringstyper skal være udstyret med et Excelark-lignende Indholdsfelt til at beskrive de enkelte bestanddele: Alle registreringsskabeloner i kategorien Arkivfonde, samt: Billede, Billedserie, Fotoalbum, Lyd, Levende billeder, Systemarkivalier samt som før nævnt: Indkomstjournal. Afhængigt af gængse krav til registrering og naturligvis hensynet til søgbarhed, er et lille antal felter i hver registreringstype obligatoriske at udfylde, før at en registrering kan gemmes og evt. offentliggøres. Desuden skal et antal felter, f.eks. datofelter, valideres og evt. formateres, når feltet forlades. Nogle felter vil blive udfyldt med forslag til default-værdier ved oprettelsen af registreringen, i andre tilfælde skal data fra ét udfyldt felt overføres til et andet for at hindre overflødig indtastning og redundans. På alle stamkort findes desuden en stor mængde felter, som er fælles for alle stamkort. Mange af felterne skal referere til baggrundstabeller og være indtastningsfølsomme (se for eksempel indtastningsforslag ved søgning på Google). Nogle Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc af disse tabeller kan beriges direkte via feltindtastning i forbindelse med nye registreringer, mens andre kræver, at en lokal administrator vedligeholder registret. Endelig skal enkelte registre kun kunne redigeres centralt. Dette gælder først og fremmest DK5-registret. Ud over Indkomstjournalen, hvis data ikke må offentliggøres uden for Arkibas 5 (og altså ikke på Arkibas.dk), findes der i alt 28 forskellige registreringstyper i det planlagte program. Ni af disse registreringstyper samt Indkomstjournalen skal udstyres med særlige undersider eller felter, der essentielt svarer til det nuværende faneblad Indhold. Om der kan findes et alternativ til faneblade vil vi lade være op til jer. Vi ønsker først og fremmest at optimere arbejdsmiljøet i Arkibas markant. Hvis indtastningsmiljøet kan samles i én skærmside, f.eks. ekspandérbare datafelter e.l., uden at være til visuel gene for brugeren er det fint, men hensynet til små synshandicaps er vigtigt. I de følgende afsnit gennemgås ønskerne til disse registreringstypers Stamkort og Indholdsblade ét for ét. Det er anført (med fed skrift i fodnoter), når en beskrevet funktion ønskes gentaget i forhold til de efterfølgende registreringstyper. Dernæst vil de tre generelle faneblade blive gennemgået. I forhold til det nuværende Arkibas 4, nedlægges i alt fire registreringstyper (se A4-kompendiet). Det gælder Opdelte billedserier, Øvrige billeder, Øvrige sekvenser samt ”Andet”. Der oprettes i alt fem nye registreringstyper: Organisationsarkiv, Arkivserie, Genstand, Hjemmeside samt Systemarkivalier. Nogle af disse skabeloner skal understøtte dataimport fra eksterne dokumenter, f.eks. regneark (f.eks. Excel). Hvilke datafelter, som skal importeres, fremgår af skabelonen. Her lidt om de tre faciliteter: Henvisning, relation og historik, som kan knyttes til hver registrering: 2 En henvisning betegner i Arkibas en emnemæssig indeksering af en registrering efter bibliotekernes decimalklassesystem, DK5. En registrering (eller en journal) kan tildeles et ubegrænset antal DK5henvisninger. DK5 i Arkibas bygger p.t. på lokalt vedligeholdte DK5-tabeller. Fremover skal DK5registret vedligeholdes centralt. En relation betegner en direkte relation (link) i Arkibas mellem to registreringer - eller mellem en journal og en registrering. Relationer skal fremover gøres dynamiske, således at korresponderende (modsatte) relationer automatisk oprettes, når der er oprettet en manuel relation "den ene vej". Historik betegner en logning af visse typer af handlinger udført i en registrering. Der ønskes i den nye version af Arkibas en fuldautomatisk logning af handlinger udført i en registrering (eller journal), hvorfor betegnelsen samtidig ændres til "Log". skal omfatte mulighed valg af sprog til ledetekster og systemmeddelelser til brugerne. Det er ønskeligt, hvis man på samme niveau får mulighed for i nogen grad at styre hvilke felter der vises i indtastningsformularerne, da ikke alle arkiver har behov for at inddatere oplysninger i alle felter. Fleksible udskrifter, gerne med mulighed for brugervalg af felter, gruppering, placering og formatering af oplysninger på printet er også et ønske. I bund og grund et værktøj, hvor brugerne kan udvikle og generere deres egne rapporter og statistikker. Efter gennemgangen af registreringsformularerne beskrives kravene til administrationsmodulet i Arkibas 5, herunder lokale indstillingsmuligheder, brugeradministration og muligheder for at oprette og redigere i registre baseret på feltspecifikke data. God fornøjelse med læsningen. Bemærk, at symbolet ”-” i de følgende skabeloner betyder ”ingen værdi (tomt felt)”. Hvor der er tale om en funktion (f.eks. knap el. flueben) betyder symbolet blot, at oplysningen er irrelevant. Til sidst præsenterer vi ønskerne til den offentligt tilgængelige websøgeportal, Arkibas.dk, samt dens afhængighed og kobling til registreringsprogrammet Arkibas 5. Systemejer og brugere Arkibas ApS ejer og driver registreringssystemet Arkibas. Arkibas Aps ejes af Sammenslutningen af Lokalhistoriske Arkiver. Brugerne af Arkibas er i hovedsagen de danske lokalhistoriske arkiver. Der er stor spredning i brugerskaren, som spænder lige fra det lille enmandsdrevne lokalhistoriske arkiv til det store byhistoriske arkiv med mange ansatte. Af den årsag er det ønskeligt, hvis det nye system bliver fleksibelt, og systemet må gerne give mulighed for konfiguration på arkivniveau. Konfigurationen Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 3 Forside og værktøjer i Arkibas 5 − Adgang til administrationsfaciliteter sker som udgangspunkt fra en topmenu. Adgang til Arkibas 5 sker ved indtastning af institutionsnummer, brugernavn og adgangskode. Denne adgangsmetode svarer til den nuværende. De fem senest indtastede (gyldige) institutionsnumre huskes. Feltet udfyldt med seneste institutionsnr. − Et skærmområde med oversigt over nyheder, driftsinformation og det enkelte lokalarkivs erindringer (se afsnittet Log) Desuden et ekspandérbart felt med links til detaljerede hjælpeguides og eventuelt et internt debatforum. Herefter åbnes Arkibas 5’s forside, som rummer følgende elementer: − Lynadgang til registreringer og journaler ved at indtaste registreringsbogstav + reg.nr. eller journalnummer i et søgefelt på en fast placering. Foranstillet tekst til feltet: ”Åbn”. Ud fra den indtastede tekst, valideres der på, om der er tale om et reg.nr. eller journalnr. Ved klik på ”Åbn”, ændres tekst til ”Særnr.” De seneste indtastninger i feltet skal kunne vælges. − Et andet søgefelt skal kunne bruges til at foretage fritekstsøgninger. Man skal kunne vælge imellem de seneste søgninger. − Under overskriften Ny registrering vises en liste over alle registreringsbogstaver samt registreringstyper. Når brugeren ikke er på forsiden, er denne liste/ funktion i stedet tilgængelig som en drop-down menu. − En oversigt over eventuelle uafsluttede eller ikke-godkendte registreringer (synlige for alle indloggede brugere). − Hvis brugeren har adgangsrettigheder til journaler, vil samme facilitet (jf. Ny registrering) være til rådighed for journaler. − En knap der aktiverer en IndtastningsGuide (Wizard). Denne hjælper brugeren gennem alle de obligatoriske registreringsfelter ved at åbne skabelonen til den ønskede registrerings-type med indrammede indtastningsfelter samt kommentarbokse med hjælpetekster. Guiden kan når som helst afbrydes ved hjælp af en synlig afbryderknap. Tilbud om at køre guide igen. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc Hvis der skal være en topmenu, skal denne som minimum indeholde de genveje til de forskellige faciliteter beskrevet her på siden samt almindelige genvejskommandoer (f.eks. Ctrl+F = Find på side). Værktøjslinje Den vandrette værktøjslinje er global i Arkibas 5 og skal indeholde følgende punkter (klikbare ikoner): - Indtastningsfeltet ”Åbn” (se forrige afsnit) - Drop-down menuen ”Ny” (se forrige afsnit) - Knap til aktivering af IndtastningsGuide - Adgang til Administrationsmodulet - Vis registrering/journal (jf. vis udskrift i Word). Label-tekst afhængig af, om der arbejdes i en journal eller en registrering. - Adgang til Udskrifter (åbner menu med mulighed for at vælge eksakt udskriftstype) - Kopiér - Klip - Sæt ind - Kopiér registrering: Opretter ny registrering af samme type som den aktive. Nummereres manuelt vha. fremsøgning af næste ledige nummer. Herefter indsættes alle data fra alle felter fra den aktive registrerings stamkort og undersider i den nyoprettede registrering. - Flyt registrering (Ændring af reg.nr.) Kræver, at det ønskede reg.nr. er ledigt. - ”Hjem” (Tilbage til forsiden) - ”Log af” (Log bruger af, afslutter sessionen) Inaktive funktioner medfører nedtonede ikoner. Både topmenu- og værktøjslinje-funktioner og evt. undersider skal kunne aktiveres vha. genvejstaster. 4 Oversigt over felter, som findes i alle 28 registreringstyper Beskrivelse Stamkort Label Registreringsbogstav1 Registreringsnummer2 Placering (fysisk) Særnummer ID3 Kort resumé Bemærkning Obligatorisk Felter, som er identiske for alle registreringstyper Registreringstypespecifikke felter Gælder alle felter rubriceret under ”Beskrivelse” samt på fanebladet/undersiden ”Indhold” Bemærkning Intern note Klausul Periode: Fra4 Periode: Til Sted5 GPS6 UTM7 Fritekstord8 Publicering9 1 Input Registreringskategori – Specifik registreringstype Default Validering Felter, som er identiske for alle registreringstyper Det forvalgte bogstav afhænger af, hvilket bogstav det enkelte lokalarkiv via administrationsmodulet har valgt at benytte til den pågældende registreringstype. I denne kravspecifikation er standardanbefalingerne til hver registreringstype anført. 2 Fastlægges manuelt. Er værdien numerisk? Er brugervalgt nr. ledigt? Automatisk fremsøgning: Find første ledige nr. efter angivet nr. (f.eks. ”5000*” => finder første ledige nr. efter reg.nr. 5000, eller ”*” => Find første ledige nr. efter reg.nr. 0). 3 Feltet skal rumme en ID eller et chip-ID. Der skal eventuelt senere oprettes et lagerstyrings/udlånsmodul, som f.eks. kobles til feltet Placering (fysisk) samt eksterne placeringer. 4 Periode Fra+Til-felterne er numeriske og skal danne grundlag for søgninger via årstal både i Arkibas 5 og på Arkibas.dk. I mange tilfælde skal data fra typespecifikke dateringsfelter blive overført hertil for at lette indtastningsarbejdet. 5 Feltet er udfyldt i alle eksisterende registreringer i Arkibas 4. Undersøg om data kan kobles til f.eks. Google Maps via en automatisk geotagging på selve stednavnet i stedet for GPS-feltet. 6 Feltet skal indeholde GPS-koordinater, eventuelt med et integreret interaktivt mini-kort i Arkibas 5. Skal desuden benyttes ifm. visning på Arkibas.dk 7 Feltet skal kunne indeholde UTM-koder (UTM32) (se Kort og Matrikelstyrelsen: http://kmswww3.kms.dk/kortpaanettet/). 8 Fritekstord findes på alle registreringer i Arkibas 4 og overføres. Ordene svarer til brugergenererede tags (prioriterede søgeord). Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 5 Beskrivelse Stamkort 9 Arkivfonde - Personarkiv (funktionalitet defineret heri gælder fremadrettet for tilsvarende felter i alle øvrige reg.typer, hvis intet andet er anført!) Label Input Default Validering Bemærkning Obligatorisk Registreringsbogstav Forvalgt A Nej Ikke låst Ja Registreringsnummer Fremsøgning / Brugervalgt Næste ledige nr. Ja10 Ja Placering (fysisk) Indtastningsfølsom baggrundstabel11 Ingen placering Nej Nyt felt Nej Særnummer Alfanumerisk [Regnr. før konvertering]12 Nej Overføres fra Arkibas 4 Nej ID Alfanumerisk Nej Nyt felt Nej Kort resumé Alfanumerisk Ja Ja Kategori Baggrundstabel13 Nej Nej Arkivskaber Alfanumerisk Ja14 Ja Person: Fornavn(e) Alfanumerisk Ja Korrektur15 Nej Person: Efternavn Alfanumerisk Ja Se note16 Ja Alternative navne Alfanumerisk Nej Nej Stilling Alfanumerisk Nej Nej Født 17 Alfanumerisk / (DD-MM-ÅÅÅÅ) Ja Se note Nej Død Hjemsted Alfanumerisk Ja Ja Note til personoplysninger Alfanumerisk Nej Nej Bemærkninger Alfanumerisk Nej Nej Se note18 Intern note Alfanumerisk Nej Nej Klausul Alfanumerisk Almindelige regler Nej Nej Periode: Fra 19 Numerisk Nej Ja Se note Ja Periode: Til 20 Sted Baggrundstabel Nej Ja Ja GPS Alfanumerisk Nej Nyt felt Nej UTM Alfanumerisk Ja (UTM32) Nej Fritekstord Alfanumerisk Ja Findes ordet i forvejen? Nej Publicering Radioknap Må ikke publiceres - En af følgende valgmuligheder kan afmærkes med radioknap: ”Må publiceres”, ”Må publiceres uden [medie]”, ”Må ikke publiceres”. Valget afgør, hvad der må vises på Arkibas.dk. [Medie] omfatter hhv. billede, lyd- eller filmklip. Ifm. billedregistreringer er tekstlabel ”Må publiceres uden billede”. Ifm. lyd og film er teksten ”… medie” 10 Er værdien numerisk? Er brugervalgt nr. ledigt? Fremsøgning: Find første ledige nr. efter angivet nr. (f.eks. ”5000*” => finder første ledige nr efter reg.nr. 5000, eller ”*” => Find første ledige nr. efter reg.nr. 0). Denne manuelle metode til fremsøgning af næste ledige registreringsnummer skal gælde for alle registreringstyper. 11 Baggrundstabellen er en liste over gyldige, lokale placeringer. Genereres og redigeres i Arkibas 5 administrationsmodulet. Gælder alle registreringstyper. 12 I registreringer, som allerede har udfyldt feltet Særnumre i Arkibas 4 (findes på fanebladet Historik), overføres disse data til feltet i stedet. 13 Tabellen over Kategorier findes i Arkibas 4. Fremsøgning vha. stikordsregister til Kategori-tabellen. Overføres. 14 Validering kontrollerer følgende: Er feltet udfyldt? Eksisterer navnet allerede? Feltet Arkivskaber skal desuden være indtastningsfølsomt. 15 Check, at første bogstav samt første bogstav efter ” ” eller ”-” er uppercase. 16 Det skal undersøges, om der kan laves ”intelligent korrektur” på efternavne. 17 Validering på ÅÅÅÅ (numerisk). Kun ÅÅÅÅ kræves udfyldt ift. validering. Hvis alle tre (DD, MM, ÅÅÅÅ) er udfyldt, valideres de samlet som ét datofelt. 18 Svarer til feltet ”Bemærkninger” i Arkibas 4. Interne bemærkninger findes i Arkibas 4 på fanebladet Historik. 19 Autoudfyldes. ”Fra” beregnes på basis af den laveste angivne værdi i ”Fra”-feltet i Indholdsblokke (næste side) og ”Til” på basis af den største værdi i ”Til”-feltet. 20 Tabellen over Steder findes i Arkibas 4. Fremsøgning vha. stikordsregister til Sted-tabellen. Overføres. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 6 Indhold21 Faneblad el. expandérbart felt Label Niveau22 Løbenummer23 Fra Til Materialesignatur Indhold DK528 Bind Pakker Læg Klausul29 ID I alt Bind I alt Pakker I alt Læg Pakket Bind Pakket Pakker Pakket Læg Arkivfonde – Indhold (både Personarkiv og Institutionsarkiv benytter denne skabelon) Input Default Validering Bemærkning Rullemenu 1 Ja Alfanumerisk -24 Ja Nyt felt Numerisk årstalsfelt 0 Ja Nyt felt 26 Rullemenu ”Vælg fra liste” Ja Se note27 Alfanumerisk Signatur-tekst ifm. overskrift Ja Knap Åbner Henvisningsfane Numerisk 0 Tal Numerisk 0 Tal Numerisk 0 Tal Alfanumerisk = Klausul på Stamkort Nej Alfanumerisk Nej Nyt felt Numerisk Sum af Bind i Indholdsblokke Nej Numerisk Sum af Pakker i Indholdsblokke Nej Numerisk Sum af Læg i Indholdsblokke Nej Numerisk 0 Tal Numerisk 0 Tal Numerisk 0 Tal - Obligatorisk Ja Ja25 Ja Ja Ja Nej Nej Nej Nej Nej Ja Ja Ja Nej Nej Nej 21 Indholdsfeltet skal fungere som et fritekstsøgbart Excel-regneark. Højreklik-funktionerne (relateret til rækker) er Klip, Kopiér & Sæt ind, f.eks. som følgende menu: Indsæt ny Overskriftlinje (niveau 1) Indsæt ny enhedslinje (niveau 2) Indsæt ny elementlinje (niveau 3) Kopiér linje Klip linje Sæt ind Slet linje Kun relevante menupunkter skal være aktive (fadede hvis inaktive). Ny linje indsættes altid over den aktive linje. Igen: Forslag til en mere snedig/smidig funktionalitet modtages gerne. Det skal være muligt at markere/flytte flere indholdslinjer ad gangen. Den hér beskrevne funktionalitet gælder fremadrettet for Indholdsfelter, hvis ikke andet er angivet! 22 I stedet for en talværdi vises de forskellige niveautyper i form af forskellige tekstformateringer. Niveau 1 (samt 0) er mest iøjnefaldende, mens niveau 3 er mindst. Desuden indføres et overskriftsniveau (niveau 0) (se i øvrigt note 26). Det skal være muligt at ændre niveaustatus på en linje fra f.eks. Niveau 1 til Niveau 0. 23 Løbenummeret er ikke visningsrækkefølgen. Der kan sorteres stigende/faldende pr. kolonne, men udførte sorteringer må ikke lagres. 24 Den senest indtastede løbenummer-værdi i registreringen huskes. Den kan vises, hvis brugeren anmoder om det. Værdien gemmes i et skjult felt i registreringen. 25 Løbenummeret er ikke obligatorisk, hvis indholdsblokken er på niveau 1 (Serie / Overskrift). Valideringen handler alene om, at feltet ikke må være tomt. 26 Se udfærdiget liste (1+12 optioner). Overskriftsniveauet (niveau 0) ophæver krav om indtastning og validering i de øvrige felter. 27 Hvis overskrift (Niveau 0) indsættes, skal der vælges en Signatur (lig med overskrift). Den valgte signatur indsættes som overskrivbar default-tekst i indholdskolonnefeltet. 28 Når DK5-feltet er aktivt, åbnes undersiden Henvisninger og funktionen Opret ny Henvisning aktiveres, hvor enten et Stikord til DK5 eller en DK5-talværdi kan indtastes. Listen over henvisninger forbliver synlig for brugeren, så længe der arbejdes i Indholdsfeltet. 29 Ændres en klausul på en indholdsblok, så den bliver forskellig fra den angivne klausul på stamkortet, tilføjes teksten ”Særklausul på enkelte dele" klausulfeltet på stamkortet. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 7 Beskrivelse Stamkort Label Registreringsbogstav Registreringsnummer Placering (fysisk) Særnummer ID Kort resumé Kategori Arkivskaber Navn på institution Alternative navne Stiftet Nedlagt Hjemsted Note til institutionsoplysninger Bemærkninger Intern note Klausul Periode: Fra Periode: Til Sted GPS UTM Fritekstord Publicering Arkivfonde – Institutionsarkiv Input Default Forvalgt A Validering Nej Bemærkning - Obligatorisk Ja Identisk med øvrige stamkort Baggrundstabel Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk - Nej Ja Ja Nej Se note30 - Nej Ja Ja Nej Alfanumerisk / (DD-MM-ÅÅÅÅ) - Ja Se note31 Nej Alfanumerisk Alfanumerisk - Nej Nej - Ja Nej Identisk med øvrige stamkort 30 Indtastede institutionsnavne føjes til en lokalt genereret tabel (Institutionsregister). Validering på ÅÅÅÅ (numerisk). Kun ÅÅÅÅ kræves udfyldt ift. validering. Hvis alle tre (DD, MM, ÅÅÅÅ) er udfyldt, valideres de samlet som ét datofelt. 31 Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 8 Beskrivelse Stamkort Label Registreringsbogstav Registreringsnummer Placering (fysisk) Særnummer ID Kort resumé Arkivskaber(e) Navn på institution Alternative navne Startår Slutår Note til arkivopdeling Bemærkninger Intern note Klausul Periode: Fra Periode: Til Sted GPS UTM Fritekstord Publicering Arkivfonde - Organisationsarkiv32 (ny registreringstype) Input Default Validering Forvalgt A eller X Ja Fremsøgning / Brugervalgt Næste ledige nr. Ja33 Deaktiveret ”Se Indholdsfane” Nej Deaktiveret (nedtonet) Nej Deaktiveret ”Se Indholdsfane” Nej Alfanumerisk Ja Autogenereret Tomt / Tilknyttede Æ-fonds Ja Alfanumerisk Ja Alfanumerisk Nej (ÅÅÅÅ) Ja (ÅÅÅÅ) Ja Alfanumerisk Nej Alfanumerisk Nej Alfanumerisk Nej Alfanumerisk Almindelige regler Nej Højeste og laveste årstal fra Numerisk, Autogenereret Ja indholdsfanens Fra+Til kolonner Alfanumerisk Nej Alfanumerisk Nej Alfanumerisk Nej Alfanumerisk Ja Radioknap Må ikke publiceres - Bemærkning Ikke låst Se note34 Se note35 - Obligatorisk Ja Ja Nej Nej Nej Ja Ja Ja Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Se note37 Ja Findes ord i forvejen? - Nej Nej Nej Nej - Se note36 32 Denne registreringstype skal fungere som en dynamisk indholdsfortegnelse eller oversigt over Indholdsfelt-tilknyttede Æ-fonde (Underproveniens samt Arkivserie). Er værdien numerisk? Er brugervalgt nr. ledigt? Fremsøgning: Find første ledige nr. efter angivet nr. (f.eks. ”5000*” => finder første ledige nr efter reg.nr. 5000, eller ”*” => Find første ledige nr. efter reg.nr. 0). 34 Indtastede institutionsnavne føjes til en lokalt genereret tabel (Institutionsregister). 35 Validering på ÅÅÅÅ (4- cifret numerisk værdi?). 36 Svarer til feltet ”Bemærkninger” i Arkibas 4. Interne bemærkninger findes i Arkibas 4 på fanebladet Historik. 37 Autoudfyldes. ”Fra” beregnes på basis af den laveste angivne værdi i ”Fra”-feltet i Indholdsblokke (næste side) og ”Til” på basis af den største værdi i ”Til”-feltet. 33 Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 9 Indhold38 Faneblad el. expandérbart felt Label Niveau39 Æ-nummer40 Indhold Fra Til Bind Pakker Læg I alt Bind I alt Pakker I alt Læg Pakket Bind Pakket Pakker Pakket Læg Input Forvalgt Autogenereret Autogenereret Organisationsarkiv – Indhold Default 1 Registreringsnummeret på relevante Æ-fond Kopieret fra Kort resumé i Æ-fond42 Validering Ja Ja Ja Autogenereret Periode Fra+Til i Æ-fond Ja Kopieret fra I alt Bind i Æ-fond Kopieret fra I alt Pakker i Æ-fond Kopieret fra I alt Læg i Æ-fond Sum af Bind i Indholdsblokke Sum af Pakker i Indholdsblokke Sum af Læg i Indholdsblokke - Tal Tal Tal Nej Nej Nej - Autogenereret Autogenereret Autogenereret Numerisk Numerisk Numerisk Deaktiveret, nedtonet Deaktiveret, nedtonet Deaktiveret, nedtonet Bemærkning Ikke-redigérbart / Link Ikke-redigérbart / Link Laveste og højeste årstal kopieres til stamkort Ikke-redigérbart Ikke-redigérbart Ikke-redigérbart Ikke-redigérbart Ikke-redigérbart Ikke-redigérbart - Obligatorisk Ja Ja41 Ja Ja Nej Nej Nej Ja Ja Ja Nej Nej Nej 38 Indholdsfeltet skal fungere som et Excel-regneark. Højreklik-funktionerne (relateret til rækker) er Klip, Kopiér & Sæt ind, f.eks. som følgende menu: Indsæt ny Overskriftlinje Tilknyt ny Æ-fond (underproveniens) Indsæt tom linje Kopiér linje Klip linje Sæt ind Slet linje Kun relevante menupunkter skal være aktive (fadede hvis inaktive). Ny linje indsættes altid over den aktive linje. 39 Modsat andre arkivfonde kan der kun indsættes to linjetyper: Enten manuelt indtastede overskriftslinjer eller indholdslinjer i form af tilknyttede Æ-fonde. Når en Æ-fond tilknyttes, autogenereres indholdet i samtlige kolonner i form af kopierede data fra den pågældende Æ-fond. Teksten i kolonnen Indhold har hyperlink-funktion, således at brugeren ved klik åbner den pågældende Æ-fond i et nyt vindue/fane. 40 Værdien i kolonnen Løbenummer autoudfyldes fortløbende startende med værdien 1. Indsættes en overskriftslinje, oprettes der intet løbenummer. 41 Valideringen handler alene om, at feltet ikke må være tomt. 42 Teksten er klikbar. Ved klik omdirigeres brugeren til den pågældende Æ-fond. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 10 Beskrivelse Stamkort Label Registreringsbogstav Registreringsnummer Placering (fysisk) Særnummer ID Kort resumé Kategori Underproveniens Hovedproveniens Stiftet Nedlagt Hjemsted Note (til arkivopdeling) Bemærkninger Intern note Klausul Periode: Fra Periode: Til Sted GPS UTM Fritekstord Publicering Arkivfonde – Underproveniens Input Default Forvalgt Æ Validering Nej Bemærkning - Obligatorisk Ja Identisk med øvrige stamkort Baggrundstabel Alfanumerisk Alfanumerisk - Nej Ja Nej Se note43 Se note44 Nej Ja Nej Alfanumerisk / (DD-MM-ÅÅÅÅ) - Ja Se note45 Nej Alfanumerisk Alfanumerisk - Ja Nej - Ja Nej Identisk med øvrige stamkort Skabelonen forsynes med en radioknap, som har to indstillingsmuligheder: 1) Underproveniens (denne skabelon) 2) Arkivserie (se skabelonen Arkivserie nedenfor) Flyttes radioknappen til mulighed 2 (begge skal kunne angives som standard), ændres tekstlabels i de med blåt markerede felter i skabelonen. 43 Indtastede institutionsnavne føjes til en lokalt genereret tabel (Institutionsregister). Indtastede institutionsnavne føjes til en lokalt genereret tabel (Institutionsregister). 45 Validering på ÅÅÅÅ (numerisk). Kun ÅÅÅÅ kræves udfyldt ift. validering. Hvis alle tre (DD, MM, ÅÅÅÅ) er udfyldt, valideres de samlet som ét datofelt. 44 Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 11 Indhold46 Faneblad el. expandérbart felt Underproveniens – Indhold (Blå tekst indikerer forskel ml. skabelonerne Underproveniens og Arkivserie) Label Input Default Validering Bemærkning Niveau47 Rullemenu 1 Ja Løbenummer48 Alfanumerisk -49 Ja Fra Nyt felt Numerisk årstalsfelt 0 Ja Til Nyt felt Materialesignatur Rullemenu51 ”Vælg fra liste” Ja Se note52 Indhold Alfanumerisk Signatur-tekst ifm. overskrift Ja DK553 Knap Åbner Henvisningsfane Bind Numerisk 0 Tal Pakker Numerisk 0 Tal Læg Numerisk 0 Tal Klausul54 Alfanumerisk = Klausul på Stamkort Nej ID Alfanumerisk Nej Nyt felt I alt Bind Numerisk Sum af Bind i Indholdsblokke Nej Opsummeret I alt Pakker Numerisk Sum af Pakker i Indholdsblokke Nej Opsummeret I alt Læg Numerisk Sum af Læg i Indholdsblokke Nej Opsummeret Pakket Bind Numerisk 0 Tal Pakket Pakker Numerisk 0 Tal Pakket Læg Numerisk 0 Tal - Obligatorisk Ja Ja50 Ja Ja Ja Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej 46 Indholdsfeltet skal fungere som et Excel-regneark. Højreklik-funktionerne (relateret til rækker) er Klip, Kopiér & Sæt ind, f.eks. som følgende menu: Indsæt ny Overskriftlinje (niveau 1) Indsæt ny enhedslinje (niveau 2) Indsæt ny elementlinje (niveau 3) Kopiér linje Klip linje Sæt ind Slet linje Kun relevante menupunkter skal være aktive (fadede hvis inaktive). Ny linje indsættes altid over den aktive linje. Igen: Forslag til en mere snedig/smidig funktionalitet modtages gerne.☺ 47 I stedet for en talværdi vises de forskellige niveautyper i form af forskellige tekstformateringer. Niveau 1 er mest iøjnefaldende, mens niveau 3 er mindst. 48 Løbenummeret er ikke visningsrækkefølgen. Der kan sorteres stigende/faldende pr. kolonne, men udførte sorteringer må ikke lagres. 49 Den senest indtastede løbenummer-værdi i registreringen huskes. Den kan vises, hvis brugeren anmoder om det. Værdien gemmes i et skjult felt i registreringen. 50 Løbenummeret er ikke obligatorisk, hvis indholdsblokken er på niveau 1 (Serie / Overskrift). Valideringen handler alene om, at feltet ikke må være tomt. 51 Se udfærdiget liste (1+12 optioner). Overskriftsniveauet (niveau 0) ophæver indtastning og validering i de øvrige felter. 52 Hvis overskrift indsættes, skal der vælges en Signatur. Den valgte signatur indsættes som overskrivbar default-tekst i indholdskolonnefeltet. 53 Når DK5-feltet er aktivt, åbnes undersiden Henvisninger og funktionen Opret ny Henvisning aktiveres, hvor enten et Stikord til DK5 eller en DK5-talværdi kan indtastes. Listen over henvisninger forbliver synlig for brugeren, så længe der arbejdes i Indholdsfeltet. 54 Ændres en klausul på en indholdsblok, så den bliver forskellig fra den angivne klausul på stamkortet, tilføjes teksten ”Særklausul på enkelte dele" klausulfeltet på stamkortet. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 12 Beskrivelse Stamkort Arkivfonde – Arkivserie (ny registreringstype) (alternativ Underproveniens)55 (Blå farve indikerer forskel ift. alm. Æ-fond) Label Input Default Validering Bemærkning Registreringsbogstav Forvalgt Æ eller Ø Nej 56 Registreringsnummer Fremsøgning / Brugervalgt Næste ledige nr. Ja Placering (fysisk) Alfanumerisk / Baggrundstabel Nej Særnummer Alfanumerisk Nej ID Alfanumerisk Se Indholdsfane Nej Kort resumé Alfanumerisk Se note57 Ja Seriebeskrivelse Alfanum. el. <Serie_Beskrivelse> i Excel-ark Se note58 Ja Underproveniens Alfanum. el. <Forvaltning> i Excel-ark Ja Se note59 Hovedproveniens Alfanum. el. <Kommune> i Excel-ark Ja Se note60 Startår Laveste værdi i <Fra> på Indholdsfane Ja Se note61 Slutår Højeste værdi i <Til> på Indholdsfane Serie ID Alfanum. el. <Serie_ID> i Excel-ark Se note62 Ja Sorteringsmetode Alfanum. el. <Serie sorteret efter> i Excel-ark Nej Bemærkninger Alfanumerisk Nej Se note63 Intern note Alfanumerisk Nej Klausul Alfanumerisk Almindelige regler Nej Periode: Fra Numerisk Startår + Slutår Ja Se note64 Periode: Til Sted Alfanumerisk Nej GPS Alfanumerisk Nej UTM Alfanumerisk Nej Fritekstord Alfanumerisk Ja Publicering Radioknap Må ikke publiceres - Obligatorisk Ja Ja Nej Nej Nej Ja Ja Ja Ja Nej Ja Nej Nej Nej Nej Ja Nej Nej Nej Nej - 55 Denne indtastningsskabelon skal kunne anvendes til dataimport fra regneark / markup-søgbare kilder, f.eks. Excel-ark opbygget efter oplyste journaliseringssystemer. Er værdien numerisk? Er brugervalgt nr. ledigt? Fremsøgning: Find første ledige nr. efter angivet nr. (f.eks. ”5000*” => finder første ledige nr efter reg.nr. 5000, eller ”*” => Find første ledige nr. efter reg.nr. 0). 57 Kort resumé er autoudfyldt med data fra felterne Seriebeskrivelse samt Startår og Slutår. 58 Indtastes manuelt. Importeres der fra et eksternt dokument (f.eks. regneark), udfyldes feltet med samtlige forskellige værdier under <Serie_Beskrivelse> i dokumentet. 59 Indtastede institutionsnavne føjes til en lokalt genereret tabel (Institutionsregister). 60 Indtastede institutionsnavne føjes til en lokalt genereret tabel (Institutionsregister). 61 Validering på ÅÅÅÅ (numerisk). Kun ÅÅÅÅ kræves udfyldt ift. validering. Hvis alle tre (DD, MM, ÅÅÅÅ) er udfyldt, valideres de samlet som ét datofelt. 62 Indtastes manuelt. Importeres der fra et eksternt dokument (f.eks. regneark), udfyldes feltet med samtlige forskellige værdier under <Serie_ID> i dokumentet. 63 Svarer til feltet ”Bemærkninger” i Arkibas 4. Interne bemærkninger findes i Arkibas 4 på fanebladet Historik. 64 Autoudfyldes. ”Fra” beregnes på basis af den laveste angivne værdi i ”Fra”-feltet i Indholdsblokke (næste side) og ”Til” på basis af den største værdi i ”Til”-feltet. 56 Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 13 Indhold65 Faneblad el. expandérbart felt 65 Label Niveau66 Løbenummer67 Fra Til Æske nr. Indhold Beskrivelse Note ID DK571 Arkivserie (alternativ Underproveniens) – Indhold (Blå farve indikerer forskel ift. alm. Æ-fond) Input Default Validering Bemærkning Rullemenu 1 Ja Alfanumerisk Tomt / <Lbnr> i Excel-ark Ja Numerisk årstalsfelt Tomt / <Fra> el. <Årstal> i Excel-ark69 Ja Laveste og højeste årstal kopieres til stamkort Numerisk årstalsfelt Tomt / <Til> el. <Årstal> i Excel-ark70 Ja Alfanumerisk Tomt / <Æske_ID> i Excel-ark Nej Regtype-specifikt label Alfanumerisk Tomt / <Indhold_1> i Excel-ark Ja Alfanumerisk Tomt / <Indhold_2> i Excel-ark Nej Regtype-specifikt label Alfanumerisk Tomt / <Bemærkninger> i Excel-ark Nej Regtype-specifikt label Alfanumerisk Tomt / <Stregkodenavn> i Excel-ark Nej Nyt felt Knap Åbner Henvisningsfane Obligatorisk Ja Ja68 Ja Ja Nej Ja Nej Nej Nej Nej Indholdsfeltet skal fungere som et Excel-regneark. Højreklik-funktionerne (relateret til rækker) er Klip, Kopiér & Sæt ind, f.eks. som følgende menu: Indsæt ny Overskriftlinje Importér serie Indsæt tom linje Kopiér linje Klip linje Sæt ind Slet linje Kun relevante menupunkter skal være aktive (fadede hvis inaktive). Ny linje indsættes altid over den aktive linje. 66 Modsat andre arkivfonde kan der kun indsættes to linjetyper: Enten manuelt indtastede overskriftslinjer eller indholdslinjer i form af tilknyttede Æ-fonde. Når f.eks. regnearks-data tilknyttes, autogenereres indholdet i samtlige kolonner i form af kopierede data fra regnearket jfr. <markup>-henvisningerne. Da indholdet kan være omfattende, ønskes en funktion (expand/collapse), så der kan skiftes mellem fuld visning (overskriftsniveau + niveau 1) og kun overskriftsvisning. 67 Værdien i kolonnen Løbenummer autoudfyldes fortløbende startende fra 1. Importeres fra et eksternt dokument, indsættes værdien fra <Lbnr>. Indsættes en overskriftslinje, oprettes der intet løbenummer. 68 Valideringen handler alene om, at feltet ikke må være tomt. 69 Er kildedokumentet kun udstyret med et enkelt årstals- (f.eks. <Årstal>) eller dateringsfelt, kopieres værdien til både Fra- og Til-kolonnen. 70 Er kildedokumentet kun udstyret med et enkelt årstals- (f.eks. <Årstal>) eller dateringsfelt, kopieres værdien til både Fra- og Til-kolonnen. 71 Når DK5-feltet er aktivt, åbnes undersiden Henvisninger og funktionen Opret ny Henvisning aktiveres, hvor enten et Stikord til DK5 eller en DK5talværdi kan indtastes. Listen over henvisninger forbliver synlig for brugeren, så længe der arbejdes i Indholdsfeltet. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 14 Beksrivelse Stamkort 72 Label Registreringsbogstav Registreringsnummer Placering (fysisk) Særnummer ID Kort resumé Beskrivelse Fotograf Personer m.v.73 Vis på Arkibas.dk som ukendt Datering Note til datering Periode: Fra Periode: Til Bemærkninger Intern note Klausul Sted GPS UTM Fritekstord Publicering Billeder – Enkelt billede Input Default Forvalgt B Validering Nej Bemærkning - Obligatorisk Ja Identisk med øvrige registreringstyper Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Flueben Alfanumerisk Alfanumerisk Numerisk Ukendt Ikke markeret - Ja Ja Nej Ja Nej Evt. metadata72 Se note74 Evt. metadata - Ja Ja Nej Ja Nej - Ja Se note75 Ja Identisk med øvrige registreringstyper Hvis fotografnavn findes i lokalt register i forvejen, dukker forslag op ved indtastning. Nye indtastede navne på fotografer føjes til fotografregister. Kun navneoplysninger er påkrævet. Feltet findes p.t. på fanebladet Teknik i Arkibas 4. Digitalfotos metadata med fotografnavn skal kopieres til dette felt. 73 Det nuværende felt består reelt af én lang tekststreng adskilt med lodrette streger (ASCII-kode 124). Muligheden for at ”kortlægge personer” på f.eks. et gruppebillede skal optimeres, og datafeltet Personer m.v. må ikke være indholdsmæssigt begrænset, som det er i Arkibas 4... Gode forslag er velkomne! Den valgfri kortlægning (tagging) af personer eller bygninger på et billede skal kunne udføres i Arkibas 5. De indtastede tags skal kobles til lokale personeller stedregistre. Har en bruger valgt at tagge en version af billedet i en højere opløsning end standard-visningsstørrelsen, skal imagemap opskaleres hertil. 74 En flueben-markering betyder, at billedet og de indtastede registreringsoplysninger placeres i sektionen ”Efterforskning af billeder” på Arkibas.dk. 75 Validering: Gyldigt årstal = Enhver numerisk værdi ≠ 0. Desuden må Til ikke være mindre end Fra. Autoudfyldning: Fra overføres til Til. (Redigérbart) Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 15 Udgaver Teknik Label Mål (h x b) Materiale Tekniske oplysninger Arkivets negativ Fotografens negativ Særlig placering Udgave Gammelt reg.nr. Journalnummer Positiv Negativ Bemærkning Placering Enkelt billede - Indhold76 Input Default Validering Alfanumerisk Nej 78 Rullemenu Vælg materiale Nej Alfanumerisk Nej Alfanumerisk Nej Alfanumerisk Nej Alfanumerisk Nej Alfanumerisk Nej Alfanumerisk Nej Alfanumerisk Nej Alfanumerisk Nej Alfanumerisk Nej Alfanumerisk Nej Alfanumerisk Nej Bemærkning Evt. metadata77 Evt. metadata79 80 Nyt felt Obligatorisk Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej 76 Generel bemærkning: Indholdsfelter i kategorierne Billeder og Sekvenser behøver ikke have samme udseende som Arkivfondes Indholdsfelter. Er den tilknyttede billedfil udstyret med metadata med oplysninger om billeddimensioner (pixels) kopieres dette hertil. 78 Optioner til rullemenuen findes som hardkodet liste i Arkibas 4. Data herfra skal danne grundlag for en tabel, der skal opdateres centralt. 79 Metadata med oplysninger om kildefilens filtype, filstørrelse og opløsning (dpi) kopieres hertil. 80 Feltet overføres. Data overføres eventuelt til det nye felt Placering (fysisk) på stamkortet, hvorefter det slettes/nedlægges. 77 Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 16 Beksrivelse Stamkort Label Registreringsbogstav Registreringsnummer Placering (fysisk) Særnummer ID Kort resumé Beskrivelse (overordnet) Fotograf Datering Note til datering Bemærkninger Intern note Klausul Periode: Fra Periode: Til Sted GPS UTM Fritekstord Publicering Billeder – Billedserie81 Input Default Validering Forvalgt F Nej Bemærkning - Obligatorisk Ja Identisk med øvrige stamkort Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Ukendt - Ja Nej Ja Nej Se note82 - Ja Nej Ja Nej Identisk med øvrige stamkort 81 Registreringstypen Billedserie er ny for Arkibas 5. Den sammenfatter de to separate typer Opdelte billedserier og Hele billedserier i Arkibas 4. Der skal foretages en konvertering af Hele Billedserier og Opdelte billedserier til den nye registreringstype Billedserier. 82 Hvis fotografnavn findes i lokalt register i forvejen, dukker forslag op ved indtastning. Nye indtastede navne på fotografer føjes til fotografregister. Kun navneoplysninger er påkrævet. Feltet findes p.t. på fanebladet Teknik i Arkibas 4. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 17 Serieindhold84 Indhold 83 Label Antal billeder Materiale Tekniske oplysninger Løbenummer Tilknytning Kort resumé Placering DK5 Input Alfanumerisk Rullemenu83 Alfanumerisk Numerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Knap Billedserie - Indhold Default Validering Nej Vælg materiale Nej Nej Nej Nej Nej Nej - Bemærkning Dynamisk felt85 Dynamisk felt86 87 Åbner Henvisningsfane88 Obligatorisk Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej - Optioner til rullemenuen findes som hardkodet liste i Arkibas 4. Data herfra skal danne grundlag for en tabel, der skal opdateres centralt. Data i disse kolonner hentes fra de relaterede enkeltbillede-registreringer (gælder for Kort resumé og Placering). 85 Tilknytninger refererer til billedfiler, som ikke allerede er uploaded og tilknyttet en selvstændig billedregistrering. Alle tilknyttede billeder listes i samme felt og ikke på separate indholdsblokke. Ved Tilknytning, uploades de valgte billedfiler og tilknyttes den pågældende billedserieregistrering. Feltet indeholder filnavnene. Ved mouse-over på filnavnet vises en thumbnail af filen svarende til den autogenererede miniature ifm. upload. De tilknyttede billeder omdøbes automatisk som ”[Regbogstav][Regnr]-[Lbnr.]”, f.eks. ”B127-2”, osv. 86 Datakolonnen Beskrivelse i Hele billedserier i Arkibas 4 overføres hertil. Hvis der under Tilknyt/Relation linkes til en eksisterende registrering, hentes data fra pågældende registrerings Kort resumé. 87 Feltet overføres. Data overføres eventuelt til det nye felt Placering (fysisk) på stamkortet, hvorefter det slettes/nedlægges. 88 Når DK5-feltet er aktivt, åbnes undersiden Henvisninger og funktionen Opret ny Henvisning aktiveres, hvor enten et Stikord til DK5 eller en DK5talværdi kan indtastes. Listen over henvisninger forbliver synlig for brugeren, så længe der arbejdes i Indholdsfeltet. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 18 84 Bekskrivelse Stamkort Label Registreringsbogstav Registreringsnummer Placering (fysisk) Særnummer ID Kort resumé Beskrivelse (overordnet) Ophav / Fotograf Datering Note til datering Bemærkninger Intern note Klausul Periode: Fra Periode: Til Sted GPS UTM Fritekstord Publicering Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc Billeder – Fotoalbum Input Default Validering Forvalgt F Nej Bemærkning - Obligatorisk Ja Identisk med øvrige stamkort Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Ukendt - Ja Nej Ja Nej - Ja Nej Ja Nej Identisk med øvrige stamkort 19 Albumindhold Indhold 89 Label Antal billeder Materiale Tekniske oplysninger Løbenummer Tilknytning Kort resumé Findes på side nr. DK5 Input Alfanumerisk Rullemenu89 Alfanumerisk Numerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Knap Fotoalbum - Indhold Default Validering Nej Vælg materiale Nej Nej Nej Nej Nej Nej - Bemærkning Dynamisk felt90 Dynamisk felt91 92 Åbner Henvisningsfane93 Obligatorisk Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej - Optioner til rullemenuen findes som hardkodet liste i Arkibas 4. Data herfra skal danne grundlag for en tabel, der skal opdateres centralt af Arkibas ApS. Tilknytninger refererer til billedfiler, som ikke allerede er uploaded og tilknyttet en selvstændig billedregistrering. Alle tilknyttede billeder listes i samme felt og ikke på separate indholdsblokke. Ved Tilknytning, uploades de valgte billedfiler og tilknyttes den pågældende billedserieregistrering. Feltet indeholder filnavnene. Ved mouse-over på filnavnet vises en thumbnail af filen svarende til den autogenererede miniature ifm. upload. De tilknyttede billeder omdøbes automatisk som ”[Regbogstav][Regnr]-[Lbnr.]”, f.eks. ”B127-2”, osv. 91 Datakolonnen Beskrivelse i Hele billedserier i Arkibas 4 overføres hertil. 92 Kolonnen Placering i registreringstypen Fotoalbum i Arkibas 4 overføres. 93 Når DK5-feltet er aktivt, åbnes undersiden Henvisninger og funktionen Opret ny Henvisning aktiveres, hvor enten et Stikord til DK5 eller en DK5talværdi kan indtastes. Listen over henvisninger forbliver synlig for brugeren, så længe der arbejdes i Indholdsfeltet. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 20 90 Beskrivelse Stamkort Label Registreringsbogstav Registreringsnummer Placering (fysisk) Særnummer ID Kort resumé Beskrivelse Optaget af Varighed Tekniske oplysninger95 Medie Datering Note til datering Bemærkninger Intern note Klausul Periode: Fra Periode: Til Sted GPS UTM Fritekstord Publicering Input Forvalgt Sekvenser – Lyd Default L Validering Nej Bemærkning - Obligatorisk Ja Identisk med øvrige stamkort Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Rullemenu96 Alfanumerisk Alfanumerisk Ukendt TT:MM:SS Vælg medie - Ja Ja Nej Nej Nej (Nej) Nej Evt. metadata94 Nyt felt Se note97 - Ja Ja Nej Nej Nej Nej Nej Identisk med øvrige stamkort 94 Når en lydfil tilknyttes registreringen, kopieres filens metadata med oplysning om varighed til dette felt. Alle importerede metadata er redigérbare. Tekniske oplysninger overføres som udgangspunkt fra det tilsvarende felt i Arkibas 4. 96 Rullemenuen indeholder x antal optioner svarende til medietyper (Lyd). Listen vedligeholdes centralt af Arkibas ApS. 97 Ved nyoprettelser testes for, om der i dateringsfeltet indgår et årstal. Hvis ja, overføres dette automatisk til Periode Fra + Til felterne. 95 Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 21 Sekvensindholdsfelt Udgaver Indhold Label Medieinfo98, digital version Løbenummer Start (TT:MM:SS) Varighed (TT:MM:SS) Kort resumé DK599 Placering100 Udgave (nr.) Medie Placering Note Lyd - Indhold Input Default Validering Bemærkning Obligatorisk Alfanumerisk Nej Nyt felt Nej Numerisk Nej Nyt felt Nej Alfanumerisk TT:MM:SS Nej Nyt felt Nej Alfanumerisk TT:MM:SS Nej Nyt felt Nej Alfanumerisk Nej Nyt felt Nej Alfanumerisk Ja Nyt felt Nej Alfanumerisk Nej Nyt felt Nej Numerisk Nej Nyt felt Nej Rullemenu Nej Nyt felt Nej Alfanumerisk Nej Nyt felt Nej Alfanumerisk Nej Nyt felt Nej 98 Metadata om mediefil importeres hertil, f.eks. med open source-redskabet MediaInfo. Felter som overføres til Arkibas er: Filtype (f.eks. OGG), Format/codec (f.eks. Vorbis), Bitrate (kbps) og Varighed (TT:MM:SS). Metadata overføres, når en mediefil tilknyttes registreringen i Arkibas 5. 99 DK5-koder påføres på samme vis som beskrevet under Indhold for Arkivfonde. 100 Feltet vises, men det er ikke redigérbart. Feltet erstattes af direkte kolonne-indtastning under ”Start” og ”Varighed”. Feltet fjernes, når arkiverne manuelt har overført data. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 22 Beskrivelse Stamkort Label Registreringsbogstav Registreringsnummer Placering (fysisk) Særnummer ID Kort resumé Beskrivelse Optaget af Varighed Tekniske oplysninger101 Originalt medie Datering Note til datering Bemærkninger Intern note Klausul Periode: Fra Periode: Til Sted GPS UTM Fritekstord Publicering Sekvenser – Levende billeder Input Default Validering Forvalgt V Nej Bemærkning - Obligatorisk Ja Identisk med øvrige stamkort Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Rullemenu102 Alfanumerisk Alfanumerisk Ukendt TT:MM:SS Vælg medie - Ja Ja Nej Nej Nej (Nej) Nej Nyt felt Se note103 - Ja Ja Nej Nej Nej Nej Nej Identisk med øvrige stamkort 101 Tekniske oplysninger overføres som udgangspunkt fra det tilsvarende felt i Arkibas 4. Rullemenuen indeholder x antal optioner svarende til medietyper (Film). Listen vedligeholdes centralt af Arkibas ApS. 103 Ved nyoprettelser testes for, om der i dateringsfeltet indgår et årstal. Hvis ja, overføres dette automatisk til Periode Fra + Til felterne. 102 Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 23 Sekvensindholdsfelt Udgaver Indhold Levende billeder - Indhold Label Input Default Validering Bemærkning Obligatorisk Medieinfo104, bevaringsversion Alfanumerisk Nej Nyt felt Nej Løbenummer Numerisk Nej Nyt felt Nej Start (TT:MM:SS) Alfanumerisk TT:MM:SS Nej Nyt felt Nej Varighed (TT:MM:SS) Alfanumerisk TT:MM:SS Nej Nyt felt Nej Kort resumé Alfanumerisk Nej Nyt felt Nej DK5105 Alfanumerisk Ja Nyt felt Nej Placering106 Alfanumerisk Nej Nyt felt Nej Udgave nr. Numerisk Nej Nyt felt Nej Medie Rullemenu Nej Nyt felt Nej Placering Alfanumerisk Nej Nyt felt Nej Note Alfanumerisk Nej Nyt felt Nej 104 Metadata om mediefil importeres hertil, f.eks. med open source-redskabet MediaInfo. Felter som overføres til Arkibas er: Filtype (f.eks. MKV), Format/codec (f.eks. H.264), Bitrate (kbps) og Varighed (TT:MM:SS). Metadata overføres, når en mediefil tilknyttes registreringen i Arkibas 5. 105 DK5-koder påføres på samme vis som beskrevet under Indhold for Arkivfonde. 106 Feltet vises, men det er ikke redigérbart. Feltet erstattes af direkte kolonne-indtastning under ”Start” og ”Varighed”. Feltet bortfalder, når arkiverne manuelt har overført data. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 24 Beskrivelse / Indhold Stamkort Label Registreringsbogstav Registreringsnummer Placering (fysisk) Særnummer ID Kort resumé Person: Fornavn(e) Person: Efternavn Alternative navne Stilling Født Død Hjemsted Begivenhed Titel på artikel Undertitel Avisens navn Publiceringsdato Sidetal Omfang (Spalter) Note Illustrationer Sprog Datering af indhold Periode: Fra Periode: Til Bemærkninger Intern note Klausul Sted GPS UTM Fritekstord Publicering Input Forvalgt Udklip - Enkelt artikel - Person Default U Validering Nej Bemærkning - Obligatorisk Ja Identisk med øvrige stamkort Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk - Ja Ja Nej Nej Korrektur107 Se note108 - Nej Ja Nej Nej Alfanumerisk / (DD-MM-ÅÅÅÅ) - Ja Se note109 Nej Ikke markeret Dansk ÅÅÅÅ i Datering = Periode Fra + Til Kan overskrives112 Ja Nej Ja Nej Nej Ja Nej Nej Nej Nej Nej (Nej) Se note110 Tabel følger! Se note111 Ja Nej Ja Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Ja Ja - Ja Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk (DD-MM-ÅÅÅÅ) Numerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Flueben Rullemenu Alfanumerisk Numerisk Identisk med øvrige stamkort 107 Check, at første bogstav samt første bogstav efter ” ” eller ”-” er uppercase. Det skal undersøges, om der kan laves ”intelligent korrektur” på efternavne. 109 Validering på ÅÅÅÅ (numerisk). Kun ÅÅÅÅ kræves udfyldt. Hvis alt (DD, MM, ÅÅÅÅ) er udfyldt, valideres de samlet som ét datofelt. 110 Feltet svarer til det nuværende Dateringsfelt i indtastningsvinduet, som genererer Beskrivelsesfeltet i Arkibas 4. Hvis alt (DD, MM, ÅÅÅÅ) er udfyldt, valideres de samlet som ét datofelt. 111 Ved nyoprettelser testes for, om der i dateringsfeltet indgår et årstal. Hvis ja, overføres dette automatisk til Periode Fra+Til felterne. 112 For den resterende del af kravspecifikationens stamkort er denne default-overførsel af ÅÅÅÅ fra et udfyldt Datering-felt standard! 108 Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 25 Beskrivelse / Indhold Stamkort Label Registreringsbogstav Registreringsnummer Placering (fysisk) Særnummer ID Kort resumé Begivenhed Titel Undertitel Avisens navn Publiceringsdato Datering af indhold Sidetal Omfang (Spalter) Note Illustrationer Sprog Bemærkninger Intern note Klausul Periode: Fra Periode: Til Sted GPS UTM Fritekstord Publicering Udklip - Enkelt artikel - Emne Input Default Validering Forvalgt U Nej Bemærkning - Obligatorisk Ja Identisk med øvrige stamkort Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk (DD-MM-ÅÅÅÅ) Alfanumerisk Numerisk Numerisk Alfanumerisk Flueben Rullemenu Dansk Nej Ja Nej Ja Ja (Nej) Nej Nej Nej Nej Nej Se note113 Se note114 - Nej Ja Nej Ja Nej Ja Nej Nej Nej Nej Nej Identisk med øvrige stamkort 113 Feltet svarer til det nuværende Dateringsfelt i indtastningsvinduet, som genererer Beskrivelsesfeltet i Arkibas 4. Hvis alt (DD, MM, ÅÅÅÅ) er udfyldt, valideres de samlet som ét datofelt. 114 Ved nyoprettelser testes for, om der i dateringsfeltet indgår et årstal. Hvis ja, overføres dette automatisk til Periode Fra+Til felterne. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 26 Beskrivelse115 Stamkort Label Registreringsbogstav Registreringsnummer Placering (fysisk) Særnummer ID Kort resumé Person: Fornavn(e) Person: Efternavn Alternative navne Stilling Født Død Hjemsted Oplysninger om personen Oplysninger om indhold Oplysninger om de enkelte artikler Startår Slutår Note Bemærkninger Intern note Klausul Periode: Fra Periode: Til Sted GPS UTM Fritekstord Publicering Udklip - Artikelsamling - Person Input Default Forvalgt U Validering Nej Bemærkning - Obligatorisk Ja Identisk med øvrige stamkort Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk - Ja Ja Nej Nej Korrektur116 Se note117 - Nej Ja Nej Nej Alfanumerisk / (DD-MM-ÅÅÅÅ) - Ja Se note118 Nej Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Numerisk Numerisk Alfanumerisk - Ja Nej Nej Nej Overføres til Periode: Fra + Til119 - Ja Nej Nej Nej Ja Ja Nej Numerisk? Nej Identisk med øvrige stamkort 115 Eksisterende data i felterne Datering samt Fra og Til overføres. Datering vises ikke. Eksisterende data i Fra og Til overføres til felterne Periode Fra + Til. De kan kun rettes via felterne Startår og Slutår. 116 Check, at første bogstav samt første bogstav efter ” ” eller ”-” er uppercase. 117 Det skal undersøges, om der kan laves ”intelligent korrektur” på efternavne. 118 Validering på ÅÅÅÅ (numerisk). Kun ÅÅÅÅ kræves udfyldt. Hvis alt (DD, MM, ÅÅÅÅ) er udfyldt, valideres de samlet som ét datofelt. 119 Periode Fra + Til er inaktive for indtastning. De autoudfyldes med de værdier, som indtastes i Startår og Slutår. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 27 Beskrivelse120 Stamkort Label Registreringsbogstav Registreringsnummer Placering (fysisk) Særnummer ID Kort resumé Emne Oplysninger om indhold Oplysninger om artiklerne Startår Slutår Note Bemærkninger Intern note Klausul Periode: Fra Periode: Til Sted GPS UTM Fritekstord Publicering Udklip – Artikelsamling - Emne Input Default Validering Forvalgt U Nej Bemærkning - Obligatorisk Ja Identisk med øvrige stamkort Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk - Ja Nej Nej Numerisk - Numerisk? Alfanumerisk - Nej Overføres til Periode: Fra + Til121 - Ja Nej Nej Ja Nej Identisk med øvrige stamkort 120 Eksisterende data i felterne Datering samt Fra og Til overføres. Datering vises ikke. Eksisterende data i Fra og Til overføres til felterne Periode Fra + Til. De kan kun rettes via felterne Startår og Slutår. 121 Periode Fra + Til er inaktive for indtastning. De autoudfyldes med de værdier, som indtastes i Startår og Slutår. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 28 Beskrivelse / Indhold Stamkort Label Registreringsbogstav Registreringsnummer Placering (fysisk) Særnummer ID Kort resumé Titel Undertitel Forfatter(e) Udgavebetegnelse Forlag Trykkested Udgivelsesår Serietitel Ophav til serietitel Nummerering af serie Sidetal Note Sprog Illustrationer Bemærkninger Intern note Klausul Periode: Fra Periode: Til Sted GPS UTM Fritekstord Publicering Input Forvalgt Trykte kilder – Bog Default H Validering Nej Bemærkning - Obligatorisk Ja Identisk med øvrige stamkort Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Numerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Numerisk Alfanumerisk Rullemenu Flueben Dansk Ikke markeret Ja Nej Nej Nej Nej Nej Ja Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nyt felt122 Numerisk? Numerisk? - Ja Nej Nej Nej Nej Nej Ja Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Identisk med øvrige stamkort 122 Indtastede navne i dette felt overføres til et forfatterregister i Arkibas 5, j.fr. Fotograf ifm. Billedregistrering. Eksisterende navne-data fra de i alt seks forfatterfelter (Forfatter Fornavn + Efternavn nr. 1, 2 og 3) i Arkibas 4, overføres på samme måde til registret. I den enkelte registrering samles overførte forfatternavne i det nye felt på formen: Efternavn1, Fornavn1; Efternavn2, Fornavn2; Efternavn3, Fornavn3. Der skal som udgangspunkt kunne tilknyttes et ubegrænset antal forfatternavne til en registrering. Denne egenskab skal også gælde for alle øvrige "Forfatter(e)" felter i kravspecifikationen. (Se desuden afsnittet Generelle bemærkninger) Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 29 Beskrivelse / Indhold Stamkort Trykte kilder - Flerbindsværk Input Default Validering Forvalgt H Nej Label Registreringsbogstav Registreringsnummer Placering (fysisk) Særnummer ID Kort resumé Titel Undertitel Forfatter(e) Udgavebetegnelse Forlag Trykkested Udgivelsesår Fra Udgivelsesår Til Serietitel Ophav til serietitel Nummerering af serie Oplysninger om de enkelte bind Note Sprog Bemærkninger Intern note Klausul Periode: Fra Periode: Til Sted GPS UTM Fritekstord Publicering Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc Bemærkning - Obligatorisk Ja Identisk med øvrige stamkort Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk - Ja Nej Nej Nej Nej Nej - Ja Nej Nej Nej Nej Nej Numerisk - Ja Numerisk? Ja Dansk Nej Nej Nej Nej Nej Nej - Nej Nej Nej Nej Nej Nej Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Rullemenu Identisk med øvrige stamkort 30 Beskrivelse / Indhold Stamkort Label Registreringsbogstav Registreringsnummer Placering (fysisk) Særnummer ID Kort resumé Titel Undertitel Forfatter(e) Udgavebetegnelse Forlag Trykkested Udgivelsesår Sidetal Note Sprog Illustrationer Kopi Bemærkninger Intern note Klausul Periode: Fra Periode: Til Sted GPS UTM Fritekstord Publicering Trykte kilder - Småtryk Input Default Validering Forvalgt S Nej Bemærkning - Obligatorisk Ja Identisk med øvrige stamkort Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Numerisk Numerisk Alfanumerisk Rullemenu Flueben Flueben Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc Dansk Ikke markeret Ikke markeret Ja Nej Nej Nej Nej Nej Ja Nej Nej Nej Nej Nej Numerisk? Numerisk? - Ja Nej Nej Nej Nej Nej Ja Nej Nej Nej Nej Nej Identisk med øvrige stamkort 31 Beskrivelse / Indhold Stamkort Label Registreringsbogstav Registreringsnummer Placering (fysisk) Særnummer ID Kort resumé Titel Undertitel Forfatter(e) Udgavebetegnelse Forlag Trykkested Bogens udgiver Udgivelsesår Sidetal Note Sprog Illustrationer Kopi Bemærkninger Intern note Klausul Periode: Fra Periode: Til Sted GPS UTM Fritekstord Publicering Trykte kilder - Bogartikel Input Default Validering Bemærkning Obligatorisk Forvalgt R Nej Ja Identisk med øvrige stamkort Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Numerisk Numerisk Alfanumerisk Rullemenu Dansk Flueben Ikke markeret Flueben Ikke markeret Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc Ja Nej Nej Nej Nej Nej Nej Ja Nej Nej Nej Nej Nej Numerisk? Numerisk? - Ja Nej Nej Nej Nej Nej Nej Ja Nej Nej Nej Nej Nej Identisk med øvrige stamkort 32 Beskrivelse / Indhold Stamkort Label Registreringsbogstav Registreringsnummer Placering (fysisk) Særnummer ID Kort resumé Titel Undertitel Forfatter(e) Tidsskriftets navn Tidsskriftets udgiver Udgivelsesår Bind Nr. Sidetal Note Sprog Illustrationer Kopi Bemærkninger Intern note Klausul Periode: Fra Periode: Til Sted GPS UTM Fritekstord Publicering Trykte kilder - Tidsskriftartikel Input Default Validering Forvalgt R Nej Bemærkning - Obligatorisk Ja Identisk med øvrige stamkort Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Numerisk Numerisk Numerisk Numerisk Alfanumerisk Rullemenu Flueben Flueben Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc Dansk Ikke markeret Ikke markeret Ja Nej Nej Nej Nej Ja Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Numerisk? Numerisk? Numerisk? Numerisk? - Ja Nej Nej Nej Nej Ja Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Identisk med øvrige stamkort 33 Beskrivelse / Indhold124 Stamkort Trykte kilder – Aviser og tidsskrifter123 Input Default Validering Forvalgt E Nej Label Registreringsbogstav Registreringsnummer Placering (fysisk) Særnummer ID Kort resumé Tidsskriftets navn Undertitel Alternative navne Tidsskriftets udgiver Haves fra Haves til Bestandsoplysninger Note Sprog Tilføj nyt tidsskrift til samling Bemærkninger Intern note Klausul Periode: Fra Periode: Til Sted GPS UTM Fritekstord Publicering Bemærkning - Obligatorisk Ja Identisk med øvrige stamkort Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk - Ja Nej Nej Nej - Ja Nej Nej Nej Numerisk - Ja Numerisk? Ja og Nej125 Dansk - Nej Nej Nej - Gå til indholdsblok Nej Nej Nej Nej Alfanumerisk Alfanumerisk Rullemenu Knap Identisk med øvrige stamkort 123 Denne registreringstype svarer til registreringstypen Periodesamlinger i Arkibas 4, hvorfra data overføres. Hvis brugeren ønsker at føje en række forskellige tidsskrifter til samlingen skal disse kunne indtastes i et Indholdsfelt med indholdsblokke jf. andre beskrevne indholdsfelter men med kolonnelabels svarende til felterne i nærværende indtastningsskabelon. 125 Feltet "Haves fra" kræves udfyldt med et numerisk angivet årstal, mens "Haves til" ikke kræves udfyldt. 124 Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 34 Beskrivelse127 Stamkort Label Registreringsbogstav Registreringsnummer Placering (fysisk) Særnummer ID Kort resumé Emne Oplysninger om indhold Oplysninger om de enkelte dele Startår Slutår Note Bemærkninger Intern note Klausul Periode: Fra Periode: Til Sted GPS UTM Fritekstord Publicering Øvrige samlinger - Emne126 Input Default Validering Forvalgt M Nej Bemærkning - Obligatorisk Ja Identisk med øvrige stamkort Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk - Ja Nej Nej Numerisk - Numerisk? Alfanumerisk - Nej Overføres til Periode: Fra + Til128 - Ja Nej Nej Ja Nej Identisk med øvrige stamkort 126 Denne registreringstype svarer til registreringstypen Emnesamlinger i Arkibas 4, hvorfra data overføres. Eksisterende data i felterne Datering samt Fra og Til overføres. Datering vises ikke. Eksisterende data i Fra og Til overføres til felterne Periode Fra + Til. De kan kun rettes via felterne Startår og Slutår. 128 Periode Fra + Til er inaktive for indtastning. De autoudfyldes med de værdier, som indtastes i Startår og Slutår. 127 Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 35 Beskrivelse Stamkort Label Registreringsbogstav Registreringsnummer Placering (fysisk) Særnummer ID Kort resumé Beskrivelse Tekniske oplysninger Ophav Mål (h x b) Type Målestok Materiale Datering Note til datering Bemærkninger Intern note Klausul Periode: Fra Periode: Til Sted GPS UTM Fritekstord Publicering Input Forvalgt Øvrige samlinger – Kort Default K Validering Nej Bemærkning - Obligatorisk Ja Se note129 Nyt felt130 Ekstra menu-lag Nyt felt Nyt felt - Ja Nej Nej Nej Nej Nej Nej Ja Nej Identisk med øvrige stamkort Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Rullemenu131 (evt. 2 niveauer) Alfanumerisk Rullemenu Alfanumerisk Alfanumerisk Vælg type Vælg materiale - Ja Nej Nej Nej Nej Nej Nej Ja Nej Identisk med øvrige stamkort 129 I Arkibas 4 findes feltet Titel. Feltet nedlægges i Arkibas 5. Feltet fusioneres med feltet Beskrivelse. Data fra feltet Titel placeres øverst i feltet Beskrivelse i Arkibas 5. Denne definition gælder også for feltet under Teknisk Tegning samt for Plakater og Grafik. 130 Dette felt fungerer efter samme regler som feltet Fotograf i registreringstypen Enkelt Billede men føjes til en ny tabel "Ophav", som er fælles for reg.typerne Kort, Tegning, Plakat. Feltet skal ikke inkluderes i forbindelse med almindelige fritekstsøgninger i Arkibas 5. Denne definition gælder også for feltet Ophav under Teknisk Tegning samt for Plakater og Grafik. Ønskes felterne Ophav og Fotograf inkluderet i en fritekstsøgning, kan dette angives med et flueben. 131 Feltet Art i Arkibas 4 omdøbes til Type. De angivne korttyper i den nuværende samlede liste ”Art” fra Arkibas 4-klienten kan importeres til en nyoprettet tabel over korttyper. Tabellen skal kunne opdateres centralt. Tabellen skal muligvis udvides. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 36 Beskrivelse Stamkort Label Registreringsbogstav Registreringsnummer Placering (fysisk) Særnummer ID Kort resumé Beskrivelse Tekniske oplysninger Ophav Mål (h x b) Type Målestok Materiale Datering Note til datering Bemærkninger Intern note Klausul Periode: Fra Periode: Til Sted GPS UTM Fritekstord Publicering Øvrige samlinger – Teknisk tegning Input Default Validering Forvalgt T Nej Bemærkning - Obligatorisk Ja Udfyldt? Nyt felt Nyt felt Nyt felt - Ja Nej Nej Nej Nej Nej Nej Ja Nej Identisk med øvrige stamkort Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Rullemenu132 Alfanumerisk Rullemenu Alfanumerisk Alfanumerisk Vælg type Vælg materiale - Ja Nej Nej Nej Nej Nej Nej Ja Nej Identisk med øvrige stamkort 132 Feltet Art i Arkibas 4 omdøbes til Type. De angivne tegningstyper i den nuværende samlede liste ”Art” fra Arkibas 4-klienten kan importeres til en nyoprettet tabel over tegningstyper. Tabellen skal kunne opdateres centralt. Tabellen skal muligvis udvides. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 37 Beskrivelse Stamkort Label Registreringsbogstav Registreringsnummer Placering (fysisk) Særnummer ID Kort resumé Beskrivelse Tekniske oplysninger Ophav Mål (h x b) Type Bevaringstilstand Materiale Datering Note til datering Bemærkninger Intern note Klausul Periode: Fra Periode: Til Sted GPS UTM Fritekstord Publicering Øvrige samlinger – Plakater og Grafik Input Default Validering Forvalgt P Nej Bemærkning - Obligatorisk Ja Udfyldt? Nyt felt Nyt felt Nyt felt - Ja Nej Nej Nej Nej Nej Nej Ja Nej Identisk med øvrige stamkort Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Rullemenu133 Alfanumerisk Rullemenu134 Alfanumerisk Alfanumerisk Vælg type Vælg materiale - Ja Nej Nej Nej Nej Nej Nej Ja Nej Identisk med øvrige stamkort 133 Feltet Art i Arkibas 4 omdøbes til Type. De angivne plakattyper i den nuværende samlede liste ”Art” fra Arkibas 4-klienten kan importeres til en nyoprettet tabel over plakattyper. Tabellen skal kunne opdateres centralt. Tabellen skal muligvis udvides. 134 Rullemenu over materialetyper udarbejdes. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 38 Beskrivelse Stamkort Øvrige samlinger – Genstand135 (ny registreringstype) Input Default Validering Forvalgt G Nej Label Registreringsbogstav Registreringsnummer Placering (fysisk) Særnummer ID Kort resumé Beskrivelse GenstandsID Tekniske oplysninger Bearbejdning Dimensioner (l x h x b)137 Materiale Datering Note til datering Bemærkninger Intern note Klausul Periode: Fra Periode: Til Sted GPS UTM Fritekstord Publicering Bemærkning - Obligatorisk Ja Udfyldt? Se note136 - Ja Nej Nej Nej Nej Nej Ja Nej Identisk med øvrige stamkort Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Rullemenu Alfanumerisk Alfanumerisk Uoplyst Vælg materiale - Ja Nej Nej Nej Nej Nej Ja Nej Identisk med øvrige stamkort 135 Denne registreringstype kan komme til at omfatte udvalgte eksisterende registreringer overført fra Arkibas 4-registreringstyperne ”Øvrige samlinger, Andet”, ”Øvrige billeder” samt KTP-registreringer, som hidtil bl.a. har været anvendt til at registrere genstande. 136 Hvis den indtastede bearbejdningsmetode findes i institutionens lokale register på serveren i forvejen, dukker forslag op ved indtastning. Nye indtastede navne på bearbejdningsmetoder føjes til et særskilt lokalt register i lighed med feltet Ophav (se forrige sider). 137 Ny label, men samme databasefelt som indtastningsfeltet ”Mål (h x b)” i registreringstyperne Kort, Tegninger, Plakater. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 39 Beskrivelse / Indhold Stamkort Elektroniske arkivalier - Hjemmeside (Website) (ny registreringstype) Label Input Default Validering Bemærkning Registreringsbogstav Forvalgt Y Nej Registreringsnummer Placering (fysisk) Særnummer Identisk med øvrige stamkort ID Kort resumé Titel Alfanumerisk Ja Undertitel Alfanumerisk Nej Ophav Alfanumerisk Nej Forfatter eller leverandør Alfanumerisk Nej Anvendelsesperiode: Fra Numerisk Nej Anvendelsesperiode: Til Arkiveringsdato Datofelt Ja Gyldig dato? Beskrivelse af de enkelte sider Alfanumerisk Nej Sitemap138 Knap + Alfanumerisk Vedhæft fil Ja Læsbart format? Digital placering Alfanumerisk Nej Tekniske oplysninger Alfanumerisk Nej Billeder og grafik Flueben Markeret Nej Dokumenter og bilag Flueben Markeret Nej Sprog Rullemenu Dansk Nej Bemærkninger Intern note Klausul Periode: Fra Periode: Til Identisk med øvrige stamkort Sted GPS UTM Fritekstord Publicering Obligatorisk Ja Ja Nej Nej Nej Nej Ja Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej 138 I henhold til XML sitemap-standarden anført på http://sitemaps.org/ Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 40 Beskrivelse / Indhold Stamkort Label Registreringsbogstav Registreringsnummer Placering (fysisk) Særnummer ID Kort resumé Arkivskaber Systemnavn Kommune Matrikel / Ejerlav Virksomhed Systemformål Arkiverings ID Startdato Slutdato Afleveringsmedie Afleveringstype Bemærkninger Intern note Klausul Periode: Fra Periode: Til Sted GPS UTM Fritekstord Publicering Elektroniske arkivalier – Systemarkivalier (ny registreringstype)139 Input Default Validering Bemærkning Forvalgt Q Nej Numerisk Næste ledige nr. Ja Angiv startnummer ifm. batch-import Obligatorisk Ja Ja Identisk med øvrige stamkort Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk - Ja Ja Ja Nej Nej Nej Ja Ja Årstal/Datofelt - Ja Rullemenu Alfanumerisk Vælg medie Register Nej Nej <systemContent> ifm. 1007-import140 <creatorName> ifm. 1007-import <systemName> ifm. 1007-import <komNum> ifm. 1007-import <matrikNum> ifm. 1007-import <cvrNum> ifm. 1007-import <systemPurpose> ifm. 1007-import <archiveInformationPackageID> -do<creationPeriodStart> -do<creationPeriodEnd> -doDefault sættes til DVD, hvis standard Default sættes til Register, hvis standard Ja Ja Ja Nej Nej Nej Ja Ja Ja Nej Nej Identisk med øvrige stamkort 139 Arkibas’ Projektgruppe har sendt denne skabelon i høring hos de IT-arkivarer, som benytter Arkibas. ”1007” refererer til Statens Arkivers bekendtgørelse nr. 1007 om arkiveringsversioner. De lovpligtige arkiveringsversioner af arkivalier til Statens Arkiver efter denne bekendtgørelse er navngivet som anført i nærværende skema. 140 Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 41 Indhold142 Label Niveau Løbenummer143 Fra Til Materialesignatur Indhold Bind Pakker Læg Klausul ID Input Rullemenu Alfanumerisk Datofelt / Årstalfelt Rullemenu144 Alfanumerisk Numerisk Numerisk Numerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Systemarkivalier - Indhold141 Default 3 - Validering Ja Ja 0 Ja ”Vælg fra liste” 0 0 0 = Klausul på Stamkort - Ja Ja Tal Tal Tal Nej Nej Bemærkning <dID> <archivePeriodStart> <archivePeriodEnd> Se note145 <oFn> - Obligatorisk Ja Ja Ja Ja Ja Nej Nej Nej Nej Nej 141 Der skal kunne importeres data fra Statens Arkivers arkiveringsversioner iht. bemærkningerne. Ellers svarer funktionaliteten til siden Indhold under Personarkiv Indholdsfeltet skal fungere som et Excel-regneark. Højreklik-funktionerne (relateret til rækker) er Klip, Kopiér & Sæt ind, f.eks. som følgende menu: Indsæt ny linje over Indsæt ny linje under Indsæt overskrift over Indsæt overskrift under Kopiér linje Klip linje Indsæt over linje Indsæt under linje Kun relevante menupunkter skal være aktive (fadede hvis inaktive). Igen: Forslag til en mere snedig/smidig funktionalitet modtages gerne. ☺ 143 Løbenummeret er ikke visningsrækkefølgen. Der kan sorteres stigende/faldende pr. kolonne, men udførte sorteringer må ikke lagres. 144 Se udfærdiget liste (1+12 optioner). Overskriftsniveauet (niveau 0) ophæver indtastning og validering i de øvrige felter. 145 Hvis en overskrift indsættes, skal signatur vælges. Den valgte signatur indsættes som overskrivbar default-tekst i indholdskolonnefeltet. 142 Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 42 Givere148 Stamkort Label Årstal Journalnummer Placering (fysisk) Modtaget af Modtaget dato Efternavn Fornavn Adresse Postnummer By Telefon E-mail Udskriv til ... Udskriv kvittering Udskriv donationserklæring Klausul Aftale Bemærkninger Journalsøgeord151 Udskriv blanket Indkomstjournal Input Default Numerisk [Årstal]146 Fremsøgning/Brugervalgt Næste ledige nr. Alfanumerisk Alfanumerisk [Indlogget brugers initialer] Alfanumerisk [Dags dato] Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Numerisk Alfanumerisk Numerisk Alfanumerisk Flueben Funktion (Knap) Funktion (Knap) Udskriver donationserklæring Alfanumerisk Almindelige regler Rullemenu150 Alfanumerisk Alfanumerisk Funktion (Knap) - Validering Ja Ja147 Nej Ja Ja Ja Ja Nej Nej Nej Nej Nej Nej Ja Nej Nej Ja - Bemærkning Dato gyldig? Kan flyttes 149 Fast dokument Findes ordet? 152 Obligatorisk Ja Ja Nej Ja Ja Ja Ja Nej Nej Nej Nej Nej Nej Ja Nej Nej Nej - 146 Som default foreslås aktuelt årstal. Årstallet under Institutionsoplysninger (lokal konfiguration) sammenlignes med årstallet på serveren i de første 14 dage i januar. Ved logon informeres brugeren om eventuel uoverensstemmelse mellem det lokalt konfigurerede årstal og årstallet på serveren. 147 Er værdien numerisk? Er brugervalgt nr. ledigt? Fremsøgning: Find første ledige nr. efter angivet nr. 148 Giver- og Kontaktregister. Fungerer som et Excel-ark på samme vis som anført under Personarkiv. Tastefølsom fremsøgning af eksisterende navne. Nye og eksisterende navne og kontaktoplysninger på givere føjes alle til det lokale kontaktregister. 149 Knappen aktiverer udskrivning af kvittering til de givere, som aktuelt er markeret med flueben. Giverens navn og adresse anføres på kvitteringsudskriften. Kvitteringen skal vise det afleverede materiale på listeform (svarende til Indholdsfanens data) Ved klik, åbnes et udskriftsvindue samt et vindue til udskriftsopsætning (i stil med Word). Der skal desuden være mulighed for at sende kvitteringen som e-mail via serveren, hvis giveren/kontaktpersonen har en sådan anført. Kvitteringsudskriften skal medtage data fra Indholdsfeltet samt felterne Bemærkninger og Klausul. Kvitteringen skal foreligge som en standardskabelon, som den enkelte institution efterfølgende selv kan tilrette (lagres i lokal mappe på serveren). Der skal herunder også være mulighed for sideopsætning af hensyn til lokalt brevpapir. 150 Formentlig en hardkodet tabel i Arkibas 4. Skal laves om til tabel med 3 optioner i Arkibas 5, som skal kunne opdateres centralt. 151 Svarer til Fritekstordene (tags) på registreringerne. Ordene bør indgå på lige fod med Fritekstordene ifm. søgninger i Arkibas 5, men de må ikke sammenblandes med Fritekstordene i relation til Arkibas.dk, da indkomstjournalerne ikke må offentliggøres! 152 Blanketudskrivning udskriver både Stamkort og Indholdsfeltets data. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 43 Indhold154 Label Indhold G, D, L, K Mængde Anbringelse Klausul Input Alfanumerisk Rullemenu155 Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Indkomstjournal - Indhold153 Default Validering Nej Gave Nej Nej Nej Almindelige regler Nej Bemærkning Nyt felt Obligatorisk Nej Nej Nej Nej Nej 153 Dette Indholdsfelt skal udstyres med en højrekliks-menu (samt genvejstaster) med samme valgmuligheder som beskrevet under Arkivfonde. Fungerer som et Excel-ark på samme vis som anført under bl.a. Arkivfonde - Personarkiv. 155 Radioknapper i Arkibas 4. Erstattes med rullemenu i Arkibas 5 som opdateres centralt. Labels er: Gave, Donation, Lån, Køb 154 Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 44 Label Journaler Registreringer Billede158 Dokumenter160 Links161 Referencer Label Dato Handling Initialer Bilag Erindring Relationer156 Default - / [1. givers navn] - / [Kort resumé] - / [Filnavn el. Tekst]159 - / [Filnavn el. Tekst] - Validering Nej Nej Nej Nej Nej Nej Bemærkning Dynamisk felt157 Dynamisk felt - Log163 Default [Dags Dato] [Handlingstype]164 [Indlogget brugers initialer] Ikke markeret Validering Ja Nej Ja Nej Nej Bemærkning Gyldig dato? Auto/redigér Findes bruger? - Input Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Input Datofelt Alfanumerisk Alfanumerisk Numerisk Flueben 162 Obligatorisk Nej Nej Nej Nej Nej Nej Obligatorisk Nej Nej Nej Nej Nej 156 Relationer videreføres som en global facilitet (gælder både Indkomstjournaler og alle registreringstyper) Journal- og registreringsrelationer skal fungere som i Arkibas 4. Den viste tekst fra en anden registrering hentes altid fra feltet Kort resumé (Dynamisk felt). Ved relation til journal vises ingen tekst – kun journalens nummer. Når der oprettes en relation fra én indkomstjournal/registrering til en anden, skal der automatisk oprettes en en retur-relation, forudsat at den ikke findes i forvejen. Relationer skal ikke videreformidles til Arkibas.dk. 158 Ved Lydregistreringer hedder dette label ”Lydklip”. Ved Levende billeder hedder dette label ”Filmklip”. Lyd: Max. spilletid: 5 min. Film: Max. spilletid: 5 min. Øvrige registreringstyper, herunder billeder: Der uploades som minimum de to billedformater, som i dag benyttes på Arkibas 4. Derudover skal der ifm. upload tages aktivt stilling til, om arkivet ønsker at uploade billedet i en højere opløsning (Maksimum dpi fastlægges senere, dog ikke i bogtrykningskvalitet). Det uploadede billede navngives automatisk på basis af navnet på dén registrering, som billedet tilknyttes. 159 Relationer fra Arkibas 4 overføres. Disse består af hhv. et angivet filnavn samt en kort beskrivelsestekst. Såfremt der er indtastet en beskrivelsestekst, er det denne som vises. Ellers vises filnavnet. 160 Kun PDF accepteres som gyldigt format til uploadede dokumenter. Der fastlægges en maksimal filstørrelse på dokumenter senere. PDF-læser integreres. 161 Links videreføres ikke i Arkibas 5. Udgår. Eksisterende data i feltet Links auto-overføres til feltet Referencer. 162 Autoformatering af URL’er, jfr. Word. 163 Det nye faneblad Log erstatter de tidligere faneblade Hændelser (findes under Indkomstjournaler i Arkibas 4) og Historik (generelt faneblad i Arkibas 4). 164 Autogenerede handlinger omfatter: ”Oprettet”, ”Modtaget” (overført fra stamkortet), ”Ændret”, ”Kvittering udskrevet”, ”Afsluttet” og ”Godkendt”. Selve Log-feltet fungerer som et Excel-ark med mulighed for indsættelse og sletning. Autogenererede hændelser må IKKE kunne slettes! Manuelt oprettede handlinger kan redigeres og slettes. Fluebens-feltet ”Erindring” er kun tilgængeligt ifm. manuelt oprettede handlinger. 157 Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 45 Label Stikord til DK5166 DK5167 Ordningsord168 Henvisningstekst Tilføj henvisning169 Input Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Alfanumerisk Knap Henvisninger165 Default Validering Ja Ja Ja [Kort resumé] Nej - Bemærkning Findes ord i tabel? Gyldig decimalklasse? Findes ord i forvejen? Redigérbart felt Indsætter ny henvisningslinje Obligatorisk Nej Nej Nej Nej - 165 Aktivering af undersiden/fanebladet Henvisninger sker først, når Kort resumé er udfyldt på Stamkortet. Feltet med Henvisninger fungerer som et Excel-ark som anført under bl.a. fanebladet Personarkiv – Indhold. Ved højreklik med mus i feltet kan følgende menuvalg foretages: Indsæt ny henvisning Ret henvisning (kræver at henvisning er markeret) Slet henvisning (kræver at henvisning er markeret) Et dobbeltklik på en markeret henvisning åbner denne for redigering af feltværdien i dén kolonne, hvor der blev klikket. Funktionerne skal have taste-genveje. 166 Baseret på XML Stikordstabel med DK5-tilknytninger (leveres / udarbejdes). Feltet er indtastningsfølsomt, så snart der er indtastet minimum 4 tegn (referencetabellen er muligvis enorm). Så snart et stikord er valgt, påføres den associerede DK5-værdi i feltet DK5. Eksisterende lokalt indtastede stikord til DK5, skal enten overføres som Fritekstsøgeord (svarer til nuværende Fritekstord i Arkibas 4, som også overføres hertil), eller helt bortfalde (ikke overføres). 167 Baseret på XML DK5-tabel (leveres / udarbejdes), som består af en DK5 decimaltalkode samt en dertil hørende overskrift. Indtastningsfølsom. Liste over de seneste indtastninger lagres i en tabel på arkiv/institutionsniveau. Listen med de seneste indtastede DK5-værdier kan fremkaldes på brugerens anmodning. 168 Eksisterende ordningsord overføres med eksisterende DK5-tilknytninger. Nye ordningsord føjes til lokal liste over Ordningsord. Indtastningsfølsom kontrol ift. eksisterende ordningsord. Ordningsord må ikke kunne slettes i Administrationsmodulet, hvis de er i brug. 169 Alternativ til højreklik-funktionen ”Indsæt ny henvisning”. I begge tilfælde tilføjes en linje med tomme felter under kolonnerne Henvisningstekst, DK5, Ordningsord og Stikord til ordningsord. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 46 Lokal administration Institutionsoplysninger - - - Nuværende data + felter overføres. Muligheden for at fastsætte et bestemt standardårstal for Indkomstjournaler bibeholdes, nemlig årstal/journalnummer og journalnummer/årstal. Ved første login på institutionsarkivet efter årsskiftet, promptes en bruger med administratorrettigheder til at angive det ønskede årstal. Default: Aktuelt år. Det enkelte arkiv kan vælge default-værdi for publiceringsrettigheder. Default er ”Må ikke publiceres” Default-bogstaver for de forskellige registreringstyper angives hér. Eksisterende arkivers bogstavvalg overføres til Arkibas 5 og bliver deres defaults o Nyoprettede arkiver får tildelt den af Arkibas ApS udfærdigede standard o Nuværende Arkibas 4-arkiver tildeles en opsætning af registreringsbogstaver, som lægger sig tættest muligt op ad standarden, men som tager hensyn til arkivets eksisterende anvendelse af registreringsbogstaver. Angivelse af sprogversion af Arkibas foretages hér. Den enkelte institution skal kunne angive, om man ønsker felterne ID, GPS og UTM vist. Ved første login efter et månedsskift, anmodes brugeren om at bekræfte rigtigheden af arkivets kontaktoplysninger. Brugeradministration - Oprettelse af kodeord: Der skal være validering på kodeordet. Det skal sikres, at kodeordet opfylder minimumsstandarder (f.eks. mindst x antal tegn og en blanding af tegn). Tilbud om autogenererede kodeord til hvert oprettet brugernavn. Hvis en bruger har glemt sit kodeord eller ønsker at nulstille sit kodeord, kan dette blive fremsendt, hvis brugeren oplyser en emailadressse. Krav om høj sikkerhed. Overvej: NemID, VPN, andet. Vis brugere: Oversigt over alle registrerede brugere + administratorer. Feltet samles under samme fane/menu som Oprettelse af Roller. Eksisterende metode til oprettelse af roller overføres. Følgende tilføjes: Samlinger, E-arkivalier. Dette gælder også angivelse af Aktivperiode. Der indføres et ekstra sikkerhedsniveau, således at felter med personfølsomme oplysninger ikke kan tilgås af ikke-autoriserede brugere. Der udarbejdes senere en detaljeret politik angående brugerroller og rettigheder under hensyn til gældende lovgivning. Udskrifter - Som udgangspunkt skal de eksisterende udskrivningsmuligheder videreføres. Se de forskellige udskriftsmuligheder i Arkibas 4. Fejl heri skal rettes. Det skal desuden være muligt at udskrive lister med søgeresultater. Enkeltregistreringer skal også kunne udskrives. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 47 - Mulighed for at opsætte brugerdefinerede skabeloner for kvitteringsudskrifter (Indkomstjournaler) og udvalgte registreringsfelter (registreringer). Mulighed for at udskrive til PDF (uafhængigt af browseren) af hensyn til browserbetingede forskelle på udskrifter. Fejl i sorterede listeudskrifter (f.eks. numerisk eller alfabetisk) må ikke forekomme. Registre Lokale registre (adgang til lokale registre foregår via Administrationsmodulet). Ikke-systemadministratorer skal have mulighed for at vedligeholde disse lokale registre via en dertil defineret rolle under Brugeradministration. - Personer: Lokalt redigérbart register. Baseret på data fra Arkivfond - Personarkiv og Artikelsamlinger – Person samt Ordningsord tilknyttet 99.4-henvisninger. De enkelte poster i registret er tekststrenge opbygget på formen: Efternavn, Fornavn(e), Født, Død, Sted, Stilling. For Personarkiv og Artikelsamlinger – Person dannes strengen ud fra de dertil svarende datafelter. Ordningsord er i forvejen tekststrenge og overføres blot til registret. - Fotografer: Lokalt redigérbart register. Aktivt (indtastningsfølsomt) i feltet Fotograf. Data fra eksisterende felt ”Fotograf” overføres hertil. - Ophav: Lokalt redigérbart register. Aktivt (indtastningsfølsomt) i feltet Ophav (Kort, Tegning, Plakat). - Bearbejdning: Lokalt redigérbart register. Aktivt (indtastningsfølsomt) i feltet Bearbejdning (Genstand). - Forfattere: Lokalt redigérbart register. Aktivt (indtastningsfølsomt) i feltet Forfatter(e). Data overføres fra eksisterende felter. Se note under Trykte kilder. - Givere: Lokalt redigérbart register. Aktivt (indtastningsfølsomt) i feltet Giver(e). Se note herom under Indkomstjournal. - Ordningsord og Fritekstord oprettes og redigeres lokalt og er kun tilknyttet det enkelte arkiv. Ordningsord er tilknyttet DK5-klasser. - Fritekstord er tilknyttet den enkelte registrering. - Generel regel: Hver gang et nyt navn tilføjes, overføres data automatisk til det dertil svarende register. - Lokale Placeringer: En liste over lokale fysiske placeringer kan oprettes af den lokale administrator. Ifm. registreringsarbejdet vil disse kunne vælges fra en rullemenu, når feltet ”Placering (fysisk)” er aktivt. Der kan ikke indtastes fritekst i dette Placeringsfelt. - Mulighed for massehandlinger ifm. søgninger. F.eks. sammenlægning af Ordningsord samt tilføje DK5værdier og Stikord til DK5. (Eksempel: fremsøg og markér de Ordningsord, som skal ændres. Angiv hvilket (nyt) ordningsord, som alle de markerede records skal benytte. Mulighed for at ”samle ind” til en større sammenlægning af Ordningsord via flere søgninger. Efter hver søgning kan ord føjes til en ad hoc lagret indsamlingsliste med de ord, der skal omdøbes.) Globale registre (DK5-decimalklasser samt Stikord til DK5) - DK5-tabellen samt Stikord til DK5-tabellen: Disse består af talkoder i intervallet (00.00000-99.99999) samt dertil associerede tekstlabels. Disse XML-tabeller skal enten importeres fra Danmarks Biblioteks Centers officielle, årligt ajourførte tabeller, eller alternativt vedligeholdes af Arkibas ApS. - Decimalklasser kan alene oprettes og redigeres centralt. Ingen lokal adgang til at oprette eller redigere DK5-klasser eller Stikord til DK5. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 48 Opsætning af program - - Det skal som minimum være muligt at vælge imellem et forindstilling for feltlayout til henholdsvis 4:3 og 16:9 skærmopløsninger. Hvis der findes dynamiske skabeloner, som kan løse udfordringen smartere, lyder det interessant. ☺ Valget af design skal overholde en række minimumsstandarder for handicapvenlighed til offentlige hjemmesider, herunder hensyn til farveblindhed. Ekstra sproglag skal kunne vælges i opsætningen. Arkibas ApS skal selv kunne tilføje ekstra sproglag, når disse foreligger. Udvikles af Arkibas ApS. En bruger med de fornødne rettigheder skal altid kunne redigere og godkende en registrering. Ændres en godkendt registrering, fjernes brugerinitialer og dato for en eventuelt eksisterende godkendelse. Status for registreringen er herefter ”ikke godkendt”, indtil den manuelt godkendes på ny. Søgefaciliteter - Søgeresultater skal kunne vises på samme måde, som det er muligt i Arkibas 4 (som har tre forskellige visningsformater). - Det skal være muligt at fritekstsøge på alle relevante felter i Arkibas 5, herunder tekst i Indholdsblokke. Hvilke felter, det konkret drejer sig om, afhænger af den nye databasestruktur. - Afgrænsningsmuligheder skal som udgangspunkt svare til Arkibas 4. Søgninger skal kunne afgrænses på følgende måder: o Registreringstype o Registreringsbogstav o Intervaller af registreringsnumre o Periode Fra + Til o Intervaller af Stedkoder o Intervaller af DK5 (også muligt at indtaste en enkelt DK5-værdi) o Ordningsord o Brugernavn ( = Brugers initialer) - Alle brugere vil kunne se det fulde resultat af en fritekstsøgning uanset brugerens adgangsrettigheder. Hvorvidt brugeren kan åbne en registrering (herunder journaler) i et søgeresultat, afhænger imidlertid af brugerens tildelte adgangsrettigheder. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 49 Arkibas.dk Kravspecifikation Formål Formålet med Arkibas.dk er at gøre de omfattende lokalhistoriske oplysninger, som lokalarkiverne har indsamlet og registreret igennem mange år, tilgængelige for offentligheden via Internettet. Forhåbentlig vil offentliggørelsen medføre, at mange af de deltagende lokalarkiver vil få flere henvendelser fra borgerne – enten fysisk eller online – med forespørgsler angående deres samlinger. Målgrupper Arkibas.dk skal i sit design og sin funktionalitet henvende sig til både den forudsætningsløse (men nysgerrige) bruger såvel som den arkivvante og målrettede bruger. De i forvejen erfarne arkivbrugere (slægtsforskere m.fl.) vil umiddelbart benytte Arkibas.dk. Derudover vurderes det, at der er et potentielt publikum blandt eksempelvis følgende grupper: • Skoler og gymnasieskoler og studerende med historieundervisning • Historisk interesserede i bred forstand Der nedsættes en markedsførings-arbejdsgruppe, som blandt andet skal definere yderligere interesse- og faggrupper samt tiltag ifm. lancering af Arkibas.dk. Generelt om Arkibas.dk Indholdet på Arkibas.dk er de registreringsdata, der ligger i Arkibas-databasen samt dertil knyttede mediefiler (dokumenter, billeder, lyd og video), og som i registreringsprogrammet Arkibas er angivet til ”Må publiceres”. Fjernelse af data fra Arkibas.dk vil i praksis ske via den enkelte registrerings status mht. publicering i registreringsprogrammet Arkibas. De data, som et arkiv stiller til rådighed i Arkibas.dk, er fortsat arkivets ejendom. Tilsvarende er det hvert enkelt arkivs ansvar, at lovgivning overholdes, og at de publicerede data ikke krænker nogen. Dette skal fremgå af en disclaimer-side. Arkibas ApS har intet ansvar for validiteten eller lovligheden af de registreringsdata, der præsenteres. Arkibas.dk skal kunne bruges uden tilmelding eller login. En loginfunktion skal dog implementeres af hensyn til fremtidige funktioner, der forbeholdes tilmeldte brugere. Brugen af Arkibas.dk er gratis. Eventuel betaling for kopier af billeder og lignende sker alene efter aftale mellem brugeren og den pågældende arkivinstitution. Arkibas har eksisteret siden 1993, og er et indarbejdet navn i lokalarkivkredse og placeres derfor på domænet www.arkibas.dk. Domænenavnene www.arkiv-portalen.dk og www.arkivportalen.dk er også reserveret til projektet for at have et ikke-indforstået, alternativt domænenavn. Arkibas' logo [A'et] skal danne grundlag for et nyt logo til markedsføringen af Arkibas.dk. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 50 Arkibas.dk bygger på Arkibas 5. Udvikling af Arkibas.dk kan påbegyndes, når strukturen i Arkibas 5 er fastlagt, og det er muligt at referere til denne i Arkibas.dk. Der skal senere eventuelt udvikles en smartphone-applikation med Arkibas.dk-søgefacilitet målrettet billeder, film og lyd. Applikationen skal kunne anvendes af flest mulige, gængse smartphone-typer. Leverandøren er velkommen til at komme med et forslag hertil, men hvis faciliteten medfører en betragtelig prisforskel, bør dette fremgå af det samlede prisoverslag på Arkibas udviklingsprojektet. Tekniske kapacitetskrav Arkibas.dk-databasen bygger på en replika af Arkibas-databasen. Det er et krav, at brugernes positive oplevelse af Arkibas.dk afhænger af, at oppetiden på websitet er optimal, og at serveren er i stand til at håndtere online afspilning af video og lyd. Dette kan indebære, at Arkibas.dk’s database ikke skal ligge på samme server som den nuværende database men i stedet på en separat webserver. Vi forventer, at det fremsendte tilbud fra leverandøren indeholder forslag til en hardware-løsning. Skærmvisning Brugeren skal have mulighed for at vælge et visningslayout, som er tilpasset brugerens lokale skærmopsætning (f.eks. intervallerne 640x480 – 1200x768 og 1200x800 – 1900x1200 pixels (forslag modtages gerne)) samt skærmformat. Farvevalget på Arkibas.dk skal tage hensyn til farveblinde brugere. Browserunderstøttelse Det er af afgørende betydning, at Arkibas.dk kan udforskes og benyttes så gnidningsfrit som muligt af brugerne, uafhængigt af hvilken internetbrowser de benytter. Det forventes, at leverandøren tager hensyn til sidevisning, afvikling af aktivt indhold m.v. i hvert fald de 4-5 mest benyttede browsere på markedet (Firefox, Internet Explorer, Chrome, Opera og Safari). Vi er bevidste om, at HTML5 på en lang række områder endnu ikke har en veldefineret vedtagen standard og derfor understøttes vidt forskelligt fra browser til browser. Men tekniske løsninger, der bygger på åbne standarder, herunder HTML5-elementer med alternativ afvikling i Flash m.v., vil være ønskeligt. Sprogunderstøttelse Lige som i Arkibas 5 skal det være muligt at ændre visningssproget på Arkibas.dk. Sproglaget skal ligeledes referere til en fil på serveren, således at fejlrettelser eller tilføjelser af flere sprog kan udføres blot ved at rette i tekst eller oprette en ekstra redigérbar fil. Eksponering Arkibas.dk’s hjemmeside skal søgemaskineoptimeres. Det følgende er en opsummering af de felter og funktioner (faciliteter), der findes på de i alt tre forskellige sidetyper i Arkibas.dk, som internetbrugeren vil møde ved brug af websitet Arkibas.dk. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 51 Krav til startsiden (søgesiden) De forskellige målgrupper skal alle have mulighed for at få et udbytte af at benytte Arkibas.dk. Startsiden skal både give tilbud om simple fritekstsøgninger og grafiske afgrænsningsmuligheder såvel som specifikt definerede søgeafgrænsninger for de brugere, som præcist ved, hvad de søger. Et generelt ønske ved alle dele af Arkibas.dk er, at brugeren ikke gelejdes bort fra standardsiderne, blot fordi man måtte ønske at afgrænse sin søgning. Udvidede visninger eller avancerede funktioner tilgås derfor alle vha. ekspandérbare funktioner (klikbare "plus"-ikoner, som folder valgmenuer ud). Dette indebærer, at startsiden (og dermed søgesiden) indeholder følgende felter og funktioner: Et fritekstsøgefelt Et +/- zoombart Danmarkskort, hvorpå der kan markeres ét eller flere områder på enten kommune- eller sogneniveau. Under fritekstsøgefeltet findes teksten "Præcisér din søgning" med følgende felter/valgmuligheder: Årstal (Evt. en grafisk skydebarre eller via selvindtastning i de to årstalsfelter) Geografi (Afgrænsningen kan udføres enten vha. zoombart Danmarkskort eller via rullemenu / fritekstindtastning) Emne (Hér kan enten indtastes emneord i fritekst (med sensitive forslag til søgeord) eller vha. en valgmenu med 10-20 hovedemnegrupper. Muligt at vælge flere emner) Lokalarkiv (Mulighed for sensitivt fritekstvalg af ét eller flere lokalariver, hvori der skal søges) Brugeren vil kunne se sine valg som indlejrede i de respektive afgrænsningsfelter og annullere dem. Søgefaciliteter Alle søgeafgrænsninger vil kunne defineres enten vha. direkte fritekstindtastning eller vha. grafisk markering på et kort. Det skal desuden være muligt at angive, at man ønsker at markere flere områder, f.eks. ad hoc at definere flere sogne eller kommuner at søge inden for på én gang. Det vil altid være muligt at udføre en fritekstsøgning uden forudgående søgeafgrænsninger. Hvis en søgning giver et stort antal resultater (antal defineres senere), tilbydes brugeren at indtaste et ekstra søgeord. Søgeafgrænsningerne vil omfatte følgende felter: Geografi (Sted) (Mulighed for tilvalg af flere områder. Laveste niveau: Kirkesogne) Årstalsinterval (Heri indtastes blot et interval bestående af gyldige årstal) Emneafgrænsning (Valg mellem 20 hovedemner via en DK5-indekseringsnøgle) Arkivinstitution (Kan fremfindes via case sensitiv indtastning) Liste med populære søgeord (tag cloud) for de ”nysgerrige” (baseret på stikord) Underliggende specialsøgninger: Personsøgning, Ejendomssøgning, Virksomh./Inst.søgning Fejlsituationer skal forklares på dansk og i klart sprog. Søgninger, der teknisk ikke kan gennemføres, skal resultere i et forslag til afhjælpning. (”Prøv i stedet at ...”) Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 52 Sortering og visning af søgeresultater Relevans- og sorteringskriterier ifm. søgninger Søgeresultater sorteres efter samme metode, som anvendes i Mini-Arkibas.dk (se udsnit herunder). Der hentes følgende data [Bemærk: Baseret på Arkibas 4’s databasestruktur] [Fra tabellen Registrering] SogeOrd KortResume Betegnelse Motiv [Fra tabellen Henvising] Henvisning [Fra tabellen EmneordLokal] Emneord EmneStikord [Fra tabellen StedLokal] StedTxt [Fra tabellen ArkivFondIndhold] Indhold [Fra tabellen SekvensIndhold] Indhold De 2 årstal til fra og til tages fra felterne ”Registrering.Fra” og ”Registrering.Til” Database-relationerne er således: Registrering (Registrering.publicering in (1,2)) ArkivfondIndhold (ArkivfondIndhold.RefId = Registrering.ID + Registrering.Signatur=”A”) SekevnsIndhold (SekvensIndhold.RegRef = Registrering.ID + Registrering.samlingstype in (4,5,7,8,20)) Henvisning (Henvisning.RegRef = Registrering.ID) EmneordLokal (EmneordLokal.Id =Henvisning.EmneordId) StedLokal (StedLokal.Id =Registrering.StedId) Brugeren vil ved enhver søgning automatisk søge i samtlige materialetypekategorier, der opfylder søgekriterierne. Så snart en søgning er udført, vil det være muligt at se, hvor mange søgeresultater der findes i hver enkelt materialetypekategori (vises på faneblads-tag), jf. f.eks. www.Europeana.eu. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 53 Brugeren vil efter udført søgning frit kunne bladre imellem følgende fem faneblade: − Alle − Tekst (omfatter registreringskategorierne Arkivfonde, Udklip, Trykte Kilder og Elektroniske arkivalier) − Billeder (omfatter registreringskategorien Billeder) − Film og Lyd (omfatter registreringskategorien Sekvenser) − Andet (omfatter registreringskategorien Øvrige Samlinger) Visning af søgeresultater I standardvisningen "Alle" være en resultatliste opdelt i kolonner med følgende data: Ikon / billedminiature (thumbnail) (Størrelsen afhænger af designet. Ved hver registrering angiver et ikon, hvorvidt at der er tilknyttet et medie eller ej) Kort beskrivelse (Hele indholdet af datafeltet ”Kort beskrivelse” i Arkibas) Sted (Jfr. feltet ”Sted” i Arkibas) Periode (Jfr. feltintervallet ”Periode Fra+Til” i Arkibas) Arkivinstitution (Jævnfør feltet ”LHA-nr.” i Arkibas. Talkode oversættes til stednavnet i arkivets navn, med kommunenavnet efterstillet i parentes) Der skal frit kunne vælges mellem kolonnevisning og ikonvisning (store ikoner) (se Europeana). Brugeren skal endvidere have mulighed for at få vist flere (eller færre) søgeresultater pr. side. Desuden skal det være muligt at sortere søgeresultatet efter de forskellige kolonne-labels samt efter materialetype. Ethvert søgeresultat er naturligvis klikbart, hvorved detailvisning af den enkelte registering åbnes. Visning af søgeresultater under fanebladet Tekst Listning af søgeresultater i bred kolonne (som i ”Alle”). Hvis en arkivfond har et tilknyttet billede eller en anden fil, vises dette med et ikon. Visning af søgeresultater under fanebladet Billeder Ved denne visning vises kun søgeresultater i kategorierne Billeder. Resultaterne opstilles sideordnet med x antal billeder pr. række og med x antal rækker pr. side som billedthumbnails. Hvis der ikke er tilknyttet en thumbnail til en registrering, vises i stedet et ikon. Når musemarkøren føres hen over et billede, vises en info-boble (stor læsbar tekst) med flg. felter: Kort resumé Sted Datering Lokalarkiv Visning af søgeresultater under fanebladet Film Visning af søgeresultater på samme måde som under ”Billeder”. Når musemarkøren føres hen over en videothumbnail, åbnes en info-boble (med stor læsbar skrift) med følgende felter: Kort resumé Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 54 Sted Datering Lokalarkiv Varighed Visning af søgeresultater under fanebladet Lyd Lydfiler repræsenteres af et lydikon. Når musemarkøren føres hen over et lydikon, åbnes en info-boble (med stor læsbar skrift) med følgende felter: Kort resumé Sted Datering Lokalarkiv Varighed Visning af søgeresultater under fanebladet Andet Listning af søgeresultater i bred kolonne (som i ”Alle”). Hvis en arkivfond har et tilknyttet billede eller en anden fil, vises dette med et ikon. Detaljevisning (visning af enkelt registrering) Uafhængigt af materialetypen vil et klik på et bestemt søgeresultat åbne en visningsside, som er tilpasset det valgte materiale. Det bidragende arkivs navn skal vises som link, der ved klik åbner et layer / pop up-boks med kontaktoplysninger baseret på arkivets kontaktoplysninger i Arkibas 5. Infoboksen fjerner ikke brugeren fra selve søgeresultatet. Infoboksen skal kunne tilføjes mere omfattende detail- og serviceoplysninger samt eventuelt et billede af arkivet. Tilknyttede dokumenter og links Tilknyttede filer uploadet til Arkibas' server kan åbnes via klik på deres filnavn(e) vist på siden. PDF understøttes som integreret visningsstandard for tilknyttede dokumenter på Arkibas.dk. Derudover vil der gælde følgende for præsentationen af de digitaliserede materialer: Tekst Ved visning af kategorien Tekst fremhæves og evt. sidecentreres data fra felterne Beskrivelse og Indhold (hvor dette findes), således at brugerens fokus bedst muligt henledes på tekst, som beskriver indholdet af registreringen. Billeder I detaljeret visning gengives billedet i et format, som i bredden svarer til teksten på siden. Kvaliteten af det viste billede vil blive fastlagt under hensyn til de deltagende arkivers ønsker om ikke at videreformidle digitale billeder i trykkvalitet samt ud fra hensynet til brugerens ønske om f.eks. at kunne identificere ansigter på de viste billeder. Hvis der er tilknyttet et billede i høj opløsning (se Arkibas 5 kravspecifikationen), åbnes dette ved klik på billedet i standardopløsning. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 55 Billeder præsenteres med følgende felter: IDnr Fotograf Lokalarkiv Sted Datering/Periode Beskrivelse Indhold Personer Note til datering Links til Tilknyttede filer Udskriv (Bestil) [Gældende i senere version:] Under billedet vises linien Bestil kopi, hvis den pågældende arkivinstitution har åbnet for denne mulighed. Hermed vil en bruger med login mod et vederlag kunne anmode om at få det pågældende billede tilsendt i høj kvalitet. Pris på billeder aftales lokalt. Video og lyd Såfremt at internetbrowseren understøtter HTML5 benyttes <video>/<audio> til afspilning af video og lyd (sidens kildekode skal teste for HTML5-understøttelse). Alternativt benyttes en serverbaseret webafspiller. Afspilleren skal fungere i alle standardbrowsere. Mulige webafspillere kunne være JWplayer eller DivX Web Player. Video- og lydklip skal produceres (tilskæres til en maksimalt tilladt spilletid) lokalt, før de uploades via Arkibas 5. Brugerens ventetid søges minimeret gennem brug af de aktuelt eller fremadrettet mest egnede filformater til streaming via internettet (f.o.f. WebM og MP4 samt evt. OGV og MKV). Har en bruger uploadet én af disse filtyper, konverteres der automatisk til i hvert fald ét eller to øvrige filformater (MP4 og WebM skal understøttes) for at sikre maksimal internet-browserkompatibilitet. Konvertering (batchkørsel) til et eller flere andre filformater foregår om natten. Filstørrelsesbegrænsninger håndhæves via kontrol af headerinformation om f.eks. filstørrelse, billedopløsning og spilletid. Følgende maksima gælder for lyd- og videofiler: Type Lydfiler Videofiler Max. spilletid 5 minutter 5 minutter Max. opløsning Irrelevant 480 x 360 pixels Codecs* Filtyper* MPEG, AAC, Vorbis MP3, OGG, AAC H.264, MPEG4, VP8, WebM og MP4 samt Theora evt. MKV og OGV *) Gælder kun for HTML5. Alle codecs og filtyper understøttet af den valgte medieafspiller tillades. **) Kvaliteten reduceres automatisk til 96 kbps (mono) eller 128 kpps (stereo). Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc Max. bitrate 320 kbps** 512 kbps 56 Tidligt i udviklingsforløbet iværksætter Arkibas ApS klargørings-tiltag og uddannelsesforløb mhp. at gøre arkiverne i stand til at levere lyd- og videoklip til Arkibas.dk på baggrund af de standarder, som aftales med leverandørerne. Kontakt arkivet En knap (”Kontakt arkivet”) åbner en formular, som brugeren kan udfylde med ID-oplysninger, samt et felt til at skrive sin forespørgsel. Et felt (”Emne”) er automatisk udfyldt med nummeret på den viste registrering. Denne knap er i modsætning til de øvrige kontaktfaciliteter via Arkibas.dk obligatorisk for alle arkiver. Hvis et arkiv ikke har oplyst e-mailadresse, deaktiveres denne knap. Udskrivning I alle tilfælde skal udskriftsmuligheden optimeres til én printside, hvis pladsen tillader det. En knap ”Udskriv” genererer en PDF-version af den pågældende side, som herefter kan udskrives. Tomme datafelter vises og udskrives ikke. Der kan udskrives både i listevisningen over søgeresultater samt i detailvisningen af den enkelte registrering. ”Interaktive” faciliteter (gælder for senere versioner af Arkibas.dk) Bruger-login Oprettelse af en brugerkonto er gratis. Oprettelse kræver oplysninger om navn, adresse og telefon- eller emailadresse og associeres med et selvvalgt brugernavn + adgangskode. Oprettelsen skal verificeres med en CAPTCHA-indtastning. Er en bruger logget ind, kan dennes ID-oplysninger benyttes til autoudfyldning af obligatoriske formular-felter ifm. bestillinger. Muligheden for at anvende NemID skal undersøges. Bestillingsfunktion (Billeder) Funktionen Bestil kopi åbner en formular, hvor brugeren dels skal afgive identificerende oplysninger om bestiller, dels erklære at regler for brug af billedet overholdes. Formularen genererer en mail til den relevante arkivinstitution. Faciliteten kræver ikke et brugerlogin. Bestil til læsesal En anden bestillingsfacilitet er muligheden for at forhåndsbestille kopier af arkivalier (eller andre materialetyper, der ikke er digitale) til brug på den pågældende arkivinstitutions læsesal. Ved klik på denne tekst åbnes en formular, der udfyldes med navn og kontaktoplysninger og dernæst generer en e-mail til det relevante arkiv. Denne og evt. også førnævnte bestillingsfacilitet vil være tilgængelige, hvis den hjemmehørende arkivinstitution har givet tilsagn om at yde denne service sammen med deltagelsen på Arkibas.dk. Kommentarfunktion Tilmeldte brugere har adgang til at kommentere oplysningerne for den enkelte registrering, som kan ses på Arkibas.dk. Kommentarerne kan læses af alle. Kommentarer tilføjes via den detaljerede visning. Når en Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 57 registrering tilføjes en brugerkommentar, sendes en mail til den arkivinstitution, der ejer materialet. Det enkelte arkiv skal selv tilmelde sig denne service. Uden tilmelding kan der ikke føjes brugerkommentarer til registreringerne. ”Mit Arkiv” Tilmeldte brugere har mulighed for at definere faste søgekritererier, så de f.eks. altid søger i en bestemt arkivinstitution eller et bestemt geografisk område, når de er logget på. M.a.o. lagres eventuelle brugerdefinerede foretrukne søgekriterier i en Javascript-cookie. Gode råd modtages. Funktionen Mit Arkiv giver tilmeldte brugere adgang til at Samle udvalgte registreringer vha. en bogmærke-funktion, således at de hurtigt kan fremfindes igen. Uploade egne billeder i relation til de officielle registreringer på Arkibas.dk. Disse tilføjelser lagres ikke sammen med Arkibas' egne data, men derimod i en særskilt database. Deltage i identifikation af billeder. Evt. etableres en pulje af billeder, der mangler oplysninger. Via kommentarfunktionen får brugerne adgang til at tilføje oplysninger. Ekstra Data-misbrug Arkibas.dk skal beskyttes mod datahøst – f.eks. et privatfirmas datahøst af lister/oversigter. Eventuelt ved hastighedssænkning ved massive datasøgninger fra en bestemt IP-adresse. Betegnelser Fokus på brugergennemskuelighed ift. betegnelser / terminologi på Arkibas.dk. Viste betegnelser på labels skal ligge i sproglaget, således at ændringer i enkelte betegnelser let kan ændres løbende. Thesaurus-fil / Fonetisk ordsøgning En oversigt over forskellige stavemåder af identiske navne skal udvikles. Undersøg, om der findes thesaurii med f.eks. navnestavemåder eller synonymer, som umiddelbart kan importeres til optimering af søgemaskinen. Søgninger Mulighed for prioritering af nært stillede ordforekomster ift. søgeord (f.eks. ved søgning på Ole Hansen prioriteres Ole Hansen frem for Ole Steen Hansen). Understøttelse af boolske søgekriterier. Efterforskning af billeder Der oprettes en særskilt sektion (link fra startsiden), hvori billeder angivet som "ukendt" i Arkibas 5 uploades til og arrangeres i et galleri vist på omtrent samme vis som beskrevet under "Visning af søgeresultater fanebladet Billeder". Afhængigt af mængden af ukendte billeder, opdeles billederne efter område/geografi. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 58 Generelle krav og bemærkninger - - - - - - Generel validering på felttype (Numerisk, alfanumerisk osv.) Alle udskrifter genereres via print-til-PDF (som så kan udskrives som fysisk print). Skrivning af mediefilers headere (metadata) til udvalgte felter i registreringer ifm. upload af mediefil, herunder f.eks. billeders geodata til GPS-feltet, Fotograf, Mål (Højde x Bredde) (samt filstørrelse), Optagelsesdato og Filformat. Alle ”felt-løse” data placeres i feltet Tekniske Oplysninger. Der ønskes en mulighed for geotagging af en registrering ved at definere punkt/område på et lille kort, hvorved GPS-data overføres til registreringen. Mulighederne for at auto-oversætte de eksisterende Sted-koder i Arkibas til GPS skal undersøges. Thesaurus. En oversigt over forskellige stavemåder af identiske navne ønskes. Undersøg, om der findes eksisterende thesaurii med navnestavemåder eller andre synonymer, som umiddelbart kan importeres til optimering af søgefunktionen i Arkibas 5 (principielt samme facilitet som beskrevet for Arkibas.dk). Muligheder for at vandmærke billeder (valgfrit for institutionen) og andre mediefiler skal undersøges. Papirkurvs-facilitet til slettede registreringer. Muligt at angive autosletnings-frekvens i Administration. Statistik: Den enkelte arkivinstitution skal have mulighed for at se oplysninger om antal forskellige registreringstyper på eget arkiv, antallet af godkendte og ikke-godkendte registreringer, publicerede og ikke-publicerede samt mulighed for at lave statistik over antal nye registreringer, f.eks. pr. måned. Statistikker skal kunne defineres efter behov af brugerne. Godkendelse af registrering (gælder alle registreringstyper). Godkendelse er et internt værktøj for arkivets medarbejdere på de arkiver, hvor man ønsker en ”second opinion” på kvaliteten af den indtastede registrering. Godkendelse sker ved udfyldning af brugernavn samt dato. Afhængigt af brugerens tildelte rettigheder (se brugeradministration) har brugeren adgang til at godkende eller ej. Fejlmeddelelser af enhver art i Arkibas skal formidles på dansk eller på det valgte sprog. Når dansk er valgt som sproglag, må der ikke forekomme fejlmeddelelser på engelsk. Sproget i anvendte tilføjelsesprogrammer (f.eks. redigeringsprogrammer), som formidler tekst, skal svare til det aktuelt valgte sprog i Arkibas. F1-hjælp. Kontekst-sensitive (feltafhængige) hjælpetekster (f.eks. via klik på labelnavn). ”Net message”-adgang fra Arkibas Hotline. Genvejstaster til alle funktioner. Krav om tabuleringsmulighed mellem alle felter. Det forventes, at tilbudet vil indeholde forslag til testning og testmiljø. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 59 Datasikkerheden i Arkibas 5 og Arkibas.dk Om forholdene Arkibas er et registreringsprogram, der bliver benyttet af mange forskellige brugere - brugere, som har en faglig tilgang til brug af et IT-system på meget varierende niveau. Baggrunden for dette papir er, at typen af oplysninger, der registreres i Arkibas og i en fremtid skal gøres offentlig på Arkibas.dk, kan være af en karakter, der kræver et bestemt sikkerhedsniveau. De data, der bliver registreret i Arkibas er og vil også fremadrettet være af meget forskellig karakter og det er derfor af stor betydning for systemets legitimitet, at datasikkerheden - her tænkt som driftsikkerhed, hændelsesstyring, adgangskontrol og sikkerhedskopiering - er tænkt som en parameter. Registreringerne i Arkibas vil naturligvis ikke være genstand for behandling hér, men vil være et selvstændigt emne for en vejledning rettet mod brugerne. Denne publikation skal derfor resultere i, at firmaerne, der deltager i udbuddet omkring udviklingen af Arkibas 5, skriftligt skal kunne redegøre for de sikkerhedsprocedurer, der skal gælde ift. datasikkerheden. Teknisk adgangskontrol og opsætning af rettigheder Arkibas vil blive brugt til registrering af private såvel som kommunale arkivalier, og systemet skal derfor indrettes sådan, at det ikke er muligt at få adgang til systemet uden brugeridentifikation og et password. Der må ikke være tale om en fælles kode. Desuden skal sikkerhedsniveauet ift. de forskellige bruger-identiteter også gennemtænkes og beskrives. Baggrunden er, at der kan være personoplysninger i Arkibas, som ikke må komme til uvedkommendes kendskab jvf. persondataloven. Det er derfor af stor vigtighed, at sikkerheden omkring bruger-identiteterne bliver prioriteret. Kravet om teknisk adgangskontrol gælder for alle it-systemer med personoplysninger, uanset om der er tale om ikke-fortrolige personoplysninger. Kravet gælder for alle typer af it-systemer. Brugerne skal derfor tildeles rettigheder til netop de oplysninger i systemet, der vedrører de opgaver, brugeren beskæftiger sig med. Logning Eftersom systemet vil indeholde personoplysninger, bør der være en maskinel registrering (logning), der fungerer som et teknisk redskab, hvis der er mistanke om misbrug af oplysninger. En log bør være tilgængelig for relevante brugere/det enkelte arkiv til enhver tid. Der skal derfor overordnet gøres nogle overvejelser om, hvorledes man kan foretage en hændelsesstyring i et kommende Arkibas 5. Overordnet En skriftlig redegørelse for sikkerheden skal ligeledes indeholde en beskrivelse af procedurer vedrørende nedbrud, hvilket sikkerhedssystem, der bruges og en beskrivelse af virksomhedens interne arbejdsgange ift. data i Arkibas 5: hvem har adgang, hvor mange har adgang osv. Kravspecifikation_Arkibas_5_&_dk_v1.0.doc 60
© Copyright 2024