Lastentapahtuman käsikirja
Leikin juhlaa Lastentapahtuman käsikirja Anu Wihinen Humanistinen ammattikorkeakoulu Kansalaistoiminnan ja nuorisotyön koulutusohjelma (210 op.) 2010 SISÄLLYS ALKUSANAT 3 1 LASTENTAPAHTUMAN LÄHTÖKOHDAT 4 2 SUUNNITTELU 4 2.1 KOHDERYHMÄ 2.2 TAPAHTUMAN SISÄLTÖ JA OHJELMA 2.3 TYÖMENETELMÄT/KEINOT 2.4 TAPAHTUMAPAIKKA JA TILAT 2.5 RAHOITUS JA SPONSORIT 2.6 YHTEISTYÖKUMPPANIT 2.7 BUDJETTI JA SWOT- ANALYYSI 2.8 TIEDOTUS 2.9 OPASTEET TAPAHTUMAPAIKALLE 3 TAPAHTUMAN TOTEUTUS 3.1 LUPA-ASIAT 3.1.1 Ilmoitus tapahtuman järjestämisestä 3.1.2 Elintarvikelupa 3.1.3 Melu- ja tärinäilmoitus 3.1.4 Maankäyttölupa 3.1.5 Teosto r.y. 3.1.6 Arpajaislupa 3.2 TURVALLISUUS 3.2.1 Järjestyksenvalvonta tapahtumassa 3.2.2 Pelastussuunnitelma 3.2.3 Ensiapu 3.3 HENKILÖKUNTA 3.4 PALAUTE 3.5 JÄTEHUOLTO JA SIIVOUS 4 TAPAHTUMAN JÄLKEEN 4.1 LOPPUPALAVERI 4.2 YHTEISTYÖKUMPPANEIDEN JA TALKOOVÄEN MUISTAMINEN LÄHTEET LIITTEET 5 5 6 6 7 7 8 8 8 9 9 9 9 10 10 11 11 12 12 12 13 14 14 14 15 15 15 16 17 ALKUSANAT Mannerheimin Lastensuojeluliiton paikallisyhdistysten tyypillisiä toimintoja ovat mm. paikallisten ja alueellisten tapahtumien, tilaisuuksien, retkien tms. järjestäminen. Tapahtumissa ja tempauksissa, retkillä ja leireillä asuinalueen perheillä on mahdollisuus tavata toisiaan ja tutustua uusiin lapsiperheisiin. Parhaimmillaan MLL:n tapahtumat tarjoavat elämyksiä, vahvistavat yhteisöllisyyttä ja tuovat MLL:n yhdistyksen toiminnan näkyväksi paikkakunnalla. Tapahtuma voi rakentua oman paikkakunnan tarpeiden pohjalta tai siinä voidaan nostaa esille valtakunnallisesti ajankohtaisia asioita lapsen näkökulmasta. Samalla yhdistys voi markkinoida MLL:n toimintaa laajemminkin. Tapahtumat tuovat myös uusia ihmisiä mukaan paikallisyhdistyksen toimintaan. Tämä lastentapahtuman käsikirja on tehty Mannerheimin Lastensuojeluliiton Kiteen paikallisyhdistys ry:lle. Se palvelee kuitenkin kaikkia, jotka ovat järjestämässä lastentapahtumaa. Oppaan lähtökohtana on käytetty yleisiä ohjeita, joista opas on muokattu nimenomaan lastentapahtuman elementtejä sisältäväksi ja lapset kohderyhmänä huomioivaksi apuvälineeksi. 4 1 LASTENTAPAHTUMAN LÄHTÖKOHDAT Lastentapahtuma on suunnattu lapsille. Tapahtuman (tärkein) onnistumisen edellytys on, että lapset otetaan huomioon suunnittelun sekä tapahtuman joka vaiheessa. Tapahtuma tehdään lasten ehdoilla, mutta ei kuitenkaan unohdeta vanhempia. Järjestäjien innostuneisuus on ratkaiseva ja hyvin tärkeä tekijä tapahtuman onnistumiselle. Innostunut mieli kohottaa ilmapiiriä sekä tarttuu muihin tekijöihin sekä osallistujiin, eli lapsiin. Iloinen mieli ja iloisuus ovat siis lastentapahtuman suola. Lastentapahtuman tarkoituksena on tarjota lapsille sopivaa ja mukavaa tekemistä sekä yhdessäoloa. 2 SUUNNITTELU Tapahtuman kuin tapahtuman tärkein ominaisuus on suunnittelu ja se kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Suunnittelussa on hyvä huomioida, mitä varten tapahtuma järjestetään, kenelle se on suunnattu ja mitä järjestetään. Suunniteltuvaiheessa on myös hyvä listata tapahtuman tavoitteet, jotta pystytään saavuttamaan onnistunut tapahtuma. Kohderyhmää ja sen laajuutta kannattaa miettiä tarkkaan. Myös itse tapahtuman laajuutta kannattaa miettiä; onko kyse kaupunkikohtaisesta, tapahtumasta. läänikohtaisesta tai esimerkiksi valtakunnallisesta On tärkeä kartoittaa päällekkäiset tapahtumat, koska ne yleensä vaikuttavat kävijämäärään sekä syövät toistensa kävijöitä. (Rahkola, Rantama & Räikkönen 2004, 4.) Tapahtuman ajankohdalla on yleensä suuri merkitys. Esimerkiksi koulujen lomat on syytä ottaa huomioon, koska lomien aikaan kohderyhmä ei välttämättä ole niin helposti saavutettavissa. Yleensä tapahtumat kannattaa sijoittaa viikonlopulle, koska silloin kohderyhmä on helpoiten saavutettavissa ja perheellä ja lapsilla on aikaa 5 lähteä tapahtumiin. Tulisi harkita myös, mikä olisi sopiva kesto tapahtumalle. Kun kyse on lapsista, niin tapahtuma ei saisi olla liian pitkä, koska lapset kyllästyvät helposti eivätkä jaksa keskittyä tapahtumaan. Tämä tulisi huomioida varsinkin jos tapahtumassa on aktiviteettia taaperoikäisistä lähtien. Lastentapahtuman suunnittelua auttaa muistilista (liite 1), johon voidaan merkitä vastuuhenkilöt sekä hoidetut työt. 2.1 Kohderyhmä Tapahtuman suunnittelussa lähdetään yleensä liikkeelle siitä kenelle tapahtuma tehdään. Nyt kohderyhmänä ovat lapset.. Kohderyhmän laajuutta on syytä miettiä ihan tapahtuman sisällönkin kannalta. Kohderyhmää ei välttämättä kannata tai ole syytä lähteä rajaamaan, mutta kohderyhmät voivat koostua hyvinkin erilaisista lapsista. Tapahtuma voi olla avoin kaikenikäisille lapsille tai se voi olla suunnattu tietylle ikäryhmälle tai erityisryhmälle. Kohderyhmän laajuus riippuu yleensä tapahtuman luonteesta, siitä mitä on ohjelmassa ja mitä aktiviteetteja lapsille tarjotaan. Lastentapahtuman luonteesta ja kohderyhmästä riippuen kannattaa miettiä, josko tietyn ikäiset lapset saavat osallistua tapahtumaan ilman huoltajaa. Tästä pitää aina ilmoittaa esitteissä. 2.2 Tapahtuman sisältö ja ohjelma Lastentapahtuman sisältö on tärkeä elementti tapahtumassa ja siihen kannattaa panostaa. Järjestettävät aktiviteetit, toiminnot ja tekeminen pitää miettiä kohderyhmän näkökulmasta sekä heidän tarpeidensa mukaan. On järjestettävä kohderyhmälle sopivaa toimintaa. Mikäli lastentapahtuma on kaikille lapsille avoin, tekemistä pitää olla sen mukaan. Lähtökohtana tulee ajatella, että kaikille tarjotaan 6 jotakin tekemistä. Eri-ikäiset lapset ja heidän tarpeensa tulee myös ottaa huomioon lapsia ohjatessa. Sisältöä voidaan lähteä suunnittelemaan ja miettimään esimerkiksi jonkin teeman mukaan. Teema voi olla melkein mikä vain, kunhan se on lapsille ja kohderyhmälle sopiva. On syytä miettiä resurssien ja tapahtuman luonteen puitteissa, että onko paikan päälle mahdollista järjestää lasten leikkipaikkaa pienemmille lapsille. Se voi toimia joko järjestäjien toimesta, eli niin että lapsi voidaan jättää hoitajan luokse tai että vanhemmat itse puuhaavat lastensa kanssa. Leikkipaikassa tulee olla pienemmille lapsille sopivaa puuhaa, kuten leluja. 2.3 Työmenetelmät/keinot Lastentapahtumaa järjestettäessä kannattaa huomioida työmenetelmät ja keinot, joilla lapsia innostetaan mukaan toimintaan. Lapset yleensä kyllästyvät helposti, ja on hyvä olla olemassa keinoja, joilla lapset saadaan mukaan toimintaan. Erilaisia työmenetelmiä ja keinoja on monia, tulee vain löytää omaan tapahtumaan ja kohderyhmälle sopivimmat menetelmät ja keinot. Jos tapahtumassa on yhteisleikkejä, niitä kannattaa olla useita erilaisia varalle, koska näin voidaan vaihtaa leikkiä aina lasten tarpeiden mukaan. Muun muassa MLL:n sivuilta http://www.mll.fi/nuortennetti/tukarit/leikkiasema/ löytyy erilaisia tutustumis -ja vuorovaikutusleikkejä. Osoitteesta http://www.ksl.fi/images/osallistavatmenetelmat.pdf löytyy osallistavia menetelmiä. 2.4 Tapahtumapaikka ja tilat Tapahtuman paikalla on myös suuri merkitys tapahtuman onnistumiselle. Muun muassa seuraavat asiat kannattaa ottaa huomioon tapahtumapaikkaa valitessa: 7 sijainti (imago), tavoitettavuus (kulkuyhteydet), tila, paikan vuokra sekä muut tilasta aiheutuvat kustannukset. (Kauhanen, Juurakko & Kauhanen 2002, 38.) Tapahtumapaikan sijainti ja kohderyhmän pääsy paikalle ovat yhteydessä toisiinsa (emt. 38). On mietittävä kuinka kohderyhmä pääsee paikalle, mikäli tapahtumapaikka sijaitsee kauempana. Tässä yhteydessä on hyvä järjestää tai ainakin miettiä yhteiskyydin järjestämistä, kuten linja-auto kyytiä. Etäisyyden lisäksi on otettava huomioon pysäköintitilat, mihin saa/pystyy pysäköimään, onko tilaa ja tarvittaessa ohjata liikennettä /pysäköintiä. Tiloja miettiessä on syytä ottaa seuraavat seikat huomioon; onko tiloja riittävästi, ovatko tilat mukavat ja turvalliset. Tiloja kannattaa miettiä tapahtuman mittakaavan, kokoluokan sekä kohderyhmän mukaan. Esteettömyys on tärkeä seikka, mikä tulee ottaa huomioon tiloja varattaessa. Lastenrattaiden ja pyörätuolin kanssa on päästävä joka paikkaan. Lastentapahtumaa järjestettäessä tilojen turvallisuus on tärkeää. 2.5 Rahoitus ja sponsorit Hyvissä ajoin ennen tapahtumaa kannattaa hakea rahoitusta esimerkiksi kunnalta sekä etsiä sponsoreita – ei se ota jos ei annakaan! Kaikki mahdolliset rahakanavat kannattaa hyödyntää. Mikäli aikoo järjestää arpajaiset tai ongintaa, niin palkintoja ja lahjoituksia kannattaa kysellä paikallisilta yrityksiltä sekä yhteisöiltä. 2.6 Yhteistyökumppanit Tapahtumaa järjestettäessä on hyvä kysyä yhteistyökumppaneita. Yhteistyön avulla voidaan jakaa kustannukset ja järjestelyt. Ja mikäli samaan aikaan sattuu olemaan päällekkäisiä tapahtumia, niin yhteistyötä kannattaa ehdottaa. Yhteistyö luo myös paljon mahdollisuuksia tulevaisuutta ajatellen. 8 2.7 Budjetti ja swot- analyysi Järjestettävästä tapahtumasta on hyvä tehdä budjettiarvio, koska se helpottaa tapahtuman järjestämistä sekä voidaan välttyä ikäviltä yllätyksiltä. Olisi myös hyvä tehdä jonkinlainen SWOT-analyysi, eli miettiä tapahtuman vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia sekä uhkia. Tämän avulla voidaan varautua ikävimpiin asioihin, eivätkä ne tule yllätyksenä. Analyysin avulla nähdään myös mitä lastentapahtuma voisi antaa ja mihinkä se mahdollistaisi tulevaisuudessa. 2.8 Tiedotus Tiedotus on asia, jota on syytä miettiä tarkkaan ja siihen kannattaa satsata. Tiedotus ja markkinointi kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Informaatio kannattaa kohdentaa suoraan kohderyhmälle. Lastentapahtuman kohderyhmä, tai osa siitä, ei itse osaa lukea eikä välttämättä huomaa ilmoituksia tapahtumasta. Näin ollen, jos vain on mahdollista, kannattaa laittaa ilmoitus lehteen jolloin ainakin vanhemmat (jotka voivat olla tapahtuman toissijainen kohderyhmä) näkevät ilmoituksen. Kannattaa myös jakaa kauppoihin, kirjastoihin, kouluille ja päiväkoteihin ilmoituksia ja lehtisiä. Puskaradio on myös mainio keino levittää sanaa eteenpäin. Tiedottaminen pitää sisällään myös sisäisen tiedottamisen, eli työntekijät on hyvä pitää koko ajan tilanteen tasalla. Henkilökunnan tiedottaminen on tärkeää, jotta tapahtuma saataisiin toimivaksi ja sujuisi mutkattomasti. (Seppänen 2005, 46.) 2.9 Opasteet tapahtumapaikalle Tapahtumapaikan matkan varrelle on hyvä laittaa opasteita, jotta ihmiset löytävät helpommin perille. Täytyy kuitenkin muistaa, että opasteiden laittamiseen tarvitaan aina maanomistajan lupa. 9 Itse tapahtumapaikalle on hyvä laittaa opastekylttejä. On myös hyvä tehdä käsiohjelmia, josta näkyy kaikki olennainen, kuten mitä tapahtuu, milloin tapahtuu ja missä tapahtuu. Tapahtumapaikalle näkyville paikoille voi myös laittaa ohjelmarungon. 3 TAPAHTUMAN TOTEUTUS 3.1 Lupa-asiat Ennen kuin tapahtumaa lähdetään toteuttamaan, on huolehdittava lupa-asiat kuntoon. Tapahtuman luonteesta riippuen tarvitaan erilaisia lupia. 3.1.1 Ilmoitus tapahtuman järjestämisestä ”Yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä kirjallinen ilmoitus järjestämispaikan poliisille. Poikkeuksen muodostavat yleisötilaisuudet, jotka osanottajien vähäisen määrän, tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan vuoksi, eivät edellytetä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai sivullisille ja ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä.” (Poliisi 2010b.) Ilmoitus on tehtävä vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Lisää tietoa sekä ilmoituslomakkeen löydät osoitteesta: http://www.poliisi.fi/ kohdasta luvat. 3.1.2 Elintarvikelupa Elintarvikkeiden myyjän on aina tehtävä toiminnastaan ilmoitus, mikäli kyseessä on vähintään 500 henkilön yleisötapahtuma, jossa myydään tai tarjoillaan elintarvikkeita. Ilmoitus on tehtävä hyvissä ajoin, 15 vuorokautta ennen tapahtuman alkamista kirjallisena oman kunnan terveydensuojeluviranomaisille. (Iiskola-Kesonen 2004, 90.) 10 Ilmoituksesta tulee käydä ilmi seuraavat asiat: toiminnanharjoittaja kotipaikka yhteystiedot arvio osallistuvista henkilömääristä selvitys vedenotosta, ilmanvaihdosta, jätehuollosta sekä viemäröinnistä tapahtumapaikka harjoitettava toiminta tuotevalikoima tuotteiden säilyttäminen sekä säilytys ja valmistuslaitteet. (emt. 90–91.) Lisää tietoja saa kunnan ja kaupungin elintarvikevalvonnasta sekä terveystarkastajalta. 3.1.3 Melu- ja tärinäilmoitus Tilapäisestä melua aiheuttavasta tapahtumasta on tehtävä kirjallinen ilmoitus ympäristösuojeluviranomaiselle, jos tapahtuman melun tai tärinän oletetaan olevan erityisen häiritsevää. Ilmoitus on tehtävä vähintään 30 vuorokautta ennen tapahtuman alkamista. Ilmoituslomake löytyy osoitteesta http://www.ymparisto.fi/ Lupa-asiat ympäristölupa ympäristösuojalain mukaiset ilmoitukset melua ja tärinää aiheuttava tilapäinen toiminta. (Valtion ympäristöhallinnon verkkopalvelu 2010.) 3.1.4 Maankäyttölupa Tapahtumapaikasta riippuen tulee tapahtuman järjestäjien anoa alueen käyttölupaa. Julkista aluetta käytettäessä tulee lupa anoa kunnalta ja yksityistä maa-aluetta käytettäessä lupa anotaan maanomistajalta. (Iiskola-Kesonen 2004, 93.) 11 3.1.5 Teosto r.y. Mikäli tapahtumassa esitetään musiikkia, lupaa musiikin esittämiseen on haettava Teostolta. Lupaa tarvitaan, mikäli musiikkia esitetään julkisesti ja se on tekijänoikeudellisesti suojattua. Suoja on voimassa tekijän elinajan tai 70 vuotta tämän jälkeen. Lisätietoja osoitteesta www.teosto.fi. ( Teosto 2010.) 3.1.6 Arpajaislupa ”Tavara-arpajaisilla tarkoitetaan toimintaa, jonka yhteydessä yhdelle tai useammalle henkilölle luvataan maksua tai muuta suoranaista tai välillistä suoritusta vastaan joko arpomisella tai muulla sattumaan perustuvalla tavalla määrättävä tavara tai vastaava suorituksena tuleva voitto.” ( Poliisi 2010a.) Lupaa haetaan kirjallisesti ja lupa voidaan saada enintään kuudeksi kuukaudeksi kerrallaan. Luvan voi saada rekisteröity yhdistys, itsenäinen säätiö tai muu sellainen yhteisö, jolla on yleishyödyllinen tarkoitus ja jonka kotipaikka on Suomessa. Lupa voidaan antaa, jos arpajaiset toimeenpannaan varojen hankkimiseksi yleishyödyllisen toiminnan edistämiseen. Tavara-arpajaislupaa haettaessa on oltava mukana tavara-arpajaislupahakemus täytettynä toimintakertomus tai muu selvitys siitä, että yhteisö tai säätiö toimii tarkoituksensa toteuttamiseksi ote yhteisön tai säätiön arpajaisten toimeenpanemista koskevasta kokouspöytäkirjasta jäljennös yhteisön tai säätiön viimeksi hyväksytystä tilinpäätöksestä jäljennös yhteisön tai säätiön säännöistä 12 ote yhdistys-, säätiö- tai kaupparekisteristä taikka julkisoikeudellisen yhdistyksen ylläpitämästä rekisteristä (max. 3 kk vanha lupahakemuksen päiväyksestä) käytännön toimeenpanijaksi esitettävää oikeushenkilöä koskeva selvitys Lisätietoja saat soitteesta http://www.poliisi.fi/ 3.2 Turvallisuus 3.2.1 Järjestyksenvalvonta tapahtumassa ”Järjestyksenvalvojalain mukaan järjestyksenvalvojan tehtävänä on järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitäminen sekä rikosten ja onnettomuuksien estäminen siinä tilaisuudessa tai toimituksessa jonne hänet on asetettu järjestyksenvalvojaksi.” (Iiskola-Kesonen 2004, 88.) Tapahtuman luonteen mukaan voi miettiä, tarvitseeko järjestyksenvalvontaa järjestää. Lastentapahtumat ovat yleensä rauhallisia tapahtumia, joten järjestyksenvalvonta ei ole välttämättä tarpeellista. Tapahtuman järjestäjät ja työntekijät voivat toimia ”järjestyksenvalvojina” ja seurailla tilannetta ja tarpeen vaatiessa aloittaa jatkotoimenpiteet. Lisätieto järjestyksenvalvonnasta saat osoitteesta http://www.poliisi.fi/ kohdasta luvat tai järjestys. 3.2.2 Pelastussuunnitelma ”Vuonna 2004 uudistettu perustuslaki velvoittaa kaikki suuret tapahtumat tekemään kirjallisen pelastussuunnitelman. Se on pakollinen kun vaaran tai mahdollisen 13 onnettomuuden aiheuttamien vahinkojen voidaan arvioida olevan vakavat tapahtuman osallistuvien ihmisten suuren määrän tai muun erityisen syyn vuoksi.” (Iiskola-Kesonen 2004, 89.) Pelastussuunnitelmassa on selvitettävä muun muassa seuraavat asiat: ennakoitavat vaaratilanteet ja niiden vaikutukset toimenpiteet vaaratilanteen ehkäisemiseksi poistumis- ja suojautumismahdollisuudet sekä sammutus- ja pelastustehtävien järjestelyt turvallisuushenkilöstö, sen varaaminen ja kouluttaminen sekä muun henkilöstön perehdyttäminen suunnitelmaan tarvittava materiaali (emt. 89.) 3.2.3 Ensiapu On välttämättömyys, että tapahtumassa on aina jonkinlainen ensiapupiste. Ensiapupisteellä tulee aina olla paikalla henkilö(t), jolla on tarvittavat ensiapukurssit käytynä. Pisteellä tulee myös olla vähintäänkin ensiapulaukku, jossa on tarvittavat välineet, kuten laastareita, haavanpuhdistusainetta, desinfiointiainetta ja sideharsoa. Ensiapupiste kannattaa merkata hyvin, jotta ihmiset osaavat tarpeen tullen paikalle. 3.2.4 Vakuutus Tapahtuman ajaksi kannattaa ottaa vakuutus, mikäli sellaista ei ole. Vakuutusyhtiöistä saa vastuuvakuutuksen, joka kattaa yleisöä, toimihenkilöä tai ulkopuolista kohdanneet henkilö- tai esinevahingot. Vakuutus voi kattaa myös järjestäjän vastuun muissa toimissa. (Mustonen) 14 3.3 Henkilökunta Lastentapahtuman luonteesta riippuen, tulee ottaa huomioon kuinka paljon työtekijöitä tai vapaaehtoisia tarvitaan. On hyvä hankkia työvoimaa riittävästi ja mieluummin liian paljon kuin liian vähän. Jos tapahtumassa on erilaisia pisteitä, niin jokaisella pisteellä tulisi olla ainakin yksi aikuinen ohjaamassa lapsia. On myös hyvä sopia etukäteen vastuualueista. Työntekijät huolehtivat omasta vastuualueestaan ja tarpeen mukaan niitä voidaan vaihdella. Järjestäjät ja työntekijät tulisi olla myös tunnistettavissa muiden joukosta, esimerkiksi yhtenäisillä asuilla, asusteilla tai nimikylteillä. 3.4 Palaute Tapahtumasta on aina hyvä kerätä palautetta kävijöiltä. Yksinkertaisemmin se käy palautelomakkeen avulla, joita kävijät voivat halutessaan kirjoittaa tapahtuman aikana. Nyt kun on kyse lastentapahtumasta, niin lasten mielipide on tärkeä. Lapset voivat vaikka hymynaamoin kertoa mitä mieltä he olivat tapahtumasta. Aikuisille on oma tila palautelomakkeessa tai palautelomake, johon he saavat kirjoittaa oman mielipiteensä tapahtumasta. Palautteen kirjoittaminen ei aina innosta, joten palautteen antamiseksi voidaan keksiä joku porkkana. Esimerkiksi kaikkien palautteen antaneiden kesken arvotaan jokin palkinto. 3.5 Jätehuolto ja siivous Tilaisuuden järjestäjä on vastuussa jätehuollon järjestämisestä. Jätepisteitä pitää varta riittävä määrä tapahtuma-alueelle sekä huolehtia niiden tyhjennyksestä. Jos jätteet on tarkoitus lajitella, niin roska-astiat kannattaa merkitä selvästi. (Tapahtuman järjestäjän opas, 19–20.) Roska-astiat on hyvä laittaa, niin että myös lasten on tarvittaessa helppo löytää ja viedä roskat. 15 Tapahtuman järjestäjä on myös velvollinen huolehtimaan alueen siisteydestä ja alueen siivouksesta (emt. 19–20). 4 TAPAHTUMAN JÄLKEEN 4.1 Loppupalaveri Tapahtuman jälkeen olisi hyvä koota tapahtuman järjestäjät koolle ja käydä tapahtuman kulku läpi. Keskustella missä on onnistuttu ja missä on parantamisen varaa. Arvioidaan toimintaa ja toimintapisteitä. Kaikki voivat tuoda oman mielipiteensä esiin. Kokouksessa käydään myös lastentapahtumasta saatu palaute läpi. Palautteen avulla nähdään, mitä mieltä kävijät (lapset ja aikuiset) ovat olleet tapahtumasta. Palautteen kautta voidaan myös lähteä järjestämään seuraavaa tapahtumaa, nähdään mistä on tykätty, mitä pitäisi parantaa sekä mahdollisia kehitysideoita. Palaute auttaa järjestämään tapahtumia tulevaisuudessa. 4.2 Yhteistyökumppaneiden ja talkooväen muistaminen Kiitoksen ilmaiseminen tekijöille on aina tärkeää. Kiitos on vähintä mitä yhteistyöstä voidaan ilmaista ja antaa. Kiitosta voidaan ilmaista sanoilla, kirjeellä tai jollain konkreettisella, esimerkiksi kiitoslahjalla. Kiitos antaa hyvän mielen antajalle sekä tuo hyvän mielen saajalle. 16 LÄHTEET Painetut lähteet Iiskola-Kesonen, Hanna (toim.) 2004. Mitä, miksi, kuinka? Käsikirja tapahtuman järjestäjille. Kauhanen, Juhani & Juurakko, Arto & Kauhanen, Ville 2002. Yleisötapahtuman suunnittelu ja toteutus. Vantaa: DARK OY. Rahkola, Satu & Rantama, Tarja & Räikkönen, Päivi 2004. Onnistunut tapahtuma. Järjestäjän opas. Seppänen, Sirke 2004. Tapahtuman järjestäminen: Ohjeistus rekrytointimessujen järjestämiseen. Kajaanin ammattikorkeakoulu. Tradenomikoulutus. Opinnäytetyö. Painamattomat lähteet Mustonen, Mikko. Järjestetään tapahtuma. Käytännön opas tapahtumien järjestäjille. Tapahtumajärjestäjän opas. Viitattu 25.10.2010. http://www.etelapohjanmaa.fi/kulttuuri/documents/tapopas.pdf Poliisi 2010a. Luvat. ”Arpajaisluvat”. Viitattu 25.10.2010. http://www.poliisi.fi/poliisi/home.nsf/pages/905446A93FC28974C2256BC200465EA4?ope ndocument Poliisi 2010b. Luvat. ”ilmoitus tapahtuman järjestämisestä”. Viitattu 14.10.2010. http://www.poliisi.fi/poliisi/home.nsf/pages/D7D4F9B18EEEF6BDC2256BC3002E7F92?op endocument Valtion ympäristöhallinnon verkkopalvelu 2010. Viitattu 25.10.2010. http://www.ymparisto.fi/default.asp?node=1437&lan=fi. 17 LIITTEET Liite 1: Tapahtuman muistilista VASTUUHENKILÖ HOIDETTU SUUNNITTELU Tilat Budjetti Rahoitus ja sponsorit SWOT-analyysi Yhteistyökumppanit Tiedotus Opastekyltit LUPA-ASIAT Ilmoitus tapahtuman järjestämisestä Elintarvikelupa Melu ja tärinäilmoitus Maankäyttölupa Teosto r.y. TURVALLISUUS Järjestyksenvalvojat Pelastussuunnitelma Ensiapu Vakuutus HENKILÖKUNTA Henkilökunnan määrä Vastuualuejaot SIISTEYS JA PUHTAUS WC Roskikset Siivous LOPPUARVIOINTI Loppupalaveri Palaute 18
© Copyright 2024