HYVIÄ KÄYTÄNTÖJÄ SEURAKUNTIEN JA HAUTAUSTOIMISTOJEN VÄLISEEN YHTEISTYÖHÖN
- YHTEISTYÖLLÄ OMAISTEN PARHAAKSI
Siunauksesta/toimituksesta sopiminen





Onko pappi aloitteentekijä ottamaan yhteyttä
omaisiin ja sopimaan toimituskeskustelusta vai
ohjeistetaanko omaisia ottamaan yhteyttä?
Miten omaisten kanssa tarkastetaan
hautapaikka ja käydään läpi
siunaustoimituksen kulku ja miten kukkien
kanssa toimitaan?
Miten kanttorin kanssa sovitaan
siunaustilaisuuden musiikista?
Millaisen vahvistuksen varauksesta omaiset
saavat, mitä hintatietoja siihen liittyy
muistotilaisuudesta/hautaamisesta?
Miten yhteistyössä selvitetään
hautausjärjestelyistä huolehtivan toivomukset
ja mahdollisuudet niiden toteuttamiseen?
Varaukset



Voidaanko parantaa asiakaspalvelua siten, että
varaukset tehdään mahdollisimman pitkälle
yhdessä paikassa?
o varausjärjestelmä
• siunausaika
• pappi
• kanttori
• vahtimestari
• muistotilaisuuspaikka
Onko mahdollista ottaa käyttöön sähköinen
varausjärjestelmä, josta eri tahot saavat
riittävät tiedot?
Voidaanko ottaa käyttöön yhteinen lomake
seurakuntien ja hautaustoimistojen
tiedonvälitykseen ottaen huomioon
paikkakuntaiset ohjeistukset?
Toiminta vainajakylmiössä








Edellyttääkö seurakunta, että seurakunnan
työntekijä on vastaanottamassa, kun vainaja
tuodaan siunauskappelille säilytettäväksi?
Saako hautaustoimisto omat avaimet?
Vainajien kirjaamisjärjestelmä?
Näyttääkö seurakunnan työntekijä vainajaa?
Missä vainajaa näytetään?
Veloitetaanko vainajan säilyttämisestä?
Kuinka kauan vainajaa voidaan säilyttää?
Onko pakastinta?
Siunaustilaisuus




Kannetaanko vainaja kirkosta tai kappelista?
Miten varmistetaan riittävän ajoissa, että
vainaja on toimitettu siunaustilaisuuteen?
Miten tarkastetaan riittävän ajoissa, että
siunauksiin siirrettävien arkkujen kunto on
hyvä, ellei, miten asiasta raportoidaan
hautaustoimistolle?
Miten varmistetaan, että tilaisuudelle varattu
aika on riittävä ja että jää aikaa valmistella
seuraava tilaisuus?
Muistotilaisuus






Henkilömäärä?
Kuka vastaa tilaisuuden kulusta?
Onko vahtimestari paikalla?
Onko pappi / kanttori paikalla?
Varusteet?
Varausaika?
Krematorio



Miten varmistetaan, että uurna on toimitettu
krematoriolle riittävän ajoissa ennen
tuhkausta?
Saako omainen seurata tuhkausta?
Uurnien merkitseminen
Hautaaminen






Onko arkku- vai tuhkahautaus?
Saako omainen olla paikalla uurnan
hautaamisessa
muistolehdossa/sirottelualueella?
Onko omat kantajat?
Onko syvä vai matala hautaus?
Tuhkan muualle hautaaminen
Onko pappi / kanttori paikalla?
Yhteisistä tavoitteista sopiminen


Kuinka pidetään huolta, ettei aika kuolemasta
hautaamiseen veny liian pitkäksi?
Miten huolehditaan, että asiakas saa
vaivattomimmin hoidettua kokonaisjärjestelyt?
Kukat





Kuka vastaa kappelin koristelusta (kynttilät,
kukat)?
Kuka kiinnittää arkun koristeen?
Miten toimitaan siunaustilaisuuden
kukkalaitteiden suhteen ennen ja jälkeen
siunaustilaisuuden?
Mitä asiakkaan kanssa on sovittu
muistotilaisuuden kukista?
Miten ohjeistetaan kukkien poistaminen
haudoilta?
Ohjelma



Miten varmistetaan, että tarvittaessa pappi ja
kanttori tarkastavat ja saavat ohjelmalehtisen?
Kuka lehtisen jakaa?
Ovatko ajo-ohjeet, tiedot pysäköinnistä ja
kartta hautausmaasta yleisesti saatavissa?
Tiedotus


Miten varmistetaan, että tavat ja käytännöt
ovat yhdenmukaiset kaikille eikä asioista
anneta ristiriitaista tietoa?
Palaute seurakunnan ja hautaustoimiston
välillä?
Seurakunnalta hautaustoimistolle







Poikkeukselliset olosuhteet (tilaremontti tms.)
Vainajien säilytystila täynnä
Koko henkilökunta poissa, esim. koulutuksessa
Hoidetaanko varaukset keskitetysti, ellei,
miten vastuuhenkilöt tavoitetaan?
Miten otetaan varauksia vastaan, kun
päivystävä pappi ei ole paikalla?
Kuka kanttori on työvuorossa (sekä
yhteystiedot)?
Tarkistetaan ja tiedotetaan arkun/vainajan
kunto
Hautaustoimistolta seurakunnalle
Hautamuistomerkki



Kuinka selvitetään muistomerkkimääräykset?
Lupa-anomukset
Hautakiven/muistomerkin irrotus/kiinnitys
(arkkuhautaus)
Oikeutus ja valtakirjat





Miten varmistetaan, että henkilö on oikeutettu
hoitamaan asioita + valtakirja?
Kuinka varmistamme hautaoikeuden?
Kenelle voidaan antaa tietoja hautauksesta?
Hautaustoimiston valtakirja
Omaisten välinen erimielisyys/ristiriitaisuus
informoidaan









Mikä hautaustoimisto huolehtii vainajan
hautaamisesta, yhteystiedot (arkunpääkortti)?
Jos arkkua ei saa avata
Kannetaanko vainaja kirkosta tai kappelista?
Tuleeko haudalle havutus?
Katsotaanko vainajaa ennen siunausta?
Tarvittaessa poikkeava arkun tai uurnan koko
Arkussa on jotain poikkeavaa sisällä
Kuinka monta henkeä osallistuu siunaus- ja
muistotilaisuuteen, tilaisuuden kesto ja kuka
järjestää muistotilaisuuden tarjoilun?
Tarkistetaan ja tiedotetaan arkun/vainajan
kunto.
Yllättävät tilanteet
Informaatio

Miten on esillä tietoa seuraavista asioista:
o seurakunnan päivystävän vahtimestarin
nimi ja puhelinnumero (myös kappelin
ulkopuolella)
o kappelin ja muistotilaisuuspaikkojen
koko

Miten toimitaan kun omaiset tekevät yllättäviä
päätöksiä ilmoittamatta siitä etukäteen
seurakunnalle tai hautaustoimistolle?
o Vainajan katsominen
o Vainajan huono kunto
o Oma ohjelma
o Kukkien laskeminen sisällä