HYVIÄ KÄYTÄNTÖJÄ SEURAKUNTIEN JA HAUTAUSTOIMISTOJEN VÄLISEEN YHTEISTYÖHÖN - YHTEISTYÖLLÄ OMAISTEN PARHAAKSI Siunauksesta/toimituksesta sopiminen Onko pappi aloitteentekijä ottamaan yhteyttä omaisiin ja sopimaan toimituskeskustelusta vai ohjeistetaanko omaisia ottamaan yhteyttä? Miten omaisten kanssa tarkastetaan hautapaikka ja käydään läpi siunaustoimituksen kulku ja miten kukkien kanssa toimitaan? Miten kanttorin kanssa sovitaan siunaustilaisuuden musiikista? Millaisen vahvistuksen varauksesta omaiset saavat, mitä hintatietoja siihen liittyy muistotilaisuudesta/hautaamisesta? Miten yhteistyössä selvitetään hautausjärjestelyistä huolehtivan toivomukset ja mahdollisuudet niiden toteuttamiseen? Varaukset Voidaanko parantaa asiakaspalvelua siten, että varaukset tehdään mahdollisimman pitkälle yhdessä paikassa? o varausjärjestelmä • siunausaika • pappi • kanttori • vahtimestari • muistotilaisuuspaikka Onko mahdollista ottaa käyttöön sähköinen varausjärjestelmä, josta eri tahot saavat riittävät tiedot? Voidaanko ottaa käyttöön yhteinen lomake seurakuntien ja hautaustoimistojen tiedonvälitykseen ottaen huomioon paikkakuntaiset ohjeistukset? Toiminta vainajakylmiössä Edellyttääkö seurakunta, että seurakunnan työntekijä on vastaanottamassa, kun vainaja tuodaan siunauskappelille säilytettäväksi? Saako hautaustoimisto omat avaimet? Vainajien kirjaamisjärjestelmä? Näyttääkö seurakunnan työntekijä vainajaa? Missä vainajaa näytetään? Veloitetaanko vainajan säilyttämisestä? Kuinka kauan vainajaa voidaan säilyttää? Onko pakastinta? Siunaustilaisuus Kannetaanko vainaja kirkosta tai kappelista? Miten varmistetaan riittävän ajoissa, että vainaja on toimitettu siunaustilaisuuteen? Miten tarkastetaan riittävän ajoissa, että siunauksiin siirrettävien arkkujen kunto on hyvä, ellei, miten asiasta raportoidaan hautaustoimistolle? Miten varmistetaan, että tilaisuudelle varattu aika on riittävä ja että jää aikaa valmistella seuraava tilaisuus? Muistotilaisuus Henkilömäärä? Kuka vastaa tilaisuuden kulusta? Onko vahtimestari paikalla? Onko pappi / kanttori paikalla? Varusteet? Varausaika? Krematorio Miten varmistetaan, että uurna on toimitettu krematoriolle riittävän ajoissa ennen tuhkausta? Saako omainen seurata tuhkausta? Uurnien merkitseminen Hautaaminen Onko arkku- vai tuhkahautaus? Saako omainen olla paikalla uurnan hautaamisessa muistolehdossa/sirottelualueella? Onko omat kantajat? Onko syvä vai matala hautaus? Tuhkan muualle hautaaminen Onko pappi / kanttori paikalla? Yhteisistä tavoitteista sopiminen Kuinka pidetään huolta, ettei aika kuolemasta hautaamiseen veny liian pitkäksi? Miten huolehditaan, että asiakas saa vaivattomimmin hoidettua kokonaisjärjestelyt? Kukat Kuka vastaa kappelin koristelusta (kynttilät, kukat)? Kuka kiinnittää arkun koristeen? Miten toimitaan siunaustilaisuuden kukkalaitteiden suhteen ennen ja jälkeen siunaustilaisuuden? Mitä asiakkaan kanssa on sovittu muistotilaisuuden kukista? Miten ohjeistetaan kukkien poistaminen haudoilta? Ohjelma Miten varmistetaan, että tarvittaessa pappi ja kanttori tarkastavat ja saavat ohjelmalehtisen? Kuka lehtisen jakaa? Ovatko ajo-ohjeet, tiedot pysäköinnistä ja kartta hautausmaasta yleisesti saatavissa? Tiedotus Miten varmistetaan, että tavat ja käytännöt ovat yhdenmukaiset kaikille eikä asioista anneta ristiriitaista tietoa? Palaute seurakunnan ja hautaustoimiston välillä? Seurakunnalta hautaustoimistolle Poikkeukselliset olosuhteet (tilaremontti tms.) Vainajien säilytystila täynnä Koko henkilökunta poissa, esim. koulutuksessa Hoidetaanko varaukset keskitetysti, ellei, miten vastuuhenkilöt tavoitetaan? Miten otetaan varauksia vastaan, kun päivystävä pappi ei ole paikalla? Kuka kanttori on työvuorossa (sekä yhteystiedot)? Tarkistetaan ja tiedotetaan arkun/vainajan kunto Hautaustoimistolta seurakunnalle Hautamuistomerkki Kuinka selvitetään muistomerkkimääräykset? Lupa-anomukset Hautakiven/muistomerkin irrotus/kiinnitys (arkkuhautaus) Oikeutus ja valtakirjat Miten varmistetaan, että henkilö on oikeutettu hoitamaan asioita + valtakirja? Kuinka varmistamme hautaoikeuden? Kenelle voidaan antaa tietoja hautauksesta? Hautaustoimiston valtakirja Omaisten välinen erimielisyys/ristiriitaisuus informoidaan Mikä hautaustoimisto huolehtii vainajan hautaamisesta, yhteystiedot (arkunpääkortti)? Jos arkkua ei saa avata Kannetaanko vainaja kirkosta tai kappelista? Tuleeko haudalle havutus? Katsotaanko vainajaa ennen siunausta? Tarvittaessa poikkeava arkun tai uurnan koko Arkussa on jotain poikkeavaa sisällä Kuinka monta henkeä osallistuu siunaus- ja muistotilaisuuteen, tilaisuuden kesto ja kuka järjestää muistotilaisuuden tarjoilun? Tarkistetaan ja tiedotetaan arkun/vainajan kunto. Yllättävät tilanteet Informaatio Miten on esillä tietoa seuraavista asioista: o seurakunnan päivystävän vahtimestarin nimi ja puhelinnumero (myös kappelin ulkopuolella) o kappelin ja muistotilaisuuspaikkojen koko Miten toimitaan kun omaiset tekevät yllättäviä päätöksiä ilmoittamatta siitä etukäteen seurakunnalle tai hautaustoimistolle? o Vainajan katsominen o Vainajan huono kunto o Oma ohjelma o Kukkien laskeminen sisällä
© Copyright 2024